GAZDÁLKODÁS AZ EMBERI ERÕFORRÁSOKKAL, OKTATÁS, KÉPZÉS A testre szabott SE-tréninggel a fejlesztési csoportok sikeresek A rugalmas SE-tréning (simultaneous engineering) koncepcióját a Robert Bosch GmbH az interdiszciplináris fejlesztési projektek megvalósításához alkalmazza. Másfél napos foglalkozás keretében ismertetik a simultaneous engineering (párhuzamos fejlesztés) metodikai elveit a fejlesztőkkel, akik a megtanult alapelveket saját területükön alkalmazzák. A tréning során megbeszéltek gyakorlati hasznosítását a projekt további menete alatt rendszeresen ellenőrzik. A fejlesztési csoportokat így ösztönzik az SE-elvek önálló kifejtésére és megvalósítására. A tréning koncepcióját a „Diesel-rendszer” részleg példája szemlélteti. Tárgyszavak: SE-tréning; párhuzamos fejlesztés; fejlesztési csoport; fejlesztési projekt; integráció.
Kiinduló helyzet és projektpélda Az SE-t a 80-as évek végétől széleskörűen alkalmazzák az iparban, de még ma is nehézségekbe ütközik egyéni kialakítása és átültetése a konkrét fejlesztési projektekbe. Különösen az újonnan összeállított fejlesztési csoportoknak van szükségük támogatásra az első alkalmazás során. Ezek a csoportok általában nemcsak többéves projekttapasztalattal rendelkező dolgozókból állnak, de olyan termékfejlesztőkből, akik eddig tisztán lapos szervezeti struktúrákban dolgoztak, és új alkalmazottakból is. Ezért fejlesztette ki a Robert Bosch GmbH tanácsadó csoportja a rugalmas SE-tréningkoncepciót, amely a mindenkori projektigényekhez alkalmazkodik. A tréning koncepciójának alkalmazását a Diesel-részleg „2. generációs gépkocsi-befecskendező rendszer” fejlesztési projekt segítségével világítják meg. A tréning időpontjában a projekten mintegy 60 munkatárs dolgozott, a legkülönfélébb területekről, a beszerzéstől a szoftverfejlesztésen, gyártáselőkészítésen, automatizáláson, gyártáson át a minőségbiztosításig. A különböző szakterületek mellett további kihívást jelentett, hogy két különböző országból, három telephelyről származó szakembereknek kellett együttműködni.
Rugalmas tréningkoncepció Az SE-tréning sikertényezője a személyi összetételében rejlik. Míg a klasszikus tanfolyamok kiragadnak munkakörnyezetükből egyes személyeket, akiket az új módszerek szerint kiképeznek, a tanfolyam után pedig nekik kell meggyőzniük kollégáikat az új kezdeményezésekről, az itt bemutatott SEtréning teljes fejlesztési csoportokat képez ki, adott beosztásukban. Konkrétan ugyanannak az SE-csoportnak minden fejlesztője ugyanabban az időpontban jön össze. A 60 fős fejlesztési projekt példájában az 5 SE-csoport mindegyike külön tréningen vesz részt. A tréning másfél napig tart és magában foglalja az elméleti alapismeretek átadását és azok átvitelét a konkrét fejlesztési projektre. Az első részben rövid áttekintést adnak az SE-munka elvi megvalósítási lehetőségeiről a fejlesztési projektekben. A rendezvény súlypontja az ezt követő alkalmazás-specifikus tréningmodul. Ennek során a fejlesztési csoport tagjai a megszerzett elméleti ismereteket saját projekten belüli helyzetükre alkalmazzák. Az SE-csoportot professzionális vezetés támogatja az SE ismeretek célirányos megvalósításában saját együttműködési területükön, valamint a különböző álláspontok egyeztetésében. További sikertényezőt jelent a projektmenedzsment bevonása a rendezvénybe. Indításkor a projektmenedzser üdvözli és motiválja a mindenkori SE csoportot, a célok, és a tartalom bemutatása mellett közli elvárásait. Szükség esetén megvitatják a célokat és elvárásokat. A tényleges tréning a projektmenedzser távollétében történik. A végén bemutatják a csoportok eredményeit a projektmenedzsment előtt, amit vita követ. Ez lehetőséget biztosít az elöljárók és a dolgozók közötti közvetlen eszmecserére és a gyors döntésekre. Így a projektmenedzser betekintést nyer az egyes SE-csoportok problémáiba, és hidat építhet az egyes csoportok között. A tréning lebonyolításának ideális időpontja egy már beindított fejlesztési projekt kezdete, amelyben az összes résztvevő ismeri a fejlesztési célt és a peremfeltételeket. Az SE-csoportnak strukturáltnak kell lennie, ezek a csoportok ideális esetben önszervezéssel szerzik első tapasztalataikat. Ezeken a bevezető tréningeken túlmenően vannak folytatólagos tréningek a nagyobb személyi átszervezések esetére, amelyeken az új csoporttagok is részt vesznek.
A „Simultaneous Engineering” általános tréningmodulja Az általános SE tréningmodulnak az a célja, hogy az összes résztvevőnél azonos tudásszintet érjen el az SE alapjairól. Ebben a félnapos elméleti bevezetőben rövid áttekintést adnak a kiinduló helyzetről, célkitűzésről, alapelvekről, módszerekről és megvalósítási lehetőségekről. A mai versenyhelyzet ismertetőjegyeinek, az első termékötlettől a piaci bevezetésig tartó időszak lerövidítési lehetőségeinek bemutatásán át világítják meg a termékfejlesztés terén uralkodó cselekvési nyomást és az SE-munka
jelentőségét a piaci versenyben. Ezzel megteremtik a résztvevők alapvető motivációját és készségét a következetes gyakorlati megvalósításra. Ezután elmélyítik az SE következő hat legfontosabb témáját és bemutatják a hozzájuk tartozó módszereket és megoldási lehetőségeket (1. ábra): – koordináció, projekttervezés és -irányítás, – SE-csoportok, – szoftvertechnika, információmenedzsment, – a bizonytalan információk kezelése, – a döntési folyamatok előrehozása, – térbeli szervezés. Az általános tréningmodul tartalma minden SE-tréningre azonos. Így egy projektcsoporton belül egységes tudásszint jön létre.
SE megoldási kezdeményezések
6 5 4 3 2 1
térbeli szervezés a döntési folyamat előrehozása
•
az SE megvalósításához rendelkezésre álló módszerek, modellek és segédeszközök bemutatása
•
vita az SE megvalósítási lehetőségeiről a fejlesztési projektekben
•
az SE projektek sikertényezőinek áttekintése
a bizonytalan információk kezelése szoftvertechnika, információmenedzsment SE-csoportok
koordináció, projekttervezés és -irányítás
kiinduló helyzet, az SE célkitűzései és alapelvei
•
aktuális versenyhelyzet
•
cselekvési szükséglet és tapasztalati tanulmányozás
•
SE meghatározás, párhuzamosítás, integráció
•
az SE célkitűzése és alapelvei
1. ábra Az SE általános tréningmoduljának tartalma
Alkalmazásspecifikus tréningmodul A következő, alkalmazásspecifikus tréningmodulban vezetett csoportmunka keretében az alapismereteket átviszik a saját projektmunkájukra. A cél azon SE kezdeményezések kiválasztása és megvalósításának előkészítése, amelyek megfelelnek az adott projekthelyzetnek. Erre a súlyponti részre 1 napot fordítanak, minden csoport egyénileg dolgozza ki.
A saját helyzet elemzéséből kiindulva választják ki az elmélyítendő témákat. Az elemzéshez moderációs segédeszközként a „csoportfejlődési órát” használják. Ez a fejlődési folyamat modelljét mutatja be, amely szerint minden csoport a csoportfejlődés négy szakaszán megy keresztül. A tájékozódási szakaszt udvarias, feszült légkör jellemzi. A csoporttagok óvatosan és személytelenül kezelik egymást. A küzdelem, ill. görcs szakaszában klikkek képződésére és a személyek konfrontációjára kerül sor. Felszínre kerülnek a rejtett konfliktusok, amelyek megnehezítik az előrehaladást. Ebből átmenetileg a kilátástalanság érzése alakulhat ki. Amint megvilágítják az egyes személyek szerepét a csoportban, a csoport belép a szervezési szakaszba. A konfrontáció szakmai síkra tevődik át, így előrelépés mutatkozik az eredményekben. Eközben az összjátékban kialakul egyfajta visszajelzési kultúra és új kapcsolati formák. A legmagasabb teljesítőképességet az integráció szakaszában éri el a csoport. Erre jellemző az egyes csoporttagok különböző erősségeinek hasznosítása. Az egymással való bánásmód nyitott, rugalmas, szolidáris és segítőkész. Az ötleteket együttesen vetik fel és fejlesztik tovább. A csoportfejlődés négy szakaszán általában nem szigorúan egymás utáni sorrendben mennek át a csoportok, inkább az egyes fázisok közötti előre- és visszaugrások a jellemzőek. Ha pl. egy új tag lép be a csoportba, az ő számára – és részben a többi csoporttag számára is – ismét a tájékozódási szakasz kezdődik. Az SE tréningben a „csoportfejlődési órát” az aktuális csoport helyzetének elemzéséhez használják. Minden egyes tag leadja a saját becslését arról, hogy a csoport melyik szakaszát éli át. Az egyes becslések összegzéséből kialakul egy összkép, amelyet vitára bocsátanak a csoportban. Az álláspontok megvitatása közös kiindulópontot képez a cselekvési szükséglet megállapításához. Ezután kiderítik, hogy az általános részben bemutatott tématerületek közül melyik az SE-csoport aktuális cselekvési szükséglete. A résztvevők pontozzák a javasolt témákat. Az egyes témákra adott pontok száma fejezi ki a téma fontosságát. Az így kiválasztott témákat ezután kis csoportokban tárgyalják meg. Ilyen módon egyidejűleg akár 3 témát is feldolgozhatnak. Az egyéni témaválasztás biztosítja, hogy minden csoport azon a témán dolgozik, amelyet legfontosabbnak érez. A bemutatott példában mind az öt SE-csoport különböző súlypontokat határozott meg. Egy esetben előfordult, hogy olyan kimagasló jelentőséget tulajdonítottak egyetlen témának, hogy minden kis csoport ugyanazzal a témával foglalkozott. A következő lépés a kis csoportok kialakítása olymódon, hogy a résztvevőket hozzárendelik a kiválasztott témákhoz. A kis csoportokon belül először pontosítják a témákat, konkrét kérdések megfogalmazásával. A kérdésekre adott válaszok három részből állnak: akciók („mit kell tenni?”), felelősök és érintettek („ki?”), és határidők („mikor?”). Az eredményeket együttműködési szabályok és irányvonalak formájában foglalják össze. Az alkalmazásspecifikus rész lezárásaként az egyeztetett szabályokat és irányvonalakat bemutatják a projektmenedzsmentnek, és megvitatják azokat.
Kibővítési lehetőségek és kitekintés A bemutatott koncepciónál elsődlegesen az egyes SE-csoportokon belüli struktúrákat és folyamatokat elemzik és optimalizálják. Ezen felül a csoportokon átívelő kapcsolatok feltárása és az egész projekten belüli egységes eljárás biztosítása céljából egy kiegészítő összejövetel összesíti a csoportspecifikus kezdeményezéseket. A résztvevők köre a projektmenedzsert és asszisztensét, a csoportvezetőket és helyetteseiket kell, hogy magában foglalja. A projekt interaktív kialakításának előkészítéséhez az itt bemutatott koncepcióhoz hasonlóan kezdetben át kell tekinteni az elvileg elsajátított megoldási módokat. Ezek közül kell kiválasztani és alkalmazni a megfelelőket. (Kaposi Mária) Gräßler, I.: Entwicklungsteams mit maßgeschneiderten SE-Trainings zum Erfolg führen. = ZWF Zeitschrift für Wirtschaftlichen Fabrikbetrieb, 97. k. 9. sz. 2002. p. 459–462. Böse, A.; Flick, D.; Hurtz, A.: Verbesserungsmanagement im Team. = Personal, 54. k. 2. sz. 2002. p. 50–53.
