Aanmaken van nieuw rapport

Accept Rapportage

Inhoud Aanmaken van nieuw rapport ..................................................................................... 1 Aanmaken van een rapport ..................................................................................... 1 In dit artikel .......................................................................................................... 1 Aanmaken verslag ............................................................................................... 1 Het eerste rapport van een klant ......................................................................... 2 Cijfers inlezen vanuit de kolommenbalans van Accept Financieel ...................... 4 Cijfers inlezen vanuit een extern boekhoudpakket .............................................. 5 Cijfers van voorgaande jaren inlezen .................................................................. 8 Hoe om te gaan met ongeplaatste rekeningen .................................................... 8 Wanneer rekeningen definiëren in de verzamelrekeningen............................... 10 Het rapport cijfermatig in orde maken................................................................ 12 Het rapport verder opmaken .............................................................................. 12 Het rapport afdrukgereed maken ....................................................................... 12 Stappen om het rapport cijfermatig in orde te maken ............................................... 15 Stappen om het rapport cijfermatig in orde te maken ........................................... 15 Doorloop de stappen ......................................................................................... 16 Verder in dit artikel............................................................................................. 16 Stap 1. - Cijfers brugstaat verwerken ................................................................ 16 Stap 2 - Keuze model - instellingen ................................................................... 17 Stap 3 - Overboeken van het resultaat .............................................................. 18 Stap 4 - Verwerken van het kapitaal .................................................................. 20 Stap 5 - Verdeling van het resultaat .................................................................. 24 Stap 6 - Controle van de Balans ........................................................................ 25 Stap 7 - Controle van de activarekeningen........................................................ 26 Presentatie splitrekeningen ............................................................................... 27 Stap 8 - Controle liquiditeitspositie .................................................................... 28 Wel niet tonen controlescherm .......................................................................... 29 Instellingen - controlescherm ............................................................................. 29 Stappen om het rapport na de import verder op te maken ....................................... 31 Stappen om het rapport na de import verder op te maken .................................... 31 Doorloop de stappen ......................................................................................... 31 Verder in dit artikel............................................................................................. 31 Stap 1 - Bepaal welke hoofdstukken u wel of niet wilt gebruiken ...................... 31 Stap 2 - Algemene teksten in het accountantsrapport ....................................... 32 Stap 3 - Toelichtingen en cijfermatige aanvullingen in de jaarrekening ............. 32

iii

Accept Rapportage Stap 4 - De bijlagen ........................................................................................... 35 Bespreking toelichting op de balans alternatief ........................................................ 37 Bespreking toelichting balans alternatief ............................................................... 37 In dit artikel ........................................................................................................ 37 Hoe om te gaan met de vaste activa ................................................................. 37 Hoe om te gaan met de debiteuren ................................................................... 40 Hoe om te gaan met rekening-courant .............................................................. 40 Hoe om te gaan met het eigen vermogen ......................................................... 40 Hoe om te gaan met de voorzieningen .............................................................. 40 Hoe om te gaan met de langlopende schulden ................................................. 41 Stappen om het rapport afdrukgereed te maken ...................................................... 45 Stappen om het rapport afdrukgereed te maken ................................................... 45 Doorloop de stappen ......................................................................................... 45 Verder in dit artikel............................................................................................. 45 Stap 1 - Pagineren van het rapport.................................................................... 45 Stap 2 - Doorlopen van het rapport ................................................................... 47 Stap 3 - Inhoudsopgave bijwerken .................................................................... 48 Stap 4 - Kop- en voetteksten ............................................................................. 49 Mogelijkheden voor de pagina-indeling ............................................................. 51 Depagineren van een rapport ............................................................................ 54 Herpagineren van een rapport ........................................................................... 55 Concept of definitief rapport .............................................................................. 55 Wanneer inhoudsopgave bijwerken en wanneer (her)pagineren ...................... 56

iv

Aanmaken van nieuw rapport Aanmaken van een rapport Elk rapport is gebaseerd op een standaard basismodel dat is meegeleverd bij de software. Het is mogelijk om deze basismodellen naar eigen inzicht in te richten en of op te maken. Tevens is er de mogelijkheid om meerdere kantoorspecifieke basismodellen te creëren, waardoor de nieuwe rapporten volgens een kantoorstandaard zijn opgemaakt. Verder is het ook mogelijk om een willekeurig model van een andere klant als basis te gebruiken.

Elk rapport staat uiteindelijk op zichzelf en kan door de gebruiker klantspecifiek worden ingericht. Indien een klant al een rapport van een vorig verslagjaar heeft, zal dit rapport worden gebruikt, via een kopie, en zal hierop een jaarwissel worden toegepast.

In dit artikel 

Aanmaken verslag



Het eerste rapport van een klant



Cijfers inlezen vanuit de kolommenbalans van Accept Financieel



Cijfers inlezen vanuit een extern boekhoudpakket



Cijfers van voorgaande jaren inlezen



Hoe om te gaan met ongeplaatste rekeningen



Wanneer rekeningen definiëren in de verzamelrekeningen



Het rapport cijfermatig in orde maken



Het rapport verder opmaken



Het rapport afdrukgereed maken

Aanmaken verslag Voordat u een nieuw rapport kunt aanmaken moet er eerst een verslag-model aanwezig zijn. Hieraan wordt het rapport gekoppeld. Bij het aanmaken van een rapport moet u eerst bepalen wel rapport als basis dient voor het nieuwe rapport. Accept levert een aantal basis-modellen mee. Verder is het mogelijk om ieder ander model als basis van dit verslag te laten dienen. STAPPEN AANMAKEN MODEL

Via de volgende stappen kunt u een model aanmaken:

1

Accept Rapportage 1. Schoon model via F5 of via de knop Wissen/Nieuw of Alles wissen

2. Voer een nieuw model-code in

3. Voer de naam van het model in

4. Voer een tijdvak in

5. Sla het model op via F2 of via de knop Opslaan Het model is nu aangemaakt

Het eerste rapport van een klant Indien u voor een klant het eerste rapport aan gaat maken moet u als eerste een nieuwe administratie aanmaken, waarin alle rapporten van deze klant zullen worden aangemaakt. Binnen deze administratie zult u een verslag moeten aanmaken. Hieronder zullen nu de stappen worden besproken over hoe u een model moet aanmaken op basis van de basismodellen.

Kiezen van het verslag U zult het aangemaakte verslag gekozen moeten hebben zodat het rapport hieraan gekoppeld kan worden. Alleen indien er nog geen rapport aan dit verslag gekoppeld is, kunt u een nieuw rapport aanmaken. Dit kunt u zien doordat, indien het model is gekozen, de knop - Aanmaken rapport - benaderbaar is. Tevens zijn de eigenschappen op het tabblad - Rapport - nog leeg.

Aanmaken rapport Via de knop - Aanmaken rapport - komt u in de wizard - Rapport aanmaken zie Stappen voor het aanmaken van een rapport

2

Aanmaken van nieuw rapport

Cijfers inlezen vanuit de kolommenbalans van Accept Financieel Indien u gebruik maakt van de kolommanbalans van Accept Financieel en u heeft deze cijfers nog niet ingelezen via het aanmaken van het rapport, is het ook mogelijk om dit tijdens het opstarten van het rapport te doen. Ook als u de cijfers opnieuw wilt inlezen omdat er wijzigingen zijn aangebracht in de kolommenbalans, doet u dit tijdens het opstarten van het rapport. zie Cijfers inlezen vanuit de kolommenbalans van Accept Financieel

Het rapport is aangemaakt en u kunt het nu gaan opstarten via - Start rapport -. Als eerste moet u er voor zorgen dat de cijfers in het rapport komen. Indien dit vanuit de kolommenbalans van Accept gebeurd zouden de cijfers van het huidige jaar al zijn ingelezen. Indien u over een ander boekhoudpakket beschikt komt het inlezen verderop aan bod.

Cijfers inlezen vanuit een extern boekhoudpakket Indien u gebruik maakt van een ander boekhoudpakket of u wilt de cijfers direct vanuit de saldibalans van Accept Financieel halen, gebeurd het inlezen van de cijfers in de brugstaat van het rapport. Indien u het rapport heeft opgestart, moet u het hoofdstuk - Brugstaat - activeren, waardoor de menuoptie voor het importeren van de cijfers zichtbaar wordt. zie Cijfers inlezen vanuit een extern boekhoudpakket

Cijfers van voorgaande jaren inlezen Indien u voor een klant het eerste rapport maakt, zult u ook de cijfers van de voorgaande jaren in moeten lezen. Er zijn meerder mogelijkheden om dit te doen, zoals het handmatig invoeren, of het inlezen via de methode die gebruikt wordt voor het inlezen vanuit een extern boekhoudpakket. Het is ook mogelijk om het huidige rapport voor een jaar klaar te maken en dan via het aanmaken van een nieuw rapport, met jaarwissel, tot het definitieve rapport te komen. zie Cijfers van voorgaande jaren inlezen

Het rapport cijfermatig in orde maken Nadat de cijfers zijn ingelezen, zullen er nog een aantal zaken gedaan moeten worden om het rapport cijfermatig in orde te maken. Via de functie - Cijfermatige controle - wordt u geattendeerd op de diverse zaken die u nog moet regelen, zoals de overboeking van het resultaat en het opnemen van investeringen e.d. voor de vaste activa. Verder is het mogelijk om diverse zaken in de verschillende hoofdstukken verder te specificeren. Dit is niet noodzakelijk om het rapport cijfermatig in orde te krijgen, maar dient er alleen naar voor om bepaalde onderdelen verder uit te splitsen. zie Het rapport cijfermatig in orde maken

Het rapport verder opmaken Afhankelijk van het basismodel c.q. het model van het voorgaande jaar, kunt u nu het rapport verder inrichten en of opmaken. Indien het een rapport van het voorgaande jaar betreft, zult u waarschijnlijk alleen het rapport moeten doorlopen en daar waar de toelichtingen betrekking hebben op de betreffende, deze controleren en eventueel aanpassen. Betreft het een basismodel die u al naar uw eigen specificaties heeft ingericht, zult u alleen de klantspecifieke zaken moeten invullen en vervolgens het rapport doorlopen om de betreffende toelichtingen bij de cijfers aan te maken. Indien dit uw eerste rapport is en het aangeleverde basismodel heeft gebruikt moet u het rapport nauwkeurig doorlopen en bepalen welke zaken u wel of niet wilt gebruiken. Indien u dit rapport naar uw

3

Accept Rapportage wensen heeft opgemaakt, kunt u deze vervolgens promoveren tot een basisrapport, zodat u hiervan voor de overige klanten gebruik kunt maken. zie Het rapport verder opmaken

Het rapport afdrukgereed maken Nu het rapport zowel tekstueel al cijfermatig in orde is, kan het rapport afdrukgereed gemaakt worden. Zaken zoals kop- en voetteksten en het watermerk - concept -, kunnen hier nog worden gedaan. Dit zijn echter ook zaken die goed in het basismodel geregeld kunnen worden en zouden ook onder de noemer - Het rapport verder opmaken - kunnen vallen. Het belangrijkste wat hier nog moet gebeuren is het rapport pagineren. Hierna kunt u het rapport nog eenmaal doorlopen en kijken of u het met de indeling eens bent. Zo niet kunt u hier nog op ingrijpen. zie Het rapport afdrukgereed maken

Cijfers inlezen vanuit de kolommenbalans van Accept Financieel Indien u gebruik maakt van de kolommanbalans van Accept Financieel en u heeft deze cijfers nog niet ingelezen via het aanmaken van het rapport, is het ook mogelijk om dit tijdens het opstarten van het rapport te doen. Ook als u de cijfers opnieuw wilt inlezen omdat er wijzigingen zijn aangebracht in de kolommenbalans, doet u dit tijdens het opstarten van het rapport.

Koppeling kolommenbalans Als eerste zult u bij de - koppeling - moeten aangeven dat het de - Kolommenbalans - betreft.

Vervolgens zult u dat zien dat de groep - Koppeling kolommenbalans - zichtbaar wordt, waarin u het betreffende kolommenbalansmodel kunt selecteren. Indien u deze zaken al bij het aanmaken van het model heeft gedaan, is dit hetgeen u al ziet.

Inlezen cijfers kolommenbalans Standaard zal de optie (zie onder) op - Geen - staan, daar u niet wilt dat de cijfers elke keer opnieuw worden ingelezen, zal deze standaar op - geen - staan. Indien u de cijfers nog niet heeft ingelezen of deze zijn dusdanig gewijzigd dat u deze opnieuw wilt inlezen, moet u de keuze op - Alleen import naar rapportmodel - zetten en het model bewaren. Tijdens het opstarten van het rapport zullen de cijfers worden ingelezen in de brugstaat. Nadat u het rapport weer heeft afgesloten, zal deze optie weer op - Geen - komen te staan.

4


Cijfers inlezen vanuit een extern boekhoudpakket Indien u gebruik maakt van een ander boekhoudpakket of u wilt de cijfers direct vanuit de saldibalans van Accept Financieel halen, gebeurd het inlezen van de cijfers in de brugstaat van het rapport. Indien u het rapport heeft opgestart, moet u het hoofdstuk - Brugstaat - activeren, waardoor de menuoptie voor het importeren van de cijfers zichtbaar wordt..

HOE

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Brugstaat - bevind zich het submenu - Importeren vanuit - waarin zich de optie - Extern boekhoudprogramma... - zich bevindt.

5

Accept Rapportage

Office 2007 Indien het hoofdstuk - Brugstaat - geactiveerd is, verschijnt ook het tabblad - Brugstaat -. In de groep - Importeren - bevind zich de knop - Extern boekhoudprogramma -.

Via dit scherm kunne diverse jaren vanuit diverse externe boekhoudprogramma's worden geïmporteerd. De universele optie is de Auditfile. Verder zijn er vele andere mogelijkheden om de cijfers te importeren. Verder is er de mogelijkheid om eigen definities aan te maken. (zie Stappen voor het aanmaken van een importdefinitie)

Testen importbestand Indien u niet zeker bent of u de juiste importdefinitie gekozen heeft, of u wilt eerst het in te lezen bestand controleren, kunt u het bestand inlezen in de importgegevens. Kies hiervoor de knop - Selecteer bestand -

en open vervolgens het importbestand,

waardoor het bestand wordt ingelezen en getoond in het tabblad - Importgegevens -.

6


Keuze boekjaar Standaard zal het boekjaar op het huidige jaar staan en zullen de cijfers in het laatste boekjaar worden ingelezen. Het is echter ook mogelijk om voorgaande boekjaren in te lezen, door middel van het selecteren van het juiste boekjaar.

Start importeren Indien de cijfers kunnen worden geïmporteerd, kiest u voor de knop - Start importeren -

,

waar u vervolgens het te importeren bestand opent. Vervolgens zult u de vraag krijgen of u de saldi wilt leegmaken. Indien u voor - Ja - kiest zullen de reeds gevulde cijfers van het betreffende boekjaar worden gewist. Indien u hier voor - Nee - kiest zullen de cijfers worden gesaldeerd, wat met een extra melding wordt aangegeven.

7

Accept Rapportage

Vervolgens worden de betreffende cijfers ingelezen, waarbij u de voortgang kunt volgen links onder in de statusbalk.

Ongeplaatste rekeningen Indien niet alle rekeningen gevonden worden, zullen deze in de ongeplaatste rekeningen komen. U zult deze rekeningen eerst nog een plaats in de brugstaat moeten geven al voorts u door kunt gaan. (zie Hoe om te gaan met ongeplaatste rekeningen)

Cijfers van voorgaande jaren inlezen Indien u voor een klant het eerste rapport maakt, zult u ook de cijfers van de voorgaande jaren in moeten lezen. Er zijn meerder mogelijkheden om dit te doen, zoals het handmatig invoeren, of het inlezen via de methode die gebruikt wordt voor het inlezen vanuit een extern boekhoudpakket. Het is ook mogelijk om het huidige rapport voor een jaar klaar te maken en dan via het aanmaken van een nieuw rapport, met jaarwissel, tot het definitieve rapport te komen.

U moet dezelfde stappen als van de - Cijfers inlezen vanuit een extern boekhoudpakket - moeten nemen, waarbij u bij de keuze van het boekjaar een voorgaand jaar moet kiezen. Het is mogelijk om eerst alle boekjaren te importeren alvorens u de ongeplaatste rekeningen gaat plaatsen.

Hoe om te gaan met ongeplaatste rekeningen Indien niet alle rekeningen gevonden worden, zullen deze in de ongeplaatste rekeningen komen. U zult deze rekeningen eerst nog een plaats in de brugstaat moeten geven al voorts u door kunt gaan. U zult op de brugstaat een knop - Ongeplaatste rekeningen - zien verschijnen. Tevens is er nu een menuoptie aanwezig waarmee u dit scherm kan opstarten.

8


Normaal zullen hier alleen rekeningen komen die u nieuw in uw financiële pakket heeft aangemaakt. U kunt deze nu in de brugstaat gaan plaatsen door middel van het selecteren van de juiste rij in de brugstaat en vervolgens op de knop - Bijwerken - te drukken. Hierbij zijn een aantal mogelijkheden afhankelijk van wat u wilt overnemen.

Overnemen - Rekeningnummer Standaard zal ook het rekeningnummer worden geplaatst in de brugstaat, waardoor de volgende import deze rekening zal herkennen en automatisch zal plaatsen. Het kan echter zijn dat u de rekening wilt samenvoegen met een andere rekening en dat u het al aanwezige nummer wilt laten bestaan. In dat geval moet u het vinkje uitzetten, zodat het nummer niet wordt overgenomen. Mocht dit een actie zijn die voor elke volgende import gaat gelden, kunt u deze rekeningen beter gaan opnemen in de - Verzamelrekeningen - (zie Wanneer rekeningen definiëren in de verzamelrekeningen)

Overnemen - Rekeningnaam Indien overnemen rekeningnummer aanstaat, zal in de meeste gevallen ook het overnemen van de rekeningnaam aanstaan en zo ook indien deze juist niet aanstaat. Echter indien we te maken hebben met de splitsrekeningen en wel de - Aanschafwaarde - of de - Cumulatieve afschrijvingen -, moeten we het overnemen van de rekeningnaam uitzetten, terwijl het rekeningnummer aanstaat. U zult in dit geval de rekeningnaam handmatig in de lege regel boven de aanschafwaarde moeten plaatsen.

9

Accept Rapportage

Overnemen - Periode 1, 2 of 3 Afhankelijk van de import(en) die u gedaan heeft zullen deze opties toegankelijk zijn. Hiermee bepaald u per post welke cijfers moeten worden overgenomen.

Activarekeningen plaatsen De rekeningen van de immateriële en materiële vaste activa worden vaak gesplitst in de totale aanschaf en de cumulatieve afschrijvingen. In het rapport wordt gewerkt met de boekwaarden van de rekening en in o.a. de toelichting en liquiditeitspositie, wordt er gebruik gemaakt van de splitsrekeningen. Bij de import is er de mogelijkheid geschapen om de koppelingen bij de - Aanschafwaarde - en de - Cumulatieve afschrijvingen - te leggen. In de boekwaarde staat standaard een formule die het resultaat van deze rekeningen weergeeft.

Rekening verkeerd bijgewerkt - geplaatst Indien u tijdens het plaatsen een fout heeft gemaakt, is het mogelijk om via de knop - Toevoegen - de plaatsing ongedaan te maken. U moet echter wel rekening houden dat dan alle gegevens van deze regel, dus rekeningnummer, rekeningnaam en alle 3 de perioden worden teruggezet in de ongeplaatste rekeningen. Is dit niet de bedoeling, dan moet u hierna de juiste perioden weer gaan plaatsen. (zie Verklaring van de rekeningen in de brugstaat)

Wanneer rekeningen definiëren in de verzamelrekeningen Het komt voor dat de saldibalans van uw boekhoudpakket uitgebreider is dat wat u in het rapport wilt tonen, denk bijvoorbeeld aan B.T.W.-rekeningen. U kunt er dan voor kiezen om deze rekeningen toe te voegen aan de verzamelrekeningen, waardoor zij bij de import, automatisch worden samengevoegd en geplaatst. In het onderstaande geval zullen rekeningnummer 1901 t/m 1905 worden toegevoegd aan rekening 1900. U kunt hier meerdere rekeningsets definiëren.

10


HOE



11

Accept Rapportage

Verzamelrekening Hier geeft u de rekening op waarnaar alle gekoppelde rekeningen worden verplaatst. Toets het rekeningnummer in het invoervak boven de knop - Toevoegen - en druk vervolgens op deze knop.

Actieve rekening: 1900 1900 is dat rekeningnummer waarna al deze rekeningen worden toegevoegd en is tevens de geselecteerde verzamelrekening. Toets het rekeningnummer in het invoervak boven de knop - Toevoegen - en druk vervolgens op deze knop.

Opslaan en sluiten Indien u alles gedefinieerd heeft moet u op de knop - Opslaan en sluiten - drukken om de wijzigingen te bewaren.

Het rapport cijfermatig in orde maken Nadat de cijfers zijn ingelezen, zullen er nog een aantal zaken gedaan moeten worden om het rapport cijfermatig in orde te maken. Via de functie - Cijfermatige controle - wordt u geattendeerd op de diverse zaken die u nog moet regelen, zoals de overboeking van het resultaat en het opnemen van investeringen e.d. voor de vaste activa. Verder is het mogelijk om allerlei zaken in de verschillende hoofdstukken verder te specificeren. Dit is niet noodzakelijk om het rapport cijfermatig in orde te krijgen, maar dient er alleen naar voor om bepaalde onderdelen verder uit te splitsen. (zie Stappen om het rapport cijfermatig in orde te maken)

Het rapport verder opmaken Afhankelijk van het basismodel c.q. het model van het voorgaande jaar, kunt u nu het rapport verder inrichten en of opmaken. Indien het een rapport van het voorgaande jaar betreft, zult u waarschijnlijk alleen het rapport moeten doorlopen en daar waar de toelichtingen betrekking hebben op de betreffende, deze controleren en eventueel aanpassen. Betreft het een basismodel die u al naar uw eigen specificaties heeft ingericht, zult u alleen de klantspecifieke zaken moeten invullen en vervolgens het rapport doorlopen om de betreffende toelichtingen bij de cijfers aan te maken. Indien dit uw eerste rapport is en het aangeleverde basismodel heeft gebruikt moet u het rapport nauwkeurig doorlopen en bepalen welke zaken u wel of niet wilt gebruiken. Indien u dit rapport naar uw wensen heeft opgemaakt, kunt u deze vervolgens promoveren tot een basisrapport, zodat u hiervan voor de overige klanten gebruik kunt maken. (zie Stappen om het rapport na de import verder op te maken)

Het rapport afdrukgereed maken 12

Aanmaken van nieuw rapport Nu het rapport zowel tekstueel al cijfermatig in orde is, kan het rapport afdrukgereed gemaakt worden. Zaken zoals kop- en voetteksten en het watermerk - concept -, kunnen hier nog worden gedaan. Dit zijn echter ook zaken die goed in het basismodel geregeld kunnen worden en zouden ook onder de noemer - Het rapport verder opmaken - kunnen vallen. Het belangrijkste wat hier nog moet gebeuren is het rapport pagineren. Hierna kunt u het rapport nog eenmaal doorlopen en kijken of u het met de indeling eens bent. Zo niet kunt u hier nog op ingrijpen. (zie Stappen om het rapport afdrukgereed te maken)

13

Stappen om het rapport cijfermatig in orde te maken Stappen om het rapport cijfermatig in orde te maken Nadat de cijfers zijn ingelezen, zullen er nog een aantal zaken gedaan moeten worden om het rapport cijfermatig in orde te maken. Via de functie - Cijfermatige controle - wordt u geattendeerd op de diverse zaken die u nog moet regelen, zoals de overboeking van het resultaat en het opnemen van investeringen e.d. voor de vaste activa. Verder is het mogelijk om allerlei zaken in de verschillende hoofdstukken verder te specificeren. Dit is niet noodzakelijk om het rapport cijfermatig in orde te krijgen, maar dient er alleen naar voor om bepaalde onderdelen verder uit te splitsen.

HOE



15

Accept Rapportage

Doorloop de stappen 

Stap 1 - Cijfers brugstaat verwerken



Stap 2 - Keuze model - instellingen 1. Indien B.V. ga naar stap 3 2. Indien Eenmanszaak, Vof en of Maatschap ga naar stap 4



Stap 3 - Overboeken van het resultaat Ga naar stap 6



Stap 4 - Verwerken van het kapitaal



Stap 5 - Verdeling van het resultaat



Stap 6 - Controle van de Balans



Stap 7 - Controle van de activarekeningen



Stap 8 - Controle liquiditeitspositie

Verder in dit artikel 

Wel niet tonen controlescherm



Instellingen van het controlescherm

Stap 1. - Cijfers brugstaat verwerken In de brugstaat zijn 2 controletellingen aanwezig, namelijk - Saldo mutaties - en de - Controle telling -. Deze tellingen geven aan of de cijfers die u heeft ingelezen, c.q. heeft aangepast in evenwicht zijn. Wij adviseren u om er voor te zorgen dat beide tellingen op 0 staan, hoewel het mogelijk is om het rapport cijfermatig in orde te krijgen zonder dat deze tellingen op 0 lopen.

Saldo mutaties Deze controletelling geeft aan of het totaal van alle rekeningen, inclusief de ongeplaatste rekeningen in evenwicht zijn. Indien u bijvoorbeeld een bedrag invoert en of aanpast, zal - Saldo mutaties - direct worden aangepast. Indien deze controle ongelijk is aan 0, zijn er handmatig bedragen ingevoerd, waardoor de disbalans is onstaan.

16

Stappen om het rapport cijfermatig in orde te maken

Controle telling Indien de - Controle telling - niet op nul en de controle - Saldo mutaties - lopen wel op nul, zullen er nog ongeplaatste rekeningen aanwezig zijn. Deze zult u eerst moeten plaatsen. Indien beide niet op nul lopen, is het zaak om eerst - Saldo mutaties - op nul te brengen.

Cijfers achter de komma en of -0 Het rapport werkt met afgeronde cijfers. Het is dus niet toegestaan om decimalen in te voeren. Indien dit toch is gebeurd zal, indien de andere gegevens goed zijn geplaatst, bij de controletellingen -0 komen te staan. Om dit weg te krijgen, zult u deze bedragen moeten corrigeren c.q. afronden.

Splitsrekeningen Bij alle activarekeningen wordt gebruikt gemaakt van splitsrekeningen, waarin nadere specificaties omtrent dat activum worden gegeven. Deze bedragen zullen niet worden meegeteld bij de controletellingen. Alleen de boekwaarden van elk activum is hiervoor belangrijk. De controle van deze splitsrekeningen worden verderop besproken.

Afronding plaatsen Bij het importeren van de cijfers zullen alle getallen worden afgerond, waardoor er uiteindelijk een afrondingsverschil ontstaat. Deze rekening zult u ook in de brugstaat moeten plaatsen of moeten toevoegen aan een bestanden rekening. Bij het plaatsen moet of kan men met diverse zaken rekening houden: 1. Resultaat van het rapport sluit niet aan op het resultaat van de financiële administratie. (Ja) Een deel van de afronding of de totale afronding moet op een resultatenrekening komen. (Nee) De afronding moet in de balans worden geplaatst. (bijvoorbeeld de debiteuren).

Controle Algemeen Indien de brugstaat in evenwicht is zult u de onderstaande vakjes aangevinkt en groen-gekleurd zien.

Ga naar stap 2 - Keuze model - instellingen

Stap 2 - Keuze model - instellingen Voor een goede aansluiting is het van belang dat u de juiste model-keuze heeft gemaakt. We onderscheiden 2 soorten modellen, namelijk de B.V. en de overige, zoals Eenmanszaak, V.o.f. en Maatschappen. Afhankelijk van deze keuze zal de berekening van het bedrijfsvermogen verschillend verlopen. In het tabblad - Algemeen - zal u de op dit moment actieve keuze worden getoond. (zie afbeeldingen) Tevens zal bij de keuze - Eenmanszaak, Vof en Maatschap - het tabblad - Kapitaalsverloop - zichtbaar zijn. (zie verder Keuze van het model - instellingen -)

17

Accept Rapportage

Keuze is Besloten Vennootschap., ga naar stap 3 - Overboeken van het resultaat

Keuze is Eenmanszaak, Vof of Maatschap., ga naar stap 4 - Verwerken van het kapitaal

Stap 3 - Overboeken van het resultaat Indien u heeft gekozen voor de Besloten Vennootschap. en alle rekeningen zijn geplaatst, zult u waarschijnlijk het resultaat nog moeten overboeken. Een indicatie hiervoor is dat het controlescherm in het tabblad - Algemeen niet aangevinkt is.

U kunt nu het beste het tabblad - Balans - selecteren om te zien wat het verschil is.

Indien alle overige rekeningen juist zijn geplaatst zal het verschil in de balans gelijk zijn aan het resultaat dat door de rapportage is berekend. Dit kunt u kontroleren door het hoofdstuk - Winst- & verliesrekening - te selecteren, en hier te kijken wat het resultaat is.

18


U zult dit resultaat moeten overboeken naar het bedrijfsresultaat. In de brugstaat is hiervoor een aparte rekening gemaakt in de groep - Resultaat lopend boekjaar -. Deze groep bevind zich net boven de privérekening. Plaats hier het resultaat zoals dat in de Winst- & verliesrekening berekend is.

Hierdoor zal de saldo mutaties ook het betreffende bedrag gaan tonen.

Nu moet u in het bedrijfskapitaal dit bedrag gaan toevoegen. Afhankelijk van de presentatie in de toelichting van de balans kunt u deze toevoegen aan de algemene reserve of apart vermelden als winst lopend boekjaar. In dit voorbeeld gaan we het resultaat direct toewijzen aan de algemene reserve. Hierdoor wordt het bedrag van 161.690 verhoogd met -22.331.

We verwijderen nu het bestaande bedrag van -161,690 en zien vervolgens dat de saldo mutaties het uiteindelijk bedrag weergeeft.

Vervolgens kunt u dit bedrag intoetsen

19

Accept Rapportage

De controletelling zal nu 0 zijn.

Berekende resultaat wijkt af van resultaat in financiële administratie Het kan voorkomen dat het resultaat zoals van de saldibalans en of kolommenbalans van de financiële administratie afwijkt van het resultaat zoals deze getoond en of berekend wordt in de Winst- en verliesrekening. De oorzaak hiervan is dat de bedragen in het rapport worden afgerond. Meestal zult u bij de ongeplaatste rekeningen geconfronteerd worden met een afrondingsrekening die u ergens zult moeten plaatsen. Indien het afrondingsverschil gelijk is aan het verschil tussen de resultaten van de financiële administratie en het rapport, kunt u de afronding het beste via de resultaatrekeningen verwerken. Indien dit niet zo is en indien u een normale overboeking gemakkelijker vind, kunt u direct in de brugstaat een overboeking doen, via het corrigeren van bedragen, om zo te zorgen dat het resultaat van het rapport gelijk loopt aan het resultaat van de financiële administratie. LET OP!, nadat u het resultaat heeft gewijzigd, zult u ook de overboeking van het resultaat weer moeten corrigeren.

Ga naar stap 6 - Controle van de Balans

Stap 4 - Verwerken van het kapitaal Indien u heeft gekozen voor de Eenmanszaak, Vof of de Maatschap en alle rekeningen zijn geplaatst, zult u naar het hoofdstuk - Kapitaalsverloop - moeten gaan om te kijken waar de verschillen zich bevinden. Een indicatie hiervoor is dat het controlescherm in het tabblad - Algemeen - niet aangevinkt is.

U kunt nu het beste het tabblad - Balans - selecteren om te zien wat het verschil is.

Bij de modellen Eenmanszaak, Vof en Maatschap zal het blok Bedrijfskapitaal in het hoofdblok Bedrijfskapitaal geen invloed hebben op het rapport. In deze modellen is het kapitaalsverloop sturen, welke worden beïnvloed

20

Stappen om het rapport cijfermatig in orde te maken door het kapitaalsblok onder aan de - Controle telling - onder aan de brugstaat en aan de Fiscale Oudedagsreserve in het hoofdblok Bedrijfskapitaal.

21

Accept Rapportage

We starten nu het hoofdstuk - Kapitaalsverloop op om te kijken hoe we de cijfers sluiten kunnen maken.

Beginkapitaal Het beginkapitaal wordt per vennoot bepaald in het kapitaalsblok onder aan de brugstaat bij het betreffende eigen vermogen vennoot 1..6 -. Per vennoot moeten hier de beginkapitalen, welke gelijk zijn aan de eindkapitalen van voorgaand boekjaar worden ingevuld. Dit zal met een jaarwissel automatisch gedaan worden. Alleen in de startsituatie zal dit handmatig moeten worden aangepakt.

Aandeel resultaat Indien u bezig bent met het voorgaande boekjaar, zult u in het kapitaalsblok ook het - Aandeel resultaat vennoot 1..6- moeten opgeven. Voor het huidige boekjaar moet u hiervoor naar het hoofdstuk - Resultaatverdeling -, waarin u allerlei zaken kunt regelen. (zie Stap 5 - Verdeling van het resultaat).

Saldo stortingen en onttrekkingen

22


Onderaan de brugstaat staan de rekeningen voor de stortingen en onttrekkingen per vennoot. Deze zullen via de import automatisch worden geplaatst.

Fiscale oudedagsreserve Er zijn 2 manieren om met de FOR om te gaan. Dit is afhankelijk hoe u dit in uw administratie heeft verwerkt. Via de instellingen kunt u aangeven hoe de rapportage hiermee moet omgaan. Via de instellingen kunt u dit opgeven.

Indien - Resultaat zonder FOR - zal het resultaat in het kapitaalverloop zal worden gecorrigeerd met de toe- of afnamen van de fiscale oudedagsreserve. Indien - Resultaat met FOR - zal het resultaat in het kapitaalsverloop ongewijzigd worden opgenomen. HOE

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Extra - bevind zich de optie - Instellingen... -, met daarin het tabblad - Kapitaalverloop -.

Office 2007 Indien het menutabblad - Extra- bevind zich de knop - Instellingen -, met daarin het tabblad - Kapitaalverloop -.

Voorbeeld hierboven

23

Accept Rapportage In het voorbeeld hierboven is de - Weergave FOR in kapitaalsverloop - de optie - Resultaat zonder FOR Het resultaat volgens de Winst- & verliesrekening is 22.331 De Toenamen van de FOR is 1.500 Het resultaat in het kapitaalverloop is nu dus 22.331 + 1.500 = 23.831

Ga naar stap 5 - Verdeling van het resultaat

Stap 5 - Verdeling van het resultaat Verdeling vennoten Behalve bij de eenmanszaak, waar het aandeel van het resultaat 100% is, moet u per vennoot of maat de verdeling van het resultaat opgeven. Het totaal moet 100% zijn om dit scherm te verlaten.

HOE

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Extra - bevind zich de optie - Vaste gegevens... -, met daarin het tabblad voor het verdelen van het resultaat.

Office 2007 24

Stappen om het rapport cijfermatig in orde te maken Indien het menutabblad - Start - bevind zich de knop - Vaste gegevens -, met daarin het tabblad voor het verdelen van het resultaat.

Extra toedeling, vergoeding arbeid en of kapitaal Indien er extra toedelingen en of vergoedingen zijn die eerst aan het resultaat moeten worden onttrokken, moeten we dit in het hoofdstuk - Resultaatverdeling - doen.

Hierin kan er per vennoot wordeen opgegeven wat de onttrekkingen moeten zijn voordat het resultaat wordt verdeeld.

Ga naar stap 6 - Controle van de Balans

Stap 6 - Controle van de Balans Indien alle bovenstaande zaken correct zijn uitgevoerd zou de balans in evenwicht moeten zijn.

25

Accept Rapportage

Ga naar stap 7 - Controle van de activarekeningen

Stap 7 - Controle van de activarekeningen

Vervolgens moeten we de activarekeningen verder specificeren d.m.v. de - Splitsrekeningen -. In bovenstaande situatie is het alleen voor de materiële vaste activa nodig.

26

Stappen om het rapport cijfermatig in orde te maken Indien we hiernaar toe gaan zien we dat voor elk activum er enkele splitsrekeningen zijn gedefinieerd. De bedoeling is hier om het verschil tussen de boekwaarden van de verschillende jaren te verklaren. Het bedrag dat nog te verdelen is zal aan de rechterkant worden getoond. In dit geval gaat het alleen om de afschrijving, maar hier moeten ook eventuele investeringen e.d. worden ingevoerd. De - Aanschafwaarde - en - Cumulatieve afschrijvingen - vallen buiten de controle van de zaken die nog te verdelen zijn,

Presentatie splitrekeningen

De splitsrekeningen worden o.a. getoond in de toelichting van de balans.

27

Accept Rapportage

Verder worden deze rekeningen gebruikt bij het liquiditeitsoverzicht en gelijksoortige overzichten.

Ga naar stap 8 - Controle liquiditeitspositie

Stap 8 - Controle liquiditeitspositie

28


In de liquiditeitscontrole wordt gekeken of het verschil in de liquiditeit en de verklaring hiervoor aansluit. Behalve dat hier de splitsrekeningen een belangrijke rol spelen kan het ook zijn dat er betreffende de aandelen of via uitkering van dividend mutaties zijn gedaan. Deze zaken worden in de betreffende hoofdstukken zelf geregeld d.m.v. blauwe cellen die u kunt wijzigen.

Afrondingsverschillen Het is mogelijk dat er door afrondingsverschillen andere resultaten gepresenteerd worden. Indien u dit bezwaarlijk vindt zult u via het wijzigen van bedragen in de brugstaat dit moeten corrigeren. Het beste kunt u deze wijzigingen corrigeren met de rekening waar de afronding is toegevoegd.

Wel niet tonen controlescherm Indien uw scherm groot genoeg is, hoeft u dit controlescherm moet af te sluiten. Het is mogelijk om normaal met het rapport te werken terwijl het controlescherm actief is. Na het doorvoeren van cijfermatige correcties, zult u wel het controlescherm moeten verversen via de knop - Verversen -.

Instellingen - controlescherm In het tabblad - Instellingen - kan worden aangegeven elke jaren en welke controles er uitgevoerd moeten worden. In onderstaand voorbeeld zullen er alleen controles van de laatste 2 jaar plaatsvinden. Het is verder modelijk om deze controles wel of niet op te slaan, waardoor de instellingen ook voor de toekomstige modellen van deze klant, of alle klanten indien basismodel, bewaard zullen blijven.

29

Accept Rapportage

30

Stappen om het rapport na de import verder op te maken Stappen om het rapport na de import verder op te maken Indien de cijfers zijn ingelezen en de cijfermatige controle geeft aan dat er geen verschillen meer aanwezig zijn, kunt u nu het rapport gaan doorlopen om deze af te werken. Afhankelijk van het basismodel c.q. het model van het voorgaande jaar, kunt u nu het rapport verder inrichten en of opmaken. Indien het een rapport van het voorgaande jaar betreft, zult u waarschijnlijk alleen het rapport moeten doorlopen en daar waar de toelichtingen betrekking hebben op de betreffende, deze controleren en eventueel aanpassen. Betreft het een basismodel die u al naar uw eigen specificaties heeft ingericht, zult u alleen de klantspecifieke zaken moeten invullen en vervolgens het rapport doorlopen om de betreffende toelichtingen bij de cijfers aan te maken. Indien dit uw eerste rapport is en het aangeleverde basismodel heeft gebruikt moet u het rapport nauwkeurig doorlopen en bepalen welke zaken u wel of niet wilt gebruiken. Indien u dit rapport naar uw wensen heeft opgemaakt, kunt u deze vervolgens promoveren tot een basisrapport, zodat u hiervan voor de overige klanten gebruik kunt maken.


Stap 1 - Bepaal welke hoofdstukken u wel of niet wilt gebruiken



Stap 2 - Algemene teksten in het accountantsrapport



Stap 3 - Toelichtingen en cijfermatige aanvullingen in de jaarrekening



Stap 4 - De bijlagen


Stap 1 - Bepaal welke hoofdstukken u wel of niet wilt gebruiken Binnen de rapportage heeft u de beschikking over diverse hoofdstukken die zijn meegeleverd. Bepaalde hoofdstukken zullen standaard in het model aanwezig zijn, andere kunt u via importeren van een hoofstuk toevoegen aan het rapport. Verder is het mogelijk om zelf hoofdstukken aan te maken. Normaal zult u deze acties in het basisrapport hebben uitgevoerd waardoor u direct verder kunt met stap 2. Indien u tijdelijk een rapport uit wilt brengen waar niet alle hoofdstukken voor nodig zijn, kunt u deze tijdelijk verbergen.

31

Accept Rapportage

Stap 2 - Algemene teksten in het accountantsrapport In het rapport worden diverse teksten omtrent de onderneming gebruikt. Normaal zullen deze al opgenomen zijn in het basismodel en of in het rapport van het voorgaande jaar. Indien er alleen gebruikt is gemaakt van platte tekst of indien dit het eerste rapport is, zullen deze moeten worden nagekeken voor de klantafhankelijke en of datumafhankelijke zaken.

Een betere optie is om hier gebruikt te maken van de - Variabelen - die aanwezig zijn of welke door u zelf worden aangemaakt. (zie Gebruik en of aanmaken van variabelen). Hierdoor zullen o.a. de namen en data van de tekstblokken automatisch worden aangepast aan het rapport. Indien u zelf variabelen heeft gedefinieerd, zult u deze gegevens wel eerst moeten updaten.

Stap 3 - Toelichtingen en cijfermatige aanvullingen in de jaarrekening Een groot deel van de zaken die hieronder worden besproken zullen al geregeld zijn via het basismodel en of het rapport van het voorgaande jaar. Indien dit het eerste rapport is zullen deze zaken wel goed doorlopen moeten worden.

De Balans en de Winst- en verliesrekening Zowel in de balans als in de Winst- en verliesrekening wordt gebruik gemaakt van gele tekst die aangepast kan worden. In diverse hoofdstukken wordt kan er ook verwezen worden naar deze teksten, die een eenduidige presentatie bewerkstelligd. Verder zijn er via de - Instellingen - allerlei zaken qua presentatie mogelijk, zoals het wel niet tonen van nummering. (zie De balansinstellingen en Instellingen voor de Winst- & verliesrekening)

Het Kasstroomoverzicht Dit betreft een importhoofdstuk waarin nog diverse zaken geregeld moeten of kunnen worden. Standaard worden de bedragen hier per duizend gepresenteerd, maar afhankelijk van uw wensen kunt u dit aanpassen. Tevens zullen de meeste bedragen van het type - Plusmin - zijn, waardoor afwijkingen door de afronding gecorrigeerd kunnen worden. Daarnaast zijn er nog diverse velden te beschikking die u vrij kunt invoeren. Verder kunt u hier nog diverse tekstblokken aan toevoegen.

De algemene toelichting De algemene toelichting is een standaard hoofdstuk moet tekstblokken. Indien u te maken heeft met een BVrapport is het mogelijk om dit hoofdstuk te kopieren naar de publicatiebalans. (zie Hoe moet ik een hoofdstuk kopieren)

De toelichting op de balans Voor de toelichting van de balans zijn er meerder hoofdstukken beschikbaar. Afhankelijk van hoe u het gepresenteerd wilt hebben kunt u hierin een keuze maken. We bespreken hier in het kort wat elk hoofdstuk inhoud. Verder is het per groep of rekening mogelijk om tekstblokken toe te voegen.

Toelichting balans

32

Stappen om het rapport na de import verder op te maken Dit is een standaard hoofdstuk voor de presentatie van de Immateriële en materiële vaste activa in tabelvorm, waarbij de activa onder elkaar staan en de splitsrekeningen in de diverse kolommen. Het is mogelijk om diverse kolommen aan of uit te schakelen. Tevens kan het hoofdstuk staand of liggend gepresenteerd worden.

Toelichting balans (vervolg) Dit hoofdstuk is het vervolg van de - Toelichting balans - met de overige balansposten. Hieronder wordt een opsomming gegeven van de belangrijkste posten met betrekking tot de presentatie. Indien groepen niet worden vernoemt, zal de presentatie een groep zijn met de beschillende rekeningen onder elkaar.

Groep Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa

Presentatie Alle rekeningen verzameld

Alle rekeningen verzameld

Rekeningen per subgroep

Voorraden


Vorderingen


Kapitaalsverloop

per vennoot

Bedrijfskapitaal

Voorzieningen

Langlopende schulden

Opmerking Indien gebruik gemaakt wordt van - Toelichting balans -, zal deze groep verborgen worden. Indien gebruik gemaakt wordt van - Toelichting balans -, zal deze groep verborgen worden. Meerdere groepen met de betreffende rekeningen onder elkaar. Meerdere groepen met de betreffende rekeningen onder elkaar. Meerdere groepen met de betreffende rekeningen onder elkaar. Kan hier in de toelichting of afzonderlijk bij de stortingen en onttrekkingen.

Per onderdeel uitgesplitst +

Per rekening wordt hier de afloop getoond. Verder

specificatie

is er ruimte om dit cijfermatig verder te specificeren.

Rekeningen onder elkaar

Per rekening wordt de beginstand, bij of af en

met mutatietotaal.

eindstand weeggegeven.

Rekeningen onder elkaar gegroepeerd met mutatietotaal en rente

Voor meerdere groepen met de betreffende rekeningen wordt de beginstand, bij of af, eindstand en de rente weeggegeven.

33

Accept Rapportage

Aflossingverplichting

Vrij blok

Hierin kunnen de aflossingsverplichtingen e.d. worden geplaatst.

Toelichting balans alternatief Dit hoofdstuk ik een importhoofdstuk dat, indien het nog niet aanwezig is geïmporteerd dient te worden. Hieronder wordt een opsomming gegeven van de belangrijkste posten met betrekking tot de presentatie. Indien groepen niet worden vernoemt, zal de presentatie een groep zijn met de beschillende rekeningen onder elkaar.

Groep

Presentatie

Opmerking

Tabel met of zonder Immateriële vaste activa

totaal

De totale groep bestaat uit meerdere tabellen waarin de

of

gebruiker kan aangeven welke rekeningen waar

een groep met

moeten komen te staan.

rekeningen

Materiële vaste activa

Tabel met of zonder totaal

De totale groep bestaat uit meerdere tabellen waarin de gebruiker kan aangeven welke rekeningen waar moeten komen te staan.

Tabel met of zonder Financiële vaste activa

totaal

De totale groep bestaat uit meerdere tabellen waarin de

of

gebruiker kan aangeven welke rekeningen waar

Meerdere groepen met

moeten komen te staan.

rekeningen Debiteuren

Rekening-courant

Per rekening +

Per rekening met mogelijkheid om de reservering van

aanpassing

oninbaarheid op te geven.

Per rekening +

Per rekening met mogelijkheid van mutaties en rente op

aanpassing

te geven.

Per onderdeel uitgesplitst + Eigen vermogen

specificatie

Per rekening wordt hier de afloop getoond. Verder is er

of

ruimte om dit cijfermatig verder te specificeren.

een groep met rekeningen Kapitaalsverloop

per vennoot

Kan hier in de toelichting of afzonderlijk bij de stortingen en onttrekkingen.

Per onderdeel met

Per rekening waarbij uitsplitsingen zoals dotatie e.d.

verloop en uitsplitsing

mogelijk is.

Langlopende

Per onderdeel met

Per rekening waarbij uitsplitsingen mogelijk is inclusief

schulden

verloop en uitsplitsing

het kortlopende deel.

Voorzieningen

Aflossingsverplichting

Blok per langlopende lening groep.

Afhankelijk van de invoer van het kortlopende deel bij de langlopende schulden zal deze groep worden samengesteld.

De toelichting op de Winst- en verliesrekening

34

Stappen om het rapport na de import verder op te maken Afhankelijk van de instellingen die u gekozen heeft bij de Winst- & verliesrekening zal ook hier de - bruto marge per omzetgroep - worden getoond. Verder zullen de diverse kosten- en omzetgroepen onder elkaar worden gepresenteerd. Per groep is het dan mogelijk om tekstblokken aan te maken.

Stap 4 - De bijlagen Naast de gewone hoofdstukken zijn er nog allerlei bijlagen mogelijk zoals de - Activastaat - en de - Berekening omzetbelasting -. Deze zullen in afzonderlijke artikelen per hoofdstuk worden besproken. (zie Uitleg over de aanwezige hoofdstukken)

35

Bespreking toelichting op de balans alternatief Bespreking toelichting balans alternatief

Dit hoofdstuk ik een importhoofdstuk dat, indien het nog niet aanwezig is geïmporteerd dient te worden. In dit artikel zullen de verschillende onderdelen uitgebreid worden besproken.

In dit artikel 

Hoe om te gaan met de vaste activa



Hoe om te gaan met de debiteuren



Hoe om te gaan met rekening-courant



Hoe om te gaan met het eigen vermogen



Hoe om te gaan met de voorzieningen



Hoe om te gaan met de langlopende schulden

Hoe om te gaan met de vaste activa De vaste activa word o.a. per rekening gepresenteerd, waarbij het verloop van het activum wordt weergegeven. De bijbehorende uitsplitsingen gebeurt in de brugstaat.

Brugstaat

37

Accept Rapportage

In de brugstaat zal het verloop van het activum moeten worden verklaard. Hierin is teven de controle aangebracht die aangeeft of er nog een verschil aanwezig is. De - aanschafwaarde - en de - cumulatieve afschrijvingen vallen buiten deze controle.

Presentatie Voor zowel de - immateriële vaste activa - als de - financiële vaste activa - zijn er twee presentaties aanwezig. In beide worden de rekeningen in een enkele groep of meerdere subgroepen onder elkaar gepresenteerd Tevens worden er hierbij twee jaren getoond. (zie hieronder voorbeeld van immateriële vaste activa)

Tevens zijn er voor alle vaste activa een presentatie in kolommen naast elkaar, met of zonder totaal. Dit kan aangezet worden door bij de totaaltellingen een - j - te plaatsen. Tevens kan men via de nummers de inhoud van de betreffende kolommen bepalen. De nummers zijn de volgnummer van het activum in de brugstaat.

38

Bespreking toelichting op de balans alternatief Hieronder is de inventaris naar rechts geplaatst en is er een totaalkolom bijgekomen. Verder zijn o.a. de lijnen in de eerste twee kolommen weggehaald en in de inhoud van deze kolommen verborgen.

Kolommen verbergen 1 - Selecteer de kolom of de kolommen.

2 - Schakel de lijnen uit.

3 - Verberg de tekst.

Kolommen zichtbaar maken

39

Accept Rapportage 1 - Selecteer de kolom of de kolommen.

2 - Herstel de stijlen

Hoe om te gaan met de debiteuren

Hoe om te gaan met rekening-courant

Hoe om te gaan met het eigen vermogen

Hoe om te gaan met de voorzieningen De voorzieningen worden per rekening gepresenteerd, waarbij het verloop van de voorziening wordt weergegeven. Hierin is het mogelijk om een verder uitsplitsing te doen voor de diverse mutaties van de voorziening.

Brugstaat

Standaard worden de gegeven uit de brugstaat gehaald. Hierbij wordt het beginsaldo van de voorziening gehaald uit het bedrag van het vorige jaar. (zie - Stand per 1 januari - van afbeelding hieronder) Indien het 3e jaar in de

40

Bespreking toelichting op de balans alternatief brugstaat nog niet is ingelezen, zult u deze zaken handmatig moeten invullen. Dit geldt tevens indien u maar 1 jaar heeft ingelezen.

Presentatie van het verloop

Standaard zal de presentatie van de voorziening zoals hierboven zijn, waarbij het verschil op de regel Toevoeging boekjaar - wordt gezet. In deze presentatie is het mogelijk om het verloop van deze voorziening verder uit te splitsen. Indien u deze bedragen invoert, zal de - Toevoeging boekjaar - automatisch worden gecorrigeerd. Tevens is er de mogelijkheid om de omschrijvingen van de betreffende posten aan te passen.

Hoe om te gaan met de langlopende schulden De langlopende schulden worden per rekening gepresenteerd, waarbij het verloop van de schuld wordt weergegeven. Hierin is het mogelijk om een verder uitsplitsing te doen voor de diverse mutaties van deze schuld.

Brugstaat

Standaard worden de gegeven uit de brugstaat gehaald. Hierbij wordt het beginsaldo van de lening gehaald uit het bedrag van het vorige jaar. (zie - Stand per 1 januari - van afbeelding hieronder) Indien het 3e jaar in de brugstaat nog niet is ingelezen, zult u deze zaken handmatig moeten invullen. Dit geldt tevens indien u maar 1 jaar heeft ingelezen.

Presentatie van het verloop

41

Accept Rapportage

Standaard zal de presentatie van de lening zoals hierboven zijn, waarbij het verschil op de regel - Aflossing wordt gezet. In deze presentatie is het mogelijk om het verloop van deze lening verder uit te splitsen in eventuele nieuwe aangegane financiële verplichtingen en rentebijschrijvingen. Indien u deze bedragen invoert, zal de aflossing automatisch worden gecorrigeerd. Tevens is er de mogelijkheid om de omschrijvingen van de betreffende posten aan te passen.

Presentatie kortlopend deel van een lening Meestal heeft een langlopende schuld een - kortlopend deel -, welke wordt overgeboekt naar de kostlopende schulden. Dit zal in de brugstaat moeten gebeuren en zal meestal al in het financiële pakket geregeld zijn. In deze presentatie hebben we de mogelijkheid om het kortlopend deel van deze lening in te voeren. Door de invoer van het kortlopend deel zal de beginstand van de lening worden verhoogd met het kortlopend deel. (zie hieronder)

Tevens zullen deze bedragen, per subgroep onder de noemer - Aflossingsverplichting - (kortlopende schulden) zichtbaar zijn. Dit is de groep waarin alle aflossingsverplichtingen worden verzameld.

Zoals u hieronder kunt zien is er in het huidige jaar een verschil geconstateerd. Dit komt omdat het totaal van de aflossingsverplichting in de brugstaat - 12.000 - bedraagt en het totaal van alle kortlopende delen - 25.000 - zijn. Ergens heeft u dus een bedrag vergeten en of een te hoog bedrag neergezet.

42

Bespreking toelichting op de balans alternatief

43

Stappen om het rapport afdrukgereed te maken Stappen om het rapport afdrukgereed te maken

Nu het rapport zowel tekstueel al cijfermatig in orde is, kan het rapport afdrukgereed gemaakt worden. Zaken zoals kop- en voetteksten en het watermerk - concept -, kunnen hier nog worden gedaan. Dit zijn echter ook zaken die goed in het basismodel geregeld kunnen worden en zouden ook onder de noemer - Het rapport verder opmaken - kunnen vallen. Het belangrijkste wat hier nog moet gebeuren is het rapport pagineren. Hierna kunt u het rapport nog eenmaal doorlopen en kijken of u het met de indeling eens bent. Zo niet kunt u hier nog op ingrijpen.


Stap 1 - Pagineren van het rapport



Stap 2 - Doorlopen van het rapport



Stap 3 - Inhoudsopgave bijwerken



Stap 4 - Kop- en voetteksten


Mogelijkheden voor de pagina-indeling



Depagineren van een rapport



Herpagineren van een rapport



Concept of definitief rapport



Wanneer inhoudsopgave bijwerken en wanneer (her)pagineren

Stap 1 - Pagineren van het rapport Indien het rapport cijfermatig en tekstueel af is, moeten we via eindemarkeringen het rapport definitie indelen en deze tevens voorzien van paginanummer. Dit proces wordt automatisch gedaan via de functie pagineren of herpagineren. Deze functie zal het rapport doorlopen en de eindemarkeringen aanbrengen, waarbij de diverse blokken intact zullen blijven. HOE

45

Accept Rapportage

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Rapport - bevind zich het submenu - Pagineren - waarin zich de optie - Pagineren - zich bevindt.

Office 2007 In het tabblad- Start - bevind zich de groep - Pagineren - met de knop - Pagineren -.

Soorten van eindemarkeringen Er zijn 2 soorten eindemarkeringen, namelijk de - harde - en de - zachte -. De functie pagineren zal alleen zachte - eindemarkeringen aanbrengen. De functie voor het ongedaan maken van het pagineren, het zogenaamde depagineren zal alle - zachte - paginaeinden automatisch verwijderen. Wilt u dat er op een bepaalde plaats altijd een paginaeinde aanwezig is, kunt u handmatig een - harde - paginaeinde invoegen. Deze markeringen zullen niet worden verwijderd door het depagineren of het herpagineren.

Instellingen voor pagineren Behalve dat het pagineren het aantal regels zal tellen dat er op een pagina past, houd hij ook rekening met de hoogte van de doorlopen regels. Bij de functie - Pagina-indeling - kunt u aangeven uit hoeveel regels van een standaard hoogte een pagina mag bestaan. Overige zaken zoals met welk paginanummer moet het rapport beginnen, de marges van een pagina en of de titel doorlopend moeten worden afgedrukt, kunnen hier worden ingesteld. (zie Mogelijkheden voor de pagina-indeling)

Ga naar stap 2 - Doorlopen van het rapport

46

Stappen om het rapport afdrukgereed te maken

Stap 2 - Doorlopen van het rapport Nu het rapport is gepagineerd zult u het nog eenmaal moeten doorlopen. U kunt namelijk de eindemarkeringen die nu automatisch geplaatst zijn wijzigen, door het weghalen, verplaatsen en of toevoegen van de markeringen. We zullen nu een aantal redenen bespreken om dit te doen. Nadat u dit gedaan heeft moet u opnieuw de inhoudsopgave bijwerken om te zorgen dat de paginanummering weer klopt.

De kop en het tekstblok is doorbroken

Het automatische proces zal de afzonderlijke blokken bijeen houden. Het komt echter ook voor dat 2 blokken een eenheid vormen en dat deze nu door een eindemarkering is doorbroken. Indien u dit niet wilt kunt u hier de eindemarkering weghalen. Hoe

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Rapport - bevind zich het submenu - Paginabreak invoegen - waarin zich de optie Normaal - zich bevindt. Tevens kunt u in de knoppenbalk de menuoptie - Paginabreak invoegen - vinden waarin u ook de optie - Normaal - kunt kiezen

Office 2007 In het tabblad- Start - bevind zich de groep - Pagineren - met de knop - Eindemarkering verwijderen -. Deze is echter alleen zichtbaar indien er een eindemarkering geselecteerd is!

47

Accept Rapportage

In dit geval zal het volgende blok ook op deze pagina passen zodat u geen nieuwe eindemarkering hoeft in te voegen. Indien dit niet het geval is zult u op een lagere of hogere regel, na gelang uw wens een nieuwe eindemarkering moeten plaatsen.

Een bepaalde groep altijd op een nieuwe pagina

U wilt bijvoorbeeld dat het - Eigen vermogen - altijd op een nieuwe pagina begint. In dit geval moet u hier dus een nieuwe eindemarkering toevoegen. In dit geval is het beter om hier direct een - harde - eindemarkering toe te voegen. Indien u dit al in het basismodel doet, zal dit voor dan standaard geregeld zijn.

Ga naar stap 3 - Inhoudsopgave bijwerken

Stap 3 - Inhoudsopgave bijwerken Indien een rapport gepagineerd is, maar door wijzigingen is de paginanummering in het rapport of in de inhoudsopgave niet goed, kunt u deze laten bijwerken. Hoe

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Rapport - bevind zich het submenu - Inhoudsopgave - waarin zich de optie - Bijwerkenzich bevindt.

48


Office 2007 In het tabblad- Start - bevind zich de groep - Pagineren - met de knop - Inhoudsopgave bijwerken -.

Veel voorkomende fout! Een veel voorkomende fout is dat men opnieuw gaat pagineren. Het probleem hierbij is dat eerst alle eindemarkeringen worden verwijderd, waardoor alle handmatige aanpassingen weer ongedaan worden gemaakt. Pagineren is alleen noodzakelijk indien u diverse tekstblokken en nieuwe rekeningen heeft toegevoegd c.q. verwijderd. Nu is het beter om het gehele rapport opnieuw in te laten delen. Het is natuurlijk ook mogelijk om het hoofdstuk waarin de wijzigingen zijn aangebracht handmatig in te delen. Hierna is het bijwerken van de inhoudsopgave voldoende.

Ga naar stap 4 - Kop- en voetteksten

Stap 4 - Kop- en voetteksten Als laatste wilt u nu de kop- en voetteksten bewerken. Afhankelijk van uw wensen kunnen de meeste zaken in het basismodel geregeld worden. Zeker indien u ook hier gebruik maar van de - Variabelen - zijn bijna alle zaken centraal te regelen.

Algemene functie De kop- en voetteksten worden geregeld via een wizard-functie waarin u direct voor meerdere hoofdstukken de instellingen kunt bijwerken.

49

Accept Rapportage (zie Stappen voor het instellen de kop- en voetteksten)

Functie per hoofdstuk Verder is het ook mogelijk om voor een bepaald hoofdstuk de kop- en voetteksten direct aan te passen. U komt hierbij in een speciaal hoofdstuk waar u in de - gele - regels de kop- en voetteksten kunt plaatsen.

Hoe

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Hoofdstuk - bevind zich de optie - Kop- en voetteksten - waarmee u zowel de kop- en voetteksten opstart als afsluit.

Office 2007 In het tabblad- Uitvoer - bevind zich de groep - Kop- en voetteksten - met de knop - Aanpassen - voor het opstarten en - Sluiten - voor het afsluiten.

50


Bijwerken van de gegevens Zeker wanneer u gebruik maakt van variabelen in de kop- en voetteksten, zullen deze na wijziging van de inhoud van die variabelen moeten worden bijgewerkt. Hierdoor zullen de wijzigingen van deze kop- en voetteksten definitief worden . Hoe

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Rapport - bevind zich het submenu - Kop- en voetteksten - waarmee u de optie Bijwerken - opstart.

Office 2007 In het tabblad- Uitvoer - bevind zich de groep - Kop- en voetteksten - met de knop - Bijwerken - voor het bijwerken van de kop- en voetteksten.

Mogelijkheden voor de pagina-indeling HOE

51

Accept Rapportage

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Rapport - bevind zich het submenu - Pagineren - waarin zich de optie - Pagina-indeling zich bevindt.

Office 2007 In het tabblad- Uitvoer - bevind zich de groep - Pagina-indeling - met de knop - Pagina-indeling -.

Via de functie - Pagina-indeling - kunt u diverse zaken instellen die te maken hebben met de indeling van de pagina's Het scherm is opgedeeld in diverse onderdelen die u afzonderlijk kunt instellen en bijwerken. Via de groep - Actie - rechtsonder kunt u bepalen welke groep u wilt bijwerken. Vink de betreffende groep aan en druk op de knop - Toepassen -.

Pagineren Behalve dat het pagineren het aantal regels zal tellen dat er op een pagina past, houd hij ook rekening met de hoogte van de doorlopen regels. Bij de functie - Pagina-indeling - kunt u aangeven uit hoeveel regels van een

52

Stappen om het rapport afdrukgereed te maken standaard hoogte een pagina mag bestaan. We houden rekenig met een drietal paginasoorten, namelijk de standaardpagina staand, de standaardpagina liggend en de balans.

Beginnen met pagina ... In de groep - Pagineren - kunt u ook ingeven met welk paginanummer het rapport moet beginnen. Dit kunt u gebruiken indien dit model een onderdeel is van een groter geheel, waardoor het paginanummer bepaald wordt door het andere model. Verder heeft u hierdoor ook de mogelijkheid om het rapport bij het tussenblad verslaglegging te laten beginnen bij 1. Om dit te verwezelijken moet u een negatief nummer ingeven. In de inhoudsopgave moet u dan de paginanummers van de eerste paginas verbergen.

Marges van de pagina Hier kunt u de marges voor het gehele rapport vastleggen.

Eigenschappen van een pagina 

Met de eigenschap - Titels afdrukken - zorgt u er voor dat de titel van een hoofdstuk, zoals - Toelichting op de balans - op elke pagina wordt herhaald. Dit geld voor alle hoofdtukken behalve die van de - Balans -



De eigenschap - Afdrukken in kleur - zal het rapport in kleur gaan afdrukken. Indien u gaat afdrukken zal er eerst een extra bewerking plaatsvinden om de kleuren van de toegankelijke cellen neutraal te maken.

53

Accept Rapportage LET OP!, deze actie werkt vertragend bij het afdrukken van het rapport en bij het voorbeeld op scherm.

Depagineren van een rapport Via deze functie wordt het pagineren ongedaan gemaakt. Alle - zachte - paginaeinden zullen hierdoor automatisch worden verwijderd. Indien het rapport al gepagineerd is en u wilt dit opnieuw doen, zult u deze eerst moeten depagineren alvorens de functie pagineren weer benaderbaar is. Een andere optie is om het rapport te herpagineren. HOE

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Rapport - bevind zich het submenu - Depagineren - waarin zich de optie - Pagineren zich bevindt.

Office 2007 In het tabblad- Start - bevind zich de groep - Pagineren - met de knop - Depagineren -.

54


Hoofdstuk balans Indien de presentatie van de balans in de scronto vorm is, zal er in dit hoofdstuk tijdens het depagineren een harde - eindemarkering verschijnen. Hierdoor zal de balans tijdens het pagineren netjes worden uitgelijnd.

Herpagineren van een rapport De functie herpagineren is de combinatie van de functie depagineren en pagineren. Het is namelijk niet mogelijk om een gepagineerd rapport te pagineren, HOE

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Rapport - bevind zich het submenu - Herpagineren - waarin zich de optie - Pagineren zich bevindt.

Office 2007 In het tabblad- Start - bevind zich de groep - Pagineren - met de knop - Herpagineren -.

Concept of definitief rapport Zolang het rapport niet definitief is kunt u het watermerk - Concept - voor de rapporten activeren, Dit kan alleen indien het rapport gepagineerd is. Ook voor deze optie is het aan te raden om dit in het basismodel al aan te zetten, waardoor het uitzetten alleen hoeft te gebeuren indien het rapport definitief wordt. Hoe

55

Accept Rapportage

Office 2000 - 2003 In het menuonderdeel - Rapport - bevind zich de optie - Conceptrapport -, waarmee u deze aan of uit kunt zetten

Office 2007 In het tabblad- Uitvoer - bevind zich de groep - Rapport - met de knop - Concept -, waarmee u deze aan of uit kunt zetten

Conceptbestand niet gevonden Indien het conceptbestand niet is gevonden, zult u deze via de instellingen moeten toewijzen. (zie Conceptbestand toewijzen - instellingen)

Wanneer inhoudsopgave bijwerken en wanneer (her)pagineren Een veel voorkomende fout is dat men opnieuw gaat pagineren. Het probleem hierbij is dat eerst alle eindemarkeringen worden verwijderd, waardoor alle handmatige aanpassingen weer ongedaan worden gemaakt. Pagineren is alleen noodzakelijk indien u diverse tekstblokken en nieuwe rekeningen heeft toegevoegd c.q. verwijderd. Nu is het beter om het gehele rapport opnieuw in te laten delen. Het is natuurlijk ook mogelijk om het hoofdstuk waarin de wijzigingen zijn aangebracht handmatig in te delen. Hierna is het bijwerken van de inhoudsopgave voldoende.

56

Aanmaken van nieuw rapport

Recommend Documents