Aanmaken van een organisatie in Newbase

eel

Aanmaken van een organisatie in Newbase Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444

Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Juni 2013 – versie 1.0

pagina 1 van 12

eel

Inhoudsopgave 1 Algemeen...................................................................................................3 2 Aanmaken van een organisatie......................................................................3 3 Uitleg detail tab – linker kant ........................................................................7 4 Uitleg detail tab – bereikbaarheid ................................................................10 5 Aanmaken nieuw record bereikbaarheid........................................................10 6 Wijzigen bestaand record bereikbaarheid.......................................................11 7 Interne medewerkers..................................................................................14 8 Overige tabs en sub tabs.............................................................................14 9 Lijstweergaven, zoekacties & opties..............................................................15


pagina 2 van 12

eel

1 Algemeen Het programma organisatie bevat organisaties in de breedste zin van het woord, dus naast uw klanten ook uw leveranciers, adviseurs, overheidsinstellingen, uw accountantsbureau, de pensioenverzekeraar, of derden waar u via uw klanten weer mee te maken krijgt. Alle organisaties waar u op welke manier dan ook contact mee heeft kunnen in dit programma worden geregistreerd, en alle gebruikers zullen normaal gesproken ook toegang hebben tot dit programma. Het programma ‘organisatie’ dient niet verward te worden met het programma ‘debiteuren’. Een organisatie kan ook een debiteur zijn, maar hoeft dat niet te zijn, en de toegangsrechten voor het programma debiteur kunnen onafhankelijk bepaald worden van de toegangsrechten van het programma organisatie. Het icoon dat gebruikt wordt voor dit programma is:

2 Aanmaken van een organisatie Je kunt in Newbase d.m.v. het visitekaartje kan een organisatie aanmaken, dit staat beschreven in een aparte handleiding. Hieronder wordt beschreven hoe je een organisatie aanmaakt vanuit het programma crm. Vanuit het programma CRM / organisatie: •

klik het programma CRM open door op het driehoekje voor CRM te klikken

•

klik vervolgens op het programma organisatie

•

klik vervolgens op het oranje plusje aan de rechter kant van je scherm om een nieuwe organisatie aan te maken

Print screen:


pagina 3 van 12

eel

Onderstaand scherm verschijnt nu met onder de print screen een uitleg van de velden:

Organisatie: de organisatienaam wordt in dit veld ingevoerd. Voorloopnaam: bijvoorbeeld 'Het ministerie van' of 'Gemeente'. Extra naam: in de samenstelling van je etiket kun je ervoor kiezen om deze extra naam op een volgende regel te laten plaatsen. Status: dit een opzoeklijst waaruit een keuze gemaakt kan worden. Deze opzoeklijst kan niet worden aangepast. Bezoekadres: dit type adres kan worden aangepast door op het driehoekje te klikken. Bij het postcodeveld kan gebruik worden gemaakt van 'de postcodetabel' door een combinatie van een postcode en een huisnummer in te vullen, gevolgd door een enter, worden straatnaam en plaats ingevuld. Zorg wel dat het land bekend is anders zal de tabel niet werken. Zie onderstaande print screen voor een voorbeeld van de 'postcode tabel'. Meer informatie over adressen onderaan hoofdstuk 4.


pagina 4 van 12

eel

Post: Als je in het vorige adresveld bijvoorbeeld hebt gekozen voor bezoekadres dan kun je in dit adres veld kiezen voor postadres. Het aanpassen van deze opzoeklijst kan je applicatie beheerder doen. Meer informatie over adressen onderaan hoofdstuk 4. Telefoonnummer: vul dit nummer in met een streepje tussen het netnummer en het abonneenummer. Newbase zal dan automatisch het nummer op een uniforme wijze in het systeem zetten aan de hand van de landinstellingen Dit betekent dat een nummer in Nederland wordt ingevoerd als 020-6111444, en getoond wordt als (020) 6 111 444. Een telefoon nummer uit de UK wordt dan ingevoerd als 020-6111444, met als land UK, en wordt getoond als +44 20 6 11 14 44. Het kan voorkomen dat een organisatie al bestaat in Newbase of sterke gelijkenis vertoont. Dit wordt door Newbase als volgt aangegeven. Links onderin verschijnt een lijst met bedrijfsnamen waar je eventueel uit kun kiezen. Door op het groene pijltje voor de bedrijfsnaam te klikken worden de betreffende gegevens overgenomen in het visitekaartje.


pagina 5 van 12

eel

3 Uitleg detail tab – linker kant D.m.v. onderstaande print screen worden de velden van de detail tab uitgelegd. Als eerste wordt de linkerkant van de detail tab uitgelegd. Een groot deel van de velden in dit scherm komen overeen met de velden beschreven in het vorige hoofdstuk. De velden die nog niet zijn beschreven worden hieronder uitgelegd. Print screen:

Volgnr: het volgnummer, nummer van de organisatie binnen Newbase wordt automatisch gegenereerd. Handelsnaam: indien de organisatienaam afwijkt van de naam geregistreerd bij de KVK. Naam historie: de organisatienaam die in het verleden is gebruikt. Gestopt: aanvinken indien er geen zaken meer wordt gedaan met de organisatie (bv. indien failliet). De organisatie zal dan ook niet meer zonder meer naar voren komen tenzij er specifiek wordt gezocht op het vinkje 'gestopt'. De organisatie wordt na het vinden getoond met een rode streep door de organisatienaam zodat duidelijk is dat de organisatie is gestopt. Nog checken: bij het aanmaken van een nieuwe organisatie wordt dit vakje automatisch aangevinkt. Zodra de invoer compleet is kan het vinkje worden uitgezet. Met dit vinkje is het


pagina 6 van 12

eel

mogelijk snel te zoeken naar organisaties die nog gecompleteerd moeten worden. Holding/samenw.: indien de organisatie een onderdeel is van een holding zal de naam van de holding hier automatisch verschijnen. Door op het icoon te klikken kan je direct naar de holding navigeren. Onderdeel van: Debiteur nr.: als de organisatie als debiteur is aangemaakt dan staat er een icoon in dit veld, indien de debiteur is vergrendeld staat er ook een debiteurennummer. Door op het icoon te klikken kan genavigeerd worden naar de debiteur. Crediteur nr. als de organisatie als crediteur is aangemaakt dan staat er een icoon in dit veld, indien de crediteur is vergrendeld staat er ook een crediteurennummer. Door op het icoon te klikken kan genavigeerd worden naar de crediteur. Kvk nummer: het kvk nummer van de organisatie kan hier worden ingevuld. Vestigingsnr.: Lid: als de organisatie als lid is aangemaakt dan staat er een icoon in dit veld, indien het lid is vergrendeld staat er ook een lid nummer. Door op het icoon te klikken kan genavigeerd worden naar het lid Is lid: als de organisatie als lid is aangemaakt dan staat er 'ja' in dit veld. Opmerking: in dit veld kunnen algemene opmerkingen over de organisatie worden geplaatst.

4 Uitleg detail tab – bereikbaarheid Aan de rechterkant van de detail tab staan de bereikbaarheid gegevens. Indien deze gegevens bij het aanmaken van de organisatie al zijn aangemaakt zijn de betreffende velden gevuld.


pagina 7 van 12

eel

5 Aanmaken nieuw record bereikbaarheid •

Klik op het oranje plusje om nieuwe bereikbaarheidsgegevens aan te maken.

Onderstaand venster wordt nu geopend.

•

Indien er bijvoorbeeld meerdere telefoonnummers zijn is het mogelijk om één nummer als default telefoonnummer aan te merken door het vinkje aan te zetten.

•

Heb je nu een vreemd nummer, dan kun je besluiten om geen formattering te gebruiken, door het vinkje aan te zetten.

•

Klik op sluiten om de gegevens op te slaan.

•

Klik op opslaan en nieuw om de ingevoerde gegevens op te slaan en nog een nieuw record aan te maken.


pagina 8 van 12

eel

6 Wijzigen bestaand record bereikbaarheid •

Klik op het blauwe bolletje voor de regel om de regel te kunnen wijzigen.

Onderstaand venster wordt nu geopend.

•

Voer de betreffende wijziging door.

•

Het is mogelijk om een adreswijziging die in de toekomst gaat plaats vinden in te voeren. Newbase zal steeds bij het opstarten controleren of er nog gegevens op die datum moeten worden aangepast. Klik op de tab verhuizing om de gegevens in te voeren.


pagina 9 van 12

eel

Tips: •

wanneer het bezoekadres als enige gevuld is, dan wordt voor alle adressen dat bezoekadres gebruikt.

•

wanneer het postadres als enige is ingevuld, dan wordt voor alle adressen het postadres gebruikt. Let op: als het een postbus betreft, dan zullen bezoek- en afleveradres dus ook dat postbusadres bevatten.

•

wanneer het bezoekadres is gevuld, en het postadres is gevuld, dan wordt het bezoekadres ook als afleveradres gebruikt en het postadres ook als factuuradres

•

Indien het aflever- en factuuradres zijn ingevuld dan worden die ook alleen voor die adressen gebruikt en niet overgenomen naar andere adressen, ook niet als die leeg zijn.

•

bij de invoer van telefoon-fax – en mobiele nummers wordt de opmaak bepaald door de instelling in de landentabel.

•

door het plaatsen van een ‘-‘ tussen net- en abonneenummer wordt de opmaak geactiveerd.

•

controles op geldigheid van webadressen of e-mailadressen wordt niet gedaan. De gebruiker is verantwoordelijk voor correcte invoer.

•

om meerdere bereikbaarheidsgegevens achter elkaar in te voeren gebruik in het invoerscherm de button opslaan en nieuw ; de ingevoerde gegevens worden vervolgens bewaard, en het scherm wordt leeggemaakt zodat direct een nieuwe bereikbaarheid kan worden ingevoerd.

7 Interne medewerkers Aan een organisatie kunnen interne medewerkers(gebruikers van Newbase) gekoppeld worden, bijvoorbeeld in de rol van accountmanager, servicemedewerker of project manager. Op die manier is inzichtelijk wie voor welke klant en waarvoor verantwoordelijk is. •

Klik op het oranje plusje om een interne medewerker te koppelen.

•

Een lijst met gebruikers van de applicatie verschijnt nu.

•

Klik op het paperclipje voor de betreffende medewerker om deze aan de organisatie te koppelen.

•

In het veld functiegroep kan eventueel een andere functie worden gekozen.

•

Aan het icoon achter de regel (een huisje) is te zien deze persoon is gekoppeld aan de organisatie en dus niet aan de relatie.


pagina 10 van 12

eel

8 Overige tabs en sub tabs In boven gaande hoofdstukken is met name de detail tab van de organisatiekaart uitgelegd. Er zijn nog veel meer tabs en sub tabs binnen de organisatie. Welke er zichtbaar zijn kan per medewerker verschillen, dit is afhankelijk van functie/privilegegroep. Het toewijzen of verwijderen van tab en sub tabs kan de applicatiebeheerder doen. Binnen de organisatiekaart heb jij bijvoorbeeld de volgende tabs en sub tabs: Tab klant project – Sub tabs: open projecten, gesloten projecten, geannuleerde projecten. Op deze manier is direct inzichtelijk welke projecten er bij de organisatie lopen. Tab verkoop – Sub tabs: leads, kansen, offertes, opdrachten, facturen, aanmaningen. Op deze manier zijn alle verkoop gerelateerde zaken van de organisatie snel inzichtelijk. Tab Service – Sub tabs: service contract, service aanvraag, service offerte. Op deze manier kun je snel alle service gerelateerde zaken van de organisatie zien. Voorbeeld tab en sub tabs verkoop:

Binnen de sub tabs kan er d.m.v. het oranje plusje een nieuw record worden aangemaakt. Binnen de sub tabs kan door te klikken op het blauwe bolletje genavigeerd worden naar het betreffende record.


pagina 11 van 12

eel

9 Lijstweergaven, zoekacties & opties In Newbase zitten vooraf gedefinieerde lijsten, zoekacties & opties om snel en efficiënt te kunnen zoeken en werken. De applicatiebeheerder kan deze toewijzen aan de gebruikers van Newbase.

•

Klik met de rechter muisknop op het programma organisatie

•

Ga met je muis over de verschillende mogelijkheden

•

Maak een keuze

•

Onderstaand een overzicht van de mogelijke lijsten, acties en opties:


pagina 12 van 12

Aanmaken van een organisatie in Newbase

Recommend Documents