ADMIBUNDEL JE LOKAAL. Laatste herziening: 1 september Contactpersonen FOS4U:

ADMIBUNDEL JE LOKAAL Voel je je onzeker over de situatie van jouw lokaal? Grijpen de zorgen je naar de keel? Word je ziek van woorden als brandveiligheid, lekkend dak, elektriciteitskeuring, bouwsubsidies, gebruiksovereenkomst etc.? Geen paniek. Alles en iedereen is er om jou te helpen! Stap in de richting van stam of steuncomité, klop op de deur van de gemeentelijke jeugddienst, surf naar de vernieuwde website jeugdlokalen.be, mail en bel met je vragen naar het Landelijk Secretariaat etc. Laatste herziening: 1 september 2015 Contactpersonen FOS4U: [email protected]

No 1

Bouwen & verbouwen

Baksteen in je maag Heel wat FOS-eenheden stortten zich de laatste jaren op allerhande bouw- en verbouwprojecten. De wil tot bouwen en verbouwen is er dus! Wil je echter ook weten hoe je dit het beste kunt aanpakken, dan kan je je vanaf nu ook verdiepen in de brochure ‘Jeugdlokalen & het bouwproces’. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via [email protected]. Deze handleiding voor (ver)bouwende jeugdbewegingen biedt je een antwoord op heel wat vragen en helpt je om het bouwproces te overleven. Meer informatie voor (ver)bouwers staat trouwens op jeugdlokalen.be. Klik gewoon op ‘bouwen en verbouwen’. Je vindt er o.a. interessante weetjes over duurzame en milieuvriendelijke scoutslokalen en krijgt er heel wat suggesties over het gebruik van geschikte bouwmaterialen.

Voor niets gaat de zon op Omdat we weten dat het niet evident is om de nodige centen te verzamelen om je lokaal te (ver)bouwen is er de (in 2015 volledig vernieuwde brochure) ‘Jeugdlokalen & financiën’. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via [email protected]. Bouwen en verbouwen kosten geld, dat weten we allemaal. Het vergt grote inspanningen en vele geldbronnen om je kosten te kunnen dekken. In deze brochure krijg je gelukkig heel wat tips om de nodige financiën bijeen te schrapen. Je leest er meer over ondersteuningsmogelijkheden vanuit de overheid, eigen acties en opbrengsten, steun uit de onmiddellijke groepsomgeving, samenwerking met instanties en organisaties etc. Heb je hulp nodig of wil je wat feedback? Het Landelijk Secretariaat staat voor je klaar en kan je bijvoorbeeld helpen met het invullen of nalezen van je subsidiedossier.

Een weloverwogen visie Dromen we niet allemaal van een scoutslokaal dat we op elk moment naar eigen goeddunken mogen gebruiken en inrichten voor wat we maar willen? Wellicht wel, maar helaas zal niet elke eenheid zo gelukkig zijn. In de ‘Visietekst jeugdlokalen’ krijg je op amper 4 bladzijden enkele elementen mee om naar te streven. Zo maak je misschien voor de volgende generatie een droomlokaal werkelijkheid. Je kan deze visietekst downloaden op jeugdlokalen.be. (Klik links op visietekst.)

Beheer

Orde in je map Een lokaal beheren is niet simpel. Vaak rol je er ook zomaar in en heb je onvoldoende kennis van zaken. Waar moet je op letten? Wat moet je aanpakken? Wanneer moet je iets laten keuren? Om op deze en andere vragen een antwoord te geven, kun je de Lokalenmap gebruiken. Heb je nog geen map in je bezit? Vraag dan een exemplaar via [email protected]. De Lokalenmap is een handig hulpmiddel voor het beheer van lokalen, zowel bedoeld voor eenheden mét als eenheden zonder eigen gebouw. Het is een handige ringmap verdeeld in submapjes. Onder elk submapje vind je nuttige informatie terug die van onschatbare waarde kan zijn voor jouw eenheid. De map is in vijf grote rubrieken ingedeeld: overeenkomsten, vzw, veiligheid & attesten, terugkerende betalingen & belastingen, en bouwgegevens. Je krijgt een overzicht van nuttige informatie en kan er tegelijkertijd op een overzichtelijke manier alle nodige documenten in bewaren. Je merkt dus dat het niet volstaat de kleurige map in je kast te plaatsen. Ga eens in de archieven van je eenheid spitten en bewaar vanaf nu alle belangrijke papieren in de map. Hoe vollediger je de map aanvult, hoe beter je overzicht. Op jeugdlokalen.be vind je sporadisch updates die je in de map kan bewaren. Zo blijf je steeds op de hoogte van alle nieuwtjes in het bouw- en beheerland.

Vrijstelling van belasting Als je een lokaal in eigendom hebt zal je ook als jeugdbeweging (of toch als vzw) enkele belastingen moeten betalen. Hieronder halen we specifiek de onroerende voorheffing, de patrimoniumtaks en de rechtspersonenbelastingen voor vzw’s aan. De onroerende voorheffing is een belasting die eigenaars jaarlijks moeten betalen op hun gronden en gebouwen. Als eigenaars (dus ook de steunvzw’s) een grond of gebouw echter ter beschikking stellen van een FOS-eenheid, kunnen ze vrijgesteld worden van deze belasting. Zonder vrijstelling kan deze belasting voor een eenvoudig scoutslokaal vaak oplopen tot enkele 100'en euro's per jaar! Scoutslokalen van FOS-eenheden zijn in principe vrijgesteld van het betalen van onroerende voorheffing als enkel de eenheid (of ander jeugdwerk) dit lokaal gebruikt. Vraag Wim ([email protected]) om meer uitleg. Elke vzw kan roerende (bijvoorbeeld tafels en stoelen) en onroerende (gebouwen en gronden) goederen bezitten. Als de waarde hiervan hoger is dan € 25.000 moet de vzw aangifte doen en hierop belasting betalen: taks der successierechten of de zogenaamde patrimoniumtaks. Deze taks bedraagt jaarlijks 0,17 % op de waarde van de bezittingen van de vzw. Voor feitelijke verenigingen bestaat de taks niet. Is jullie ondersteunende vzw eigenaar van het scoutslokaal, dan mag je ervan uitgaan dat zij deze taks wel dienen te betalen. Is het vermogen van de vzw groter dan 25.000 euro, maar de taks lager dan 125 euro, dan moet zij een formulier afhalen op het registratiekantoor van de plaats waar zijn maatschappelijke zetel is gevestigd. Zij kan dan een aangifte indienen voor de komende drie jaar.

— Eenheid − Admibundel - Je lokaal - 3 —

No 2

Indien het vermogen van de vzw in de loop van die drie jaar wijzigt waardoor de taks met minstens 25 euro toeneemt (d.w.z. de taks bedraagt minimum 150 euro), dan verbindt zij er zich toe de administratie hiervan op de hoogte te brengen. Als de vzw over een vermogen beschikt dat groter is dan 25.000 euro en wanneer de taks hoger is dan 125 euro, dan is de vzw verplicht jaarlijks een aangifte op een daartoe bestemd formulier in te dienen. Het is je eigen verantwoordelijkheid om uit eigen beweging de vermogensstaat van je vzw op te maken en de taks te betalen als die van toepassing zou zijn... de belastingdienst zal geen 'aanslagbiljet' opsturen. Is de waarde van de (on)roerende goederen in bezit van de vzw lager dan € 25.000 dan ben je vrijgesteld van de patrimoniumtaks. Een vzw is voorts onderworpen aan de rechtspersonenbelasting. Dat is een belasting die geheven wordt op bepaalde inkomsten van jullie eenheid, bijvoorbeeld op onroerende inkomsten zoals het verhuur van het lokaal. Meestal zijn die echter nihil, omdat je die inkomsten opnieuw investeert in de werking. Dat belet echter niet dat je jaarlijks een belastingaangifte moet indienen. Je moet je aangifte elektronisch indienen via financien.belgium.be/nl/E-services/biztax. Als ondersteunende vzw is het niet de bedoeling winst te maken. Investeer dan ook in de werking van je eenheid en vermijd het betalen van de rechtspersonenbelasting.

Papier hier Vele Fossers huren hun scoutslokaal of mogen het gebruiken van de gemeente. Daar komen vaak contracten, overeenkomsten en afsprakennota’s bij kijken. Niet meteen iets waar je als EL kaas van gegeten hebt… Wil je meer weten? Je kan je verdiepen in de materie op jeugdlokalen.be of in de brochure ‘Jeugdlokalen & overeenkomsten’. Geen onbelangrijke lectuur want een contract ondertekenen doe je best niet zonder er eerst goed over na te denken. Het is een verbintenis die gevolgen kan hebben. Als je vragen hebt over je overeenkomst aarzel dan niet om een kopie naar het Landelijk Secretariaat te sturen. We kunnen je wellicht wegwijs maken. Op het Landelijk Secretariaat kunnen we ook een kopie van de ondertekende overeenkomst bewaren. Altijd handig met langetermijncontracten en vele EL-wissels. De kans is groot dat één van je opvolgers je hier nog dankbaar voor zal zijn. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via [email protected].

En wat als je je lokaal zelf verhuurt? Verschillende eenheden overwegen hun lokaal te verhuren om een vereniging in nood te helpen met een weekendplaats, omdat er een deel van het lokaal zich perfect leent tot het organiseren van fuiven of omdat de inkomsten een mooie steun zijn in het afbetalen van de bouwkosten. Maar verhuur is geen verhaal dat in twee woorden verteld is. Je lokaal verhuren brengt extra werk, administratie en regelgeving met zich mee. Snuister dus zeker eens door de brochure

Of je er tenslotte voor kiest om te verhuren of niet, en of het mag of niet mag, is iets waar je met de eenheidsraad uit moet raken. Vraag het zeker na bij de gemeente. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via [email protected].

No 3

Veiligheid & preventie

Zorg dat je nooit moet blussen Niemand wil te maken krijgen met een brand in zijn of haar lokaal. In de brochure ‘Jeugdlokalen & brandveiligheid’ staan een hoop praktische tips en aanbevelingen om de risico's op een brand zoveel mogelijk te beperken. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via [email protected]. Zowel de infrastructuur zelf als de manier waarop je met brandveiligheid omgaat worden onder de loep genomen. Daarnaast wil deze brochure je voorbereiden op die keer dat het dan toch zou misgaan. De brochure gaat in op het belang van een goede evacuatie en leert je de verschillende blusmiddelen kennen. Neem dus de tijd om hier even bij stil te staan. Deze brochure is niet het enige materiaal dat je op weg kan helpen naar een brandveiliger scoutslokaal. Daarvoor is er nu ook de ‘checklist brandveiligheid’. Als eenheidsleiding zie je vaak de gebreken van je eigen lokaal niet (meer). Maar met deze checklist komen alle brandonveilige zaken boven water. De checklist kan je downloaden op, jawel, jeugdlokalen.be.

Veilig op de fiets Je leden begeven zich wellicht vaak te voet of met de fiets naar het lokaal. De kans is reëel dat ze tijdens deze verplaatsingen met onveilige verkeerssituaties geconfronteerd worden. Ook hier kan je met je eenheid het verschil maken. Zorg ervoor dat de overheid weet waar de problemen zijn. Zo kunnen ze de verkeersveiligheid van fietsers en voetgangers verbeteren. Wil je de omgeving van je scoutslokaal verkeersveiliger maken? Dan zit je met de brochure ‘Jeugdlokalen & verkeersveiligheid’ alvast goed. Momenteel is deze brochure uitgeput, maar de info kan je vinden op jeugdlokalen.be. In deze brochure worden heel wat mogelijkheden aangereikt. Voor een goede oplossing is overleg met alle betrokkenen noodzakelijk. Een warme oproep dus om er samen voor te zorgen dat jouw leden de mogelijkheid krijgen zich op een veilige manier zelfstandig te verplaatsen naar de scoutsactiviteiten die je aanbiedt.

Neen aan vandalisme

— Eenheid − Admibundel - Je lokaal - 5 —

‘Jeugdlokalen & verhuur’ waar je alles mooi op rijtje krijgt, zodat je jezelf de juiste vragen stelt vooraleer je overgaat tot verhuren.

Raam kapot, deur ingetrapt, barkas gepikt etc.: Blijkbaar worden jeugdbewegingen regelmatig geconfronteerd met vandalenstreken of inbraak in hun lokalen. Wapen je hiertegen met de brochure ‘Jeugdlokalen & inbraakpreventie’. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via [email protected]. In deze brochure krijg je wat achtergrondinformatie over soorten daders en de aard van inbraken in jeugdlokalen. Belangrijker zijn echter de preventieve maatregelen die je kan nemen om inbraak en vandalisme te voorkomen.

Niet roken in jeugdlokalen Er heerst een algemeen rookverbod in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Het is dus in alle gesloten plaatsen verboden om te roken, behalve als het om de gezinssfeer gaat. Dat betekent dat er in geen enkel scoutslokaal gerookt mag worden. Niet tijdens de activiteiten, maar ook niet tijdens een barmoment of eenheidsraad. Er zijn geen uitzonderingen mogelijk, ook niet voor barruimtes of leidinglokalen, ook niet als daar nooit kinderen komen of als er een luchtverversingsysteem is. Nooit, never, jamais! Je bent ook verplicht om iedereen van dit verbod op de hoogte te brengen door aan elke ingang van het lokaal een rookverbodsteken (bvb. een sticker) aan te brengen. Bovendien is elke aanwijzing dat er soms gerookt wordt voldoende voor een sanctie. De inspectiedienst kan je met andere woorden een boete geven als er een asbak in het lokaal staat. Er gebeuren effectief controles door de overheid en bij een overtreding worden wel degelijk boetes opgelegd. Verschillende FOS-eenheden zijn al gecontroleerd, enkele hebben een boete gekregen van meer dan 100 euro. Een gewaarschuwd scout/gids is er tien waard…

Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent www.fosopenscouting.be © 2015 FOS Open Scouting

— Eenheid − Admibundel - Je lokaal - 7 —

Colofon