Egyszerű többség A Tolna Megyei Önkormányzat Közgyűlésének 2008. szeptember 18-i ülése 16. sz. napirendi pontja. Beszámoló a Tolna Megyei Levéltár tevékenységéről Előadó: dr. Dobos Gyula, igazgató Az előterjesztést előzetesen tárgyalta a Művelődési és Kisebbségi Bizottság. Tisztelt Közgyűlés !
Az 1723. évi 73 tc. kötelezte a megyéket, hogy vármegyeházat építsenek és abban okleveleik, irataik megőrzésére szolgáló levelestárat állítsanak fel. Tolna megye 1727-ben, tehát 281 éve tett eleget az előírásoknak. Az egykori nemesi vármegyei levéltár az évszázadok alatt nevében és hatáskörében is változott. 1950-től állami, 1969-től tanácsi, 1990-től önkormányzati közlevéltárként működik. A levéltári törvényben (1995. évi LXVI. t.c.) meghatározott jogosítványok és feladatok körvonalazzák az intézmény lehetőségeit és mindennapi teendőit. Fogalmilag a levéltár igazgatási és közművelődési feladatokat is ellátó tudományos intézmény, amelynek fenntartója a Tolna Megyei Önkormányzat Közgyűlése, szakmai felügyeletét pedig a Művelődési Minisztérium szakfelügyelői rendszeren keresztül látja el. A levéltár éves beszámolóját és munkatervét a közgyűlés határozata alapján a Művelődési Bizottság évente tárgyalta, elismerését kifejezve, többnyire módosítások nélkül hagyta jóvá. Éppen ezért e beszámoló kevésbé részletező, az intézményi munkafeladatok teljesítésének fő tendenciáit, eredményeit, személyi és tárgyi feltételeink alakulását és a közeljövőben megoldandó teendőket sorolja. I. 1.
LEVÉLTÁR ANYAGI- ÉS SZEMÉLYI FELTÉTELEINEK ALAKULÁSA A levéltár gazdálkodása
Az intézmény minden évben a közgyűlés által elfogadott, év közben a lehetőségek és szükség szerint módosított költségvetés alapján működött. A bevételek és kiadások alakulása e Ft-ban Megnevezés 2002 BEVÉTELEK Intézményi finanszírozás Előző évi pénzmaradvány Előző évi kieg. Egyéb saját bevétel Áfa bevétel, visszatérítés Hozam-és kamat bevétel Működési célra átvett p.e Felhaszn. célra átv. p.e.
51.729 2.932 1.560 9.986 13 10246 -
2003
2004
Teljesítés 2005
64.730 1.342 143 12.671 2.204 103 3.420 354
74.854 1.189 688 9.673 2.713 137 3.627 2.278
75.832 2.291 1.453 11.501 1.835 77 3.237 1.407
2006
2007
75.675 1.602 1.033 12.831 2.791 151 8.534 4.674
70.864 8.702 1.904 17.284 3.661 544 4.741 821
2008. I. fé 34.239 2.799 7.889 1.595 224 3.600 -
2 Bevételek összesen:
76.466
84.967
95.159
97.633
107.291
108.521
50.346
KIADÁSOK Személyi juttatás Munkaadót terh. járulék Dologi kiadás Egyéb folyó kiadások Pénzeszköz átadás Felújítás Beruházás Kiadások összesen:
35.131 12.125 13.066 349 20 13.017 73.708
46.694 15.390 17.642 92 25 2.880 1.600 84.323
51.211 18.625 16.350 161 34 5.647 3.026 93.633
55.537 17.932 18.607 234 35 806 2.182 95.611
56.722 17.796 20.054 217 35 39 4.597 99.460
57.862 18.224 16.354 212 30 6.863 99.545
26.419 8.346 11.311 62 54 51 46.243
2007-ig három (Vármegyeháza, Bartina 9. és TOTÉV telepi tanműhelyek) jelenleg 4 (TOTÉV telepi iskola) épületben raktározzuk iratainkat. A zökkenőmentes napi működés feltételeit körültekintő és takarékos gazdálkodás mellett éves költségvetéseink biztosították. Bevételeink növekménye és célpályázataink eredménye minimális gazdálkodási mozgásteret jelentettek annak ellenére, hogy a 6,5 év alatti 448 milliós önkormányzati támogatást sikeres pályázatainkkal és évről évre emelkedő saját bevételeinkkel 140 millió Ft-tal egészítettük ki. A korábbi évtizedben iratelhelyezésből, kárpótlási támogatásból származott a bevételek többsége. Ezen források elapadtak. Napjainkban fő bevételi forrásunkká regionális műhelyünk vált. 2004-ben fenntartónk támogatásával sikerült a rendszeresen beázó TOTÉV tanműhelyi raktár tetőszerkezetét felújíttatni, a főépület emeleti ablakszerkezeteit kijavíttatni, mázoltatni. Saját többletbevételeink terhére évről évre folytattuk a főépület munkaszobáinak elavult és szemrontó, valamint a hajólámpás raktári világítás korszerűsítését. Felújíttattuk a vendégszobát, két vizesblokkot, kialakítottunk egy közösségi helyiséget. Némi külső tatarozást végeztettünk a Bartina utcai raktárépületünkön, de ez napjainkra ismét szükségessé vált. Mindezek mellett a lehetőségeknek megfelelően törekedtünk az évtizedekig elhanyagolt levéltári folyosók épülethez méltóbbá tételére, a folyosói kőlapok felcsiszoltatására, a málló munkaszoba falak, padlózatok szebbé tételére. A kapott raktárszobákat dexion állványozás előtt kifestettük és mázoltattuk. Az elavult telefonközpontot kicseréltettük, ezzel valamennyi munkaszoba telefonon közvetlenül elérhetővé vált. Kutatótermet csak a vármegyeházán működtetünk, a raktárbázisokon ehhez a tárgyi és személyi feltételek hiányoznak. Egyes iratokat, pl. tervek, járási tanácsok, illetékés egyéb hivatalok anyagait kutatási célra rendszeresen a főépületbe kell beszállítani. Az iratok elhelyezésekor törekedtünk a várható használat gyakoriságát figyelembe venni, de a főépület szűk tárolókapacitása miatt ez teljes mértékben nem volt lehetséges. A fel- és végelszámolt vállalatok, szövetkezetek összes anyaga a Keselyűsi külső raktárba került. A gyakran használt földhivatali iratokat sikerült a főépületbe telepíteni. A külső raktárak számára az iratmozgatás csökkentése érdekében szükséges fénymásoló(k) berendezés(ek) vásárlása. Az intézmény honlapja fenntartónk szerverén működik. Számítógépes belső hálózatunk fejlesztendő, mert hozzá egyelőre csak 12 gép kapcsolható a jelenleg működő 16-ból. Valamennyi gépet többletbevételeinkből, illetve 2003 előtti telematikai pályázat keretében vásároltuk. Azóta csak a szükséges felújításokra futotta erőnkből. 2003-ra befejeződött egy korszerű, 4 fős, regionális szerep ellátására alkalmas mikrofilmező műhely gépparkjának kialakítása.
3 Az iratok szállítását, vidéki szervellenőrzéseket, szakmai programokat egy jelenleg 15 éves, vegyes használatú Hyundai gépkocsival oldjuk meg. Állandó gépkocsivezető nincs. A gépkocsi cseréjét 2008-ra terveztük. A főépületben 1991-től, a raktárbázisokon 1996, ill. 1998-tól működik biztonsági és tűzjelző-rendszer, a főépületi felújítása fenntartói támogatással 2007-ben megtörtént. Nincs fűtési lehetőségünk a vármegyeháza földszintjén fekvő raktáraink többségében, ezekben a fűtés kiépítése a téli munkavégzés miatt szükséges lenne. E szinten is korszerűsítenünk kell a világítást. 2008-ban aktuális az elektromos felülvizsgálat mindhárom épületünkben. A sok mérőpont miatt ez többszázezer forintos kiadást jelent. 2. Személyi feltételek Státuszaink számát fenntartónk az 1996-os 24 főről 1997-ben 21-re csökkentette. 2004-re a feladatnövekedés és a regionális mikrofilmes labor kialakítása miatt ismét elérte a 24-et. A megszorítások miatt jelenleg 21 státuszunk van. A leépítés elsősorban szaklétszámot érintette, két levéltáros öregségi-, egy segédlevéltáros prémium nyugdíjba kerülésekor státuszukat is fel kellett adnunk, ezzel a levéltáros szakellátás rosszabbodott, miközben a levéltárban tárolt iratok mennyisége évről évre nőtt. Gondjainkat növeli, hogy néhány kollégát csak csökkentett munkaidőben tudunk foglalkoztatni. Megnyugtató viszont, hogy egy munkatársunk kivételével mindenki rendelkezik az előírásoknak megfelelő szakmai végzettséggel. 13 dolgozónk szerzett az elmúlt években ECDL számítógépes tanfolyamon oklevelet. Szintén a továbbképzési tervünknek megfelelően angol, német illetve latin nyelvből három levéltáros tett középfokú nyelvvizsgát. Egy főt beiskolázunk a Magyar Országos Levéltárban induló levéltárkezelői szaktanfolyamra. Munkatársaink rendszeresen résztvevői a MALE és az ÖLT által szervezett éves vándorgyűlések programjainak. Hasonló gyakoriságú szakembereink más megyék levéltári napjain, tudományos konferenciáin való közreműködése illetve részvétele. A levéltár dolgozóinak beosztása, iskolai végzettsége és besorolása 2008. augusztus 1-én: 1. Dr. Dobos Gyula igazgató 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
E: magyar-történelem szak (JATE), levéltár kieg. szak, népművelés szakv. (ELTE); F: 4 éves filozófia szakosító Cserna Anna F: népművelő-magyar;(SzTKF) főosztályvezető történelem (JGYTKF), E: levéltár kieg. Szak (ELTE) Braunerné Kapás Irén F: Pénzügy szak, költségvetési szakágazat (PSZF Zalaegerszeg) Ruzsa Éva osztályvezető E: történelem-filozófia /ELTE/ Aradi Gábor F: orosz-történelem szak JGYTF E: politológia (ELTE) Dr. Kunné Tornóczky F: tanító /IGYPF/, Andrea történelem (JGYTKF) Link Dóra E: történelem-latin, könyvtár-régi könyves spec. (SZTE) Muthné Darócz Szilvia (6) F: tanítóképző (IGYTK) Nagy Iván (6 órás) F:, Gábor D. Műszaki Inf. Szak,
Főlevéltáros I/14. Főlevéltáros H/13. Gazdasági o.vezető F/12. Főlevéltáros H/9. Levéltáros H/11. Levéltáros F/6. Levéltáros H/3. Könyvtáros F/5. Mérnök-inform. F/6.
4 10. Pámer Andrásné 11. Sipterné Szakállas Erzsébet (GYED-GYES) a./ Keresztes Lilla (4 órás) b./Hauszknecht Ferenc (6 órás) 12. Vituskáné Juhász Ildikó tanácsos 13. Czéh Jánosné munkatárs 14. Farkasné Farkas Judit 15. Lehőcz Lajosné 16. Pech Ferenc 17. Szabó Zoltán 18. Sebestyén Zoltánné 19. Krausz Zoltánné (6 órás) 20. Víg Józsefné 21. Imre Vera Gréczy Tamásné főmunkatárs (prémium nyugd. heti 9 órás)
É, felsőfokú lev. Szakvizsga
Segédlevéltáros E/12.
É, felsőfokú lev. szakvizsga É: Gyors- és gépíró É:É, R-tv műszerész, videós É, fényképész szakmunkás, felsőfokú lev. szakvizsga É, kálász É. É, középfokú lev. Szakvizsga É. fényképész szakmunkás É, technikus szakvizsga É, gyors- és gépíró Szakmunkás Szakmunkás É,
Segédlevéltáros E/9. C/7 felvételező D/5 felvételező Műhelyvezető, Segédlevéltáros E/11. Gazd. ügyintéző D/13. C/4 Levéltári kezelő Lev kezelő D/10 Fényképész D/11. Techn-rakt-gondn. E/12. Ügyviteli alkalm. D/8 Hivatalsegéd, B/9. Hivatalsegéd B/12. C/4 felvételező
É, felsőfokú lev. szakvizsga
Segédlevéltáros E/13.
Az egy főfoglalkozású dolgozóra jutó levéltári anyag mennyisége alapján a Tolna Megyei Levéltár hazánk megyei önkormányzati közlevéltárainak sorában a 16. helyen áll. A levéltárak többségében az egy szakalkalmazott által kezelendő irat mennyisége 750 folyóméter körüli, addig Tolna megyében meghaladja az 1100 iratfolyómétert. Ez az országos átlagnál 40 %-kal magasabb. Az évről évre gyarapodó iratállomány miatt égetően szükséges lenne két középfokú végzettségű kezelő alkalmazása. Kérésünk megalapozottságát, a munkatervet tárgyaló Tolna Megyei Önkormányzati Közgyűlés Művelődési Bizottsága éveken keresztül elismerte, támogatásra javasolta. Az utóbbi évek létszámcsökkentési tendenciái miatta téma lekerült a napirendről. Az elektronikus adathordozók átvételére a levéltár jelenleg felkészületlen. Anyagi és technikai háttere ilyen irányú fejlesztés feltételeit nem tartalmazza, holott a rendszerváltozást követő időszak első 5 évének iratátvételét 2011-ig meg kellene oldani. II. A LEVÉLTÁR SZAKMAI MUNKÁJA 1.
Gyűjtőterületi tevékenység
Mintegy 350 olyan iratképző szerv tartozik gyűjtőkörünkbe, amely iratképzését, iratkezelését, irattárolását, az ott végzett selejtezési munkát ellenőriznünk kell. Iratképzésük nagyságának, fontosságának megfelelően ez 2-5 évenként rendszeres és szükség szerint (iratátadás előkészítése, bejelentett selejtezés, ellentmondásos selejtezési jegyzőkönyv) alkalmi ellenőrzést, tevékenység jóváhagyást jelent. Év 2003. 2004. 2005 2006 2007 2008. I. fé Összesen
Ellenőrzött szervek száma 75 72 70 83 52 41 403
Jóváhagyott selejtezési jegyzőkönyv 190 135 176 160 114 63 838
Jóváhagyott szabályzat 41 39 23 23 59 16 201
5
Az ellenőrzött szervek típus szerinti megoszlása: Év Önkormányz. Közig.sz. Jogszolg. sz. Intézmények Testületek Gazdasági sz. Rt, Kft. KKT...
2003 7 9 6 19 0 12 22
2004 30 5 1 21 1 13 1
2005 33 20 5 0 1 10 1
2006 28 5 3 33 0 3 11
2007 26 3 4 13 0 6 0
2008 I. fé. 20 2 4 5 0 10 0
Tapasztalataink szerint rendszeres ellenőrzéseink következtében megyénkben a szervek iratkezelése, irattárolása, selejtezési és iratátadási fegyelme az országos átlag feletti. Egyre több helyen alkalmaznak számítógépes iktatást. A jogszolgáltatás szervei, a földhivatalok nyilvántartása egységes, de a polgármesteri hivatalok évtized óta már eltérő programokat használnak, holott az egységesség a jelen és jövő számára tenné áttekinthetőbbé az iratkezelést. Már most érzékelhető problémát okoz az iratok használatánál, hogy a 90-es évek elején keletkezett papíralapú adathordozókhoz nem mindenütt készült kinyomtatott nyilvántartás és mutató. Az a program pedig, amellyel az elektronikus iktatás történt ma már nem használatos, számítógépeken nem futtatható. Több helyen megtörtént ugyan az iktató-, mutatókönyv számítógépes nyomtatása, de az írás egy évtized alatt annyira elhalványult, hogy napjainkra alig olvasható. Ahol általunk nem ismert programmal iktatnak, ott CD-n kértük a programok leírását, hogy a majdani átvételekkor ne legyünk tanácstalanok az iratkezelésben. Selejtezéskor a szervek többsége automatikusan igyekszik megszabadulni az irattári tervük szerint selejtezhető iratoktól. Számos esetben javasoltunk őrzési időmódosítást, amelyet az iratképző köteles volt figyelembe venni. Az Illetékhivatal érvényes mintaszabályzata szerint 10 éves őrzés után ki kívánta selejtezni az adásvételi, örökösödési ügyek iratait. Igaz, hogy nekik nem, de a polgároknak 15 évig szükségük lehet ezen iratokra. Nem engedélyeztük a selejtezést, átvettük. Azóta évente több tucatszor kér a hivatal használatra vissza az érintett magánszemélyek adóbevallásához ezen akták közül, hiszen az adótörvény a 15 éves tulajdonviszonyon belüli ingatlaneladásból származó hasznot megadóztatja, igaz 10 év felett csökkenő mértékben. 2. Anyaggyarapítás A törvényi előírásnak megfelelően a köziratok (ez az iratképzőnél keletkezett iratoknak mintegy 30 %-a) 10-15 év után kerülnek levéltárba, illetve fel-és végelszámolásnál a cégbírósági döntés megtörténtéig. Fenntartónk által biztosított raktári helyekre pályázatokkal szerzett raktári berendezések lehetővé tették a folyamatos, ütemezett iratátvételt. Ennek eredményeként csökkent a korábbi helyhiány miatti nem megfelelő körülmények közötti tárolás, ezzel együtt az iratok rongálódásának, megsemmisülésének veszélye. 2003-tól kétezer folyóméter előírásszerűen (gyakran a levéltárosok aktív közreműködésével) előkészített irat került a levéltárba. Szinte kivétel nélkül átadták a polgármesteri hivatalok, önkormányzatok a tanácsi köziratokat 1990-ig. Az építési hatósági, valamint a munkáltatói iratokat természetesen tovább őrzik. Némi irat és
6 testületi jegyzőkönyvi hiány volt tapasztalható a községek összevonásának időszakából. Az oktatási intézmények iratai 8-10 iskola kivételével 1987-ig, az anyakönyvek többsége 1962-ig került levéltárba. Jelentős bírósági, ügyészségi, részben közjegyzői, ügyvédi munkaközösségi irat mellett a megye összes körzeti földhivatala átadta iratait 1990-es időhatárig. E földhivatali - a korábbi jogelődök: a járásbíróságok mint telekkönyvi hatóságok iratait is tartalmazó - anyag nagysága meghaladja az 1000 ifm-et Az iratátvétel évenkénti alakulása Év Ifm
3.
2003 413
2004 283
2005 591
2006 84
2007 2008.I.fé Összesen 135 441 1947
Anyagvédelem
A levéltárban tárolt valamennyi irat mintaállványon, szabvány dobozokban, feliratozva került elhelyezésre. A raktárak állandó hőmérséklete és páratartalma a vármegyeházi épületben, leginkább az egykori börtöncellákban, megközelíti az előírt szabványokat, de külső raktárainkban klímaberendezés hiányában óriási a hőingadozás. A túlzott meleg annyira kiszárítja az iratokat, hogy azok törnek, mállanak. A dobozok védik az iratokat a portól, az újabb szennyeződéstől, de egyben eltakarják a dobozban tárolt iratok állagának esetleges változásait is. Mivel a soktízezer doboz irat egy része évekig nem kerül levéltáros kezébe, lehetséges, hogy közben a benne tárolt fertőzött irat a teljes mennyiséget tönkreteszi. Az iratfertőtlenítés feltételei nem adottak. A rosszállapotú, de értékes irat védelmének egyik lehetséges módja az irat helyreállítása. Egy A/4-es iratlap restaurálási költsége meghaladja az 1000 forintot, egy közgyűlési jegyzőkönyv kötet pedig 80-100 000 ft-ot. Az NKA és az MM veszélyeztetett levéltári anyag védelmére kiírt pályázatain minden évben sikerrel szerepeltünk. Ennek segítségével megkezdődött a nemesi vármegyei közgyűlési jegyzőkönyvi kötetek, folytatódott a Dunaföldvári Uradalom iratainak restauráltatása, segédkönyvek köttetése. Ezen munkákat a MOL, BML és helyben a Bodrogi és Tsa könyvkötő és restauráló műhely végezte. A nagy igénybevétel miatt újra kellene köttetni a születési, házassági és halotti anyakönyveket, némely iktató, mutató és sorkönyveket, de erre a feltételeket eddig nem sikerült megteremtenünk. A restaurálásnál olcsóbb iratvédelmet jelent a mikrofilmezés, amelynek iratonkénti költsége biztonsági és kutatótermi film készítésével is csak 5 %-a a restaurálásénak. Nagy előrelépést jelentett, hogy fenntartónk támogatásával sikerült mikrofilmező műhelyünk létszámát 4-főre emelve valóban regionális műhellyé alakítanunk. A mintegy 40 milliós technikai berendezés megvásárlása pályázatokkal történt. A saját célra évente felhasznált nyersanyag egy részére pályázunk. Korábban azt terveztük, hogy műhelybevételeinket részben visszaforgatjuk a saját felvételek növelésére, de a költségvetésben oly magassá vált évek alatt a kötelező bevétel, amely működésünkre, a költségvetési egyensúlyhoz kell, hogy az eredeti cél már nem valósítható meg. Az elmúlt fél évtizedben a saját célra felvételezett és laborált évi 120-150 000 felvétel mellett műhelyünk a Dunántúl valamennyi levéltárának, továbbá Bács-Kiskun, Békés
7 és két alkalommal Nógrád valamint Hajdú-Bihar megye levéltárainak készített felvételeket. Az országos és a fővárosi levéltári műhely után a legnagyobb vidéki mikrofilmező labor a Tolna megyei lett, amely a szakellenőrzés szerint a követelményeknek megfelelően, színvonalasan dolgozik. Műhelyünk megrendeléseinek többségét a megyei levéltárak NKA pályázaton elnyert megbízásai jelentik. 2004-ben 446 554, a következő évben 413 719 felvétel készült. 2006-ban haladtuk meg először a félmilliót (565 467), majd 2007-ben 514 288 , míg a folyó év első félévében 250 003 felvétel készült. A Tolna Megyei Levéltár anyagából biztonsági mikrofilmre kerültek a következők (a dőlt betűvel jelzettekből már a kutatótermi pozitív csíkmásolat is elkészült, tehát kutatói használatra nem kell az eredeti iratot kézbe adni). Tolna vármegye Nemesi közgyűlésének jegyzőkönyvei. Tolna vármegye felekezeti anyakönyveinek másodpéldányai (1828-1895). A Szekszárdi Elemi Népiskola iratai. Simontornyai és dunaföldvári ferencesrendi iratok (Vissza kellett az eredetieket adni a Ferences Tartományfőnökség Levéltárának) Chevra Kadisa iratai. Történelmi családok (Apponyi, Augusz, Bartal, Bezerédj, Csapó, Perczel, Styrum- Lymburg, Széchenyi stb.), személyek fondjai. Mohács előtti oklevele. Nemzeti Bizottságok valamint Igazoló Bizottságok, Megyei és Járási Tanácsok testületi iratanyaga, Tolna megyei állami anyakönyvek (1895 - a kutathatósági határ miatt csak 1917-ig) Bár műhelyünkben eddig 2 milliónál több biztonsági felvétel készült, az anyagiak függvényében évente csak 100-150 000 filmkockából tudunk kutatótermi pozitív másolatot is készíteni. Az iratok hosszú távú megmaradásának alapfeltétele lenne a klimatizált raktárakban tárolás. Megoldást jelent a mikrofilmezés és a digitalizálás, ez utóbbi levéltári területen gyermekcipőben jár. Sajnos a levéltárak számára digitalizációs lehetőséget biztosító pályázatok, a könyvtári területtel ellentétben, gyakorlatilag nincsenek. A mikrofilmezés folytatása mellett szól viszont, hogy a Magyar Országos Levéltárban a 70 évvel ezelőtt készült felvételek ma is kiváló minőségűek. A digitalizálásnak még nincs múltja, csak jelene és jövője. A levéltári iratok védelmét szolgálják a napjainkban egyre nagyobb mennyiségben felhasznált savmentes irattartó dobozok. Mivel áruk 2-3 szorosa a jelenleg használtaknak, ehhez is csak pályázat útján tudtunk hozzájutni. A feudális kori közigazgatás, bíróság, a nemesi-, polgárcsaládok és személyek iratai után az alispáni akták is ilyen tároló dobozokba kerültek elhelyezésre. 4.
Rendezés, selejtezés, segédletkészítés
Hosszabbtávú elképzelésünkben a levéltárban őrzött iratok rendezettségi szintjének emelése, újabb nyilvántartási és kutatási segédletek készítése szerepel, mindezek megkönnyítik az iratok kezelését, kutathatóságát. Minden alkalommal e cél megvalósítása érdekében állítottuk össze a szakalkalmazottak éves egyéni munkatervét. Állandó munkafeladat a frissen átvett iratok ellenőrző rendezése, amely együtt jár némi selejtezéssel, majd a dobozszintű raktári jegyzék elkészítésével. Selejtezés esetén selejtezési jegyzőkönyvet is kell készíteni. Élő gyakorlattá vált, hogy ugyanazon szerv korábbi átvételekből származó iratanyagát egyberendezzük a
8 frissen levéltárba kerültekkel. Alkalmanként segédkönyv hiányában azok pótlására is sor kerül. Nagyobb fondok, fondcsoportok esetében a kutatói munka könnyítésére a rendezést elvégző fondtörténetet is készít, amely a raktári jegyzékben szereplő adatoknál többet, pl. az iratképző működésének jogszabályi hátterét, az iratféleségek leírását, kutathatóságát, iratok állapotát, teljességét vagy hiányos voltát stb is tartalmazza. Rendszeres munkafeladatot jelent a használat során sérült dobozok cseréje és a szükséges feliratok pótlása. Folyamatosan történik a nemesi vármegye latin nyelvű közgyűlési jegyzőkönyveiből a regesztázás, majd ennek kötetekben közzététele. Négy repertórium kötetet jelentettünk meg családi iratainkról. A levéltár honlapján olvasható a több mint 3200 fondot és mintegy 5000 állagot tartalmazó fond- és állagjegyzékünk. Frissítése az éves iratátvételekkel és rendezésekkel feltöltve folyamatos. A teljes levéltári anyag feldolgozottságának évenkénti alakulása iratfolyóméterben: Év 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008. I. fé
RendeZetlen 233 233 233 233 233 233 233 132 132
Alapszinten 607 602 600 600 600 600 600 584 584
Középszinten 7375 7597 7848 8086 8351 8908 8988 9232 9658
Darabszinten 996 1002 1022 1040 1053 1082 1085 1095 1110
Rendezett összesen 8978 9191 9470 9726 10004 10590 10673 10941 11382
Raktári jegyzékkel 8315 8543 8802 9217 9515 10105 10188 10399 10840
Repertóriummal 1018 1048 1178 1178 1181 1184 1184 1184 1184
Lajstrom mal 459 459 652 879 1007 1396 1424 1481 1907
Mutatóval 3734 3905 4162 4500 4673 5164 5192 5249 5675
Némely anyag (pl. adófőkönyvek) alapszintű rendezettségének változtatása nem indokolt, ennek hasznossága nem állna arányban a ráfordítandó munkával. Ezen iratok alapszintű rendezettségi formában is kutathatók. Ezzel a rendezettségi állapottal levéltárunk országosan az élvonalban található. 5. Levéltári nyilvántartások A jogszabályi előírásoknak megfelelően a levéltári anyagokról, munkafolyamatokról nyilvántartásokat vezetünk. A gyarapodási napló, a fond-törzslapok, az általános levéltári nyilvántartás vezetése, statisztikai adatszolgáltatás a szakfelügyelet számára a módszertani főosztályvezető, a kutatási-, fogyatéki- és kölcsönzési napló, engedélyek nyilvántartása a kutatószolgálati osztályvezető feladata. A szervnyilvántartások vezetése, kiszállások, ellenőrzések, fel- és végelszámolási eljárások, selejtezési jegyzőkönyvek regisztrálása a területi munkát irányító munkatárs munkakörébe tartozik. Folyamatos, pontos tevékenységük eredményeként naprakész nyilvántartásokkal rendelkezünk. A raktárak többségénél elkészítettük a raktárkatasztert, amely a raktáranként is tárolt jegyzékkel együtt megkönnyíti az iratok kezelését a munkatársak számára anélkül, hogy a központilag tárolt fond dossziékat iratkereséskor igénybe kellene venniük.
9
6. Kutató- és ügyfélszolgálat A kutatóterem tárgyi feltételei az utóbbi fél évtizedben modernebb berendezés vásárlásával, a világítás korszerűsítésével jelentősen javultak. 2003-ban fenntartónk lehetővé tette, hogy az elengedhetetlenül fontos mikrofilm leolvasó-másoló berendezést céltámogatással megvásároljuk. A mikrofilmezett iratok száma évről évre százezres tételekkel nő, ezért kutatók számára a mikrofilmolvasók használata elengedhetetlen. Jelenleg négy gép üzemel, de gyakran ez sem elegendő. A kutatótermi személyi változások teljesen zökkenőmentesen mentek végbe. A kutatóterem vezetője nyugdíjazását követően a szolgálat új összetétellel, egyetemet végzett két történelem szakos, egy felsőfokú szakvégzettségű segédlevéltárossal és egy informatika - könyvtár szakos kollégával működik. Az országos gyakorlattól eltérően kutatók kiszolgálása nem a regisztrálás és az iratkérés után egy két nappal, hanem azonnal történik. Az egyre növekvő feladatokat munkatársaink a kutatók megelégedésére szakszerűen és pontosan látják el. Szakembereink felkészültségét, iratismeretét mutatja, hogy szükség esetén a kutatószolgálat ellátására további 3-4 fő is bármikor vállalkozhat. A kutatási engedélyt kérők száma 2003-tól évente kis módosulást mutat. Jelentős kiugrást 2004-2006-ban a PTE nagyszámú évfolyam és szakdolgozatot készítő hallgatójának megjelenése eredményezett. Népszerű és a kutatók harmada a családfa kutatásra vállalkozik. Változatlan a település-, intézmény történetéhez búvárkodó profi és hobby kutatók száma, e munka huzamosabb és alaposabb időráfordítást igényel. Az utolsó öt esztendőben visszautasított kutatási kérelem nem volt. Külföldről, Kanadából, Németországból és Egyesült Államokból érkező kutatók kitelepített magyarok, akik egykori szülőfalujuk múltját, családi gyökereiket keresték. A Cagliary Egyetem professzora már 10 éve, nyaranta rendszeresen visszatér, hogy Mórágyról újabb és újabb adatokkal gazdagodjon. Év 2003 2004 2005. 2006 2007 2008. I. fé
Kutatási engedély kért és kapott 192 321 271 207 196 111
Ebből külföldi kutató 5 5 2 6 6 2
Kutatási esetek Átlag fő/nap száma 894 4,65 1353 4,21 1303 4,80 1301 6,28 961 4,90 670 6,03
Látszólag ellentmond a megnőtt kutatói igénynek a felhasznált őrjegyek számának alakulása; a kérőlapok alapján 2000-ben 2596 őrjegyet kellett kiállítani, a következő években ez a szám 1700 körülire, majd 2004-ben 1071-re csökkent. Valójában ez a mikrofilm felhasználás egyre jelentősebb voltával és a levéltár kutatási segédletei növekvő számával magyarázható. A jól használható segédletek csökkentik a kutatásra kikért iratok számát. A mikrofilmtekercsekhez pedig nem kell őrjegyet kiállítani. Viszonylag egyenletes igénynek tekinthető a kutatói kérelmekre és beadványokra felhasznált évente 20 000 körüli fénymásolat kiadása. * Ügyfélszolgálati munka tartalma jelentősen átalakult, korábbi a kárpótlási dömping, hadigondozás, kitelepítés, munkaszolgálat igazolást kérő beadványok helyett
10 jelentős emelkedést mutat a személyesen megjelenő, vagy kérelemmel (föld, illeték, munkaviszony, munkabér, iskolai végzettség, anyakönyvi adatok stb. témában) a levéltárhoz forduló magánszemélyek száma. Jelentősen nőtt a más megyei és a nemzetközi nyugdíjfolyósítási igazgatóságoktól érkező, megyénkben korábbi évtizedekben dolgozókat érintő megkeresések száma. Ezeken kívül hetente 8-10, nyugdíjazáshoz szükséges munkaviszony, munkabér témával jelentkeznek a Regionális Nyugdíjfolyósítási Igazgatóság illetékes munkatársai. Az ügyfélszolgálathoz érkező beadványok száma évi 800 körül állandósult. Mindezek mellett számottevő az eredeti iratok bírósági, ügyvédi, közjegyzői, földhivatali, illetékhivatali kérelemre történő kölcsönzése. 7. Kiadványmunka, tudományos tevékenység 14 éve folyamatosan rendezünk levéltári napot. 1999-től 2007 között a Megyenap illetve a Megyehét keretében zajlottak a tudományos konferenciák. Témái történelmünk egy-egy korszakához kapcsolódtak: pl. törökkor, reformkor, 1848/1849, dualizmus, vagy a megye újratelepítése, nemzetiségi kérdés. Aktuális évfordulón emlékeztünk a 275 éves levéltárra, és Szekszárd 100 éve rendezett tanácsú várossá válására, ez évben a kölesdi csata 300. évfordulójára. A bevezető előadást általában a korszak országos szaktekintélye, ismert történész, akadémikus, egyetemi tanár tartotta, pl. dr. Romsics Ignác, dr. Katus László, dr. Hargittai István. Előadásukat helyi és meghívott levéltárosok, muzeológus történészek, megyénk múltjával kapcsolatos, saját kutatásaikon alapuló előadásai tették teljessé. Rendezvényeink rendszeresen telt ház előtt zajlottak. Ez köszönhető a helytörténeti témák növekvő népszerűségének, valamint a középiskolákkal kialakult jó kapcsolatunknak. Rendszeresen hallgatói és gyakran előadói levéltárosaink a különböző megyékben zajló konferenciáknak, levéltári napoknak. E kapcsolatunk elsősorban Baranya, Somogy, Bács Kiskun megyére terjed ki, de tartottunk előadásokat a Völgységi konferenciákon, Győrben, a Pécsi Egyetemen, a Deák Ferenc bicentenáriumi konferencián, Tatabányán, MALE vándorgyűléseken. Intézményünk dolgozói számos tanulmányt készítettek. Ezek részben önálló, részben gyűjteményes kötetekben, lexikonokban szócikként jelentek meg. A levéltári dolgozók tudományos tevékenységének kézzelfogható bizonyítéka, hogy 1968-ban megjelenő első levéltári kötetet napjainkig újabb 36 követte. Az utóbbi évtizedben megjelent a levéltári füzetek tanulmányokat tartalmazó 7-11. kötete (a 12. kötet előkészületben), szakmában országosan is nagy tetszést keltő 4 kötetes segédletsorozatunk a Tolna Megyei Levéltár családi iratainak repertóriumai címmel. Megjelent a Regeszták sorozat újabb kötete, amely 1714-1717 közötti időszak latin nyelvű jegyzőkönyveinek magyar nyelvre fordított kivonatait tartalmazza (Az 17181720 közötti is elkészült, jelenleg lektorálás alatt). A levéltárügy múltja, jelene és jövője, valamint Régiónk és Tolna megye a két világháború között címmel konferenciakötetet állítottunk össze. Szekszárd rendezett tanácsú várossá válásának évfordulóján Szekszárd a XX. század első évtizedeiben címmel jelentettünk meg félezer oldalas kiadványt. Levéltárosok számos cikke jelent meg a Levéltári Szemlében, Új Dunatájban, Honismeretben. A Megyei Napló 2008 januárjáig rendszeresen közölt aktuális helytörténeti, elsősorban a megye kiemelkedő személyiségei működéséhez kapcsolódó cikkeket. Ekkortól, terjedelmi okra hivatkozva, a megye múltjával kapcsolatos témák nem képezik a lap profilját.
11
8. Az intézmény közművelődési munkája Állandó kiállításként látogatható a Tolna megyei nemesi családok közül megyénk egyik legjelentősebb famíliájának, a Perczeleknek a történetét bemutató nagytermi kiállításunk. A főépület keleti folyosóján Történelmünk 1100 esztendejét reprodukciós képekben bemutató kiállítást a Tolna megye helytörténeti irodalmát ismertető váltotta fel. A nyugati folyosón kiadványainkat, illetve megyénk egy-egy nevezetesebb épületét, ipartörténeti emlékét bemutató képek díszítik. A kölesdi csata 300. évfordulójára készítettük el a Rákóczi szabadságharc eseményeit, Béri Balog Ádámot bemutató vándorkiállításunkat. 34 éve évente meghirdetjük a megyei helytörténeti pályázatot. A megyei önkormányzat, a főiskola, a városi önkormányzat és az egészet összefogó levéltár mellé támogatóként bekapcsolódott az ÁMK, az EA Megyei Honismereti Egyesület, a WM Megyei Múzeum és 2007-től az IGY Megyei Könyvtár. A kiírók támogatása eredményeként elfogadható összegekkel, jutalmakkal tudtuk honorálni a jó munkákat. Évente 8- 21 közötti pályamunka érkezett. Minden évben volt néhány olyan dolgozat, amely átdolgozás nélkül, vagy kis módosítással, rákutatással közölhető és a megye helytörténeti irodalmát új ismeretekkel gazdagította. Számos pályamunka továbbfejlesztett változata lett egy-egy doktori értékezés alapja. Rendszeresek, de igény szerintiek az általános-, közép- és főiskolás csoportoknak a levéltárat bemutató és rendhagyó történelem órák. Számos megyei iskola nem él a számukra is felkínált lehetőséggel, viszont minden évben van 8-10 megyén kívülről érkező csoportunk.. Az intézmény vezetője 1992-ben c. főiskolai docensi címet kapott. Az Illyés Gyula Pedagógiai Főiskola diákjainak másfél évtizeden keresztül rendszeresen tartott hely-, intézmény-, művelődéstörténeti, kutatás módszertani stúdiumokat. Évente 6-8 hallgató szakdolgozata írását segítette konzulensként. Kollégáival évente 8-10 szakdolgozat opponenseként szerepeltek. Éveken keresztül a főiskola történelem felvételi dolgozatainak többségét levéltárosok javították. Az intézmény vezetője felvételi bizottságban, az állam- illetve záróvizsga bizottság munkájában rendszeresen tagként, háromszor annak elnökeként működött közre. Rendszeresek a levéltárosok saját kutatási témájukhoz tartozó, vagy a megyetörténet különböző időszakaihoz, neves családjainak megyei szerepével foglalkozó előadásai szerte a megyében, iskolákban, honismereti körökben, népfőiskolai sorozatokban, civil körökben. 9. Anyakönyvi ub. Kezelése Szakfeladataink közé tartozik az önkormányzatok anyakönyvvezetőitől félévente érkező összesítő bejegyzések helyességének ellenőrzése és a levéltárban őrzött anyakönyvi másodpéldányokba bevezetése. A munkafeladat naprakész. A korábbi években elmaradt javítások, hiánypótlások 2008 első felében megtörténtek. Év Érkezett Bevezetett Hátralék
2003 4262 4071 1136
2004 4334 4445 1025
2005 4334 3951 1408
2006 4391 4398 1401
2007 4374 3571 2204
2008 I. fé 4226 6430 0
12 A levéltár munkatársa rendszeresen szerepet vállalt a Közigazgatási Hivatal által korábban szervezett önkormányzati anyakönyvvezetők szakmai továbbképzésében. 10. A levéltári szakkönyvtár Intézményünk közel 25 000 kötetes szakkönyvtára gazdag XVIII – XIX. századi (részben latin, német, francia nyelvű), megyénkben másutt nem található könyvritkaságokat is tartalmaz. Gyűjtőkörébe tartozó helytörténeti kötetek mellett lexikonokat és a levéltárosok, kutatók munkájához szükséges szakkönyveket szerzeményez. Jelentős állománygyarapító tényező az ország önkormányzati- és szaklevéltáraival, továbbá más közművelődési intézménnyel fennálló cserekapcsolat, amely eredményeként kiadványaikhoz ingyenesen jutunk hozzá. Állományunkat gyarapítja a nálunk kutatók megjelent műveiből kapott ajándék kötetek száma. A privatizáció „eredményeként” a Szekszárdi Nyomdától napjainkban már nem kapunk köteles példányokat. Létezik egy 830 darabból álló filmarchívum, amelyet a Babits Mihály Művelődési Háztól vettünk át. Ezen filmek állapota kritikus. Sem korábbi helyükön, sem a levéltárban nem megfelelő tárolásuk. Többségük már csak számos szakadással vetíthető. A levéltár jelentős közlöny, sajtó és folyóirat archívummal rendelkezik. A XIX és a XX. század első felének megyei sajtótermékei, országos közlönyei szinte kizárólag csak az intézményben találhatók meg. Ezek egy része csak mikrofilmen kutatható. Jelenleg is gyűjtjük, és évente köttetjük a Kulturális Közlöny mellett, a Századokat, a Levéltári-, a Történelmi-, a Hadtörténeti és Agrártörténeti Szemléket, a Magyar Tudomány, História, Limes, Fons, Turul, Honismeret, Valóság, Új Dunatáj folyóiratokat. A Magyar Közlöny 2007-től CD-n érkezik.Egy országos és egy helyi napilap mellett szintén megőrzésre kerül a Szekszárdi Vasárnap, a Megyei Napló, az Atomerőmű és a települési önkormányzatoktól (Báta, Bátaszék, Bölcske, Decs, Dunaszentgyörgy, Paks stb.) érkező helyi kiadványok egy-egy példánya. Külön gyűjteménybe kerülnek a plakátok, kisnyomtatványok. *** A jelenlegi beszámolási idő alatt azt tapasztaltuk, hogy fenntartónk a kedvezőtlen, költségvetést kurtító gazdasági körülmények ellenére biztosította a levéltár működéséhez szükséges alapfeltételeket. Néhány esetben rendkívüli szükségletünk megoldását is támogatta (tetőfelújítás, gépvásárlás, dexion állványzat vásárlása). Az intézmény sikeres pályázatai és működési bevételei körültekintő felhasználása eredményeként munkafeltételeinket tekintve nem szakadtunk le a levéltárak többségétől. Munkatársaink szakmai felkészültsége és eredményes munkavégzése szakfelügyelői, testületi minősítésekben rendszeresen megjelent. A közeljövőnek vannak azonban olyan kötelező jogszabályi feladatai, kihívásai, amelyek teljesítéséhez csak fenntartónk fokozottabb támogatásával van esélyünk. Megoldásra váró feladatok: 1. Az elektronikus nyilvántartáshoz és adatszolgáltatáshoz, majd az elektronikus iratok átvételéhez a számítógépes és szakmai háttér, önálló honlap megteremtése. 2. Állományvédelmi feladataink (iratfertőtlenítés, mobil klímák) megvalósítása. 3. Levéltári kezelő (k) beállítása (Az iratmennyiség folyamatosan gyarapodik!)
13 4. A fűtetlen vármegyeházi raktárakban a fűtés beszerelése, a világítás korszerűsítése. 5. Keselyűsi úti raktár nyílászáróinak javíttatása. Az újonnan kapott épületre a rácsozat felszerelése, üvegek sötétítése, tűz- és vagyonvédelem biztosítása. 6. 2008 évi teljes elektromos, villámvédelmi, tűzvédelmi felülvizsgálat feltételeinek biztosítása. 7. A Levéltári füzetek 12. és a Repertóriumok újabb kötete megjelenése feltételeinek megteremtése
Határozati javaslat: A Tolna Megyei Közgyűlés közgyűlési határozata a Levéltár tevékenységéről
/2008. (IX. 18.) Tolna Megyei
A Tolna Megyei Önkormányzat Közgyűlése a Tolna Megyei Levéltár tevékenységéről szóló beszámolót elfogadta.
Szekszárd, 2008. szeptember 1.
Dr. Dobos Gyula s. k. igazgató
