Aan de slag met Gere-geld Allereerst bedankt voor het kiezen voor de administratieve oplossing van Gere-geld. In principe kunt u direct aan de slag met Gere-geld. Het is echter wel handig om een aantal zaken goed in te richten. Het is mede afhankelijk van uw eigen wensen en behoeften. Hieronder staan alle mogelijkheden vermeldt om het programma in te richten. Het is aan u om de gewenste onderdelen eruit te halen en in te richten. De beschrijvingen zijn ondersteund door screenshots en een werkbeschrijving. Mochten er onverhoopt toch nog ergens problemen ontstaan, dan kunt u deze altijd mailen naar
[email protected] , ook is het mogelijk om middels een skype verbinding direct contact te leggen, zodat we u door het programma mee kunnen nemen. Voor de praktische gebruikstips kunt u onderaan in het scherm klikken op FAQ. Dan verschijnt onderstaand menu, en u kiest dan voor werkinstructies. Dan komt er een overzichtelijke werkbeschrijving van het onderdeel waar u zich op dat moment bevindt. Als bijvoorbeeld gekozen heeft voor “inkoopboek”, want u wilt een inkoopfactuur gaan boeken, dan komt er een werkinstructie naar voren die enkel betrekking heeft op het boeken van een inkoopfactuur. Wat dient in welk veld ingegeven te worden, en hoe gaat dit in zijn werk.
BEHEER Voor het inrichten van Gere-geld naar uw eigen wensen is de knop “beheer” de belangrijkste. Als u op beheer klikt, ziet u het scherm op de volgende pagina. U ziet dan enkel NAW (Naam Adres Woonplaats) van uw eigen bedrijf. We starten dan ook om uw eigen bedrijfsgegevens zo volledig mogelijk in Gere-geld te zetten.
Selecteer NAW 0, en klik op “Wijzig”.
U krijgt onderstaand scherm te zien. Vul al uw bedrijfsgegevens aan. Dit zijn basisgegevens voor de facturatie. Upload uw logo via “Bladeren” en geef een vaste factuur tekst in voor uw verkoopfacturen
Vergeet niet om de gegevens op te slaan. Nu staan al uw eigen bedrijfsgegevens goed in Gere-geld.
Als u nu op rechts van NAWs klikt, ziet u onderstaande keuzemogelijkheden: NAWs Bankrekeningen Grootboek kosten Grootboek omzet Grootboek balans Kostenplaatsen Verkoopartikelen Deze zullen we nu één voor één doornemen om u verder wegwijs te maken.
NAWs Bij dit onderdeel maakt u uw klanten en leveranciers aan. Onderstaand scherm verschijnt als u op “Voeg toe” klikt (of op “wijzig” als u gegevens wil wijzigen).
Vul nu alle gegevens in. Let goed op de ingave van het BTW nummer. Deze dient bij een Nederlandse relatie altijd met NL te beginnen. Ook dienen de IBAN en de BIC bij een leverancier ingegeven te zijn, om gebruik te maken van de mogelijkheid om te betalen via een betaalbatch. U kunt een relatie zowel klant als leverancier laten zijn, wat een keer ingeven minder is. Als het een klant is, verschijnt ook nog de mogelijkheid om een ander factuuradres in te geven. (als uw klant de administratie elders voert). Bankrekeningen
Als u een bankrekening of een kas toe wil voegen, selecteert u bovenin
En vervolgens onderaan de keuze uit
Geef in het tekstvak in wat aan te maken is, bijvoorbeeld: ING bank NL55INGB123456789
Kies vervolgens op opslaan om het vast te leggen. Als u nu de eerste keer de bank wil gaan boeken, dan kunt u het beginsaldo ingeven.
Grootboek kosten, omzet en balans Het doel van deze drie mogelijkheden is verschillend, maar het aanmaken en / of wijzigen is gelijk. Gere-geld wordt aangeleverd met een standaard grootboekrekeningschema. Het grootboek is ingedeeld in de drie soorten rekeningen. Deze dienen dan ook te beginnen met de volgende cijfers en bestaan ook altijd uit vier cijfers. Balans Kosten Omzet
0-1-2-3 4-5-6-7-9 8
In de praktijk zal het, het meeste voorkomen dat u de omschrijving van een bepaalde grootboekrekening zal wijzigen. De kostengrootboekrekeningen in het standaardschema van bijvoorbeeld “directe variabele kosten”, zijn er 12 van. Als u bijvoorbeeld een restaurant heeft, dan zal de omschrijving gewijzigd worden in 4600 inkoop food btw laag 4610 inkoop dranken btw laag 4620 Inkopen dranken btw hoog U bent vrij om de omschrijving te wijzigen. In onderstaand voorbeeld is een kostengrootboekrekening genomen. De werkwijze voor omzet en balans is gelijk. U hebt een grootboekrekening geselecteerd en op “wijzigen” geklikt. Dan volgt onderstaand scherm:
Het nummer is nu wijzig baar, maar zal ik dit geval moeten beginnen met een 4, 5, 6, 7 of een 9 De naam van de grootboekrekening is te wijzigen naar eigen inzicht, het is en tekstveld. De jaarrekeningcode is van belang als u ook een jaarrekening vanuit Gere-geld wil gaan samenstellen. Als u niet vertrouwd bent met het voeren van een administratie, dan is het aan te raden een rekening uit het standaardschema te nemen die qua omschrijving in de buurt komt van wat u zoekt, en deze dan alleen de naam te wijzigen. De rapportagecode is van belang voor de indeling van de grootboekrekeningen in de rapportage. In de rapportage wordt deze rapportagecode gebruikt om het saldo van dit grootboekrekeningnummer bij op te tellen. Het gebruik van een kostenplaats is optioneel. Als u een project financieel wil volgen, en de kosten van deze grootboekrekening moeten op het project geboekt worden, vinkt u deze hier aan. Dan wordt er bij het boeken de ingave van een kostenplaats verplicht gesteld. Zie ook volgend onderdeel. Tot slot kies voor “Opslaan” om de wijzigingen vast te leggen in Gere-geld Tijdens het boeken gaat het zoeken naar een grootboekrekeningnummer zowel op nummer alsook op (een deel van) de omschrijving. Zoeken op “riabel” levert ook de mogelijkheid op om “4610 Directe variabele kosten” te selecteren
Kostenplaatsen Dit is alleen van toepassing als u wil gaan werken met een projectadministratie. Dit houdt in dat u omzet en/of kosten wil gaan registreren op een bepaald project. Stel, u hebt een bepaald project verkocht aan een klant van u. Echter voor dit project moeten veel verschillende materialen ingekocht worden en personeel ingehuurd worden. Dan kunt u hiervoor een kostenplaats aanmaken. Bij de betreffende grootboekrekeningen (omzet en kosten) zal het vinkje aangezet moeten worden om bij het boeken dit ook goed te kunnen registreren. (zie voorgaand) Als op “toevoegen” of “wijzigen” geklikt is, dan volgt onderstaand scherm:
Een kostenplaats begint altijd met een K gevolgd door vier cijfers. De omschrijving is vrij in te geven. Tijdens het boeken kan zowel op het kostenplaatsnummer gezocht worden, alsook op (een deel van) de omschrijving. Kies vervolgens op “opslaan” om de kostenplaats vast te leggen in Gere-geld.
Verkoopartikelen Als u van de mogelijkheid gebruik wil maken om vanuit Gere-geld te gaan factureren, dan is het noodzakelijk om artikelen aan te maken in Gere-geld. Later bij het factureren kunt u het artikel selecteren dat u hier aangemaakt heeft. Als u “Voeg toe” of op “Wijzig” heeft geselecteerd, komt u in onderstaand scherm.
Een artikel-nummer begint altijd met een A gevolgd door vier cijfers. De omschrijving van het artikel is vrij in te geven, het is een tekstveld De grootboekrekening is te selecteren uit de eerder aangemaakte / gewijzigde mogelijkheden. Indien u een handelsorganisatie heeft, dan is het mogelijk om hier de kostprijs van een artikel in te geven. Hiermee legt u de inkoopprijs vast Op deze inkoopprijs kunt u een procentuele marge zetten. Let op; dit is een percentage, een absoluut bedrag ingeven is niet mogelijk in dit veld (wel in de volgende) Op basis van de kostprijs en de Marge wordt de verkoopprijs uitgerekend. Deze is altijd te overschrijven met een bedrag waarvoor u dit wenst te verkopen. Stel, uit de berekening komt een verkoopprijs van € 701,23, maar u wilt dit afronden naar € 700,=, dan geeft u bij Bedrag gewoon 700,= in. Dit laatste is leidend bij de facturatie aan uw klant. Als u geen handelsorganisatie heeft, maar bijvoorbeeld een ZZP-er bent die uren wil factureren, dan kunt u de velden kostprijs en marge leeg laten en alleen het uurtarief ingeven bij Bedrag. Het BTW percentage kan gewijzigd worden in 6 % (bijvoorbeeld bij voedsel) of in 0% (bijvoorbeeld bij verzekeringen). Indien de verkopen over de grens gaan (NAW in België, Duitsland, ander EU land of buiten de EU), dan wordt bij het factureren de BTW gebaseerd op het land van de NAW en het BTW percentage uit het artikel overschreven. Kies vervolgens op “opslaan” om het artikel vast te leggen in Gere-geld. Mochten er nu nog vragen of onduidelijkheden zijn, dan helpen wij u graag. Mail uw vraag naar
[email protected] . Ook is het mogelijk om via skype verbinding te leggen om u verder te helpen. Het team van Gere-geld wenst u veel succes en gebruikersgemak toe met uw administratieve oplossing.
