ADMIBUNDEL OP KAMP. Laatste herziening: 1 september Contactpersoon FOS4U:

ADMIBUNDEL OP KAMP Een kamp is vaak het hoogtepunt van je scoutsjaar. Er komt echter ook heel wat administratief werk bij kijken. In dit artikel vind je een overzicht met de belangrijkste administratieve taken die je bij de organisatie van een kamp zal tegenkomen. Laatste herziening: 1 september 2015 Contactpersoon FOS4U: [email protected]

No 1

Kampmelding De kampmelding is verplicht voor alle activiteiten die drie overnachtingen of langer duren. Een verblijf van minder dan drie nachten mag je ook melden, maar dat is niet verplicht. De melding is verplicht om verzekeringstechnische redenen. Daarnaast is het ook belangrijk dat het Landelijk Secretariaat steeds alle FOS-eenheden op kamp kan bereiken. Je kamp melden doe je online. Surf naar foskampen.be, meld je aan met je Keeoaccount en klik vervolgens op ‘meld een kamp’.

Vul dit formulier tijdig en volledig in.

KAMPMELDINGEN MOETEN TEN LAATSTE INGEDIEND ZIJN • • • •

op 15 november voor winterkampen; op 15 februari voor paaskampen; op 15 mei voor zomerkampen; 6 weken op voorhand voor alle andere verblijven van minstens 3 nachten.

Indien alles in orde is ontvang je een digitale kampvergunning. Deze vergunning vormt het bewijs dat de federatie achter dit kamp staat en dat de eenheid kan rekenen op de volledige dekking (persoonlijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid) die voorzien is in de basispolis.

Kampmelding buitenlandse kampen Ook buitenlandse kampen meld je via www.foskampen.be. Na je melding nemen we contact met je op voor extra informatie (bvb. Kampprogramma, de route van je trektocht, verblijfplaats(en) etc.). Die informatie hebben we nodig zodat onze Internationale Commissarissen je kamp kunnen melden aan de scouts- & gidsenfederatie van het land van je bestemming. Zo kunnen zij je helpen in geval van nood. Meld een buitenlands kamp zo vroeg mogelijk. Hoe eerder je ons je buitenlands kamp meldt, hoe eerder we je extra informatie kunnen bezorgen. Wacht dus niet tot je de laatste details kent; die kan je ons altijd nog nadien doorspelen.

Goed verzekerd op kamp Alle informatie over verzekeringen vind je in het deel ‘Admibundel – Verzekeringen’ (ook te downloaden op fosopenscouting.be). In dit artikel staan we even stil bij een aantal zaken waarop je zeker moet letten als je op kamp vertrekt.

Persoonlijke ongevallen & burgerlijke aansprakelijkheid Controleer voor je op kamp vertrekt of alle deelnemers en leid(st)ers verzekerd zijn. Om verzekerd te zijn moet je voor iedereen lidgeld betaald hebben aan FOS Open Scouting en van iedereen de nodige gegevens (naam, adres en geboortedatum) doorgegeven hebben.

OPGELET! De proefverzekering geldt niet voor activiteiten met overnachtingen, dus betaal het lidgeld voor de proefverzekerden voor je vertrek! Kookploeg & kookploegkindjes zijn gratis en automatisch verzekerd (zolang ze niet deelnemen aan activiteiten). Je dient wel zelf een lijst bij te houden van deze personen. FOS-leden zijn ook verzekerd voor het (onopzettelijk) toebrengen van schade aan tijdelijk gebruikte lokalen (dus niet je eigen lokaal). Je hoeft dus geen aparte verzekering af te sluiten voor het gebruik van je kampterrein/-gebouw.

Bijkomende verzekeringen Voor kampen en andere meerdaagse activiteiten kan je ook een aantal extra verzekeringen afsluiten: • Je kan je groepsmateriaal (tenten, kookmateriaal etc.) en persoonlijk (laptop, fototoestel etc.) of gehuurd materiaal tijdelijk verzekeren. (Vrijstelling € 250) • Je kan een tijdelijke omniumverzekering voor motorvoertuigen nemen. Ook hier is er een vrijstelling van 250 euro (dus als eenheid betaal je dit deel van de schade zelf). • Als je op buitenlands kamp gaat kan je voor leden die via hun mutualiteit geen reisbijstandsverzekering hebben de Reisbijstand ‘Ethias Assistance’ afsluiten.

Ongevalsaangiftes & aangiftes Burgerlijke Aansprakelijkheid. Zorg dat je steeds voldoende ongevalsaangiftes mee hebt op kamp. Je kan ze online terugvinden via fosopenscouting.be of aan de stafmedewerkers van het Landelijk Secretariaat vragen je een setje op te sturen. Ga je naar de andere kant van de taalgrens of zoek je verdere oorden op? Vergeet dan niet de bijhorende ongevalsaangiftes mee te nemen in het Frans of Engels. Ook enkele aangifteformulieren ‘BA’ stop je best in je kampkoffer. Dit formulier is nodig indien één van je leden schade berokkent aan derden (incl. tijdelijk gehuurde gebouwen). Ook dit formulier vind je (in drie talen) terug op fosopenscouting.be.

— Eenheid - Admibundel – Op kamp - 3 —

No 2

Organisatie- & toezichtplicht Om zeker te zijn dat je bij een ongeval kosten kan terugkrijgen van de verzekering moet je voldoen aan de organisatie- en toezichtplicht. Organisatieplicht Dit betekent dat je als leiding de plicht hebt om zoveel mogelijk gevaren te voorzien en uit te sluiten. Je kan aantonen dat je een kamp goed georganiseerd hebt door: • tijdig een kampmelding in te dienen en de kampvergunning mee te nemen op kamp; • alle activiteiten goed voor te bereiden en je kampvoorbereidingen op papier te zetten; via een inschrijvingsformulier ervoor te zorgen dat ouders je de toestemming • geven om hun minderjarig kind mee te nemen op kamp; • een volledig ingevulde medische fiche van iedere deelnemer mee te nemen; • Identiteitskaart (eID of kids-ID) en/of kleefbriefjes van de mutualiteit van iedere deelnemer mee te nemen. Het gebruik van de SIS-kaart wordt immers geleidelijk aan afgeschaft. (Kinderen onder de 12 jaar zouden op termijn allemaal een isi+ -kaart ontvangen van hun mutualiteit. Beschikken ze over zo’n kaart, dan moeten ze die op kamp bij zich hebben.) • Ga je naar het buitenland? Zorg dan dat leden via hun mutualiteit een extra dekking voor het buitenland hebben en de nodige papieren bij zich hebben. (Voor Europese landen is dit de Europese Ziekteverzekeringskaart.) Toezichtplicht Dit betekent dat je als leiding de plicht hebt om toezicht te houden op je leden. Je doet dit op maat van de activiteit en de leeftijd van de deelnemers.

Doe tijdig je kampmelding op www.foskampen.be. OP KAMP

Neem de nodige aangifteformulieren mee op kamp. Voorzie een degelijk programma met voldoende toezicht.

Heb je verder nog vragen of blijven er zaken onduidelijk? Neem dan gerust contact op via telefoon (09/245.45.86) of mail ([email protected]).

Kampaccommodatie

Een kampterrein vinden Op foskampen.be vind je informatie terug over de kamplocaties van andere eenheden. Via de pagina ‘Op kamp’ op de FOS-wiki vind je ook enkele links naar websites die je kunnen helpen in de zoektocht naar een kampterrein in binnen- of buitenland.

Huurovereenkomst Als je een kamphuis of -terrein huurt zorg je dat er enkele wederzijdse verbintenissen op papier staan. Meestal zorgt de eigenaar zelf voor een contract. Indien dit niet het geval is of als je twijfelt aan de betrouwbaarheid van het contract dat je aangeboden wordt gebruik je best het voorbeeldcontract

BIJLAGE Voorbeeldcontracten in het Nederlands, Frans en Engels vind je op de website

MEER INFO In het boek ‘Loslopend Wild - Deel 1’ kan je je verdiepen in alle regels die een rol spelen bij het organiseren van een kamp. Je krijgt er ook heel wat hints en tips om je kamporganisatie van de eerste tot de laatste stap goed te laten verlopen. Het boek is te bestellen via De Ambrassade (ambrassade.be). Je kan het ook ontlenen op het Landelijk Secretariaat.

Tenten aanvragen Uitleendienst Kampeermateriaal De Uitleendienst Kampeermateriaal (ULDK, vroeger gekend onder de naam ADJ) is een dienst van de Vlaamse Overheid. Je kunt bij hen tenten ontlenen. De ULDK beschikt over zo’n 2.000 seniortenten en 3.250 patrouilletenten. Een patrouilletent biedt slaapmogelijkheid aan 8 personen, een seniortent aan 10 personen. Een seniortent is natuurlijk heel divers inzetbaar. Naast de tenten die de ULDK bezit verdelen zij ook de tenten van het ministerie van Defensie. Heel wat legerbasissen stellen hun tenten ter beschikking aan jeugdverenigingen. De aanvraag Een aanvraag indienen kan ten vroegste vanaf 1 oktober van het jaar dat voorafgaat aan het kampeerinitiatief. Doe dit daarna wel zo snel mogelijk, want het aantal tenten is beperkt en de datum van aanvraag is mee bepalend voor de beslissing of je tenten krijgt en hoeveel dat er zijn. First come, first serve! Ga naar uldk.be en download het aanvraagformulier of registreer je voor 1 oktober. Je kan de aanvraag op twee manieren doen: •

Ofwel download je het aanvraagformulier en vul je het in, druk het af, onderteken het en stuur het per post naar het adres dat bovenaan op het formulier staat.

— Eenheid - Admibundel – Op kamp - 5 —

No 3

•

Ofwel gebruik je het digitaal reservatieprogramma, als je je op voorhand geregistreerd hebt. Veel handiger dus! Opgelet: registreren kan niet tussen 1 en 12 oktober, omdat ze het systeem niet willen overbelasten.

De toezegging In de loop van februari/maart stuurt de ULDK je een toezeggings- of weigeringsformulier. Het toezeggingsformulier vermeldt het aantal toegezegde tenten, de datum, het uur en de plaats van afhaling en inlevering van het materiaal, het achteraf te betalen huurgeld voor de uitlening van het materiaal en het aantal personen dat de aanvrager moet voorzien voor het laden en lossen van het toegezegde materiaal. Als de uitlening volledig wordt geweigerd, vermeldt het weigeringsformulier duidelijk de reden van die beslissing. Kostprijs & betaling • Je hoeft op voorhand geen waarborg te betalen. • Je betaalt een bedrag per gehuurde dag en per tent. De afhaal- en inleverdag worden niet meegerekend. De prijzen worden in 2016 verhoogd. Voor een patrouilletent betaal je per dag 0,90 euro. Voor een seniortent betaal je per dag 1,40 euro. • De facturatie van het gehuurde materiaal gebeurt na het kamp samen met eventuele schadevergoedingen. Wist je dat …? • •

•

je ook tenten kan ontlenen voor kampen in het buitenland? je kan ontlenen voor kampen/weekends die minder dan drie dagen omvatten? Hiervoor is een apart tarief van toepassing, namelijk 1,80 euro per dag per patrouilletent en 2,80 euro per dag per seniortent. je niet verplicht bent om een aparte verzekering af te sluiten voor het geleende materiaal, maar dit wel sterk aan te raden is? Tenten kosten immers geld en bij schade of verlies rekenen ze je een vergoeding aan.

MEER INFO Uitleendienst Kampeermateriaal voor de Jeugd Mechelsesteenweg 418, 1930 Nossegem Tel. 02 251 69 43 – Fax 02 253 25 02 E-mail: [email protected] Website: www.uldk.be

Wat bij een weigering? Elk jaar trekken duizenden kinderen en jongeren op tentenkamp, waarvan de meeste kampen doorgaan in juli. Het aantal (patrouille)tenten van de ULDK is, zeker in die drukke periode, ontoereikend om iedereen van de nodige tenten te voorzien. Het is dus mogelijk dat je het met enkele tenten minder moet doen dan je gevraagd hebt. Het is zelfs mogelijk dat je een volledige weigering krijgt omdat de uitleendienst in de periode dat jij op kamp gaat helemaal geen tenten meer heeft. Bij een volledige weigering kon je vroeger een tweede aanvraag doen bij het ministerie van Defensie. Sinds enkele jaren verdeelt de ULDK echter zowel de eigen tenten als die van Defensie.

Een volledige of gedeeltelijke weigering van de ULDK betekent dat je creatief zal moeten zijn. Ga zo snel mogelijk op zoek naar andere pistes om toch de nodige tenten voor het kamp te verzamelen. Misschien kan een andere eenheid je wel helpen? Als je hierbij hulp nodig hebt dan kan je steeds terecht bij de Stafmedewerker Eenheden via [email protected].

Bosvergunningen Wat is een kamp zonder bosplezier? Je moet er echter wel het een en ander voor doen. Het is jammer dat we het gebruik van de bossen op voorhand en via papier moeten regelen, maar blijkbaar kan dat niet anders in deze ‘papieren tijd’! Gelukkig ziet ook de Vlaamse overheid dit in en installeerden ze her en der al speelzones waar je zonder aanvraag in mag. Het is niet gemakkelijk om een evenwicht te vinden tussen bescherming en gebruik van bossen. Als scouts en gidsen kunnen we de pogingen van de overheid om een respectvolle houding voor bossen te creëren alleen maar steunen. Dat dit met allerhande regels gebeurt moeten we erbij nemen.

MEER INFO Wil je meer weten dan je hieronder aantreft? Surf dan naar de FOS-wiki. Gewoon in het zoekveld ‘bossen’ intikken en je bent vertrokken. Of surf naar opkamp.be voor nog meer informatie. De brochure ‘De boom in!’ van De Ambrassade presenteert je de meest relevante regels voor spelen in bos en natuur op een blaadje en dit voor Vlaanderen, Wallonië en Brussel. De brochure is te verkrijgen bij De Ambrassade (ambrassade.be). Heb je nog vragen? Contacteer dan het Landelijk Secretariaat.

In Vlaanderen De regelgeving die geldt voor het bos is afhankelijk van wie de eigenaar is. In een openbaar bos gelden andere regels dan in privé-bos. Weet je niet wie de eigenaar/beheerder is van een bepaald bos of natuurreservaat? Vraag het dan aan de lokale boswachter. Je kan bij hem of haar ook terecht met vragen over bostoegankelijkheid, speelzones, hout sprokkelen, vuur maken etc. De makkelijkste manier om naam en telefoonnummer van de juiste boswachter te vinden is die op te vragen bij het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) in de betreffende provincie.

— Eenheid - Admibundel – Op kamp - 7 —

Een weigering omvat dus ook een weigering voor de tenten van Defensie. Een tweede aanvraag heeft met andere woorden geen zin meer. Aangezien de ULDK nu meer tenten heeft om te verdelen zouden er minder eenheden een weigering mogen krijgen.

Provincie

Mail

Tel

Antwerpen

[email protected]

03 224 62 62

Limburg

[email protected]

011 74 24 59

Vlaams-Brabant

[email protected]

016 21 12 28 of 0479 67 94 06

West-Vlaanderen

[email protected]

050 45 41 50

Oost-Vlaanderen

[email protected]

09 265 46 40

Wat mag zonder speciale machtiging? Voor Vlaamse openbare bossen (en natuurreservaten) is de algemene regel dat je als voetganger enkel op de opengestelde paden mag komen. Enkel in aangeduide speelzones (ook wel ‘speelbossen’ genoemd) mag je zonder toestemming vrij spelen. Speelzones kan je online opzoeken op groenspeelweefsel.be. Voor bosspelen buiten speelzones heb je toestemming nodig van de eigenaar of beheerder van het bos of natuurreservaat. Is de eigenaar het Agentschap voor Natuur en Bos dan moet je die toestemming minstens 14 dagen op voorhand aanvragen. Voor andere openbare bossen en privébossen dien je je speelaanvraag te richten tot de eigenaar of beheerder. Vraag gewoon aan de boswachter wie dit is.

BIJLAGE Aanvraag van een toestemming voor een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein Waarvoor heb je een machtiging nodig? Als je meer wil doen dan bosspelen (bvb. hout sprokkelen, kampvuur maken, putten graven, touwenparcours, of activiteiten met grote groepen) moet je naast de toestemming aan de boseigenaar ook een machtiging vragen aan het Agentschap voor Natuur en Bos. Een toestemming en een machtiging zijn twee verschillende aanvragen. Het ene laat je toe in het bos, het andere laat je risicovolle activiteiten doen. Het agentschap Natuur en Bos beschermt namelijk alle natuurgebieden in Vlaanderen. Zij bepalen waar welke activiteiten wanneer mogen door gaan. Een machtiging vraag je minstens 35 dagen op voorhand aan bij het Vlaams Agentschap voor Natuur en Bos. Je kan dit online doen via natuurenbos.be. In het antwoord van ANB op je aanvraag krijg je normaal ook het telefoonnummer van de boswachter. Bel hem/haar op voor het begin van je kamp om goede afspraken te maken.

BIJLAGE Aanvraag van een machtiging voor een eenmalige risicovolle activiteit in een domein

In Wallonië Ook in Wallonië mag je in de bossen wandelen op de daarvoor aangelegde wegen en paden. Dit geldt echter enkel in de bossen van de Waalse Overheid. Ga je op kamp over de taalgrens dan wil je er ongetwijfeld iets anders doen dan enkel op de paden marcheren. Vergeet dan niet om tijdig het aanvraagformulier van het

Bij dit aanvraagformulier stop je twee kopieën van de stafkaart (1/20.000 – of evt. nog 1/25.000) van je kampplaats. Hierop duid je de exacte plek van je kampplaats aan en welk(e) bos(sen) je wenst te gebruiken. Mailen kan ook, dan moet je het stukje stafkaart inscannen.

BIJLAGE Aanvraag voor spelactiviteiten in Waalse bossen Hoe je de contactgegevens van de ‘chef’ van het ‘cantonnement’ of de boswachter moet opzoeken lees je op opkamp.be/pagina/water-en-bos. Toekomstmuziek In Wallonië wijzigde de Code Forestier. Hierdoor zullen grotere openbare boseigenaars (vb. gemeenten) verplicht worden om speelzones af te bakenen in hun bossen. Wie weet kan je af en toe al eens een ‘zone de libre accès’ spotten, maar voorlopig is er in de praktijk nog niet erg veel te merken van deze nieuwe aanpak.

In Brussel Ook Brussel heeft een groen kantje. In het Zoniënwoud zijn een vijftal speelterreinen en -zones ter beschikking gesteld aan de jeugdverenigingen. In deze ‘speelbossen’ mag je overal rondlopen en spelletjes spelen.

— Eenheid - Admibundel – Op kamp - 9 —

Waals Bosbeheer in te vullen. Stuur dit formulier voor 1 mei op naar de chef van het ‘cantonnement’ waar je op kamp gaat.

No 4

Geldzaken

Kampbegroting Als je op financieel vlak niet voor onaangename verrassingen wil komen te staan stel je best op voorhand een goede kampbegroting op. Een begroting is een overzicht van de geschatte inkomsten en uitgaven. Streef steeds een evenwicht tussen de inkomsten en de uitgaven na. Uiteraard weet je van heel wat zaken niet hoeveel ze precies zullen kosten of opbrengen. Om te vermijden dat je met een financiële put eindigt schat je de inkomsten best iets lager en de uitgaven iets hoger in. Wees voorzichtig met het uitgeven van middelen waar je niet zeker van bent, zoals subsidies die nog niet goedgekeurd zijn of de opbrengst van een geldactie die je nog moet uitvoeren.

MEER INFO Kijk op de FOS-wiki op de pagina ‘Op kamp’. In het artikel over kampfinanciën vind je tips voor het opstellen van een kampbegroting.

Fiscale aftrekbaarheid Woordje vooraf Fiscale aftrekbaarheid … wablieft? Ouders kunnen de kosten die ze maken om hun kind (jonger dan 12 jaar) te laten meegaan op weekend of kamp aftrekken van de belastingen. Hiervoor moeten de ouders over een attest beschikken waarmee ze de gemaakte uitgaven kunnen bewijzen.

BELANGRIJK! Laat je zeker niet verleiden om op basis van deze regeling de kampprijs te verhogen. Bij een verhoging tref je namelijk vooral de mensen die het financieel al niet gemakkelijk hebben. Bovendien geldt deze regeling enkel voor -12-jarigen.

De praktische regeling Welke activiteiten komen in aanmerking? In principe komen alle activiteiten waarvoor apart betaald wordt in aanmerking. Lidgeld komt dus zeker NIET in aanmerking. Je bent echter niet verplicht om voor elke activiteit een attest uit te reiken. FOS Open Scouting raadt aan om enkel attesten uit te reiken na weekends en kampen. Dit houdt het administratieve werk voor jullie wat binnen de perken. Hoe? Om de kosten te kunnen aftrekken moeten de ouders over een bewijs beschikken voor de belastingadministratie. Daarvoor hebben ze een attest nodig van de organisator (jullie dus). Dat attest is voor de ouders een bewijs van het bedrag dat zij voor deelname van hun kind betaalden en dat ze van hun belastingen kunnen aftrekken. Het attest bestaat uit twee vakken. Vak 1 wordt door de jeugddienst ingevuld. Daarin bevestigt de gemeente dat jullie een erkende jeugdbeweging zijn. Het attest

Vak 2 moeten jullie zelf voor elk kind invullen. Het attest moet op datum ondertekend worden door iemand van de eenheid die gemachtigd is om de attesten uit te schrijven. Wie dat is bepalen jullie zelf. Het kan iemand van de leiding, eenheidsleiding of oudercomité zijn. Deze persoon kan later worden aangesproken op de echtheid van de gegevens. Vul het document dus met de nodige ernst in en onderteken het correct met vermelding van voor- en achternaam en functie binnen de organisatie (een onleesbaar krabbeltje of een voornaam volstaat dus niet).

VAK 2 INVULLEN 1. volgnummer: De attesten moeten worden genummerd. Het nummer kan bestaan uit cijfers, letters en woorden. Je mag hier eigen codes voor gebruiken. 2. naam, voornaam en adres van de schuldenaar van de uitgaven voor kinderopvang: Dit is de persoon die de opvang (uiteindelijk) heeft betaald. Aan de ouders wordt bij de inschrijving best gevraagd op wiens naam het attest moet uitgeschreven worden. Wanneer je niet weet wie uiteindelijk de kosten heeft betaald (omdat de kinderen b.v. het geld in de hand meebrengen) dan vul je best ‘onbekend’ in op het attest, of je doorstreept punt 2. Ouders kunnen dan eventueel zelf nog een betalingsbewijs toevoegen. 3. naam en voornaam van het kind 4. geboortedatum van het kind: Lever geen attesten af voor kinderen boven de 12 jaar! De op het attest vermelde gegevens mogen slechts betrekking hebben op het gedeelte van het jaar dat de twaalfde verjaardag van het kind vooraf gaat, d.w.z. dat als het kind op een kamp 12 jaar wordt, je enkel de kampdagen tot de dag voor zijn/haar verjaardag invult. 5. periode waarin het kind is opgevangen: Noteer hier de begin- en einddatum van het kamp/weekend/… 6. aantal opvangdagen: Noteer het aantal dagen dat het kamp of weekend geduurd heeft. Begin- en einddag mag je volledig meetellen. 7. dagtarief: Bereken het dagtarief door de globale prijs voor het kamp te delen door het totaal aantal kampdagen. 8. totaal ontvangen bedrag: Dit is het totale bedrag dat je eenheid heeft ontvangen voor het kamp/weekend/… van dit kind. Het vak onderaan (‘naam en volledig adres van de school, de inrichtende macht van de school, het lokale openbare bestuur, het openbare bestuur van de gemeenschap of gewest, de buitenlandse openbare instelling’) is niet voor jou van toepassing en laat je gewoon open. Hierna geef je dit attest aan de ouders. In sommige gemeenten verstuurt de jeugddienst dit voor jullie naar de ouders. Hou steeds alle deelnemerslijsten bij voor een mogelijke belastinginspectie. Wanneer? Ouders kunnen de kosten voor deelname aan kampen en weekends in 2015 inbrengen op hun belastingbrief van 2016. Je moet de ingevulde attesten hiervoor aan de ouders bezorgen vóór 1 maart 2016. Je kan er ook een gewoonte van maken om na elk kamp en weekend elke deelnemer een attest te bezorgen. TIP 1: gebruik het attest meteen ook als ‘bewijs van deelname’. Ouders kunnen het attest dan mogelijks meteen gebruiken voor een eventuele terugbetaling van de ziekenfondsen of werkgevers.

— Eenheid - Admibundel – Op kamp - 11 —

wordt normaal gezien door de gemeentelijke jeugddienst aan jullie bezorgd. Vraag na bij je jeugddienst hoe dit in jouw gemeente wordt aangepakt.

MEER INFO Vraag na bij de jeugddienst op welke manier jouw gemeente dit aanpakt! Probeer samen te werken met de jeugdraad en jeugddienst om een manier te vinden die voor alle betrokkenen zo weinig mogelijk administratieve last geeft.

Medische fiche Het is een absolute must om een volledig en correct ingevulde medische fiche van alle leden in je bezit te hebben vooraleer je op weekend of op kamp vertrekt. In dit document verzamel je belangrijke informatie over de lichamelijke toestand van je leden: • Hebben ze een allergie of een chronische aandoening (zoals astma)? • Hoe staat het met hun inentingen? • Wat met bedplassen of hyperventilatie? • Zijn ze onlangs ziek geweest? • Wie is de huisarts? • ... De informatie die op de medische fiche staat kan op crisismomenten van groot belang zijn. Zie er dus op toe dat ze goed wordt ingevuld en bewaar ze op een bereikbare, afgesproken plaats. Als er zaken zijn vermeld op de medische fiche die je niet kent, zoals aandoeningen of medicijnen, dan praat je hier best over met de ouders en de andere leid(st)ers, zodat iedereen de medische fiche begrijpt en kan gebruiken. OPGELET: Het bijhouden van medische fiches van de leden kan een inbreuk zijn op de privacywetgeving. Volgens de letter van de wet is het verzamelen, bijhouden en opslaan van persoonsgebonden gevoelige informatie verboden zonder toestemming van de Commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Medische gegevens, zoals op de gekende medische fiches op een kamp, behoren daar zeker toe. De fiches worden door de Commissie toegestaan op enkele voorwaarden: • Je mag de gegevens niet invoeren of opslaan in een computerbestand. • Je moet de fiches na het kamp dadelijk vernietigen. Je mag immers geen geschiedenis van de medische toestand van de deelnemers bijhouden. Je moet dus ieder jaar nieuwe fiches laten maken. • Je moet erover waken dat niet zomaar iedereen in de fiches kan snuisteren. Duid daarom iemand aan die verantwoordelijk is voor de medische fiches en die de fiches op een ‘verzekerde plaats’ bewaart.

BIJLAGE Voorbeeld van een medische fiche

— Eenheid - Admibundel – Op kamp - 13 —

No 5

No 6

Ouderlijke toestemming Voor buitenlandse kampen is het aangeraden om voor je minderjarige leden een bewijs van ouderlijke toestemming mee te nemen. Daarmee kan je bewijzen dat de scouts & gidsen die je mee hebt toevertrouwd zijn aan jouw zorgen. Dit kan van pas komen als je in een probleemsituatie met politiecontroles terechtkomt. Er bestaan geen Belgische of internationale procedures/formulieren die de ouderlijke toestemming voor reizen van minderjarigen vastleggen. Het is dus niet verplicht dit document mee te nemen. Een jeugdbewegingsuniform blijkt vaak voldoende te zijn om problemen op te lossen. Toch neem je het formulier beter mee voor eventuele noodgevallen. Het kan nuttig zijn de toestemming op te stellen in een gangbare wereldtaal, zoals Engels. De handtekening(en) onder deze verklaring moet(en) normaal gezien ook ‘voor echt verklaard’ worden door de gemeente.

BIJLAGE Voorbeeld van een formulier voor ouderlijke toestemming

Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent www.fosopenscouting.be © 2015 FOS Open Scouting

Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in 2015

ASCW-J-ULDK-150121

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Afdeling Jeugd Uitleendienst Kampeermateriaal voor de Jeugd (ULDK) Mechelsesteenweg 418, 1930 NOSSEGEM Contactpersoon: Nathalie Van Steenwinkel T 02 251 69 43 – F 02 253 25 02 [email protected] www.uldk.be

In te vullen door de behandelende afdeling ontvangstdatum dossiernummer ledenaantal

Wie kan materiaal lenen bij de ULDK? De volgende groepen kunnen materiaal lenen bij de ULDK: - jeugdverenigingen. Een jeugdvereniging is een privaatrechtelijke of feitelijke organisatie die onder educatieve begeleiding sociaal-culturele initiatieven neemt met jeugd in de vrije tijd. - andere verenigingen, onderwijsinstellingen, medisch-pedagogische instituten (mpi’s) en overheden. In de periode van 10 juli tot en met 20 augustus wordt aan die groep geen materiaal uitgeleend. Wanneer kunt u een aanvraag indienen? Het tijdstip waarop u een aanvraag kunt indienen, is afhankelijk van het soort aanvraag. - Jeugdverenigingen kunnen de aanvraag op zijn vroegst indienen vanaf 1 oktober van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin de activiteit plaatsvindt, en op zijn laatst één maand voor de startdatum van de activiteit. - Andere verenigingen, onderwijsinstellingen, mpi’s en overheden kunnen de aanvraag op zijn vroegst indienen vanaf 1 januari van het jaar waarin de activiteit plaatsvindt, en op zijn laatst één maand voor de startdatum van de activiteit. - Als het gaat om de organisatie van een groot evenement, moet u de aanvraag op zijn laatst twee maanden voor de datum van dat evenement indienen. U kunt alleen materiaal aanvragen voor activiteiten tussen 15 maart en 15 november. Aan wie bezorgt u deze aanvraag? U vult deze aanvraag elektronisch in, drukt ze vervolgens af, ondertekent ze en stuurt ze t.a.v. Nathalie Van Steenwinkel naar het adres bovenaan op dit formulier. De datum van de poststempel geldt als indiendatum.

Informatie over de aanvraag 1 Kruis aan om welke soort aanvraag het gaat. aanvraag voor een jeugdvereniging aanvraag voor een andere vereniging, een onderwijsinstelling, mpi of een overheid aanvraag voor de organisatie van een groot evenement door een jeugdvereniging aanvraag voor de organisatie van een groot evenement door een andere vereniging, een onderwijsinstelling, een mpi of een overheid

Gegevens van de aanvragende vereniging of organisatie 2 Vul hieronder de gegevens van de jeugdvereniging, andere vereniging, onderwijsinstelling, mpi of overheid in. Het ondernemingsnummer hoeft u alleen in te vullen als het om een overheid, onderwijsinstelling, mpi of andere vereniging gaat. Als u geen ondernemingsnummer invult, zal de factuur op naam van de aanvrager worden opgemaakt. Bij ‘aansluitingsnummer’ vult u het aansluitingsnummer bij de landelijk georganiseerde vereniging in. U hoeft dat nummer alleen in te vullen als het om een jeugdvereniging gaat. naam gemeente ondernemingsnummer aansluitingsnummer

.

.

3 Beschrijf kort wat uw vereniging of organisatie doet en welke doelstellingen ze heeft. Jeugdverenigingen hoeven deze vraag niet te beantwoorden.

Gegevens van de aanvrager 4 Vul hieronder de gegevens van de aanvrager in. Voor de ULDK is de aanvrager de persoon die dit aanvraagformulier ondertekent. De ULDK beschouwt die persoon als het enige aanspreekpunt en de enige verantwoordelijke tijdens de volledige duur van de uitleenprocedure. De aanvrager moet meerderjarig zijn op het ogenblik van de aanvraag. voor- en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer gsm-nummer e-mailadres rijksregisternummer

Informatie over de aanvraag 5 Vul hieronder de gegevens in van de activiteit waarvoor u het materiaal aanvraagt. periode

van

tot en met

naam van de locatie straat en nummer postnummer en gemeente aantal deelnemers aard van het initiatief gemengd initiatief

ja

nee

Informatie over het materiaal 6 Vul hieronder de gegevens in van het materiaal dat u wilt lenen. - Jeugdverenigingen kunnen maximaal 400 slaapplaatsen aanvragen; andere verenigingen, onderwijsinstellingen, mpi’s en overheden maximaal 250 slaapplaatsen, tenzij het om een groot evenement gaat. - In juli en augustus kunt u maar voor maximaal 15 opeenvolgende dagen materiaal aanvragen, dag van afhaling en inlevering niet inbegrepen. - De ULDK is gesloten op zaterdagen, zon- en feestdagen. Opgelet! Sinds 2015 heeft de ULDK maar één centraal afhaal- en inleverpunt meer in gebruik, namelijk in de nieuwe locatie in Nossegem. De uitleenpost in Lichtaart, die alleen in de maanden juli en augustus open was, sluit dus zijn deuren. aantal seniortenten aantal patrouilletenten

Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in 2015 - pagina 2 van 3

afhaling ten laatste op

dag

voorkeur tijdstip afhaling inlevering ten vroegste op

maand

voormiddag dag

voorkeur tijdstip inlevering

maand

voormiddag

jaar

namiddag jaar

namiddag

Ondertekening 7 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn. Ik verklaar dat ik ULDK op de hoogte zal brengen van elke wijziging die betrekking heeft op deze aanvraag. Ik verklaar dat ik kennis heb genomen van het uitleenreglement van de ULDK en dat ik akkoord ga met de bepalingen van het uitleenreglement. datum

dag

maand

jaar

handtekening voor- en achternaam

Hoe gaat het nu verder met uw aanvraag? 8 Als uw aanvraag wordt aanvaard, stuurt de ULDK u een toezeggingsformulier. Dat formulier – dat op zijn vroegst verstuurd wordt begin februari van het jaar waarin de activiteit plaatsvindt – vermeldt het aantal toegezegde tenten, de datum, het uur en de plaats van afhaling en inlevering van het materiaal, het achteraf te betalen huurgeld voor het lenen van het materiaal en het aantal personen dat de aanvrager moet meebrengen voor het laden en lossen van het toegezegde materiaal. Als uw aanvraag niet wordt aanvaard, stuurt de ULDK u een weigeringsformulier. Daarin vermeldt de ULDK expliciet waarom de aanvraag werd geweigerd. Belangrijk! Als een bepaald type tent niet meer voorradig is, heeft de ULDK het recht om dat type te vervangen door een ander type, rekening houdend met het aantal gevraagde slaapplaatsen. De annulering, vermindering van het toegezegde materiaal, wijziging van de datum (afhaal- of inleveringdatum of periode van uitlening) of wijziging van de plaats waar het toegezegde materiaal zou worden opgesteld, is kosteloos als u ze uiterlijk 45 dagen voor de datum waarop u het materiaal komt afhalen, aan de ULDK meedeelt. U moet die wijzigingen schriftelijk (per brief, fax of e-mail) meedelen. Als u uw aanvraag annuleert of het toegezegde materiaal vermindert en u die wijziging minder dan 45 dagen voor de datum van afhaling van het materiaal aan de ULDK meedeelt, moet u het verschuldigde huurbedrag toch betalen. Als de afhaal- of inleveringdatum of de periode van uitlening verandert of als de plaats waar het toegezegde materiaal zou worden opgesteld verandert, en u die wijziging minder dan 45 dagen voor de datum van afhaling van het materiaal aan de ULDK meedeelt, worden 30 euro administratiekosten aangerekend. U moet het toegezegde materiaal afhalen op de plaats, de dag en het uur die vermeld staan op het toezeggingsformulier. U moet bovendien het minimaal vereiste aantal personen meebrengen, dat op dat formulier staat. Al het toegezegde materiaal moet op hetzelfde moment worden afgehaald. U kunt het volledige uitleenreglement van de ULDK raadplegen op www.uldk.be.

Privacywaarborg 9 De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand dat de ULDK gebruikt voor de behandeling van uw dossier. Uw gegevens worden eveneens gebruikt om informatie over het jeugdbeleid te verspreiden en ze kunnen later ook anoniem verwerkt worden voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. U hebt het recht om uw gegevens te raadplegen en zo nodig te laten verbeteren.

Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in 2015 - pagina 3 van 3

Aanvraag van een toestemming voor een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein, beheerd door ANB ANB – Antwerpen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Anna Bijnsgebouw Lange Kievitstraat 111/113 bus 63 2018 ANTWERPEN Tel. 03 224 62 62 - Fax 03 224 60 90 E-mail: [email protected] ANB – Limburg Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Koningin Astridlaan 50 bus 5 3500 HASSELT Tel. 011 74 25 50 - Fax 011 74 25 39 E-mail: [email protected] ANB – Oost-Vlaanderen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 73 9000 GENT Tel. 09 276 20 00 - Fax 09 276 20 05 E-mail: [email protected]

ANB-33-20120820

In te vullen door de behandelende afdeling

ontvangstdatum registratiedatum ANB – Vlaams-Brabant Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Diestsepoort 6 bus 75 3000 LEUVEN Tel. 016 66 63 00 - Fax 016 66 63 05 E-mail: [email protected] ANB – West-Vlaanderen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Jacob van Maerlantgebouw Koning Albert I-laan 1/2 bus 74

8200 BRUGGE (SINT-MICHIELS) Tel. 050 24 77 40 - Fax 050 24 77 45 E-mail: [email protected]

Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier vraagt u een toestemming aan voor het uitoefenen van een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein (bos, Vlaams natuurreservaat, park of natuurgebied), beheerd door het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB). De toestemming past in het kader van het besluit Vlaamse Regering van 5 december 2008 betreffende de toegankelijkheid van de bossen en de natuurreservaten. Wanneer moet u dit formulier invullen? Voor u dit formulier invult, kunt u het best eerst de richtlijnen over de organisatie van een activiteit raadplegen. Zo komt u snel te weten of u voor de geplande activiteit een toestemming moet aanvragen. De richtlijnen kunt u raadplegen via de website www.natuurenbos.be, thema Toegankelijkheid. Wanneer en aan wie moet u dit formulier uiterlijk bezorgen? Stuur dit formulier uiterlijk twee weken voor de aanvang van de activiteit op naar het aanspreekpunt Recreatief Medegebruik van de provinciale dienst van het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) van de provincie waar het grootste deel van de activiteit wordt gepland. De adressen staan bovenaan op dit formulier.

Gegevens van de organisator 1 Vul hieronder de gegevens van de organisator in. Bij ‘gsm contactpersoon’ vult u het gsm-nummer in van de contactpersoon tijdens de activiteit.

voor- en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer gsm contactpersoon faxnummer e-mailadres 2 Welke vereniging of organisatie vertegenwoordigt de organisator? naam website

Aanvraag van een toestemming voor een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein, beheerd door ANB - pagina 2 van 3

Gegevens van de geplande activiteit 3 Kruis hieronder de activiteit aan die u wilt organiseren. wandeltocht

fiets- of MBT-tocht

ruiteractiviteit

menactiviteit

andere activiteit:

4 Welke soort activiteit organiseert u? een eendaagse activiteit.

Vul hieronder de gegevens van die eendaagse activiteit in.

datum van de activiteit

dag

maand

jaar

beginuur einduur verwacht aantal deelnemers verwacht aantal toeschouwers een meerdaagse activiteit. Vul

hieronder de gegevens van die meerdaagse activiteit in.

startdatum van de activiteit

dag

maand

jaar

einddatum van de activiteit

dag

maand

jaar

beginuur startdatum einduur einddatum verwacht aantal deelnemers verwacht aantal toeschouwers 5 Geef hieronder een omschrijving van de activiteit die u wilt organiseren. U moet de omschrijving staven met een kaart (schaal minstens 1/25 000). Meer informatie daarover vindt u in vraag 9.

6 Werd de activiteit al eens eerder georganiseerd? ja. Vul hieronder de gegevens van die eerdere activiteit in. Bij het effectieve aantal deelnemers vult u alle deelnemers in, ook de toeschouwers.

laatste jaargang

dag

maand

jaar

locatie of parcours effectief aantal deelnemers nee

7 Vul hieronder de naam in van het gebied waar u de activiteit wilt organiseren.

Aanvraag van een toestemming voor een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein, beheerd door ANB - pagina 3 van 3

8 Kruis hieronder aan via welke kanalen de activiteit zal worden aangekondigd voor het publiek en specificeer eventueel op de stippellijn ernaast. U moet de voorwaarde voor aankondiging in acht nemen, namelijk dat de geplande activiteit door ANB is toegestaan. website: flyer: persbericht: ander kanaal:

Bij te voegen bijlagen 9 Voeg bij uw aanvraag een kaart, schaal 1/25 000 of meer gedetailleerd, waarop u het parcours of de zone waarop de activiteit plaatsvindt, en de aard en de ligging van eventuele extra tijdelijke inrichtingen zoals controleposten of inschrijvingsposten hebt aangeduid. Als u notities maakt op de kaart, moet u ervoor zorgen dat de achterliggende kaartgegevens goed leesbaar blijven.

Ondertekening 10 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat ik gevolmachtigd ben om deze eenmalige niet-risicovolle activiteit aan te vragen.

datum van de aanvraag

dag

maand

jaar

voor- en achternaam Aan wie bezorgt u deze aanvraag? 11 Bezorg deze aanvraag aan het aanspreekpunt recreatief medegebruik van de Provinciale Dienst van het Agentschap voor Natuur en Bos waar het grootste deel van de activiteit wordt gepland. U vindt de contactgegevens bovenaan op dit formulier.

Aanvraag van een machtiging voor een eenmalige risicovolle activiteit in een bos of natuurreservaat ANB – Antwerpen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Anna Bijnsgebouw Lange Kievitstraat 111/113 bus 63 2018 ANTWERPEN Tel. 03 224 62 62 - Fax 03 224 60 90 E-mail: [email protected] ANB – Limburg Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Koningin Astridlaan 50 bus 5 3500 HASSELT Tel. 011 74 25 50 - Fax 011 74 25 39 E-mail: [email protected] ANB – Oost-Vlaanderen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Gebroeders Van Eyckstraat 4-6 9000 GENT Tel. 09 265 46 40 - Fax 09 265 45 88 E-mail: [email protected]

ANB-14-20120820

In te vullen door de behandelende afdeling

ontvangstdatum registratiedatum ANB – Vlaams-Brabant Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Diestsepoort 6 bus 75 3000 LEUVEN Tel. 016 66 63 00 - Fax 016 66 63 05 E-mail: [email protected] ANB – West-Vlaanderen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Jacob van Maerlantgebouw Koning Albert I-laan 1/2 bus 74

8200 BRUGGE (SINT-MICHIELS) Tel. 050 24 77 40 - Fax 050 24 77 45 E-mail: [email protected]

Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier vraagt u een machtiging aan voor het uitoefenen van een eenmalige risicovolle activiteit in een bos, een Vlaams natuurreservaat of een erkend natuurreservaat, zoals een MTB-toertocht, of een georganiseerde ruiter- of menactiviteit. De machtiging past in het kader van het besluit Vlaamse Regering van 5 december 2008 betreffende de toegankelijkheid van de bossen en de natuurreservaten. Wanneer moet u dit formulier invullen? Voor u dit formulier invult, kunt u het best eerst de richtlijnen over risicovolle activiteiten raadplegen. Zo komt u snel te weten of u voor de geplande activiteit een machtiging moet aanvragen. De richtlijnen kunt u raadplegen via de website www.natuurenbos.be. Wanneer en aan wie moet u dit formulier uiterlijk bezorgen? Stuur dit formulier uiterlijk vijf weken voor de aanvang van de activiteit op naar het aanspreekpunt Recreatief Medegebruik van de provinciale dienst van het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) van de provincie waar het grootste deel van de activiteit wordt gepland. De adressen staan bovenaan op dit formulier.

Gegevens van de organisator 1 Vul hieronder de gegevens van de organisator in. voor- en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer gsm-nummer faxnummer e-mailadres 2 Welke vereniging of organisatie vertegenwoordigt de organisator? naam website

Aanvraag van een machtiging voor een eenmalige risicovolle activiteit in een bos of natuurreservaat - pagina 2 van 3

Gegevens van de geplande activiteit 3 Kruis hieronder de activiteit aan die u wilt organiseren. menactiviteit

ruiteractiviteit

MBT-activiteit

andere activiteit:

4 Welke soort activiteit organiseert u? een eendaagse activiteit.

Vul hieronder de gegevens van die eendaagse activiteit in.

datum van de activiteit

dag

maand

jaar

beginuur einduur verwacht aantal deelnemers verwacht aantal toeschouwers een meerdaagse activiteit. Vul

hieronder de gegevens van die meerdaagse activiteit in.

startdatum van de activiteit

dag

maand

jaar

einddatum van de activiteit

dag

maand

jaar

beginuur startdatum einduur einddatum verwacht aantal deelnemers verwacht aantal toeschouwers 5 Geef hieronder een omschrijving van de activiteit die u wilt organiseren. U moet de omschrijving staven met een kaart (schaal minstens 1/25 000). Meer informatie daarover vindt u in vraag 9.

6 Werd de activiteit al eens eerder georganiseerd? ja. Vul hieronder de gegevens van die eerdere activiteit in. Bij het effectieve aantal deelnemers vult u alle deelnemers in, ook de toeschouwers.

laatste jaargang

dag

maand

jaar

locatie of parcours effectief aantal deelnemers nee

7 Vul hieronder de naam in van het gebied waar u de activiteit wilt organiseren.

Aanvraag van een machtiging voor een eenmalige risicovolle activiteit in een bos of natuurreservaat - pagina 3 van 3

8 Kruis hieronder aan via welke kanalen de activiteit zal worden aangekondigd voor het publiek en specificeer eventueel op de stippellijn ernaast. U moet de voorwaarde voor aankondiging in acht nemen, namelijk dat de geplande activiteit door ANB is gemachtigd. website: flyer: persbericht: ander kanaal:

Bij te voegen bijlagen 9 Voeg bij uw aanvraag een kaart, schaal 1/25 000 of meer gedetailleerd, waarop u het parcours of de zone waarop de activiteit plaatsvindt, en de aard en de ligging van eventuele extra tijdelijke inrichtingen zoals controleposten of inschrijvingsposten hebt aangeduid. Als u notities maakt op de kaart, moet u ervoor zorgen dat de achterliggende kaartgegevens goed leesbaar blijven.

Ondertekening 10 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat ik gevolmachtigd ben om deze risicovolle activiteit aan te vragen.

datum van de aanvraag

dag

maand

jaar

voor- en achternaam Aan wie bezorgt u deze aanvraag? 11 Bezorg deze aanvraag aan het aanspreekpunt recreatief medegebruik van de Provinciale Dienst van het Agentschap voor Natuur en Bos waar het grootste deel van de activiteit wordt gepland. U vindt de contactgegevens bovenaan op dit formulier.

Aanvraag voor kampactiviteiten in Waalse bossen Plan je tijdens je kamp in Wallonië activiteiten in het bos (allicht!!), dan moet je hiervoor toestemming vragen aan het Waalse Bosbeheer. Hier lees je wat je daarvoor te doen staat. Vul onderstaand formulier in en stuur het met de post of per mail naar de ‘chef’ van het ‘cantonnement’ waar jij op kamp gaat. Voor tentenkampen stop je bij dit aanvraagformulier een kopie van de stafkaart (1/25.000 of 1/20.000) van je kampplaats. Hierop duid je de exacte plek van je kampplaats aan en best ook welk(e) bos(sen) je graag wil gebruiken. Stafkaarten (topografische kaarten) bestellen kan via www.ngi.be (op papier of CD-rom) of in diverse speciaalzaken. Zorg ook bij je digitale aanvraag voor een duidelijke kaart als bijlage (bij voorkeur een scan of digitale versie van de stafkaart).

Het juiste cantonnement vind je via www.natuurenbosspel.be: ga verder als ‘jeugdwerker’ en klik op ‘boswachter of cantonnement zoeken’. Hier typ je de naam in van de gemeente waar je kampplaats ligt, en je krijgt de naam van het lokale cantonnement waarin jouw kampplaats is gelegen. Opgelet: de gemeente (niet deelgemeente) moet juist – Frans – gespeld worden, zelfs koppeltekens. Probeer als het niet zou lukken ook eens de postcode van je kampgemeente. Op www.steunpuntjeugd.be/bosennatuur vind je bij ‘adressen’ een volledige adressenlijst van alle cantonnements, inclusief mailadres en telefoonnummer. Het is niet nodig de contactgegevens van Waalse boswachters op te zoeken, je krijgt naam en telefoonnummer vanzelf opgestuurd als antwoord op deze aanvraag.

Niet vergeten: opsturen voor 1 mei!

Wil je toch de adresgegevens van je boswachter opzoeken? (triage = boswachterij / préposé = boswachter) Surf met Internet Explorer naar http://cartocit1.wallonie.be/pw. Je krijgt een zoekprogramma met invulvakjes. Stap 1: Typ de eerste letters van je kampgemeente in het meest linkse invulvak. Klik op >> en selecteer je kampgemeente vervolgens in de uitklaplijst. Klik op ‘visualiser les données’. Stap 2: Vink links bovenaan het thema ‘Patrimoine naturel’ aan en klik ‘Appliquer’. Vink bij de gegevenslijst ‘Qui contacter à la DNF’ aan en klik ‘Appliquer’. Stap 3: Klik op de selectietool en selecteer het bos waarin je wil spelen. Dit is belangrijk, enkel voor geselecteerde bossen krijg je links een kadertje met ‘triage’: de naam van de boswachter, zijn telefoonnummer én adres. Je kan indien nodig wat in- of uitzoomen door rechtsboven op een groter of kleiner bolletje te klikken. Om je kampplaats makkelijker terug te vinden, kan je eventueel even het thema ‘atlas des rues’ of ‘vue du ciel’ aanklikken omdat op deze kaarten ook straatnamen terug te vinden zijn. Je kan deze kaarten ook gebruiken als basis om digitaal een kaartje(s) te maken waarop je de bossen aanduidt waar je op kamp graag wil spelen, om bij te voegen bij je aanvraagformulier als je ervoor kiest dit digitaal te doen. Stap 4: Scroll in de gegevenslijst naar ‘triage’ en ‘préposé’ voor de gegevens van je boswachter. Andere manieren om het adres van ‘jouw’ boswachter te krijgen: via de eigenaar van je kampplaats (live, tel. of e-mail) of via het gemeentehuis van je kampgemeente (tel of e-mail).

DEMANDE D'ORGANISATION D'ACTIVITES DANS LES BOIS ET FORETS SOUMIS AU REGIME FORESTIER

AANVRAAG VOOR KAMPACTIVITEITEN IN WAALSE BOSSEN Bezorg dit formulier voor 1 mei aan de Chef du Cantonnement bevoegd voor de bossen waarin je activiteiten plant Nom du mouvement de jeunesse (Fédération) : Naam van de jeugdbeweging (koepel) Nom du groupe : Naam van de groep ( lokale afdeling) Responsable du camp : (nom , adresse personnelle et n° GSM ) Kampverantwoordelijke (naam, adres, GSM, liefst Franssprekend )

Coordonnée d’un second animateur qui sera présent au camp : Reserve kampverantwoordelijke (naam, adres, GSM, liefst Franssprekend)

Pour les camps dans un bâtiment : adresse du camp : Kampadres voor kampen in gebouwen Pour les camps sous tente, joindre 1 extrait de carte au 1/20.000 ou 25.000 et situer le camp. Situeer tentenkampen op een bij te voegen kaart schaal 1/20 000 of 1/25 000 Nom et adresse du propriétaire de l'endroit de camp : Naam en adres van de kampeigenaar/verhuurder

Nombre de participants :

Age des participants :

Aantal deelnemers

Leeftijd van de deelnemers

Nombre de moniteurs : Aantal begeleiders Date d’arrivée (précamp compris) :

Date de départ (postcamp compris) :

Aankomstdatum (voorkamp inbegrepen)

Vertrekdatum (nakamp inbegrepen)

Le groupe désire organiser des activités dans des zones d’accès libre dans les environs : De groep wil activiteiten organiseren in vrij toegankelijke zones in bossen bij de kampplaats en/of in de omgeving van …

du camp d’un autre emplacement situé à : …….

Le groupe désire-t-il une activité « nature » avec l’Agent des forêts? (oui / non) Wenst de groep een natuuractiviteit met de boswachter? (ja / nee)

Signature du demandeur Handtekening van de aanvrager

MEDISCHE FICHE VAN …………………….……………………….. Hallo, Graag vragen we de ouders om deze medische fiche zorgvuldig in te vullen. Indien je bepaalde gegevens mondeling wil toevertrouwen, of als er iets in de medische toestand van je kind verandert, neem dan contact op met de takleiding. De ingevulde gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Ze worden alleen gebruikt door de leiding en eventuele medische dienstverleners. Kleef onderaan ook een strookje van het ziekenfonds met een hoekje vast en vergeet je SISkaart niet mee te nemen/geven voor het kamp/weekend!

1. Persoonsgegevens Naam & voornaam: Tak: Adres:

GSM moeder: GSM vader: Vaste telefoon: e-mailadres:

2. Medische gegevens Gegevens van de huisarts van je kind: Naam:

Telefoon:

Adres: Wie contacteren we bij een noodgeval, indien ouders niet bereikbaar zijn? Telefoon: Naam: Adres: Mag je kind deelnemen aan normale scouts- en gidsenactiviteiten? Sport: JA /NEEN Trektocht: JA /NEEN Spel: JA /NEEN Zwemmen: JA /NEEN Zijn er aandachtspunten waarmee we rekening moeten houden? (bvb. vlug moe, slaapwandelen, …)

Zijn er ziektes te melden? (bvb. astma, suikerziekte, epilepsie, hartziekten, …)

Is je kind de laatste drie maand in contact gekomen met een besmettelijke ziekte?

Moet hij/zij geneesmiddelen innemen? Zoja, vul dan onderstaand schema aan en bezorg de noodzakelijke medicatie aan de takleiding. Hoeveel maal Wanneer? Naam geneesmiddel per dag?

Heeft je kind allergieën? (bvb. geneesmiddelen, bepaalde stoffen of levensmiddelen, insectenbeten, …)

Moet hij/zij een bepaald dieet volgen? (bvb. lactosevrij, glutenvrij, …)

Werd je kind gevaccineerd tegen tetanus (klem)? NEEN In welk JA jaar?

Wat is zijn/haar bloedgroep?

Geef je de toestemming aan de leiding om - in dringende gevallen - pijnstillende of koortswerende medicatie die vrij verkrijgbaar is in de apotheek (bvb. Paracetamol) toe te dienen aan je kind? JA / NEEN Andere inlichtingen of opmerkingen?

Datum en handtekening:

Volgens de wet op de privacy mogen wij deze gegevens na het weekend/kamp niet bijhouden. Bovendien verandert deze informatie heel gauw. Daarom vragen wij voor elk weekend of kamp een nieuwe medische fiche. Bedankt voor je begrip.

Ouderlijke toestemming voor verblijf in het buitenland Parental authorization for a stay abroad Autorisation parentale pour un séjour à l’étranger Ondergetekende (vader/moeder/voogd) The undersigned (father/mother/guardian) Le/la soussigné(e) (père/mère/tuteur) Geeft hiermee toelating aan Gives hereby permisson to Donne la permission par la présente à Geboren op born the né le Een reis te maken naar … begeleid door … To make a journey to … leaded by … De faire un voyage en … accompagné par … van … tot … from … until … à partir du … jusqu’au …

Gedaan te ………………………………………. op …………………………………… Handtekening:

Gezien voor echt verklaring van bovenstaande handtekening van:

……………………………………………………………………………………….

op:

…..…./…………./20…

Voor de burgemeester, De afgevaardigde beambte,