Accreditatie en psychiatrie: een geslaagd huwelijk? Alexianen Zorggroep Tienen

Accreditatie en psychiatrie: een geslaagd huwelijk? Ivo Vanschooland

Teamcoördinator Verslavingszorg

Wendy Donders Coördinator Accreditatie

Alexianen Zorggroep Tienen 22 oktober 2015

PLANNING      

Voorstelling Team Verslavingszorg Kennismaking deelnemers Motivatie en keuze Traject Audit Nabeschouwing • •



Voorbeelden en ‘hete hangijzers’ • • • •



Kritische succesfactoren Impact Patiëntidentificatie Handhygiëne Patiëntenrechten Informatieveiligheid

Vragen

PLANNING  Voorstelling Team Verslavingszorg     

Kennismaking deelnemers Motivatie en keuze Traject Audit Nabeschouwing • •







Vragen

Geestelijke gezondheidszorg PK Alexianen Tienen Team Verslavingszorg

Ouderenzorg WZC Sint-Alexius WZC Huize Nazareth

Team Eetstoornissen Team Jongeren Team Ouderen Team Algemene Regionale Psychiatrie

Hestia vzw Vermaatschappelijkte GGZ

Park Passionisten Woonzorgwijk

Team Verslavingszorg o.l.v. Dr. H. Peuskens TEAM VERSLAVINGSZORG 55 bedden + 10 stoelen Observatie

Groep A

Groep B 

Groep C 

Kwadraat

Groep D

Nazorg A

Nazorg B

Nazorg C

Indiv. nazorg

Nazorg D

PLANNING 

Voorstelling Team Verslavingszorg

 Kennismaking deelnemers    

Motivatie en keuze Traject Audit Nabeschouwing • •







Vragen

En u?

Wie? Functie? Setting? Ervaring met / kennis over accreditatie? Verwachtingen en doelstellingen?

PLANNING  

Voorstelling Team Verslavingszorg Kennismaking deelnemers

 Motivatie en keuze   

Traject Audit Nabeschouwing • •







Vragen

Waarom accrediteren? INTERN GERICHT DOEL - Investeren in kwaliteit en veiligheid - Borgen van de kwaliteit die er is (vb. expertise-centra) - Verbeteren van de lacunes - Installeren van ‘verbetercultuur’ – dynamische organisatie - Installeren van structuren en systemen die de ‘kwaliteit’ dragen EXTERN GERICHT DOEL - Aantoonbaar maken dat wij een organisatie in beweging zijn op de weg van kwaliteit - Marktpositie verstevigen - Maatschappelijke tendens: ‘verantwoording’ van zorg

Ziekenhuisbrede of deelaccreditatie? Ingetekend voor DEELACCREDITATIE Team Verslavingszorg (TVZ) 

Korte termijn: • Werken met afdeling die daarvoor gemotiveerd is • Houdt TVZ op koers en ontlast (ten dele) andere afdelingen • Thema accreditatie & audits wordt geïntroduceerd in het gehele ziekenhuis • ‘Beheersbaar’ proces • Ervaring opdoen • Mogelijkheid tot faseren: vb. ‘customised’ versie voor medicatie

• Lange termijn: • Uitbreiding naar ziekenhuisbrede accreditatie is mogelijk • Voordeel voor andere afdelingen: • Ziekenhuisbrede normen zijn reeds geïmplementeerd • Bouwen op de bij deelaccreditatie opgedane expertise • ‘The mission is possible’

Accreditatie-instituut kiezen NIAZ: Nederland Instituut voor Accreditering in de Zorg

-

De normen (Kzi 2.3) waren specifiek opgesteld voor GGZ – inmiddels migratie naar Qmentum Nadruk op patiëntveiligheid en kwaliteit door continue verbetering Voertaal = Nederlands Deelaccreditatie mogelijk Ruimte voor eigen invulling in de manier waarop aan standaarden wordt voldaan: +++ Gap-analyse via Self Assessments: betrokkenheid werkvloer 

PLANNING   

Voorstelling Team Verslavingszorg Kennismaking deelnemers Motivatie en keuze

 Traject  

Audit Nabeschouwing • •







Vragen

De rode draad IMPLEMENTEREN VAN EEN KWALITEITSSYSTEEM MET EEN NORMENSTELSEL ALS LEIDRAAD Dit houdt in dat een heel aantal organisatorische activiteiten de kwaliteitscyclus moeten doorlopen, i.e. de telkens (cyclisch) herhaalde stappen van iets te bedenken om een bepaald resultaat te bereiken (plan), het uitvoeren (do), kijken of het werkt (check) en vervolgens zo nodig bijstellen (act) = PDCA

De grote lijnen… -

-

Juni 2011: Thema ‘accreditatie’ eerste keer ter sprake op jaargesprek Dagelijks Bestuur – stuurgroep April 2012: Ziekenhuisbrede infosessie over accreditatie Januari 2013: Opleiding ‘Normkennis KZi 2.3’ April 2013: Introductie accreditatieprogramma Qmentum

Januari 2014: Portal Qmentum beschikbaar Juli 2014: Vertaalde normen mét vertaalde én aangepaste richtlijnen beschikbaar Juni 2015: Externe audit NIAZ!

Qmentum? Piloot gezocht! Get ready for flight!

Accreditatiecyclus NIAZ-Qmentum

Accreditatiecyclus NIAZ-Qmentum 25 & 26 juni 2015

Voorbereiding

 Normen ondergebracht in ‘normensets’ • Vier universele normensets  Leiderschap  Governance  Infectiepreventie  Medicatiebeheer • Overige ‘op maat’ – afhankelijk van werking  Elke norm is voorzien van verschillende criteria • drie niveaus: goud, platina, diamant • vertegenwoordigen stappen in PDCA-cyclus  ROP = Required Organizational Practice – 100%

Het ‘echte’ werk… -

-

-

-

Informeren van de medewerkers + thema accreditatie op de agenda plaatsen (afdelingen, artsen, leidinggevend kader,…) Uitzetten Self Assessments • Web based • Goede dekking (per normenset) en spreiding (geheel van normensets) voorzien Verwerken van de uitslag (‘Road Map’) binnen de verbeterteams • Uitzetten en uitvoeren verbeteracties • Coördinatie en overleg = zeer belangrijk! Interne audits: opleiding en implementatie van het systeem • 4 interne auditoren • Gespreid over disciplines en afdelingen Implementatie Documentbeheersysteem (eigen beheer) Verdere opvolging meld- en leersysteem EXTERNE AUDIT op 25 en 26 juni 2015

PLANNING    

Voorstelling Team Verslavingszorg Kennismaking deelnemers Motivatie en keuze Traject

 Audit 

Nabeschouwing • •






Kritische succesfactoren Impact Patiëntidentificatie Handhygiëne Patiëntenrechten Patiëntveiligheid

Vragen

DE EXTERNE AUDIT

VOORBEREIDING

UITVOERING

AFRONDING

DE EXTERNE AUDIT

VOORBEREIDING

UITVOERING

AFRONDING

DE EXTERNE AUDIT

VOORBEREIDING

UITVOERING

AFRONDING

DE EXTERNE AUDIT

VOORBEREIDING

UITVOERING

AFRONDING

De externe audit: voorbereiding ‘IN DE COULISSEN’ 1.

Communicatie  Directie, artsen, staf en andere medewerkers • •

 

Afdeling: nieuwsbrieven, proceduretrainingen, boostersessies Ziekenhuisbreed • •

2.

Vroeg: datum audit i.f.v. aanwezigheid en agenda Later: verfijning planning (openings- en slotbijeenkomst, interviews, tracers)

Stand van zaken via personeelsblad & ‘Bericht van de directeur’ Uitnodiging openings- en slotbijeenkomst

Opleiding Team Verslavingszorg  Proceduretrainingen  Boostersessies • • • • •

Tracer opstellen Casussen Hoe zijn wij in orde met… Waar vind ik wat ik nodig heb? …

3.

4.

5. 6. 7.

8.

Planning  ‘Checklist’ NIAZ (informatica, catering)  Planning i.f.v. auditoren → verfijnen + planning i.f.v. eigen medewerkers  Interviews met ‘externen’: RvB Gent, familie, EPSI VIR en kritische processen  Interne audit (7 mei 2015)  Extra Check Check nieuwe intranet Zelfevaluaties (groen, oranje, rood) - scans Ronde voorzitters verbeterteams  Overlopen stand van zaken en ondernomen acties  Puntjes op de i Buddies kiezen (profiel) en informeren

9.

10. 11. 12. 13.

Centrale telefoonlijn inleggen  Voor buddies en interviewees  Verzamelen feedback Personeel informeren over inhoud geheimhoudingsverklaring Patiënten inlichten ‘De Tour’: afdeling, ziekenhuis, domein, folders & brochures, intranet, internet,… Het laatste puntje van de to do-lijst schrappen en…

TERUGBLIK 1.

Piloot zijn =

TERUGBLIK 2.

Normensets   

3.

Een deelaccreditatie = veel omvangrijker dan verwacht   

4. 5. 6.

Diagnostische Beeldvorming = overshooting voor onze instelling Grote overlap tussen Ambulante Zorg, Geestelijke Gezondheidszorg en Middelenmisbruik & Verslaving = tijdverlies Toepassingsgebied van Ambulante Zorg moet goed gedefinieerd worden Strakke deadline Grote work load Véél veranderingen op korte tijd

Te grote verbeterteams werken niet Goede interne communicatie = zéér belangrijk + vraagt tijd! Interne audits als voorwaarde = top! Self assessments niet verplichten = ook top!  7. Voorbereiding en planning externe audit vraagt meer tijd dan verwacht 8. Geruststellen van mensen: idem 9. Duidelijke auditplanning = houvast 10. Flexibiliteit in auditplanning = pluspunt!

De externe audit: uitvoering VERLOOP DAG 1 1. 2. 3. 4.

Kennismaking directie Openingsbijeenkomst (open) Interviews met directie, afvaardiging medische raad en stafmedewerkers Tracers Patiënttracers

Patiënt met medicatieverslaving in nabehandeling (Dr.)

Organisatorische tracers Logistiek (voeding/linnen/schoonmaak) Aankoopdossier en uitvoeren van herstellingen Bouw en verbouwing

5.

Interviews

Directie en afvaardiging Medische Raad

Stafmedewerkers i.v.m. kwaliteit

Raad van Bestuur

Kwaliteitsbeleid

Verwijzers (EPSI) – 2x

Comité ziekenhuishygiëne

6.

Feedbackbijeenkomst (open)

VERLOOP DAG 2 1.

Tracers Patiënttracer

Opgenomen patiënt met alcoholverslaving (Dr.)

Organisatorische tracer Medicatiebeheer Aanwerving, introductie en loopbaanbegeleiding van een psychiatrisch verpleegkundige

2.

Interviews

Afvaardiging Ethisch Comité

Medisch Farmaceutisch Comité

Familie

Preventie-adviseur

3. 4. 5.

Verslaglegging auditoren + bijkomende vragen Gesprek met de directie Slotbijeenkomst

FEEDBACK AUDITEES -

openingsbijeenkomst = nuttig, zorgt voor duiding en structuur timing wordt nauwgezet gevolgd duidelijke, gerichte en relevante vragen, grondig soms vrij algemene vragen onzekerheid platina en diamanten normen worden ook bevraagd detailvragen over sommige processen auditoren vullen elkaar goed aan goede kennis van hoe het er op de werkvloer aan toe gaat is belangrijk niet het gevoel dat ze er op uit waren om ons kost wat kost te ‘pakken’ ruimte om verslagen of andere documenten aan te leveren ook vragen die niet specifiek met ons eigen werkdomein te maken hadden, vb. opleiding handhygiëne en brand

-

Auditoren = vriendelijk, rustig en respectvol, komen geïnteresseerd over, en lieten ons ruimte om uit te spreken, waardoor we ons ‘op ons gemak’ en begrepen voelden

WAT NOG MEER? -

PDCA, PDCA, PDCA – ‘het systeem’ ‘Ongeveer’ = niet goed genoeg Voorbeelden Verslagen VIR’s worden overal bevraagd Double checks, triple checks, quadruple checks,… Buddy = werknemer Goed documentbeheer = handig  voor werknemers  voor auditoren

SLOTBIJEENKOMST -

Algemene inleiding door de voorzitter met globale feedback Feedback over geheel van accreditatieniveaus (goud, platina & diamant): + PPT met concreet cijfermateriaal – normensets & kwaliteitsdimensies Inhoudelijke duiding door elke auditor (+ en -) m.b.t. kritische processen Slotwoord door Dr. H. Peuskens, beleidsarts Team Verslavingszorg

De externe audit: afronding -

3 juli 2015: Ontvangst conceptrapport 10 juli 2015: Feedback conceptrapport

-

31 juli 2015: College voor Kwaliteitsverklaringen  Kwalitatieve weging (noodzakelijke voorwaarden) • Verbetercultuur? • Reproduceerbaarheid van verantwoorde zorg? • Veiligheid voldoende gewaarborgd? (vb. VIR hogere niveaus)

-

31 juli 2015: Ontvangst Accreditatiebesluit en definitief auditrapport

-

22 oktober 2015: Uitreiking certificaat op de studiedag van Team Verslavingszorg door Dhr. C.M. van Dun.

PLANNING     

Voorstelling Team Verslavingszorg Kennismaking deelnemers Motivatie en keuze Traject Audit

 Nabeschouwing • •







Vragen

Nabeschouwing KRITISCHE SUCCESFACTOREN 1.

Reëel engagement  Directie & staf • • • • • • •



Artsen & Medische Raad • • • •



Engagement uitdragen/communicatie Middelen ter beschikking stellen Rol opnemen in verbeterteams Verbeterteam Leiderschap & Governance Extra vergaderingen Knopen durven doorhakken Medewerkers motiveren en aansturen Accreditatie op agenda MR, CZH, MFC,… Rol opnemen in verbeterteams Betrokkenheid bij interne audits (auditor/auditee) ‘Do what you say’ – procedures volgen

Raad van Bestuur



Afdelingsleiding • • • •

•



Medewerkers – alle departementen! • •

2.

Input van medewerkers ‘op de vloer’ cruciaal i.f.v. werkbaarheid! Kansen om zich te tonen + om feedback te geven

Goede procesbegeleiding • • •

3.

Engagement uitdragen naar eigen medewerkers Rol opnemen in verbeterteam Afdelingsgebonden procedures optimaliseren Wegens deelaccreditatie: • Proefdraaien voor ziekenhuisbrede aanpassingen • Nieuwe initiatieven mee uitwerken ‘Proceduretrainingen’ en ‘boostersessies’

Planning en timing Afstemming en communicatie Motiveren (ABC)

Organisatie verbeterteams • •

Leidinggevenden als voorzitter Kernteams met ad hoc medewerkers

4. 5.

Interne afstemming & communicatie Documentbeheersysteem • •

6.

Beslissingen durven nemen rond hete hangijzers • • •

7.

In eigen beheer Ontwikkeld naar eigen behoeften, rekening houdend met de vereisten Patiëntidentificatie Handhygiëne Medicatiebeheer

Accreditatieprogramma van NIAZ-Qmentum dat eigen invulling toelaat, mits grondige onderbouwing en motivering

8.

Proceduretrainingen • • •

Procedures verbeteren en ontwikkelen Procedures trainen Kwaliteitsthema’s en –denken introduceren

IMPACT -

Investering van tijd, personeel, middelen: accreditatiecoördinator, werkgroep accreditatie, verbeterteams, kost accreditatie-programma, kost bijhorende opleidingen, documentbeheersysteem,…

-

Op korte termijn een verhoging van de werklast, doch op langere termijn een verbetering van de effectiviteit en efficiëntie verwacht

-

Kwaliteit op de agenda van alle ‘lagen’ van de kliniek – ‘anders denken’

-

Verbetercultuur ten gunste van veiligheid en kwaliteit, doch niet ten koste van autonomie en responsabilisatie patiënt

-

Met de neus op de feiten: eigen werking kritisch in vraag stellen, door het evidente (‘gewoontevorming’) heen kijken → motivatie voor verbetering

-

Stand van zaken integraal in kaart brengen & voorzien in systematische evaluaties en verbeteracties → beleidsmatig meer overzicht en integratie, meer richting, betere afstemming

-

Things get done: afstemmen, beslissen, handelen

-

Reproduceerbaarheid van zorg ↗ -

Méér processen beschreven Procedures verbeterd: sluiten beter aan bij de praktijk & duidelijker Procedures & formulieren makkelijker terug te vinden

-

Feedback interne en externe audits zorgen voor doelgerichte actie

-

Aanpassingen zowel op afdelingsniveau als ziekenhuisbreed

-

Deelaccreditatie → Ziekenhuisbrede accreditatie?

-

Voldoening, team spirit en motivatie

Klaar is Kees? PDCA, PDCA, PDCA,…



Kritische succesfactoren Impact

 Voorbeelden en ‘hete hangijzers’ • • • •



Patiëntidentificatie Handhygiëne Patiëntenrechten Informatieveiligheid

Vragen

Voorbeelden en hete hangijzers 1.

Illustratie aan de hand van ons intranet:  Zorgstrategisch plan, operationeel jaarplan, afdelingsbeleidsplan, verbeterplannen  Afdelingsbeleidsvisies en andere visieteksten  Procedures en documentbeheer  Productinformatiefiches  Instructiefiches ivm infecties  Evidence based guidelines  Vormingsaanbod  Meld- en leersysteem  …

2.

Patiëntidentificatie

3.

Handhygiëne

4.

Patiëntenrechten





Kritische succesfactoren Impact


Patiëntidentificatie Handhygiëne Patiëntenrechten Informatieveiligheid

 Vragen

VRAGEN?

[email protected]

Accreditatie en psychiatrie: een geslaagd huwelijk? Alexianen Zorggroep Tienen

Recommend Documents