Handleiding gebruikers aanmaken en inloggen

Handleiding gebruikers aanmaken en inloggen Versie 0.1

januari 2012

INHOUD INHOUD ........................................................................................................................................................... 2 1

Inleiding.................................................................................................................................................... 3

2

Informatie over het inloggen ................................................................................................................... 3

3

2.1

Inloggen door leden ................................................................................................................................ 3

2.2

Inloggen door gebruikers ........................................................................................................................ 3

2.3

Initieel wachtwoord ................................................................................................................................. 4

2.4

Direct inloggen in de BackOffice ............................................................................................................ 4

2.5

Extra aanvullende informatie .................................................................................................................. 4

Gebruikers met bijbehorende gebruikersprofielen ................................................................................... 5 3.1

Het aanmaken van nieuwe gebruikers ..................................................................................................... 5

3.2

De verschillende profielen met de bijbehorende functionaliteit .............................................................. 6


2

1 Inleiding In deze handleiding wordt uitgelegd hoe de verschillende beveiligingsniveaus in AllUnited werken. Hoe er ingelogd wordt en welke mogelijkheden er zijn. Ook wordt aandacht besteed aan het aanvragen van een nieuw wachtwoord. Daarnaast wordt ingegaan op het aanmaken van een nieuwe gebruiker voor de back office.

2 Informatie over het inloggen Bij AllUnited wordt gewerkt met een inloggedeelte. Door gebruik te maken van een inloggedeelte kunnen privacy gevoelige gegevens achter gesloten deuren worden gezet. Alleen bevoegde personen kunnen bij deze informatie. Voorbeelden van dergelijke informatie: - adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van jouw teamleden - telefoonnummers of e-mailadressen van bestuur of commissieleden - toevoegen van content op de website - toegang tot de BackOffice - pasfoto’s van teamleden - debiteurenkaart - doorgeven van gegevensmutaties aan de ledenadministratie Binnen AllUnited wordt gebruik gemaakt van een drietal beveiligingsniveaus. Niveau Definitie 0 - Openbaar Gegevens die elke bezoeker mag inzien 1 - Leden Gegevens die voor alleen leden inzichtelijk is 2 - Gebruikers Gegevens die alleen voor gebruikers inzichtelijk is. Deze personen hebben ook toegang tot de BackOffice van AllUnited.

2.1

Inloggen door leden

Leden kunnen inloggen omdat hun inlognaam bekend is bij de ledenadministratie. Het soort inlognaam wordt bepaald door de vereniging. Er kan gekozen worden uit het e-mailadres, het bondsnummer of een zelf gemaakte inlognaam. Meestal wordt door de vereniging gekozen voor het e-mailadres. Het is een persoonlijke inlognaam, makkelijk voor de leden te onthouden en voor de vereniging een handige manier om de emailadressen up-to-date te houden. Daarnaast kan een lid altijd inloggen met zijn of haar unieke relatienummer van AllUnited.

2.2

Inloggen door gebruikers

Gebruikers kunnen inloggen met hun gebruikersnaam. Meestal is dit de eerste letter van hun voornaam en hun complete achternaam. Ook hier geldt dat elke vereniging haar eigen beleid hierin kiest. Zouden gebruikers inloggen met hun e-mailadres, activeren zij slechts hun autorisaties op ledenniveau. Er kan nu niet rechtstreeks naar de BackOffice worden gegaan en het uitvoeren van gebruikersfunctionaliteiten is niet mogelijk. Veel gebruikers gebruiken dezelfde e-mailadressen bij hun familieleden. De bovenstaande beveiliging zorgt ervoor dat bijvoorbeeld kinderen van de gebruiker na het inloggen niet opeens beschikken over de autorisaties die voor hun ouders bedoeld zijn.


3

2.3

Initieel wachtwoord

Wanneer leden of gebruikers voor het eerst inloggen, beschikken zij altijd over een initieel wachtwoord. Bij een eerste keer inloggen, zal gevraagd worden om hun wachtwoord te wijzigen. Indien het nieuwe wachtwoord is bewaard, kan er voortaan ingelogd worden met de inlognaam en het nieuwe wachtwoord. De duur van een wachtwoord van een lid is onbeperkt. Een wachtwoord van een gebruiker heeft een maximale gebruikersduur. Deze duur ligt tussen de 180 en 270 dagen en wordt door de vereniging bepaald. Indien een persoon het wachtwoord is vergeten of wil wijzigen, kan er automatisch een nieuw initieel wachtwoord worden opgevraagd. Desbetreffend persoon voert in het inlogscherm zijn of haar inlognaam in en drukt op “wachtwoord vergeten?”. Het systeem verstuurd, indien de inlognaam bekend is bij de ledenadministratie, automatisch een nieuw initieel wachtwoord toe naar het bijbehorende e-mailadres. Het systeem geeft hiervan een bericht. Is de invoer onbekend, zal dit gelijk worden teruggekoppeld d.m.v. een bericht. Zouden leden foutief inloggen, zal dit niet leiden tot problemen. Hier zit geen beperking op. Gebruikers kunnen maximaal vijf keer foutief inloggen, vervolgens blokkeert het systeem deze gebruikersnaam. Gebruikers hebben tot meer zaken toegang en dienen daarom beter afgeschermd te worden. Er zal een nieuw wachtwoord aangemaakt dienen te worden (via de optie “wachtwoord vergeten?”). Het nieuwe wachtwoord kan niet hetzelfde wachtwoord zijn. Er zal een nieuw persoonlijk wachtwoord verzonnen moeten worden. Het systeem onthoudt de laatste vijf wachtwoorden. Bij het zevende wachtwoord kan het eerste wachtwoord weer gebruikt worden.

2.4

Direct inloggen in de BackOffice

Voor gebruikers kan er ook ingelogd worden via een directe link met de BackOffice. Inloggen via de directe link van de BackOffice (http://pr01.is4c.com) kan door bij het vak “Club” uw verenigingsnaam in te vullen, bij “Gebruiker” vult u uw gebruikersnaam in en bij “wachtwoord” uw gebruikerswachtwoord. Eenmaal ingevuld, komt u direct in het BackOffice van uw AllUnited. De aanvraag van een nieuw wachtwoord kan ook hier gedaan worden; vul uw club en gebruikersnaam in en druk op “nieuw wachtwoord aanvragen”. Vervolgens wordt er een nieuw initieel gebruikerswachtwoord naar uw e-mailadres verstuurd. Dit is het e-mailadres wat bekend is bij uw gebruikersnaam. Dit e-mailadres is te vinden in het menu van de BackOffice onder “gebruiker”. Dit e-mailadres hoeft dus niet overeen te komen met uw e-mailadres op uw relatiekaart.

2.5

Extra aanvullende informatie

Bij het inloggen heerst een bepaalde volgorde van zoeken binnen het systeem. Allereerst wordt gekeken of de invoer overeenkomt met niveau 2, de gebruikersnamen. Binnen de website wordt het gebruikersniveau zichtbaar, waarbij meer functionaliteiten of de toegang tot de BackOffice wordt getoond. Waar elke gebruiker voor geautoriseerd is, wordt bepaald door de autorisatieprofielen achter de gebruikersnaam. Voor de werkwijze of details verwijzen wij naar de instructies “Stap 3 Gebruikers met bijbehorende gebruikersprofielen aanmaken”. Is er geen match, gaat het systeem kijken binnen niveau 1, het ledenniveau. Het systeem gaat de records één voor één af waarbij e-mail, bondsnummer, eigen inlognaam of AllUnited relatienummer in combinatie met het wachtwoord worden gecontroleerd. Eenmaal ingelogd, kunnen leden slechts de functionaliteiten uitvoeren op ledenniveau, zoals hun eigen persoonlijke gegevens aanpassen of een artikel op hun eigen teampagina toevoegen. Is er nog steeds geen match, zal het systeem hiervan een waarschuwing geven en eventuele oplossing. Niet ingelogd, blijft slechts de openbare informatie zichtbaar. De gesloten informatie blijft achter gesloten deuren staan. Op het ledenniveau kan het voorkomen dat er verschillende mensen met hetzelfde e-mailadres en wachtwoord binnen de ledenadministratie bekend zijn. Bijvoorbeeld een vader en een zoontje van 8 jaar die nog niet over


4

een eigen e-mailadres beschikt. Door het systeem worden dus meerdere mogelijkheden gevonden. In dat geval zal het systeem altijd het familiehoofd van de familie inloggen. Is het familiehoofd niet aangegeven, zal het systeem automatisch de persoon met de hoogste leeftijd inloggen.

3 Gebruikers met bijbehorende gebruikersprofielen 3.1

Het aanmaken van nieuwe gebruikers

Via [Beheer] [Gebruikers] komt u in het selectiescherm van de gebruikers.

U ziet bovenin het scherm een knop [nieuw]. Een nieuwe gebruiker kan worden aangemaakt door op de knop [nieuw] te drukken. U komt dan in onderstaand scherm.


5

De volgende gegevens dienen ingevuld te worden: Gebruikersnaam: De gebruikersnaam waarmee gebruikers inloggen. Handig om hierin één structuur te handhaven. AllUnited hanteert meestal de voorletter van de voornaam gevolgd door achternaam. Naam: voornaam & achternaam van de gebruiker Afkorting: 2 letters, meestal de eerste letter van de voornaam gevolgd door de eerste letter van de achternaam. Email: Het e-mail van deze gebruiker. Hier wordt de informatie vanuit het systeem naar toe gestuurd. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van rapportages kan de rapportage naar een emailadres gestuurd worden. Het email adres dat hier is ingegeven wordt daarvoor gebruikt. Het kan dus voorkomen dat een gebruiker een ander e-mailadres wil aanhouden bij zijn of haar gebruikersnaam dan op zijn of haar relatiekaart staat. De persoon zal dan alle informatie op ledenniveau ontvangen op zijn of haar "leden"-emailadres en de informatie op gebruikersniveau op zijn of haar "gebruikers"-emailadres. Jouw eigen wachtwoord: vul hierin uw eigen wachtwoord van uw gebruikersprofiel in. Dit betreft een controlemaatregel voor het aanmaken van nieuwe profielen. Initiële wachtwoord: vul hier het initiële wachtwoord in voor de gebruiker. Wij gebruiken meestal "welkom". Bij een eerste keer inloggen wordt aan de gebruiker gelijk gevraagd om een eigen wachtwoord in te voeren. Gebruikersprofiel: vul hier de benodigde gebruikersprofielen in waar het persoon voor geautoriseerd is. Bij elke gebruiker moet altijd het gebruikersprofiel "algemeen" worden neergezet, anders kan de gebruiker niet inloggen. De verschillende gebruikersprofielen staan later in deze instructies beschreven. Zouden er meer regels benodigd zijn, kan in het vakje met de 0, aangegeven worden hoeveel regels er benodigd zijn. Druk op "controle" en het systeem zal deze regels aanmaken. Eenmaal de juiste gebruikersprofielen toegevoegd, kan de gebruiker inclusief profielen vastgelegd worden door op "bewaren" te drukken. Wilt u later een gebruikersprofiel bij een gebruiker weghalen, dan kunt u voor het vak "profielcode" het vak "vw" aanvinken en op "bewaren" drukken en het gebruikersprofiel zal worden aangepast. Wilt u een gebruiker compleet uit het systeem halen, kan onderaan op "verwijderen" worden gedrukt.

3.2

De verschillende profielen met de bijbehorende functionaliteit

Hieronder wordt een opsomming gegeven van de verschillende profielen die mogelijk kunnen zijn. Agenda: Algemeen: Bandldr: Beoordel: Factuur: Finadm: Ledenadm: Memonly: Scheidsc: Sponscom: Systadm: TC_kijk:

gebruiker is in staat om agendapunten in de algemene agenda neer te zetten altijd benodigd om in te kunnen loggen profiel voor de technische commissie profiel om de zaken omtrent beoordelingsformulieren te regelen profiel voor de penningmeester om de facturatie mee te verzorgen profiel voor de penningmeester om de financiële administratie te verzorgen profiel om de ledenadministratie te verzorgen niet relevant Profiel voor de scheidsrechterscommissie Profiel voor de sponsorcommissie Profiel om alle zaken aan te passen binnen het systeem profiel van om alle technische zaken (teamindelingen) slechts in te kunnen zien en te wijzigen Webmast: profiel voor de webmaster Wedcie: profiel voor de wedstrijdsecretaris Let op: Niet alle genoemde profielen zijn altijd voorhanden, omdat deze niet altijd nodig zijn.


6

Om te doorgronden welk profiel wat precies kan, is het handig om een testaccount aan te maken. Bijvoorbeeld gebruikersnaam TEST met uw e-mailadres erachter. Zo bent u in staat alle profielen door te lopen en te zien wat welk profiel eigenlijk kan. Zijn alle gebruikers aangemaakt en wilt u na verloop van tijd wel eens weten wie er allemaal gebruik van maken? Naast "nieuw" staat ook een knop met "Gebruiker informatie". Hierop drukken, leidt tot een rapportage van alle gebruikers met laatste keer inloggen. Ook kan een overzicht opgevraagd worden van alle mogelijke profielen.


7

Handleiding gebruikers aanmaken en inloggen

Recommend Documents