Csoportok vizsgálata a szervezetekben

Csoportok vizsgálata a szervezetekben A tananyag alcíme

Szerző: Dr. Balogh Eszter Lektor: Domschitz Mátyás

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

Bevezető

A fejezet célja, hogy megértesse, egy szervezeten belül miért és milyen szempontból van jelentősége és a csoportoknak.

A fejezet segíti a szervezeten belüli kapcsolatok, konfliktusok megértését.

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

Tartalom 1. A csoport fogalma és vezetése 2. A csoportok típusai 3. A csoporthoz tartozás előnye és hátránya 4. A csoportok működése 4.1. Csoportméret és a csoport összetétel 4.2. Csoportnormák 4.3. Csoportszerepek 4.4. A csoporton belüli kommunikáció 5. Ellenőrzés 6. Irodalom

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

1. A csoport fogalma és vezetése Mi a csoport? A csoport 2 vagy több egyén olyan függőségi viszonya, amelyben a felek interakcióban állnak egymással és egy cél érdekében együttműködnek egymással. A csoport vezetése Egy szervezet számára a versenyelőny egyik fontos tényezője, hogy benne ki tud-e alakulni formális és informális csoport. A csoportokat a vezetőnek kell kialakítania. A csoportalakításban a 20 fő az a legfelsőhatár, amelyben az interakciók még hatékonyak, e fölött a létszám fölött a rendszeres kommunikáció egyre nehézkesebb lesz. A csoportalakításban fontos szempont, hogy a csoportot közös célok kell, hogy összetartsák. A csoportalakítás legfontosabb funkciója, hogy a csoport maximalizálja a szinergiahatásokat és kielégíti a szociális szükségleteket. A szociális szükségletek, a szinergiahatások, vagyis az egyéni és a szervezeti szintű előnyök maximalizálásának az érdekében a vezető feladata a csoport számára a célkijelölés, információgyűjtés, a kezdeményezés, a strukturálás, a véleményezés és azok begyűjtése, az ellenőrzés. Mindezek együttesen jelentik formálisan a csoport vezetését. A vezető másik feladata a magatartási dimenzióval kapcsolatos. Ő felügyeli a csoporton belül az érzelmi dimenziót. Feladata pl. a konfliktuskezelés, a bátorítás, a meghallgatás, a kompromisszumkeresés, stb. Ha a vezető a formális és a magatartási feladatainak nem tesz eleget, akkor az a csoport széthullásához fog vezetni. TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

2. A csoportok típusai Egy munkavállaló több különböző csoporthoz is tartozhat. A tagok minősége, feladata, helyzete alapján a csoportok különböző típusait tudjuk elkülöníteni. •

Vezetői csoport: vezető és közvetlen beosztottjaiból összeálló csoporttípus, mely egybeesik a formális szervezeti csoporttal. Funkcionális csoportnak is nevezik. Pl. marketing terület utasítási lánca.

•

Feladatcsoport: olyan csoport, melyben az egyének egy meghatározott feladat elvégzése miatt dolgoznak együtt. Általában keresztezik a hierarchikus vonalakat, s nem feltétlenül esik egybe a funkcionális csoporttal. Ez a csoportforma jól kiszolgálja a szervezeti egységek közötti koordinációt is. pl. projekt team.

•

Érdekcsoport: más néven koalíció. Olyan csoport, melyben az egyének számukra fontos, meghatározott célokért együttműködnek egymással. Általában jó érdekérvényesítési készséggel rendelkezik. Érdekcsoport kialakulhat közös érdeklődés alapján is (pl. sport). Bizottságok: mindig valamilyen (pl. beruházási) döntés megtárgyalására hozzák létre

• •

Informális csoport: szabadon, szabad elhatározásból sokszor spontán alakuló csoport, amelyeket valamilyen szükséglet hív életre.

•

Barátságon alapuló csoport: közös szimpátián alapuló csoportforma.

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

3. A csoporthoz tartozás előnye és hátránya A munkavállalók számára egy szervezeten belül fontos kérdés, hogy milyen előnyökkel és hátrányokkal jár, ha egy csoporthoz tartoznak. A szervezetek elemzésekor igen fontos szempont, hogy lássuk, milyen okok miatt alakulnak ki csoportok, milyen költségekkel, és milyen előnyökkel jár a csoportokhoz való tartozás vagy éppen az abból való kirekesztődés. A csoporthoz tartozás egyéni szintű előnyei • Biztonságot ad: az egyének nagyobb biztonságban érzik magukat egy csoportban,ezért kockázatvállalóbbak, ellenállóbbak a fenyegetésekkel szemben is. • Státusz kérdés: az egyéni teljesítmény mellett a csoportteljesítmény is fontos az emberek számára. Ha az egyéni teljesítmény nem, de a csoportteljesítmény magas, akkor is elismerés övezi a csoporthoz tartozó embereket. • Önbecsülés: vannak olyan helyzetek, mikor a csoport olyan feladatot tud vállalni, amely az egyéni kompetenciaérzést növeli. • Affiliáció vagy valahova tartozás érzése: a Maslow -i- szükségletek alapján fontos értéket képvisel a csoport azzal, hogy biztosítani tudja az egyén számára a valahová tartozás érzését. • Támogatás, elfogadás: a jól működő csoportban a kölcsönös segítés az egyik legfontosabb erőforrás az egyén számára • Hiedelmek megerősítése: minden embernek szükséglete, hogy a vele hasonlóan gondolkozó emberekkel megerősítsék egymásban a fontosnak vélt értékeket, hiedelmeket. A csoport – ha értékeink, hiedelmeink alapján választjuk - megerősít ezeknek a helyénvalóságáról. • Hatalom: a csoport biztosítja saját és mások teljesítményének a kontrollálását és védelmet ad a kívülről jövő támadásokkal szemben. • Célok megvalósítása: a szervezeti célok megvalósítása csak csoporthoz való tartozással teljesülhet. A csoporthoz tartozás egyéni költségei. (a hátrányokat itt költségekként definiáljuk) • a csoporttagság sok fesztültséggel jár. A csoporttagoknak alkalmazkodniuk kell társaikhoz és jó konfliktuskezelési képességgel kell rendelkezniük. • a csoporttagság személyes befektetést jelent a csoportba. A csoporttag információt ad másokról és magáról, tagdíjat fizet, stb. Minél többet invesztálunk egy csoportba, annál erősebb az odatartozásunk érzése. • A csoport elutasíthat bizonyos olyan magatartásformákat, amiket amúgy mi preferálunk, megtennénk. A csoporton belül ezeket a magatartásformákat mellőznünk szükséges. • A csoporton belül ellentétek alakulnak ki a tagok között. A tagok olyan eltérő célokkal rendelkezhetnek, amelyek konfliktust eredményeznek. • A csoporton belül ellenkezés következhet be, mikor az egyén szabadságvágya nagymértékben korlátozódik. Ez különösen igaz sok esetben az alacsony státuszúak esetében. Ilyen helyzetben az egyén sokszor kivonul a csoportból. TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

Az egyéni előnyök és hátrányok mellett számba kell vennünk a szervezeti szintű hasznokat és költségeket is. A szervezeteknek csakúgy, mint a munkavállalók számára mérlegelniük kell, hogy milyen feltételek mellett hoznak létre csoportokat. A Szervezetek előnye a csoportok működtetésével összefüggésben • Szinergia: a csoport több tudással rendelkezik és képes több tudást előállítani, mint az egyén. A csoport így erősíti a szinergikus hatást a szervezetben. • Többoldalú probléma megközelítés: a csoport alkalmas arra, hogy egy problémát több szempontból lehessen megvizsgálni. • Döntések jobb megértése: a szervezet számára nagyon fontos szempont, hogy a döntéseket az emberek értsék. Ha egy csoportnak részesei vagyunk, akkor a döntéseket is jobban megértjük, hiszen annak részesei vagyunk. • Részvétel- elfogadás a döntésekben: Ha csoporttagként részt veszünk egy döntésben, akkor azt jobb eséllyel tartjuk legitimnek, fogadjuk el, mint ha nem lennénk annak részesei. Szervezeti költségek a csoport működtetésével összefüggésben: • Bizonytalan felelősségi helyzet: ha egy döntés sikertelen, rossz következményekkel jár, akkor kérdéses ki a felelős az ügyért. • Konformitás, csoportnyomás negatív hatásai: az emberek mást gondolnak a dolgokról egy csoportban és megint mást egyénileg. A csoport befolyásol, nyomást gyakorol az egyéni célokra, gondolatokra. • Egyéni dominancia veszélye: a csoporton belül egy csoporttag kiemelkedhet (szakértelem, részvétel intenzitása, makacs kifárasztás által) a csoportból és erősen befolyásolni tudja a többi csoporttagot, mely szervezeti szinten negatív hatásokkal járhat. • Társas lógás veszélye: a csoportméret növekedéssel az egyéni hozzájárulások csökkenhetnek.

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

4. A csoportok működése 4.1. Csoportméret és a csoport összetétele A csoporthoz tartozás szervezeti és egyéni szintű megtérülése függ többek között a csoport mérettől, a csoportnormáktól és a csoportszerepektől. A továbbiak ezeket a körülményeket definiálják és áttekintést adnak szervezeten belüli szerepükről. Csoportméret A csoportméret alapvetően befolyásolja az egyén magatartását. A méret alapján kiscsoportnak tekintjük a 4-15 főből álló csoportot. Köztudott, hogy a patthelyzetek elkerüléséhez páratlan számú csoportokat szükséges létrehozni. A kiscsoport előnye, hogy ekkora számban az interakciók száma kezelhető, a csoporttag véleménye, szava nem vész el. A csoportszám növekedésével csökken a részvétel intenzitása és az összetartozás érzése. Szervezetekben a legideálisabb létszám 5-7 fő. Ennél a méretnél jelentkeznek a csoporthatás előnyei, ld. fentebb, ebben a volumenben alacsonyak a költségek és minimálisak a hátrányok. A csoportméret eldöntésekor mérlegelünk, hogy mi a létrehozandó csoport célja. A célok alapján megkülönböztetünk problémamegoldó és feladatmegoldó csoportot. A problémamegoldó csoportnál a sok szempontból történő mérlegeléshez előnyt jelent, ha nagy csoportot hozunk létre. A feladatmegoldó csoportnál ezzel szemben a csoportmérettel nő a feladat elvégzéséhez szükséges időigény, ezért a csoport méret növelése csökkenti a csoport hatékonyságát.

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

Csoportösszetétel A csoportok összetételének az eldöntésekor azt mérlegeljük, hogy bizonyos szempontok alapján a csoporttagok mennyire legyenek homogének vagy heterogének. Kohorsznak nevezzük azokat a csoportokat, amelyekben a tagok bizonyos közös tulajdonságokkal rendelkeznek. (pl. az életkor, a nem, a végzettség, a szervezetnél töltött idő, stb.) Fontos alapszabály, hogy minél homogénebb egy csoport, annál kisebb a fluktuáció, ritkábbak a konfliktusok és a kommunikációs nehézségek.

A szervezet életében ugyanakkor léteznek olyan pillanatok, mikor éppen a heterogén, változatos csoportösszetételre van szükség. A heterogén csoport akkor szükséges, ha a feladatban a kreativitás, a problémamegoldás prioritást élvez. A konfliktusok kialakulásának a veszélye miatt heterogén csoportok vezetése, működtetése magasabb költségekkel jár, fontos a strukturális és a komoly vezetői kontroll.

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

4.2. Csoportnormák Szervezeten belül azok a szabályok válnak normává, amelyek • biztosítják a csoport túlélését • előre jelezhetővé teszik a csoporttagok magatartását • csökkentik a tagok közötti kellemetlenségeket • megjelenítik azokat az értékeket, amelyektől a csoport másoktól megkülönbözeti magát. A csoportokban alapvetően négy- féle norma- osztály létezik. • Teljesítmény norma: ez meghatározza, hogy a tagfoknak mennyire keményen kell dolgozniuk, mi az elfogadható munkavégzés szintje. • Erőforrás-elosztásra vonatkozó normák: csoporton belül világos iránymutatás van (vagy kellene lennie) arról, hogy milyen lehetőségek vannak csoporton belül és a milyen jutalmazási elosztási elvek irányítják a csoportot. • Külső megjelenés, nyilvános viselkedés normái: ezek világos iránymutatást adnak a csoporttagok kommunikációjára (verbális, non-verbális) és viselkedésével kapcsolatos elvárásokra • Informális közösségi normák: ide tartoznak az íratlan szabályok, a névnapok ünneplésének módjai, a vacsorák, az árulkodás, stb. Ha a csoporttag elfogadja a csoportnormákat, akkor konformnak tekintjük, ha nem fogadja el, akkor deviánsnak mondjuk a magatartását. Szervezeten belül nyilván a konform viselkedést erősítjük meg, de vezetői szemmel a devianciának mégis van funkciója. • A deviancia hordozza magában a változás képességét, a kreativitást, az innovációt. A változás, vagy a változtatásra való hajlam mindig picit deviáns • A deviancia felhívhatja a figyelmet arra, ha a normával baj van. Sokszor megtörténik, hogy a deviáns viselkedés hívja fel a figyelmet arra, hogy egy szabály idejétmúlt, diszfunkcionális, nem hatékony, stb. Ekkor nem a viselkedés a problémás, hanem maga a norma.

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

4.3. Csoportszerepek A szerep nem más, mint a csoport tagjainak egymás viselkedésére vonatkozó elvárásai. A csoportszerep a normától abban különbözik, hogy a szerep az egyénhez, vagy egy adott pozíció betöltőjéhez kötődik. Az egyén a szerep kétértelműség helyzetében akkor van, ha nem tudja, hogy a viselkedését elutasítják vagy jutalmazzák. Ez akkor következhet be, mikor a szerepek nem egyértelműek. Szerep azonosságról akkor beszélünk, mikor a szerepek hiedelmeinkhez és értékeinkhez illeszkednek. A csoportszerepek alapvetően háromfélék lehetnek: Feladatorientált szerepek

Kapcsolatorientált szerepek Önmagunkra irányuló szerepek

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

4.4. A csoporton belüli kommunikáció A csoporton belüli kommunikáció legfontosabb alapelve a fogoly dilemma helyzet. A csoport kommunikáció akkor hatékony, ha az egyéni és a kölcsönös, csoport előnyök is maximálisak. Ennek feltétele a közös cél, a közös interakció és a bizalom. A csoporton belüli kommunikációs problémák általában magatartási zajokra vezethetőek vissza. Ez azt jelenti, hogy a problémát szándékosan vagy nem szándékosan a küldő vagy a fogadó okozza. A kommunikációs problémák háttérében levő magatartások megértése ezért elengedhetetlenül fontos. Ha egy csoporton belül a zaj szándékoltan homályos, többértelmű üzenet, akkor azon nem segít a visszacsatolás sem. Erről a csoport vezetőjének és a csoporttagoknak tudniuk kell, a konfliktust meg kell érteniük. A magatartási zajok típusai: • Kommunikáció érzelmi, csoportdinamikai és kulturális jellegzetességekből eredő zajok • Küldő szándékából származó zajok • Fogadó észleléséből, értelmezéséből zajok • Visszacsatolás során felmerülő zajok.

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

Ellenőrzés Házi feladat Keressen meg egy tetszőleges szervezetet, melynek létszáma 50-500 fő. A szervezet vezetőjével vagy a szervezeti viszonyokat átlátó HR-el készítsen interjút. Az interjú során térképezze fel a szervezeten belüli csoportokat a következő szempontok alapján: • méret • Típus • Normák • összetétel • Csoporton belüli és közötti kommunikáció Az interjút foglalja össze, s a dolgozat végén fogalmazza meg legfontosabb tapasztalatait, következtetéseit. A dolgozat terjedelme 5-10 oldal

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

Irodalom • •

Bakacsi Gyula: Szervezeti magatartás és vezetés KJK 2002. Dobák Miklós: Szervezeti formák és vezetés, KJK, 2004. Budapest.

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”

Ikonok • • • • • • • •

Ikonok vissza a legelejére Ugrás a tartalomjegyzékre Hallgatható médiaanyag Film média Külső forrás (pl. csatolt pdf) Külső web forrás Kérdések feladatok Fontos anyagrész

TÁMOP-4.1.2.A/1-11/1-2011-0091 „INFORMÁCIÓ - TUDÁS – ÉRVÉNYESÜLÉS”