Aanvraag voor een financiële tussenkomst Handleiding (in het kader van de ordonnantie van de ordonnantie van 21 februari 2002 betreffende de aanmoediging en de financiering van het wetenschappelijk onderzoek en de technologische innovatie)
Oproep van april 2008
Gelieve steeds de laatste versie van het formulier te gebruiken, dit is online beschikbaar op http://www.irsib .irisnet.be/entreprises_fr.htm
Context De minister voor Wetenschappelijk Onderzoek belast het IWOIB met de uitvoering van de oproep tot 1 voorstellen gelanceerd door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest . In dit kader stelt het IWOIB een aanvraagformulier ter beschikking van de ondernemingen die een financiële steun verzoeken voor hun projecten. Met het oog op de grondige evaluatie van elk project worden de promotoren uitgenodigd het aanvraagformulier te vervolledigen aan de hand van de richtlijnen van deze handleiding, en de gevraagde preciseringen en de vereiste bijlagen te verschaffen. Het aanvraagdossier, bestaande uit het formulier en haar bijlagen, wordt geanalyseerd door het IWOIB. Voor de projecten van industrieel onderzoek kan het advies van een College van onafhankelijke externe deskundigen gevraagd worden. De vertrouwelijke aard van de ingediende documenten zal strikt in acht genomen worden op alle vlakken van de evaluatie van de aanvragen. Een vlotte behandeling van de aanvragen vereist dat de dossiers volledig, degelijk onderbouwd en voldoende gedetailleerd zijn, teneinde aan te tonen dat het project beantwoordt aan de voorwaarden en toekenningscriteria 2 . Inderdaad, het gedetailleerde dossier vormt het basisdocument voor de beslissing, gunstig of niet, betreffende de ondersteuning van het ingediende project. De evaluatie van een aanvraag zal afgerond worden met een rapport aan de Minister bevoegd voor het Wetenschappelijk Onderzoek in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Deze zal op basis hiervan en, in het voorkomend geval, van het advies van het College van deskundigen, vervolgens een beslissing nemen over het al of niet toekennen van een financiële steun van het Gewest. In geval van de toekenning van een financiële steun, zal een overeenkomst de rechten en de plichten van de betrokken partijen, namelijk de aanvragende onderneming en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vertegenwoordigd door de Minister bevoegd voor het Wetenschappelijk Onderzoek, preciseren.
1
overeenkomstig het besluit van 18 juli 2002 (Belgisch Staatsblad van 07/08/2002) houdende de uitvoering van de ordonnantie van 21 februari 2002 (Belgisch Staatsblad van 06/03/2002) 2 Deze criteria staan eveneens vermeld in het document “Aanvraag voor een financiële tussenkomst – Procedure” Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel Domein Latour de Freins Engelandstraat 555 – 1180 Brussel Tel. : 02.600.50.25. – Fax.: 02.600.50.47.
Aanvraag voor een financiële tussenkomst april 2008 – Handleiding [v1] pagina 1 van 9
A.
Inleiding
A.1.
Aanvrager :
Vermeld de naam van de onderneming, vervolledigd met de afkorting van haar juridische vorm: NV, BVBA, …
A.2.
Project :
Vermeld de titel van het project. Indien het gaat om een acroniem, vermeld dan eveneens de volledige titel.
A.2.a.
Aard van het project :
Kies één van volgende types:
Technische haalbaarheidsstudies : studies voorafgaand aan het lanceren van een O&Oproject (industrieel onderzoek of preconcurrentiële ontwikkeling), toevertrouwd aan gespecialiseerde instellingen. (enkel voor KMO/ZKO)
Industrieel onderzoek: geprogrammeerd of kritisch onderzoek dat gericht is op het verwerven van nieuwe kennis met het doel deze kennis bij de ontwikkeling van nieuwe producten, processen of diensten te gebruiken, of om bestaande producten, processen of diensten aanmerkelijk te verbeteren.
Preconcurrentiële ontwikkeling : de activiteit die de omzetting beoogt van de resultaten van industrieel onderzoek in plannen, schema's of ontwerpen voor nieuwe, gewijzigde of verbeterde producten, processen of diensten, of deze nu voor verkoop of gebruik zijn bestemd, met inbegrip van de fabricage van een eerste prototype dat niet rechtstreeks voor commerciële doeleinde kan worden aangewend. Voorts kan het bestaan uit de conceptuele formulering en het ontwerp van alternatieve producten, processen of diensten en eerste demonstratie of modelprojecten, voor zover deze projecten niet rechtstreeks voor industriële toepassing of commerciële exploitatie kunnen worden gebruikt of geschikt gemaakt. Daaronder wordt niet verstaan routinematige of periodieke wijzigingen van bestaande producten, productielijnen, fabricageprocessen of diensten en andere courante werkzaamheden, zelfs indien deze wijzigingen verbeteringen kunnen zijn.
Indiening en de instandhouding van octrooien : indiening en instandhouding van octrooien die tot stand zijn gekomen in het raam van een O&Oproject (industrieel onderzoek of preconcurrentiële ontwikkeling) waarvoor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een tussenkomst verleend heeft. Eén aanvraag kan slechts één octrooi betreffen. (enkel voor KMO/ZKO)
Belangrijke opmerking : slechts een type project per formulier indienen. Bijvoorbeeld, het feit dat het gaat om het indienen van een octrooi tengevolge van een project waarvoor een tussenkomst verleend werd, sluit uit dat eenzelfde aanvraag een tussenkomst voor een O&O project en voor het indienen van het overeenkomstige octrooi behelst. Deze twee stappen blijven gescheiden in de tijd.
A.2.b
Aard van de aanvraag :
Aangeven of het over een nieuw project of over de voortzetting van een reeds door het Gewest ondersteund project gaat.
Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel Domein Latour de Freins Engelandstraat 555 – 1180 Brussel Tel. : 02.600.50.25. – Fax.: 02.600.50.47.
Aanvraag voor een financiële tussenkomst november 2006 – Handleiding [v1] pagina 2 van 9
A.2.c
Type steun :
Volgens de aard van het project, zijn verschillende soorten steun mogelijk:
Haalbaarheidsstudie, industrieel onderzoek en de indiening/instandhouding van octrooien: toelage; preconcurrentiële ontwikkeling: toelage of terugvorderbaar voorschot.
A.2.d
Aangevraagd tussenkomstpercentage
Het gaat hier om het niveau van de steun uitgedrukt als een percentage van de aanvaardbare uitgaven. Voor bepaalde projecten is enkel het vaste tussenkomstpercentage mogelijk. Voor andere projecten is het mogelijk, onder bepaalde voorwaarden, een of meer verhogingen van het basispercentage te voorzien, het gaat in dat geval om "moduleerbare percentages". Voor elk projecttype bestaat een specifiek percentage:
Technische haalbaarheidsstudie (enkel voor KMO/ZKO)
studie voorafgaand aan een project van industrieel onderzoek: toelage, vast percentage van 75%;
studie voorafgaand aan een project van preconcurrentiële ontwikkeling: toelage, vast percentage van 50%;
Deze toelagen (maximum 1250.000€) worden rechtstreeks naar het organisme belast met de studie gestort.
Project van industrieel onderzoek: toelage, moduleerbaar percentage, basis van 50%;
Project van preconcurrentiële ontwikkeling:
Hetzij: toelage, moduleerbaar percentage, basis van 25%;
Hetzij: terugvorderbaar voorschot: mobuleeraar percentage, basis van 40%;
Indienen/instandhouden van een octrooi (enkel voor KMO/ZKO)
Voor een octrooi tot stand gekomen uit de resultaten bekomen in het raam van een industrieel onderzoek betoelaagd door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest : toelage, vast percentage van 60% in de tijd beperkt tot 3 jaar.
Voor een octrooi tot stand gekomen uit de resultaten bekomen in het raam van een preconcurrentiële ontwikkeling gesteund door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest : toelage, vast percentage van 35% beperkt in de tijd tot 3 jaar.
De hieronder voorgestelde verhogingen zijn cumuleerbaar tot maximum 25%:
Project uitgevoerd in het kader of ter aanvulling van een erkend grensoverschrijdend samenwerkingsprogramma (Eureka,COST,…):
hetzij: verhoging van 10%
hetzij: verhoging van 15% wanneer het gaat om een project dat complementair uitgevoerd wordt aan een project weerhouden in het Europese kaderprogramma en wanneer voldaan wordt aan volgende voorwaarden: multisectoriële toepasbaarheid en multidisciplinaire aanpak;
O&Oproject waaraan de KMOaanvrager deelneemt als promotor of copromotor: Hetzij: verhoging van 10% (enkel voor KMO/ZKO), Hetzij: verhoging van 20% (enkel voor KMO/ZKO) indien het deel van het project dat zij ten laste nemen toevertrouwd wordt aan een eenheid van collectief onderzoek of van het hoger onderwijs (universiteiten en hogescholen).
Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel Domein Latour de Freins Engelandstraat 555 – 1180 Brussel Tel. : 02.600.50.25. – Fax.: 02.600.50.47.
Aanvraag voor een financiële tussenkomst november 2006 – Handleiding [v1] pagina 3 van 9
B.
Identificatie van de aanvrager
Dit deel van het formulier moet toelaten om na te gaan of uw onderneming in aanmerking komt voor het bekomen van de gevraagde toelage. Om het formulier te vervolledigen dient men rekening te houden met de volgende gegevens. Aanvaardingscriteria Om een financiële tussenkomst van het Gewest te kunnen bekomen, moet een bedrijf of groepering van bedrijven: haar activiteiten, geheel of gedeeltelijk, uitoefenen op het grondgebied van het tweetalig Brussels Hoofdstedelijk Gewest
het belang van haar O&Oproject aantonen voor haar ontwikkelingsstrategie
de gunstige weerslag ervan voor de economie en de tewerkstelling op het grondgebied van het Gewest aantonen.
Een onderneming wordt trouwens als KMO/ZKO beschouwd indien zij voldoet aan één van volgende definities: KMO : de kleine en middelgrote onderneming, volgens de Europese definitie van de term (richtlijn 96/280/CE en haar aanpassingen), is een onderneming waarvan :
het effectief minder dan 250 personen bedraagt;
het zakencijfer niet hoger is dan 50 miljoen € of het balanstotaal niet hoger is dan 43 miljoen €;
waarvan minder dan 25% van het kapitaal afkomstig is van één of meerder grote ondernemingen (tenzij deze ondernemingen publieke investeringsmaatschappijen of ondernemingen van risicokapitaal zijn);
ZKO : de zeer kleine onderneming (of microonderneming) wordt gedefinieerd als een KMO die ten hoogste 10 personen tewerk stelt en het zakencijfer is niet hoger dan 2 miljoen €.
NB: Om over te gaan naar een andere categorie, dient één van de drempels gedurende 2 opeenvolgende boekhoudkundige periodes overschreden te zijn.
Tenslotte, de aanvragers die hun verplichtingen in het raam van vroegere tussenkomsten, van welke aard ook, toegekend door het Brussels Gewest niet zouden nagekomen zijn, worden automatisch uitgesloten. B.1.
Hoofdzetel
Volledige naam en adres van de onderneming, inbegrepen de telefoonnummer(s), faxnummer(s), het(de) email en URLadres(sen). B.2.
Uitbatingszetel(s)
Benaming en volledig adres van alle uitbatingszetels: zowel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest als in België als in het buitenland. Er wordt ook gevraagd de zetels te preciseren waar de resultaten van het door de aanvraag beschouwde project zullen uitgebaat worden. De plaats waar het project zal uitgevoerd worden dient vermeld onder C.2. B.3.
Administratieve gegevens
De aandeelhoudersstructuur dient volgende elementen te bevatten:
naam van de aandeelhouders (personen of ondernemingen);
percentage van het aandelenbezit per aandeelhouder.
Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel Domein Latour de Freins Engelandstraat 555 – 1180 Brussel Tel. : 02.600.50.25. – Fax.: 02.600.50.47.
Aanvraag voor een financiële tussenkomst november 2006 – Handleiding [v1] pagina 4 van 9
B.7.
Steun van de overheden voor O&Oactiviteiten
Vermeld alle steun waarvan het onderhavig project de laatste 3 jaar heeft genoten of momenteel geniet.Preciseer het onderwerp, periode, begroting soort steun, grootte en aandeelhouderschap.
Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel Domein Latour de Freins Engelandstraat 555 – 1180 Brussel Tel. : 02.600.50.25. – Fax.: 02.600.50.47.
Aanvraag voor een financiële tussenkomst november 2006 – Handleiding [v1] pagina 5 van 9
C.
Voorstelling van het project
Voor aanvragen in verband met octrooien dienen enkel de rubrieken C1 en C2 vervolledigd. C.1.
Verantwoordelijke van het project
Indien de contactpersoon verschillend is van de projectverantwoordelijke, eveneens zijn coördinaten bijvoegen. C.2.
Plaats(en) van de uitvoering van het project
Volledig adres van de vestiging(en) (en onderzoekseenheden van de onderaannemers) waar de werkzaamheden zullen uitgevoerd worden. C.3.
Periode van het project
De periode aangeven van het project dat het voorwerp van de aanvraag uitmaakt, met een maximale duur van 2 jaar. Nota: Enkel de uitgaven verbonden met het project en gemaakt vanaf de datum van de ont vangstmelding door het IWOIB komen in aanmerking voor de Gewestelijke steun. C.4.
Organisatie van het onderzoek
De functie van een personeelslid komt overeen met zijn post binnen de onderneming. Zijn taken zijn wat hij zal uitvoeren binnen de kader van het project. C.5.
Begroting van het project
Samenvattende tabel van de gegevens uitgewerkt in punt D.6. Voorzie een kolom per partner en per onderaannemer. Het gaat enkel om de begroting overeenkomstig de periode gedekt door onderhavige aanvraag (cf. C.3). C.6.
Terugbetalingsschema
Enkel in te vullen door aanvragers van een terugvorderbaar voorschot In geval van een financiering onder de vorm van een terugvorderbaar voorschot dient de onderneming dit voorschot terug te behalen indien het project leidt tot een industriële of commerciële uitbating. De integrale terugbetaling van het voorschot zal gebeuren vanaf het jaar volgend op de eerste valorisaties en zal gebeuren over een periode van ten hoogste 5 jaar. De eerste kolom van de tabel bevat dus de informatie overeenkomstig het eerste jaar waarin valorisaties van het project voorzien zijn. De andere kolommen stellen het terugbetalingsschema voor voorzien voor de volgende 5 jaren. De verplichting tot terugbetaling heeft betrekking op het zakencijfer gegenereerd door een industrialisatie of een commercialisatie ten gevolge van de ontwikkeling die het voorwerp van de aanvraag uitmaakt van toepassingen van volgende generaties, indien deze het geheel of een deel van de betrokken technologie integreren. De storting van de terugbetaling aan het Gewest gebeurt het jaar n op basis van het zakencijfer gerealiseerd tijdens het jaar n1.
Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel Domein Latour de Freins Engelandstraat 555 – 1180 Brussel Tel. : 02.600.50.25. – Fax.: 02.600.50.47.
Aanvraag voor een financiële tussenkomst november 2006 – Handleiding [v1] pagina 6 van 9
Bijlagen toe te voegen aan onderhavig formulier
D
Voor de aanvragen betreffende octrooien dienen enkel bijlagen D.1, D.4 en D.7 bijgeleverd. Voor de andere aanvragen dienen alle bijlagen behalve D.4 bijgevoegd. D.1
Voorstelling van het bedrijf
Naast de documentatie die eventueel in bijlage aan de aanvraag gevoegd worden (jaarverslag van het bedrijf, folders, …), een tekst opstellen (bij voorkeur van 25 tot 40 lijnen) waarin het bedrijf voorgesteld wordt en die ten minste de volgende elementen bevat :
een beschrijving van de industriële activiteit met beknopte vermelding van de vervaardigde producten of productengamma's en van de aangewende procédés;
indien de onderneming deel uitmaakt van een groep met meerdere productievestigingen, een beschrijving van de industriële activiteit met een beknopte vermelding van de vervaardigde producten en productengamma's evenals de aangewende procédés voor het geheel van de groep, mits de specifieke activiteiten van de Brusselse vestiging te preciseren;
een korte retrospectieve van de activiteiten van de onderneming.
D.2.
Samenvatting van het project
Beknopte beschrijving van het project en zijn doelstellingen in een tekst van 25 tot 40 lijnen. Indien de geplande duur langer is dan 2 jaar, dienen het globale project, de belangrijkste fasen en hun doelstellingen beschreven, met een afzonderlijk luik gewijd aan de fase van 2 jaar beschouwd in de aanvraag. D.3.
Algemene " State of the art" en ervaring van het bedrijf
Beschrijf:
Aanleiding van het project en adequatie ervan t.o.v. de bedrijfsactiviteiten en strategie.
Innovatief karakter van het project op wetenschappelijk en technologisch vlak.
Technologische context van het project (met positionering t.o.v. concurrerende producten of technologieën).
"State of the art" i.v.m. het beschouwde onderzoeksdomein, met bronvermelding en informatie zo beschikbaar.
Samenvatting van de resultaten van voorbereidende studies (nieuw project) of van vorige onderzoekingen (hernieuwing van een reeds door het Gewest gesteund project).
D.4.
Indiening of instandhouding van octrooien
Enkel te leveren door de aanvragers van een aanvraag voor indiening of instandhouding van octrooi Beschrijf de strategie van de onderneming inzake intellectuele eigendom. Vat de technologische context (project van industrieel onderzoek of preconcurrentiële ontwikkeling) samen die geleid heeft tot de octrooineerlegging. Voeg een gedetailleerde omschrijving van de fasen van neerlegging en de bijhorende kosten toe, en duid de eventuele onderaannemingen aan
Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel Domein Latour de Freins Engelandstraat 555 – 1180 Brussel Tel. : 02.600.50.25. – Fax.: 02.600.50.47.
Aanvraag voor een financiële tussenkomst november 2006 – Handleiding [v1] pagina 7 van 9
D.5.
Gedetailleerd programma
Beschrijf: het werkprogramma, waarbij de onderzoeksstrategie en de opeenvolgende onderzoeksstappen met hun verantwoording voorgesteld worden; de wetenschappelijk/technologische aanpak, met beschrijving van de basishypothesen en de optredende parameters, van de diverse onderzoeksaspecten evenals van de aangewende evaluatiemethodes; de te verwachten wetenschappelijke of technologische risico's en moeilijkheden en de manier waarop deze zullen aangepakt worden; de concrete wetenschappelijke of technische kennis en resultaten (de "milestones") die men in de loop en op het einde van het voorgestelde project hoopt te bekomen. Het is noodzakelijk het onderzoeksprogramma in coherente werkpakketten te verdelen. Deze gedetailleerde beschrijving, die het belangrijkste (en het meest onderbouwde) deel van het dossier uitmaakt, dient de beoogde acties en hun rechtvaardiging naar voor te brengen. D.6.
Gedetailleerde organisatie van het onderzoek
Preciseer de takenkalender van elke onderzoeker. Voeg desgevallend ook de taakverdeling tussen de onderneming en de onderaannemers toe. D.7.
Begroting van het project
Stel de onderzoeksbegroting voor elke partner op(inbegrepen deze voor de uitvoering van substantiële werkzaamheden uitgevoerd in onderaanneming) voor de periode betreffende onderhavige aanvraag. Sluit voor elke partner volgende elementen in: Personeelskosten: de kosten van het personeel (onderzoekers, technici en ondersteunend personeel) specifiek bestemd voor de uitvoering van het project en zoals vermeld op de loonfiche. Voor elk personeelslid dienen de volgende gegevens vermeld: naam, voornaam, diploma, functie en gemiddelde tijdsbesteding aan het project (% werktijd), bedrag van het brutoloon, bedrag van de patronale lasten : sociale lasten (RSZ, ...), verlofgeld, bijslag op wettelijke familievergoeding, e.a. Werkingskosten: de kosten dekken: De courante uitgaven inzake benodigdheden, materialen, producten en opdrachten die rechtstreeks in verband staan met de uitvoering van het project. De kosten van advies en gelijkwaardige diensten die uitsluitend voor het onderzoeksproject aangewend worden, inbegrepen de uitvoering van onderzoek in onderaanneming, het verwerven van technologieën of de aankoop van octrooien of licenties bij derden. Een rubriek voorzien per type uitgaven (bv. : fluïda, laboratoriummateriaal, werktuigen, onderhoud toestellen, chemische producten, aanpassing proefopstellingen, klein materiaal, informatica, rekenkosten, verplaatsingskosten in het buitenland, enz.).
Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel Domein Latour de Freins Engelandstraat 555 – 1180 Brussel Tel. : 02.600.50.25. – Fax.: 02.600.50.47.
Aanvraag voor een financiële tussenkomst november 2006 – Handleiding [v1] pagina 8 van 9
Investeringskosten: in uitvoering van de Europese richtlijnen inzake de ondersteuning van O&O, kunnen enkel de afschrijvingskosten van de apparatuur bestemd voor de uitvoering van het project als investeringskosten in aanmerking genomen worden. Deze afschrijving wordt berekend a rato van het gebruikspercentage voor het project, over een periode van drie jaar voor informaticamateriaal en over vijf jaar voor wetenschappelijke en technische apparatuur. De kosten (uitsluitend huurkosten) voor terreinen en lokalen komen slechts in aanmerking voor een eventuele aanvaarding indien het om buitengewone kosten gaat voor terreinen of lokalen waarover het bedrijf niet beschikt en die onontbeerlijk zouden zijn voor de uitvoering van het onderzoek (bvb. : terreinen voor blootstellingsproeven van monsters in situ). De kosten voor de basisinfrastructuur van een onderneming die O&Owerkzaamheden verricht komen niet in aanmerking.
D.8.
Algemene onkosten: het betreft bijkomende algemene onkosten die rechtstreeks voortvloeien uit de uitvoering van het O&Oproject (secretariaat, boekhouding, telecommunicatie, tijdschriften, verplaatsingen in België, …). Een forfaitair bedrag overeenstemmend met 10% van de som van de personeels en werkingskosten wordt aanvaard. Valorisatievooruitzichten
Beschrijf in het algemeen economisch potentieel van de valorisatie van de voorziene resultaten en preciseer de verhoopte weerslag voor het bedrijf. Deze bijlage dient meerbepaald volgende informatie te omvatten :
Impact op de activiteit, het zakencijfer en de tewerkstelling in het bedrijf;
Industriële/commerciële relevantie en voordelen van de beoogde innovatie, op het niveau van het product of het procédé, t.o.v. de beschikbare concurrerende producten of procédés in het bedrijf en/of bij de concurrenten;
Omvang van de beoogde binnen en buitenlandse markt (bronvermelding indien beschikbaar), beoogde respectieve marktaandelen zowel op korte als op langere termijn;
Beschikbaarheid van de bestaande infrastructuur voor de valorisatie van de resultaten, eventuele vereiste bijkomende ontwikkelings of investeringsinspanningen en commerciële structuur;
Voorziene bescherming van de resultaten (octrooien, e.d.).
Indien uw bedrijf deel uitmaakt van een industriële groep met productiezetels buiten het Brussels Gewest, de voorziene valorisatievormen in het Brussels Gewest preciseren. D.9.
Jaarrekening
Lever een kopie van de jaarrekening van het laatste boekjaar. D.10. Volledig dossier op cdrom Voorzie een volledige kopie van het dossier (formulier en alle bijlagen) op een cdrom.
Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel Domein Latour de Freins Engelandstraat 555 – 1180 Brussel Tel. : 02.600.50.25. – Fax.: 02.600.50.47.
Aanvraag voor een financiële tussenkomst november 2006 – Handleiding [v1] pagina 9 van 9
