Aanvullende vragen Jaarrekening 2002 CDA
1. Antw 1 2. Antw 2 3.a Antw 3a
Raadsbesluit Moet aan het raadsbesluit niet de onttrekking van € 363K uit de Algemene reserve ten gunste van de voorziening Behoedzaamheidsreserve worden toegevoegd? Deze onttrekking is al bij de begroting 2002 is vastgesteld
√
Balans In de balans zijn als vergelijkende cijfers 2001 de cijfers uit de JR 2001 opgenomen zonder rekening te houden met het erratum aangaande HNG. De raad heeft toch de JR 2001 vastgesteld inclusief het erratum? Klopt, dit had verwerkt moeten worden √ De omvang van post Nog te betalen posten (€ 6.313K) baart ons zorgen. Het betreft aangegane verplichtingen en activiteiten gebudgetteerd in 2002 (of eerder?) welke nog niet tot uitvoering zijn gekomen. Wij ontvangen hiervan gaarne een specificatie en een nadere toelichting. Op dit moment is de specificatie niet voorhanden. Zodra deze er is wordt die nagezonden.
Opm.
Wij zien de specificatie gaarne tegemoet. bijgevoegd
3.b
Betreft dit uitsluitend activiteiten die nog door derden moeten worden uitgevoerd of ook nog die in belangrijke mate door de eigen ambtelijke organisatie moeten worden uitgevoerd? Dit zijn activiteiten van derden, met enkele budgetoverhevelingen van incidentele posten, die nog √ niet waren uitgevoerd Betreffen deze posten het restant van beschikbaar gestelde kredietbedragen of een realistische schatting van de nog te verwachten kosten/uitgaven? Bij kredieten gelden de verplichtingen niet, omdat de kredieten al meerjarig zijn. Veelal liggen aan √ de verplichtingen opdrachten ten grondslag of nog te ontvangen of betalen bedragen aan het rijk (afrekeningen) . Resultatenrekening In de JR ontbreekt de Resultatenrekening (vergelijk pag. 52 JR 2001). Wij zouden die graag alsnog ontvangen. Omdat dit geen verplichte staat is hebben we deze dit jaar niet opgesteld.
Antw 3b 3.c Antw 3c
4. Antw 4 Aanvullende vraag
5. Antw 5 6.a
Antw 6a
Wij vinden dat erg jammer en zelfs ongewenst. De bedoelde Resultatenrekening is het enige overzicht in de Jaarrekening waaruit op een overzichtelijke wijze de hoogte en de ontwikkeling van de kostensoorten en de soorten opbrengsten blijken. Die informatie is voor elke organisatie van groot belang ook voor onze gemeente. Wij dringen er derhalve op aan ons deze informatie alsnog te verschaffen. Bij voorkeur wordt naast de realisatie 2002 en 2001 de kolom Begroting 2002 daar aan toegevoegd. Wellicht kunt u de consolisatiestaten met elkaar vergelijken. Dit geeft een goed beeld van de kostencategorieën. Dit geeft een beeld inclusief de investeringen. Algemene reserves Rente: aan de Algemene reserve is € 1.553K aan rente toegevoegd. Wij zouden graag de berekening daarvan ontvangen. Dit is het saldo van de kostenplaats 1, hier ligt dus geen specifieke berekening onder. Dit is de resultante van de rente op reserves en voorzieningen, de rente in de kapitaallasten en de werkelijke rente. Rekeningsaldo 2000: er is € 578K gebruikt ten behoeve van de exploitatie 2002. Zonder deze boeking zou het negatieve saldo van de Resultatenrekening dus € 753K hebben bedragen. Waar, op welke wijze is deze post van € 578K in de Resultatenrekening verwerkt? En hoe is dit bedrag bepaald? Zie raadsbesluit dd 3 juli 2001, waarbij het rekeningsaldo 2000 bestemd is. Het alsnog te bestemmen bedrag (f 1.513.585,57) € 686.835 wordt verminderd t.b.v. de egalisatie afvalstoffenheffing, het restant t.b.v. begroting 2002 € 577.928. Boeking 6.922.01.01
√
√
Opm.
Wij hebben een kopie van het raadsbesluit dd. 3 juli 2001 opgevraagd bij Arnold Emmen.
6.b
Is het boeken van dit bedrag ten laste van de Algemene reserve naar de Resultatenrekening wel wenselijk? Immers daarmee kan het resultaat willekeurig woren beïnvloed: een eenmaal behaald resultaat zou niet nog eens ten gunste van de Resultatenrekening geboekt mogen worden. Kunt u een onderbouwing geven van deze boeking van € 578K? Elk jaar zijn er zowiezo incidentele verschillen of bestemmingen. Bij de begroting is al bij deze √ bestemming rekening gehouden, daar wordt nu mee vergeleken. Bij de nieuwe regelgeving zullen onttrekkingen en toevoegingen altijd via een aparte functie lopen, waardoor de presentatie van de jaarrekeningssaldo zal wijzigingen. Verder is de Algemene reserve verminderd met posten van in totaal € 782K (specificatie op pag. 72). Liggen aan die posten besluiten van de raad ten grondslag? Implementatie WFM € 145K, zie raadsbesluit 02 juli 2002 √ Gebruiksvergunningen €470K, zie raadsbesluit 19 feb. 2002 Frictiekosten € 111K, zie raadsbesluit 02 juli 2002 Overigen € 56K, zie raadsbesluit 08 nov. 2002 (= begrotingsraad 2002) Totaal € 782K
Antw 6b
7. Antw 7
8.
Antw 8
Aanvullende vraag
Bestemmingsreserves Reserve automatisering: deze bedraagt ultimo 2002 nihil. Volgens de nieuwe regelgeving dienen investeringen met een economisch nut, zoals investeringen in de automatisering, te worden geactiveerd. Deze regelgeving gaat in in 2004. Bent u het met ons eens dat het geen nut heeft om voor het tussenliggende jaar 2003 nog een Reserve Automatisering te vormen nu die reserve in 2004 vanwege de regelgeving weer komt te vervallen? De jaarrekening wordt opgesteld volgens de huidige regels. Trouwens ook in de toekomst dient een reserve positief te zijn. In de nieuwe regelgeving blijft de mogelijkheid een reserve als dekkingsmiddel te gebruiken, de administratie verandert wel. Wij vragen ons af of volgens de nieuwe regelgeving wel mogelijk blijft een reserve als dekkingsmiddel te gebruiken. De Commissie BBV wijdt daar in haar vraag- & antwoordrubriek een aparte vraag aan. Deze staat hieronder weergegeven. Reserves en voorzieningen Vraag 1 Artikel 2 schrijft voor dat de baten en lasten geraamd moeten worden. Hoe verhouden zich daarmee de in het BBV opgenomen bepalingen ten aanzien van de voorzieningen en de reserves? Antwoord Voorzieningen. In artikel 44 is geregeld in welke gevallen een voorziening wordt gevormd. Daaruit vloeit voort dat het vormen van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, als een last in het betreffende begrotingsjaar moet worden beschouwd. De aanwending van een (gedeelte van een) voorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt. De aanwending is dus geen last en loopt niet via de exploitatie. Indien de aanwending ook weer ten laste van de rekening van baten en lasten zou moeten lopen, zou het bedrag twee maal als last worden verantwoord. Reserves Een toevoeging aan een reserve geschiedt altijd in het kader van resultaatbestemming en wordt daardoor niet als last gekwalificeerd. Deze resultaatbestemmingen kunnen geraamd worden. Onttrekkingen gaan ook via de resultaatbestemming en kunnen dus geen bate zijn. Dit vloeit voort uit het bepaalde in artikel 17, onder d en e c.q. artikel 27, eerste lid, onder d en e BBV. Het rechtstreeks boeken van bestedingen op reserves is niet meer toegestaan. De bestedingen moeten als last op de betreffende kostendrager (programma, product, functie) worden verantwoord, met daar tegenover een onttrekking aan de reserve via de resultaatbestemming (de dekking van de
besteding).. Het doen van een toevoeging c.q. van een onttrekking aan de balanspost ‘resultaat na bestemming (artikel 42)’ is evenmin een last c.q. bate, maar een vermogensmutatie.
Hieruit blijkt dat een reserve alleen in de resultaatbestemmingssfeer mag worden gebruikt. En om een automatiseringsplan van het resultaat af te laten hangen lijkt ons niet wenselijk. De oude regelgeving geldt inderdaad ook nog voor de Jaarrekening 2003. Maar ons inziens heeft het geen nut om voor dit tussenliggende jaar een Reserve automatisering te voeden. Dat de verantwoording plaats vindt binnen de resultaatbestemming zegt niet dat er geen onttrekking mogelijk is. Het is de bedoeling dat deze toevoegingen en onttrekkingen zichtbaarder moeten worden, zodat een resultaat voor bestemming en resultaat na bestemming bepaald kan worden. Dit gebeurt o.a. door dit op een aparte functie te verantwoorden. Op het moment dat een investering wordt gedaan is het mogelijk de investering op te voeren en de afschrijvingen elk jaar te minderen op een (bestemde) reserve. 9.a Antw 9a
Reserve instandhouding gemeentehuis: deze reserve is nieuw in 2002. Ligt aan de vorming van deze reserve (al) een raadsbesluit ten grondslag? Wat is het doel van deze reserve? Zie raadsbeluit kredietvotering huisvesting gemeentelijke organisatie dd 26 sept. 2000. Doel instandhouding van voornamelijk de installaties en de inrichting binnen de gemeentehuizen.
Opm.
Wij hebben een kopie van het raadsbesluit dd. 3 juli 2001 opgevraagd bij Arnold Emmen.
9.b
Volgens de Concept-Voorjaarsnota (pag. 14) loopt deze reserve op tot € 983K in 2003. Volgens de genoemde nieuwe regelgeving dienen vanaf 2004 investeringen met een economisch nut, zoals investeringen in gebouwen en inventaris, te worden geactiveerd ook al betreft dat vervangingsinvesteringen. Dat betekent dat deze reserve weer in 2004 vrij zou moeten vallen. Indien de reserve is gevormd met het oog op het onderhoud van het gemeentehuis dan betreft het een voorziening en geen reserve. Wij ontvangen gaarne uw visie hierop. In de nieuwe regelgeving blijft de mogelijkheid aanwezig een reserve als dekkingsmiddel te gebruiken, de administratie verandert wel.
Antw 9b Opm.
Zie onze reactie op het antwoord van vraag 8 hierboven. Ons inziens is het met ingang van 2004 niet toegestaan om een reserve als dekkingsmiddel te gebruiken.
10. Antw 10
De voorzieningen Onderhoud riolering en Onderhoud vesting Heusden zijn van voorzieningen overgeboekt naar de reserves. Kunt u ons toelichten wat de onderbouwing is van deze overboeking rekening houdend met de (toekomstige) regelgeving in deze? Bij voorzieningen dient een vrij exact uitgavenpatroon bekend te zijn. Bij riolering wordt echter ook gestort of onttrokken omdat deze reserve gebruikt wordt als egalisatiereserve. Daarom is dit geen voorziening en dus een reserve. Bij de vesting Heusden ontbreekt een actueel plan, zodoende is dit ook een reserve geworden.
Opm.
Nu deze als reserves zijn aangemerkt, geldt dezelfde opmerking als die onder 8 en 9.b.
11.
Kunt u aangeven welke reserves geheel of gedeeltelijk zijn geoormerkt door het Rijk of de provincie? De reserves worden geoormerkt door de gemeenteraad zelf. Wel spelen afspraken met andere instanties een rol, zoals bij de vervanging van muziekinstrumenten Centrum Muziek en Dans, Verkoop de Spinder, voor risico’s bij de gemeenschappelijke regeling en het Weimarmuseum, ivm testamentaire regels.
Antw 11
12. Antw 12 13.
Voorzieningen Waarom is niet ook de voorziening Onderhoud van wegen naar de reserves overgeboekt? Waarin wijkt qua aard deze voorziening af van de voorzieningen Onderhoud riolering/Onderhoud vesting Heusden? Deze voldoet aan de regels van voorzieningen, waaronder een beheersplan Behoedzaamheidsreserve: deze voorziening dient ter dekking van een eventuele tegenvallende uitkering van de behoedzaamheidsreserve uit het gemeentefonds. Wij zouden graag een nadere onderbouwing van de noodzaak van deze voorziening ontvangen.
√
√
√
Antw 13
Vanuit de provincie zijn we verplicht om 2x de structurele inzet in een voorziening/reserve vast te zetten
Aanvullende vraag
Kunt u dit nog wat nader toelichten? Wat bedoelt u met “structurele inzet”? Waar heeft die “structurele inzet” betrekking op? Is dit een nieuwe richtlijn van de provincie, immers in de Jaarrekening 2001 is een dergelijke voorziening niet opgenomen? Hoe moeten wij deze voorziening zien in het licht van de opmerkingen in de Berap-1 over de behoedzaamheidsreserve 2002: moet er in 2003 ook niet weer een vergelijkbar bedrag gedoteerd worden aan die voorziening? De behoedzaamheidsreserve is een term voor een bedrag dat binnen het (landelijke) gemeentefonds jaarlijks “gereserveerd” wordt voor tegenvallende acressen. Omdat er de afgelopen jaren geen tegenvallers waren, werd na afloop van jaar de behoedzaamheidsreserve uitgekeerd. Dit kreeg min of meer een structureel karakter In 2002 is de behoedzaamheidsreserve voor de eerste keer structureel op begrotingsbasis ingezet. Structureel is er vanuit gegaan dat we (nog in guldens) 400.000 ontvangen wordt uit het gemeentefonds. Dit is ongeveer 50%. Daardat gemeenten op deze manier toch een risico lopen heeft de provincie bepaald dat hiertegenover 2x het structureel ingezette bedrag in een reserve gestort dient te worden. Dit is een éénmalige storting. In de berap gaat het over de behoedzaamheidsreserve in afwijking van deze ingezette 50%.
14.
Kunt u aangeven welke voorzieningen geheel of gedeeltelijk zijn geoormerkt door het Rijk of de provincie? Zie hiervoor ook bij antwoord 11. Wat bij voorzieningen wel meespeelt is de accountant √ voorzieningen vaak belangrijker vindt, zoals de vakantiereserveringen en dubieuze debiteuren. De provincie heeft we richtlijnen voor de behoedzaamheidsreserve gegeven
Antw 14
Grondbedrijf De Voorraad bouwgrondexploitatie ultimo 2001 bedraagt € 14.058K. Dat is exclusief de gronden Vlaemsche Hoeve (€ 990K) en Tunnelweg (€ 1.466K), in totaal € 2.456K (pag. 128 boek 2). Ultimo 2002 zijn deze gronden wel in deze balanspost opgenomen voor respectievelijk € 859K en € 1.417K. Dit komt ook tot uitdrukking in de post Toename onderhanden werk ad. € 4.989K (pag. 130 boek 2). Kunt u ons uitleggen hoe dat zit: als er (blijkbaar) in 2001of eerder uitgaven zijn gedaan voor de gronden Vlaemsche Hoeve en de Tunnelweg (die ultimo 2002 geactiveerd staan maar ultimo 2001 niet), hoe heeft u dan in 2002 de toename in het onderhanden werk kunnen boeken zonder ook voor hetzelfde bedrag een bate of voorziening te boeken? Antw 15 Het totaalbedrag van de boekwaarde per 31-12-2001 voor onderhanden werk is opgeteld √ 6.817.150 en niet het vermelde bedrag van 9.273.550. Verzuimd is het totaalbedrag aan te passen, nadat de complexen Vlaemsche Hoeve en Tunnelweg apart zijn opgenomen. 16. Grondexploitatie Centrumplan Drunen: € 4.048K. 16.a In het erratum boekt u deze voorziening over naar de reserves. Kunt u ons toelichten wat de onderbouwing is van deze overboeking rekening houdend met de (toekomstige) regelgeving in deze? Dit bedrag dient immers toch ter correctie van de waarde van het onderhanden werk en is uit dien hoofd toch een voorziening? De nieuwe Voorziening onrendabele plannen bouwgrond is ook als een voorziening verwerkt en niet als een reserve. Antw 16a Hier ligt geen exact plan onder met volledige toelichting op de toekomstige verplichtingen. Daarom is dit meer een bestemmingsreserve dan een voorziening. 15.
Aanvullende vraag
Een voorziening kan toch ook geboekt worden uit hoofde van een waarderingscorrectie, vergelijk de Voorziening dubieuze debiteuren. De post Grondexploitatie Centrumplan Drunen betreft een correctie op de waardering van het onderhanden werk en dus toch een voorziening? Het gaat er niet alleen om dat het een correctie op de waardering is. Aan de voorziening dubieuze debiteuren ligt een gespecificeerde berekening aan ten grondslag en dit risico lopen we nu al. Bij het Centrumplan Drunen kunnen nog keuzes gemaakt worden..
16.b
Het te verwachten exlpoitatietekort van het Centrumplan Drunen bedragt € 6.609K. Dat betekent toch dat deze voorziening/reserve voor een bedrag van € 2.560K te laag wordt voorgesteld? Dat legt, ondanks uw toelichting onder H. op pag. 127 boek 2 en de berekening van de vermoedelijk nog te realiseren resultaten op pag. 137 boek 2, een niet duidelijk in de balans zichtbaar gemaakte claim op de Algemene reserve bouwexploitatie. Een juiste presentatie van de hoogte van die Algemene reserve (namelijk van de gerealiseerde (!) resultaten bouwbedrijf rekening houdend met
het voorzichtigheidsprincipe) lijkt ons juist in het kader van bijvoorbeeld de beleidsbepaling (financiële ruimte) rondom het Centrumplan Vlijmen uitermate belangrijk. Antw 16b Het verloop van de Algemene reserve grondexploitaties wordt op blz. 126 van boek 2 aangegeven. Hieruit blijkt de financiële ruimte van de bouwgrondexploitatie, rekening houdende met de kostprijsberekeningen van de complexen in exploitatie en de reeds bestaande reserves/voorzieningen. Opm.
17. Antw 17
18. Antw 18 Opm. 19. Antw 19
20. Antw 20
21. Antw 21
22.
Antw 22
Uit dat overzicht blijkt ons inziens dat de Voorziening (reserve) Centrumplan Drunen € 2.560K te laag is. Opgenomen langlopende geldleningen Waarom zijn er in 2002 nieuwe leningen afgesloten (totaal € 7.000K) terwijl er voor € 6.806 aan overtollig belegde liquide middelen beschikbaar is (Achmea Hypotheekbank N.V., 3,89% rente)? De belegde middelen zijn niet eerder beschikbaar dan medio januari 2004. In 2002 was het √ noodzakelijk om een lening af te sluiten omdat de rekeningcourant positie negatief was en zou blijven als er geen lening werd afgesloten. De lening van 4,5 miljoen loopt niet langer dan januari 2004. Renteresultaat Hoeveel bedraagt het rentersultaat (gecalculeerde rentebaten en -lasten minus betaalde rente) en hoe is dit renteresultaat in de JR verwerkt? De rentebaten zijn € 999.500,-- en zijn verantwoord op beleidstaak 913.01 Beleggingen Algemeen. √ Deze € 999.500 is 6% van Algemene reserve per 1-1-2002. Wat heeft de beleidstaak Beleggingen met de gecalculeerde rente te maken gezien de opmerking onder Verklaring verschillen op pag. 101 boek 2? De volledige naam van de beleidstaak is Beleggingen Algemeen. Dit omdat niet alleen de √ beleggingen via deze beleidstaak lopen maar ook het gecalculeerde renteresultaat dat gerealiseerd wordt op de algemene reserve. Anders zou er voor 1 boeking een nieuwe beleidstaak gemaakt moeten worden. Kosten WVG Deze zijn in 2002 met € 640K gestegen ten opzichte van 2001 (pag. 76 boek 1). Wij zouden graag een nadere toelichting willen ontvangen op de daling van de baten van € 927K in 2001 naar € 528K in 2002 (pag. 69 boek 2). De daling wordt door drie factoren beïnvloed: √ - in het bedrag van 2001 is een bedrag van € 187.000,00 verwerkt voor verblijfsgerechtigden. Voor 2002 is dit bedrag opgenomen bij product 620.03. - de onttrekking aan de reserve voor de WVG was in 2002 € 283.000,00 lager; - de rijksvergoeding en overige inkomsten waren in 2002 € 72.000,00 hoger. Kosten kostenplaatsten De budgetten voor de kopieer- en telefoonkosten zijn met respectievelijk € 45K en € 74K overschreden. Welke maatregelen heeft het college genomen om deze overschrijdingen in het lopende jaar 2003 te voorkomen? Wat betreft de kopieerkosten zijn er in de loop van 2002 contracten afgesloten met als doel de √ kosten beter te kunnen beheren. De kosten voor telefonie zijjn overschreden omdat er een aantal maatregelen genomen zijn die moeten leiden tot een betere bereikbaarheid. Dit zijn incidentele kosten geweest. Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht om de gesprekskosten terug te dringen. De verwachting is dat met name de kosten voor het bellen van vast naar mobiel omlaag kunnen. Kunt u een nadere toelichting geven op de post van € 136K betreffende de hogere doorbelasting van de afdeling Bouwen en Wonen (pag. 109 boek 2)? Immers zo’n doorbelasting leidt toch ook tot een hogere dekking en, als daar geen hogere uitgaven tegenover staan op de afdeling Bouwen en Wonen, dus tot een evengroot dekkingsvoordeel? Of was er wel sprake van dergelijke hogere uitgaven? Als gevolg van de verbouwing van de gemeentehuizen is ook het onderhoud van beide gemeentehuizen geoptimaliseerd, waardoor zowel achterstallig als gepland onderhoud in 2002 is geconcentreerd. Dit betekent, dat de cluster bouwkunde van de afdeling Bouwen en Wonen, die dit onderhoud coordineert, meer uren heeft besteed aan het onderhoud van de gemeentehuizen dan gepland en daardoor minder uren heeft besteed aan het in 2002 geplande onderhoud van de
andere gemeentelijke gebouwen. Er is in dit geval dus sprake van een verschuiving van lasten. Zo zijn er bijvoorbeeld geen uren meer besteed aan het onderhoud van de openbare basisscholen, omdat deze per 1 januari 2002 zijn overgedragen aan het bijzonder schoolbestuur en is het onderhoud van sporthal die Heygrave doorgeschoven om dit zo mogelijk gelijktijdig met de geplande upgrading van dit sportcomplex te kunnen uitvoeren. Aanvullende vraag
Is het dan zo dat de werkzaamheden ten behoeve van de andere gemeentelijke gebouwen bij de gebruikers van die gebouwen, zoals de schoolbesturen, in rekening worden gebracht? Wij hoeven nu geen werkzaamheden meer voor de schoolgebouwen te doen, dus de vraag van het in rekening brengen is hier niet van toepassing. De schoolbesturen zorgen nu zelf voor het onderhoud. Daarvoor was onderhoud schoolgebouwen een gemeentelijke taak, en werden kosten ook niet doorbelast. Bij andere gemeentelijke gebouwen wordt gewerkt met huren.
23.
In de Jaarrekening 2001 (boek 2) wordt op de pag’s 107 tot en met 135 een nadere toelichting gegeven op de cijfers op de kostenplaatsen. Wat is de reden dat wij deze informatie over 2002 (nog) niet hebben ontvangen? In de jaarrekening 2002 is ervoor gekozen om geen toelichting per afzonderlijke kostenplaats te presenteren, maar in plaats daarvan een toelichting op het totaal van de kostenplaatsen, namelijk de kostenverdeelstaat. Hierdoor ontstaat een beter totaaloverzicht van de verschillen tussen raming en werkelijkheid en met name op de doorbelasting van de kostenplaatsen aan de exploitatie, die rechtstreekse gevolgen heeft voor het rekeningsresultaat. Deze toelichting staat op blz.109 t/m 111.
Antw 23
24.
Antw 24
Verzamel- en consolidatiestaat (bijlage) De staat met inkomsten bevat fouten, bijvoorbeeld Muziekonderwijs € 54.003 (= beheerstaaknummer). Deze fouten werken ook door in de staat met uitgaven. Wij ontvangen gaarne een juiste versie van deze staten. Zou u daarbij in de kolommen kort de betekenis van die kolommen kunnen vermelden? Bijgevoegd een deel van de gecorrigeerde bijlage verzamel en consolidatie, er is bij de totalen onder de streep niets essentieels gebeurd echter wel bij de totaal optelleningen in de breedte.
CDA- fractie 5 juni 2003
√
√
