Notulen vergadering oudercommissie Bijdehandjes, locatie het Kinderhuisje te Bennekom. Dinsdag 12 mei 2015 Voorzitter: Carolien van de Wakker Notulist: Susanne Zeggelaar Aanwezig: Rianne van de Brink1 , Janita van den Brink, Eveline Timmer2 , Carolien van de Wakker, Niels Moerke3, Martijn den Besten, Renate van Haeringen van Beek, Pytrich Cnossen, en Susanne Zeggelaar. Afwezig: Remco Scherrenburg, Krijnie van Noort, Sonja Verstraaten4 , Corina Uiterwijk5 1. Opening Martijn den Besten wordt welkom geheten als nieuw lid. Er wordt kennis gemaakt met Eveline Timmer, een nieuw gezicht vanuit Bijdehandjes. Er zijn geen aanvullingen op de agenda. 2. Mededelingen ● Notulen mogen voortaan, wanneer deze definitief zijn, rechtstreeks naar Janina Prins gestuurd worden met de vraag deze op de site te plaatsen. ● Een drietal leidsters, Jenny, Mirjam en Marlinde6, gaan de cursus ‘Beweegkriebels’ volgen. ● Onderlinge taakverdeling onder werknemers blijft onduidelijk, ondanks dat het meerdere malen in de nieuwsbrief heeft gestaan. Janita is aanspreekpunt voor de planning. Voor overige vragen dient Rianne benaderd te worden. Er is afgesproken dat de taakverdeling nogmaals in de nieuwsbrief wordt beschreven en op de site vermeld wordt door Janina, uiterlijk 1 juni. ● Rianne vertelt dat de back office verbetering behoefde. Deze is uitgebreid en er komen functieprofielen voor back office en de leidsters. ● Rianne vertelt dat er een bewaarmap komt. Deze wordt mee gegeven aan nieuwe ouders. Informatie, die wordt mee gegeven uit het kinderdagverblijf, kan bewaard
1
Eigenaresse van Bijdehandjes
2
Coördinator locatie peuteropvang en BSO Halderweg en BSO Kraatsschool. Oc lid locatie Halderweg 4 Oc lid locatie Halderweg 5 Oc lid locatie Halderweg 6 Leidster werkzaam op locatie Halderweg en Kraats. 3
1
worden in deze map. De ‘ bewaarmap’ is de nieuwe layout van het informatieboekje en bestemd voor nieuwe ouders. ● Gevraagd wordt of het een optie is om gezamenlijk (goedkoper) met Opella in te kopen. Dit is besproken met Opella, maar komt niet van de grond. Nu wordt er besteld bij en bezorgd door de Plus. Dit bevalt goed. 3. Huishoudelijk reglement Het huishoudelijk reglement is definitief en is getekend door Rianne en de voorzitter van de oudercommissie van het kinderdagverblijf. De oudercommissies van de BSO locatie Halderweg en de Kraats passen het huishoudelijk reglement aan voor de eigen locaties. Zij handelen dit zelf af met Rianne. 4. Investering bestaande locaties versus aankoop nieuwe locaties Aangegeven wordt dat er het gevoel heerst dat de investering in bestaande opvang ten koste gaat van de aankoop van nieuw locaties. Rianne legt uit dat dit los staat van elkaar. In gesprek blijkt dat er veel lopende zaken zijn, die in ieder geval niet zichtbaar zijn voor de aanwezige ouders van de oudercommissies, waardoor bovenstaand beschreven gevoel heerst. Daarnaast ervaart de oudercommissie dat er veel zaken (te) laat komen. De oudercommissie adviseert Rianne om lopende zaken inzichtelijk maken voor de ouders en de oudercommissie, waardoor we weten dat ze er mee bezig zijn. Tevens worden er duidelijke afspraken gemaakt over binnen welke termijn iets af moet zijn. 5. Jaarverslag 2014 & jaarplan 2015 Rianne geeft aan dat deze niet gereed zijn. Er was een jaarplan voor 2015, maar deze is niet meer van toepassing in verband met gewijzigde strategie. Rianne vraagt zich af of de huidige vormgeving van het jaarplan en jaarverslag inhoudelijk interessant is. De oudercommissie geeft aan dat het mogelijk zinvol is om een jaarplan te schrijven met een algemeen stuk voor de gehele organisatie van Bijdehandjes met daarbij voor iedere locatie een eigen onderdeel in het plan. Rianne vindt dit een goed idee en geeft aan dit zo aan te willen gaan pakken in het vervolg. Het jaarverslag van het voorgaande jaar is voortaan af op 1 februari. Het jaarplan van het komende jaar is voortaan klaar op 1 maart van het betreffende jaar. 6. Inspectierapport GGD december 2014 Het RI&E rapport wat wordt benoemd in het inspectierapport is in te zien in de map op de gang van het kinderdagverblijf. Wanneer kinderen wisselen van stamgroep dient hierover toestemming gevraagd te worden aan de ouders. Dit geldt niet voor activiteiten op de gang. 7. Peutergroep 2
De oudercommissie heeft tijdens de vorige vergadering het werkplan peutergroep besproken. De vragen en opmerkingen naar aanleiding hiervan zijn gemaild naar Rianne. De oudercommissie vraagt zich af wat hiermee gedaan is. Janita en Rianne nemen de vragen en opmerkingen mee naar het overleg met de leidsters aanstaande woensdag 13 mei en zullen de oudercommissie hiervan op de hoogte stellen. 8. Tevredenheidsonderzoek leidsters eind 2014. De samenvatting is nog niet af. Rianne zorgt dat dit uiterlijk 1 juli 2015 klaar is en mailt deze naar de oudercommissie. Rianne geeft aan dat zij dit jaar een tevredenheidsonderzoek onder de ouders wil doen, uiterlijk 1 november. Susanne zoekt opmerkingen van de oudercommissie naar aanleiding van het tevredenheidsonderzoek op en mailt deze naar Rianne. We spreken af dat het kinderdagverblijf en de oudercommissie het afnemen van een tevredenheidsonderzoek onder de ouders afwisselen per jaar. De oudercommissie doet een tevredenheidsonderzoek in 2016. 9. Rondvraag ● Er wordt aangegeven dat de kinderopvangkaart van het Kinderhuisje op de site van Boink7 niet is ingevuld. Dit is Rianne onbekend. Rianne en Janita gaan dit checken. ● Er worden vragen gesteld over het beleid met betrekking tot de blauwe schoenhoesjes. Er worden mogelijke andere oplossingen besproken. Rianne geeft aan dat zij hierover graag advies krijgt van de oudercommissie. Susanne agendeert dit voor de volgende vergadering. ● Er wordt benoemd dat het is voor gekomen dat een kind is mee genomen naar een uitje, zonder de ouders eerst te informeren, terwijl dit het verzoek was van ouders. Janita geeft aan dat dit niet zou moeten gebeuren en bespreekt het tijdens de vergadering met de leidsters op woensdag 13 mei. Rianne, Janita, Eveline en Niels verlaten de vergadering. 10. Thema ‘Bewegen’ We brainstormen over een mogelijke invulling aan het thema ‘Bewegen’. We denken aan een activiteit met de kinderen en een ouderavond voor de ouders. Met de kinderen willen we een beweeg activiteit gaan doen, mogelijk in samenwerking met de leidsters en/of andere ouders. Een mogelijke invulling voor de ouderavond zou kunnen zijn informatie over de gevolgde cursus ‘beweegkriebels’ door de leidsters en/of informatie over voeding en beweging. We willen hierover meer informatie alvorens we definitief beslissen. Susanne mailt de verschillende contactpersonen met vragen. Aan de hand van de antwoorden beslissen we over de invulling. Vervolgens maken Renate, Krijnie en Susanne een plan van aanpak met tijdsplanning en plannen we gezamenlijk een datum. 7
Belangenvereniging van ouders in de kinderopvang
3
11. Boink Pytrich houdt in het vervolg de site van Boink in de gaten en neemt interessante informatie mee naar de oc vergaderingen. Tevens checkt zij waarom een oudercommissie van 1 juli 2015 geen adviesrecht meer heeft ten aanzien van tariefswijzigingen. 12. Gemaakte kosten De gemaakte kosten tijdens de afgelopen periode worden de volgende vergadering gedeclareerd. 13. Rondvraag Er wordt geopperd om een netwerk op te bouwen met de ouders die gebruik maken van het kinderdagverblijf. We kunnen dan een ouder vragen mee te denken en/of te helpen bij vragen die spelen binnen de oudercommissie. Carolien doet hiervoor een oproep in het stukje van de oudercommissie in de nieuwsbrief. Iedereen reageert binnen één week op de welkomstbrief. Renate mailt de brief naar Martijn, zodat hij hem ook kan lezen. We spreken af dat alle oc leden binnen een week moeten reageren op een mail. Ook graag reageren bij akkoord of geen tijd om inhoudelijk te reageren. 14. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering af. Actielijst: ● Susanne stuurt de definitieve notulen naar Janina Prins met de vraag deze op de site te plaatsen. ● Susanne hangt de definitieve notulen op het prikbord in de gang van het kinderdagverblijf. ● Susanne vraagt na bij Janina Prins wanneer we de notulen van de oudercommissie van 16 februari op de site kunnen verwachten. ● Janina plaatst de onderlinge taakverdeling op de site van Bijdehandjes. Gereed uiterlijk 1 juni. ● Susanne mailt het huishoudelijk reglement naar Niels. ● Rianne en Janita bespreken de vragen en opmerkingen van de oudercommissie op het werkplan peutergroep en koppelen dit terug aan de oudercommissie. ● Janita bespreekt tijdens het overleg met de leidsters op woensdag 13 mei dat men er alert op moet zijn ouders vooraf te informeren over een uitje, wanneer dit een verzoek is van de ouders. ● Rianne maakt de samenvatting van het tevredenheidsonderzoek onder de leidsters (eind 2014) af en mailt deze uiterlijk 1 juli 2015 naar de oudercommissie. ● Carolien schrijft een stukje voor de nieuwsbrief en levert deze voor 1 juni aan bij Janita. Het stukje is voorzien van een oproep tbv het opbouwen van een netwerk met de ouders.
4
● ● ● ● ● ●
● ● ● ● ● ● ●
Niels maakt een gmail account aan voor de oudercommissie van de locatie Halderweg/ Kraats. Rianne en Janita checken de kinderopvangkaart van het Kinderhuisje op de site van Boink. Susanne zet blauwe schoenhoesjes op de agenda voor de volgende oc vergadering. Susanne zoekt opmerkingen van de oudercommissie op het tevredenheidsonderzoek van 2013 en mailt deze naar Rianne. Carolien en Renate informeren naar andere mogelijkheden en kosten in plaats van de blauwe schoenhoesjes. Susanne mailt tbv de ouderavond naar de betreffende leidsters een aantal vragen over de cursus ‘beweegkriebels’ en vraagt informatie op over een eventuele ouderavond over voeding en bewegen. Susanne, Krijnie en Renate maken een plan van aanpak met tijdsplanning en taakverdeling tbv de ouderavond. Allen plannen een ouderavond via de ocapp. Pytrich checkt de site van Boink en koppelt interessante informatie terug tijdens de oc vergaderingen (vaste taak). Pytrich zoekt op de site van Boink de reden dat een oudercommissie geen adviesrecht meer heeft ten aanzien van tariefswijzigingen. Alle oc leden van het kdv reageren vóór 19 mei op de welkomstbrief. Renate en Krijnie verwerken de feedback op de welkomstbrief en mailen de definitieve versie vóór 26 mei naar de oc mail. Susanne mailt de definitieve welkomstbrief naar Rianne vóór 1 juni met de vraag deze op te nemen in het welkomstpakket voor nieuwe ouders.
PM lijst: ● Werkgroepen vormen/ activiteiten organiseren met ouders? ● Netwerk opbouwen met de ouders? ● Tevredenheidsonderzoek 2016
●
ouderavond 2016; onderwerp prikkelverwerking kinderen?
●
januari 2017; evalueren huishoudelijk reglement
5
Ter info: Wie regelt de komende vergaderingen de sleutel, zet koffie/ thee en schrijft een stukje voor de eerstvolgende nieuwsbrief? maandag 1 juni 2015
Krijnie
woensdag 23 september 2015
Remco
maandag 23 november 2015*
Pytrich
woensdag 16 februari 2016
Martijn
maandag
Renate
dinsdag
Susanne
Carolien
* vergaderingen met de oudercommissie(s) van de BSO.
6
