Handleiding installeren en wijzigen emailhandtekening Inleiding Met behulp van een script kun je automatisch een handtekening plaatsen onder al je emailberichten. Je bericht komt er dan zo uit te zien:
Het script gebruikt gegevens uit de active directory, zoals je initialen, achternaam, telefoonnummer, mailadres, etc. Gegevens die niet (of niet goed) in de active directory staan, kun je zelf invullen of wijzigen. Je kunt zelf bepalen of je de handtekening alleen onder nieuwe berichten wilt plaatsen of ook onder berichten die je beantwoordt. In deze gebruiksaanwijzing vind je: 1. Hoe en waar je de benodigde bestanden kunt downloaden 2. Hoe je de handtekening moet installeren 3. Hoe je Outlook goed instelt zodat de handtekening zichtbaar wordt 4. Hoe je de handtekening kunt wijzigen 5. Hoe je de handtekening kunt verwijderen 6. Hoe je extra tekst kun toevoegen 7. Hoe het emailbericht opgemaakt moet worden volgens TU/e-huisstijl
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 1 van 15
1. Bestanden downloaden • Ga naar www.tue.nl/huisstijl en kies onder het kopje ‘downloaden’ voor emailhandtekening. Vervolgens klik je op ‘download handtekening’. Kies ‘save’ en sla het bestand op. • Pak het bestand op de volgende manier uit: - Klik met de rechtermuisknop op het bestand - Ga op “Winzip” staan en kies uit het menu dat dan geopend wordt: “extract to folder”. Kies een map waarin je de bestanden wilt opslaan. • In de uitgepakte map “mailsignature TUe” zitten nu 9 bestanden. Deze 9 bestanden moeten bij elkaar in 1 map blijven staan! Het gaat om de volgende bestanden:
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 2 van 15
2. Handtekening installeren • Zorg ervoor dat Outlook gesloten is! • Navigeer naar de map waarin je de bestanden hebt uitgepakt (dus niet het zip-bestand) • Dubbelklik op het bestand ‘createsignatures.vsb’ Let op: alle aanwezige handtekeningen worden verwijderd! • Vervolgens verschijnen er een aantal vragen. Beantwoord deze vragen. Als je niets invult, wordt de desbetreffende regel niet getoond in de handtekening. • Na een aantal vragen is de installatie compleet en verschijnt het laatste scherm:
3. Instellingen in Outlook Je moet in Outlook aangegeven dat je de handtekening automatisch onder al je berichten wilt plaatsen. Dat doe je als volgt: • Kies ‘Tools’ in de Outlook menubalk bovenin het scherm. Het volgende menu wordt dan geopend:
• Kies vervolgens voor ‘Options’ en het scherm ‘Options’ verschijnt. • Kies nu voor het tabblad ‘Mail Format’.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 3 van 15
• Klik nu onder ‘Signatures’ bij ‘Signature for new messages’ op de pijl rechts. Je kunt kiezen uit een Nederlandse of een Engelse versie: - Nederlandse versie = TUe - naam - Engelse versie = TUe – EN – naam • Kies de gewenste versie. • Kies bij ‘signature for replies and forwards’ ook de Nederlandse of Engelse handtekening of ‘none’. Als je kiest voor het laatste, wordt de handtekening niet geplaatst als je een mail beantwoordt of doorstuurt. • Klik op ‘OK’ om de wijzigingen op te slaan. De installatie is nu helemaal afgerond. Onder een nieuw emailbericht verschijnt nu de handtekening.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 4 van 15
4. Wijzigen handtekening Als je een fout hebt gemaakt of vergeten bent om gegevens in te vullen tijdens de installatie, kunt je deze herstellen door het installatieprogramma opnieuw uit te voeren. Na het installeren moet Outlook opnieuw opgestart worden. Als je gegevens wilt wijzigen die uit de active directory gehaald worden (je wilt bijvoorbeeld je voornaam op het kaartje in plaats van initialen), dan moet je de instructies in bijlage 1 volgen. Pas de handtekeningen NIET aan via Outlook!
5. Verwijderen handtekening Je kunt de handtekening als volgt in Outlook verwijderen: • Kies ‘Tools’ in de Outlook menubalk bovenin het scherm. Het volgende menu wordt dan geopend:
• Kies vervolgens voor ‘Options’ en het scherm ‘Options’ verschijnt. • Kies nu voor het tabblad ‘Mail Format’.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 5 van 15
• Klik op de button ‘signatures’ en het volgende scherm wordt geopend:
• Selecteer de handtekening die je wilt verwijderen en klik op ‘remove’ Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 6 van 15
6. Extra tekst toevoegen Je kunt boven de handtekening extra tekst toevoegen, bijvoorbeeld een standaard afsluiting (met vriendelijke groet) en/of een bericht wanneer je op de universiteit aanwezig bent. Voorbeeld:
Je kunt deze tekst als volgt toevoegen in Outlook: • Kies ‘Tools’ in de Outlook menubalk bovenin het scherm. Het volgende menu wordt dan geopend:
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 7 van 15
• Kies vervolgens voor ‘Options’ en het scherm ‘Options’ verschijnt. • Kies nu voor het tabblad ‘Mail Format’.
• Klik op de button ‘Signatures’ (rechtsonder). Je komt dan in onderstaand scherm, waar de handtekening die je in gebruik hebt blauw is gemarkeerd.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 8 van 15
• Klik op ‘Edit’ en je komt in het volgende scherm:
• Geef eerst een enter zodat er boven de handtekening ruimte komt voor een tekst. Je kunt hier typen wat je zelf wilt. Zorg ervoor dat er een witregel komt te staan tussen je eigen tekst en het logo. De tekst die je intypt kun je opmaken met ‘font’. Kies hier voor Arial (= huisstijlletter) en de grootte 10 pt.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 9 van 15
• Klik vervolgens op 3 x ‘OK’ totdat je uit het menu bent. De handtekening is nu gewijzigd.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 10 van 15
7. Opmaak emailbericht Gebruik voor emailberichten een witte achtergrond en zwarte letters. Gebruik het lettertype Arial in een grootte van 10 pt. Dit lettertype wordt voor alle correspondentiemiddelen gebruikt. Je kunt dit als volgt instellen: • Kies ‘Tools’ in de Outlook menubalk bovenin het scherm. Het volgende menu wordt dan geopend:
• Kies vervolgens voor ‘Options’ en het scherm ‘Options’ verschijnt. • Kies nu voor het tabblad ‘Mail Format’.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 11 van 15
• Klik bij het onderdeel ‘Stationery and Fonts’ op ‘Fonts’. Het volgende scherm verschijnt dan:
• Zorg dat in de bovenste twee kaders ’10 pt Arial’ staat in de kleur zwart. Dit kun je instellen door te klikken op ‘choose font’:
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 12 van 15
Bijlage 1: handtekeningen aanpassen in het rtf, txt en html bestand Het script leest gegevens uit van de Active Directory, zoals je initialen, achternaam, telefoonnummer, mailadres, etc. Deze gegevens worden ingevoegd in de .xsl opmaakbestanden. Deze opmaakbestanden worden vervolgens omgezet naar .html, .rtf en .txt bestanden. De omgezette bestanden worden vervolgens weggezet in de standaard Handtekeningenmap voor MS Outlook. Tevens wordt de nieuw aangemaakte handtekening als standaard handtekening ingesteld. Om gegevens aan te passen die uit de active directory gehaald worden, moet je de volgende stappen volgen: Ga naar de bronbestanden op C via ‘my computer’: • Klik op C:\ • Klik op ‘Documents and Settings’ • Klik op naam gebruiker • Klik op ‘Application Data’ • Klik op ‘Microsoft’ • Klik op ‘Signatures’ • Je ziet nu de inhoud van de map ‘Signatures’. Hier staan in totaal 6 handtekeningen in: - txt-bestand Nederlands en Engels - rtf-bestand Nederlands en Engels - html-bestand Nederlands en Engels • We gaan nu de bestanden aanpassen Aanpassen txt-bestand Allereerst gaan we de .txt versie wijzigen. Dubbelklik op een .txt bestand om het te openen met ‘Notepad’. Vervolgens kun je de tekst gemakkelijk wijzigen. Sla het bestand op en herhaal dit voor de andere versie.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 13 van 15
Aanpassen rtf-bestand Klik met de rechtermuisknop op één van de .rtf bestanden en open het bestand met ‘Wordpad’. Vervolgens kun je de tekst gemakkelijk wijzigen. Sla het bestand op en herhaal dit voor de andere versie.
Aanpassen HTML-bestand De html-versie is een tikkeltje ingewikkelder, omdat hier goed uitgekeken moet worden dat de html-codes niet beschadigd worden. Klik met de rechtermuis op één van de html-bestanden. Kies voor ‘openen met’ en open het bestand met ‘Notepad’. Open het bestand niet met de browser, want dan kan niet gewijzigd worden.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 14 van 15
Je opent nu het bestand met de broncodes.
Ga op zoek naar de tekst die je wilt aanpassen en pas deze aan. Zorg ervoor dat de codes in tact blijven! Mocht er toch iets misgaan met het aanpassen van de html-versie, draai dan opnieuw het script en begin opnieuw.
Handleiding emailhandtekening
4 november 2008
pagina 15 van 15
