PEMBUATAN APLIKASI IT MONITORING SYSTEM PADA PT. GRAHA LAYAR PRIMA 1
Ery Herawan (email:
[email protected])
1
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, Universitas Gunadarma (Jl. Margonda Raya 100, Depok)
ABSTRAK
PT. Graha Layar Prima, merupakan perusahaan yang bergerak dibidang hiburan membawahi salah satu brand bioskop di Indonesia. Perusahaan ini menggunakan sistem jaringan untuk keperluan operasional transaksi pada setiap cabangnya. Pada perusahaan ini ditemukan permasalahan dimana ketidaktersediaan koneksi baru diketahui setelah adanya komplain dari costumer, dimana ini sangat tidak efektif sekali karena selain operasional perusahaan terganggu menyebabkan pula ketidaknyamanan costumer yang dapat berdampak negatif bagi perusahaan. Terdapat pula permasalahan dimana IT Support yang berada di cabang tidak selalu berada di dalam ruangan, karena biasanya sedang menangani permasalahan di tempat user. Dan terkadang permasalahan di cabang tidak dengan segera dapat diatasi dan tidak jarang pula ada yang terlewatkan. Sehingga diperlukan sebuah aplikasi IT Monitoring System yang berfungsi untuk memonitor ketersediaan koneksi dari tiap cabang ke datacenter maupun server, serta sebagai aplikasi helpdesk untuk mempercepat waktu penanganan masalah, sebagai pusat informasi mengenai masalah yang ada pada setiap cabang dan sebagai pusat informasi solusi permasalahan nya. Dengan adanya aplikasi ini permasalahan ketidaktersediaan jaringan dan server dapat diketahui sebelum adanya komplain dari costumer, sehingga dapat meminimalisasi waktu ketidaktersediaan jaringan dan server. Dan dengan adanya fasilitas helpdesk, membuat penanganan masalah IT pada user menjadi lebih cepat untuk ditangani. Kata kunci : Monitoring, Helpdesk, PHP dan MySQL.
ABSTRACT
PT. Graha Layar Prima, a company engaged in entertainment, supervises one of cinema brands in Indonesia. This company uses a network system for the operating need of transactions at each branch. One discovered problem is the non-availability of connections, which is found out after complaints from customer, this is not very effective at all because beside the company's operations are disrupted, causing inconvenience to the customers, that in turn will have a negative impact for the company. There are also problems where IT support that is located at the branch is not always in the office, because they are usually at the users’ place to handle their problem. And sometimes the problems in the branch can not be immediately solved and sometimes missed. So, there is a need for IT Monitoring System application which serves to monitor the availability of each branch connection to the datacenter or server, as well as a helpdesk application to speed up the handling time problem, as the central information on problems that exist in every branch and as the solutions information center to its problems. With this application, network and server unavailability problems can be discovered before any complaint from the customer, so it can minimize the unavailability of the network and servers. With a helpdesk facility, the handling of IT problems at the users’ can be faster. Keywords: Monitoring, Helpdesk, PHP dan MySQL.
PENDAHULUAN PT. Graha Layar Prima memiliki satu pusat (Head Quarter / HQ), satu datacenter dan beberapa cabang (Site). Setiap cabang memerlukan koneksi langsung ke datacenter untuk kegiatan operasionalnya, seperti proses transaksi, update jadwal film dan online booking. Saat ini gangguan konektivitas setiap cabang ke datacenter hanya dapat diketahui begitu ada transaksi yang terganggu, hal ini sangat tidak efektif sekali dikarenakan akan berpengaruh pada kenyamanan customer dan aktivitas transaksi pada kegiatan operasional cabang tersebut. IT Support yang bertugas pada setiap cabang tidak selalu berada di dalam ruangan, karena biasanya sedang menangani permasalahan di tempat user. Sehingga terkadang permasalahan yang terjadi di cabang tidak dapat dengan segera langsung diatasi. Dengan alasan ini dirasakan perlunya suatu aplikasi
helpdesk yang akan mengirimkan email begitu ada user yang memerlukan bantuan mengenai permasalahan yang dihadapinya. IT Support pada setiap cabang akan segera tahu permasalahan tersebut dikarenakan setiap IT Support dilengkapi dengan fasilitas Blackberry. Tujuan pembuatan aplikasi ini adalah untuk memonitor ketersediaan jaringan dan server pada perusahaan tersebut, sekaligus sebagai aplikasi helpdesk untuk mempercepat waktu penanganan masalah, serta sebagai pusat informasi mengenai masalah yang ada pada setiap cabang serta solusi permasalahannya.
TINJAUAN PUSTAKA IT Monitoring System IT Monitoring System dapat diartikan sebagai suatu sistem untuk melakukan monitor perangkat IT baik itu Server, Printer, Router, Switch, dan perangkat
IT lainnya. Aplikasi ini memungkinkan organisasi untuk melakukan identifikasi dan menangani permasalahan infrastruktur IT sebelum berpengaruh pada proses bisnis atau operasional perusahaan.
dapat meningkatkan produktifitas dan efektifitas pada perusahaan karena permasalahan IT akan diterima langsung oleh IT Support dan dapat dengan segera ditangani. Helpdesk
Gambar 1. IT Support Monitoring Ada dua level support dalam IT, yaitu Pro-active support dan Re-active support. Pro-active support adalah pemantauan secara realtime infrastruktur IT yang digunakan pada perusahaan, mengidentifikasi apakah perangkat tersebut bekerja atau tidak dan dapat pula mengidentifikasi apakah ada kondisi yang mempengaruhi kinerja dari teknologi yang digunakan perusahaan. Pada Pro-active support akan ada notifikasi mengenai kondisi permasalahan yang terjadi. Re-active support merupakan aktifitas untuk menangani permasalahan infrastruktur IT yang terjadi pada perusahaan. IT Monitoring system merupakan aplikasi yang mendukung Pro-active support dan Re-active support dalam kegiatan IT perusahaan. IT Monitoring system memonitor infrastruktur IT secara realtime, yang akan langsung diterima oleh IT Support apabila ada permasalahan infrastruktur IT yang sedang terjadi untuk dapat dengan segera menangani permasalahan tersebut. Serta ada juga yang memiliki fitur helpdesk yang dapat membantu user untuk dapat dengan segera menghubungi IT Support sehingga
Helpdesk adalah jembatan antara user dengan technical support. Helpdesk dapat berupa suatu departemen yang terpisah dalam perusahaan maupun suatu aplikasi. Pada perusahaan dengan skala besar biasanya terdapat beberapa bagian pada divisi teknologi informasi nya yang dapat menangani permasalahan sesuai dengan lingkup nya masing-masing. Terkadang user tidak mengetahui masalah apa yang tengah terjadi pada perangkat IT mereka. Dengan helpdesk, user tidak perlu mengetahui masalah apa, tetapi akan langsung ditangani sesuai dengan jenis permasalahan yang tengah dihadapi oleh user. Misalkan ada permasalahan jaringan, maka saat user menghubungi helpdesk maka akan secara otomatis helpdesk akan menghubungi bagian jaringan untuk segera menangani permasalahan user tersebut. Helpdesk mirip seperti call center, yang membedakan adalah customer yang dilayani nya. Call center adalah suatu bagian dalam perusahaan ataupun suatu departemen yang menangani customer eksternal dengan menjawab pertanyaan customer seputar pelayanan dan produk. Sedangkan helpdesk merupakan call center yang secara khusus menyediakan solusi dari permasalahan teknikal. Dan helpdesk pun dapat melayani eksternal dan internal customer. Setiap organisasi memiliki struktur helpdesk yang berbeda, tergantung beberapa faktor, diantaranya apakah customer tersebut itu berupa client internal atau eksternal perusahaan, banyaknya customer dan produk yang di support, dan sasaran
dari komputer support itu sendiri. Struktur helpdesk dibagi kedalam beberapa level/tingkatan, tergantung dari kebutuhan organisasi tersebut, pendekatan ini disebut pula Multilevel Support Model. Pada Multilevel Support Model, didefinisikan tugas dari setiap support yang berbeda tergantung dari banyaknya proses dan interaksi antara support dengan customer. Grup Support biasanya memiliki paling sedikit dua level support. Support dengan tingkatan tertinggi harus lah memiliki lebih banyak kemampuan dan pengalaman dari permasalahan IT. Dan support dengan level terendah biasanya menangani masalah IT yang umum pada organisasi. Tujuan dari Multilevel Support Model adalah menangani permasalahan IT sebanyak mungkin dengan dukungan dari level support terendah dalam organisasi dengan cara efektif dan efisien, sehingga akan meningkatkan kepuasan customer.
Kemampuan tambahan ini diperlukan untuk untuk operasi dalam suatu internetwork. Sehingga pada protokol TCP/IP disertakan pula support protocol yang membantu IP melakukan tugas ini. Menurut Charles M. Kozierok dalam bukunya yang berjudul ”The TCP/IP Guide: A Comprehensive, Illustrated Internet Protocols Reference”, ada dua TCP/IP Support Protocol utama, yaitu ICMP (Internet Control Message Protocol) dan NDP (Neighbor Discovery Protocol). METODE PENELITIAN Jenis penelitian dilakukan dengan menggunakan penelitian di lapangan. Pengumpulan data atau informasi dilakukan dengan melakukan interview langsung ke lapangan. Rancangan pembuatan aplikasi IT Monitoring System ini terdiri dari beberapa tahapan, yaitu dimulai dengan perancangan sistem, perancangan aplikasi, dan perancangan struktur basis data.
HASIL DAN PEMBAHASAN Gambar 2. Multilevel support model
PERANCANGAN SISTEM
sumber: Fred Beisse, 2009
TCP/IP Support Protocol IP (Internet Protocol) adalah kunci dari Network layer Protocol yang mengimplementasikan rangkaian protokol TCP/IP. Karena IP adalah protokol yang menyediakan mekanisme untuk menyampaikan data antar perangkat, sehingga ia dirancang dengan sangat sederhana. Misalnya, tidak memiliki ketentuan untuk memungkinkan error untuk dilaporkan kembali ke perangkat transmisi.
Gambar 3. Use Case Diagram untuk aplikasi “IT Monitoring System”
Perancangan sistem menggunakan Use Case Diagram dan Sequence Diagram untuk merepresentasikan dan memodelkan perilaku, serta interaksi yang dibutuhkan untuk dapat di implementasikan pada aplikasi ini. Terdapat 4 aktor yang terlibat dalam sistem “IT Monitoring System” ini, yaitu MOD Site, IT Site, IT HQ dan IT Supervisor. MOD Site merupakan manager yang bertugas pada tiap cabang. Perannya pada aplikasi ini adalah bisa melihat kondisi ketersediaan server pada cabang dan datacenter, ketersediaan koneksi internet, membuat tiket baru yang selanjutnya akan diteruskan kepada IT Site, melihat tiket yang ada pada cabang. IT Site merupakan IT Support yang bertugas pada tiap cabang. IT Site pada aplikasi ini memiliki peranan untuk bisa melihat kondisi ketersediaan server pada cabang dan datacenter, ketersediaan koneksi internet, melihat tiket yang ada pada cabang dimana IT Site itu ditempatkan, membuat tiket baru yang selanjutnya akan diteruskan pada IT HQ, mengubah status tiket dan menambahkan solusi dari tiket yang ada pada cabang, melakukan administrasi server. IT HQ adalah IT Support yang bertugas di pusat. Peranan IT HQ pada aplikasi ini adalah bisa melihat kondisi ketersediaan server pada semua cabang, pusat dan datacenter. Ketersediaan koneksi internet, melihat tiket yang ada pada semua cabang, mengubah status tiket dan menambahkan solusi dari tiket yang ada pada semua cabang, melakukan administrasi server, koneksi, cabang, dan kota. IT Supervisor merupakan level paling atas dari semua IT Support pada PT. Graha Layar Prima. IT Supervisor bertugas di pusat. IT Supervisor memiliki peranan sama seperti IT HQ hanya saja dia memiliki tambahan
peranan, yaitu dapat melakukan administrasi user dan dapat membuat laporan baik dari tiket yang ada maupun permasalahan ketersediaan server dan koneksi internet.
Gambar 4. Sequence Diagram “Pembuatan tiket baru” Pada Sequence Diagram “Pembuatan tiket baru”, MOD Site/IT Support Site melakukan Login ke dalam aplikasi “IT Monitoring System” Kemudian mengisi permasalahan pada menu Add Ticket, yang selanjutnya akan dikirimkan informasi tiket yang sudah di input oleh MOD Site/IT Support Site tersebut ke IT Support Site, IT HQ dan IT Supervisor.
Gambar 5. Sequence Diagram “Monitor Alert” Pada Sequence Diagram “Monitor Alert”, terdapat penjadwalan pencekkan ketersediaan server maupun jaringan
yang apabila ada ketidaktersediaan jaringan maupun server, maka selanjutnya akan dikirimkan email notifikasi kepada IT Support Site, IT HQ dan IT Supervisor. PERANCANGAN APLIKASI Pada tahapan ini akan dirancang tampilan yang akan digunakan pada aplikasi untuk solusi yang diusulkan. Dikarenakan aplikasi ini berbasis web maka perancangan aplikasi ini merupakan perancangan tampilan web untuk aplikasi ini, berikut perancangan tampilan halaman utama nya :
IMPLEMENTASI HALAMAN APLIKASI Aplikasi “IT Monitoring System” ini merupakan aplikasi berbasis Web, sehingga dibutuhkan Web Browser untuk dapat menggunakannya. Berikut implementasi dari halaman utama aplikasi :
HEADER MENU
DASHBOARD CHART SUMMARY
Gambar 8. Implementasi tampilan halaman Utama
FOOTER
KONFIGURASI PENJADWALAN Gambar 6. Perancangan tampilan Halaman Utama PERANCANGAN BASIS DATA Perancangan basis data pada aplikasi ini adalah dengan menggunakan Class Diagram. Berikut Class Diagram untuk aplikasi ”IT Monitoring System” :
Gambar 7. Class Diagram perancangan Basis Data
Untuk dapat melakukan pencekkan server maupun jaringan maka diperlukan script monitor. Untuk dapat menjalankan script monitor pada setiap waktu yang di inginkan, maka harus menambahkan penjadwalan eksekusi script tersebut pada windows scheduled tasks. Pada proses nya dibutuhkan beberapa tahap mulai dari pembuatan batch file yang memungkinkan PHP untuk dapat mengeksekusi dengan menggunakan command prompt tanpa memerlukan web browser. Dilanjutkan dengan pembuatan Visual Basic Script, agar dapat mengeksekusi batch file secara invisible. Lalu yang paling penting adalah menambahkan file VBS tadi pada windows scheduled tasks.
Berikut isi dari batch file : @echo off C:\wamp\bin\php\php5.2.9-1\php.exe "C:\wamp\www\skripsi\login\script\ping_inet.php" C:\wamp\bin\php\php5.2.9-1\php.exe "C:\wamp\www\skripsi\login\script\ping_server.php"
Berikut isi dari Visual Basic Script file: Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell") WshShell.Run chr(34) & "C:\batch script\monitor.bat" & Chr(34), 0 Set WshShell = Nothing
PENGUJIAN APLIKASI Metode pengujian yang digunakan pada Aplikasi “IT Monitoring System” adalah metode black box. Tujuannya adalah untuk mengetahui bahwa bagianbagian fungsionalitas dalam sistem aplikasi telah dengan benar menampilkan pesan-pesan kesalahan jika terjadi kesalahan. Berikut ini adalah rencana pengujian pada Aplikasi “IT Monitoring System” : Tabel 1. Rencana pengujian Aplikasi “IT Monitoring System”
2. Pengujian Input tiket baru Pengujian ini dilakukan pada saat akan user akan membuat tiket baru pada aplikasi. Pengujian dilakukan pada user dengan melakukan input name dan description pada form tiket. 3. Pengujian Notifikasi Email Pengujian ini dilakukan dengan membuat skenario saat user membuat tiket baru dan juga scenario pada saat ada salah satu server tidak terkoneksi. 4. Pengujian Cetak Laporan Pengujian ini dilakukan dengan membuat skenario pembuatan laporan oleh IT Supervisor pada aplikasi. Kesimpulan hasil pengujian : Berdasarkan hasil pengujian dapat ditarik kesimpulan bahwa aplikasi “IT Monitoring System” secara fungsionalitas mengeluarkan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan.
KESIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN
Kelas Uji
Butir Uji
Login user Input tiket baru
Pencekkan otentifikasi user Mengisi form input tiket baru Pencekkan email notifikasi tiket baru Pencekkan email notifikasi ketidaktersediaan server dan jaringan Cetak laporan berdasarkan kriteria
Notifikasi Email Cetak Laporan
Jenis Pengujian black box black box black box black box black box
1. Pengujian Login User Pengujian ini dilakukan pada saat user akan masuk ke halaman utama. Proses pengujian dilakukan pada user dengan melakukan input username dan password.
Dengan adanya aplikasi ini ketidaktersediaan server dan jaringan pada PT. Graha Layar prima dapat di identifikasi lebih dini sehingga dapat meminimalisasiwaktu ketidaktersediaan jaringan dan server, serta meminimalisasi kegagalan proses transaksi yang disebabkan oleh ketidaktersediaan server. Karena sebelumnya ketidaktersediaan server hanya dapat diketahui pada saat ada komplain dari costumer saat akan melakukan transaksi dan gagal, tetapi dengan adanya aplikasi ini ketidaktersediaan server dapat di identifikasi terlebih dahulu, sehingga sebelum ada komplain dari costumer,
permasalahan ketidaktersediaan sudah dapat di identifikasi dan langsung ditangani oleh IT Support. Serta dengan adanya fasilitas helpdesk, membuat penanganan masalah IT pada user menjadi lebih cepat untuk ditangani. SARAN Menambahkan fitur mapping lokasi pada aplikasi ini sehingga dapat lebih memudahkan dalam melihat sistem infrastruktur IT secara keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA Badger, Michael, 2008, Zenoss Core Network and System Monitoring, Packt Publishing, Birmingham Beisse, Fred, 2009, A Guide to Computer User Support for Help Desk and Support Specialists, edisi keempat, Course Technology, Boston Harya, Angga, 2010, Monitoring Jaringan Telekomunikasi Kabel Backbone PT. Telkom Bandung, Unikom, Bandung Knapp, Donna, 2009, A Guide to Service Desk Concepts : Service Desk and the IT Infrastructure Library, Course Technology, Boston
Kocjan, Wojceich, 2008, Learning NAGIOS 3.0, Packt Publishing, Birmingham Kozierok, Charles M., 2005, The TCP/IP Guide: A Comprehensive, Illustrated Internet Protocols Reference, No Starch Press, San Fransisco Nault, Charles L., 2009, Risk Free Technology: How small to medium businesses can stem huge losses from poorly performing IT systems, Global Professional Publishing, Kent (United Kingdom) Pandjaitan, Sebastian, 2005, Aplikasi Monitoring Jaringan pada PT. Pos Indonesia, Unikom, Bandung Roecksintain, Rival, 2008, Analisa Bacbone Jaringan Dan Monitoring Jaringan Menggunakan Program "The Dude" PT. Industri Telekomunikasi Indonesia, Unikom, Bandung Timm, Paul R., 2004, Technology and Customer Service: Profitable Relationship Building (NetEffect Series), Prentice Hall, New Jersey Anonim, 2006, How Ping Works, http://www.inetdaemon.com/tools/p ing/how_ping_works.shtml
