Startgids 011 Factuur statussen en sortering In deze startgids wordt uitleg gegeven wat de status van een factuur betekent en hoe de sortering werkt in de Safe Concept webapplicatie.
Inhoud Factuur ..................................................................................................... 3 Statussen van een factuur ........................................................................ 4 Filtering op de status van facturen .......................................................... 7 Type factuur ...................................................................................... 8 Sortering van facturen ..................................................................... 9
2
Factuur Facturen kunt u vinden in de webapplicatie door in de navigatiebalk te kiezen voor het onderdeel “Factuur”. De enige menukeuze van “Factuur” is op dit moment “Factuur”. Indien noodzakelijk zal dit in de toekomst nog worden uitgebreid met extra functionaliteiten.
Zoals u kunt zien op de afbeelding hiernaast zijn er in het onderdeel “Factuur” een aantal statussen mogelijk. Standaard staat het overzichtscherm zo ingesteld dat u alle facturen ziet. U kunt echter ook een selectie maken op datum. Tevens is het mogelijk aan te geven alleen debet of credit facturen te zien. De status van een factuur kan ook dienen als selectiecriterium. In de hierop volgende hoofdstukken zullen we deze statussen toelichten.
3
Statussen van een factuur Een nieuwe factuur doorloopt een aantal statussen. Het is van belang deze statussen te weten omdat inden een factuur een bepaalde status heeft gekregen het voorkomt dat niet alle acties op een factuur meer kunnen worden uitgevoerd. Een factuur heeft in het kort het volgende statustraject: Concept -> Definitief -> Betaald -> Gearchiveerd (optioneel). Hieronder zullen de statussen volledig worden uitgelegd en welke acties u hierbij moet uitvoeren om de betreffende statussen te zetten. Een nieuwe factuur komt binnen op de status “Concept”. Op dit moment is de factuur altijd wijzigbaar en verwijderbaar. De status “Concept” is te zien in het factuur hoofdscherm.
Indien deze factuur niet afgerond is maar alleen maar wordt opgeslagen en gesloten komt deze terug met de status “Concept” in het factuur overzichtscherm zoals te zien is op de afbeelding hieronder.
Na afronding van de factuur en goedkeuring door degene die de factuur heeft gemaakt kan de factuur op status “Definitief” worden gezet. Op dat moment is de factuur niet meer wijzigbaar en niet meer verwijderbaar. Een factuurnummer wordt dan toegekend. Een factuur de status “Definitief” geven kan vanuit de 4
factuur zelf of vanuit het overzichtscherm door de factuur te selecteren en dan de knop “Definitief” in te drukken. Vanuit het overzichtscherm krijgt u de volgende melding.
Druk op “OK” om de factuur de status “Definitief” te geven. De factuur heeft na het drukken op de knop “Definitief” vanuit het factuur hoofdscherm de status “Definitief” gekregen en een factuurnummer.
Deze status ziet u ook terug in het overzichtscherm factuur in de kolom “Status”.
De enige status die na de status “Definitief” nog kan worden gezet is de status “Betaald”. Deze status kan alleen worden gezet vanuit het overzichtscherm. Deze status kunt u zetten als de factuur betaald bij u is binnengekomen. U selecteert de factuur die u de status “Betaald” wil geven en drukt daarna op de knop “Betaald”. Het volgende scherm komt dan naar voren. 5
Na een druk op de “OK” knop wordt de factuur op status “Betaald”gezet.
Het is niet mogelijk aan een factuur met de status “Concept” direct de status “Betaald” toe te voegen. De tussenstap van status “Definitief” is noodzakelijk. Let op: een factuur welke u de status “Definitief” geeft door middel van het gebruik van de knop “Definitief” in het factuur hoofdscherm of in het overzichtscherm kost u één factuurtegoed uit uw factuurbundel. Let op: een factuur welke u de status “Definitief” hebt gegeven kunt u niet meer verwijderen. Deze kan alleen nog worden gearchiveerd.
6
Filtering op de status van facturen In de Safe Concept webapplicatie is het mogelijk een filtering uit te voeren op de status van facturen. Aan de linkerkant van het scherm in de navigatiebalk van het onderdeel “Factuur” vindt u onder “Status” verschillende selectievelden. Status “Alle” laat alle facturen zien in het overzichtscherm factuur.
Status “Concept” laat alleen concept facturen zien in het overzichtscherm. Status “Definitief” laat alleen definitieve facturen zien in het overzichtscherm. Status “Betaald” laat alleen betaalde facturen zien in het overzichtscherm.
Bij de status “Gearchiveerd” ziet u alle facturen staan welke gearchiveerd zijn. Dit kunnen facturen zijn met verschillende statussen.
In de navigatiebalk kunt u ook een datumselectie maken. De datum “van” en “tot en met” zijn altijd aanpasbaar. Zo kunt u makkelijk facturen van een bepaalde periode terugzoeken eventueel gecombineerd met een bepaalde status. De selectievelden keuze wordt onthouden zolang u bent ingelogd in de Safe Concept webapplicatie. Na een uitlog staan deze weer op de standaardwaarde. 7
Type factuur Er zijn twee type facturen. Er zijn gewone facturen, deze worden in de navigatiebalk van het onderdeel “Factuur” ook wel aangeduid als “Debets”. Vervolgens zijn er de creditfacturen. Deze worden aangeduid als “Credits”. Aan de linkerkant van het scherm in de navigatiebalk van het onderdeel “Factuur” kunt u deze selectievakken vinden. Standaard staat het selectievak van type op “Alles”. Op dat moment worden zowel debet- als creditfacturen getoond in het overzichtscherm van factuur.
In de bovenstaande afbeelding in de kolom “Credit” is ook te zien dat hier creditfacturen worden weergegeven. De selectie is nu aangepast. Er is voor gekozen om alleen nog maar de creditfacturen te laten zien in het overzichtscherm van factuur. Het overzichtscherm van factuur zal na de selectie dan het volgende laten zien.
Het selectievak “Debets” zal alleen gewone facturen laten zien exclusief de creditfacturen. Wisselen van selecties heeft geen gevolgen voor de statussen. 8
Sortering van facturen De sortering van facturen in het overzichtscherm van factuur gaat automatisch. Bovenaan de lijst worden de facturen weergegeven met de status “Concept”. Definitieve facturen worden onder de facturen met de status “Concept” weergegeven. De definitieve facturen worden gesorteerd op factuurnummer. Het meest recent gebruikte nummer staat als eerste weergegeven. Dit zal dus de laatste factuur zijn die u definitief hebt gemaakt.
In de facturen die een factuurnummer hebben gekregen wordt ook nog een automatische sortering gemaakt. De facturen met status “Definitief” komen voor facturen met de status “Betaald”. In de kolom “Status” is dit af te lezen. Indien u tijdelijk een andere selectie wil zien is dit mogelijk door op de kolom “Factuurnummer” te klikken. De volgorde van de facturen in het overzichtscherm zal dan veranderen. Bij één klik op de kolom “Factuurnummer” zullen de oudste definitieve facturen bovenaan komen te staan.
9
Bij twee klikken op de kolom “Factuurnummer” worden de facturen met status “Concept” onderaan geplaatst en staat de laatste definitieve factuur bovenaan.
Met de derde klik keert het overzichtscherm van factuur weer terug in de standaardinstelling. Indien u uitlogt en de volgende keer weer inlogt wordt de standaardinstelling weer opnieuw weergegeven. Over het algemeen is het mogelijk om op elke kolom weergegeven in het overzichtscherm van factuur te selecteren. De selectie zal zijn op alfabet van AZ, Z-A, van hoog naar laag, laag naar hoog, etc.
10
