Administratieve interacties tussen de Vlaamse overheid en gemeentebesturen van op de werkvloer bekeken Inspiratiedag 23 oktober 2014
Jolien Dewaele (Vlaamse overheid) Prof. Dr. Filip De Rynck (UGent)
Inhoud Situering Aanpak
Administratieve interacties geanalyseerd Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen Vooruitblik
2
Situering
1. Situering A. Bredere inbedding van dit project B. Focus: administratieve interacties
C. Doelstellingen
4
1. Situering A. Bredere inbedding van dit project • Complementair aan andere projecten rond administratieve vereenvoudiging (vanuit BZ en andere beleidsdomeinen)
• Aansluiting bij diverse bestaande initiatieven – Open Standaarden Lokale Overheden (OSLO) – Geo-Monitor – …
5
1. Situering B. Focus: administratieve interacties
De manier waarop de Vlaamse overheid in sectorale stromen (digitale) informatie opvraagt waarvoor de Vlaamse overheid bepaalde uitwisselingsplatformen, standaarden en procedures vastlegt.
6
1. Situering B. Focus: administratieve interacties • Interacties in kaart gebracht vanuit breedteperspectief – Focus op reguliere processen met een regelmatig karakter (minstens jaarlijks), niet in focus: occasionele enquêtes via Vlaamse overheden – Methodologische beperkingen – Planlastendecreet en BBC niet in onderzoek opgenomen
• Interbestuurlijke relatie beperkt tot relatie gemeente-Vlaams – Federale instanties niet meegenomen, vanuit lokaal niveau is dat vaak een irrelevante opdeling – Geen OCMW’s en politiezones meegenomen 7
1. Situering C. Doelstellingen inspiratiedag • Plenaire terugkoppeling: voorstelling onderzoeksresultaten • Interactieve workshops: dialoog lokaal-Vlaams • Vervolgtraject: – verwerking ervaringen die vandaag aan bod komen – overkoepelend rapport: aanbevelingen en vergelijkingen over de vier lokale besturen heen
8
Aanpak
2. Aanpak • Analyse in vier lokale besturen, variërend naar schaalgrootte – – – –
Pittem: Aalter (piloot): Leuven: Gent:
6.773 inwoners 19.986 inwoners 98.539 inwoners 250.284 inwoners
• Analyse opgebouwd in verschillende fases – – – – –
Inventariseren en beschrijven van administratieve interacties Evalueren van ‘last’ bij administratieve interacties (lokaal en Vlaams) Terugkoppeling op lokaal en Vlaams niveau Verklaren van de (uiteenlopende) evaluaties Formuleren van aanbevelingen die tot efficiëntiewinsten moeten leiden
10
2. Aanpak • Motivatie voor 4 lokale besturen – Differentiatie naar schaal en naar interne processen – Verwachting dat deze variabelen een impact hebben op ervaringen en evaluaties van ‘last’ – ‘Last’ heeft misschien te maken met de uiteenlopende interne kwaliteit van processen in gemeenten en de interne organisatie in die gemeenten
11
2. Aanpak • Gevisualiseerde ketenreconstructies – Vanop de werkvloer van lokaal bestuur getekend: uitvoering als start van de analyse en start van de ketenreconstructie – Reconstructie aan de hand van verschillende stappen in het proces vanuit lokaal niveau tot op niveau van verwerking en dossierafhandeling op Vlaams niveau – Zowel op lokaal als op Vlaams niveau bevraging van die ambtenaren die instaan voor verzamelen, verwerken en uitwisselen van informatie
12
Administratieve interacties geanalyseerd
3. Administratieve interacties geanalyseerd A. Beschrijvend luik • Analyse inkomende en uitgaande brieven • Administratieve interacties: een breedteperspectief • GIS als bijzondere problematiek
B. Evaluerend luik • •
Hoe evalueren lokale ambtenaren administratieve interacties? Hoe evalueren Vlaamse ambtenaren administratieve interacties?
C. Verklarend luik • • •
Wat verklaart ervaringen van ‘last’? Wat verklaart lokale differentiatie? Wat verklaart Vlaamse differentiatie? 14
3. Administratieve interacties geanalyseerd A. Beschrijvend luik: analyse postregistratie Voorafgaand aan inventarisatie en beschrijving: analyse van uitgaande brieven in referentiejaar 2013 •
Aanpak: screening van elke uitgaande brief in 2013, op basis van adresgegevens bestemming bepaald en op basis van onderwerp aard van de interactie bepaald
•
Analyse niet in elk lokaal bestuur mogelijk, afhankelijk van de wijze waarop briefwisseling al dan niet (elektronisch) wordt bijgehouden
•
Resultaten beschikbaar voor gemeente Aalter en gemeente Pittem – Aalter: 9% van alle uitgaande brieven naar Vlaamse overheid – Pittem: 5% van alle uitgaande brieven naar Vlaamse overheid
15
3. Administratieve interacties geanalyseerd Uitgaande brieven: gemeente Aalter (2013)
16
3. Administratieve interacties geanalyseerd Uitgaande brieven: gemeente Aalter (naar beleidsdomein)
17
3. Administratieve interacties geanalyseerd A. Beschrijvend luik • Conclusies over de briefwisseling: – Het aantal interacties via briefwisseling vanuit Vlaanderen is beperkt – Als er sprake is van ‘administratieve last’, dan komt die niet van de briefwisseling
• Limieten van onderzoek: e-mails niet geanalyseerd
18
3. Administratieve interacties geanalyseerd A. Beschrijvend luik 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Aantal interacties Graad van interactie Object van de interacties Frequentie van de interacties Kanalen en technologische inbedding van interacties Aantal betrokken actoren (lokaal en Vlaams) in ketens GIS als bijzondere problematiek
19
3. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Aantal interacties Aantal onderzochte administratieve interacties per lokaal bestuur Lokaal bestuur
Aantal onderzochte ketens
Aalter
17
Leuven
47
Pittem
20
Gent
58
20
3. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Aantal interacties Vaststellingen: • Niet alleen schaalgrootte van lokale besturen bepaalt het aantal en de aard van de administratieve interacties, maar ook het producten- en dienstenaanbod van een gemeente. • Inductief onderzoek: kans dat bepaalde ketens niet in kaart gebracht zijn, omdat die door lokale medewerkers als banaal worden ervaren. 21
3. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Aantal interacties • Verschillen naar aanbod van diensten en producten – Gemeente Pittem biedt geen kinderopvang, noch onderwijs aan – Gemeente Aalter • Buitenschoolse Kinderopvang • Deeltijds Kunstonderwijs (DKO)
– Stad Leuven en stad Gent • Kinderdagverblijven en buitenschoolse kinderopvang • Stedelijk onderwijs en deeltijds kunstonderwijs (DKO) • Sommige oproepen voor projectsubsidies zijn enkel naar centrumsteden gericht
22
3. Administratieve interacties geanalyseerd 2. Graad van interactie Graad van interactie Geen interactie
Omschrijving en voorbeeld Gemeentelijke diensten komen helemaal niet in aanraking met de Vlaamse overheid of de interactie is beperkt tot informatieuitwisseling in het kader van BBC / Planlastendecreet. Bijvoorbeeld: interne gemeentelijke diensten
Beperkte interactie
Gemeentelijke diensten wisselen informatie uit met de Vlaamse administratie, maar de frequentie van uitwisseling is beperkt en het aantal diensten aan wie informatie moet aangeleverd worden is eveneens beperkt.
Bijvoorbeeld: bibliotheek, sportdiensten Hoge interactie
Gemeentelijke diensten moeten op verschillende tijdstippen aan verschillende Vlaamse administraties informatie aanleveren Bijvoorbeeld: ruimtelijke ordening, onderwijs, kinderopvang
23
Interacties vanuit de stad Leuven met de Vlaamse overheid
BZ
EWI
LV
OV
DAR AGIV
WSE VDAB
WVG K&G
RWO
LNE
CJSM
Vlaamse overheid
FB
iV
MOW
Directie data- en facilitair beheer
Directie sociale zaken
Directie ruimtelijke ontwikkeling Directie personeel
Directie cultuur
Directie algemene zaken
Directie burgerzaken
Directie openbaar domein
Directie financiën
Directie sport
Directie communicatie en stadsmarketing Stad Leuven
Politie Leuven
3. Administratieve interacties geanalyseerd 2. Graad van interactie Vaststelling: Als er plan- en administratieve lasten zijn in de interbestuurlijke relatie tussen lokale en Vlaamse diensten, dan verschillen die sterk naargelang de gemeentelijke dienst.
25
3. Administratieve interacties geanalyseerd 3. Object van interacties -
Personeelsgegevens
-
Financiële gegevens
-
Eenmalige subsidies Recurrente subsidies
-
Datatoelevering huisvesting / wonen Datatoelevering milieu Perceelsgebonden informatie Plannen en vergunningen
-
Gegevens over doelgroepen Inspectie / verificatie / toezicht Gegevens over gemeentelijke instellingen
Geografische informatie
26
3. Administratieve interacties geanalyseerd 4. Frequentie van de interacties Frequentie van administratieve interacties (stad Gent) 5 11
Maandelijks Jaarlijks 7
Permanent Verschillende regelmatige tijdstippen
35
27
3. Administratieve interacties geanalyseerd 4. Frequentie van de interacties Vaststellingen: • Meer dan de helft van de onderzochte interacties op jaarlijkse basis
• Permanent verwijst naar het voortdurend bijhouden van gegevens (bv. plannenregister, GRB,…) • Maandelijks aanleveren voornamelijk in personeelsgegevens (bv, prestatiestaten gesco’s)
kader
van
• Regelmatige tijdstippen (bv. teldagen in het onderwijs voor de omkadering) 28
3. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding • Diverse informatiedragers op Vlaams niveau: webapplicaties, elektronische zendingen en papieren standaardformulieren • Eigen lokale systemen naast de door de Vlaamse overheid opgelegde systemen • Al dan niet geautomatiseerde overdracht
29
3. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding • Lokale besturen moeten data aanleveren via verschillende webloketten die Vlaamse overheid hen oplegt – Bijvoorbeeld: BIOS2, e-subsidieloket, online afvalstoffenenquête,… – Geografische informatieuitwisseling: verschillende toepassingen verschillende beleidsdomeinen en entiteiten (komt later nog aan bod)
vanuit
• Verschillende manieren om in te loggen – Federaal token, e-ID – Gebruikersnaam en wachtwoord
• Lokale besturen kiezen er soms ook zelf voor om data zowel via e-mail als per post op te sturen omwille van termijnen, hoewel de Vlaamse overheid hen daartoe niet verplicht (bv. aanvraag subsidie Finse piste) 30
Verschillende webapplicaties
31
“Alles is wel online, maar je moet overal apart inloggen: ofwel met
een e-ID, ofwel met gebruikersnaam en wachtwoord. Dat is een beetje de frustratie die nu naar boven aan het komen is: bij de Vlaamse overheid heb je verschillende departementen die elk met hun eigen ding bezig zijn.” (lokale ambtenaar Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving, gemeente Aalter)
32
3. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding Niet alleen webapplicaties om informatie uit te wisselen: • Bijvoorbeeld: elektronische zendingen (personeelsadministratie onderwijs) • Bijvoorbeeld: standaardformulieren in kader van verificatie Deeltijds Kunstonderwijs
33
Personeelsadministratie onderwijs (Leuven) Elektronische zendingen (bezoldigingsvoorwaarden)
Deeltijds Kunstonderwijs Stad Leuven (directie sociale zaken, afdeling onderwijs en scholen)
- academie - conservatorium Basisonderwijs - gewoon type - buitengewoon onderwijs
WIZA (academie) DKO3 (conservatorium)
INFORMAT
~ omzendbrief indiensttreding van een tijdelijk personeelslid in het onderwijs Elektronische zendingen (persoons- en opdrachtgebonden gegevens) ~ omzendbrief indiensttreding van een tijdelijk personeelslid in het onderwijs
Onderwijs en Vorming (AgODi)
Administratieve opvolging/informatieverstrekking (bv. vaste benoeming, loopbaanonderbreking,…) Geldelijke opvolging/informatieverstrekking Uitbetaling van de lonen
Stad Leuven (directie sociale zaken)
nieuwe indiensttreding
EDISON / algemeen e-mailadres
- Diploma - Attest van goed gedrag en zeden - Bankrekeningnummer - Attest medische geschiktheid
34
Deeltijds Kunstonderwijs: voorbeeld standaardformulier
35
3. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding Bijvoorbeeld: leegstandsregister • Elk van de 4 onderzochte lokale besturen gebruikt naast het door de Vlaamse overheid opgelegde systeem (RWO Data Manager) nog een eigen systeem om aan dossieropvolging in kader van leegstand te doen. • Naast leegstandsregister nog voorbeelden waar lokale besturen voor eigen systeem kiezen naast het door de Vlaamse overheid opgelegde systeem - Afvalstoffenenquête (gemeente Aalter bv. houdt kwantitatieve gegevens daarnaast ook in Excel-bestanden bij om facturen later te controleren) - Geografische toepassingen: stad Leuven doet aan dossieropvolging in G@lileo (intern GIS) en gebruikt opgelegde webloketten enkel voor verplichte uitwisseling 36
Ketenreconstructie leegstandsregister (Gent) Stad Gent (afdeling bouw- en woontoezicht)
Administratief vooronderzoek in kader van leegstand
Controle bevolkingsregister
Screening GRIP
Screening ROL2000
Terreincontroles op basis van administratief vooronderzoek
Invoer leegstandsdossiers in intern systeem Mogelijkheid indienen bezwaarschrift Belasting leegstaande woningen
Screening studentenkamers (o.b.v. lijsten brandweer)
RWO Data Manager
Controle taks 2e verblijven
37
Ketenreconstructie leegstandsregister (Aalter) Cel Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving (ROL)
Uitsorteren van bestaande lijsten Gemeentelijke heffing op leegstand
Leegstandsregister (2 delen: gebouwen en woningen) het adres van het leegstaande pand;
Cel Burgerzaken (o.b.v. bevolkingslijsten)
Politiezone AalterKnesselare (vaststelling domicilie)
de kadastrale gegevens van het leegstaande pand; de identiteit en het adres van de zakelijk gerechtigde; het nummer en de datum van de administratieve akte; de indicaties die aanleiding hebben gegeven tot de opname; eventueel, de feiten die aanleiding geven tot een vrijstelling van de leegstandsheffing overeenkomstig artikel 3.2.21 van het decreet, met de vermelding van de beginen einddatum van de vrijstelling; eventueel, de datum van de indiening van een beroep overeenkomstig artikel 6, en de datum en de aard van de beslissing in beroep. (bron:https://www.wonenvlaanderen.be/ondersteuning_voor_professionelen/grond_en_pandenb eleid/leegstandsregister_en_leegstandsheffing/leegstandsregister_algemene_principes?f03f25ee475 a65ab2bbbec6bae9205efa65a581e=6o8i9c62l0p5khtl8pbd0p9vg0
Eandis
Gesorteerde lijsten
BPost Interne systemen - Flexiweb - Remmicon - CRM - Klapper - dossiers hernummering
Gemeente organiseert minimaal jaarlijkse controle voor actualisatie leegstandsregister. Manuele ingave
3. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding Bijvoorbeeld: energieprestatiedatabank • Stad Leuven: geautomatiseerde gegevensuitwisseling; dossiers worden automatisch uit G@lileo geëxporteerd. • Gemeente Aalter: manuele gegevensuitwisseling; dossiers moeten manueel ingegeven worden.
39
Ketenreconstructie Energieprestatiedatabank (Leuven) Aanvraag aan het loket (burger / architect / …)
Dossierbehandelaar (directie ruimtelijke ontwikkeling, afdeling bouwen, wonen en milieu)
G@lileo
Directie data- en facilitair beheer
Export vanuit G@lileo Indien ontbrekende informatie datum- en beslissingsvelden gekoppelde acties E-mail ter bevestiging
Energieprestatiedatabank
Vlaams Energieagentschap (VEA)
Aanmaak van een nieuw dossier in de databank = basis voor startverklaringen en vergunningen, maar ook een instrument voor handhaving
Ketenreconstructie Energieprestatiedatabank (Aalter) Afgeleverde bouwvergunning (ROL2000) Informatie vanuit Remmicom beschikbaar
Interne opvolging dossiers
Gemeente Aalter (cel Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving)
Energieprestatiedatabank
Energieprestatiedossier(s) toevoegen Aantal toegevoegde dossiers invullen
Vlaams Energieagentschap (VEA)
Aanmaak van een nieuw dossier in de databank = basis voor startverklaringen en vergunningen, maar ook een instrument voor handhaving
3. Administratieve interacties geanalyseerd 6. Aantal betrokken actoren (lokaal en Vlaams) in ketens Verschillende types mogelijk • 1-op-1 relatie Bijvoorbeeld: kwaliteitscontrole zwembaden Zwembadbeheerders voeren controles uit en bezorgen die informatie aan een Vlaamse administratie: toezicht volksgezondheid
• 1-op-meerdere relatie Bijvoorbeeld: verificatie Deeltijds Kunstonderwijs (stad Leuven) Lokale ambtenaren bezorgen vanuit de instellingen van DKO informatie zowel aan AgoDi als aan de onderwijsinspectie
42
3. Administratieve interacties geanalyseerd 6. Aantal betrokken actoren (lokaal en Vlaams) in ketens • Meerdere-op-1 relatie Bijvoorbeeld: pesticidendatabank (stad Gent) Milieudienst vraagt gegevens over gebruik pesticiden aan gemeentelijke diensten op, verzamelt die en verwerkt de gegevens om ze door te geven aan 1 Vlaamse overheidsdienst: Vlaamse Milieumaatschappij (VMM)
• Meerdere-op-meerdere relatie Bjivoorbeeld: gemeente Aalter: rapportering Buitenschoolse Kinderopvang (BKO) Personeelsdienst, dienst buitenschoolse kinderopvang leveren aan Kind & Gezin, departement WSE en FCUD informatie aan 43
Ketenreconstructie buitenschoolse kinderopvang (Aalter) Cel Budget
Leveren informatie Buitenschoolse Kinderopvang aan
Cel Personeel
Cel Buitenschoolse Kinderopvang
Formulier in geval van nieuwe aanwerving
VDAB
Formulier uitbreidingsronde
Datatoelevering gegevens personeelsleden BKO
Formulier Kind & Gezin
Fonds voor Collectieve Uitrustingen en Diensten (FCUD)
Digitaal webloket departement WSE
Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie Maandelijks: aanlevering personeelsgegevens (weerwerk gesco’s)
Formulier FCUD
Kind & Gezin Jaarlijks: lijst van personeelsleden in dienst
Per kwartaal: overzicht personeelsverloop, personeelswissels, nieuwe aanwervingen, wijzigingen contracten,… Bijkomende vragen via e-mail!
3. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek • Sectorspecifieke informatieuitwisseling: informatie met een geografische component • GIS-Monitor (2013) geeft de GIS-maturiteit van lokale besturen weer - GIS wordt sinds 2010 in steeds meer beleidsdomeinen ingezet - Lokale besturen maken sinds 2008 voor steeds meer toepassingen gebruik van GIS - Slechts 14% van de Vlaamse lokale besturen slagen erin om GIS-bestanden op een geautomatiseerde wijze aan andere overheden aan te leveren (Bron: Vlaamse overheid (2014). Rapport: Analyse van het gebruik van geografische informatie bij de Vlaamse lokale besturen.)
45
3. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Gemeente Aalter: type 3 (Geo-Monitor) “We zijn naar die GIS-verplichtingen aan het toewerken, we weten al waar we naar toe moeten, dat is al een voordeel, er is tenminste al een bewustzijn.” (GIS-coördinator, gemeente Aalter)
46
3. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Stad Leuven: type 5 (Geo-Monitor)
“Wij willen de kost van het updaten van data zo laag mogelijk houden. Onze besparing zit in het gegeven dat onze werkprocessen op hetzelfde platform draaien, zodanig dat we geen aparte personen data moeten laten invullen. Dat is meteen ook onze drijfveer: het bijhouden van al onze data” (directeur directie data- en facilitair beheer, stad Leuven)
47
3. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Gemeente Pittem: type 2 (Geo-Monitor) De gemeente Pittem is sinds september 2014 ontvoogd en geniet bijgevolg stedenbouwkundige autonomie. • Ervaringen rond die ontvoogding komen in deel 2 aan bod door dhr. Eddy Truyaert (stedenbouwkundig ambtenaar, Pittem)
48
3. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Stad Gent: type 4 (Geo-Monitor) “We proberen zoveel mogelijk te automatiseren, maar dat kost heel wat tijd, geld en energie.” “Er zijn in het verleden wel zaken geweest, zeker waar steden en gemeenten al veel investeringen hadden gedaan en waar ze dan naar een ander systeem moeten migreren dat nog meer geld gaat kosten of meer mankracht vragen. Maar dat is dan even de zure appel door om er dan de voordelen van te kunnen zien. Het lukt wel.” (GIS-medewerker, stad Gent)
49
3. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Tabel: Informatieuitwisseling met geografische component (stad Leuven) Administratieve interactie KLIP Plannenregister Leegstandsregister Energieprestatiedatabank Vergunningenregister CRAB RVV ROP Planbaten / planschade Gemeentelijke inventaris risicogronden Inventaris onroerend erfgoed Rapportering VMM GIPOD Leegstaande en verwaarloosde bedrijfsruimten
Webloket Vlaamse overheid AGIV – Geoloket AGIV – Geoloket RWO Data Manager Energieprestatiedatabank RWO Data Manager AGIV – Geoloket AGIV – Geoloket RWO Data Manager RWO Data Manager Webloket OVAM
Beleidsdomein DAR DAR RWO LNE RWO DAR DAR RWO RWO LNE
RWO (jaarlijkse papieren bevraging) Webloket VMM AGIV – Geoloket RWO Data Manager
RWO LNE DAR RWO
50
3. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek • Lokaal niveau: – De maturiteit van lokale besturen op gebied van GIS verschilt, is ook al gebleken uit de analyse in de Geo-Monitor. – Verschillende keuzes van lokale besturen voor gebruik GIS: bv. Leuven kiest voor eigen standaarden en wijkt daarbij af van Arcgis (zoals door Vlaamse overheid vooropgesteld in handleidingen en richtlijnen)
• Vlaams niveau: verschillende beleidsdomeinen, agentschappen en entiteiten vragen aan lokale besturen informatie met een geografische component op 51
3. Administratieve interacties geanalyseerd A. Beschrijvend luik: conclusies • Variatie aan administratieve interacties – Niet elke gemeentelijke dienst komt in aanraking met de Vlaamse overheid – Aan te leveren informatie varieert: aanvraag en verantwoording van subsidies, personeelsgegevens,… en bovendien een groot aandeel informatie met geografische component – Frequentie van informatieuitwisseling varieert, hier focus op regelmatige interacties
• Variatie in interne organisatie van lokale besturen – Aantal betrokken diensten / actoren – Technologische aspecten 52
3. Administratieve interacties geanalyseerd B. Evaluerend luik Hoe evalueren betrokkenen administratieve interacties? 1. Gebruiksnut: al dan niet intern gebruik van data 2. Tijdsinvestering: verzamelen, verwerken en uitwisselen van informatie 3. Gebruiksvriendelijkheid van systemen 4. Al dan niet terugkoppeling vanuit de Vlaamse overheid 5. Al dan niet gebruik van data door de Vlaamse overheid 6. Regelgeving / technische richtlijnen 53
3. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Gebruiksnut: al dan niet intern gebruik van data Bijvoorbeeld: BIOS2
• Stad Leuven gebruikt de data die ze moeten aanleveren in het kader van BIOS2 ook voor interne doeleinden (Pittem en Aalter ook) • Stad Gent gebruikt de data die ze moeten aanleveren in het kader van BIOS2 niet, zij leveren de gegevens aan omdat ze daartoe verplicht zijn, maar gebruiken een eigen systeem voor de opvolging en monitoring van data. In hun eigen systeem houden ze data op een meer gedetailleerd niveau bij. – Verdere opsplitsing naar doelgroepen – Verdere opsplitsing naar collectiebeleid
54
Ketenreconstructie BIOS2 (Leuven) Directie Cultuur afdeling bibliotheek
BIOS2 Bibliotheek Informatie en Opvolgingssysteem
1. Adresgegevens 2. Bibliotheekgegevens 3. Jaargegevens
Beleidsdomein CJSM
Verwerking gegevens door VO Samenvoegen van ontvangen gegevens gemeentebesturen + terugkoppeling gemeentebestuur
Jaarverslag (stadsbestuur) Interne presentatie (bibliotheekmedewerkers)
Gebruik van gegevens vanuit de lokale besturen voor beleidsmatige doeleinden: in beeld brengen van de sector (jaar na jaar) evoluties en trends in kaar brengen
Benchmark
Stad Leuven
Vlaamse overheid (CJSM)
55
“Ja, wat wij bijvoorbeeld naast dat jaarverslag ook doen is echt werken met die cijfers uit BIOS2. Ik had hier nu toevallig nog het een en ander gevonden. In februari maakt een medewerker een presentatie op om alle medewerkers mee te trekken in het verhaal en hen aan te moedigen. Dat stimuleert hen dan ook als ze eens horen waar ze zich binnen het hele verhaal situeren.” (lokaal bibliotheekmedewerker, stad Leuven)
56
Ketenreconstructie BIOS2 (Gent) Stad Gent - departement personeel - departement financiën - departement facility management
Stad Gent: Departement cultuur en sport (bibliotheek)
Stad Gent 14 bibliotheekfilialen VUBIS
Stad Gent
Monitoring van gegevens vanuit VUBIS
BIOS2
Vlaamse overheid (CJSM)
Verwerking gegevens door VO Samenvoegen van ontvangen gegevens gemeentebesturen + terugkoppeling gemeentebestuur
Gebruik van gegevens vanuit de lokale besturen voor beleidsmatige doeleinden: in beeld brengen van de sector (jaar na jaar) evoluties en trends in kaar brengen
57
“Als wij willen werken aan ons collectiebeleid, zijn wij niets met de gegevens die we moeten invoeren in BIOS wat de collectie betreft, ook niet wat de rest betreft. Dat is dus extra op te leveren, terwijl wij wel heel veel data hebben, waar we mee aan de slag kunnen, maar die passen dan weer niet in BIOS” (lokale bibliotheekmedewerker, stad Gent)
58
3. Administratieve interacties geanalyseerd 2. Tijdsinvestering • Gemeentelijke inventaris risicogronden (Pittem): overdracht van informatie verloopt vlot, maar tijdsinvestering zit vooral in de voorbereiding in kader van informatie verzamelen en invoeren in Decreetsuite. • Register Onbebouwde Percelen (Leuven): overgang van CADplannen naar informatie in intern GIS
• Vaststelling vanuit 4 lokale besturen: Vlaamse overheid is zich niet altijd bewust van ‘verborgen tijd’ in voortraject van interacties 59
Ketenreconstructie gemeentelijke inventaris risicogronden (Pittem) Milieudienst
Invoeren milieuvergunningen
Decreetsuite (Schaubroeck) Automatische tool: zip-file
OVAM
- Overzicht inventarisatie risicogronden Vlaanderen - Handhaven onderzoeksplicht - Onmiddellijke koppeling met Grondinformatieregister (GIR)
60
“In principe zitten alle vergunningen vanaf 1992 in die databank, dus in die Decreetsuite. Dus hier voor die inventaris zijn we in principe in orde, maar voor 1992 waren er ook vergunningen en die zitten er dus nog niet allemaal in, maar dat is zo een typisch werkje voor als er eens tijd over is.” (milieuambtenaar, gemeente Pittem)
61
Ketenreconstructie Register Onbebouwde Percelen (Leuven) Directie data- en facilitair beheer
opmeten van gebouwen
G@lileo (opmaak register) Vraag voor 1e validatie
Ruimte Vlaanderen (provinciale afdeling) Eventuele aanpassingen Directie data- en facilitair beheer
Subsidies Besturen en rechtspersonen (VO, gemeente, kerkfabrieken,…) Aanschrijven: automatische mailing mogelijk
Bewerkingen vanuit G@lileo
Excel-bestand
RWO Data Manager
Directie financiën
Ruimte Vlaanderen (2e validatie)
Belastingen (rechtspersonen aanschrijven)
Kwaliteitscontrole
Click view (interne verwerking gegevens)
62
“Dat is toch wel een beetje werk geweest, mijn collega is daar in de tijd mee bezig geweest. Ik zou daar toch een aantal maanden durven op zetten. Daar is veel heen en weer werk geweest, ook met de software leverancier, want de tool moest dan ook aangepast worden. Dus daar is toch wel wat tijd en geld in gestoken, vooral geld.” (lokale ambtenaar directie data- en facilitair beheer, stad Leuven)
63
3. Administratieve interacties geanalyseerd 3. Gebruiksvriendelijkheid van systemen Bijvoorbeeld: afvalstoffenenquête • OVAM legt aan lokale besturen geen vast formaat op. Lokale besturen leveren gegevens aan, verwerking van data gebeurt op Vlaams niveau in eigen Vlaamse databank. – Vlaamse overheid zet eigen personeelsleden in om data op Vlaams niveau te verwerken i.t.t. vele andere ketens waar die verantwoordelijkheid naar standaarden en eisen naar lokale besturen wordt verschoven.
64
Ketenreconstructie afvalstoffenenquête (Pittem) overzicht afvalstoffengegevens Intercommunale Milieudienst
aanlevering gegevens Technische dienst
Afvalstoffengegevens - Huishoudelijke afvalstoffen - Klein gevaarlijk afval - Bedrijfsaval
Verwerking ontvangen gegevens in eigen databank (OVAM)
Kwalitatief gedeelte (80 vragen)
- Beoordeling samenwerkingsovereenkomst - Jaarrapport - Beoordeling Vlaams beleidsdoelstellingen - Rapportering Eurostat - Vragen burgers / studenten / studiebureaus / …
“Vroeger was dat op papier, nu is dat digitaal, dat is nu wel een stuk gemakkelijker.” (milieuambtenaar, gemeente Pittem)
“De gemeentes zetten dat in ons online systeem en dan begint het grote werk voor ons. Eens de gemeenten hun gegevens online hebben ingegeven, is het de bedoeling dat al die gemeenten in het systeem ook naar onze eigen OVAM laag komen. Dat wordt dus gepompt naar onze eigen databank, dat is een andere databank waarmee we allerlei dingen kunnen doen” (Vlaams medewerker, OVAM)
66
3. Administratieve interacties geanalyseerd 4. Al dan niet terugkoppeling vanuit de Vlaamse overheid • Bijvoorbeeld: rapportering handhavingscollege – Stad Leuven: lokale ambtenaren ervaren terugkoppeling in de vorm van een jaarrapport als positief om zichzelf als stad te positioneren – Stad Gent: lokale ambtenaren zijn het niet altijd eens met conclusies die in het jaarrapport geformuleerd zijn
67
Ketenreconstructie rapportering milieuhandhavingscollege (stad Leuven) Directie Ruimtelijke ontwikkeling afdeling bouwen, wonen en milieu Vult vragenlijst samen met verantwoordelijke van de politie in
Bevraging over milieuhandhavingsactiviteiten (1) Algemeen (2) Burgemeester (3) Toezichthouder(s) (4) Strategisch meerjarenprogramma
Vlaamse Hoge Raad voor Milieuhandhaving
Omzetten van Word-documenten in generiek Excel-bestand E-mail wanneer jaarrapport beschikbaar Jaarrapport
68
“Ik bekijk dat jaarrapport wel eens, omdat daar vaak ook dingen in staan of aangegeven wordt wat de knelpunten zijn. Ik kijk daar wel eens naar om te kijken wat de evoluties zijn, hoeveel gemeenten er reageren. Er wordt een analyse gemaakt naar de grootte van de gemeentes en het aantal controletaken en zo. Dus je kan jezelf wel herkennen of situeren, dat is wel nuttig, vind ik” (lokale milieuambtenaar, stad Leuven)
69
Ketenreconstructie rapportering milieuhandhavingscollege (stad Gent) Departement milieu, groen en gezondheid (dienst milieutoezicht)
Milieutoezicht Opvolgings- en Registratiesysteem (MITROS)
Bevraging over milieuhandhavingsactiviteiten (1) Algemeen (2) Burgemeester (3) Toezichthouder(s) (4) Strategisch meerjarenprogramma
Vragenlijst via e-mail naar Vlaamse overheid (ook info politie)
Vlaamse Hoge Raad voor Milieuhandhaving
Omzetten van Word-documenten in generiek Excel-bestand E-mail wanneer jaarrapport beschikbaar
Jaarrapport
70
“De keren dat ik in dat jaarrapport heb gekeken heb ik daar al conclusies zien in staan, waar ik het toch niet helemaal mee eens was. En dus dan dacht ik onmiddellijk weer dat het toch jammer was dat er geen ruimere vertegenwoordiging is in die Vlaamse hoge raad van steden en gemeenten, want anders zouden we het ontwerp gezien hebben en hadden we kunnen helpen om bepaalde zaken bij te sturen. Ik denk dat zij moeten redeneren dat ze ook op lokaal niveau zeer waardevolle informatie kunnen krijgen.” (lokale milieuambtenaar, stad Gent)
71
3. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Al dan niet gebruik van data door de Vlaamse overheid • Lokale ambtenaren weten niet altijd waarom Vlaamse overheidsdiensten informatie opvragen en waarvoor ze die informatie vervolgens gebruiken. – Positieve evaluatie: • Bv. rapportering flexibele en occasionele opvang (K&G) • Bv. rapportering publiek-private samenwerkingen (ABB)
– Negatieve evaluatie: • Bv. Register Onbebouwde Percelen (Ruimte Vlaanderen) • Bv. afvalstoffenenquête – kwalitatief luik (OVAM)
72
3. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Al dan niet gebruik van data door de Vlaamse overheid Positieve evaluaties “Dat je dat moet rapporteren naar Kind & Gezin is dus logisch. En voor
occasionele en flexibele opvang kregen we tot nu toe iets extra, dus lijkt me dat ook logisch dat je daarvoor iets extra moet registreren” (lokale medewerker dienst kinderopvang, stad Leuven)
“De begeleidende brief van ABB leek me wel duidelijk. Een correcte inschatting van de overheidsschuld vergt inderdaad dat je ook de waarborgen opvolgt” (lokale medewerker dienst financiën, stad Gent)
73
3. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Al dan niet gebruik van data door de Vlaamse overheid Negatieve evaluaties “Ik weet eigenlijk ook niet echt wat de intentie van de Vlaamse overheid
was om dat op te vragen”
(lokale ambtenaar directie data- en facilitair beheer, stad Leuven)
“Ik weet wel niet waarom sommige van die vragen in het kwalitatieve deel op zo’n detail niveau gevraagd worden…” (lokale ambtenaar Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving, gemeente Aalter)
74
3. Administratieve interacties geanalyseerd 6. Regelgeving / technische richtlijnen • Bijvoorbeeld: richtlijn planbaten – planschade die Vlaamse overheid aanreikt is erg omvangrijk en technisch – Stad Leuven: lokale ambtenaren ervaren de achterliggende technische richtlijn als erg complex omwille van focus op Arcgis gebruik (stad Leuven wijkt daar van af) – Gemeente Pittem: lokale ambtenaren wijzen op complexiteit van technische richtlijn in de praktijk, doordat de grenzen van een ruimtelijk uitvoeringsplan (RUP) niet altijd de grenzen van een perceel volgen. Dit leidt tot technisch moeilijke situaties in praktijk. 75
Ketenreconstructie planbaten – planschade (Leuven) Directie ruimtelijke ontwikkeling
Afdeling ruimtelijk- en duurzaamheidsbeleid is verantwoordelijk voor de opmaak van de plannen en de procedure Directie data- en facilitair beheer
Opmaak RUP - voorontwerp - ontwerp
RUP wordt definitief goedgekeurd
Input van het grafisch register RUP (d.i. plannen zoals planbaten, planschade en kapitaal/gebruikersschade) in G@lileo: geometrie bronbestemming doelbestemming tot welk RUP behoort het vlak plan ID nummer datum goedkeuring …
via externe software (FME, Excel en Acces): plannen grafisch register omzetten volgens ‘Technische richtlijn Planbaten’ overlay van Planbaten met gegevens kadastrale percelen, en verdere bewerking volgens ‘Technische richtlijn Planbaten’
Resultaat overlay planbaten-kadastrale percelen invoeren in G@lileo (in object Planbatenzones) en aanvullen met: al dan niet vrijstelling reden van vrijstelling
-
-
via externe software (FME): planbatenzones omzetten volgens ‘Technische richtlijn Planbaten’ , met als resultaat ‘register deelpercelen planbaten’ Binnen 90 dagen na van kracht worden RUP
VLABEL (FTP server) Berekenen + versturen van aanslagbiljetten
RWO Data Manager (shape files)
“De Vlaamse overheid heeft daar een handleiding voor gemaakt, dat zijn dus de technische richtlijnen. Als ik dat lees, is dat voor mij nog heel moeilijk, dus als je daar technisch niet voortdurend mee bezig bent, dan kan je dit niet begrijpen…” (lokaal medewerker, stad Leuven)
77
Ketenreconstructie planbaten-planschade (Pittem) West-Vlaamse Intercommunale (WVI)
Opmaak RUP - voorontwerp - ontwerp
Dienst ruimtelijke ordening
RUP wordt definitief goedgekeurd
-
-
Input van het grafisch register RUP (d.i. plannen zoals planbaten, planschade en kapitaal/gebruikersschade) geometrie bronbestemming doelbestemming tot welk RUP behoort het vlak plan ID nummer datum goedkeuring …
plannen grafisch register omzetten volgens ‘Technische richtlijn Planbaten’ overlay van Planbaten met gegevens kadastrale percelen, en verdere bewerking volgens ‘Technische richtlijn Planbaten’
planbatenzones omzetten volgens ‘Technische richtlijn Planbaten’ , met als resultaat ‘register deelpercelen planbaten’
Binnen 90 dagen na van kracht worden RUP
RWO Data Manager (shape files)
VLABEL (FTP server) Berekenen + versturen van aanslagbiljetten
78
“Het is heel moeilijk, echt waar, maar ja, we zijn er toch aan uitgeraakt. Maar het is echt moeilijk. Je zit met overlappingen, je hebt de percelen zelf, maar de grenzen van het RUP lopen soms dwars door die percelen, je moet daar dan aparte bestanden voor aanmaken. (lokaal ambtenaar dienst stedenbouw, Pittem)
79
3. Administratieve interacties geanalyseerd B. Evaluerend luik: conclusies • Evaluatie van interacties varieert tussen de lokale besturen
– Terugkoppeling vanuit de Vlaamse overheid in de vorm van een jaarrapport wordt niet altijd positief geëvalueerd – Gebruiksnut van BIOS2 varieert van onbruikbaar tot heel nuttig – Digitalisering kan tot hogere gebruiksvriendelijkheid leiden (bv. afvalstoffenenquête), maar digitalisering is geen synoniem voor vereenvoudiging – Lokale ambtenaren weten niet altijd waarom Vlaamse overheidsdiensten informatie opvragen – Regelgeving / richtlijnen / handleidingen zijn niet altijd afgestemd op de praktijk (bv. planbaten-planschade)
• Eensgezindheid: informatieuitwisseling impliceert ook het verzamelen en verwerken van data, deze voorafgaande stappen mogen niet vergeten worden in de keten 80
3. Administratieve interacties geanalyseerd C. Verklarend luik: wat verklaart lokale differentiatie? 1.
Verhouding gemeente – softwareleveranciers / ondersteuners
2. Padafhankelijkheid 3. Capaciteit
81
3. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Gemeente – software leveranciers / ondersteuners Gemeente Aalter: problematiek van verschillende software pakketten, van verschillende software leveranciers die niet met elkaar communiceren. “Ik denk niet dat dat altijd aan de Vlaamse overheid ligt, ik denk dat het vaak gewoon gaat over informatica. Het is misschien iets wat software fabrikanten moeten oplossen. Er zijn natuurlijk ook de commerciële belangen.” (lokale ambtenaar Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving, gemeente Aalter)
82
3. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Gemeente – software leveranciers / ondersteuners Gemeente Pittem: sterke afhankelijkheid van software leverancier, betrokken partner in ketenreconstructies, bv. bij opmaak vergunningenregister. “Er is een tool in ons pakket – de Decreetsuite – die het mogelijk maakt om een zip-file op te laden. En dat wordt dan ook nog altijd eens nagekeken door het software bureau. Soms zijn er ook opmerkingen in het programma en dan kunnen we dat niet versturen, dus zij lossen dat dan op.” (lokale ambtenaar ruimtelijke ordening, gemeente Pittem)
83
3. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Gemeente – software leveranciers / ondersteuners Stad Leuven: keuze voor samenwerking met eigen software leverancier “Wij hebben een eigen software programma waarin dingen worden geprogrammeerd, maar wij bepalen eigenlijk zelf hoe en wat.” (lokale ambtenaar directie data- en facilitair beheer, stad Leuven)
84
3. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Gemeente – software leveranciers / ondersteuners Stad Gent: samenwerking met verschillende software leveranciers • Samenwerking met Digipolis “Wij hebben daar nu wel een goeie samenwerking in die zin dat wij wel kunnen eisen dat dat daar wijzigingen moet aan gebeuren. Alleen moeten wij dat zelf bewaken, Digipolis gaat dat niet bewaken. Wij zijn eigenlijk opdrachtgever.” (GIS-consulent, stad Gent)
85
3. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Gemeente – software leveranciers / ondersteuners Stad Gent: • Samenwerking met externe firma in kader van kinderopvang “Het is een externe firma die verantwoordelijk is voor Tinkelbel. Zij doen de aanpassingen op basis van de nieuwe regelgeving. Ik meen te weten dat zij ook wel regelmatig samenzitten met Kind & Gezin om de aanpassingen te kunnen doen.” (lokale ambtenaar, kinderopvang, stad Gent)
86
3. Administratieve interacties geanalyseerd 2. Padafhankelijkheid: eerder genomen beslissingen Bijvoorbeeld: stad Leuven
• G@lileo wijkt af van Arcgis standaard zoals door Vlaamse overheid gehanteerd in richtlijnen / handleidingen “Intern is het ook zeker gebruiksvriendelijk, het nadeel van dit systeem is dat we afwijken van de meeste andere gemeentes en de richtlijnen die worden opgesteld door de Vlaamse overheid gaan vaak uit van een Arcgis gebruik, waarbij die handleidingen dan vooral daarop afgesteld zijn, maar dit is totaal anders, ik heb vroeger met Arcgis gewerkt, maar dit is echt totaal anders.” (lokale ambtenaar, directie data- en facilitair beheer, stad Leuven)
87
3. Administratieve interacties geanalyseerd 2. Padafhankelijkheid: eerder genomen beslissingen • Heeft ook te maken met de houding van lokale besturen: geen van de geanalyseerde besturen stelde zich bijvoorbeeld kandidaat als piloot voor de digitale bouwaanvraag. “Dat is bijvoorbeeld ook onze schrik met de digitale bouwaanvraag (DBA)
waar we eigenlijk op voorhand al gevoeld hebben vanuit het kabinet van de minister, dat die te hard aan het pushen is om een portaal te maken. Dat portaal spreekt nog aan geen kanten met ons systeem, dus die pakketten spreken niet met elkaar. De ontwikkelaars van DBA, de mensen die eigenlijk het portaal ontwikkeld hebben, hebben nog geen initiatief genomen ten aanzien van de gekende ontwikkelaars. Wij gaan dat als stad niet doen, dat is onze job niet. Wij verwachten dat de collega’s van de Vlaamse overheid dat gaan doen.” (lokale ambtenaar, dienst stedenbouw, stad Gent)
88
3. Administratieve interacties geanalyseerd 3. Capaciteit • Beleidsmatig: aspecten waarop managementteam, schepenen sterk inzetten – Bijvoorbeeld: sterke inzet op leegstand vanuit stad Gent, geen zuiver Vlaamse verplichting
• Bestuurskundig: schaal en toegang tot de Vlaamse overheid
– De capaciteit en expertise in gemeenten om een strategie te ontwikkelen om aan te haken op architecturen
• Technisch: verschuiving van administratieve last naar financiële last. – Bijvoorbeeld: interactie?
geldt
koppelingsuitdaging
voor
elke
89
administratieve
3. Administratieve interacties geanalyseerd C. Verklarend luik: wat verklaart Vlaamse differentiatie? •
Aangeboden technologische onderbouw
–
•
Aandacht voor standaarden
–
•
Bijvoorbeeld: lokale loonadministratie en data nodig voor uitbetaling subsidies niet op elkaar afgestemd (verschillende codes)
Bijvoorbeeld: GIS, verschillende naast elkaar lopende initiatieven uit verschillende beleidsdomeinen, agentschappen, entiteiten
Betrokkenheid lokale besturen bij opbouw systemen
–
Bijvoorbeeld: BIOS2; aandacht voor betrokkenheid van lokale besturen bij opstart van systeem
• Aandacht voor nazorg –
Bijvoorbeeld: verkeersbordendatabank, sterke inzet bij opbouw van initiatief, maar weinig aandacht voor vervolgtraject 90
Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen
4. Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen A. Overkoepelende vaststellingen • Gebruiksvriendelijkheid en gebruiksnut als problemen • Differentiatie als probleem?
B. Aanbevelingen in kader van optimalisatie van processen • De nood aan koppelen en interoperabiliteit • De nood aan informatieanalyses en informatiemodellen • Randvoorwaarden
92
4. Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen Gebruiksvriendelijkheid • Ervaring van last heeft vaak te gebruiksvriendelijkheidsproblemen (‘Usability’) • Hangt samen met technische parameters
maken
met
– Bv. energieprestatiedatabank
“De EPB-lijst, daar is de export beperkt tot 200 dossiers per maand. Ik denk dat het 200 is, in ieder geval is het beperkt tot een aantal en als je in een bepaalde maand meer vergunningen hebt om te exporteren, dan geeft hij een foutmelding en dan moet je herbeginnen.” (lokale ambtenaar, dienst stedenbouw, stad Gent)
93
4. Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen Gebruiksvriendelijkheid • Hangt vooral samen met de ‘governance’ van de ketens: – opeenvolgende technische aanpassingen (bv. datumvelden in ruimtelijke ontwikkeling) – helpdeskvoorzieningen (bv. Centaurus) – aanspreekbaarheid en reactietijd (afstand lokaal bestuur – Vlaamse administratie) – opmaak van handleidingen, enz. (bv. handleiding planbaten – planschade)
94
4. Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen Gebruiksnut: afwegingskader • Lokaal gebruiksnut en (informatie over) het nut op Vlaams niveau bepalen de ervaring van last – Bij enkele ketens is dat drie keer beperkt
• Vaak: gemeenten gebruiken data, data zitten in een systeem, maar moeten via een ander systeem aan de Vlaamse overheid worden bezorgd (bv. leegstandsregister) – Doet de Vlaamse overheid er al dan niet iets mee?
• Gebruiksnut als probleem hangt koppelingsprobleem (zie infra)
ten
dele
95
samen
met
4. Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen Differentiatie als probleem? • Differentiatie – – – –
tussen lokale diensten, tussen ketens, tussen lokale besturen, tussen Vlaamse diensten
• Wanneer is die differentiatie wel of niet een probleem? Dat bepaalt de invulling van de meervoudige koppelingsuitdaging en de ambities (‘de behoefte aan integratie en koppelen’) • Bij bepaalde (clusters van) ketens is dat zichtbaar een probleem, bij andere echter niet (1/1) 96
4. Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen Differentiatie binnen ketens • Vlaams – lokaal geen koppeling: – Niet noodzakelijk een probleem: volumes en interacties zijn vaak beperkt – Een koppeling kan ertoe leiden dat de ‘last’ afneemt, bv. als lokale ambtenaren minder gegevens moeten overtypen, inscannen, manueel invoeren,… – Kosten en baten van de koppeling beter afwegen
97
4. Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen Differentiatie binnen ketens • Data in een lokaal systeem: – Hoe kunnen systemen automatisch informatie doorzenden naar het Vlaamse systeem? – Rol van leveranciers: meer open systemen
• Data niet in een systeem, maar bv. in Excel: – Als informatie enkel voor Vlaamse overheid nuttig is – Aanvaard dat als uitwisselingstype, leg het converteren bij de Vlaamse overheid • Bv. afvalstoffenenquête OVAM: converteren van data ligt op Vlaams niveau
98
4. Overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen Differentiatie tussen ketens • De situatie nu, in zwart – wit: – Een Vlaamse entiteit heeft een informatiebehoefte – Zet een uniek proces op met een nieuwe applicatie / technologische component – Waarbij de gemeente vaak over informatie beschikt – De gemeente moet informatie aanleveren – Die al in andere ketens vervat zit
99
4. Aanbevelingen
De nood aan koppelen en interoperabiliteit
100
4. Aanbevelingen Technische standaarden als oplossing • Technische interoperabiliteit om last te verminderen: – In (veel) ketens zit info in een lokaal systeem dat in een ander systeem moet geraken en dat blijkt technisch soms moeilijk – Selectief standaarden ontwikkelen en opleggen – Standaarden opnemen in gemeentelijke ICT-bestekken • Proactieve houding bij gemeenten om dat, t.a.v. Vlaamse systemen, bij de leverancier af te dwingen • Vlaamse overheid maakt met leveranciers afspraken over afstemming van hun systemen op de Vlaamse
101
4. Aanbevelingen Standaarden als toveroplossing “Hoe kan het dat StUF, hoewel dichtgetimmerd niet werkbaar blijkt? […] Zodra de communicatie complexer wordt haken veel leveranciers af. Het zal – zo redeneerde ik – toch niet zo zijn dat de StUF standaard feitelijk geen standaard is. Of zie ik iets over het hoofd en is de StUF-standaard toch geen echte standaard?” (Gemeentelijk I-adviseur uit Nederland, 2012: over de Nederlandse StUF-standaard)
102
4. Aanbevelingen
De nood aan (1) informatieanalyses en (2) informatiemodellen
103
“You don’t need a digital strategy to succeed in this world, you need a business strategy for the digital age” (PWC, 2014)
104
4. Aanbevelingen Betere informatieanalyse nodig • Waarom vragen we vanuit Vlaanderen data op? • Wat doen we moet die informatie? • Is de informatie al ergens beschikbaar op Vlaams niveau? – Toepassing MAGDA-principe (Maximale Administraties en Agentschappen)
Gegevensdeling
tussen
• Kunnen we aansluiten bij bestaande standaarden? • Welke platformen / toepassingen / principes kunnen tot een verbetering van de interbestuurlijke procesketen leiden? – Toepassing KING-principe, naar analogie met Nederland
105
4. Aanbevelingen Niet het grote architectuurplan
“Het verder gedetailleerd standaardiseren van de functionaliteiten van
systemen”, “standaardiseren van de functies van systemen, een soort topdown aanpak, van grof naar fijn, van hoofdinformatiefuncties naar informatiefuncties op detailniveau […]”
106
4. Aanbevelingen Een pragmatisch informatiemodel • Vanuit onze informatie – analyse (processen) • Waar specifieke ketens en werkprocessen elkaar raken • Geprioriteerd vanuit de ketens in deze studie met de meeste interacties, de grootste volumes, grootste winst • Waar dat technisch het gemakkelijkst is • Laat dat informatiearchitectuurmodel geleidelijk uitbreiden
107
4. Aanbevelingen Keteninformatisering in rondes • De idee van een allesomvattend plan en complete integratie inruilen voor … “Het niet dichttimmeren van een plan vooraf maar een plan in gang zetten.” (Meijer, 2014)
• Grilligheid en onvoorspelbaarheid van informatiebehoeftes • Keuzes die gemeenten in het verleden hebben gemaakt en kosten voor aansluiting 108
4. Aanbevelingen
Randvoorwaarden
109
4. Aanbevelingen: randvoorwaarden Lokale bestuurskracht en capaciteit • Schaal en aantal interacties • Schaal en capaciteit / afhankelijkheid – De capaciteit en expertise in gemeenten om een strategie te ontwikkelen om aan te haken op architecturen – De voorbijgestreefde gesloten ICT-concepten van de leveranciers: naar meer open en koppelbare gemeentelijke architectuur
• Schaal en toegang tot de Vlaamse overheid • Schaalvergroting voor ICT nodig: regionale samenwerking tussen lokale besturen en/of regionale interventies / standaarden 110
4. Aanbevelingen: randvoorwaarden ‘Governance’ van ketens • Vlaamse coördinatiemechanismen • Interbestuurlijke effectmeting, liefst door rechtstreekse dialoog • Overleg en afspraken over – toegankelijke service, – informatie over gebruik, – terugkoppeling naar gemeenten, open data
• Interbestuurlijke audits
111
Vooruitblik
5. Vooruitblik A. Vervolgtraject Voor het eerst een min of meer organisatiebreed, zowel lokaal als Vlaams
volledig
overzicht,
• Nuttig voor lokale besturen (interne processen en systemen; onderlinge vergelijking) • Nuttig voor de Vlaamse overheid / overheden • Nuttig voor de interbestuurlijke ‘governance’ – voorbereiding, uitwerking en implementatie
• Nuttig als uitgangspunt voor interbestuurlijke procesaudits 113
5. Vooruitblik B. Opmaak overkoepelend rapport • Aanvullende opmerkingen en suggesties vandaag • Aanbevelingen op niveau van de individuele ketens en op niveau van de clusters • Aanbevelingen op diverse bestuursniveaus – Lokale besturen – Vlaamse overheid – Interbestuurlijk niveau
114
