Aanmaken van een debiteur in Newbase

eel

Aanmaken van een debiteur in Newbase Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444

Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Juni 2013 – versie 1.0

pagina 1 van 10

eel

Inhoudsopgave 1 Aanmaken van een debiteur..........................................................................2 2 Uitleg velden tab: detail ...............................................................................4 3 Uitleg velden tab: instellingen........................................................................6 4 Uitleg sub tabs in het detail scherm................................................................8 5 Uitleg tab: product.......................................................................................9 6 Dashboards, zoekacties en opties...................................................................9


pagina 2 van 10

eel

1 Aanmaken van een debiteur Je kunt in Newbase op onderstaande manier een nieuwe debiteur aanmaken. Voordat een debiteur aangemaakt kan worden dient deze als organisatie(of particulier) in Newbase te bestaan. Vanuit het programma Administratie •

klik het programma Administratie open, middels het driehoekje

•

klik vervolgens op het programma debiteur

•

klik vervolgens op het oranje plusje aan de rechterkant van je scherm om een nieuwe debiteur aan te maken

Print screen:

•

onderstaand dialoog venster verschijnt nu

•

klik op organisatie als je van een organisatie een debiteur wilt maken, klik op particulier als je van een particulier een debiteur wilt maken. In ons voorbeeld kiezen we voor een organisatie

•

onderstaand dialoog venster verschijnt nu


pagina 3 van 10

eel

•

in het grijze veld links bovenin kun je (een deel van) de naam van de organisatie in typen. Je kunt ook op het driehoekje klikken voor meer zoekopties. Wij kiezen in dit voorbeeld voor Newbase

2 Uitleg velden tab: detail D.m.v. onderstaande print screen worden de velden in de detail tab uitgelegd.


pagina 4 van 10

eel

1. Volgnummer: in dit veld wordt het serienummer geplaatst zodra de debiteur wordt vergrendeld. Dit debiteuren nummer wordt getoond op de factuur. Naam: de naam van de gekozen organisatie wordt automatisch in dit veld overgenomen en kan niet worden gewijzigd. Door op het icoon voor de organisatie naam te klikken navigeer je direct naar de organisatie. Hoofd debiteur: dit veld is nog niet in gebruik. Opmerking: in dit veld kan een opmerking worden geplaatst 2. Verkoop aanmaning Relatie: door op het paperclipje te klikken kan een relatie aan de debiteur worden gekoppeld. Aan deze relatie zal de verkoop aanmaning worden verstuurd. In veel gevallen zal dit een afdeling zijn, bv. Afdeling administratie. In dit laatste geval dien je de afdeling als relatie in Newbase aan te maken. Indien je een vinkje zet in het vakje 'gebruik voor verkoopfactuur' dan zullen de verkoopfacturen naar deze relatie worden gestuurd. 3. Betalingsgedrag: door op de knop bijwerken te klikken worden de velden in dit vlak gevuld. 4. Kredietlimiet: dit veld is nog niet in gebruik.


pagina 5 van 10

eel

3 Uitleg velden tab: instellingen D.m.v. onderstaande print screen worden de velden in de detail tab uitgelegd.

1. Etiket Organisatie: De naam van de organisatie wordt automatisch getoond. Gebruik factuur etiket van de relatie: door het vinkje aan te zetten zal op de factuur het adres van de relatie worden getoond. Print opmerking: de opmerking in dit veld wordt getoond als referentie op de factuur. 2. Voorwaarden Valuta: uit deze opzoeklijst kan de valuta van de debiteur worden gekozen. Indien de benodigde valuta niet in de lijst staat kun je je applicatiebeheer vragen deze toe te voegen in de lijst. Betaalmethode: dit is een opzoeklijst waar je een keuze uit kunt maken. Deze lijst kan worden aangepast door de applicatiebeheerder. Dit veld wordt automatisch


pagina 6 van 10

eel

overgenomen als voorwaarde op een offerte, opdracht of factuur waar deze debiteur aan wordt gekoppeld. Betaalconditie: dit is een opzoeklijst waar je een keuze uit kunt maken. Deze lijst kan worden aangepast door de applicatiebeheerder. Dit veld wordt automatisch overgenomen als voorwaarde op een offerte, opdracht of factuur waar deze debiteur aan wordt gekoppeld. Betaalconditie dagen: in dit veld moet hetzelfde aantal dagen staan als in bovengenoemd veld. Met dit veld wordt de vervaldatum berekend. Prijsstelling: dit is een opzoeklijst waar je een keuze uit kunt maken. Deze lijst kan worden aangepast door de applicatiebeheerder. Dit veld wordt automatisch overgenomen als voorwaarde op een offerte, opdracht of factuur waar deze debiteur aan wordt gekoppeld. Prijsafspraken: een veld voor vrije tekst Prijs categorie: dit is een opzoeklijst waar je een keuze uit kunt maken. Deze lijst kan worden aangepast door de applicatiebeheerder. Leveringsvoorwaarden: dit is een opzoeklijst waar je een keuze uit kunt maken. Deze lijst kan worden aangepast door de applicatiebeheerder. Dit veld wordt automatisch overgenomen als voorwaarde op een offerte, opdracht of factuur waar deze debiteur aan wordt gekoppeld. Leveringsmethode: dit is een opzoeklijst waar je een keuze uit kunt maken. Deze lijst kan worden aangepast door de applicatiebeheerder. Dit veld wordt automatisch overgenomen als voorwaarde op een offerte, opdracht of factuur waar deze debiteur aan wordt gekoppeld. Gebruik kantoor kosten: door dit vinkje aan te zetten kunnen kantoorkosten (een percentage) worden berekend op de factuur. Hiervoor dient bij de company instellingen een product worden gekoppeld door de applicatiebeheer. Kantoorkosten afwijking: in dit veld kan het percentage van de kantoorkosten worden vermeld. 3. Overige BTW: dit vinkje wordt automatisch aangevinkt afhankelijk van de landcode van de debiteur en of deze BTW dient te betalen. Lid ec: dit vinkje wordt automatisch aangevinkt indien de debiteur lid is van de EU. BTW code: dit veld wordt alleen gebruikt voor bedrijven uit België. BTW nummer: het BTW nummer van de debiteur kan hier worden ingevuld. Land levering: het land van de debiteur wordt automatisch overgenomen uit de organisatie kaart. Org.kvk.nr.: het Kamer van Koophandel nummer van de debiteur kan hier worden ingevoerd. EORI nr.: als u internationaal handelt en hiervoor in contact komt met de Douane, dan is een EORI-nummer verplicht. U gebruikt dit EORI-nummer bij al uw douanecontacten. Tenaamstelling: de naam zoals bekend bij de bank. Bankreknr.: het bankrekeningnummer van de debiteur kan hier worden ingevuld. Banknaam: de naam van de bank kan hier worden ingevuld.


pagina 7 van 10

eel

BIC code: de BIC code kan hier worden ingevuld. IBAN: het IBAN nummer van de debiteur kan hier worden ingevuld. Nat.bankcode: de nationale bankcode kan hier worden ingevuld. Incasso type: indien er met een betaalbestand wordt gewerkt t.b.v. van incasso dient hier het juist betaalbestand te worden gekozen. Betaalcode: de betaalcode die hoort bij het betaalbestand. Onze lev. dode: dit veld invullen indien de debiteur een code heeft voor jullie als organisatie Besch.v. incasso: aanvinken indien betalingen van de debiteur middels incasso verlopen. KM vanaf bedrijf: het aantal kilometers dat de debiteur is gelegen vanaf je eigen bedrijf. Voor het berekenen van kilometer kosten. Niet aanmanen: veld momenteel niet in gebruik. Reistijd: de reistijd van je eigen bedrijf naar de debiteur. Blacklist: een opzoeklijst die je kunt gebruiken indien de debiteur op een zwarte lijst dient komen te staan. Bij het vergrendelen van een factuur, opdracht of offerte, zal deze tekst in beeld verschijnen middels een dialoog venster. Taal: de taal van de debiteur. Nog checken: dit vinkje kun je aanzetten indien er nog zaken gecheckt moeten worden. Gestopt: dit vinkje kun je aanzetten als er geen zaken meer worden gedaan met de debiteur. De debiteur zal nog wel in de debiteurenlijst naar voren komen maar het is dan niet meer mogelijk om een verkoop factuur aan te maken. Opmerking: de gegevens uit dit veld worden overgenomen naar het veld debiteur opmerking op de factuur. Factuur type: d.m.v. Deze opzoeklijst kan worden gekozen of deze debiteur een factuur per project wilt ontvangen, of een totaal factuur dus een verzamelfactuur per debiteur, of een factuur per gekoppeld relatie. Type: in dit veld kun je als default aangeven of de facturen per email of per brief verstuurden dienen te worden. Grootboeknr. de.: indien je de omzet van de debiteur op een specifiek grootboeknummer geboekt wilt hebben kun je dit nummer hier invullen.

4 Uitleg sub tabs in het detail scherm In de detail tab van de debiteur zitten verschillende sub tabs die je informatie geven over alle facturen, betalingen, aanmaningen en contact momenten met de debiteur. Newbase wordt met een standaard inrichting geleverd. De applicatiebeheerder kan de volgorde van deze sub tabs wijzigen of tabs weghalen en/of toevoegen. Zo kun je een passende inrichting maken die voor jou het beste werkt.


pagina 8 van 10

eel

Voor alle regels onder een sub tab geldt dat je op het blauwe bolletje kunt klikken om te navigeren naar de betreffende regel.

5 Uitleg tab: product In de product tab kan je door op het paperclipje bij prijslijst te klikken een prijslijst aan de debiteur koppelen. Hoe deze prijslijsten aan te maken staat beschreven in de betreffende handleiding.

6 Dashboards, zoekacties en opties Dashboards Er zijn verschillende dashboards die ingesteld kunnen worden om snel informatie te verschaffen en direct te kunnen navigeren naar betreffende record. De applicatiebeheerder kan deze dashboards toewijzen. Hieronder een aantal voorbeelden:


pagina 9 van 10

eel

Zoekacties Door met je rechter muisknop te klikken op zoekacties verschijnen een aantal door Newbase vastgestelde zoekacties die je kunnen helpen in het proces. Indien bepaalde zoekacties niet zijn uitgedeeld kun je contact opnemen met de applicatiebeheerder. Je kunt ook met de rechter muisknop klikken op het vergrootglas icoon rechter boven in je scherm voor dezelfde zoekactie. Hieronder een aantal voorbeelden:

Opties Newbase heeft ook een aantal opties gedefinieerd die je kunnen helpen bij een efficiënter proces, bijvoorbeeld het in 1x vergrendelen van een reeks debiteuren, zodat je dit niet stuk voor stuk hoeft toe doen. Voor deze opties geldt ook dat ze kunnen worden toegewezen door de applicatiebeheerder. Hieronder een aantal voorbeelden:


pagina 10 van 10

Aanmaken van een debiteur in Newbase

Recommend Documents