A. Opdrachtformulering nader onderzoek huisvesting gem. Bergen. A 1: Voorgeschiedenis: De gemeenten Bergen, Egmond en Schoorl zijn op 1-1-2001 gefuseerd tot de huidige gemeente Bergen. De voormalige gemeenten hadden ieder een eigen gemeentehuis. De gemeentehuizen in Egmond en Schoorl zijn verkocht en hebben een andere functie gekregen. Het voormalige gemeentehuis “Elkshove” in Bergen heeft sinds de fusie een aantal tijdelijke functies gehad en staat nu leeg. De ambtelijke organisatie is gehuisvest in een vm. Schoolgebouw aan de Jan Ligthartstraat 4 in Alkmaar. De raad maakt gebruik van zaalruimte in het sportcentrum de Beeck in Bergen. Op 28 september 2010 besloot de raad het bureau DAAD uit Beilen een opdracht te verlenen voor het uitvoeren van onderzoeken naar: • de bouwmogelijkheden van een gemeentehuis op de locatie Elkshove, • de bruikbaarheid van het bestaande gebouw Elkshove • de combinatiemogelijkheden met een brandweerkazerne. Dit resulteerde in 4 scenario’s (wel/niet gebruikmaken van bestaande gebouw, wel/niet gefaseerd bouwen) Het college heeft vervolgens in april 2011 een opdracht gegeven aan het bureau bbn te Houten om de 4 scenario’s voor de bouw van een Nieuw Gemeentehuis op de locatie Elkshove in Bergen te beoordelen op alle relevante aspecten. Later is hier nog een zgn “0scenario” aan toegevoegd: blijven op de JL4 en in de Beeck. Op 2 februari 2012 besloot de raad: 1. De voorkeur uit te spreken voor scenario 4 (niet gebruikmaken van bestaande gebouw en niet gefaseerd bouwen). 2. Het college opdracht te geven scenario 4 uit te werken in een Programma van Eisen planning en begroting. • Het PVE is in juli 2012 opgeleverd. • In combinatie met het RI&E onderzoek heeft het bureau bbn in september 2012 onderzoek gedaan naar gebreken aan het gebouw Jan Ligthartstraat 4 te Alkmaar (JL4) m.b.t. de technische en economische levensduur van onderdelen en installaties. Deze stukken zijn in twee vergaderingen van de vakcommissie Nieuw Gemeentehuis behandeld. a. Op 10 oktober 2012 b. Op 6 december 2012 Op de agenda van 6 december stond onder 4 b het punt: “Bespreken notitie van het college inzake voorbereiding op de uiteindelijke besluitvorming” De meerderheid van de commissie gaf op dat moment aan behoefte te hebben een onderling informeel “Benen op tafel overleg” alvorens dit punt te behandelen. Dit overleg heeft op 23 januari 2013 plaatsgevonden. Het resultaat van dit BOT-overleg is dat de vakcommissie het college verzoekt om een second opinion en nadere varianten (sober, flexibiliteit in relatie tot regionale samenwerking – fusie op afzienbare termijn) te onderzoeken door een te selecteren bureau cf. de bijgevoegde “Onderzoekopdracht”.
1
De raad heeft, naast alle onderzoeken die reeds zijn en worden uitgevoerd, behoefte aan een “second opinion” op de problematiek van toekomstige huisvesting van bestuur en ambtelijke organisatie, door een ander bureau. Met name het kostenaspect en de flexibiliteit van de oplossing (in verband met mogelijke toekomstige ontwikkelingen) dienen hierbij belicht te worden. Op basis van de resultaten van dit nadere onderzoek, gecombineerd met de resultaten van de eerder uitgevoerde onderzoeken en opgestelde notities, wil de raad voor het zomerreces een definitief besluit nemen. A 2: Onderzoekopdracht: Het bureau zal zich, met gebruikmaking van alle beschikbare materiaal moeten buigen over de volgende vragen: 1. Scenario 4: (Nieuwbouw compleet gemeentehuis met brandweerkazerne op locatie Elkshove) a. Second opinion op de uitwerking (financieel en inhoudelijk) op basis van de gehanteerde uitgangspunten. b. Kan met dit scenario creatiever worden omgegaan, opdat kosten worden bespaard? Hierbij moeten de effecten van de varianten op financiën, flexibiliteit ,de kwaliteit van de huisvesting voor medewerkers en de dienstverlening zichtbaar worden. 2. Scenario 0: (De Beeck en JL4 handhaven en renoveren) a. Second opinion op de uitwerking (financieel en inhoudelijk) op basis van de gehanteerde uitgangspunten. b. Kan met dit scenario creatiever worden omgegaan,opdat kosten worden bespaard? Hierbij moeten de effecten van de varianten op financiën, flexibiliteit ,de kwaliteit van de huisvesting voor medewerkers en de dienstverlening zichtbaar worden. 3. “Low budget varianten”: De raad wil in verband met de crisis en de onzekere ontwikkelingen in de toekomst een aantal varianten onderzoeken die minder kosten met zich mee brengen. Hierbij zijn de effecten van de varianten op financiën, flexibiliteit ,de kwaliteit van de huisvesting voor medewerkers en de dienstverlening belangrijk. De varianten zijn: 3a.
JL4 gecombineerd met een aanbouw voor vergaderen raad Gericht op “opknappen” van het gebouw voor de duur van 10 jaar Randvoorwaarden zijn: • Voldoen aan de punten zoals gesteld in het RI&E onderzoek. • Het inboeten op uitgangspunten van het PVE wordt geaccepteerd. • Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd zonder grote verbouwing. • Het huidige gebouw is uitgangspunt. • Goede dienstverlening vereist minimale aanpassingen (bijv. hal). • Uitbreiden voor raadszaal en commissiekamers. 2
3b.
JL4 gecombineerd met een aanbouw voor vergaderen raad a. Gericht op” renovatie” voor de duur van 20 jaar. • Op basis van de uitgangspunten van het opgestelde PVE. b. Kan met dit scenario creatiever worden omgegaan,opdat kosten worden bespaard? Hierbij moeten de effecten van de varianten op financiën, flexibiliteit ,de kwaliteit van de huisvesting voor medewerkers en de dienstverlening zichtbaar worden.
4. Brandweerkazerne op locatie Elkshove (na sloop bestaand gebouw): • Op 12 mei 2011 heeft de raad besloten op de locatie Elkshove een nieuwe brandweerkazerne te bouwen. • De bestaande kazerne in het centrum wordt in verband met de herinrichting van het centrum uiterlijk op 1 januari 2015 afgebroken. • Voor een nieuwe kazerne is een Programma van Eisen opgesteld. In de studie dient onderscheid gemaakt te worden in: 4a.
Brandweerkazerne sec. 1. Garage met benodigde ruimten (werkplekken en vergaderruimten etc.). op basis van het bestaande PVE.
4b.
Brandweerkazerne gecombineerd met een “vergadercentrum” 2. Wat zijn de synergievoordelen ? 3. Het vergadercentrum moet bestaan uit: a. Raadszaal met commissiekamers (“Huis der democratie”) geschikt voor vergaderingen en Inspraakavonden etc. b. Goede faciliteiten voor functioneren van de democratie, mogelijk gecombineerd met ander passend gebruik, zoals een bibliotheek.
5. Bij varianten 4a en 4b dient onderzocht te worden welke mogelijkheden resteren op de locatie Elkshove voor: • Inkomsten door bijv. woningbouw, of andere functies. • Mogelijkheden om later eventueel kantoren voor huisvesting van de ambtelijke organisatie en college bij te bouwen. • Andere gebruikers erbij te betrekken (bibliotheek, gezondheid etc.)
3
Algemene uitgangspunten: 1. De varianten 3a en 3b vergelijken met 4b. 2. Bij alle varianten de “ restwaarde”, d.w.z. de waarde en het nut voor het algemeen belang na een eventuele fusie beoordelen. 3. “Sale en lease back” mogelijkheden bezien bij alle varianten. 4. Gevolgen van alle varianten in jaarlijkse lasten aangeven (inclusief exploitatie). 5. Alle varianten bezien over een periode van 40 jaar, waardoor ze vergelijkbaar blijven met de reeds uitgerekende modellen. Investeringen berekenen op contante waarde. 6. Gebruik maken van alle reeds uitgevoerde onderzoeken en opgestelde stukken. 7. Eisen van de OR honoreren. Algemene aspecten: In de studies dienen de effecten op volgende aspecten te worden toegelicht: a. (Ver)bouw/stichtingskosten incl. vergunningen/plankosten/bijkomende kosten etc. b. De inventaris van de gebouwen. c. Klimaatinstallaties. d. Duurzaamheidaspecten. e. Tijdelijke huisvesting t.b.v. renovatie. f. Noodzaak om gebouwen en/of gronden aan te kopen. g. Parkeren. Het intellectueel eigendom van de onderzoeksresultaten ligt na oplevering bij de gemeente Bergen nh.
4
B. De selectie van een adviesbureau B1: Voorselectie: In het vorige hoofdstuk in dit document is de opdracht geformuleerd die op verzoek van de Vakcommissie Nieuw Gemeentehuis (Vakcie NG) moet worden uitgevoerd door een adviesbureau dat nog niet eerder bij het project betrokken is geweest. In het kort gaat het om een second opinion over de documenten die ten behoeve van de huisvesting zijn opgesteld door “DAAD” en “bbn adviseurs”, alsmede de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) van het huidige gemeentehuis. Daarnaast wordt het adviesbureau gevraagd om diverse nieuwe varianten door te rekenen en te vergelijken en vervolgens te presenteren en adviseren over mogelijke creatieve oplossingen voor de huisvesting van het bestuur en ambtelijke organisatie. Daarbij is de nieuwe huisvesting van de brandweer op Elkshove een gegeven. De opdrachtformulering wordt op de eerstvolgende bijeenkomst van de Vakcie NG op 12 februari 2013 beoordeeld en eventueel gecorrigeerd of aangevuld. Vervolgens wordt op 13 februari 2013 de opdracht verzonden aan zes adviesbureaus, met het verzoek om te offreren voor de uitvoering. Vanwege de complexiteit van de voorliggende opdracht worden adviesbureaus geselecteerd die actief zijn op het werkterrein van huisvesting, bouwkosten en vastgoed op hoofdlijnen met bijzondere aandacht voor de opdracht relevante aspecten zoals: • het nieuwe werken • duurzaamheid • lange termijn strategie • vastgoedexploitatie en facilitair management • creativiteit • ervaring in de sector (semi)overheid Aan de bureau’s: B2: Middelen: Bij de offerteaanvraag worden u door ons de volgende documenten beschikbaar gesteld: • • • •
Onderzoekrapport van het bureau DAAD Scenariostudie met 5 financiële uitwerkingen van het bureau bbn Programma van eisen met financiële uitwerkingen scenario 4 en JL4 RI&E onderzoek
Op 18 februari 2013 stellen wij u in de gelegenheid om de 3 relevante locaties te bezoeken. Om 10:00 uur kunt u zich daarvoor melden bij Jan Ligthartstraat 4, 1817 MR Alkmaar (ons huidige gemeentehuis), We leiden u rond in dit gebouw en bezoeken vervolgens de locatie Elkshove (voormalig gemeentehuis en bouwlocatie) en het gebouw “de Beeck” (vergaderzalen en raadszaal). Wij verzoeken u vragen die tijdens de rondgang opkomen later schriftelijk te stellen. Deze en andere vragen worden in een “Nota van Inlichting” op 20 februari 2013 beantwoord. 5
B3: Gunning: Om voor de uitvoering in aanmerking te komen, dient de schriftelijke offerte van uw bureau op 27 februari 2013 om 10:00 uur door ons ontvangen te zijn. Offertes die later worden ontvangen worden niet in behandeling genomen. De ontvangen offertes worden direct beoordeeld op de volgende onderdelen. Tussen haakjes is de maximum score voor dat onderdeel genoemd. • • • •
De offerte sluit aan bij de opdrachtformulering en vraagstelling (20%); De nagetrokken referenties bevestigen de gewenste creativiteit en vakkundigheid (20%); De geoffreerde prijsstelling als vaste prijs (20%), indicatief (0%) of met een marge (10%); De geoffreerde doorlooptijd van de uitvoering sluit aan bij de vraag (20%).
De maximum score is derhalve 80%. Wanneer uw offerte tijdig is ontvangen wordt u op 28 februari 2013 uitgenodigd om uw offerte met een presentatie toe te lichten op 4 maart 2013 ’s middags in het gemeentehuis, Jan Ligthartstraat 4, 1817 MR Alkmaar. Duur van de presentatie is 30 minuten, daarna is er 15 minuten gelegenheid voor vragen. Deze presentaties worden eveneens beoordeeld waarbij maximaal de laatste 20% kan worden gescoord: • • •
Presentatie vaardigheden, geloofwaardigheid en creativiteit in de presentatie (5%); Betrokkenheid, inlevingsvermogen (10%); Gebruik van informatie uit het aangeleverde materiaal (5%).
Direct na afloop worden de totaal scores vergeleken en de adviesbureaus uiterlijk 5 maart 2013 geïnformeerd over de uitslag.
B4: Uitvoering: Het adviesbureau dat de opdracht krijgt, presenteert zich op 12 maart aan de Vakcie, bij voorkeur met een status update en voorlopige bevindingen. Op 16 april 2013 voor 12:00 uur dienen de stukken van het adviesbureau in definitieve vorm aangeleverd te zijn op het gemeentehuis. In de voorliggende periode is een lid van de projectgroep beschikbaar om aanvullende vragen te beantwoorden en om het adviesbureau te assisteren bij gebouw opnames en eventueel aanvullende informatie om te komen tot een zo optimaal mogelijk resultaat. Op 7 mei 2013 presenteert het adviesbureau de stukken met een toelichting aan de Vakcie. 6
