© Photo Global View / Simon Schmitt
/
THINK TANK SOURCING & AANKOOP PROCES
Een stevige brug slaan tussen facility management en aankoop Het 7e Interactief FM Congres, georganiseerd door Ki’communications in Mechelen Campus, trok meer dan 200 deelnemers met het onderwerp ‘Aankoop en/in Facilities’.
Aankopen is vanzelfsprekend verbonden aan facility management, maar in steeds meer ondernemingen zijn ‘aankoop’ en ‘facility management’ twee gescheiden disciplines, hoewel ze juist heel nauw met elkaar verbonden zijn.
A
ankopen is een strategisch proces. De facility manager moet zijn domein kennen en/of bepalen waarbinnen hij mag/moet aankopen. In het ene geval hoort mobiliteit bij het FM-aankoopdomein, in het andere geval niet. Idem voor ICT, dat bij sommige bedrijven heel verspreid is ondergebracht. Het is belangrijk na te gaan waarom sommige aankopen niet onder de bevoegdheid van de Facility Manager vallen, zeker wanneer men ervan overtuigd is dat dit beter wel zo zou zijn. Het kan zijn dat dat de situatie historisch gegroeid is, door anderen wordt afgeschermd. In elk geval zullen aankopen gedaan door andere diensten in grote of beperkte mate invloed hebben op wat er binnen het FM-aankoopdomein wordt beslist. Overleg met andere aankopers is dan ook raadzaam. Het is algemeen bekend dat facility management de nooit eindigende opdracht heeft te besparen. Leveranciers onder druk zetten om goedkoper te kunnen aankopen is een klassieke methodiek, die op korte termijn wel vruchten kan afwerpen, maar daarom niet de juiste strategie zal blijken. Vanzelfsprekend willen we tegen een scherpe
prijs inkopen, tegen de ‘beste prijs’. Maar wat is de beste prijs? Het gaat om de kwaliteit van de dienst of product, waarbij nauwlettend moet worden gewaakt over het vergelijken van een identiek aanbod. Is het gevaar reëel dat prijs het enige en bepalende criterium wordt voor aankoop, of is er toch nog ruimte voor kwaliteit en service? De relatie en communicatie tussen beide disciplines zal bepalen hoe de aankoopcriteria uiteindelijk worden gewogen. Het 7e Interactief FM Congres stak van wal met twee plenaire sessies, gevolgd door tal van werkgroepen, geanimeerd door ervaren facility managers en aankopers. Wij hebben deze debatten en discussies bijgewoond en brengen in de hiernavolgende pagina’s de neerslag van de meningen en uitwisseling van ervaringen van deze experts m.b.t. de mogelijke synergiën en strategieën tussen de afdelingen aankoop en facility management, de aan te grijpen opportuniteiten en te mijden valkuilen. Eduard Coddé ✍
PROFACILITY GUIDE 2015 11
/
THINK TANK SOURCING & AANKOOP PROCES
Samen beter aankopen “De Opdrachtencentrale van de Vlaamse Overheid werkt altijd vanuit de driehoek gebruiker, aankoper en jurist” stelt Frank Geets, Administrateur-Generaal van Het Facilitair Bedrijf bij de Vlaamse Overheid. Facility management vertegenwoordigt hier de interne klant. Essentieel voor elke aankoop is vooraf precies af te lijnen wat men wil. Vandaag wordt de aankoopprocedure teveel gestart vanuit een oplossing die men zelf al denkt te kennen, terwijl men juist de vraag naar een oplossing dient uit te sturen naar de potentiele leveranciers, om zo meer innovatie aan te trekken. Een marktbevraging is dan ook zinvol om het aanbod op de markt beter te leren kennen. Dat kan via het bezoek aan beurzen, netwerken en ervaringsuitwisseling tussen collega’s. Na een verkenning van de markt volgt dan een ‘request for information’ (RFI) en ‘request for quotation’ (RFQ). Potentiele leveranciers moeten de verwachtingen van de klant ontdekken en ze leren te begrijpen. Lastenboeken zeggen op dat vlak helaas niet alles, zodat een persoonlijk contact wenselijk is. De aankoper moet offertes vergelijken, maar in vele gevallen zijn deze nauwelijks vergelijkbaar. De Wet op de Overheidsopdrachten is gericht op een selectie op best practices. Ze stelt vooraf selectiecriteria op, evenals de weging van deze criteria, waardoor het risico dat enkel de prijs bepalend is wordt uitgesloten. De gunningscriteria worden vooraf ook naar buiten gecommuniceerd. De Wet op de Overheidsopdrachten stelt dat ook de weging moet bekend gemaakt worden, maar in de privé kan men deze achter houden. Bij het opmaken van een contract moeten SLA’s en realistische KPI’s worden ingebouwd. Na gunning van een contract dat soms zeer diep is onderhandeld moet facility management jaren samenwerken met de weerhouden leverancier. Dan is het belangrijk dat aankoop en facility management samen een goede tandem vormen.
Frank GEETS Administrateur-Generaal van Het Facilitair Bedrijf bij de Vlaamse Overheid 12 PROFACILITY GUIDE 2015
Aankopen met bedrijfsvisie “Men kan zich beperken tot louter aankopen, of een stap verder gaan door aan te kopen met een bedrijfsvisie” stelde Frédéric Kain. Hij pleitte voor het samenstellen van een belangenmix als voorbereiding op het onderhandelen van een contract. Siemens wil ‘de beste werkgever’ zijn en daarom moeten de waarden van het bedrijf ook weerspiegelen in de aankooppolitiek. Omdat bv. duurzaamheid deel uitmaakt van die waarden mag men niet het risico lopen dat schoonmaak niet duurzaam gebeurt als gevolg van een te hoge prijsdruk. Als werkgever wil Siemens de medewerkers ‘plezieren’ met zaken als een kwalitatieve catering, goede koffie, een aangename werkplek, bereikbaarheid (9 locaties), enz. Gemiddeld hebben de medewerkers er dan ook 25 dienstjaren opzitten. Elke gebruiker weet het altijd beter, maar er moet een aankoopbeleid met bedrijfsvisie ontwikkeld worden dat voor iedereen gunstig is. Lange tijd was de koffie gratis, tot er een project werd opgestart met betere koffie mits een bescheiden participatie door de medewerkers (40 cent). Het project stuitte aanvankelijk op weerstand van de vakbonden, maar werd uiteindelijk een groot succes. Vandaag zijn er al acht coffee corners met betere koffie geïnstalleerd. De catering krijgt veel aandacht bij Siemens. De kosten worden voor twee derden gedragen door de werkgever, terwijl de werknemer zelf een derde bijdraagt. Sinds enige tijd loopt er een project voor extra gezonde maaltijden zonder meerkost. Een schot in de roos zo blijkt, want de vraag is vervijfvoudigd na drie maand looptijd. Frédéric Kain: “Catering is een typische dienstverlening voor facility management, maar nieuwe initiatieven en projecten kunnen beter via de HR-collega’s aan de directie worden voorgelegd”.
Frédéric KAIN Head of Location Manager SRE BE, Siemens
Bernard de Keyzer
Efficiënter aankopen om meer cash beschikbaar te houden Kris Van der Veken wees op de snel veranderende werkingsomgeving, met economische, sociaal-culturele en technologische evoluties. ‘Cash’ is meer dan ooit het bloed van elke organisatie en zowel facility management als aankoop kunnen een aanzienlijke toegevoegde waarde bieden om meer cash beschikbaar te houden. Hij wees erop dat een procentuele besparing met één enkel cijfer aan FM-zijde hetzelfde effect heeft als een omzetverdubbeling voor de organisatie. Facility management is dan ook de tweede van de drie grootste uitgavenposten voor een organisatie. Daar waar vroeger de afdelingen facility management en aankoop vaak lijnrecht tegenover elkaar stonden, is een constructieve samenwerking tussen beiden vandaag meer dan wenselijk. Beide afdelingen evolueren en ondergaan grote veranderingen. Facility management kan aankoop positief beïnvloeden door te adviseren over outsourcing en differentiatie. Door efficiënter aankopen en doelgericht aansturen van de aankoop door facility management, blijft er meer cash in de organisatie voor het ondersteunen van de corebusiness.
iFM wint terrein “In 2011 beliepen de wereldwijde bestedingen aan integrated facility management 353 miljard dollar; in 2013 was dat al opgelopen tot 640 miljard” opende Werner Donckers, Director Global Corporate Services HP. Het aandeel van iFM in de totaliteit van facilitaire uitgaven steeg in die periode van 12 tot 15%. Ook Europa liet een stijging optekenen van 20 tot 27 miljard dollar. Groot-Brittannië neemt het voortouw met een aandeel van ongeveer 40%. In 2006 werkte HP wereldwijd met een 800-tal leveranciers. Vandaag is dat gereduceerd tot één enkele. In een eerste fase maakte HP de overstap naar één iFM-contract voor elk van zijn drie regio’s. Uiteindelijk werd dat teruggebracht naar één enkele wereldwijde overeenkomst. “Het strategische bleef intern, terwijl al het tactische werd uitbesteed” vat Werner Donckers samen. Het aanbod aan partners die interesse toonden voor een iFMcontract van deze omvang bleek zich te beperken tot minder dan tien!
Het outsourcen van facilitaire dienstverlening is algemeen ingeburgerd, maar vandaag zijn vele organisaties al in een stadium van het outsourcen van gebundelde services. Een verdere evolutie naar het werken met een ‘main contractor’ als multiservice supplier en een externe FM-organisatie om uiteindelijk bij integrated FM uit te komen, ligt in het verschiet, aldus Kris Van der Veken. De traditioneel dikke en brede FM-structuur wordt door iFM herleid tot een dunne FM-structuur. Het is echter opletten voor de verschillende visie op en interpretatie van verwachtingen m.b.t. dienstverlening door aankoop en de service provider(s).
Alvorens over te gaan tot onderhandelen over een iFM-contract is het noodzakelijk eerst zelf orde op zaken te stellen. Problemen outsourcen is uit den boze! Wat betalen we vandaag voor welke dienstverlening? Welk zijn de per land specifieke behoeften en te respecteren wetgeving? Met 800 leveranciers was het voor HP ook uitgesloten een uniform prestatieniveau te bereiken. Daarom werd een 300 pagina’s tellend ‘Performance based contract’ opgesteld, waarin resultaten gedefinieerd staan (o.a. wat is schoon). Het contract werd afgesloten met een globale basisprijs in alle landen, maar de iFM-contractant splitst dit uit per land. Daarnaast is er ruimte voor opdrachten naast de basisovereenkomst met vrije keuze van leverancier(s). KPI’s werden vastgelegd om de geleverde prestaties te kunnen evalueren en vergelijken. Maandelijks wordt een evaluatievergadering gehouden met de HP Location Manager en een verantwoordelijke van de FM-dienstverlener.
Kris VAN DER VEKEN Freelance Senior Consultant en Interim Manager FM
Werner DONCKERS Director Global Corporate Services, HP PROFACILITY GUIDE 2015 13
/
THINK TANK SOURCING & AANKOOP PROCES
Klant en leverancier hebben verschillende visie Patrick Waûters groeide in zijn carrière zelf door van aankoper tot Facility Manager. Hij wees erop dat een all-in contract heel wat meerkosten kan teweegbrengen. De aankoopafdeling wenst een waterdicht contract, wil zich vooral veilig stellen. De leverancier bekijkt het contract vanuit het uitgestuurde lastenboek. De verschillen tussen de verwachtingen en wat aangeboden wordt blijken in de praktijk veel te groot. Dat heeft te maken met de gehanteerde lastenboeken die zelden actueel en uitgezuiverd zijn. Er moet vooraf grondig worden nagedacht over wat men wenst uit te besteden, welke resultaten er worden verwacht en welke risico’s al dan niet mogen ingesloten zijn. Er is een onvermijdelijke relatie tussen de verwachtingen en de prijsbepaling. Leveranciers worden verondersteld een standaard / all-in prijs af te geven, maar dit leidt vanzelf tot een te hoge of te lage prijsstelling. Patrick Waûters adviseert dan ook om af te stappen van een vaste prijs, en de voorkeur te geven aan de combinatie van een deel vast met een deel variabel. De klant verwacht ‘een kwalitatieve dienstverlening’, maar facility management is geen exacte wetenschap, en is bovendien een nog jonge discipline met in eigen land eerder beperkte opleidingsmogelijkheden. Tussen de partijen – facility management, aankoop en leveranciers – is er te weinig communicatie over de reële FMprestaties. Het gebruik van een FMIS kan een belangrijke bijdrage leveren tot het precies definiëren van de verwachtingen en noden, om aansluitend de nodige KPI’s vast te leggen en daarvoor een gepaste rapportering op te stellen.
Patrick WAÛTERS Freelance Senior Consultant FM
14 PROFACILITY GUIDE 2015
Stroomlijnen van aankoop “De bestaande situatie was er een met een zeer breed aanbod leveranciers voor een nog breder gespreide dienstverlening” schetst Benny Gers, Consultant & Project Lead Procurement EMEA voor Cochlear/Progressio. Niet alleen werden veel services aangekocht, ze werden vaak ook decentraal, lokaal aangekocht, wat het beheer bijzonder complex maakte. Daarnaast leefde een mentaliteit van ‘wat we zelf doen, doen we beter’, waardoor naast de aangekochte services ook intern nog heel wat dienstverlening werd ontwikkeld. Het was dan ook een logische beslissing om te gaan voor outsourcing voor alles wat niet tot de corebusiness van de onderneming – wereldmarktleider voor hoor implantaten – behoorde. Vandaag is er een externe Facility Manager tegenover voordien 2,5 FTE’s intern. Waar de facilitaire dienstverlening vroeger een aaneenschakeling van uitzonderingen was, is standaardiseren nu de norm. “Van leuk om te hebben is de aankoop nu gebaseerd op de reële noden” concludeert Benny Gers. Er dient nagedacht te worden over wie het initiatief neemt bij een dergelijk ingrijpend proces van stroomlijnen en standaardiseren. Heel vaak wordt het initiatief gelegd bij de afdeling die het meest gebruik maakt van een bepaalde service, maar dat is niet noodzakelijk de beste aanpak. Het is beter de capaciteiten te laten spreken en de voorkeur te geven aan personen met de hoogste bekwaamheid. Het is verder noodzakelijk om alle twijfels en verschilpunten maximaal weg te werken alvorens door te gaan met het eigenlijke aankoopproces. Het verdient aanbeveling om een ‘statement of work’ (SOW) uit te schrijven, waarin alle verwachtingen, te leveren dienstverlening, timing, aankoopvoorwaarden, enz. gedetailleerd beschreven staan. Dit is een heel complexe en moeilijke opgave, die best in teamverband wordt aangepakt.
Benny GERS Consultant & Project Lead Procurement EMEA, Cochlear/Progressio
Bernard de Keyzer
Facility management toelaten om sneller te gaan Belgacom zag het personeelsbestand slinken van 30 à 40.000 tot 15.000 medewerkers vandaag, wat vanzelfsprekend gepaard ging met leegstand van gebouwen en een terugval van de facilitaire noden. Anderzijds is Belgacom in zowat elke Belgische gemeente op één of andere manier aanwezig. “De gebouwen en installaties zijn zeer verschillend van aard en grootte, wat resulteert in een zeer gevarieerde waaier aan onderhoudsbehoeften en facilitaire services” verduidelijkt Yves Bertholomé, Head of Infrastructure & Facilities Management. Vandaag gaat het om 1400 gebouwen en een totale oppervlakte van 1,4 miljoen vierkante meter. Dat betekent o.a. het onderhoud van 4000 airco’s en 400 noodstroomgeneratoren. Het budget om de dagelijkse werking te verzekeren beloopt 60 miljoen euro per jaar. Het facilitaire departement telt 500 FTE’s, wat aanzienlijk minder is dan 1 medewerker per gebouw. Bovendien worden de interne facilitaire services afgebouwd. Eén van de uitdagingen is om interne en externe facilitaire mensen optimaal te laten samenwerken.
Kostenbesparing door partnerschap “Kostenbesparing is een gezamenlijke doelstelling voor zowel aankoop als facility management” beklemtoont Peter Bottelberghs, Hoofd Facilities & Aankoop UZ Antwerpen. “Een partnerschap nastreven opent de beste perspectieven om dat doel te realiseren”. Er is een grote gelijkenis tussen de missie van beide afdelingen binnen een organisatie, vanwaar het belang om samen één visie met één strategie en één operationele sturing te ontwikkelen. De krachten bundelen resulteert in beter aankopen. Door samen aan marktverkenning te doen, zal aankoop beter begrijpen wat er concreet nodig is, wat resulteert in kortere doorlooptijden voor aanbestedingen en het optimaal inzetten van het aantal beschikbare FTE’s.Processen moeten constant geactualiseerd worden om op elk ogenblik de juiste aanvraag te kunnen uitsturen. Elke aanvraag moet in vraag gesteld worden en mag niet het resultaat zijn van eindeloos doorkopiëren van vroegere aanvragen. Aankoop en facility management evolueren dan elk op zich, van reactief naar proactief.
De aankoopafdeling is afgestemd op de vier business units en heeft jaarlijks 2,1 miljard euro te besteden over 5500 leveranciers. “De permanente uitdaging is om de boel draaiend te houden” vat Marc Smet, Head of Procurement Operations & Services, de missie bondig samen. “Budgetten worden teruggeschroefd, wat noopt tot beter aankopen. Er is een nieuwe aankooppolitiek opgesteld die het beste aanbod bevoordeelt en niet de laagste prijs”. Het is steeds weer afwegen welke gebouwen we nog nodig hebben en hoe we het onderhoud optimaal kunnen afstemmen op de behoeften. Bestaande gebouwen zijn vaak ook niet geschikt voor de nieuwste producten en diensten. In bepaalde situaties moet facility management vrijheden krijgen om sneller te gaan dan de normale weg over aankoop.
Binnen UZ Antwerpen was een wildgroei van printers ontstaan, met uiteindelijk meer dan 600 verschillende modellen, waarvoor ook verbruiksgoederen (inktpatronen) op voorraad werden gehouden. Deze wildgroei werd gestopt via een onderzoek naar de prijs per geprinte pagina. Het bestellen van individuele printers werd een halt toegeroepen, het printerpark drastisch geüniformeerd, het onderhoud is uitbesteed en de organisatie betaalt een vaste prijs per pagina. Het contract met de partner heeft een looptijd van 72 maanden. Peter Bottelberghs: “De focus bij aankoop werd verlegd van prijs naar proces”. Deze maatregel resulteerde niet alleen in een directe kostenbesparing, maar sindsdien blijken de gebruikers ook minder af te drukken.
Marc SMET Head of Procurement Operations & Services, Belgacom
Yves BERTHOLOMÉ Head of Infrastructure & Facilities Management, Belgacom
Peter BOTTELBERGHS Hoofd Facilities & Aankoop, UZ Antwerpen PROFACILITY GUIDE 2015 15
