Aanmaken van een relatie in Newbase

eel

Aanmaken van een relatie in Newbase Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444

Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Juni 2013 – versie 1.0

pagina 1 van 11

eel

Inhoudsopgave 1 Algemeen...................................................................................................3 2 Aanmaken van een relatie.............................................................................4 3 Uitleg detail tab – linker kant ........................................................................6 4 Uitleg detail tab – bereikbaarheid ..................................................................7 5 Aanmaken nieuw record bereikbaarheid..........................................................7 6 Wijzigen bestaand record bereikbaarheid........................................................8 7 Interne medewerkers...................................................................................9 8 Overige tabs en sub tabs...............................................................................9 9 Lijstweergaven, zoekacties & opties..............................................................10


pagina 2 van 11

eel

1 Algemeen In het programma ‘relatie’ worden gegevens van contactpersonen bij bedrijven en particuliere relaties aangemaakt. Het icoon dat gebruikt wordt voor dit programma is: D.m.v. onderstaande tekening wordt duidelijk wat binnen Newbase de verschillen zijn tussen Organisatie, Relatie & Persoon. In het kort komt het erop neer dat een persoon altijd maar 1 x voor komt in Newbase. Deze persoon wel kan meerdere keren voorkomen in Newbase als relatie. Bijvoorbeeld: Persoon: Jan Smit Relatie: Jan Smit, Account Manager bij Newbase Relatie: Jan Smit, Freelancer


pagina 3 van 11

eel

2 Aanmaken van een relatie Vanuit het programma CRM / relatie: •

klik het programma CRM open door op het driehoekje voor CRM te klikken

•

klik vervolgens op het programma relatie

•

klik vervolgens op het oranje plusje aan de rechter kant van je scherm om een nieuwe relatie aan te maken

Print screen:

•

Nu opent het 'Visitekaartje Snelinvoer' dat in een aparte handleiding wordt uitgelegd.


pagina 4 van 11

eel

Vanuit het programma CRM / organisatie

•

Zoek de organisatie waarbij een relatie moet worden aangemaakt.

•

Open de organisatie.

•

Klik in het detailscherm van de organisatie op de sub tab 'actieve collega's'.

•

Klik vervolgens op het oranje plusje om een nieuwe relatie aan te maken.

•

Nu opent het visitekaartje snelinvoer waarbij de organisatiegegevens al zijn ingevoerd.

•

Na het invullen van de gewenst velden kies je voor aanmaken.

•

Newbase navigeert nu direct naar het detailscherm van de relatie.


pagina 5 van 11

eel

3 Uitleg detail tab – linker kant D.m.v. onderstaande print screen worden de velden van de detail tab uitgelegd. Als eerste wordt de linkerkant van de detail tab uitgelegd.

•

Een groot deel van de velden in dit scherm worden gevuld vanuit de organisatiegegevens.

•

Overige velden zijn gevuld vanuit het visitekaartje snel invoer of kunnen alsnog worden ingevoerd.

•

Bij het aanmaken van de relatie wordt direct een volgnummer aangemaakt.

Print screen:


pagina 6 van 11

eel

4 Uitleg detail tab – bereikbaarheid Aan de rechterkant van de detail tab staan de bereikbaarheid gegevens. Niet alleen van de relatie, herkenbaar door het relatie icoon achter de regel, maar ook de organisatie bereikbaarheid gegevens, herkenbaar door het organisatie icoon achter de regel.

Middels de blauwe vlakjes achter de dagen van de week kan worden aangegeven wanneer de relatie niet werkzaam is, dit vlakje kleurt dan rood.

5 Aanmaken nieuw record bereikbaarheid •

Klik op het oranje plusje om nieuwe bereikbaarheidsgegevens aan te maken.

Onderstaand venster wordt nu geopend.


pagina 7 van 11

eel

•

Indien er bijvoorbeeld meerdere telefoonnummers zijn is het mogelijk om één nummer als default telefoonnummer aan te merken door het vinkje aan te zetten.

•

Heb je nu een vreemd nummer, dan kun je besluiten om geen formattering te gebruiken, door het vinkje aan te zetten. Anders wordt de Newbase formattering gebruikt. Dit betekent dat een nummer in Nederland wordt ingevoerd als 0206111444, en getoond wordt als (020) 6 111 444. Een telefoon nummer uit de UK wordt dan ingevoerd als 020-6111444, met als land UK, en wordt getoond als +44 20 6 11 14 44.

•

Klik op sluiten om de gegevens op te slaan of op opslaan en nieuw om de ingevoerde gegevens op te slaan en nog een nieuw record aan te maken.

6 Wijzigen bestaand record bereikbaarheid •

Klik op het blauwe bolletje voor de regel om de regel te kunnen wijzigen.

•

Voer de betreffende wijziging door.

•

Het is mogelijk om een adreswijziging die in de toekomst gaat plaats vinden in te voeren. Newbase zal steeds bij het opstarten controleren of er nog gegevens op die datum moeten worden aangepast. Klik op de tab verhuizing om de gegevens in te voeren.

•

bij de invoer van telefoon-fax – en mobiele nummers wordt de opmaak bepaald door de instelling in de landentabel door het plaatsen van een ‘-‘ tussen net- en abonneenummer wordt de opmaak geactiveerd.

•

Controles op geldigheid van webadressen of e-mailadressen wordt niet gedaan. De gebruiker is verantwoordelijk voor correcte invoer.


pagina 8 van 11

eel

7 Interne medewerkers Aan een relatie kunnen interne medewerkers(gebruikers van Newbase) gekoppeld worden, bijvoorbeeld in de rol van accountmanager, servicemedewerker of project manager. Op die manier is inzichtelijk wie voor welke relatie en waarvoor verantwoordelijk is. •

Klik op het oranje plusje om een interne medewerker te koppelen.

•

Een lijst met gebruikers van de applicatie verschijnt nu.

•

Klik op het paperclipje voor de betreffende medewerker om deze aan de relatie te koppelen.

•

In het veld functiegroep kan eventueel een andere functie worden gekozen.

•

Aan het icoon achter de regel is te zien deze persoon is gekoppeld aan de organisatie en/of aan de relatie.

8 Overige tabs en sub tabs In boven gaande hoofdstukken is met name de detail tab van de relatiekaart uitgelegd. Er zijn nog veel meer tabs en sub tabs binnen de relatie. Welke er zichtbaar zijn kan per medewerker verschillen, dit is afhankelijk van functie/privilegegroep. Het toewijzen of verwijderen van tab en sub tabs kan de applicatiebeheerder doen. Binnen de relatiekaart heb je bijvoorbeeld de volgende tabs en sub tabs: Tab klant project – Sub tabs: open projecten, gesloten projecten, geannuleerde projecten. Op deze manier is direct inzichtelijk welke projecten er bij de relatie lopen. Tab verkoop – Sub tabs: leads, kansen, offertes, opdrachten, facturen, aanmaningen. Op deze manier zijn alle verkoop gerelateerde zaken van de relatie snel inzichtelijk. Tab Service – Sub tabs: service contract, service aanvraag, service offerte. Op deze manier kun je snel alle service gerelateerde zaken van de relatie zien. Voorbeeld tab en sub tabs verkoop:


pagina 9 van 11

eel

Binnen de sub tabs kan er d.m.v. het oranje plusje een nieuw record worden aangemaakt. Binnen de sub tabs kan door te klikken op het blauwe bolletje genavigeerd worden naar het betreffende record.

9 Lijstweergaven, zoekacties & opties In Newbase zitten vooraf gedefinieerde lijsten, zoekacties & opties om snel en efficiënt te kunnen zoeken en werken. De applicatiebeheerder kan deze toewijzen aan de gebruikers van Newbase.

•

Klik met de rechter muisknop op het programma relatie

•

Ga met je muis over de verschillende mogelijkheden

•

Maak een keuze


pagina 10 van 11

eel

•

Onderstaand een overzicht van de mogelijke lijsten, acties en opties:


pagina 11 van 11

Aanmaken van een relatie in Newbase

Recommend Documents