Aanvulling op het Plan van Aanpak Samen werken aan borgen van kwaliteit

Aanvulling op Plan van Aanpak “Samen werken aan borgen van kwaliteit” Versie: 1.2 Versiedatum: 03-02-2015 Auteur: Projectgroep Kwaliteit

e

Datum 1 evaluatie: Status: Definitief Proceseigenaar: Durk Kooistra

Aanvulling op het Plan van Aanpak “Samen werken aan borgen van kwaliteit”

Inhoud Inleiding

3

Aanleiding

3

Relatie met Inspectie Jeugdzorg

3

Doel

3

Resultaat

3

Aanpak

4

Twee hefbomen

4

Teams als drager voor implementeren kwaliteitsdenken

4

Herijken eenduidig kwaliteitskader

4

Overige activiteiten in het kader van de (voorlopige) certificatie

4

Activiteiten

4

In kader van teams als drager voor implementeren kwaliteitsdenken

4

Ondersteuning en coaching teammanagers

6

In het kader van het herijken van het eenduidig kwaliteitskader

6

Overige activiteiten

7

Beheersing

8

Tijd

8

Kwaliteit

8

Informatie en interactie

8

Organisatie

9

Rollen

9

Overleg en rapportage

9

Risico’s

10

Pagina 2 van 10

Inleiding Dit is een aanvulling op het Plan van Aanpak “Samen werken aan borgen van kwaliteit”. De aanvullingen zijn bedoeld om die activiteiten die nodig zijn om te voldoen aan de eisen voor voorlopige certificatie en om kwaliteit verder uit te bouwen nader te operationaliseren en structureren. Deze aanvulling, cq. dit PvA is daarmee in principe geen inhoudelijk stuk. De inhoud wordt volgens de hierin beschreven aanpak uitgewerkt en op de daartoe afgesproken plaatsen in de organisatie verder in- en aangevuld.

Aanleiding Het voldoen aan de eisen van het certificatieschema jb/jr en daarmee het behalen van het (voorlopig) certificaat is van levensbelang voor BJZ Noord-Brabant. Uit een eerdere audit bleek dat de organisatie toen niet aan alle eisen voldeed. De organisatie kon onvoldoende zichtbaar maken hoe zij haar kwaliteit levert. Vooral verbindingen tussen het beschreven beleidskader en de praktische uitvoering waaruit blijkt dat het kwaliteitsdenken leidraad is voor het professioneel handelen moeten nog aangebracht worden. Er wordt wel volgens kaders en methoden gewerkt, maar de interactie/relatie daartussen en de bekendheid van werkmethoden of eenduidigheid van bijvoorbeeld casuïstiekbesprekingen is er nog onvoldoende. Een nadere analyse gemaakt is in het voornoemde Plan van Aanpak. Dit document is bedoeld om voort te bouwen daarop, het nader te operationaliseren.

Relatie met Inspectie Jeugdzorg In haar brief dd 29 januari, sub “Verscherpt Toezicht”, kenmerk IJZ/3185981-AS, verbindt de inspectie het instellen van verscherpt toezicht aan het niet halen van het voorlopig certificaat. In deze brief worden als concrete verwachtingen geschetst: 1. dat de bestuurder vanuit een organisatiebreed beeld stuurt op de kwaliteit van uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering 2. dat de bestuurder de inspectie periodiek rapporteert aan de hand van de volgende indicatoren a) de tijdigheid van de start uitvoering, om precies te zijn de doorlooptijd tussen start en a) eerste face to face contact en b) vaststellen PvA. b) het werken met actuele plannen, in overleg met ouders en kinderen opgesteld en als leidraad gehanteerd c) het uitvoeren en gebruik van goede risicotaxaties op verschillende momenten in het proces om veiligheid van kinderen in te schatten 3. dat de bestuurder er zorg voor draagt dat de rapportage en verantwoording op een bepaalde manier georganiseerd wordt. Bovenstaande punten worden als volgt in het project Certificatie opgepakt: Sub 1 De bestuurder is opdrachtgever van het project certificatie, heeft daar een sturende rol in en hierover wordt continue formeel en informeel met hem in zijn rol overlegd. Na het project worden de activiteiten rond kwaliteitszorg uit het project naar de reguliere lijnsturing overgedragen, met de bestuurder als eindverantwoordelijke, dus verankering voor langere duur is gegarandeerd. Sub 2 Deze indicatoren zijn kernonderdelen van het kwaliteitssysteem en worden opgenomen in het teamplan: op de ontwikkeling daarvan wordt in het project certificatie met nadruk gestuurd. Voor borging na implementatie is veel aandacht, zodat het goed werken rond deze indicatoren ook op de langere termijn is gegarandeerd. Sub 3 Voor de rapportage moet nog een procedure gemaakt worden

Doel Het doel van het project is om op systematische en gestructureerde wijze de voorlopige certificatie van BJZ te realiseren en om verder te werken aan het verankeren van kwaliteitshandelen in het primair proces.

Resultaat Het resultaat van het project is een toegekend voorlopig certificaat per 1 april. Pagina 3 van 10

Aanpak Twee hefbomen Teams als drager voor implementeren kwaliteitsdenken In het Plan van Aanpak is het implementeren van het kwaliteitsbewustzijn en daardoor het kwaliteitsdenken via de teams de belangrijkste hefboom. Dat leidt tot kwaliteitshandelen. Daarbij is een nauwe samenwerking tussen de Projectgroep Kwaliteit en de teammanagers nodig. De teamleiders vormen een cruciale schakel in de vertaling van het kwaliteitsmanagement naar de uitvoerend medewerkers. Het implementeren, bewaken en borgen van het kwaliteitshandelen van hun medewerkers in het primair proces staat centraal. De primaire activiteit daarin is om het instrument teamplannen in te zetten als drager voor de noodzakelijke kwaliteitsbeweging. Daarbij hoort het opnieuw communiceren over en implementeren van al aanwezige kwaliteitszaken. Zo is er een helder Strategisch beleidsplan 2015- 2018, er is een concreet en duidelijk jaarplan: daarin staat hoe de organisatie bestuurd moet worden en dat moet doorvertaald worden naar kwaliteitshandelen in de teams. En de in het KwaliteitsManagementSysteem (KMS) beschikbare en goed uitgewerkte documenten moeten gekoppeld worden met het primaire proces. Herijken eenduidig kwaliteitskader Een hefboom die nauw met de vorige samenhangt, is het herijken van een eenduidig kwaliteitskader, dat vooral gaat over de professionele, inhoudelijke kwaliteit. Dat betekent dat gekeken gaat worden, in hoeverre de kwaliteitseisen en –kaders op de werkvloer zijn doorgedrongen en wat er nog moet gebeuren om dat goed voor elkaar te krijgen. Het gaat nadrukkelijk niet om het opnieuw ontwikkelen of ontwerpen van een kader; dat is er namelijk al. Het gaat hier om het communiceren, implementeren en borgen van kwaliteit in het professionele handelen van de teams en de professional. Dit is dus eerder een organisatie ontwikkelactiviteit dan een inhoudelijke ontwikkelactiviteit. Overige activiteiten in het kader van de (voorlopige) certificatie Er wordt een toets gedaan op de beschikbare en voor kwaliteit belangrijke activiteiten en materialen in de organisatie. De vraag die daarbij beantwoord moet worden is hoeverre die materialen voldoen aan de in het normenkader en eigen kwaliteitskader gestelde eisen. Als er nog gaps zijn worden die omschreven en worden hier oplossingen voor gemaakt. Documenten worden bijtijds verzameld om op te sturen aan het KMI voor de audit. Er worden korte steekproefachtige interne audits georganiseerd die enerzijds ervoor zorgen dat men weet waar de organisatie staat en anderzijds mensen prikkelt om met kwaliteit bezig te zijn. Het auditbezoek van het KMI wordt voorbereid. Met deze hefbomen en overige activiteiten wordt het kwaliteitsdenken (opnieuw) verbonden met het kwaliteitshandelen, in het primaire proces. Aan de hefbomen is een aantal activiteiten gekoppeld, dat moet gaan leiden tot enerzijds het beter verankeren van kwaliteitshandelen in de organisatie en anderzijds het behalen van het voorlopig certificaat op 1 april 2015.

Activiteiten In kader van teams als drager voor implementeren kwaliteitsdenken teamplannen • ontwerp format teamplan Wie Wat Waar Wanneer Hoe Resultaat

Projectleiders Kwaliteit ontwerp format teamplan pm 2 februari 2015 opstellen format en verspreiden onder teammanagers format teamplan Pagina 4 van 10

•

bespreken ontwerp format teamplan met teammanagers

Wie Wat Waar Wanneer Hoe Resultaat •

bespreken uitkomsten auditrapportage KMI

Wie Wat Waar Wanneer Hoe

Resultaat •

projectleiders kwaliteit toelichting auditrapport KMI in de organisatie met teamleiders afgehandeld in gesprekken met teammanagers lichten de projectleiders de auditrapportage toe. Ruimte voor toelichtende vragen. Nadruk op “de blik van de auditor”: wat heeft de auditor gezien geïnformeerde teammanagers

teammanagers bespreken teamplannen met de teams en vullen het plan samen met de teams in


projectleiders met teammanagers bijeenkomst op locatie 6 februari, evt. later herhaling Op bijeenkomst wordt format besproken en toegelicht. ruimte voor toelichtende vragen, en informatie hoe dit te gebruiken geïnformeerde teammanagers

teammanagers en hun medewerkers het bespreken en invullen van de teamplannen op locaties in de organisatie tussen 3 en 18 februari teammanager kiest hiervoor de vorm ingevuld teamplan

teammanagers en teams beschrijven op basis van het invullen van de teamplannen de consequenties voor het kwaliteitshandelen (zoals “hoe gaan wij om met de methoden”: hoe zorgen wij voor goede casuïstiekbespreking”; etcetera)

Wie Wat Waar Wanneer Hoe Resultaat

teammanagers en hun medewerkers beschrijven hoe geïmplementeerd wordt. op locatie Tussen 3 en 18 februari vorm te kiezen door teammanagers, worden ondersteund door Projectgroep Kwaliteit een implementatieplan Gedragswetenschappers leveren een eenduidige en constructieve bijdrage aan het inhoudelijke kwalitatief handelen in het primair proces en ondersteunen medewerkers en teammanagers daarbij


Gedragswetenschappers Verduidelijking van hun positie bij het nemen van kernbeslissingen, verduidelijking van uniforme werkwijzen en de ondersteuningsopdracht van de teammanager op locatie 5 februari Bijeenkomst met alle gedragswetenschappers waarin vastgestelde werkwijzen worden besproken Geïnformeerde gedragswetenschappers Pagina 5 van 10

Informeren ondersteunende diensten over aanpak projectgroep kwaliteit (teamplannen) en de ondersteuningsvraag Wie Wat Waar Wanneer Hoe Resultaat

Beleidsmedewerkers, HR adviseurs, ass, controllers Uitleg over de aanpak van de projectgroep, werkwijze teamplannen en de ondersteuningsbehoefte verkend. op locatie Afgerond Bijeenkomst, presentatie Geïnformeerde diensten, Afstemmingsafspraken

Ondersteuning en coaching teammanagers • voor teammanagers wordt een aanpak ontwikkeld om hen te helpen de teamplannen en het implementatieplan uit te werken. Deze aanpak gaat in op zowel wat inhoudelijk nodig is (“wat moet er in, wanneer is het goed”) als wat procesmatig nodig is (“hoe voer ik dat gesprek goed, welke vragen zijn aan de orde, hoe begeleid ik mijn team, hoe stuur ik op de kwaliteit”) Wie Wat Waar Wanneer Hoe

Resultaat

Projectleiders met teammanagers Ontwerp aanpak, organiseren bijeenkomsten Op locatie 6 februari, evt later herhaling Ontwikkelen handelingskader voor teammanagers hoe zij met het vraagstuk van implementeren van kwaliteit kunnen omgaan. Thema’s zijn “wat is kwaliteit voor BJZ, hoe stuur ik mijn team daar in aan cq. steun ik hen daarin” Uit deze eerste bijeenkomst zullen meer ondersteuningsvragen komen, die na de eerste bijeenkomst geïnventariseerd en evt. ingevuld moeten worden. vaardige en zekere teammanagers op het gebied van ondersteuning kwaliteit.

In het kader van het herijken van het eenduidig kwaliteitskader •

toets beschikbaarheid eenduidig en voldoende kwaliteitskader


(Extern) projectleider Onderzoekt wat er aan materiaal, activiteiten, etc. op het gebied van kwaliteitsmanagement is en in hoeverre dat voldoet als eenduidig kwaliteitskader Bij BJZ 5 februari Onderzoek aan het beeldscherm Toets in hoeverre er een eenduidig en voldoende kwaliteitskader beschikbaar is

bespreken formulering eenduidig kwaliteitskader in het veld


leden projectteam kwaliteit met de teams Het kwaliteitskader communiceren en bespreken met het veld in BJZ van 10 tot en met 23 februari “Roadshows” in het veld goed over het kwaliteitskader geïnformeerde teams

Pagina 6 van 10

•

feedback ophalen en kader hierop aanpassen


Leden projectteam Tijdens de roadshow wordt feedback opgehaald. Indien nodig, wordt het kwaliteitskader hierop aangepast in BJZ week van 23 februari met hulp van feedback de aanpassing van het kwaliteitskader een aangescherpt kwaliteitskader

Overige activiteiten •

toets op voldoen aan normenkader


verzamelen documenten om op te sturen aan het KMI


Projectleiders het inventariseren van de documenten die aan het KMI verzonden moeten worden en zorg dragen voor verzending pm nog af te stemmen met KMI in overleg KMI beschikt over juiste documentatie

korte steekproefachtige interne audits


(externe) Projectleider Onderzoekt in hoeverre de organisatie en haar activiteiten al voldoen aan het normenkader in BJZ 5 tot en met 10 februari document review document waarin beschreven staat in hoeverre de organisatie aan het normenkader voldoet

auditorganisatie uitvoeren van korte audits op kritische onderwerpen in de organisatie tussen 2 en 7 maart via de auditsystematiek steekproefsgewijs inzicht waar de organisatie staat

voorbereiden auditbezoek KMI


Projectleiders voorbereiden audit. Auditplanning- en agenda opstellen, informeren auditees, etc. pm nog af te stemmen met KMI in overleg met KMI Organisatie klaar voor auditbezoek

Pagina 7 van 10

Beheersing Om ervoor te zorgen dat het project volgens afspraken gerealiseerd wordt, is er een aantal beheersvariabelen waar op gestuurd gaat worden.

Tijd Om ervoor te zorgen dat het resultaat op de afgesproken tijd geleverd wordt, is strak sturen op de planning belangrijk. De volgende mijlpalen spelen een rol: Tabel 1. Mijlpalen implementatietraject

Mijlpaal/deelproduct

Datum gereed

Ontwerp teamplannen en coaching teammanager

6 februari 2015

Invullen teamplannen

18 februari 2015

Beschrijven consequenties kwaliteitshandelen

1 maart 2015

Toetsing materialen kwaliteit

10 februari 2015

Voorbereiden materialen audit

PM

Audit

PM

Realisatie voorlopig certificaat

1 april 2015

Kwaliteit Het project om op systematische en gestructureerde wijze de (voorlopige) certificatie van BJZ te realiseren, moet voldoen aan een aantal kwaliteitseisen. Die eisen zijn dat er enerzijds gestuurd wordt op het behalen van het voorlopig certificaat en dat er anderzijds wordt gewerkt aan het verankeren van kwaliteitshandelen in het primair proces.

Informatie en interactie Omdat betrokkenheid vanuit de organisatie een cruciale randvoorwaarde is, is ook de communicatie rond het project belangrijk. Om deze reden wordt een apart Communicatieplan ontwikkeld. Wij noemen enkele elementen uit het plan. De eerste doelgroep zijn zij die direct leiding en uitvoering geven aan het project. Dat zijn met name de Projectgroep Kwaliteit en de bestuurder De tweede doelgroep zijn de teammanagers en overige leidinggevenden die uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor kwaliteit. Zij moeten goed geïnformeerd en betrokken blijven over het project; zij moeten kunnen meedenken en meedoen voor het stuk waar zij verantwoordelijk voor zijn. Van de medewerkers wordt gevraagd mee te weten en mee te doen in dit project waar het hun werken dus waar het het primaire proces betreft. Zij moeten goed geïnformeerd en betrokken blijven zodat zij samen met de teammanagers het kwaliteitshandelen kunnen vormgeven. Eén en ander wordt als volgt vormgegeven. Projectbetrokkenen: geven richting en sturen hebben hier gestructureerd overleg over houden elkaar formeel en informeel voortdurend op de hoogte. Teammanagers: worden individueel of op bijeenkomsten geïnformeerd over de voortgang moeten weten waar zij met vragen over het project terecht kunnen. Pagina 8 van 10

Medewerkers: worden door een nieuwsbrief en eventueel andere media geïnformeerd het project is onderdeel van de overlegagenda van de afdelingen.

Organisatie De organisatie wordt organisatorisch vormgegeven als een projectorganisatie. Het project wordt aangestuurd door de bestuurder als opdrachtgever. Deze bewaakt de realisatie van de doelen en draagt zorg voor de inzet van middelen en capaciteit. Hij bewaakt ook dat het eigenaarschap naar de lijn wordt gebracht. De Projectgroep Kwaliteit voert twee maal in de week overleg – los van het dagelijkse operationele contact – maakt deelproducten en bewaakt de samenhang en doelstellingen. De externe projectleider (Sef van Ments), de interne projectleiders (Janneke van Happen en Paul Megens), de beleidsadviseurs (Linda van Iersel en Thomas van den Boom), de communicatieadviseur (Monika Kooij) en de ondersteuner (Astrid van Rixtel) maken deel uit van de projectgroep. De Projectgroep Kwaliteit krijgt het mandaat om in alle redelijkheid die activiteiten uit te voeren en daar de zeggenschap over te hebben die nodig zijn om het certificaat per 1 april te behalen. Ook de diverse kwaliteitscoördinatoren zullen een rol krijgen; dat wordt nog nader ingevuld. Rollen Wij onderkennen de onderstaande rollen: opdrachtgever (bestuurder in de vorm van de heer Kooistra) Sturend en besluitvormend opdrachtnemer (de extern projectleider in de persoon van de heer S. van Ments) Bewaakt dat de opdracht gerealiseerd wordt. Zijn mandaat betekent dat hij die handelingen en acties doet die nodig zijn om het certificaat per 1 april te realiseren. Escaleert in voorkomende gevallen naar bestuurder interne projectleiders (de heer P. Megens en mevrouw J. van Happen). Hun mandaat betekent dat zij die handelingen en acties doet die nodig zijn om het certificaat per 1 april te realiseren. Escaleren in voorkomende gevallen naar opdrachtnemer. betrokkenen (teamleiders en medewerkers). Overleg en rapportage De volgende overlegvormen zijn van toepassing. Sturend overleg: deelnemers: bestuurder en projectleiders frequentie: 1 x per week inhoud: sturing en bewaking van het project. Projectgroepoverleg: deelnemers: projectleiders en overige leden Projectgroep Kwaliteit frequentie: 2 x per week inhoud: voortgangsoverleg project.

Pagina 9 van 10

Risico’s Een inventarisatie van de risico’s met de mogelijke effecten en gevolgen, zorgt ervoor dat de risico’s beter beheersbaar worden. Risico

kans

impact

niet halen van het voorlopig certificaat

2

5

beëindigen organisatie

effect

het voorlopig certificaat als einddoel beschouwen project op lange termijn niet geborgd, projectdenken ipv kwaliteitsdenken

4

4

verregaande autonomie afdelingen

4

5

post-audit syndroom: men haalt opgelucht adem, gaat gewoon weer aan het werk en de inspanningen en investeringen hebben geen structurele verbetering gebracht: de organisatie heeft er niets aan gehad men blijft het eigen “ding” doen, terwijl centrale kaders richtinggevend zijn voor een kwaliteitssysteem

onvoldoende écht committment bij management

3

4

het systeem blijft een papieren exercitie; het gaat niet echt leven en werken en daarmee is een voorlopig certificaat moeilijk realiseerbaar

onvoldoende écht committment bij medewerkers

3

4

het systeem blijft een papieren exercitie; het gaat niet echt leven en werken en daarmee is een voorlopig certificaat moeilijk realiseerbaar

onvoldoende capaciteit beschikbaar omvang van de te ontwikkelen activiteiten groter dan verwacht

3

4

planning komt in gevaar

3

4

door grote urgentie en enthousiasme ontstaat chaos in het project

4

4

planning komt in gevaar en inhoudelijke werkzaamheden worden niet gerealiseerd project ontspoord, omdat doel, planning en beheersvariabelen niet meer leidend zijn

maatregel alle energie en activiteiten richten op halen voorlopig certificaat. “Plan C”voorbereiden (beschrijving over hoe te handelen als het voorlopig certificaat onverhoopt niet toegekend wordt) interventies er ook op richten om kwaliteitshandelen te verankeren in de lijn, nadenken en afspraken maken over hoe met kwaliteit en om te gaan na certificering buitengewoon helder de besturingsfilosofie aangeven, centrale kaders helder maken, bij afwijken scherp interveniëren en escaleren. door interactie, communicatie, goed luisteren en integreren van feedback van managers eventueel sturing vanuit bestuur committment bij managers bewerkstelligen door interactie, communicatie, goed luisteren en integreren van feedback van medewerkers en eventueel sturing vanuit bestuur committment bij medewerkers bewerkstelligen extra capaciteit inzetten extra capaciteit inzetten

goed blijven sturen op doelen en aanpak

Pagina 10 van 10

Aanvulling op het Plan van Aanpak Samen werken aan borgen van kwaliteit

Recommend Documents