Aan de slag met CardScan. Hoofdstuk

Hoofdstuk

1

Aan de slag met CardScan

1 Copyright © 2006 CardScan, Inc. Wereldwijd alle rechten voorbehouden. Deze handleiding wordt beschermd door de federale wetgeving inzake copyright. Geen enkel onderdeel van deze handleiding mag worden gereproduceerd of gedistribueerd, bewerkt, opgeslagen in een ophaalsysteem, vertaald naar een gesproken taal of computertaal of verzonden in enige vorm of op enige manier zonder voorafgaande geschreven toestemming van: CardScan, Inc. 25 First Street, Suite 107 Cambridge, MA 02141 Tel: (617) 492-4200 Fax: (617) 492-6659 Merken: CardScan en AtYourService zijn gedeponeerde merken van CardScan, Inc. Windows is een merk van Microsoft Corporation. Alle andere merken zijn de eigendom van hun respectieve eigenaren. Vrijwaringsverklaring van garanties: CardScan, Inc. biedt geen garanties, verklaringen en doet geen toezeggingen die niet uitdrukkelijk zijn beschreven in deze overeenkomst. CardScan, Inc. doet afstand van en sluit alle impliciete garanties van verhandelbaarheid, aanspraak of geschiktheid voor een bepaald doel uit. CardScan, Inc. geeft geen garantie over het feit dat de software of de documentatie voldoet aan uw wensen of dat de software en de documentatie geen beschadigingen of fouten bevatten of dat de werking van de software zonder gebreken is. BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID: de gezamenlijke aansprakelijkheid van CardScan, Inc en die van de schrijvers van de programma's die worden verkocht door CardScan, Inc., voortkomend uit of gerelateerd aan deze overeenkomst, de software of de documentatie, is beperkt tot het totaal van alle betalingen voor de licentie die door of voor u zijn gemaakt. Deze beperkte garantie geeft u specifieke juridische rechten. Mogelijk hebt u andere garanties die kunnen verschillen per land of staat. Sommige landen of staten staan de uitsluiting of beperking van incidentele schade of gevolgschade niet toe. De bovenstaande beperking of uitsluiting is hierdoor mogelijk niet op u van toepassing.

Inhoudsopgave

Welkom bij CardScan .................................................................. Belangrijke functies ........................................................................ CardScan-gebruikersinformatie ........................................................... Technische ondersteuning verkrijgen ..................................................... Overzicht van producten

Hoofdstuk 1 CardScan-adresboek maken Eerste handelingen ..................................................................... Contactpersonen in de lijstweergave bekijken ........................................ Nauwkeurigheid controleren ........................................................... Contact opnemen met contactpersonen vanuit CardScan ...........................

1 3 5 5

1-1 1-3 1-4 1-5

Hoofdstuk 2 CardScan gebruiken als uw relatiebeheerprogramma Contactpersonen toevoegen zonder visitekaartjes ................................... 2-1 Extra velden gebruiken voor meer gegevens ......................................... 2-3 Contactpersonen organiseren met categorieën ....................................... 2-3 Belangrijke functies voor het zoeken van contactpersonen .......................... 2-4 Duplicaten zoeken en verwijderen ..................................................... 2-5 Bestanden met meerdere contactpersonen ........................................... 2-5 Uw contactpersonen beschermen ..................................................... 2-7 Contactpersonen bijwerken door te scannen ......................................... 2-8 Hoofdstuk 3 CardScan-gegevens gebruiken in Microsoft Outlook en andere toepassingen De beste optie kiezen met de wizard Gegevensuitwisseling ......................... 3-1 CardScan en Outlook synchroniseren ................................................. 3-3 Hoofdstuk 4 Contactpersonen kopiëren van en naar Palm OS™handhelds De beste optie kiezen met de wizard Gegevensuitwisseling ......................... 4-1 Synchroniseren ......................................................................... 4-2

CardScan - Aan de slag

i

Hoofdstuk 5 Contactpersonen kopiëren van en naar Windows Mobile®-apparaten De beste optie kiezen met de wizard Gegevensuitwisseling ......................... 5-1 Handmatig synchroniseren ............................................................. 5-2 Bijlage A: Conformiteit met FCC en EC

ii

CardScan, Inc.

Overzicht van producten

Welkom bij CardScan In deze handleiding worden de belangrijkste functies van de CardScan-producten beschreven. Deze handleiding is bedoeld om u de kracht en flexibiliteit van CardScan-producten te tonen en u naar gedetailleerde informatie en instructies te verwijzen wanneer u de producten gebruikt.

Overzicht van producten Product

Gebruikers

Opvallende kenmerken

CardScan Executive

Personen die een snelle en nauwkeurige toepassing nodig hebben voor het overbrengen van visitekaartjes naar online adresboeken. De gebruikers werken met grote hoeveelheden contactgegevens, geven de voorkeur aan de mogelijk voor het vastleggen van kleur en werken alleen.

CardScan Executive is een kernproduct waarmee u gegevens van visitekaartjes kunt vastleggen in nauwkeurige, goed georganiseerde en gemakkelijk bij te werken online adresboeken. CardScan Executive is een uitstekend relatiebeheerprogramma. Als u echter uw gegevens met een andere toepassing of een handheld wilt beheren, kunt u met de wizard Gegevensuitwisseling van CardScan de beste manier kiezen voor het kopiëren van gegevens van en naar CardScan. U kunt deze gegevens vervolgens gebruiken in Microsoft Outlook en andere relatiebeheerprogramma's en PIM's (Personal Information Managers) en ook in PDA's (Personal Data Assistants), zoals Palm-handhelds en Windows Mobile-apparaten.

CardScan Team

Teams die bestanden met contactgegevens delen op een bedrijfsintranet

Hierin zijn alle functies van CardScan Executive opgenomen, plus de mogelijkheid voor teams bestanden te delen op een netwerk.

CardScan Lead Qualifier

Teams die contactpersonen vastleggen bij verschillende evenementen en andere gebeurtenissen en die snel de gegevens moeten kunnen delen en erop reageren.

Hiermee worden contactgegevens en belangrijke in aanmerking komende gegevens vastgelegd via scanformulieren. Als de gegevens eenmaal zijn vastgelegd, zijn alle functies van CardScan Executive en Team beschikbaar voor de teams zodat zij de gegevens kunnen controleren en efficiënt kunnen gebruiken.


1

Welkom bij CardScan

1

CardScan Personal

2

CardScan-gebruikers die een draagbare scanner gebruiken.

CardScan, Inc.

Een draagbare versie van CardScan Executive met alle functies, behalve het in kleur scannen van de kaarten. Gegevens kunnen worden uitgewisseld met een beperkt aantal PIM's en PDA's.

Belangrijke functies

Belangrijke functies In het volgende gedeelte worden de belangrijkste functies van alle CardScan-producten beschreven: • • • • • •

Scannen Controle op nauwkeurigheid Intuïtieve grafische gebruikersinterface Relatiebeheer met uitgebreide navigatie Gegevensuitwisseling Uitgebreide mogelijkheden om online contact op te nemen met contactpersonen

Scanfuncties • Internationale visitekaartjes scannen en verwerken. • Automatisch categoriseren van reeksen kaarten en notities toevoegen aan elke kaart in een batch tijdens het scannen. • Een beeld van de achterzijde van de kaart vastleggen en toevoegen bij kaarten met gegevens op beide zijden. • De mogelijkheid om CardScan te starten door een visitekaartje in de scanner te plaatsen. De automatische herkenning van de kaarten is altijd ingeschakeld. Wanneer de scanner een kaart herkent, wordt het CardScan-programma gestart.

Controle op nauwkeurigheid • De bruikbaarheid van een adresboek is afhankelijk van de nauwkeurigheid van de gegevens. Met CardScan is het eenvoudig de gegevens te controleren. Uw aandacht wordt gevestigd op de velden waarin de gegevens mogelijk niet juist zijn. • Met de functie Details controleren van CardScan kunt u controleren of de details van namen en adressen in het juiste veld zijn geplaatst. U kunt hiermee fouten eenvoudig aanpassen.

Intuïtieve grafische gebruikersinterface • Beweeg de cursor in het CardScan-venster en wijs naar de verschillende delen. U zult merken dat bijna alle elementen in het venster een functie hebben en dat de beschrijving van de functie in de ballonhelp verschijnt. • Met de pictogrammen van de lijstweergave kunt u contactpersonen weergeven in de Lijstweergave in de gewenste indeling. Deze pictogrammen bieden verschillende weergaven, van alleen een verzameling van kaartbeelden tot een niveau van details waarmee u interactief de gegevens kunt bewerken (bijvoorbeeld een adres zoeken op een kaart op het web door op het adres in de lijstweergave te klikken).


3

Welkom bij CardScan

1

Relatiebeheerfuncties • Gebruik de navigatiebalk voor directe toegang tot groepen contactpersonen met dezelfde criteria, bijvoorbeeld categorieën, recente wijzigingen, duplicaten. • Gebruik een krachtige, verfijnde en flexibele QuickSearch-functie om contactpersonen in meerdere geopende bestanden te zoeken. • Met de wizard Duplicaten zoekt en beheert u automatisch dubbele contactgegevens. • Tegelijkertijd meerdere bestanden weergeven in verschillende CardScan-vensters. • Een kopie van uw bestand opslaan naar uw persoonlijke, veilige account op de AtYourService-website (www.cardscan.net) en het bestand altijd en waar ook ter wereld kunnen openen met een webbrowser. • Als u uw lokale bestanden opslaat op de AtYourService-website, kunt u automatisch updates ontvangen voor uw contactgegevens via AtYourService. Controleer de updates van de browser en accepteer of weiger deze.

Gegevens uitwisselen met andere programma's en apparaten • Gebruik de wizard Gegevensuitwisseling om automatisch toepassingen die zijn geïnstalleerd op uw computer te vinden en kies de geschiktste methode om gegevens te kopiëren van en naar CardScan. De wizard vereenvoudigt het kopiëren van gegevens van en naar: - Andere toepassingen (bijvoorbeeld Microsoft Outlook) - Handheldapparaten met Palm OS™ - Windows Mobile®-apparaten

Verbeterde functies voor e-mailen, bellen en bezoeken van websites • U kunt e-mailen, bellen of websites bezoeken door op de gegevens in de lijst- of overzichtsweergave te klikken. • U kunt CardScan-contactpersonen een e-mail sturen vanuit Microsoft Outlook zonder deze contactpersonen te kopiëren naar Outlook. Als u dit wilt doen, moet u een CardScan-bestand toewijzen als een adresboek in Outlook. Hierdoor kunt uw CardScan-contactpersonen in Outlook weergeven en e-mailen. • U kunt het adres van een contactpersoon zoeken op een kaart op het web door op het adres in de lijst- of overzichtsweergave te klikken. U kunt ook kiezen welke webservice kaarten voor u moet genereren.

4

CardScan, Inc.

CardScan-gebruikersinformatie

CardScan-gebruikersinformatie Online Help

CardScan-website

Gebruik de online Help voor instructies, gedetailleerde beschrijvingen van functies en voor tips over het oplossen van problemen. Voor hulp bij dialoogvensters, klikt u op Help in het dialoogvenster. De Help van een dialoogvenster wordt weergegeven in een venster met drie deelvensters met tabbladen voor Inhoud, Index, Zoeken en Woordenlijst. U kunt de Help ook openen door op F1 op uw toetsenbord te drukken of vanuit het menu Help in CardScan. Ga naar www.cardscan.com voor: • Software-updates • Downloads van documentatie • Knowledge Base, bijgehouden door de technische ondersteuning

Technische ondersteuning verkrijgen Gebruik de volgende gegevens als u technische ondersteuning voor uw taal of locatie wilt:

Engels - Noord-Amerika Tel: 617-492-4200 of 1-866-900-6902 Fax: 617-492-6659 http://www.cardscan.com

Europa Frans Tel: +49 (0) 2203 9113333 Fax: +49 (0) 2203 9113390 http://support.cardscan.org

Duits Tel: +49 (0) 2203 9113331 Fax: +49 (0) 2203 9113390 http://support.cardscan.org


5

Welkom bij CardScan

Engels - Verenigd Koninkrijk

1

Tel: 0845-6000588 - bellers in het VK Tel: +49 (0) 2203 9113332 - Engelssprekende bellers elders. Fax: +49 (0) 2203 9113390 http://support.cardscan.org Anderen kunnen contact opnemen met de lokale verkoper. Ga naar www.cardscan.com voor het adres van de lokale verkoper.

6

CardScan, Inc.

Eerste handelingen

Hoofdstuk 1 CardScan-adresboek maken In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe in CardScan een adresboek wordt gemaakt door visitekaartjes naar een bestand te scannen. De functies voor het controleren van de nauwkeurigheid van de gegevens worden ook behandeld. De volgende onderwerpen komen aan de orde: • • • •

Eerste handelingen bij het scannen van visitekaartjes Uw CardScan-contactpersonen weergeven Nauwkeurigheid controleren Contact opnemen met contactpersonen vanuit CardScan

Eerste handelingen In dit onderdeel worden de eerste handelingen beschreven die u moet uitvoeren nadat u CardScan hebt geïnstalleerd en ingesteld. De installatie- en instellingenprocedures worden beschreven in het document dat is geleverd bij de product-cd-rom. Er wordt verondersteld dat u er niet voor hebt gekozen CardScan te starten bij de laatste stap van de installatieprocedure. U moet CardScan daarom eerst starten. Voer de volgende procedure uit: 1. Start CardScan door Start→Programma's→CardScan→CardScan te selecteren. CardScan wordt gestart met de wizard Welkom. 2. Voer de wizard Welkom uit zodat CardScan met uw scanner kan werken en schakel de functies in die uw ervaringen met CardScan zullen verbeteren. Wanneer de instellingen zijn gemaakt, wordt er een dialoogvenster geopend waarin u wordt gevraagd een bestand te maken of een bestaand bestand te openen. 3. Selecteer de gewenste optie en klik op OK. Het bestand wordt geopend voor nieuwe contactpersonen. 4. Scan een visitekaartje. Het volgende dialoogvenster verschijnt:

Klik op de pijl om het dialoogvenster uit te breiden en controleer de opgeslagen beelden.

Zet het opgeslagen beeld om in een contactpersoon.

Geef notities op en wijs categorieën toe aan contactpersonen tijdens het scannen van kaarten.

Sla de beelden op zonder verwerking en sluit het dialoogvenster.


1-1

Hoofdstuk 1 CardScan-adresboek maken

1

5. Scan nog een aantal kaarten door deze in de scanner te plaatsen en voer een van de volgende handelingen uit: •

Klik op de blauwe pijl om het dialoogvenster uit te breiden en controleer de opgeslagen beelden voor verwerking.

Klik op de pijl omhoog of omlaag om het dialoogvenster samen te vouwen en de opgeslagen beelden worden verborgen. Klik op de linkerof rechterpijl om door de opgeslagen beelden te bladeren. •

Klik op Verwerken om contactpersonen van de opgeslagen beelden te maken. De beelden worden verwerkt en de gegevens van het laatste beeld worden weergegeven in de bewerkingsweergave zodat u de informatie kunt controleren.

Opmerking: de naam van de weergegeven contactpersoon is gemarkeerd op de navigatiebalk. Zie "CardScan gebruiken als uw relatiebeheerprogramma" op pagina 2-1 voor meer informatie over de navigatiebalk.

1-2

Klik hier om het weergegeven beeld te verwijderen.

CardScan, Inc.

Het tabblad met de lijst-weergave Het tabblad met de overzichtsweergave Het tabblad met de bewerkingsweergave

Contactpersonen in de lijstweergave bekijken

Contactpersonen in de lijstweergave bekijken Klik op de tab Lijst voor de lijstweergave om de contactpersonen in uw bestand weer te geven. Op het tabblad worden de contactgegevens in weergegeven in een lijst met meerdere kolommen. U kunt de lijstweergave aanpassen zodat kolommen worden opgenomen met elk type contactgegevens. Updatesstatus van AtYourService (zie pagina 2-7)

De knop Alles weergeven geeft alle contactpersonen in het bestand weer.

Controlestatus geeft de niet-gecontroleerde contactpersonen aan met het teken .

QuickAccessbalk

Letterbalk geeft alleen contactpersonen weer die met dezelfde letter beginnen.

Aantal contactpersonen in het bestand

Statusbalk

Knoppen om op te geven hoe de lijst moet worden weergegeven.

Opmerking: De intensiteit van het teken is afhankelijk van of de contactgegevens wel of niet juist zijn. Zelfs correcte contactgegevens hebben een vraagteken totdat u het selectievakje 'Gecontroleerd' in de bewerkingsweergave hebt ingeschakeld. Zie "Nauwkeurigheid controleren" op pagina 1-4.


1-3


1

Nauwkeurigheid controleren Om de contactgegevens op nauwkeurigheid te controleren, geeft u de contactpersoon in de bewerkingsweergave weer zoals weergegeven op pagina 1-2.

Velden die gemarkeerd zijn door CardScan controleren. CardScan markeert elk veld dat mogelijk onvolledige of onjuiste gegevens bevat. Vergelijk de inhoud van een veld met de gegevens op het beeld van de kaart om het gemarkeerde veld te controleren. Wanneer u op een veld klikt, wordt het bijbehorende deel van het beeld gemarkeerd. Verborgen velden en tekst controleren. Zorg dat u velden en tekst hebt gecontroleerd die mogelijk niet zichtbaar zijn. De knop geeft een extra veld of extra regels tekst aan. Wanneer u hierop klikt, verandert de pijl in en wordt het veld geopend. Wanneer de velden met gegevens niet zichtbaar zijn, wordt het symbool weergegeven. Als u de verborgen gegevens wilt weergeven, klikt u direct boven het symbool. Schakel dit selectievakje in als u tevreden bent met de gegevens.

Details van namen en adressen controleren. Namen bevatten vaak ingewikkelde details. Sommige namen bevatten bijvoorbeeld titels of benoemingen, zoals Eerw. en Drs. Dergelijke details moeten correct worden opgenomen, vooral bij exporteren, overbrengen of synchroniseren. Omdat steeds meer mensen uitgebreide ontwerpen kiezen voor hun visitekaartjes, is het belangrijk dat u adressen controleert zodat deze onderdelen in de juiste velden verschijnen. Dit is ook erg belangrijk als u visitekaartjes scant van mensen uit andere landen. Klik op Naam of Adres in de bewerkingsweergave om de naam- en adresgegevens te controleren. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Als u op Naam hebt geklikt, wordt het tabblad Naam boven aan weergegeven. Als u op Adres hebt geklikt, wordt het tabblad Adres boven aan weergegeven. U kunt tekst in dit dialoogvenster bewerken, zoals elke tekst in de bewerkingsweergave, door typen, slepen en neerzetten, knippen en plakken.

1-4

CardScan, Inc.

Contact opnemen met contactpersonen vanuit CardScan

Als u tevreden bent met de contactgegevens, schakelt u het selectievakje 'Gecontroleerd' in.

Contact opnemen met contactpersonen vanuit CardScan Als de contactgegevens juist zijn, kunt u hiermee handelingen uitvoeren in de overzichts- en lijstweergave. Wanneer u de cursor in de overzichtsweergave beweegt, verandert de cursor in een 'hand met een wijzende vinger'. Als u wijst en klikt met de muis, kunt u • • • •

De website openen in een browser. Een e-mail maken waarin het adres al is opgegeven. Telefoonnummers bellen, als op uw computer een modem is geïnstalleerd. Een kaart weergeven via een website van het adres van de contactpersoon.

De volgende voorbeelden geven de overzichts- en lijstweergave weer waarbij u de bovenstaande handelingen kunt uitvoeren met één klik met de muis.

Contact opnemen met een contactpersoon via de overzichtsweergave Dit is een voorbeeld van het bezoeken van de website van een contactpersoon via de overzichtsweergave in CardScan. 1. Selecteer een contactpersoon en klik op de tab Overzicht. De overzichtsweergave van de contactpersoon verschijnt.

2. Wijs naar het webadres. Klik op het adres wanneer de cursor verandert in een 'hand met een wijzende vinger'.

Contact opnemen met een contactpersoon via de lijstweergave U kunt de manier waarop de contactpersonen in de lijstweergave worden weergegeven, selecteren door op de knoppen rechts van de lijst te klikken. Klik op deze knoppen om de verschillende weergaven te bekijken. De bovenste knop geeft de minst gedetailleerde weergave en bevat geen kaartbeelden. De andere knoppen geven de lijst weer met eventueel de kaartbeelden. Opmerking: als u contact wilt opnemen met contactpersonen via de lijstweergave, moet de optie Kaartbeelden weergeven niet zijn geselecteerd. In de volgende afbeelding wordt weergegeven dat een telefoonnummer wordt gebeld van een contactpersoon uit de lijstweergave.


1-5


1

Kaarten van adressen weergeven op internet U kunt dezelfde methode gebruiken om een kaart van het adres van uw contactpersoon te genereren op het web. U kunt deze functie ook starten door Kaart→Kaart van adres weergeven te selecteren. Voer de volgende procedure uit: 1. Toon de contactpersoon in de overzichtsweergave of selecteer de contactpersoon in de lijstweergave. Wijs het adres vervolgens aan of kies Kaart→Kaart van adres weergeven. Het dialoogvenster Webservice voor kaarten selecteren verschijnt. 2. Selecteer de gewenste service en klik op OK. Uw browser wordt geopend en de kaart wordt weergegeven met de geselecteerde service. (Als de browser al geopend is, wordt de kaart weergegeven in het geopende browservenster.)

1-6

CardScan, Inc.

Contactpersonen toevoegen zonder visitekaartjes

Hoofdstuk 2 CardScan gebruiken als uw relatiebeheerprogramma CardScan bevat verschillende krachtige functies voor relatiebeheer. Dit zijn onder meer: • • • • • • • • • •

Diverse manieren om zonder te scannen contactpersonen toe te voegen Velden toevoegen om meer gegevens in te voeren Contactpersonen organiseren met categorieën Met de navigatiebalk contactpersonen weergeven die zijn gegroepeerd op categorie, recente wijzigingen, controlestatus, enzovoort Contactpersonen zoeken met QuickSearch Duplicaten zoeken en verwijderen Het beeld en de gegevens van een kaart vervangen door een nieuwe kaart te scannen Bescherming van en toegang tot contactpersonen met AtYourService Automatische updates ontvangen via AtYourService Meerdere bestanden in meerdere vensters

Contactpersonen toevoegen zonder visitekaartjes U kunt contactpersonen aan CardScan toevoegen door: • • •

Een nieuwe contactpersoon te maken en gegevens in de velden te typen Contactpersonen te slepen en neer te zetten vanuit andere toepassingen en het web Bestanden te importeren

Contactpersonen maken door te typen. Volg deze procedure om een contactpersoon te maken door te typen: 1. Klik op de knop Nieuwe kaart op de werkbalk QuickAccess. Er wordt een lege contactpersoon geopend in de bewerkingsweergave. 2. Typ contactpersoonsgegevens in de juiste velden. Opmerking: CardScan heeft het vak 'Gecontroleerd' al geselecteerd, er van uitgaande dat u de gegevens juist invoert. Als u hier niet zeker van bent, kunt u het vak 'Gecontroleerd' uitschakelen.

Contactpersonen slepen en neerzetten vanuit andere toepassingen en het web. U kunt contactpersonen maken in een CardScan-bestand door tekst uit een andere toepassing te slepen en neer te zetten in de lijstweergave. Dit is handig voor het maken van contactpersonen vanuit e-mailberichten of elektronische brieven. U kunt ook vCards van het web slepen en neerzetten.


2-1

Hoofdstuk 2 CardScan gebruiken als uw relatiebeheerprogramma

1

Bestanden importeren in CardScan. U kunt bestanden in hun geheel importeren vanuit elk relatiebeheerprogramma of PIM die gegevens in een tekstbestand met door tabs of komma's gescheiden velden kan exporteren. Om een bestand te importeren, kiest u Bestand→Gegevensuitwisseling→Wizard. De wizard Gegevensuitwisseling helpt u bij de procedure.

2-2

CardScan, Inc.

Extra velden gebruiken voor meer gegevens

Extra velden gebruiken voor meer gegevens De bewerkingsweergave toont de gegevens in afzonderlijke velden voor Naam, Titel, Bedrijf, Adres, Tweede adres, Telefoon, Fax, E-mail, Webpagina en Overig. Deze weergave kent ook velden voor maximaal zes extra telefoonnummers en zes extra e-mailadressen, die u afzonderlijk kunt labelen. Klik op deze knoppen om velden voor extra gegevens te openen.

Als u bijvoorbeeld op de knop naast het telefoonnummer klikt, wordt er een leeg veld voor een nummer en de vervolgkeuzelijst met labels geopend. Typ het nummer en klik op de vervolgkeuzelijst om te kiezen uit beschikbare labels of om uw eigen label te maken.

Opmerking: U kunt met bovenstaande methode een tweede adres toevoegen. Echter, om nauwkeurigheid te garanderen, klikt u op de knop Adres en gebruikt u het tabblad Tweede adres van het dialoogvenster Kaartgegevens controleren.

Notities toevoegen. Om notities aan een contactpersoon toe te voegen, opent u de contactpersoon in de bewerkingsweergave en klikt u op de tab Notities.

Contactpersonen organiseren met categorieën Met categorieën kunt u uw contactpersonen organiseren in overzichtelijke groepen. Hierdoor kunt u contactpersonen sneller vinden, contactpersonen selecteren voor het afdrukken van etiketten, enzovoort. Raadpleeg de online Help voor meer informatie.


2-3


1

U kunt categorieën toewijzen aan: •

Individuele contactpersonen, door de contactpersoon in de bewerkingsweergave te openen en op de tab Categorieën te klikken

•

Meerdere contactpersonen, door contactpersonen in de lijstweergave te selecteren en Categorieën→Toewijzen te kiezen

Belangrijke functies voor het zoeken van contactpersonen De twee krachtigste functies voor het zoeken naar contactpersonen zijn de navigatiebalk en QuickSearch

Navigatiebalk De navigatiebalk van CardScan biedt directe toegang tot verschillende verzamelingen contactgegevens. Het bovenste deel van de navigatiebalk bevat subbalken voor directe toegang tot verschillende verzamelingen contactpersonen. Om naar de contactpersonen in een bepaalde verzameling te gaan, klikt u op de subbalk voor die verzameling en gebruikt u de items onder elke subbalk om contactpersonen te zoeken. Onderstaand voorbeeld laat zien hoe u, door in de navigatiebalk te klikken op de subbalk Gecontroleerd, de gecontroleerde en niet-gecontroleerde contactpersonen van elkaar kunt scheiden. Subbalken in de navigatiebalk

Klik op de subbalk Gecontroleerd om gecontroleerde en nietgecontroleerde contactpersonen van elkaar te scheiden en te openen.

2-4

CardScan, Inc.

Duplicaten zoeken en verwijderen

Contactpersonen zoeken met QuickSearch U kunt naar contactpersonen zoeken in een willekeurig aantal geopende bestanden. Op de werkbalk QuickAccess ziet het onderdeel QuickSearch er als volgt uit: Voor het herhalen van een Voor verfijnde zoekopdrachten eerder uitgevoerde zoekopklikt u op deze knop en dracht kunt u deze vervolggebruikt u het dialoogvenster keuzelijst met eerder ingeQuickSearch. voerde woordcombinaties Als u wilt zoeken met woorden die zijn opgenomen in gebruiken. de contactgegevens, typt u die woorden hier. Met QuickSearch kunt u zoeken door: • • •

woorden in te typen van de contactpersoon die u zoekt te doorzoeken velden op te geven woorden en velden te combineren

Om uw zoekopdracht te verfijnen, klikt u op de knop QuickSearch en gebruikt u dit dialoogvenster: Typ woorden in dit vak. Kies een veld Kies woordin de vervolgkeuzelijst. combinaties in Als er meerdere de vervolgbestanden zijn geopend, keuzelijst. kiest u te doorzoeken bestanden in de vervolgkeuzelijst.

Duplicaten zoeken en verwijderen De wizard Duplicaten in Cardscan spoort dubbele contactgegevens voor u op. De wizard helpt u vervolgens bij het automatisch of naar keuze verwijderen van duplicaten. Kies Kaart→Duplicaten zoeken om de wizard Duplicaten te starten.

Bestanden met meerdere contactpersonen Met CardScan kunt u het programma uitvoeren in meerdere vensters. Dit is erg handig als u met meerdere bestanden werkt. U kunt CardScan op elk gewenst moment in een ander venster openen door Bestand→Een ander venster openen te selecteren. Wanneer het andere venster voor het eerst wordt geopend, geeft het exact dezelfde informatie weer als het voorgaande venster. Vervolgens kunt u er een ander bestand in openen (bijvoorbeeld om contactpersonen van het ene bestand naar het andere te slepen of om contactpersonen uit hetzelfde bestand tegelijkertijd te openen in verschillende weergaven).


2-5


1

Contactpersonen van het ene naar het andere bestand slepen In het volgende voorbeeld wordt het verschil duidelijk tussen enerzijds het slepen van contactpersonen van het ene naar het andere bestand in hetzelfde venster en anderzijds het uitvoeren van deze taak met de bestanden in verschillende vensters: •

Wanneer u in hetzelfde venster contactpersonen van het ene naar het andere bestand sleept, zet u de geselecteerde contactpersonen neer op de naam van het bestand in de bestandenbalk.

•

Wanneer u contactpersonen van het ene naar het andere venster sleept, kunt u de contactpersonen overal in het gedetailleerde gebied van het venster neerzetten. Als het gedetailleerde gebied een contactpersoon weergeeft in de overzichts- of bewerkingsweergave, wordt automatisch overgeschakeld op de lijstweergave zodra u er nieuwe contactpersonen neerzet. De lijstweergave toont een t in de overzichts- of bewerkingsweergave. De lijstweergave geeft de aan de lijst toegevoegde contactpersonen gemarkeerd weer.

Tip: Met de mogelijkheid om meerdere contactpersonen van het ene naar het andere bestand te slepen, kunt u grote bestanden splitsen in twee kleinere bestanden. Raadpleeg de online Help voor meer informatie.

2-6

CardScan, Inc.

Uw contactpersonen beschermen

Uw contactpersonen beschermen Gebruik de wizard Back-up om te zorgen dat uw waardevolle informatie veilig is en beschikbaar op het moment dat u het nodig hebt. Kies Bestand→ Onderhoud→Back-up om de wizard Back-up te starten. Met de wizard Back-up kunt u CardScan-bestanden lokaal opslaan, op een verwisselbaar medium en, het allerbelangrijkste, op uw persoonlijke, beveiligde account op de AtYourService-website (www.cardscan.net).

Wat is AtYourService? Met AtYourService kunt u het volgende doen: • CardScan-bestanden op uw computer geschikt maken voor het web door ze op te slaan op uw persoonlijke, beveiligde account op de AtYourService-website. Daarna hebt u met een browser toegang tot het webbestand, kunt u wijzigingen aanbrengen in het webbestand of het lokale bestand en kunt u beide bestanden identiek houden met CardScan-synchronisatie. • Door uw bestanden geschikt te maken voor het web kunt u het volgende doen: •

Als u niet achter uw eigen computer zit, hebt u toegang tot uw contactpersonen via andere internetverbindingen. Open de AtYourService-website (www.cardscan.net) en meld u aan met uw e-mailadres en wachtwoord. U kunt contactpersonen bekijken, toevoegen, bewerken of verwijderen.

•

Wanneer u weer gebruikmaakt van uw eigen computer, heeft CardScan de wijzigingen in uw bestand, die u hebt aangebracht op AtYourService, bijgewerkt.

•

Als u zowel thuis als op uw werk een computer hebt, kunt u CardScan op beide computers installeren. Bewaar een lokaal exemplaar van uw contactpersonen op beide plaatsen. AtYourService zorgt dat de bestanden identiek blijven.

Met AtYourServic profiteert u van updates van contactgegevens die worden aangeleverd door de contactpersonen zelf. U kunt met slechts enkele muisklikken updates van contactpersonen bekijken, accepteren of afwijzen. CardScan synchroniseert de web- en lokale exemplaren om ze identiek te houden.

Bruikbaarheid van contactpersonen onderhouden met AtYourService-updates Uw elektronische contactpersonen zijn alleen bruikbaar als ze up-to-date zijn. AtYourService is de oplossing voor het probleem van het up-to-date houden van uw contactpersonen. Het stuurt vier keer per jaar een e-mailbericht naar uw contactpersonen met de vraag of ze hun contactgegevens, zoals die in uw bestand voorkomen, willen controleren. (De informatie in Notities is nooit zichtbaar voor uw contactpersonen.) Contactpersonen die updates hebben verschaft, worden in CardScan gemarkeerd met het symbool . Om te controleren op beschikbare updates, kiest u AtYourService→Controleren op updates. De wizard Updates wordt gestart. Deze wizard helpt u bij het controleren en accepteren of afwijzen van updates. Ga naar www.cardscan.net voor meer informatie.


2-7


1

Contactpersonen bijwerken door te scannen Als u een nieuw visitekaartje van een contactpersoon hebt, kunt u de voorkant van de kaart en de gegevens in de overeenkomstige velden bijwerken door de nieuwe kaart van de bestaande contactpersoon te scannen. Selecteer hiervoor de contactpersoon en kies Kaart→Vervangen.

2-8

CardScan, Inc.

De beste optie kiezen met de wizard Gegevensuitwisseling

Hoofdstuk 3 CardScan-gegevens gebruiken in Microsoft Outlook en andere toepassingen Met CardScan kunt u contactpersonen kopiëren naar en van uw favoriete relatiebeheerprogramma of PIM (Personal Information Manager). CardScan biedt verschillende opties voor gegevensuitwisseling. Gebruik de wizard Gegevensuitwisseling om de beste optie voor uw relatiebeheerprogramma te kiezen.

De beste optie kiezen met de wizard Gegevensuitwisseling Opmerking: Het volgende voorbeeld beschrijft hoe de wizard Gegevensuitwisseling gebruikers, die werken met Microsoft Outlook als relatiebeheerprogramma, kan helpen. Als u gebruikmaakt van een ander relatiebeheerprogramma, geeft u de juiste gegevens op in de wizard en deze begeleidt u naar de optie die voor u het meest geschikt is.

Voorbeeld: Microsoft Outlook. Om de voor u meest passende optie te kiezen, volgt u deze procedure: 1. Om de wizard Gegevensuitwisseling te gebruiken, start u CardScan, kiest u Bestand→Gegevensuitwisseling en vervolgens Wizard in het menu Gegevensuitwisseling. Het volgende venster verschijnt:


3-1

Hoofdstuk 3 CardScan-gegevens gebruiken in Microsoft Outlook en andere toepassingen

1

2. Controleer of de eerste optie is geselecteerd en klik op Volgende. 3. Selecteer in het volgende venster uw versie van Outlook en klik op Volgende. De wizard stelt voor om CardScan-synchronisatie te gebruiken. 4. Klik op Doorgaan. Het dialoogvenster CardScan-synchronisatie verschijnt.

5. Klik op Configureren. Het dialoogvenster Synchronisatie configureren verschijnt. 6. Blader naar het CardScan-bestand dat u wilt synchroniseren. Klik vervolgens op Selecteren om een Outlook-map te selecteren. Het dialoogvenster Outlook-map selecteren verschijnt. 7. Selecteer de map met contactpersonen die u wilt synchroniseren met CardScan en klik op OK. Het dialoogvenster Synchronisatie configureren verschijnt. 8. Controleer dit dialoogvenster om er zeker van te zijn dat het geselecteerde CardScan-bestand en de geselecteerde Outlook-map de juiste zijn. 9. (Optioneel) Klik op Opties om de standaard synchronisatieopties te bekijken. De standaardopties zijn mogelijk precies de opties die u nodig hebt. Het is echter handig om te bekijken wat u eventueel kunt wijzigen.

3-2

CardScan, Inc.

CardScan en Outlook synchroniseren

10.Klik op OK om de configuratie op te slaan en terug te keren naar het dialoogvenster CardScansynchronisatie.

Klik hier om de huidige configuratie te wijzigen. Klik hier om de bestanden in het statusvenster te synchroniseren.

Klik hier om automatische synchronisatie in te stellen.

CardScan en Outlook synchroniseren U kunt synchronisatie op elk gewenst moment handmatig uitvoeren of kiezen voor automatische synchronisatie. •

Klik op Synchroniseren in het dialoogvenster CardScan-synchronisatie om handmatig te synchroniseren.

•

Klik op AutoSync in het dialoogvenster CardScan-synchronisatie om automatisch synchroniseren in te stellen.

Tip: U kunt in Microsoft Outlook CardScan-contactpersonen gebruiken zonder deze naar Outlook te kopiëren. CardScan bevat een functie waarmee u een CardScan-bestand kunt aanwijzen als persoonlijk adresboek in Microsoft Outlook. U kunt zoveel CardScan-adresboeken voor Outlook configureren als u maar wilt. Kies hiertoe Extra→Adresboeken voor Outlook.


3-3

Hoofdstuk 3 CardScan-gegevens gebruiken in Microsoft Outlook en andere toepassingen

1

Deze pagina is met opzet leeg gelaten.

3-4

CardScan, Inc.


Hoofdstuk 4 Contactpersonen kopiëren van en naar Palm OS™-handhelds CardScan biedt verschillende opties voor het kopiëren van contactpersonen van en naar uw Palm OS-handheld. Opmerking: Deze opties zijn alleen beschikbaar wanneer het installatieprogramma van CardScan de Palm Desktop-software op uw computer heeft gevonden. U moet uw Palm Desktop-software installeren voordat u de CardScan-software installeert.

De beste optie kiezen met de wizard Gegevensuitwisseling Gebruik de wizard Gegevensuitwisseling als u de efficiëntste optie wilt kiezen. Voer de volgende procedure uit: 1. Start CardScan, kies Bestand→Gegevensuitwisseling. Het menu Gegevensuitwisseling wordt weergegeven. 2. Kies Wizard in het menu Gegevensuitwisseling. De wizard Gegevensuitwisseling wordt gestart. 3. In het eerste venster van de wizard Gegevensuitwisseling selecteert u de optie voor Palmhandheldapparaten en klikt u op Volgende. Het volgende venster verschijnt:


4-1

Hoofdstuk 4 Contactpersonen kopiëren van en naar Palm OS™-handhelds

1

Opmerking: De eerste optie in dit venster is vooraf geselecteerd omdat CardScan en uw Palm-adresboek synchroniseren via HotSync de beste manier is om identieke contactpersonen op beide plaatsen te behouden. Na de eerste synchronisatie kunt u eventuele duplicaten opsporen en verwijderen (zie pagina 2-5). Bij volgende synchronisaties worden alleen nieuwe contactgegevens gesynchroniseerd. Hierdoor wordt voorkomen dat er nieuwe duplicaten worden gegenereerd. Voer de volgende procedure uit om deze optie in te stellen. 4. Klik op Volgende. Het venster met de optie CardScan Conduit voor Palm wordt weergegeven. 5. Klik op Doorgaan. Het dialoogvenster Opties voor CardScan Conduit verschijnt. 6. Selecteer CardScan Conduit inschakelen op het tabblad Algemeen. Hiermee worden alle opties voor CardScan Conduit ingeschakeld. 7. Stel de gewenste opties in en klik op OK om de instellingen op te slaan en het dialoogvenster Opties voor CardScan Conduit te sluiten. Klik op Help in het dialoogvenster als u hulp nodig hebt bij het instellen van de opties.

Synchroniseren Druk op HotSync op de houder (of op het apparaat) om de synchronisatie te starten. Het voortgangsvenster verschijnt. Als de synchronisatie is voltooid, wordt het voortgangsvenster gesloten.

4-2

CardScan, Inc.


Hoofdstuk 5 Contactpersonen kopiëren van en naar Windows Mobile®-apparaten Met de CardScan ActiveSync-module kunt u een CardScan-bestand synchroniseren met Windows Mobile-apparaten, waaronder Windows CE, Pocket PC en SmartPhone 2003 of hoger. Met de synchronisatie via de CardScan ActiveSync-module worden automatisch de gegevens in een Windows Mobile-apparaat bijgewerkt wanneer u contactgegevens in het CardScan-bestand wijzigt en vice versa. Opmerking: als u met CardScan wilt synchroniseren, moet op uw Windows Mobileapparaat Microsoft Windows CE 3.0 of hoger worden uitgevoerd.

De beste optie kiezen met de wizard Gegevensuitwisseling Gebruik de wizard Gegevensuitwisseling als u de efficiëntste optie wilt kiezen. Voer de volgende procedure uit: 1. Start CardScan, kies Bestand→Gegevensuitwisseling en kies Wizard uit het menu Gegevensuitwisseling. Het eerste venster van de wizard Gegevensuitwisseling verschijnt. 2. Selecteer de optie Contactpersonen kopiëren naar en van een Windows Mobile-apparaat en klik op Volgende. Het volgende venster verschijnt:


5-1

Hoofdstuk 5 Contactpersonen kopiëren van en naar Windows Mobile®-apparaten

1

Opmerking: als u de tweede optie kiest, kunt u met behulp van de wizard de procedure uitvoeren die is beschreven in "De beste optie kiezen met de wizard Gegevensuitwisseling" op pagina 3-1. 3. Selecteer de ActiveSync-optie en klik op Volgende. 4. Klik op Doorgaan. Het Microsoft ActiveSync-venster wordt weergegeven. 5. Kies Etra→Opties. Het tabblad Opties verschijnt. 6. Schakel de service voor de CardScan-contactpersonen in door de bijbehorende optie te selecteren. Schakel alle andere services voor contactpersonen uit. Opmerking: dit is noodzakelijk omdat u slechts met één relatiebeheerprogramma tegelijk kunt synchroniseren. 7. Klik op OK als u voor het eerst deze instellingen opgeeft. Het tabblad CardScan ActiveSyncopties verschijnt. Klik op Instellingen als u de huidige instellingen wilt wijzigen. Het dialoogvenster CardScan ActiveSync-opties verschijnt. 8. Klik op Bladeren en selecteer het CardScan-bestand voor synchronisatie. 9. (Optioneel) Als uw CardScan-bestand beveiligd is met een wachtwoord, selecteert u de optie 'Dit wachtwoord gebruiken' en typt u het wachtwoord. Hierdoor wordt het bestand automatisch geopend bij elke nieuwe verbinding zonder dat elke keer om het wachtwoord wordt gevraagd. 10.Klik op OK om het dialoogvenster CardScan ActiveSync-opties te sluiten. De synchronisatie wordt automatisch uitgevoerd. Als de synchronisatie niet automatisch wordt utgevoerd, klikt u op Synchronisatie.

Handmatig synchroniseren U kunt altijd de geselecteerde bestanden synchroniseren door op de knop Synchronisatie in het Microsoft ActiveSync-venster te klikken.

5-2

CardScan, Inc.

Bijlage A: Conformiteit met FCC en EC FCC-verklaring Deze apparatuur is getest en voldoet aan de voorschriften voor een digitaal apparaat van Klasse B, overeenkomstig deel 15 van de FCC-richtlijnen. Deze voorschriften zijn gemaakt om een redelijke bescherming te bieden tegen schadelijke interferentie bij een installatie in een woonomgeving. De apparatuur genereert en gebruikt radiofrequentie-energie en kan deze uitstralen. Als de apparatuur niet is geïnstalleerd overeenkomstig de instructies, kan dit schadelijke interferentie bij radiocommunicatie veroorzaken. Er kan echter geen garantie worden gegeven dat deze apparatuur in welke installatie dan ook, geen interferentie zal veroorzaken. U moet de kabel gebruiken die is geleverd bij de scanner om te kunnen voldoen aan deel 15 van de FCC-richtlijnen. Als deze apparatuur schadelijke interferentie veroorzaakt in radio- of televisieontvangst, hetgeen kan worden vastgesteld door de apparatuur uit en weer in te schakelen, kan de gebruiker proberen de interferentie te verhelpen door een van de volgende maatregelen te nemen: • De ontvangstantenne elders plaatsen. • De afstand tussen de apparatuur en de ontvanger vergroten. • De apparatuur voor scannen en computer aansluiten op een ander circuit dan dat waarop de ontvanger is aangesloten.

EC-conformiteitsverklaring Beschrijving apparatuur: Jaar van productie:

Model CardScan 800c Apparatuur voor informatietechniek Kaartscanner 5 vdc, 500 mA 2006

Toepasselijke richtlijnen:

73/23/EEC, laagspanningsrichtlijn 89/336/EEC, richtlijn elektromagnetische compatibiliteit (EMC)

Toepasselijke normen:

EN 60950-1:2002 Apparatuur voor informatietechniek - Veiligheid EN 55022:1998 Apparatuur voor informatietechniek - Radiostoringskenmerken - Grenswaarden en meetmethoden EN 55024:1998 Apparatuur voor informatietechniek - Immuniteitskenmerken - Grenswaarden en meetmethoden

Peter Dikeman Vice President Engineering CardScan, Inc. 1 juni 2006

A-1

1

Deze pagina is met opzet leeg gelaten.

A-2

CardScan, Inc.

Aan de slag met CardScan. Hoofdstuk

Recommend Documents