Aan de slag met Mamut Online Desktop

// Mamut Business Software

Aan de slag met Mamut Online Desktop


Inhoud Welkom bij Mamut Online Desktop ......................................................... 3 Aan de slag ............................................................................................... 5 Status ..................................................................................................... 19 Relatiebeheer ......................................................................................... 21 Urenregistratie ....................................................................................... 31 Bedrijfsstatus ......................................................................................... 36 Materialenregister ................................................................................. 39 Jaarplanner ............................................................................................ 42 Webmail ................................................................................................. 44 Mamut Online Survey............................................................................. 45 Webhosting ............................................................................................ 47 Verkoop ................................................................................................. 48 Rapportenarchief ................................................................................... 51 Mamut Online Desktop FAQ ................................................................... 55 Meer informatie ..................................................................................... 60

1

Producent en distributeur: Mamut Software B.V. - onderdeel van Visma. Postbus 22051 1100 CB Amsterdam Zuid-Oost Tel: 0800 - 444 66 66 (gratis) Fax: 0900 - 444 66 67 Internet: www.mamut.nl E-mail: [email protected]

Mamut Supportcenter: Openingstijden: op werkdagen van 09.00 tot 16.00 Tel: 0900 - 444 66 66 (lokaal tarief) Fax: 0900 - 444 66 67 Mamut Loon support: 071 - 541 59 95 Mamut Loon support e-mail: [email protected] Internet: www.mamut.nl/support E-mail: [email protected]

Verkoop Tel: 0800 - 444 66 66 (gratis) Fax: 0900 - 444 66 67 Internet: www.mamut.nl E-mail: [email protected]

Versie 4 MBS.BKL.MOD.NL.040.1

© 2011 Mamut Software B.V - onderdeel van Visma. Alle rechten/drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut-logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V./Visma. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.

2

Welkom bij Mamut Online Desktop

Welkom bij Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop geeft u toegang tot informatie en functionaliteiten van Mamut Business Software via het internet. Tevens vindt u hier de nieuwe diensten die in Mamut One inbegrepen zijn. Mamut One is een complete oplossing voor financieel- en relatiemanagement (CRM), communicatie, e-commerce, mobiliteit, hosting, kennis en een zakelijke gemeenschap. Deze handleiding is bedoeld om u een korte introductie te geven tot de functies in Mamut Online Desktop. Het geeft u een korte beschrijving zodat u aan de slag kunt gaan en de vereiste instellingen in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop. U vindt ook informatie over het aanpassen van de instellingen zodat deze het beste op uw wensen aansluiten. Tevens vindt u een overzicht van de verschillende modules en hoe u hierdoor kunt navigeren. Om toegang tot Mamut Online Desktop te verkrijgen heeft u een geldige Mamut One-overeenkomst nodig. De diensten waar u in Mamut Online Desktop toegang tot hebt, zijn afhankelijk van uw Mamut One-overeenkomst. Belangrijk! Zorg ervoor dat u uw Serviceovereenkomst goed doorleest voordat u aan de slag gaat met Mamut Online Desktop. Deze overeenkomst geeft u een overzicht van de voorwaarden tussen u als een klant en Mamut als leverancier. Zodra u Mamut Online Desktop hebt geactiveerd kunt u informatie weergeven, wijzigen en aanmaken vanaf elke computer met een internetverbinding. Hierdoor kunt u eenvoudig informatie met uw collega's delen of toegang tot uw Mamut-systeem verkrijgen wanneer u niet op kantoor bent. De registraties die worden gedaan via het internet en Mamut Online Desktop, zowel als in de lokale versie van Mamut Business Software wor-den regelmatig gesynchroniseerd. Dit houdt in dat uw bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie. De synchronisatie met Mamut Online Desktop gebeurt vanaf één van de computers in het netwerk. Deze computer moet internetverbinding te hebben. Mamut Online Desktop verzamelt al uw web-based functionaliteiten en geeft u toegang tot onder andere kengetallen en statusinformatie, klanten leveranciergegevens, activiteiten en agenda, urenregistratie, jaarplanner en controle, analyse en validering van uw boekhoudgegevens. Let op! De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw versie ondersteund worden. Wenst u extra functionaliteiten te bestellen of meer informatie hierover kunt u contact opnemen met uw verkoopconsulent. Op onze website vindt u meer informatie over welke producten en diensten in Mamut Online Desktop zijn inbegrepen in uw Mamut One Serviceovereenkomst. Wij zijn ervan overtuigd dat u en uw bedrijf zullen profiteren van Mamut Online Desktop en dat deze prijswinnende oplossing voor software en online diensten het eenvoudiger maken om uw dagelijkse werkzaamheden te verrichten.

3


Mamut ID Mamut ID is een gezamenlijke inlogdienst voor diverse applicaties en diensten die worden aangeboden door Mamut. Binnen uw Mamut ID profiel kunt u de informatie over uw gebruikersaccount voor de online diensten van Mamut weergeven en wijzigen. De dienst is alleen beschikbaar via applicaties die Mamut ID als inlogdienst gebruiken. U kunt uw persoonlijke Mamut ID gebruiken om in te loggen in Mamut Online Desktop. Let op! U maakt uw eigen Mamut ID aan tijdens het doorlopen van de wizard voor de eerste synchronisatie met Mamut Online Desktop. Meer informatie vindt u hieronder.

Gebruik een veilig wachtwoord Om ongeautoriseerde toegang tot uw account en diensten te voorkomen, moet u een veilig wachtwoord te gebruiken die anderen niet kunnen raden. Het systeem zal alleen wachtwoorden goedkeuren die aan de veiligheidseisen voldoen. Een veilig wachtwoord moet minstens 6 karakters lang te zijn en bestaat uit een combinatie van hoofdletters, gewone letters, nummers en symbolen. Gebruik geen woorden uit woordenboeken, gebruikersnamen of eigennamen. Het kan een goed idee te zijn om het wachtwoord te baseren op een zin. Voorbeeld: Ik heb duizend boeken in mijn boekenkast: Ih1000BiMBk.

Mamut ID bepaalt de voorkeurstaal voor Mamut Online Desktop Uw voorkeurstaal wordt bepaald door de instelling in uw Mamut ID profiel. Wanneer u niet bent aangemeld - of in het aanmeldingsproces bent - kan uw voorkeurstaal tijdelijk worden overschreven door de taalinstelling van uw webbrowser of door de "cookies" die op uw computer bij eerdere sessies zijn opgeslagen. Tip! Indien het niet mogelijk is om uw voorkeurstaal te gebruiken, verwijder dan de "cookies" die zijn opgeslagen in uw webbrowser.

Uw Mamut ID wijzigen U kunt de informatie van uw Mamut ID wijzigen door in Mamut Online Desktop naar Instellingen- Accountbeheer - Mijn Mamut ID profiel te gaan. Hier kunt u uw taal, wachtwoord en contactgegevens aanpassen. Het e-mailadres kan niet worden gewijzigd.

Wachtwoord vergeten? Indien u uw wachtwoord bent vergeten klikt u op Wachtwoord vergeten? op de aanmeldingspagina. U zult een e-mail ontvangen met de informatie om een nieuw wachtwoord aan te maken. Let op! De aanmeldingsgegevens voor uw Mamut ID zijn niet hetzelfde als de aanmeldingsgegevens die u gebruikt voor Mamut Business Software.

4

Aan de slag

Aan de slag Let op! Voor u Mamut Online Desktop activeert dient u uw licentie-informatie in Mamut Business Software aan te passen. U kunt dit doen via Help - Info - Beheer licentiegegevens - Additionele producten. Hier vindt u een lijst over de additionele producten waar u toegang tot hebt. Selecteer Mamut Online Desktop uit deze lijst en klik op toevoegen om een overzicht te krijgen van uw bedrijfsdatabases in Mamut Business Software die verbonden kunnen worden met Mamut Online Desktop. Kies de database waaraan u uw licentie wenst te koppelen en klik op OK. Sluit het programma en start deze opnieuw op. De functionaliteit Mamut Online Desktop zal nu beschikbaar zijn.

Voorwaarden om aan de slag te kunnen gaan Om verbinding met Mamut Online Desktop te kunnen maken dient u aan de onderstaande criteria te voldoen.

Uw gebruiker dient te zijn aangemaakt als - en gekoppeld te zijn aan - een medewerker in het medewerkersregister in Mamut Business Software. De gebruiker dient Supergebruiker te zijn. Het KvK-nummer, adres, telefoonnummer en e-mailadres van het bedrijf dienen te zijn ingevuld. Dit doet u in Mamut Business Software onder Beheer - Instellingen Bedrijf. Het KvK-nummer vindt u op dezelfde plaats onder Bedrijfsgegevens. Uw computer dient verbonden te zijn met het internet en u hebt beschikking over Internet Explorer versie 7 of nieuwer, of Firefox 3 of nieuwer. De volledige en bijgewerkte systeemvereisten en aanbevelingen vindt u hier: www.mamut.nl/systeem. De wizard voor de verbinding controleert of aan alle vereisten is voldaan om de verbinding te kunnen maken en zal een lijst weergeven van de informatie die mist. Let op! U kunt Mamut Online Desktop niet evalueren vanuit de voorbeelddatabase of in de evaluatieversie.

Synchronisatie De gegevenssynchronisatie kan de eerste keer enige tijd in beslag nemen. U kunt het programma niet gebruiken terwijl dit proces in gang is. Daarom moet u beslissen of u nu of later wenst te synchroniseren. In de wizard (zie hieronder) krijgt u deze mogelijkheid. Let op! Programma's (API's) die geïntegreerd zijn met Mamut Business Software dienen te zijn afgesloten wanneer de synchronisatie voor de eerste keer wordt uitgevoerd.

5


De synchronisatie loopt vanaf één van de computers in uw netwerk. Standaard start het synchroniseren vanaf de computer waarmee u Mamut Online Desktop activeert. Dit kunt u later wijzigen in de bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop. Wij raden u aan om de computer waarop de systeemdatabase staat voor de synchronisatie te gebruiken. U maakt de verbinding in het programma Mamut Business Software.

Zo maakt u verbinding met Mamut Online Desktop: 1.

Klik op de knop Maak verbinding met Mamut Online Desktop op de werkbalk in het bureaublad en vervolgens op Activeren. of Ga naar Beheer - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Mamut Online Desktop in Mamut Business Software en klik op Activeren. Het systeem controleert of u kunt activeren. Zijn één of meerdere criteria niet vervuld, zullen deze in rode tekst in de lijst verschijnen. Klik in dat geval op OK, voer de aangegeven punten uit en klik opnieuw op Mamut Online Desktop.

U vindt hieronder meer informatie over de bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop.

6

2.

Klik op Activeren zodra alle instellingen correct zijn.

3.

Klik op Volgende.

Aan de slag

4.

Voer uw Mamut ID Gebruikersnaam en Wachtwoord in of maak een nieuwe Mamut ID aan.

Let op! De gebruikersnaam en het wachtwoord van Mamut ID is niet hetzelfde als wat u gebruikt om in Mamut Business Software in te loggen. Wanneer u een nieuwe Mamut ID aanmaakt, is het zeer belangrijk dat u een geldig emailadres gebruikt als Mamut ID. U krijgt een e-mail toegezonden met een link waarop u moet klikken om verder te kunnen gaan met het aanmaken van een wachtwoord. Zodra u klaar bent met het registratieproces voor de Mamut ID, kunt u terugkeren naar de wizard en logt u in met uw Mamut ID Gebruikersnaam en Wachtwoord. Meer informatie over de Mamut ID vindt u hierboven. Tip! Indien u geen e-mail ontvangt kan het zijn dat deze in de ongewenste e-mail is terechtgekomen. Controleer derhalve ook de folder voor ongewenste e-mail. 5.

Controleer de bedrijfsgegevens en klik op Volgende. De registratiegegevens worden uit de bedrijfsinstellingen in Mamut Business Software gehaald.

7


6.

Geef aan wanneer u de synchronisatie wenst te starten en klik op Volgende. Start u nu, dan moet u wachten tot de synchronisatie is uitgevoerd. Wenst u later te starten, kunt u hiervoor een datum en tijdstip opgeven. U kunt het programma afsluiten op de computer waarop de synchronisatie uitgevoerd dient te worden, maar u mag de computer niet uitzetten. Schakelt u de computer uit, dan moet u later opnieuw activeren.

7.

Klik op Voltooien.

Na de activatie wordt een statusvenster weergegeven dat bevestigt dat u Mamut Online Desktop hebt geactiveerd. De synchronisatie zal continu plaatsvinden. Indien de synchronisatie voor meer dan een uur is onderbroken, wordt de tijd die is verlopen sinds de laatste synchronisatie, weergegeven in de rechterbovenhoek van Mamut Online Desktop, onder uw inloggegevens.

Inloggen en gebruikers uitnodigen U kunt nu inloggen in Mamut Online Desktop om de uitnodigingen te versturen naar de gebruikers die toegang dienen te hebben. U logt in via het aandachtsgebied Mamut Online Desktop op uw bureaublad of via www.mamutonline.com. Meer informatie over het uitnodigen van gebruikers vindt u hieronder. Tip! De informatiestroom Synchronisatiehistorie kunt u op uw bureaublad in Mamut Business Software weergeven.

8

Aan de slag

Gebruikers uitnodigen voor Mamut Online Desktop De supergebruiker kan gebruikers uitnodigen voor Mamut Online Desktop. Het uitnodigingsproces stelt u in staat om de toegangsrechten van de gebruiker te definiëren voordat u een e-mail naar de gebruiker stuurt met de uitnodiging met persoonlijk bericht. Om uw collega's toegang te verlenen tot Mamut Online Desktop dient u hen een uitnodiging te sturen die zij moeten goedkeuren alvorens zij kunnen beginnen. Voor u de uitnodiging verstuurt dienen de personen die u uitnodigt geregistreerd te zijn als zowel gebruiker als medewerker in uw lokale versie van Mamut Business Software. Let op! Alleen gebruikers die zijn geregistreerd als supergebruiker in Mamut Online Desktop kunnen andere gebruikers uitnodigen.

Zo nodigt u gebruikers uit: 1.

Log in bij Mamut Online Desktop via de webbrowser met uw Mamut ID. U kunt rechtstreeks inloggen via de webbrowser op www.mamutonline.com of via het aandachtsgebied in Mamut Business Software.

2.

Ga naar Instellingen - Accountbeheer - Gebruikersbeheer.

3.

In het venster Gebruikersbeheer vindt u een lijst van alle gebruikers die kunnen worden uitgenodigd voor Mamut Online Desktop (geregistreerd als gebruikers en medewerkers binnen Mamut Business Software). Het venster bevat tevens informatie over het aantal gebruikers dat kan worden uitgenodigd. Klik op de naam van de gebruiker die u wilt uitnodigen.

4.

Klik op Gebruiker uitnodigen in het venster Gebruiker bewerken.

5.

Voer de relevante informatie in. E-mailadres: Voer het e-mailadres in waarnaar de uitnodiging gestuurd dient te worden. Persoonlijke melding: Hier kunt u een persoonlijke melding schrijven (niet noodzakelijk). Toegangsrechten: Selecteer de toegangsrechten die op de gebruiker van toepassing zijn. Toegangssjabloon: Deze mogelijkheid laat u een keuze maken tussen 6 voorgedefinieerde toegangssjablonen. Houd er rekening mee dat er ten minste één supergebruiker moet zijn in het systeem. Aangepaste toegang: Deze optie stelt u in staat om de toegang voor de gebruiker volledig op wens te maken. Voor elk werkgebied binnen Mamut Online Desktop kunt u aangeven wat de toegang moet zijn: geen, lezen, volledig of aangepast. Indien u Aangepaste toegang kiest, klikt u op Bewerken om een venster te openen waarin u per individuele functionaliteit de toegang kunt specificeren.

9


De opties die u selecteert zijn de functionaliteiten die beschikbaar zijn voor de gebruiker. Meer infomatie vindt u in de sectie "Aangepaste toegang verlenen". 6.

Zodra u de toegangsrechten hebt ingesteld, klikt u op Verzenden linksbovenaan het venster.

7.

Klik op Afsluiten om het proces te voltooien en ga terug naar de Gebruikersadministratie. De uitnodiging is nu verstuurd en de ontvanger zal een e-mail krijgen met toegangsinformatie voor Mamut Online Desktop. De uitnodiging is voor een beperkt aantal dagen geldig. Indien de gebruiker zich probeert te registreren nadat de geldigheid van de uitnodiging is verlopen, zal de gebruiker hiervan een melding krijgen. U kunt de uitnodiging opnieuw versturen of intrekken via de Gebruikersadministratie. Let op! Het aantal gebruikers die toegang hebben tot Mamut Online Desktop is afhankelijk van uw licentie.

Welke gebruikers kunnen voor Mamut Online Desktop worden uitgenodigd? U kunt alleen gebruikers uitnodigen die geregistreerd zijn als gebruikers in Mamut Business Software. Tevens dienen de gebruikers te zijn verbonden aan een medewerker. Wanneer u een gebruiker niet in het venster Gebruikersadministratie kunt vinden, kunt u het volgende controleren: Is de gebruiker geregistreerd als gebruiker in Mamut Business Software?: Ga naar Beheer - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersbeheer in Mamut Business Software om dit te controleren. Als de gebruiker hier niet bij staat, kunt u deze alsnog toevoegen. Is de gebruiker gekoppeld aan een medewerker in het Medewerkersregister?: In hetzelfde venster kunt u het veld Koppelen aan medewerker controleren. Als de gebruiker niet is gekoppeld aan een medewerker, kunt u dat hier alsnog doen door voor Medewerker registreren uit de afrollijst te selecteren. De diensten waar u in Mamut Online Desktop toegang tot hebt, zijn afhankelijk van uw Mamut One-overeenkomst. Het aantal gebruikers dat u kunt uitnodigen is gelimiteerd door uw licentie en uw Mamut One Serviceovereenkomst. Neem contact op met onze verkoopconsulenten voor vrijblijvende informatie via het nummer 0800 4446666 of via [email protected].

10

Aan de slag

Kies bedrijf Kies bedrijfsdatabase geeft u een overzicht van de bedrijfsdatabases die zijn gesynchroniseerd met Mamut Online Desktop. Hier kunt u kiezen in welke bedrijfsdatabase u wenst te werken en aangeven wat de standaard bedrijfsdatabase is. Wanneer beheerders van andere bedrijven/systeemdatabases u toengang wensen te verschaffen tot hun bedrijfsdatabase via Mamut Online Desktop, kunnen zij u registreren als gebruiker van uw systeem en u uitnodigen. U kunt dezelfde Mamut ID gebruiken wanneer u met hetzelfde e-mailadres bent geregistreerd. Wanneer u toegang heeft tot meerdere bedrijfsdatabases in Mamut Online Desktop, kunt u tussen deze wisselen nadat u zich heeft aangemeld.

Zo kiest u een bedrijf: 1.

Op de werkbalk op het bureaublad, kies Instellingen - Kies bedrijf.

2.

Gebruik de selectiemogelijkheid om te kiezen welk bedrijf u wenst te openen.

3.

Klik op Doorgaan om de bedrijfsdatabase te openen. U kunt de optie Stel het geselecteerde bedrijf in als uw standaard bedrijfsdatabase (gemarkeerd met een ster) selecteren, indien u de bedrijfsdatabase automatisch wenst te openen wanneer u inlogt in Mamut Online Desktop. Indien u geen standaard bedrijfsdatabase wenst, klikt u op de knop Verwijder de instelling voor standaard bedrijfsdatabase. Let op! Indien u meer dan één bedrijfsdatabase heeft gesynchroniseerd met Mamut Online Desktop, en geen standaard bedrijfsdatabase heeft gekozen, zal het venster Kies bedrijf automatisch worden geopend wanneer u inlogt in Mamut Online Desktop. De gekozen bedrijfsdatabase is nu geopend.

11


Gebruikersbeheer In Gebruikersbeheer kunt u beheren welke gebruikers in de huidige bedrijfsdatabase toegang hebben tot Mamut Online Desktop. U kunt tevens de huidige gebruikers van de bedrijfsdatabase weergeven en wijzigen. De pagina geeft de gebruikers weer met de verschillende statussen en toegangsprofielen. U vindt het Gebruikersbeheer via het menu Instellingen - Accountbeheer Gebruikersbeheer.

Het venster Gebruikersbeheer Het venster bevat informatie over het aantal gebruikers dat u volgens uw licentie kunt registreren bij Mamut Online Desktop, en het aantal resterende uitnodigingen. Het venster bevat tevens een lijst van alle gebruikers die bij Mamut Online Desktop geregistreerd kunnen worden. Dit zijn gebruikers die als zowel gebruiker als medewerker in uw lokale bedrijfsdatabase zijn geregistreerd. De kolom Status geeft de huidige status van de uitnodiging van de gebruiker weer, en de lijst Toegangsprofiel laat zien aan welk toegangsprofiel de gebruiker is gekoppeld (door de supergebruiker). Om gebruikersinformatie te wijzigen klikt u op de gebruikersnaam. Hiermee opent u het venster Gebruiker aanpassen waar u de gebruiker kunt uitnodigen, het e-mailadres kunt invoeren en de toegangsrechten kunt definiëren.

Bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop Let op! Dit onderwerp beschrijft de bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop zoals u deze vindt in Mamut Business Software. In de bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop in Mamut Business Software kunt u de dienst activeren en deactiveren, synchronisatieconflicten controleren en de gebruiker of computer voor de synchronisatie wijzigen. U bereikt de bedrijfsinstellingen via Beheer - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Mamut Online Desktop in Mamut Business Software.

Activeren In dit venster kunt u zien of aan de criteria voor het koppelen van de bedrijfsdatabase aan Mamut Online Desktop zijn voldaan. Ontbrekende criteria zullen eventueel in rood worden weergegeven. Activeer: Wordt weergegeven indien u de dienst nog niet geactiveerd hebt. Deze knop start de wizard voor het activeren van Mamut Online Desktop. Uw gebruiker dient te zijn aangemaakt als - en gekoppeld zijn aan - een medewerker in het medewerkersregister in Mamut Business Software.

12

Aan de slag

Let op! Alleen gebruikers met de gebruikersrechten als Supergebruiker kunnen Mamut Online Desktop activeren. De functionaliteit is niet toegankelijk in de evaluatieversie of vanuit de voorbeelddatabase.

Opnieuw verbinden: Gebruik deze optie om de verbinding met Mamut Online Desktop opnieuw tot stand te brengen nadat u uw wachtwoord voor Mamut ID hebt gewijzigd, of een back-up van de bedrijfsdatabase hebt teruggezet. Deactiveren: Wordt weergegeven indien u de dienst geactiveerd hebt. Stopt de synchronisatie en deactiveert de bedrijfsdatabase van Mamut Online Desktop. Meer informatie over het deactiveren van Mamut Online Desktop vindt u hieronder.

Synchroniseren

13


Het synchroniseren met Mamut Online Desktop gebeurt vanaf één van de computers in het netwerk. Wij raden u aan om dit te doen vanaf de computer waarop de database is opgeslagen. Uit de afrollijst kunt u de computer kiezen. Synchronisatieconflicten: Geeft een lijst weer van de conflicten die ontstaan zijn gedurende de afgelopen zeven dagen en ook hoe deze opgelost zijn. Een conflict zal ontstaan wanneer een gebruiker in Mamut Business Software en een gebruiker in Mamut Online Desktop hetzelfde veld in hetzelfde item bijwerken (bijvoorbeeld de naam van een relatie) tijdens dezelfde synchronisatiesessie. In zo'n geval is het altijd de wijziging in Mamut Business Software die de wijziging die gedaan is in Mamut Online Desktop, zal overschrijven. Synchronisatiehistorie: Geeft een eenvoudig overzicht weer met de elementen, die vandaag en gedurende de laatste zeven dagen geüpload en gedownload werden, wanneer de laatste synchronisatie werd doorgevoerd en van welke computer. Tip! De informatiestroom Synchronisatiehistorie geeft vergelijkbare gegevens weer. U kunt ervoor kiezen om deze informatiestroom op uw bureaublad weer te geven. Meer informatie over het aanpassen van de informatiestromen op uw bureaublad vindt u in de paragraaf "Gebruikersinstellingen voor Bureaublad" in de helpbestanden in Mamut Business Software. Op het tabblad vindt u tevens een eenvoudige synchronisatielog. De gegevens worden continu gesynchroniseerd, en het venster geeft het tijdstip en status van de laatste 20 synchronisaties weer. Indien er Fout in de kolom Status staat, kunt u de regel selecteren en op de knop Foutmelding klikken om de foutmelding te zien.

Mamut Online Desktop deactiveren De deactivering voert u uit vanuit Mamut Business Software. Let op! Alleen gebruikers die Supergebruiker zijn, kunnen de synchronisatie deactiveren. U moet tevens verbinding hebben met het internet. De deactivering moet gebeuren op de computer die ingesteld is voor de synchronisatie met Mamut Online Desktop. Indien u niet zeker bent welke computer de synchronisatie uitvoert kunt u dit controleren in het venster hieronder, op het tabblad Synchronisatie. Voer de deactivering uit op een moment dat geen andere gebruikers zijn ingelogd in Mamut Online Desktop en Mamut Business Software. Back-up: U kunt een back-up van de systeemdatabase maken in de geactiveerde modus. Terugzetten back-up: Het is niet mogelijk een back-up van een systeemdatabase terug te zetten zolang u verbonden bent met Mamut Online Desktop. U kunt tevens geen bedrijfsdatabase van een systeemdatabase terugzetten wanneer de bedrijfsdatabase die u wenst terug te zetten verbonden is. Alvorens u een back-up terugzet dient u de bedrijfsdatabase(s) die verbonden zijn te deactiveren.

14

Aan de slag

Zo deactiveert u Mamut Online Desktop: 1.

Ga naar Beheer - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Mamut Online Desktop.

2.

Klik op Deactiveren.

3.

Meld u aan met uw Mamut ID Gebruikersnaam en Wachtwoord, en klik op Volgende.

4.

Klik op Voltooien. De synchronisatie is gestopt en de verbinding met de database wordt verbroken. Offline databases worden automatisch van de server verwijderd - met uitzondering van de gegevens die gebruikt worden voor een eventuele latere activering, zoals de bedrijfsgegevens en de informatie over welke gebruikers toegang hebben. Let op! Uw gegevens worden, wanneer u de verbinding met Mamut Online Desktop verbreekt, behouden in Mamut Business Software. U kunt op een later moment de verbinding weer activeren. Uw gegevens worden dan opnieuw gesynchroniseerd.

15


Belangrijke hulpmiddelen in Mamut Online Desktop Hieronder vindt u een overzicht van de meest gebruikte hulpmiddelen in de verschillende werkgebieden in Mamut Online Desktop. Nieuw: Klik op deze knop om een nieuw element in het werkgebied waarin u zich bevindt aan te maken. Bewerken: Bewerk de data in de bestaande elementen in de verschillende werkgebieden. Opslaan: Slaat de door u geregistreerde data op zonder de registratiekaart te verlaten. Opslaan en nieuw: Slaat de door u geregistreerde data op en opent een nieuwe registratiekaart. Opslaan en afsluiten: Slaat de door u geregistreerde data op en sluit de registratiekaart. Verwijderen: Verwijdert het door u geselecteerde element. Verversen: Klik op deze knop om het venster te verversen en de laatste wijzigingen te zien. Gebruikersinstellingen: Opent het venster met de gebruikersinstellingen voor het werkgebied waarin u zich bevindt. Afsluiten: Klik op deze knop om de geopende registratiekaart te sluiten. Afdrukken: Klik op deze knop om een afdrukvoorbeeld weer te geven of een afdruk te maken van het venster waarin u zich bevindt. In het afdrukvoorbeeld kunt u op Afdrukken rechtsbovenin klikken. Annuleren en afsluiten: Sluit de registratiekaart zonder de wijzigingen op te slaan.

16

Aan de slag

Toegangsregister Toegang kan worden gedefinieerd als Volledig, Lezen en Geen toegang tot volledige werkgebieden of individuele functionaliteiten in een werkgebied. Elke gebruiker kan toegang verkrijgen tot elke individuele functionaliteit/werkgebied of de gebruiker kan gekoppeld worden aan een voorgedefinieerd toegangssjabloon. U kunt de gebruikerstoegang vanuit Mamut Online Desktop beheren via Instellingen Accountbeheer - Gebruikersbeheer. U kunt tevens direct in de wizard voor het uitnodigen van een gebruiker de toegang bepalen. Let op! Alleen de Supergebruiker (de gebruiker met volledige toegang tot het systeem) kan toegang verlenen/verwijderen. Er dient altijd tenminste één supergebruiker in het systeem te bestaan.

Voorgedefinieerde toegangssjablonen Mamut Online Desktop versie 3.0 bevat een aantal voorgedefinieerde toegangssjablonen welke door de supergebruiker aan gebruikers kunnen worden toegekend. De voorgedefinieerde toegangssjablonen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Meer informatie vindt u hieronder. Let op! Indien u een update uitvoert van een voorgaande versie van Mamut Online Desktop, zullen gebruikers die als Beheerder waren geregistreerd, automatisch de toegangssjabloon Supergebruiker (volledige toegang tot het systeem) toegewezen krijgen. Alle andere gebruikers krijgen een beperkt toegangssjabloon.

Aangepaste toegang U kunt de toegang tot bepaalde werkgebieden en/of individuele functionaliteiten binnen Mamut Online Desktop beperken. Indien u geen toegang wenst te verlenen/beperken tot een geheel werkgebied, kunt u de toegang per functionaliteit bepalen. Meer informatie vindt u hieronder.

Toegangssjabloon aan gebruiker koppelen U kunt een toegangssjabloon aan een gebruiker koppelen indien u de toegang niet handmatig wenst in te stellen. De voorgedefinieerde toegangssjablonen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Er zijn twee manieren waarop u een toegangssjabloon aan een gebruiker kunt koppelen:

Als een stap in het uitnodigingsproces. Meer informatie vindt u in de sectie "Gebruikers uitnodigen voor Mamut Online Desktop". Voor bestaande gebruikers via het Gebruikersbeheer.

17


Zo koppelt u een toegangssjabloon aan een gebruiker: 1.

Klik binnen Mamut Online Desktop op Instellingen - Accountbeheer - Gebruikersbeheer.

2.

Klik op de naam van de gebruiker die u wenst te bewerken.

3.

Klik op Bewerken in het venster dat wordt geopend.

4.

Selecteer de optie Koppelen aan toegangssjabloon en selecteer de gewenste sjabloon uit de afrollijst.

5.

Klik Opslaan & sluiten. De gebruiker is nu aan het toegangssjabloon gekoppeld.. U kunt tevens aangepaste toegang verlenen aan de gebruiker. Meer informatie vindt u hieronder.

Aangepaste toegang verlenen U kunt aangepaste toegang aan een gebruiker verlenen indien u geen van de voorgedefinieerde toegangssjablonen wenst te gebruiken. De voorgedefinieerde toegangssjablonen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Er zijn twee manieren waarop u aangepaste toegang aan een gebruiker kunt verlenen:

Als een stap in het uitnodigingsproces. Meer informatie vindt u in de sectie "Gebruikers uitnodigen voor Mamut Online Desktop". Voor bestaande gebruikers via het Gebruikersbeheer.

Zo verleent u aangepaste toegang aan een bestaande gebruiker: 1.

Klik binnen Mamut Online Desktop op Instellingen - Accountbeheer - Gebruikersbeheer.

2.

Klik op de naam van de gebruiker die u wenst te bewerken.

3.

Klik op Bewerken in het venster dat wordt geopend.

4.

Selecteer de optie Aangepaste toegang.

5.

In de lijst van modules selecteert u Geen, Lezen, Volledig of Aangepaste toegang voor elke module. Indien u voor Aangepaste toegang kiest, kunt u op Bewerken klikken om de toegang voor de individuele functionaliteiten binnen de module toe te kennen.

6.

Klik Opslaan & sluiten. De gebruiker heeft nu de gewenste toegang gekregen. U kunt tevens een voorgedefinieerd toegangssjabloon gebruiken. Meer informatie vindt u hierboven.

18

Status

Status Status geeft u een actueel overzicht van kengetallen en statusinformatie met een overzicht van de meest verkochte artikelen en grootste klanten over de laatste 30 dagen als ook informatie over de verkopen en medewerkers van het bedrijf.

De informatievensters in Status In het werkgebied Status in Mamut Online Desktop vindt u vier verschillende informatievensters die een opsomming maken van uw data in Mamut Business Software.

Meest verkochte artikelen over de laatste 30 dagen Dit informatievenster geeft de meest verkochte artikelen van de laatste 30 dagen weer. Grootste klanten over de laatste 30 dagen Dit informatievenster geeft de grootste klanten van de laatste 30 dagen weer. Verkoop In dit informatievenster vindt u een opsomming van de belangrijkste verkoopgegevens. Medewerkers In dit informatievenster vindt u een overzicht van de medewerkers en hun telefoonnummer. Gebruik de pijltoetsen rechtsonderin om te bladeren. Tip! U kunt ervoor kiezen om dezelfde informatievensters op uw Mijn bureaublad in Mamut Business Software weer te geven. Het is momenteel niet mogelijk om te kiezen welke informatievensters in Mamut Online Desktop moeten worden weergegeven. Lees meer over het aanpassen van de informatievensters op het bureaublad in de paragraaf "Gebruikersinstellingen voor het bureaublad" in de helpbestanden in Mamut Business Software.

19


Werkgebied Status Status geeft u een actueel overzicht van kengetallen en statusinformatie met een overzicht van de meest verkochte artikelen en grootste klanten over de laatste 30 dagen als ook informatie over de verkopen en medewerkers van het bedrijf.

Snelkoppelingen Het onderste gedeelte van het venster bevat vier snelkoppelingen. 1.

Relatie Geeft al uw relaties in alfabetische volgorde weer. Klik op een relatie om meer gedetailleerde informatie te bekijken. Klik op de titel om de sorteringsvolgorde te wijzigen.

2.

Nieuwe relatie Voeg een relatie toe in uw relatielijst.

3.

Activiteitenlijst Geeft een lijst weer van alle activiteiten gerelateerd aan uw bedrijf en uw medewerkers. Klik op een van de activiteiten om meer gedetailleerde informatie weer te geven. Klik op de titel om de sorteringsvolgorde te wijzigen.

4.

Urenstaten Geeft een lijst weer van alle urenstaten voor alle gebruikers. U kunt zowel de urenstaten die in Mamut Online Desktop als die in Mamut Business Software zijn geregistreerd beheren. Klik op de titels om de sorteringsvolgorde te wijzigen. Let op! De registraties die worden gedaan via het internet en Mamut Online Desktop, zowel als in de lokale versie van Mamut Business Software worden regelmatig gesynchroniseerd. Dit houdt in dat het bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie.

20

Relatiebeheer

Relatiebeheer U kunt overal en altijd nieuwe relaties met Mamut Online Desktop aanmaken. De registraties uitgevoerd via het internet en in uw lokale systeem worden continu gesynchroniseerd, zodat uw bedrijf altijd toegang heeft tot actuele informatie. De module Relatie stelt u in staat om uw relaties en contactpersonen die reeds in Mamut Business Software zijn geregistreerd weer te geven en te wijzigen. U kunt hier tevens uw relaties en contactpersonen beheren en aanmaken. Houd er rekening mee dat de Relatiemodule uit zowel klanten, leveranciers als eventuele partners en privérelaties bestaat. Een relatie kan zowel een klant als een leverancier zijn. Op de relatiekaart kunt u de betreffende opties selecteren. De relaties kunnen gekoppeld worden aan contactpersonen. Het registreren van contactpersonen maakt het eenvoudiger om de persoon te vinden waarmee u wenst te spreken/die uw referentie is in verschillende situaties. De contactpersoonmodule opent u als een eigen module door te gaan naar Lijsten - Contactpersoon, of via Werkgebieden Relatie - Contactpersonen.

Werkgebied Relatie Via het werkgebied Relatie kunt u relaties en contactpersonen die reeds in Mamut Business Software zijn geregistreerd weergeven en wijzigen. Vanaf het werkgebied Relatie heeft u tevens toegang tot uw activiteiten en agenda door op Activiteiten of Mijn agenda te klikken.

De volgende functies zijn beschikbaar: Activiteiten: Geeft een lijst weer van alle activiteiten. Urenstaten: Geeft een lijst weer over alle urenstaten en de status van elke urenstaat. Mijn agenda: Opent uw persoonlijke agenda waarin alleen uw activiteiten worden weergegeven. Relaties: Geeft een lijst weer van alle relaties die in uw bedrijf zijn geregistreerd. Nieuwe relatie: Een nieuwe relatie aanmaken.

21


Projecten: Opent de lijst van de geregistreerde projecten en stelt u in staat om nieuwe projecten aan te maken. Contactpersonen: Geeft een lijst weer van alle contactpersonen die in uw bedrijf zijn geregistreerd. Nieuwe contactpersoon: Een nieuwe contactpersoon aanmaken. Het werkgebied bevat tevens twee informatievensters: Mijn activiteiten, waar u toegang heeft tot de activiteiten waarvoor u verantwoordelijk bent, en Mijn klanten, waar u toegang heeft tot de klanten waarvoor u als Onze referentie staat aangemerkt. Via de snelkoppelingen onderaan het werkgebied heeft u toegang tot Relaties, Nieuwe relatie, Activiteiten en Urenstaten.

Activiteiten Mamut Online Desktop geeft u een online overzicht van activiteiten gerelateerd aan uw bedrijf en medewerkers. U kunt online activiteiten aanmaken, weergeven en wijzigen en overzicht hierop houden middels een online agenda en activiteitenlijst.

Activiteiten Middels de activiteiten in Mamut Online Desktop heeft u de mogelijkheid om alle activiteiten die online of via uw lokale installatie van Mamut Business Software zijn ingevoerd te beheren. Vanaf hier kunt u nieuwe activiteiten aanmaken en bestaande activiteiten bewerken of verwijderen. De activiteitenlijst bevat tevens snelkoppelingen naar uw persoonlijke agenda, de gemeenschappelijke agenda, de online relatiemodule en de gebruikersinstellingen. Indien u een groot aantal activiteiten hebt, kunt u een filter definiëren om aan te geven wat in de lijst weergegeven dient te worden. Beschikbare filtercriteria in de activiteitenlijst zijn Duur, Status, Type en Verantwoordelijke.

De activiteitenkaart Wanneer u een activiteit wenst aan te maken, te bewerken of weer te geven kunt u de Activiteitenkaart openen. De activiteitenkaart kan op twee manieren worden weergegeven: Eenvoudige modus en Volledige modus. U kunt tussen deze weergaves wisselen door op de knop Wijzig weergave te klikken. In de gebruikersinstellingen kunt u een van de weergaves als standaard instellen. Meer informatie over de gebruikersinstellingen vindt u in de sectie "Gebruikersinstellingen voor Activiteiten en Agenda in Mamut Online Desktop".

22

Relatiebeheer

Eenvoudige modus: De eenvoudige activiteitenkaart wordt als pop-up venster geopend en bevat alleen de meest belangrijke informatie. Klik op Bewerken om de informatie aan te passen. Volledige modus: De volledige activiteitenkaart bevat dezelfde informatie als in uw lokale versie van Mamut Business Software. In de bewerkingsmodus kunt u alle informatie in het bovenste gedeelte van het scherm bewerken. Het onderste gedeelte van de volledige activiteitenkaart bevat informatie die gerelateerd is aan de activiteit: Notities, Artikel, Offerte, Order/Factuur, Inkoop, Urenregistratie, Documenten en Overige. Klik op de pijltoetsen aan de rechterzijde van het venster om velden te maximaliseren of minimaliseren.

De agenda De online agenda is een geïntegreerd gedeelte van de activiteitenfunctionaliteit. Het is mogelijk om alle activiteiten die binnen het systeem zijn aangemaakt in uw persoonlijke of de gemeenschappelijke agenda weer te geven. Meer informatie over de online agenda vindt u in de sectie "De agenda in Mamut Online Desktop". Let op! De registraties die worden gedaan via het internet en Mamut Online Desktop, zowel als in de lokale versie van Mamut Business Software worden regelmatig gesynchroniseerd. Dit houdt in dat uw bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie.

Rapporten Vanuit de online activiteiten agendavensters kunt u rapporten afdrukken. Om een enkele activiteit af te drukken navigeert u naar de activiteit en klikt u op Afdrukken op de werkbalk. Het rapport geeft alle informatie weer die is geregistreerd bij de activiteit. U kunt tevens de gehele activiteitenlijst afdrukken door naar Werkgebieden - Relatiebeheer - Activiteiten te navigeren en vervolgens op Afdrukken in de werkbalk te klikken. Het rapport geeft dan de volgende informatie weer: Begintijd, Eindtijd, Verantwoordelijke, Type en Status. Let op! De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw licentie zijn inbegrepen. Neem contact met ons op indien u hierover meer informatie wenst.

23


De agenda Mamut Online Desktop geeft u een online overzicht van activiteiten gerelateerd aan uw bedrijf en medewerkers. U kunt online activiteiten aanmaken, weergeven en wijzigen en overzicht hierop houden middels een online agenda en activiteitenlijst. De online agenda is een geïntegreerd gedeelte van de activiteitenfunctionaliteit. De agenda kan worden weegegeven als persoonlijke agenda (Mijn agenda) met alleen uw activiteiten, of als Gemeenschappelijke agenda, waarin uw medewerkers en resources worden gesynchroniseerd met Mamut Business Software. De persoonlijke agenda kan worden benaderd via Lijsten - Mijn agenda. Klik op de knop Gemeenschappelijke agenda in de werkbalk om naar de gemeenschappelijke agenda te gaan.

Activiteiten in de agenda Het is mogelijk om alle activiteiten die in het systeem zijn aangemaakt in uw persoonlijke of de gemeenschappelijke agenda weer te geven. U kunt tevens nieuwe activiteiten direct vanuit de agendaweergave aanmaken door op Nieuw te klikken. U kunt kiezen of een activiteit dient te worden weergegeven in de agenda of in de takenlijst links van de persoonlijke agenda. Dit wordt bepaald door de verschillende activiteitstypen. De activiteitstypen Demonstratie en Afspraak worden in de agenda weergegeven. De activiteiten zoals Brief, Fax en Tel. uit in de takenlijst worden weergegeven. U kunt deze standaardinstellingen overschrijven door de optie Geef activiteit in takenlijst weer in het tabblad Diversen te selecteren. Door deze optie niet te selecteren kunt u een activiteit van de takenlijst verwijderen. U kunt te allen tijde tussen de twee verschillende agenda's wisselen door op Gemeenschappelijke agenda of Mijn agenda in de werkbalk te klikken.

Mijn agenda De persoonlijke agenda geeft alle agenda-activiteiten weer waar u als Verantwoordelijke of Medewerker bent aangemerkt. De takenlijst aan de linkerzijde van de agenda geeft alle activiteiten weer waarin u als Verwantwoordelijk bent gedefinieerd. U kunt de weergegeven periode wijzigen door op Dag, Week (werkweek of volledige week) of Maand te klikken. De gekozen periode heeft geen invloed op de takenlijst. Vanaf de werkbalk kunt u tevens kiezen om de Open taken, Gesloten taken of Alle taken weer te geven. Vanaf de werkbalk kunt u tevens de activiteitenlijst, de agenda van vandaag, de gezamenlijke agenda en de gebruikersinstellingen voor activiteiten en agenda openen. Tip! U kunt direct vanaf de agenda een activiteit aanmaken door de muiscursor op de datum en het tijdstip te plaatsen en eenmaal te klikken.

24

Relatiebeheer

De gemeenschappelijke agenda De gemeenschappelijke agenda geeft u de mogelijkheid om de agenda van meerdere medewerkers/resources op hetzelfde moment te bekijken. In de werkbak kunt u ervoor kiezen om de agenda op drie verschillende manieren weer te geven: Gemeenschappelijk: Gebruik deze weergave om de agenda's van uw medewerkers of resources die gekoppeld zijn aan een bepaald project of afdeling te bekijken. U kunt (geen) uit de afrollijst selecteren zodat de agenda alle activiteiten in het systeem weergeeft. Enkel: Gebruik deze weergave om de agenda van één medewerker of resource te bekijken. Aangepast: Klik op de knop Aangepast en gebruik de pijlen om medewerkers of resources van de weergave te includeren of uit te sluiten. Zoom: Selecteer welk detailniveau u wenst weer te geven in de gemeenschappelijke agenda: 100% (één dag) of 50% (één werkweek). Tip! U kunt een standaardmodus voor de agenda in de gebruikersinstellingen definiëren. Ga naar Instellingen - Gebruikersinstellingen - Activiteit en Agenda en geef uw instellingen op in Mijn agenda of de Gemeenschappelijke agenda velden in het nu geopende venster.

Gebruikersinstellingen voor Activiteit en Agenda U kunt de de module Activiteit en agenda aanpassen door de gebruikersinstellingen te definiëren. U kunt de weergegeven informatie in de module selecteren. Deze instellingen gelden alleen voor u niet voor de andere gebruikers van het systeem. De gebruikersinstellingen opent u door naar Instellingen - Gebruikersinstellingen Activiteit en Agenda te gaan. Let op! De gebruikersinstellingen in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop worden niet gesynchroniseerd. De wijzigingen die hier worden gedaan gelden alleen voor u en hebben geen invloed op andere gebruikers van het systeem. Klik op de pijltoetsen aan de rechterzijde van het venster om velden te maximaliseren of minimaliseren.

25


Standaardconfiguratie De instellingen voor urenregistratie kunnen worden aangepast voor zowel eenvoudig als geavanceerd gebruik. De standaardinstelling laat u kiezen tussen voorgedefinieerde instellingen voor de module: Eenvoudig, Normaal en Uitgebreid.

Activiteiten De selectievelden geven aan welke kolommen worden weergegeven in de activiteitenlijst. Selecteer de kolommen die u in uw activiteitenlijst wenst weer te geven.

Activiteitenkaart In dit veld geeft u eventuele standaardwaarden voor de afrollijsten Type, Status, Verantwoordelijk, Project en Prioriteit aan. Deze worden automatisch ingevuld wanneer u de activiteitenkaart opent. Eenvoudige activiteitenkaart / Volledige activiteitenkaart: Standaard zal de activiteitenkaart in de Eenvoudige modus worden geopend. Kies Volledige activiteitenkaart indien u wenst dat de activiteitenkaart altijd in de volledige modus wordt geopend. Geen details over mijn activiteiten in mijn agenda aan anderen tonen: Selecteer deze optie wanneer andere gebruikers de informatie over uw activiteiten via de agenda niet kunnen zien.

Mijn agenda Hier kunt u de standaardweergave van uw persoonlijke agenda en uw takenlijst definiëren.

Standaard agendaweergave: U kunt aangeven of de agenda standaard in de dag-, weekof maandweergave opent. Standaardweergave van de takenlijst: Hier kunt u aangeven of u de open, uitgevoerde of alle taken wenst weer te geven wanneer u de agenda opent.

26

Relatiebeheer

Gemeenschappelijke agenda Hier kunt u de medewerkers en resources selecteren die u wenst weer te geven in de Gemeenschappelijke agenda.

De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar: Groep: Kies deze optie wanneer u de agenda voor een groep medewerkers gekoppeld aan een bepaald Project of bepaalde Afdeling wenst weer te geven. Eenvoudig: Geeft de agenda voor een Medewerker of Resource weer. Aangepast: Kies deze optie en klik op de knop Klik hier. Gebruik de pijltoetsen in het venster dat wordt geopend om medewerkers of resources te includeren/excluderen van de aangepaste agenda. Standaardweergave: Kies hoe gedetailleerd de agenda dient te zijn: 100% (een dag) of 50% (een werkweek).

Projectregister Het Projectregister in Mamut Online Desktop stelt u in staat om nieuwe projecten aan te maken en bestaande projecten weer te geven, te bewerken en te verwijderen. U hebt tevens toegang tot een pagina met een overzicht van alle bestaande projecten en deze op dezelfde manier filteren zoals u dit kunt doen met andere lijsten in Mamut Online Desktop. Projecten die in Mamut Online Desktop worden aangemaakt worden direct gesynchroniseerd met Mamut Business Software en vice versa. U kunt projecten aanmaken en vinden via het werkgebied Relatie en via de hoofdwerkbalk in Mamut Online Desktop. de projecten kunnen worden ingedeeld in Externe en Interne projecten. Alleen externe projecten kunnen worden doorgefactureerd. Verder kunt u de Prioriteit definiëren, een project tijdelijk of definitief op Non-actief zetten, een koppeling maken naar een Afdeling en de duur van het project invoeren. Een project kan verschillende statussen hebben, zodat u de voortgang van al uw projecten kunt volgen. Een project kan de volgende statussen hebben:

(geen) Voltooid Non-actief Planning Eindfase Uitvoering

27


De projectenlijst De projectenlijst bevat een overzicht van alle geregistreerde projecten. U kunt de lijst bereiken via het werkgebied Relatie of door op Lijsten - Projecten te klikken. De projectenlijst stelt u in staat om bestaande projecten weer te geven en nieuwe projecten aan te maken. Zoeken: Indien de projectenlijst meerdere projecten bevat, kunt u de filteropties in het bovenste gedeelte van het venster gebruiken om het project dat u nader wilt inzien te vinden. Via de afrollijst kunt u filteren op Status, Naam en Projectklasse. U kunt de tweede afrollijst gebruiken om uw zoekopdracht nog verder te definiëren. Nieuwe toevoegen: Om een nieuw project toe te voegen klikt u op Nieuwe toevoegen bovenaan de lijst. Een nieuwe projectkaart wordt geopend waarbinnen u de details van het project kunt invoeren.

Werken met projecten Zo maakt u een nieuw project aan: 1.

Ga naar Werkgebieden - Relatie - Projecten - Nieuwe toevoegen of Nieuw - Project.

2.

Voer het gewenste Nr. / Projectklasse en de Naam in. Tevens kunt u meer informatie invoeren in het veld Omschrijving.

3.

Voer de Geplande begin- en einddatum in, en het programma berekent automatisch de Geplande duur. Zodra het project is voltooid voert u de werkelijke data in.

4.

Selecteer uit de afrollijst Type of het project intern of extern is. Als u de facturen wilt doorvoeren voor inkoop, uren en vaste prijzen kiest u Extern.

5.

Verander % voltooid als deze niet 0 is. U kunt nieuwe waarden gebruiken voor de voltooiingsgraad door in Mamut Business Software met de rechtermuisknop in dit veld te klikken en vervolgens voor Standaardregister wijzigen te kiezen. Meer informatie over het standaardregister in Mamut Business Software vindt u in het hoofdstuk "Instellingen" in het boek "Instellingen, rapporten en selectie".

6.

Selecteer de Afdeling indien het project gekoppeld is aan een afdeling.

7.

Selecteer de Prioriteit van het project uit de afrollijst indien dit relevant is.

8.

Selecteer de Medewerker die verantwoordelijk is voor het project.

9.

Voer eventueel Notities in.

10. Beschikbaar in financiële administratie is standaard geselecteerd. Verander dit als u niet wilt dat het project toegankelijk is in de administratiemodule in het programma. 11.

Klik op Invoegen om een webadres aan het project te koppelen indien deze een eigen website heeft.

12. Klik Opslaan & sluiten om terug te gaan naar de vorige pagina of klik Opslaan & nieuw om een nieuw project aan te maken. U hebt nu een nieuw project in Mamut Online Desktop aangemaakt.

28

Relatiebeheer

Zo bewerkt u een bestaande project: 1.

Klik op Projectregister in het werkgebied Relatie of klik op Lijsten - Projecten.

2.

Selecteer het betreffende project uit de lijst. Tip! Indien u veel geregistreerde projecten hebt, kunt u de functionaliteit Zoeken gebruiken om het project snel te vinden. Gebruik de afrollijsten om uw zoekopdracht te definiëren.

3.

Klik op de knop Bewerken in de werkbalk.

4.

Klik Opslaan & sluiten om terug te gaan naar de vorige pagina of klik Opslaan & nieuw om een nieuw project aan te maken. U hebt nu een bestaand project in Mamut Online Desktop bewerkt.

Zo verwijdert u een project: 1.

Open het project welke u wenst te verwijderen zoals in de bovenstaande procedure aangegeven.

2.

Klik op de knop Bewerken in de werkbalk. De werkbalk zal nu tevens een knop Verwijderen bevatten.

3.

Klik Verwijderen. U hebt nu een project verwijdert. Let op! Een project kan niet worden verwijderd indien andere modules naar het project verwijzen. Indien het project niet langer actief moet zijn, kunt u deze via de afrollijst Status op Non-actief zetten.

Overzicht van projectstatus Bij het bewerken van een bestaand project vindt u de knop Overzicht van projectstatus in de bovenste werkbalk. Deze knop geeft u een overzicht van de datum, status en duur van elke status die het project heeft gehad via de knop Status wijzigen. Meer informatie over het wijzigen van de status vindt u hieronder. U kunt alle uren, orders en inkopen zien die in verband met het project zijn geregistreerd. Het statusvenster bevat de volgende informatie: Datum: Geeft aan op welke datum en welk tijdstip de status van het project is gewijzigd. Houd er rekening mee dat de standaardtijd bij het aanmaken van een project 00:00 is. Status: Een lijst van de verschillende status welke het project heeft gehad. Bij het aanmaken van een project is deze (geen).

29


Duur: Dit veld geeft weer hoe lang een project een bepaalde status heeft gehad. De duur wordt weergegeven in dagen en uren. Houd er rekening mee dat alleen volledige uren worden geteld. Klik op de knop Sluiten om het venster te sluiten.

Status wijzigen Bij het bewerken van een project kunt u de projectstatus wijzigen door op de knop Status wijzigen in de werkbalk te klikken. Zodra u op deze knop klikt wordt een nieuw venster geopend. Via de afrollijsten kunt u de status van het project wijzigen en de datum en het tijdstip wijzigen. Deze statussen kunnen worden gewijzigd (behalve de statussen Non-actief en Voltooid) en u kunt meer statussen toevoegen via het standaardregister in Mamut Business Software. Let op! Een project mag meerdere keren dezelfde status hebben. De datum en het tijdstip van de statuswijziging moet echter tussen de vorige wijziging en het huidige tijdstip liggen.

30

Urenregistratie

Urenregistratie Urenregistratie binnen Mamut Online Desktop geeft u een online overzicht van de urenstaten van uw bedrijf. U en uw medewerkers kunnen online overal en altijd urenstaten aanmaken, weergeven en wijzigen. Urenstaten die u reeds in Mamut Business Software heeft ingevoerd kunt u hier tevens beheren.

Overzicht van werkuren Wanneer u medewerkers hebt die per uur betaald krijgen, kunnen zij hun eigen uren registreren. Medewerkers met een vast loon kunnen tevens behoefte hebben om overwerk, vakantie, ziekte en andere afwezigheid te registreren. Door het werkgebied Urenregistratie te gebruiken krijgt u en uw medewerkers toegang tot deze informatie. Veel medewerkers registreren de uren die zij aan verschillende projecten hebben gewerkt en uren die zij als consulent hebben gebruikt zodat deze kunnen worden doorgefactureerd aan de klant. Wanneer u met name met projecten werkt, kunt u de tijd, resources en kosten voor elk project berekenen. Urenregels die aan een project zijn gekoppeld kunnen worden overgedragen naar de projectmodule vanwaar het mogelijk is om deze uren door te berekenen. Het factureren voert u uit in Mamut Business Software. Een mogelijkheid is om projecten voor de verschillende taken die uw medewerkers uitvoeren aan te maken. Op deze manier kunnen zij de werkuren over de projecten verdelen. Hierdoor krijgt u een goed overzicht over het aantal uren die uw medewerkers bijvoorbeeld aan vergaderingen, klanten en rapportages besteden. Het werkgebied Urenregistratie kan worden aangepast aan elke gebruiker zodat de module het meest effectief kan worden gebruikt.

Urenstaten Onder Urenstaten vindt u een lijst van alle urenstaten voor alle gebruikers. Hier kunt u urenstaten aanmaken, bewerken, verwijderen en beheren. Middels de knop Zoeken kunt u met behulp van afrollijsten urenstaten filteren op project, medewerker, status, relatienaam en periode. U kunt tevens urenstaten Goedkeuren en Weigeren.

Agendaweergave De agendaweergave geeft de urenregels voor een bepaalde dag, week of maand weer. in de Dagelijkse weergave is het mogelijk om verschillende urenregels op het venster te laten overlappen. Dit is om ervoor te zorgen dat meerdere urenregels van verschillende urenstaten voor een bepaald tijdstop op een dag kunnen worden weergegeven. De Wekelijkse weergave kan worden weergegeven als een werkweek of een gehele week. Wanneer er veel urenregels zijn geregistreerd, is mogelijk dat de Maandelijkse weergave niet alle urenregels voor een bepaalde datum weergeeft. Wanneer u op de pijl rechtsonderin de datum klikt worden alle urenregels voor die dag weergegeven.

31


Voor meer informatie over een urenregel plaatst u de cursor op de urenregel. Om gedetailleerde informatie weer te geven klikt u op Weergeven. Dit opent de urenstaat die de urenregel bevat. Let op! De registraties die worden gedaan via het internet en Mamut Online Desktop, zowel als in de lokale versie van Mamut Business Software worden regelmatig gesynchroniseerd. Dit houdt in dat uw bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie.

Kortingen in Urenregistratie Wanneer u Urenregistratie in Mamut Online Desktop en niet in Mamut Business Software gebruikt, zal de korting van de gekozen relatie worden meegenomen op de urenregel. De korting kan worden overschreven in de statussen waarin het mogelijk is de urenstaat te bewerken. Bij het gebruik van Urenregistratie in zowel Mamut Online Desktop als Mamut Business Software zal alleen in Mamut Online Desktop de korting van de relatie worden meegenomen. Er is geen volledige ondersteuning voor kortingenhiërarchie zoals in Mamut Business Software. Wanneer u een meer geavanceerde kortingen hanteert dan op het relatieniveau, dient u zodra de urenstaat in Mamut Online Desktop is aangemaakt en automatisch is gesynchroniseerd - te kiezen voor Regenereer urenregel(s). Selecteer de optie Artikelprijs en korting (order/factuur en project). De korting wordt nu opnieuw berekend op basis van de gehele kortingenhiërarchie. Houd er rekening mee dat de optie voor Regenereer urenregel(s) niet kan worden gebruikt in de statussen Invoer voltooid en Verwerking voltooid. Let op! De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw licentie zijn inbegrepen. Neem contact met ons op indien u hierover meer informatie wenst.

Werkgebied Urenregistratie Het werkgebied Urenregistratie geeft u directe toegang tot de functionaliteiten voor urenregistratie. Nieuwe urenstaat opent direct een nieuwe urenstaat. Agendaweergave opent een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse weergave van de urenregels. Urenstaten geeft een lijst weer van alle urenstaten en de status per urenstaat. Mijn urenstaten overzicht geeft u een overzicht van de uren die u heeft gewerkt in deze en vorige week en maand.

32

Urenregistratie

Samenvatting urenregistratie geeft het aantal urenstaten die goedgekeurd dienen te worden en een overzicht van de urenstaten van alle medewerkers. U kunt urenstaten die klaar staan voor goedkeuring middels deze knop openen. Wanneer één urenstaat goedgekeurd moet worden zal deze in de gedetailleerde weergave worden geopend. Gaat het om meerdere urenstaten zal een lijst met alle relevanten urenstaten worden geopend.

De werkbalk De werkbalk is in alle onderdelen binnen de urenregistratie ongeveer hetzelfde. Maakt een nieuwe urenstaat aan vanuit de Urenstaten of de Agendaweergave van de urenregels. De knop Invoer voltooid wordt gebruikt zodat uw manager weet dat de urenstaat klaar is voor goedkeuring. Deze status is optioneel en kan gewijzigd worden in de bedrijfsinstellingen. Keurt de gekozen of geopende urenstaat of urenstaten goed. Deze optie is alleen beschikbaar voor gebruikers met het toegangsprofiel Beheerder. De geopende urenstaat weigeren. U kunt er in de gebruikersinstellingen voor kiezen om bij het weigeren een e-mail naar de eigenaar van de urenstaat te sturen. Deze optie is alleen beschikbaar voor gebruikers met het toegangsprofiel Beheerder. Wijzigt de weergave naar Urenstaten waarin alle urenstaten worden weergegeven. De lijst kan worden gefilterd op medewerker, status, project, klant of periode. Wijzigt de weergave naar de Agendaweergave van urenregels waarbij de individuele urenregels worden weergegeven. Maakt een export van de urenstaten of urenregels in de huidige weergave. Hiermee kunt u een kopie van de urenstaten of urenregels in de huidige weergave afdrukken. Opent de gebruikersinstellingen.

33


Bedrijfsinstellingen voor Urenregistratie In de bedrijfsinstellingen voor Urenregistratie kunt u de functionaliteiten specificeren, zoals de modules waarnaar urenstaten worden overgebracht en de informatie die u mag wijzigen. Deze instellingen hebben invloed op alle gebruikers. Kies de modules waarnaar de urenstaten moeten worden overgedragen: Indien u uren wenst door te factureren via de Order-/Factuurmodule, dient u de optie Order/Factuur aan te vinken. Kies Project om volledige controle te hebben over het aantal uren dat gebruikt is voor een bepaald project. Wanneer u kiest voor overdragen naar project, kunt u de uren via de Projectmodule doorfactureren. Informatie die gewijzigd mag worden in de status 'Niet-verwerkt': Hier kunt u aangeven wat voor soort informatie medewerkers mogen wijzigen in een niet verwerkte urenstaat. Selecteer welke van de volgende statussen worden gebruikt: Selecteer deze opties wanneer de statussen van de urenstaten Invoer voltooid en Gereed voor overdracht zullen worden gebruikt. Invoer voltooid kan worden gebruikt wanneer alle urenstaten door een manager moeten worden goedgekeurd. Gereed voor overdracht is alleen beschikbaar voor gebruikers die de Urenregistratiemodule in de lokale versie van Mamut Business Software hebben geïnstalleerd. Wanneer een urenstaat tenminste één urenregel bevat die overdraagbaar is, wordt de urenstaat overgezet naar Mamut Business Software. Overige: Om te limiteren aan welke projecten een medewerker kan worden gekoppeld dient u deze optie aan te vinken. Let op! De bedrijfsinstellingen in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop worden niet gesynchroniseerd. De wijzigingen die hier worden gedaan zullen alleen zichtbaar zijn voor u en de andere gebruikers van uw bedrijfsdatabase in Mamut Online Desktop. Tip! Zodra u bent ingelogd in Mamut Online Desktop kunt u rechtsbovenin het venster op Help klikken. Hier vindt u meer informatie over de functionaliteiten.

34

Urenregistratie

Gebruikersinstellingen voor Urenregistratie U kunt de module Urenregistratie aanpassen door de gebruikersinstellingen te definiëren. Hier kunt u de instellingen naar uw wens aanpassen. Deze instellingen gelden alleen voor u, niet voor de andere gebruikers van het systeem. Let op! De gebruikersinstellingen kunnen tevens worden benaderd via de knop Gebruikersinstellingen op de werkbalk in de weergaves Urenstaten, Urenstaat en de Agendaweergave van urenregels. Klik op de pijlknoppen aan de rechterzijde van het scherm om de velden te maximaliseren of minimaliseren.

Standaardinstelling De instellingen voor urenregistratie kunnen worden aangepast voor zowel eenvoudig als geavanceerd gebruik. De standaardinstelling laat u kiezen tussen voorgedefinieerde instellingen voor de module. Vereenvoudigt het venster en geeft alleen de verplichte velden weer. Geeft de standaardwaarden en functionaliteiten weer. Geeft meer velden en functionaliteiten weer.

Kolom voor invoer Deze instellingen zijn gebaseerd op de standaardinstelling die u kiest. U kunt de wijzigen welke kolommen weergegeven worden in de urenregistratie door deze al dan niet te selecteren. U kunt tevens de optie Stuur een e-mail wanneer een urenstaat wordt afgekeurd. De gebruiker die de betreffende urenstaat heeft aangemaakt zal dan een email ontvangen met de mededeling dat de urenstaat niet is goedgekeurd. Dit vereist dat een e-mailadres op de medewerkerkaart is geregistreerd en dat de gebruiker aan de medewerker is gekoppeld.

Standaardwaarden Wanneer u normaliter urenregels van hetzelfde type aanmaakt kunt u veel tijd besparen door een aantal velden standaard in te stellen. Informatie zoals medewerker, datum/tijd, totalen en urensoorten kunnen standaard worden ingesteld. U kunt tevens aangeven of urenstaten overdraagbaar moeten zijn en u kunt een urenstaat aan een project en/of afdeling koppelen. Let op! De gebruikersinstellingen in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop worden niet gesynchroniseerd. De wijzigingen die hier worden gedaan gelden alleen voor u en hebben geen invloed op andere gebruikers van het systeem.

35


Bedrijfsstatus Bedrijfsstatus geeft u een overzicht van de belangrijkste getallen over uw bedrijf. Dit is een visuele presentatie van de financiële status van uw bedrijf in een bepaalde periode, gebaseerd op informatie uit Mamut Business Software.

Bedrijfsstatus in Mamut Online Desktop geeft financiële gegevens, grafische presentaties en kengetallen weer om u te voorzien van een overzicht van de financiële status van uw bedrijf gedurende een bepaalde periode. Alle financiële gegevens zijn gebaseerd op informatie uit Mamut Business Software. Bedrijfsstatus is een rapport op één pagina met zowel weergave op volledig scherm en op afgedrukte rapporten. U kunt de informatie uit Bedrijfsstatus exporteren naar PDFformaat of Microsoft Excel. Let op! Deze functionaliteit is alleen in Mamut Online Desktop beschikbaar. Bedrijfsstatus bevat alleen gegevens die reeds in het systeem zijn gegenereerd. Tip! De kengetal-indicatoren zijn financiële en non-financiële methodes die organisaties helpen om het succes te definiëren en evalueren, normaliter in verband met de langetermijndoelen van het bedrijf. Let op! In het gebruikersbeheer in Mamut Online Desktop kan de beheerder aangeven welke gebruikers toegang hebben tot Bedrijfsstatus. Meer informatie over het gebruikersbeheer vindt u in de sectie "Gebruikersbeheer".

36

Bedrijfsstatus

Aan de slag met Bedrijfsstatus Instellingen Voor u aan de slag gaat met Bedrijfsstatus dient u een aantal instellingen te definiëren in Mamut Business Software. Zo dient u bijvoorbeeld aan te geven hoe Bedrijfsstatus de informatie uit Mamut Business Software haalt. Deze instellingen vindt u via Beheer - Instellingen - Administratie - Administratieve instellingen Rekeningschema.

U definieert de betreffende instellingen op het tabblad Mamut Online Desktop Bedrijfsstatus. Aan de rechterkant van het venster geeft u aan welke groepen (gebaseerd op het rekeningschema) in elke omschrijving van de balans- en resultaatboxen worden geïncludeerd in Bedrijfsstatus (linkerkant van het venster). Het venster stelt u in staat de rapporten in Bedrijfsstatus aan te passen naar uw rekeningschema. Gebruik de pijl in de afrollijst om het onderdeel van de administratieve rapporten te kiezen.

Zo past u de standaard lay-out aan: 1. 2. 3.

Klik op Nieuw om de standaard lay-out aan te passen. Herhaal deze stap voor elke omschrijving die u wenst te bewerken. Klik op OK. Klik op Verwijderen om de selectie te verwijderen. Klik op de pijl in de afrollijst om groepen aan het rekeningschema toe te voegen. U hebt de standaard lay-out aangepast en bepaald hoe Bedrijfsstatus de informatie uit Mamut Business Software haalt.

37


Gebruikers Om Bedrijfsstatus te kunnen gebruiker dient u een geregistreerde gebruiker te hebben die in Mamut Business Software is verbonden aan een medewerker. Tevens dient u een uitnodiging voor Mamut Online Desktop te hebben ontvangen en geaccepteerd. Meer informatie over het uitnodigen van gebruikers vindt u in de sectie "Aan de slag". Let op! In het gebruikersbeheer in Mamut Online Desktop kan de beheerder aangeven welke gebruikers toegang hebben tot Bedrijfsstatus. Meer informatie over het gebruikersbeheer vindt u in de sectie "Gebruikersbeheer".

Aan de slag met Bedrijfsstatus Zodra u de noodzakelijke instellingen in Mamut Business Software heeft opgezet bent u klaar om aan de slag te gaan met Bedrijfsstatus.

Zo gaat u aan de slag: 1.

2.

Meld u aan bij Mamut Online Desktop met uw Mamut ID. U bereikt Mamut Online Desktop via de webbrowser op www.mamutonline.com of via het aandachtsgebied in Mamut Business Software. Binnen Mamut Online Desktop gaat u naar Werkgebieden - Bedrijfsstatus. Een rapport met 16 verschillende boxen wordt weergegeven. Deze boxen representeren de balans en de kengetallen van uw bedrijf. U kunt het venster nu aanpassen door boxen te minimaliseren die u niet wenst te zien. Daarnaast kunt u de meeste boxen bewerken door op Bewerk deze box links bovenin de box te klikken en vervolgens te definiëren hoe het overzicht eruit moet zien en welke getallen moeten worden weergegeven. Tevens kunt u voor de meeste boxen een gedetailleerde weergave kiezen en het volledige rapport - of delen hiervan - afdrukken naar Mircrosoft Excel of PDF.

38

Materialenregister

Materialenregister Het Materialenregister in Mamut Online Desktop geeft u een online overzicht van het materiaal van uw organisatie. Hier kunt u materiaal uitlenen en inleveren. Tevens kunt u uw materiaal online aanmaken, weergeven en bewerken; overal en altijd.

Uw materiaal beheren Het Materialenregister in Mamut Online Desktop is een online service welke u in staat stelt uw materiaal te beheren. Veel organisaties stellen leden in staat materialen te lenen. Het is daarom erg belangrijk om in de gaten te houden wie wat heeft geleend en teruggebracht. Daarnaast is het Materialenregister geïntegreerd met het Relatiebeheer; de informatie over uw relaties wordt daarom uit het relatiebeheer gehaald en u kunt materialen aan relaties koppelen. U kunt tevens in de gaten houden wie wat heeft geleend en wanneer deze uiterlijk teruggebracht moet worden. Er zijn drie verschillende classificaties die u op de hoogte stellen van de status van het materiaal: beschikbaar (groen), uitgeleend (geel) en vervallen (rood). U kunt uw relaties eenvoudig via e-mail op de hoogte stellen wanneer het materiaal spoedig zal vervallen of reeds is vervallen. Daarnaast kunt u rapporten afdrukken die u helpen bij het beheer van uw materiaal.

Een compleet hulpmiddel voor alle typen organisaties Het Materialenregister is een hulpmiddel dat voor alle typen organisaties geschikt is; sportverenigingen, muziekverenigingen, bedrijven en anderen. Het register is flexibel en kan eenvoudig aan uw persoonlijke wens worden aangepast. De bedrijfsinstellingen stellen u in staat om uw bedrijfstype te definiëren en enkele velden aan uw wens aan te passen. Met behulp van de gebruikersinstellingen, welke persoonlijk zijn en alleen invloed hebben op u als gebruiker, kunt u de informatie die wordt weergegeven wanneer u met het materiaal werkt, aanpassen.

39


Aan de slag met het materialenregister Om aan de slag te kunnen gaan met het Materialenregister, dient u eerst verbinding te hebben met Mamut Online Desktop. Meer informatie over het tot stand brengen van de verbinding met Mamut Online Desktop vindt u in de sectie "Aan de slag met Mamut Online Desktop".

Instellingen in Mamut Online Desktop Bedrijfsinstellingen Voor u gebruik kunt maken van het Materialenregister, dient u het Bedrijfstype in de Bedrijfsinstellingen te definiëren. Hier dient u aan te geven of het gaat om een bedrijf, sportvereniging, muziekvereniging, of een ander type organisatie. Het is belangrijk dat u er rekening mee houdt dat de selectie die u hier aangeeft bepaalt welke standaardwaarden voor categorie en onderdelen en velden op de materialenkaart worden weergegeven. U bereikt de bedrijfsinstellingen in Mamut Online Desktop via Instellingen - Bedrijfsinstellingen - Materialenregister. Gebruikerstoegang De supergebruiker definieert welke functionaliteiten binnen het Materialenregister beschikbaar zijn voor de gebruikers van de bedrijfsdatabase. Zo kan de supergebruiker bijvoorbeeld de toegang voor het verzenden van e-mails vanuit de uitleenkaart beperken. De verschillende toegangsrechten worden gedefinieerd in het venster Gebruikersbeheer welke u bereikt via Instellingen - Accountbeheer - Gebruikersbeheer. Meer informatie over de gebruikerstoegang vindt u in de sectie "Gebruikerstoegang binnen Mamut Online Desktop". Gebruikersinstellingen Binnen de Gebruikersinstellingen kunt u de instellingen aanpassen zodat deze voldoen aan uw persoonlijke wensen en specifieke vereisten voor de uitvoering van dagelijkse taken. Dit houdt in dat u velden kunt selecteren en standaardwaarden kunt aangeven voor de materialenkaart en uitleenkaart. U bereikt de gebruikersinstellingen in Mamut Online Desktop via Instellingen - Gebruikersinstellingen - Materialenregister.

Instellingen in Mamut Business Software Via uw lokale installatie van Mamut Business Software kunt u waarden voor het Materialenregister definiëren, zoals de standaardwaarden voor categorie en locatie, en de waarden voor de afrollijsten in de materialenkaart. U kunt deze waarden aanmaken, bewerken en verwijderen via het standaardregister door in uw lokale installatie van Mamut Business Software naar Beheer - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister te gaan. Meer informatie vindt u in het hoofdstuk "Instellingen" van de introductiehandleiding "Instellingen, rapporten en selectie".

40

Materialenregister

Materiaal Zodra u de bedrijfs- en gebruikersinstellingen hebt gedefinieerd, kunt u beginnen met het registreren van uw materiaal.

Relaties Het Materialenregister is geïntegreerd met het Relatiebeheer, en haalt derhalve informatie uit uw bestaande relaties. Wanneer u materiaal uitleent, kunt u het materiaal aan de relatie (niet de contactpersoon) welke het materiaal leent, koppelen. Meer informatie over het Relatiebeheer in Mamut Online Desktop vindt u in de sectie "Relatiebeheer".

Het werkgebied Materialenregister Zodra alle materialen en relaties zijn geregistreerd, kunt u het materialenregister in gebruik nemen. U opent het werkgebied via Werkgebieden - Materialenregister in Mamut Online Desktop.

41


Jaarplanner De jaarplanner helpt u bij het opzetten van een gestructureerd en uitgebreid jaarplan voor uw bedrijf. Het jaarplan beschrijft de doelen en geeft een overzicht van de strategieën, analyses en planning die nodig zijn om de doelen te bereiken. Jaarplanner geeft u de mogelijkheid om met behulp van 10 eenvoudige stappen een jaarplan voor uw bedrijf op te stellen. Hierin kunt u omschrijven wat u in de loop van het komende jaar wenst te bereiken. U behoudt hierdoor het totaaloverzicht zonder het overzicht op de dagelijkse planning te verliezen. Dit helpt u om uw bedrijf effectiever te sturen en de juiste beslissingen te nemen. Tevens verkleint u de risico's voor uw bedrijf en verhoogt u de kansen dat uw bedrijf succesvol wordt en blijft. Om het plan te maken dient u doelen voor uw bedrijf op te stellen. Deze doelen staan voor wat u met uw bedrijf wenst te bereiken. Om deze doelen te halen dient u actiepunten voor elk doel op te stellen. Deze actiepunten zijn taken die u dient uit te voeren om de doelen te behalen.

Hoe maakt u een goed jaarplan aan Terwijl enkelen graag veel tijd besteden aan het aanmaken van een compleet jaarplan, zullen anderen zich door het proces haasten en op een later moment meer informatie en details toevoegen. Het kan zijn dat u uw markt en bedrijf volledig kent en direct naar de planning voor het komende jaar gaat. Het kan daarentegen ook zo zijn dat uw bedrijf nog niet zo lang bestaat en u uw bedrijf eerst wenst te analyseren om er zeker van te zijn dat u op de goede weg bent. Wij raden u aan om eerst een overzicht te verkrijgen van de jaarplanner alvorens u begint met het invoeren van gedetailleerde informatie. Voor het beste resultaat raden wij u aan om alle modules van de Jaarplanner te doorlopen. Dit is tevens een goede oefening voor ervaren managers. Tip! Uw jaarplan zou een dynamisch plan moeten zijn die u regelmatig aanpast. Vraag uzelf: Zijn alle actiepunten uitgevoerd? Hebt u uw doelstellingen behaald? Dient u meer actiepunten op te stellen om uw doelen te behalen?

42

Jaarplanner

Aan de slag met de Jaarplanner Om aan de slag te gaan dient u verbinding te hebben met Mamut Online Desktop. Mamut Online Desktop is verantwoordelijk voor het synchroniseren van uw gegevens tussen Mamut Business Software en de jaarplanner. Meer informatie over het aanmaken van een Mamut ID vindt u in het gedeelte over het aan de slag gaan met Mamut Online Desktop.

Zo gaat u aan de slag met de Jaarplanner: 1.

Log in bij Mamut Online Desktop via de webbrowser met uw Mamut ID. U kunt rechtstreeks inloggen via de webbrowser op www.mamutonline.com of via het aandachtsgebied in Mamut Business Software.

2.

Via de werkbalk in Mamut Online Desktop klikt u op Werkgebieden - Jaarplanner.

3.

Klik op Maak een nieuw jaarplan aan onderaan op de hoofdpagina of rechtsboven om een nieuw jaarplan aan te maken.

4.

Vul de Naam van het nieuwe jaarplan in, het jaar waar het om gaat en of deze gebaseerd dient te worden op een bestaand plan of niet. Indien deze gebaseerd dient te worden op een bestaande plan, kunt u kiezen welke elementen van het plan u wenst te gebruiken.

5.

Klik op OK om het plan op te stellen en om verder te gaan naar de module Strategie, of klik Annuleren om terug te gaan naar de startpagina zonder het plan op te stellen. De naam van uw jaarplan zal nu worden weergegeven als de huidige jaarplan linksboven op de startpagina. U hebt nu een naam en jaartal voor uw jaarplan ingesteld en u kunt doorgaan met het opzetten van de strategie voor het jaarplan. Let op! U kunt eenvoudig kiezen aan welk plan u wenst te werken door op de lijst van plannen te klikken die rechtsboven op de pagina wordt weergegeven. Tip! Zodra u bent ingelogd in Mamut Online Desktop kunt u rechtsbovenin het venster op Help klikken. Hier vindt u meer informatie over de functionaliteiten.

43


Webmail Webmail is gebaseerd op Microsoft Office Outlook Web Access en geeft u en uw collega's toegang tot e-mail, mappen en contacten via het internet. Hierdoor kunt u werken wanneer u niet op kantoor bent. De dienst geeft u toegang tot uw e-mailaccounts zonder de traditionele e-mailprogramma's zoals Microsoft Office Outlook te hoeven gebruiken. Webmail wordt benaderd via een webbrowser en staat u toe om e-mail aan te maken, te lezen, te beantwoorden en door te sturen, zoals u dit ook in Microsoft Office Outlook kunt doen. De meest populaire leveranciers van e-maildiensten via de webbrowser zijn Gmail, Hotmail en Yahoo. Het grootste voordeel van het gebruik van Webmail in plaats van een lokaal emailprogramma is dat u vanaf elke computer met internetverbinding uw e-mail kunt benaderen. Met Webmail kunt u uw e-mail lezen en versturen vanuit de bibliotheek, het café, kantoor of wanneer u vrienden bezoekt. Let op! Voor u gebruik kunt maken van Webmail dient uw systeembeheerder een emailaccount voor u in de MyAccount aan te maken. U gebruikt de inloggegevens die u in de MyAccount vindt om in te loggen bij Webmail.

Link naar Webmail in Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop includeert deze e-maildienst met geïntegreerde toegang tot Microsoft Office Outlook. Klik op Werkgebieden op de werkbalk in Mamut Online Desktop en klik vervolgens op Webmail. Een nieuw venster wordt in uw webbrowser geopend waar u in uw e-mail kunt inloggen, waar en wanneer u wenst. Mamut Online Desktop geeft u meer flexibiliteit en mobiliteit aangezien alles vanuit uw webbrowser wordt uitgevoerd. Dit reduceert het gevaar voor virusaanvallen en u bespaart plaats op uw harde schijf aangezien alle e-mail op de server wordt opgeslagen. Middels Microsoft Office Outlook Web Access kunt u via uw webbrowser e-mail lezen en schrijven. U hoeft tevens geen back-up van uw e-mail te maken aangezien alles op een externe machine wordt opgeslagen.

Rechtstreeks vanuit uw webbrowser inloggen U kunt rechtstreeks vanuit uw webbrowser inloggen via: https://mamutmail.com.

Help Microsoft Office Outlook Web Access heeft een eigen helpfunctionaliteit die u vindt door na het inloggen op de knop Help te klikken.

44

Mamut Online Survey

Mamut Online Survey Introductie Mamut Online Survey is een online oplossing waarmee u enquêtes kunt ontwikkelen en publiceren op het internet. U kunt op deze manier terugkoppeling van uw klanten ontvangen zodat u een beter inzicht verkrijgt in uw markt.

Een enquête aanmaken Mamut Online Survey maakt het mogelijk onderzoeken snel en eenvoudig samen te stellen. U kunt zelf vragen opstellen in het formaat en met de inhoud zoals u het wenst. De veelvoorkomende vraagsoorten, zoals meerkeuzevragen, ranglijsten, lijsten en matrices/tabellen zijn allemaal vooraf aangemaakt en direct klaar voor gebruik. U kunt het ontwerp en de lay-out naar uw wens aanpassen.

Snelle feedback Het programma beschikt over een eenvoudige wizard waarmee u de contactpersonen waarvan u wenst dat zij de enquête ontvangen, snel in het programma kunt importeren. De uitnodigingen worden per e-mail verzonden. De reacties die u krijgt worden rechtstreeks in het programma opgeslagen. Alle informatie is eenvoudig in te zien zodat u te allen tijde na kunt gaan wat uw klanten denken. Het programma bevat een functie voor het verzenden van follow-up e-mails, inclusief begin- en einddata om er zeker van te zijn dat een persoon niet meer dan een keer kan reageren en om de individuele reacties eenvoudig inzichtelijk te maken.

45


Het analyseren van de resultaten De verslagen zijn direct beschikbaar vanaf het moment dat de respondenten hun reacties hebben ingevoerd, zodat u de ontwikkelingen kunt blijven volgen op het moment dat de reacties binnenkomen. Alle enquêtes beschikken over twee voorgedefinieerde rapportages; een samenvattingsrapportage en een opmerkingenrapportage. Deze worden automatisch aangemaakt zodra de enquête wordt gepubliceerd.

Schaalbaarheid en beschikbaarheid Een enquête-oplossing moet schaalbaar zijn zodat een grote hoeveelheid informatie verwerkt kan worden. Mamut Online Survey is ontworpen om de taken snel uit te voeren, ook tijdens de drukke perioden. Mamut Online Survey kan grote hoeveelheden respondenten en enquêtes verwerken.

Meerdere versies van de oplossing Mamut Online Survey is beschikbaar in verschillende versies. U kunt het functionaliteitenoverzicht op onze website www.mamut.nl gebruiken om te kijken welke oplossing bij u past.

Aan de slag met Mamut Online Survey Zo gaat u aan de slag met Mamut Online Survey: 1.

Klik vanaf het bureaublad in Mamut Business Software op Mamut Information Desk en klik op het tabblad Survey.

2.

Onder Nieuwe gebruiker rechtsbovenin klikt u op Nieuw account aanmaken.

3.

Volg de instructies voor het aanmaken van een account. U heeft een e-mailadres en een wachtwoord nodig. U kunt nu inloggen en Mamut Online Survey gebruiken. Uw gebruikersnaam is identiek aan uw klantnummer.

Inloggen bij Mamut Online Survey U kunt inloggen via het werkgebied Mamut Online Survey in Mamut Online Desktop of via de Mamut Information Desk. Mamut Online Survey wordt in een nieuw venster geopend. Tip! Door na het inloggen op Users/Gebruikers te klikken kunt u de Language/Taal voor uw gebruiker instellen.

Help Zodra u bent ingelogd in Mamut Online Desktop kunt u rechtsbovenin het venster op Help klikken. Hier vindt u meer informatie over de functionaliteiten.

46

Webhosting

Webhosting Webhosting verwijst u door naar uw MyAccount, een online beheerdersinterface voor diensten zoals uw eigen domeinnaam, Mamut eZ Publish, SharePoint, e-mail en meer. Door in de MyAccount in te loggen kunt u de diensten die in uw overeenkomst zijn inbegrepen beheren. Zo kunt u uw domeinnaam beheren en de gebruikers, taal en inloggegevens voor uw website met Mamut eZ Publish wijzigen. Tevens kunt u de emailaccounts van u en uw collega's beheren en een SharePoint-account aanmaken waarmee u informatie binnen uw organisatie en met uw klanten kunt delen. De webhostingfunctionaliteit in Mamut Online Desktop geeft u toegang tot een groot deel van de web-based programma's die op eigen servers van Mamut worden beheerd. Dit betekent dat u alle voordelen van de diensten van Mamut heeft zonder tijd, energie of geld te investeren aan het dagelijkse onderhoud aan de servers. Let op! Alleen de systeembeheerder heeft toegang tot Webhosting.

Link naar MyAccount in Mamut Online Desktop Vanaf het menu Werkgebieden in Mamut Online Desktop vindt u de optie Webhosting. Deze verwijst u direct door naar de inlogpagina van de MyAccount. Let op! Zodra u Mamut One heeft aangeschaft ontvangt uw bedrijf een e-mail met informatie over het inloggen bij uw MyAccount. De systeembeheerder kan van hieruit de diensten die in uw overeenkomst zijn inbegrepen beheren en gebruikers voor een aantal diensten aanmaken.

Inloggen vanuit uw webbrowser U kunt met behulp van een webbrowser rechtstreeks in de MyAccount inloggen via deze link: https//myaccount.active24.com.

47


Verkoop Het werkgebied Verkoop geeft u toegang tot belangrijke functionaliteiten binnen verkoop. U kunt offertes en orders aanmaken en bewerken, rapporten als PDF-bestand genereren en offertes, orders, facturen en creditnota's weergeven; overal en altijd. In het werkgebied Verkoop vindt u alle informatie over de klanten, voorraad, kostprijs en brutomarges op de artikelregels. Hiermee geeft het werkgebied u de mogelijkheid om offertes en verkooporders aan te maken en offertes en orderbevestigingen af te drukken terwijl u de klant bezoekt. Het werkgebied Verkoop binnen Mamut Online Desktop is geïntegreerd met uw lokale installatie van Mamut Business Software. Dit houdt in dat alle wijzigingen die u doorvoert in offertes en orders of instellingen in Mamut Business Software, welke de voorraad, magazijn, btw, betalingsvoorwaarden en ondersteunde elektronische formaten beïnvloeden, direct worden gesynchroniseerd en bijgewerkt in Mamut Online Desktop.

Overzicht van ondersteunde statussen en functionaliteiten voor alle orderstatussen In de onderstaande tabel kunt u zien welke acties met de verschillende stautssen in Mamut Online Desktop worden ondersteund.

Status

Weergeven

Aanmaken

Bewerken

Offerte

Ja

Ja

Ja

Basisorder voor verzamelorder

Ja

Nee

Nee

Niet verwerkte order

Ja

Ja

Ja

Niet verwerkte verzamelorder

Ja

Ja

Ja

Niet verwerkte creditnota

Ja

Nee

Ja

Nalevering

Ja

Nee

Ja

Factuur (niet geleverd)

Ja

Nee

Nee

Factuur

Ja

Nee

Nee

Creditnota

Ja

Nee

Nee

U kunt een order als Gemiste verkoop of Geannuleerde order registreren in Mamut Online Desktop, maar u kunt deze niet benaderen via de lijst Verkooporders. Let op! Het is niet mogelijk om een bestaande offertes/orders via Mamut Online Desktop naar een andere status te verwerken. Het is dus niet mogelijk om een factuur voor een order aan te maken. Deze handeling dient u in Mamut Business Software uit te voeren.

48

Verkoop

Aan de slag met Verkoop U dient verbinding te hebben met Mamut Online Desktop voor u het werkgebied Verkoop kunt benaderen. Meer informatie over het tot stand brengen van de verbinding met Mamut Online Desktop vindt u in de paragraaf "Aan de slag met Mamut Online Desktop". Het werkgebied Verkoop in Mamut Online Desktop is nauw verbonden met de module Verkoop in Mamut Business Software. Om het werkgebied aan de behoeften van uw bedrijf aan te passen dient u ervoor te zorgen dat de bedrijfsinstellingen in Mamut Business Software correct zijn gedefinieerd. U kunt het werkgebied tevens aan uw persoonlijke werkwijze aanpassen met behulp van de gebruikersinstellingen voor Verkoop in Mamut Online Desktop.

Instellingen in Mamut Business Software Het gebruik van de online verkoopfunctionaliteiten vereist dat u artikelen hebt geregistreerd in de lokale versie van Mamut Business Software, aangezien het niet mogelijk dit te doen in Mamut Online Desktop. Het is tevens mogelijk om Mamut Business Software te gebruiken om uw klanten en andere gegevens in te voeren. De bedrijfsinstellingen voor Order/Factuur en voor Artikel in Mamut Business Software zijn ook van toepassing op het werkgebied Verkoop. U kunt deze instellingen in Mamut Business Software wijzigen via Beheer - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen. Klik Artikel of Order/Factuur. Meer informatie over deze instellingen vindt u in het hoofdstuk "Instellingen" in het introductieboek "Instellingen, rapporten en selectie". Via Mamut Business Software kunt u de waarden die beschikbaar zijn in de verschillende afrollijsten in de verkoopkaart definiëren. U kunt deze waarden toevoegen, bewerken en verwijderen via het standaardregister, door in Mamut Business Software op Beheer Instellingen - Bedrijf - Standaardregister te klikken. Meer informatie over het standaardregister vindt u in het hoofdstuk "Instellingen" in het introductieboek "Instellingen, rapporten en selectie". Let op! Voordat u kunt beginnen met het registreren van offertes/orders, moet u artikelen en klanten hebben aangemaakt. De artikelen moet u registreren in het artikelregister in Mamut Business Software (Beheer - Artikel - Artikelregister). Klanten kunt u zowel in Mamut Business Software als in Mamut Online Desktop aanmaken.

49


Instellingen in Mamut Online Desktop Handelingen voor de Supergebruiker De gebruiker nodigt andere gebruikers uit voor Mamut Online Desktop. Meer informatie over het uitnodigen van gebruikers vindt u in de sectie "Gebruikers uitnodigen voor Mamut Online Desktop". Daarnaast bepaalt de supergebruiker welke functionaliteiten de gebruiker(s) kunnen benaderen. U configureert de gebruikersrechten in het venster Gebruikersbeheer, welke u vindt via Instellingen - Accountbeheer. Handelingen voor de gebruiker Zodra de gebruikersrechten zijn ingesteld, kan de gebruiker in Mamut Online Desktop inloggen. Ga vervolgens naar Instellingen - Gebruikersinstellingen - Offerte/Verkoop om te definiëren welke informatie en opties beschikbaar moeten zijn in het werkgebied. Een van de redenen voor het definiëren van de gebruikersinstellingen is om te voorkomen dat gevoelige informatie, zoals de bedrijfsinkomsten en marges worden weergegeven wanneer u bij klanten op bezoek bent.

50

Rapportenarchief

Rapportenarchief Het Rapportenarchief geeft u een online overzicht van documenten die vanuit Mamut Business Software worden gepubliceerd. U kunt documenten weergeven, afdrukken en opslaan. Dit geeft u de flexibiliteit om overal en altijd met de documenten te werken.

Mamut Online Desktop In Mamut Online Desktop kunt u online documenten en rapporten beheren die vanuit Mamut Business Software zijn gepubliceerd. U vindt deze documenten onder Lijsten Rapportenarchief. Het is tevens mogelijk om de documenten/rapporten weer te geven, af te drukken en een kopie hiervan op uw lokale computer op te slaan. Tip! Indien u een rapport of document wenst te bewerken, dient u een kopie hiervan op uw lokale computer op te slaan. Het originele document op Mamut Online Desktop kan niet worden bewerkt. Meer infomatie over documenten en rapporten op Mamut Online Desktop vindt u in help.

Mamut Business Software Om een document of rapport beschikbaar te maken in het rapportenarchief in Mamut Online Desktop, dient u deze eerst vanuit Mamut Business Software te publiceren. U kunt dit vanuit de volgende modules uitvoeren.

U kunt een rapport rechtstreeks vanuit Mamut Business Software op Mamut Online Desktop publiceren via Bestand - Afdrukken. U kunt een document publiceren vanuit Mamut Business Software op Mamut Online Desktop publiceren via de documentenlijst, welke u vindt via Beheer - Document Documentenlijst. Hieronder vindt u meer informatie over het publiceren van documenten en rapporten vanuit Mamut Business Software naar Mamut Online Desktop.

Aan de slag met het rapportenarchief Verbinding met Mamut Online Desktop Voordat u aan de slag kunt gaan met het Rapportenarchief, dient u een verbinding met Mamut Online Desktop tot stand te hebben gebracht, De synchronisatie tussen Mamut Business Software en het Rapportenarchief is gebaseerd op Mamut Online Desktop. Meer informatie over het tot stand brengen van de verbinding met Mamut Online Desktop vindt u in de sectie "Aan de slag".

51


Beheer van documenten en rapporten Elk rapport en documenten dat op Mamut Online Desktop is gepubliceerd, heeft een eigen documentenkaart in Mamut Business Software. Via de documentenkaart kunt u de titel wijzigen en notities toevoegen. Vanuit de documentenlijst in Mamut Business Software kunt u documenten op Mamut Online Desktop publiceren. Daarnaast kunt u deze lijst gebruiken om documenten en rapporten van Mamut Online Desktop te verwijderen. De gepubliceerde rapporten en documenten mogen niet groter zijn dan 2Mb. Wanneer een document deze limiet overschrijdt, bijvoorbeeld vanwege grote afbeeldingen, dienen deze handmatig aangepast te worden voor deze kan worden gepubliceerd. Indien u de bestandsgrootte van een document wenst te controleren, vindt u het pad naar het bestand in het veld Map op de documentenkaart. Meer informatie over het beheren van documenten en rapporten in Mamut Online Desktop vindt u door in Mamut Online Desktop op Help te klikken.

Zo publiceert u rapporten van Mamut Business Software naar Mamut Online Desktop: 1.

Ga in Mamut Business Software naar Bestand - Afdrukken.

2.

Selecteer het rapport dat u wenst te publiceren.

3.

Selecteer Mamut Online Desktop uit de afrollijst Verzenden naar.

4.

Klik Afdrukken.

5.

Sommige rapporten vereisen meer gedetailleerde informatie of instellingen. Voer de gewenste gegevens in en bevestig deze.

6.

Voer een Titel in welke in de lijst met rapporten wordt weergegeven.

7.

Voer indien gewenst Notities in het betreffende veld in.

8.

Indien u een voorbeeld van het rapport wenst te zien klikt u op Afdrukvoorbeeld.

9.

Indien u de documentenkaart wenst te openen zodra het rapport is gepubliceerd, selecteert u de optie Open de documentenkaart nadat u op 'Publiceren' hebt geklikt.

10. Klik Publiceren. Het rapport wordt direct gepubliceerd. Indien u de optie in stap 9 hebt geselecteerd, zal de documentenkaart van het rapport worden geopend. Hier vindt u de publicatiedatum, uw naam als Auteur en de status Gepubliceerd. De titel en de notities die u hebt ingevoerd zullen in de respectievelijke velden worden weergegeven. Tip! Toets [F1] in het venster voor het publiceren van een rapport in Mamut Business Software om een gedetailleerde omschrijving van de functionaliteiten weer te geven.

52

Rapportenarchief

Zo publiceert u documenten van Mamut Business Software naar Mamut Online Desktop: U kunt niet alleen rapporten op Mamut Online Desktop publiceren, maar ook andere documenten die aan uw bedrijfsdatabase zijn gekoppeld. U vindt deze documenten in de documentenlijst. 1.

Open de documentenlijst in Mamut Business Software via Beheer - Document Documentenlijst.

2.

Selecteer het document dat u wenst te publiceren.

3.

Klik op de knop Naar Mamut Online Desktop dupliceren op de werkbalk.

4.

U kunt de Titel wijzigen en een Notitie toevoegen welke de gebruikers in Mamut Online Desktop kunnen openen en lezen. De documentenkaarten voor gepubliceerde documenten bevatten specifieke informatie. Het Type is Gepubliceerd document, de Status is Gepubliceerd en de Gegevensmap is Online document. Elke documentenkaart dat deze informatie weergeeft verwijst naar een document dat op Mamut Online Desktop is gepubliceerd.

5.

Klik OK. Indien Mamut Business Software verbonden is met Mamut Online Desktop, zal het document direct worden gepubliceerd. De documentenlijst bevat het originele document en de duplicaat. De duplicaat heeft de status Gepubliceerd.

Zo verwijdert u een document of rapport van Mamut Online Desktop: Let op! Wees voorzichtig met het verwijderen van een document of rapport. Er wordt geen kopie van de gepubliceerde rapporten opgeslagen in Mamut Business Software. Het is mogelijk dat een document dat gepubliceerd is op Mamut Online Desktop, niet langer identiek is aan het originele document in Mamut Business Software. 1.


2.

Selecteer het document of rapport dat u wenst te verwijderen van Mamut Online Desktop. Gepubliceerde documenten en rapporten hebben altijd de status Gepubliceerd en het type Gepubliceerd document. Tip! Indien uw documentenlijst deze kolommen niet weergeeft, kunt u deze toevoegen via de gebruikersinstellingen, tabblad Documentenlijst.

3. 4.

Klik Verwijderen. Er wordt een waarschuwing weergegeven. Klik OK. Het document of rapport is nu verwijdert van Mamut Online Desktop. Het is niet langer online beschikbaar.

53


Tip! U kunt tevens een rapport of document direct via de documentenkaart verwijderen. Klik op Verwijderen en bevestig dat u het rapport of het document wenst te verwijderen.

Zo bewerkt u de notities of de titel van een gepubliceerd document of rapport: Indien u de notities of de titel van een document of rapport welke op Mamut Online Desktop is gepubliceerd wenst te wijzigen, volgt u onderstaande stappen. 1.


2.

Selecteer het document of rapport waarvan u de titel of notities wenst te wijzigen.

3.

Klik Bewerken om de documentenkaart te openen.

4.

Voer de gewenste wijzigingen uit in de titel en/of notities in de respectievelijke velden.

5.

Klik Opslaan. De informatie wordt gesynchroniseerd en is zichtbaar voor de gebruikers in Mamut Online Desktop zodra de synchronisatie is voltooid.

54

Mamut Online Desktop FAQ

Mamut Online Desktop FAQ Hoe verleen ik andere gebruikers toegang tot Mamut Online Desktop? Men kan anderen toegang tot Mamut Online Desktop verlenen door in te loggen in Mamut Online Desktop. Ga naar Instellingen- Accountbeheer - Gebruikersbeheer. Gebruikersbeheer is een lijst van alle gebruikers in Mamut Business Software en geeft u een overzicht van wie er al is uitgenodigd voor Mamut Online Desktop en wie nog geen uitnodiging heeft ontvangen. Let op! U kunt alleen gebruikers uitnodigen die als gebruiker of medewerker zijn geregistreerd in Mamut Business Software.

Wie kan verbinding maken met Mamut Online Desktop? Aan welke eisen moeten worden voldaan? Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor de supergebruiker in Mamut Business Software. De supergebruiker dient aan een medewerker in het medewerkerregister gekoppeld te zijn. In Mamut Business Software dient de naam, het complete adres, telefoonnummer, emailadres en btw-nummer te zijn ingevoerd. De naam, contactpersoon en telefoonnummer dienen in de licentie voor Mamut Business Software te zijn geregistreerd.

Hoe zet ik een back-up van een database die aan Mamut Online Desktop is gekoppeld, terug? Het is niet mogelijk een back-up terug te zetten wanneer u verbinding heeft met Mamut Online Desktop. Om een back-up terug te zetten, dient u de verbinding met Mamut Online Desktop te verbreken voor de betreffende bedrijfsdatabase. Alle online toegang tot de bedrijfsdatabase is uitgeschakeld wanneer u de verbinding met Mamut Online Desktop verbreekt. Zodra de back-up is teruggezet kunt u deze opnieuw synchroniseren indien u met Mamut Online Desktop wenst te blijven werken. Let op! U dient de verbinding te verbreken en de back-up terug te zetten op een moment dat er geen gebruikers in Mamut Online Desktop of Mamut Business Software werken.

55


Wanneer ik voor de eerste keer synchroniseer krijg ik de melding: ”Er is een fout opgetreden bij de synchronisatieservice”. Wat gaat er fout? Andere gebruikers kunnen niet in Mamut Business Software zijn ingelogd tijdens enkele gedeeltes van de eerste synchronisatie. De synchronisatie dient te worden uitgevoerd wanneer geen andere gebruikers zijn ingelogd in de bedrijfsdatabase die u synchroniseert. API-gebruikers en -integraties van Mamut Business Software met andere software dienen uitgeschakeld te zijn alvorens u synchroniseert. Alleen de synchronisatieservice kan toegang hebben tijdens de eerste synchronisatie.

Waarvoor dient de afrollijst op het tabblad Synchroniseren in de bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop binnen Mamut Business Software? De afrollijst laat zien vanaf welke computer de synchronisatie wordt uitgevoerd. U wordt aangeraden te synchroniseren vanaf de computer waar ook de bedrijfsdatabase is opgeslagen. Indien de computer die gebruikt wordt voor de synchronisatie is uitgeschakeld, zal de synchronisatie worden afgebroken. Een willekeurige andere computer zal na 15 minuten worden gebruikt. Dit geldt alleen bij installaties voor meerdere gebruikers.

Sommige knoppen worden niet in Mamut Online Desktop weergegeven Wanneer niet alle knoppen in Mamut Online Desktop worden weergegeven, kan dit worden veroorzaakt door instellingen in uw internetbrowser. JavaScript dient te worden ondersteund om de functionaliteiten te gebruiken. Om het probleem te verhelpen dient u in uw internetbrowser aan te geven dat JavaScript ondersteund wordt.

Kan ik als Mamut Online Desktop gebruiker, Mamut Online Desktop gebruiken om mijn bedrijfsdatabase terug te zetten? Nee. De database in Mamut Online Desktop bevat niet genoeg data om een database terug te zetten in het geval van een computer- of systeemfout.

Hoe veilig is Mamut Online Desktop? De veiligheid van Mamut Online Desktop wordt op diverse manieren gehanteerd. Alle informatie in uw bedrijfsdatabase wordt beschermd door een firewall wanneer u bent ingelogd in Mamut Online Desktop via een internetbrowser of via het werkgebied in Mamut Business Software.

56


Alle communicatie tussen Mamut Business Software en Mamut Online Desktop is versleuteld (SSL). Dit betekent dat alle gesynchroniseerde gegevens veilig zijn. Mamut Online Desktop vereist dat u opnieuw inlogt wanneer u 20 minuten inactief bent geweest. Dit zorgt ervoor dat anderen geen toegang tot uw gegevens hebben wanneer u vergeet uit te loggen. Let op! u bent zelf verantwoordelijk voor de veiligheid bij het kiezen van een veilig wachtwoord. Gebruik een uniek wachtwoord dat alleen u kent.

Wat is Mamut ID? Hoe maak ik een account aan? Hoe open ik een account dat geblokkeerd is? Mamut ID is een gezamenlijke aanmeldingsdienst voor een aantal programma's en diensten van Mamut. De Mamut ID is niet hetzelfde als de gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u inlogt in Mamut Business Software. U dient een Mamut ID aan te maken om toegang te krijgen tot Mamut Online Desktop. Maak de Mamut ID bij de synchronisatie wizard aan wanneer u voor de eerste keer synchroniseert vanuit Mamut Business Software, of via een uitnodiging van de beheerder van een bedrijfsdatabase in Mamut Online Desktop. Let op! De gebruikersnaam is het e-mailadres van de gebruiker en kan niet worden aangepast. Indien uw account geblokkeerd is doordat er te vaak een fout wachtwoord is opgegeven, kunt u deze heropenen door de optie ’Wachtwoord vergeten’ te gebruiken.

Hoe lang duurt het om een bedrijfsdatabase de eerste keer te synchroniseren met Mamut Online Desktop? Er is geen vaststaand antwoord op deze vraag. Belangrijke factoren die de tijd voor synchronisatie beïnvloeden zijn de grootte van de bedrijfsdatabase en de snelheid van de internetverbinding. Let op! U kunt het programma tijdens de eerste synchronisatie niet gebruiken. Andere gebruikers dienen tevens uitgelogd te zijn tijdens deze procedure.

Ik wens niet langer gebruik te maken van Mamut Online Desktop. Wat moet ik doen en wat gebeurt er met de database in Mamut Online Desktop? Indien u niet langer gebruik wenst te maken van Mamut Online Desktop, kunt u ervoor kiezen om deze functionaliteit te deactiveren. Dit doet u via Instellingen - Bedrijf Module-instellingen – Mamut Online Desktop in Mamut Business Software. Klik op Deactiveren en volg de wizard. In de eerste stap dient u zich aan te melden met uw Mamut ID. De gebruikersnaam dient hetzelfde te zijn als waarmee u de eerste keer de

57


activatie heeft verricht. In de volgende stap dient u te bevestigen dat u Mamut Online Desktop wenst te deactiveren. De synchronisatie wordt gestopt en de database is niet langer verbonden. Gedeactiveerde databases worden automatisch van de server verwijderd, met uitzondering van data die wordt gebruikt bij een eventuele latere activatie. Het gaat hierbij om gegevens zoals bedrijfsgegevens en informatie over de gebruikers die toegang hebben.

Hoe kan ik Mamut Online Desktop opnieuw verbinden? Alleen gebruikers die als "supergebruiker" zijn geregistreerd in Mamut Business Software hebben toegang tot de functionaliteit Mamut Online Desktop in de bedrijfsinstellingen. Zij zijn daardoor ook de enige gebruikers die de verbinding tot Mamut Online Desktop opnieuw tot stand kunnen brengen. Om de verbinding opnieuw tot stand te brengen gaat u naar Beheer - Instellingen Bedrijf - Module-instellingen - Mamut Online Desktop en klik op de knop Opnieuw verbinden.

Hoe worden de synchronisatieconflicten behandeld? Indien een gebruiker in Mamut Business Software en een gebruiker in Mamut Online Desktop hetzelfde veld in hetzelfde item (bijv. de naam van dezelfde contactpersoon) binnen dezelfde synchronisatie wijzigen, ontstaat er een conflict. Het conflict wordt gelogd in de synchronisatiehistorie en bevat informatie over hoe het conflict is opgelost. In dit soort gevallen zal de wijziging die gedaan is in Mamut Business Software de wijziging in Mamut Online Desktop overschrijven. Wanneer twee gebruikers bijvoorbeeld het telefoonnummer en het faxnummer van dezelfde relatie wijzigen in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop, treedt er geen conflict op.

De synchronisatie tussen Mamut Business Software en Mamut Online Desktop is gestopt Wanneer de synchronisatie van gegevens gestopt is en er zijn geen regels in de synchronisatielog, kan dit erop wijzen dat de synchronisatiedienst is gestopt. U kunt dit verifiëren en opnieuw opstarten door de onderstaande stappen te volgen: 1.

Ga naar Start – Configuratiescherm – Administratieve opties – Services.

2.

Zoek Mamut Synchronization Service en verifieer de status in de kolom Status.

3.

Indien hier niet Gestart staat, klikt u op Start service in de werkbalk.

4.

Herstart Mamut Business Software. De synchronisatie is nu hersteld.

58


De wijzigingen die ik in Mamut Online Desktop heb uitgevoerd, zijn niet zichtbaar in Mamut Business Software (of vice versa). Wat gaat er fout? Verifieer eerst dat de computer die gekozen is om de synchronisatie uit te voeren, aanstaat. De naam van deze computer vindt u op het tabblad Synchronisatie via Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen – Mamut Online Desktop. Controleer vervolgens dat deze computer verbinding heeft met het internet. De informatie wordt alleen gesynchroniseerd als de internetverbinding correct werkt. Controleer dat de synchronisatieservice niet is gestopt: 1.

Ga naar Start – Configuratiescherm – Administratieve opties – Services.

2.

Zoek Mamut Synchronization Service en controleer dat de status Gestart is.

3.

Indien de status niet Gestart is, klik dan op Start service in de werkbalk. De synchronisatie is nu hersteld. Lees de synchronisatielog in Mamut Business Software. De gegevens worden continu elke 15 seconden gesynchroniseerd. Wanneer er OK op elke regel in de lijst staat, inclusief het huidige tijdstip, dient u contact op te nemen met het Supportcenter. Wanneer er Fout staat op de bovenste regel in de synchronisatielog, klik dan op de knop onderaan de lijst om de foutmelding te zien. Zorg ervoor dat u deze melding bij de hand heeft indien u contact opneemt met het Supportcenter.

Hoe werkt het notitieveld in Mamut Online Desktop? Om een notitie bij een relatie of een contactpersoon in te voeren in Mamut Online Desktop dient u in de bewerkingsmodus te zijn. Klik op de knop Voeg tekst toe aan de linkerkant van het notitieveld. Voer de tekst in het veld dat geopend wordt in. Let op! Het formatteren van het notitieveld zoals dit in Mamut Business Software mogelijk is wordt niet ondersteund. Door op de knop RTF aan de linkerkant van het notitieveld te klikken opent de notitie in rtf-formaat in een Worddocument. Deze functionaliteit maakt het eenvoudiger om de tekst te lezen indien er veel tekst in het notitieveld staat. Het is niet mogelijk om hier wijzigingen door te voeren en deze op te slaan in Mamut Online Desktop. Indien u in Mamut Business Software bestanden in het notitieveld hebt toegevoegd, zal het niet mogelijk zijn deze te openen in Mamut Online Desktop. Door op de knop RTF aan de linkerkant van het notitieveld te klikken opent de notitie in rtf-formaat in een Worddocument. Deze functionaliteit maakt het eenvoudiger om de tekst te lezen indien er veel tekst in het notitieveld staat. Het is niet mogelijk om hier wijzigingen door te voeren en deze op te slaan in Mamut Online Desktop. Indien u in Mamut Business Software bestanden in het notitieveld hebt toegevoegd, zal het niet mogelijk zijn deze te openen in Mamut Online Desktop.

59


Meer informatie Service en support Mamut Serviceovereenkomst De Mamut Serviceovereenkomst geeft u het recht om gebruik te maken van het Mamut Supportcenter. Meer informatie over de Mamut Serviceovereenkomst vindt u hieronder.

Mamut Supportcenter Het Mamut Supportcenter biedt u een uitgebreide persoonlijke ondersteuning en helpt u wanneer u hier behoefte aan hebt. Via onze website www.mamut.nl/support hebt u tevens toegang tot de FAQ's. Hier vindt u specifieke tips die u kunnen helpen. Tevens vindt u hier de 10 nieuwste en de 10 meest gelezen FAQ's.

Zo komt u in contact met Mamut Supportcenter Contact via het programma Via het programma komt u eenvoudig in contact met het Mamut Supportcenter. In het aandachtsgebied Mamut Supportcenter vindt u antwoord op uw vragen en kunt u nieuwe aanvragen indienen. De status van en antwoorden op uw vragen vindt u tevens hier. U hebt een internetverbinding nodig om deze functionaliteit te kunnen gebruiken.

Contact via telefoon: 0900 - 444 66 66 (lokaal tarief) Telefonisch zijn wij op werkdagen van 09.00 tot 16.00 uur bereikbaar. De meeste vragen zullen wij tijdens het gesprek beantwoorden. In enkele gevallen zullen wij u vraag noteren om verder onderzoek te verrichten. Wij nemen contact met u op zodra wij u een oplossing kunnen bieden.

Contact via fax: 0900 - 444 66 67 Als u geen toegang tot het internet hebt, kunt u uw vraag naar het Mamut Supportcenter faxen. U krijgt dan antwoord per fax, e-mail of telefoon. Vermeld tevens uw naam, klantnummer en het telefoonnummer waarop wij u tussen 09.00 en 16.00 kunnen bereiken, zodat wij eventueel contact met u kunnen opnemen voor verdere details.

Contact via e-mail Indien u via het Mamut Supportcenter of de artikelen op het internet niet het gewenste antwoord hebt gevonden, kunt u uw vraag naar [email protected] sturen.

Brieven verstuurt u naar: Mamut Software B.V. Mamut Supportcenter Postbus 22051 1100 CB Amsterdam Zuid-Oost

60

Meer informatie

Mamut Serviceovereenkomst Met de Mamut Serviceovereenkomst bent u verzekerd van een goede voorbereiding en controle over alle situaties die u en uw bedrijf kunnen tegenkomen.

Bijgewerkt met nieuwe en gewijzigde regelgeving Wij zorgen ervoor dat uw Mamut-programma altijd wordt bijgewerkt met nieuwe regelgeving en wijzigingen in belastingen en formulieren. Uitgebreide documentatie bij dergelijke wijzigingen helpen u om deze eenvoudig toe te passen.

Nieuwe functionaliteit De Mamut-programma’s worden doorlopend verder ontwikkeld op basis van technologische ontwikkelingen, nieuwe standaarden, terugkoppeling van klanten en nieuwe trends. U bent hierdoor verzekerd van een moderne oplossing die uw werkdag vereenvoudigt.

Mamut Supportcenter Wij hechten grote waarde aan een professionele supportafdeling door snel uw vragen te beantwoorden wanneer die eventueel zouden voorkomen. U hebt recht op gebruikersondersteuning per telefoon, e-mail of direct vanuit het programma.

Mamut Information Desk In het programma treft u een nieuwskanaal aan dat dagelijks via het internet wordt bijgewerkt met onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die direct verband houden met uw programma en werkgebied. Via Mamut Information Desk kunt u ook direct met het Mamut Supportcenter communiceren.

Gebruikerstips Regelmatig zult u e-mails ontvangen met tips over het gebruik van Mamut Business Software, nieuws betreffende de productserie en andere nuttige informatie.

Mamut Kennisserie Mamut publiceert kennisdocumenten binnen een aantal gebieden zoals wijzigingen van openbare instanties, effectief gebruik van het programma en nieuwe trends.

Speciale aanbiedingen Mamut wenst u speciale aanbiedingen voor onze producten te sturen, evenals voor gerelateerde producten van toonaangevende software leveranciers.

61


Overige documentatie Mamut Kennisserie Mamut werkt de gebruikersdocumentatie continu bij. De updates zijn noodzakelijk zodat de documentatie overeenkomt met nieuwe en gewijzigde functionaliteiten in het programma, nieuwe wetten en reglementen en geeft u tevens nuttige tips waarmee u uw werkdag kunt vereenvoudigen. De nieuwste versie van deze documentatie wordt regelmatig op onze website gepubliceerd. U kunt deze kosteloos downloaden. Om documentatie te downloaden gaat u naar de downloadpagina op onze website: www.mamut.nl/download. Op de downloadpagina vindt u onderaan een koppeling naar de documentatie en handleidingen: Mamut Business Software - Documentatie & handleidingen. Hier vindt u een lijst van handleidingen die u helpen bepaalde delen van het programma beter te begrijpen.

Mamut Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen Mamut biedt diverse additionele producten en diensten aan zodat uw bedrijf meer effectief met het programma kan werken. De additionele producten van Mamut zijn beschikbaar voor, en kunnen aangeschaft worden door klanten die gebruik maken van de Mamut Enterprise-serie. Deze additionele producten bevatten meer geavanceerde functionaliteiten dan in de normale versie beschikbaar zijn. Mamut publiceert documentatie over de additionele producten en Enterpriseuitbreidingen op de website. Deze wordt regelmatig bijgewerkt met wijzigingen, updates en nieuwe functionaliteiten. U krijgt toegang tot deze documentatie door naar onze website: www.mamut.nl/download te gaan. Vanaf de downloadpagina kunt u de documentatie kosteloos downloaden door op Mamut Additionele producten - Documentatie & handleidingen te klikken. U vindt hier nuttige introductiehandleidingen met meer informatie over de betreffende producten.

Aan de slag met Mamut Online Desktop Deze handleiding geeft u een introductie tot Mamut Online Desktop. U krijgt een korte beschrijving van hoe u aan de slag gaat, de instellingen die u in zowel Mamut Business Software als Mamut Online Desktop dient in te geven en hoe u het systeem aan uw wens kunt aanpassen. Tevens vindt u een beschrijving van de verschillende werkgebieden en hoe u hierdoor kunt navigeren. Deze handleiding kunt u kosteloos downloaden van onze website: www.mamut.nl/download.

62

Meer informatie

Alle handleidingen die door Mamut worden geproduceerd zijn dusdanig ontworpen dat zij u een overzicht geven over de meest actuele onderwerpen, noodzakelijke informatie en nuttige tips die uw kennis kunnen verhogen. Gebruiksvriendelijkheid is van groot belang en de handleidingen worden in PDF-formaat in uw webbrowser geopend. De informatie is gestructureerd om het navigeren zo eenvoudig mogelijk te maken.

Mamut Academy Cursussen van Mamut Academy Mamut Academy organiseert cursussen voor ondernemers die een goede start willen maken met Mamut Business Software. De cursussen zijn een gedegen opleiding voor alle medewerkers en bieden de mogelijkheid om snel de functionaliteiten die het programma biedt optimaal te benutten. De cursussen worden gegeven in diverse onderwerpen, voor zowel startende als ervaren gebruikers. Hierbij is het centrale thema altijd het efficiënt werken en vergroting van het gebruikersgemak. Door u als gebruiker inzicht te geven in de voornaamste bewerkingen en handige functionaliteiten in o.a. het relatiebeheer, de voorraad en de financiële administratie, bespaart u veel tijd. Beginnerscursus Mamut Academy biedt beginnerscursussen aan voor gebruikers met geen of geringe kennis van het programma. Het doel is om u op weg te helpen bij de eerste stappen in het programma en het uitvoeren van de basisbewerkingen. Voor beheerders is er een speciale implementatiecursus. Hierbij worden de basisinstellingen en de stamgegevens behandeld. Aan de hand van een stappenplan leert u het programma inrichten zodat u en uw collega's aan de slag kunnen. Basiscursus Mamut Academy biedt basiscursussen aan voor gebruikers die uitgebreide kennis en inzicht wensen in een specifiek onderwerp van het programma. Het doel is om u te leren efficiënt te werken met de functionaliteiten en instellingen in de betreffende modules. Geavanceerde cursus Mamut Academy biedt geavanceerde cursussen aan met betrekking tot het opzetten van de financiële administratie en de projecten urenregistratie. Tijdens deze cursussen zullen in een hoger tempo de diverse functionaliteiten worden besproken. De nadruk ligt hierbij op het verbeteren van de efficiëntie en het gemakkelijk werken. Cursuspakket Voor ondernemers die direct een goede start willen maken door middel van gerichte cursussen voor alle medewerkers, biedt de Mamut Academy cursuspakketten tegen een gereduceerd tarief aan. In overleg met uw verkoopconsultant schrijft u uw medewerkers of uzelf in voor de gewenste cursussen.

63


Bedrijfsinterne cursus Mamut Academy biedt inhouse-trainingen aan voor bedrijven die een opleiding op maat wensen. Hierbij bepaalt u de opzet van de dag en kiest u in overleg met de cursusleider de te behandelen onderwerpen. Hierbij kunt u specifieke probleemstellingen aankaarten die voor uw onderneming belangrijk zijn. De trainingen vinden plaats bij u op het kantoor en worden door gecertificeerde trainers met een ruime kennis van het Mamut-programma gegeven. Voor meer informatie over Mamut Academy kunt u telefonisch contact opnemen via het telefoonnummer 0800-444 66 66 of per e-mail via [email protected]. Een gedetailleerde beschrijving van alle cursussen en de cursuskalender kunt u tevens vinden op onze website www.mamut.nl/academy.

64

Mamut Alliance Partners

Mamut (OSE “MAMUT”) werd opgericht in 1994 en is een toonaangevende leverancier van ERP, CRM en internet gebaseerde oplossingen voor kleine en middelgrote ondernemingen in Europa. Mamut biedt complete en gebruiksvriendelijke oplossingen aan tegen de beste prijs/kwaliteit verhouding met geïntegreerde oplossingen voor de boekhouding, verkoopondersteuning, relatiebeheer (CRM), inkoop/logistiek, werknemers, projectbeheer, e-commerce, domeinnamen, e-mail, webhosting en veiligheid. Meer dan 400.000 gebruikers vereenvoudigen hun werkdag met Mamut. Aanvullende informatie over Mamut en haar producten vindt u op www.mamut.nl Copyright. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut- logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.

Een onderneming in

Aan de slag met Mamut Online Desktop

Recommend Documents