Aan de slag met PerfectView CRM

Aan de slag met PerfectView CRM

Auteur Documentnaam Versie datum Documentversie

: : : :

F. Vaandrager (PerfectView servicedesk) PerfectView CRM 15 april 2011 9.x

De Waterman 2 5215 MX 's-Hertogenbosch NL - Nederland T +31 (0) 887 751 305 F +31 (0) 887 751 302 www.perfectview.nl

© Copy right 2011 - Perf ectView B.V. - Alle rechten v oorbehouden Geen onderdeel v an dit document mag worden gekopieerd of gereproduceerd zonder v ooraf gaande toestemming v an Perf ectView B.V.. Perf ectView B.V. is niet aansprakelijk v oor f outen in het materiaal of enige directe of indirecte schade, v erv olgschade of andere schade v an welke aard dan ook, ontstaan uit, of v erband houdende met de lev ering, het f unctioneren of gebruik v an dit materiaal. Perf ectView B.V. behoudt zich het recht v oor de inf ormatie in dit document zonder v ooraf gaande kennisgev ing te wijzigen. De merknamen en productnamen die in dit document worden genoemd, zijn handelsnamen of geregistreerde handelsnamen v an de respectiev elijke eigenaren.

Perf ectView CRM gebruikershandleiding

Inhoudsopgave Inleiding...................................................................................................................................................................................... 4 Welkom.....................................................................................................................................................................................4 PerfectView CRM uitbreiden .....................................................................................................................................................4 Opzet van deze gebruikersgids.................................................................................................................................................4 Conventies in deze handleiding ................................................................................................................................................4 Online help opvragen................................................................................................................................................................5 PerfectView Kenniscentrum......................................................................................................................................................5 Informatie over uw PerfectView software en licentie .................................................................................................................5

PerfectView installeren .......................................................................................................................................................... 6 Stand alone installatie ...............................................................................................................................................................6 Netw erkinstallatie (via Admin.exe) ............................................................................................................................................8 Administrator set-up..................................................................................................................................................................9 Installatie per w erkstation........................................................................................................................................................12 Windows 2000/XP Software Deployment................................................................................................................................12 Installatie door gebruiker.........................................................................................................................................................13 Update installeren ...................................................................................................................................................................14 Licentiegegevens voor een nieuw PerfectView softwarepakket ..............................................................................................14

Kennismaken met PerfectView .......................................................................................................................................... 15 PerfectView toepassingen.......................................................................................................................................................15 PerfectView starten.................................................................................................................................................................15 Toepassingen openen ............................................................................................................................................................15 Toepassingen openen via Bestand  Openen.......................................................................................................................17 Toepassingen afsluiten ...........................................................................................................................................................17 Het hoofdvenster van PerfectView ..........................................................................................................................................18 Menu en w erkbalken...............................................................................................................................................................18 Toepassingsgebied.................................................................................................................................................................18 Bladerbalk ...............................................................................................................................................................................20

Algemene instellingen.......................................................................................................................................................... 21 Instellingen opvragen..............................................................................................................................................................21 Bedrijfsgegevens ....................................................................................................................................................................21 Bestandslocaties voor sjablonen en documenten ...................................................................................................................21 Sjablonen vastleggen..............................................................................................................................................................23 Correspondentiebeheer ..........................................................................................................................................................23 Samenvoegvelden in sjablonen ..............................................................................................................................................24 Samenvoegvelden voor adresgegevens .................................................................................................................................25 Samenvoegvelden voor gegevens in andere talen .................................................................................................................25 Samenvoegvelden voor medewerkergegevens ......................................................................................................................26 Sjablonen vastleggen via PerfectView ....................................................................................................................................27 Talen vastleggen.....................................................................................................................................................................28 Landen controleren.................................................................................................................................................................29 Afdelingen vastleggen.............................................................................................................................................................30 Medew erkers vastleggen........................................................................................................................................................30 Productgroepen en eenheden vastleggen ..............................................................................................................................32 Verkoopfases vastleggen........................................................................................................................................................32 Activiteitssoorten toevoegen ...................................................................................................................................................33 Klantgroepen...........................................................................................................................................................................33 E- mail archiveren in PerfectView ............................................................................................................................................34

Leads en klanten vastleggen.............................................................................................................................................. 35 Leads vastleggen....................................................................................................................................................................35 Interesses toevoegen..............................................................................................................................................................36 Rapportage leads....................................................................................................................................................................37 Leads overzetten op een organis atiekaart ..............................................................................................................................37 Organisaties en contactpersonen vastleggen .........................................................................................................................38 Rapportage organisaties .........................................................................................................................................................39 Contactpersonen vastleggen ..................................................................................................................................................39 Rapportage contactpersonen..................................................................................................................................................40 Taken en afspraken in het Startvenster ..................................................................................................................................41 Werken met de afsprakenlijst..................................................................................................................................................41 Werken met de takenlijst.........................................................................................................................................................41 Startvenster van een andere medewerker raadplegen ...........................................................................................................42 Werken met activiteiten...........................................................................................................................................................42 Activiteiten invoeren................................................................................................................................................................42 Nieuw e afspraak via Contactpersonen of Leads .....................................................................................................................43 Automatisch e-mailbericht aan de betrokken medew erker......................................................................................................44 Nieuw e taak invoeren .............................................................................................................................................................45 Andere activ iteiten invoeren....................................................................................................................................................45 Vervolgactie op telefoongesprek inplannen ............................................................................................................................46 Activiteiten opvragen...............................................................................................................................................................46 Activiteiten voltooien ...............................................................................................................................................................46

Correspondentie en mailings ............................................................................................................................................. 48 Correspondentie .....................................................................................................................................................................48 Nieuw document aanmaken....................................................................................................................................................48

15 april 2011, Perf ectView CRM © Perf ectView B.V. 2011

pagina 2 v an 81


Vervolgactie inplannen............................................................................................................................................................49 Documenten opzoeken en openen .........................................................................................................................................51 Document openen, afdrukken of mailen..................................................................................................................................51 Documenten opvragen via organisaties, contactpersonen en leads .......................................................................................51 Informatie op de documentkaart .............................................................................................................................................52 Mailings verzorgen..................................................................................................................................................................52 Mailing versturen.....................................................................................................................................................................52 Reactie en respons vastleggen...............................................................................................................................................53

Omzetverwachting en –realisatie ...................................................................................................................................... 55 Producten vastleggen .............................................................................................................................................................55 Verwachte verkooporders invoeren ........................................................................................................................................56 Verkooporder w ijz igen ............................................................................................................................................................56 Vervolgactie verkooporder aanmaken.....................................................................................................................................57 Verkooporder gerealiseerd of afgewezen ...............................................................................................................................57 Omzetgegevens opvragen......................................................................................................................................................57 Omzetgegevens in het Startvenster ........................................................................................................................................57 Verwachte omzet ....................................................................................................................................................................57 Omzet .....................................................................................................................................................................................58 Gerealiseerde omzet per product............................................................................................................................................58 Orders en kansen per organisatie...........................................................................................................................................59 Omzetrapportage....................................................................................................................................................................59

Gegevens zoeken en selecteren ....................................................................................................................................... 60 Lijstw eergave aanpassen........................................................................................................................................................60 Kolomindeling van de lijstw eergave aanpassen......................................................................................................................60 Gegevens zoeken...................................................................................................................................................................61 Gegevens selecteren..............................................................................................................................................................62 Handmatige selectie ...............................................................................................................................................................62 Vaste selectie..........................................................................................................................................................................63 Selecteren contactpersonen op verjaardag.............................................................................................................................63 Eigen selectie..........................................................................................................................................................................64 Geavanceerde selectiemogelijkheden ....................................................................................................................................64 Geselecteerde kaarten bewerken ...........................................................................................................................................65

Mailing per e-mail of op papier .......................................................................................................................................... 66 Eenvoudig e-mailbericht versturen..........................................................................................................................................66 E- mailberichten automatisch archiveren .................................................................................................................................66 Samenvoegen met een hoofddocument .................................................................................................................................67 Gepersonaliseerde e-mailing sturen .......................................................................................................................................67 Gepersonaliseerde mailing maken ..........................................................................................................................................68 Bestaande sjablonen gebruiken..............................................................................................................................................68 Geavanceerde samenvoegmogelijkheden ..............................................................................................................................69

Gegevens afdrukken en exporteren ................................................................................................................................. 70 Gegevens afdrukken...............................................................................................................................................................70 Gegevens exporteren .............................................................................................................................................................70 Rapporten exporteren.............................................................................................................................................................71

Menu’s en werkbalken.......................................................................................................................................................... 73

PerfectView Menu...................................................................................................................................................................73 Bestand...................................................................................................................................................................................73 Bew erken................................................................................................................................................................................74 Beeld.......................................................................................................................................................................................75 Zoeken....................................................................................................................................................................................75 Selectie ...................................................................................................................................................................................76 Extra .......................................................................................................................................................................................77 Venster ...................................................................................................................................................................................77 Help ........................................................................................................................................................................................77 PerfectView werkbalken..........................................................................................................................................................79 Werkbalk Toepassing .............................................................................................................................................................79 Werkbalk Selectie ...................................................................................................................................................................79 Werkbalk Zoeken ....................................................................................................................................................................79 Werkbalk Bew erken kaart.......................................................................................................................................................79

Veelgebruikte termen ........................................................................................................................................................... 81


pagina 3 v an 81


Inleiding Welkom PerfectView CRM is een softwarepakket voor verkoop- en marketingafdelingen met de volgende kenmerken:  Vastleggen van leads en klanten  Opzetten van standaarddocumenten (sjablonen) voor uw correspondentie en mailings.  Registratie van documenten (correspondentie) per organisatie, lead en contactpersoon.  Verzorgen van gepersonaliseerde mailingen en e-mailingen.    

Vastleggen van alle relatiebeheer activiteiten in één omgeving: afspraken, taken, notities, etc. Startvenster per gebruiker, met een overzicht van afspraken en taken en verwachte en gerealiseerde omzet. Vastleggen van verwachte en gerealiseerde verkooporders. Bepalen van de omzetverwachting en gerealiseerde omzet. Uitgebreide rapportage.

Beginnende gebruikers kunnen snel aan de slag met PerfectView CRM met behulp van deze gids. Voor gevorderde gebruikers biedt deze gids informatie over mogelijke extra‟s, bijvoorbeeld ten aanzien van het verzorgen van mailingen of het maken van selecties voor een professioneel rapport. Wij wensen u heel veel plezier en succes toe bij het werken met PerfectView CRM.

PerfectView CRM uitbreiden U kunt PerfectView CRM naar eigen wens indelen of aanpassen met PerfectView Designer. Hiermee kunt u uw eigen velden of processen toevoegen aan bestaande oplossingen. De PerfectView Designer wordt niet in deze gebruikersgids behandeld.

Opzet van deze gebruikersgids De indeling van deze gebruikersgids is gebaseerd op de processen van de gemiddelde organisatie. De gids is modulair van opzet: u hoeft de gids niet van kaft tot kaft door te lezen om met PerfectView CRM te kunnen werken. In tegendeel: door de modulaire structuur kunt u gewoon beginnen met een onderwerp naar keuze, en voor meer informatie gebruikt u de uitgebreide index en de kruisverwijzingen naar andere paragrafen.

Conventies in deze handleiding In deze handleiding worden de volgende conventies gebruikt: Tips worden aangegeven met dit symbool. Tips zijn niet essentieel voor de werking van PerfectView, maar wel handig om te weten. Toetsen op het toetsenbord worden altijd aangegeven met KLEINE KAPITALEN. Bijvoorbeeld: de Enter -toets wordt getoond als ENTER en de CapsLock-toets wordt getoond als CAPSLOCK. Toetsencombinaties worden aangeduid met een plusteken tussen de toetsen, zoals SHIFT+F10. Houd SHIFT ingedrukt en druk eenmaal op F10. Laat dan SHIFT weer los. Procedures zijn ingedeeld met behulp van genummerde lijsten, zoals deze: Volg dit stappenplan om een procedure uit te voeren: 1. 2.

Eerste stap. Tweede stap.

3.

Derde stap.

Hebt u specifieke vragen over de werking van PerfectView CRM? Raadpleeg de „veelgestelde vragen‟ die soms aan het einde van een paragraaf worden behandeld.


pagina 4 v an 81


Online help opvragen U vindt veel informatie over PerfectView in de ingebouwde online help. U kunt deze altijd opvragen met de F1 toets vanuit PerfectView. Er verschijnt een helponderwerp dat betrekking heeft op het actieve programmaonderdeel. Als hierover geen helponderwerp beschikbaar is, verschijnt de inhoudsopgave van de help. Daarnaast kunt u hulp opvragen via het Helpmenu.  Help  Inhoud. Inhoudsopgave van de online help.  

Help  Index. In de index kunt u zoeken op trefwoord. Help  Zoeken. Zoeken op alle termen die in de helptekst voorkomen. Deze mog elijkheid is voornamelijk van belang voor gevorderde gebruikers die goed bekend zijn met de terminologie van PerfectView.

Als u een van de helpfuncties heeft opgeroepen verschijnt het helpvenster. De knoppen in het helpvenster helpen u bij het navigeren door de online help: Knop

Knop Verbergen

Functie Het linkerpaneel verbergen. In dit paneel wordt de inhoudsopgave, index of zoekfunctie getoond.

Tonen

Opvragen van het paneel met de inhoudsopgave e.d., als dit niet wordt getoond.

Vorige

Ga naar het vorige helponderwerp dat u hebt opgevraagd.

Volgende

Als u op de knop Vorige hebt geklikt, kunt u terugkeren naar het oorspronkelijke helponderwerp.

Start

Ga naar de beginpagina van de online help.

Afdrukken

Afdrukken van het huidige helponderwerp.

PerfectView Kenniscentrum Het PerfectView Kenniscentrum op internet vormt een extra bron van informatie. In dit kenniscentrum vindt u een gerubriceerd overzicht van antwoorden op veelgestelde vragen. Het kenniscentrum wordt geregel d aangepast en uitgebreid met extra informatie. Het kenniscentrum vindt u – als gezegd – op het Internet. U kunt het kenniscentrum vinden op de website van PerfectView: www.perfectview.nl. Ook is er een directe weg naar het kenniscentrum: http://www.perfectview.nl/kb/index.html. Mocht u ook via het kenniscentrum geen antwoord op uw vragen vinden, dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk van PerfectView via het supportaanvraagformulier: http://support.perfectview.nl/index.php?_m=tickets&_a=submit&step=1&departmentid=2 .

Informatie over uw PerfectView software en licentie Soms moet u gegevens opvragen over uw PerfectView software, bijvoorbeeld als u contact hebt met de afdeling Service van PerfectView. Kies hiervoor Help  Over PerfectView nadat u PerfectView hebt geactiveerd. Op het tabblad Over PerfectView treft u informatie aan over PerfectView, zoals het versienummer van het programma en de datum van de laatste update van het TPG Post Postcodeboek. Op het tabblad Licenties vindt u informatie over de licenties waaronder PerfectView gebruikt wordt.


pagina 5 v an 81


PerfectView installeren In dit hoofdstuk wordt de installatieprocedure toegelicht. Als u PerfectView voor het eerst installeert, moet u beschikken over een geldig licentieoverzicht. Als u later een extra onderdeel wilt installeren, kunt u gebruik maken van de licentiegegevens die u tijdens de eerste installatie hebt ingevoerd. Er zijn twee installatieprocedures. U kiest de procedure die bij uw bedrijfssituatie past:  Stand alone installatie: U installeert PerfectView op een PC.  Netwerkinstallatie: U installeert PerfectView op een aantal werkstations in een netwerk. Als u PerfectView in een team gaat gebruiken, dan is het aan te raden een netwerkinstallatie uitvoeren.

Stand alone installatie U gebruikt de stand alone installatie als u PerfectView op één bepaalde PC wilt installeren. PerfectView is na het voltooien van de installatieprocedure direct gereed voor gebruik. De installatieprocedure bestaat uit twee delen. Eerst worden de algemene PerfectView programmabestanden geïnstalleerd. Vervolgens wordt PerfectView CRM geïnstalleerd. Na het voltooien van de eerste fase wordt de tweede fase automatisch opgestart, u hoeft deze dus niet apart op te starten. Zo installeert u PerfectView op een werkplek: 1.

Download de software voor PerfectView via de link welke u van de helpdesk heeft ontvangen en pack de gecomprimeerde map op de lokale werkplek uit. Start nu het installatieprogramma d.m.v. dubbelklik op het bestand „pv.msi’:

2.

Klik op Volgende.

3.

Neem uw licentiegegevens over van het licentieoverzicht welk u van de helpdesk heeft ontvangen.


pagina 6 v an 81


Selecteer PerfectView basislicentie als u alleen PerfectView wilt installeren. Selecteer PerfectView Designer gebruikerslicentie om ook PerfectView Designer te installeren. Alle licentiegegevens worden in een apart bestand opgeslagen. De locatie van dit bestand wordt automatisch bepaald, maar kan worden gewijzigd. Bewaar dit bestand op een centrale plaats. 4.

Klik op Volgende.

5.

Selecteer de installatietype „Standaard‟, als u PerfectView wilt installeren met inbegrip van de Word en de Outlook Integratie. De keuze Standaard wordt aanbevolen voor de meeste gebruikers.

6.

Selecteer de installatietype „Aangepast‟, als u PerfectView wilt installeren met inbegrip van bepaalde onderdelen zoals bijv. de PerfectView Designer.

7.

Klik op Volgende.

8.

Als u Aangepast hebt gekozen in Type installatie, bepaalt u per onderdeel of u dit wilt installeren:

9.

Activeer de onderdelen die u wilt installeren en klik op Volgende.


pagina 7 v an 81


10. Klik op Installeren als u PerfectView daadwerkelijk wilt installeren. 11. Als de installatie goed is verlopen, wordt het volgende venster getoond:

12. Klik op Voltooien om de installatieprocedure af te sluiten.

Netwerkinstallatie (via Admin.exe) Als u PerfectView in een netwerk wilt gebruiken, moet u een netwerkinstallatie uitvoeren. Hierdoor wordt een cliëntset-up van PerfectView op de server te gecreëerd. Gebruikers kunnen uiteraard ook gebruik maken van toepassingen die lokaal zijn geïnstalleerd. Een netwerkinstallatie bestaat uit de volgende onderdelen: 

Netwerkinstallatie

Hierdoor wordt een set-up van PerfectView klaargezet voor een gedistribueerde installatie.  Cliëntinstallatie U installeert PerfectView op elk werkstation. Neem de onderstaande informatie door voordat u de netwerkinstallatie uitvoert. 

Rechten per gebruiker op de server:

Tijdens de netwerkinstallatie van PerfectView moet u de netwerklocaties (mappen) van de onderstaande componenten opgeven. Per map en per component wordt aangegeven, welke rechten de gebruikers minimaal moeten hebben.


pagina 8 v an 81


Component

Minimale gebruikersrechten

Map waarin het licentiebestand staat

List files (Windows) File Scan (Novell)

Licentiebestand

Leesrechten

Map „Bestemming PerfectView netwerk setup‟


Bestanden in de map „Bestemming PerfectView netwerk setup‟

Leesrechten

Map „Bestemming PerfectView toepassing‟


Bestanden in de map „Bestemming PerfectView toepassing‟

Leesrechten (als de gebruiker alleen gegevens mag raadplegen) Schrijfrechten (als de gebruiker ook gegevens mag wijzigen) Aanmaakrechten (create) als de gebruiker nieuwe bestanden mag aanmaken

Het is ook mogelijk om op bepaalde toepassingen in de map Bestemming PerfectView toepassingen geen rechten toe te kennen. Door bijvoorbeeld aan een bepaalde geb ruiker alleen leesrechten toe te kennen op Adressen.dbf, kan deze gebruiker wel gegevens raadplegen in deze toepassing, maar geen gegevens wijzigen. 

Werkstationrechten per gebruiker:

Tijdens de netwerkinstallatie van PerfectView moet u de netwerklocaties (mappen) van de onderstaande componenten opgeven. Per map en per component wordt aangegeven, welke rechten de gebruikers minimaal moeten hebben. De vereiste gebruikersrechten zijn afhankelijk van het besturingssysteem van de ge bruikers. Voor Windows 98 of Windows ME zijn geen specifieke rechten noodzakelijk. Voor Windows NT, 2000 of XP moet per gebruiker één van de volgende situaties van toepassing zijn:  

De gebruiker is lid van de beheerdergroep (Administratorgroep). Bij de gebruiker én bij het werkstation waarop de installatie wordt uitgevoerd, is de policy „Always install with elevated privileges‟ correct geconfigureerd.

Als een gebruiker zich aanmeldt (inlogt) op een werkstation als Administrator, kan PerfectView voor alle gebruikers worden geïnstalleerd. Het is uiteraard ook mogelijk dat de netwerkbeheerder per werkstation inlogt onder zijn eigen naam en de werkstationinstallatie uitvoert.

Administrator set-up Een Administrator set-up wordt gebruikt om een Netwerk set-up van PerfectView op de server klaar te zetten voor een gedistribueerde installatie. 1.

Download de software voor PerfectView via de link welke u van de helpdesk heeft ontvangen en pack de gecomprimeerde map op de lokale werkplek uit. Start nu het installatieprogramma d.m.v. dubbelklik op het bestand „admin.exe’:


pagina 9 v an 81


2.

Klik op Volgende.

3.

Neem uw licentiegegevens over van het licentieoverzicht welk u van de helpdesk heeft ontvangen. Alle licentiegegevens worden in een apart bestand opgeslagen. De locatie van dit bestand wordt automatisch bepaald, maar moet bij een netwerkinstallatie een netwerklocatie zijn waarop alle gebruikers tenminste leesrechten hebben.

Selecteer PerfectView basislicentie als u alleen PerfectView wilt installeren. Selecteer PerfectView Designer gebruikerslicentie om ook PerfectView Designer te installeren. 4. 5.

Klik op Volgende. Kies de onderdelen die de gebruikers moeten installeren:


pagina 10 v an 81


Voor een standaardinstallatie gebruikt u de bovenstaande opties. 6.

Klik op Volgende.

7.

Kies de plaats waar PerfectView netwerkset-up wordt geïnstalleerd. Kies een netwerklocatie waarop alle gebruikers tenminste leesrechten hebben. N.B. Alle gebruikers moeten een identieke netwerkverbinding (mapping) hebben naar deze locatie. Bij het maken van een netwerkset-up(via de Admin.exe) kunt u het beste voor elke versie van PerfectView

een nieuwe map aanmaken. Installeer een nieuwe versie NIET in de map waar de bestaande netwerkset -up staat. Als er tijdens de installatie van de update fouten in de bestaande installatie gevonden worden zal de set -up van PerfectView deze proberen te repareren. Hiervoor zijn de originele installatiebestanden nodig. Zodra op alle pc's de nieuwe versie geïnstalleerd is kan de map met de oude netwerkset-up verwijderd worden.

8. 9.

Klik op Volgende. Klik op Creëren om de cliënt set-up van PerfectView op de server te creëren.

10. Als de installatie goed is verlopen, wordt het volgende venster getoond:

11. Klik op Voltooien om de installatieprocedure af te sluiten. De netwerkset-up staat nu klaar op de gekozen locatie en kan gebruikt worden voor de installatie op de we rkstation.


pagina 11 v an 81


Installatie per werkstation In deze installatieprocedure wordt PerfectView met behulp van de eerder gemaakte netwerkset-up per werkstation geïnstalleerd. 1.

Start de Windows Verkenner.

2.

Ga naar de locatie van de netwerkset-up van PerfectView en klik op „Setup.exe‟. Setup.exe kan als Setup worden getoond, zonder bestandsextensie. Dit is afhankelijk van uw instellingen.

3.

Het installatieprogramma wordt gestart. Kies Volgende.

4. 5.

Kies Installeren om de installatie uit te voeren. Na de installatie kunt u PerfectView opstarten en in gebruik nemen.

Windows 2000/XP Software Deployment De onderstaande tekst is gebaseerd op Windows 2000, maar geldt ook voor Windows XP. Overal waar „Windows 2000‟ staat, kunt u ook „Windows XP‟ lezen. Windows 2000 Software Deployment biedt beheerders de mogelijkheid om precies te bepalen, welke software op de werkstations wordt geïnstalleerd. PerfectView 9 ondersteunt Windows 2000 Software Deployment. Hierdoor bepaalt de beheerder op afstand welke gebruikers PerfectView installeren en gaan gebruiken. Deze techniek kan alleen worden toegepast onder de volgende voorwaarden: 



De netwerkinstallatie van PerfectView wordt uitgevoerd via de Domain Controller van een Windows 2000 domein met Active Directory. U maakt een nieuw Group Policy Object aan voor de installatie op de werkstations. Op de betreffende werkstations is Windows 2000 geïnstalleerd.

De eisen ten aanzien van gebruikersrechten zijn hetzelfde als de eisen die in bij de paragraaf Netwerkinstallatie worden genoemd, met één uitzondering: een gebruiker hoeft niet te beschikken over Administratorrechten. Door het gebruik van een Policy is dit namelijk niet noodzakelijk. In de onderstaande procedure vindt u enkele aanwijzingen voor het uitvoeren van een PerfectView installatie met behulp van Windows 2000 Software Deployment: 1.

Voer een netwerk-setup uit op een Windows 2000 domein met Active Directory.

2.

Maak een nieuwe Policy aan op de Domain Controller van het Windows 2000 domein. Deze wordt gebruikt om de PerfectView installatie op de werkstations te activeren via het bestand PV.msi. Dit bestand staat op de netwerklocatie die tijdens de serverinstallatie is opgegeven. U hoeft geen transform instellingen (mst-bestand) te definiëren. De installatie-instellingen van PerfectView zijn immers al vastgelegd tijdens de netwerkinstallatie. U kunt twee Deployment Methods gebruiken: Assigned of Published. Bij de methode Published moet de gebruiker PerfectView zelf installeren via het Configuratiescherm. Bij de methode Assigned wordt PerfectView automatisch geïnstalleerd als de gebruiker PerfectView via een snelkoppeling start vanaf het werkstation. Markeer Ignore Language When Deploying This Package in de Advanced Deployment Options. Hierdoor kan PerfectView worden geïnstalleerd op werkstations met uiteenlopende talen. Als u zeker bent dat alle werkstations gebruik maken van de Nederlandse versie van Windows 2000, hoeft u dit veld niet te markeren.


pagina 12 v an 81


Installatie door gebruiker Als een gebruiker inlogt op een werkstation, wordt nagegaan of de bovenstaande Policy van toepassing is. Als dit het geval is, wordt het werkstation in gereedheid gebracht voor de installatie van PerfectView. De installatiemethode hangt af van de Deployment method die is opgenomen in de Policy: 

Assigned

PerfectView wordt automatisch geïnstalleerd als de gebruiker PerfectView via een snelkoppeling vanaf het werkstation start.  Published De gebruiker moet PerfectView zelf installeren via het Configuratiescherm | Software. PerfectView is opgenomen bij Nieuwe Programma‟s toevoegen, in de rubriek Programma‟s toevoegen vanaf het netwerk.

Installatie aanpassen U kunt de installatie opnieuw uitvoeren, bijvoorbeeld om nieuwe PerfectView onderdelen te installeren. Ook is het mogelijk om een reparatie uit te voeren, bijvoorbeeld als er per ongeluk een programmabestand van PerfectView verwijderd is. 1.

Start de installatie van PerfectView via Start  Instellingen  Configuratiescherm  Software en kies voor PerfectView. Klik op de button „wijzigen’, het installatieprogramma wordt automatisch gestart:

2.

Klik op Volgende.

3.

Selecteer „Wijzigen’ om programmaonderdelen te verwijderen of toe te voegen. Selecteer „ Repareren’ om programmaonderdelen te herstellen.


pagina 13 v an 81


Na de keuze Wijzigen voert u de normale installatieprocedure opnieuw uit, waardoor u opnieuw kunt bepalen welke onderdelen worden geïnstalleerd. De keuze Wijzigen is niet beschikbaar als PerfectView is geïnstalleerd via een netwerkinstallatie of Windows 2000 Software Deployment. Het is namelijk niet mogelijk om af te wijken van de keuzen die tijdens de eerste installatie zijn gemaakt door de beheerder. Als een bepaalde gebruiker wil afwijken van de instellingen van de netwerkinstallatie, moet deze gebruiker PerfectView stand alone installeren. De-installeer eerst de netwerkinstallatie en voer dan een stand alone installatie uit. Na de keuze Repareren volgt u verder de instructies op het scherm. Tijdens een reparatie worden ontbrekende of beschadigde bestanden opnieuw geïnstalleerd.

Update installeren Als u een update van PerfectView moet installeren, let dan op de volgende aandachtspunten:    

Maak van te voren altijd een back-up van de database bestanden / SQL database. Zorg ervoor dat alle gebruikers het programma PerfectView afgesloten hebben. Zorg ervoor dat de programma‟s MS Word, MS Outlook en/of GroupWise zijn afgesloten. De update kan worden geïnstalleerd zonder PerfectView eerst te de-installeren. Het installeren van een update verloopt grotendeels hetzelfde als een eerste installatie.



Als u tijdens de installatie kiest voor de optie Aangepaste set-up neemt PerfectView uw oude instellingen en bestandslocaties automatisch over. De bestaande databestanden worden tijdens het installeren van een update niet overschreven. Zorg er voor dat op alle cliënts dezelfde versie van PerfectView wordt geïnstalleerd. Gelijktijdig gebruik van PerfectView 9.3b en een eerdere versie is NIET mo gelijk en kan leiden tot corrupte databestanden / SQL database! Bij de SQL en ORACLE versie moeten de .pv bestanden opnieuw gemigreerd worden. Na de installatie kan het bij de eerste keer langer duren voordat PerfectView is opgestart. Dit komt doordat de programma indexen opnieuw worden opgebouwd

    

Licentiegegevens voor een nieuw PerfectView softwarepakket Als u een nieuw PerfectView softwarepakket toevoegt aan uw PerfectView omgeving, moet u meestal aanvullende licentiegegevens invoeren. Als deze gegevens o ntbreken, wordt dit gemeld na het starten van PerfectView. Zo voegt u licentiegegevens toe: 1.

Open het Windows Start menu.

2.

Kies Programma‟s  PerfectView  PerfectView als u PerfectView nog niet hebt gestart. PerfectView wordt gestart, zonder dat er een toepassing wordt geopend.

3.

Kies Help  Over PerfectView en ga naar de tab Licenties.

4.

Neem in Toevoegen licenties de gegevens over van uw licentieoverzicht.

5.

Klik op Toevoegen.

6.

Klik op OK.

7. 8.

Sluit PerfectView af met Bestand  Einde of met ALT+F4. Start PerfectView opnieuw op.


pagina 14 v an 81


Kennismaken met PerfectView In dit hoofdstuk gaat u voor het eerst aan de slag met PerfectView. In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:  PerfectView CRM opstarten.  De indeling van het hoofdvenster van PerfectView en de functies van de verschillende menu‟s en werkbalken.

PerfectView toepassingen PerfectView heeft verschillende toepassingen die in de PerfectView omgeving kunnen worden gebruikt. Elke toepassing is geschikt voor het werken met een bepaald type gegevens. Voorbeelden van toepassingen zijn Contactpersonen en Organisaties. PerfectView CRM wordt altijd gestart met de toepassing Startvenster. Deze biedt links twee panelen met knoppen waarmee u alle andere relevante toepassingen kunt opstarten. U hoeft de bestandsnamen van toepassingen niet te kennen, hoewel deze soms voor de volledigheid wel worden genoemd. Elke toepassing heeft een naam en een bestandsnaam. De toepassing Contactpersonen bijvoorbeeld, heeft de bestandsnaam personen.pv. Deze wordt in de titelbalk van PerfectView getoond.

PerfectView starten U kunt PerfectView op verschillende manieren starten. In de onderstaande procedure start u PerfectView CRM, het pakket dat in deze handleiding wordt behandeld. Het openen van een andere PerfectView toepassing wordt in de volgende paragraaf behandeld.  

Open het Windows Start menu. Kies Programma’s  PerfectView  PerfectView CRM.

PerfectView CRM wordt standaard geopend met de toepassing Startvenster. U kunt vanuit dit venster alle toepassingen van PerfectView CRM openen. Voor meer informatie, zie onderdeel ‘Nieuwe medewerker aanmaken’. Als u PerfectView voor het eerst start, zal worden gemeld dat u nog niet als PerfectView gebruiker bekend bent. Deze melding verschijnt onderin het Startvenster:

Klik op Toevoegen om direct een nieuwe medewerker toe te voegen. Uw gebruikersnaam wordt overgenomen als inlognaam. Alle PerfectView gebruikers moeten worden vastgelegd in de instellingen. Hierdoor kunt u activiteiten en documenten toekennen aan medewerkers, en wordt per medewerker de juiste informatie in het Startvenster getoond. Dit wordt apart toegelicht, zie hiervoor onderdeel „Med ewerkers vastleggen‟.

Toepassingen openen Als u beschikt over een snelkoppeling op het Windows Bureaublad, kunt u PerfectView CRM als volgt starten.  

Ga naar het Windows Bureaublad. Dubbelklik op het pictogram PerfectView CRM.


pagina 15 v an 81


De toepassingen die u dagelijks gebruikt, kunt u kiezen in de menupanelen links in het PerfectView venster. In het menupaneel Onderdelen vindt u de toepassingen die u dagelijks zult gebruiken:

Klik op de naam van een toepassing om deze te starten. De actieve toepassing (hier Activiteiten) is gemarkeerd met een selectiebalk. Veelvoorkomende handelingen kunnen worden gestart via het paneel Acties. De inhoud van het paneel Acties is afhankelijk van de actieve toepassing:

Acties in Leads…

en Acties in Organisaties.

De meeste handelingen in PerfectView bestaan uit een aantal stappen. Door een actie te gebruiken, worden deze stappen direct na elkaar uitgevoerd en kunt u de handeling snel afronden. Voorbeeld U wilt een brief versturen aan een contactpersoon. Kies eerst de gewenste contactpersoon in de toepassing Contactpersonen. Klik dan op Nieuw document in het paneel Acties:  De toepassing Correspondentie wordt automatisch geopend.  Er wordt direct een nieuwe kaart aangemaakt.  De geselecteerde contactpersoon is al ingevuld. U kiest het soort brief dat u wilt versturen en u vult enkele gegevens aan. Vervolgens bewaart u de kaart. U kunt direct een brief aanmaken:

Omdat u zich nu in de toepassing Correspondentie bevindt, is het paneel Acties aangepast:

U kunt de brief ook later aanmaken met Openen document. Na verloop van tijd hebt u waarschijnlijk diverse toepassingen geopend. U kunt snel wisselen tussen deze toepassingen via het menu Venster:


pagina 16 v an 81


De actieve toepassing is gemarkeerd met een vinkteken. Sommige keuzen zijn misschien niet beschikbaar in uw PerfectView pakket. U kunt ook wisselen tussen toepassingen met CTRL+TAB of via het menupaneel Onderdelen. De instellingen van PerfectView zijn in enkele aparte toepassingen ondergebracht. U bereikt deze via de keuze Instellingen in het paneel Onderdelen van het Startmenu. De instellingen worden apart toegelicht in een apart hoofdstuk.

Toepassingen openen via Bestand  Openen De toepassingen die u dagelijks gebruikt, kunt u kiezen in de menupanelen links in het PerfectView venster. Sommige toepassingen zijn niet in de menupanelen beschikbaar. Het gaat hierbij vooral om toepassingen die door de PerfectView beheerder gebruikt zullen worden. U opent deze toepassingen als volgt. 1. 2.

Open het Windows Start menu. Kies Programma’s  PerfectView  PerfectView.

3.

PerfectView wordt gestart, maar er wordt geen enkele toepassing geopend.

4.

Kies Bestand  Openen of klik op

.

Openen van Instellingen.pv, de algemene instellingen van PerfectView. 1.

Kies de gewenste toepassing.

2.

Klik op Openen.

Toepassingen afsluiten In de praktijk hebt u vaak meerdere toepassingen geopend, bijvoorbeeld Organisaties en Contactpersonen. Als u een toepassing niet meer wilt gebruiken, kunt u deze op de volgende manieren afsluiten: 1.

Met Bestand  Sluiten (CTRL+F4).

2.

Door te klikken op het afsluitvak rechtsboven:


pagina 17 v an 81


Het hoofdvenster van PerfectView In deze paragraaf worden de belangrijkste onderdelen van het hoofd venster van PerfectView beknopt toegelicht. U kunt de mogelijkheden zelf uitproberen in PerfectView. Het hoofdvenster van PerfectView bestaat uit drie onderdelen: 

Menu en werkbalken. Hiermee voert u alle taken uit, zoals het afdrukken van een overzicht of het wijzigen van de weergave.



Toepassingsgebied. In dit deel van het hoofdvenster worden gegevens van de huidige toepassing weergegeven. De bestandsnaam van de huidige toepassing wordt in de titelbalk van het hoofdvenster getoond.  Bladerbalk. Deze balk gebruikt u om snel op beginletter door de gegevens te bladeren, net als in een telefoonklapper. Deze onderdelen worden in de volgende paragrafen toegelicht.

Menu en werkbalken U gebruikt het menu en de werkbalken voor het uitvoeren van taken en opdrachten.

Dit is het menu en de werkbalken van PerfectView. Sommige opdrachten zijn alleen beschikbaar onder bepaalde omstandigheden. Opdrachten die niet beschikbaar zijn, worden grijs weergegeven. Niet alle werkbalken worden standaard weergegeven. Als u PerfectView voor de eerste keer opstart, worden het menu en de werkbalken volgens de bovenstaande indeling getoond. U kunt de indeling wijzigen om PerfectView aan te passen aan de taken die u vaak verricht. De werkbalken bevatten de meest gebruikte opdrachten van het menu. De menubalk bevat de volgende menu‟s:  Bestand. Via dit menu kunt u andere toepassingen openen, gegevens exporteren of afdrukken en





  



PerfectView afsluiten. Als u gegevens invoert of wijzigt, worden deze automatisch bewaard. Daarom treft u geen menukeuze aan voor het bewaren van gegevens. Bewerken. In dit menu vindt u opdrachten voor het bewerken van gegevens. U kunt hiermee bijvoorbeeld nieuwe gegevens toevoegen of de gegevens kopiëren naar het Windows Klembord om ze in een ander programma te gebruiken. Beeld. U kunt de indeling van het toepassingsgebied (waarover later meer) via dit menu aan uw eigen wensen aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld bepalen of u de gegevens in kaartvorm of juist alleen in lijstvorm wilt bekijken. Zoeken. Dit menu geeft u toegang tot de snelle zoekfunctie van PerfectView. U kunt in dit menu zelf een veld kiezen waarop u wilt zoeken. Selectie. Met behulp van dit menu kunt u snel een selectie maken op basis van eigen selectiecriteria of voorgedefinieerde selecties. Extra. Via dit menu kunt u allerlei „bijzondere‟ taken uitvoeren. Zo kunt u bijvoorbeeld een persoonlijke mailing sturen, of een relatie een e-mail sturen. Daarnaast kunt u een aantal geavanceerde instellingen vastleggen. Help. Dit menu biedt u toegang tot de ingebouwde online help van PerfectView. Voor meer informatie, zie Online help opvragen in de inleiding.

Toepassingsgebied Het toepassingsgebied is dat deel van het PerfectView venster waarin u de gegevens kunt opvragen en bewerken. De gegevens kunnen op twee verschillende manieren worden weergegeven: in kaarten in lijstopmaak.


pagina 18 v an 81


De kaartopmaak… In de kaartopmaak worden gegevens weergegeven zoals op een kaart uit een kaartenbak. Dit is de meest gedetailleerde weergave. Het bewerken van gegevens gebeurt ook met behulp van de kaartopmaak. De indeling van de kaartopmaak ligt vast en kan alleen door de systeembeheerder worden aangepast.

…en de lijstopmaak. De lijstopmaak geeft een goed overzicht van gegevens van de actieve toepassing, zoals Organisaties of Contactpersonen. U kunt in de lijst snel gegevens opzoeken. Daarnaast gebruikt u de lijstweergave ook voor het selecteren van gegevens voor bijvoorbeeld het vers turen van een mailing. De indeling van de lijstweergave kunt u bovendien zelf instellen, zodat u uw taken zo optimaal mogelijk kunt uitvoeren. Voor meer informatie, zie onderdeel „Lijstweergave aanpassen‟. U bepaalt zelf welke indeling u wilt gebruiken voor de gegevens in het toepassingsgebied. Standaard worden zowel de kaart- als de lijstopmaak getoond. Gebruik de volgende opties om de weergave aan te passen:  

Beeld  Lijst. Beeld  Kaart en lijst.

 Beeld  Kaart. U hebt enkele snelle alternatieven voor het kiezen van een andere indeling:  

Druk enkele malen op F11, tot de juiste indeling verschijnt. Klik enkele malen op de knop voor het wisselen van de weergave in de Applicatie werkbalk, tot de juiste indeling verschijnt:



Kies de juiste indeling via de indelingknop in de Applicatie werkbalk:


pagina 19 v an 81


Bladerbalk Met deze balk, die standaard rechts in beeld staat, kunt u snel door een lijst navigeren.

Hier in de lijstweergave  de Bladerbalk wordt aan de rechterkant getoond. De bladerbalk werkt hetzelfde als de tabs die u in telefoonklappers gewend bent. Zoekt u iemand wiens naam met de M begint, dan klikt u in de bladerbalk op de knop met de letter M. De bladerbalk is niet altijd zichtbaar. Dit hangt af van de manier waarop d e gegevens gesorteerd zijn en van de grootte van het PerfectView venster. Is het PerfectView venster tamelijk klein, dan schuift de bladerbalk automatisch ineen. Er zullen dan meerdere letters op één knop gezet worden. Door meerdere keren op dezelfde knop te klikken kunt u toch naar de gewenste letter gaan. Om bijvoorbeeld naar de letter N te gaan, klikt u 4 keer op de knop KLMNO. De Bladerbalk heeft nog vier speciale bladerknoppen: Knop

Toets Home

Functie Ga naar de eerste kaart in de lijst.



Ga naar de vorige kaart in de lijst.



Ga naar de volgende kaart in de lijst.

End

Ga naar de laatste kaart in de lijst.

Eerste kaart

Vorige kaart

Volgende kaart

Laatste kaart


pagina 20 v an 81


Algemene instellingen De algemene instellingen moeten eenmalig worden vastgelegd. Over het algemeen worden deze gegevens alleen gewijzigd door de beheerder van PerfectView in uw organisatie. Het gaat om de volgende gegevens: 

 

Algemene instellingen Uw eigen bedrijfsgegevens en de standaardlocaties van sjablonen en documenten (brieven, faxen, memo‟s, etc.) die u in PerfectView kunt aanmaken. Sjablonen voor documenten die in PerfectView kunnen worden aangemaakt. Talen en Landen Landen en talen worden gebruikt bij het aanmaken van documenten. Elke PerfectView taal bevat gegevens

  

voor het aanmaken van documenten in die taal. Afdelingen en Medewerkers Productgroepen en eenheden Verkoopfases

 

Activiteitssoorten Klantgroepen

Instellingen opvragen Alle instellingen kunnen worden benaderd via de keuze Instellingen in het Startvenster. Vervolgens wordt een algemeen instellingenvenster (configuratie.pv) geopend:

Als u een keuze maakt in dit venster, wordt de betreffende toepassing geopend. Algemene instellingen vastleggen De algemene instellingen bevatten uw bedrijfsgegevens en de bestandslocaties voor sjablonen en documenten.

Bedrijfsgegevens De bedrijfsgegevens kunnen worden gebruikt bij het aanmaken van documenten (brieven, faxen, memo‟s, etc.) vanuit PerfectView. Uw bedrijfsgegevens kunnen namelijk automatisch in documenten worden opgenomen. Dit moet zijn gedefinieerd in de sjablonen die voor de documenten worden gebruikt.

Bestandslocaties voor sjablonen en documenten U kunt vanuit PerfectView documenten versturen naar contactpersonen van leads of organisaties. Aangemaakte documenten worden bewaard in de toepassing Correspondentie, en kunnen ook worden opgevraagd via organisaties, leads en contactpersonen. Documenten zijn altijd gebaseerd op een bepaald sjabloon. Het is aan te raden voor elk type document een


pagina 21 v an 81


apart sjabloon op te zetten, dit wordt in de volgende paragraaf toegelicht. De sjablonen worden op één standaardlocatie bewaard die u in de instellingen kunt vastleggen. Ook voor documenten kan een standaardlocatie worden vastgelegd. De locatie waar documenten uiteindelijk worden opgeslagen, is echter van de volgende factoren afhankelijk:  Standaardlocatie uit de instellingen.  Afkorting van de afdeling van de medewerker die het document heeft aangemaakt.  Aanvullende locatie, gebaseerd op de gebruikte sjabloon.  Initialen van de medewerker die het document heeft aangemaakt, aangevuld met een volgnummer. Voorbeeld De algemene locatie voor documenten is \\GENERAL\BRIEVEN. Als Fred de Graaf (initialen FdG) van de afdeling Verkoop (afkorting VER) een faxbericht aanmaakt, wordt dit automatisch bewaard als: \\GENERAL\BRIEVEN\VER\FAX\FdG000034. De folder Fax is gebaseerd op de gebruikte sjabloon, namelijk de faxsjabloon die in PerfectView is vastgelegd. Zo legt u de instellingen vast: 1.

Start PerfectView CRM

2.

Klik op Instellingen in het Startvenster.

3. 4.

Klik op Algemene Instellingen in het venster Instellingen. Voer de Bedrijfsgegevens in. Als u de Postcode invoert, wordt het adres automatisch ingevuld. Voer vervolgens het huisnummer in.

Voer uw bedrijfsgegevens volledig in, deze kunnen in documenten worden gebruikt. 5.

Ga naar het tabblad Bestandslocaties en voer de bestandslocaties in. De Locatie documenten is bestemd voor alle documenten die u in PerfectView aanmaakt.

Standaardlocaties van sjablonen en documenten. N.B. De naam van een bestandslocatie moet altijd eindigen met een backslash (\). Als u PerfectView in een netwerk gebruikt, moet u misschien gebruik maken van relatieve netwerklocaties. Een relatieve netwerklocatie verwijst naar de programmamap van PerfectView, zonder dat er gebruik wordt gemaakt van stationsletters of servernamen. Hierdoor kan PerfectView ook gebruikt worden door gebruikers die hun werkstation op een afwijkende manier hebben ingericht. In de bovenstaande afbeelding wordt gebruik gemaakt van een relatieve bestandslocatie: %AppDir%. Deze verwijst naar de systeemmap van PerfectView CRM, dit is de map waarin zich instel.pv bevindt. Vul deze locatie aan met de gewenste subfolders. PerfectView bepaalt automatisch de feitelijke locatie en geeft deze weer in Berekende locatie.


pagina 22 v an 81


Uitleg bij de bestandslocaties in de bovenstaande afbeelding: PerfectView CRM is geïnstalleerd in de map C:\PerfectView\Verkoop. De systeemmap is daarom C:\PerfectView\Verkoop\Shared\Instellingen. De Locatie sjablonen is: %AppDir% + Sjabloon\ De volgende locatie wordt automatisch berekend: C:\PerfectView\Verkoop\Shared\Instellingen\Sjabloon\ Bij de Locatie documenten wordt gebruik gemaakt van de variabele %AppDir% \.. Hierdoor wordt niet verwezen naar de systeemmap van PerfectView CRM, maar naar de installatiemap: C:\PerfectView\Verkoop De basismap voor documenten wordt daarom: C:\PerfectView\Verkoop\Documenten 6.

Bewaar uw invoer met Kaart bewaren (CTRL+S) en keer terug naar het venster Instellingen.

Sjablonen vastleggen Sjablonen worden gebruikt voor het aanmaken van documenten vanuit PerfectView. Elk document dat vanuit PerfectView wordt aangemaakt, is gebaseerd op een sjabloon. Een sjabloon bevat:  De tekst van het document.  De indeling en opmaak van het document.  Verwijzingen naar gegevens uit PerfectView. Hierdoor kunnen gegevens uit PerfectView direct in documenten worden overgenomen. Door het gebruik van sjablonen kunt u documenten letterlijk met één druk op de knop aanmaken. Het document wordt gegenereerd op basis van de sjabloon (die tekst en opmaak bevat) en ontbrekende gegevens (bijvoorbeeld de N.A.W.-gegevens van uw klant) worden ingevuld. U gebruikt voor elke soort document (uitnodiging, bevestiging, offerte, aanbieding, etc.) een aparte sjabloon. Als u in PerfectView een document gaat aanmaken, kunt u kiezen uit de sjablonen die u in de toepassing Sjablonen hebt vastgelegd.

Correspondentiebeheer PerfectView CRM bevat de toepassing Correspondentie, waarin alle documenten worden beheerd. De sjablonen worden in de toepassing Correspondentie gebruikt voor het aanmaken van documenten. Maak daarom voor elk type brief/document een aparte sjabloon aan. Hierdoor kunnen uw medewerkers snel de gewenste brief aanmaken, volgens de huisstijl van uw organisatie.

Kies de gewenste sjabloon (type document) bij het aanmaken van een nieuw document vanuit PerfectView. Het aanmaken van documenten en het correspondentiebeheer wordt behandeld in hoofdstuk „Correspondentie en mailings‟. Daarnaast beschikt u in PerfectView over aanvullende mogelijkheden voor het aanmaken van mailingen per post en per e-mail. Deze mogelijkheden worden toegelicht in hoofdstuk „Mailing per e -mail of op papier‟. Vervolgactie na aanmaken document Bij het aanmaken van een document kan automatisch een vervolgactie worden ingepland. Dit geeft u in de instellingen van het sjabloon aan.


pagina 23 v an 81


Voorbeeld Na het uitbrengen van een offerte moet de klant altijd worden gebeld. U geeft in de instellingen van de sjabloon op, dat er na vijf dagen een terugbelactie moet worden uitgevoerd. Als u een offerte aanmaakt op 20 augustus, wordt een terugbelactie voor ingepland op 25 augustus. U geeft bij het aanmaken van de offerte aan, wie de terugbelactie moet uitvoeren.

Samenvoegvelden in sjablonen Als u een document aanmaakt, worden gegevens uit PerfectView automatisch overgenomen in het document. Het combineren van gegevens uit PerfectView met een standaardtekst wordt „samenvoegen‟ genoemd. Om de gegevens uit PerfectView te kunnen overnemen, zijn er velden in de sjablonen opgenomen. Deze velden verwijzen naar gegevens die in PerfectView zijn vastgelegd, zoals N.A.W.-gegevens van organisaties en contactpersonen. De sjabloon van een bevestiging kan bijvoorbeeld als volgt zijn ingedeeld (alleen het bovenste deel wordt getoond):

De sjabloon bestaat uit de tekst van het document en een aantal velden. Als u een bevestiging aanmaakt, worden diverse gegevens uit PerfectView automatisch ingevuld in plaats van de adresvelden. Hierdoor ontstaat een volledige brief die nog wel kan worden gewijzigd:

Diverse gegevens in de bovenstaande brief worden overgenomen uit PerfectView of automatisch bepaald:  De adresgegevens worden overgenomen van de contactpersoon of de organisatie waartoe de contactpersoon behoort.


pagina 24 v an 81






„Ons kenmerk‟ (hier „PvS/000005‟) wordt automatisch samengesteld op basis van de initialen van de auteur van de brief en een volgnummer. De tekst achter „Uw kenmerk‟ en „Betreft‟ kunnen in PerfectView worden ingevoerd bij het aanmaken van de brief. De omschrijvingen „Uw kenmerk‟ en „Betreft‟ kunnen trouwens worden gebaseerd op de taal van de geadresseerde, dit wordt verderop toegelicht. „RIJSWIJK ZH‟ wordt overgenomen uit de algemene instellingen.



De datum wordt automatisch ingevuld.



Samenvoegvelden voor adresgegevens De adresgegevens van organisaties of contactpersonen worden overgenomen als de samenvoegvelden «Adresregel1» t/m «Adresregel7» in de sjabloon zijn opgenomen. U gebruikt dus geen velden met labels als „t.a.v.‟, „organisatie‟, etc. Neem alle adresvelden in oplopende volgorde op in uw sjablonen:

De volgorde van de adresgegevens wordt bepaald door het land van de geadresseerde. Hierdoor kan het voorkomen dat regel 1 de organisatie bevat en regel 2 de contactpersoon, of omgekeerd. Voor meer informatie, zie onderdeel „Landen controleren‟. De onderstaande afbeeldingen zijn gemaakt op basis van dezelfde sjabloon:

Nederlandse adresindeling

Amerikaanse adresindeling

Adresvelden die niet worden gebruikt, worden automatisch weggehaald. Hierdoor wordt het adr es automatisch correct weergegeven (zoals in de bovenstaande afbeelding), ongeacht het feitelijke aantal adresregels in een brief. In een Nederlands adres wordt de landnaam Nederland automatisch verwijderd. Als u een veld voor de KIX hebt opgenomen in de s jabloon, wordt deze automatisch gevuld. De KIX wordt door TPG Post gebruikt voor het automatisch sorteren van post. De KIX wordt niet gebruikt in buitenlandse adressen.

Samenvoegvelden voor gegevens in andere talen Het is niet (altijd) nodig om voor elke taal een aparte sjabloon vast te leggen. Bepaalde gegevens in documenten kunnen namelijk direct in de taal van de contactpersoon of de organisatie worden getoond. Hiervoor gebruikt u specifieke samenvoegvelden. U kunt in PerfectView per taal een aantal standaardtermen opgeven:


pagina 25 v an 81


De standaardtermen van de Engelse taal. In sjablonen kunt u verwijzen naar de standaardtermen met specifieke velden, zoals «Tekst_Kenmerk» en «Tekst_Betreft». Tijdens het samenvoegen wordt in dergelijke velden de standaardterm volgens de taal van de organisatie of de contactpersoon ingevuld. U kunt de samenvoegvelden voor de standaardtermen bijvoorbeeld als volgt invoegen:

De velden aan de linkerkant («Tekst_Kenmerk» e.d.) verwijzen naar de standaard termen. Tijdens het maken van een brief worden de juiste standaardtermen automatisch opgezocht en ingevoegd, op basis van de taal van de contactpersoon of de organisatie. Op basis van de bovenstaande samenvoegvelden kunnen de volgende brieven ontstaan:

Fragment uit een Nederlandse brief.

Fragment uit een Engelse brief. Gebruik voor het opnemen van de huidige datum het samenvoegveld «Tekst_Datum_Vandaag». Op basis van de taal wordt de datum automatisch weergegeven in het Frans, Duits of Nederlands. Voo r alle andere talen wordt de Engelse taal gebruikt.

Samenvoegvelden voor medewerkergegevens U kunt per medewerker bepaalde gegevens voor de ondertekening van een brief vastleggen in de toepassing Medewerkers:

Door Formeel te markeren, worden titels en voorletters van de medewerker in de ondertekening gebruikt. U hoeft de Ondertiteling niet per sjabloon te bepalen. In plaats daarvan gebruikt u het samenvoegveld «Auteur_Aftiteling». Ook voor de andere gegevens zijn samenvoegvelden beschikbaar, waardoor de afsluiting van een sjabloon er als volgt kan uitzien:

Samenvoegvelden voor de ondertekening van een brief.


pagina 26 v an 81


Op basis van de taal worden de gegevens van de auteur van de brief ingevuld tijdens het samenvoegen:

Ondertekening Nederlands

Ondertekening Engels

Sjablonen vastleggen via PerfectView Leg de stamgegevens van de sjablonen in PerfectView vast in de toepassing Sjablonen.

Gegevens van een sjabloon voor een afspraakbevestiging. N.B. Via de snelkoppeling Openen kunt u de sjabloon direct vastleggen in MS Word en verder indelen. Maak sjablonen die u in PerfectView wilt gebruiken, altijd op deze manier aan. Zo maakt u een sjabloon aan: 1. Klik op Instellingen in het Startvenster. 2.

Klik op Sjablonen in venster Instellingen.

3.

Klik op Nieuwe kaart (Ctrl+N).

4.

Voer een omschrijving voor de sjabloon in, bijvoorbeeld “Afspraakbevestiging”.

5.

Kies de PerfectView toepassing waarin u de sjabloon wilt gebruiken. U kunt voor bijvoorbeeld offertes de

6.

toepassing Correspondentie gebruiken, en voor memo‟s de toepassing Activitei ten. Kies het Programma waarvoor u een sjabloon wil vastleggen en voer de standaard extensie voor documenten in. Voor Microsoft Word documenten is dit altijd “DOC” (zonder de aanhalingstekens). N.B. Als u later een document maakt op basis van de sjabloon, wordt het programma gestart dat u hier opgeeft. Als u bijvoorbeeld (Microsoft) Word kiest, wordt dit programma gestart bij het aanmaken van een document op basis van de huidige sjabloon.

7.

De rest van deze procedure is gebaseerd op MS Word. De Folder (map) wordt gebruikt voor het opslaan van documenten op basis van de huidige sjabloon. De uiteindelijke locatie wordt bepaald op basis van de instellingen, zie onderdeel 'Algemene instellingen vastleggen‟.

8.

Voer de naam van de sjabloon in Hoofddocument in. De locatie van de sjabloon wordt automatisch bepaald op basis van de instellingen, zie hoofdstuk 'Algemene instellingen vastleggen‟. De naam van een MS Wordsjabloon moet altijd eindigen met de extensie “.doc” (bijvoorbeeld “afspraakbevestiging.doc”).


pagina 27 v an 81


9.

De omschrijving in Betreft wordt overgenomen bij het aanmaken van een brief, maar kan worden gewijzigd.

10. Markeer Vervolgactie als automatisch een vervolgactie moet worden gepl and bij het aanmaken van een document op basis van de sjabloon. Kies dan de actie, en het aantal dagen voor het bepalen van de datum waarop de actie moet worden uitgevoerd. Het onderwerp wordt overgenomen als omschrijving van de actie. Bij het aanmaken van een nieuw document kunt u het type vervolgactie niet wijzigen. Wel kunt u het aantal dagen wijzigen, en de medewerker kiezen voor wie de actie moet worden ingepland. 11. Klik op Kaart bewaren (Ctrl+S), pas daarna kunt u de sjabloon gaan indelen. 12. Klik op Openen op de sjabloon te openen in Microsoft Word. 13. Voer de tekst in en bepaal de indeling van het document. 14. Voeg waar nodig samenvoegvelden in met PerfectView veld invoegen.

Invoegen van het veld «Adresregel7». 15. Controleer de sjabloon met de knop Samenvoeggegevens weergeven.

Met deze knop worden gegevens uit PerfectView ingevuld in plaats van de velden. 16. Klik nogmaals op de knop Samenvoeggegevens weergeven om terug te gaan naar de veldweergave. 17. Bewaar de sjabloon in Microsoft Word en sluit deze af. Wijzig de bestandsnaam niet, dan gaat de koppeling met PerfectView verloren. 18. Bewaar uw invoer met Kaart bewaren (Ctrl+S) en keer terug naar het venster Instellingen met de knop Terug. Veelgestelde vragen V A

Hoe kan ik een sjabloon aanpassen? Vraag het gewenste sjabloon op in de toepassing Sjablonen. Klik op de snelkoppeling Openen rechts naast het veld Hoofddocument. Het sjabloon wordt geopend in uw tekstverwerker. Voer uw wijzigingen door en bewaar het sjabloon.

Talen vastleggen Alle talen die u in sjablonen wilt gebruiken, kunnen in PerfectView worden aangemaakt. Hierdoor hoeft u in veel gevallen niet voor elke taal aparte sjablonen aan te maken. Dit wordt toegelicht in paragraaf „Sjablonen


pagina 28 v an 81


vastleggen‟. U kunt pas landen vastleggen als u de gewenste talen hebt aangemaakt. De talen Nederlands en Engels worden standaard meegeleverd met PerfectView. Soms kan dezelfde taal voor verschillende landen worden gebruikt. U kunt de taal Engels bijvoorbeeld koppelen aan Groot-Brittannië, Ierland, Canada en de Verenigde Staten. U kunt per organisatie een land koppelen. De taal van het land wordt automatisch overgenomen. Daarnaast kunt u per contactpersoon een taal koppelen. De taal van de contactpersoon heeft voorrang op de ta al van de organisatie. Voorbeeld U hebt de taal Engels gekoppeld aan een organisatie in Groot-Brittannië. Uw contactpersoon bij deze organisatie is echter een Nederlander. Daarom koppelt u de taal Nederlands aan uw contactpersoon.

De standaardtermen van de Engelse taal. Zo legt u talen vast: 1.

Klik op Instellingen in het in het Startvenster.

2.

Klik op Talen in het venster Instellingen.

3. 4.

Klik op Nieuwe kaart (CTRL+N). Voer de naam van de taal in, bijvoorbeeld „Frans‟.

5.

Voer de standaardtermen van de taal in.

6.

Klik op Kaart bewaren (CTRL+S).

7.

Voer op deze wijze alle talen in.

8.

Keer terug naar het venster Instellingen.

Landen controleren Met PerfectView wordt standaard een landentabel meegeleverd. Per land bevat deze de volgende informatie:  Code en omschrijving  

Standaardtaal Standaard adresindeling

Een land kan worden gekoppeld aan een organisatie en aan een contactpersoon. Hierdoor kan de naam van het land automatisch worden getoond op documenten die in PerfectView worden aangemaakt. Via deze koppeling worden ook de indeling van het adres en de taal van het document bepaald. Zo controleert u de landentabel:



1.

Klik op Instellingen in het paneel Onderdelen.

2.

Klik op Landen in het venster Instellingen.

3.

Wijzig eventueel de weergave met Beeld  Kaart en lijst. Met deze weergave kunt u de landen snel

4.

controleren. Selecteer het gewenste land en controleer de gegevens:

De Taal die aan het land is gekoppeld.


pagina 29 v an 81


 

De Naam in correspondentie wordt opgenomen in de adressering van documenten die via PerfectView worden aangemaakt. De Positie in correspondentie van bepaalt de indeling van de adressering. 5.


Afdelingen vastleggen Voordat u uw medewerkers in PerfectView vastlegt, legt u de afdelingen vast. Elke medewerker behoort tot één bepaalde afdeling.

De medewerkers van een bepaalde afdeling. Bij het vastleggen van een medewerker geeft u de afdeling op, waardoor de medewerker automatisch aan de afdeling wordt toe gevoegd. Zo maakt u en afdeling aan: 1. 2.

Klik op Instellingen in het Startvenster. Klik op Afdelingen in venster Instellingen.

3.

Klik op Nieuwe kaart (CTRL+N).

4.

Voer een Afkorting voor de afdeling in. Deze code wordt gebruikt voor het bewaren van documenten op uw systeem. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Algemene instellingen vastleggen‟.

5.

Voer in Afdeling de naam van de afdeling in.

6. 7.

Klik op Kaart bewaren (CTRL+S). Voer op deze wijze alle afdelingen in.

8.


Medewerkers vastleggen Alle medewerkers die PerfectView gebruiken, moeten in PerfectView worden aangemaakt. U kunt pas medewerkers vastleggen als u de afdelingen hebt aangemaakt. De identiteit van een medewerker wordt automatisch vastgesteld op basis van de Inlognaam van de medewerker. De inlognamen van medewerkers in PerfectView moeten daarom gelijk zijn aan de Windows NT inlognaam (Active directory). De automatische herkenning van gebruikers biedt de volgende voordelen:  Het startvenster biedt informatie van de actieve medewerker, zoals taken en afspraken.  Als een bepaalde medewerker een document (brief) aanmaakt in PerfectView, wordt deze medewerker automatisch geregistreerd als de auteur van het document. Bovendien wordt de locatie waar de document wordt opgeslagen, bepaald op basis van de afdeling van de medewerker. De naam van het document is afhankelijk van de Initialen van de medewerker. De gegevens van de auteur (medewerker) van een document kunnen worden opgenomen in het document. Hierdoor kunnen documenten efficiënt worden aangemaakt en hoeft u niet veel gegevens handmatig aan te 

vullen. Elke medewerker kan zijn eigen documenten snel opvragen met de keuze Mijn documenten, in het paneel Acties van de toepassing Correspondentie. Met de keuze Alles van deze auteur kunt u alle documenten van een andere auteur opvragen.


pagina 30 v an 81


Als u PerfectView start terwijl u niet bekend bent als gebruiker, wordt dit gemeld. Maak eer st de benodigde gebruikersnaam aan, en gebruik PerfectView pas daarna voor andere activiteiten.

Klik op Toevoegen om direct een nieuwe medewerker toe te voegen. Uw gebruikersnaam wordt overgenomen als Inlognaam.

Zo legt u medewerkers vast: 1.


2. 3.

Klik op Medewerkers in venster Instellingen. Klik op Nieuwe kaart (CTRL+N).

4.

Voer de gegevens van een medewerker volledig in, deze kunnen worden gebruikt in samenvoegdocumenten. Voer de voor- en achternaam van de medewerker in. De Voorletters en Initialen worden automatisch bepaald. De initialen worden gebruikt voor de namen van documenten die de medewerker aanmaakt (bijvoorbeeld EOj000001, EOj000002, EOj000003, etc.).

5.

Voer de Windows inlognaam van de gebruiker in. Als u een andere naam invoert, wordt de gebruiker niet correct herkend bij het starten van PerfectView.

6.

Kies de Afdeling van de medewerker. Deze wordt gebruikt voor het opslaan van documenten die door de medewerker zijn aangemaakt.

7.

Markeer Synchroniseer activiteiten met Outlook als afspraken en taken van de medewerker moeten worden gesynchroniseerd met Microsoft Outlook.

8.

De overige gegevens op het tabblad Bedrijfsgegevens spreken voor zich. Klik op de knop

als u een

e-mailbericht voor de medewerker wilt aanmaken vanuit PerfectView. 9.

Ga naar het tabblad Privégegevens om aanvullende persoonsgegevens vast te leggen.

10. Ga naar het tabblad Ondertekening om aanvullende gegevens voor de correspondentie vast te legg en. 11. Markeer Formeel als u in documenten als ondertekening alleen titels en voorletters van de medewerker wilt opnemen (bijvoorbeeld „Drs. G. de Jager‟). Anders wordt de volledige naam gebruikt (bijvoorbeeld „Gerrit de Jager‟). 12. Voer de overige gegevens in en klik op Kaart bewaren (CTRL+S). 13. Voer op deze wijze alle medewerkers in.


pagina 31 v an 81


14. Keer terug naar het venster Instellingen.

Productgroepen en eenheden vastleggen Productgroepen worden gebruikt voor het indelen van producten, en voor het toekennen van interess es aan leads en organisaties. Met eenheden geeft u aan hoe producten worden uitgeleverd, bijvoorbeeld per stuk, doos, pallet, etc. U kunt uw producten invoeren in de toepassing Producten. Dit wordt apart toegelicht, zie hoofdstuk „Producten vastleggen‟. Zo legt u productgroepen en eenheden vast: 1.


2.

Klik op Productgroepen in het venster Instellingen.

3. 4.

Klik op Nieuwe kaart (CTRL+N). Voer de naam van de productgroep in.

5.

Kies Kaart bewaren (CTRL+S). Voer op deze manier alle productgroepen in.

6.


7.

Klik op Eenheden in het venster Instellingen. De toepassing Eenheden wordt geopend. Een standaardlijst met eenheden wordt meegeleverd met

8.

PerfectView CRM. Controleer de eenheden en vul de lijst eventueel aan. Markeer Standaard, als de eenheid standaard moet worden getoond bij het vastleggen van een nieuw product.

9.


Verkoopfases vastleggen Verkoopfases worden gebruikt om potentiële omzet in te schatten, op basis van potentiële orders. Elke verkooporder kan in PerfectView worden ingevoerd, ook als u nog geen definitieve bevestiging hebt ontvangen van de klant. U geeft met een verkoopfase aan, in welk stadium een order zich b evindt. Op basis van de verkoopfase wordt de order voor een bepaald deel (percentage) meegeteld in uw omzetprognose. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Omzetverwachting en -realisatie‟. Voorbeeld De fase Shortlist heeft een Verkoopkans van 40%. Een verkooporder van € 10.000,-- in deze fase telt voor € 4.000,-- mee in uw omzetverwachting. De fase Offerte heeft een Verkoopkans van 60%. Als de bovenstaande verkooporder zich in de fase Offerte bevindt, zal deze voor 60% (= € 6.000,--) meetellen in uw omzetverwachting. Zo legt u verkoopfasen vast: 1. 2.

Klik op Instellingen in het Startvenster. Klik op Verkoopfasen in venster Instellingen.

3.


4.

Voer de Naam en het verkoopfasenummer in. Door de nummering wordt de volgorde bepaald, waarin fases normaalgesproken worden afgehandeld.

5.

Geef in Verkoopkans aan, voor welk percentage verkooporders moeten meetellen in de

omzetverwachting. Als u een verkooporder hebt gerealiseerd, wordt de verkoopkans automatisch op 100% gesteld. Daarom hoeft u geen fase met een percentage van 100% vast te leggen. Ook voor afgewezen verkooporders hoeft geen fase met een kans van 0% te worden vastgelegd. 6.

Kies Kaart bewaren (CTRL+S).


pagina 32 v an 81


7. 8.

Voer op deze wijze alle verkoopfasen in. Keer terug naar het venster Instellingen.

Activiteitssoorten toevoegen U beschikt over een aantal standaard activiteitssoorten in PerfectView , zoals Taak, Afspraak en Notitie. Hiermee kunt u activiteiten inplannen ten aanzien van leads of contactpersonen van organisaties. Afspraken en taken worden per medewerker getoond in het Startvenster. U kunt extra activiteitssoorten toevoegen, en zo PerfectView beter afstemmen op uw organisatie. Voorbeeld U voegt de activiteitssoorten Verkoopgesprek en Verkoopdemonstratie toe. Dit zijn activiteitssoorten van het type Afspraak. Activiteiten van deze soorten worden in het Startvenster getoond als afsprake n. Doordat u aparte activiteitssoorten gebruikt, kunt u makkelijker selecteren op specifieke activiteiten. Zo voegt u activiteitssoorten toe:

 

1.


2. 3.

Klik op Activiteitssoorten in venster Instellingen. Klik op Nieuwe kaart (CTRL+N).

4. Voer de Benaming voor “Nieuwe kaart” in. Deze naam wordt gebruikt op de volgende plaatsen: In de titelbalk van een activiteitskaart. Bij het aanmaken van een nieuwe activiteit, als u een activiteitssoort moet kiezen. Deze naam wordt ook getoond in het paneel Nieuwe kaart in de toepassing Activiteiten.

5.

Voer de Benaming voor “Tonen” in. Deze naam wordt gebruikt in het paneel Tonen in de toepassing Activiteiten.

6.

Het type in Soort bepaalt, hoe de activiteitssoort kan worden gebruikt in PerfectView .

Deze activiteit kan op dezelfde manier worden gebruikt als andere activiteiten van het type afspraak. 7.

De Afbeelding groot wordt gebruikt in de titelbalk van de activiteitskaart.

8.

De Afbeelding klein wordt gebruikt in de menupanelen Nieuwe kaart en Tonen in de toepassing

9.

Activiteiten. Kies Kaart bewaren (CTRL+S).

10. Keer terug naar het venster Instellingen. U kunt voor het aanmaken van nieuwe activiteitssoorten contact opnemen met uw PerfectView consultant. De nieuwe activiteitssoorten zijn pas bes chikbaar in PerfectView, nadat u PerfectView opnieuw hebt opgestart.

Klantgroepen Elke klant (organisatie) kan in een bepaalde klantgroep worden ingedeeld. Maak eerst alle gewenste klantgroepen aan, u kunt uw eigen indeling gebruiken. Bij een lead kunt u geen klantgroep opgeven. Klantgroepen kunnen worden gebruikt voor het uitvoeren van selecties.


pagina 33 v an 81


Zo legt u klantgroepen vast: 1. Klik op Instellingen in het Startvenster. 2.

Klik op Klantgroepen in venster Instellingen.

3.


4.

Voer een naam en een omschrijving in.

5.

Voer op deze wijze alle klantgroepen in.

6.


E-mail archiveren in PerfectView U kunt inkomende en uitgaande e-mail archiveren in de toepassing Correspondentie. Dit is alleen mogelijk in combinatie met Microsoft Outlook of Novell GroupWise (aparte module). Hiervoor legt u eenmalig de onderstaande instellingen vast. Voor meer informatie, zie „Eenvoudig e-mailbericht versturen‟. Zo legt u instellingen vast voor het archiveren van e-mail: 1.

Start PerfectView.

2.

Kies Extra  Opties. Het venster Opties verschijnt.

3. 4.

Ga naar het tabblad Archiveren. Klik op de knop Toepassingen.

5.

Klik op de knop Nieuw en selecteer de gewenste toepassing.

6.

Klik op OK. E-mailberichten kunnen nu worden gearchiveerd in PerfectView CRM.

Deze instellingen kunnen ook op een andere manier worden vastgelegd, namelijk via Microsoft Outlook: Zo legt u instellingen vast voor het archiveren van e-mail via MS Outlook: 1. Start Microsoft Outlook. 2.

Kies Extra  Opties.

3.

Ga naar het tabblad PerfectView.

4.

Klik op de knop Toepassingen.

5.

Klik op de knop Nieuw en selecteer de gewenste toepassing.

De koppeling met Microsoft Outlook in het dagelijks gebruik wordt apart toegelicht.


pagina 34 v an 81


Leads en klanten vastleggen Leads en klanten worden in PerfectView vastgelegd in aparte toepassingen, en daardoor ook in aparte bestanden. Een lead kan met één muisklik worden „gepromoveerd‟ tot klant. Dit houdt in, dat de gegevens van de lead worden overgezet naar het klantenbestand. Door de scheiding tussen leads en klanten wordt vervuiling van uw klantenbestand tegengegaan. Uw klantenbestand bevat alleen relaties waarmee u daadwerkelijk zaken doet. Uw leads -bestand bevat potentiële klanten. U kunt uw leads -bestand af en toe opschonen. PerfectView bevat nog een mechanisme om vervuiling van uw klantenbestand tegen te gaan. Bij het overzetten van een lead naar het klantenbestand wordt gecontroleerd, of de lead al als klant is ingevoerd. Zo ja, dan wordt dit gemeld en bepaalt u verder zelf welke gegevens worden overgezet. Het is niet verplicht om een nieuwe relatie eerst als lead in te voeren, u kunt ook direct een nieuwe organisatiekaart aanmaken.

Leads vastleggen De gegevens van leads worden in een aparte toepassing bijgehouden. Nadat u de algemene gegevens hebt ingevoerd, kunt u acties inplannen en mailingen versturen. Op de leadkaart legt u de gegevens van de organisatie en een contactpersoon vast. Dit is bij organisaties niet het geval: contactpersonen worden bijgehouden in een aparte toepassing, omdat u meerdere contactpersonen aan een organisatie kunt koppelen. Als u een lead overzet naar een organisatiekaart, worden de gegevens automatisch gesplitst. Ook correspondentie en interesses kunnen worden overzet naar de organisatiekaart. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Leads overzetten op een organisatiekaart‟.

Zo legt u een lead vast: 1.

Klik op Leads in het paneel Onderdelen.

2.


3.

Voer de Naam van de organisatie in. Deze kan in documenten (brieven) worden opgenomen. De Zoeknaam is de code die intern in PerfectView wordt gebruikt.

4.

Voer eventueel het Onderdeel in, bijvoorbeeld de naam van een werkmaatschappij of filiaal.

5.

Kies het Land. De Taal van het land wordt automatisch overgenomen, maar kan worden gewijzigd.

6.

Voer de rest van het Postadres in. Het postadres wordt automatisch gebruikt in documenten die vanuit PerfectView worden aangemaakt.

7.

Voer de gegevens van de contactpersoon in.


pagina 35 v an 81


Als u een lead hebt omgezet in een organisatie, worden de gegevens van de contactpersoon apart geregistreerd. U kunt dan extra gegevens per contactpersoon invoeren, waaronder het privéadres. U kunt ook aangeven, dat correspondentie moet worden gericht aan het privéadres van de contactpersoon. 8.

Kies Afdeling en Functie. Als de gewenste keuze niet aanwezig is, kunt u deze direct invoeren.

Als u Ja kiest, is de nieuwe waarde voortaan beschikbaar in de opzoeklijst Functie. 9.

Voer de communicatiegegevens in. Door op de knop een nieuw e mailbericht aangemaakt. Door op de knop

naast het e mailadres te klikken, wordt direct naast de Website te klikken, wordt deze

direct geopend in een browser (bijv. Internet Explorer). 10. Kies de Branche. De Branche kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het maken van selecties. Dat geldt trouwens ook voor de andere velden op de leadkaart. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld alle leads in de meubelbranche selecteren, en een mailing voor deze leads aanmaken. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Gegevens selecteren‟. 11. Selecteer de medewerkers die normaalgesproken contact hebben met deze relatie.

12. Geef in Info via aan, hoe u informatie over de lead hebt gekregen. 13. Voer de Afvalreden niet in. Deze kunt u later invoeren, als blijkt dat u geen zaken gaat doen m et de lead. 14. Geef aan wie uw Concurrenten zijn ten aanzien van deze lead. 15. Kies het tabblad Overige gegevens. 16. Voer het Bezoekadres in. Dit adres wordt niet gebruikt bij het aanmaken van documenten. 17. Voer eventueel Opmerkingen in. 18. Controleer de correspondentiegegevens op het tabblad Details. 19. Kies Kaart bewaren (CTRL+S). De documenten en activiteiten van de organisatie worden getoond op aparte tabbladen. Bij een nieuwe organisatie bevatten deze tabbladen nog geen gegevens. Het werken met documenten en activiteiten wordt in de volgende hoofdstukken toegelicht.

Interesses toevoegen Met interesses geeft u aan, in welke producten of diensten een bepaalde lead geïnteresseerd is. U kunt bij elke lead meerdere interesses opgeven. U kunt leads selecteren op interesses, bijvoorbeeld als u een mailing aan een bepaalde groep leads wilt sturen. Voor meer informatie, zie „Mailings verzorgen‟. Als interesses worden productgroepen gebruikt. U kunt productgroepen aanmaken via de keuze Omzet in het paneel Onderdelen. Voor meer informatie, zie „Producten vastleggen‟. Zo voegt u interesses toe aan een lead: 1.

Selecteer de gewenste leadkaart en kies het tabblad Interesse.

2. Klik op Interesse toevoegen. U kunt geen interesse toevoegen als de leadkaart niet is opgeslagen.


pagina 36 v an 81


3.

Kies de gewenste interesse. U kunt een interesse zoeken, door de eerste letters van de naam in te voeren.

4.

Als u een interesse wilt verwijderen, moet u deze eerst selecteren. Klik dan op Interesse verwijderen.

Rapportage leads U kunt diverse standaardoverzichten afdrukken met Bestand  Afdrukken, deze komen grotendeels overeen met de standaardlijsten van organisaties. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Rapportage organisaties‟.

Leads overzetten op een organisatiekaart Leads kunnen automatisch worden overgezet naar het organisatiebestand. U hoeft de gegevens niet opnieuw in te voeren. Elke lead heeft één contactpersoon, die op de leadkaart kan worden vastgelegd. Bij het overzette n worden deze gegevens gesplitst. Alle algemene gegevens worden op de organisatiekaart geplaatst. Voor de contactpersoon wordt een aparte kaart aangemaakt in de toepassing Contactpersonen. De nieuwe contactpersoonkaart wordt gekoppeld aan de organisatie. Door deze opzet kunt u meerdere contactpersonen aan één organisatie koppelen. U kunt de lead niet automatisch overzetten, als de naam of afdeling van de contactpersoon niet is vastgelegd. De volgende gegevens worden overgezet:  De gegevens van de leadkaart worden overgezet op de organisatiekaart. Er wordt ook een nieuwe contactpersoonkaart aangemaakt, zoals hierboven vermeld.  Interesses worden overgenomen en op de organisatiekaart vermeld. 

Correspondentie en activiteiten worden overgezet naar de nieuwe organisatie. Correspondentie en activiteiten worden bijgehouden in aparte toepassingen. Bij alle correspondentiekaarten wordt de koppeling van met de lead vervangen door een koppeling met de nieuwe organisatiekaart. Voor activiteitskaarten wordt dezelfde aanpak gebruikt. Nadat de gegevens zijn overgezet, wordt de leadkaart verwijderd.

Automatische controle op dubbele gegevens Bij het overzetten controleert PerfectView, of de lead al bestaat in het organisatiebestand. Hier voor wordt de combinatie postcode-huisnummer gebruikt. Om bestandsvervuiling tegen te gaan, moet u zelf beslissen hoe dubbele gegevens moeten worden afgehandeld: 



Er is geen sprake van dubbele gegevens Dit kan het geval zijn als op één adres meerdere leads gevestigd zijn. U maakt een nieuwe organisatiekaart aan voor de lead en zet de gegevens volledig over. Er is wel sprake van dubbele gegevens Er wordt geen nieuwe organisatiekaart aangemaakt. Opmerkingen (aantekeningen) bij de lead worden toegevoegd aan het veld Memo van de organisatie. De interesses, activiteiten en correspondentie van de lead worden overgezet naar de organisatie. De contactpersoon wordt alleen overgezet, als deze nog niet bestaat in de toepassing Contactpersonen.

Zo zet u een lead over naar een organisatiekaart: 1. Klik op Leads in het paneel Onderdelen. 2.

Selecteer de gewenste lead in de lijstweergave.


pagina 37 v an 81


3.

U kunt de lead opzoeken met de keuze Zoeken in de menubalk (of klik op Klik op Opnemen als prospect in het paneel Acties.

).

Als de lead-gegevens nog niet voorkomen in het organisatiebestand, worden direct nieuwe organisatiegegevens aangemaakt. De leadkaart wordt verwijderd.

 

4.

Als de combinatie postcode/huisnummer van de lead al bestaat in het organisatiebestand, wordt dit gemeld. Lees de melding en klik op OK om door te gaan.

5.

Er verschijnt een zoekvenster, waarin organisaties met de combinatie postcode/huisnummer worden

getoond. U hebt nu de volgende mogelijkheden: Als u toch een nieuwe organisatiekaart voor de lead wilt aanmaken, klikt u op Annuleren. Als de lead reeds bestaat als organisatie, kiest u de organisatie. Klik dan op OK. Hierdoor worden de Opmerkingen van de lead toegevoegd aan het veld Memo van de organisatie. Interesses, activiteiten en correspondentie van de lead worden oo k overgezet naar de organisatie.

Gegevens van organisaties en contactpersonen kunnen worden opgevraagd via de betreffende keuzen in het paneel Onderdelen. U kunt extra contactpersonen invoeren voor de organisatie. Als u een organisatie hebt geselecteerd, kunt u de contactpersonen makkelijk opvragen met de knop Koppeling openen:

Hierdoor wordt de toepassing Contactpersonen geopend, en de contactpersonen van de organisatie worden geselecteerd.

Organisaties en contactpersonen vastleggen Organisaties en contactpersonen kunnen ook direct worden vastgelegd, zonder eerst een leadkaart aan te maken. Contactpersonen worden vastgelegd in een aparte toepassing, zodat u meerdere contactpersonen aan één organisatie kunt koppelen. Bij een organisatie kunnen omzetgegevens worden vastgelegd, bij een lead niet. Het werken met omzetverwachtingen en realisaties wordt apart toegelicht. Zo legt u een organisatie vast: 1.

Klik op Organisaties in het paneel Onderdelen.

2.


3.

Voer de gegevens op de tab Adresgegevens in. Deze gegevens komen overeen met de algemene gegevens van leads. Het Postadres wordt niet gebruikt voor contactpersonen waarbij het veld Privéadres als correspondentieadres gebruiken is gemarkeerd.

4.

Kies de tab Marketing. Geef in Info via aan, via wie u informatie over deze organisatie hebt gekregen.

5.

Kies de Klantengroep. De omschrijving van de klantengroep wordt getoond.

6.


7.

Geef aan, of u direct een contactpersoon wilt aanmaken bij de organisatie. Dit kunt u ook later doen, met de keuze Nieuwe contactpersoon in het paneel Acties. Het toevoegen van een contactpersoon wordt apart toegelicht.


pagina 38 v an 81


Rapportage organisaties U kunt de volgende overzichten afdrukken vanuit de toepassing Organisaties, met Bestand  Afdrukken (CTRL+P):  Adressenlijst  

Alfabetische lijst met post- en bezoekadressen. Relatie met contactpersonen Per organisatie worden algemene gegevens en alle gekoppelde contactpersonen getoond. Standaardlijst Een overzicht volgens de standaard lijstweergave.

Contactpersonen vastleggen Maak uw contactpersonen aan en koppel deze aan de juiste organisaties. Elke contactpersoon kan aan één organisatie worden gekoppeld. Contactpersonen kunnen op verschillende manieren worden aangemaakt:  Na het vastleggen van een nieuwe organisatie wordt gevraagd of u direct een nieuwe contactpersoon wilt vastleggen.  U selecteert een organisatie in de toepassing Organisaties en u klikt op Nieuwe contactpersoon in het paneel Acties. In beide gevallen wordt de geselecteerde organisatie direct ingevuld. U kunt ook contactpersonen vastleggen vanuit de toepassing Contactpersonen. Zo maakt u een nieuwe contactpersoon aan: 1. Klik op Contactpersonen in het paneel Onderdelen. 2.


3.

De naamsgegevens boven in het venster worden voor de correspondentie gebruikt. De naamsgegevens worden in de aanhef van een brief gebruikt, als dit in de sjabloon is gedefinieerd. Hierbij worden de naamsgegevens automatisch op de juiste wijze gecombineerd voor een formele aanhef (bijvoorbeeld „Geachte heer Van den Akker‟) of een informele aanhef (bijvoorbeeld „Beste Gerrit‟). Gegevens in samenvoegbrieven zijn ook afhankelijk van de gekozen taal en het gekozen land. Het is van groot belang dat de naamsgegevens goed worden ingevoerd. Pl aats een tussenvoegsel altijd in het daarvoor bestemde veld, zoals in de afbeelding. Plaats een tussenvoegsel niet in het veld Achternaam.


pagina 39 v an 81


De gegevens van een contactpersoon. De belangrijkste gegevens van de geselecteerde organisatie worden getoond, de Voertaal kan worden gewijzigd. 4.

Kies de Organisatie waartoe de contactpersoon behoort. Als u een contactpersoon aanmaakt vanuit de toepassing Organisaties, wordt de organisatie automatisch ingevuld.

5.

De Voertaal van de organisatie wordt overgenomen, maar kan worden gewijzigd. In documenten die via PerfectView worden aangemaakt, kan de voertaal van belang zijn voor de weergave van een aantal standaardtermen. Dit is afhankelijk van de opzet van de gebruikte sjabloon.

6.

De Afdeling en Functie kunnen in documenten worden opgenomen, dit is afhankelijk van de opzet van de gebruikte sjabloon. U kunt eventueel een afdeling of functie invoeren en deze toevoegen aan de keuzelijst.

7.

Voer het E-mailadres in. Door op de knop

8.

mailbericht aangemaakt. In Relatie van geeft u aan, wie in uw organisatie een relatie is van de contactpersoon. Markeer de

naast het e mailadres te klikken, wordt direct een nieuw e-

gewenste namen. U kunt een naam toevoegen, door deze met de hand in te voeren. 9.

Ga naar het tabblad Privégegevens.

10. Markeer Privéadres als correspondentieadres gebruiken als alle correspondentie voor deze contactpersoon standaard aan het privéadres moet worden geadresseerd. 11. Voer de andere gegevens in, deze worden niet verder toegelicht. Als u het privéadres voor de correspondentie gebruikt, is het van groot belang deze gegevens correct en volledig in te voeren. 12. U kunt de Geboortedatum invoeren als u uw relaties een attentie wilt sturen met hun verjaardag. Zie hoofdstuk „Selecteren contactpersonen op verjaardag‟. 13. Kies Kaart bewaren (CTRL+S). Selecteren gewijzigde kaarten U kunt kaarten van contactpersonen die vandaag zijn gewijzigd, selecteren met de vaste selectie Vandaag gewijzigd. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Vaste selectie‟.

Rapportage contactpersonen U kunt de volgende overzichten afdrukken vanuit de toepassing Organisaties, met Bestand  Afdrukken (CTRL+P):  Adressenlijst Lijst met organisaties en contactpersonen. Per contactpersoon worden de adresgegevens van de organisatie getoond. Het postadres van de contactpersoon zelf wordt alleen getoond als Privéadres als correspondentieadres gebruiken gemarkeerd is.  Personenlijst Zoals de Adressenlijst, maar de linkerkolom bevat contactpersonen in plaats van de gekoppelde organisaties.  Standaardlijst Een overzicht volgens de standaard lijstweergave.


pagina 40 v an 81


Startvenster en activiteiten PerfectView wordt altijd opgestart met het Startvenster. Dit biedt een overzicht van uw eigen afspraken en taken en verwachte en gerealiseerde omzet. Afspraken en taken zijn specifieke soorten activiteiten. In dit hoofdstuk komen afspraken en taken in het Startvenster aan bod, en het werken met activiteiten wordt toegelicht. De omzetgegevens in het Startvenster worden apart toegelicht, zie hoofdstuk „Omzetgegevens in het Startvenster‟.

Taken en afspraken in het Startvenster Elke gebruiker (medewerker) beschikt over een gepersonaliseerd Startvenster, waarin zijn taken, afspraken en omzetgegevens worden getoond. Taken en afspraken zijn specifieke soorten activiteiten. Andere activiteiten (zoals notities) worden niet getoond in het Startvenster, maar wel in de toepassin g Activiteiten.

Gegevens worden getoond op basis van de inlognaam van de medewerker. Deze wordt rechtsboven in het Startvenster getoond. Als uw gegevens niet worden getoond, is uw inlognaam niet correct vastgelegd op de medewerkerkaart. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Medewerkers vastleggen‟.

Werken met de afsprakenlijst De afsprakenlijst heeft altijd betrekking op een bepaald weeknummer. Het weeknummer en het betreffende datumbereik worden getoond in de titelbalk van de afsprakenlijst. U kunt een vorige of volgende week opvragen met de knoppen in de titelbalk. De afspraakgegevens spreken voor zich en worden hier niet toegelicht. U kunt de volledige afspraakkaart opvragen, door op een afspraakregel te dubbelklikken. Hierdoor wordt de toepassing Activiteiten geopend, en de afspraakkaart wordt getoond. Voor een afsprakenoverzicht op papier klikt u op

. Het overzicht wordt eerst op het scherm getoond,

vervolgens kunt u dit afdrukken. Het overzicht kan ook worden afgedrukt met Bestand  Afdrukken, keuze Afspraken. Voltooide afspraken worden niet getoond. Een afspraak kan worden voltooid door het veld Voltooid op de afspraakkaart te markeren. U kunt de afsprakenlijst actualiseren met de keuze Verversen, rechts in de titelbalk van de lijst. U kunt ook Beeld  Verversen (sneltoets F5) gebruiken. Dit is van belang als andere medewerkers afspraken voor u kunnen invoeren.

Werken met de takenlijst De takenlijst heeft altijd betrekking op de huidige datum, deze wordt bovenin het Startvenster getoond. Taken voor andere dagen kunnen worden opgevraagd in de toepassing Activiteiten. U kunt de volledige afspraakkaart opvragen, door op een afspraakregel te dubbelklikken. Hierdoor wordt de toepassing Activiteiten geopend, en de afspraakkaart wordt getoond.


pagina 41 v an 81


Voor een todolijst op papier klikt u op . Het overzicht wordt eerst op het scherm getoond, vervolgens kunt u dit afdrukken. Het overzicht kan ook worden afgedrukt met Bestand  Afdrukken, keuze Todolijst.

Startvenster van een andere medewerker raadplegen Als u het Startvenster van een andere medewerker opvraagt, worden diens afspraken en taken getoond. Zo opent u het startvenster van een andere medewerker: 1.

Open het Startvenster.

2.

Kies Zoeken  Gebruiker of klik op

3.

Kies de gewenste gebruiker en bevestig uw keuze. Het startvenster van de gekozen medewerker wordt

in de werkbalk Zoeken.

getoond. De naam van de nieuwe medewerker staat bovenaan in het Startvenster.

Werken met activiteiten U kunt verschillende soorten activiteiten vastleggen, zoals afspraken, taken, notities en terugbelacties. Een aantal activiteiten wordt meegeleverd met PerfectView. U kunt extra activiteiten aanmaken, bijvoorbeeld Verkoopdemonstratie of Verkoopgesprek. De voornaamste kenmerken van een activiteit:  

Een activiteit heeft altijd betrekking op een contactpersoon van een organisatie, of op een lead. De activiteit staat op naam van een bepaalde medewerker (PerfectView gebruiker).

Taken en afspraken worden standaard in het Startvenster getoond. Hierdoor kan elke medewerker zijn eigen afspraken (voor een bepaalde week) en takenlijst (voor de huidige dag) snel opvragen. Andere activiteiten kunnen worden opgevraagd via de toepassing Activiteiten. Daarnaast worden acti viteiten getoond bij de leads, organisaties en contactpersonen waarop ze betrekking hebben.

Activiteiten invoeren Activiteiten kunnen via verschillende toepassingen worden ingevoerd. De manier van invoer is steeds hetzelfde, u gebruikt alleen telkens een andere toepassing.  Startvenster 

Gebruik de actie Nieuwe activiteit. U moet alle gegevens van de activiteit opgeven. Contactpersonen van organisaties U kunt een nieuwe activiteit aanmaken ten aanzien van de geselecteerde contactpersoon.



Leads U kunt een nieuwe activiteit aanmaken ten aanzien van de geselecteerde lead.



Activiteiten De mogelijke activiteiten worden getoond in het paneel Nieuwe kaart:


pagina 42 v an 81


De mogelijkheden op uw scherm kunnen afwijken, omdat het mogelijk is andere soorten activiteiten in PerfectView te gebruiken. 

Correspondentie Bij sommige soorten documenten wordt automatisch een vervolgactie aangemaakt. Dit wordt apart



toegelicht, zie hoofdstuk „Nieuw document aanmaken‟. Omzet U kunt een activiteit aanmaken op basis van een verkooporder. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Verwachte verkooporders invoeren‟.

In de onderstaande paragrafen wordt het invoeren van afspraken en taken behandeld. Het invoeren van andere activiteiten zoals notities komt hier grotendeels mee overeen en wordt niet apart toegelicht. In tegenstelling tot afspraken en taken worden andere soorten activiteiten niet in het Startvenster getoond.

Nieuwe afspraak via Contactpersonen of Leads Een nieuwe afspraak kan bijvoorbeeld worden gemaakt via de toepassing Contactpersonen. U hebt dan de gegevens van de contactpersoon direct bij de hand, als u een afspraak maakt met de contactpersoon. Het maken van nieuwe afspraken voor een lead of contactpersoon komt grotendeels overeen. Zo voert u een nieuwe afspraak in voor een contactpersoon: 1.

Klik op Contactpersonen in het paneel Onderdelen.

2.

Kies de gewenste contactpersoon. Reeds geplande afspraken worden op het tabblad Activiteiten getoond.

Activiteiten van een contactpersoon. Klik op de knop Afspraken – reeds geactiveerd in de afbeelding – om afspraken op te vragen. 3.

Kies Nieuwe afspraak in het paneel Acties. Er wordt een nieuwe kaart aangemaakt. De naam van de contactpersoon wordt automatisch

overgenomen. 4. Voer de gegevens van de afspraak in op het tabblad Actie. Markeer het veld Voltooid niet. 5. Er kan worden gemeld, dat de ingevoerde afspraak een andere afspraak overlapt, of op een andere afspraak aansluit. Klik op Gemaakte afspraken om een overzicht van andere afspraken van de geselecteerde medewerker op te vragen:


pagina 43 v an 81


6.

Kies de Medewerker waarvoor de afspraak wordt gemaakt.

7.

Ga naar het tabblad Outlook, als u de activiteit in uw agenda wilt opnemen.

8.

Markeer Activiteit naar Microsoft Outlook kopiëren en geef aan, of er ook een herinnering moet worden getoond in Microsoft Outlook.

Dit is alleen mogelijk als bij de medewerker is aangegeven, dat activiteiten moeten worden gesynchroniseerd met Microsoft Outlook. 9. Kies Kaart bewaren (CTRL+S). Zo voert u een nieuwe afspraak in voor een lead: 1.

Klik op Leads in het paneel Onderdelen.

2.

Kies de gewenste lead. Bekijk reeds gemaakte afspraken eventueel op het tabblad Activiteiten.

3.

Klik op Nieuwe activiteit in het paneel Acties. Er verschijnt een zoekvenster met alle activiteitssoorten.

4.

Kies Afspraak en klik op OK.

5.

Voer de afspraak in volgens de voorgaande procedure.

Automatisch e-mailbericht aan de betrokken medewerker Als bij de geselecteerde medewerker een e-mailadres is ingevoerd, wordt er automatisch een e-mailbericht over de afspraak aangemaakt. Hierdoor wordt de medewerker op de hoogte gesteld van de afspraak. Bovendien is bij het bericht een bijlage gevoegd, waarm ee de afspraak direct kan worden opgevraagd in PerfectView.

E-mailbericht m.b.t. een nieuwe afspraak. Dubbelklik op de bijlage om de afspraakkaart te openen in PerfectView. Ook voor taken wordt een dergelijk e-mailbericht aangemaakt, niet voor andere activiteitssoorten.


pagina 44 v an 81


Nieuwe taak invoeren Een nieuwe taak kan onder andere worden vastgelegd via de toepassing Activiteiten. Het toevoegen van een taak lijkt sterk op het invoeren van een afspraak, maar u kunt alleen een datum en geen tijdstip invoeren. Wel kunt u per taak een prioriteit opgeven. Zo voert u een nieuwe taak in: 1.

Kies Activiteiten in het paneel Onderdelen.

2.

Kies Taak in het paneel Nieuwe kaart.

3.

Kies eventueel een Contactpersoon. Dit is niet verplicht, u kunt ook interne taken zonder contactpersoon vastleggen.

4.

Voer de gegevens van de taak in. De Datum is de datum waarop de taak moet worden uitgevoerd.

5.

Kies de gewenste Prioriteit. Deze wordt in het Startvenster en op de todolijst getoond.

6.

Kies de Medewerker die de taak moet uitvoeren. De taak wordt in het Startvenster van deze medewerker getoond, op de zojuist ingevoerde Datum.

7. 8.

Ga naar het tabblad Outlook, als u de activiteit in uw takenlijst wilt opnemen. Markeer Activiteit naar Microsoft Outlook kopiëren en geef aan, of er ook een herinn ering moet worden getoond in Microsoft Outlook. Dit is alleen mogelijk als bij de medewerker is aangegeven, dat activiteiten moeten worden gesynchroniseerd met Microsoft Outlook.

9. Kies Kaart bewaren (CTRL+S). 10. Er wordt een e-mailbericht voor de betrokken medewerker aangemaakt, als er een e-mailadres bij de medewerker is vastgelegd. Een nieuwe taak kan ook worden ingevoerd via de onderstaande toepassingen:  Contactpersonen: selecteer de contactpersoon en klik op Taak in het paneel Acties.  Leads: selecteer de lead en klik op Nieuwe activiteit in het paneel Acties. Kies dan de activiteit Taak.

Andere activiteiten invoeren Andere activiteiten kunnen op diverse manieren worden ingevoerd, zoals aangegeven in hoofdstuk „Activiteiten invoeren‟. U kunt eventueel extra activiteitssoorten gebruiken, door deze vast te leggen in de instellingen. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Activiteitssoorten toevoegen‟. De nieuwe activiteitssoorten zijn beschikbaar in PerfectView, nadat u PerfectView opnieuw hebt opgestart. Als het aantal activiteitssoorten erg oploopt, kunnen niet alle activiteitssoorten worden getoond in het paneel Nieuwe kaart in de toepassing Activiteiten, of het paneel Acties in de toepassing Contactpersonen. Onderaan deze panelen vindt u dan de keuze Meer, voor het opvragen van alle activiteitssoorten in een zoekvenster.

Andere activiteiten kunnen met de keuze Meer worden opgevraagd. Extra activiteitssoorten zijn altijd gebaseerd op een bepaald type activiteit. De activiteitssoort Verkoopgesprek kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op het type Afspraak. Hierdoor zal de activiteitssoort Verkoopgesprek dezelfde werking hebben als de activiteitssoort Afspraak. Dit houdt bijvoorbeeld in, dat ook ingeplande verkoopgesprekken op het Startvens ter worden getoond en kunnen worden gesynchroniseerd met de Agenda van Microsoft Outlook.


pagina 45 v an 81


Vervolgactie op telefoongesprek inplannen Als u een telefoongesprek hebt vastgelegd, kunt u direct een vervolgactie inplannen. Klik op Vervolgactie inplannen, onderaan op de activiteitskaart van het telefoongesprek. Hierdoor wordt een nieuwe activiteitskaart aangemaakt, en de organisatie of lead wordt overgenomen van de activiteitskaart van het telefoongesprek.

Activiteiten opvragen Activiteiten en taken kunnen op verschillende manieren worden opgevraagd:  Via het Startvenster In het Startvenster worden afspraken en taken van de huidige medewerker getoond.  Via de toepassing Contactpersonen De activiteiten van de geselecteerde contactpersoon worden op een apart tabblad getoond. Dubbelklik op een activiteit om de kaart te raadplegen.

Gebruik de filterknoppen om een bepaald type activiteiten op te vragen.





Via de toepassing Organisaties Activiteiten van de geselecteerde organisatie. Dit zijn activiteiten die zijn toegekend aan contactpersonen van de geselecteerde organisatie. Via de toepassing Leads De activiteiten worden op de leadkaart getoond. Als een lead wordt overgezet naar een organisatie, wordt de leadkaart verwijderd. De contactpersoongegevens worden op een aparte contactpersoonkaart vastgelegd. De activiteiten worden overgezet naar de contactpersoon, en kunnen via de contactpersoon - of organisatiekaart worden opgevraagd.



Via de toepassing Activiteiten Alle activiteiten worden getoond, ook activiteiten die niet aan een bepaalde contactpersoon zijn toegekend. U kunt snel filteren op een soort activiteit via het paneel Tonen:

Kies het soort activiteit dat in de lijstweergave moet worden geselecteerd. U kunt diverse overzichten van activiteiten opvragen via Bestand  Afdrukken. Selecteer eventueel eerst de gewenste activiteiten in de lijstweergave.

Activiteiten voltooien Als een activiteit is voltooid, kunt u dit aangeven op de activiteitskaart. Voltooide afspraken en taken worden niet meer getoond in het Startvenster, of op de Afsprakenlijst resp. de Todolijst. Zo voltooit u een activiteit: 1.

Open de toepassing Activiteiten.


pagina 46 v an 81


2. 3.

Kies de gewenste activiteit. Klik op het veld Voltooid om dit te markeren. U hoeft de kaart niet te openen met Wijzigen kaart om deze actie uit te voeren.

U kunt activiteiten ook snel voltooien via het Startvenster of de toepassingen Organisaties, Leads of Contactpersonen. De werkwijze is in alle situaties hetzelfde. Zo voltooit u een activiteit vanuit contactpersonen: 1.

Open de toepassing Contactpersonen en kies de gewenste contactpersoon.

2.

Kies het tabblad Activiteiten en kies de activiteit die u wilt voltooien.

3.

Dubbelklik op het veld Voltooid.

4.

U wordt in de gelegenheid gesteld om eventueel een notitie in te voeren. Bewaar deze na invoer en u keert weer terug naar de kaart van de contactpersoon.

Als u op deze manier een taak voltooit via het Startvenster, wordt deze taak direct uit het Startvenster verwijderd.


pagina 47 v an 81


Correspondentie en mailings In dit hoofdstuk wordt het aanmaken en beheren van documenten behandeld, met de toepassingen Correspondentie en Mailings. PerfectView biedt een aantal extra mogelijkheden m.b.t. samenvoegdocumenten, deze worden toegelicht in hoofdstuk „Mailing per e-mail of op papier‟.

Correspondentie Documenten kunnen worden aangemaakt en beheerd in de toepassing Correspondentie. Documenten worden altijd aangemaakt op basis van een sjabloon (standaardbrief). Door het gebruik van een sjabloon kunnen gegevens uit PerfectView worden samengevoegd met een standaardtekst. Hierdoor kunt u met slechts enkele handelingen bijvoorbeeld een complete brief aanmaken. Door deze aanpak bouwt u een correspondentiehistorie op in PerfectView. Deze kan worden opgevraag d in de toepassing Correspondentie, maar ook per organisatie, contactpersoon of lead. Via een correspondentiekaart kan het aangemaakte document met één muisklik worden geopend. In PerfectView wordt alleen informatie over documenten bewaard. De documenten zelf worden bewaard op een standaardlocatie op uw systeem. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Algemene instellingen vastleggen‟.

Nieuw document aanmaken In deze paragraaf wordt het aanmaken van een nieuw document voor een contactpersoon (van een organisa tie) of lead behandeld. Een nieuw document wordt altijd aangemaakt op basis van een sjabloon. De sjabloon bepaalt de indeling van het document en de PerfectView gegevens die in het document worden opgenomen. Voor meer informatie over sjablonen, zie hoofdstuk „Sjablonen vastleggen‟. Voor de adressering en aanhef van een document zijn de volgende zaken van belang: 



Adressering Voor een document aan een contactpersoon van een organisatie wordt het adres van de contactpersoon of het postadres van de organisatie gebruikt. Dit is afhankelijk van het veld Privéadres als correspondentieadres gebruiken op de contactpersoonkaart. Bij leads wordt altijd het postadres van de lead gebruikt. Aanhef Per sjabloon wordt bepaald, of een formele of informele aanhef gebruikt wordt. Hierdoor wordt niet alleen de aanhef beïnvloed, maar ook de adresregel met de naam van de contactpersoon. U kunt per document afwijken van de instelling die in de onderliggende sjabloon is gedefinieerd.

Een volledig ingevulde documentkaart. Op de Datum rechtsboven is het document feitelijk aangemaakt.


pagina 48 v an 81


Zo maakt u een nieuw document aan: 1. Bepaal of u een brief wilt aanmaken voor een contactpersoon van een organisatie of voor een lead: 

Brief voor een contactpersoon: Klik op Contactpersonen in het paneel Onderdelen en selecteer de gewenste contactpersoon.



Brief voor een lead: Klik op Leads in het paneel Onderdelen en selecteer de gewenste lead. 2.

Klik op Nieuw document in het paneel Acties. Er wordt een nieuwe kaart aangemaakt en de contactpersoon of lead wordt automatisch geselecteerd.

3.

Controleer of de adresgegevens van de contactpersoon compleet zijn. Kies in Sjabloon het soort document dat u wilt aanmaken. De instelling Formele aanhef wordt overgenomen van de sjabloon, maar kan voor het nieuwe document worden gewijzigd.

4.

Klik in het veld Betreft. Hierdoor wordt de omschrijving van de sjabloon overgenom en, maar deze kan worden gewijzigd of aangevuld.

5.

In Auteur wordt de naam van de aangemelde (ingelogde) medewerker getoond, als deze bekend is in PerfectView. Dit is de medewerker die het document ondertekent, en het document zal op naam van deze medewerker worden geregistreerd. U kunt een andere auteur kiezen, als u een document aanmaakt voor iemand anders. De code van de Afdeling van de Auteur wordt automatisch overgenomen.

6.

Kies Kaart b ewaren (CTRL+S). U kunt het document nu direct aanmaken.

U kunt het document ook later aanmaken of opnieuw opvragen met Openen document in het paneel Acties.

Vervolgactie inplannen U kunt automatisch een vervolgactie inplannen, als dit in de instellingen van de sjabloon is aangegeven. Na de keuze voor de sjabloon verschijnen extra velden op de documentkaart.

Extra velden voor het inplannen van een actie. De naam van de actie wordt getoond en kan niet worden gewijzigd. Op basis van het aantal dagen wordt de datum van de actie bepaald. Geef op welke medewerker de actie moet uitvoeren. Er wordt automatisch een nieuwe activiteitskaart aangemaakt. In de omschrijving wordt de naam van het document opgenomen. Bovendien kan het document worden geopend via de activiteitskaart.

Klik op Document openen om het originele document in te zien.


pagina 49 v an 81


Veelgestelde vragen V

Als ik een nieuwe brief aanmaak, wordt mijn naam niet getoond in het veld Auteur. Ook de code van mijn afdeling wordt niet getoond. Hoe kan ik dit verhelpen?

A

Uw Windows inlognaam moet gelijk zijn aan de Inlognaam die voor u in PerfectView is vastgelegd. Zie ook hoofdstuk „Medewerkers vastleggen‟. Als u de gegevens van een bepaalde medewerker hebt toegevoegd in PerfectView, dan moet deze medewerker PerfectView afsluiten en opnieuw starten.

V

Ik heb erg veel contactpersonen. Hoe kan ik een bepaalde contactpersoon snel terugvinden?

A

Enkele tips om snel een contactpersoon te zoeken: Ga snel naar een bepaalde contactpersoon via de bladerbalk (aan de rechterkant van het PerfectView venster). Klik op de eerste letter van de achternaam. Gebruik het zoekvenster. Pas de volgorde van de lijst met contactpersonen eventueel aan via de menukeuze Zoeken of via de werkbalk Zoeken:

Start de het zoekvenster met

of CTRL+F:

Voer de eerste letters van de gewenste naam in. Selecteer de naam en druk op ENTER. V

Ik verwacht dat bepaalde gegevens automatisch in het nieuwe document worden opgenomen, maar dit is niet het geval. Wat is hiervan de oorzaak?

A

Elk document wordt samengesteld op bas is van een sjabloon. In deze sjabloon staan samenvoegvelden die verwijzen naar gegevens die in PerfectView zijn vastgelegd. Controleer of de volgende gegevens compleet zijn:

 

Bedrijfsgegevens in de Instellingen. Organisatie en contactpersoon of lead. Is het juiste land en de juiste taal opgegeven?

 

Toepassing Talen: zijn alle velden ingevuld van de taal van de organisatie of contactpersoon? Toepassing Medewerkers: zijn alle velden ingevuld? Controleer het tabblad Ondertekening. Controleer ook de gegevens van de gekoppelde afdeling. Als u de gegevens van een bepaalde medewerker hebt toegevoegd in PerfectView, dan moet deze medewerker PerfectView afsluiten en opnieuw starten.

Voor meer informatie over sjablonen, zie hoofdstuk „Sjablonen vastleggen‟.


pagina 50 v an 81


Documenten opzoeken en openen Van elk document wordt een kaart aangemaakt in de toepassing Correspondentie. Deze kaart bevat een verwijzing naar het document, waardoor u het document snel kunt opvragen. U hoeft documenten dus niet vanuit uw tekstverwerker te openen. U kunt documenten snel opzoeken met de volgende acties in de toepassing Correspondentie:  Klik op Mijn documenten om documenten op te vragen waarbij u als Auteur bent geregistreerd.  Klik op Alles van deze auteur om alle documenten van een andere auteur op te vragen. Kies in de lijstweergave eerst een document van de gewenste auteur. Na één van deze keuzen worden de gewenste documenten geselecteerd. U kunt de markeringen en de selectie opheffen met Selectie  Opheffen selectie. Het markeren van een s electie biedt extra mogelijkheden, bijvoorbeeld het verwijderen van een aantal kaarten in één keer. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Gegevens selecteren‟.

Document openen, afdrukken of mailen Als u een documentkaart hebt geselecteerd in de lijstweerga ve, hebt u de volgende mogelijkheden in het paneel Acties:  Openen document Het document wordt geopend in uw tekstverwerker. Als het document nog niet bestaat, wordt dit aangemaakt.  Afdrukken document Het document wordt direct afgedrukt op uw standaardprinter. Het document wordt hiertoe geopend in uw tekstverwerker en afgedrukt. Daarna wordt uw tekstverwerker weer afgesloten. Deze keuze kan alleen worden uitgevoerd als het document al is aangemaakt.  Versturen document Er wordt een nieuw e-mailbericht aangemaakt met het document als bijlage (attachment). E-mailberichten worden bewaard als correspondentie, als dit in de instellingen is opgegeven. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „E-mail archiveren in PerfectView‟. Deze keuze kan alleen worden uitgevoerd als het document al is aangemaakt.

Documenten opvragen via organisaties, contactpersonen en leads Documenten kunnen ook worden opgevraagd op basis van de organisatie, contactpersoon of lead waaraan ze verstuurd zijn, in de toepassingen Organisaties, Contactpersonen of Leads.

Alle correspondentie die gericht is aan een contactpersoon. Als de kolom Datum leeg is, is het document niet daadwerkelijk aangemaakt. De kolom Datum is ook leeg als de gebruiker onvoldoende rechten heeft voor het raadplegen van de datum. Dubbelkik op de regel van een document om de documentkaart te openen. Klik op Document openen (onderin het venster) om het document direct in te zien.


pagina 51 v an 81


Informatie op de documentkaart Er is alleen een feitelijk document aangemaakt, als het veld Da tum rechtsboven op de documentkaart gevuld is. Een kaart kan niet meer worden gewijzigd als er een document is aangemaakt. De Datum is ook leeg als de gebruiker onvoldoende rechten heeft voor het raadplegen van de datum. Op het tabblad Details kunt u zien, welke medewerker het document heeft aangemaakt en door wie dit het laatst is gewijzigd:

Detailinformatie m.b.t. het document.

Mailings verzorgen PerfectView CRM bevat een speciale toepassing voor het versturen van mailings, en het vastleg gen van reacties en respons.

Mailing versturen U kunt een mailing versturen aan een selectie van contactpersonen of leads. Een mailing is altijd gebaseerd op een sjabloon. Maak eerst de gewenste sjabloon aan, als u dit nog niet hebt gedaan. De aangemaakte mailing bestaat uit één document, met daarin voor elke geselecteerde relatie bijvoorbeeld een brief. Omdat alle brieven in één document zitten, kunt u deze in een keer afdrukken. Het samengevoegde document wordt niet in PerfectView bewaard. Het sjabloon dat voor een mailing is gebruikt, kan wel worden opgevraagd. Bij het aanmaken van de mailing kunt u aangeven, dat voor de betrokken relaties een activiteit moet worden aangemaakt. Hierdoor kunt u per relatie de respons op de mailing vastleggen. Zo maakt u een mailing aan: 1.

Klik op Leads of Contactpersonen in het paneel Onderdelen.

2.

Klik op Mailing in het paneel Acties.

3. 4.

Klik op Nieuwe kaart (CTRL+N). Voer de Betreft-regel in. Deze wordt overgenomen in de brief, als dit in het sjabloon is gedefinieerd. Als u activiteiten aanmaakt op basis van de mailing, wordt deze regel overgenomen als omschrijving van

de activiteit. 5.

Selecteer de Medewerker. De gegevens van deze medewerker worden overgenomen in de mailing – bijvoorbeeld in de ondertekening – als dit in het sjabloon is gedefinieerd.

6.

Als u activiteiten aanmaakt op basis van de mailing, worden deze op naam van deze medewerker gezet. Bepaal in Mailing vanuit of u een mailing aan wilt maken voor leads of contactpersonen van organisaties. Nu kunt u de drie stappen op het tabblad Mailing afwerken. U kunt stap 2 pas uitvoeren na stap 1, daarom wordt stap 2 eerst nog in een grijs lettertype getoond. Stap 3 kan pas worden uitgevoerd na stap 2.


pagina 52 v an 81


Stap 1 wordt in het zwart getoond en moet als eerste worden uitgevoerd. 7.

Klik op Bladeren in Stap 1 om een sjabloon te kiezen. U kunt eventueel ook een nieuw sjabloon aanmaken.

8.

Klik op Selectie maken in Stap 2. Selecteer nu de gewenste contactpersonen of leads, bijvoorbeeld door deze te markeren in de lijstweergave. Ook kunt u selecties toepassen met Selectie  Vaste selectie of Selectie  Eigen Selectie. U kunt leads ook selecteren op basis van de interesseselectie in het paneel acties.

9.

Keer terug naar de mailingkaart met de keuze Mailings in het paneel Acties.

10. Markeer Archiveren per relatie, als u per relatie een activiteitskaart van de mailing wilt aanmaken. Hierdoor kunt u per relatie de respons vastleggen via de mailingkaart. Dit wordt apart toegelicht. Als u dit veld niet markeert, worden de contactpersonen of leads niet gekoppeld aan de mailing. Het tabblad Relaties op de mailingkaart wordt niet getoond. 11. Klik op Uitvoeren in Stap 3 om de mailing aan te maken. 12. Kies Kaart bewaren (CTRL+S). Na de mailing worden de betreffende relaties getoond op het tabblad Relaties (allee n als u Archiveren per relatie gemarkeerd hebt). Het sjabloon dat voor de mailing is gebruikt, kan worden geopend met de keuze Openen Sjabloon in het paneel Acties.

Reactie en respons vastleggen U kunt de reactie en respons vastleggen via de toepassing Mailings, als u Archiveren per relatie gemarkeerd hebt bij het aanmaken van de mailing. Als u Archiveren per relatie niet gemarkeerd hebt, kunt u de respons vastleggen via de toepassing Activiteite n. U kunt per respons bijvoorbeeld een activiteit van het type Telefoongesprek vastleggen. Bij invoer via de mailingkaart kunt u echter snel zien welke relaties al hebben gereageerd, en is het makkelijker om overzicht te houden. Zo legt u de reactie en respons via de mailingkaart vast: 1. Klik op Leads of Contactpersonen in het paneel Onderdelen. 2.

Klik op Mailing in het paneel Acties en selecteer de gewenste Mailing.

3.

Kies het tabblad Relaties. Hierop staan de relaties (leads of contactpersonen) waarvoor u de mailing hebt aangemaakt.

4.

Als u een reactie wilt invoeren, selecteert u de betreffende relatie. Klik dan op de knop Gereageerd (onderaan) of dubbelklik op het aankruisvak in de kolom Gereageerd.


pagina 53 v an 81


U kunt de reactie van de relatie direct invoeren. 5.

Geef aan of u de response wilt invoeren. Zo ja, dan wordt de activiteitskaart geopend, en kunt u de

6.

respons invoeren in het vak Notitie. Kies Kaart bewaren (CTRL+S). De activiteitskaart wordt bewaard en u keert terug naar de mailingkaart.

Het aankruisvak Gereageerd op het tabblad Relaties komt overeen met het aankruisvak Voltooid in de toepassing Activiteiten. U hebt de volgende extra mogelijkheden op het tabblad Relaties: 

Selectieknoppen gebruiken Gebruik de knoppen Allen, Gereageerd of Niet gereageerd om de betreffende relaties op te vragen.

Met de keuze Gereageerd worden relaties geselecteerd, die op de mailing hebben gereageerd.  

Open een bepaalde activiteitskaart door er op te dubbelklikken. Klik op Open lijst in contactpersonen om alleen de getoonde contactpersonen in de toepassing Contactpersonen op te vragen. U kunt eerst een selectie uitvoeren met de knoppen Gereageerd of Niet gereageerd. Hierdoor worden alleen de betreffende contactpersonen geselecteerd. De knop Open lijst in Leads werkt hetzelfde, maar hiermee maakt u een selectie in de toepassing Leads. Met de knop Verwijderen kaarten kunt u alle activiteitskaarten van de mailing verwijderen. Een eventuele selectie wordt niet gebruikt, alle kaarten worden verwijderd. Hiern a wordt het tabblad Relaties niet meer getoond.


pagina 54 v an 81


Omzetverwachting en –realisatie U kunt verwachte en gerealiseerde verkooporders invoeren in de toepassing omzet. Bij elke verkooporder geeft u de betrokken medewerker op, waardoor u de omzetverwachting en –realisatie ook per medewerker kunt opvragen. Voordat u verkooporders kunt invoeren, moet u uw producten vastleggen. Bij het invoeren van een verkooporder kiest u de gewenste producten en aantallen, en u kent eventueel kortingen toe. Het verkooporderbedr ag wordt automatisch berekend. Bij verwachte verkooporders geeft u met een verkoopfase de verwachte kans op succes aan. Een verkooporder in de fase Longlist heeft bijvoorbeeld een kans van 25%, een verkooporder in de fase Offerte heeft een kans van 60%. Op basis van deze percentages wordt de omzetverwachting bepaald. Als de verkooporder wordt gerealiseerd, wordt het percentage op 100% gesteld. Een dergelijke verkooporder telt voor 100% mee in de gerealiseerde (werkelijke) omzet. Als de verkooporder niet doo rgaat, wordt het percentage op 0% gesteld.

Producten vastleggen U kunt producten vastleggen in de toepassing Producten. Hierbij kunt u denken aan artikelen, diensten, declarabele kilometers, uren tegen tarief, etc. Als u een verkooporder invoert, moet u in elke verkooporderregel een product kiezen. Leg daarom alle verwachte producten vast. Wel is het mogelijk om de prijs van een product in een verkooporder te wijzigen, of op nul te stellen. Voordat u producten gaat vastleggen, legt u productgroepen en een heden (stuk, doos, pallet, etc. ) vast. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Productgroepen en eenheden vastleggen‟. Zo legt u producten vast: 1.

Klik op Omzet in het paneel Onderdelen.

2.

Klik op Producten in het paneel Onderdelen.

3.


4.

Voer de gegevens van het product in. De Verkoopprijs wordt standaard overgenomen in verkooporderregels, maar kan worden gewijzigd.

5. 6.

Voer ter informatie de Productomschrijving in het voeg eventueel een Afbeelding toe. Kies Kaart bewaren (CTRL+S).

7.

Leg alle producten op deze wijze vast.

De gegevens op het tabblad Omzet worden apart toegelicht, zie hoofdstuk „Gerealiseerde omzet per product‟.


pagina 55 v an 81


Verwachte verkooporders invoeren Als u interesse hebt gewekt bij een klant voor een verkoop, kunt u direct een potentiële verkooporder vastleggen. U geeft met een verkoopfase aan, in welk stadium de order zich bevindt. De verkoopfase bepaalt tevens de kans dat de verkoop doorgaat. Deze kans wordt uitgedrukt in een percentage. Verkoopfases kunnen worden vastgelegd in de instellingen, zie hoofdstuk „Verkoopfases vastleggen‟. Zo voert u een verwachte verkooporder in: 1.


2. 3.

Klik op Nieuwe kaart (CTRL+N). Kies de Organisatie en Contactpersoon. Voer de algemene Omschrijving in. Deze wordt in diverse overzichten en op het Startvenster getoond.

4.

Kies de Accountmanager. Dit is de medewerker die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de verkooporder. De verkooporder wordt meegeteld in de omzetverwachting van deze medewerker.

5.

Kies de Verkoopfase. Hiermee geeft u ook de verkoopkans aan.

6.

Voer eventueel een Eindkorting in voor de hele verkooporder. Eerst worden alle regelkortingen afgehandeld. Dan wordt het totaal van de regelbedragen bepaald, en over dit totaal wordt de Eindkorting berekend.

7.


8.

Klik op de knop boven de verkoopregels om een nieuwe regel aan te maken:

Hierdoor ontstaat een invoerregel:

9.

Voer het aantal producten in. Kies dan product. De prijs wordt getoond, maar kan worden gewijzigd. Voer eventueel een percentage regelkorting in. om uw invoer te bevestigen. Deze regel wordt toegevoegd aan de andere regels.

10. Klik op

Verkooporder wijzigen Verwachte verkooporders kunnen worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat u een andere verkoopfase wilt toekennen, of omdat u orderregels wilt toevoegen of wijzigen. U kunt een verkooporderregel wijzigen, door te klikken op de gewenste kolom. Alleen gegevens in kolommen met een grijze achtergrondkleur kunnen worden gewijzigd.

Klik in de grijze kolom Prijs om de productprijs te wijzigen. De grijze achtergrondkleur wordt niet getoond als er pas één regel is ingevoerd.


pagina 56 v an 81


Als u een prijs van 0,-- invoert, vraagt PerfectView u om de prijs te bevestigen. Het is wel mogelijk om te werken met een prijs van 0,--, bijvoorbeeld omdat u een product weggeeft of om een andere reden niet in rekening wilt brengen. Als u een andere Verkoopfase wilt toekennen, klikt u eerst op Kaart wijzigen. Na het wijzigen van de Verkoopfase wordt de omzetverwachting direct herberekend. Voor een gerealiseerde of afgewezen verkooporder volgt u een andere methode, deze wordt apart toegelicht.

Vervolgactie verkooporder aanmaken U kunt een activiteit op basis van een verkooporder invoeren met de knop Vervolgactie aanmaken in het paneel Acties. Hierdoor wordt de toepassing Activiteiten geopend, en u kunt aangeven wat voor activiteitssoort u wilt gebruiken. De organisatie, contactpersoon en omschrijving van de verkooporder worden automatisch overgenomen in de activiteit. Voor meer informatie over activiteiten, zie hoofdstuk „Activiteiten invoeren‟.

Verkooporder gerealiseerd of afgewezen Een verwachte verkooporder kan eenvoudig worden omgezet in een gerealiseerde of afgewezen verkooporder. Een afgewezen order krijgt automatisch een verkoopkans van 0% en telt niet meer mee in de omzetverwachting. Een gerealiseerde verkooporder krijgt een verkoopkans van 100%. Gerealiseerde verkooporders worden toegevoegd aan de gerealiseerde omzet, en niet meer getoond in de verwachte omzet. Zo kunt u een verkooporder realiseren of wijzigen: 1.


2.

Selecteer de gewenste verkooporder.

3. 4.

Klik op Verkoop afsluiten in het paneel Acties. PerfectView vraagt of de verkooporder is gerealiseerd of niet:



Kies Ja als de verkooporder is gerealiseerd. Hierdoor wordt de Status gewijzigd in Gerealiseerd en de Verkoopkans wordt op 100% gesteld.



Kies Nee als de verkooporder niet is doorgegaan. Voer de reden hiervoor in en Kies kaart bewaren (CTRL+S). Hierdoor wordt de Status gewijzigd in Afgewezen en de Verkoopkans wordt op 0% gesteld.

Als u een verkooporder ten onrechte hebt afgewezen of gerealiseerd, klikt u opnieuw op Verkoop afsluiten in het paneel Acties. Hierdoor wordt de Status gewijzigd in Open en de voorgaande Verkoopfase wordt weer toegekend.

Omzetgegevens opvragen Omzetgegevens kunnen op verschillende manieren worden opgevraagd. In het Startvenster ziet de ingelogde medewerker zijn eigen omzetgegevens. Daarnaast kunnen de omzetgegevens per product worden opg evraagd. Voor de managementrapportage zijn diverse rapporten beschikbaar.

Omzetgegevens in het Startvenster In de onderste twee rubrieken wordt de verwachte en gerealiseerde omzet van de huidige medewerker getoond. De andere gegevens in het Startvenster worden apart toegelicht, zie hoofdstuk „Taken en afspraken in het Startvenster‟.

Verwachte omzet De rubriek Verwacht bevat een lijst van verkooporders die nog niet zijn gerealiseerd. De omzetverwachting wordt bepaald op basis van de verkoopfase per verkoo porder. De bijbehorende kans wordt met een percentage aangegeven in de kolom Kans.


pagina 57 v an 81


Open de lijst met de open-knop, links in de titelbalk. U kunt een vorige of volgende maand opvragen met de knoppen . Als u de lijst wilt afdrukken, klikt u op

. Het overzicht wordt eerst op het scherm getoond,

vervolgens kunt u dit afdrukken. Het overzicht kan ook worden afgedrukt met Bestand  Afdrukken, keuze Verwachting. U kunt een verkooporderkaart openen door te dubbelklikken op de gewenste regel.

Omzet De rubriek Omzet bevat een overzicht van totalen van verwachte en gerealiseerde omzet. Als u deze rubriek opent, worden de gegevens direct herberekend (geactualiseerd). Bij grote aantallen verkooporders kan dit enige tijd in beslag nemen, open daarom de rubriek Omzet alleen als u de gegevens wilt bekijken.

De gegevens worden getoond per jaar, kwartaal en maand. U kunt bladeren met de pijltjestoetsen aan weerszijden van jaar, kwartaal en maand:

Door op het veld Jaaromzet te klikken, kunt u handmatig een andere jaar invoeren. De velden Kwartaal en Maand werken hetzelfde.

Gerealiseerde omzet per product U kunt omzettotalen per product opvragen in de toepassing Producten. Zo vraagt u de omzet per product op: 1.


2.

Klik op Producten in het paneel Onderdelen.

3.

Kies het gewenste product en ga naar het tabblad Omzetgegevens.

De omzetgegevens van het product. 4. 5.

U kunt bladeren met de pijltjestoetsen aan weerszijden van jaar, kwartaal en maand: Door op het veld Jaaromzet te klikken, kunt u handmatig een andere jaar invoeren. De velden Kwartaal, Maandomzet en Weekomzet werken hetzelfde.


pagina 58 v an 81


Orders en kansen per organisatie Orders en kansen worden per organisatie getoond op een apart tabblad in de toepassing Organisaties. Dubbelklik op een verkooporder om de verkooporderkaart te openen.

Omzetrapportage U kunt omzetkaart per verkooporder opvragen via de toepassing Omzet, menukeuze Bestand  Afdrukken. Daarnaast beschikt u over extra rapporten in de toepassing Rapporten. Deze toepassing kan worden gestart vanuit het paneel Acties. U vindt omzetrapporten per product in de rubriek Producten, en algemene omzetrapporten in de rubriek Omzet. De meeste rapporten spreken voor zich. In de grafiek Artikeloverzicht per b ranche worden de gegevens onderverdeeld op basis van de Branche die per organisatie kan worden opgegeven.


pagina 59 v an 81


Gegevens zoeken en selecteren Dit hoofdstuk geeft u een algemene indruk van de zoeken selectiefunctionaliteit van PerfectView. Een uitputtende beschrijving valt echter buiten het bestek van deze „Aan de slag…‟ gids. Voor meer informatie en voorbeelden kunt u de helptekst raadplegen. Deze vraagt u op met F1 of via het Help-menu. U gebruikt de zoekfunctionaliteit om snel een gegeven te vinden, bijvoorbeeld een contactpersoon. Als u gegevens selecteert, kunt u extra bewerkingen uitvoeren, zoals het bewerken of verwijderen van de gehele selectie, of het versturen van een mailing aan alle geselecteerde contactpersonen. Deze extra bewerkingen worden aan het einde van dit hoofdstuk toegelicht.

Lijstweergave aanpassen Het zoeken van gegevens wordt vergemakkelijkt door een optimaal gebruik van de weergaveopties van PerfectView. Deze opties vindt u in het menu Beeld. Met deze opties bepaalt u hoe het PerfectView venster wordt ingedeeld. De combinatie van kaarten lijstweergave is het meest geschikt voor dagelijkse werkzaamheden. Als u de lijstweergave wilt vergroten, versleept u de scheiding tussen de lijst en de kaart. Zo past u de positie en grootte van de lijstweergave aan: 1.

Kies Beeld  Kaart en Lijst. De lijstweergave wordt getoond, met de kaart van de geselecteerde regel.

2.

U kunt trouwens snel schakelen tussen de weergaven met F11.

Vergroot de lijstweergave als volgt:  Plaats de muisaanwijzer op de scheiding tussen lijst en kaart.  Houdt de linkermuistoets ingedrukt en versleep de scheiding.

3.

Als de lijstweergave verder moet worden vergroot, kiest u bijvoorbeeld Beeld  Positie lijst  Rechts.

De lijst wordt rechts getoond, waardoor slechts een deel van de lijst zichtbaar is. U kunt de verticale scheiding tussen lijst en kaart eventueel verslepen. 4.

Kies Beeld  Lijst om alleen de lijstweergave op te vragen.

U kunt snel gegevens zoeken met de Bladerbalk die rechts wordt getoond. Klik bijvoorbeeld op E om naar het eerste gegeven te gaan dat begint met de letter E. Zie ook hoofdstuk „Bladerbalk‟.

Kolomindeling van de lijstweergave aanpassen De lijstweergave wordt normaalgesproken met een standaard kolomindeling getoond. U kunt de volgorde van kolommen wijzigen, en kolommen toevoegen of verwijderen. De gegevens in de lijstweergave kunnen worden afgedrukt Bestand  Afdrukken (kies de Standaard Lijst). Door eerst de lijstweergave aan te passen, bepaalt u dus zelf welke kolommen worden afgedrukt.


pagina 60 v an 81


Zo past u de kolomindeling aan: 1. Kies Beeld  Aanpassen lijstweergave (SHIFT+F8). 2.

Er verschijnt een venster dat er als volgt uit kan zien:

De kolommen van de huidige weergave worden in het middelste vak getoond.

 

 

3. Voeg als volgt kolommen toe aan de lijstweergave: Kies een kolom in de linkerlijst. Klik op > (of dubbelklik op de naam van de kolom). De kolomnaam wordt verplaatst naar het vak in het midden. 4. Op overeenkomstige wijze kunt u kolommen verwijderen: Kies een kolom in de lijst die in het midden wordt getoond. Deze bevat alle kolomnamen die nu deel uitmaken van de weergave. Klik op < (of dubbelklik op de naam van de kolom). De kolomnaam wordt verplaatst naar het linkervak. U kunt de kolomvolgorde aanpassen met

 

en

.

5. Klik op OK om de lijstweergave te bekijken. U hebt nu de volgende mogelijkheden: Verplaatsen van kolommen door deze te verslepen. Verbreden en versmallen van kolommen. Plaats de muisaanwijzer op een kolomscheiding en versleep deze.

Gegevens zoeken Voor elke toepassing zijn enkele standaard zoekacties gedefinieerd. Deze vindt u in het menu Zoeken, en in de menubalk Zoeken. Als de standaard zoekmethoden niet volstaan, kunt u gebruik maken van eigen selecties. In een eigen selectie kunt u zoeken op alle gegevens in de toepassing (database), in een standaardselectie kunt u alleen de voorgedefinieerde zoekacties gebruiken. Zo zoekt u bijvoorbeeld een contactpersoon: 1. 2.

Kies Contactpersonen in het paneel Onderdelen. Kies bijvoorbeeld Zoeken  Achternaam - Organisatie. Of kies de gewenste zoeksleutel in de werkbalk Zoeken en klik op het vergrootglas:

De optie Zoeken kan ook met de standaard zoeksleutel worden geopend met CTRL+F. Het zoekvenster verschijnt:


pagina 61 v an 81


3.

Voer eventueel de eerste letters van de achternaam van de contactpersoon in. De naam wordt automatisch aangevuld en geselecteerd (zoals in de bovenstaande afb eelding).

4.

Druk op ENTER of klik op OK. U gaat in de lijstweergave direct naar de geselecteerde naam.

Gegevens selecteren Selecteren houdt in, dat enkele gegevens worden aangekruist in de lijstweergave. De geselecteerde gegevens kunnen in een keer worden bewerkt. Er zijn verschillende manieren om gegevens te selecteren: 

Handmatige selectie



Markeer gegevens met de muis of met het toetsenbord. Vaste selectie De belangrijkste selectiemethoden zijn voorgedefinieerd in PerfectView. U kunt organisaties standaard



bijvoorbeeld selecteren op postcodegebied. Eigen selectie Selecteren op alle kenmerken (velden) in een bepaalde toepassing. U kunt bijvoorbeeld alleen contactpersonen selecteren zonder organisatie (particulieren), en voor deze contactpersonen een brief aanmaken.

Nadat u een bepaalde selectie hebt toegepast, hebt u onder andere de volgende mogelijkheden:  Geselecteerde kaarten bewerken of verwijderen. Door het bewerken kunt u bij een selectie van contactpersonen bijvoorbeeld een memo toevoegen. Zie hoofdstuk „Geselecteerde kaarten bewerken‟.  Een e-mail versturen ten aanzien van de geselecteerde kaarten (bijvoorbeeld de geselecteerde contactpersonen). Zie het volgende hoofdstuk.  

Een mailing verzorgen ten aanzien van de geselecteerde kaarten (bijvoorbeeld de geselecteerde contactpersonen). Zie het volgende hoofdstuk. Een overzicht van de geselecteerde gegevens afdrukken met Bestand  Afdrukken.

Handmatige selectie Gebruik de handmatige selectie als u snel enkele kaarten wilt selecteren. Zo voert u een handmatige selectie uit: 1. 2.

Kies de gewenste toepassing, bijvoorbeeld Contactpersonen. Ga naar de lijstweergave met Beeld  Lijst of Beeld  Kaart en lijst, als de lijstweergave nog niet wordt getoond.

3.

Markeer het selectievak van de gewenste kaarten met de muis.


pagina 62 v an 81


Handmatige selectie van twee kaarten. Kies Bewerken  Verwijderen geselecteerde kaarten om alleen de geselecteerde (aangekruiste) kaarten te verwijderen.

4.

U kunt een kaart ook selecteren met de spatiebalk, of met *. Door * te gebruiken, gaat u direct na ar de volgende regel. Hierdoor kunt u snel een aantal opeenvolgende regels selecteren.

5.

Om de selectie te controleren, kiest u eventueel Beeld  Geselecteerde kaarten. Niet-geselecteerde kaarten worden niet getoond.

6.

Voer de gewenste bewerking op de selectie uit.

7.

Hef de selectie eventueel op met Selectie  Opheffen selectie.

Vaste selectie PerfectView wordt geleverd met enkele vaste selecties, waardoor u niet altijd uw eigen selecties hoeft te definiëren. De vaste selecties zijn altijd afhankelijk van de toepassing die u gebruikt. De vaste selecties van bijvoorbeeld Contactpersonen zijn dus niet hetzelfde als die van Organisaties. Zo voert u een vaste selectie uit: 1.

Kies de gewenste toepassing, bijvoorbeeld Organisaties.

2.

Ga naar de lijstweergave met Beeld  Lijst of Beeld  Kaart en lijst, als de lijstweergave nog niet wordt getoond.

3.

Kies Selectie  Vaste selectie (sneltoets F4).

Selectie op postcodegebied. 4.

Voer zo nodig de selectiecriteria in. Bij het selecteren van kaarten van een bepaald postcodegebied bijvoorbeeld, moet u de laagste en hoogste postcode invoeren.

U kunt de kwaliteit van de adresinvoer van organisaties controleren met een vaste selectie. Open de toepassing Organisaties, kies Selectie  Vaste selectie en kies de selectiemethode Ongeldige adressen. U kunt de geldigheid van privéadressen op overeenkomstige wijze controleren via de toepassing Contactpersonen.

Selecteren contactpersonen op verjaardag Verjaardagen van contactpersonen kunnen standaard worden vastgelegd in PerfectView op het tabblad Privégegevens in de toepassing Contactpersonen. U kunt contactpersonen selecteren op verjaardag vanuit deze toepassing met Selectie  Vaste selectie. Kies Jarigen volgende week en voer de selectie uit met Selectie starten. Alle contactpersonen die voldoen aan de selectie worden gemarkeerd en getoond in de lijstweergave. Op grond van deze selectie kunt u bijvoorbeeld een mailing aanmaken. U kunt eventueel ook een handmatige selectie op datum uitvoeren met Selectie  Eigen selectie (ALT+F7):


pagina 63 v an 81


Selectie van contactpersonen die op een bepaalde datum jarig zijn. U kunt als criterium eventueel ook Valt binnen de maand gebruiken.

Eigen selectie Als de vaste selecties niet voldoen, gebruikt u een eigen selectie. U kunt hiermee selecteren op alle velden die in de toepassing (database) voorkomen. We volstaan hier met een voorbeeld: het selecteren van organisaties van de klantengroep “Frequente klant”. Voor meer informatie over selecties verwijzen we u naar de online help van PerfectView. Zo voert u een eigen selectie uit 1.

Kies de gewenste toepassing, in dit voorbeeld Organisaties.

2.

Ga naar de lijstweergave met Beeld  Lijst of Beeld  Kaart en lijst, als de lijstweergave nog niet wordt getoond.

3.

Kies Selectie  Eigen selectie (sneltoets ALT+F7). Het selectiepaneel verschijnt.

4. 5.

Kies Klantengroep in Veld. Criterium bevat de standaardkeuze is gelijk aan. Wijzig deze niet.

6.

Voer het gewenste kenmerk in Waarde in, in dit geval het volgnummer van de klantengroep “Frequente klant”.

Selectie op klantengroep. Kies eventueel Nieuwe voorwaarde om een selectiecriterium toe te voegen. 7. Klik op Selectie starten om de selectie uit te voeren. Als u een selectie vaker wilt uitvoeren, kunt u de selectiecriteria bewaren. Kies in het bovenstaande selectiepaneel eerst voor Selectie  Selectie extra  Opslaan voorwaarden (of klik op

). Voer dan een

bestandsnaam in. U kunt de bewaarde selectiecriteria de volgende keer opvragen, nadat u Selectie  Eigen selectie hebt gekozen. Kies vervolgens Selectie  Openen selectie (of klik op

).

Geavanceerde selectiemogelijkheden U vindt meer over geavanceerde selectiemogelijkheden in de helptekst. We volstaan hier met een kort overzicht van de mogelijkheden: 

Selectie uitbreiden. Alle kaarten die geselecteerd zijn blijven geselecteerd. Kaarten die nog niet geselecteerd zijn worden door de nieuwe selectie alsnog geselecteerd (mits ze aan de criteria voldoen, uiteraard).


pagina 64 v an 81




Binnen selectie. Voer een extra selectie uit op reeds geselecteerde kaarten. Kaarten die niet voldoen aan de criteria worden uit de selectie gehaald.

Geselecteerde kaarten bewerken Als u eenmaal een aantal kaarten hebt geselecteerd, kunt u de bewerkingen uitvoeren die in het begin van dit hoofdstuk al zijn genoemd. Het versturen van mailings en e-mail komt in het volgende hoofdstuk aan de orde. In deze paragraaf wordt het bewerken van geselecteerde kaarten behandeld. Hiermee kunt u bijvoorbeeld in een keer het veld Soort relatie van een aantal organisaties wijzigen, zoals in de onderstaande procedure wordt getoond. Het wijzigen van gegevens heeft de volgende consequenties:  De wijziging wordt alleen doorgevoerd op de vooraf geselecteerde kaarten.  Door de wijziging worden oude gegevens vervangen door nieuwe gegevens. Als u bijvoorbeeld een nieuwe Klantengroep bij een aantal organisaties kiest, wordt de oude waarde vervangen door de nieuwe. Hierop bestaat één uitzondering: als u een memo invoert, wordt dit toegevoegd aan het reeds ingevoerde memo. Oude memo‟s worden dus niet verwijderd of vervangen. Het bewerken van een selectie wordt toegelicht aan de hand van een voorbeeld, het w ijzigen van de Klantengroep van een aantal organisaties. Zo maakt u een selectie aan en wijzigt u de geselecteerde kaarten: 1. 2.

Kies de gewenste toepassing, in dit voorbeeld Organisaties. Ga naar de lijstweergave met Beeld  Lijst of Beeld  Kaart en lijst, als de lijstweergave nog niet wordt getoond.

3.

Markeer de kaarten die u wilt bewerken. U kunt hiervoor ook een selectie gebruiken.

Handmatig geselecteerde kaarten. 4. 5.

Kies Bewerken  Bewerken geselecteerde kaarten. Kies Klantengroep in Te wijzigen veld en kies een nieuwe waarde.

Wijzigen van de Soort relatie. 6.

Klik op Start wijzigen.

7.

U moet nu per kaart toestemming geven voor het wijzigen. Als u alle kaarten in een keer wilt wijzigen, kiest u Ja op alles.

Na afloop wordt gemeld hoeveel kaarten gewijzigd zijn.


pagina 65 v an 81


Mailing per e-mail of op papier U hebt verschillende mogelijkheden om een e-mail of een mailing te versturen. Bij het aanmaken van een e-mail of een mailing wordt vaak gebruik gemaakt van een hoofddocument. Een hoofddocument stelt u in staat om gegevens uit PerfectView te gebruiken in documenten, zoals bevestigingsbrieven en verslagen. PerfectView bepaalt automatisch welk pakket u normaalgesproken voor e -mail gebruikt. Dit kan Microsoft Outlook of Outlook Express zijn, maar ook een ander pakket zoals Eudora, Netscape of Novell GroupWise.

Eenvoudig e-mailbericht versturen Een eenvoudig e-mailbericht bevat dezelfde tekst voor alle geadresseerden. Een dergelijk bericht komt overeen met een bericht dat u rechtstreeks invoert in uw e-mailprogramma: u kiest de geadresseerden en voert de tekst in. Elke geadresseerde ontvangt dezelfde boodschap. Voor een gepersonaliseerde boodschap gebruikt u Extra  Samenvoegen naar E-mail. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld de naam als aanhef opnemen in de e-mail, of bedrijfsgegevens vermelden. Zie de volgende paragraaf. Zo stuurt u een e-mail naar een contactpersoon Bij deze methode worden e-mailberichten geregistreerd als correspondentie, mits dit in de instellingen is opgegeven. 1.

Kies Contactpersonen in het paneel Onderdelen.

2.

Kies de contactpersoon.

3.

Klik op het pictogram naast het e-mailadres.

Klik op het pictogram naast het e-mailadres om een e-mail aan te maken. 4.

De e-mail wordt aangemaakt in uw e-mailprogramma.

Voor het versturen van e-mail aan meerdere contactpersonen past u eerst een selectie toe. Zo stuurt u een e-mail naar meerdere contactpersonen: Als u deze methode gebruikt, worden e-mailberichten niet gearchiveerd in de toepassing Correspondentie. 1.

Kies Contactpersonen in het paneel Onderdelen.

2.

Selecteer diverse contactpersonen in de lijstweergave. Vraag de lijstweergave op met Beeld  Kaart en lijst of Beeld  Lijst, als deze niet wordt getoond. U kunt contactpersonen handmatig selecteren door deze te markeren, of een vaste of een eigen selectie

3.

gebruiken. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Gegevens selecteren‟. Kies Extra  Nieuwe e-mailing. Er wordt een e-mailbericht aangemaakt dat u kunt aanvullen met tekst, en vervolgens kunt versturen.

E-mailberichten automatisch archiveren E-mail uit Microsoft Outlook kan automatisch worden gearchiveerd in PerfectView CRM. Dit geldt voor zowel inkomende als uitgaande e-mail. Dit is alleen mogelijk in combinatie met Microsoft Outlook of Novell GroupWise. Voor Novell GroupWise hebt u een aparte PerfectView module nodig. U moet het archiveren van e-mailberichten apart instellen. Bij het versturen en ontvangen van e-mail kunt u aangeven of deze in PerfectView CRM moet worden gearchiveerd. Dit gebeurt op basis van het e-mailadres van de geadresseerde (bij verzending) of de afzender (bij ontvangst). Als dit e-mailadres voorkomt bij een bepaalde contactpersoon in PerfectView CRM, dan wordt het bericht bij deze contactpersoon geregistreerd.


pagina 66 v an 81


Zo archiveert u ontvangen e-mail via Microsoft Outlook: 1. Open het ontvangen e-mailbericht in Outlook. Microsoft Outlook toont het e-mailbericht in een apart venster. 2.

Klik op de knop

om het bericht te archiveren.

Samenvoegen met een hoofddocument Samenvoegen is een krachtige functie waarmee u PerfectView gegevens in kunt voegen in bijvoorbeeld Microsoft Word. Het samenvoegen gebeurt in twee stappen. Eerst maakt u een sjabloon (het zogenaamde hoofddocument). In deze sjabloon kunt u samenvoegvelden gebruiken. Deze worden gebruikt om PerfectView gegevens in documenten op te nemen. Tijdens het samenvoegen ontstaat één nieuw document dat u vervolgens voor mailing of e -mailing kunt gebruiken. Documenten die worden aangemaakt via de samenvoeg opties in het menu Extra worden niet in PerfectView geregistreerd als correspondentie. Documenten worden wel geregistreerd als correspondentie als u deze aanmaakt met de keuze Nieuwe brief in toepassing Contactpersonen.

Gepersonaliseerde e-mailing sturen Vaak wilt u meerdere contactpersonen of medewerkers tegelijk een e mail sturen, bijvoorbeeld om ze uit te nodigen voor een bijeenkomst. Dergelijke berichten bevatten vaak voor iedere relatie dezelfde tekst, alleen de aanhef verschilt. PerfectView biedt voor deze taak een speciale optie. Hiermee kunt u met behulp van Microsoft Word een persoonlijke e-mail versturen. Dit wordt toegelicht aan de hand van een voorbeeld. Zo verzorgt u een gepersonaliseerde e-mailing: 1. Selecteer de contactpersonen aan wie u een e-mailbericht wilt sturen. 2.

Kies Extra  Samenvoegen naar E-mail. Het venster Samenvoegen verschijnt. In dit venster ziet u een aantal mogelijkheden voor het uitvoeren van een mailing.

3.

Kies Nieuwe Word e-mailing.

De mogelijkheden voor het samenvoegen van gegevens. Het kan voorkomen, dat in uw venster andere mogelijkheden worden getoond. 4. 5.

Klik op de knop Samenvoegen. Voer het onderwerp van de mailing in en bevestig met Samenvoegen. Microsoft Word wordt gestart en er wordt een nieuw document aangemaakt.

6.

Voer de tekst van uw bericht in. Op de plaatsen waar u PerfectView gegevens wilt gebruiken, voegt u een samenvoegveld in:


pagina 67 v an 81


Invoegen van een samenvoegveld voor een formele aanhef. U vindt meer informatie over het werken met samenvoegvelden in paragraaf hoofdstuk „Sjablonen vastleggen‟. 7.

U kunt het resultaat controleren met de knop Samenvoeggegevens weergeven.

Met de knop Samenvoeggegevens weergeven worden de gegevens van de eerste geselecteerde contactpersoon ingevuld, zodat u het document kunt controleren. Klik nogmaals op deze knop om terug te keren naar de samenvoegvelden. 8.

Klik op Samenvoegen. U moet nu het versturen van het e mailbericht bevestigen.

Gepersonaliseerde mailing maken Het samenstellen van een mailing komt in grote lijnen overeen met het samenstellen van een e -mailing en wordt niet apart toegelicht. Gebruik de procedure in de voorgaande paragraaf, maar gebruik de samenvoegoptie Extra  Samenvoegen of Extra  Samenvoegen naar Worddocument.

Gebruik de sjablonen op het tabblad Definities om een nieuwe sjabloon samen te stellen en daarna een mailing aan te maken.

Bestaande sjablonen gebruiken U kunt uiteraard gegevens samenvoegen met een hoofddocument dat eerder is samengesteld. Als u deze mogelijkheid gebruikt, wordt de mailing direct aangemaakt.


pagina 68 v an 81


Zo maakt u een mailing aan op basis van een sjabloon: 1. Selecteer de contactpersonen aan wie u een mailing wilt sturen. 2.

Kies Extra  Samenvoegen of Extra  Samenvoegen naar Worddocument.

3.

Ga naar het tabblad Documenten.

4.

Kies de gewenste sjabloon en kies Samenvoegen.

5.

De mailing wordt direct samengesteld en kan worden afgedrukt.

Geavanceerde samenvoegmogelijkheden Naast het gebruik van de samenvoegfunctie voor mailings en stand aarddocumenten kunt u deze functie ook nog voor andere doelen gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld een adressenlijst maken in Microsoft Word. Hiervoor kunt u de speciale samenvoegwizard gebruiken. Deze stelt u een aantal vragen en opent op basis daarvan een n ieuw samenvoegdocument (sjabloon) voor u. Zo maakt u een nieuw document aan op basis van een hoofddocument: 1. 2.

Selecteer eerst een aantal contactpersonen. Kies Extra  Samenvoegen.

3.

Kies het tabblad Stap-voor-stap.

4.

Kies het programma dat u wilt gebruiken en klik op Volgende.

5.

Kies het type document dat u wilt samenstellen en doorloop de rest van de wizard.

6.

Als u alle vragen hebt beantwoord klikt u op de knop Samenvoegen om het samenvoegen te starten.

7.

Microsoft Word wordt geopend en u kunt het sjabloon verder in delen. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Sjablonen vastleggen‟.

De samenvoegwizard maakt het u mogelijk samenvoegtaken op maat uit te voeren. Gebruikt u vaak dezelfde instellingen, vraag dan uw systeembeheerder of hij deze instellingen wil vastleggen i n een standaard samenvoeg opdracht (de zogenaamde samenvoegdefinitie) met behulp van PerfectView Designer.


pagina 69 v an 81


Gegevens afdrukken en exporteren U kunt gegevens vanuit PerfectView afdrukken of exporteren. U kunt vooraf een selectie maken van de gegevens die u wilt afdrukken of exporteren. Ook kunt u zelf de indeling bepalen van de gegevens die geëxporteerd of afgedrukt moeten worden. Exporteren houdt in, dat de gegevens in een apart, extern bestand worden opgeslagen. Dit bestand is ingedeeld volgens een standaardindeling naar keuze, waardoor het in andere programma‟s kan worden geopend. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om gegevens over te zetten naar Microsoft Excel. U kunt zowel gegevens (zonder opmaak) als rapporten exporteren. U kunt onder andere exporteren naar de volgende bestandsformaten: Portable Document Format (PDF, voor gebruik met Adobe Acrobat), Microsoft Word, Microsoft Excel, Lotus 123 en grafische bestanden (BMP).

Gegevens afdrukken U kunt in PerfectView vanuit elke toepassing een overzicht afdrukken met Bestand  Afdrukken. In sommige toepassingen beschikt u over extra overzichten. In de toepassing Organisaties bijvoorbeeld, kunt u een overzicht van contactpersonen per organisatie afdrukken. Het afdrukken spreekt over het algemeen voor zich. We volstaan hier met een voorbeeld: het afdrukken van adressenlijsten van organisaties. Zo drukt u een adressenlijst van organisaties af:

 

1.

Klik op Organisaties in het paneel Onderdelen.

2.

Bepaal eventueel van welke organisaties u een adressenlijst wilt afdrukken:

Als u slechts één organisatie wilt afdrukken, markeert u deze met de selectiebalk in de lijstweergave. U kunt diverse organisaties opnemen in het overzicht door de g ewenste organisaties te selecteren. 3.

Kies Bestand  Afdrukken.

4.

Kies het gewenste overzicht.

5.

Bepaal in Gegevens welke organisaties in het overzicht moeten worden opgenomen.

6.

Controleer het overzicht eventueel met een Afdrukvoorbeeld.

7.

Druk het overzicht af met Afdrukken.

Gegevens exporteren U kunt gegevens exporteren naar een bestand, bijvoorbeeld voor het gebruik van deze gegevens in Microsoft Excel. Bij het exporteren zijn twee keuzen van essentieel belang:  Type bestand Het bestandsformaat, bijvoorbeeld Microsoft Wordformaat of Microsoft Excelformaat. Het Type bestand bepaalt in grote mate in welke externe applicaties uw exportbestand kan worden gebruikt.


pagina 70 v an 81




Opmaak (indeling) Hierdoor wordt bepaald welke gegevens in het exportbestand worden geplaatst, en in welke volgorde. Voor het exporteren van een beperkt aantal gegevens kunt u het beste de Lijstopmaak gebruiken.

Het exporteren van gegevens wordt toegelicht aan de hand van een voorbeeld: het exporteren van adresgegevens van contactpersonen. Zo exporteert u adresgegevens van contactpersonen 1. 2.

Kies Contactpersonen in het paneel Onderdelen. Selecteer de gewenste contactpersonen met de mogelijkheden in het submenu Selectie. Dit is niet nodig als u alle contactpersonen wilt exporteren. Zie verder hoofdstuk „Gegevens selecteren‟.

3.

Kies Bestand  Exporteren.

4.

Kies Teken gescheiden als u naar Microsoft Excel wilt exporteren.

5.

Markeer Geselecteerde kaarten als u een selectie hebt toegepast.

6.

Kies Lijstopmaak in Opmaak als u alleen de gegevens in de lijstweergave wilt exporteren. Hierdoor kunt u precies bepalen welke gegevens worden geëxporteerd, want u kunt de lijstopmaak aanpassen. Voor meer informatie, zie hoofdstuk „Lijstweergave aanpassen‟.

7.

Bestandsnaam en locatie worden automatisch voorgesteld op basis van uw gebruikersnaam en de instellingen in PerfectView. U kunt deze gegevens eventueel aanpassen.

Exportinstellingen voor het exporteren van een selectie van gegevens in de vorm van de lijstopmaak. 8.

Klik op Exporteren.

Rapporten exporteren U kunt rapporten exporteren naar een bestand, bijvoorbeeld voor het gebruik van deze gegevens op een internetpagina (HTML-pagina). Dit gaat vrijwel hetzelfde in zijn werk als het afdrukken van rapporten. Het exporteren van een rapport kan bijvoorbeeld nuttig zijn, als u het rapport aan iemand anders wilt versturen per e mail. Als u het rapport exporteert in PDF-formaat, kan dit door de meeste gebruikers worden geopend. Voor het openen van een PDF-bestand moet de geadresseerde beschikken over Acrobat Read er, een product van Adobe. Dit softwarepakket kan gratis worden gedownload vanaf www.adobe.com. Hieronder wordt aangegeven hoe u een rapport kunt exporteren. Onder de procedure vindt u voor de volledigheid een overzicht van de belangrijkste bestandsformaten.


pagina 71 v an 81


Zo exporteert u een rapport: 1. Kies de gewenste toepassing, bijvoorbeeld Organisaties. 2.

Kies Bestand  Exporteren.

3.

Kies het gewenste rapport.

4.

Kies het gewenste bestandsformaat.

Bestandsnaam en locatie worden automatisch voorgesteld op basis van uw gebruikersnaam en de instellingen in PerfectView. U kunt deze gegevens eventueel aanpassen. 5.

Klik op OK.

Overzicht bestandsformaten:   

 

Webpagina (*.htm en *.css). Rapporten die u naar dit formaat exporteert kunnen op internet gepubliceerd worden. Alle moderne browser kunnen deze rapporten weergeven. RTF-bestand (*.rtf). Dit bestandstype wordt door veel tekstverwerkers standaard gelezen. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld Word, WordPerfect en WordPad (standaard meegeleverd met Windows). PDF-bestand (*.pdf). Pdf-bestanden zijn een universeel bestandstype voor het overdragen van opgemaakte gegevens. Een rapport dat naar dit formaat wordt geëxporteerd kan op alle besturingssystemen (Windo ws, MacOS, Unix, PalmOS, enzovoorts) bekeken worden met bijvoorbeeld Adobe Acrobat Reader. Spreadsheet bestand (*.xls, *.wk1 en *.wq1). Stelt u in staat de relatiegegevens in een rapport te gebruiken in een spreadsheet (rekenblad). Grafisch bestand (*.bmp). Ook het exporteren (afdrukken) naar een grafisch bestand is mogelijk. PerfectView maakt dan automatisch een afbeelding van het rapport en slaat dit op in een standaard BMP bestand, dat door alle grafische pakketten gelezen kan worden.


pagina 72 v an 81


Menu’s en werkbalken In PerfectView hebt u de beschikking over een aantal menu‟s en werkbalken. In deze bijlage vindt u een overzicht van de beschikbare menu‟s samen met een korte omschrijving. Het uitgangspunt is de standaard menu - en werkbalkindeling gebruikt.

PerfectView Menu In de menubalk zult u verschillende menu‟s tegenkomen voor het starten van specifieke onderdelen van het PerfectView.

Het menu en de verschillende werkbalken die in PerfectView beschikbaar zijn: Applicatie, Zoeken, Bewerken kaart etc.

Bestand De keuzen in het menu Bestand:

De keuzen in het menu „Bestand‟ Menukeuze Openen… Open koppeling

Toelichting Openen van een andere toepassing van PerfectView. De belangrijkste toepassingen kunnen via de menupanelen worden geopend. Als de toepassing waarin u zich bevindt koppelingen heeft naar een andere toepassing dan kunt u via deze menu optie de koppeling kiezen en dan zal de gekoppelde toepassing worden geopend.

Sluiten Alles sluiten

Met deze actie zal de actieve toepassing worden gesloten. Met deze actie zullen alle geopende toepassingen van PerfectView worden gesloten.

Eigenschappen

Hiermee kunt u de eigenschappen van de toepassing bekijken. Hierbij kunt u denken aan het aantal kaarten, koppelingen en velden uit de toepassing. Het venster Eigenschappen wordt onder deze tabel getoond.

Afdrukken

Door deze actie te kiezen zal u de mogelijkheid krijgen om gegevens uit uw toepassing


pagina 73 v an 81


De keuzen in het menu „Bestand‟ Menukeuze Toelichting (database) af te drukken. De definities die hier staan zijn afhankelijk van de toepassing en kunnen worden aangepast mits u beschikt over PerfectView Designer.

De keuzen in het menu „Bestand‟ Menukeuze Toelichting Exporteren

MRU lijst

Met de optie exporteren kunt u snel en eenvoudig uw gegevens exporteren in een verscheidenheid van programma‟s. Enkele voorbeelden zijn: standaard tekst(txt), Word(rtf) en HTML. Dit is de lijst van laatst geopende toepassingen. Hiermee kunt u snel uw meest gebruikte

Einde

toepassingen openen. Hiermee sluit u PerfectView en alle PerfectView toepassingen af.

Het venster Eigenschappen, dat kan worden opgevraagd met Bestand  Eigenschappen.

Venster Eigenschappen.

Bewerken De keuzen in het menu Bewerken:

De keuzen in het menu „Bewerken‟ Menukeuze Nieuwe Kaart Wijzigen Kaart

Toelichting Met de actie nieuwe kaart wordt een nieuwe kaart aangemaakt. Hiermee kunt u de actieve kaart in wijzigen modus brengen om zo aanpassingen in de kaart te kunnen maken.

Verwijderen kaart

Met deze optie kunt u de actieve kaart verwijderen.

Dupliceren Kaart

Met de optie dupliceren kunt u een kopie van de actieve kaart maken. Let wel op dat unieke velden moeten worden aangepast anders kan de kaart niet worden opgeslagen.

Terughalen verwijderen

Met deze actie vraagt u in een venster op met alle verwijderde kaarten. U kunt ver wijderde


pagina 74 v an 81


De keuzen in het menu „Bewerken‟ Menukeuze Toelichting kaarten Bewerken geselecteerde

kaarten terughalen. Met deze optie kunt u snel en eenvoudig een selectie wijzigen. Denk hierbij dan aan een

kaarten

algemene wijziging in bijvoorbeeld een telefoon nummer. Indien er geen selectie actief is, zal deze optie niet beschikbaar (grijs) zijn.

De keuzen in het menu „Bewerken‟ Menukeuze Verwijderen

Toelichting Met deze optie kunt u snel en eenvoudig een selectie verwijderen. Ga zorgvuldig met deze optie

geselecteerde kaarten

om! Indien er geen selectie actief is, zal deze optie niet beschikbaar (grijs) zijn.

Kopiëren kaart naar klembord

Met deze actie wordt de complete kaartlay-out gekopieerd naar het klembord. Het is dan beschikbaar om in een tekst editor te worden geplakt zoals Word of Notepad.

Beeld De keuzen in het menu Beeld:

De keuzen in het menu „Beeld‟ Menukeuze Toelichting Kaart Kaart en Lijst

Door de optie kaart te selecteren zal de weergave van de toepassing op enkel Kaart staan. Deze optie zorgt ervoor dat de weergave van de toepassing zowel kaart als lijst weergeeft.

Lijst Selecteer Lijst >

Met deze optie zal enkel de lijst te zien zijn in het toepassingsvenster. Met deze optie kunt u tussen de verschillende selecties schakelen.

Positie Lijst >

Met deze optie zult u de positie van de lijst kunnen veranderen. Hiermee kunt u dan naar eigen keuze de lijst onder, boven, links of rechts laten weergeven.

Scheiding Kaart – Lijst Aanpassen lijstweergave… Veld in apart venster >

Hiermee kunt u de scheidingslijn tussen kaart en lijst aanpassen. Hiermee kunt u velden aan de lijstweergave toevoegen of verwijderen. Dit kan makkelijk zijn bij het zoeken of afdrukken van de lijstweergave. Deze optie kunt u gebruiken als uw toepassing memovelden of afbeeldingsvelden bevat. Door deze optie te selecteren kunt u het veld dan in een apart venster laten weergeven. Met deze optie kunt u de weergave laten verversen. Dit kan nodig zijn als er gegevens zijn veranderd die nog niet zichtbaar zijn.

Verversen Alle Kaarten Geselecteerde kaarten

Met deze optie kunt u alle kaarten in de lijstweergave laten zien, ook als er een selectie actief is. Met deze optie kunt u enkel de geselecteerde kaarten laten weergeven.

Zoeken De keuzen in het menu Zoeken:


pagina 75 v an 81


In het menu Zoeken staan manieren waarop u gegevens kunt zoeken. Na uw keuze verschijnt er een zoekvenster.

Selectie De keuzen in het menu Selectie:

De keuzen in het menu „Selectie‟ Menukeuze Vaste Selectie Eigen Selectie Uitbreiden bestaande selectie

Selecteren binnen selectie

Toelichting Als u deze optie kiest zal u in een venster komen met een aantal voorgedefineerde selecties. Kies hier de gewenste selectie en druk op “selectie starten”. Deze vorm van selecteren biedt u de mogelijkheid om zelf op één of meerdere velden te selecteren. Hierbij kunnen dan eigen voorwaarden worden meegegeven. Met deze optie kunt u een bestaande selectie uitbreiden. Standaard zal dan het venster van “eigen selectie” naar voren komen. Door op de snelkoppeling ”vaste selectie” te drukken kunt u de selectie dan uitbreiden met een voorgedefineerde selectie. Indien er geen selectie actief is, zal deze optie niet beschikbaar (grijs) zijn. Deze optie biedt dezelfde mogelijkheden als “uitbreiden selectie”. Nu is het enkel zo dat er geselecteerd wordt binnen een bestaande selectie wat de moge lijkheid bied om een gedetailleerde selectie te maken. Indien er geen selectie actief is, zal deze optie niet beschikbaar (grijs) zijn.

Opheffen Selectie

Openen Selectie Opslaan Selectie Selectie Extra

Met deze optie wordt de actieve selectie opgeheven. Mochten er nog andere selecties zijn, dan zal de laatst geactiveerde selectie de nieuwe actieve selectie zijn. Indien er geen selectie actief is, zal deze optie niet beschikbaar (grijs) zijn. Hiermee opent u een venster waarin u een opgeslagen selectie kunt openen. De geopende selectie zal dan de actieve selectie worden. Met deze optie kunt u uw selectie opslaan zodat u deze op een ander gewenst tijdstip weer kunt gebruiken. In het menu extra kunnen verschillende extra optie worden gekozen. Met “wijzigen sorteerveld” kunt u de sortering van uw selectie wijzigen. Met “wijzigen selectienaam” kunt u de zichtbare naam van de selectie wijzigen. Door de optie “combineren met” te gebruiken kunt u een selectie uitbreiden of verkleinen met behulp van een andere opgeslagen selectie. De opties openen en opslaan van voorwaarden spreken voor zich. De voorwaarden die u heeft opgegeven bij het maken van een selectie kunnen hier worden bewaard en geopend.

MRU Lijst


Hier staan alle geopende selecties. Door een andere uit de lijst te kiezen kunt u de actieve selectie veranderen.

pagina 76 v an 81


Extra De keuzen in het menu Extra:

De keuzen in het menu „Selectie‟ Menukeuze Nieuwe e-mailing…

Toelichting Hiermee kunt u snel en eenvoudig een mailing versturen naar één of meerdere personen. Het standaard e-mailprogramma wordt dan gestart en de e-mailadressen van de geselecteerde kaarten worden ingevuld.

Samenvoegen… Samenvoegen naar Word document Samenvoegen naar Email Aanpassen werkbalken… Opties…

Met de opties samenvoegen wordt het samenvoeg venster geopend en kunt u de kaart(en) op gewenste manier samenvoegen. Zelfde als het standaard samenvoegen met de uitzondering dat hiermee direct naar Microsoft Word kan worden samengevoegd. Zelfde als samenvoegen naar Microsoft Word. Hiermee kan naar eigen wil de menubalk worden aangepast door pictogrammen en menu‟s toe te voegen of te verwijderen. In het opties venster kunt u verschillende PerfectView balken (on)zichtbaar maken.

Venster Hierin kunt u, als u verschillende toepassingen heeft geopend, de weergave van de vensters aanpassen. Ook kan hier uit de MRU-lijst een andere toepassing worden gekozen. Deze gekozen toepassing wordt dan de actieve toepassing zodat u makkelijk tussen de verschillende toepassingen kunt wisselen. U kunt ook wisselen met CTRL+TAB of CTRL+F6.

Help Voor meer informatie, zie Online help opvragen in de Inleiding.

Via de optie „Over PerfectView…‟ kunt u belangrijke informatie over uw PerfectView installatie terugvinden. O.a. met welke versie van PerfectView u werkt, hoe veel licenties u heeft, of het PerfectView postcodeboek goed is geïnstalleerd en waar het licentiebestand staat:


pagina 77 v an 81



pagina 78 v an 81


PerfectView werkbalken In deze paragraaf worden de werkbalken Applicatie, Zoeken en Bewerken kaart toegelicht.

Werkbalk Toepassing Hieronder wordt de werkbalk Toepassing getoond:

De buttons in het werkbalk „Toepassing‟ Menubutton Toelichting Toepassing openen (Ctrl+O) Afdrukken (Ctrl+P) Wisselen van kaart-lijst weergave (F11) Openen gekoppelde toepassing Samenvoegen (Shift+F9) Openen Veld in apart venster (F8)

Werkbalk Selectie Hieronder wordt de werkbalk Selectie getoond:

De buttons in het werkbalk „Selectie‟ Menubutton Toelichting Eigen selectie (Alt+F7) Vaste selectie (F4) Wisselen tussen de lijstweergave van alle kaarten en de geselecteerde kaarten (Shift+F3) Bestaande selectie kiezen Selectie opheffen

Werkbalk Zoeken Hieronder wordt de werkbalk Zoeken getoond:

De buttons in het werkbalk „Zoeken‟ Menubutton

Toelichting Hiermee kan worden bepaald op welk veld of velden combinatie (index) kan worden gesorteerd Zoeken in de sorteervolgorde (Ctrl+F)

Werkbalk Bewerken kaart Hieronder wordt de werkbalk Bewerken kaart getoond:


pagina 79 v an 81


De buttons in het werkbalk „Bewerken kaart‟ Menubutton Toelichting Nieuwe kaart aanmaken (Ctrl+N) Wijzigen actieve kaart (F6) Kaart bewaren (Ctrl+S) Wijzigingen annuleren (Esc) Wijzigingen opslaan en volgende kaart wijzigen Wijzigingen opslaan en nieuwe kaart maken


pagina 80 v an 81


Veelgebruikte termen In deze bijlage treft u een alfabetische lijst met veelgebruikte termen aan, zodat u termen die u niet direct kunt plaatsen snel kunt opzoeken. Importeren Het overhalen van gegevens vanuit het ene programma in het andere. Importeren is nodig als de programma‟s waartussen de gegevens uitgewisseld moeten worden niet tot hetzelfde pakket behoren of in ieder geval elkaars bestanden niet kunnen lezen. Index PerfectView gebruikt indexen om de sortering van de kaarten in een toepassing vast te leggen. Indexen worden daarnaast ook gebruikt bij het tot stand brengen van koppelingen. Kaartelement Een kaartelement is elk grafisch onderdeel dat kan worden gebruikt om de kaartopmaak mee op te maken. Kaartelementen zijn onder andere invoervelden, panelen, tabbladen en dochterlijsten. Kaartopmaak De kaartopmaak is een uitgebreide weergave van de gegevens van een kaart. Op een kaartopmaak kunnen de gegevens vrij gerangschikt worden, eventueel gebruik makend van de diverse, beschikbare kaartelementen. Kaartgegevens kunnen alleen in de kaartopmaak gewijzigd worden. Lijstopmaak De lijstopmaak is een overzichtsweergave van alle kaarten in een toepassing. De lijstopmaak wordt in PerfectView altijd in tabelvorm weergegeven en kan slechts in beperkte mate opgemaakt worden. Individuele kaartgegevens kunnen hierin niet bewerkt worden, wel kunnen kaarten hiermee worden geselecteerd en verwijderd. Samenvoegen Het in één document samenvoegen van PerfectView gegevens met een standaarddocument. Selectie Een selectie is een verzameling elementen, bijvoorbeeld kaartelementen in de kaartopmaak van PerfectView Designer, of kaarten in PerfectView, die als een geheel gewijzigd, verwijderd of verplaatst kun nen worden. Selectiebestand In een selectiebestand kan een lijst van alle in PerfectView geselecteerde kaarten worden opgeslagen, zodat deze lijst later nog eens kan worden geraadpleegd. Toepassing Een toepassing is een geheel dat bestaat uit opmaakgegevens, structuurgegevens en data. Toepassingen zijn de kleinste onderdelen van een PerfectView systeem. Door toepassingen aan elkaar te koppelen kunnen complexere systemen worden gebouwd.


pagina 81 v an 81

Aan de slag met PerfectView CRM

Recommend Documents