Startgids 061 Nieuw product aanmaken en wijzigen In deze startgids wordt uitleg gegeven hoe u nieuwe producten kunt aanmaken en wijzigen in de Safe Concept webapplicatie.
Inhoud Een nieuw product aanmaken en wijzigen (voorbereiding). ............................. 3 Een nieuw product aanmaken (wat u moet weten) ...................................... 5 Een nieuw product aanmaken (de eigenschappen) ................................... 5 Een nieuw product aanmaken (voorbeelden) ...................................... 10 Een bestaand product wijzigen ......................................................... 19
2
Een nieuw product aanmaken en wijzigen (voorbereiding). In de Safeconcept webapplicatie is het mogelijk nieuwe producten aan te maken en bestaande producten te wijzigen. Producten kunt u vinden in de webapplicatie door in de navigatiebalk te kiezen voor het onderdeel “Onderhoud". De tweede menukeuze van "Onderhoud" is "Producten".
In deze startgids is er een account gebruikt welke geactiveerd is voor de branche "Betonboren". In bovenstaande afbeelding staan dan ook alle producten welke standaard aanwezig zijn bij deze branche. De werkwijze voor het aanmaken en wijzigen van producten is echter voor elk product en dus branche gelijk.
3
Voordat u begint met wijzigen van een product is het verstandig eerst een kopie te maken van het betreffende product. Mocht onverhoopt één en ander mislopen met het wijzigingen kunt u altijd weer terugvallen op de eigenschappen en instellingen van het originele product. Om het product te kopiëren selecteert u het product in het overzichtscherm en drukt op de knop "Kopieer product" in de werkbalk.
In ons voorbeeld kopiëren we het product "01 Boren". Na indruk van de knop "Kopieer product" verschijnt er een kopie van dit product geheel onderaan in de lijst van producten.
U kunt dit product nu wijzigen zodat het origineel niet gewijzigd wordt of u kunt de kopie archiveren als "back-up" door de kopie te selecteren en in de werkbalk de knop "Archiveren" te gebruiken. Deze back-up kunt u later weer dearchiveren 4
mocht dit noodzakelijk zijn. Wij raden aan dit voor alle producten te doen welke u wilt gaan wijzigen.
Een nieuw product aanmaken (wat u moet weten) Dit onderdeel is niet gemakkelijk en vergt wat inzicht in de opbouw van een product met bijbehorende eigenschappen. Wij proberen dit zo volledig en makkelijk mogelijk uit te leggen. Het kan aardig wat tijd kosten een product aan te passen naar uw wensen. Mocht u hier niet uitkomen of er geen tijd voor hebben dan kan Safeconcept u hierbij helpen tegen een redelijke vergoeding. Bekijk onze website voor de mogelijkheden. Voordat u begint met het aanmaken van een nieuw product is het noodzakelijk een aantal wetenswaardigheden door te nemen. In het algemeen geldt dat de meest effectieve manier van aanmaak van een nieuwe product is te kijken naar een reeds bestaand product welke ongeveer dezelfde eigenschappen heeft. Maak een kopie van dit product en pas de eigenschappen aan naar het door u nieuw te maken product. Een nieuw product of een kopie van een product moet altijd voor het werkelijk in gebruik kunnen nemen gekoppeld worden aan een prijslijst. Dit kunt u doen via de menukeuze "Prijslijsten". Selecteer de prijslijst waaraan u het product gekoppeld wilt hebben. Ga naar de tabblad "Producten". Zet de vink aan voor het product dat moet worden opgenomen in de betreffende prijslijst. Bevestig dit met de knop "Opslaan" in de opdrachtenbalk. Tevens dient een nieuw product of een kopie van een product altijd eerst nog te worden voorzien van prijzen voor een correcte werking. Alle prijzen staan standaard op nul. Het voorzien van prijzen kan nadat het product is gekoppeld aan een prijslijst. Gebruik de knop "Wijzig prijzen" uit de opdrachtenbalk en voer de prijzen in bij het nieuwe product.
Een nieuw product aanmaken (de eigenschappen) Voordat u een nieuw product kunt aanmaken moeten eerst de verschillende eigenschappen worden doorgenomen. Hieronder volgt een uitleg aan de hand van afbeeldingen van de verschillende eigenschappen en wat zij betekenen in een product.
5
In dit tabblad zijn de velden "Code" en "Omschrijving" verplicht. Code: De product code van een product met eventueel de naam. Omschrijving: Omschrijving zoals deze terugkomt in het overzichtscherm van producten. BTW Code: Het BTW tarief dat moet worden berekend op dit product. Decimalen: Hoeveel decimalen mag de invoer hebben. Standaard is nul. Een voorbeeld hiervan is dat men geen half gat kan boren. De waarde is 1 is bijvoorbeeld van toepassing bij meters. Men kan wel 1,5 meter sleuvenzagen. Etc. Beginwaarde: Indien men het product selecteert in een factuur of offerte dan is dit de beginwaarde die naar voren komt. Eenheid enkelvoud en meervoud: De eenheid die terugkomt in de berekening van de factuur- offerteregels. Enkelvoud van de eenheid meter is "meter", meervoud "meters". Een ander voorbeeld hiervan is "gat" en "gaten","liter" en "liters", etc. Geen berekening tonen: Deze wordt in bijzondere gevallen gebruikt, bijvoorbeeld bij een projectprijs. Er komt dan geen berekening op een factuur of offerte. 6
Het tabblad "Factuurregel specificaties" laat alle aangemaakte eigenschappen zien welke bij het product horen. Deze eigenschappen kunt u selecteren zodat zij samen een factuurregel vormen welke terugkomt op een factuur of offerte. De eigenschappen zijn variabelen en afhankelijk van de invoer. Om een eigenschap als tekst terug te laten komen in factuur- offerteregels op een factuur of offerte selecteert u de eigenschap, daarna klikt u in de omschrijvingregel de juiste plek aan. Vervolgens drukt u de toetscombinatie CTRL + Insert in en de eigenschap komt op de desbetreffende plek. Voor een juiste weergave later dient u ook rekening te houden met de volgorde in de regel en met eventuele spaties ertussen. Wellicht ten overvloede, maar het is niet noodzakelijk alle eigenschappen te selecteren. Het kan zijn dat u sommige eigenschappen niet terug wil zien op een uiteindelijke factuur of offerte. De ervaring leert dat dit gedeelte meestal niet meteen goed is. Men wil toch vaak e.e.a nog aanpassen en correcter maken naar eigen wens. U zult dus vermoedelijk vaker naar dit scherm terugkeren voor aanpassingen. Op het tabblad "Eigenschappen" van een product kunnen nieuwe eigenschappen worden toegevoegd door te drukken op de knop "Nieuw".
In dit tabblad zijn de velden "Naam", "Soort" en "Gebruikt voor" verplicht. Weergave volgorde: 7
Hiermee kan men bepalen welke eigenschap als eerste, tweede, derde, etc, moet worden getoond als het product wordt geselecteerd bij factuur- offerteregels aanmaak voor een factuur of offerte. Naam: Hier wordt de naam aangegeven van de eigenschap waarmee gerekend dient te worden. Dit kan dus zijn "Diameter", "Diepte", "Materiaal", "Positie", "Toeslag", "Korting", "Soort uren", etc. Het is belangrijk deze zorgvuldig te kiezen aangezien deze waarde consequent terugkomt bij de selectie van een factuur of offerteregel en hiermee uiteindelijk wordt gerekend. Soort:
De soort "Numeriek" staat voor de selectie van een getal. De soort "Range" staat voor de selectie van een bepaalde range. Dus een waarde tussen 110 cm en 130 cm of een waarde tussen een andere willekeurig range. De soort "Select" staat voor een selectie. Bijvoorbeeld verschillende kortingspercentages, verschillende ondergronden, verschillende materiaalselecties, etc. Alleen bij de selectie van de soort "Range" en "Select" kan er na deze keuze worden gekozen voor een Prijstabel-Regel of Prijstabel-Kolom. Gebruikt voor:
8
De waarde "Aantal" is alleen beschikbaar als bij soort is gekozen voor "Numeriek" immers een numerieke waarde kan alleen maar een aantal zijn. De waarde "Toeslag" is alleen beschikbaar als bij soort is gekozen voor "Select" omdat een toeslag altijd een selectie is. (een toeslag kan zowel positief als negatief zijn) De waardes "Prijstabel-kolom" en "Prijstabel-regel" zijn alleen beschikbaar indien bij soort is gekozen voor een "Range" of "Select". Let op: dit is een zeer belangrijk stuk om tot een goed product te komen. Een Prijstabel-kolom is een kolom van links naar rechts. Zie het voorbeeld hieronder.
In bovenstaand voorbeeld is de breedte een "Select" gebruikt voor een "Prijstabel-kolom" deze instelling resulteert er dus in dat de kolom van links naar rechts loopt. Een Prijstabel-regel is een regel van boven naar onderen.
In bovenstaand voorbeeld is de diameter een "Range" gebruikt voor een Prijstabel-regel. Deze instelling resulteert er dus in dat de kolom van boven naar 9
beneden loopt en dat er verschillende ranges zijn waarmee gerekend wordt. Indien de diameter tussen de 20-25 mm is zal de prijs anders zijn dan bij de diameter tussen de 100-110 mm. Indien de regel echter geselecteerd wordt voor een factuur of offerte wordt een heel getal ingevuld. Op basis van de range wordt vanzelf de juiste prijs berekend door de webapplicatie.
Een nieuw product aanmaken (voorbeelden) Voordat u begint het met aanmaken van een nieuw product is het verstandig eerst te kijken wel product ongeveer vergelijkbaar is met het product dat u wilt aanmaken. Het reeds bestaande product kunt u dan kopiëren en aanpassen. Dit scheelt uiteindelijk veel werk. In ons voorbeeld gaan we een product maken dat geheel nieuw is. Het product en de eigenschappen behorende bij het product welke we willen aanmaken in de Safe Concept webapplicatie: Het reinigen van putten met een reiniging combivrachtwagen. De prijs wordt bepaald op basis van het aantal putten. De lengte van de straat. De diepte van de putten (er zijn putten van 1 t/m 3 meter diep). Bijkomende omstandigheden zijn omgeving van de straat (woonwijk , centrum , binnen bebouwde kom, buiten bebouwde kom). Wordt het werk verricht met één of meerdere personen, met een standaard combivrachtwagen of een speciaal toegeruste grotere vrachtwagen. Toeslagen gelden voor zaterdag- en zondagwerk. Korting kan eventueel worden verleend. Producten kunt u vinden in de webapplicatie door in de navigatiebalk te kiezen voor het onderdeel “Onderhoud". Druk op de knop "Nieuw" en het onderstaande venster verschijnt.
10
Dit scherm gaan we nu vullen met de productinformatie die behoort bij ons nieuwe product "Reiniging putten". Na de invoer van de informatie komt het scherm zo gevuld naar voren.
De code is "13 Reiniging Putten" omdat er in onze prijslijst al 12 andere producten staan. Het veld "Decimalen" staat op de waarde nul omdat we geen halve putten kunnen reinigen. De eenheid is "Put". Van deze prijsregel willen we wel een berekening laten zien, dus "Geen berekening tonen" hebben we niet aangevinkt in dit geval. Nu gaan we de eigenschappen van ons product "Reiniging putten" aanvullen.
11
De eerste eigenschap is "Lengte straat". Dit is de lengte van de straat waarin de putten zijn gereinigd. De lengte kan verschillen daarom is het een "Range". Vanuit deze "Range" kunnen we de lengte van de straat selecteren. Dit zal een "ongeveer" waarde zijn, vandaar de keuze voor een "Range". De lengte van de straat wordt gemeten in de meters. We hebben dus lengtes toegevoegd van 100m, 250m, 500m, een straat van 1km, een straat van 2,5km en verder. Na het aantal putten is dit de eerste selectie die we willen maken als we deze regel kiezen op een factuur of offerte, vandaar dat de weergave volgorde op 1 staat. Met de en de kunt u selectie items toevoegen en verwijderen. In ons voorbeeld zou u zo de 100m, 250m, etc. kunnen toevoegen of verwijderen. Voor de duidelijkheid, een leeg selectie item met alleen een spatie kan ook worden toegevoegd. Dit is feitelijk het "niet verplicht" maken van de keuze door deze op de eerste plek in de volgorde van de selectie items te plaatsen. Bij de selectie van dit product staat deze eigenschap dan niet standaard voorgeselecteerd met een waarde. De volgorde waarin de items moeten verschijnen kunt u wijzigen met
en
.
De tweede eigenschap is "Diepte". We gaan ervan uit dat er putten zijn van minimaal 1 meter diep tot maximaal 3 meter diep. Het kan voorkomen dat er meerdere soorten putten door elkaar zijn in 1 straat. Dan moeten we meerdere factuur of offerteregels maken. Diepte is daarom geen range maar een numeriek.
12
De diepte gaat in de eenheid "Meters" vandaar de "m". De diepte kan een waarde hebben met twee decimalen achter de komma en heeft zoals we gezegd hebben altijd een beginwaarde van "1", omdat de putten altijd minimaal 1 meter diep zijn. De volgorde van deze eigenschap bij het maken van de factuurofferteregel is als tweede. De derde eigenschap is "Omgeving". De omgeving is van invloed op de prijs en dient geselecteerd te worden bij de aanmaak van een factuur- offerteregel.
13
Als selectie van de omgeving hebben we de omgevingen vermeld. Dit zijn "Woonwijk", "Centrum", "Binnen bebouwde kom" en "Buiten bebouwde kom". De weergave volgorde komt op 3. De vierde eigenschap van dit product is om aan te geven met hoeveel personen we de arbeid hebben verricht. We gaan ervan uit dat de arbeid altijd met 1 persoon wordt verricht, maar dit kunnen er meer zijn. Tevens gaan we ervan uit dat de gebruikte vrachtwagen standaard is, maar ook een speciaal toegeruste grotere vrachtwagen kan zijn. Deze extra selecties zijn niet verplicht. De eigenschap noemen we "Resources" (Nederlands = bronnen).
De naam van de eigenschap is "Resources" (Nederlands = bronnen). Omdat deze eigenschap bij de aanmaak van een factuur- offerteregel niet verplicht is hebben we bij de "selectie items" als eerste regel een lege regel toegevoegd. Dit kunt u doen door in het veld "Selectie items" te gaan staan een spatie te typen en daarna op het groene plusje te drukken. Zo komt er altijd een lege selectie naar voren bij de aanmaak van een factuur- offerteregel van dit artikel. In ons voorbeeld hebben we nog toegevoegd de optie "2 Personen" en "Speciale vrachtwagen". De vijfde eigenschap van dit product zijn de eventuele toeslagen. Als het werk op een zaterdag of zondag moet worden uitgevoerd levert dit een toeslag op.
14
Ook de toeslag is niet verplicht. Dit is de reden dat ook bij toeslag het eerste selectie item een blanco is. Zo komt de toeslag niet standaard "Aan" terug bij de aanmaak van dit artikel op een factuur of offerte.
De eigenschap toeslag heeft in dit voorbeeld alleen de opties "Zaterdag werk" en "Zondag werk". Deze keuze is zoals gezegd niet verplicht, vandaar dat het eerste selectie item blanco is. De laatste, zesde eigenschap is de korting. Korting kunnen we verlenen indien noodzakelijk, maar ook deze is niet verplicht.
15
De korting is de laatste selectie van eigenschap in rij en komt op de zesde plek als we dit artikel selecteren bij de aanmaak van een factuur- offerteregel. Als we klaar zijn met het toevoegen van alle eigenschappen moet kunnen we de volgorde van de eigenschappen terug zien op het tabblad "Eigenschappen" zelf.
Om de eigenschappen in een goede volgorde terug te laten komen selecteren we het tabblad "Product" in het product zelf en daarna het tabblad "Factuurregel specificatie". We zien dan alle net toegevoegde eigenschappen behorende bij dit product.
16
Nu is het zaak deze eigenschappen in een correcte regel terug te laten komen op een factuur- offerteregel zodat zij samen een correct factuur- offerteregel gaan vormen. Hoe u dit kunt doen staat beschreven op het tabblad zelf. In dit voorbeeld hebben wij ervan gemaakt de regel conform onderstaande afbeelding.
Meestal is het zo dat de regel niet in één keer goed staat naar wens. Dit is dus een kwestie van proberen en wijzigen. Als u denkt dat dit de goede regel moet zijn drukt u op "Opslaan en sluiten" en is het tijd dit product te activeren en te voorzien van prijzen. Het product is nu geheel gereed gemaakt. Het dient nu alleen nog te worden gekoppeld aan een prijslijst en te worden voorzien van prijzen voordat u het kunt gaan gebruiken of testen of het voldoet aan uw wensen. 17
De prijslijst van uw branche kunt u vinden in de webapplicatie door in de navigatiebalk te kiezen voor het onderdeel “Onderhoud”. De derde menukeuze van “Onderhoud” is “Prijslijsten”. Selecteer uw standaard prijslijst (of een andere prijslijst naar keuze).
In bovenstaand scherm klikt u op de knop volgende scherm komt dan naar voren.
en het
In dit scherm treffen we ons net nieuw gemaakt product "Reiniging Putten" aan. Deze is nog niet gekoppeld aan deze prijslijst. Dit is te zien aan de vink voor het product welke uitstaat. Klik tweemaal op de vink en deze gaat aan. Kies vervolgens voor de knop "Opslaan". U kunt nu meteen door naar het invoeren van de prijzen bij ons nieuwe product. Selecteer het product en druk op de knop "Wijzig prijzen". Het onderstaande venster komt naar voren.
18
Nu kunt u alle prijzen aanvullen. Op het tabblad toeslagen vindt u alle toeslagen welke aangevuld dienen te worden. Denkt u eraan dat een korting wordt ingevoerd met als eerste een cijfer en daarna een minteken. (anders is het een toeslag). Als alle prijzen zijn ingevoerd bent u klaar. Het product is nu selecteerbaar bij de aanmaak van een nieuwe factuur of offerte. Gefeliciteerd!
Een bestaand product wijzigen Voordat u begint met wijzigen van een product is het verstandig eerst een kopie te maken van het betreffende product. Mocht onverhoopt één en ander mislopen met het wijzigingen kunt u altijd weer terugvallen op de eigenschappen en instellingen van het originele product. Bij een bestaand product kunt u zaken toevoegen of wijzigen. De stappen die u hiervoor dient te nemen staan beschreven in het voorgaande hoofdstuk. Ze zijn identiek alleen behoeft u niet alle stappen van het begin te doorlopen, maar dit moge duidelijk zijn.
19
