Algemene introductie van Newbase

eel

Algemene introductie van Newbase Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444

Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl Juni 2013 – versie 1.0

pagina 1 van 11

eel

Inhoudsopgave 1 Aan de slag met Newbase.............................................................................3

1.1 Wat heb je nodig op je computer?.............................................................................................3 1.2 Hoe log je in op het systeem?....................................................................................................3 2 Je bent ingelogd, de volgende stap.................................................................4

2.1 Wat zie je op je startscherm?.....................................................................................................4 3 De buttons .................................................................................................5

3.1 De buttons links bovenin (nr. 1):...............................................................................................5 3.2 De buttons rechts bovenin.........................................................................................................6 4 De programmagroepen en programma's (nr. 2):...............................................7 5 Dashboards (nr. 3):......................................................................................8 6 De eerste keer aan de slag met een programma & zoeken.................................9 7 Extra info middels mouse-over of help...........................................................10


pagina 2 van 11

eel

1 Aan de slag met Newbase 1.1 Wat heb je nodig op je computer? Op je computer dien je Java software te hebben geïnstalleerd. Veelal is dit standaard aanwezig op je computer. Kijk anders op www.java.com voor een gratis download. Tevens dien je een werkende internetverbinding te hebben! Dan kun je altijd gebruik maken van de applicatie.

1.2 Hoe log je in op het systeem? Het inloggen op Newbase doe je via de door ons of door de applicatiebeheerder verstuurde link. Heb je deze niet meer, neem dan contact op met de applicatiebeheerder of vraag deze op via onze website www.newbase.nl/support. De eerste keer opstarten kan wat langer duren, afhankelijk van de snelheid van de internetverbinding. Het systeem vraagt nu om een user (gebruikersnaam) en een password.

Nadat de juiste inlogcode (deze heb je per email aangeleverd gekregen) is ingevuld zal Newbase worden opgestart, en krijg je het volgende scherm te zien:


pagina 3 van 11

eel

Heb je niet de juiste gegevens ingevoerd, dan zal opnieuw (na een waarschuwing), om de juiste inloggegevens worden gevraagd. Weet je de juiste inloggegevens niet (meer), neem dan contact op met je applicatiebeheerder. De applicatiebeheerder kan je wachtwoord resetten.

2 Je bent ingelogd, de volgende stap. 2.1 Wat zie je op je startscherm? Je startscherm is gebaseerd op een knoppenprofiel die door de applicatiebeheerder is ingesteld. Zo ziet iemand van de administratie andere dingen dan iemand van sales. Het startscherm bestaat uit een aantal onderdelen:

Nummer 1: knoppen . Nummer 2: programmagroepen Nummer 3: samenvattingsscherm t.b.v. dashboards


pagina 4 van 11

eel

3 De buttons 3.1 De buttons links bovenin (nr. 1):

Links bovenin staan 7 buttons, van links naar rechts: – de reset button – de terug button – de vooruit button – de pauze button – de favoriet/snelkoppeling button – de bookmark button – de zoekacties button De reset button brengt je altijd een niveau hoger in de navigatie. De terug button brengt je altijd 1 scherm terug naar het vorige scherm. De vooruit button brengt je altijd 1 scherm vooruit naar het volgende scherm. Je dient dan eerst te hebben terug genavigeerd. Pas dan kun je vooruit navigeren. De “pauze” button houdt één scherm voor je vast, zodat je in 1x terug kunt navigeren. De snelkoppeling(favoriet) button geeft je de mogelijkheid om een snelkoppeling van een programma (bijv. de agenda) te maken. Deze wordt dan links onderin getoond. De bookmark button geeft je de mogelijkheid om een selectie van records te bewaren en wordt getoond links onderin je scherm. Dit is altijd een moment opname. De zoekactie button geeft je de mogelijkheid om een eigen gemaakte zoekactie te bewaren en wordt getoond links onderin je scherm. De zoekactie veranderd mee.


pagina 5 van 11

eel

Het verschil tussen een bookmark en een zoekactie: – een bookmark is een set van records zoals je deze een keer hebt gevonden. Bijv. een zoekactie van alle bedrijven in Rotterdam levert bedrijven op. Stel dat je later deze bookmark aanspreekt, dan blijft dit een resultaat van 13 bedrijven opleveren. Ook als er tussentijds een nieuwe organisatie in Rottrdam is aangemaakt. – een zoekactie is een opgeslagen zoekactie zoals je deze een keer hebt gedefinieerd. Bijv. een zoekactie van alle bedrijven in Rotterdam levert 13 bedrijven op. Stel dat je later deze zoekactie aanspreekt, dan wordt dit een resultaat van 14 bedrijven, als er tussentijds een nieuwe organisatie in Rotterdam is aangemaakt.

3.2 De buttons rechts bovenin

Rechts bovenin staat een rij met, van links naar rechts: – nieuw record toevoegen – record wijzigen – record dupliceren (naar zelfde of volgend document) – zoek button – lijstweergave button (met meerdere weergaven) – print / email button – exporteer naar Word – exporteer naar Excel – ommit button (weglaten uit zoekactie) – verwijder button Met deze knop kun je een nieuw record toevoegen. Het nieuwe record dat wordt aangemaakt hangt af van het programma waar je op dat moment in zit. Door op deze knop te klikken zet je het record waar je in zit in de wijzig modus. Met de dupliceer button kun je het record waar je in zit dupliceren naar een exact hetzelfde nieuw record. Door met je rechter muisknop op deze button te klikken kun je het record dupliceren naar een volgend document, bv. een offerte naar een opdracht. Met de zoek button kun je op verschillende velden uit het scherm waar je op dat moment in zit zoeken. Klik met je rechter muisknop voor standaard zoekacties.


pagina 6 van 11

eel

Met deze button kun je een lijstweergave opvragen van je zoekresultaat. Door met de rechter muisknop op deze button te klikken verschijnen andere lijstweergaven waar je uit kunt kiezen (moet zijn toegekend door applicatiebeheerder). Met deze button kun je een record printen of mailen. Door met je rechter muisknop op deze button te klikken krijg je de mogelijkheid om een printvoorbeeld op te vragen of het document als pdf op te slaan.

4 De programmagroepen en programma's (nr. 2): Programmagroepen zijn de hoofdprogramma groepen zoals CRM, Verkoop, Project, Administratie etc., incl. je thuis scherm. Deze groepen zijn toegewezen door de applicatiebeheerder en zijn afhankelijk van je functie/privilegegroep. Elke hoofdprogramma kun je openen door op het driehoekje te klikken, dan verschijnen de subprogramma's, dit zijn de programma waar je mee werkt.

Zoals je rechts kunt zien, is hoofdprogramma Verkoop “uitgeklapt”. De subprogramma's verschijnen nu. De applicatiebeheerder heeft bepaald welke programma's en subprogramma's je nodig hebt.


pagina 7 van 11

eel

Door met je rechtermuisknop te klikken op één van de subprogramma's opent een scherm met: – lijstweergaven: geven je complete lijsten, maar dan telkens met een andere inhoud. – zoekacties: zijn voorgedefinieerde zoekacties, bijv. “zoek openstaande verkoop facturen”. – opties: zijn een weergave van alle andere mogelijkheden.

Afhankelijk van de toebedeelde functionaliteiten door de applicatiebeheerder, komen achter deze opties meer of minder mogelijkheden naar voren. In dit voorbeeld hebben we met de rechtermuisknop geklikt op verkoop factuur.

5 Dashboards (nr. 3): Per programma bestaat de mogelijkheid om dashboards in het samenvattingsscherm toe te voegen. Dit zijn vooraf gedefinieerde samenvattingsschermen die in 1 oogopslag belangrijke informatie laten zien. Dashboards worden zichtbaar zodra je klikt op een hoofdgroep. Het inrichten van een dashboard wordt door de applicatiebeheerder gedaan. Beschikbare dashboards zijn beschreven op www.newbase.nl/support/documentatie


pagina 8 van 11

eel

6 De eerste keer aan de slag met een programma & zoeken •

Als je de applicatie hebt opgestart klik je op een programma, bijv. organisatie in de CRM hoofdgroep.

•

Er verschijnen nu nog geen resultaten in de kolom rechts, deze is leeg (A). Toont mogelijkheden om te zoeken of een nieuwe organisatie aan te maken.

•

Het systeem gaat ervan uit dat je eerst een organisatie wilt zoeken.

•

In het veld 'zoek hier' (B) kun je zoeken op een organisatie naam, minimaal 3 karakters, je kunt dus de volledige bedrijfsnaam intypen maar ook op een deel daarvan.

•

Door te klikken op het ‘driehoekje’ naast de tekst ‘zoek hier’ opent een uitklap venster met meerdere zoekmogelijkheden.


pagina 9 van 11

eel

•

Zodra je middels de voorgaand beschreven zoek actie een organisatie hebt gevonden verschijnt deze in middelste kolom.

•

Klik op de gevonden organisatie

•

Aan de rechterkant van het scherm opent nu het detail scherm van de betreffende organisatie.

7 Extra info middels mouse-over of help Als je iets wilt weten over een bepaald veld, dan kan er een mouse-over verschijnen door met je muis over een knop te schuiven. Hieronder als voorbeeld de mouse-over bij de button 'bookmark', links bovenin je scherm.

Tevens is er bij een aantal velden een helptekst toegevoegd. Als je met je muis over een titelveld heen gaat verschijnt er bij sommige titelvelden een groene ballon met een uitroepteken. Zie hieronder bij het titelveld 'extra naam'. Screenshot:


pagina 10 van 11

eel

Zodra je op deze button klikt, verschijnt er een extra dialoog. Screenshot:

Je kunt deze dialoog weg klikken met je rechtermuisknop en dan op verberg te klikken.


pagina 11 van 11

Algemene introductie van Newbase

Recommend Documents