A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése Intelligens Települések Országos Szövetsége Közhasznú Egyesület kiadványa Készült az

e-Írástudásért Közhasznú Alapítvány közreműködésével Budapest 2008

Kiadja az Intelligens Települések Országos Szövetsége Közhasznú Egyesület 1106 Budapest, Fehér út 10. e-mail: [email protected] Felelős kiadó: dr. Mester László Szerkesztő: Decker András Lektor: Németh Pál

ISBN 978-963-06-5356-5

5

A kiadvány szerzői Barsi András kereskedelmi vezető Microsec Számítástechnikai Fejlesztő Kft. [email protected], www. microsec.hu dr. Berta István Zsolt K+F és folyamatszervezési igazgató Microsec Számítástechnikai Fejlesztő Kft. [email protected], www. microsec.hu Berta Zsolt levéltári igazgató GDL General Document Line Iratkezelő és Ügyvitelszervező Zrt. [email protected], www.gdl.hu Király Zoltán fejlesztési igazgató CERTOP Termék- és Rendszertanúsító Ház Kft. [email protected], www. certop.hu dr. Kissné dr. Szabó Krisztina osztályvezető Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium Kormányzati Iratkezelési Felügyeleti Osztály [email protected] Kovács Gábor műszaki igazgató Docuscan Dokumentumkezelő Kft. [email protected], www.docuscan.hu Kun Éva főtanácsadó Montana Információtechnológiai és Kommunikációs Zrt. [email protected], www. montana.hu Mehlhoffer Viktor rendszerintegrációs osztályvezető Professzionál Informatikai Zrt. [email protected], www. professzional.hu

6 Mihalics Gábor vezető programozó Professzionál Informatikai Zrt. [email protected], www. professzional.hu Miski Zoltán DMS üzletágvezető E-Group Magyarország Zrt. [email protected], www. egroup.hu Nagy Kálmán igazgatóság elnöke GDL General Document Line Iratkezelő és Ügyvitelszervező Zrt. [email protected], www.gdl.hu Puskás Zsolt ügyvezető igazgató netTeam Magyarország Zrt. [email protected], www. netteam.hu Szabó Attila ügyvezető XLNT Consulting Informatikai és Ügyviteli Tanácsadó Kft. [email protected], www.xlnt.hu Szittner Károly kormányfőtanácsadó főosztályvezető MEH Elektronikus Kormányzati Központ Gazdálkodási és Szabályozási Főosztály [email protected] Ziaja Zsolt ügyvezető MAZE Informatikai Szolgáltató és Tanácsadó Kft. [email protected], www.maze.hu

7

Előszó Tisztelt Olvasó! Az e-Írástudásért Közhasznú Alapítvány célja az információs társadalom fejlesztésének, megvalósításának, a digitális Gutenberg korszak működtetésének támogatása. Ebből a szempontból meghatározó szerepe van az egyes települések elektronikus önkormányzati tevékenységének, amelyek tényleges szolgáltatásaikon túlmenően a digitális demokrácia letéteményesei, valamint a civil szféra aktivitásának katalizátorai is lehetnek. Az Intelligens Települések Országos Szövetsége Közhasznú Egyesület 1999-es megalakulásától kezdve egyik fő célkitűzésének tekinti az elektronikus közigazgatás, ezen belül is az elektronikus önkormányzati működés fejlesztésének, megvalósulásának támogatását, az elért eredmények megismertetését. Ennek érdekében, az ITOSz az e-Írástudásért Közhasznú Alapítvány közreműködésével kiadvány sorozatot indít, mellyel a szakma legaktuálisabb kérdései elméleti és gyakorlati vonatkozásainak, problémáinak és eredményeinek bemutatása mellett a civilek és a közfeladatot ellátó szervek új minőségű kapcsolattartását is elő kívánja segíteni. Ennek a terveink szerint „On-line hivatal” címen megjelenő sorozatnak az első kötetét tartja kezében az olvasó. A világban már több évtizedes múltra tekint vissza az informatika és telekommunikáció, valamint a – gyakran elfelejtett, ezért sokszor a jó törekvések meghiúsulását is eredményező – szervezés összehangolt alkalmazásával fejlesztett információs társadalom modell és annak különböző kiterjedésű területeken, különböző elméleti, szakmai hátterű tényleges megvalósulása. Jelen van, körülvesz, látjuk előnyeit, érezzük hátrányait és tudjuk, milyen fontos kihívás számunkra. Fontos és jelentős, hiszen a szakemberek mellett már a politikusok is állandóan az

8 ezen a téren tapasztalható lemaradásunkra hívják fel a figyelmet, az ebből eredő versenyképességet kívánják növelni gazdasági és társadalmi kihívásaink megvalósítása érdekében. Ezt a törekvést a maga sajátos eszközeivel a magyar civil társadalom és ezen belül Egyesületünk és együttműködő partnerünk, az Alapítvány is képes és akarja is támogatni! Nagy jelentőségű, példa értékű kezdeményezésnek tarjuk kötetünk tárgyának, a közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelését szabályozó törvény létrejöttét, hiszen – sok más hazai kezdeményezéstől eltérően – annak bevezetését olyan tanúsított szoftver termékekhez köti, amelyek kidolgozására előzetesen már megfelelő fórumokon nyilvánosságra hozott, szakmailag kiérlelt eljárások, ajánlások kerültek kidolgozásra. Törekedtünk arra, hogy az iratkezelési rendszer bemutatása mellett ismertessük az alkalmazás környezeti kérdéseit is. Bízunk benne, hogy kiadványunk hozzájárul sok sikeres alkalmazás létrehozásához. Budapest, 2008. február Dr. Mester László az ITOSz elnöke

9

Tartalom Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés .............................................................11 Dr. Kissné Dr. Szabó Krisztina: A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelését szabályozó törvény aktualitásai és megvalósítási lehetőségei .....................................................58 Szabó Attila: 15 GVOP 4.3.1 e-ügyintézési projekt bevezetésének sikere és hatása........................................................................107 Puskás Zsolt: Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése projekt – esettanulmány .........................................................................147 Miski Zoltán: Az E-Group minősített elektronikus iratés dokumentumkezelő rendszere – eDOX.GOV.Portal2007.......................................................165 Mehlhoffer Viktor és Mihalics Gábor: A Professzionál Informatikai Zrt. GovSys Integrált Önkormányzati rendszerének bevezetése Budapest XXI. kerület Csepel Önkormányzatánál ..................................................................179 Kovács Gábor: Dokumentum-digitalizálás a gyakorlatban ................187 Berta Zsolt és Nagy Kálmán: Iratrendezés, irattárolás és ezek előkészítése .............................................................................201 Dr. Berta István Zsolt és Barsi András: Hiteles elektronikus iratok készítése elektronikus aláírás segítségével...................215 Kun Éva: A „Rendszerető rendszerező” az államigazgatástól a privát iparig ..........................................................................234

10 Király Zoltán: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazandó iratkezelési szoftverek tanúsítása, tapasztalatai, lehetőségei ..............................................................................262 Ziaja Zsolt: BM rendelet és ISO15408 ...............................................278 Minõsített iratkezelési szoftverek........................................................288

11

Tanúsított szoftverek (2008. február 1-jei állapot)

Szittner Károly Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés A közigazgatás fejlődési pályája a Weber-i bürokráciától a szolgáltató államig 2003. decemberében a Kormány megvitatta és elfogadta az e-Kormányzat Stratégia és Programtervet, azt a munkaprogramot, mely a hazai elektronikus kormányzás alapjainak megteremtését tűzte ki célul. Az elmúlt években a stratégia hat átfogó program mentén indult a megvalósítása. e-Alapinfrastruktúra e-Szabályozás e-Hatékonyság e-Szolgáltatások e-Kultúra EU integráció A stratégia elfogadását követően a megvalósítás két oldalról is megerősítést kapott. Egyrészt az EU tagállamok 2003-ban jelentős gyakorlati előrelépést tettek az elektronikus kormányzás kiépítése terén, ami a csatlakozásra váró országok számára is jelentős hajtóerőt jelentett saját elektronikus kormányzati szolgáltatásaik kiépítésére. Ennek hatására 2004. év elején a stratégia kiegészült az EU által elvárt 20 szolgáltatás fejlesztésével. Másrészt az EKK koordinációjával megalakult az Elektronikus Kormányzat Operatív Bizottság (EKOB), ami a Kormányzati Informatikai A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

12

Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés

Egyeztető Tárcaközi Bizottsággal (KIETB) együttműködve a kezdetben elsősorban az EKK erőforrásaira támaszkodó stratégiát a központi közigazgatás valamennyi intézményére kiterjesztette. Az EKK az eKormányzat Stratégia céljaival összhangban ösztönözte és koordinálta az egyedi intézményi informatikai stratégiák fejlesztését, belső szabványok és ajánlások kidolgozásával támogatta az intézményi fejlesztéseket. Ugyanakkor az egyedi elektronizált hivatali eljárások, szolgáltatások kidolgozása alapvetően az érintett intézmények feladata maradt. A stratégia átfogó kezelését az e-kormányzati átalakulási mátrix szemlélteti a legjobban. Az átalakulási mátrix köti össze a szükséges változások által érintett államigazgatási területeket és azokat a képességeket, értékeket, melyeket az elektronikus kormányzat kiépítése során a kormány el akar érni: Elektronikus működés Hatékony kormányzás Tudásalapú működés Ügyfél orientáltság Esélyegyenlőség Demokratikusság és átlátható működés EU együttműködés A kiépíteni kívánt képességek újdonságuk folytán nagy kihívást jelentenek a hazai államigazgatás minden szervezete számára. Megvalósításuk a kormányzat részéről jelentős innovációs elkötelezettséget igényel. Eredményükként hatékonyabb, az EU pán-európai szolgáltatás rendszerébe illeszkedő nemzeti kormányzás jöhet létre. Ez a blokk az EKK kezdeményezésére elindított e-Kormányzat Stratégia és Programterv megvalósításának előrehaladását az átalakulási mátrixban meghatározott hat átfogó program mentén tekinti át.

A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

13


Online

Hatékony

Tudásalapú

Szabályozás és eljárások

Kultúra és egyéni tudás Intézményrendszer és együttműködés

Demokratikus

EU kompatibilis

e-Hatékonyság

e-Szolgáltatás

EU Integráció

Tartalom és szolgáltatások

Szociális

e-Szabályozás e-Alapinfrastruktúra

Infokommunikációs infrastruktúra

Ügyfélorientált

e-Kultúra

1. ábra – e-Kormányzat Stratégia és Programterv témáinak összefüggése A cikk keretében bemutatom az előrehaladást az eredeti célokkal öszszevetve és összefoglalom a (közel)jövő legfontosabb feladatait. Áttekintem az akciótervet, a legnagyobb kihívásokat és elért eredményeket hazai és nemzetközi kontextusban.

A hazai közigazgatás elektronizálásának útja, lehetőségek – korlátok e-Alapinfrastruktúra Az kormányzati működés on-line hozzáférhetőségének megteremtése alapfeltétele a korszerű, szolgáltató közigazgatásnak. Az e-Kormányzat Stratégia első kiemelt programja ezért a hazai on-line kormányzás infrastrukturális alapjainak megteremtését tűzte ki célul. A program a kormányzati működés több területét érinti a fizikai infrastruktúrától a tartalmak és szolgáltatások fejlesztésén keresztül az intézményrendszeri együttműködésig. A program megvalósítása sikeres volt az elmúlt években. Az egyik legnagyobb eredménye, hogy kiépült az EKG és több mint 1200 intézA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

14


ményi telephely csatlakozott hozzá. Várhatóan nemsokára a teljes kormányzati intézményi kör csatlakozik a közös infrastruktúrához, és növekszik a kiszolgált önkormányzatok száma is. Az intézményi kör bővítésével párhuzamosan, a folyamatos fejlesztések eredményeként az EKG a régió egyik legfejlettebb és legbiztonságosabb országos lefedettségű kormányzati hálózatává vált (a kapcsolódott szervezetek számát tekintve már Európa második legnagyobb hálózata). Az EKG folyamatos kiépülése mellett a legfontosabb eredmény, EKG hogy az állampolgárok számára egységes információs felületet bizKözponti tosító www.magyarorszag.hu korRendszer Portál Ügyfélkapu (KR) mányzati portál 2001-es létrehozása után a kormányzattal való kommunikáció lehetőségét megteremtő Ügyfélvonal ügyfélkapu beindulása 2005-re. Az internetes kommunikáció mellett létrejött az állampolgárok telefonon történő tájékoztatását egységes módon megvalósító ügyfélvonal (kormányzati ügyféltájékoztató központ) is. Az EKG a hozzá kapcsolódott kormányzati intézményekkel, a kormányzati portál, az ügyfélkapu és az ügyfélvonal és ezek szolgáltatásai – a szolgáltatásaik igénybevételével nyújtott szolgáltatásokkal együtt – képezik az on-line kormányzati szolgáltatásokat nyújtó központi rendszert (KR). Annak érdekében, hogy a szolgáltatások fejlődésével a kialakított központi rendszer meg tudjon felelni a legmagasabb, a 4. szolgáltatási szintnek tovább kell bővíteni a rendszert egy átfogó elektronikus fizetési szolgáltatással.



15

e-Szabályozás A program indulásakor 2003-ban a hazai jogszabályi környezetben kettős kihívást jelentett az e-kormányzat megjelenése. Egyrészt, a szolgáltató állam, mint politikai célkitűzés a hagyományosan ügyközpontú államigazgatási gondolkodással szemben az ügyfelet és annak kiszolgálását helyezte a középpontba, és ily módon új szemléletet hozott. Másrészt, az elektronikus eljárásrend megvalósítása több, tartalmilag új jogszabály megalkotását igényelte. Az e-Szabályozás Átfogó Program célja az ügyfélközpontú és az elektronikus ügyintézést támogató közigazgatási eljárási törvény kialakítása, valamint az ügyintézés eljárásrendjeinek tisztázása volt. Tekintettel arra, hogy a stratégia eredeti célja az elektronikus ügyintézésnek a hagyományossal egyenrangúvá tétele volt, a program az alaptörvények meghozatala tekintetében, kifejezetten sikeresnek minősíthető. 2005. november 1-jétől elvi oldalról az a kivétel, ha valamit nem lehet elektronikusan is intézni. A jogi szabályozás azonban önmagában csak szükséges, de nem elégséges feltétele az elektronikus ügyintézésnek, így természetesen még igen sok, és sokirányú tennivalónk van az elektronikus ügyintézés, a szolgáltató közigazgatás gyakorlati megvalósulásáig. Közigazgatási Hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CLX tv. Az e-Szabályozás program egyik jelentős eleme volt, hogy a program indulásakor 2003. december 12-én a Kormány 1126/2003-as határozatában elfogadta az e-Kormányzat Stratégia és Programtervet. A stratégia jól áttekinthetően bemutatja azokat az átfogó célokat, melyek a szolgáltató állam kialakításának folyamatában az on-line kormányzás fejlesztését vezetik.


16


A stratégia és a Ket. elfogadása mellett egyik legnagyobb eredmény a törvényekhez kötődő végrehajtási rendeletek kialakítása. Ezek közül a legfontosabbak a következők: Elektronikus ügyintézés általános szabályai – 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet; A közigazgatási hatósági eljárásokban alkalmazható elektronikus aláírás – 194/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet; Informatikai biztonsági és együttműködési követelmények – 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet; Központi elektronikus szolgáltató rendszer és a kapcsolódó rendszerek biztonsági követelményei – 84/2007. (IV. 25.) Korm. rendelet; A központi elektronikus szolgáltató rendszer – 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet. Az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC törvény A másik meghatározó feladat a közigazgatás által összegyűjtött – sok esetben személyes adatokat is tartalmazó nyilvántartások, és általában a közigazgatás tevékenységét mutató dokumentumok hozzáférési lehetőségeit szabályozó jogszabálycsomag elfogadása volt. E szabályozással eleget tettünk az Európai Unió „A közszféra információinak további felhasználásáról” szóló irányelve előírásai többségének, de még maradtak nyitott kérdések, elsődlegesen a további felhasználás körére, lehetőségeire vonatkozóan. Az Adatvédelmi tv. erről nem szól, ám a közérdekű adatok terjesztése alkotmányos jog. Értelmezési kérdés, hogy a „terjesztés” joga miképpen viszonyul a továbbfelhasználás egyes – különösen nyereségérdekelt – eseteihez; értelmezhetők-e ezen esetek úgy, mint amelyek a közérdekű adatok terjesztésének alkotmányos jogának körébe esnek, vagy sem. Remélhetően a következő időszak jogalkotása ebben a kérdésben is ad további támpontokat.



17

e-Hatékonyság A Kormányprogram kiemelt területe a hatékony kormányzás kialakítása. Az elektronikus alapú szolgáltatások önmagukban hordozzák annak a lehetőségét, hogy a kormányzati működés hatékonyabb legyen, ezzel lehetőséget adva az erőforrások jobb kihasználására. Az internetes szolgáltatások egyik legnagyobb előnye, hogy mind a közigazgatás, mind az állampolgárok részéről csökkenhet az ügyintézésre fordított idő. Emellett a papíralapú működéssel szemben, az elektronikus működés lényegesen csökkenti az adatlapok hibás kitöltésének veszélyét, ezáltal csökkenti az egy ügyre eső közigazgatási ügykezelési időt és ennek következtében a költségeket. Önmagában azonban az elektronikus közigazgatás lehetősége nem teremt hatékonyságjavulást. Sőt, az elektronikus és a hagyományos papíralapú ügyintézés párhuzamos megléte dupla költséggel is járhat. Magyarországon a hatékony elektronikus közigazgatás egyik legnagyobb akadálya a közigazgatáson belüli kiszolgáló (back-office) rendszerek fejletlensége. A terület fejlesztése jelentős invesztíciót igényel mind az elektronikus ügyintézés folyamatainak kialakításában, mind az informatikai rendszerek fejlesztésében és a rendszerek egységesítésében. Ugyanakkor a fejlesztések politikai elfogadtatása akár központi, akár helyi szinten elég problematikus feladat, hiszen látszólag a kormányzat, önkormányzat saját magára költ jelentős összeget. Holott nem erről van szó, pusztán a hatékonyabb ügyintézéshez először rendet kell tenni, működőképességet kell biztosítani. Az e-kormányzás kiépülése és bevezetése a Kormányprogramban meghatározott célok elérését nagymértékben tudja támogatni. Az e-hatékonyság átfogó program célja, hogy kezdeményezéseivel támogassa: az EKG-hoz kötődő innovációs fejlesztések gazdaságos megvalósulását, az intézményi kiszolgáló rendszerek informatikai fejlesztését és egységes standardok és infrastrukturális megoldások kialakítását. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

18


Az EKG fejlesztéséhez kötődő beruházások legtöbbje nagy innovációés beruházásigényű infokommunikációs fejlesztés. Annak érdekében, hogy a kormányzat folyamatosan biztosítsa a megfelelő színvonalú fejlesztéseket, szükséges a piaci szféra bevonása a programok finanszírozásába. Ennek érdekében 2005. áprilisában az EKG fejlesztésére és üzemeltetésére kísérleti jelleggel lényegében PPP (Public Privat Partnership) alapú együttműködés jött létre. A pályázaton nyertes konzorcium a saját szolgáltatásainak eladása érdekében jelentős összegű beruházásra is vállalkozott. A tapasztalatok megfelelő hasznosításával tovább bővíthető a következő években a hasonló együttműködések köre. Az intézményi kiszolgáló informatikai fejlesztéseket illetően az APEH és az okmányirodai beruházások emelkednek ki. Ezek eredményeként 2005 végére mindkét intézményrendszerben megteremtődtek az elektronikus ügyintézés alapfeltételei. Az APEH esetében a szolgáltatások legtöbb esetben már teljesen elektronizáltak, így az ügyfelek magas színvonalú kiszolgálása mellett nagymértékben hozzájárulnak a hatékony működés kialakításához és a megnövekedett adatforgalom kezeléséhez. A szolgáltatások magas arányú igénybevétele két tényezőre vezethető vissza. Egyrészt a vállalkozások számára – komoly kockázatot és feszültséget vállalva – 2007-től gyakorlatilag teljes körűen kötelezővé tették az elektronikus adatszolgáltatást. Másik oldalról viszont az APEH meg is keresi azokat az adózókat, aki nem kötelezettek, és már mutattak bármiféle aktivitást az elektronikus ügyintézés területén (letöltött és beküldött bevallások). Számukra nem is küldik már ki a nyomtatott bevallási lapokat – bár azok továbbra is ingyenesen hozzáférhetőek. Ez önmagában is jelentős költségmegtakarítás. Az okmányirodai rendszerek egyelőre az ügyek interneten történő elindítását teszik lehetővé. Itt két komoly – az informatikán részben túlmutató akadály jelentkezik, egyrészt az okmányirodák ellenérdekeltsége, hiszen az elektronikusan teljes körűen elintézett ügyek után nem kapnak normatívát, másrészt a valós idejű elektronikus fizetés még várat magára a kincstár felkészülésének szükségessége miatt.



19

Az EKK a fenti kiemelt intézményrendszeri fejlesztések támogatása mellett megkezdte az egységes standardok és informatikai megoldások kialakítását, ezzel is támogatva az elektronikus szolgáltatások hatékony kiépülését. E téren a legutóbb megvalósult fejlesztés a biztonságos üzenetkezelést szolgáló biztonságos elektronikus dokumentumkezelő szolgáltatás (BEDSZ) amely megbízható harmadik személyként hitelesen tanúsítja mind az ügyfelek, mind a hivatalok számára a dokumentum küldésének, befogadásának időpontját, illetve tartalmának megváltoztathatatlanságát.

e-Szolgáltatások Az internetes szolgáltatások kialakítása az ügyfélközpontú szolgáltató állam egyik fontos végterméke. Az e-kormányzás (itt az angolszász terminológiának megfelelően a kormányzás fogalmába az önkormányzatok működését is bele kell érteni) legfontosabb célja, hogy magas színvonalú, egyszerűen és az állampolgárok számára kényelmesen, a nap 24 órájában elérhető szolgáltatásokat nyújtson. Az e-Szolgáltatások Átfogó Program legfontosabb célja, hogy ügyfélbarát, mindenki számára hozzáférhető és hátrányos társadalmi csoportokat is támogató kormányzati szolgáltatási portfoliót alakítson ki. Az eredeti 1126/2003. (XII. 12.) Korm. határozatban az e-Szolgáltatások Átfogó Program két fő terület fejlesztését tűzte ki célul. Az egyik, az éves szinten a kormányzati tranzakciók mintegy negyedét kitevő adóbevalláshoz kötődő szolgáltatások internetes elérhetőségének biztosítása, a másik, az állampolgárok által a leggyakoribb személyes megjelenést igénylő okmányirodai szolgáltatások elektronikus ügyindításának kiépítése. 2004. év elején az e-Szolgáltatások Átfogó Program céljai és működési területe bővült az EU által elvárt 20 szolgáltatással. Ezáltal 17 kormányzati intézményben kiemelt stratégiai célkitűzés lett az e-Kormányzat Stratégiában rögzített feladatok teljesítése.


20


A húsz, (hazai gyakorlatban 27) kiemelt szolgáltatás 2007. elejére a következő fejlettségi szintet érte el: 4.szint (kétirányú kommunikáció): 5 szolgáltatás 3.szint (elektronikusan beküldhető): 2.szint (letölthető nyomtatványok):

13 szolgáltatás 9 szolgáltatás

A teljes körű on-line szolgáltatások kiépülésének egyelőre gátja az elektronikus eljárások díjának valós idejű befizetését és ellenőrzését lehetővé tevő rendszer hiánya, valamint egyes, a dokumentumok hitelességét különös súllyal kezelő eljárásokban az elektronikus aláírás széleskörű elterjedésének elmaradása. A kialakított szolgáltatásokat a kormány a www.magyarorszag.hu kormányportálon teszi egységesen elérhetővé. A kormány célja, hogy az egységes portál segítségével egyszerűen és gyorsan juttassa el az állampolgárokhoz az őket érintő kormányzati és államigazgatási információkat. 2007. közepén közel 400 szolgáltatás és mintegy ezer űrlap, formanyomtatvány érhető el a kormányzati portálon. Az ügyintézési lehetőségek mellett 176 közszolgáltatással kapcsolatos tájékoztató ill. információkereső szolgáltatás valamint mintegy 1000 ügyleírás érhető el a portálon. Újszerű kezdeményezés a portálhoz akkreditált fórumszolgáltatás, amely a demokratikus véleménynyilvánítás közvetlen lehetősége. A következő évek egyik legfontosabb feladata a szolgáltatási portfolió bővítése az EU páneurópai szolgáltatásaival összhangban, valamint a teljes körű on-line szolgáltatások arányának növelése. A teljes körű elektronikus ügyintézést támogató szolgáltatásokat célzó program sikere alapvetően azon múlik, hogy az állampolgárok milyen mértékben tudnak, kívánnak élni az e-kormányzat adta lehetőségekkel. Ezért kiemelten fontos, hogy az újonnan kialakuló szolgáltatások azon túl, hogy lehetővé teszik az ügyek elektronikus intézését, a szolgáltató állam koncepciója értelmében valódi, az ügyfelek igényeire reflektáló szolgáltatások legyenek. Mivel a szolgáltatások indulása 2005. november 1. volt, még nem lehetett valóban általánosítható információkat nyújtó adatokat összeA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

21


gyűjteni az állampolgári érdeklődésről. Ugyanakkor előrevetíthető, hogy a szolgáltatások továbbfejlesztése mellett a következő évek egyik fontos feladata lesz az állampolgárok felkészítése és IKT tudásuk növelése annak érdekében, hogy készek legyenek, az e-kormányzat nyújtotta szolgáltatások igénybe vételére. www.magyarorszag.hu látogatottsági átlag

Átlag egyedi látógató Átlag oldalletöltés

1 000 000 800 000 600 000 400 000 200 000 Június

Május

Április

Március

Február

2007. Január

December

November

Október

Szeptember

Augusztus

Július

Június

Május

Április

Március

Február

2006. Január

0

2. ábra – A kormányzati portál látogatottsága

e-Kultúra Ahogy azt az előző címek bemutatták, 2005. év végére létrejöttek az elektronikus kormányzáshoz szükséges alapinfrastruktúra elemei. A szabályozás terén megszülettek a szolgáltató állam és az ügyfél-centrikus államigazgatást meghatározó törvények. A kormányzati intézmények csaknem mindegyike képes elektronikus úton információkat szolgáltatni és vannak olyan intézmények, akik vagy saját weblapjukon, vagy a központi rendszer segítségével teljesen vagy részlegesen elektronizált szolgáltatásokat képesek nyújtani. Összefoglalva, valamilyen szinten létrejött a szolgáltató állam valamennyi alapeleme. Az egyes területek továbbfejlesztése, az infrastruktúra és a szolgáltatások bővítése mellett az alapvető kérdés, hogy miA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

22


lyen lesz az így kialakított, alapjaiban megreformálódó államigazgatás. Ez az intézmények hivatalnokain, vezetőin és az őket összefogó szervezeteken, intézményeken múlik. Az e-Kormányzat program tervezésekor jelentős ellenállásra számítottunk a „status quo” fenntartása érdekében. Az előzőekben tárgyalt valamennyi átfogó program eddigi megvalósítása jelentős szemléletváltást igényelt a fejlesztésbe bevont szervezetek személyek részéről. Az elmúlt évek munkája az alapok lerakásával kezdődött. Ezt az úttörő munkát, jellemzően azok a legvállalkozóbb, leginnovatívabb személyek, szervezetek vezették, akik eredetileg is elkötelezettséget éreztek az elektronikus kormányzás iránt. Ahhoz, hogy a program az elkövetkezendő években a teljes közigazgatáson belül teret nyerjen és biztosítsa a hatékony, tudásalapú kormányzást, ill. az ügyfelek számára a hagyományos ügyintézés helyett az egyszerűbb, gyorsabb, felhasználóbarát szolgáltatások kiépítését, meg kell nyerni a közigazgatás vezetőit, motiválttá kell tenni a hivatalnoki állományt, és gyakorlattá kell tenni az intézmények közti együttműködést.

EU Integráció Az EU Integráció a stratégia egyik fontos átfogó programja, de jelentős hajtóerő is a hazai e-kormányzat fejlesztésében és az elektronikus szolgáltatások kialakításában. 2003 óta folyamatos a kapcsolat kiépítése, fejlesztése EU infrastruktúrájával, szervezeteivel és intézményeivel. Ennek keretében a hazai kormányzati szervezetek között szélessávú kapcsolatot biztosító EKG 2004-ben kapcsolódott a TESTA-hoz, (Trans-European Services for Telematics) majd megindult a kormányzati gerinchálózaton levő szervezetek csatlakozása a TESTA szolgáltatási rendszereihez. Az EKK és az IHM részt vett a meghatározó európai e-kormányzati fejlesztéssel foglalkozó bizottságok munkájában. Tagjai vagyunk az eEurope és az IDABC irányító testületeinek, valamint részt veszünk az A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


23

új típusú európai e-kormányzati együttműködés alapjait lerakó Európai Interoperabilitási Keretrendszer, EIF munkáiban. Az EIF az évtized végére olyan átfogó, az EU valamennyi tagországára kiterjedő pán-európai szolgáltatásrendszer kialakítását tervezi, melyben az EU kormányzatai azonos szemantika (fogalmi rendszer) mentén képesek a teljes körű egymás közti kommunikációra, valamint az EU állampolgárai minden országban közös európai „Ügyfélkapun” léphetnek az egységes uniós kormányzati szolgáltatói felületre. Az uniós politikák ezáltal a következő évek hazai e-kormányzati programjai számára is jelentős hajtóerőt biztosítanak. Az elmúlt években tapasztalatot szereztünk az unió tudásbázisának kiaknázásában. Az I. Nemzeti Fejlesztési Tervben, (NFT I.) jelentős összegek kerültek meghatározásra a hazai e-közigazgatási beruházások támogatására. Ezek az összegek, bár túlnyomórészt rendeltetésszerűen használták fel, a megfelelő központi koncepció, az együttműködést meghatározó keretek hiányában nem hasznosultak megfelelően. A már elindult NFT II, a tervek szerint még átfogóbban és rendszerszerűen fogja a hazai e-kormányzati fejlesztéseket támogatni. Ugyanakkor, a következő évek fontos feladata, hogy miközben aktív, és a hazai on-line szolgáltatások kiépülése folytán egyre teljesebb körű szereplői leszünk a formálódó európai uniós e-kormányzati keretrendszernek, szerezzünk tudást és tapasztalatot külső finanszírozás bevonására a Közösségi Politikák megvalósulását támogató programokból hazai e-kormányzati fejlesztések megvalósítására.

A közigazgatási eljárási törvény új megoldásai az elektronikus ügyintézés érdekében Az on-line ügyintézés egyenértékűvé vált a hagyományos ügyintézéssel A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

24


Az információhoz való hozzáférés mellett a hagyományos ügyintézést szabályozó jogszabályi környezet megváltoztatásával kellett lehetővé tenni, hogy az on-line ügyintézés lehetősége megillesse az állampolgárokat. Az e-Kormányzat Stratégia elkészítésekor az érvényes szabályozás legfontosabb hiányossága az volt, hogy az elektronikus ügyintézés – mint alapeset – hiányzott a közigazgatási eljárásrendből, csak külön kegyként, az egyes intézmények, jogalkotók kegye alapján fordult elő. A 2004. évi CXL. törvény, amely a közigazgatási hatósági eljárások, és szolgáltatások általános szabályairól szól (Ket.), alapvető céljai között szerepel, hogy az elektronika és az informatika korszerű eszközeinek alkalmazásával csökkenjenek az ügyfelekre háruló eljárási terhek. A Ket. kimondja, hogy a közigazgatási hatósági eljárások elektronikus úton is gyakorolhatók. Alapelvi szinten biztosítja az állampolgárok számára az elektronikus ügyintézéshez való jogot. Az intézmények törvény, kormányrendelet, valamint önkormányzati rendelet rendelkezései alapján kaphatnak felmentést az elektronikus ügyintézés bevezetése alól. Az elektronikus eljárás egyenrangú lett a hagyományos eljárásokkal.

Tagország - A Közigazgatás

Tagország - B Közigazgatás

EU közigazgatás

EU Állampolgár

Ket. 8. § (1) „A közigazgatási hatósági eljárásban az egyes eljárási cselekmények törvény, kormányrendelet és önkormányzati rendelet eltérő rendelkezése hiányában, jogszabályban meghatározott módon, elektronikus úton is gyakorolhatók. Törvény az elektronikus ügyintézést az ügyek vagy egyes eljárási cselekmények meghatározott körében kötelezővé teheti, vagy megtilthatja.”



25

A Ket. meghatározza, hogy a központi közigazgatás a KR felhasználásával érhető el, amelyhez az önkormányzatok és más szervezetek is csatlakozhatnak. Ket. 8. § (2) „… a hatóságok az ügyfelek hatékonyabb tájékoztatása, ügyintézésük elősegítése érdekében elektronikus tájékoztató szolgáltatásokat működtetnek. A központi közigazgatás elektronikus ügyintézése és szolgáltatásai a Központi Rendszeren (KR) keresztül érhetők el, amelyhez az önkormányzatok és más szervezetek csatlakozhatnak…” A Ket. szabályozása nemcsak a mintegy 6000 központi közigazgatási és 2000 önkormányzati ügy elektronikus intézését tette elvileg lehetővé az állampolgárok számra (sajnos a tényleges helyzet ennél lényegesen rosszabb), hanem előírja, hogy az ügyintézésnél a jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásokban fellelhető adatokat a hatóságnak kell beszereznie. A Ket. ezzel elvileg jelentősen csökkenti az állampolgárok ügyintézési terheit, és megváltoztatja az eddigi ügyintézési szokásokat. Ez a változás azonban még korántsem ment végbe, a hatóságok a legtöbb esetben a törvényi kötelezés ellenére az ügyfelet küldözgetik a különféle dokumentumokért, aki erre saját jól felfogott érdekében vállalkozik is, hiszen a mai gyakorlat szerint az adatok még nem hozzáférhetően on-line, azaz gyakorlatilag egy-egy adat beszerzése akár 30 nappal is meghosszabbíthatja az ügyintézést. A Ket. 2005. november 1-jei életbe lépésével jogilag 8000 közigazgatási ügytípus on-line intézését tette lehetővé. A Ket. által az állampolgárok részére biztosított jelentős szabadság, hogy megválaszthatják az ügyintézés módját, jelenleg több ágazatban és intézményben az ágazati szabályozások, az e-munkafolyamatok kialakításának hiánya miatt egyelőre még nem érvényesül. A következő évek feladata, hogy a törvények végrehajtását szolgáló ágazati rendeletek, az on-line lehetőséget tartalmazó ügyleírások teljes körűen elkészüljenek. Az ágazati szabályozások és ügyleírások elkészítése az EKK részéről biztosítandó ajánlásokkal, „best practice” adatbázisok összeállításával gyorsítható fel. Emellett az Államreform OpeA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

26


ratív program keretében folyó folyamat-felülvizsgálat adhat támpontot a munkához.

Az azonosításról A közigazgatási hatósági szolgáltatások, de ennél szélesebb körre kitekintve a közszolgáltatások jelentős része – elsősorban az ún. tájékoztató szolgáltatások – nem igénylik a felhasználó azonosítását: azokat a felhasználók név nélkül, anonim módon vehetik igénybe. A hatósági eljárások túlnyomó résznek igénybevételéhez – és ez igaz a hatósági és egyéb közszolgáltatások egy részére is – az ügyfélnek valamilyen mértékben és hitelességgel azonosítania kell magát. Mindez igaz mind az ügyek hagyományos, tehát személyesen vagy papíron történő intézésére, mind pedig az elektronikus úton történő ügyintézésre is. A hatósági ügyek ügyfelei lehetnek természetes és jogi személyek, ill. jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek. Mivel ez utóbbi két ügyféltípus képviseletében is minden esetben természetes személy jár el, ezért a továbbiakban elsősorban a természetes személyek azonosításával foglalkozunk, és az ügyfél alatt természetes személyt, ill. képviselőt értünk. A személy hitelességének (entity authentication) fogalmát meg kell különböztetni az adat (vagy dokumentum) hitelességének (data authentication) fogalmától, amelyet az adat sértetlenségének és eredetének bizonyosságaként értelmezünk. Általánosságban a Ket. nem foglalkozik magának az ügyfél-azonosításnak és -hitelesítésnek a módjával, legfeljebb csak azt határozza meg, hogy az egyes eljárási cselekményeknél az ügyfél milyen adatait kell rögzíteni. A hagyományos ügyintézés esetében az ügyfél-azonosításnak és -hitelesítésnek már kialakult gyakorlata van, viszont az elektronikus ügyintézés teljesen új kihívást jelent a közigazgatás számára, ezért a Ket. részletesen szabályozza az elektronikus ügyfél-azonosítás és -hiA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


27

telesítés lehetséges módozatait. További részleteket határoz meg a Ket. két végrehajtási rendelete a 193/2005. (IX. 22.) és 194/2005. (IX. 22.) kormányrendeletek. A hagyományos ügyintézés során az ügyfél kérelmét írásban (esetleg személyesen szóban) terjeszti elő. Az azonosítás/hitelesítés vonatkozásában két fő típussal találkozunk. Az egyik esetben elegendő, hogy az ügyfél a kérelemben azonosítja magát, és a kérelmet aláírja. Ilyenkor a hatóság „elhiszi” az állított azonosságot: nincs aláírás mintája, ezért le sem tudná ellenőrizni az aláírást. Ilyenkor az aláírásra csak azért van szükség, hogy egy esetleges későbbi jogvita esetén bizonyítható legyen a kérelem eredete és sértetlensége. A másik esetben személyes megjelenésre van szükség – legkésőbb az eljárás végső, érdemi fázisában –, és a kérelmezőnek személyazonosítására alkalmas hatósági igazolvánnyal (személyi igazolvány, útlevél, (új) jogosítvány) kell igazolnia személyazonosságát. A Ket. nem rendelkezik arról – és általános útmutatást sem ad arra nézve –, hogy mely eljárásban milyen azonosítási/hitelesítési módszert kell használni. Az azonosítás/hitelesítés módjának előírása az ágazati jogszabályok hatásköre. Az első módszert alkalmazzák minden olyan esetben, amikor egy esetleges szándékos megtévesztés nagy valószínűséggel még az eljárás során vagy később amúgy is kiderül, és nem veszélyezteti az alapvető jogbiztonságot (pl. adóbevallás, adat igazolása stb.). A „szigorúbb” módszert szokták előírni pl. személyazonosítására alkalmas hatósági igazolvány átadásához – éppen az azonosító okmányokkal való visszaélés elkerülésére –, vagy különleges adatok közléséhez. Az elektronikus ügyintézésnél egyelőre nem beszélhetünk ilyen kialakult gyakorlatról, és Magyarországon jelenleg még nem léteznek elektronikus hatósági igazolványok sem. Ezért a Ket. és a korábban említett végrehajtási rendeletei részletes előírásokat adnak az elektronikus ügyintézés során használható és használandó azonosítás/hitelesítés módjára vonatkozóan.


28


Az elektronikus aláírás használata Az elektronikus hatósági ügyintézés során a kérelem benyújtásának egyik lehetséges módja a fokozott biztonságú aláírással ellátott kérelemnek a központi rendszeren keresztül vagy közvetlenül a hatósághoz történő eljuttatása. Mint ismert, az elektronikus aláírás eredeti célja a dokumentum hitelességének – sértetlenségének és eredetének – garantálása. A Ket. úgy rendelkezik, hogy amennyiben szükség van az ügyfél azonosítására, úgy azt az elektronikus aláírás ellenőrzésével, valamint – mivel az e-aláírás általában önmagában nem alkalmas az aláíró azonosságának közvetlen ellenőrzésére – a hitelesítésszolgáltató által nyújtott viszont-azonosítás útján kell elvégezni. A viszont-azonosítás során – amint arról a 193-as kormány-rendelet részletesebben is rendelkezik – lényegében az ügyfélnek a hatóság és a hitelesítés-szolgáltató nyilvántartásában szereplő természetes azonosítóit hasonlítja össze a hitelesítés-szolgáltató, és közli az egyezés vagy eltérés tényét. Bár az ügyfél-hitelesítés alapjául (is) szolgáló elektronikus aláírásra vonatkozóan a közigazgatási eljárásra vonatkozó jogszabályok nem követelik meg annak minősített voltát, de a regisztrációval szemben az egyébként csak a minősített e-aláírásnál alkalmazott követelményeket támasztanak. A regisztrációnak személyesen kell történnie az ügyfél személyazonosságának személyazonosításra alkalmas (arcképes) okmány alapján történő ellenőrzésével, és az okmány adatainak a megfelelő közhiteles nyilvántartásban történő ellenőrzésével. Ezzel tehát a jogosulatlan azonosságszerzés szempontjából legdöntőbb mozzanattal, a regisztrációval szemben a legmagasabb biztonsági elvek érvényesülnek. Az elektronikus aláírásnak személyazonosításra történő felhasználása meglehetősen szokatlan a nemzetközi gyakorlatban. Általában az az elterjedt nézet, hogy az (e-)aláírás és a(z elektronikus) személyhitelesítés azért nem keverendő össze, mivel más jogi fogalmak, teljesen más joghatások fűződnek hozzájuk. Az aláírás egy jól kezelhető jogi fogalom, amellyel az aláíró vállal – letagadhatatlan módon – felelősséget az aláírt dokumentumban foglaltakért. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


29

Személyhitelesítés viszont egy folyamat, amelyre olyan esetekben kerül sor, amikor a hatóságnak kell felelősséget vállalnia azért, hogy ne jusson valaki illetéktelenül pl. hatósági igazolvány, érzékeny adat birtokába. Ha valaki átjut a személyhitelesítésen, joggal hajthat végre olyan cselekményeket, amelyekre ezzel jogosultságot szerzett. Bár mind az ealáírásnak, mind az (erős) elektronikus személyhitelesítésnek leggyakrabban használt technikai megvalósítása a nyilvános kulcsú infrastruktúrán (PKI) alapul, a két különböző célra az esetek túlnyomó többségében különböző tanúsítványokat használnak. Az elektronikusan aláírandó dokumentum tartalmát az aláírónak ismernie kell, hogy felelősséget vállalhasson érte, míg az elektronikus személyhitelesítésnél egy – a személy azonosságát ellenőrző hatóság által megküldött véletlenszerű – nem „visszajátszható” – adatot kell az ügyfélnek magánkulcsával kódolnia ellenőrzés céljából. A 193-as kormányrendelet úgy igyekszik feloldani a fenti ellentmondást, hogy olyan esetekben is egy, az ügyfél által értelmezhető „belépési” kérelem aláírását írja elő, amikor az ügyfél valójában nem kérvényt kíván benyújtani a hatósághoz, hanem pl. párbeszédre épülő ügyintézést indítana (pl. meg kívánja tekinteni, hogy hol tart az ügyének intézése). Természetesen ilyenkor biztosítani kell azt, hogy a kérelem tartalmazzon valamilyen nem ismétlődő adatot, hogy a kommunikáció ne legyen visszajátszható. Szokatlan volta ellenére ez a megközelítés nem egyedülálló: az osztrák e-közigazgatási törvény által előírt „Bürgerkarte” koncepcióban sincs külön hitelesítő (autentikációs) tanúsítvány. Amint az osztrák megoldás is egyedülálló a maga nemében, a magyar viszont-azonosításra sincs példa más országokban. A nemzetközi együttműködésben külön problémát jelenthet, hogy a magyar megközelítés egy piaci szereplő, a hitelesítésszolgáltató számára ír elő kötelező jelleggel egy speciális szolgáltatást (természetesen csak a közigazgatási célú tanúsítványokat kibocsátóktól). Nem valószínű, hogy ilyen szolgáltatást külföldi hitelesítés-szolgáltató vállalna.


30


Felhasználói név és jelszó használata A Ket. rendelkezései szerint az elektronikus aláírással nem rendelkező ügyfelek számára csak a központi rendszer biztosíthatja az elektronikus azonosítás lehetőségét. Ilyenkor az ügyfélkapun keresztül történik a belépés – felhasználói név és jelszó megadásával. Ezt megelőzően egy okmányirodában regisztrálnia kell az ügyfélnek, amely ugyanolyan szigorú személyazonosítással történik, mint amilyent az elektronikus aláírás regisztrációjánál már megismertünk. Az ügyfélkapun történő beléptetést követően a hatóság információs rendszere nem kapja meg az ügyfélről a központi rendszerben tárolt természetes személyazonosító adatokat, csak a felhasználó viselt nevét és e-mail címét. Ha az ügyfél hiteles azonosítására van szükség, akkor – egy, az elektronikus aláírásnál megismerttel analóg viszontazonosítási folyamattal ellenőrizheti le az ügyfél vélt személyazonosságának valódiságát. A jelszavas ügyfél-hitelesítés lényegesen kevésbé biztonságos, mint a PKI alapú. Az előbbi egyetlen, viszonylag könnyen megszerezhető információ, a jelszó – feltételezetten kizárólagos – ismeretén alapul (egyfázisú, „single-factor” hitelesítés), míg az utóbbihoz a magánkulcs birtoklása és a magánkulcs aktivizálásához szükséges jelszó (ill. PINkód) ismerete szükséges (kétfázisú, two-factor hitelesítés). Az utóbbi esetben a jelszó nem is kerül ki nyilvános csatornára. Jelentős biztonsági hátránya ellenére a jelszavas ügyfél-hitelesítést egyszerűsége miatt számos országban használják közigazgatási szolgáltatások igénybevételéhez – igaz, hogy egyes esetekben kiegészítésként egyszer használatos jelszót használnak, ami összességében biztonságosabb a magyar megoldásnál. (a 27 EU tagországból húszban használnak felhasználói név-jelszó párt azonosításra, és ezek közül 7 használ kiegészítésként egyszer használatos jelszót OTP). A Ket. – és végrehajtási rendeletei – egyenértékűként kezelik a két ügyfél-hitelesítési módszert, és nem teszik lehetővé, hogy ágazati jogszabály mérlegelje, hogy melyik használatát engedélyezi. Egyedül abban van választási lehetőség, hogy a hatóság alkalmazzon-e hitelesítést (viszontazonosítást), vagy esetleg csak fogadja el azt, amit az ügyfél maA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


31

gáról állít. Bizonyos esetekben azonban a 193-as kormányrendelet előírja a viszontazonosítás, tehát a „szigorú” ügyfél-hitelesítés használatát (pl. ha az ügyfél személyes adathoz, illetve adó-, bank-, biztosítási vagy értékpapírtitokhoz kíván hozzáférni). A magyar e-ügyintézés szabályozásában meg kell említeni még egy különlegességet, amely ugyan nem az ügyfél-hitelesítéshez, hanem a dokumentumhitelesítéshez kapcsolódik. A 193-as kormányrendelet szerint alapesetben a párbeszédre épülő ügyintézés – beleértve az ügyfélkapun történő, jelszavas belépést is – önmagában biztosítja a kapcsolat tartama alatt végzett egyes eljárási cselekményeknek az azonosított ügyfélhez rendelését. Az eljárási cselekményekbe bele kell érteni többek között valamely dokumentum beküldését is. Tehát egy kicsit sarkosan fogalmazva a magyar jogrendszer a jelszavas ügyfél-hitelesítéshez (is) a letagadhatatlanság vélelmét rendeli.

A központi rendszerről A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) biztosítja az elektronikus hatósági ügyintézés és szolgáltatás jogszabályi alapfeltételeit. Az elektronikus ügyintézés azonban lényegesen szélesebb körű szolgáltatási kört foglal magában (pl. a hatósági ügyintézés körébe nem tartozó egyéb elektronikus ügyintézés támogatása, tájékoztató szolgáltatások stb.). Ezek hatékony megvalósítása céljából a Ket. szabályozási alapjaira támaszkodva létrejött a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban központi rendszer). Ez a rendszer együttesen magában foglalja az elektronikus kormányzati gerinchálózatot, a kormányzati portált, a kormányzati ügyfél-tájékoztató központot, az ott megjelenő szolgáltatásokat és ügyintézési lehetőségeket. E rendszer működésének szabályait rögzíti a július 10-én megjelent és július 18-án hatályba lépett a központi elektronikus szolgáltató rendszerről szóló 182/2007. (VI. 10.) kormányrendelet.


32


A központi rendszer egyes elemeit, főbb szolgáltatásait és ezek kapcsolatát a következő oldalon levő ábra szemlélteti. A központi rendszer felügyeletét és üzemeltetését a Miniszterelnöki Hivatalról, valamint a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter feladat- és hatásköréről szóló 176/2007. (VII. 1.) Korm. rendelet alapján a Miniszterelnöki Hivatal biztosítja. A központi rendszer egységesen biztosítja az állampolgárok, a közigazgatási és egyéb csatlakozó szervezetek számára az elektronikus alapszolgáltatásokat, amelyhez szabványosított felületeken csatlakozhatnak a kormányzat, az önkormányzati és más szervezetek által létrehozott elektronikus szolgáltatások.



33

3. ábra – A rendszerek kapcsolata Mivel a Ket. előírja, hogy az elektronikus aláírással nem rendelkező természetes személy ügyfelek számára az elektronikus ügyintézés leA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

34


hetőségét a központi rendszer biztosítja, így bármely olyan szervezetnek, amely közigazgatási hatósági elektronikus ügyintézést végez, biztosítania kell ezt a hozzáférési módot is. Természetesen ezen kívül van lehetőség elvileg elektronikus aláírással történő közvetlen ügyintézésre is, azonban az országban jelenleg mindössze néhány a közigazgatási követelményeknek megfelelő elektronikus aláírás van használatban, így ez a lehetőség erősen elméleti. Ugyanakkor a Ket. nem teszi lehetővé, hogy a központi rendszeren kívül máshol is ilyen megoldású ügyfélazonosítás történjen, ezért minden elektronikus közigazgatási ügyintézést végző szervezetnek erősen ajánlom, hogy mielőbb csatlakozzon a központi rendszerhez. Az elektronikus ügyintézés egységes színvonalú és a szükséges interoperabilitást is biztosító kialakításához, a Ket. megvalósításához kapcsolódó központi szolgáltatások gazdaságos és hatékony módon történő kialakítása és igénybevétele szükséges. A központi rendszer létrejöttével az állampolgárok egy helyen juthatnak hozzá vagy egy helyen keresztül juthatnak el minden, elektronikus formában jelenleg elérhető közigazgatási információhoz és szolgáltatáshoz, továbbá egy azonosítópár használatával férhetnek hozzá az azonosítást igénylő elektronikus kormányzati szolgáltatáshoz, valamint elektronikus beadványokat tudnak készíteni közigazgatási szervek számára. Ez még a közigazgatáson kívül sincs sokszor így, tehát a közigazgatás ez esetben az üzleti szféra számára is követendő példát mutat. Utal erre, hogy az üzleti célú felhasználást megcélzó szolgáltatók már felvetették csatlakozási szándékukat a rendszerhez. A közigazgatási szervek számára pedig megtakarítást jelent, hogy a központi rendszer több, általuk igényelt funkciót központilag magas fokú biztonsággal megvalósít, majd pedig ezen szolgáltatásokhoz nyílt szabványokra szabott csatlakozási pontokon keresztül ingyenesen hozzáférést biztosít. Az informatikai rendszerek esetében – főleg, ha azok kormányzati rendszerek, ahol személyes adatokat is kezelnek – kiemelt fontosságú az informatikai biztonság. A központi rendszer szolgáltatásainak igénybevétele a Kormány korábbi döntése alapján a csatlakozásra kötelezett szervek, önkormányzatok és az ügyfelek számára díjmentes. Díjfizetési kötelezettség csak e A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


35

rendeletben állapítható meg (lásd pl. a második ügyfélkaput nyitó ügyfélre vonatkozó előírásokat). Nem költségvetési szervek csatlakozása esetén az esetleges fejlesztés költség és a szolgáltatás tényleges önköltsége a megállapodásban rögzített díj alapja. A helyi önkormányzatok számára a központi rendszerhez történő csatlakozás, illetve a rendszer szolgáltatásainak igénybevétele külön költséget nem okoz. A rendszer azon önkormányzatok és más költségvetési szervek számára is biztosítja az elektronikus szolgáltatások nyújtásának lehetőségét, amelyek akár anyagi helyzetük, akár méretük miatt nem képesek gazdaságosan ilyen szolgáltatások nyújtására. Az EKG-hoz történő csatlakozás a szolgáltatások igénybevételéhez, illetve nyújtásához nem elengedhetetlen, azaz az EKG-csatlakozás csak azon önkormányzatok számára indokolt, akik számára ez megtakarítást jelenthet. A központi rendszer a központosított jellegéből, a közigazgatás egészére kiterjedő használatából adódóan lehetővé teszi a központi informatikai biztonsági elvek és adatvédelmi szabályok betartását a közigazgatás jelentős, egyre növekvő részében, s megkönnyíti az Európai Uniós rendszerekhez (pl. EKG-TESTA) való csatlakozást is. A központi rendszerhez létrejötte óta folyamatosan, szolgáltatásainak bővülésével növekvő mértékben csatlakoznak az elektronikus kormányzati szolgáltatásokat nyújtani szándékozó közigazgatási szervek. Mára a központi rendszer a hazai elektronikus kormányzati szolgáltatásnyújtás társadalom és közigazgatás által is elfogadott központi helyévé vált, amit az is mutat, hogy az ügyfélkapu regisztrált felhasználóinak száma meghaladta az 550 ezret, és a Magyarországon nyújtott elektronikus kormányzati szolgáltatások túlnyomó része elérhető a központi rendszeren keresztül. A rendszer által nyújtott szolgáltatások számának növekedésével együtt nő az igény a rendszer folyamatos és biztonságos működésének fenntartására. A csatlakozó szervek számára fontos, hogy jogszabályi szempontból tiszta és egyértelműen meghatározott feltételekkel találkozhassanak a csatlakozásukkor; egyértelmű irányelvek legyenek a központi rendszer által nyújtott szolgáltatások igénybevételére vonatkozóan. Fontos szempont volt az is, hogy a rendszer üzemeltetőjének a A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

36


rendszer biztonságos üzemeltetéséhez szükséges előírások betartatásához jogszabályi eszközök legyenek a kezében. A központi rendszer kiépítésére fokozatosan került sor, fejlesztése jelenleg is tart. Szolgáltatásai közül az elektronikus kormányzati gerinchálózat (a továbbiakban: EKG) 2001–2004 között, a kormányzati portál 2002-ben lett kialakítva, míg az ügyfélkapu szolgáltatásai 2005. április 1. óta, a kormányzati ügyfél-tájékoztató központ szolgáltatásai pedig 2005. augusztus 1. óta vehetők igénybe. A központi rendszer keretein belül az elektronikus kormányzati gerinchálózat (a továbbiakban: EKG) biztosítja az alapinfrastruktúrát a kommunikációhoz és az együttműködéshez. A kormányzati portál feladata a tájékoztatás és a bárki számára hozzáférhető közérdekű szolgáltatások nyújtása. A kormányzati portál részeként működő ügyfélkapu az azonosítást igénylő ügyek intézését, és az ezekhez kapcsolódó szolgáltatások elérését biztosítja az állampolgárok számára; a hivatali kapu révén pedig a csatlakozott szervek hitelesen fogadni tudják az elektronikus üzeneteket, illetve a csatlakozott szervezetek elektronikus üzenetei a hitelesen azonosított ügyfelekhez biztonságosan és visszaigazolt módon eljuttathatók. A kormányzati portálon és az ügyfélkapun keresztül jelenleg már több száz szolgáltatás érhető el. A központi rendszer a központi közigazgatás szervezetei mellett a közigazgatás más szervezetei számára is biztosítja az alapinfrastruktúrát, a központi szolgáltatásokat; valamint egységes kiinduló felületként szolgál a közigazgatási szolgáltatások eléréséhez az állampolgárok számára. Minderre azért kerülhetett sor, mert a központi rendszer létrehozásán túl, mára egyrészt kialakításra kerültek az azon keresztül nyújtott informatikai szolgáltatások működtetésének feltételei is, illetve a központi rendszer komponenseinek kiépítése azok egymás közötti összhangjának biztosítására figyelemmel, valamint a tájékoztató szolgáltatás információbázisának létrehozásával egyidejűleg történt. A központi rendszer tehát egységesen biztosítja az állampolgárok, a közigazgatási és egyéb csatlakozó szervek számára az elektronikus alapszolgáltatásokat, amelyhez szabványosított felületeken egységesen csatA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


37

lakoznak a kormányzati elektronikus szolgáltatások, továbbá lehetőséget biztosít az önkormányzati szolgáltatások csatlakoztatására is. A fentiek alapján megállapítható, mára indokolttá vált a központi rendszer részletes, jogszabályi szintű szabályozása, a központi rendszer működésével kapcsolatos mindazon követelmények jogi rendezése, amelyek érintik az állampolgárokat és meghatározzák az annak igénybevételével szolgáltatást nyújtó szervezetek jogait és kötelezettségeit. A kormányrendelet-tervezet célja a központi rendszer egységes jogi szabályozásának megvalósítása a jelenleg folyamatban lévő fejlesztésekre is tekintettel, összhangban a Ket. rendelkezéseivel. A tervezet egyben a közigazgatási hatósági eljárások és szolgáltatások fogalomkörébe nem tartozó, de személyazonosítást, illetve a dokumentumok biztonságos kezelését igénylő, a központi rendszeren keresztül nyújtott szolgáltatások jogszabályi megalapozását is szolgálja. Az új szabályozás a központi rendszer eddigi működése során összegyűlt tapasztalatokon alapul, és célja az ügyfelek és a közszolgálat hatékony működését lehetővé tevő jogszabályi háttér kialakítása volt. A központi rendszer egységes jogi szabályozásának megvalósítása összhangban a Ket. rendelkezéseivel a lezárult fejlesztésekre is tekintettel már igen aktuális volt. A szolgáltatások részletes és a megvalósításra épülő szabályozásán túlmenően a rendelkezésre állással, a hibák kezelésével kapcsolatban tartalmaz az új rendelet a gyakorlati tapasztalatokra, felmerülő problémákra választ adni próbáló megáldásokat. Látni kell azonban, hogy a szabályozás még korántsem letisztult a szolgáltatások elterjedésével még jócskán felmerülhetnek olyan problémák, amelyekre csak a szabályozás módosításával, kiegészítésével lehet majd választ adni. A rendelet a közigazgatási hatósági eljárások és szolgáltatások fogalomkörébe nem tartozó, de személyazonosítást, illetve a dokumentumok biztonságos kezelését igénylő, a központi rendszeren keresztül nyújtott szolgáltatások jogszabályi megalapozását is biztosítja. A törvényi szabályozáson túlmenően a eddig Ket. felhatalmazása alapján első sorban az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

38


193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet foglalta össze az elektronikus ügyintézés szabályozási környezetéről a kiadás időszakában rendelkezésre álló ismereteket, elképzeléseket. Ez a rendelet azonban magán viseli a kellő tapasztalatok hiányában született szabályozások jellemzőit, eljárásai körülményesek, ugyanakkor nem minden esetben biztosítják a szükséges és elégséges biztonságot, illetve a megvalósíthatóságot és egyértelműséget. A rendelet hatálya kizárólag a közigazgatási hatósági eljárásokra terjed ki. Tekintettel arra, hogy a központi rendszer már a 2003-ban elfogadott e-Kormányzat2005 stratégia szerint is e körön túlmutató feladatokat hivatott kiszolgálni, ezért a 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendeletből töröltük a csak a központi rendszerre vonatkozó, nem kizárólag a közigazgatást érintő követelményeket, másrészt a továbbra is szükséges rendelkezéseket átemeltük az egységes kezelhetőség érdekében az új szabályozásba. A Kormány ez év tavaszán elfogadta a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer és a kapcsolódó rendszerek biztonsági követelményeiről szóló 84/2007. (IV. 25.) Korm. rendeletet, mely 2007. július 1-jén lépett hatályba. E két rendelet már teljes körűen biztosítja a központi rendszer szabályozási környezetét a jelenlegi szolgáltatások nyújtásához.

Csatlakozás a központi rendszerhez A rendelet a csatlakozás vonatkozásában is állapít meg új rendelkezéseket. Elektronikus közigazgatási ügyintézést végző szerv, illetőleg a Ket. hatálya alá nem tartozó elektronikus szolgáltatást jogszabályi előírás alapján végző központi és helyi, területi államigazgatási szerv, illetve – jogszabály eltérő rendelkezése hiányában – rendvédelmi szerv e tevékenysége végzése céljából köteles a központi rendszerhez csatlakozni. Ezen szervi körön túl, a központi rendszerhez bármely szervezet önként csatlakozhat. A központi rendszerhez jogi személy (beleértve a közigazgatási szerveket is) vagy jogi személyiség nélküli egyéb szervezet a külön jogszaA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


39

bály szerint megkötött keretszerződésnek megfelelő tartalmú szerződés alapján csatlakozhat. A csatlakozási szerződést a csatlakozott szerv a közigazgatási informatikáért felelős miniszter nevében eljáró MeH Elektronikuskormányzat-központtal köti meg.

A központi rendszer alapszolgáltatásai A központi rendszer – mint az ábrából is látható – már jelenleg is elég széles szolgáltatás-portfolióval rendelkezik, és ez várhatóan tovább bővül. A cikkben ezek közül csak azokat emelem ki, amelyeket különösen ajánlok az önkormányzatok figyelmébe.

EKG A központi rendszer keretein belül az EKG biztosítja az alapinfrastruktúrát a kommunikációhoz és az együttműködéshez. Az EKG a csatlakozott szervek, mint felhasználók számára biztosítja az itt bemutatott zártcélú elektronikus hírközlési és egyéb szolgáltatásokat, mint az alapinfrastruktúrát a kommunikációhoz és az együttműködéshez. A központi rendszer az EKG-n keresztül működteti a kormányzati belső hálózatot, és biztosítja az Európai Unió intézményeihez az egypontos csatlakozást. Az EKG-n elérhető alapszolgáltatások: kapcsolódási pont, hozzáférés, virtuális magánhálózat (VPN) létrehozása, amely lehetővé teszi az egyes felhasználók EKG infrastruktúrához való hozzáférését és zárt intraneten keresztül történő belső kommunikációját; felhasználói (az üzemeltetőknek szóló) támogatás (Help Desk); internet hozzáférés; domain-név szolgáltatás (Domain Name Service – DNS), mely minden csatlakozott felhasználó számára domain-nevet, cím- és névfeloldást biztosít; elektronikus levelek továbbítása.


40


A fenti szolgáltatások a csatlakozó felhasználók számára a csatlakozás után automatikusan érhetők el. Az EKG ezen túlmenően biztosít külön jogszabály szerint megkötött keretszerződés alapján benyújtott megrendelésre emelt szintű szolgáltatásokat is (például IP telefon, videokonferencia), ezek azonban már külön díjszabás szerint minden csatlakozó szervezet egyéni mérlegelésére vannak bízva. Az EKG üzemeltetője és a hálózatgazda ugyanakkor nem nyújt olyan biztonsági szolgáltatásokat – pl. tűzfal, vírus/spam szűrés, priorizálás, forgalomszabályozás –, melyek az EKG-n továbbított adatok tartalmába történő betekintést, annak vagy meghatározott részeinek megismerését tételeznék fel. E feladatokat az EKG-hoz csatlakozott szervezetek maguk kell ellássák, az EKG-nak a rendelet 4. mellékletében foglalt informatikai biztonsági szabályzata alapján. Az EKG-hoz történő csatlakozás feltételei eltérnek a központi rendszerhez történő csatlakozás szabályaitól. A minisztériumok, az egyéb központi és területi államigazgatási szervek, valamint az okmányirodák kötelesek csatlakozni, illetve más állami szervek, köztestületek, valamint az önkormányzatok csatlakozhatnak az EKG-hoz. Nem csatlakozhat hozzá ugyanakkor gazdálkodó szervezet – a közfeladatot ellátó gazdálkodó szervezetek, valamint a csatlakozásra jogosult szervek által megbízott üzemeltetők kivételével. Ez utóbbiak elektronikus szolgáltatásaik nyújtására jogosultak az EKG-n keresztül, de annak szolgáltatásait csak az üzemeltetési, szolgáltatás-nyújtási feladatukkal összefüggésben vehetik igénybe.

Kormányzati portál, az ügyfélkapu és a hivatali kapu A kormányzati portál feladata a tájékoztatás és a bárki számára hozzáférhető közérdekű szolgáltatások nyújtása, mint például: központi, területi és helyi közigazgatási szervekre, valamint az egyéb állami szervekre és helyi önkormányzatokra vonatkozó közérdekű adatok;



41

hozzáférési lehetőség az elektronikus információszabadságról szóló törvény hatálya alá tartozó információkhoz; az elektronikusan intézhető ügyek listája, az eljáró szerv megnevezése és elektronikus elérhetősége; pályázatok és hirdetmények; kulcstár; személyes azonosítás mellett működő fórum; bejelentések, közlések felülete. A kormányzati portál egyik szolgáltatása az ügyfélkapu, mely az azonosítást igénylő ügyek intézését, és az ezekhez kapcsolódó szolgáltatások elérését biztosítja az állampolgárok számára. A kormányzati portálon és az ügyfélkapun keresztül jelenleg már több száz szolgáltatás érhető el. Ügyfélkapu, illetve elektronikus mutató (link) által elérhető szolgáltatás a kormányzati portálon csatlakozási szerződés alapján indítható. A csatlakozási szerződés alapján a kormányzati portál fenntartója biztosítja a szolgáltatás napi 24 órán át tartó elérhetőségét a kormányzati portálon keresztül, a szolgáltatás személyazonosítást igénylő elemeinek elérhetőségét az ügyfélkapun keresztül, valamint a szolgáltatás ügyfélszolgálati támogatását a kormányzati ügyfél-tájékoztató központon keresztül. Az ügyfélkapu egységes, szabványos csatlakozást lehetővé tevő kormányzati elektronikus ügyfél-azonosító informatikai rendszer. Az ügyfélkapu biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve szolgáltatást nyújtó szervekkel. Az ügyfélkapu alapvető funkciója az ügyfél-regisztráció (okmányirodában vagy legalább fokozott biztonságú és a Ket. egyéb előírásait is kielégítő elektronikus aláírással a kormányzati portálon keresztül), az ügyfélkapuval rendelkező ügyfelek bejelentkezési azonosítása, valamint a viszontazonosítás. Az ügyfélkapu alapvető célja, hogy a regisztrált – ügyfélkaput létesített – felhasználók egyszeri bejelentkezés, azonosítás után használhassák az elektronikusan elérhető közigazgatási szolgáltatásokat. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

42


A hivatali kapu a csatlakozott szervek számára biztosítja a biztonságos elektronikus dokumentumtovábbító szolgáltatáshoz (a továbbiakban: BEDSZ) való hozzáférést. A hivatali kapu a központi rendszernek az a logikai pontja, amelyen keresztül a különböző hivatalok – függetlenül attól, hogy tömegesen (saját elektronikus ügyintézési rendszereikkel) elektronikus ügyintézési szolgáltatást nyújtanak-e – hitelesen fogadni tudják az elektronikus üzeneteket, illetve a hivatalok elektronikus üzenetei a hitelesen azonosított ügyfelekhez eljuttathatók. A hivatali kapu igénybevétele megállapodás alapján történik, melynek alapján a hivatali kapu üzemeltetője biztosítja a hozzáférést a hivatali kapuhoz az igénybevevő szervezet számára. A hivatali kapuhoz hozzáférési joggal rendelkező ügyintézők azonosítása az ügyintéző ügyfélkapu-azonosítóinak felhasználásával történik. A hozzáférésre jogosultak nyilvántartását és a jogosultságok karbantartását az ügyfélkaput fenntartani kívánó szervezet az adatokról és azok változásáról – az érintett hozzájárulásával – adott jelzése alapján a hivatali kapu üzemeltetője látja el. A hivatali kaput igénybevevő szervezet köteles minden munkanapon legalább egy alkalommal ellenőrizni a hivatali kaput és a fogadási kapacitásához igazodóan letölteni a számára beérkezett üzeneteket. Az üzeneteket a letöltéssel egyidejűleg a központi rendszerből automatikusan törlődik.

Kormányzati ügyfél-tájékoztató központ (KÜK) A Ket.-ben szereplő egyes feladatok végrehajtásának biztosítása érdekében hozott 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat 5. pontjának megfelelően kezdte meg működését a KÜK, amely belföldről a helyi díjazású tarifával a 189-es kék hívószámon, külföldről a +36-1-371-9300 számon, valamint interneten keresztül a [email protected] elektronikus levélcímen folyamatosan (napi 24 órában) áll az állampolgárok rendelkezésére. A KÜK célja az állampolgárok és vállalkozások tájékozódásának javítása. Ennek megfelelően a KÜK – a kormányzati portállal együttműködve – teljes körű és szakszerű tájékoztatásra törekszik a magyar állampolgároknak, szervezeteknek és – angol, német, valamint A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


43

francia nyelven – a külföldieknek egyaránt. A KÜK elősegíti, hogy az érdeklődők könnyebben eligazodjanak a különböző közigazgatási ügyekben. Tudásbázisának alapját a hatályos jogszabályok és az ezekre épülő ügyleírások képezik, amit folyamatosan fejleszt a beérkezett kérdések alapján. A KÜK biztosítja továbbá a közigazgatási informatikáért felelős miniszter eseti döntése alapján meghatározott ügyekben a lakossági bejelentések fogadását, előfeldolgozását, továbbítását a feldolgozásukra illetékes szervekhez. A KÜK szolgáltatásait a rendelkezésére álló, elektronikusan elérhető nyilvános adatok, a csatlakozott szervek által rendelkezésére bocsátott információk, valamint saját információbázisa alapján biztosítja. A közigazgatási szervek kötelesek a KÜK rendelkezésére bocsátani az általuk intézett ügyek-re vonatozó ügymenet modelleket, az ügyintézők munkaköri leírásának az általuk kezelt ügyekre vonatkozó részét, hivatali elérhetőségüket, valamint az egyes ügyekhez kapcsolódó állampolgári tájékoztatást szolgáló információkat. Valamennyi központi és területi államigazgatási szervnek – a nemzetbiztonsági szolgálatok kivételével – együttműködést kell kialakítania a KÜK-kel. Az együttműködés tartalmát és formáját külön együttműködési megállapodásban kell rögzíteni. A közigazgatási szervek ügyfélszolgálati feladatot ellátó szervezeti egységei a KÜK-kel való együttműködésük keretében folyamatosan biztosítják a KÜK munkájához szükséges, nyilvános, közérdekű, naprakész, a közigazgatási szerv szervezetére, személyzetére, tevékenységére, működésére és gazdálkodására vonatkozó általános információkat. Hasonló megállapodásra van lehetőség önkormányzatokkal és gazdálkodó szervezetekkel is. Általános, közérdekű adat esetén a válaszadást – lehetőség szerint – egy munkanapon belül kell teljesíteniük a közigazgatási szerveknek. A kormányzati portálon található „Bejelentések” oldalon a kormányzati portál, az ügyfélkapu és a KÜK működésével kapcsolatos panaszokat, észrevételeket, javaslatokat jelezhetik az ügyfelek.


44


BEDSZ A BEDSZ a központi rendszer azon szolgáltatása, amely lehetővé teszi a csatlakozott szervezetek és az ügyfelek egymás közötti kétirányú hiteles dokumentumalapú kommunikációját. A BEDSZ fogadja mind az ügyfélkapun, mind pedig az ügyfélkapu használata nélkül benyújtott – ebben az esetben digitálisan aláírt – dokumentumokat. A BEDSZ a csatlakozott szervezetek megbízása alapján fogadja és elektronikus úton e szervezetek részére továbbítja az ügyfél által az elektronikus ügyintézés körében a csatlakozott szervezethez indított elektronikus dokumentumokat, valamint fogadja és a címzett ügyfélhez továbbítja a csatlakozott szervezet által az ügyfélnek szánt – ebben az esetben is csak már létező, az ügyfél által indított ügyhöz kapcsolódó – válaszdokumentumokat. A BEDSZ az ügyfelek számára az ügyfélkapun keresztül vagy azon kívül digitális aláírással a kormányzati portálon, a csatlakozott szervezetek számára pedig a hivatali kapun keresztül érhető el. A BEDSZ üzenet-alapon dolgozik, azaz kitöltött elektronikus űrlapokat foglal szabványos elektronikus üzenetekbe. Ennek megfelelően a használhatóságához tartozik egy űrlap-tervező alkalmazás is, amellyel komolyabb informatikai felkészültség nélkül is meg lehet tervezni a szükséges elektronikus űrlapokat. Az így megtervezett űrlap ugyanakkor hordoz egy rejtjelező kulcsot is, amivel biztosítható, hogy a dokumentumot a címzett szervezeten kívül más ne olvashassa el. A BEDSZ biztosítja a beérkező elektronikus üzenetek érkeztetését, és ezt megbízható harmadik félként mind az ügyfelek, mind a csatlakozott szervezetek felé tanúsítja. Amennyiben a beérkezéshez kapcsolódik jogkövetkezmény, úgy azt ehhez az időponthoz lehet kapcsolni. Fordított irányban a BEDSZ naplózza azt is, hogy az ügyfél mikor vette át az üzenetet, és a határidők számításánál ezt kell kézbesítési időpontként figyelembe venni. Ha az ügyfél valamiért nem veszi át az elektronikus küldeményt, akkor 5 nap leteltével értesíti erről a küldő szervezetet, aki hagyományos módon gondoskodhat a kézbesítésről. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


45

A rendszer része továbbá a Ket.-ben is szereplő biztonságos tárhely, mely most már korlátozott nagyságú tartós személyes használatú tárterülettel is kiegészült. Itt az ügyfél biztonságosan tárolhatja a hatóságok felé benyújtott üzeneteit, kérelmeit, illetve a tőlük kapott válaszokat. Ez a megoldás lehetőség arra, hogy igen csekély ráfordítással ki lehessen alakítani egy olyan elektronikus ügyintézési felületet, amely nem kíván folyamatos szakmai kontrollt, és mégis biztosítja, hogy az ügyfelek az ügyeik egy jelentős részét elektronikusan intézhessék. Javaslom ezért mindenkinek, hogy tanulmányozza ezt a lehetőséget, és ha további kérdései vannak, tanulmányozza a Miniszterelnöki Hivatal Elektronikuskormányzat-központjának honlapján (www.ekk.gov.hu) a rendszerre vonatkozó tájékoztatást. Ezek közül kiemelném a rövidesen megújuló 21. sz. ajánlást, amely a központi rendszerhez történő csatlakozás részletes szabályait írja le elég sok mintával, de ugyanitt lesznek hozzáférhetőek a nyomtatványtervezővel kapcsolatos leírások is.

Szervezési kérdések, feladatok Az e-Kormányzat Stratégia kormányhatározatban történő elfogadása, az EKK megfelelő kompetenciákkal történő felruházása is nagyban hozzájárul az on-line ügyintézési környezet kialakulásához. Az EKOB és a KIETB létrehozása biztosította, hogy az e-kormányzati, államigazgatási fejlesztések, mind a közigazgatás korszerűsítése, mind az informatikai fejlesztések területén koordináltan valósuljanak meg. A program kockázatai között szereplő intézményi érdektelenség és ellenállás e bizottságok munkájában nem volt tapasztalható. Az EKK weboldalán a bizottságok munkája részletekig nyomon követhető. A jelenlegi helyzetben azonban szükségtelenné vált a két egymás segítő bizottság fenntartása, és az EKK feladatinak növekedésével az erőforrások sem voltak elégségesek a két párhuzamos rendszer működtetéséhez. A működési modell egyszerűsítése érdekében, az Információs Társadalom Koordinációs Tárcaközi Bizottság Elektronikus KözigazA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

46


gatási albizottságát is magába olvasztva az 1026/2007. (IV. 11.) Korm. határozat alapján egy egységes szervezet felügyeli az elektronikus közigazgatás stratégiájának, illetve szabályozásának alakítását. E határozat nyomán ez év júniusában megalakult a teljes közigazgatási informatikát koordináló Közigazgatási Informatikai Bizottság (KIB), és megkezdték a munkát az egyes témákat gondozó albizottságok is. Az elfogadott működési szabályzat szerint tartósan öt albizottság fog működni, de van lehetőség eseti albizottságok kiküldésére is valamely konkrét feladat megvizsgálása, szabályozása érdekében. A kormányzati területen az informatikai működésre és fejlesztésre vonatkozó részletes szabályokat a 44/2005. (III. 11.) Korm. Rendelet rögzíti. Ennek megfelelően az intézmények évente kötelesek felülvizsgálni, aktualizálni informatikai stratégiájukat (a rendelet a tervek szerint 2008 első félévében aktualizálásra, pontosításra kerül az elmúlt két év tapasztalatai alapján). Jelenleg ezek a stratégiák még kevéssé képesek betölteni átfogó, összehangoló feladatukat, többségükben az mindennapi tevékenységhez szükséges fejlesztéseket, a napi működéshez kapcsolódó beruházásokat tartalmazzák, nem foglalkoznak sem az ágazat, sem a szűkebb terület perspektivikus kérdéseivel. Az EKK belső konferenciák szervezésével, az intézmények közül kiemelt „best practice” tanulmányok bemutatásával segíti a szükséges szemléletváltást. Elkészült a stratégiai tervezést segítő 22. sz. KIETB ajánlás, amely az EKK honlapján elérhető, és minden érintett számára támpontot ad a tervezés módszereiről, illetve a stratégia szükséges tartalmáról. A Ket. alapelveinek teljesítése komoly szakmai kihívás elé állítja az intézményeket. Az on-line ügyintézés csak az elektronikus ügyintézés logikáját figyelembe vevő ágazati szabályozásokra épített, jól szervezett belső folyamatokkal lehetséges. Az EKK koordinációs tevékenységével további támogatást tud nyújtani az intézményeknek. Az új feladatok integrálása az intézményi stratégiakészítési kötelezettség tartalmába (informatikai stratégia helyett, e-közigazgatási stratégia) felgyorsíthatja a szükséges ágazati szabályozások elkészülését: A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


47

e-munkafolyamatok kialakítása; e-aláírás integrálása; e-fizetés integrálása; a KR-en keresztül történő szolgáltatás; ügyintézők felkészítése; ügyfelek tájékoztatása; szükséges informatikai fejlesztések megvalósítása.

Az e-aláírással kapcsolatos átfogó szabályozási feladatok jelentős részben elkészültek. Az e-aláírás területén az alkalmazási oldal szabályozása elsősorban ágazati feladatot jelent. Az ágazati feladatok között kiemelkedik az elektronikus dokumentum- és űrlap-formátumok elkészítésének és gondozásának kérdésköre, amiről később még részletesebben lesz szó. Ugyanakkor az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény hatályba lépése óta eltelt immár több mint öt évet nem tekinthetjük sikertörténetnek. Az elektronikus aláírás mindmáig nem tudott áttörést elérni. Ennek oka véleményem szerint kettős. Egyrészt a közigazgatás maga nem elegendő arra, hogy az elektronikus aláírás használatát az ügyfelek számára gazdaságossá, hatékonnyá tegye. Másrészt igen nagy a belső tehetetlenség, amit felerősít az a tévképzet, hogy elektronikus aláírás biztosítása egy hivatalban igen komoly beruházást kíván. Ez a tétel ugyan Magyarországon a még mindig alacsony elterjedés és ebből következően a hazai hitelesítésszolgáltatók beruházásaik remélt megtérülése érdekében folytatott árpolitikája miatt nem elhanyagolható, de már éves százas nagyságrendű ügyiratforgalom mellett megtérülhet. Éppen ezért fontos, hogy az elektronikus ügyintézési lehetőségek összességükben elérjék a kritikus tömeget, és akkor reményeink szerint eléggé gyorssá válhat a terjedésük. Az e-fizetés kérdésköre nincs lezárva. Az elkészült megvalósíthatósági tanulmány alapján a következő területek szabályozása szükséges: On-line ügyintézések illetéke, díja; Közigazgatáson belüli elszámolás; Fizetési módok. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

48


Ebben a témakörben az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program keretében a PMISZK (Pénzügyminisztérium Informatikai Szolgáltató Központja) koordinálásával indult el egy átfogó fejlesztés, aminek eredményeként a szolgáltatás valamennyi közigazgatási szerv számára rendelkezésre fog állni. Fontos rendezni a jelenleg önálló fizetési és azonosítási rendszerrel működő on-line szolgáltatások integrálásának szabályozási kérdéseit is.

Nemzetközi trendek és értékelések a közigazgatás elektronizálásában Az Európai Unió globális versenyhelyzetének gyengülése következtében egyre fontosabb szerepet kap az információs és kommunikációs technológiai eszközök növekedést generáló hatásának hangsúlyozása. Ennek szellemében fogalmazódott meg az Európai Bizottság „i2010: Munkahelyteremtés és növekedés az információs társadalomban” elnevezésű kezdeményezése [COM(2005) 229], melynek első tapasztalatait 2006 végén összegezték. A tagállamok számára a korábbinál erőteljesebb fellépést sürgető kezdeményezés harmadik pillére a társadalmi integráció elősegítését szorgalmazza, többek között a jobb elektronikus közszolgáltatások fejlesztése és társadalmi kiterjesztése révén. A tématerület jelentőségét mutatja, hogy egyes szcenáriók szerint az EU25 országok GDP-je 2005 és 2010 között az e-közigazgatási kutatási- és fejlesztési-programoknak köszönhetően 1,54 százalékkal (azaz mintegy 166 milliárd Euróval) nőhet, amire jó esély is van, hiszen számítások szerint az Unió tagállamai – köztük vezető helyen a skandináv államok és Nagy-Britannia – évente közel 12 milliárd eurót költenek az e-közigazgatás fejlesztésére. 1 1

http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=25083



49

Óriási léptékű mind a fejlődés üteme, mind a szemléleti változás: például az Egyesült Államok első kormányzati portálja a mindössze 12 évvel ezelőtti megszületésekor mindössze néhány statikus információt nyújtott. Napjainkban az on-line közigazgatási szolgáltatásoknak azonban már egészen új kihívásoknak kell megfelelniük: a kormányzat működésének átláthatóvá és elszámolhatóvá kell válnia, növelni kell a felhasználók, az állampolgárok elégedettségét, és csökkenteni kell a vállalkozásokra, valamint az adófizetőkre nehezedő bürokratikus terheket, biztosítva ugyanakkor a hivatali szolgáltatások sokcsatornás elérhetőségét. Az Európai Bizottság világosan fogalmaz: a 2010-ig el kell érni, hogy az Unió valamennyi állampolgára (korra, nemre és vagyoni helyzetre való tekintet nélkül) könnyedén hozzáférhessen a megbízható, biztonságos és egymással együttműködő elektronikus szolgáltatásokhoz és a modern technológiai eszközök széles skálájához. Az Európai Unió polgárai egyértelműen igénylik az e-kormányzati és egyéb közszolgáltatások on-line elérhetőségét, hiszen az e-közszolgáltatásokat igénybe vevő személyek 55 százaléka az Unióban pozitívan nyilatkozott azokról. Ugyanakkor a felhasználók egyharmada (33%) legalább egyszer már beleütközött valamilyen akadályba akkor, amikor e-közigazgatási szolgáltatást akart igénybe venni, állapította meg az Unió által finanszírozott eUser projekt 2 során végzett felmérés. Ennek a vizsgálatnak az egyik további érdekes eredménye szerint a felhasználók hiába örülnek az on-line kapcsolatfelvétel és ügyintézés lehetőségének, mivel gyakran érzik úgy, hogy ez a forma – a személyes vagy telefonos ügyintézéssel összehasonlítva – nem jár kézzelfogható előnnyel számukra. Általános európai tapasztalat, hogy azoknak az internetet nem használó állampolgároknak a körében, akik egyébként szeretnének eközigazgatási szolgáltatásokat igénybe venni, három közül egy azért nem tudja ezt megtenni, mert nincs meg hozzá a szükséges számítógépes tudása. Az ismeretek hiánya és a gyakorlatlanság miatt az állam-

2

http://www.euser-eu.org/


50


polgárok jelentős része nem jut el odáig – még a megfogalmazott igényeik ellenére sem –, hogy kipróbálja az e-közigazgatási szolgáltatásokat. Magyarországon még inkább ezzel a helyzettel kell szembenézni, ugyanis az utóbbi két évben az internet-felhasználók szociológiai öszszetétele, valamint a háztartások PC- és internet-ellátottsága alig változott. A „World internet Project”-ben 3 közreműködő kutatók becslései szerint a felnőtt magyar lakosság 64 százaléka nem tekinthető internetezőnek, és 2006-ban a lakosság 53 százaléka egyáltalán nem használt számítógépet. A 29 százalékos munkahelyi PC-használattal az EU 27 tagországa körében az utolsók közé tartozunk. Ennél is komolyabb problémát jelez az a tény, hogy az internetet, illetve számítógépet nem használók körén belül túlsúlyban vannak azok, akiknek semmilyen közvetlen kapcsolatuk sincs az információs társadalom eszközrendszerével, illetve olyan személyekkel, akik interneteznek, vagy igénybe veszik az e-közszolgáltatásokat. Ma az egyik meghatározó társadalmi kihívás, hogy miként lehet az információs társadalom hétköznapi kulturális kereteit kiterjeszteni azokra is, akik ebből a szempontból ma meglehetősen nagy elszigeteltségben élnek. A felzárkóztatáshoz, ösztönzéshez jó lehetőséget nyújthatnának az eközigazgatási szolgáltatások, amelyek iránt a magyar társadalomban is meglepően nagy a mostani felhasználói rétegtől eltérő társadalmi, kulturális és gazdasági jellemzőkkel leírható csoportok részéről is az érdeklődés, a nyitottság. Az Európai Unió által mért húsz on-line közigazgatási szolgáltatáson túlmenő fejlesztési törekvésekkel kapcsolatban azonban komoly gondot jelent, hogy a felhasználók, illetve a náluk egyelőre lényegesen nagyobb tömeget képviselő nem-felhasználók igényei és elvárásai gyakorlatilag nem ismertek. A nemzetközi tapasztalatok azt mutatják, hogy mind a digitális írástudás, mind az e-közigazgatási szolgáltatások iránti igények szintjének

3

http://www.ittk.hu/web/wip.html



51

növelésében kiemelt szerepe lehet az államnak. Dániában például az ekormányzati szolgáltatások igénybevétele nem lehetőség, hanem kötelezettség, ugyanis különféle intézkedések révén többek között megkövetelik az állampolgároktól, hogy nevezzenek meg egy folyószámlát, amelyen keresztül az állami intézményekhez irányuló pénzügyi tranzakcióikat lebonyolítják. Hasonlóan jótékony irányban befolyásolhatja az e-közigazgatási szolgáltatások igénybevételét a Magyarországon kötelezővé tett elektronikus adóbevallás is, ami vissza is tükröződik abban, hogy az Ügyfélkapun keresztül regisztrált magánszemélyek száma 2007. áprilisa végére elérte az 550 ezer főt. Ugyanakkor – szintén az idézett kutatások megállapításai szerint – az új szolgáltatások beindításával párhuzamosan sokkal több figyelmet és pénzt kell fordítani az e-közigazgatás népszerűsítését segítő hatékonyabb marketing és reklám tevékenységre. Az e-közigazgatás fejlődésének hazai lendületét mutatja a Capgemini felmérése 4 is, mely szerint az utóbbi egy évben Magyarországon ment végbe a legnagyobb fejlődés, melynek köszönhetően az európai rangsorban a 23. helyről a 14-re léptünk előre. 2003-ban a hazai elektronikus szolgáltatások csak 15 százalékos készültségi szintet értek el, ami 2006-ra felugrott 80 százalékra, míg a teljes mértékben on-line is elérhetővé tett szolgáltatások aránya 50 százalékra emelkedett, s így mindkét mutató tekintetében elértük az Európai Unió átlagát. Sajnálatos módon a kimutatott fejlődési ütem 2007-ben megtört, ami l két tényezőre vezethető vissza. Egyrészt szükséges volt az előző években rohamléptekben megvalósított fejlesztések konszolidációja, másrészt az új Nemzeti Fejlesztési Tervben indítandó fejlesztések megalapozása is nem kis energiát vett igénybe. Így a 2007-es évben a szolgáltatási szint a mért szolgáltatások terén nem változott, ami újra visszacsúszást jelent a 19. helyre.

4

http://ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/docs/benchmarking/online_availability_2006.pdf


52


4. ábra – Az on-line szolgáltatások szofisztikáltságát mutató lista 2004-ben és 2006-ban Forrás: Capgemini, 2006 2007-től azonban sor kerül az eddig ismert négy szolgáltatási szint mellett egy ötödiknek a bevezetésére is, amit leginkább proaktív szolgáltatásnak nevezhetünk. A közigazgatási eljárási törvény megfelelő alapot nyújt ennek az ötödik szolgáltatási szintnek az eléréséhez, hiszen például a rendszeresen igénybe vett adóbevallási és társadalombiztosítási szolgáltatások esetében teljesen felesleges újra és újra megadni azokat az adatokat, amelyek már a közigazgatás rendelkezésére állnak. A nyilvántartások alapján egy sor esetben tájékoztatni lehet az ügyfelet az előtte álló ügyintézési teendőkről, segítséget lehet neki nyújtani, illetve bizonyos esetekben külön kérelem nélkül is biztosítani lehet egyes állami szolgáltatásokat, ha minden azokhoz szükséges adat rendelkezésre áll. Ugyanakkor az adatvédelemben a célhoz kötöttség elve jelentősen korlátozza is ezt a lehetőséget, tehát mindenképp szükség van az ügyfél igényének bejelentésére az ilyen szolgáltatások kialakításához. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


53

Látható tehát, hogy a jó eredmények hamar veszélybe kerülhetnek, amennyiben a közeljövőben a kormányzati törekvés nem követi az eddigi határozott utat. Az jól érzékelhető, hogy az infrastrukturális fejlesztési programok önmagukban nem fognak jobb mutatókat generálni sem az egyszerű IKT eszközök használata, sem az e-szolgáltatások igénybevétele terén. A forrásokat sürgősen azokra a területekre kell összpontosítani, ahol az e-közigazgatás az állampolgárok részéről elfogadott, sőt igényelt tevékenységgé válik. Ehhez természetesen meg kell ismerni az állampolgároknak a közigazgatással szemben támasztott igényeit, konkrétan meghatározva, hogy a több száz elektronizálni kívánt szolgáltatás közül melyekre van a legnagyobb kereslet. Az új fejlesztési programok tervei szerint az e-közigazgatás terén kiépül az úgynevezett „állampolgári közmű”, ami a különféle intézményekben (könyvtárakban, iskolákban, művelődési házakban, polgármesteri hivatalokban), illetve erre a célra létrejövő szolgáltatóknál létrehozott hozzáférési pontokon biztosítja azt az informatikai és ügyintézési támogatást, ahonnan a hozzá nem értő állampolgárok is elérhetik az Ügyfélkaput. Itt kiemelt fontosságú a humán-infrastruktúra, a hozzáértő segítők felkészítése, ami az e-Magyarország pontok esetében elmaradt, s így a korábbi fejlesztési erőfeszítések társadalmi, közösségfejlesztő hatása nem mondható jelentősnek. Köztudott szociológiai tény, hogy az innovációk, az új lehetőségek elterjedését nagyban befolyásolja az, hogy miként terjednek a velük kapcsolatos információk, és igénybevételükhöz miként lehet ismerősöktől, szakemberektől tanácsot vagy segítséget kérni. Az eUser projekt során végzett felmérések szerint az e-közigazgatási szolgáltatásokat felhasználó állampolgároknak közel a fele egyben társadalmi közvetítőként is tevékenykedik, azaz minden második felhasználó segít olyan barátainak, ismerőseinek vagy rokonainak igénybe venni valamilyen on-line szolgáltatást, akik egyébként nem kerülnének be a felhasználók körébe. A nemzetközi összehasonlításban elénk táruló kedvező hazai kép azonban csalóka lehet, hiszen ezek a felmérések rendre csak az ügyfél-oldali A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

54


(front-office) szolgáltatásokat veszik figyelembe, a szolgáltató-oldali fejlettséget kevésbé vizsgálják. Így viszont gyakran az elemzők elől is rejtve maradnak azok a megkerülhetetlen szolgáltató-oldali (backoffice) kihívások és kívánatos reformok, amelyek nélkül egy idő után az ügyfél-oldali eredmények sem lesznek fenntarthatók. Különösen problematikus, hogy az e-közigazgatási szolgáltatások megvalósítására a legnagyobb részt európai uniós forrásokból összesen körülbelül 11 milliárd forintnyi fejlesztést elnyert önkormányzatok döntő többségénél a változtatás még igény szinten sem jutott túl az egyszerű informatikai beruházáson. A projektek nem párosultak a szervezet és a folyamatok racionalizációjával, a tudásmenedzsment, a szolgáltatásvásárlás alkalmazásával. Soha nem volt nagyobb szükség a központi és az önkormányzati fejlesztési programok koordinációjára, az információ-megosztásra, mint most.

Új kihívások az európai e-kormányzati szolgáltatások fejlődésében Az e-közigazgatással kapcsolatos nemzetállami fejlesztések egységes mederbe terelése érdekében az EU kezdeményezte az interoperabilitás alapelvén működő pán-európai szolgáltatások fejlesztését. A 2006. április 25-én nyilvánosságra hozott i2010 E-Kormányzati Akcióterv egyik legfőbb prioritásként a biztonságos szolgáltatások megteremtését tűzte ki célul, előirányozva, hogy az állampolgárok számára kényelmes, megbízható, könnyen hozzáférhető és egymással együttműködő közszolgáltatásokat kell nyújtani, melyek lehetővé teszik az elektronikus személyazonosítást, hogy tartózkodási helyüktől függetlenül biztonságosan használhassák az elektronikus információs közszolgáltatásokat. A Bizottság ezért igyekszik kiemelten kezelni az elektronikus azonosítás-menedzsment területét és az elektronikus aláírás szabályozásának felülvizsgálatát. A kormányzati szféra az Unió valamennyi tagállamában szembesül olyan problémákkal, hogy hogyan biztosítható biztonságos, ugyanakkor A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


55

kényelmesen, a nem igazán felkészült felhasználók által is működtethető hozzáférés az alkalmazásokhoz, hogyan menedzselhető a közigazgatási folyamatoktól függő hozzáférési jogok biztosítása iránt egyre növekvő felhasználói igények kielégítése. A stratégia a legfontosabb tennivalók között megjelölte, hogy 2010-re legyen olyan megbízható e-azonosítás minden európai ügyfélre az adatvédelem figyelembevételével, melyet minden tagország saját felelősségében old meg, és elismer; ennek megalapozására készüljön el egy világos terminológia; legyen megoldva a meghatalmazás, közvetítés, szerepkezelés; legyenek egységes dokumentumformátumok; legyenek egységes kritériumok a hiteles dokumentumokra vonatkozóan; legyen megoldva a dokumentumok egységes azonosítása, hiteles archiválása. Az első feladat végrehajtása során messzemenően figyelembe kell azt venni, hogy számos ország már jelentősen előrehaladt saját e-közigazgatási ügyfél-hitelesítési rendszerének megvalósítása terén. Ezek a megoldások jelenleg nem átjárhatóak, és mivel már hatalmas összegeket ruháztak be megvalósításukra, nem lehet szó arról, hogy a meglévő megoldásokat lecseréljék valamilyen páneurópai egységes megoldásra. További nehézséget jelent az egységesítés útjában az a tény, hogy az Európai Unió elsődleges jogát képező, az európai közösség létrehozásáról szóló szerződés 18. cikke szerint az útiokmányokra, személyazonosító igazolványokra, a tartózkodási engedélyekre vagy bármely egyéb ilyen okmányra (a vízumok kivételével) vonatkozó rendelkezések nem tartoznak közösségi hatáskörbe. Ez nyilván vonatkozik az elektronikus okmányokra is. Mindezek miatt a tervek szerint az egyes tagországok saját kompetenciájukban valósítják meg e-közigazgatási személyhitelesítési rendszerüket, de el kell ismerniük egymás hitelesítését. Az átjárhatóságot a szövetséges (föderatív) modell alkalmazásával, és a hozzá tartozó szabványosítással, ill. szabványok átvételével kell biztosítani. Fontos szempont, hogy többszintű legyen a modell, azaz tegye lehetővé a különböző A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

56


biztonsági és hitelesítési igényekhez igazodóan a hitelesítés különböző szintjeinek használatát. Azt majd csak a későbbi vizsgálatok döntik el, hogy ehhez szükség van-e egy nemzetek fölötti uniós infrastruktúra felállítására, vagy az országok közötti kölcsönös elismerés lesz a járhatóbb út. Ugyancsak fontos biztosítani az uniós és a nemzeti adatvédelmi irányelvek maradéktalan érvényesülését. Az egyes országok igényein túl ki kell elégíteni a páneurópai közszolgáltatások hitelesítési igényeit is. Ezzel a kérdéssel elsősorban az Unió IDABC programja foglalkozik. Ezért is szorgalmazza az Európai Unió a nemzetek közötti párbeszéd kialakítását az azonosítás-menedzsment kérdéséről, melyre az EU finanszírozású GUIDE projekt ad lehetőséget. A holisztikus megközelítést alkalmazó GUIDE projekt interdiszciplináris perspektívából tekint az azonosítás témakörére, s ezért etikai, jogi és technikai szempontoknak, valamint a kormányzati működési folyamatok sajátosságainak a szem előtt tartásával alakítja ki a nyitott alapú hitelesítés, az azonosítás-menedzsment olyan módszereit, amelyek a közigazgatás-közigazgatás (G2G), a közigazgatás-magánszektor (G2B), valamint a közigazgatás-állampolgár (G2C) viszonylatokban egyaránt alkalmazhatók. Az úgynevezett „legjobb gyakorlatok” bemutatására és terjesztésére egy erre a célra létrehozott hálózati portál 5 szolgál. A portál az átlátható elektronikus közigazgatási rendszer megteremtéséről elfogadott manchesteri memorandumban meghatározott „forró területek” – az e-inclusion, (vagyis az állampolgároknak a döntéshozatali folyamatokba való bevonása), továbbá az információk, a munka, a tőke és a javak áramlását elősegítő szolgáltatások, az azonosítás-menedzsment, valamint a befogadó e-közigazgatás – szerint csoportosítva mutatja be a legjobb gyakorlatokat. 2007. november elején

5

http://www.epractice.eu/



43 országból

643 esetleírás

11339 érdeklődő

2573 hír

462 esemény (rendezvény)

582 elemzés, dokumentum, információforrás

57

szerepel az adatbázisban. A legtöbb ilyen követendő példát eddig Németország, Olaszország és az Egyesült Királyság területéről gyűjtötték össze, de nagy számú az EU megrendelésére készült elemzések száma is. Hasonló rendszer itthon is működik a kormányzati portálon mellékletként elérhető Bevált Gyakorlatok Műhelye. Az Európai Bizottság a Hatodik (kutatási) Keretprogram (FP6) keretében indította el az eGovRTD2020 nevű projektet. A program legfőbb célkitűzése, hogy megalkossa a koherens egésszé alakított közösségi kormányzati modell vízióját, ezért feladatának tekinti a jelenleg futó eközigazgatási kutatatási programok kanalizálását, a „forró területek” azonosítását, valamint az e-közigazgatási erőfeszítések tágabb környezetét meghatározó elemek feltérképezését, melyek alapján lehetséges jövő-forgatókönyveket is igyekszik felvázolni. Ily módon az e-közigazgatáshoz multi-diszciplináris szemlélettel közelítő, benchmarking típusú vizsgálódás a közigazgatási kérdéseket a társadalmi-gazdasági változások komplex rendszerének kontextusában tárja fel és elemzi.


58


Dr. Kissné Dr. Szabó Krisztina A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelését szabályozó törvény aktualitásai és megvalósítási lehetőségei Ma már egyértelműen biztos, hogy véget ért az az időszak, amikor évtizedeken keresztül az iratkezelés csak marginális kérdésnek minősült, így fejlesztése legtöbbször el is maradt. A szolgáltató állam építése, valamint az ügyfélbarát közigazgatás létrehozása nem valósítható meg az egész közigazgatást átszövő iratkezelés egységesítése és korszerűsítése (elektronizálás) nélkül, amelyben azonban még egymás mellett, együtt él – remélhetőleg nem túl hosszú ideig – a papír alapú és az elektronikus irat. Hazánkban a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) hatálybalépésével, főként az elektronikus ügyintézés törvényi szintű szabályozásával, az elektronikus iratok elterjedése és használata nyomán egyre nagyobb teret nyer az az új szemlélet is, amely az iratkezelést egységes folyamatként, a dokumentumok teljes életciklusának figyelembevételével definiálja. Az elektronikus ügyintézés – beleértve az elektronikus ügyvitelt is – egyik alapvető követelménye ugyanis, hogy a szervezeteken belül az információs folyamatok integráltan menjenek végbe. Az eddig egy-egy folyamatra kialakított alkalmazásszigetek legyenek képesek az egymással történő kommunikációra, az információ gyors és egyszerű, a felhasználó igényének megfelelő visszakeresésére, mert így lehet igazából a közigazgatásban az információt, mint hatéA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

Dr. Kissné Dr. Szabó Krisztina: A közfeladatot ellátó szervek …

59

kony erőforrást felhasználni és ezáltal az ügyfeleket és állampolgárokat tehermentesíteni. A Ket. által elindított modernizációs folyamatok így az elektronikus iratkezelés bevezetésének katalizátorává váltak, mivel – ahogyan az a fentiekből is egyértelművé válik- az elektronikus ügyintézés bevezetése a belső ügyviteli és iratkezelési folyamatok modernizációja nélkül, bár nem elképzelhetetlen, de mindenképpen több anyagi és humánerőforrás ráfordítást eredményez, mint megtakarítást. A fejlesztési törekvések, projektek során ezért mindenképpen érdemes első lépésként az elektronikus iratkezelést, második lépésként az elektronikus dokumentumkezelést és csak harmadik lépésként az elektronikus ügyintézést bevezetni. Bár hosszú távon is az elektronikus és a papíralapú iratok egy szervezeten belüli egységes kezelésére kell felkészülnünk, a közigazgatás óriási lépést tett az ügyfélbarát és takarékos ügyvitel kialakításának irányában, mely folyamatnak egyértelmű és meghatározó részét képezi az iratkezelés modernizációja.

Alapvető fogalmak Mielőtt az iratkezelés rejtelmeiben elmerülnénk, fontosnak tartom néhány alapvető fogalom egyértelmű meghatározását. Digitális aláírás:

digitális adatok hitelesítésére szolgáló kódsorozat, amely matematikai algoritmussal készített, és az üzenetekhez csatolt. Lehetővé teszi, hogy minden digitálisan aláírt üzenet olvasója ellenőrizni tudja az üzenetet küldőt, és az üzenet sértetlenségét. A küldő privát kulcsával készül és annak publikus kulcsával lehet ellenőrizni eredetiségét. Dokumentumfüggő, azaz, ha bármilyen változtatás történik az aláírt üzenetben,


60


akkor a digitális aláírás nem fejthető vissza; Dokumentum:

egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum;

Elektronikus aláírás ellenőrzése:

az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmának összevetése, a dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával;

Elektronikus aláírás felhasználása:

elektronikus adat elektronikus aláírással történő ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenőrzése;

Elektronikus dokumentum formátuma:

a) elektronikus dokumentum formátumának tekintendő az a műszaki előírás, amely az elektronikus dokumentum értelmezhetőségének biztosítása céljából összefüggő módon rögzíti: a meghatározott felhasználási célú elektronikus dokumentumfajta egyes műszaki jellemzőit, felépítését vagy adatszerkezetét, ideértve az elektronikus dokumentum informatikai rendszerek közötti kicserélésének feltételeit és eljárását is, vagy b) az elektronikus dokumentumot tároló elektronikus adathordozóval szemben támasztott követelményeket;

Elektronikus dokumentum:

elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

Elektronikus visszaigazolás:

olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról



61

értesíti annak küldőjét; Előírt formátum:

Az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló 12/2005. (X. 27.) IHM rendeletben (a továbbiakban: formátum rendelet) előírtak szerinti formátum, amelyet a közigazgatásban, az elektronikus kapcsolattartásban el kell fogadni;

Érkeztetés:

Minimálisan az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, az érkeztetés dátumának, a küldemény sorszámának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának nyilvántartásba vétele;

Expediálás:

az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás:

elektronikus aláírás, amely alkalmas az aláíró azonosítására, egyedülállóan az aláíróhoz köthető, - olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, - a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítása érzékelhető;

Időbélyegző:

elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének


62


időpontjában változatlan formában létezett;

Iktatás:

az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;

Irat:

valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

Iratkezelési szoftver:

az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere;

Kiadmányozás (kiadványozás):

a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;

Közfeladatot ellátó szerv:

az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;

Közirat:

a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tarto-



63

zott;

Maradandó értékű irat:

a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

Metaadat:

strukturált vagy félig strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át azon tartományokon belül, amelyekben létrehozására sor került, az adatról szóló leíró adat;

Minősített elektronikus aláírás:

olyan – fokozott biztonságú – elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki.

Az elektronikus ügyintézés szabályozása a Ket.-ben A Ket. az ügyfélbarát közigazgatás megteremtése és az ügyfelek adminisztrációs terheinek csökkentése érdekében törvényi szinten, a Ket. X. fejezetében szabályozta az elektronikus ügyintézés alapvető szabályait. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

64


A Ket. 160. §-ának (1) bekezdése szerint „törvény, kormányrendelet, önkormányzati rendelet eltérő rendelkezése hiányában a hatóság a közigazgatási hatósági ügyeket elektronikus úton is intézi”. E rendelkezés tehát, bár lehetőséget teremt arra, hogy meghatározott jogforrások kizárják az elektronikus ügyintézést, mégis ösztönzőleg hat az egyes hatóságokra, hogy az e törvény által kijelölt modernizációs utat kövessék. A 160. § az elektronikus ügyintézés két lehetséges formáját szabályozza, melyek közötti különbségeknek az iratkezelés szempontjából is kiemelt a jelentősége. A 160. § (2) bekezdése az e-ügyintézés bizonyos szempontból kötetlenebb, bár kevésbé elterjedt módjáról rendelkezik, miszerint az ügyfél a kérelmét elektronikus levelező rendszer segítségével nyújtja be közvetlenül, vagy a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül a hatóság e célra kijelölt elektronikus postafiókjába (külön e célra kijelölt postafiók esetén). Az ügyintézés e formájához azonban elengedhetetlenül szükséges az ügyfél legalább fokozott biztonságú a közigazgatási eljárásban felhasználható elektronikus aláírása, melynek érvényességét, ezáltal az ügyfél természetes személyazonosítóit a hatóság a hitelesítés szolgáltatón keresztül ellenőrzi. A hitelesítés szolgáltató a megadott adatok egyezéséről vagy az esetleges eltérésekről értesíti a hatóságot. Azok számára akik a fenti fokozott biztonságú elektronikus aláírással nem rendelkeznek (tekintettel arra, hogy az, mint termék piaci szolgáltatóktól vásárolható meg, ára azonban az évi egy-két ügyet intéző természetes személyek számára nem térülhet meg) az elektronikus ügyintézés lehetőségét központi rendszer biztosítja. Ez a rendszer ma már a www.magyarorszag.hu kormányzati portálon keresztül érhető el. E rendszer igénybevételéhez sem mellőzhető azonban az ügyfelek azonosítása. Az úgynevezett ügyfélkapu létesítéséhez ezért az ügyfeleknek a személyi adat és lakcímnyilvántartás központi szervénél, vagy az okmányirodában kell személyesen megjelenniük, személyazonosságukat arra alkalmas hatósági igazolvánnyal igazolniuk. Az ügyfél személyes A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


65

adatai és a hivatalos ügyintézésre használható elektronikus levélcíme ekkor kerülnek rögzítésre, majd egy egyszer használható kódot kap, mellyel az ügyfélkaput megnyithatja és a belépéséhez szükséges jelszót képezhet. Ezt követően az ügyfél a felhasználói neve és jelszava megadásával az ügyfélkapun keresztül léphet kapcsolatba azokkal a szervekkel, melyek a központi rendszer útján végeznek elektronikus ügyintézést, vagy nyújtanak interaktív szolgáltatást. Az elektronikus ügyintézés e két formájának az iratkezelés szempontjából kiemelt jelentősége van. Tekintettel arra, hogy az elektronikus dokumentumoknak nem csupán a benyújtása de a hatóság részéről történő fogadása sem a szokásos módon történik a Ket.-ben az elektronikus dokumentumok fogadása részletes szabályai is meghatározásra kerültek. A Ket. 161. §-a előírja, hogy a hatóság az elektronikus dokumentum megérkezéséről, elektronikus érkeztető számot tartalmazó visszaigazolásban értesíti az ügyfelet, illetve a hatóság a dokumentum megérkezését követő három napon belül megvizsgálja, hogy az megfelel-e a jogszabályban előírt követelményeknek. E rendelkezésből két követelmény is levezethető. Egyrészről, hogy az ügyfelek csak a külön jogszabályban meghatározott formátumban küldhetik be elektronikus dokumentumaikat, mivel a közigazgatási hatóságtól nem várható el, hogy valamennyi létező elektronikus dokumentumformátum fogadására felkészüljön, másrészről viszont a hatóságnak olyan elektronikus rendszerrel kell rendelkeznie, amelyik képes automatikusan érkeztető számot generálni az elektronikus dokumentumhoz, és azt egy visszaigazolásban megküldi a dokumentumot beküldő ügyfél részére. Mivel e ponton már összekapcsolódik a hatóság belső ügyiratkezelése az elektronikus ügyintézéssel, továbbá a visszaigazolásnak az ügyfél részére történő elküldésével állnak be az ügyfél beadványának megérkezéséhez fűződő jogkövetkezmények, e szabályokra még külön vissza fogunk térni. A fent leírtak eljárásjogi jelentősége okán az ügyfél az értesítés kézhez vételének visszaigazolására köteles (hivatalos postafiókon keresztül történő ügyintézés esetén). A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

66


Ahogyan az a fent leírt rendelkezésekből is megállapítható, az elektronikus ügyintézés fokozott körültekintést igényel a hatóságtól és az ügyféltől egyaránt. Éppen ezért a Ket. egyrészt meghatározta azon ügytípusokat, melyekben törvény eltérő rendelkezése hiányában nem alkalmazható elektronikus út, valamint rendelkezett arról, hogy az ügyfél – törvényben meghatározott kivételekkel – nem kötelezhető arra, hogy eljárási cselekményeit elektronikusan végezze, illetve arról, hogy az ügyfelet az eljárás bármely szakaszában megilleti az a jog, hogy a hagyományos és elektronikus ügyintézés között válasszon, még akkor is, ha kérelmét elektronikus úton nyújtotta be. Az elektronikus ügyintézés tárgyalásakor feltétlenül szót kell ejteni a hitelesség kérdésköréről is. Az ügyfél kérelmének tartalmát, valamint az ügyfél személyazonosságát, ahogyan azt már láthattuk a benyújtott elektronikus beadványok esetén az ügyfél elektronikus aláírása, vagy az ügyfélkapu rendszere biztosítja. Elektronikus ügyintézés esetében azonban az ügyfélnek is szüksége van biztosítékokra a tekintetben, hogy a részére megküldött elektronikus dokumentum valóban az illetékes hatóságtól származik, illetve azt valóban a dokumentumban megjelölt időpontban állították ki. Ezért a Ket. úgy rendelkezik, hogy bizonyos dokumentumokat (a hatóság döntése, hatósági bizonyítvány, hatósági igazolvány, szakhatósági állásfoglalás) kizárólag minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglaltan kézbesíthető elektronikusan. További biztonsági intézkedésként jogszabály időbélyegző alkalmazását is előírhatja. Mivel a hatóság döntéseinek aláírása és kézbesítése, az ügyiratkezelésben, mint kiadmányozás jelenik meg e követelmények jelentik a második olyan területet, ahol az ügyintézés és az ügyiratkezelés szervesen összekapcsolódik, ezért e területről is fogunk még részletesebben beszélni. Informatikai eszközök alkalmazása esetén mindenképpen fel kell készülnünk nem várt eseményekre, üzemzavarra is. Mivel az ilyen zavarok esetén a hatóság nem képes fogadni az ügyfelek elektronikus beadványait, fontos, hogy a zavar megszűnését követően a hatóság táA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


67

jékoztassa az ügyfeleket annak kezdő és befejező időpontjáról és felhívja őket az érintett időintervallumban tett eljárási cselekményeik megismétlésére. Amennyiben az üzemzavar az ügyféli oldalon következett be olyan informatikai rendszeren, mely nem az ügyfél ellenőrzése alatt áll, természetesen számára is nyitva áll határidő mulasztás esetén az igazolási kérelem benyújtásának lehetősége. A Ket. az elektronikus ügyintézés eljárási szabályai mellett egyéb speciális követelményeket is megfogalmaz, amely a dokumentumok különböző szempontok szerinti védelmével vannak összefüggésben és amelyeket az iratkezelés jogi szabályozásában is fellelhetünk az elektronikus dokumentumkezelés szabályozásával összefüggésben. Elektronikus beadványok esetén minden esetben biztosítani szükséges az elektronikus ügyirat sértetlenségét, megváltoztathatatlanságát, az ügyfél ügyintézéssel összefüggő adatainak megőrzését és az ügyfél számára hozzáférhetővé tételét, az ügyirat visszakereshetőségét, megőrzését és az elektronikus kapcsolattartás biztonságát. Éppen ezért bár a Ket. az informatikai eszközökkel szemben támasztott követelményeket nem fejti ki részleteiben, 167. §-ában általánosságban rögzíti a következőt. „A hatóság az elektronikus ügyintézés, illetve szolgáltatás teljesítéséhez csak olyan informatikai rendszert vehet igénybe, amely biztosítja a hatóságok egymás közötti, valamint az ügyfelekkel való biztonságos kapcsolatát, az adatvédelmi szabályoknak megfelelő adatkezelést és a hiteles dokumentumcserét, továbbá az elektronikus iratoknak a jogszabályban meghatározott formában és a levéltári szabályokban meghatározott ideig történő archiválását, továbbá alkalmas más, az említett célt szolgáló informatikai rendszerekkel történő együttműködésre”. Ahogyan arról már esett szó e követelményt a Ket. végrehajtási rendeletei nem bontják tovább konkrét követelményekre, ezért az informatikai rendszerekkel szemben támasztott követelmények egy része az iratkezeléssel összefüggésben született joganyagban jelennek meg. Emiatt az iratkezelő rendszerekkel szemben támasztott követelményekről szóló joganyagban számos a Ket.-ben megismert rendelkezéssel A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

68


találkozhatunk, de az át nem ültetett rendelkezésekre is figyelemmel kell lennünk, amikor olyan iratkezelő rendszert választunk, amely a későbbiekben elektronikus ügyintézés hátterét kell, hogy képezze.

A Ket. rendelkezéseinek megjelenése az iratkezelés gyakorlatában Ahogyan azt az előző fejezetben is jeleztem az elektronikus ügyintézés néhány ponton rendkívül szorosan kapcsolódik össze a hivatal belső ügykezelésével. A következőkben nézzük meg melyek ezek a pontok és az ügyintézés kapcsán meghatározott speciális követelmények milyen plusz tevékenységeket keletkeztetnek a hivatal ügykezelőinél. 1. A kérelem benyújtása, a dokumentum átvétele Papír alapú iratok esetén az átvevő (aki tipikusan a hivatal e feladattal magbízott ügykezelője) az átvételt a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és a dátum megjelölésével ismeri el. Ezen iratok esetében azonban legtöbbször nem a hivatalhoz való beérkezés, hanem a postára adás dátuma a releváns a közigazgatási eljárás szempontjából. A folyamatban tehát az államigazgatási szerven és az ügyfélen kívül részt vesz egy harmadik az ügyintézés szempontjából semleges fél, aki a postára adás dátumának hitelét garantálja. Elektronikus iratok esetében (hivatalos postafiókon keresztül történő ügyintézés esetén) azonban ez a független szereplő kiesik, sőt az ügyfél részéről történő feladás dátuma sem igazolható hiteles módon, jelen technikai körülmények között (Az elektronikus dokumentumot beküldő ügyfél számítógépén található óra manipulálhatósága miatt). Így az elektronikus ügyek esetén ahogyan azt a korábbiakban megismertük, a beérkezés, illetve a szerv általi elektronikus visszaigazolás dátuma válik relevánssá, amit indokolt ezért megfelelő biztosítékokkal körülbástyázni. Az elektronikus iratkezelő rendszereknek ezért képesnek kell lenniük a küldemény beérkezését követően azonnal, mindenféle emberi beavatkozás, vagy a dokumentum megnyitása nélkül egy átvételi nyugtát küldeni, ami már tartalmazza az érkeztetés sorszámát is. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


69

Tekintettel azonban arra, hogy a határidők napokban vannak megállapítva, az elektronikus levelező-rendszerek viszont munkaidőn túl is használhatóak, és az egyes szervek számítógépeiket biztonsági okokból nem minden esetben tartják bekapcsolva munkaidőn túl, eltérő szabályokat kellett megállapítani a folyamatos és a nem folyamatos működésű rendszerek számára (hivatalos elektronikus postafiókon keresztül történő ügyintézés esetén). Folyamatos működésű rendszerek estén az átvétel időpontja az elektronikus visszaigazolásban szereplő időpont, míg nem folyamatos működésű rendszerek esetén, a határidőt megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet időszakára esik, így a fogadó szerv a visszaigazolást, csak az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki. 6 Az időpont hiteles megállapítását segíthetné, ha minden elektronikus visszaigazolás tartalmazna időbélyegzőt 7 , költségigénye okán azonban a megoldás tömeges elterjedése jelenleg nem várható, bár külön jogszabály kötelezővé teheti alkalmazását. 2. Biztonsági kockázat Bár papír alapú iratok esetében is elképzelhető, hogy veszélyt jelentenek a hivatal számára, mivel levélbombát vagy biológiai vírust tartalmaznak, a gyakorlatban ilyen esetekkel ritkán találkozunk. Az elektronikus iratoknál azonban gyakran felmerülő probléma, ha a küldemény biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv rendszerére. Védekezni kell azok ellen, akik akár véletlenül, akár szándékosan vírusokkal fertőzött levelekkel veszélyeztetik a szerv informatikai rendszerét, vagy pedig az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés, esetleg a jogosultak hozzáférésének akadályozása, vagy az adatok jogosulatlan megváltoztatása céljából támadják az adott informatikai hálózatot. Bár a kéretlen és a biztonsági kockázatot jelentő elektronikus levelek szűrését a hivatal elektronikus rendszerének tűzfala végzi, a gyakorlatban az ügykezelők lesznek azok, akik a kiszűrésről szóló értesítést megkapják a 6

KEIR rendelet 22. § Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendeletnek megfelelően

7


70


tűzfaltól. Ezekben az esetekben első alkalommal értesíteni kell a feladót a feldolgozás elmaradásának okáról, ha azonban az eset megismétlődik, ezáltal a szándékosság látszatát kelti a szervnek nem kötelessége az ismételt értesítés. Azt azonban az Iratkezelési Szabályzatban részletesen meg kell határozni, hogy mi minősül ismétlődésnek. 3. A dokumentumok olvashatósága A papír alapú iratok a boríték felbontása után hozzáférhetők és ha rendkívüli esemény (víz, tűz, festék…) nem történik olvashatóak, míg az elektronikus dokumentumoknál előfordulhat, hogy az adott szerv elektronikus rendszere nem tudja megnyitni a beérkezett iratot. Bár külön rendelet 8 rendelkezik az államigazgatásban alkalmazható formátumokról, mégis előfordulhat, hogy valaki nem megfelelő formátumban, vagy egyéb okból hibásan nyújt be dokumentumot, ezért ezeket az iratokat az iktatás előtt indokolt minden esetben vizsgálni az olvashatóság szempontjából is, mely feladat szintén az ügykezelőkre fog hárulni. Ezekben az esetekben a Ket. 9 rendelkezései szerint az ügyfelet 3 napon belül értesíteni kell az olvashatatlanságról és tájékoztatni kell az elektronikus úton történő iratfogadás szabályairól. 4. Az ügyfél azonosítása Amennyiben a beérkezett elektronikus irat olvasható, nem ügyfélkapun keresztül történő elektronikus ügyintézés esetén, meg kell vizsgálni a rajta lévő elektronikus aláírás érvényességét, mivel csak akkor lehet az iratot az adott személytől érkezőnek tekinteni, ha az elektronikus aláírás érvényes. 10 Ha az ellenőrzés tényét az iktatókönyvben rögzítettük sor kerülhet magára az iktatásra. A jelenleg használatban lévő tanúsított 8

12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól 9 Ket. 161. § (1) 10 Kivételt képeznek az ügyfélkapun érkező beadványok, ahol az ügyfél a belépésnél saját kódjával igazolja személyazonosságát. Ezek az ügyiratok automatikusan iktathatóak.



71

iratkezelő rendszerek ezt a funkciót azonban már képesek automatizálni és ezáltal az ügykezelőket tehermentesíteni. 5. Az ügyfélkapun keresztül történő ügyintézés Az elektronikus ügyintézésnek azonban nemcsak speciális szabályozási igényei vannak, néhány esetben a technika olyan eljárásokat nyújt, amelyek jelentősen megkönnyítik az iktatási folyamatot, mint például az automatikus iktatás esetében 11 . Ez olyan esetekben alkalmazható, ahol az egyes ügytípusok iratai elkülönített levélcímre érkeznek a közfeladatot ellátó szerv által előzetesen közzétett formátumban. Ezek legjellemzőbben az ügyfélkapun keresztül, formanyomtatványok segítségével megindítható ügyeket jelentik. Az iktatást követően az irat szignálásra, majd szükség szerinti elintézésre, megoldásra kerül. 6. Kiadmányozás Az iratkezelés számára azonban 2009. január 1-jéig, mely időpont az elektronikus dokumentumok iktatórendszeren belüli kezelésének határideje és amelyről külön fejezetben fogunk beszélni, a következő fontos mozzanat a kiadmányozás, amely elektronikus iratok esetén szintén rendelkezik sajátos szabályokkal, ahogyan azt az előző fejezetből megismerhettük. Ez abból fakad, hogy a papír alapú iratokhoz hasonlóan elektronikus kiadmányt is csak hitelesen lehet továbbítani. Egy papír alapú iratot a kiadmányozási joggal rendelkező vezető látja el aláírással, majd a szerv pecsétjével, ezért az elektronikus iratok is akkor tekinthetőek majd hitelesnek, ha a kiadmányozási joggal rendelkező vezető elektronikus aláírásával látja el őket. Elektronikus kiadmányok küldésének tömegessé válásához azonban még sok időnek kell eltelnie.

11

KEIR rendelet 46. §


72


Jelenleg nagyon sok államigazgatási és önkormányzati szerv zárja ki rendelettel az elektronikus ügyintézés lehetőségét 12 , tekintettel a technikai háttér hiányára.

A KEIR projekt jogszabályi háttere Ahogyan azt a bevezetőben bemutattuk a KEIR projekt létrehozását az a szándék vezérelte, hogy az elektronikus ügyintézés bevezetése, az elektronikus dokumentumok egyre nagyobb számban való megjelenése és a közigazgatás ügyfélbaráttá tétele okán tegye alkalmassá az iratkezelés szabályozását a papír alapú és elektronikus iratok azonos elvű kezelésére, ezáltal megteremtve az összhangot az elektronikus ügyintézés és az iratkezelés között. Ez a legalapvetőbb feltétele annak, hogy az elektronikus dokumentumkezelés az elektronikus ügyintézés technikai hátterét megteremtse.

Az iratkezelés jogi szabályozása A minisztériumok és országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelését 2006. január 1-jéig a minisztériumok és országos hatáskörű szervek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet szabályozta. E rendelet 6. §-ának (1) bekezdése rendelkezett arról, hogy a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelésének szakmai felügyeletét a Miniszterelnöki Hivatal közigazgatási államtitkára látja el. Ez a felügyeleti jogkör azonban az elektronikus iratkezelésre és ügyintézésre történő áttérés folyamatának érdemi befolyásolásához, illetve irányításához és felügyeletéhez nem volt elégséges. A Kormány ezért 2003-ban életre hívta a közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezeléséről szóló projektet (a továbbiakban: KEIR), amely javaslatot tett arra, hogy a köziratokról, a közlevéltárakról és a magán12

A Ket. 160. § (1)



73

levél-tári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) adjon felhatalmazást a Kormány részére: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelése általános követelményeinek meghatározására; a közfeladatot ellátó szervek iratkezeléséért felelős miniszter kijelölésére. E projekt eredményeképpen 2006. január 1-jei hatállyal a Kormány a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény módosításáról szóló 2005. évi CXLIX. tv. felhatalmazásának megfelelően – a belügyminisztert bízta meg a köziratok kezelésének szakmai irányításával, aki új feladatkörét a Belügyminisztérium szervezeti keretein belül létrejött Kormányzati Iratkezelési Felügyelet útján látja el. E feladatkör jogutódja 2006. júniusában az önkormányzati és területfejlesztési miniszter lett. A Kormány a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet hatályon kívül helyezésével egyidejűleg – a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Korm. rendelet) állapította meg: a közfeladatot ellátó szervek által készített egyedi és egységes iratkezelési szabályzatok jóváhagyásának rendjét, a köziratok tárgyi szempontú rendszerezésének és megőrzési idők szerinti válogatásának alapjául szolgáló irattári tervek elkészítésének és alkalmazásának szabályait, a köziratok nyilvántartásával, az iratforgalom dokumentálásával, valamint az iratkezelés megszervezésével kapcsolatos alapelveket, továbbá – az iratkezelés folyamatát áttekintve – határozta meg mindazokat a követelményeket, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát. Felhatalmazást kapott továbbá a belügyminiszter, az informatikai és hírközlési miniszter, valamint a nemzeti kulturális örökség minisztere, hogy rendeletben állapítsák meg a közfeladatot ellátó szerveknél alkalA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

74


mazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztható követelményeket, valamint az elektronikus dokumentumok levéltárba adásával és tárolásával kapcsolatos speciális szabályokat. A fentieken túl a belügyminiszter, mint ágazati irányításért felelős miniszter rendeletben állapította meg a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervek kijelölésének részletes szabályait. A szabályozás alapvető koncepciója az volt, hogy egységesítse a közfeladatot ellátó szervek különböző iratkezelési szabályozásait, ösztönözze a szerveket, hogy a papír alapú iktatási rendszerekről (iktatókönyv) térjenek át elektronikus iktatási rendszerekre (iratkezelő szoftver), valamint a Ket. 2005. november 1-jei hatálybalépése okán tegye alkalmassá az egyes iratkezeléseket az elektronikus iratoknak a papír alapú iratokkal azonos elvű kezelésére, az elektronikus ügyintézés speciális szabályainak betartása mellett. A szabályozás új eleme, hogy az iratkezelést nem csak az államigazgatási szervek tekintetében szabályozta egységesen, hanem valamennyi közfeladatot ellátó szerv számára hozott létre egységes szabályrendszert. Az egységesítés érdekében ezért 2006. január 1-jétől a közfeladatot ellátó szervek kötelesek voltak a Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelő iratkezelési szabályzatokat alkotni, melyek jóváhagyási rendje a mellékelt táblázat szerint alakult. Iratkezelési Szabályzat

Egységes

Típus Szerv területi és helyi közigazgatási szervek rendvédelmi szervek polgári nemzetbiztonsági szolgálatok

Jóváhagyási jog

Egyetértési jog

Belügyminiszter szakminiszter/országos nemzeti kulturális hatáskörű szerv örökség vezetője minisztere

Határőrség



75

Közjegyzők bírósági végrehajtók

igazságügyminiszter

IM kamarák

OIT Hivatala

Országos Igazságszolgáltatási Tanács

Ügyészségek

legfőbb ügyész

Bíróságok

Egyedi

központi államigazgatási szervek országos hatáskörű államigazgatási szervek helyi önkormányzatok

nemzeti kulturális örökség minisztere

belügyminiszter

Magyar Országos Levéltár/illetékes szaklevéltár 13

illetékes közigazgatási hivatal vezetője

illetékes közlevéltár3

13

A Magyar Országos Levéltár, illetőleg az illetékes közlevéltár egyetértési joga az irattári tételek kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki.


76


Irattári terv

Egységes/minta

Egyedi

Típus Szerv

központi államigazgatási szerv

Jóváhagyási jog

Egyetértési jog

szakminiszter

belügyminiszter Magyar Országos Levéltár/illetékes szaklevéltár

központi államigazgatási szerv a hatáskörébe tartozó területi és helyi államigazgatási szervek, rendvédelmi szervek, honvédség, HÖR, helyi önkormányzati intézmények meghatározott szakminiszter/országos csoportjai hatáskörű szerv vezetője

belügyminiszter Magyar Országos Levéltár/illetékes szaklevéltár

helyi önkormányzat

belügyminiszter nemzeti kulturális örökség minisztere illetékes közlevéltár

állami és helyi önkormányzati intézmények (egyedi ISZ-t készítők)

belügyminiszter nemzeti kulturális örökség minisztere Magyar Országos Levéltár/illetékes közlevéltár

Központi államigazgatási szerv és országos hatáskörű szerv esetén a belügyminiszter hagyott jóvá, a Magyar Országos Levéltárral és az A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


77

illetékes szaklevéltárral egyetértésben. A helyi önkormányzat jegyzője által készített egyedi iratkezelési szabályzatokat pedig, szintén az egységesítés okán, az illetékes közlevéltárral egyetértésben a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezetője hagyta jóvá. A korábbi mintaszabályzatok rendszere azonban nem tűnt el nyomtalanul, hiszen az Ltv. úgy rendelkezett, hogy: „a területi és helyi közigazgatási, valamint rendvédelmi szervek, polgári nemzetbiztonsági szolgálatok, továbbá a Határőrség részére a szakmai irányítást ellátó miniszter, illetve országos hatáskörű szerv vezetője; a közjegyzők és a bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái tekintetében pedig az igazságügy-miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a nemzeti kulturális örökség miniszterével egyetértésben egységes iratkezelési szabályzatot ad ki. Az Országos Igazságszolgáltatási Tanács a bíróságok és az Országos Igazságszolgáltatási Tanács Hivatala, a legfőbb ügyész pedig az ügyészségek részére ad ki – a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben – egységes iratkezelési szabályzatot”. „indokolt esetben a szakmai irányítást ellátó miniszter az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére a köziratok kezelésének szakmai irányítását ellátó miniszterrel, valamint a nemzeti kulturális örökség miniszterével egyetértésben egységes iratkezelési szabályzatot adhat ki.” Az irattári tervek kialakítása hasonló elven történt, tehát a szervek saját irattári tervüket, a hatáskörükbe tartozó területi szerveikre kötelező egységes irattári terveket, illetve az irattári mintaterveket a belügyminiszterrel, a Magyar Országos Levéltárral, valamint az illetékes szaklevéltárral együttműködve készítették elő kiadásra vagy módosításra. Az egyes szerveknek, iratkezelési szabályaik kialakításában, van tehát bizonyos önállóságuk, iratkezelési szabályaikat az ügytípusoknak és helyben kialakult szokásoknak megfelelően alakítani, a Korm. rendeletben szabályozott alapvető rendelkezésektől azonban nem térhetnek el. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

78


A gyakorlati tapasztalatok azt mutatták, hogy a fenti szabályrendszer egyrészről indokolatlanul bonyolult, mivel más szervek hagyják jóvá az egyedi, illetve az egységes szabályzatokat, akiknek bizonyos esetekben egyetértési, más esetekben jóváhagyási joga van, valamint az Ltv.-ben illetve a Korm. rendeletben ellentmondások fedezhetők fel. A gyakorlati tapasztalatok alapján előkészített törvénymódosítás a 2007. évi XCVII. számon került kihirdetésre.

egyedi

Típus

Szerv

Kiadja



önkormányzat közfeladatot ellátó egyéb szerv

egységes

Magyar Honvédség

bíróságok ügyészségek

területi és helyi államigazgatási szervek

Egyetértési jogot gyakorol

illetékes közlevéltár területileg illetékes közigazgatási hijegyző, főjegyző vatal, illetékes közlevéltár közfeladatot ellátó Magyar Országos szerv Levéltár önkormányzati és területfejlesztési honvédelmi miniszter miniszter, Magyar vagy a vezérkari Országos Levéltár főnök illetve illetékes szaklevéltár Országos IgazságMagyar Országos szolgáltatási Tanács Levéltár Magyar Országos legfőbb ügyész Levéltár önkormányzati és területfejlesztési szakmai irányítás miniszter, ellátó miniszter vagy Magyar Országos a központi államigazLevéltár illetve gatási szerv vezetője illetékes szaklevéltár


egységes (alternatív lehetőség)


közjegyzők, bírósági végrehajtók és ezek kamarái

igazságügyi és rendészeti miniszter

rendvédelmi szervek (kivéve nemzetbiztonsági szakszolgálatok)

szakmai irányítás ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője

a központi államigazgatási szerv és annak területi és helyi szervei

szakmai irányítás ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője

79

önkormányzati és területfejlesztési miniszter, Magyar Országos Levéltár illetve illetékes szaklevéltár önkormányzati és területfejlesztési miniszter, Magyar Országos Levéltár illetve illetékes szaklevéltár önkormányzati és területfejlesztési miniszter, Magyar Országos Levéltár illetve illetékes szaklevéltár

A módosítással az oktatási és kulturális miniszter egyetértési joga megszűnik, szerepét a Magyar Országos Levéltár veszi át. Említést érdemel azonban, hogy a szabályozás 2005. évi kialakításánál e rendelkezés megalkotása nem volt ok nélküli. A szabályozókat az a cél vezérelte, hogy az egységes iratkezelési szabályzatokat és irattári terveket ne a Magyar Országos Levéltár véleményezze, hiszen azok a területi, helyi államigazgatási szervek, akik számára ezek megalkotásra kerültek, nem az országos, hanem a megyei levéltárak illetékességi körébe tartoznak. Éppen ezért a megyei levéltárak álláspontjának becsatornázására és érvényesítésére a minisztériumot látták legalkalmasabbnak. Az új szabályozás e problémát úgy igyekszik áthidalni, hogy a Magyar Országos Levéltár, azon egyetértési jogait, melyet a megyei levéltárak gyűjtőkörébe tartozó szerveket érintő szabályzatok vagy irattári tervek A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

80


tekintetében birtokol, a megyei levéltárak véleményének kikérésével kell, hogy gyakorolja. További egyszerűsítés, hogy a korábbi egyetértési és jóváhagyási jogosultságok egységesen egyetértési jogként kerültek meghatározásra, illetve az irattári tervekre vonatkozó eltérő szabályok hatályon kívül helyezésre kerültek. Egyrészről hatályon kívül helyezésre kerülnek az iratkezelési szabályzatok és az irattári tervek jóváhagyására vonatkozó szakaszok, mivel e szabályokat az Ltv. fogja egységesen összefogni. Másrészt a közigazgatási egyeztetés során egységes álláspontot terveztünk kialakítani a tekintetben, hogy a kezdő irat a főszámra, vagy a főszám első alszámára kerüljön beiktatásra. E kérdéskörben az informatikai és a levéltári szakma szabályai ütköznek, mivel a levéltári szempontból jogos álláspont, hogy számot az iratnak adunk, nem az ügynek, az informatikusok számára viszont a főszám a nullás alszámot takarja, nullára pedig nyilvánvalóan nem iktatunk. E kérdéskörben azonban további egyeztetések szükségesek, hogy egy későbbi módosítás során a probléma rendezhető legyen. A szakmai szabályok tekintetében két további módosítás lépett hatályba. A bíróságok, ügyészségek és rendvédelmi szervek tekintetében meg kívánjuk teremteni a jogi lehetőséget az éven túli iktatásra. E módosítás indoka, hogy egy büntetőügy iratait például a rendőrség kezdi el kezelni, majd az ügy a rendőrségen kapott iktatószámmal kerül át az ügyészségre, ahol ugyanezen szám szolgál az azonosítására. Egy-egy ügy vizsgálata és tárgyalása, majd végrehajtása és elévülése pedig hosszú éveket vesz igénybe. Emiatt e szervek esetében az iratok évenkénti új iktatószámmal való ellátása indokolatlanul okozna terhet, hiszen a fenti iratok megőrzésében és visszakereshetőségében korábban sem okozott zavarokat az éven túli iktatás. Az önkormányzatoktól érkező jelzések felvetették az érkeztetésre vonatkozó szabályok újragondolását. Az érkeztetés továbbra is kötelező



81

marad minden beérkezett küldemény tekintetében, viszont a rögzítendő adattartalmat csökkentettük a négy legszükségesebb azonosítóra. A szabályozás többi részét nem látjuk indokoltnak módosítani. Nézzük meg azonban a Korm. rendelet által meghatározott legfontosabb szabályokat. A szabályozás nagyon fontos része az iratkezelésért való felelősség kérdésének tisztázása. Az iratkezelésért minden esetben a szerv vezetője felelős, akinek gondoskodnia kell arról, hogy: a. az irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; b. az irat tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; c. az irat kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; d. az irat szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; e. a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; f. a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; g. az iratkezelés az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. Ezzel összefüggésben szintén a szerv vezetője az, aki felel az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, az informatikai eszközök és iratkezelési előírások összhangjáért, az iratok szakszerű megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért, valamint az egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért. Ennek érdekében köteles az iratkezelés rendszeres ellenőrzésére, az iratkezelést végzők szakmai képeztetésére és az iratkezelési segédeszközök biztosítására. Az ügyiratokat tárgyi alapon kell tételekbe sorolni úgy, hogy egy tételbe csak azonos ügyviteli vagy maradandó értékű iratok kerüljenek. Az egyes tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, melyek azok a tételek, melyek selejtezhetőek, melyek a nem selejtezhetők és azok A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

82


közül melyeket kell helyben megőrizni és melyeket levéltárba adni. A szabályozás új eleme, hogy az irattári tervet két részre kell bontani és az általános részben meghatározni a szerv működésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételeket, a különös részben pedig a szerv alapfeladataihoz tartozó szakmai tételeket, akár szakfőosztályok vagy egyéb szervezeti egységek szerinti bontásban. Ez azt jelenti tehát, hogy az általános részbe fog kerülni például egy minisztérium esetében a jogi koordináció, mivel a koordináció során arra valamennyi, de legalábbis egyszerre több szervezeti egység tesz észrevételt, viszont a különös részbe fog kerülni a sportcélú ingatlanok fenntartása, hiszen ez kizárólag a sporttal foglalkozó szervezeti egység feladatkörébe tartozik. Az ügyek áttekinthetősége érdekében az adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni, a több fázisban intézett ügyek egyes fázisait pedig azon belül ügyiratdarabként. Az iktatási rendszer tekintetében a Korm. rendelet nem tartalmaz megszorítást és az iktatást központosított, osztott és vegyes rendszerben is megengedi kialakítani. Központi iktatás esetén egyetlen személy vagy szervezeti egység végzi ezt a feladatot, de a technika fejlődésével megvalósítható, hogy a fizikailag különböző helyeken elhelyezett kollégák ugyanabba az iktatókönyvbe iktassanak sorszámos rendszerben, a központi számgenerálás segítségével. Osztott iratkezelés esetén az iktatás nem csak a fizikai elhelyezés, hanem az iktatási adatbázisok vonatkozásában is szervezeti egységekre bontott. A fenti két megoldás azonban a szervek sajátosságainak megfelelően variálható, melynek következtében vegyes iktatási rendszert is létre lehet hozni. Az egységesítés mellett kiemelt szempont, hogy biztosítva legyen az elektronikus és a papíralapú dokumentumok azonos elven történő kezelése, azaz, hogy a papír alapú dokumentumok kezelésének szabályai az elektronikus ügyintézésre jellemző sajátosságok figyelembevételével kerüljenek átültetésre az elektronikus dokumentumok kezelésére. Ezeket a szabályokat, ahogyan azt már a korábbi fejezetekben is láthattuk, mind a küldemények átvételénél, mind a felbontásnál és érkeztetésnél, de még az iktatásnál is megtalálhatjuk a Korm. rendeletben. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


83

A küldemények átvételével összefüggésben fontos szabály, hogy meg kell határozni a beérkezett küldeményekkel kapcsolatban az átvételi jogosultságokat. Amennyiben ezt nem tesszük meg és bármely ügyintéző vagy ügykezelő számára lehetővé tesszük a küldemények átvételét, azt kockáztatjuk, hogy e küldemények nem kerülnek megfelelő módon érkeztetésre és iktatásra, hanem nyilvántartás nélkül, visszakereshetetlenül kezdenek el „bolyongani” a szervnél. Ez persze nem jelenti azt, hogy nem lehetnek olyan küldemények, melyeket kizárólag a címzett, vagy az illetékes vezető vehet át, bár e kivételek inkább a küldemények felbontása tekintetében érvényesülnek tipikusan. Az elektronikus iratok megnyitásával kapcsolatosan a korábban már említett okokból számos speciális rendelkezést tartalmaz a jogszabály. Az elektronikus iratot az iktatás előtt megnyithatóság szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben az irat nem nyitható meg, arról a küldőt három napon belül értesíteni kell, a szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályaival együtt. Ezeket a megnyithatatlan iratokat iktatni nem kell. Ahogyan azt láttuk a Korm. rendelet tartalmaz néhány kivételt az iktatandó iratokat illetően, viszont egyértelműen meghatározza, hogy az érkeztetés alól kivétel nincsen. Tehát minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Az egyes iratokat a Korm. rendelet főszámok és alszámok rendszerében rendeli nyilvántartani úgy, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, illetve, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni, az ügyirathoz tartozó iratokat pedig az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Iktatókönyvként évente megnyitott és hitelesített könyvet kell használni, melynek kötelező adattartalmát a Korm. rendelet 39. §-a határozza meg. A szervnél keletkezett, vagy az oda beérkező valamennyi iratot iktatni kell, a 47. §-ban meghatározott irattípusok kivételével. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

84


E követelményekből két következtetést is levonhatunk. Egyrészt az éven túli iktatás tilalmát. E szerint az év végén lezárt iktatókönyvbe semmilyen bejegyzés nem tehető (kivéve az irattározáshoz és levéltárba adáshoz kapcsolódó funkciókat. Amennyiben az ügy elintézése átnyúlik a következő évre az iratot újból be kell iktatni és a korábbi évben keletkezett iratokat előzményként kell csatolni. Másrészt a korábban gyakran alkalmazott gyűjtőszámok alkalmazásának tilalmát. A gyűjtőszám 2006. január 1-jétől kizárólag mint kiemelt szám működhet, azaz ha egy főszámot kiemelünk valamely speciális ügyirattípus nyilvántartására és az egyes iratokat a főszám alszámán tartjuk nyilván. E témakörhöz kapcsolódó követelmény, hogy az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Emiatt helytelen az a gyakorlat, hogy a négy alszámos iktatókönyv alszám rubrikáinak betelte után az ügyben keletkezett következő iratot új főszámra iktatják és az előzményeket csatolják. Az alszám rubrikák betelte után papír alapon az iktatást iktatólapokon kell folytatni, melyek adattartalma megegyezik az iktatókönyvével. E lapokat az iktatószámok növekvő sorrendjében az iktatókönyv mellett tartjuk nyilván. Az elektronikus iktatókönyvek nem szabhatnak korlátot a kiadható alszámok tekintetében. Téves iktatás esetén az iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. Elektronikus iratkezelés esetén a módosításokat a naplóállomány tartalmazza, de közös előírás, hogy a tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatását követően le kell zárni, majd az iktatókönyvet hitelesíteni szükséges. A hitelesítés papír alapon az utolsó számot követő aláhúzással, a dátum megjelölésével, aláírással és a körbélyegző lenyomatával történik. Elektronikus iktatókönyvek esetében pedig, az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott hiteles elektronikus változatának elkészítésével. Amíg azonban a közigazgatási szervek nem rendelkeznek időbélyegzővel vagy elektronikus aláírással, a hitelesség követelményének úgy tudnak A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


85

eleget tenni, ha az iktatókönyvet kinyomtatják, összefűzik és a papír alapú könyvekhez hasonlóan hitelesítik. Az iktatást követően a szerv vezetője az iratot konkrét ügyintézőre szignálja. Az ügykezelők az iratokkal csupán a kiadmányozás fázisában találkoznak újra, amikor is arról szükséges gondoskodniuk, hogy külső szervhez vagy személyhez kizárólag hiteles kiadmány kerüljön továbbításra. A kiadmány hitelesítése papír alapon a kiadmányozási joggal rendelkező aláírásával és bélyegzőlenyomattal történik, míg elektronikus kiadmányok hitelesítésére az elektronikus aláírás szolgál. A kiadmányok ezt követően a továbbítás módja szerinti csoportosításban expediálásra kerülnek. Az elintézett ügyiratok irattárba kerülnek. Az irattáraknak két típusát különböztetjük meg, az átmeneti és a központi irattárakat. Átmeneti irattárak tipikusan osztott iktatás esetén az iktatóhelyek mellett jönnek létre, ahol általában az iratok ügyviteli értékének fennállásáig 2-5 évig őrzik az iratokat, hogy azok az ügyintézőkhöz minél közelebb legyenek, ezáltal megkönnyítve azok visszakereshetőségét. Az átmeneti irattárakban való őrzés azonban nem nyújt lehetőséget az irattárba helyezés feltételei alóli kivételekre, ezért átmeneti irattárba helyezni is csak tételszámmal ellátott ügyiratokat lehet, mivel e feladat feltétlenül ügyintézői döntést igényel, ezért elmaradása a későbbiekben komoly problémákat és jelentős költségeket eredményezhet. Az irattárba helyezés tényét és időpontját az iktatókönyvben rögzíteni kell, majd az iratot el kell helyezni az irattári tételszámának megfelelő gyűjtőbe. E szabály alól átmeneti irattárak esetén tehető kivétel, de a központi irattárak esetén, ahová már csak lezárt évfolyamú segédkönyvekkel ellátott iratanyagot adunk le, semmiképpen sem. Ezt követően az ügyintézők az iratokhoz csak az iratkölcsönzés megfelelő dokumentálásával juthatnak hozzá. Az elektronikus dokumentumok esetén hasonló eljárást szükséges kialakítani, viszont az iratkölcsönzések az elektronikus rendszerből természetszerűleg könnyebben biztosíthatóak. Ahogyan arról már esett szó az iratok selejtezését és levéltárba adását is hasonló elven szükséges A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

86


elvégezni papír alapú és elektronikus iratok esetén egyaránt, bár a levéltárba adás követelményei még kidolgozásra várnak. A Korm. rendelet záró rendelkezései közül a 68. §-t emelném ki e fejezet zárásaként, hiszen e szakasz rendelkezik arról, hogy az iratkezelés rendszerét megváltoztatni csak a naptári év kezdetén lehet. E követelmény betartásához sajnálatos módon a közigazgatási szervezet-alakítások és az iratkezelési szabályzatok elkészítői sem igazodnak. Egy szerv átalakításakor ezért leggyakrabban év közepén kell iratkezelési szabályzatot készíteni, a papír alapú iratanyagot fizikailag elválasztani, illetve az iktatási adatbázisok adattartalmát migrálni, ami rendkívül kockázatos, és az esetek többségében nem is történik meg maradéktalanul. De nem tartja be e szabályt az sem, aki december utolsó napjaiban nyújtja be iratkezelési szabályzatát az arra illetékeseknek, hiszen nyilvánvaló, hogy a jóváhagyás folyamata minimálisan 30 napot vesz igénybe. Éppen ezért honlapunkon és előadásaink során is arra kérünk mindenkit, hogy a harmadik negyedévben fogjanak hozzá az iratkezelési szabályzatok felülvizsgálatának és legkésőbb november végéig nyújtsák azt be az illetékeseknek.

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelmények Annak érdekében, hogy az elektronikus irat és dokumentumkezelő rendszerek valóban megfeleljenek a vonatkozó jogszabályokban foglalt követelményeknek a 24/2006. BM-IHM-NKÖM (a továbbiakban: Szoftverrendelet) rendelet rögzíti azokat a minimális követelményeket, amelyeknek valamennyi iratkezelő rendszer meg kell, hogy feleljen, amennyiben közfeladatot ellátó szervnél kerül bevezetésre. Mivel az iratkezelés általános szabályait az Ltv. és a Korm. rendelet határozza meg a szoftverekkel szemben alapvető követelmény, hogy a A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


87

Szoftverrendeletben külön nevesített követelményeken túl e jogszabályokban meghatározott rendelkezéseknek is feleljenek meg. Ezen túl a Szoftverrendelet az általános követelmények között még két különösen fontos rendelkezést tartalmaz. Egyrészt, hogy a szoftverek kezeléséhez elegendő legyen általános számítógép-felhasználói jártasság, tehát a szoftverek használatához ne legyen szükség speciális informatikai ismeretek, hiszen ez nyilván azt jelentené, hogy a program bonyolult, ami értékes humán erőforrás kapacitást vonna el az amúgy is tetemes ügykezelési feladatoktól. Másrészt, hogy a szoftver „a lehetőségek és igények határain belül” próbálja meg követni az informatika adta lehetőségeket, de úgy, hogy a szakmai és az adatbiztonsági követelmények se sérüljenek. 1. Az iktatókönyvek Mivel a Korm. rendelet lehetőséget ad arra, hogy az iratkezelés szervezetét központi, osztott vagy akár vegyes rendszerben alakítsuk ki, ennek megfelelően a szoftvernek is lehetővé kell tennie, hogy a szervezet iratkezelési rendszerének megfelelő iktatókönyvrendszert lehessen kialakítani benne, és azokhoz egyedi azonosítót lehessen rendelni. Természetesen valamennyi iktatókönyv esetén biztosítani kell a folyamatos sorszámos rendben történő működést és az év végi lezárás lehetőségét, ami biztosítja, hogy az iktatókönyv elektronikus formában is az ügyintézés hiteles dokumentuma lehessen. Mivel a papír alapú iktatási rendszerek esetén gyakori probléma az iratok irattári tételekbe való besorolásának elmaradása, a szoftverek esetében előremutató rendelkezés, hogy az adott év iktatókönyvei mellé el kell menteni a vonatkozó irattári tervet és az ügyirat lezárása nem történhet meg anélkül, hogy tételszámot rendelnének hozzá. E tételszám természetesen a későbbiekben módosítható, hiszen ha az ügyirat olyan irattal bővül, melynek őrzési ideje hosszabb, mint a korábban meghatározott tételéé, az ügyirat tételszáma a leghosszabb őrzési idejű tételszámra módosul. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

88


2. Iktatás Alapvető követelmény, hogy az irat legyen iktatókönyvbe iktatható és az előírt metaadatok (leíró adatok) köre automatikusan, vagy manuálisan legyen társítható a rögzítendő irathoz. Mivel az elektronikus rendszereket is csak emberek kezelik elektronikus úton is lehetővé kell tenni az iratok újbóli iktatását, átiktatását, vagy az iktatás törlését, természetesen az események teljes körű naplózása mellett. Csak így biztosítható, hogy valamennyi irat egyedi azonosítóval rendelkezzen. 3. Ügyiratkezelés Mivel elektronikus dokumentumkezelés esetén irataink kizárólag elektronikus formában lesznek megtalálhatóak, rendkívül fontos követelmény, hogy elektronikus dokumentumainkból elektronikus ügyiratot tudjunk létrehozni, és azzal valamennyi az ügyiratokhoz kapcsolódó funkciót el tudjunk végezni. Így tudnunk kell ügyiratot létrehozni, annak metaadatait rögzíteni, ahhoz elektronikus vagy akár papír alapú iratokat rendelni és végül lezárni azt. A szoftver az ügyiratokat és az iratokat olyan rendszerben kell, hogy nyilvántartsa, amely képes nyilvántartani az iratok közötti kapcsolatokat és képes ismert adat szerint az iratok visszakeresésére, az iratmozgások dokumentálására. Arra azonban minden mozzanat esetében ügyelnünk kell, hogy a szoftver a keresések kapcsán se tárjon fel jogosulatlanok számára adatot vagy információt. 4. Jogosultsági rendszer Az iratkezelő rendszernek lehetővé kell tennie, hogy alanyi körökre specifikusan meg lehessen határozni a jogosultságok differenciált tartalmát. Ennek megfelelően az iratkezelési rendszerekben funkcionális és horizontális jogosultsági fokozatokat különböztetünk meg. A funkcionális jogosultság az egyes iratkezelői, esetlegesen ügyintézői funkciók elkülönítését jelenti, tehát a rendszerben lehetőség van arra, hogy minden egyes funkciót külön ügykezelő lássa el, de megvalósítható több funkció egyetlen ügykezelőhöz való telepítése is. A gyakorlatban tehát előfordulhat, hogy egyetlen ügykezelő végzi az érkeztetést, iktaA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


89

tást, kiadmányozást, irattározást, de e funkciókra egyenként külön ügykezelő is alkalmazható. A jogosultság horizontális differenciálása szerint az adott ügykezelő a számára előírt funkciókat elláthatja az egész szervezet, de kizárólag egyetlen szervezeti egység vonatkozásában is. Így központi iktatás esetén az ügykezelők végezhetik az egész szervezet tekintetében az érkeztetést és az iktatást, de lehet, hogy központi rendszer esetén is van olyan ügykezelő, aki kizárólag a saját szervezeti egysége tekintetében expediál. Amennyiben az elektronikus rendszerünk már dokumentumkezelést is végez, e jogosultsági funkciók fokozott jelentőséggel bírnak, hiszen a személyes adatok védelme okán valamennyi a rendszerben tárolt dokumentum és ügyirat tekintetében meg kell határozni az ügyintézők és vezetők differenciált (hozzáférési) jogosultságát. Különbséget lehet és kell tenni a lekérdezési, betekintési és írási, módosítási jogosultságok tekintetében. Bár az ISZ nem szabhat korlátokat a beállítható profilok és az azokhoz társítandó jogosultságok számát illetően, tekintettel e jogosultságok fokozott jelentőségére felhasználói profilokat kizárólag a rendszeradminisztrátor vagy „superuser” hozhat létre és e jogosultságokat indokolt a felelős vezetőknek is jóváhagyniuk nyilvántartásukról gondoskodniuk. További biztonsági intézkedés, hogy az iratkezelő rendszerben minden eseményt naplózni kell, így a jogosultság nélküli sikertelen adathozzáféréseket is. Az iratkezelő rendszerben nem létezhet olyan jogosultság, amely lehetővé teszi az érkeztetett, kiadmányozott, vagy más számára ügyintézési célból átadott elektronikus irat tartalmának vagy az elektronikus iratok metaadatainak naplózás nélküli megváltoztatását. 5. Felülvizsgálat Bár az informatika fejlődésével és az egyre nagyobb kapacitású elektronikus tároló rendszerek egyre kisebb költséggel való beszerezhetőségével nem teljesen alaptalan az informatikusok felvetése, miszerint A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

90


elektronikus dokumentumok esetén az ügyviteli értékkel nem bíró iratok selejtezése elhagyható, nem szabad, hogy a pillanatnyi kényelmi szempontok a szakmai munka színvonalát veszélyeztessék. Éppen ezért elektronikus dokumentumkezelés esetén is el kell végeznünk az ügyviteli értékkel nem bíró dokumentumok selejtezését, illetve a maradandó értékű iratok leválogatását és levéltári átadását. Saját álláspontom szerint az informatika gyors ütemű fejlődése a ma használt technikák néhány éven belüli elöregedését és eltűnését fogja jelenteni. Éppen ezért bár jelenleg kényelmes és olcsó lenne a selejtezés elhagyása, a későbbiekben azonban amikor e technikák már elavultnak számítanak és ezért használatuk különleges szakértelmet és anyagi ráfordítást fog igényelni, az óriási tömegű adathalmazból a maradandó értékű iratok leválogatása lehetetlenné, vagy rendkívül költségessé válna. A modern technika azonban e feladat elvégzéséhez óriási segítséget nyújt, hiszen egy tanúsított iratkezelő rendszer nem engedi az ügyiratokat tételszám nélkül lezárni, a tételszám alapján nyomon követi az őrzési időket, figyelmeztet a szükséges selejtezésekre és egy-egy gombnyomásra készíti el az ehhez szükséges listákat és egyéb dokumentumokat.

Az elektronikus dokumentumkezelés Az elektronikus iratkezelés és elektronikus dokumentumkezelés közötti különbségekről már esett szó, most azonban néhány szóban ismételjük át azokat az iratkezelő rendszerekkel szemben támasztott speciális követelményeket, melyek az elektronikus dokumentumkezeléshez kapcsolódnak, így az ezeknek való megfelelés határidejére haladékot tartalmaz a Szoftverrendelet egészen 2009. január 1-jéig. Ez az az időpont tehát, amitől fogva az iratkezelő rendszereknek képesnek kell lenniük az elektronikus dokumentumok fogadására és a rendszeren belüli tárolására. Ezzel együtt az elektronikus aláírások fogadására, azonosítására és tárolására is. Ahogyan arról már esett szó



91

ekkor kap fokozott jelentőséget a rendszeren belüli jogosultságkezelési is. Az elektronikus dokumentumainkkal ezt követően valamennyi papír alapon is elvégzendő iratkezelési funkciót el kell, hogy tudjunk végezni, így ügyiratokat létrehozni, ahhoz iratokat rendelni, ügyiratot lezárni, tételszámmal ellátni, selejtezni, törölni, vagy levéltárba adni. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az iratkezelés és az ügyintézés már nem lesz elkülöníthető, hanem a szervezeten belül egyetlen integrált folyamatot fog képezni, így az irat szignálása és az ügyintézőhöz való eljuttatása is e rendszeren keresztül történhet. Amennyiben az ügyintézők számára is biztosítunk bizonyos iratkezelési funkciókat, talán kiküszöbölhető lesz az a helytelen gyakorlat, amely jelenleg az email-ek kezeléséhez kapcsolódik a közigazgatásban és remélhetőleg az ügyintézői szintű levélváltások nagyobb arányban kerülnek majd beiktatásra. Amit azonban biztosítani kell, az a beérkezett ügyirat megváltoztathatatlansága vagy a változások naplózása azokban az esetekben, amikor a változásokra jogi lehetőség van. Mivel azonban az elektronikus ügyintézés kötelezővé nem tehető, tehát az ügyfeleknek a hivatal legmodernebb felszereltsége mellett is joga, hogy ügyeit papír alapon intézze, még hosszú ideig fel kell készülnünk az elektronikus és papír alapú iratok egyidejű kezelésére, adott esetben akár egy ügyiraton belül. Megfontolandó azonban, hogy a beérkezett papír alapú iratok elektronizálásával is felgyorsítható a hivatalos szervek ügyintézése. E funkcióknak tehát 2009. január 1-jétől kell megfelelniük az elektronikus iratkezelő rendszereknek.

Az elektronikus iratok archiválása Az elektronikus ügyintézés talán legérdekesebb része azonban az elektronikus iratok irattárba, majd levéltárba adása és archiválása. A SzoftA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

92


verrendelet azonban csupán az irattározás legfontosabb kérdéseivel foglalkozik, az elektronikus iratok levéltárba adása és archiválása ugyanis az Ltv. 14 felhatalmazása alapján külön miniszteri rendelet tárgyát fogja képezni. A rendelet megalkotóinak ugyanis meg kell határozni azokat a dokumentumformátumokat és tárolási rendet, amely biztosítja a kutatók számára az elektronikus iratok között, a jelenleginél jóval gyorsabb és hatékonyabb elektronikus keresést és garantálja a dokumentumok minőségét évtizedekre nézve. A feladat azonban korántsem egyszerű. Meg kell határozni egyrészt azokat az adathordozási, illetve tárolási formákat, amelyek meghatározott ideig képesek garantálni a rajtuk lévő adatállomány sértetlenségét. A technika jelenlegi fejlettsége ugyanis kevés olyan tárolási formát ismer, amely a nem selejtezhető, maradandó értékű dokumentumok helyben való őrzésére előírt 15 évre garantálná az elektronikus dokumentumok sértetlenségét. Ebből következően mind a dokumentumok keletkezési helyén, mind a levéltárakban szabályozni kell az adatok átmentésének esetleges konvertálásának rendjét és biztonsági szabályait. Ehhez természetesen az iratképző szervek és a levéltárak informatikai fejlesztése is szükségessé válik. Az elektronikus dokumentumok tárolásánál azonban nem csak a tároló eszköz, hanem a dokumentum formátumának kérdése is különös jelentőséggel bír. Az elektronikus ügyintézésben ugyanis, az ügyfelek igényeinek minél szélesebb körű kielégítése okán az elektronikus dokumentumok számos formátumának alkalmazását tették lehetővé a jogalkotók. A formátumok ilyen széles spektrumú kezelése azonban nem várható el a levéltáraktól. Szükséges ezért előírni dokumentumtípusonként azokat a formátumokat, amelyek alkalmazhatók a maradandó értékű iratok levéltárba adásakor. Terveink szerint, a jelenlegi költségvetési helyzetre való tekintettel, a levéltáraknak az elektronikus dokumentumok fogadására való felkészítése több ütemben történne. Ami azonban bizonyos, hogy a mara14

Ltv. 35/A § (2)



93

dandó értéket képviselő elektronikus dokumentumok levéltári átadásáig elektronikus levéltárat kell kialakítani.

Az iratkezelési szoftverek megfelelőségének vizsgálata Ahogyan azt az előző fejezetekből megállapíthattuk, az iratkezelés elektronizálásával és elektronikus ügyintézés terjedésével iratkezelő szoftvert vásárolni egyre nehezebb, költségesebb és kockázatosabb feladat. Ahogyan azt a Korm. rendelet tárgyalása során láttuk az iratkezeléshez szükséges eszközök beszerzéséről való döntés a szerv vezetőjének feladata. E vezetők azonban csak a legritkább esetben informatikusok, sőt nagyon gyakran az iratkezelés gyakorlatában sem járatosak. Emiatt tőlük semmiképpen sem várható el, hogy az iratkezelő szoftverek megfelelőségét vizsgálják, akár a 335-ös, akár a Szoftverrendelet szempontjából. Amellett tehát, hogy a tanúsítási rendszer garantálja a közfeladatot ellátó szerveknél használt rendszerek egységességét és szakmai színvonalát e vezetők számára is képes hatékony segítséget nyújtani. 2006. január 1. óta ugyanis a szoftvereken található tanúsítási jel garancia a vonatkozó miniszteri rendeletben meghatározott követelményeknek való szakmai megfelelőségre és a műszaki biztonságra. Mivel e szoftverek tanúsítása komplex és speciális ismereteket igényel, melyet az informatika és a jogszabályok gyors változása miatt nem könnyű naprakészen tartani, e feladat ellátására indokolt volt közigazgatáson kívüli, piaci tanúsító szervet kijelölni, aki a szoftverek tényleges megfelelőségéért nem csak erkölcsi de anyagi felelősséget is vállal. Jelenleg 4 tanúsító cég végzi (Certop Kft., Mátrix Kft., Veritan Kft.és SGS Kft.) ezt a tevékenységet akiket az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztériumban működő kijelölési bizottság javaslatára az önkormányzati és területfejlesztési miniszter jelölt ki a feladat ellátására.


94


A kijelölést a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségének tanúsításáról szóló 16/2006. BM rendelet (a továbbiakban: Kijelölési rendelet) alapján bárki kérelmezheti, aki független az e területen gyártó, importáló, forgalomba hozó, forgalmazó, üzembe helyező, üzemeltető és szolgáltató gazdálkodó szervezetektől, rendelkezik a kérelem tárgya szerinti, a Nemzeti Akkreditáló Testület által kiállított akkreditálási okirattal, rendelkezik közigazgatási és informatikai képzettségű alkalmazottakkal és érvényes felelősségbiztosítással. A kérelmező e követelményeknek való megfelelését a fent említett öttagú (ÖTM, OKM, IRM, MeH, MeHEKK) bizottság vizsgálja meg és tesz javaslatot a kijelölésre, vagy a kérelem elutasítására. A kijelölést követően e cégek vizsgálják a konkrét követelményeknek való megfelelést és adják a megfelelőséget igazoló tanúsítást. A vonatkozó jogszabályokban szereplő határidők alapján a tanúsításnak jelenleg három formáját különböztetjük meg. A szűkített tanúsítvány a Szoftverrendeletben szereplő 2009. január 1jei határidőig az elektronikus dokumentumkezelési és elektronikus aláírásra vonatkozó követelmények kivételével, kizárólag a funkcionális követelményeknek való megfelelést jelöli. A teljes tanúsítvány a vonatkozó jogszabályokban szereplő valamennyi követelménynek való megfelelést jelöli, míg a kibővített tanúsítvány a jogszabályokban szereplő követelményeken túl a jogszabályokban nem szereplő önként vállalt plusz szolgáltatásokat és azok megfelelőségét jelöli. Jelenleg több mint negyven tanúsított szoftver létezik, melyek között találunk példát mindhárom típusra. Ezek listája alkotja a könyv utolsó fejezetét. Mivel a tanúsítási eljárással kapcsolatban számos rémhír és „városi legenda” kapott szárnyra, azt gondolom, hogy érdemes néhány szóban bemutatni, hogyan is történik egy tanúsítás. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


95

A tanúsító szervezet alapvetően a programfejlesztő által átadott dokumentációk (felhasználói kézikönyv, tesztelési dokumentációk) alapján dolgozik. Ezeket megvizsgálva nyernek rálátást elsődlegesen az elektronikus rendszerekre. E dokumentációk már elegendőek arra, hogy a fejlesztő és a tanúsító az audit menetéről és sarokpontjairól megállapodhasson, valamint súlyos eltérés felfedezése esetén lehetőséget ad arra, hogy azokat a fejlesztő, még az előaudit megkezdése előtt korrigálja. Az előaudit során jellemzően a rendeletekben megfogalmazott követelményeknek nem megfelelő, illetve hiányzó elemek feltárása történik, természetesen dokumentált formában. Ezek korrigálására a minősítő auditot megelőzően nyílik lehetőség. Ekkor már sor kerül valamennyi követelmény ellenőrzésére és a tapasztalatok megvitatására is. Amennyiben e két audit során a tanúsító eltérést nem tár fel és úgy ítéli meg, hogy a szoftver az előírt követelményeknek megfelel, sor kerülhet a tanúsítvány kibocsátására. Természetesen mind a tanúsítás időtartama, mind annak díja szoftver bonyolultságának és a fejlesztők gyorsaságának a függvénye. A tanúsítás határozott időre, három évre kerül kiállításra. Az első illetve a második év végén azonban felülvizsgálati auditra kerül sor, melynek során a telepítések, testre szabások során eszközölt de be nem jelentett, a Szoftverrendeletben előírt követelményeket érdemben befolyásoló módosítások feltárása történik meg, amennyiben ilyenek vannak. Amennyiben azonban a testre szabások alkalmával a fejlesztő ilyen módosításokat eszközöl, főszabályként rendkívüli auditot kell kérnie, kizárólag a módosítással érintett követelmények tekintetében. A harmadik év végi felülvizsgálati audit az ismételt megegyezés esetén megújító audit is lehet, azaz a tanúsítvány érvényességi ideje újabb három évre meghosszabbítható. Amennyiben a fejlesztő a felülvizsgálati audit során feltárt hiányosságokat nem orvosolja, vagy a szerződésben vállalt feltételeket nem telje-


96


síti a tanúsítónak jogában áll a tanúsítványt felfüggeszteni, vagy visszavonni.

A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet A Magyar Köztársaság minisztériumainak felsorolásáról szóló 2006. évi LV. törvény 2. § a) pontja értelmében, 2006. június 9-től az önkormányzati és területfejlesztési miniszter látja el a központi államigazgatási szervek iratkezelésének szakmai felügyeletét, valamint a közfeladatot ellátó szervek egészére kiterjedően összehangolja az elektronikus iratkezelés és ügyintézés fokozatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását. A Korm. rendelet 1. § (3) bekezdése értelmében az önkormányzati és területfejlesztési miniszter e feladatkörét a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (a továbbiakban: KIF) útján látja el. A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet létrehozásával kapcsolatos feladatok végrehajtásához szükséges létszám előirányzatok biztosításáról szóló 2001/2006. (I. 13.) Korm. határozat értelmében a KIF 2006. februárjában jött létre. A rendelkezésére bocsátott 6 státusz feltöltésére ezután kerülhetett sor, így az osztály teljes személyi állománya április közepére került kialakításra. Ahogyan az önkormányzati és területfejlesztési miniszter statútumából is megállapítható, a KIF feladatköre meglehetősen széleskörű: 1. Folyamatosan gyűjti, rendszerezi és elemzi a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének informatikai feltételrendszerére, infrastruktúrájára vonatkozó adatokat; Az elektronikus iratkezelés bevezetéséhez, valamint az elektronikus ügyintézés bevezetésének támogatásához elengedhetetlenül fontos tisztában lenni a szervek informatikai felszereltségével. Az adatokból következtetéseket vonhatunk le a tekintetben, hogy a szabályozás végrehajtásának mely területe okoz számukra problémát, mely területeken



97

szorulnak segítségre, támogatásra akár szakmai, akár anyagi értelemben. 2. Koordinálja, a Kormány által megjelölt stratégiai célok és a rendelkezésre álló anyagi erőforrások figyelembevételével, a központi államigazgatási szervekkel, valamint – a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszterrel együttműködve – a területi és helyi államigazgatási szervek, a polgármesteri hivatalok és a közlevéltárak iratkezelése informatikai feltételrendszerének, infrastruktúrájának megteremtésére irányuló fejlesztési tervek elkészítését; Az államigazgatási szervek sokféleségéből adódóan informatikai felszereltségük eltérő képet mutat. Míg egyes szervek önerőből képesek megvalósítani a legelőremutatóbb informatikai fejlesztéseket, más részüknél elengedhetetlen az informatikai felszereltség fejlesztése. Az önkormányzatok tekintetében ugyanezen megosztottság figyelhető meg, míg a levéltárak tekintetében megkérdőjelezhetetlen a fejlesztés szükségessége, az elektronikus dokumentumok átvételének, feldolgozásának és kutathatóvá tételének biztosítása érdekében. A feladat megvalósítása szorosan összefonódik az elektronikus ügyintézés bevezetése és a közigazgatás költséghatékonyságának növelése iránti törekvésekkel, melyre a Elektronikus Közigazgatás Operatív Program nyújt finanszírozási lehetőséget. 3. Javaslatokat dolgoz ki a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszterrel együttműködve az egyéb közfeladatot ellátó szervek iratkezelése informatikai feltételrendszerének fejlesztésére; Tekintettel arra, hogy a közfeladatot ellátó szervek köre több ezer szervet foglal magába az iskoláktól, a közüzemi szolgáltatókon át a közhasznú társaságokig, melyek nagyon gyakran e jogi minőségükkel sincsenek tisztában, komoly problémát okoz e szervek pontos meghatározása és informatikai infrastruktúrájuk felmérése. A feladat elvégzése feltétlenül szükségessé teszi a Miniszterelnöki Hivatalon kívül a többi érintett tárca közreműködését. A fejlesztési tervek kidolgozására kizárólag ezt követően kerülhet sor. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

98


4. Előkészíti a köziratok kezelésével összefüggő jogszabályok tervezetét; A 2006. január 1-jén és az azt követő hónapokban hatályba lépett joganyagot a gyakorlati tapasztalatok függvényében folyamatosan felül kell vizsgálni. A felülvizsgálat indokai a végrehajtás, végrehajthatóság, az informatikai környezet és lehetőségek nyomon követése, valamint az Európai Unió vonatkozó ajánlásainak, irányelveinek való minél teljesebb megfelelés. 5. Ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtását a központi államigazgatási szerveknél; Tekintettel arra, hogy az iratkezelés rendszerén évközben módosítani nem lehet, a 2006. január 1-jén hatályba lépett joganyag végrehajtására való felkészülésre pedig, az Ltv. módosításának országgyűlés általi elfogadásának csúszása okán, a 2005. év végén nem állt rendelkezésre elegendő idő, a joganyag egyes elemei pedig, csak az első negyedévben kerültek kihirdetésre, a 2006. év átmeneti évnek tekintendő. Ez az év elméletileg lehetőséget nyújtott valamennyi közfeladatot ellátó szerv számára, hogy iratkezelésüket a megváltozott jogszabályi környezethez igazítsák, gyakorlatilag azonban az általános választások, a kormányzati szervezet-átalakítás, illetve az őszi önkormányzati választások okán, számos szerv 2007. január 1-jéig sem volt képes az előírásoknak megfelelni. 2007. január 1-jétől azonban megkezdődtek az ellenőrzések, hiszen nemcsak a végrehajtás ösztönzése, hanem a tapasztalatok visszacsatolása is rendkívül fontos. 6. A miniszter jóváhagyja a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben a központi államigazgatási szervek egyedi iratkezelési szabályzatait, valamint az általuk készített egységes iratkezelési szabályzatok, továbbá irattári mintatervek kiadásakor – az oktatási és kulturális miniszterrel közösen – egyetértési jogot gyakorol; Az iratkezelési szabályzatok jóváhagyása lehetőséget nyújt a KIF számára, hogy a tervezés folyamatában korrigálja az egyes szervek iratkezelésének hibáit, kiegészítse hiányosságait, vagy javaslatot tegyen a A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


99

munkafolyamatok szabályozására, alakítására. A KIF azonban nem csak a jóváhagyáskor kíván kapcsolatba kerülni e szabályzatokkal, hanem már a megalkotásukhoz is szeretne szakmai segítséget nyújtani ajánlások és mintaszabályzatok készítésén keresztül. 7. A miniszter részt vesz az iratkezelésért felelős és az iratkezelést végző személyek szakmai képzésével, továbbképzésével kapcsolatos koncepciók kidolgozásában; Az iratkezelés nagyon hosszú ideig volt háttérbe szorítva. A tapasztalatok azt mutatják, hogy ez az a terület, amelyet a létszámcsökkentések a legtöbbször érintenek. Ez a tény már önmagában szükségessé teszi azt, hogy nagy figyelmet fordítsunk a képzésekre, a folyamatosan változó joganyag oktatására. Az oktatási tevékenység másik aspektusa azonban a nyugat-európai minták követése, ahol az iratkezelési, ügyviteli, informatikai feladatok megoldása az úgynevezett records manager feladatkörébe tartozik. Ez a szerepkör olyan jogi, informatikai, levéltári és menedzser ismereteket foglal magába, amely mindenféleképpen megérdemelné, hogy felsőfokú képzésként jelenjen meg Magyarországon is. E képzés elsőként a Corvinus Egyetem színeiben került elindításra 2007. októberében. 8. Figyelemmel kíséri az iratkezelési informatikai rendszerek és eszközök alkalmazhatóságát, azok tanúsításával kapcsolatos követelményeket, elemzéseket végeztet, a szabályozásban folyamatosan követi a technológiai fejlődés adta lehetőségeket, és gondoskodik a tanúsítás követelményeinek folyamatos korszerűsítéséről; Az iratkezelési szoftverek tanúsításának követelménye az iratkezelési reform egyik legjelentősebb eleme, mivel közös műszaki minőségi minimumszintet követel meg valamennyi rendszertől, megkönnyítve ezzel a felhasználói oldal döntését egy esetleges szoftverbeszerzéskor. Ezen túl a bevezetés szigorú törvényi határidőivel elősegíti az iratkezelés informatikai fejlesztését. 9. Részletes ajánlásokat, állásfoglalásokat fogalmaz meg. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

100


Tekintettel arra, hogy a jogszabályi háttér tartalmaz bizonyos ellentmondásokat és hiányosságokat, a felmerülő problémák megoldása érdekében a vonatkozó jogi normák átfogó felülvizsgálatáig a KIF által elkészített ajánlások és állásfoglalások segítik a jogalkalmazást.

A 2006. év gyakorlati tapasztalatai A KIF a 2006. év során az alábbi, leggyakrabban előforduló problémákat tárta fel: A szóban forgó szerv adottságainak és igényeinek megfelelően kialakított iratkezelési szervezet meghatározásának hiánya; Gyakori probléma, hogy a szervezetek az interneten megtalálható mintaszabályzatban rögzített szabályokat átalakítás nélkül veszik át és nem igazítják saját szervezetükhöz. Szintén gyakori, hogy a technikai lehetőségek adottak, de „szokásjogi” alapon tartanak fenn irracionális, bonyolult iratkezelési szervezeteket (megoldásokat), sőt gyakran a racionálisan működő szoftvereket akarják e szempontok szerint átalakíttatni, ami természetesen a vonatkozó jogszabályokba ütközik az esetek nagy részében. Mindenképpen megállapítható hogy szükség lenne a közigazgatásban követendő ügymenetmodellek felállításra, valamint minden egyes szervnél szakmai alapon történő rendszerszervezésre. Megnyugtató módon egyre több, iktatási funkcióval is rendelkező számítástechnikai program kerül használatba a szervek iratkezelésének támogatására, azonban ezek lezárásához kapcsolódó digitális hitelesítés bevezetéséig, sok esetben nem szabályozott az iktatókönyvek papíralapra történő kinyomtatása és hagyományos hitelesítése; Ahogyan arról már esett szó, ezekben az esetekben szükséges az iktatókönyvek kinyomtatása, papír alapon történő összefűzése és a papír alapú könyveknek megfelelő hitelesítése. A Korm. rendelet minden küldemény – fontosságától függetlenül – útjának pontos nyomon követése érdekében vezette be valamennyi beérkező küldemény kötelező érkeztetésének inA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


101

tézményét, mely pótlására több esetben fel kellett hívni az érintett szervek figyelmét; Mivel a Korm. rendelet az érkeztetés adattartalmát meglehetősen széles körűen határozta meg, a szervek számára e rendelkezés betartása jelentős többletterhet jelent, mivel az elektronikus rendszerek már képesek ugyan az érkeztetés adattartalmának automatikus átemelésére az iktatásba, papír alapon e rendelkezés majdhogynem az iktatás megduplázását jelenti. Éppen ezért, ahogyan arról már a korábbiakban is esett szó, az érkeztetés adattartalmát a szükséges minimumra korlátoztuk. Kihangsúlyoznám azonban, hogy továbbra is minden egyes iratot érkeztetni kell, e követelmény alól a Korm. rendelet nem tartalmaz kivételt. A Korm. rendelet kizárta a gyűjtőív használatát oly módon, hogy az iktatandó iratok kötelező iktatását írja elő, ezért a beiktatott irat további ügyiratdarabjait az irat alszámára rendeli beiktatni, tehát nem engedi ezeknek az iktatás nélküli nyilvántartását, a szabályzatok eszerinti módosítása vált szükségessé; E követelmény megfelelő betartásáról a korábbiakban már esett szó. A lezárt, irattározott iratanyagot tételszám szerint kell tárolni, ezért az erre vonatkozó előírások szerepeltetését számos alkalommal kértük az iratkezelési szabályzatokban; E probléma azonban sajnálatos módon nem csak az iratkezelési szabályzatok szintjén jelenik meg. Ellenőrzéseink során gyakran tapasztaltuk, hogy az iratkezelők a jogszabály által előírt irattározási rendet nem ismerik, ezért problémát okoz számukra mind kialakítása, mind az abból való visszakeresés. Az iktatókönyv év végi lezárását, továbbá a zárás utáni visszaiktatás kizárását határozza meg jelenleg a Korm. rendelet, ezért az előző évre történő visszaiktatást tiltó előírás hiányának pótlása elengedhetetlenül szükséges asz iratkezelési szabályzatokban, viszont bizonyos szervek esetén a rendelkezés alóli kivétel jogszabályi rögzítése indokolt;


102


A rendvédelmi szervek tekintetében tapasztaltuk, hogy számukra az éven túli iktatás tilalma komoly nehézséget és indokolatlan többletterhet okozna, ezért ebben az esetben a korábbiakban bemutatott módon a jogszabályok felülvizsgálatához folyamodtunk és a Korm. rendeletben került rögzítésre, hogy a rendvédelmi szervek mind a büntető, mind a szabálysértési eljárások tekintetében használhatják tradicionálisan az eljárási jogszabályoknak megfelelően kialakított iktatási rendszereiket. Más szervek esetében azonban továbbra is követelmény az éven túli iktatás kizárása, ezért e szabályokat az iratkezelési szabályzatokban is rögzíteni szükséges. Az irattári tervek szerkezeti felépítésére (általános és különös rész) vonatkozó kötelező előírást nem minden esetben vették figyelembe a szervek, ezért az irattári tervek szerkezetét korrigálni kellett; A Korm. rendelet az irattári tervek vonatkozásában az általános és különös rész elkülönítését írja elő, ezért a korábbi irattári tervek átstrukturálása szükséges. Azokat a tételeket, amelyek minden, vagy több szervezeti egységnél előfordulnak, indokolt az általános részben elhelyezni, míg a speciális tételszámok a különös részben kapnak helyet. Felvetődött a kezdő irat főszámra, vagy a főszám 1-es alszámra iktatása egységesítésének problematikája, melyben a vonatkozó joganyag módosításáig nem alakítható ki egységes álláspont; Az elmúlt években, a közigazgatásban két megoldás alakult ki a kezdő irat iktatása tekintetében, melyről már esett szó. E gyakorlatot mindenképpen egységesíteni szükséges, a követendő irány tekintetében azonban még nem alakult ki egyértelmű kormányzati álláspont. Az értelmező rendelkezésekben előforduló olyan iratkezelési fogalmak egységes meghatározása, amelyek más jogszabályokban nem fordulnak elő, egy – megközelítően teljes körű – iratkezelési fogalomtár létrehozásának szükségességét vetette fel.



103

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének helyzete Tekintettel arra, hogy a 2006. év az általános, majd az ezt követő önkormányzati választások okán mind az államigazgatási, mind az önkormányzati szervek számára meglehetősen nehéz évnek bizonyult, melyben az átalakítások, a megszorítások és a választásokkal járó adminisztratív feladatok rengeteg energiát vontak el a szakmai munka rovására, az államigazgatási szervek csak elenyésző hányadban tudtak teljes mértékig eleget tenni az iratkezelés megváltozott jogszabályi követelményeinek. Ennek további indoka, hogy bár a vonatkozó joganyag 2006. január 1jén hatályba lépett, a 2005. év végén nem állt rendelkezésre elegendő idő az Iratkezelési Szabályok jogszabályszerű módosítására, ezért a Szabályzatok átalakítására, módosítására csak 2006. év folyamán kerülhetett sor. Megállapítható volt, hogy azok a szervek, akik még nem küldték meg jóváhagyásra iratkezelési szabályzatukat, az átszervezések okán estek késedelembe. Az iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatos legfontosabb problémákkal már foglalkoztunk. Ami azonban ennél sokkal nagyobb gondot jelent az a szabályzatok végrehajtása. Bár a köztisztviselői alapképzés részét képezi az ügyvitel oktatása, annak a gyakorlatban való megvalósítása nem mindig hiba nélküli. Sajnálatos módon az átszervezések során pont azok a kolléganők mentek nyugdíjba, vagy kerültek elbocsátásra, akik évtizedek óta foglalkoztak e szakterülettel. Gyakran e kolléganők voltak egy-egy szervezet „emlékezetei”, a megfelelő nyilvántartási rendszerek hiányában. Mindemellett az iratkezelést végzők létszáma is a töredékére csökkent. Minisztériumi szinten önálló irattárosi munkakörrel már csak nagyon ritkán találkozhatunk, de az ügykezelői funkciók is szinte mindenhol összevonásra kerültek a titkárnői feladatkörrel. E kapcsolt munkakörök az okai annak, hogy az iratanyag selejtezésére, megfelelő rendben történő tárolására, vagy a levéltári átadásra történő előkészítésére nem marad idő. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

104


Mindezen okokból legnagyobb hiányosságként az irattárak állapotát értékeltük. Az ellenőrzött szervek kivétel nélkül rendelkeznek rendezetlen iratállománnyal, melyet a legtöbb esetben kizárólag külső bérmunkaerő igénybevételével képesek rendezni. Az irattárak fizikai állapota vegyes, mivel megtalálhatjuk a legmodernebb eszközökkel felszerelt helyiségek mellett, a fűtetlen nedves pincehelyiségeket is. Mivel a szervek önálló irattárosi munkakörrel már nem mindenhol rendelkeznek, a rendezetlen iratállomány további felhalmozódására lehet számítani. E tendencia mindenképpen aggasztónak mondható, mivel kizárólag minisztériumi szinten 35 ezer folyóméter iratanyagot kezel a közigazgatás, közel 22 ezer négyzetméteren. Tekintettel arra, hogy ezen iratok zöme belvárosi ingatlanokban helyezkedik el a tárolás négyzetméterre vetített költsége óriási. Mindezek túl e rengeteg iratnak a kormányzati negyedbe való áttelepítése is vethet fel problémákat. Megoldást jelentene, ha a szervek az elektronikus dokumentumkezelésre való áttéréssel legalább megállítanák az iratanyag további felhalmozódását. A felhalmozódott papír alapú iratanyag digitalizálása azonban nem jelent megoldást, mivel a selejtezhető iratokat digitalizálni felesleges, a maradandó értékű iratokat pedig kizárólag papír alapon képesek átvenni a levéltárak jelen pillanatban. Az iratkezelési szoftverek tanúsítása területén bár történtek előrelépések, nem könyvelhettünk el teljes sikert. Az Ltv. 2005. évi módosítása lehetőséget adott arra, hogy azok a szervezetek, akik korábban is papír alapon iktattak, és e rendszerüket fenn kívánják tartani, ezt természetesen megtehetik, az elektronikus iratkezelésre való áttérésre nincsenek rákényszerítve. Többek között azért sem, mivel e döntés meghozatala a legritkábban szakmai kérdés, leginkább a rendelkezésre álló anyagi erőforrások függvénye. Azok a szervezetek, akik 2007. január 1-jét követően szeretnék papír alapú iratkezelésüket elektronikusra cserélni, a törvény értelmében már csak tanúsított rendszert vásárolhatnak. Azt gondolom, hogy az esetleA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


105

ges inkorrekt és félrevezető piaci magatartásokat leszámítva e követelménynek a közfeladatot ellátó szervek eleget tettek. Ami a problémát jelenti, hogy meglehetősen alacsony számban került sor új szoftver beszerzésére, melyet szintén az elégtelen anyagi erőforrásokkal, mintsem szakmai ellenállással magyarázunk. Az Ltv. módosítása értelmében 2008. január 1-jétől valamennyi szoftvernek tanúsítvánnyal kellene rendelkeznie. Mivel a meglévő elektronikus iktatórendszerek cseréje együtt kell, hogy járjon, az ügyviteli folyamatok átszervezésével, az elektronikus dokumentumkezelés és az e-aláírási megoldások fokozatos bevezetésével e határidő módosítására tettünk javaslatot. Bízunk benne, hogy a meghosszabbított 2009. január 1-jei időpontig megnyílnak azok az európai uniós források is, melyek a közigazgatás korszerűsítésére fordítandóak az operatív programokon keresztül.

Összegzés Azzal mindannyian tisztában vagyunk, hogy a papír alapú iktatástól, nagyon hosszú út vezet az elektronikus ügykezelésig és ügyintézésig, azt azonban elmondhatjuk, hogy hatalmas lépést tettünk egy ez idáig indokolatlanul perifériára szorult területen. Összességében elmondható, hogy az iratkezelés, az átfogó reformok ellenére is elhanyagolt és háttérbe szorított szakterület, melyre csak a legritkább esetben jut elegendő anyagi és humán erőforrás. Bár az elmúlt évtizedek hiányosságai már jelentős problémák formájában öltenek testet, az illetékes döntéshozók még mindig nem ismerik el a terület fontosságát. A KIF célja, hogy a records manager szakma meghonosításával és főiskolai rangra emelésével szakértelmet vigyen e területre, és a szakértők eredményein keresztül növelje az iratkezelés elismertségét. Mindezeken túl a központi államigazgatási szerveknek az ügyviteli feladatok modernizálását megelőzően szükséges feldolgozniuk évtizedes hátralékaikat, melyhez a KIF igyekszik szakmai segítséget nyújtani. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

106


A mögöttünk álló egy év elegendő volt arra, hogy számos problémára és a fejlődés, fejlesztés szükségességére felhívjuk a közfeladatot ellátó szervek figyelmét. Bízom benne, hogy az idei évben jelentős eredményeket fogunk elérni a jogszabályi előírásoknak való minél teljesebb körű megfelelés terén is, és a 2009. évet valamennyi közfeladatot ellátó szerv tanúsítvánnyal rendelkező, elektronikus dokumentumkezelésre alkalmas szoftverrel fogja megnyitni.


107


Szabó Attila 15 GVOP 4.3.1 e-ügyintézési projekt bevezetésének sikere és hatása Jelen tanulmányt cégünk, az XLNT Consulting Kft. az e-Írástudásért Alapítvány biztatására azzal a céllal írta, hogy az elméletet és a gyakorlatot is ismerve, mutassuk be az e-ügyintézési projektek során szerzett tapasztalatainkat, és adjunk egy esettanulmány szerű összefoglalót ezen projektek sikerességéről, hatásáról. Mennyire hivatott erre az XLNT? Munkatársaink a 28 db GVOP 4.3.1-es e-ügyintézési projektből 15-nek az előkészítési és/vagy megvalósítási szakaszában vettek/vesznek részt, így mind a piaci szereplőket, mind az igényeket, mind a kapcsolatos jogszabályi változásokat, szándékokat mind a megoldásokat kellőképpen ismerik. A projektekben való részvétel elsősorban annak volt köszönhető, hogy az XLNT olyan szakértői csapatot hozott létre, amelynek tagjai jogi és/vagy informatikai végzettséggel, a szakterületen szerzett többéves tapasztalattal rendelkeznek. Megbízatásaink között különösen az elektronikus közigazgatás megvalósításához szükséges folyamatfelmérés, koncepciókészítés, informatikai biztonsági terv és jogszabályok készítése, valamint a projektek általános jogi megfelelőségének biztosítása szerepeltek. A tanulmánynak célja, hogy érzékeltesse a projektek komplexitását, a szereplők felkészültségét/felkészületlenségét anélkül, hogy az egyes szoftverfejlesztések nehézségeit ecsetelnénk. Célja továbbá, hogy a tisztelt olvasókat meggyőzze a felől, hogy a jövőbeni projektekben a tervezési, előkészítési szakaszra, a folyamatos megbízó oldali projektmenedzsmentre, -adminisztrációra, illetve a projekt utóéletére, hatásosságára sokkal több figyelmet (pénzt, egyéb erőforrásokat) érdemes fordítani. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

108

Szabó Attila: 15 GVOP 4.3.1 e-ügyintézési projekt …

Nem célja viszont a tanulmánynak a források elosztásának megvizsgálása, a nyertes projektek kiválasztásának, a pályázati folyamatoknak, a közbeszerzések lebonyolításának bírálata. Továbbá nem célja az egyes projektek aránytalanságainak, hatékonyságának, hatásának felmérése sem. A tanulmány első részében arról írunk, hogy az önkormányzat működését miben és hogyan tudja támogatni az informatika, miért fontosak az informatikai fejlesztések, és ezek sikerét milyen jogszabályi és anyagi háttér segíti. A második részben az XLNT által végzett feladatokon keresztül bemutatjuk, hogy a gyakorlatban hogyan zajlottak/zajlanak az informatikai fejlesztések. A harmadik, összefoglaló részben pedig egykét személyes benyomásunkat osztjuk meg.

Közigazgatási informatikai fejlesztésekről általában Hogyan segíthet az informatika fejlesztés az önkormányzati feladatok ellátásában? Az informatikai fejlesztések sosem lehetnek öncélúak. Attól, hogy egy szervezet vagy intézmény informatikai beruházásokra költ, önmagában még semmi sem lesz jobb, hatékonyabb, legrosszabb esetben akár még kidobott pénznek is tekinthető. Az informatika csak akkor tudja betölteni az elvárt szerepét, ha a szervezeti célok szolgálatába állítjuk, azok megvalósításának egyik eszközeként: Elsődlegesen biztosítani kell az irodai munkához általánosan elvárható környezetet. Ehhez olyan alapszintű IT infrastruktúrára van szükség, amely szövegszerkesztésre, táblázatok használatára internet böngészésre, elektronikus levelezésre és fájlok közös, fájlszerveren történő tárolására nyújt lehetőséget, legalább minimális felhasználó azonosítási és biztonsági követelmények betartása mellett. A következő szintet a vertikális jellegű, ún. szakalkalmazások jelentik, olyan megoldások, amelyek valamely szakterület munkáját segítik, alapvetően nyilvántartási, irat-előállítási funkciókkal, számíA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


109

tási és egyéb műveletek automatikus elvégzésével. Ide sorolhatók a legkülönfélébb szoftverek, a szociális, építéshatósági stb. szoftverektől kezdve egészen a térinformatikai rendszerekig. A hivatali munka teljes egészét átfogó horizontális szoftverek teszik teljessé az informatizáltságot. Az elektronikus iratkezelési és workflow jellegű funkcionalitás teljes egészében elektronikus útra képes terelni a hivatali működést, gyorsabbá, átláthatóbbá téve azt, csökkentve a hibalehetőségeket. Az elektronikus ügyfélkapcsolati rendszer (ez nem egyenlő a portállal!) a hivatal és az ügyfél közötti hiteles elektronikus kapcsolattartást teszi lehetővé. Az e-ügyintézés azon túl, hogy az ügyfélnek kényelmét szolgálja, egy bizonyos felhasználószám fölött a hivatal számára is könnyebbséget jelenthet. Lényeges még az egyes rendszerek adat és felhasználó szintű integrációja. Ez annyit jelent, hogy az önkormányzat minden szoftvere közös ügyféltörzset használt, egy adatot csak egyszer kell kézzel bevinni a rendszerekbe, és a belső felhasználók azonosítása is közös (Single Sign-On). Az önkormányzati működés hatékonyságához elengedhetetlenül szükség van egy hatékony pénzügyi rendszerre, amely támogatja a költségvetés-tervezést, a kötelezettség-vállalások és a bevételek nyilvántartását és lehetővé teszi a likviditás menedzsmentet. A testületi-bizottsági munka hatékonyságát és a döntések transzparenciáját szolgálják az ún. testületi rendszerek. A testületi-bizottsági munkafolyamatok szinte teljes egészében elektronikus útra terelése előtt csupán egyetlen akadály van, a képviselők ellenállása. Annak ellenére, hogy számos önkormányzat látta el hordozható számítógéppel a képviselőit, nagyon sok esetben ragaszkodnak az anyagok papír alapú, vagy legjobb esetben CD-n történő kézbesítéséhez. A legkézenfekvőbb megoldásra, azaz arra, hogy a képviselők letöltik a munkaanyagokat egy megfelelő internetes felületről csupán elenyésző számú példát lehet találni.

Sajnálatos módon jelenleg a legtöbb önkormányzat ott tart (amellett, hogy számos nagyon korszerűen működő hivatal is létezik), hogy a számítógépet egyfajta újabb generációs írógépként használják, néhány, A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

110


szigetszerűen működő célszoftverrel kiegészítve. Ez elsősorban nem pénzkérdés. A legnagyobb gond a szükséges szakértelem hiánya, és a nem megfelelő gondolkodásmód. A stratégiai tervezés, az elérendő célok ismerete hiányában az informatikai beruházásokkal kapcsolatos döntések ad hoc jelleggel, sokszor lobbyérdekek mentén születnek. Az eredmény a Sárközy professzor által említett „tékozló koldus”, jelenség. A rendelkezésre álló eszközpark lehetőségeinek sokszor csak a töredékét használják ki, szakértelem, vagy vezetői elkötelezettség hiányában.

Milyen jogszabályoknak és ajánlásoknak kell megfelelni egy informatikai fejlesztés során? A közigazgatási hatósági eljárásról és szolgáltatásokról szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) bevezetésével a jogalkotó komoly elvárásokat fogalmazott meg a központi és a helyi igazgatás egész rendszerével szemben. Az ezeknek a követelményeknek való megfelelés különösen nagy problémát jelent az önkormányzatoknak. A Ket. 160-169. §-ában foglalt rendelkezések mélyreható változtatásokat követelnek meg az igazgatási struktúrában. Nemcsak technikai és szervezeti változtatásokat írnak elő, hanem szükségessé teszik a közigazgatásban szokásos munkaszervezési módszerek és a hagyományos szemlélet megváltoztatását is. A központi igazgatásban az új követelmények teljesítése lényegében megtörtént, s az átállás jóval kisebb fennakadásokat okozott, mint amilyeneket az önkormányzatok esetében okoz még ma is. Emiatt azonban nem lehet egyértelműen az önkormányzatokat hibáztatni vagy a felelősség egészét rájuk hárítani. A fejlesztési programok végrehajtásának ugyanis elsősorban a gazdasági lehetőségek szabnak határt. Emellett természetesen sok múlik az ún. „emberi tényezőkön” is: a sikerben vagy a kudarcban fontos szerepet játszik, hogy az önkormányzati dolgozók mennyire képesek a magukévá tenni az új szemléletet és elsajátítani a változásokhoz szükséges új ismereteket és készségeket. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


111

A Ket. életbelépésével a jogalkotó alanyi jogot biztosított az ügyfél számára ahhoz, hogy hatósági ügyeit elektronikus úton is intézhesse. Ez így önmagában igen komoly kihívást jelentő követelmény a hatóságokkal szemben. A Ket. egészére jellemző megengedő szemlélet azonban az elektronikus ügyintézés tekintetében is érvényesül: a X. fejezet első mondata (160.§) felhatalmazást ad az önkormányzatoknak, hogy rendeleti úton kizárják az elektronikus ügyintézést. A törvényalkotók tisztában voltak azzal, hogy a helyi igazgatási rendszer milyen akadályokba ütközhet, amikor meg akar felelni a követelményeknek. Sok közigazgatási szerv számára a Ket. hatálybalépésének időpontjáig lehetetlen lett volna akár csak olyan szintre is eljutni, hogy a fejlesztéshez szükséges első lépéseket megtegyék. A megengedő szabályozást kihasználva azonban több olyan önkormányzat is kizárta az elektronikus ügyintézés lehetőségét, ahol ez egyáltalán nem volt indokolt. Az elektronikus ügyintézés tehát elvileg az ügyfelek alanyi jogává vált, s ebből számos egyéb követelmény adódik. A Ket. iránymutatást ad arra nézve is, hogy a fent leírtaknak miként kell megfelelni. A törvény kétféle lehetőséget nevez meg: az e-ügyintézés lehetőségét az ügyfelek számára egyrészt a már 2001 óta törvényileg is szabályozott elektronikus aláírás, másrészt – opcionálisan – az újonnan létrehozott Ügyfélkapu használatával kell biztosítani. A Ket. szabályozási koncepciója és terjedelmi korlátai nem tették lehetővé, hogy a fent leírt követelményekhez a törvény pontos részletszabályokat is meghatározzon, ez a feladat a végrehajtási rendeletekre hárult. Az e-kormányzati rendszerek technikai, minőségi, biztonsági, szervezeti és személyi követelményeit a 193/2005., a 194/2005. és a 195/2005. számú kormányrendeletek tartalmazzák. Ezek mellett még más fontos, de a Ket.-nél alacsonyabb rendű jogszabályokban is találunk ehhez kapcsolódó rendelkezéseket. Ilyen például a 335/2005. számú kormányrendelet, amely az iratkezelés témakörével foglalkozik, és bár nem végrehajtási rendelete a Ket.-nek, ahhoz szorosan kötődik, illetve kiegészíti azt.


112


A Ket. X. fejezete még további követelményeket is megfogalmaz, amelyek a törvény hatálybalépésével egyidejűleg kötelezően megvalósítandó feladatokat jelölnek ki. Ilyen például az elektronikus tájékoztató szolgáltatás: a hatóság „az internetes honlapján keresztül köteles a hatáskörébe tartozó ügy intézéséről elektronikus tájékoztatót közzétenni”. Ebben az egyetlen mondatban két kötelező feladat is benne van. Egyrészt az önkormányzatnak rendelkeznie kell hivatalos internetes honlappal, másrészt ezen a honlapon a törvény 164.§-ában részletezett információkat kell közzétennie. A közigazgatási szerv a hivatalosan közzétett nyomtatványon, illetve elektronikus űrlapon érkező kérelmet és beadványt a hatósági ügyintézés hagyományos módozatai esetén kinyomtatott formában, elektronikus közigazgatási szolgáltatás esetén pedig elektronikus formában is köteles elfogadni, ha annak kitöltése a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel. Az eddig említett követelmények természetesen nem adnak teljes képet az önkormányzatok számára előírt e-ügyintézési követelményrendszerről. A Ket. ugyanis csak a kereteket adja meg, és a részletes szabályok más törvényekben, illetve kormányrendeletekben szerepelnek. Az elektronikus (ön)kormányzat kialakításához elengedhetetlen, hogy az elektronizáció a back-office és a front-office folyamatokra egyaránt kiterjedjen. Elektronikus „cselekmények” végzésére a 193/2005. sz. kormányrendelet előírásainak megfelelően két módon van lehetőség. A egyik modell a nem párbeszédre épülő kapcsolat. Erre példa, ha az ügyfél emailben veszi fel a kapcsolatot az önkormányzattal. A másik modell a párbeszédre épülő kétirányú kapcsolat, olyan ügyintézési felületen keresztül, amely lehetővé teszi a kölcsönös és összefüggő adatcserét. Ez feltételezi, hogy az önkormányzatnak van olyan ügyintézési rendszere, melynek keretében ez a párbeszédes adatcsere megvalósul-hat. A párbeszédre épülő eljárás esetében fontos, hogy a kapcsolat ideje alatt megtörténjen az ügyfél megfelelő azonosítása. Ezt vagy elektronikus aláírással, vagy a regisztráció során a természetes személyazonosító A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


113

adatokkal lehet megtenni. Viszont-azonosításhoz az Ügyfél-kapu regisztrációs adatbázisa szolgál hiteles információkkal. A Kormányzati Portál biztosítja az elektronikusan igénybe vehető szolgáltatások (és az azokra vonatkozó tájékoztató jellegű információk) „egykapus” elérhetőségét. Azoknak az ügyfeleknek a bejelentkezési azonosítását, akik elektronikusan kívánják ügyeiket intézni, a központi elektronikus szolgáltató rendszer Ügyfélkapuja látja el. Az eddig elmondottak elsősorban a front-office rendszerre vonatkoznak, de a hivatal belső folyamatainak szervezése épp annyira fontos, mint az előzőek. Ezért a törvényi kötelezettségeknek való megfelelés megkívánja a hatóság belső munkájának teljes átszervezését is. Végig kell tekinteni az iratkezelési folyamatokat, és a hivatalon belüli ügyvitelt illetően a 335/2005. sz. kormányrendelet követelményeivel összhangban meg kell határozni a személyekre lebontott, pontosan megfogalmazott hatás-köröket és feladatokat.

Milyen nagyobb fejlesztésekre került eddig sor és mire lehet számítani? NFT I., a GVOP 4.3.1 és 4.3.2 pályázati források és eredményei Az NFT I. keretében meghirdetett operatív programok közül a GVOP 4.3.1 (Önkormányzatok információszolgáltató tevékenységének fejlesztése – az elektronikus önkormányzat kialakítására, az elektronikus ügyintézés megvalósításának támogatására kiírt program), illetve 4.3.2 (Önkormányzati adatvagyon másodlagos hasznosítása – az adatvagyon korszerű adatbázis-kezelő rendszerek létrehozásán, on-line és alternatív hozzáférések biztosításán keresztül történő felhasználásának, elérhetőségének biztosítására kiírt program) keretében volt lehetőség az önkormányzatok számára informatikai fejlesztési forrásra pályázni. A GVOP 4.3.1 keretében több megyeszékhelyen, kistérségben és fővárosi kerületben elindult elektronikus ügyintézéshez szükséges rendszeA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

114


rek kiépítése, amely célul tűzte ki, hogy a Ket.-nek és végrehajtási rendeleteinek, valamint más idevonatkozó jogszabálynak meg kell felelni. A kiépített rendszerekkel szembeni követelmény a jogi szabályozásnak való megfelelés, más-részt az adott önkormányzat speciális igényeinek való megfelelés, a felhasználóbarát alkalmazhatóság. Ezeket a követelményeket a megrendeléseket elnyerő cégeknek csak részben sikerült teljesíteniük. A támogatott önkormányzatoknál a GVOP 4.3.1 kapcsán eddig mindössze három teljesítette a Ket. követelményeit 2006. november 18-ig. A GVOP 4.3.1 esetén az önkormányzatok 28 projektre összesen több mint 11 milliárd forint támogatást kaptak: ez projektenként átlagosan majdnem 400 millió forintot jelent. A cél minden esetben a valódi elektronikus ügyintézés megvalósulása volt – a CLBPS- ajánlás (eEurope akcióprogram, Common list of basic public services) 3. szintjének elérése. Ez a szint az on-line ügyintézést jelenti az elektronikus fizetés és a teljes belső elektronikus ügykövetés megvalósulása nélkül (amely már a 4-es szint). Az internetes időpont egyeztetés vagy letölthető nyomtatványok elhelyezése az önkormányzati hon-lapra, nem tekinthető „valódi e-ügyintézésnek”, hiszen a kommunikáció hivatalos része a hagyományos formában zajlik. A pályázat szinte szabadkezet adott az önkormányzatoknak, gyakorlatilag bármilyen informatikai fejlesztés megvalósulhatott a támogatásából. A GVOP 4.3.2 keretében a beérkezett pályázatok alapján 17 projekt megvalósításához összesen majdnem 2 milliárd forint támogatást ítéltek oda, ami projektenként átlagosan több mint 100 millió forintot jelent. A pályázat célja az önkormányzatok információszolgáltató tevékenységének a fejlesztése volt. Az elnyert támogatás segítségével az önkormányzatok publikálhatták a rendelkezésükre álló adatvagyont. Ez előremutató koncepciónak tekinthető. A nyertes projektek végrehajtása során sok helyen azonban annyi történt, hogy új önkormányzati portálok készültek, vállalkozások számára valóban hasznosítható információt csak elvétve lehet találni. Ez alól kivételt képeznek azok az esetek, A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


115

amikor a település térinformatikai fejlesztésre fordította a támogatást, és alaptérképét különböző információs rétegekkel kiegészítve publikálta. Azok az önkormányzatok jártak a legjobban, amelyek a támogatást térinformatikai fejlesztésre fordították. A GVOP 4.3.1 és 4.3.2 pályázataival kapcsolatban elmondható, hogy nem érték el a kívánt célt. Egyrészről központi szabványok, ajánlások nélküli fejlesztések valósultak meg, amelyek lecserélhetetlen, egymással együttműködni nem képes megoldásokat hoztak létre, másrészt a legtöbb esetben az alapcélt sem érték el (CLBS 3. szint).

Új Magyarország Fejlesztési Terv – az EKOP és a ROP-ok illetve az ÁROP forrásai Az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében tizenöt operatív programot hirdettek meg, melyek keretében 7000 milliárd forint fordítható az elkövetkező 7 évben Magyarország fejlesztésére. Egyelőre az Operatív Programoknak egy átfogó leírása jelent meg, valamint néhány pályázatot írtak ki, de az idevonatkozó akcióterveknek még csak nem nyilvános munkaváltozata van. Az informatikai fejlesztések tekintetében az önkormányzatok számára az EKOP (Elektronikus Közigazgatás Operatív Program) és a Regionális Operatív Programok a lényegesek. Fontos ezen operatív programoknak az egymáshoz való viszonya, ugyanis az EKOP az elektronikus közigazgatást érintő összes központi fejlesztést támogatja, míg a ROPok a régióban megvalósuló, nem országos kihatású fejlesztéseket tartalmazzák, ezzel együtt a helyi elektronikus közigazgatással kapcsolatos fejlesztéseket is. Az EKOP 97 milliárd Ft-ot biztosít a fejlesztések megvalósítására. Ez az összeg megoszlik a prioritási tengelyek különböző területei között. Az EKOP prioritási tengelyeiről és a lehívható összegekről álljon itt két konkrétum. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

116


- A közigazgatás és közigazgatási szolgáltatások belső folyamatainak és szervezetének megújítása (30,4 milliárd Ft). A tengelyen belül a kiemelt területek a következők: A közigazgatási szolgáltatások folyamatának egyszerűsítése és elektronizálása; Nyilvántartási rendszerek, adatbázisok átalakítása, fejlesztése; A közigazgatási működés, döntéshozatal és végrehajtás központi elektronikus támogatása (szakrendszerek konszolidációja). - A közigazgatási szolgáltatásokhoz történő hozzáférést támogató infrastrukturális fejlesztések (szolgáltatások eljuttatása az ügyfelekhez) (46,6 milliárd Ft). A tengelyen belül a kiemelt területek a következők: Valós és virtuális térségi közös szolgáltató központok létrehozása; Központi elektronikus hálózati és biztonsági infrastruktúra továbbfejlesztése; Közigazgatási informatikai közmű, állampolgárok intelligens azonosítása. - Központi, országos fejlesztések (21 milliárd Ft). A harmadik prioritási tengely a közép-magyarországi régióban található igazgatási szervek elektronikus fejlesztését emeli ki. Az EKOP leglényegesebb eleme az ún. interoperabilitás és az azon alapuló fejlesztés. Ennek oka az, hogy illúziónak tűnik valamennyi közigazgatási rendszer cseréje és egy nagy integrált, elosztott rendszer bevezetése. Ezért az a reális kitűzendő cél, hogy az egyes alkalmazások kommunikálni tudjanak, és ahol szükséges és lehetséges, közös adattörzset használjanak. Ez a kitűzendő cél egyébként nemcsak az államigazgatási rendszerek esetében, hanem az önkormányzati rendszereknél is így van. Az EKOP-ban egyértelműen kiolvasható az a szándék, hogy a szigetszerű rendszerek elkerülése érdekében minden régióra egységesen alkalmazandó helyi közigazgatási keretmodell felállítása szükséges, melynek központi eszköze az önkormányzatokat kiszolgáló alkalmazásszolgáltató (ASP központ). Az ASP (Application Service Provider) modell lényege, hogy a szerver, az azon futó programok nem helyben A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


117

elérhetőek, hanem egy központban vannak, ahonnan interneten keresztül lehet hozzáférni a programhoz, mint szolgáltatáshoz. Így a rendszert nem kell teljes egészében kifizetni, csak az igénybevétel erejéig a használatot. Az országban néhány ASP központba (feltehetőleg régiónként vagy még tágabb területen lesz egy-egy) koncentrálható a helyi elektronikus közigazgatás működését támogató hardver infrastruktúra, valamint az önkormányzatok számára elérhető alkalmazások. A tervek szerint az EKOP finanszírozza majd az országosan egységes alkalmazás-szolgáltatási (ASP központok) fejlesztéseket. Az önkormányzatok ASP-központhoz történő csatlakozását pedig a regionális operatív programokból finanszírozzák. Az ASP-modell jellemzően a kistelepüléseknek jelent hatalmas előnyt, akik ezáltal professzionális szolgáltatáshoz jutnak. A nagyobb költségvetéssel és hivatallal rendelkező önkormányzatok esetében kérdéses lesz, hogy megéri-e az ASP-központhoz való csatlakozás. A méretgazdaságosság ugyanis nem ugyanolyan súllyal esik latba, mint egy 50100 fős hivatalnál. A helyileg telepített rendszerek árához képest arányában feltehetőleg kisebb lenne a megtakarítás, a hálózati forgalom azonban lényegesen több lenne. A mai információrendszereknél az adatbiztonság kérdése már megfelelő szintű, így ez elviekben nem befolyásolja a döntést. Az, hogy a speciális önkormányzati szoftverek hogyan működnek ASP-modellben, az sokkal inkább kérdéses. Az elviekben működő, de gyakorlatban akadozó szolgáltatást a nagyobb önkormányzatok (fővárosi, kerületi, megyei jogú városok) nem engedhetik meg maguknak, így az ASP-modellel kapcsolatban mindenképpen konzervatív hozzáállás javasolt. Az EKOP nem hivatalos anyagaiból egyelőre azt lehet kiolvasni, hogy a fejlesztések nem biztos, hogy az időszak elején valósulnak meg, aminek oka az, hogy először a szabványok lefektetése történik. Ezzel ellentétes információkat is hallani, amely szerint az iparági lobbi mindenképpen számít a pályázatok mihamarabbi kiírására. ASP-modellben jellemzően önkormányzati portál, elektronikus ügyintézési megoldás, iktató- és dokumentumkezelő rendszer, testületi ülés A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

118


támogató rendszer megvalósítása a legvalószínűbb, de elképzelhető az egyes szakalkalmazások esetében is ASP-szolgáltatás. Az Államreform Operatív Program (ÁROP) egyik lényegi eleme a képzés, ezért elképzelhető, hogy önkormányzati köztisztviselőknek, közalkalmazottaknak szóló informatikus képzés elérhető lesz. Az Operatív Programoknál konkrétabb és részletesebb fejlesztési terveket fognak tartalmazni az akciótervek. A fejlesztési döntésekkel érdemes megválni ezek kiírását.

Állami és egyéb források Jelenleg nem ismert olyan informatikai vonatkozású pályázati lehetőség az önkormányzatok számára, amely nem az Operatív Programon belül valósul meg. Feltételezhetőleg ez a közel-jövőben nem fog változni.

Informatikai rendszerek bevezetése a gyakorlatban Az informatikai fejlesztési projektek kényes folyamata a bevezetés, illetve az azt előkészítő, megalapozó lépések. Ilyenkor találkozik szembe a projekt a legtöbb ellenállással, ekkor mutatkoznak meg az esetleges korábbi hibák, működési problémák, melyekre együtt kell keresni a megoldást két olyan partnernek, melyek szakmailag gyakran nem értik egymást. Sajnos napjainkban még mindig kevéssé jellemző az informatikához jól értő közigazgatási szakember és fordítva. Általában a két szakmai tábor nehezen tud „egy nyelvet” beszélni. Az XLNT szerepe, hogy tudásunkkal, szakmai hozzáértésünkkel hidat képezzünk a két szereplő között. Az informatikai fejlesztő cégek nehezen látják át egy önkormányzati szervezetrendszer működését, berögzült, gyakran kötött munkametódusait, jogszabályi környezetét. Az önkormányzat dolgozói viszont gyakran idegenkednek a jól megszokott munkamenetet felborítani látszó informatikai cégek munkájától. Az A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


119

XLNT-nél arra törekszünk, hogy mindkét fél elégedettsége mellett szak mailag kiváló, megbízható informatikai rendszerek kerüljenek bevezetésre, melyek valóban megkönnyítik az önkormányzati feladatellátást és hibáktól mentes, a jogszabályoknak megfelelő munkafolyamat támogatást nyújtanak.

Az informatikai stratégia jelentősége Mielőtt egy önkormányzat bármilyen informatikai fejlesztésbe kezdene, meg kell alkotnia átfogó és komplex szemléletmódot követő informatikai stratégiáját. E dokumentum gyakorlati jelentőségét nem lehet eléggé hangsúlyozni. Sajnos az eddigi fejlesztési projekteknél azt tapasztaltuk, hogy a legtöbb önkormányzat a pályázati dokumentációk kipipálandó részének tekintette és ezért koncepció nélküli, használhatatlan stratégiák születtek. Jelentőségüket nem voltak képesek bizonyítani, hiszen sehol sem fordítottak kellő időt és energiát a tervezésre, helyzetelemzésre és ezek alapján koncepcionális döntések meghozatalára. Arra is bőven akadt és akad sajnos ma is példa, hogy külső vállalkozások milliókért írnak használhatatlan stratégiákat, minimális energiát és pénzt befektetve. Az XLNT merőben mást ajánl a jövő szempontjából tudatos tervezést igénylő önkormányzatok számára. Mindenekelőtt az intézmény és a stratégiaalkotó között szoros együttműködésére van szükség egy sikeres stratégia megalkotásához. A stratégia elkészítésében a legtöbb időt és erőforrást az igény- és helyzetfelmérés igényel. Meggyőződésünk, hogy informatikai stratégiát nem csak a hivatal és az önkormányzat szempontjából kell elkészíteni, hanem figyelembe kell venni a teljes intézményrendszert és magát a települést is, melynek működését és fejlődését nagyban befolyásolják az önkormányzati döntések. A felmérési szakasz végén az XLNT egy átfogó döntés-előkészítő anyagot terjeszt az önkormányzat vezetése elé, melyből az egész önkormányzati


120


szervezetrendszert, és magát a települést érintő fejlesztési irányokat lehet kijelölni. Konkrét és egymásra épülő javaslatrendszert adunk a döntéshozók kezébe, melyből eldönthetik, mit kívánnak a következő, 3-5 éves időtávlatban megvalósítani. Természetesen felhívjuk a figyelmet azokra a legkritikusabb pontokra, melyek nem maradhatnak ki a fejlesztési tervekből, és amelyek megvalósítása sürgető feladat. Mindehhez bemutatjuk azt a jogszabálykörnyezetet, amelyre az önkormányzatnak figyelemmel kell lennie a fejlesztések során, illetve minden egyes fejlesztési feladat mellé, megjelöljük a megvalósításukhoz szükséges költségeket és forrásokat és azok elérhetőségét. A vezetés döntését követően a kiválasztott fejlesztési igényeket egy akcióterv keretében foglaljuk össze. Tehát egy olyan konkrét, a fejlesztéseket világosan és pontosan összefoglaló, a feladatokhoz megfelelő időtávlatokat, költségeket és forrásokat megjelölő stratégiát adunk át az önkormányzat részére, mely alapján megkezdheti a fejlesztések projektszemléletű tervezését. Természetesen ezt a stratégiát is, mint minden másikat, évente érdemes felülvizsgálni. Eddigi tapasztalataink azt mutatják, hogy a megrendelő ilyen mélységű bevonásával rendkívüli módon megnő a bizalom az informatikai stratégiával szemben. Emellett a körültekintő tervezés alapján hozott és jól megalapozott döntések valóban hasznos dokumentummá teszik az elkészült akciótervet. Az XLNT gyakorlott és felkészült szakemberei segítik az önkormányzatot saját belső igényei feltárásában, szakmai segítséget nyújt a döntéseknél.

Projekt előkészítés Ennek a tanulmánynak nem célja a GVOP projektek bírálata. Sem a projektek előkészítésének sem a PEA-nak a bírálata. Sem az EU-s elvárásoknak, a bevállalt indikátorok teljesülésének/teljesíthetőségének vizsgálata. Végül nem célja a Ket., rendeletek, egyéb jogszabályi háttér kritizálása sem. Mégis érdemes néhány szót ejteni az élőkészítésről. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


121

Tapasztalatunk szerint az imént felsorolt külső tényezők mellett az egyes projekteknél külön-külön megfigyelhetőek voltak olyan jellemzők, amelyek nehezítették az adott projekt sikerességét. Az ilyen átfogó projektek esetén fontos, hogy az önkormányzati vezetők konszenzusra jussanak legalább a tekintetben, hogy mi a céljuk a projekttel, mikor tekintik sikeresnek azt. Sok esetben, főleg kistérségeknél, ahol több önkormányzatnak kellett (volna) együttműködni, ez nem történt meg. Sőt, mindenféle politikai érdekek miatt nehézkes vagy adott esetben sikertelen projektek születtek. Másik gyakran előforduló jellemző, hogy a projektszervezetből olyan kulcsszereplők nem voltak definiálva, mint például projektadminisztrátor (aki többek között pl. a közreműködő szervezetek felé készíti a jelentéseket) vagy minőségbiztosító (aki többek között pl. az egyes szakaszokban az átadott termékek megfelelőségét ellenőrzi) vagy megbízó oldali projekt-menedzser, aki az önkormányzat(ok) közreműködéséért felelős). Végül kiemelnénk még a kommunikáció fontosságát. Mind projektszervezeten belül, mind azon kívül. Projektszervezeten belül nagyon fontos leszabályozni (projektindító vagy -alapító dokumentumban/okiratban), hogy a projektszervezet egyes tagjai/csoportjai hogyan, milyen formában, milyen gyakorisággal kommunikálnak. Ki, kinek tartozik jelentéssel, mikor hány napon belül kell reagálni stb.-stb. Ezek sok helyen nagyon rosszul voltak szabályozva vagy egyáltalán nem, amiből felelősségtologatás, projekten belül rossz hangulat generálódott. A külső kommunikáció a lakosság, a vállalati, civil szféra felé is fontos, de mindenekelőtt a hivatal munkatársai felé, hiszen ők is sokat könynyíthetnek/nehezíthetnek a projekten. A legtöbb projektből hiányzott az, hogy a projekt hasznosságát, jelentőségét, gyakorlati mikéntjét (Mire jó a portál? Hogyan lehet csatlakozni? Hogyan motiválják az érintetteket?) hatásosan kommunikálják.

Rendszerbevezetés A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

122


A következőkben egy komplex e-ügyintézési rendszer bevezetésénél szükséges, XLNT által végzett tanácsadási feladatokat mutatjuk be. Ennél szűkebb körű fejlesztésekhez is hasonló szempontok szerint közelítünk. Felmérésre és interjúkra még a legkisebb informatikai fejlesztés esetében is szükség van, de e-ügyintézési tájékoztatót nem kell minden projekt esetében készíteni. Mégis azt tartjuk legcélszerűbbnek, hogy a legteljesebb, legátfogóbb fejlesztéshez kötődő feladatokat mutassuk be, hiszen az ad teljes képet a fejlesztés során felmerülő feladatokról.

Folyamatfelmérés A projekt kereteinek tisztázást követően a konkrét bevezetési teendők között az első lépés a hivatali ügyintézési folyamatok feltérképezése. Ez a részfeladat gyakorlatilag nélkülözhetetlen. Nem lehet standardizált, minden önkormányzatra egyformán jellemző feladatmegvalósítási folyamatokat definiálni. Bár az önkormányzatok feladatainak egy része központilag kerül meghatározásra, számos olyan tevékenységgel is találkozhatunk, amely az adott település sajátos elhelyezkedéséből, funkciójából, földrajzi, demográfiai adottságaitól és még más jelentős összetevőkből adódik. Tapasztalatunk szerint ezen okok miatt minden önkormányzat nagyon egyedi folyamatokkal rendelkezik. Ugyanazon feladat ellátása, egy-egy adott ügy elintézése részleteiben rendkívül különbözhet. Az egyes ügyintézési mozzanatok változhatnak a hivatalok méretei, szervezeti rugalmassága alapján. Általában egy kisebb önkormányzatnál az ügyintézés jóval egyszerűbben zajlik, mint egy bonyolultabb szervezeti felépítést igénylő nagyvárosi hivatal esetében. Természetesen vannak olyan mozzanatos tevékenységek (pl. szignálás, határozathozatal), melyek mindenhol kivétel nélkül jogszabály alapján léteznek, és szinte azonos helyen és időben mennek végbe az ügyintézési folyamat során, de az ügyintézési lépések egy részének folyamatba szervezése hivatalonként nagy eltéréseket mutat. Ezért kikerülhetetlen feladatnak tartjuk egy rendszerbevezetés esetén a folyamatfelmérést,



123

legyen szó egy kisebb szakági modul vagy a hivatal egészét érintő iratkezelési vagy e-ügyintézési rendszer bevezetéséről. A folyamatokat több lépcsőben mérjük fel, az eredményeket a felmérési dokumentációban foglaljuk össze. Interjúk A teljes rendszer bevezetését meghatározó interjúsorozatot, a szervezeti felépítés és a projekt előkészítő szakaszában kiválasztott ügylista alapján a „kulcs” felhasználók körében végezzük. Minden, a projektben résztvevő szervezeti egységet megvizsgálunk. Mielőtt konkrét interjúra kerülne sor a legszükségesebb dokumentációkat, mint például a minőségügyi kézikönyv, vagy iratkezelési szabályzat, bekérünk az önkormányzattól. Ezek alapján készülünk fel az egyes interjúkra. Az esetek többségében a vezető pozíciót betöltő dolgozókat keressük fel először. Elsőként igyekszünk magával a jegyzővel találkozni, aki a hivatal egészéről átfogó képet rajzol számunkra. Őt követően a különböző irodák vezetőit majd a csoportvezetőket keressük fel, aki végül egy adott ügyet leginkább ismerő ügyintézőhöz irányít bennünket. Az ügyintézővel egyeztetjük az ügymenetet és a jogszabályokat. Az interjúról emlékeztető készül, melyet minden érintett megkap. Az interjú mellett az irodáktól minden, adott ügyhöz tartozó dokumentumot bekérünk, így például határozatmintákat, formanyomtatványokat. Folyamat-felmérési dokumentáció Az interjúkat követően összeállítjuk a folyamat-felmérési dokumentációt, mely a bevezetés során mindvégig segíti a rendszert fejlesztő munkatársakat. Ez az a dokumentáció, melyhez az elektronikus ügymenetek szoftveres leképezése során a fejlesztők visszanyúlhatnak és akár a későbbi vitás esetek is ellenőrizhetők. Gyakorlatban többször is előfordulhat, hogy egy-egy ügymenet kisebb-nagyobb változáson megy át a bevezetési projekt ideje alatt. Ezt a fejlesztők felé időben jelezni kell, hiszen ez esetben a már elfogadásra került folyamat-felmérési dokumentációt is módosítani kell, illetve el kell tréni tőle. Amennyiben a A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

124


hivatal nem jelzi a változásokat, a fejlesztők az elkészült dokumentáció alapján dolgoznak és a későbbi hibás működésért nem vonhatók felelősségre. Mivel az XLNT több mindenre kiterjedő tanácsadási szolgáltatást végez, ezért gyakran előfordul, hogy észlelve a jogszabályi vagy hivatali munkában bekövetkezett változásokat mi magunk „közvetítünk” a hivatal és a fejlesztők között. A folyamat-felmérési dokumentáció a következőképpen ír le egy adott ügymenetet. Szöveges leírás: az ügymenet egészét írja le részletesen, alátámasztja, magyarázatokkal látja el, kiegészíti a folyamatábrát. Folyamatábra: a fejlesztőkkel előzetesen egyeztetett szerkesztőprogrammal elkészített statikus ábra, mely az ügymenet egyes mozzanatait tartalmazza a megfelelő sorrendben, a lehetséges elágazásokat is feltüntetve. Ügyféloldali és egyéb külső dokumentumok felsorolása: ebben az egységben kerülnek felsorolásra azok a dokumentumok, melyek az ügyféltől illetve már külső szervektől érkezhetnek az adott ügymenet során (pl. kérelem, szakhatósági állásfoglalás). Keletkező belső dokumentumok felsorolása: az adott ügymenet során a hivatalban keletkező kifelé küldött iratok csoportját foglaljuk össze. Ezek lehetnek kiadmányozott és kiadmányozni nem szükséges iratok is. Illeték és díjfizetés módja: az ágazati jogszabályok eltérően szabályozzák az ügytípusok esetében az elektronikus illeték- és díjfizetési lehetőségeket, ezért erre külön kitérünk a dokumentációban. Kiadmányozás rendje: az ügymenet során keletkező kifelé irányuló dokumentumok kiadmányozási rendjét táblázatban foglaljuk össze. Példa egy folyamatábrára:


125


Ügy indulása folymat

Fizetési kötelezettség ellenorzése

Folymat vége

Nem kell fizetnie

Törlési határozat

Kiadmányozás

Kézbesítés

Kivetési határozat

Kiadmányozás

Kézbesítés

Fellebbezés

igen

Fellebbezési eljárás

nem

Értesítés a jogerore emelkedésrol

Folymat vége

5. ábra – Helyi iparűzési adóbevallás intézési folyamata A folyamat-felmérési dokumentáció gyakran részét képezi a funkcionális specifikációnak, mely meghatározza az átadásra kerülő rendszer paramétereit, az azzal szemben támasztott követelményeket. Ennek


126


elkészítésében az XLNT is részt vesz a fejlesztővel való folyamatos egyeztetés mellett.

Informatikai Biztonság Az informatikai rendszerek tervezésénél/működésénél mind a hazai, mind a nemzetközi ajánlások alapvetően három biztonsági célt tartanak szem előtt. Ezek azok a célok, amelyek egy jól, megbízhatóan működő rendszert jellemeznek. Az Informatikai biztonsági fogalomtár így határozza meg őket (http://www.fogalom.hu/cstore/index.fm): Bizalmasság „Olyan biztonsági tulajdonság, amely lehetővé teszi, hogy az információ jogosulatlan szubjektumok számára ne legyen elérhető, vagy ne kerüljön nyilvánosságra.” Sértetlenség „Olyan biztonsági tulajdonság, amely azt jelenti, hogy az adatot, információt vagy programot csak az arra jogosultak változtathatják meg és azok észrevétlenül nem módosulhatnak.” A sértetlenséghez két fogalom szervesen kapcsolódik: az adat, információ, dokumentum letagadhatatlansága és hitelessége is: Letagadhatatlanság „Olyan biztonsági tulajdonság, amely megfelelő bizonyítékokkal szolgál az informatikai rend-szerben végrehajtott tevékenységek későbbi ellenőrizhetőségét illetően.”



127

Hitelesség „A hitelesség az entitás egy olyan biztonsági tulajdonsága, amely egy vagy több hozzá kapcsolódó tulajdonságot más entitás számára bizonyíthatóvá tesz.” Rendelkezésre állás: „Olyan tulajdonság, amely lehetővé teszi, hogy a feljogosított szubjektum által támasztott igény alapján az adott objektum elérhető és használható legyen.” E célok sérülése esetén a szervezetet nyilvánvaló károk érhetik. Ilyenek lehetnek a következők: a szervezet munkaképességének csökkenése; anyagi károk: eszközök, szoftverek sérülése, helyreállítás költségei, munka kiesés költségei; erkölcsi károk: sérül a jogbiztonság, ha az állampolgárok ügyei nem a törvényi előírások szerint kerülnek intézésre; egyéb károk: nem nyilvános adatok nyilvánosságra kerülése (gazdasági, pénzügyi, személyes adatok). Egyrészről az informatikai rendszer élettartamának valamennyi ciklusában (tervezés, beszerzés, telepítés, üzemeltetés, karbantartás) törekedni kell arra, hogy a fenyegetéseket ki-szűrjük, bekövetkezési valószínűségüket minimalizáljuk. Másrészt eljárásokat kell kidolgozni arra nézve, hogy biztonsági incidensek bekövetkezése esetén a biztonságos működés a legkisebb mértékben sérüljön, illetve az üzemszerű működés a lehető legrövidebb időn belül helyreálljon. Az informatikai rendszer biztonságos üzemeltetését két irányból lehet megközelíteni. Egy-részt a szervezetnek rendelkeznie kell a megfelelő szabályzatokkal, leírásokkal, és alkalmaznia is kell azokat. Másrészt gyakorlati vizsgálatok során igazolni kell, hogy a rendszer valóban biztonságosan működik-e.


128


Informatikai rendszer dokumentáltsága A szervezetnek rendelkeznie kell az informatikai rendszer megfelelő dokumentációjával. Az informatikai biztonsági helyzet folyamatos változása miatt rendszeres időközönként (1-2 évente), illetve komolyabb változások esetén a szabályzatokat felül kell vizsgálni és szükség esetén aktualizálni kell. A rendszerleírás és a leltár jellegű dokumentumokat folyamatosan naprakészen kell tartani. A teljes dokumentáció a következő leírásokat, szabályzatokat tartalmazhatja: Hardver leltár Minden szervezetnek javasolt valamilyen adatbázis hátterű eszköznyilvántartás. Ez egyrészt pontos képet ad az eszközállományról, másrészt jelentősen segíti az üzemeltetői munkát. A nyilvántartást folyamatosan karban kell tartani, különös tekintettel az eszközök garancia-időtartamára, illetve korára, hogy a javíttatásokat és a szükséges cseréket mindig pontosan lehessen tervezni. A leltár részének kell lennie azon beszállítók nyilvántartásának, amelyek a garanciát, illetve a terméktámogatást biztosítanak a rendszer elemeihez. A leltár tartalmazhatja azokat az adatokat, amelyek alapján meg lehet határozni az eszköz helyét, üzemeltetőjét, használóját. Szoftver leltár Minden szervezetnek javasolt valamilyen adatbázis hátterű szoftver nyilvántartás. A nyilvántartást folyamatosan karban kell tartani, különös tekintettel a szoftverek licenc és frissítési információira. A nyilvántartásban egyrészt kimutathatónak kell lennie a megfelelő licencek esetleges hiányának, ami ha bekövetkezik, akkor azonnal pótolni kell, mivel a jogtalan szoftverhasználat bűncselekmény. Másrészt az esetleges nem kihasznált licenceket is ki kell szűrni, hiszen ezek olyan erőforrások, amelyekre a szervezetnek nincs szüksége, így ezeket meg kell szüntetni. A leltár részének kell lennie azon beszállítók nyilvántartásáA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


129

nak, amelyek a garanciát, illetve a terméktámogatást biztosítanak a rendszer elemeihez. Rendszerleírások Részletes technikai leírásokat kell készíteni az informatika rendszer elemeiről, részrendszereiről. Ez egyrészt megkönnyíti az üzemeltetést, karbantartást, javítást, másrészt jelentősen megnöveli a működés megbízhatóságát biztonsági események bekövetkezése esetén (helyettesítés, kulcs alkalmazott elérhetetlensége/kiesése, rend-szerleállás). Az alábbi elemekre kell elkészíteni a dokumentumokat: funkcionális alrendszerek: vírus-, és hálózati határvédelem, IDS, IPS rendszerek, hálózat; szerverek: fájl, nyomtató, levelező, web stb.; szervezeti egységek célszoftverei, infrastruktúrája, például: térinformatika, pénzügyi rendszer, iktató rendszer. Üzemeltetési Szabályzat A szabályzatban meg kell határozni alrendszerek szintjén a felmerülő üzemeltetési, karbantartási feladatokat, azok ütemezését illetve a végrehajtásért felelős személyeket. Informatikai Biztonsági Szabályzat Az IBSZ meghatározza a felhasználók és a üzemeltetők számára, hogy milyen feladataik és kötelezettségeik vannak a rendszer biztonságos működésének szempontjából. A szabályzat korlátozza a felhasználók biztonságra veszélyes tevékenységét, illetve szabályozza a karbantartás/üzemeltetés/javítás feladatainak biztonsági kérdéseit. A szabályzat azon elemeit, amelyek a felhasználók kötelezettségeit taglalja ismertetni kell a szervezet teljes személyi állományával.


130


Mentési- és Archiválási Terv A szervezetnek rendelkeznie kell Mentési- és Archiválási Tervvel. Ennek a tervnek részletesen tartalmazni a kell valamennyi információt a mentésekről, archiválásokról (időpontok, mentett adatok, elérési utak, felelősök, tesztek). Nagyon fontos, hogy a Tervnek teljes mértékben szinkronban kell lenni a valódi tevékenységgel, illetve a mentési eljárásokat, mentett adatokat rendszeresen tesztelni kell. Mindenképpen tesztelni kell az adat visszatöltési eljárásokat is, hogy azok valóban működnek-e, hiszen e nélkül a mentések nem értelmezhetőek. Katasztrófa-elhárítási Terv vagy Üzletmenet-folytonossági Terv A szervezetek számára ajánlott, hogy az informatikai rendszer tekintetében olyan cselekvési tervek kerüljenek kidolgozásra, amelyek lehetővé teszik azt, hogy biztonsági incidensek esetén minimalizálódjanak a keletkezett károk (időkiesés, adatvesztés, munkaképesség elvesztése). Ehhez fel kell mérni a szervezet informatikai folyamatainak összefüggéseit, a rendszer működését fenyegető kockázati tényezőket, az erőforrások, folyamatok kiesésének következményeit, és ezeknek megfelelően megelőző intézkedéseket kell meghatározni. A vállalt kockázatok esetén a különböző bekövetkező incidensek esetére ki kell dolgozni a helyreállítás feladatait és meg kell határozni a végrehajtás felelőseit. Ezeket az eljárásokat tesztelni kell, hogy valóban működő-képesek-e. Informatikai Biztonsági Terv Elektronikus ügyintézést megvalósító informatikai célrendszer esetén már a rendszer tervezésekor figyelembe kell venni a biztonsági szempontokat. E munkának az alapjait határozza meg ez a dokumentum. Mind a célrendszerünket, mind az elektronikusan végezhető eljárási cselekményeket biztonsági osztályokba kell sorolnunk, s ezek alapján kell meghatározni az elérendő célokra, illetve azokat a követelményeket, amelyet a rendszerrel szemben támasztunk. Természetesen ezt a



131

tervet nem elég elkészíteni, de meg is kell valósítani, illetve ellenőrizni kell, hogy a rendszer megfelel-e ennek. Fontos még egyszer hangsúlyozni: a szabályzatokat nem elég elkészíteni. Egyrészt vizsgálni kell a megfelelőségüket, valóban úgy történnek-e a folyamatok, mint ahogy a szabályzat meghatározza, illetve valóban működőképes megoldásokat ad-e a szabályzat. Ezek miatt a szabályzatokat és a bennük leírt cselekményeket rendszeresen tesztelni, felül-vizsgálni szükséges (pl.: mentési tervben a visszatöltés tesztelése, biztonsági esemény bekövetkezése esetén szabályzat szerint végrehajtható a meghatározott hibajavítás).

A felhasználók biztonsági oktatása Biztonsági szempontból az informatikai rendszerek leggyengébb láncszeme a felhasználó. A tudatosság növelését csak oktatással lehet elérni. A nem számítástechnikával foglalkozók leggyakrabban nem tudják, hogy tudatos felhasználói tevékenységükkel jelentősen csökkenthetik az informatikai kockázatokat. Ez abból is adódik, hogy a lehetséges veszélyforrásokat sem ismerik. Emiatt mindenképpen szükséges az informatikai oktatások, továbbképzések idején biztonsági kérdéseket is tárgyalni – természetesen közérthető módon, úgy, hogy a felhasználók akár a hivatali munkájukon kívül, az otthoni számítógép használat során is képesek legyenek hasznosítani a képzés során tanultakat. Egy ilyen képzés része lehet a leggyakoribb biztonsági kockázatok megismertetése, illetve az ezek ellen felhasználói szinten alkalmazható védekezések, különös tekintettel az internet irányából érkező fenyegetésekre. E mellett feltétlenül oktatni kell a különböző szabályzatokban a felhasználóknak meghatározott feladatokat, kötelességeket, rendszabályokat.


132


Gyakorlati biztonság Az informatika rendszer biztonsága nem egy termék, hanem egy állapot. A megfelelő szint fenntartásáért rendszeresen vizsgálni kell a biztonsági állapotot. Ezt informatika biztonsági audittal lehet megtenni, amely a következő elemekből állhat: Munkaállomások vizsgálata A vizsgálat során vizsgálatra kerülnek a munkaállomások biztonsági beállításai, a telepített szoftverek konfigurációi, frissítések megléte. A vizsgálat során mind az operációs rendszer, mind a felhasználói programok (böngésző, levelező szoftver stb.) elemzésre kerülnek. Szükség esetén, a gépeken futó célalkalmazások is elemezhetőek biztonsági szempontból (megfelelő jogosultsági beállítások, azonosítási, hitelesítési funkciók stb.). Szerverek beállításainak vizsgálata A szerverek biztonsága elsődleges szempontú, hiszen ezeken a gépeken tárolódnak az adatok, illetve itt fut valamennyi kiszolgáló program (például levelezés, adatbázis, vírus-védelem stb.). A szerverek vizsgálata során ellenőrzésre kerül a használt szoftver adatai (frissítések, naplófájlok tartalma), és szoftver beállításai. A vizsgálat részét képezheti a szerver terheltségének, kihasználtságának megállapítása is, hiszen mind a túlterheltség (üzemzavar), mind a kihasználatlanság (erőforrás pazarlás) problémát okozhat. Biztonsági tesztelés belső hálózaton A tesztelés során a belső hálózaton elhelyezett számítógépről különböző segédprogramokkal felderíthetőek az informatikai gyengeségek. Ezzel a módszerrel ellenőrizhető például a hálózaton meghatározott jogosultsági beállítások megfelelő volta, illetve a A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


133

hálózati forgalom elemzésével az esetleges nem titkosított forgalom verifikálása, vagy kártékony kódok által generált nem legitim hálózati forgalom, illetve adatszivárgás. külső hálózatról A külső hálózatról történő tesztelés tulajdonképpen szimulált informatikai támadás végrehajtása, melynek célja, hogy távolról földerítsen esetleges gyengeségeket az informatikai rendszerben. A módszer közel sem olyan hatékony, mint a belső vizsgálat, a teljes rendszer tesztelésére, ugyanakkor alkalmas a hálózati határvédelem és a vírusvédelem hiányosságainak megállapítására. weboldal tesztelése A szervezetek a külvilág irányába mutatott arculatának egyik központi eleme az intézmény internetes oldala. Ennek biztonsága fontos kérdés, mivel egy esetleges informatikai betörés esetén a weboldalon megjelenő hamis információk jelentős erkölcsi károkat okozhatnak a szervezetnek, mely kár „anyagi” értéke nehezen meghatározható. Emiatt még akkor is érdemes a hivatal webszolgáltatását nyújtó szerver és weboldal tesztelési vizsgálata, ha magát az oldalt nem a hivatal munkatársai üzemeltetik.

Iratkezelés Amennyiben a papír alapú működést felváltja egy korszerű és átfogó, a munka-folyamatokat teljes körűen lefedni képes elektronikus dokumentumkezelő és workflow rendszer, lényeges minőségi változás tapasztalható majd a hivatali működésben: megszűnik az elveszett irat fogalma, az elektronikus iratarchiválásnak köszönhetően minden bejövő és kimenő, illetve a hivatalban belső használatra keletkezett dokumentum visszakereshető; nagymértékben csökkennek az adatrögzítéssel, postázással, iktatással, irat-előállítással járó adminisztratív terhek;


134


megszűnnek az állandó hibaforrást jelentő redundáns adatbázisok, nyilvántartások, egy adatnak csak egyszer szükséges bekerülnie a rendszerbe így a többszörös adatrögzítés terhétől megszabadul a hivatal; az ügyintézők érdemi munkáját is könnyebb lesz, mivel az ügyhöz szükséges információk, belső adatbázisok utánajárás nélkül, azonnal rendelkezésére állnak; mérhetővé válik az egyéni munkateljesítmény és a korábbiakhoz képest pontosabban definiálható az egyéni felelősség kérdése, csökkennek a visszaélési lehetőségek; csökken a határidőkből való kicsúszás esélye, a rendszer jelzi a határidők lejártát vagy annak közeledtét; lényegesen felgyorsul a belső hivatalos kommunikáció, nő az ügyek elintézésének sebessége; áttekinthetőbbé, pontosabbá tehető az önkormányzat költségvetéseinek gazdálkodása, könyvelése; a vezetők lényegesen több információ birtokában hatékonyabb, megalapozottabb döntéseket hozhatnak. A belső elektronikus dokumentumkezelésnek – a gyakori téves hiedelemmel ellentétben – nem feltétele az elektronikus aláírás használata. A jelenleg hatályos iratkezelésre vonatkozó szabályozás szerint az önkormányzat a hivatalon belüli iratkezelés szabályait önállóan állapítja meg, csupán a kiadmányozásnál van szükség a dokumentum hitelesítésére. Addig a pontig, “házon belül” a dokumentum létezhet kizárólag elektronikus formában is. Azonosításra meg-felelő a hagyományos azonosító – jelszó páros. Ahhoz, hogy a hivatal létre tudjon hozni elektronikus formában létező, hiteles közok-iratokat is, szükség van a közigazgatási hatósági eljárásokban felhasznált elektronikus aláírásokra és az azokhoz tartozó tanúsítványokra, valamint a tanúsítványokat kibocsátó hitelesítésszolgáltatókra vonatkozó követelményekről szóló, 194/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet előírásainak megfelelő minősített tanúsítványra, továbbá egy a Nemzeti Hírközlési Hatóság nyilvántartásban szereplő, tanúsított aláíró szoftverre.



135

Az elektronikus iratarchiválás megvalósítása látványos előnyökkel járó hasznos és szükséges folyamat. A hivatalban keletkező iratok esetében egy megfelelő iratkezelő rendszerrel ez nem jelent számottevő többletfeladatot, a sablonok alapján előállított iratok véglegesített példánya későbbiekben visszakereshető. A bejövő papír alapú iratok digitalizálása megfelelő munkaszervezéssel nem jelent észrevehető többletterhelést. Az iktatóknál, a szkenneléssel jelentkező többletmunkát kompenzálja az, hogy a felhasználóknak nem kell az iktatókhoz fordulniuk dokumentumok keresésekor, sem iktatószám kérésekor. Az iratarchiválás megvalósításához szükséges szkennerekkel szemben támasztott igény az iratforgalom és a munkaszervezés függvénye. Amennyiben osztott iktatás folyik a hivatalban, úgy elegendő közepes teljesítményű, 400 ezer – 1 millió forintba kerülő szkennerek beszerzése, minden iktató számára. Az egyik vidéki város polgármesteri hivatalánál például évi 65 ezer főszámos iktatásnál 1 szkennert vásároltak, de használnak olyan nagy teljesítményű dokumentum centereket, ahonnan egy SMTP mailboxba digitalizálódik a beadvány, és onnan kerül feldolgozásra. Ezzel nem 1 embert neveztek meg a digitalizálásra, hanem az összes ügyintéző, titkárnők stb. tud szkennelni a publikus fénymásolós szkenneren. Így nem volt szükség erőforrás bővítésre. Fontos megjegyezni, hogy ez esetben az elektronikus archiválás nem a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet szerinti, elektronikusan aláírt hiteles másolatot jelenti. Erre azonban nincs is szükség, hiszen a papír alapú eredeti dokumentumot mindenképpen megőrzi a hivatal. A 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet egyértelműen meghatározza az irat-kezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeket, az elvárt biztonsági, funkcionális, közigazgatási, valamint az elektronikus megoldásokkal kapcsolatos feltételeket. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

136


A rendelet kitér az általános kérdésekre, emellett az iktatókönyvekkel, irattári tervekkel, iratok iktatásával, ügyiratok, iratok kezelésével kapcsolatos követelményeket fogalmazza meg, továbbá tartalmazza az azonosítási, elnevezési módszerekre, metaadatok körére, létrehozásra, megnyitásra, kezelésére, mentésre, lezárásra vonatkozó alapvető kritériumokat. 2007. január 1-jétől már csak tanúsított iratkezelési szoftver választható a polgármesteri hivatalokban. 2008. január 1-jéig valamennyi közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus iratkezelő rendszernek tanúsítvánnyal kell rendelkeznie. Ez a tanúsítvány azonban 2009. január 1-jéig szűkített tanúsítvány is lehet, mely azt jelenti, hogy ezek a programok elektronikus dokumentumkezelésre és az e-aláírás alkalmazására nem képesek. Ezen szoftvereket 2009. január 1-jéig teljes tanúsítvánnyal rendelkezőkre kell cserélni a fent leirt funkcióknak a szoftverbe építését követően.

Elektronikus ügyintézési tájékoztató Az ügyintézési tájékoztató célja A Ket. megalkotásának egyik alapvető célja volt, hogy elősegítse a gyors és hatékony közigazgatás kiépülését. E követelménynek való megfelelés szabályait az elektronikus tájékoztató szolgáltatás címszó alatt találjuk. A legnagyobb előnyt az elektronikus úton való tájékoztatásnál az jelenti, hogy az ügyfélnek nem kell befáradnia a hivatalba, még az ügyintézés megkezdése előtt hozzájut minden szükséges információhoz. Ugyanígy az ügyintéző is kevesebb munkaidőt tölt a felvilágosítással, hiszen a hozzá érkező ügyfél az előzetes tájékozódásnak köszönhetően minden szükséges dokumentumot benyújthat az első megjelenés alkalmával, vagy a hivatalnál történő fizikai megjelenést mellőzve, elektronikus úton nyújthatja be kérelmét.



137

Jogszabályi követelmények A Ket. elektronikus tájékoztató szolgáltatásra vonatkozó szabályait a 161. § (1) és (2) bekezdése tartalmazza, mely egyben kimeríti az ügyleírásokra vonatkozó teljes jogszabályi követelményrendszert. A központi rendszeren és az internetes honlapján az eljárási jogkörrel felruházott hatóság (elsősorban önkormányzat) a hatáskörébe tartozó ügy intézéséről elektronikus tájékoztatót köteles közzétenni, amely magában foglalja: a hatóság megnevezését, hatáskörét, illetékességét, postai és elektronikus címét, telefon- és telefaxszámát; az egyes hatósági ügyek intézésére a szervezeten belül illetékes ügyintézők megnevezését, az ügyfélfogadási rendet; az ügyek intézését segítő útmutatókat, a hatályos jogszabályokon alapuló ügymenetre (ügyintézési folyamat leírására) vonatkozó tájékoztatást és az ügyintézéshez használt formanyomtatványok letölthetővé tételét. Az interaktív tájékoztatási szolgáltatást, illetve elektronikus közigazgatási ügyintézést nyújtó szervezet a fentieken túlmenően tájékoztatást ad: az ügyintézés során alkalmazott hatályos jogszabályokról; az ügyintézés jogszabályban meghatározott határidejéről; az ügyek intézése során elektronikus úton végezhető cselekményekről, így különösen a központi rendszer igénybevételének feltételeiről, az eljárás megindításához szükséges kérelem (beadvány) elérhetőségéről, kitöltésének módjáról, továbbításáról; az egyes eljárási cselekményekhez kapcsolódó, az ügyfelet megillető jogokról, az ügyfelet terhelő kötelezettségekről; az adatkezelésről és az ügyfelet megillető adatvédelmi jogokról; az eljárási illetékről vagy igazgatási szolgáltatási díjról és lerovásának, befizetésének módjáról; az elektronikus ügyintézési cselekmények végzéséhez az elektronikus aláírással nem rendelkező ügyfél számára szükséges egyedi


138


azonosító használatáról, illetőleg az egyedi azonosítóhoz jutás módjáról való információkat; az elektronikus ügyintézés technikai szabályairól szóló tájékoztatást. A tájékoztató szolgáltatás keretében hivatalosan közzétett nyomtatványon, elektronikus űrlapon érkező kérelmet és beadványt, ha annak kitöltése a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, a közigazgatási szerv köteles a hatósági ügyintézés hagyományos módozatai esetén kinyomtatott formában; elektronikus közigazgatási szolgáltatás nyújtása esetén elektronikus formában elfogadni. A fent említett szolgáltatások csak abban az esetben nyújthatók hatékonyan, ha a hatóság biztosítja, hogy a közzétett információk hitelesek, pontosak, naprakészek és az interneten keresztül folyamatosan hozzáférhetők. Az ügyleírás tartalma Egy közigazgatási ügyről szóló tájékoztató anyag legfontosabb része az ügymenet leírása. Az XLNT-nél a megalapozott munka minden esetben azzal kezdődik, hogy a rendelkezésre álló felmérési anyagokat, így például az irodákon tett látogatások alkalmával felvett jegyző-könyveket, emlékeztetőket. Amennyiben ezek nem adnak választ minden kérdésünkre, a jegyzőkönyvben megjelölt ügyintézővel egyeztetünk telefonon az ügymenetről. Minden ügyleírást két tartalmi elemre bontunk. Az első elem az ügy általános leírása, amely minden szükséges információt tartalmaz, az eljárás konkrét menetének leírását kivéve (folyamat/ügymenet leírás), amely a második tartalmi egységként szerepel. Az eljárás menetéről szóló leírás csak a legfontosabb pontokat írja le, itt már nincs szükség a felmérési dokumentációval azonos részletességű bemutatásra. A dokumentum elkészítése során kiemelt figyelmet fordítunk arra, hogy ez az önkormányzat szolgáltatása az ügyfelek felé, ezért igyekA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


139

szünk az ő igényeiket kielégítő tájékoztatót elkészíteni. Az ügyfél itt nem a jogszabályszöveget olvassa el, hanem a jogszabályokat kevéssé ismerő laikus állampolgár szeretne számára érthető formában információt kapni az ügyintézési teendőiről. Az ügyleíráson kívül számos, a törvényben előírt információt is megad a leírás. Ezeket igyekszünk „rákeresési” gyakoriságuk sorrendjében feltüntetni. Ilyen például az ügyintéző neve, elérhetősége, az ügy elintézési határideje, fizetési kötelezettségek feltüntetése. A leírásunknak minden esetben jelentős részét képezi az ügyfél jogainak és kötelezettségeinek, adatvédelmi szabályoknak a feltüntetése. Emellett a leírások elválaszthatatlan részét képezi az ügyhöz használt letölthető formanyomtatvány vagy elektronikus űrlap. A projektek keretében az XLNT minden esetben felülvizsgálja a korábbi nyomtatványokat és közösen egyeztetünk a javasolt és az elektronikus ügyintézéshez feltétlenül szükséges változtatásokról az ügyintézővel. Fontosnak tartjuk, hogy munkánkkal az ügyet közvetlenül ismerő szakember is elégedett legyen. Minden esetben számítanak az ügyvivő kollegák igényei és örömmel vesszük új ötleteiket.

Oktatás A személyi állomány rendszeres oktatása, képzése elengedhetetlen napjainkban. Ez különösen igaz az informatikai képzésekre. Ezen a területen sajnos igen nagy hiányosságokkal találkoztunk. Általában kijelenthetjük, hogy az önkormányzati dolgozók (és valójában ez a teljes hazai népességre igaz) jelentős részének nincsenek meg az alapvető informatikai ismeretei. Ennek számos oka van. Egyrészt az idősebb korosztályoknak nem is volt alkalmuk szervezett/iskolai keretek közt tanulni informatikát, másrészt a fiatalabb generációk nem informatika felé irányult része is csak alacsony szintű képzést kapott/kap. Természetesen a munkájukat a dolgozók el tudják látni, hiszen az alapvető irodai szoftverek kezelését munka közben elsajátítják. Ez a tudás azonban kevés! A nem megfelelően megalapozott tudás számos hátA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

140


rányt okoz a munkavégzés során. Az autodidakta tanulás miatt a dolgozók többnyire csak a legszükségesebb szoftver funkciókat ismerik, pedig további egy-szerű, praktikus ismeretek elsajátításával gyorsabban, hatékonyabban tudnának dolgozni. Másrészt a nem megalapozott tudás miatt a felhasználók nem képesek kezelni a váratlan/új helyzeteket, sokszor még a legegyszerűbbeket sem. Ez egyrészt időkiesés a munkatársnak, másrészt informatikai szakember beavatkozását igényli. A fentiek alapján az XLNT Kft-nél a következő módszertannal dolgozunk. A kérdőívek és interjúk során a teljes személyi állomány informatikai tudását felmérjük. E felmérés során alapvetően két tényezőt vetünk össze: a meglévő informatikai képzettséget, illetve az adott munkakörhöz tartozó szükséges informatikai ismeretek. Összegyűjtjük az információkat arról, hogy történnek/történtek-e a szervezetnél saját szervezésű továbbképzések, illetve ha igen, akkor milyen rendszerességgel, milyen tematikával. Felmérjük azt is, hogy az állomány milyen csoportja vesz/vett részt nem a hivatalok által szervezett informatikai képzéseken. Ismerve az önkormányzatoknál fellelhető célszoftvereket feltérképezzük, hogy megvan-e a megfelelő tudás a kollégáknál ezek szakszerű üzemeltetésére. Ezek alapján határozunk meg egy olyan oktatási/képzési tervet, amelyben olyan képzések szerepelnek, amelyek alapvetően javítanák a hivatalok működési hatékonyságát. Mivel a fel-használók motiváltságának igen nagy szerepe van egy képzés sikerében, így a meghatározott képzési modulok közzétételével végzünk egy igényfelmérést, melynek eredménye többnyire igazolja azon előzetes várakozásainkat, hogy a felhasználók szeretnének rendszerezettebb, alaposabb tudás birtokába kerülni. Mivel ebben az esetben akár százas nagyságrendű oktatási igény is felmerülhet, így mindenképpen megfontolandó, hogy a szervezet ne külső tanfolyamok igénybevételével fejlessze a kollégáit. Lényegesen költséghatékonyabb lehet az, ha a hivatal egyszerre nagy létszámmal, lehetőleg a saját infrastruktúrájának felhasználásával szervez tanfolyamokat. Ebbe a munkába természetesen be lehet vonni külső szakérA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


141

tőket, hiszen ez adott esetben túlmutat az informatikai csoport feladatán, lehetőségein, sőt akár a felkészültségén is, hiszen egy kiváló szakember nem biztos, hogy megfelelő tanár is. Munkánk során az alábbi általános képzési modulokat ajánljuk (természetesen a tudásszintek és az igényeknek megfelelően) a hivatali dolgozóknak: Alapszintű informatikai képzés E képzés keretén belül azokat az informatikai alapfogalmakat lehet elsajátítani, amelyeket a munkatársak az autodidakta tanulási módszer miatt nem birtokolnak. Ez az ismeret maga-biztosabb, tudatosabb felhasználói magatartás elérését eredményezheti. Irodai szoftverek oktatása Az irodai szoftvereket a kollégák többnyire alapszinten tudják kezelni. Ennek a modulnak a célja olyan praktikus, hasznos ismeretek, funkciók megismertetése, ami hatékonyabbá teheti a mindennapi munkavégzést szövegszerkesztésben, táblázatkezelésben, prezentációkészítésben. internet oktatás Ebben a képzési modulban olyan alapvető tevékenységeket sajátítanak el a munkatársak, mint a webböngészés, levelezés, chat, internetes telefónia. Ezek nem csak a munkában, de az ott-honi számítógép használatban is hasznos tudásnak ígérkezik. A képzésen belül kiemelt hangsúlyt kap a témakörrel összefüggő biztonság is, hiszen az internetezés számos veszélyt is rejthet magában. Célszoftverek oktatása A hivatalokban megtalálható szoftverek bevezetésekor általában tartanak oktatást a program használatáról. Ez azonban számos esetben nem éri el a kívánt hatást. Emiatt mindenképpen érdemes rendszeres időközönként szinten tartani, illetve fejleszteni a szakrendszerekkel kapA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

142


csolatos tudást. Új rendszer bevezetése esetén a kulcsfelhasználók és az alkalmazók képzése a bevezetési folyamat elválaszthatatlan részét kell képeznie. Elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó oktatás Az elektronikus ügyintézési projektek törvényi, jogszabályi hátteréről, EU-s ajánlásokról tapasztalataink szerint az önkormányzati munkatársak már elég információval rendelkeznek. A képzésünk ezért a gyakorlati, technikai fejleményekre fókuszál. Ezen belül az elektronikus aláírás, az ügyfélkapu, a titkosítás témákat érintve letisztázzuk a kapcsolódó fogalmakat, fellelhető megoldásokat.

Egyéb járulékos feladatok Jogszabályfigyelés A bevezetés során figyelemmel kísérjük az összes jogszabályt, mely érintheti a bevezetendő rendszer működését, legyen az valamely ágazati jogszabály, vagy informatikai rendszerrel kapcsolatos ajánlás, előírás. Ezekre igyekszünk minél előbb felhívni a fejlesztők figyelmét, de a változásokat az önkormányzattal is megvitatjuk. Célunk, hogy az átadásra kerülő rendszer az aktuális jogszabályi és egyéb ajánlási környezetnek maradéktalanul megfeleljen. Helyi rendeletek felülvizsgálata A projektek keretében az XLNT felülvizsgálja azon helyi rendeleteket, melyek érintik a bevezetésre kerülő rendszerrel kapcsolatos területet. Elsősorban az elektronikus ügyintézés központi jogszabályainak való megfelelés és a gyakorlat szempontok figyelembevétele a cél. Sablontár felülvizsgálat Amennyiben a projekt keretében digitális dokumentumtár kialakítására is sor kerül, vállaljuk, hogy az önkormányzat kimenő – általában az A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


143

évek során elavult – iratsablonjait, a határozatoktól kezdve az egyszerű hivatalos levelekig, minden iratmintát megvizsgálunk a jogszabályi és funkcionális követelmények alapján. Kérés esetén ezeket javítjuk is, esetenként új arculatot adunk a dokumentumoknak. Egyedi kérésekkel kapcsolatos tanácsadás Többnyire a vállalkozók részéről érkeznek kérdések az igen bonyolult jogszabályi környezettel kapcsolatban, vagy az informatikai rendszer gyakorlati működési környezetével kapcsolatban. Ezeket igyekszünk minél pontosabban megválaszolni, hogy megbízható rendszer kerüljön kialakításra. Ezen felül a megrendelő önkormányzat rendszerrel szemben támasztott, egyedileg jelentkező igényeit közvetítjük a fejlesztő felé. A kérések elfogadását általában egy vizsgálati szakasz előzi meg, mely során megnézzük, hogy az adott kérés megvalósítható-e a rendszerben, belefér-e a szerződésben meghatározott feladatokba, nem akadályozza–e indokolatlanul a bevezetést. Természetesen az XLNT arra törekszik, hogy a fennálló kereteken belül minden önkormányzati igény megvalósuljon a rendszerrel kapcsolatban.

Általános tapasztalatok A nagy GVOP-s informatikai projektek során halmozottan jelentkeztek a közigazgatási sajátosságok, nehézségek. Már a pályázatok összeállításánál nagy nehézséget jelentett, hogy az önkormányzatok többségének a kiíráskor nem volt informatikai stratégiája, vagy egyáltalán bármilyen megalapozott elképzelése, illetve koncepciója arról, hogy milyen fejlesztési feladatok megoldására lenne szükség. A pályázatokhoz csatolt „informatikai stratégiák” többsége különféle anyagokból „összeollózott”, semmitmondó dokumentum volt, amely csak a pályázat kedvéért készült. A koncepció nélküli in-


144


formatikai fejlesztések leginkább a tervek nélküli házépítéshez hasonlítanak, ritkán sül ki belőlük optimális eredmény. Immár közhelyszámba megy az a kijelentés, miszerint a közigazgatási fejlesztési programok nagy problémája, hogy kevés az olyan szakember, aki a szükséges informatikai, illetve jogi és közigazgatási ismeretekkel egyaránt rendelkezik. Ehhez még érdemes annyit hozzátenni, hogy a hiány általában az informatikai szakmai ismeretek terén tapasztalható. Az önkormányzatoknál halmozottan jelentkezik az a probléma, hogy a közigazgatás képtelen megtartani a felkészült informatikai szakembereket. Részben az anyagi megbecsülés hiánya, részben pedig az uralkodó szemléletmód (a nehézkes, bürokratikus gondolkodásmód, a problémák megoldása helyett a felelősség tologatása stb.) miatt a jól képzett, hozzáértő szakemberek számára a közszféra nem vonzó. Kiváló szakemberek mellett sok önkormányzatnál dolgozó informatikus tudása a ’next-next-finish’ gombok nyomogatására korlátozódik, nem ismerik a korszerű technológiákat, képtelenek rendszerben gondolkodni. A vállalati szférában általános, hogy az informatikai vezető a szervezet felső vezetéséhez tartozik. Az önkormányzatoknál az informatikus sajnos a legtöbb esetben a szervezeti hierarchia alsó szintjén (csoportvezető) helyezkedik el. Sokszor előfordul, hogy az informatikai szakembereknek nincs érdemi beleszólásuk a döntésekbe, és csak „a főnökük főnökén” keresztül kommunikálnak a felső vezetőkkel, akik – kis túlzással – a „villanyszerelő” kategóriájába sorolják őket. Az önkormányzatok munkatársainak nagy kihívást jelentett a projektek menedzselése. Az önkormányzatok egy részét felkészületlenül érték ezek a fejlesztési lehetőségek. Sok helyen meglepetésként hatott, hogy egy ilyen projekt a hivatali munkatársak részéről is jelentős mértékű közreműködést igényel, s így a felmérési szakaszban kevés erőforrást fordítottak a kivitelező támogatására, késve és sokszor csak felületesen véleményezték a projekt megvalósítását előkészítő anyagokat. Sok esetben volt megoldandó probléma az önkormányzati munkatársak alacsony motiváltsága. Ezt legtöbb esetben az okozta, hogy nem vonták A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


145

be őket kellőképpen a fejlesztésekbe, a legfontosabb résznél a felmérési, tervezési szakaszban. Ha az ügyintézők csak az oktatáskor találkoznak először a bevezetendő rendszerrel, sokszor csak akkor derül ki, hogy nem teljesen fedi le az igényeket, hiányoznak egyes funkciók, vagy nehezen kezelhető a rendszer, hátráltatja, bonyolítja a munkát. Ha nem véleményeztek kellő alapossággal egy követelményspecifikációt vagy rendszertervet. Gyakran szembesültek ilyesmivel a rendszer átadásakor. Ekkor azonban természetesen már késő, hiszen a rendszerterv elfogadását követően már csak azt lehet vizsgálni, hogy az átadott szoftver megfelel-e annak, funkcionális változtatásokra nincs lehetőség. Nagy felelősség van a kivitelező cégek vállán is. A pályázatban sajnálatos módon nem fordítottak figyelmet sem a megvalósuló rendszerek interoperabilitására, sem pedig arra, hogy azok hosszú távon ne jelentsenek ún. „termékcsapdát”. A megvalósított rendszerek jelentős része kizárólag Windows operációs rendszerre épülő környezetben használható. Ez azt jelenti, hogy az önkormányzat elől gyakorlatilag el van vágva az a lehetőség, hogy az egyre reálisabb alternatívát jelentő nyílt forráskódú szoftvereket felhasználhassák. A kliens-oldali platformfüggetlenség előírása a kivitelezők szempontjából nem jelentett volna megkötést, hiszen ilyen alkalmazásokat Microsoft fejlesztőeszközökkel is lehetséges készíteni. Fontos, hogy a jövőben az önkormányzatok határozottan érvényesítsék érdekeiket a kivitelezőkkel szemben, mind a rendszerek funkciói, mind a technikai jellemzői tekintetében. Ehhez gyakorlott, tapasztalt, megbízó oldali projektmenedzsmentre és/vagy minőségbiztosításra van szükség, akik szerződés szerint garantálják, hogy a projektcélok teljesüljenek.


146



147


Puskás Zsolt Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése projekt – esettanulmány A XXI. század elején egyre több fórumon hallhatunk a közigazgatás szolgáltató szerepéről. Az üzleti szférához hasonlóan a központi és a helyi közigazgatási intézményeknek is egyre nagyobb gondot kell fordítaniuk ügyintézési folyamataik hatékonyságának növelésére. Mindez nem csak az ügyintézéshez szükséges idő jelentős csökkentését jelenti, hanem a folyamat teljes kontrollját valamint az állampolgárok (ügyfelek) részére számos kényelmi szolgáltatás bevezetését. Ilyen szolgáltatások lehetnek például az elektronikus beadványok fogadása, telefonos vagy internetes tájékoztatás az egyes ügyek állásáról, esetleg teljes körű elektronikus ügyintézés lehetősége. A jól szervezett iratkezelés minden közfeladatot ellátó intézménynél alapvető fontossággal bír. Egy hivatal életében mindez nem csak a bejövő és kimenő dokumentumok szigorú számadású nyilvántartását, az ügyintézési folyamatok dokumentálását, hanem az ügyiratok szakszerű rendezését, gyors visszakereshetőségét is magában foglalja. Mindemellett biztosítani kell, hogy a felhalmozódott iratvagyon tárolását, megőrzését, jogszabályoknak megfelelő módon történő levéltári átadását, valamint selejtezését. További feladatként merül fel, hogy az egyes iratokba, csak az arra jogosultak tekintsenek be, a módosítások, változások pedig nyomon követhetőek és visszakereshetőek legyenek. Elmondható tehát, hogy jó iratkezelés nélkül nincs hatékony ügyintézés. A hatékony iratkezelés megvalósításához szükséges három legfontosabb feltétel az elhatározás az intézmények részéről, a megfelelően kidolgozott jogszabályi környezet, valamint az elérhető informatikai megoldások jelenléte. Hazánkban a közfeladatot ellátó szervezetek iratkezelését szabályozó törvények és rendeletek egy jól definiált keretet A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

148

Puskás Zsolt: Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése …

adnak a szakma részére; egyaránt megteremtve az elektronikus iratkezelés és az elektronikus ügyintézés jogszabályi hátterét. Az informatika fejlődésének köszönhetően mind hardver mind szoftver tekintetében elérhető megoldások állnak a hivatalok részére. Tanulmányunkban egy sikeres példát szeretnénk bemutatni a hatékony elektronikus ügyiratkezelés bevezetésére.

Tanúsított ügyiratkezelés Az elmúlt évek jelentős előrelépést jelentettek az ügyiratkezelés szabályozása terén. A levéltári törvény módosítása valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési feladatait szabályozó 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet hatályba lépése okán 2007. január 1-jétől a közfeladatot ellátó szervek kötelesek lettek iratkezelési szabályzatukat a megváltozott jogszabályi környezethez igazítani. Az iratkezelés szoftveres támogatása terén mérföldkőként tarthatjuk számon a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet, valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHMNKÖM együttes rendelet hatályba lépését. Az Ltv. 9.§-ának (2) bekezdése alapján elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeknek megfelel, és a 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet alapján kijelölt független tanúsító szervezet 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletnek megfelelő tanúsítvánnyal rendelkezik. A rendelet jól átgondolt kritériumrendszer alapján, szakmai alapon tételesen meghatározza azokat a funkciókat, amelyekkel a tanúsított iratkezelő szoftvereknek rendelkezniük kell, valamint azon minőségi követelményeket, amelyeknek meg kell felelniük. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


149

A projekt előzménye Salgótarján Megyei Jogú Város jelentős ügyiratforgalmat kezel, főszámra iktatott iratai éves szinten elérik az ötvenezret. Nógrád megye székhelye célul tűzte ki, hogy az infokommunikációs eszközöket és szolgáltatásokat széles körben hatékonyan használó önkormányzattá váljon, amely különösen az e-közigazgatás, az e-gazdaság és az e-demokrácia, valamint az innováció erősítése segítségével felgyorsítja a – fenntartható és versenyképes – tudásalapú gazdaság és társadalom fejlődését. Mindezen célok megvalósításának első fontos lépése, a back office folyamatok hatékonyságát ugrásszerűen megnövelő, hatékony, elektronikus ügyiratkezelő rendszer bevezetése. Fő mérlegelési szempontokként az önkormányzat következőket határozta meg: A rendszer megfelel-e a hatályos jogszabályi környezetnek? Rendelkezik-e a 24/2006. BM-IHM-NKÖM rendeletnek megfelelő teljes körű tanúsítvánnyal? Milyen moduljai, funkciói vannak a rendszernek? Támogatja-e a rendszer a beérkező iratok elektronikus archiválását (szkennelés)? Támogatja-e a rendszer a szervezetnél keletkező dokumentumok tárolását? Támogatja-e a rendszer az elektronikus aláírás használatát? Hány telepített, működő referenciája van rendszernek? Mekkora a részesedése a fejlesztő cégnek a piacon? Rendelkezik-e azonos ágazati területen referenciával? Rendelkezik-e fejlesztő rendszeres ügyfél elégedettség méréssel? Ha igen, kiadja-e annak eredményét? Mi az ajánlott szerveroldali hardverigény? Milyen szerveroldali szoftverkörnyezetet igényel a megoldás? Mi az ajánlott kliensoldali hardverigény? Milyen kliensoldali szoftverkörnyezetet (operációs rendszer, irodai programcsomag) igényel a megoldás? Elérhető-e a rendszer teljes funkcionalitása böngészős felületen (Internet Explorer, Firefox, Opera)? A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

150


Milyen szabványos technológiával lehetséges kapcsolódni a rendszerhez? Lehetőség van-e a régi rendszerből az adatok átemelésére (adatmigráció)? A szállító biztosít-e telefonos supportot, 7x24 órás rendelkezésre állást? Milyen gyorsan képes a szállító az esetlegesen felmerülő hibák elhárítására? Milyen licencelési feltételeket és szolgáltatási díjakat kínál – Ár/Érték arány? A teljes körű tanúsítvány megléte az önkormányzat hosszú távú gondolkodását veszi figyelembe, hiszen a szűkített tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek 2009. január 1-jétől már nem használhatók. Tehát a szűkített tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek beszerzése két kockázatot is rejt magában: 1. Megfelelési kockázat, miszerint ha a szállítónak nem sikerül a fenti határidőre megszereznie a teljes körű tanúsítványt, úgy az önkormányzat nem tudja betartani jogszabályi kötelezettségét. Mindemellett új rendszert kell bevezetni, mely további többletköltséget is jelent. 2. Felmerülő többletköltség kockázata. A teljes körű tanúsítvány megszerzésének költségeit a szállítók valószínűleg ügyfeleikre hárítják pl. upgrade díj fejében, melynek költsége előre nagyon nehezen tervezhető. Az adatmigrálás igénye kiemelkedő fontosságú, hiszen az iktató iroda munkáját nagyban megnehezítené, ha az új rendszer mellett párhuzamosan a régiben kellene keresési feladatokat megvalósítani, valamint az átiktatásra kerülő dokumentumokat újra rögzíteni. Eme szempontok figyelembe vételével az önkormányzat informatikai szakemberei a Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer bevezetése mellett döntöttek, mert a fenti szempontok alapján, a piacon elérhető szoftverek közül a legjobbnak bizonyult. A legelterjedtebb piacvezető szoftver több mint 600 településen működik, mely garanciát jelent a minőségre, a megfelelő technikai támogatásra, és a fejlesztő cég beveA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


151

zetések terén szerzett tapasztalata minimalizálja jelen projekt kockázatát.

A projekt munkaszakaszai A projekt két fő munkaszakaszra osztható. 1. Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése 2. Elektronikus dokumentumkezelés és digitalizált iroda megvalósítása Az első szakasz a Kontroller Iktató Ügyiratkezelő Rendszer bevezetését, testre szabását jelenti. Eme fázis célja, hogy az önkormányzat sikeresen alkalmazzon egy korszerű, teljes körű tanúsítvánnyal rendelkező rendszert, mely az iktatáshoz szorosan kapcsolódó feladatok mellett képes az ügyiratok teljes életútjának nyomon követésére. Lekérdező funkciói révén a napi- és időszakos, gyakorlati munkához, statisztikai célokra alkalmas információk előállítására alkalmas.

A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése A rendszer bevezetésének előnyei: hatályos jogszabályoknak megfelelő rendszer: a 24/2006. BMIHM-NKÖM rendeletnek teljes mértékben megfelelő, teljes körű tanúsítvánnyal rendelkező rendszer; elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelést támogatja, digitális aláírással és hitelesítéssel; gyors, mert akár 1-2 hónapos használat után az iratkezelésre fordított idő az 1/4-re, 1/5-re csökkenthető; hatékony, mert minden adatot csak egyszer, és egy helyre kell felvinni, az előadói ív, előadói munkanapló, tárgymutató, névmutató nyomtatható; naprakész, mert az információk azonnal lekérhetők; felhasználóbarát, mert könnyű kezelhetősége miatt nem szükségesek informatikai ismeretek a használatához; egyszerű, mert egy központi szerverről fut, nem kell telepíteni az intézmény összes számítógépére; A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

152


rugalmas, mert saját felhasználó-kezeléséből következően, akár egy munkaállomásról több felhasználó is csatlakozhat; biztonságos, mert az adatok csak a kiszolgáló számítógépen tárolódnak; adott szervezet igényinek megfelelő szerepkörök könnyedén kialakíthatóak a kétdimenziós felhasználó és jogosultságkezeléssel.

A bevezetett rendszer főbb funkciói Érkeztetés A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer egyaránt képes a hagyományos papíralapú küldemények érkeztetésére, az e-mailben küldött elektronikus dokumentumok érkeztetésére is, valamint a dokumentum faxszerverről való fogadására. Elektronikus dokumentumok esetében az elektronikus aláírás ellenőrzése és a válaszüzenet küldése automatikusan megtörténik. Az automatikus válaszüzentben az érkeztető szám is megjelenik. Az érkeztetés során az esetleges bontással kapcsolatos információk is kezelhetőek. Gyors keresési lehetőség a nyomtatható érkeztető könyvben. Elektronikus iktatórendszer Korlátlan számú iktatókönyv kezelésével a Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer támogatja a szervezeti egységenkénti iktatást. Az egyes iktatókönyveket csak a megfelelő jogosultságú felhasználók érhetik el. Egy iktatókönyvön belül egy főszámhoz korlátlan számú alszám rendelhető. Könnyen kezelhető iktatási felület, a rögzített adatok kiválasztását segítő segédikonokkal (felvitt adatok kiválasztása, keresése).



153

Fájl csatolási lehetőség minden irathoz, hitelesítési lehetőséggel (digitális irattár). Csatolt elektronikus dokumentumok hitelességének ellenőrzése. Irattározás támogatása, segítése az irattári tétel alapján a megfelelő dátum felajánlásával, átadókönyv készítéssel és nyomtatással. Selejtezés, levéltárazás elvégzésének támogatása, ellenőrzött eljárásokkal, visszakereshető módon, átadókönyv készítéssel és nyomtatással. Megváltozhatatlan eseménynapló kezelése, minden műveletről, változtatásról. Szükséges nyomtatványok előállítása, egy gombnyomásra: előadói ív, hatósági statisztika, név- és tárgymutató, iktatókönyv, irattári terv. Hatósági statisztika elkészítése a rögzített adatok alapján. Irattári terv kialakításának támogatása a tételek és csoportok kezelésével. Ügyintézés Hiteles másolatok készítésének támogatása, az ide vonatkozó jogszabályoknak megfelelően. Papíralapú, vegyes és elektronikus dokumentumok expediálása, kiadmányozása. Postakönyv készítése, és nyomtatása. Ügyiratok, iratok kölcsönzésének kezelése, a kölcsönzési határidők nyilvántartásával. Az ügyiratok, iratok kikérésének kezelése, jegyzék készítésével, szervezeti egységenként, dokumentáltan. Ügyiratok, iratok nyomon követése, állapot figyeléssel. Visszakereshetőség biztosítása általános és célirányos kereső funkciók biztosításával, a csatolt állományokban is, könnyen kezelhető, nyomtatható találati listákkal.


154


Elektronikus aláírás A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláírás készítéshez, vagy ellenőrzéshez a Microsec által fejlesztett e-Szignó 3.1 programot használja. A MICROSEC e-Szignó 3.1 elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az e-Szignó 3.1 segítségével Windows XP és Windows 2000/2003 rendszeren az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni.

A rendszer működési környezete A rendszer kiválasztásánál fontos szempont, hogy szabványos technológiákra épülő, bővíthető alkalmazás legyen, mely később sikeresen integrálható az önkormányzat által használt szakalkalmazásokkal. A Kontroller rugalmassága, valamint fejlesztői környezetében is előremutató megoldásai révén tökéletesen alkalmas arra, hogy hosszú távon elégítse ki a szervezet igényeit. A rendszer teljes mértékben webes felületet használ, egy szerver gépen kerül elhelyezésre, és az szolgálja ki a klienseket, tehát, nincs szükség telepítésre a kliens gépeken, ezzel érhető el a magas szintű adatbiztonság. A szerverhez csak a rendszeradminisztrátor férhet hozzá, így a programfájlok, és az adatbázis fájlok védve vannak. A szervert védelmét egy megfelelően szigorú jogosultsági rendszer látja el, valamint külső támadások elleni védekezésül az önkormányzat tűzfala mögé került elhelyezésre. A rendszer által támogatott több kiszolgáló szoftver közül a netTeam és az önkormányzat szakemberei az APACHE-ot választották, ami napjaink vezető szoftvere, mind a gyorsaság, mind a megbízhatóság terén. Mivel az önkormányzat már rendelkezett Oracle adatbázis licenccel, így az rendszert a netTeam szakemberei Oracle környezetre telepítették. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


155

A kapcsolatot az adatbázis és a felhasználók között, PHP programnyelv teszi lehetővé. A böngészőből nem nézhető vissza a program forrása és a szerverhez való hozzáférés tiltása miatt ez magas fokú védelmet nyújt. A programba csak felhasználónév és jelszó ismeretében lehet belépni.

Az önkormányzat ügyiratkezelési gyakorlata A Polgármesteri Hivatal iratkezelését a Jegyzői Iroda szervezetében működő Iktató Iroda központi iktatás keretében látja el, mely azt jelenti, hogy az egész hivatal szervezetére minden évben 1. sorszámmal kezdve egy helyen és folyamatosan történik az iktatás. Az iktató iroda létszáma: 8 fő, az főszámra iktatott ügyiratok mennyisége eléri az 50 ezret. Az önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kezeli. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az iktatás az irodáktól elkülönített helyiségben történik. A kézi irattár külön helyiségben, a központi irattár az épületen kívül található. Az önkormányzat a jogszabályi követelményeknek mindenben megfelelő, egyedileg tervezett előadóívet használ, melyet nyomdában gyártatnak, így az iktató kollégáknak az előadóív nyomtatása során csak az adatokat kell kinyomtatniuk, a kereteket nem. Ez a megoldás nem csak időt, hanem nyomtatási költséget is megtakarít a hivatalnak. A folyamat során a papír alapú dokumentum vándorol az érkeztetőből, az iktatóba, majd ügyintézőhöz és végül az irattárba. A Kontroller a teljes folyamatot végigkíséri, így segítségével nem csak a dokumentumokról rögzített adatokat lehet megtekinteni, hanem az ügyirat helye (ügyintézőnél, irattárban..) valamint az ügyirat története is megtekinthető. A folyamatot a következő ábra szemlélteti: A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

156


6. ábra – Az ügyiratkezelés folyamata

Elektronikus dokumentumkezelés – úton a digitális iroda felé A teljes elektronikus iroda megvalósításának lényege kulcseleme, hogy a papír alapú dokumentumok szkennelése. A bejövő dokumentumokra szkennelés előtt vonalkód kerül, melyet az érkeztetéskor egy vonalkód olvasó segítségével rögzítenek a rendszerbe. A vonalkód segítségével kapcsolja össze a rendszer a szkennelt képet a dokumentum adatlapjával. Az iktatáshoz, az ügyintézéshez már nincs szükség a papír közlekedésére az egyes osztályok, ügyintézők között, hiszen a Kontroller felhasználóbarát felülete segítségével az arra jogosult felhasználók már az ügyiratok tartalmát is megtekinthetik. A projekt előnye, hogy az ügyintézés jelentősen felgyorsul, hiszen nincs szükség a papír alapú dokumentumok továbbítására. Az ügyintézők az elektronikus doku-



157

mentumokat egy kattintással megnyithatják, és dolgozhatnak velük. A folyamatot a következő ábra szemlélteti:

7. ábra – Az elektronikus dokumentumkezelés alapfolyamata Az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítása alapját képezi az elektronikus ügyintézés, valamint az e-önkormányzat megvalósításának. A Kontrollerhez kapcsolt központi tartalomtár a Content Manager segítségével lehetővé válik az önkormányzatok által kezelt digitális tartalom hatékony kezelése.

Tartalomkezelés A teljes elektronikus dokumentumkezelés bevezetése nem csak a szó szoros értelmében vett dokumentumok fogadását, mozgatását és tárolását jelenti. Egy hivatal életében számos az elektronikus adathordozón rögzített információnak számos típusa van, melyet összességében inkább a tartalom elnevezéssel illethetünk. Ilyen elem lehet pl. egy ügyfél A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

158


adatainak halmaza, vagy egy meghozott határozat, vagy egy megkötött szerződés. Az ún. strukturált tartalmak kezelése – melyek szemantikailag értelmezhető részekre bonthatók, mint például az ügyféladatok – adatbázisok alkalmazásával könnyen kezelhetők. Az önkormányzatok által kezelt tartalmak egy jelentős része viszont jóval nehezebben strukturálható (e-mailek, faxok, szkennelt bejövő dokumentumok, az ügyintézők által készített elektronikus dokumentumok stb.) Erre a célra önmagukban – részben a tartalmak viszonylagos nagy mérete és tömege, részben a struktúra hiánya miatt – nem használhatóak a bevált (pl. adatbázisos) technológiák, így dedikált tartalomkezelő rendszer alkalmazása indokolt. A hivatal által kezelt tartalomtípusokat szemlélteti a következő ábra:

8. ábra – Tartalomtípusok



159

A Kontrollerhez kapcsolt Content Manager segítségével megvalósítható a teljesen digitális dokumentumkezelés. A termékcsaládban a Content Manager a dokumentumkezelési és általános háttérrendszer funkciókat szolgáltatja. Tetszőleges elektronikus állományok, valamint digitalizált papír alapú dokumentumok feldolgozására is alkalmas. A Content Manager minden állományt hierarchikus tárolókezeléssel tárol, ennek megfelelően minden állományt az üzleti értékének megfelelő tárolási szinten helyez el. A szkennelt iratok a központi tárolórendszerébe kerülve a Kontroller felhasználói felületéről megtekinthetők. Így az iktatókönyvből közvetlenül az elektronikusan tárolt dokumentumok tartalma is megtekinthető az arra jogosult felhasználók részére. A tartalmaknak – minden más adathoz hasonlóan – van egy jellegzetes hasznossági karakterisztikája, mely az adott tartalom életkorához az elérésének egységnyi késleltetése által okozott anyagi kárt rendeli. Ezen karakterisztika és a rendelkezésre álló tárolók tárolási költség és sebesség mutatói alapján meghatározható egy összerendelés, mely egy adott dokumentumhoz életciklusának különböző szakaszaiban optimális tárolót rendel. A Content Manager lehetőséget biztosít arra, hogy minden felhasználói eseményhez (pl. tartalom létrejötte, törlése, megjelenítés keresési listában) eseménykezelőt rendeljünk. A Java nyelven implementálható eseménykezelő függvények segítségével lehetőség nyílik egyes események tetszőleges lereagálására. Ilyen reakció lehet pl. egy értesítés küldése, folyamat indítása vagy egy Web Service hívása. Előnyök: Skálázható, robusztus architektúra, az egyes tartalomelemek mérete több GB, száma akár több százmillió is lehet; Magas rendelkezésre állás; A rendelkezésre álló üzletmenetbe történő teljes körű, transzparens beilleszthetőség; Különböző típusú dokumentumok, tartalmak egységes hozzáférése; A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

160


Egységes megjelenítés; Keresési idők csökkenése; Munkafolyamatok felgyorsulása; Dokumentum életciklus felgyorsulása; Törvényi megfelelőség biztosítása; Adatintegritás, megőrzés garantálása. Szabványos technológia A szabványos technológiából, valamint a meglévő illesztő felületekből adódóan biztosítható, hogy hosszú távon az önkormányzat által használt alkalmazások egy szabványos központi tartalomtárhoz illeszkedjenek, így az egyes szakterületek között magas szintű integráció valósítható meg. A támogatott technológiák:

Egyszerű fejleszthetőség: Java, C++, COM API Többnyelvűség támogatása, magyar nyelv teljes támogatása Nyílt szabványokon alapul: SQL, XML, HTTP, J2EE Elosztott tárolási architektúra Hierarchikus Archiválás lehetősége Széleskörű integráció egyéb üzleti rendszerekkel (Lotus, Exchange, SAP, PeopleSoft, Siebel, TSM, MQ, MQ Workflow)

A rendszer bevezetésének főbb fázisai Tervezés, előkészítés A rendszer bevezetését gondos előkészítő munka előzte meg, mely magában foglalta az önkormányzat informatikai rendszerének vizsgálatát, a meglévő iratkezelési gyakorlat valamint iratkezelési szabályzat elemzését, és természetesen a kialakítandó új iratkezelési rend megtervezéA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


161

sét egyaránt. Az önkormányzat célul tűzte ki, hogy rendszer bevezetésével kialakuló új gyakorlat, már a 2007-es iratkezelési szabályzatban is rögzítésre kerüljön. Migráció Ahhoz, hogy az önkormányzat kizárólag az új rendszert használja, a netTeam szakembereinek meg kellett valósítaniuk az előző iktatóprogramból az elmúlt 10 év adatainak átemelését a Kontrollerbe. Ennek köszönhetően a felhasználóknak nem szükséges a régi rendszert használniuk, hogy az előirat csatolást, a kereséseket, a szükséges átiktatásokat egyaránt el tudják végezni a Kontroller segítségével. Oktatás Az oktatást a netTeam részéről Vacha Ferenc tartotta az önkormányzat munkatársainak. Az oktatás tematikailag két részre oszlott: felhasználói és adminisztrátori oktatásra. Felhasználói oktatásban az ügyiratkezeléssel foglalkozó munkatársak, adminisztrátori oktatásban az informatikusok részesültek. Az átadott ismeretanyag tematikája: 1. A program általános ismertetése; 2. A program felhasználói felülete, és kezelése; 3. A program funkciói; 4. A program funkciói közötti összefüggések; 5. Gyakorlati tapasztalatok megosztása; 6. Gyakorlati kérdések megválaszolása. Szakmai ismeretanyag tematikája: 1. A program technikai ismertetése; A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

162


2. Távoli elérés használata; 3. A program testreszabása, beállítások. Pilot A két hétig tartó pilot üzem során a felhasználók a régi iktatóprogram mellett már a Kontroller használatát is elkezdték. A pilot üzem lényege volt, hogy az éles iktatás ugyan még a régi szoftverben történt, de az iratok egy részét már a Kontrollerben is iktatták. Természetesen a pilot üzem indulása előtt a netTeam szakemberei már befejezték az adatmigrációt, így az önkormányzat munkatársai valós adatokkal, de tesztkörnyezetben szerezhették meg a megfelelő jártasságot a szoftver kezelésében. A pilot időszak alatt mind az önkormányzat mind a netTeam megbizonyosodhatott arról, hogy az régi iktatóprogramból az adatok tökéletesen átkerültek a Kontrollerbe, valamint a felhasználók kockázatmentesen, készségszinten sajátították el az új rendszer kezelését. A pilot időszak egy egész napos oktatással és megbeszéléssel zárult, melyen a netTeam szakemberei válaszoltak a használat során felmerült kérdésekre, valamint elvégezték azokat a testre szabási műveleteket, melyekre az önkormányzat igényt támasztott. A pilot pénteki napon zárult. A hétvége során a a régi szoftverből véglegesen átkonvertálásra kerültek az adatok a Kontrollerbe, így a következő hétfőn elindulhatott az élesüzem. Testre szabás A rendszer végleges testre szabása során a következő főbb feladatokat kellett megvalósítani: jogosultsági rendszer beállítása, tesztelés; egyes adatmezők alapértelmezett értékeinek beállítása; lekérdezések, listák testre szabása; egyedi előadóívre nyomtatandó adatok körének, és nyomtatási képének beállítása.



163

Élesüzem A Pilot időszak sikeres zárásával adott volt a lehetőség, hogy az élesüzemet mind informatikai, mind humán téren maximális biztonsággal indítsa el az önkormányzat. Salgótarján MJV Polgármesteri Hivatala 2007. februárjában sikeresen bevezette a Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszert.

A projekt vezetői A projekt vezetői az önkormányzat részéről: Göröcsné Godó Orsolya – tanácsos Feladata az iratkezelés szakmai felügyelete és koordinálása. A szakmai igények megfogalmazása, találkozók szervezése mellett az önkormányzat részéről a projektben részt vevők munkájának irányítása. Kiss Csitári Iván – informatikus Feladata a projektvezetővel való együttműködés informatikai területen. Az önkormányzat részéről a szükséges infrastruktúra biztosítása, valamint az adminisztrátori feladatok ellátása. A projekt résztvevői a netTeam részéről: Varga László – projektvezető Feladata a projekt koordinálása, az önkormányzattal való kapcsolattartás, koordinációs feladatok. Vacha Ferenc – fejlesztési koordinátor, iratkezelési szakértő Feladata a bevezetés szakmai irányítása, a bevezetendő rendszer és az iratkezelési szabályzat szinkronjának biztosítása, valamint az adminisztrátori és felhasználói oktatás lebonyolítása. Négyes János – szoftverfejlesztő


164


Feladata a rendszer testre szabása, valamint a felmerülő egyedi igények kielégítése.


165


Miski Zoltán Az E-Group minősített elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszere – eDOX.GOV.Portal2007, és ami mögötte van – csapat, know-how, secure business automation Az E-Group nagyvállalati dokumentumkezelő rendszere, az eDOX megszerezte azt a tanúsítványt, amely feltétele annak, hogy közfeladatot ellátó szervezeteknél is bevezetésre kerülhessen. Közfeladatot ellátó szervezetek egyéves haladékot követően 2009-től csak tanúsított elektronikus iratkezelő rendszert vezethetnek be, amennyiben papír alapú dokumentumkezelésről váltanak elektronikusra, vagy jelenlegi rendszerük cseréje mellett döntenek, továbbá minden költségvetési intézmény köteles lesz elektronikus aláírás kezelésére is alkalmas rendszer használatára. A költségvetési intézmények mellett ugyanakkor egyre több üzlet, vállalkozás dönt úgy – például ISO minősítés megszerzése, cégracionalizáció vagy reorganizáció kapcsán – hogy elektronikus dokumentumkezelő és/vagy iratkezelő megoldást vezet be. Az E-Group által kifejlesztett eDOX elektronikus dokumentum- és ügyiratkezelő rendszer különféle változatai mind a kormányzati, mind a vállalati szektor igényeit kielégítik. A közfeladatokat ellátó szervezeteknek szánt, úgynevezett kormányzati termékcsomag legbővebb változata tartalmaz egy, a piacon egyedi, beépített DIS ügyfélkapu integrációs megoldást is, amelynek segítségével az eDOX rendszert használó A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

166

Miski Zoltán: Az E-Group minősített elektronikus irat- és …

intézmény egyfelől interneten keresztül benyújtott beadványt fogadhat, és automatikusan érkeztethet belső ügyintézés céljára, másfelől az ügyfeleinek belépéséhez és a felhasználói azonosításhoz közvetlenül kihasználhatja a www.magyarorszag.hu portál magánszemélyekre és meghatalmazáson keresztül cégekre is vonatkozó adatbázisát. Ugyanez a változat tartalmazza az eDOX másik kiemelkedő funkciócsoportját, a saját fejlesztésű SDX elektronikus aláíró és ellenőrző modult, amely lehetővé teszi a digitális aláírási jogosultságok és hatáskörök szabályozását és a hatályos jogszabványok szerinti megvalósulását. E termék önmagában is minősített megoldás. Nem véletlen tehát, hogy a már minősített iratkezelő rendszerek nagy része is az SDX-et integrálta. E két különleges funkciót tartalmazó eDOX termékcsomag, az eDOX.GOV.portal2007 kapott kibővített minősítést. Ezek mellett számos egyéb kiegészítő – elsősorban biztonsági és dokumentumvédelmi – funkció modul növeli a rendszer használati értékét. Az eDOX rendszer fejlesztése során fontos szempont volt, hogy a legelterjedtebb kiszolgálói környezetben mindenképp, de a többi platformon is megfelelően működjön. A Microsoft Magyarország technológiai partnerként is támogatja az E-Group-ot, illetve az eDOX fejlesztési stratégiáját. Az auditált eDOX alapja és kerete a Microsoft Office SharePoint Server 2007, illetve a Microsoft Office System 2007. Az EGroup innovációs készségét bizonyítja, hogy e korszerű csoportmunkát támogató keretrendszer legfrissebb, 2007-es verziójára elsőként készített terméket. Az E-Group a Microsoft Office System 2007 Launch konferencián mutatta be először az eDOX Irat- és Dokumentumkezelő rendszerének 2007-es verzióját. Az eDOX bármilyen operációs rendszert használó munkaállomáson működőképes, de Microsoft XP-re és Microsoft Internet Explorer böngészőre optimalizálták. Ezen túlmenően maximálisan ki tudja használni az Office alkalmazások közismert előnyeit – így támogatva a felhasználó-barát ergonómiát. Az eDOX rendszer alacsony projektkockázattal, rövid idő alatt kerülhet bevezetésre mind a közfeladatot ellátó szervezetek, mind a nagyvállalatok számára. Éppen ezért az E-Group hisz abban, hogy komplex A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


167

megoldása közvetve elősegíti az elektronikus szolgáltatások még szélesebb körben való elterjedését is.

Az E-Group háttere Az E-Group a védett, nagy üzleti értéket képviselő tranzakciók és űrlapkezelési eljárások valamint az azt támogató informatikai tranzakciós, dokumentum kezelő és információ védelmi megoldások specialistája. A jogelődje révén 1993 óta működő, 100%-ban magyar tulajdonú szoftverház innovatív, jelentős hozzáadott értéket képviselő egyedi megoldásokat hoz létre a fenti területekhez köthetően. A cég letisztult termékskáláján az irat- és dokumentumkezelést az eDOX™ termékcsalád, az űrlapkezelést, illetve az ügyfelekkel és egyéb kommunikációs partnerekkel történő biztonságos dokumentumcserét a TransForm™ rendszer, az ügyfélkapu-integrációt a DIS™ komponens, a nyomtatott dokumentumok védelmét a DocMark™ technológia, a banki folyamatok támogatását a CORIBA™ vállalati internetes banki rendszer biztosítja. Az E-Group kezdettől alkalmazza a nyilvános kulcsú technológiát és fejleszt arra épülő hitelesítési és rejtjelezési megoldásokat. Signed Document eXpert™ (SDX) elnevezésű termékcsaládja Magyarországon elsőként került bevizsgálásra és tanúsításra, mint az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV tv. szerinti minősített elektronikus aláírásra felhasználható szoftvertermék. Az SDX használati értékét jelzi, hogy számos szoftverfejlesztő cég integrálta irat- és dokumentumkezelő rendszeréhez, elektronikus ügyintézési megoldásához.

Újabb előrelépés az elektronikus ügyintézésben, avagy az e-NYENYI rendszer az E-Group közreműködésével 2007-ben helyezték üzembe az E-Group fejlesztésében készült e-NYENYI rendszert az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóságnál. A rendszer segítségével a könyvelők a jövőben személyes megjelenés A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

168


nélkül, on-line úton végezhetik a nyugdíjjogosultsághoz és a nyugdíj megállapításához szükséges adatszolgáltatást. Az E-Group nem először dolgozott az intézménynek: az ONYF oldalán működő, elektronikus űrlap-közlekedtető Dokumentum Kapu szintén közös projekt eredménye. A 2005. április 1. óta üzemelő ügyfélkapu rendszert ma már jóformán mindenki ismeri, sokkal kevésbé ismertek viszont a központi elektronikus szolgáltató rendszer újabb lehetőségei, mint például a hivatali kapu, amely a csatlakozó hivatalok által elérhető szolgáltatásokat foglalja magában, vagy a központi rendszer tárhely szolgáltatás. Az E-Group Dokumentum Kapu Rendszere ma már ezeknek a használatát is lehetővé teszi a hivatalok számára. A Dokumentum Kapun keresztül az ONYF honlapjáról, illetve a Budaörsi Önkormányzat honlapjáról elérhető ügyfélkapus azonosításon alapuló ügyintézés lehetősége mellett talán kevésbé ismert tény, hogy 2007 első felétől kezdődően a www.magyarorszag.hu címen elérhető kormányzati portál is lehetőséget ad közigazgatási intézményeknek nyomtatványok fogadására és megválaszolására elektronikus úton, a központi rendszeren keresztül. Az APEH után közvetlenül az ONYF jár elől e területen. Az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság 2007. április 17-től állította üzembe a 2006. évi Nyugdíjbiztosítási Egyéni Nyilvántartó Lappal (NYENYI) kapcsolatos adatszolgáltatás elektronikus ügyintézés keretében történő teljesítésére szolgáló informatikai rendszerét. Ez a rendszer már használja a központi elektronikus szolgáltatásokat, amelyek közül a legfontosabb a tárhely szolgáltatás – ez jelen esetben az ONYF elektronikus postafiókja, melybe a NYENYI adatszolgáltatásokat az ügyfél elhelyezheti. Ez a funkció a kormányzati portál általános célú dokumentumfeltöltés szolgáltatása alatt érhető el, amely egy program segítségével, természetesen titkosított fájlt helyez el a központi rendszerben, amit csak a címzett tud értelmezni. A címzett hivatal által a saját tárhelyéről kiemelt dokumentum küldőjének biztonságos azonosítását kell elvégezni, ezt szolgálja az utólagos viszontazonosítás. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


169

A hivatalok számára az elektronikus ügyintézés bevezetését nagymértékben megkönnyítik a központi rendszer által biztosított szolgáltatások, az ezekhez történő csatlakozás azonban igen komoly szakmai felkészültséget igényel. A ma már megbízhatóan működő ügyfélkapu és hivatali kapu rendszer használatához a hivatalok oldalán szükség van egy szintén stabilan működő interfész komponensre, mely a hivatal saját ügyintézési, ügykezelési és egyéb háttérrendszereivel köti össze a központi rendszer szolgáltatásait. Az E-Group által erre a célra létrehozott megoldás megnevezése a Dokumentum Kapu Rendszer, amely a közhivatalok számára az elektronikus ügyintézésre vonatkozó kötelezettségeiknek való megfelelést biztosítja. A rendszer megfelel a 2004. évi CXL. Törvény, és a kapcsolódó jogszabályok előírásainak és felhasználásával, alacsony projektkockázattal, rövid idő alatt kerülhet bevezetésre egy hivatal elektronikus A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

170


ügyintézési rendszere. Éppen ezért az E-Group bízik abban, hogy komplex megoldása egyben elősegíti az elektronikus szolgáltatások elterjedését. A Dokumentum Kapu Rendszert már többek között az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóságnál és Budaörs Önkormányzatánál is sikerrel alkalmazzák. A Rendszer moduljai külön-külön is számos referenciával rendelkeznek. A modulok funkcióit és referenciáit mutatja az alábbi ábra mutatja.

Dokumentumkezelő és Workflow rendszerek a banki szférában – Az OTP Pénztárszolgáltató internetes ügyfélkapcsolati dokumentumkezelő és workflow rendszere Feladatunk volt az OTP Pénztárszolgáltató ügyfélkapcsolati és adatközlési, tájékoztatási feladatait, termékeit támogató, a A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


171

hatályos elektronikus adatkezelési és hitelesítési, valamint a pénztári egyedi követelményeknek megfelelő szoftverrendszer fejlesztése, bevezetése, valamint kapcsolódó támogatási szolgáltatások kialakítása. Ezen túl az OTP Pénztárszolgáltató által használt alkalmazások egy részének üzemeltetését vállaltuk. Az E Group az OTP Pénztárszolgáltató részére internetes ügyfélkapcsolati és workflow rendszert fejlesztett ki, mely a pénztári ügyvitel és ügyfélkiszolgálás, hivatalos dokumentumcsere és tájékoztatás egyes kiemelt elemeit támogatja. A rendszer fejlesztése folyamatos. A megoldással a hatályos magyar törvényeknek és a pénztárszakmai elvárásoknak megfelelő dokumentum-kezelési és küldési rendszer és folyamatok kerültek kialakításra. A projekt alapvetően Microsoft technológián alapul. A fejlesztési és szakértői projektek összesített mérete 70 emberhónap. Az OTP Pénztárszolgáltató megbízásából, outsource alkalmazás hosting keretében az E-Group végzi az érintett rendszerek üzemeltetését és karbantartási feladatait, garantált válaszidők mellett, mission critical 5 nap / 12 óra jelleggel. Az E Group garantált válaszidejű ’first line’ support szolgáltatásokat (5 nap / 12 óra) nyújt a OTP Pénztárszolgáltató felé, valamint biztosítja a rendszerek folyamatos továbbfejlesztését.

Megújítja elektronikus dokumentumkezelését egy felügyeleti szerv A pénzügyi szereplők által jól ismert felügyeleti szerv bővíti elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerét. A meglévő rendszer továbbfejlesztésére és új funkciók hozzáadására egyrészt a jogszabályi előírások kötelezik a szervezetet – ezek a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHMNKÖM együttes rendelete, valamint a 2007 szeptemberében módosított 335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet –, ugyanakkor a továbbfejlesztett modulok segítségével gyorsabb, biztonságosabb és gördülékenyebb lesz az ügyintézés, illetve a szervezeten belüli dokumentum-közlekedA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

172


tetés. Az új dokumentumkezelő modul szállítója a Microsoft Services, a projektben GTM partnereként az E-Group vett részt termékeinek szállításával és alkalmazás-fejlesztéssel. A Felügyelet biztosítja és ellenőrzi a pénzügyi piacok, illetve azok szereplőinek megbízható, átlátható működését, továbbá védi a piaci szereplők érdekeit, s a szükséges információk biztosításával szolgálja a fogyasztói döntések kockázatának csökkentését. Az állami szervezet már a jogszabályi környezet változása – néhány tekintetben kialakulása – előtt bevezetett egy dokumentumkezelő, egy iktató és egy irattári rendszert is, amelyek együttműködve, integráltan végezték az iratkezelési feladatok támogatását. Jelen változatukban azonban nem feleltek meg sem a jogszabályi, sem pedig az időközben felmerült, új felhasználói igényeknek. Így a hivatal többek között célul tűzte ki a teljes körű elektronikus ügyintézés kialakítását, a meglévő irat- és dokumentumkezelés korszerűsítését is.

Az E-Group minősített rendszerének dokumentumkezelő komponense Az E-Group 2007. első felében minősítést nyert rendszere, az eDOX egyes komponenseinek felhasználásával és továbbfejlesztésével egy új, központi dokumentumkezelő szolgáltatást alakít ki, amelyben mindhárom jelenlegi, valamint a jövőbeni alkalmazások is egyaránt tárolhatják az általuk kezelt dokumentumokat. Mindezt anélkül, hogy az adott alkalmazásban újra kellene implementálni a rendeletek által elvárt szolgáltatásokat. A továbbfejlesztett rendszernek köszönhetően csökkennek a jövőbeni fejlesztési ráfordítások, mert korszerű, könnyen konfigurálható és a rávonatkozó jogszabályoknak hosszútávon megfelelő dokumentum-alapinfrastruktúra épül ki. Az új infrastruktúra képes többek között az elektronikusan érkezett és szervezeten belül keletkező elektronikus tartalmak központi tárolására, illetve ezek együttműködésének biztosítására. A rendszer szükség esetén továbbítja a dokumentumokat az iktatórendszer felé, illetve a kifinomult visszakeresési funkciók segítségével képes onnan iktatási adatok átvételére is. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


173

Öt lépcsőben vezetik be az új dokumentumkezelő rendszert A projekt 2007. áprilisában indult, a várható befejezési határidő 2008. március vége. Ez idő alatt a Microsoft MSF (Microsoft Solution Framework) módszertana szerint – amelyet sikeresen alkalmaztak több iparági fejlesztési projektben – öt különálló fázisban valósítják meg a fejlesztők a projektet. Az első fázis az elképzelési szakasz, amelyben összegyűjtötték a fejlesztéssel kapcsolatos elvárásokat, majd ennek alapján a második, tervezési szakaszban kialakították az architektúrát, és részletesen megtervezték a szoftvert. A harmadik fázisban kifejlesztették, jelenleg pedig tesztelik a szoftvereket, majd a stabilizációs szakaszban kerül sor a felhasználói élmény véglegesítésére. A negyedik fázisban tartósan tesztelik a rendszer stabil működését, majd az ötödik fázisban a problémamentes működés után élesítik az új dokumentumkezelő központot.

Nagy mennyiségű dokumentum hitelesítése és archiválása A MOL IDC projektjének keretében zajlott le az irattárak korszerűsítése. A munka egyik fázisa volt az irattárakban található dokumentumok kijelölt részének szkennelési technológián alapuló digitalizálása. Mintegy 6 millió dokumentum tömeges és gyors hitelesítéséről és digitális archiválásáról van szó. A feldolgozás első fázisa elkészült, megtörtént a papír alapú dokumentumok digitalizálása során készített képek egyszer írható adathordozóra (DVD-k) történő felírása, az azonosítást, visszakeresést biztosító META adatok szintén ezen adathordozóra történő rögzítése. A tömeges elektronikus aláírást SDX MultiSign szerverrel végeztük el. A projekttel szinte egy időben jelent meg az informatikai és hírközlési miniszter 13/2005.(X.27.) IHM rendelete, amely szabályozza a papír-


174


alapú dokumentumokról elektronikus úton történő hiteles másolat készítését. Az informatikai és hírközlési miniszter 13/2005.(X.27.) IHM rendelete szabályozza a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítését. Ez a rendelet – az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. Törvényhez kapcsolódóan – megteremti a lehetőségét, hogy a digitalizált másolat hitelesítő záradékkal, elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátva felhasználhatóvá váljon az eredeti papírdokumentumok helyett. A vonatkozó jogszabályok és rendelkezések értelmezésével megvizsgáltuk, hogy a papíralapú dokumentumok digitalizálása során alkalmazott iratarchiválási folyamatleírás és munkautasítás – mint szabályozás – valamint a végrehajtási utasítás egyes pontjainak történő megfelelőség hogyan biztosítható a MOL esetében.

A MOL projektet követően, a 13/2005.(X.27.) IHM rendelet szerinti papíralapú iratokról elektronikus úton történő hiteles másolat készítését többféle komplex megoldással is tudjuk támogatni. A DocSoft-tal együttműködésben az Ascent Capture-höz illesztett SDX végzi a hitelesítést önkormányzati és kormányzati felhasználóknál. Emellett teljes körű, szintén SDX alapú megoldást tudunk nyújtani az EASY Capture papírdokumentum digitalizálásra alapozva is. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


175

Nemzeti Komplex Okmány-nyilvántartó Rendszer (NEKOR) A Magyar Határőrség Nemzeti Komplex Okmány-nyilvántartó Rendszerének életre hívásának oka, hogy hatékonyan lehessen támogatni a hivatalos dokumentumok, illetve okmányok megbízható hitelességvizsgálatát. A kezelendő dokumentumok köre kiterjed mind hazai mind külföldi kibocsátású okmányok tulajdonságainak tárolására, illetve hozzájuk kapcsolódó információk rendszerezésére, egyszerű elérhetőségére. A NEKOR rendszer adattartalmának feltöltése és naprakészen tartása komoly nemzetközi együttműködés segítségével végezhető. Az EU által üzemben tartott FADO rendszerhez logikailag kapcsolódva a NEKOR rendszer látja el a hazai szervezeteket az okmányok vizsgálati feladataihoz szükséges információkkal.

TERKA – Törvényességi Ellenőrzési Rendszer Kiegészítő Alkalmazás Az E-Group e projekt során alakította ki az „Elektronikus aláírás” kormányzati projekt törvényességi felügyelethez kapcsolódó rendszert és a Nemzeti Rendelettár adatbázis Webes lekérdező felületét a Belügyminisztérium számára. A kormány a meghirdetett „Magyar Információs Stratégia” keretében elkötelezte magát az elektronikus aláírás széleskörű kormányzati és társadalmi felhasználási feltételeinek megteremtés mellett, illetve a kormányzati és közigazgatási munka és az ezekhez kapcsolódó szolgáltatások elektronizálása mellett. Az előzetes tervek és célok szerint a rendszer E-Group által történő megvalósítása során egy olyan központi rendelettár és hiteles dokumentum közlekedtető megoldás jön létre, mely képes az Önkormányzatoktól hiteles elektronikus dokumentumokat begyűjteni, azokat megfelelő állapotátmeneteken keresztül kezelni, illetve a Közigazgatási Hivatalok számára hozzáférhetővé tenni. A rendszer egyben webes A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

176


felületen keresztül biztosítja e hiteles dokumentumok kereshetőségét, letölthetőségét illetve a hitelesség ellenőrzésének lehetőségét.

A papír alapú dokumentumok védelme – DocMark az MFB-ben Az üzleti és kormányzati ügyvitelben ma is meghatározó szerepet játszik a papír alapú dokumentum. Míg az elektronikus térben az információ biztonság kiforrott eszközökkel rendelkezik, addig a fizikai térbe kerülő információ védelme nincs kielégítően megoldva. Az E-Group digitális vízjelezésre épülő nyomtatott dokumentumvédelmi megoldása adekvát választ ad a fenti problémára. Az E-Group által kifejlesztett DocMark nyomtatott dokumentum védelmi rendszer az ún. digitális vízjelezési technológiát alkalmazza. A digitális vízjelezés (digital watermarking) olyan biztonsági alaptechnológia, melynek segítségével képi típusú digitális információba olyan speciális, nehezen eltávolítható azonosító információt lehet kódoltan elhelyezni, mely szabad szemmel nem detektálható/észlelhető, ugyanakkor képes magában hordozni például a dokumentum azonosítására, származására, hitelességének ellenőrzésére alkalmas, korlátos mennyiségű titkos információt. Ez a képesség mind az elektronikus, mind a nyomtatott formátumú képi információkra igaz. Az E-Group által kifejlesztett DocMark papír alapú dokumentum biztonsági rendszer a digitális vízjelezési technológia felhasználásával, a nyomtatás pillanatában a dokumentumba olyan biztonsági elemet ágyaz, amely éppen kinyomtatás alatt álló dokumentumhoz rendelt azonosítót (hálózati környezetben), ill. (nem hálózati környezetben) a felhasználóra, a dokumentumra, ill. a nyomtatás körülményeire (pl. időpecsét, aláíró személy neve, rendszer megnevezése) vonatkozó konkrét információt tartalmaz. Hálózati környezetben, a nyomtatás pillanatában ismert összes információ védett adatbázisban eltárolásra kerül, ami az ellenőrzéskor a vízjelben tárolt kód alapján automatikusan letöltődik. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


177

A biztonsági elem egy olyan, a dokumentum arculati összetevőjeként szereplő grafikai elem (tipikusan a szövegtest mögé helyezett, szervezetre jellemző kép, logó stb.), amely a következő tulajdonságokkal rendelkezik: Rejtett biztonsági elem, vagyis a be nem avatott felhasználó számára jelenléte nem nyilvánvaló, ill. a dokumentumlétrehozási munkafolyamat változatlan; A szövegtest mögé helyezhető, ezáltal nehezen eltávolítható (másolásnál nem kitakarható); Robusztus, a másolatban is detektálható; Redundáns, az információ részeiből is teljes mértékben kiolvasható. A fentiekben leírt megoldásokban használt digitális vízjelezési technológia a felhasználói igényeknek megfelelően rendkívül sokrétűen alkalmazható. Az E-Group szakértői széleskörű ismeretekkel rendelkeznek az egyes megoldásoknak a célszervezet munkafolyamataiba való integrálhatóságát illetően.


179


Mehlhoffer Viktor és Mihalics Gábor A Professzionál Informatikai Zrt. GovSys Integrált Önkormányzati rendszerének bevezetése Budapest XXI. kerület Csepel Önkormányzatánál A Budapest Főváros XXI. kerület Önkormányzat hirdetmény közzétételével induló egyszerű közbeszerzési eljárást írt ki „Dokumentum- és iratkezelő rendszer” beszerzése tárgyában, melyet a Professzionál Informatikai Zrt. nyert el. A pályázatban a beszerző az e-önkormányzattal kapcsolatos hosszú távú elképzelései alapján fektette le koncepcionális elképzeléseit, melyben egy CLBPS 4 szintű szolgáltatást nyújtó szervezet felülről nyitott dokumentum- és iratkezelési rendszere körvonalazódott. Ezzel párhuzamosan az Önkormányzat üzembe kívánta helyezni a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 69. § (5) bekezdése szerint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényt módosító 2005. évi CXLIX. törvény 7. § (2) bekezdésében meghatározottak szerinti tanúsított iratkezelési szoftverét. A projekt célja volt, hogy a fenti elképzeléseknek megfelelő rendszer kerüljön megvalósításra és megújuljon a hivatal iratkezelése az EU által is finanszírozott GVOP 4.3.2. kódjelű projektben létrejött eredményekre támaszkodva, azaz egy portál alapú elektronikus csoportmunka felülethez integrált folyamat alakuljon ki. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

180

Mehlhoffer Viktor és Mihalics Gábor: A Professzionál .…

Összefoglalva: a cél az, hogy az Önkormányzat egy olyan komplex informatikai rendszerrel rendelkezzen, amely korszerű és hatékony ügyintézést és elektronikus kommunikációt biztosít.

A bevezetési projekt Első lépés: Projektszervezet kialakítása A szerződéskötést követően az Önkormányzat és a Professzionál egy Projekt Alapító Dokumentumban lefektették a megvalósításhoz szükséges projektszervezet felépítését és működési rendjét. Egy ilyen nagyságrendű feladat esetében az elsődleges sikerkritérium egy jól és szervezetten működő projekt csapat. A Projekt Alapító Dokumentum fontosabb tartalmi elemei: Projekt céljának, terjedelmének meghatározása; Projektszervezet felépítése; Projekttagok és feladataik meghatározása; A projekt ütemterve; Projekt kommunikációs és dokumentálási rend kialakítása; Szükséges erőforrások meghatározása; Sikerkritériumok meghatározása; Kockázatok felmérése, kezelése; Minőségbiztosítás.

Második lépés: Előkészítés, felmérés A projekt e szakászában a projekttagok elvégezték a teljes hivatalra kiterjedő információgyűjtést. A felmérés során vizsgálták a rendszer tervezéséhez nélkülözhetetlen informatikai infrastruktúra állapotát; a hivatal iratkezelési folyamatát (Iratkezelési Szabályzat); a hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát; A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


181

ez egyes szervezeti egységek leterheltségét, feladatköreit. Ezt követően a Hivatal minden szervezeti egységével workshop rendszerű egyeztetés kezdődött, melyen a szervezeti egységek képviselői megismerhették a bevezetendő GovSys rendszer működését és lehetőségeit. A workshopok alkalmával a Hivatal minden egységének lehetősége nyílt arra, hogy az új integrált iratkezelő rendszerrel szemben támasztott elvárásairól, a feladataiból adódó speciális, egyedi igényeiről a Professzionál szakembereivel konzultálhasson. A workshop rendszer előnyének tekinthető, hogy a Professzionál iratkezelési szakemberei a hivatal munkafolyamatait nem kizárólag a szabályozó dokumentumokból ismerték meg, ha-nem közvetlenül az érintett résztvevőktől is, így reális képet alkothattak a megoldandó problémákról. További előnye, hogy a Professzionál szakemberei, mint „külső szemlélők” elemezhették a Hivatal működését, ezáltal számos hatékonyságot növelő, egyszerűsítő megoldási javaslattal élhettek. A felmérési szakasz eredményeként, egy olyan dokumentum született, mely egységesen összefoglalja, és részleteiben tartalmazza az iratkezelési munkafolyamat optimalizálására tett módosító javaslatokat.

Harmadik lépés: Rendszerterv elkészítése A tervezési szakasz eredménye, a rendszerterv elkészítése volt. A projekt során ez volt az a dokumentum, mely tartalmazott minden követelményt, és a megvalósítás módját. A rendszerterv részletesen tartalmazta a kialakítandó iratkezelési munkafolyamatot; a rendszer hardver és szoftver felépítését; a dokumentumkezelés megvalósítását; a kapcsolódó társrendszerekhez készítendő interfészeket; a digitalizáló eszközök és a fax szerver integrációjának módját. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

182


A rendszerterv elkészítésével, elfogadásával párhuzamosan elkészült a tesztelési terv és az oktatási tematika.

Negyedik lépés: Testre szabás, interfészfejlesztés A projekt fő célkitűzése volt, hogy a bevezetendő rendszer szorosan illeszkedjen a Hivatal már meglévő informatikai rendszereihez, valamint biztosítsa számára a ma elvárt technikai szintnek megfelelő, korszerű kommunikációs csatornák alkalmazását. A GovSys Integrált Iratkezelési rendszer testre szabása a hivatali igények alapján két fő feladatkörre lett bontva. Igazgatási jellegű testre szabás Ebbe a kategóriába soroltuk mindazon paraméterezési feladatokat, melyek a Hivatal működésének elemzésekor, az iratkezeléssel kapcsolatos helyi specifikumként merültek fel (pl. ügyiratszámok képzése, iktatóhely azonosítók, felhasználói jogosultságok, előadói ív tartalmi és grafika megjelenése stb.) Funkcionális jellegű testre szabás A funkcionális testre szabás során a GovSys rendszerben olyan beállítások történtek, amelyek nem érintik az iratkezeléssel szemben támasztott jogszabályi és hivatali követelményeket, előírásokat, de a felhasználók munkáját nagymértékben segítik, növelik a szoftverergonómiát. A hivatal koordinációjának támogatására egyedi lekérdezések, kimutatások kerültek paraméterezésre. Az igazgatási és funkcionális testre szabás mellett, fontos szerepet kapott a társ- és kapcsolódó rendszerekkel való adatkapcsolatot biztosító interfészek fejlesztése. Ezek fejlesztése útján a GovSys iratkezelő rendszer az alábbi funkcionalitásokkal bővült:



183

FAX-on beérkező küldemények automatikus érkeztetése Ez az interfész lehetővé teszi a FAX üzenetek tisztán elektronikus úton való kezelését. A be-érkező FAX üzeneteket a faxszerver automatikusan fogadja. Ezt az eseményt a GovSys rendszer érzékeli, és a beérkező üzenet adatai alapján automatizáltan elvégzi az irat érkeztetését. A FAX üzenetet PDF formátumban tárolja. A PDF iratot és a hozzá tartozó érkeztetési azonosítót e-mailben elküldi a FAX számhoz rendelt felhasználónak, vagy felhasználói csoportnak. A hivatal dolgozói a küldendő fax üzeneteket is ezen a faxszerveren keresztül küldhetik ki. Ehhez az összeállított üzenetet e-mailben egy megadott címre kell küldeniük, az e-mail tárgy mezőjében a címzett telefax szám megadásával. Ezzel a megoldással a hivatal számos FAX készülék üzemeltetési költségét tudja megtakarítani, továbbá a FAX üzenetek küldésekor sincs szükség papír felhasználásra. SMS értesítés E funkció beépítésével a hivatali ügyintézők adott ügyirathoz kapcsolódóan SMS üzenetekben kommunikálhatnak az ügyfelekkel. A GovSys rendszer felületén keresztül naplózottan, visszakereshető módon értesítéséket, időpont egyeztetést, illetve akár visszaigazolást is küldhetnek nekik, fogadhatnak tőlük. Adatkapcsolat a hivatali csoportmunka és tudásbázis rendszerrel A hivatal a korábbi pályázat útján egy WEB alapú csoportmunka és tudásbázis rendszert vezetett be. A két rendszer integrációja azért is különleges, mert nem pusztán adatkapcsolati, hanem kezelőfelületi integráció valósult meg. Ezáltal a felhasználók a GovSys rendszer kezelőfelületéről néhány kattintással az iratokhoz csatolt elektronikus dokumentumokat helyezhetnek át a csoportmunka rendszerben száA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

184


mukra elérhető projektekbe. A tudásbázisban publikált dokumentumokat szintén néhány kattintással átadhatják érkeztetésre, iktatásra.

Ötödik lépés: Adatmigráció Egy új iratkezelési rendszer bevezetésekor elengedhetetlen feltétel, a korábbi iktatási adatok átemelése az új iratkezelő rendszerbe. Adatmigráció nélkül ugyanis a felhasználóknak hosszú ideig két iratkezelő rendszert kellene párhuzamosan kezelniük az előzményezések során. Az adatmigrációval másfél milliónál több irat került átemelésre. Az adatok hibamentes átemelését segítette, hogy az Önkormányzat korábban az iktatást a GovSys elődrendszerével végezte.

Hatodik lépés: Oktatás A projekt tervezésekor fontos sikerkritériumként került meghatározásra a megfelelő oktatás. A Professzionál informatikai rendszerek bevezetésében szerzett 20 éves tapasztalata alapján az önkormányzatnak az úgynevezett „Train the trainer” oktatást javasolta. Ennek előnye, hogy az önkormányzatnak az oktatást követően olyan kulcsfelhasználók állnak rendelkezésére, akik képesek a hivatal dolgozóit a GovSys használatára megtanítani. Tekintve, hogy az önkormányzatban a GovSys felhasználók száma meghaladja a 200 főt, így a kulcsfelhasználói oktatásban 25 fő részesült. A felhasználók számára a rendszer használatának elsajátítását a felhasználói dokumentáció, az oktatási segédanyag és a multimédiás, interaktív súgó mellett a kulcsfelhasználók biztosították. A felhasználók oktatásával párhuzamosan sor került az üzemeltetők oktatására is, akik így elsajátították a rendszer adminisztrációs feladatait. Az oktatás tematikája: Törvényi háttér ismertetése, általános kezelési alapismeretek; Érkeztetés és iktatás lépései; A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


185

Iratok küldése és fogadása; Postabontás, szignálás művelete; Munkanapló használata; Postakönyv kezelése; Dokumentumok, ügyiratok szkennelt másolatának csatolása; Dokumentumok átvétele és áthelyezése a csoportmunka felületéről; FAX, SMS funkciók kezelése; Teljes ügyiratkezelési munkafolyamat gyakorlása; Záró teszt.

Hetedik lépés: Próbaüzem A próbaüzem alatt a kulcsfelhasználók közreműködésével a Professzionál és az Önkormányzat közösen tesztelte a GovSys rendszer működését, az adatmigráció eredményét. A próbaüzem ideje alatt a Professzionál elvégezte a rendszer teljesítmény tesztelését és finomhangolását is. A próbaüzem sikeres zárását követően megkezdődött az éles üzemi indulás előkészítése.

Nyolcadik lépés: Éles üzemi indulás A projekt ütemterve szerint a rendszernek 2007. december 14-ére sikeres próbaüzemi időszakot kellett zárnia. Ez volt az előfeltétele, hogy Budapest XXI. kerület Csepel Önkormányzata 2008. január 2-án az új GovSys iratkezelési rendszerével kezdhesse meg munkáját. Az Önkormányzat 2007. december 30-án zárta le a 2007-es iktatási évet, így a Professzionál munkatársai 2007. december 31-én ismételt adatmigrációt végeztek. Az újév első munkanapján az Önkormányzat éles üzemben is megkezdte a GovSys rendszer használatát. A rendszer éles üzemi működésének első hetében a Professzionál az Önkormányzat számára helyszíni támogatást biztosított.


186


A projekt adminisztratív adatai Projektirányítók az önkormányzat részéről Projektigazgató: Projektvezető: Minőségellenőr:

Dr. Szeles Gábor – jegyző Kernné Dr. Kulcsár Dóra – ágazatvezető Farkas György – informatikai irodavezető

Projektirányítók a Professzionál részéről Projektigazgató: Projektvezető: Minőségellenőr:

Mehlhoffer Viktor – osztályvezető Tesenyi Krisztina – projektvezető Farkas László – műszaki igazgató

A projekt számokban Kezelt iratok mennyisége: Felhasználók száma: Projekt időtartama:

kb. 1 600 000 db 202 fő 188 nap


187


Kovács Gábor Dokumentum-digitalizálás a gyakorlatban Ma, amikor az elektronikus irat és általában az iratkezelés elektronizálása végre napirendre került a közfeladatot ellátó szervezetek számára is, komoly fejtörést okozhat, hogy miként feleljen meg egy ilyen szervezet a számára eleddig idegen terület kihívásainak. A feladat összetettsége miatt valószínűleg hasznos lehet egy olyan kiadvány, amely az elektronikus iratkezelés részleteire vonatkozóan ad fontos útbaigazításokat. Mi a teljes folyamatnak csupán egy kicsiny részével foglalkozunk az alábbiakban, jelesül a jelenleg papíron létező iratok, dokumentumok digitalizálásának gyakorlati megvalósításával, illetve az ennek során felmerülő és döntést igénylő kérdésekkel.

A „papírmentes iroda” általában Bár a köznyelvben ezen a néven terjedt el az ügy, amiről beszélni szeretnénk, de mára szinte mindenki egyetért abban, hogy „papírmentes iroda” nem létezik és belátható időn belül nem is fog létezni. Miért? A választ két formában is meg tudom adni, egy kicsit vicces, és egy valóságosan komoly változatban. A vicces változat: …hát kérem, egy olyan országban ahol csupán a személyi azonosításunkra minimum kettő, de ha ez orvosnál történik, akkor három okmányt kell elővennünk, szinte elképzelhetetlen a bürokrácia olyan mértékű csökkenése, hogy „papírmentesség”–ről beszéljünk. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

188

Kovács Gábor: Dokumentum-digitalizálás a gyakorlatban

A komoly változat: Az olyan iratok esetében, amelyek „maradandó értékű iratnak” minősülnek, nyilvánvaló, hogy ezek papír alapú megőrzése, kezelése a jövőben is feladat lesz. Tehát a papírmentesség valószínűleg itt nem tud teljesülni. Ez persze nem zárja ki azt, hogy egy ügyintézés során az adott iratnak az elektronikus változatával, másolatával dolgozzunk. Az tehát igen valószínű, hogy a papír még jó ideig eszköze marad a dokumentumkezelésnek. A fentiek ellenére az irodai munkában igenis jelentős mértékben lehet csökkenteni a felhasznált papír mennyiségét, vagy legalábbis optimalizálni a felhasználás módját – csak élni kell a kor adta lehetőségekkel. Ebben a kis összefoglalásban ehhez szeretnénk gyakorlatias útmutatást nyújtani.

A digitalizálásról általában Mióta életünkben a szkenner eszközként megjelent, hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy a szkennelés és a digitalizálás közé egyenlőségjelet lehet tenni. Sajnos a gyakorlatban ez nem ilyen egyszerű. A vonatkozó törvények, rendeletek számos olyan elvárást fogalmaznak meg, amelyeknek meg kell felelnünk, például az irat aláírása. Papíron ez évszázadok óta egyszerű művelet, de ugyanez egy elektronikus irat, például egy beszkennelt dokumentum esetén már sok problémát vet fel. Ugyancsak fejtörést okozhat az azonosítás, a visszakeresés, a tárolás, vagy az archiválás folyamata. Végezetül felmerül a kérdés: milyen technikai eszközt alkalmazzunk a kialakított folyamat megvalósításához?



189

A digitalizált iratok használhatósága A papírral dolgozó emberek megszokták, hogy az ügyintézés során a papírra megjegyzéseket tehetnek, jeleket, sorkiemelést és egyéb csak papírral elvégezhető műveleteket végezhetnek. Amikor ugyanezeknek az embereknek azt tűzzük feladatul, hogy a korábban papíron végzett munkáikat képernyőn, egy arra alkalmas szoftver segítségével végezzék, akkor számos gyakorlati problémába és ellenvetésbe fogunk ütközni. Tudomásul kell venni, hogy ez egy teljesen természetes emberi reakció, amely ellen véleményem szerint nem szabad „tűzzel-vassal” hadakozni, hanem megfelelő eszközökkel, az emberek értelmére hatva el kell érni, hogy az új rendszert megfelelően használják. Milyen problémákkal és megoldandó feladatokkal szembesülünk? A papírok elektronikus feldolgozása során (szkennelés) olyan grafikus kép jön létre az iratról, amelyet csak megfelelő méretű képernyőn lehet a korábbi ügyvitelhez hasonlóan használni. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a képernyő képméretének legalábbis meg kell közelítenie az eredeti papír méretét, vagy az aktív területnek megfelelően nagyíthatónak kell lenni. Általános tapasztalatunk mégis az, hogy az irodai környezetben kialakított számítógépes munkaállomások a szükségesnél kisebb monitort alkalmaznak. Javasoljuk tehát, hogy különösen azokon a munkaterületeken, ahol az előbb említett grafikus állományokkal (iratok) sokat kell foglalkoznia az adott munkatársnak, megfelelő méretű és lehetőleg ne katódsugárcsöves monitorokat alkalmazzanak. Általánosan kimondható, hogy a monitorok árának csökkenésével a javasolható minimum a 19” képátlójú monitor. Azokon a munkahelyeken, ahol pl. az adatbevitel képernyős feldolgozása történik, javasoljuk 20-22” képátlójú monitor használatát.


190


A megfelelő monitor alkalmazásán felül szinte törvényszerűen jelentkezni fog az az ellenszenv, amely a papír helyett a képernyőn való munkát kíséri. Ennek kezelése csak megfelelő oktatással oldható meg. Az oktatásnak ki kell térnie arra, hogy az egyénnek, aki a munkát végzi, milyen közvetett vagy közvetlen előnyei származnak abból, ha munkáját a továbbiakban nem papíron végzi. Ezeket a problémákat azért tartjuk fontosnak megemlíteni, mert a dolgozók részéről megjelenő ellenszenv sok esetben az adott szoftverre vagy annak alkalmazhatóságára irányul, holott a valóságban csupán a papírról történő átállás a valós ok és a szoftver csak mint bűnbak jelenik meg. Ez azért lényeges, mert sok szállító szenved attól, hogy a megrendelő nem a fentiek szerint jár el egy új rendszer bevezetésekor.

A digitalizálás előkészítése Amint azt a bevezetőben is említettük, a szkennelés látszólag egy egyszerű műveletnek tűnik, azonban sok apró hibával tarkított is lehet a megoldás. A dokumentumaink szkennelését megelőzően számos döntést meg kell hoznunk, amelyek az irat azonosítását, szeparációját, fájl formátumát és későbbi kezelését fogják meghatározni. Különösen fontos ezek közül az azonosítás.

Azonosítás Az adott dokumentum azonosítása alapvetően fontos kérdés, ha belegondolunk abba, hogy akár több millió irat elektronikus tárolását kell megoldanunk, és ezek közül nagy pontossággal kell tudnunk az adott elektronikus iratot előkeresni. A korábbi papír alapú ügykezelés alapeleme volt az iktatás. Ez az elektronikus változatban sincs másképp. Bár az iktatás, mint szó a bejövő, kimenő és belső levelek azonosítását célozza, de mi ide soroljuk azokat az eseteket is, amelyeket pl. egy szerződés-állomány nyilvántartására A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


191

végzünk, még ha ezt az azonosítást nem is nevezzük iktatásnak. Miről is van szó a gyakorlatban, mit jelent az azonosítás? Minden iratnak kell legyen legalább egy olyan adata, amely az adott iratot, és csak azt jellemzi. Ez lehet egy egyedileg kiadott szám, iktató szám, szerződés szám, vagy bármilyen egyéb azonosító, amely egyedi és több példány nem lehet belőle. Jelen kiadvány esettanulmányként tárgyal egy olyan rendszert, amelyben pl. az iktatás folyamata kiválóan átlátható. A mi szempontunkból (szkennelés, adatrögzítés) az a lényeges, hogy az adott azonosító az iraton szabad szemmel olvasható legyen, ha lehet mindig azonos helyen, és ha lehet, az irat első oldalán. Számos olyan technika, technológia létezik, amely az azonosító adatot egyéb eszközök számára automatikusan olvashatóvá teszi. Ilyen lehet pl. a vonalkód alkalmazása, amely az egyedi azonosításon felül egyéb adatokat is tartalmazhat és így más célra is használhatóvá válik. (pl. évszám, dátum). Különösen ajánlott a vonalkód alkalmazása, mert lényegesen meggyorsítja a dokumentumok azonosítását, keresését, és ha arra szükség van, még az irattározását is. A vonalkód gyakorlati alkalmazása tekintetében számos kérdés merül fel. Lehet a vonalkódot erre alkalmas nyomtatóval nyomtatni (címke formátum), lehet előre legyártott gurigában szállított nagy mennyiségű címkét alkalmazni, vagy akár normál irodai nyomtató és megfelelő szoftver alkalmazásával helyben előállítani. Hogy az adott helyen és feladatra melyik a legcélszerűbb, annak eldöntésére külső szakember igénybevételét javasoljuk.

Előkészítés A szkennelésre szánt iratanyagot attól függően, hogy milyen eszközzel kívánjuk szkennelni, elő kell készíteni. Az előkészítés elsősorban a A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

192


tűzőkapcsok, gemkapcsok, egyéb a szkennelést akadályozó elemek eltávolítását jelenti. Itt kell döntést hoznunk például az utólag ráragasztott „post-it” címkék sorsáról, ugyanis ha adagolós szkennerben végezzük a műveletet, akkor ez papír elakadást jelent(het), illetve letakar(hat)ja az eredeti papíron lévő információt. Abban az esetben, ha több dokumentumot kívánunk egy ütemben adagolós szkennerben feldolgozni, akkor gondoskodnunk kell az egyes dokumentumok elválasztásáról olyan technológiával, amely egyértelműen szétválasztja az egyes dokumentumokhoz tartozó lapokat. Ilyen technológia lehet például a vonalkód alkalmazása. Amennyiben az iktatás során alkalmaztunk vonalkódot és azt mindig a dokumentum első oldalára ragasztottuk, úgy ez tökéletesen alkalmas lehet az egyes dokumentumok szétválasztására is. Ilyenkor a rendszer a két vonalkód között lévő oldalakat fogja egy dokumentumnak tekinteni. Amennyiben nem áll rendelkezésünkre vonalkód, úgy alkalmazhatjuk a fekete lapot, mint elválasztó elemet, vagy egyes szkennerforgalmazók által kínált úgynevezett patch kódos lapot is. Az előkészítésnek tehát ezeket a lapokat a megfelelő helyre be kell helyeznie, majd a szkennelést követően, ha ezt újra fel kívánjuk használni, el kell távolítania.

Szkennelés A szkenneléshez használt eszközök nagymértékben attól függenek, hogy milyenek a feldolgozni kívánt dokumentumok fizikai jellemzői. Itt figyelembe kell venni a papír vastagságát, a lapméretet, a szöveg olvashatóságát, a szöveg illetve a papír színét, és a papírok mennyiségét. Ezek figyelembe vételével kell kiválasztani az arra alkalmas berendezést. Külön felhívjuk a figyelmet arra, hogy a szkenner teljesítményét sohasem szabad a technikai leírásban megadott névleges teljesítménnyel A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


193

kalkulálni. Normál üzemmódban, folyamatos feldolgozást feltételezve, legfeljebb a névleges teljesítmény 60 százalékával szabad kalkulálni. Ez nem jelenti azt, hogy az adott eszköz nem tudja elérni a technikai adataiban megadott teljesítményt, csupán az élettartam megfelelő kihasználása szempontjából nem szabad a határértékkel számolni. Ugyancsak figyelembe kell venni, hogy a papíron esetleg megjelenő színes elemek például tollal, ceruzával ráírt jegyzetek nem megfelelő eszköz vagy beállítás választása esetén egészen egyszerűen eltűnhetnek a szkennelt képről. Ennek az az oka, hogy a szkennerekben használt megvilágító lámpa színhőmérsékletével megegyező, vagy a közeli színeket az eszköz nem érzékeli. Ezt a technológiát lehet alkalmazni például olyan helyeken, ahol kifejezetten az a cél, hogy például a formanyomtatvány kerete, háttere ne legyen látható a feldolgozott képen (színkiejtés). Nem ejtettünk szót róla korábban, de természetesen a szkennerek mellett mindig található egy számítógép, amely az elkészült képet fogadni képes. Erre a gépre fokozottan igazak a korábban elmondott képernyő elvárások, hiszen itt nagyon lényeges, hogy az elkészült kép minőségét azonnal és megfelelő méretben ellenőrizni lehessen. A számítógép felépítését tekintve, egy normál PC-nél kicsit erősebb videó kártyát és több memóriát kell hogy tartalmazzon, mert ezzel elérhető, hogy a feldolgozás sebességét nem korlátozza a gép maga. A számítógép méretezésénél ugyancsak figyelembe kell venni a feldolgozott képek tárolására szolgáló tárterületet, illetve azt, hogy az egyes képek milyen méretet képviselnek, és mennyi ideig kell ennek a gépnek azokat tárolnia. Itt teszünk említést a szkennelés végeredményét képviselő képfájlok és a felbontás jellemzőiről. A dokumentumkezelési, iratfeldolgozási gyakorlatban legelterjedtebb a 200 DPI felbontású, TIFF G4 fájlformátumú fájl. Ez egy bitonális (fekete-fehér) nagy tömörítésű fájl. Ez azért fontos, mert nem megfelelő beállítás esetén egy A4-s oldal fájlmérete elérheti, vagy meghaladhatja A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

194


az 1 MB méretet, míg a megfelelő beállítást alkalmazva ugyanennek a fájlnak a mérete 40-80 kB lehet. Ez a későbbi tárolás szempontjából igen jelentős különbség. A színes dokumentumok esetén a JPEG fájlformátum jön számításba, amelynek mentésekor a tömörítési arányt úgy kell beállítani, hogy a dokumentum minőségét, olvashatóságát még nem veszélyeztetve a legkisebb méretet kapjuk. Bizonyos esetekben a felhasználók előnyben részesítik az úgynevezett multipage TIFF formátumot, amely kétségtelenül előnyös lehet azokban az esetekben, amikor az egy dokumentumba tartozó oldalak száma nem több mint 10-15 oldal. E fölött a mennyiség fölött már megfontolandó az alkalmazása, ugyanis ha sok felhasználó akar egy időben ilyen fájlokat megnézni egy dokumentumkezelő rendszerben, akkor a rendszer kénytelen a teljes dokumentumot átmozgatni a hálózaton, még akkor is, ha annak csupán csak egy oldalát akarja a felhasználó megnézni. Nagy létszámú hálózatokban ez komoly hálózati terhelést generálhat. A fájlformátum végleges eldöntése előtt feltétlenül javasoljuk dokumentumkezelési szak-ember véleményének kikérését. Szót kell ejtenünk az elektronikus aláírás elterjedésével jelentkező új fájlformátumról is. Bár a törvény csak javaslatként említi, de a legelterjedtebb, és a leginkább használható fájlformátum ebben az esetben a PDF. Ez azért célszerű, mert nyílt technológia lévén szinte bármilyen környezetben könnyen megnyitható, olvasható, és az elektronikus aláírást és időbélyeget is képes magába fogadni. Erről a témáról jelen kiadvány egyéb fejezeteiben részletes leírás található.

Indexelés Ez az a folyamat, ahol a képként tárolt dokumentumot olyan adatokkal látjuk el, amelyek alkalmasak a visszakeresés feladatát elvégezni.



195

Általános hiba a felhasználói körökben, hogy egy adott dokumentumfajtához túl sok adatmezőt kívánnak hozzárendelni, mondván „mindenre szeretnénk keresni”. Az optimális esetben nem javasoljuk több kereső mező fölvételét, mint amennyit a papír alapú keresésnél alkalmazunk (pl. iktatókönyv adatai). Abban az esetben, ha a dokumentum egyedi azonosítója az általános ügyvitelben is használt adat (pl. szerződésszám, ügyfélszám stb.) úgy elegendő ennek az adatnak a tárolása, esetleg az azonosítást megkönynyítő név vagy egyéb partner adat melléfűzése. Itt szeretnénk felhívni a figyelmet az adatrögzítés egyik alapszabályára, amely szerint egy adatot csak egyszer szabad lerögzíteni. Ezt a gyakorlatban úgy kell érteni, hogy amennyiben a szervezetben már létezik például egy partnernyilvántartás, akkor annak adatait kell használni az indexeléshez, és „SZINTE TILOS” ezen adatokat a dokumentumról újból lerögzíteni. Ez azért lényeges, mert ha nem így járunk el, az elütésekből, gépelési hibákból és egyéb ilyen jellegű tévedésekből eredően a két adathalmaz sohasem fog teljesen megegyezni. Ez ugyancsak egy olyan terület, ahol fokozottan javasoljuk a dokumentumkezelési szakemberrel történő konzultációt. Az indexelés folyamatában bizonyos elemek használata esetén (pl. vonalkód), automatikus adatkinyerés is alkalmazható. Napjainkban egyre több igény merül fel az OCR technológia (karakterfelismerés) alkalmazására. A gyakorlatban csak akkor szabad OCR felismeréssel kalkulálni, ha a felismerni szánt irat kifejezetten OCR felolvasásra tervezett. Ellenkező esetben nehezen biztosítható 70-80%-ot elérő, vagy meghaladó találati pontosság. Ez pedig a gyakorlatban azt jelenti, hogy az OCR rendszer által nem felismert karaktereket kézzel kell rögzíteni, ami így már lényegesen több időt vesz igénybe, mintha az eleve jól megválasztott adatokat elsőre kézzel rögzítettük volna, esetleg nagyobb létszámú adatrögzítő igénybevételével. Itt mérlegelni kell az esetleges OCR rendszer beruházási költségét és ezzel kell szembe állítani a kézi rögzítés emberi erőforrás igényét és annak minden költség vonzatát. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

196


Milyen eszközöket válasszunk? Az eszközök megválasztásakor nemcsak a feldolgozás hardver elemeire gondolunk, hanem ide értjük azokat a szoftver modulokat, rendszereket is, amelyek a dokumentumkezelés szempontjából elengedhetetlenek. Az iktató dokumentumkezelő rendszerek kiválasztásakor számos olyan jellemzőt érdemes figyelembe venni, amely az adott rendszer alkalmazhatóságát és a meglévő környezetbe legkönnyebben elvégezhető integrációját segíti. Fontos megemlíteni, hogy igyekezzünk elkerülni azt a hibát, hogy üzleti folyamatok részfeladatait akarjuk például egy archív rendszerre rábízni. Bár bizonyos átalakítással ezek a rendszerek képesek WORKFLOW jellegű feladatok elvégzésére, de egészen egyszerűen nem feladata egy archív rendszernek az üzleti folyamatokban való részvétel. Természetesen, ugyanakkor maximálisan alkalmasnak kell lenni a rendszernek arra, hogy az üzleti folyamatokat végző főrendszer bármely pontjához dokumentumokat szolgáltasson. A fenti elrendezés teljesítmény szempontból is megszívlelendő, ugyanis a képlet fordítva is igaz, azaz az ügyviteli rendszereknek nem feladatuk, hogy a nagymennyiségű digitalizált iratot vagy egyéb dokumentumot tárolják. Ugyanakkor biztosítani kell számukra, hogy az üzleti folyamat bármely része elérje, és időben képernyőre kapja az elektronikus irattárban tárolt bármilyen dokumentumot. Ennek az elrendezésnek előnye az is, hogy az elektronikus irattár önálló elemként is használható, azaz nem függ az ügyviteli rendszertől, csupán kiszolgálja azt. A hardver elemek megválasztásakor javasoljuk dokumentumkezelési szakember véleményének kikérését, különös tekintettel arra, hogy teljesítmény szempontjából összhangban kell lennie a szkennereknek, az alkalmazott szervereknek, adatbázismotoroknak és nem utolsósorban a munkaállomásoknak. Természetesen itt még számos egyéb szempont is megjelenhet, mint például különböző platformok, hálózati protokollok, A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


197

jogosultsági és egyéb hozzáférési szintek. Ezek mindegyikét egy ilyen jellegű összefoglaló anyagban maradéktalanul kitárgyalni szinte lehetetlen, ezért a tervezés e fázisában javasoljuk külső szakember igénybevételét, akár a DocuScan Kft. csapatából.

Miben tároljuk az elektronikus változatot? Visszakeresési lehetőségek A feldolgozás eredményét természetesen olyan rendszerben kell tárolnunk, amely biztosítja az adott környezet felhasználói számára a viszszakeresés lehetőségét. Az iktatórendszerek némelyike, de sok esetben maga az ügyviteli rendszer is rendelkezik olyan funkcióval, hogy képes az adatok kezelésén felül a csatolt dokumentumok tárolására is. Így felmerülhet a kérdés: miért van szükség külön szoftverre a dokumentumok tárolásához? A látszólag jogos felvetés mögött azonban számos megfontolásra váró kérdés húzódik meg. Az elektronikus dokumentumaink tárolására hivatott rendszer kiválasztásakor feltétlenül vegyük figyelembe az alábbi szempontokat: Nagy tároló kapacitás Az alkalmazott rendszer, tároló kapacitásának méretezésekor vegyük figyelembe, hogy a dokumentumaink száma jelentősen növekedhet, mert az eredeti tervhez képest, más osztályok, üzleti folyamatok számára is elérhetővé kívánják tenni a rendszert, ha látják annak hasznosságát. Ezért a tároló kapacitást méretezzük túl (min. +20%). Kiszolgálási képesség több egyidejű keresés esetén is A gyors válaszidő alapvető követelmény az elektronikus irattár esetében. Ez a teljesítmény akkor sem romolhat, ha az iratok viszszakeresését egy időben sok felhasználó akarja végezni. Ez az elvárás többnyire csak akkor teljesül, ha külön rendszerben tároljuk a dokumentumainkat. Nagyon valószínű, hogy ilyen esetekben jelentős lassulást fogunk tapasztalni, ha a tárolást az iktató rendszerre A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

198


bíztuk. Ennek a rendszernek NEM feladata, nagyszámú felhasználó egyidejű kiszolgálása dokumentum visszakeresés szempontjából. Verziókövetés Feltétlenül önálló dokumentumtárolót kell alkalmaznunk abban az esetben, ha követelmény az, hogy az egyes dokumentumok menet közbeni változását úgy tudjuk tárolni, hogy minden korábbi verzió is elérhető legyen. Ezt a funkciót a dokumentum-kezelő rendszerek alapszolgáltatásként biztosítják. Data recovery funkció, mentési képességek Nagy mennyiségű dokumentum tárolása estén elsődleges szemponttá válik az adataink, dokumentumaink biztonsága. A tároló rendszernek rendelkeznie kell azzal a képességgel, hogy a háttér állományból képes legyen az eredeti adatbázist és a dokumentumok minden adatát visszaállítani egy esetleges rendszer összeomlást követően. Itt nem a napi mentésekről van szó, hanem azokról a tároló elemekről (pl.: CD, DVD stb.) amelyek a dokumentumainkat hordozzák. Ezeket a médiákat a rendszernek rugalmasan kell kezelnie, biztosítva azt is, hogy az olyan dokumentumokat, amelyeket már nem gyakran keresünk, legyen képes off-line állapotban tárolni és szükség esetén visszakeresni.

Külső erőforrás, igénybevétele. Outsource A megvalósítás során gyakran felmerül a kérdés: érdemes-e saját beruházásban létrehozni a feldolgozáshoz szükséges infrastruktúrát vagy külső erőforrás igénybevétele a célszerűbb? Ezt a döntést minden esetben egyedileg kell meghozni, de néhány gondolat megfogalmazható tanácsként. A rendszerek bevezetésekor el kell dönteni, hogy a múlt anyagait milyen mértékben akarjuk a az új rendszerbe beemelni. A gyakorlat azt mutatja, hogy az ilyen, kampány jellegű feldolgozást célszerű külső erőforrás igénybevételével megoldani, és nem célszerű olyan beruházást megvalósítani, ami a későbbiekben nem kihasználható. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


199

Ugyancsak külső erőforrás igénybevételét javasoljuk abban az esetben is, ha a rendszeresen keletkező új dokumentumaink száma olyan magas, hogy azt egy-két fős beviteli csapat nem képes időben feldolgozni. A DocuScan Kft. bérszkennelési szolgáltatása képes akár havi 2 millió oldalnyi dokumentum feldolgozására, így kiválóan alkalmas például a korábban említett kampány jellegű munkák elvégzésére. Újdonság a szolgáltatásaink között a napi posta kezelése. Ebben az esetben a posta az ügyfél leveleit egyből a DocuScan Kft. telephelyére viszi, ahol a feldolgozás azonnal megtörténik és csak az elektronikus állomány kerül adatvonalon feltöltésre az adott ügyfél rendszerébe néhány órán belül. Aki még nem járt egy ilyen nagy mennyiség feldolgozására képes üzemben, nehezen tudja elképzelni a feldolgozás lépéseit és sebességét. Javasoljuk, hogy vegyék fel a kapcsolatot cégünkkel és egy üzemlátogatás során győződjenek meg a feldolgozás alkalmazhatóságáról. Addig is néhány képpel bemutatjuk a DocuScan Kft. feldolgozó üzemét.

Összefoglalás Remélem sikerült, – még ha röviden is – némi segítséget adni a dokumentum feldolgozás gyakorlati útvesztőiben. Természetesen az ilyen jellegű kiadványok nem tudnak teljes átfogó képet és iránymutatást adni, minden lehetséges esetre, de a leglényegesebb kérdésekben talán tudtunk megfelelő tájékoztatást adni. Már korábban is említettem, hogy minden olyan esetben, amikor látszólag nehezen megoldható kérdésre kell a választ megadni, bátran forduljanak a dokumentumkezelésben jártas szakértőhöz. A DocuScan Kft. gyakorlott csapata készséggel áll rendelkezésükre!


200


Az előkészítő csapat

A gépterem

Szállításra előkészített iratok a raktárban


201


Berta Zsolt és Nagy Kálmán Iratrendezés, irattárolás és ezek előkészítése Korunkban az információnak, birtoklásának, megőrzésének és hatékony használatának egyre fontosabb szerepe van. Az információkezelés bármi-lyen tevékenységgel foglalkozó szervezet számára elsőrendű kérdés. A globális világhoz kapcsolódni és a rendelkezésre álló lehetőséget kihasználni csak úgy lehet, ha a döntések meghozatalához elég tudás és információ áll rendelkezésre. Az információhordozók rendelkezésre állása így az információk elérhetősége nagymértékben behatárolják a döntés előkészítés eredményességét. Információhordozó lehet az ember, a papír és különféle fizikai és elektronikus eszközök. Tegyük hozzá, hogy ezek önmagukban csak elszigetelt adattárak, melyeket előre meghatározott logika alapján rendszerbe foglalva, folyamatokba szervezve tudunk hatékonyan és biztonságosan üzemeltetni. Az intézményekben átalakítása során a munkatársak eltávoznak, az információ tárolására és kezelésére szolgáló dokumentumkezelő rendszereknél jogdíj, migrálási, support problémák jelentkeznek, a megmaradt irattári állomány a jogutódhoz kerül. Az irattári állomány kezelésének, archiválásának hatékonysága és helyreállíthatósága akkor megfelelő és biztonságos, ha azonos elvek alapján kezelik és személy független. Az államigazgatás és központi költségvetési pénzekből gazdálkodó szervezetek átalakítása során a szakmai problémák mellett más fontos kezelésre váró gondok is jelentkeznek. Elbocsátások; Átképzések; Fejlesztések; Növekvő uniós és lakossági igények. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

202

Berta Zsolt és Nagy Kálmán: Iratrendezés, irattárolás és …

Információs vagyonkezelés hatékonyságának vizsgálata Dokumentum, iratkezelő rendszer bevezetésének támogatása Egyre több szervezetnél, önkormányzatnál alkalmaznak és cserélnek le dokumentum-kezelőrendszereket. Ezen rendszerek egyszerre tudják támogatni és akadályozni az ügyviteli munka hatékonyságát. Ezért szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy bármilyen rendszer bevezetése előtt érdemes a szervezet ügyviteli folyamatait feltárni. A vizsgálatnál a dokumentumkezelés folyamatában résztvevő munkatársak és a szervezet hatékonyságát is elemezni kell a szabályozás függvényében. Ebben az esetben azokra a hibákra is fel kell hívni a figyelmet, amikor túlzott mértékű a szervezet emberi függősége és az ebből eredő problémákra, emellett az iratkezelési folyamatok, illetve az üzleti folyamatokat támogató ügyviteli eljárások hatékonyságának javítását szolgálják. A dokumentum és iratkezelő rendszerek bevezetése előtt érdemes a következő folyamatokat részletesen feltárni: Szabályzó rendszer korszerűségét; A postabontás, érkeztetés területét; Kimenő posta kezelését; Belső iroda-ügyviteli kommunikációt; Az iktatás területét; Az ügyfélszolgálati adminisztrációt; Kézi irattárak és a központi irattár adminisztrációját; A központi irattárban már régebb óta tárolt iratok új rendszerbe történő integrálását. A felmérés eredménye meghatározza a bevezetésre kerülő dokumentum és iratkezelő rendszer hatékonyságát és a rendszer üzemeltetésének költségességét.



203

A magyarországi tartalomszolgáltató vállalkozások az elmúlt években már multinacionális cégeknél, közepes vállalkozásoknál bizonyították, hogy munkájukkal hozzájárulnak az alaptevékenység hatékonyabb végzéséhez. Az üzleti életben már kipróbált módszerek, a legmodernebb tudományos és technológiai eredményeknek az államigazgatás körében való megismertetése és elterjesztése jelentős lépésnek értékelhető, amely további fejlődési perspektívákat nyit az államigazgatási feladatok európai normáknak megfelelő színvonalú ellátásában. Az államtól annak polgárai az állami feladatok korrekt ellátását várják el. A közcélokat megvalósító állami hivatalok feladata az állampolgárok korrekt kiszolgálása. Az állampolgárok életminősége, állami szervezetekkel szembeni biztonságérzete nagymértékben azok működésének hatékonyságán múlik. A közvélekedés szerint az állampolgárok hivatalos ügyintézéseinek hatékonysága ma még nem minden esetben kielégítő. Az ügyintézés a hivatalokban nehézkes, az erre fordított idő kiszámíthatatlan, a hivatalok ügyintézési gyakorlata nem mindig nevezhető ügyfélbarátnak. Különösen sok probléma adódik a régebben keletkezett hivatalos okmányok beszerzése során, amely mögött a hivatalos iratok kezelésének problémái állnak. Problémák: A legnagyobb észlelt probléma az iratanyagok ill. a növekmény tárolása, amely felmérésünk szerint főleg irodai (és nem raktári) környezetben történik (ez egyrészt drágább, mint a raktári elhelyezés, másrészt az egyre bővülő iratanyag elhelyezése egy idő után fizikailag nem megoldható). További probléma, hogy az iratanyag kezelésére, rendezésére jellemzően kézi (fizikai) megoldásokat alkalmaznak, és az ezzel kapcsolatosan keletkezett információk ugyancsak papíros alapon állnak (jó esetben) rendelkezésre. Ennek egyenes következménye az, hogy a szervezetek többségének nincs strukturált információja arról, milyen iratanyaggal rendelkezik és szükség esetén, hol lelje A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

204


fel a szükséges iratokat. A munkaerő fluktuációja, a cégek szervezeti átalakulása fokozza ezt a problémát. A korszerű elektronikus iratkezelési rendszerek elterjedtsége ebben a körben minimálisnak mondható. Az iratanyag kezelése ennek hiányában újabb papírmennyiség keletkezésével jár. Az iratok tárolása költségigényes, felmérésünk szerint ezen a területen nagy költségmegtakarítási lehetőségek vannak. Az iratok tárolására használt épületek, helyiségek központi elhelyezkedésük révén más célokra előnyösebben hasznosíthatók. A nem egyenlő feltételek között működő önkormányzatoknak azonos színtű szolgáltatásokat kell nyújtaniuk lakosainak, ügyfeleinek. Már említettük, a hogy az ügyintézés minőségét, idejét, szakszerűségét befolyásolja a rendelkezésre álló információk megléte vagy hiánya. Az információt hordozó papíralapú ügyiratok rendelkezésre állása rendezettsége, tárolásának körülményei is meghatározó tényező. Az elmúlt évtizedekben nagy mennyiségű papír alapú információs vagyon halmozódott fel önkormányzati irattárakban és irattári funkciót ellátó épületekben, helyiségekben. Az azonos feltételek, megteremtésében nyújthatnak segítséget a tartalomszolgáltató iparág társaságai. Ezen szolgáltatások segítségével tervezhetővé és kivitelezhetővé válnak az eddig el nem végzett munkák.

A tartalomszolgáltató iparág szolgáltatásai Természetesen az iratkezelés területén tevékenykedő társaságok sem azonos színvonalon végzik tevékenységüket, ezért kiválasztásukhoz szeretnénk néhány támpontot adni. Kiválasztási szempontok: Referenciaigazolások a témában; Pénzügyi garanciák (biztosítás, bankgarancia); Személyi feltételek (szakemberek felső és középfokú végzettséggel); Eszközfeltételek (iratrendezéshez, tároláshoz, adatszolgáltatáshoz). A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


205

Iratok rendezése Iratrendezési szolgáltatásaik során a megbízónk Irattári Terve vagy más szabályzó rendszere alapján végrehajtják alap, közép esetleg darab szinten. A rendezés része az iratok dobozba helyezése és raktárjegyzék készítése. Iratok őrzése Iratőrzési (irattárolási) szolgáltatás megrendelése esetén a magyarországi szabályzó környezetnek és irattári, levéltári hagyományoknak megfelelő fizikai környezetet biztosítanak. A tárolási szolgáltatást kiegészíti egy adminisztrációs folyamat mely, biztosítja az iratokhoz kapcsolódó környezeti információt (beszállítás dátuma, fizikai és logikai helye, selejtezési információk). Tárolt iratokból adatszolgáltatás Az őrizetünkben lévő iratokból folyamatosan vállalják az adatszolgáltatást fizikai szállítással és elektronikusan is. Az adatszolgáltatás során biztonsági eszközökkel és ellenőrző folyamatokkal garantálják az iratok épségét.

Az iratrendezés fogalma és üteme Mind az operatív, mind a központi irattárban az iratokat az ügyintézés során kialakított rendjükben, úgynevezett eredeti irattári rendben kell megőrizni. Ezt a rendet kell fenntartani és biztosítani ahhoz, hogy a későbbi rendezési feladat úgyszólván elenyésző legyen. Ömlesztett vagy zsákolt anyag a szállítás, az ügyviteli munka rossz szervezése, elemi csapás, rossz tárolás stb. miatt keletkezhet. Ilyen esetben, azzal a céllal, hogy az irattár rendeltetésének eleget tudjon tenni, a rendet helyre kell állítani, azaz az iratokat haladéktalanul rendezni kell.


206


A rendezés következő munkafázisa a fennmaradó, további őrzést igénylő iratok rendszerezése. Mind a selejtezés, mind a továbbőrzés alapjául a hatályos jogszabályok alapján elkészített irattári terv szolgál. Az iratokat ügykörök (irattári tételek) szerint kell csoportosítani, és a keletkezési évek emelkedő sorrendjébe rendezni. Az iktatott iratanyagok esetében törekedni kell arra, hogy rendezési alapelvként érvényesüljön az adott éven belül az iktatószám emelkedő sorrendje. Iktatószám (esetleg érkeztető bélyegző) hiánya esetén az iratok éven belüli keletkezési sorrendje a meghatározó. Megfelelő rendezettségen az iratok irattári terv szerinti rendezettsége értendő. Ha új iratkezelési szabályzat lép hatályba, az azután keletkezett iratokat az irattári terv szerinti jelzetrendszernek megfelelő rendben, a korábbi iratanyagot az akkor alkalmazott irattári rend szerinti rendben (egyszerű iktatószámos rendszer esetén évek és iktatószám, alapszám-rendszer esetén évek, alapszámok és iktatószámok szerint rendezve) kell összeállítani. A nem iktatott, tárgyilag rendezett iratoknál fel kell tüntetni a raktári egységben lévő iratok tárgyát és évkörét. Az iktatókönyveket megnevezve, év és számkerettel kell átadni. A rendezés során meg kell állapítani, az anyag jellegétől, formájától és a raktári viszonyoktól függően azt a technikai formát és annak méreteit, amely a kérdéses anyag és annak egyes részéi tárolására a legmegfelelőbb. Ma már általában kétféle technikai forma közül szoktunk választani, ezek a kötetek és a dobozok. Általában csak az eredetileg is bekötésre szánt, füzetes nyilvántartásokat, pl. jegyzőkönyveket, ügyviteli és irattári segédkönyvek sorozatait szokás beköttetni. Számítógépes iktatásnál az elektronikus nyilvántartásban szereplő adatokat év végén kell kinyomtatni és hitelesíteni. Az így készült iktatókönyv és a kapcsolódó segédkönyvek a tárgyév irataihoz csatolandók. A fokozott védelem miatt a tárolásra megfelelő minőségű és méretű hullámpapírból készült doboz javasolt.



207

Az egymást követő irattári tételek fenti módon előkészített iratait ezután lehet csak véglegesen irattároló eszközökbe, lehetőség szerint szabványdobozba helyezni. A maradandó értékű iratok esetében az iratok fokozottabb védelme miatt a dobozokba helyezés a követendő eljárás. Egy dobozba több tárgyi egység (irattári tétel) iratai is kerülhetnek, ügyelve arra, hogy a szorosan összetartozó egységeket lehetőleg mindig egy dobozba kell helyezni. A dobozba az iratokat fektetve, felülről lefelé haladva, időrendi vagy iktatószám szerinti sorrendben kell elhelyezni. Hosszirányban összehajtott (faktur) formájú iratokat két sorban, külön-külön átkötve kell egymás mellé tenni. Az iratok segédkönyveit mindig a kapcsolódó irategyüttes után kell elhelyezni. Az így elkészített dobozokat tartalmára, a benne foglalt iratok selejtezhetőségére utaló felirattal és sorszámozással kell ellátni. A gyors viszszakereshetőség érdekében a dobozolt iratokról irattári jegyzőkönyvet kell készíteni, mely tartalmazza az egyes dobozok tartalmának leírását és utal a selejtezhetőség évére is. Az irattár rendezése után meg kell teremteni a folyamatos irattározás feltételeit, mivel – ennek hányában – az iratrendezésre fordított jelentős energiák hamar kárba veszhetnek.

Az iratok elhelyezése az irattárban Az iratokat a tároló helyeken úgy kell elhelyezni, hogy azok könnyen hozzáférhetők és védettek legyenek, valamint bennük a tájékozódás könnyű legyen. A központosított iratkezelési rendszernél – ahol egy iktatóhely van – egyszerű az iratok elhelyezési módja is. Felállítási rend: év, azon belül tételek, azon belül iktatószámok sorrendje a meghatározó. A decentralizált iratkezelési rendszernél, ahol több iktatási, illetve iratkezelő hely van, a központi irattárban már fel kell tüntetni a különböző szervezeti egységek nevét, amelyeknek működése során az iratok keletkeztek. Az utóbbi esetben úgy kell eljárni, hogy az irattárban minden szervezeti egységnek helyet kell biztosítani. Így elérhető, hogy az egyes


208


szervezeti egységek iratanyaga együtt maradjon az évek növekvő rendjében. A vegyes iratkezelési rendszernél kétféle felállítási sorrend lehetséges: szervezeti egység, év, tétel és iktatószám; év, szervezeti egység, tétel és iktatószám. Az irattárolásra, megőrzésre átvett iratokról nyilvántartást kell vezetni, melynek javasolt adatai: sorszám; a leadás dátuma; a leadó szervezeti egység; megnevezése; a jegyzék száma; a tárgykör ügyviteli megnevezése; a megőrzési határidő (a selejtezhetőség éve); a csomag száma; a megsemmisítés időpontja; a csomag elhelyezése (raktár, állvány, polc). Az irattári rend kialakítása már bonyolultabb, ha az irattárban megszűnt szervezeti egység iratai is elhelyezésre kerültek. A jogelőd, vagy megszűnt szervezet iratainak kezelését, őrzését ugyanúgy kell végezni a központi irattárban, mintha az a saját szervezeti egységnél keletkezett volna. Az ilyen iratanyagot szintén rendezett állapotban, az irattárban pedig elkülönítetten kell őrizni.

Iratok hosszú távú tárolása Az iratokat nem elég megfelelő módon rendszerezni, feliratozni, hanem azokat tárolni is kell. A tárolás technikai feladat, e feladat megoldásához megfelelő, célszerűen kiválasztott technikai eszközök szükségesek. A korszerű irattár számára sokféle technikai eszköz áll rendelkezésre. Az ügyviteli szervezőmunka feladata, hogy a rendelkezésre álló vá-



209

lasztékból a célnak legjobban megfelelő technikai eszközöket válassza ki. Az iratokat az irattárban nem szabad a földön, zsákokban, nagy ládákban, bálába rakva tárolni, hiszen ezzel, még ha azok rendezettek is, a kikeresés lehetetlenné válik.

Raktári egységek kialakítása Az iratokat rendezés után raktári egységekbe kell osztani. Raktári egység fogalmán általában az iratanyag tárolására szolgáló raktárhelyiségeket, raktárszinteket, állványokat, szekrényeket, polcokat, rekeszeket vagy fiókokat, végül az úgynevezett legkisebb raktári egységeket, a dobozokat, iratcsomókat, kötegeket, füzeteket kell érteni.

Az iratok rendezése Az iratok tárolására a forgalomban lévő, iratarchiválásra készített iratdobozok alkalmazásának egyik előnye, hogy befogadóképessége adott, ennél fogva az iratok folyóméterben kifejezhető mennyiségének gyors megállapítását is megkönnyítik. A dobozok számának és egy-egy doboz befogadóképességének ismeretében az irattárban őrzött iratanyag mennyisége, azon belül egy-egy állaghoz, sorozathoz tartozó iratok mennyisége is pontosan meghatározható. A doboz legnagyobb előnye, hogy az iratokat a portól, a nedvességtől és egyéb külső behatásoktól védi, a mozgatás, az iratok kiemelése és visszahelyezése pedig jelentősen leegyszerűsödik. A dobozba helyezett iratok szétcsúszásának és ezzel összekeveredésének a veszélye sem áll fenn. Az iratok dobozolásakor vagy csomózásakor a rendezés során kialakított szerkezeteket kell tiszteletben tartani.


210


A szabványtól eltérő, a különleges méretű vagy biztonsági szempontból védett iratokat speciális dobozokban, esetleg kiemelt biztonsági fokozatú helyen javasolt elhelyezni.

A nem iktatott és tartalma miatt különleges kezelést kívánó iratok rendezése és tárolása a.) A beérkezett számlák és szállító levelek eredeti példányait könyvelés után a szállítók betűrendjében, azon belül időrendben célszerű lerakni. Tárolásukra az iratgyűjtő és a doboz alkalmas. A kimenő számlák másolatait legcélszerűbb a vevők betűrendjében, ezen belül emelkedő számsorban rendezni. A tárolóeszközök közül itt is az iratgyűjtők és a dobozok a legalkalmasabbak. b.) A pénztári bizonylatokat a kiadás és bevétel időpontja szerint, azon belül a napi tételek száma alapján kell rendezni. A tárolás szokásos eszköze lehet a boríték is (naponkénti tároláshoz), de a visszakeresés megkönnyítése céljából alkalmazásra javasolt az A/5-ös gyorsfűző, amelyben több nap anyaga is elfér. Mivel a számlák mérete általában az A/5-ös (és/vagy A/4-es!) nagyságnak felel meg, ezért az ennél kisebb bizonylatokat (pl. a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat) célszerű fólia közé helyezve lefűzni, s a többi számla között tárolni. Ugyanez a módszer javasolt a szervezet bizonylatainak vagy a vegyes könyvelési bizonylatok rendszerezésére, illetve irattárolására is. Itt lehet a tárolás szintén A/4-es vagy A/5-ös iratgyűjtőben vagy dobozokban. A fentieket lehet és célszerű alkalmazni a bérelszámolás irataira is (munkaidő nyilvántartó-lapok és egyéb, nyilvántartások), melyeket számfejtés után, iratgyűjtőben, időrendben célszerű tárolni. Amennyiben bármelyik nyilvántartás, pl. A/3-as méretű lenne, ez vonatkozik egyébként a különféle könyvelési és egyéb kartonokra – speciális méretű iratgyűjtőbe javasolt helyezni, vagy összehajtva dobozban tárolni. A dolgozók személyi kartonjait a Központi Irattárban szervezeti egységenként, azon belül „ABC” rendben célszerű tárolni, asztalba vagy szekrénybe helyezhető kartotékgyűjtőben. (Ez a kilépettekre vonatkoA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


211

zik elsősorban, mivel a többi karton vezetése a dolgozó kilépéséig folyamatos a bérelszámolásban.). Bármely tárolási mód is kerül alkalmazásra a nem iktatott iratoknál, a dobozokra (vagy kötegelt iratokra) rá kell írni: a szervezeti egység megnevezését; az iratok évét; az irattári tételszámot; a selejtezés évét. Ha az iratok borítékban, tasakban vagy kötegben kerülnek lerakásra, célszerűbb azokat inkább dossziéba helyezni – de a legbiztonságosabb és látványként is kultúráltabb a doboz. Ehhez lehet címkét készíttetni a megfelelő szöveggel, és csak minimális maradna a kézzel felírt adat.

A központi iratraktár kialakításának rendező elve A raktári rend kialakításánál a tételszámos rendszerben az irattári tervnek megfelelő tagozódás a javasolt – amelynél a rendező elv: az éven belül az irattári tételszám. Ha az iratok mennyisége nem indokolja, hogy az iratok az ügykörök szerint külön csoportosítva legyenek tárolva, ilyenkor több ügykörszámú iratot is lehet egy kötegbe vagy dobozba helyezni, azonban vigyázni kell a megfelelő sorrend kialakítására. Általános elv és követelmény: a sorszámos iktatásnál az iratok rendjét évek szerint és az iktatószámok sorrendjében kell kialakítani. Így például a nyilvántartás történjen: raktári egység+év+sorszám bontásban, melynél az egység lehet: doboz, kötet vagy csomó. Az iktatókönyveket, mint kötetet célszerű számmal ellátva irattározni. A dobozban – mivel több irat is tárolható – elég a doboz számát megadni, és olyan kigyűjtést, nyilvántartást kell készíteni, hogy melyik dobozban milyen iratok kerültek elhelyezésre. Ebben az esetben a dobozokhoz mellékelni kell egy irattárolási jegyzéket vagy az egyedi akták átadásához egy részletes iratleltárt is. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

212


Az irattári munkára vonatkoztatva ismételten hangsúlyozzuk, hogy az irattári rendet az irattári tervnek megfelelően kell kialakítani, mely azt jelenti, hogy az irattárolásnak évfolyamok szerinti bontásban, éveken belül, az irattári tételszámok szerint, az ügyiratok azonossági számainak (sorszám, azaz iktatószám) növekvő rendjében kell megtörténnie. A tárolóeszközökre, a tárolási módtól függően, annak külső, látható oldalán fel kell írni (vagy az azonosító címkét felragasztani) a benne lévő iratok irattári jelzeteit: az évszámot, tételek szerint rendezett iratanyagnál a megfelelő tételszámot, sorszámok szerint rendezett iratanyagnál a raktári egységben lévő ügyiratok számkeretét (tól – ig). Ha egy szervezeti egységtől átadásra kerülnek iratok, az átadás – átvételi jegyzékben az irattári tervnek megfelelő sorrendben fel kell sorolni minden egyes átadott raktári egységet (iratcsomót, dobozt, kötetet stb.), közölve annak rakszámát és a benne lévő iratok jelzeteit (évszám, tételszám, számkeret), az iktató- és segédkönyveket pedig egyenként megnevezve, feltüntetni azok tartalmát (iktatókönyvnél az évszámot és a számkeretet) is.

Iratkezelés a hagyományos központi irattárban Mint az előző részekben is utaltunk e feladatra, a központi irattárban őrzött iratok tárolásának is meg kell felelnie a biztonságos megőrzés, a gyors visszakereshetőség alapelveinek. Az iratok fizikai épségének megóvására javasolt, legalább is a hosszabb ideig őrzendő és a nem selejtezhető iratokat a portól és a fénytől egyaránt védő hullámpapírból készült dobozokban kell elhelyezni. Maradandó értékű iratoknál ez azért is célszerű, mivel az iratmegőrzés egyik feltétele a megfelelő tárolóeszközökkel való ellátottság. Dobozokban történő tárolásnál az iratok mennyisége is könnyen kiszámítható és a dobozokra felírhatóak az irat tartalmára vonatkozó fontosabb adatok. Tárolhatóak az iratok még kemény fedőlemez közt, ún. szalagos irományfedőben, de ennél a tárolási módnál az iratok szétcsúszásának megakadályozása érdekében ügyelni kell az irattári csomópontos öszA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


213

szekötözésére. A fedőlemezek közé sem célszerű 15 cm-nél több iratot elhelyezni, mivel a kötet vastagsága nehézkessé teszi az iratkezelést. Nem tárolhatóak a központi irattárban iratok zsákban, különféle méretű innen-onnan összeszedett papírdobozokban, mert így az irattár alapfeladatait sem képes ellátni. Állományvédelmi szempontból a nem selejtezhető iratok esetében célszerű azok bedobozolása előtt a műanyagtasakokból az iratokat kivenni – ha ez a kézi irattárból történő iratátvétel előtt elmaradt – és valamilyen segédeszközzel /pl. A/3-as méretű papírlappal/ összefogatni, ugyanis a műanyagtasakban az irat nem levegőzik, s állaga így gyorsan romlik. Lehetőség szerint el kell távolítani a fém iratkapcsokat és tűzőkapcsokat is, mert ezek igen hamar rozsdásodni kezdenek és kikezdik a papírt is. Természetesen a 2-3 év eltelte után selejtezhető iratok nem igényelnek ilyen gondoskodást, de selejtezésükig a könnyű és gyors visszakereshetőséget biztosítani kell. A 8 év megőrzési időt meghaladó pénzügyi-számviteli bizonylatok irattárolásánál azonban már fokozottabb állományvédelmi módszert kell alkalmazni. Bármely irattárolási módválasztásnál az iratok tárolóeszközein fel kell tűntetni az iratot keletkeztető szervezeti egység nevét, irattári tételszámot, iktatott iratok esetében az iktatószám keretet, az iratok tárgyát, évkörét, a selejtezhetőség, illetve a levéltári átadás évét. Amennyiben az iratokhoz tartozik valamilyen segédkönyv, azokat közvetlenül a bennük regisztrált iratok mellé (sorrendben mögé) kell elhelyezni.


214


Iratok helytelen tárolása

Iratok helyes tárolása


215


Dr. Berta István Zsolt és Barsi András Hiteles elektronikus iratok készítése elektronikus aláírás segítségével Hiteles dokumentumokat nemcsak papír alapon, hanem elektronikusan is létrehozhatunk. Míg a papír alapú dokumentumok esetén a dokumentum hitelességét elemi fokon a rajta szereplő kézzel írott aláírás biztosítja, az elektronikus dokumentumokat elektronikus aláírással hitelesíthetjük. Az elektronikus aláíráson általában nem a szkennelt kézzel írott aláírást értjük, hanem a kódolás egy speciális változatát 15 . Ha egy dokumentumot a vonatkozó előírásoknak megfelelő módon elektronikusan írunk alá, akkor olyan kódolásra kerül sor, hogy a létrejött kódolt dokumentum bizonyító erejét, köznapi értelemben vett „hitelességét” annak szerkezete biztosítja. Az előírásoknak megfelelő elektronikus aláírás hitelességét jogszabály is elismeri. Jelen dokumentumban ismertetjük az elektronikus aláírás fogalmát, majd bemutatjuk, hogy egy szervezetben hogyan és mire használható elektronikus aláírás. Olyan példákat, felhasználási területeket mutatunk be, ahol sikeresen használják ezt a technológiát. Ma Magyarországon talán az elektronikus cégeljárás jelenti az elektronikus aláírás legsikeresebb felhasználási területét, így ezt külön kiemeljük. Végül azt mutatjuk be, hogy nagyságrendileg mekkora költséget jelent, mekkora beruházást igényel az elektronikus aláírás technológiájának használata.

15

Jelen dokumentumban az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben szereplő „fokozott biztonságú” elektronikus aláírásról és „minősített” elektronikus aláírásról írunk. A jogszabályban definiált „egyszerű” elektronikus aláírással (amely egészen más alapokon nyugszik) itt nem foglalkozunk.


216

Dr. Berta István Zsolt és Barsi András: Hiteles elektronikus …

Mi az elektronikus aláírás? Amikor aláírunk egy dokumentumot, valamilyen állítást, nyilatkozatot teszünk: elfogadjuk a dokumentum tartalmát, egyetértünk a benne foglaltakkal, esetleg azt igazoljuk, hogy átvettük, elolvastuk az adott dokumentumot. Aláírásunk ezen állításunk bizonyítékaként szolgál. Egyrészt azt bizonyítja, hogy a dokumentumot valóban mi írtuk alá, másrészt azt bizonyítja, hogy valóban ezt a dokumentumot írtuk alá. Kézzel írott aláírás esetén az aláírás az aláíróra egyedileg jellemző grafika (amelyet más személy csak viszonylag nehezen tud létrehozni), és az aláíráskor használt tinta úgy kapcsolódik hozzá a papírhoz, hogy azt nem (vagy csak nehezen) lehet onnan eltávolítani. Az elektronikus aláírás szintén a köznapi értelemben vett aláíróra jellemző, és szintén elválaszthatatlanul hozzákapcsolódik az aláírt dokumentumhoz, de egészen más eszközökkel teljesíti ugyanezen követelményeket. Amikor elektronikusan írunk alá egy dokumentumot, bonyolult kódolásra kerül sor a dokumentum tartalmából kiindulva. Az így létrejött aláírt, kódolt dokumentum olyan speciális szerkezettel, információkkal rendelkezik, amelyek alapján bizonyítható, hogy ki volt az, aki a kódolást elvégezte, és az is bizonyítható, hogy az illető pontosan mely dokumentumot kódolta. (Így ha ugyanaz a személy több dokumentumot ír alá, az egyes dokumentumokhoz tartozó aláírásai különbözni fognak egymástól.) Ahogy a papír alapú aláírás bíróság előtt felhasználható bizonyíték, az elektronikus aláírás is az. Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény szerint a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megfelel az írásba foglalás követelményeinek, a minősített aláírással ellátott dokumentum pedig – a polgári perrendtartásról szóló törvény értelmében – teljes bizonyító erejű magánokirat (akárcsak a két tanú előtt, vagy a közjegyző előtt aláírt dokumentum). Az elektronikus aláírás technológia jellegzetessége, hogy az aláírt dokumentum hitelessége a dokumentum kódolásából, szerkezetéből adóA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


217

dik. Így, ha az elektronikusan aláírt dokumentumról másolatot készítünk, a másolat is hiteles lesz, pontosan úgy, mint az eredeti. Az elektronikusan aláírt dokumentum hitelességét nem befolyásolja, hogy az hol, kinél van, vagy hogyan továbbítjuk, hiszen a dokumentum hitelességét a dokumentum szerkezete hordozza. Éppen ezért, azonnal kimutatható, ha az aláírást követően a dokumentum akár a legkisebb mértékben is megváltozik; a megváltozott dokumentumhoz már egészen más aláírás kellene, hogy tartozzon. Egy aláírás elkészítéséhez az aláírandó dokumentum mellett saját ún. aláírás-létrehozó adatra (más néven magánkulcsra) van szükségünk. Az aláírás-létrehozó adat úgy képzelhető el, mint egy nagyon hosszú szám. Amikor aláírunk egy dokumentumot, akkor a saját aláírás-létrehozó adatunk alapján kódoljuk azt (9. ábra). Nagyon fontos, hogy mindenkinek különböző aláírás-létrehozó adattal kell rendelkeznie (különben az emberek „egyforma” aláírásokat hoznának létre), ezért mindenkinek titokban kell tartania a saját aláírás-létrehozó adatát. Ha egy bűnöző megszerzi az aláírás-létrehozó adatunkat, onnantól pontosan olyan aláírásokat hozhat létre, mint mi. (Ez olyan, mintha sok-sok aláírt üres lapot adtunk volna neki.) Azért, hogy ez ne fordulhasson elő, az aláírás létrehozó adatot különösen gondosan kell tárolni, kezelni. Gyakori megoldás, hogy az aláírás-létrehozó adatot intelligens kártyán tartják, vagy az aláírás létrehozó adatot maga a kártya állítja elő. Ekkor, amíg a kártya a zsebünkben van, biztosak lehetünk benne, hogy senki nem szerezte meg az aláírás-létrehozó adatunkat, egészében is annak biztonságos őrzését, meglétét szavatolnunk kell Ha valaki aláírt dokumentumot kap, ellenőrzi az aláírást. Kézzel írott aláírás esetén megpróbálhatja kiolvasni az aláírást (megnézheti, hogy valóban az aláíró neve szerepel-e ott), vagy megpróbálhatja összehasonlítani egy aláírási címpéldányban vagy az aláíró személyi igazolványában (vagy más, megbízható, hiteles féltől származó igazolásban) lévő hitelesnek tekinthető aláírással.


218


9. ábra – A tanúsítvány alapján megállapítható, hogy az aláírást melyik aláírás-létrehozó adattal készítették Az elektronikus aláírásokat is egy megbízható fél által kiállított igazolás, ún. hitelesítés szolgáltató által kiállított tanúsítvány alapján lehet ellenőrizni. (9. ábra) A tanúsítvány az aláírási címpéldány elektronikus megfelelőjének tekinthető: tartalmazza, hogy ki az aláíró, és hogyan kell az aláíró aláírásait ellenőrizni (ezt az információt nevezik aláírás-ellenőrző adatnak vagy nyilvános kulcsnak is). A tanúsítványt is egy megbízható, bevizsgált fél, ún. hitelesítés szolgáltató bocsátja ki, és írja alá – a saját elektronikus aláírásával. (10. ábra) Technikailag az aláírás ellenőrzése is kódolási művelet: azt kell ellenőrizni, hogy az aláírt, kódolt dokumentum és a tanúsítványban lévő információk között fennáll-e egy bizonyos matematikai műveletsor eredményeként létrejövő megfelelési kapcsolat.



219

10. ábra – A hitelesítés szolgáltató tanúsítványt bocsát ki Gipsz Jakab aláíró részére, a tanúsítványban feltünteti Gipsz Jakab nevét és az aláírás létrehozó adatát. Végül a hitelesítés szolgáltató elektronikus aláírással látja el a tanúsítványt. Az aláírás-létrehozó adatra azért van szükségünk, hogy aláírhassunk valamit. Ha azt szeretnénk, hogy az aláírásainkat más is felismerje, elfogadja tanúsítványt kell beszereznünk az aláírás-létrehozó adatunk-hoz. Tehát érvényes aláírás létrehozásához tanúsítvány, illetve a már korábban kialakított aláírás-létrehozó adat szükséges. Ezek mellett már csak elektronikus aláírás létrehozására (vagy ellenőrzésére) szolgáló szoftverre – például az e-Szignó programra – van szükség, amely elvégzi az aláírás létrehozásához vagy ellenőrzéséhez szükséges bonyolult kódolási lépéseket. (11. ábra)


220


11. ábra – Elektronikus aláírás ellenőrzése a MICROSEC e-Szignó program ingyenes változatával Az elektronikus aláírás használatához (létrehozásához és ellenőrzéséhez) szükséges bonyolult matematikai műveleteket tipikusan számítógépes program segítségével hajtjuk végre. Ezen programok felhasználói felülete elrejti a technológia bonyolultságát, és csak azt jelzi, hogy mely dokumentumot kik írták alá. Így az elektronikus aláírás használatához nem szükséges megértenünk a mögötte lévő bonyolult kódolási műveletek részleteit.

Időbélyegzés Az időbélyeg az elektronikus aláíráshoz hasonlóan speciális kód, amelyet egy megbízható szervezet, ún. időbélyegzés szolgáltató hoz létre. Ha az időbélyegzés szolgáltatónak elküldjük egy dokumentum rövid lenyomatát, az időbélyegzés szolgáltató saját, különlegesen pontos órája alapján melléírja az adott időpontot, majd az így kapott adatblokkot aláírja. Az időbélyeg bizonyítja, hogy az időbélyeggel ellátott dokumentum (melynek lenyomata az időbélyegben szerepel) az időbélyegzés pillanatában adott formában létezett, és azóta nem változott meg. Az elektronikus aláírásról szóló törvény szerint a minősített szolgáltató által létrehozott időbélyeggel ellátott dokumentumnál eredményes ellenőrzés esetén ezt vélelmezni is kell. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


221

Az elektronikus aláírás önmagában nem igazolja, hogy mikor hozták létre, holott egy aláírás érvényességéről csak akkor győződhetünk meg, ha tudjuk, hogy az akkor készült, amikor az aláíró tanúsítványa még érvényes volt, illetve az aláírás-létrehozó adat még kizárólag az aláíró birtokában volt. Elterjedt megoldás, hogy az elektronikus aláíráson egyúttal időbélyeget is elhelyezünk, és időbélyeggel igazoljuk, hogy az aláírás mikor (pontosabban, mely időpont előtt) jött létre. A két technológiát nagyon gyakran együtt használják, így amikor elektronikus aláírásról beszélünk, gyakran az időbélyegzés használatát is beleértjük.

Mire használható az elektronikus aláírás? Hiteles elektronikus kommunikáció Elektronikus aláírás segítségével hiteles, bizonyító erővel rendelkező dokumentumokat hozhatunk létre. Az elektronikus aláírás technológiájára 16 alapozva olyan irat- vagy dokumentumkezelő rendszert építhetünk ki, amelyben akár minden dokumentumról, minden műveletről igazolható, hogy kinek a kártyájával írták alá, és hogy az adott aláírás pontosan mikor készült. Bizonyítható, hogy egy adott dokumentum egy adott pillanatban milyen formában jött létre, és azóta is változatlan formában létezik-e. Az így létrehozott bizonyítékok a jogszabály szerint is bizonyító erővel rendelkeznek, ezért szükség esetén bíróság előtt is megállják a helyüket. Ezt a bizonyíthatóságot, hitelességet akár úgy is elérhetjük, hogy a rendszer tisztán elektronikusan, teljesen papírmentesen működik. Elektronikus dokumentumok segítségével jobban menedzselhető, hatékonyabb, adott esetben olcsóbb információs rendszer hozható létre. Az elektronikus aláírás a hitelességet, felelősség-re vonhatóságot teszi hozzá egy irat- vagy dokumentumkezelő rendszerhez, miáltal az megfelelhet a jogszabályi előírásoknak. 16

Ide értve az időbélyegek használatát is.


222


A legegyszerűbb, ha eleve elektronikusan aláírt dokumentumokat hozunk létre, papírra ekkor egyáltalán nincs szükség. Míg egy rendszeren belül ezt könnyen megtehetjük, a rendszer külső kapcsolatai esetén ez nem mindig lehetséges. Ha ügyfeleinkkel, partnereinkkel elektronikus formában, elektronikusan aláírva kommunikálunk, akkor a hitelesség fenntartása mellett jelentős nyomatatási és postaköltséget spórolhatunk meg. Itt az okozhat problémát, hogy egyes partnerek ragaszkodnak a papír alapú megoldásokhoz. Ekkor elektronikussá kell konvertálni a beérkező papír alapú iratokat.

Papír alapú iratok hiteles konvertálása elektronikus iratokká Az elektronikus aláírásról szóló törvény (2001. évi XXXV. tv, 4. § (8)) szerint, „ha a papíralapú dokumentumról külön jogszabályban meghatározott módon elektronikus másolatot készítenek, a másolatot tartalmazó elektronikus dokumentumhoz is fűződnek a papíralapú dokumentumhoz jogszabály által fűzött joghatások”. A másolatkészítés szabályait a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. IHM rendelet írja le. E rendelet szerint a papíralapú dokumentumokról joghatás kiváltására alkalmas elektronikus másolatot lehet készíteni. Ehhez a másolatkészítést (szkennelést) követően meg kell állapítani a papír alapú és az elektronikus változat képi vagy tartalmi megfelelését, ki kell egészíteni bizonyos metaadatokkal (12. ábra), záradékkal kell ellátni, majd legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyeggel kell ellátni. Ezen folyamatnak valamilyen definiált másolatkészítési szabályzat szerint kell lezajlania, a másolatkészítési szabályzat azonosítóját fel kell tüntetni a metaadatok között. Ezen folyamatnak valamilyen definiált másolatkészítési szabályzat szerint kell lezajlania, a másolatkészítési szabályzat azonosítóját fel kell tüntetni a metaadatok között. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése



223

224


12. ábra – Szkennelt papír alapú irat kiegészítése a 13/2005. szerinti metaadatokkal a MICROSEC e-Szignó program segítségével

Elektronikus számlázás A 20/2004. PM rendelet szerint számlát tisztán elektronikusan, papír nélkül is ki lehet bocsátani, és egyben meghatározza, hogy az így létrejött elektronikus számlát milyen követelmények szerint kell létrehozni. Az elektronikus számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell ellátni. Az elektronikus számla elektronikusan jön létre, a vevő elektronikusan kapja meg, és – mind a kibocsátónak, mind a befogadónak – elektronikus módon kell megőriznie. Egy ilyen rendszer vázlata az alábbiakban látható (13. ábra).

13. ábra – Egy elektronikus számlát kibocsátó rendszer vázlata



225

Elektronikus adatok hiteles archiválása Ha valamely rendszerben elektronikus adatok keletkeznek, egyúttal az a kérdés is felmerül, hogy hogyan archiváljuk azokat. Ha hitelesen szeretnénk archiválni elektronikus adatainkat, akkor a digitális archiválás szabályairól szóló 7/2005. IHM rendelet szerint kell eljárnunk. Úgy is megfelelhetünk a rendelet követelményeinek, hogy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyeget helyezünk el az archiválni kívánt elektronikus adatokon. Ekkor az elektronikus aláírás és az időbélyeg biztosítja az adatok hitelességét. Hosszú távú (10 évet meghaladó) archiválás esetén a rendelet további követelményeket is támaszt, ez esetben célszerű az archiválandó adatokat minősített archiválás szolgáltatónál elhelyezni. A minősített archiválás szolgáltató olyan speciális körülmények között tárolja az aláírt dokumentumokat, hogy a rajtuk lévő elektronikus aláírások hitelessége hosszú távon – akár 20 vagy 50 évig – is bizonyítható. A 7/2005. IHM rendeletet nem kell alkalmazni az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, vagy egyéb közfeladatot ellátó szervek által végzett elektronikus archiválásra, a rájuk vonatkozó rendelet még nem jelent meg, de a jogalkotók várhatóan erre a területre is hasonló tartalmú normát alkotnak majd.

Elektronikus cégeljárás A cégjegyzékben nyilvántartott adatok bejegyzését a cégtörvény szerint általánosságban a cégek jogi képviselőjének kell kérelemben kezdeményezni. A cégek életet megkönnyítendő, bizonyos hatóságokat és szervezeteket (pl. az adóhatóságot és a pénzintézeteket) a cégtörvény arra kötelezi, hogy a cégbíróságra bejegyzés céljából küldjék meg a náluk keletkező, a cégekre vonatkozó információkat. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

226


Mindkét esetben lehetőség van az adatok bejegyzését elektronikus formában kezdeményezni. Elektronikus cégeljárás a jogi képviselők részéről 2005. szeptember 1-jétől minősített elektronikus aláírással ellátva, elektronikus úton is be lehet nyújtani a cégbíróságokhoz a cégek bejegyzési és változásbejegyzési kérelmeit. Egy törvény-tervezet szerint 2008-tól megszűnik a papír alapú cégeljárás, és csak elektronikusan lehet benyújtani a kérelmeket. Az elektronikus cégeljárás rendszere az elektronikus aláírás technológia segítségével teszi lehetővé, hogy Magyarországon a cégek ill. jogi képviselőjük cégbírósági ügyeiket (például változásbejegyzés, cégalapítás, céginformáció kérés) elektronikus úton is intézhessék. Ez valójában azt jelenti, hogy néhány egyszerű eszköz segítségével a cégek jogi képviselői (ügyvédek, közjegyzők, jogtanácsosok) a cégek nevében eljárva egyszerűbben és gyorsabban is teljesíthetik ügyfeleik megbízásait. Az ügyfél megbízásából eljáró ügyvéd az e-Szignó aláíró programmal összeállít például egy változásbejegyzési kérelmet. Az összeállított aktát, amely állhat elektronikusan aláírt, vagy az ügyvéd által szkennelt iratokból ill. ezek kombinációjából is, az eljáró ügyvéd ellátja elektronikus aláírásával, valamint időbélyeggel. Az így létrejött, elektronikusan aláírt objektumot elektronikus aktának, vagy röviden e-aktának hívjuk. Az elektronikus aktát elektronikus aláírás védi, így tartalma nem változtatható meg anélkül, hogy a rajta lévő ügyvédi aláírás sértetlen maradjon. Amennyiben az aktában bármilyen változás történik, az aláírás megsérül, és az akta nem lesz többé bizonyító erővel bíró dokumentum, így a cégbíróság érdemben nem foglalkozik vele. Az elektronikus aktának tartalmaznia kell a Magyar Államkincstár szintén elektronikusan aláírt igazolását a befizetett eljárási illetékről és költségről. Az eljáró cégbíró ebből tudja, hogy az ügyhöz tartozó illetéket és költséget megfizették.



227

14. ábra – Cégbíróságra beérkező elektronikusan aláírt cégbejegyzési kérelem

15. ábra – Az elektronikus cégeljárásban részt vevő felek (ügyvédek, közjegyzők, jogtanácsosok) minősített aláírással ellátott kérelmeket küldenek be az IRM Cégszolgálathoz, amelyre elektroniA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

228


kusan aláírt tértivevényt kapnak válaszul. A cégbíró elektronikus alá-írással hitelesíti a meghozott végzést. Tekintettel arra, hogy mind a cégbíró, mind a cégbírósági automaták elektronikus aláírás technológiát használnak, az itt létrejövő elektronikus közokiratok a magyar jogszabályoknak megfelelő legnagyobb bizonyító erővel bírnak, hasonlóan a papír alapú közokiratokhoz. Az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium az e-cégeljárás ösztönzése érdekében az elektronikus úton beküldött bejegyzési kérelmek közzétételi költségtérítésének mértékét lényegesen csökkentette a papíron benyújtott kérelmekhez képest. A rendszer olyannyira sikeres, hogy a 2008. évben az elektronikus cégeljárás várhatóan kötelezővé válik, tehát kizárólag elektronikusan lehet majd benyújtani a cégbejegyzési kérelmeket. Elektronikus cégeljárás a hatóságok részéről Az elektronikus cégeljárás másik területe, ahol az arra feljogosított hatóságok, szervezetek közölnek a cégekre vonatkozó, a cégjegyzékben közzé teendő adatokat a cégekről. A hatóságok által kezdeményezett elektronikus cégeljárás rendszere az államigazgatásban szinte egyedülállóan jól működő. A modell rendkívül egyszerű és magas fokon automatizált. Működése a következő alapokon nyugszik: A cégbírósági automaták önműködően beszerzik a szükséges információkat a megfelelő hatóságoktól, illetve egyéb szervezetektől. Ez azt jelenti, hogy a Cégbírósági automaták elektronikus aláírást használva kommunikálnak az APEH, a KSH, a MÁK, a pénzintézetek és más szervezetek automatáival. Ezek az automaták elektronikusan aláírt üzenetekben küldik meg a cégbírósági eljáráshoz szükséges adatokat, pl. statisztikai számjel, adóazonosító, bankszámlaszám, értesítés végrehajtás elrendeléséről, értesítés adószám felfüggesztéséről stb. Az eljáró cégbíróságnál a számítógépes rendszer az így kapott adatokat automatikusan bejegyzi a cégjegyzékbe. Ezen elektronikusan bejegyzett adatok esetében semmilyen irat nem kerül megküldésre papír formában az érintett szervezetek között. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


229

Magyar Országos Közjegyzői Kamara Minden magyar közjegyző rendelkezik minősített elektronikus aláírással. Így a magyar közjegyzők elektronikus közokiratokat – a magyar jogrendszer szerint a legmagasabb bizonyító erővel bíró iratokat – hozhatnak létre. A közjegyzők a közjegyzői törvényben meghatározott közjegyzői alaptevékenységeiket elektronikus úton, minősített elektronikus aláírással is el tudják látni. Így például papír alapú dokumentumról készíthetnek olyan hiteles elektronikus másolatot, amelyben a hitelességet közokirati záradék bizonyítja.

Önkormányzati, közigazgatási felhasználás A közigazgatási hatósági eljárásról szóló törvény (2004. évi CXL törvény) hatálybalépését követően közigazgatási szerv nem utasíthat viszsza ügyintézést pusztán azért, mert azt elektronikusan kezdeményezték. Így a 2006. évtől jelentős lépések történetek a nagyobb önkormányzatoknál az elektronikus ügyintézésre való felkészülésben. Az elektronikus ügyintézésnek természetesen csak egyik, de nagyon fontos feltétele az elektronikus aláírás technológiák használata. A közigazgatási hatósági eljárásról szóló törvény (Ket.) szerint a közigazgatásban kétféle lehetőség van az elektronikus ügyintézésre. Az egyik lehetőség az Ügyfélkapu használata, amely egyszerű azonosítást biztosít: a közigazgatás ügyfelei felhasználónév és jelszó segítségével jelentkezhetnek be. E megoldásnak korlátja, hogy nem biztosítja a letagadhatatlanságot: az ügyféltől beérkező okiratról nem bizonyítható, hogy az valóban tőle érkezett, az ügyfél bármikor letagadhatja azt. A másik, biztonsági szempontból magasabb szintű lehetőség szerint az elektronikus ügyintézésben kommunikáló felek elektronikus aláírást használnak. Ekkor minden elektronikus irat – az ügyfelek által létrehozott magánokiratok vagy teljes bizonyító erejű magánokiratok, illetve a hatóság által létrehozott közokiratok – letagadhatatlanok, tehát később bizonyítható, hogy melyik fél pontosan mit küldött el a másiknak. Fontos, magas biztonsági szintet megkövetelő ügyek esetéA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

230


ben feltétlenül az elektronikus aláírásra épülő megoldást kell használni, bizonyos iratokat elektronikus formában kizárólag elektronikus aláírással ellátva szabad kibocsátani. Az elektronikusan aláírt ügyek intézése teljesen azonos a papír alapú ügyek intézésével. A különbség annyi, hogy az elektronikus ügyintézésben a bizonyító erővel bíró akták nem papír alapúak, hanem elektronikusan élik életüket. Joghatásukban semmilyen módon nem térnek el a papír alapú iratoktól. Természetesen a papír alapú és elektronikus világ még jó ideig párhuzamosan fog létezni. Azonban a jogszabályok ma már lehetőséget biztosítanak arra is, hogy a papír alapú iratokat oly módon digitalizálják (szkenneljék), hogy azok joghatásukban megegyezzenek az elektronikus változattal (13/2005. IHM rendelet). Az államigazgatás egyéb szektoraiban is megkezdte térhódítását az elektronikus aláírás használata. Egyes minisztériumok és hatóságok felé a hiteles elektronikus aláíráson alapuló kommunikáció ma már egyre szélesebb körben válik elérhetővé (Pl. VPOP, PSZÁF, MNB, OEP, ÁFSZ stb.).

Magánszféra Az elektronikus aláírás technológiájának használata természetesen a magánszféra felé is nyitott. Egyre több nagyvállalat alkalmaz elektronikus aláírást jelentési kötelezettség teljesítésére, egymással való megbízható kommunikációra. Fontos terület az elektronikus számlakibocsátás is, hiszen a magyar törvények értelmében a számviteli bizonylatok elektronikusan is előállíthatóak, és ezeket az Adóhatóság eredetinek fogadja el. Igen meglepő, hogy nem csak nagyvállalatok, hanem közepes és kisvállalatok is egyre bővülő ütemben használják az elektronikus aláírást nem csak külső, hanem belső kommunikációra is, ott, ahol az üzenetek, belső dokumentumok megbízhatósága fontos és tartalma bizalmas. További példa az internetes kereskedelem, ahol néhány éven belül már többnyire elektronikusan aláírt megrendelésekkel és elektronikus számlákkal találkozhatunk. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


231

Az elektronikus aláírást lehetővé tevő, jelenleg is bővülő jogi szabályozásnak megfelelően egyre több vállalati terület kapcsolódik be az elektronikus aláíráson alapuló ügyintézésbe. Így lehetővé válik a papír alapú iratok digitalizálása, majd a meghatározott esetekben papír megsemmisítése is, egyes iratok megőrzési kötelezettségének megnyugtató és törvény szerinti teljesítése Minősített Archív Szolgáltató igénybevételével, vállalatok közötti hiteles kommunikáció stb. Összefoglalásként elmondhatjuk, hogy az elektronikus aláírás technológiájának használata jelentősen bővült az elmúlt két évben, köszönhetően a tisztább jogi szabályozásnak valamint a konkrét előnyök megtapasztalásának. Álljon itt egy jellemző lista a jelenlegi felhasználókról: Távközlés; Pénzügyi szektor; Szolgáltató ipar; Reklám és Média; internetes vállalkozások; Szállítmányozás; Informatikai rendszerházak és szolgáltatók; Papír feldolgozás és tárolás; Ügyvédek; Kereskedelem. Mennyibe kerül az elektronikus aláírás? Az elektronikus aláírás létrehozásához szükséges eszközöket és szolgáltatásokat az alábbi pontok mutatják be, megadva nagyságrendi költségtényezőket. Tanúsítvány és hozzá tartozó aláírás-létrehozó adat: Aláírói tanúsítványok éves díja: 5-25 000 forint a tanúsítvány típusától függően; Intelligens kártya: kb. 6000 forint. Ez csak minősített tanúsítványok esetében kötelező; Kártyaolvasó készülék, ha kártyán van az aláírói tanúsítvány: kb. 10 000 forint.


232


Aláírás-létrehozó és ellenőrző alkalmazás: Olyan aláírás-létrehozó alkalmazást szükséges használni, amely a közigazgatásban használható elektronikus aláírás formátumra vonatkozó IHM ajánlásnak megfelelő formátumú dokumentumokat hoz létre. Ilyen például a MICROSEC e-Szignó aláíró-ellenőrző alkalmazása, amely minősített termék. Ha olyan megoldásban gondolkozunk, hogy az aláíró egyesével megnézi, jóváhagyja és egyesével írja alá a dokumentumokat (minősített elektronikus aláírás így hozható létre), akkor aláíró kliensprogramra van szükség. Erre tökéletesen alkalmas a MICROSEC e-Szignó kliens program ingyenes változata, amely a www.e-szigno.hu oldalról tölthető le. (Ha nagy tömegű aláírás létrehozására van szükség – például számlázó vagy archiváló rendszerek esetén – akkor az e-Szignó automata változatát célszerű használni.) Ha aláírásainkat időbélyeggel is el szeretnénk látni, ennek költsége aláírásonként néhány forint. (Nagy mennyiségű időbélyeg esetén az egyes időbélyegek lényegesen olcsóbban is beszerezhetők.)

Jogszabályok Ebben a fejezetben az alábbi jogszabályokra, ajánlásokra hivatkoztunk: 1991. évi XLI. törvény a közjegyzőkről; 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról (a 2004. évi módosításokkal); 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól; 2006. évi V. törvény a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról; 20/2004. PM rendelet az elektronikus számláról; 13/2005. IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól;



233

7/2005. IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól; Az Informatikai és Hírközlési Minisztérium ajánlása a közigazgatásban alkalmazható elektronikus aláírás formátumok műszaki specifikációjára, 2005. november 22.


234


Kun Éva A „Rendszerető rendszerező” az államigazgatástól a privát iparig – Behozná, kérem a válaszlevelet? – Lehetne, hogy most rögtön a kezembe kapjam? – Mondja, meg tudná oldani, hogy láthassam végre? A főnök egyre idegesebb és egyre kiszolgáltatottabb. Talán nem jut eszébe a partner neve, vagy épp a levélben szereplő érvekre van szüksége. Az ügyfél a vonalban van, és választ vár. – Gizikém, könyörgöm, adja már ide azt az átkozott levelet! – sziszegi. Szívesebben üvöltene, vagy káromkodna már, csak hát az ügyfél… Gizike közben gyakorlott mozdulattal kap be egy nyugtatót. Pontosan tudja, mi következik, ha a főnök leteszi a telefont. Ugye Ön is jól ismeri, a ’hol van az, az átkozott irat’ szindrómát? Azonnal szüksége van az iratra, dokumentumra, de senki sem tudja, hol van. Mint egy felbolydult méhkas keresi mindenki azt a bizonyosat. A levelet, iratot, dokumentumot, ami arról ismerszik meg, hogy sohasem ott van, ahol keressük. Mert ott épp az, az irat van, amit a múltkor nem találtunk meg. Illetve az, amelyiket legközelebb fogunk hiába keresni. Ez az iratológia első fő törvénye. A másolatok készítéséhez használt fénymásolók számának növekedése, a szükséges papír-, festék-, dosszié-, műanyagtasak-, és irattartó menynyiség növekedése, a dokumentációval foglakozó munkatársak számának növekedése, a dokumentumkezelésre fordított idő és energia növekedése, valamint az üzemorvos által felírt nyugtatók mennyiségének növekedése egyenes arányban áll a reménytelenül keresett iratok számával. Ez a második törvény. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

Kun Éva: A „Rendszerető rendszerező” az államigazgatástól…

235

De akkor sem tudunk felhőtlenül örülni, ha megvan az, amit keresni véltünk. Mert vajon azonos-e önmagával? Még a legjobban szervezett cégek, intézmények életében is előfordul, hogy egy iratról csak nehezen lehet megállapítani, hogy az melyik verziója az adott dokumentumnak. Ki készítette, és valóban ezt küldtük-e el válaszként? Papír és elektronikus iratok, dokumentumok keverednek az életünkben, megnehezítve a visszakereshetőséget, a pontos beazonosítást. Az iratok rabszolgái vagyunk, pedig úrrá lehetnénk rajtuk. Ráadásul az iratok, dokumentumok saját életet élnek. Állandó mozgásban vannak. Nem csak megtalálni, de követni kell őket. Szeretné tudni, hogy merre járnak? Nincs egyedül. Világszerte egyre nagyobb hangsúlyt kap a dokumentumhoz kötött munkafolyamatok szervezése. Olyannyira, hogy a módszert már kiterjesztik a dokumentumoktól független munkafolyamatok megszervezésére is. A szervezetek, intézmények vezetőinek álma, hogy a szervezetükben működő folyamatok jól szervezettek és átláthatóak legyenek. Ezzel növelik cégük versenyképességét, ügyfélközpontúságát, és flexibilitását. Mi több, komoly lépést tesznek saját idegrendszerük védelme érdekében. Az iratok életjelenségei nem merülnek ki a mozgásban. Szaporodnak is. Különösen nagyobb szervezetek vezetői erről akkor értesülnek, amikor az IT vezető sürgős szerver-kapacitás növelő beruházási igénnyel áll elő, mert már a régi nem tudja a felhalmozott elektronikus fájlokat, maileket, dokumentumokat kezelni. Vagy amikor az irattáros újabb és újabb raktárterületért kuncsorog azzal fenyegetve, hogy a meglévő raktár födémszerkezete leomlani készül, vagy ha tűz üt ki, már nem tudja garantálni, hogy az irattár nem semmisül meg. A hol van az az átkozott irat szindróma első jól észlelhető tünete – amely egyben rendszerint komoly riadalmat okoz – egy bejövő számla, vagy szerződés eltűnése, amiért büntetést kell fizetni a szállítónak, rosszabb esetben jogi következményekkel jár. A felső vezető körében a szindróma ilyen akut jelentkezése gyakran fejfájást, ritkábban nehezen kezelhető rémálmokat okoz. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

236


A tünetek világosak, a diagnózis ismert. Itt az ideje, hogy beszéljünk a hathatós terápiáról, amely képes megoldani a hétköznapok súlyos gondjait. Képes arra, hogy megoldásaival segítse a vezetőket abban, hogy szervezetük versenyképességét növelni tudják, miközben képessé válnak a működési költségek csökkentésére és a munkavégzés hatékonyságának növelésére.

Mit jelent az irat- és dokumentumkezelés a szervezetek, cégek vezetői számára? A Bellresearch tanulmánya azt mutatja – és ezt más piaci felmérések is igazolják –, hogy a cégek felelős vezetői irat- és dokumentumkezelés alatt csupán keresést, archiválást, és iktatás funkciókat értenek. Az a dolgunk, hogy gondolkodásukat kiszabadítsuk ebből a szűkre szabott elképzelésből, és széles körben ismertté tegyük azokat a valós lehetőségeket, amelyeket képesek vagyunk megnyitni partnereink számára. keresés

100,00% 90,00%

Archiválás

80,00%

iktatás

70,00%

érkeztetés

60,00%

rendezés

50,00%

30,00%

dokumentum létrehozása csoportmunkatámogatás munkafolyamat támogatás

20,00%

digitalizálás

40,00%

10,00%

postázás

0,00% összesen

50-99 PC

100+PC

teljes életcikluskezelés

16. ábra – A dokumentumkezelés tevékenységeinek százalékos megoszlása A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


237

A mai informatikai kultúra fejlődése egyre inkább az elektronikus dokumentumok irányába mutat, de a papír alapú iratok még sokáig jelen lesznek mindennapi életünkben. Ma az általánosan a szervezetekben megtalálható dokumentumok 36,1%-a elektronikusan is keletkezett. 30,7%-a papír alapon keletkezett és digitalizált. 12,3% elektronikusan keletkezett, de papír alapon tárolják. Az iratok 20,9%-a pedig papír alapon került be a rendszerbe. Az iratkezelési megoldásoknak már történelmük van. Bevezetésük koráb-ban az államigazgatás és a privát szegmens szervezeteinél párhuzamosan haladt. A nagyvállalatok és nagy államigazgatási szervezetek szerencsés módon viszonylag korán felismerték az elektronikus iratkezelés fontosságát. Már a 90-es évek közepétől kezdenek elektronikus rendszereket használni, ezeket döntő többségben saját maguk fejlesztették. E korai rendszerekre jellemző, hogy viszonylag szűk funkcionalitással bírnak, és általában szigetmegoldásként használják, egykor modern technológiájuk mára már elavult. Ma a piaci szereplők számára egyre fontosabb, hogy első sorban saját főtevékenységükre koncentráljanak, így már saját fejlesztési igényeiket is egyre inkább az erre specializálódott szakcégekre bízzák. A kormányzati szférában is nyilvánvaló az a törekvés, hogy egységessé és átláthatóbbá tegyék az állami szektorban működő hivatalok, szervezetek működését. Ennek következtében a törvények változnak, és emiatt az egész dokumentum és iratkezelési szakma komoly változá-sokon megy keresztül. Az állam- és közigazgatás területén mára már elmondható, hogy a jogszabályháttér megteremtésével egységesen meghatározták az iratkezeléssel kapcsolatos alapfogalmakat. Bevezették az elektronikus rendszer kötelező adattartalmát. Kidolgozták az egységes iratkezelési szabályzatot a köz- és államigazgatási intézmények számára. Ezen alapfeltételek teljesülése döntően fontos, mert lehetővé teszi, hogy megfelelő programokkal biztosíthassuk, hogy különböző szervezetek más-más megoldás bevezetése ellenére, azonos adattartalommal működhessenek, A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

238


és könnyedén tudjanak egymással kommunikálni. Milyen az ideális irat- és dokumentumkezelő megoldás?

Vegyük elő a nagy öregek receptjét? A beérkező iratot gyengéden fejtsük ki a borítékból és iktassuk féltő gonddal. Kevés szóval hígítva jegyezzük fel azt is, miről szól. Készítsünk róla néhány ínycsiklandó másolatot. Azon melegében tálaljunk egyet-egyet minden kedves illetékes munkatársunk számára. Rövid sétánk végeztével az eredeti példányt átlátszó tartóba göngyölítve helyezzük a frissen felcímkézett irattartóba. Gondosan jegyezzük fel, hol találjuk az irattartót. Vegyünk mély levegőt, illesszünk arcunkra kedves mosolyt és vigyük be a főnöknek a számára készült másolatot. Készüljünk fel a legrosszabbra: valaki hamarosan kérni fogja a kapcsolódó iratokat. Egy esetleges hasonlóság kizárólag a véletlen műve!

Vagy próbálkozzunk szemléletváltást igénylő legmodernebb megoldásokkal? El kell mondanunk, hogy egy teljes életciklusú irat- és dokumentumkezelés legfontosabb alapköve a munkafolyamatok felmérése és megfelelő átgondolása, adott esetben átszervezése. A legjobb elektronikus rendszer is csak azt az ügyvitel-szervezettséget tudja visszatükrözni, amivel a szervezet rendelkezik. Ha az előkészítés pontos, a mai modern irat- és dokumentumkezelő rendszer olyan integrált irodai megoldást kínál, mely biztosítja akár a papír alapú, akár az elektronikus dokumentumok követését, gyorsan visszakereshetőségét; a megfelelő és összetartozó dokumentumok összekapcsolhatóságát; a verziók egyértelműen beazonosíthatóságát; a szükséges statisztikák könnyedén lekérdezhetőségét. Olyant, amely az eddig rengeteg energiát és időt lekötő munkafolyamatok automatizálása révén hat. Használói számára megkönnyíti a dokumentumok kezelését, garantálja, hogy soha, semmikor ne kelljen fáradniuk iratok, levelek, munkaanyagok keresgélésével. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


239

A vezetők számára biztonságot nyújt. Többé nem kell aggódniuk az elveszett irat, információ miatt, a kérésükre pillanatok alatt rendelkezésükre áll.

Integrált rendszer Minden szervezetben megtalálható legalább 2-3 kritikus megoldás, melyek ma többnyire szigetmegoldásként működnek, és a rendszerek közötti kommunikáció nem, vagy csak részlegesen megoldott. Ennek hátránya, hogy sok esetben azonos adatokat többször több helyen kell felvinni, ami a hibalehetőségek számát növeli, valamint az ügyintézőknek adott esetben akár két, három rendszer között is ugrálniuk kell, ez viszont a hatékonyság rovására megy. Erre a problémára a MonDoc System megoldást kínál, hiszen almoduljai segítségével a meglévő, és eddig szigetmegoldásként működő rendszereket összefogja, integrálja, és ezzel lehetőséget ad a hatékony munkavégzésre. Ezért fontos, hogy a levelező rendszer és a témakörhöz tartozó célmegoldások, mint archiválás, elektronikus aláírás, ERP, CRM stb. a teljes életciklusú dokumentumkezelő megoldással integrálhatóak legyenek. Az integrált megoldás előnye- az egyszeri adatfelvitel, az információvesztés kiküszöbölése. Általa különböző rendszerekben levő munkalépések végezhetők el anélkül, hogy az egyik rendszerből ki, a másikba pedig be kelljen lépni.

Munkafolyamat szabályozás – Workflow Az integráció mellett a legfontosabb a munkafolyamatok szabályozása. A munkafolyama-tokban levő párhuzamosságok kiszűrése, a hatáskörök és feladatok pontos meghatározása minden szervezet számára komoly sikerfaktor. A hatékony és folyamatában is átlátható munkafolyamat-szabályzás informatikai segédeszközei a Workflow megoldások. Lényegük, hogy a jól szabályozható munkafolyamatok irányítását szoftvermegoldás végzi – a háttérben, automatikusan. Az ilyen módon megtámogatott munkafolyamatok minden esetben szabályozottan történnek. A munkafolyamat szabályozás komoly hatékonyság növeA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

240


kedést, adott esetben működési költségcsökkentést, és mindezekből következően versenyelőnyt jelenthet a cégek számára.

Az ideális dokumentumkezelő-rendszer Széleskörűen és rugalmasan skálázható, moduláris felépítésű; Felhasználóbarát; A rendszer továbbfejleszthetősége és hosszú távú támogatása biztosított; Megoldja a különböző iratok tartalmi leíró adatainak felvételét a nyilvántartó rendszerbe; Rögzíti a dokumentumokhoz kapcsolódó további tartalmi információit, például a kulcsszavak meghatározását. Biztosítja az iratnyilvántartás (érkeztetés, iktatás, szerződéstár, ügynyilvántartás stb.) valamennyi adatának lekérdezhetőségét és a csatolt dokumentumokban való tartalmi visszakeresés lehetőségét. A határidők, a felelősök és egyéb bejegyzett adatok lekérdezhetők, követhetők; A szervezet felépítésének megfelelő, funkcionális, adatcsoport, és dokumentum színtű jogosultsági rendszer kialakíthatóságát biztosítja; Támogatja az európai – és magyar standardnak megfelelő elektronikus aláírást (PKI); Az iratokhoz hozzárendelhetők a felelősök, ügyintézők és határidők. Elvárás minden olyan elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel szemben, amelyet az 1995. évi LXVI. törvény 9.§ (2) bekezdése értelmében a közfeladatot ellátó szervezetnél vezetnek be, hogy a megoldás a CERTOP Termék- és Rendszer Tanúsító Ház Iratkezelési Szoftverekre vonatkozó teljes körű tanúsítványával rendelkezzen.

Közintézmények számára ajánlott a MonDoc System A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


241

A közfeladatot ellátó szervek 2008. január 1-jétől kizárólag minősítéssel rendelkező iratkezelő szoftvert vezethetnek be; A MonDoc System a CERTOP Kft. teljes körű tanúsítványát szerezte meg, amellyel bármely közfeladatot ellátó szerv számára ajánlott rendszerré vált. „Budapest, 2006. november, 1. – A MonDoc System, a Montana Zrt. piacvezető integrált irat- és dokumentumkezelő megoldása a CERTOP Termék- és Rendszer Tanúsító Ház auditálásának eredményeként megszerezte az Iratkezelési Szoftverekre vonatkozó teljes körű tanúsítványt. Az 1995. évi LXVI. törvény 9.§ (2) bekezdése értelmében a közfeladatot ellátó szervek 2008. január 1-jétől kizárólag minősítéssel rendelkező iratkezelő szoftvert vezethetnek be, a MonDoc System a megszerzett tanúsítvánnyal bármely közfeladatot ellátó szerv számára ajánlott rendszerré vált. „Gratulálunk a Montana Zrt.-nek a tanúsítvány megszerzéséhez, amelyet az egy hónapig tartó minősítő audit után vehettek át. A MonDoc System ezzel az Iratkezelési Szoftverekre vonatkozó teljes körű tanúsítványt szerezte meg” – mondta Rippel Endre, a CERTOP Termék- és Rendszertanúsító Ház ügyvezető igazgatója. „A CERTOP Kft. által végzett minősítő eljárás során az Iratkezelési Szoftverekkel szemben támasztott követelményeket egyértelműen meghatározó 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet volt mérvadó, amely az Európai Unió elektronikus iratkezelésre vonatkozó irányelveire épül. A jogszabály tartalmazza a közfeladatot ellátó szerveknél használható alkalmazások működési követelményeit, és egyúttal össze is foglalja az elvárt biztonsági-, funkcionális-, közigazgatási-, valamint az elektronikus megoldásokkal kapcsolatos feltételeket. Ezen szempontokat a MonDoc System maradéktalanul teljesítette” – tette hozzá Rippel Endre.”

Létezik ideális irat- és dokumentum rendszer? A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

242


Azt mindenki tudja, hogy a mesebeli királyfi pompás paripán érkezik, és ha már itt van, minden jóra fordul. A kérdés mindig az, vajon létezik-e a várva várt királyfi a valóságban. A válasz ezúttal egyértelmű igen! A MonDoc System integrált irat- és dokumentumkezelő rendszer e kihívásokra válaszolva olyan megoldást kínál, amely egyrészt eleget tesz a törvényalkotók szándékainak, másrészt messzemenően kielégíti a gazdasági társaságok igényeit. Nem csak pontos és jól adminisztrált rendszer, de képes arra, hogy alkalmas eszköze legyen a hatékonyság növelésének, a költségek csökkentésének, a sikernek. Az kormányzat egyik kiemelt célterülete – az Európai Unió által is erősen támogatottan – az elektronikus állam, az elektronikus ügyintézés megvalósítása a közigazgatásban. A MonDoc System egyik fő célterülete éppen ezért az olyan, közigazgatásban, állampolgári ügyekkel foglalkozó hivatal, ahol ezt a hatékonyságnövekedés nem csak a szervezeten belül kívánják megvalósítani, de cél az is, hogy a pozitív változás az állampolgár számára is érezhető legyen. A MonDoc System a benne található speciális modulok, funkciók révén képes hatékonyan támogatni akár az EU-CLBPS 4-es szintnek megfelelő ügyintézést is, megvalósítva ezzel az EU által kitűzött legmagasabb elvárásokat. A rendszer kifejlesztője, a Montana Zrt. magyar középvállalat, az idén tölti be 18. életévét. 2000 óta foglalkozik alkalmazásfejlesztéssel, ezen belül is irat- és dokumentumkezeléssel. Az elmúlt 7 év alatt saját erőből hozta létre, mára már piacvezetővé vált MonDoc System elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerét. A MonDoc System kifejlesztésével olyan terméket kívántunk létrehozni, mely nem követi a hagyományos „dobozos-termék” vonalat, hanem egyfajta rugalmas keretrendszerként képes kielégíteni az egymástól különböző ügyfél specifikus igényeket is. Az első bevezetések ugyanis érdekes tapasztalatot hoztak számunkra. Kiderült, hogy bár minden ügyfelünk ugyanarra a problémakörre keres választ, és azonos törvényi feltételeknek kell, hogy megfeleljen, mégis mindegyiküknek egészen más megoldásra van szüksége. Így nyilvánvalóvá vált, hogy A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


243

egy dobozos, uniformizált megoldással nem lehet igényeiket kielégíteni.

Stabil alap Hogyan lehet olyan stabil alapot létrehozni, mely az ügyfelek számára garantálja a minőséget és a gyors és sikeres bevezetést, és cserébe nem vár el tőlük kompromisszumokat? A megoldást egy olyan keretrendszer elkészítésében találtuk meg, mely amellett, hogy biztosít az igények kielégítéséhez szükséges minden alapszolgáltatást, ugyanakkor az egyes funkciók pontos kialakításában nem határolja be a lehetőségeket. A MonDoc System olyan megoldás, amely egy zárt Keretrendszerből, a rá épülő modulokból, és ezek egyedi testre szabásából áll. A Keretrendszer (Framework) része minden olyan szolgáltatás, mely implementációtól függetlenül garantálja a robosztusságot, rugalmasságot. Ezen szolgáltatások: adatbázis-kezelés, jogosultsági rendszer, felhasználói felület, naplózás, az ezekhez tartozó konfigurációs lehetőségekkel és adminisztrációs felületekkel. A Keretrendszer minden bevezetésnél kód szinten is megegyezik, csak új fő verziók esetén bővül új funkciókkal, de ezen verziók visszafelé mindig kompatibilisek maradnak. A konkrét implementáció a stabil magra, a Keretrendszerre épülve készül el, az ügyfél egyedi igényének megfelelően. De ezen igények is külön kis zárt elemenként („LEGO kockaként”) kerülnek megvalósításra, melyek szabványos interfészen keresztül kapcsolódnak a Keretrendszerhez (Framework). Így minden funkcióra (pl.: átadás-átvétel, iratborító nyomtatás, példánykezelés stb…) több egymástól eltérő megoldást is tudunk biztosítani. Az ügyfél az igényeik megfogalmazásakor e kész elemekből is választhat, vagy természetesen megfogalmazhat teljesen új követelményeket. Az implementáció során nincs más dolgunk, mint a Keretrendszerre A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

244


(Framework-re) egyszerűen ráépítjük a meglévő elemeket, mint a LEGO-nál a kész kockákat az alaplapra. Új megoldást akkor fejlesztünk ki, akkor gyártunk le később már készen felhasználható új elemet, ha a megrendelőnek teljesen egyedi igénye van. Ezzel a megoldással az ügyfél olyan rendszerhez jut, amely annyira rászabott, mintha egyedi fejlesztésként teljesen az ő igényei szerint fejlesztettük volna ki – de ehhez nem kell viselnie egy egyedi fejlesztés semmilyen kockázatát és költségét sem. Azaz rövid és pontosan definiálható határidőn belül, jelentősen kedvezőbb áron kap egy garantáltan a saját igényeinek és a törvényi előírásoknak mindenben megfelelően működő megoldást. A MonDoc System kialakításánál azt is célul tűztük ki, hogy ne csak a bevezetés, hanem a későbbi üzemeltetés is hatékony és gazdaságos legyen. Ezért az egész keretrendszert úgy kellett kialakítani, hogy az általa biztosított szolgáltatások szintén alakíthatóak legyenek, méghozzá fejlesztői tudás nélkül. Azaz ha egy éles indulás után a szervezetben változások történnek: felépítés, munkafolyamatok, jogkörök stb… akkor a rendszer tudjon alkalmazkodni ezekhez és tudja támogatni az új követelményeket, továbbfejlesztés nélkül. Az ügyfél a saját üzemeltetőivel – fejlesztő cég közreműködése nélkül – a rendszer adminisztrációs felületén keresztül tudja módosítani az érintett funkciókat. Tehát a MonDoc System olyan konfigurálható keretrendszer, mely mindezeket biztosítja a felhasználóknak. Amennyiben pedig a változások olyan mélyrehatóak (speciálisak), hogy azokhoz mindenképp szükséges fejlesztés is, akkor azokat az ügyfél ne csak a szállítótól tudja megrendelni, hanem legyen lehetősége saját magának új elemek készítésére és a rendszerhez kapcsolására. Ennek érdekében a Framework-ot úgy alakítottuk ki, hogy zárt egységként a szolgáltatásait egy definiált interfészen keresztül elérhetővé teszi. További fontos irányelv volt, hogy a rendszer minden felmerülő igényt legyen képes kielégíteni, oly módon, hogy integrál egy célalkalmazást. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


245

Ilyen tipikus alkalmazások pl.: digitalizálás, archiválás, hitelesítési kezelés stb. Ezzel biztosítható, hogy a rendszer az összes területen az arra funkcionálisan legmegfelelőbb, esetleg a szervezet más területein már használt megoldást kínáljon. Ezért is a MonDoc System interfészeit úgy alakítottuk ki, hogy megfeleljenek az európai szabványoknak, standardoknak így minden szabványos rendszerekkel képes könynyen integrálódni. A szabványos interfészek arra is lehetőséget biztosítanak, hogy a MonDoc System ne szigetmegoldásként jelenjen meg az ügyfélnél, hanem már működő egyéb rendszereikhez (ügyviteli rendszer [pl.: SAP], Contact Center, CRM megoldás stb.) kapcsolódva, része legyen egy egységes vállalati infrastruktúrának. Az egyszerű integrációt támogatja az is, hogy kialakításra került néhány konkrét alkalmazás típushoz olyan almodul, melyek már kész megoldást biztosítanak az adott célrendszerek felé (ilyenek az SAP, a Forrás, az IXOS, az Ascent Capture, Ixos stb…). Ezen integrációs képességnek köszönhetően már megvalósíthattuk azt, hogy a rendszer egy letisztult funkcionalitású megoldás legyen, mely csak a dokumentumkezelés területéhez szorosan kapcsolódó funkciókra koncentrál. Az általa megvalósított funkciókat jól átgondoltan, egységes koncepcióval és teljes körűen implementálja.

A rendszer széleskörű funkcionalitást biztosít A termék kialakításakor arra törekedtünk, hogy minél letisztultabb funkcionalitással rendelkezzen, de a kiemelkedő integrációs lehetőségeknek köszönhetően számos piacvezető célalkalmazást képes legyen egyesíteni egy komplex megoldás érdekében. Ezért a MonDoc System olyan modulárisan felépülő megoldás, ahol, a felhasználó maga tudja kiválasztani a szükséges funkciókat, melyekkel a szállított rendszer a leghatékonyabb megoldást képes biztosítani. A termék moduljait a következő ábra mutatja be. A keretrendszerre épülve a rendszer alapfunkcióit 4 fő modulba csoportosítva valósítottuk meg: A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

246


17. ábra – A rendszer szerkezete Iktató, nyilvántartó modul: mely biztosítja az általános dokumentumkezelési, érkeztetési, iktatási funkciókat, de képes tetszőleges speciális nyilvántartás kezelésére is (pl.: szerződéstár, ügykezelés, fegyvernyilvántartás stb…). Irattári modul: mely kifejezetten a dokumentumok papír példányának kezelését támogatja a levéltári törvénynek megfelelő módon. Pályáztatási modul: mely a közigazgatási szervezetek és vállalatok beszerzési folyamatát támogatja a pályázatok kiírásától az eredményhirdetésig bezárólag. Munkafolyamatkezelő modul: mely vagy a két másik modulhoz kapcsolódva a dokumentumokhoz/iratokhoz kapcsolódó és azoktól független ügyintézést munkafolyamatokat támogatja vagy önállóan bevezetve tetszőleges munkafolyamat támogatást és követést biztosít. Az almodulok a 4 főmodul által biztosított alapfunkcionalitást egészítik ki külső rendszerek integrálásával.

Az almodulok és célterületeik A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


247

Dokumentumtár almodul: Ez valósítja meg az elektronikus formátumú, illetve azzá alakított papíralapú dokumentumok tárolását és biztosítja a dokumentumok tartalom szerinti kereshetőségét. A MonDoc System-ben a Dokumentumtár modulárisan illeszthető, több megoldás közül (SPS2003; MOSS 2007; MS SQL 2005, ORACLE 10g, IBM Content Manager, Fájlrendszer stb.) kiválasztható egység, így mindig az ügyfél igényeinek legmegfelelőbb megoldást telepítjük. Digitalizáló (szkennelő) almodul: Ennek segítségével a felhasználó speciális igényei alapján biztosítható a papír alapú dokumentumok rendszerbe kerülése, mely opcionális lehetőségként karakterfelismerő funkcióval is kiegészíthető. Archiváló almodul: Nagy mennyiségű elektronikusan tárolt dokumentum esetén felmerülhet olyan igény, hogy ezen dokumentumok egy biztonságos és az aktív adatbázist nem terhelő központi archívumban (IXOS, IBM Content Manager stb.) és/vagy háttértárolón (JukeBox, Magnet-optikai disk) kerüljenek elhelyezésre. Ezen funkció megvalósítására szolgál az Archiváló almodul, mely egy speciális interfész segítségével integrálja ezen megoldásokat a MonDoc System-hez és a Dokumentumtárhoz. Ez az almodul biztosít továbbá lehetőséget egy jelenleg még forradalmian új megoldás, az elektronikus archívum szolgáltatás igénybe vételére. Ebben az esetben a felhasználónak nem kell saját magának infrastruktúrát kiépíteni az elektronikus dokumentumainak tárolására, hanem a papír alapú bér-irattárazáshoz hasonlóan egy külső szolgáltatót vesz igénybe, ami a törvénynek megfelelő módon elvégzi ezt helyette. Hitelesítés kezelő almodul: Amennyiben szeretnénk biztosak lenni abban, hogy a MonDoc Systemben tárolt információk hitelesek és tartalmuk nem lett informatikai eszközökkel megváltoztatva, lehetőség van digitális aláírás és időpecsét használatára. A MonDoc System képes kapcsolódni bármely szabványos hitelesítési infrastruktúrához a Hitelesítés kezelő almodul segítségével, ily módon biztosítva mind a leíró, mind pedig a tárolt dokumentumok – akár jogi értelemben vett – hitelességét is. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

248


Számviteli almodul: Ha a MonDoc System a hagyományos levelezés mellett szerződéseket, számlákat is nyilvántart, illetve az általa támogatott folyamatok között pénzügyi természetűek is vannak, kézenfekvő elvárás a számviteli rendszert használó szervezeteknél a két rendszer szoros integrációja. Ennek megvalósítására fejlesztettük ki a Számviteli almodult, amely jelenleg a „Forrás”-sal és az SAP-val rendelkezik megfelelő interfésszel. Faxkezelő almodul: Ez az almodul teszi lehetővé, hogy a beérkezett és kimenő elektronikus faxok (pl. Faxination alkalmazás használatával) automatikusan kerüljenek iktatásra és jussanak el a címzetthez.

Teljes életciklusú dokumentumkezelés Nincsenek a vállalatoknak olyan dokumentumkezeléshez kapcsolódó területei, melyekre ne tudnánk egy egységes és integrált megoldást szállítani. A biztosított funkciók és a nyújtott szolgáltatások révén a rendszerről bátran állíthatjuk, hogy képes a teljes életciklusú dokumentumkezelés megvalósítására.



249

18. ábra – A teljes életciklusú dokumentumkezelés támogatása

Technológiai újdonságok A funkciók némelyikéről az is elmondható, hogy megelőzi korát és iránymutatást, ötletet ad a jövő felhasználóinak. Ezen kiemelkedő funkciók az alábbiak: Konfigurálható folyamatkezelő modul (MonFlow): Célunk volt túlmutatóan az alapvető dokumentum- és adat-nyilvántartási funkciókon a tárolt és kezelt információkkal való munka támogatása. Ezért a megoldásunkban kifejlesztettünk egy olyan folyamatkezelő modult, mely A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

250


standardizált grafikus felületen keresztül konfigurálható módon biztosít emberi munkafolyamat támogatást (Human workflow-t). Jelenleg a világon az egyik legjobban fejlődő terület a vállalati ügyviteli munkafolyamatok elektronizálása és elektronikus rendszerekkel történő megtámogatása. Egy ilyen rendszer bevezetésével nemcsak garantálni lehet, hogy az adott folyamatokat az előírásoknak megfelelően hajtanak végre, kiküszöbölve az emberi hibázás lehetőségét, hanem e folyamatok nyomon követése is megoldottá válik. A hazai piacon néhány külföldi megoldás mellett a MonFlow az egyetlen olyan magyar termék, mely lehetővé teszi, hogy ne egy drága és hosszadalmas fejlesztői testre szabással, hanem dobozos termékként, tisztán grafikus felületen történő konfigurációval lehessen megoldani a feladatot. A MonFlow implementálni képes a versenyszféra cégeinek ügyviteli munkafolyamatait, de akár az államigazgatásban az EUCLBPS 4. szintnek megfelelő folyamatokat is. A Montana Zrt. MonFlow nevű folyamatkezelő megoldása, a nagy nemzetközi szoftvergyártók WorkFlow megoldásainak állít teljes értékű alternatívát azok licenc költségeinek töredékéért. Így az eddig csak nagy tőkeerővel rendelkező nagyvállalatok mellett a kis és középvállalatok számára is elérhetővé tette az ilyen típusú megoldásokat, javítva azok versenyképességét. A termék kifejlesztését a Kutatás-fejlesztési Pályázati és Kutatáshasznosítási Iroda is olyan kiemelkedően hasznos tevékenységnek értékelte, hogy a GVOP 3.3.3 keretében támogatta az elkészítését. A MonFlow folyamatkezelő lehetővé teszi a szervezetben az ügyek nyomon követését, az aktuális státuszok, határidők figyelését. Továbbá folyamatsablonok segítségével biztosítani képes, egy adott típusú feladat szabályzatokban, utasításokban, törvényben elvárt módon való végrehajtását, kiiktatva az emberi hiba lehetőségét. Mindezt úgy, hogy bevezetéséhez semmilyen programozói tudás nem szükséges, tisztán konfigurációs feladattal, egyszerű grafikus eszközökkel implementál-



251

ható benne a legbonyolultabb munkafolyamat is, legyen az dokumentumhoz kötött, vagy a nélküli folyamat. Elektronikus aláírás kezelés: A rendszer természetesen a törvényi előírásoknak megfelelően a kezelt elektronikus dokumentumok esetén használja az elektronikus aláírás és időpecsét funkciókat, de továbbmenve ezen a területen, képes arra, hogy a rendszerben tárolt összes információt (metaadatok, naplóbejegyzések stb.) is ellássa elektronikus aláírással és időpecséttel, garantálva ezek hitelességét. Mindezt teszi úgy, hogy képes kapcsolódni bármely szabványos hitelesítési infrastruktúrához, használva azok szolgáltatásait. (bevezetése nem igényli saját PKI infrastruktúra kiépítését) Pályáztatási modul: Ezen modul a szervezetek életében az egyik legösszetettebb munkafolyamat támogatását végzi. A modul funkcióinak segítségével egészen a beruházási terv elkészítésétől kezdve, az egyes beszerzési pályázatok összeállítását, azok közzé tételét, a pályázatok fogadását, az értékelés folyamatát, a módosított ajánlatok kezelését és az eredményhirdetést támogatja. Lehet a pályázat közbeszerzési eljárás, vagy egy versenyszférában tevékenykedő vállalat ajánlatkérése, a rendszer az eljárásoknak megfelelően bonyolítja le a folyamatot. Nincs szükség papírra sem, akár az összes keletkezett dokumentum elektronikus formában, elektronikus aláírással hitelesítve tárolódik és közlekedik a felek között. Elektronikus levéltárba adás: Hazánkban a levéltárak még nem állnak készen, hogy elektronikus úton is fogadjanak dokumentumokat, de a rendszer már felkészült erre a szolgáltatásra. Folyamatosan követve a törvényalkotók szándékait elkészítettünk egy olyan funkciót, mely a jelenlegi tervezeteknek megfelelően képes összeállítani és elküldeni az átadásra váró elektronikus dokumentumokat. Amint a szükséges törvények elfogadásra kerülnek a bevezetett rendszerek azonnal képes lesznek ellátni ezen feladatot. Elektronikus archív szolgáltatás: Hazánkban a papír dokumentumok irattárazása tekintetében nagyon elterjedt ezen feladat külső szolgáltatóhoz történő átadása. Az elektronikus (főleg hiteles elektronikus) iraA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

252


tok tárolása esetén, a feladatokat a szervezetek csak úgy tudják megoldani, ha saját költségen kiépítik az erre a célra alkalmas infrastruktúrát. Magyarországon a közelmúltban elindult egy olyan szolgáltatás (MicrosSec által), mely a külső papír irattárazáshoz hasonlóan lehetőséget biztosít elektronikus dokumentumok szervezeten kívüli hiteles tárolására. A MonDoc System elsőként a hazai megoldások közül már most integrálódott ezen archívumhoz, és képes arra, hogy az általa kezelt iratokat fizikailag ezen archív szolgáltatónál helyezze el, ezzel nem kis költséget takarítva meg az ügyfélnek. Többnyelvűség: A MonDoc System keretrendszert úgy alakítottuk ki, hogy mind a felhasználói felületek, mind pedig az adattartalom tekintetében képes legyen akár párhuzamosan több nyelv támogatására. Azaz nem csak egyszerűen lecserélhetők a felhasználói felületeken megjelenő űrlapok tetszőleges nyelvre, hanem a rendszer a kliens operációs nyelvi beállításai alapján automatikusan képes ezt megtenni, úgy, hogy nem csak a feliratok, hanem az egyes metaadatok is átváltanak az adott nyelvre. Így például egy magyarul kiválasztott listaelem, egy angol beállítás mellett angolul jelenik meg, és német nyelvű keresés esetén is megjelenik, mint találat. Így a rendszer nem csak arra képes, hogy homogén nyelvi környezeten (külföldön pl. az adott nyelven) működjön, hanem egy országhatárokat átívelő szervezet esetén, ugyanazon rendszer az adott felhasználó nyelvén „beszéljen”. Ez a modulári felépítés biztosítja, hogy a kis szervezetektől a legkomplexebb vállalatokig tökéletesen testre szabott megoldást tudunk biztosítani a lehető legjobb ár/teljesítmény mutatókkal. Platformfüggetlenség: Az irat és dokumentumkezelési megoldások kivétel nélkül kapcsolódnak valamelyik nagy technológiai platformgyártóhoz (Microsoft, Oracle, IBM, SUN stb…) kapcsolódnak. A magyar piaci sajátosságok azonban megkívánják, hogy egy irat- és dokumentumkezelő rendszer, az ügyfelek heterogén infrastruktúrájához alkalmazkodó, megfelelő technológiai megoldást biztosítson. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


253

A MonDoc System platform-független az ügyfelek heterogén infrastruktúrájába illeszkedő megoldást biztosít. Megvizsgálva a magyarországi helyzetet, azt tapasztaltuk, hogy operációsrendszer szinten az alkalmazásszerverek több mint 80%-a Microsoft alapú. Ezt a jelentős piaci dominanciát alapul véve, .net-ben fejlesztettük ki az alkalmazásunkat. A MonDoc System úgy lett megtervezve, hogy az évi ezres nagyságrendtől az évi 10 milliós nagyságrendig képes kezelni a dokumentumokat, ezért komoly és robosztus megoldásra volt szükség. Az adatbáziskezelők területén a Microsoft SQL és az Oracle a piacvezető, így a MonDoc System magyar piacon egyedüliként mindkét adatbázis kezelőt támogatja. Oracle esetén, akár Linux/Unix platformon is. Dokumentumtár tekintetében (ahol a rendszer a kezelt dokumentumokat, vagy azok képét tárolja) még összetettebb a kép, mert a nagy platformgyártók mellett megjelennek ún Third Party termékek is. Ezért a hazánkban elérhető megoldások közül a legelterjedtebbeket kiválasztva alakítottuk ki az egyedülállóan széles támogatott platformok/megoldások körét: MS SQL, Oracle, SPS2003/MOSS2007, IBM Content Manager, IXOS. De a konkrét igényekre felkészülve ezen a területen teljesen nyitott a megoldásunk, igény esetén tetszőleges alkalmazáshoz képesek vagyunk integrálódni. A felhasználók azonosítása és ez alapján a jogosultságok kiosztása terén mára szinte kötelező elvárás, hogy az alkalmazás ne egy egyedi megoldást biztosítson, hanem képes legyen használni a szervezeteknél felállított központi címtárszolgáltatást. Ezért a MonDoc System tetszőleges, LDAP szabványra épülő címtárral képes integráltan működni. Az egyszerű telepíthetőséget és a hatékony üzemeltetést szem előtt tartva, megoldásunk webes technológiára épül, azaz kliens oldalon egy böngészőn kívül nem szükséges más alkalmazás. Figyelembe véve azonban, hogy hazánkban kliens oldalon majdnem kizárólag Microsoft Windows operációs rendszeren Microsoft Office biztosítja az alap irodai szoftvercsomagot, készítettünk egy olyan Office AddIn kiegészítőt, mely telepítésével a MonDoc System összes funkciója beépül az Office A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

254


alkalmazásokba (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), így a felhasználó teljes mértékben a megszokott felhasználói környezetbe integrált megoldást használhat. Ezen technológiai irányelveket szem előtt tartva, sikerült olyan nagy nemzetközi termékekkel (Document, LiveLink) is összehasonlítható megoldáscsomagot kialakítani, mely mind funkcionalitásban, mind teljesítményben, mind komplexitásban képes felvenni velük a versenyt, a hazai piacon jóval versenyképesebb árért. Mindezt konkrét implementációkkal bizonyítva: a MonDoc System rendelkezik például az egész országra kiterjedő (teljes VPOP) és világviszonylatban működő (KÜM + külképviseletek) implementációval.

Az igazi munkatárs Fontos, hogy a munkatársak, titkárnők, irattárosok, közép és felsővezetők szeressenek dolgozni a rendszerrel, munkatársnak tekintsék azt. Egy független szaktekintély véleménye: Éva:egy-egy A „Rendszerető az államigazgatástól a… „Amikor átteKun kintem jelentősrendszerező” cég iratgazdálkodását, hogy hathatós megoldást javasoljak az ügyiratok kezelésére, mindig szembesülnöm kell a véletlen szerepével. Az igazság az, hogy még a leggondosabb munkatársak is hibáznak néha. Egyszer-egyszer a legjobban őrzött irat is eltűnik a nyilvántartásból. Egy széllökéstől kivágódó ablak beláthatatlan károkat okozhat. De most úgy látom, végre fellélegezhetünk. A MonDoc Systemmel olyan eszközt kaptunk a kezünkbe, amely tökéletes megoldást kínál az iratok logisztikájára és menedzsmentjére. Nincs szükség többé kompromisszumra. A véletleneknek befellegzett. A MonDoc System bevált, kipróbált, műszakilag kiforrott rendszer.

Egy titkárnő véleménye: „Mindig ügyelnünk kellett arra, hogy a főnököm azonnal megkapja a bekért iratokat. Ez nagyon fontos a számára. Éppen azért vagyunk ketA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


255

ten titkárnők, hogy ebben ne legyen fennakadás. Sajnos, az igazság az, hogy az iratokat nem csak mi kezeljük. Nem ritkaság, hogy valaki bejön és egy aktát felkap azzal, hogy amint rendbe tette már hozza is viszsza. Tudják, milyen kellemetlen, amikor a főnököm hiába kéri, sehol sem találjuk? De ennek vége. Mi egy irattárost szerettünk volna felvenni, hogy rajta csattanjon az ostor. A főnököm a MonDoc System mellett döntött. Azóta remek a hangulat. Nekünk sokkal kevesebb bajunk van az iratokkal, és mindig tudjuk, mi hol található. A MonDoc System a legmegbízhatóbb munkatársunkká vált. Egy felsővezető véleménye: Gyakran éreztem magam kellemetlenül, amikor munkatársaim szobányi iratanyagot feltúrva, kétségbeesetten kutattak egy „valahol biztos megvan" típusú dokumentum után, miközben én a tárgyalóban vagy a telefonon igyekeztem az időt húzni, hogy partnerünk ne vegye észre mire várunk. A MonDoc System installálása után megváltozott az életünk. A titkárnőm gyakrabban mosolyog, az iratok mindig megvannak és sokkal kevesebb idő alatt, jobb eredményt érek el a tárgyalásokon. Talán furcsán hangzik egy üzletember szájából, de én azt mondom, a MonDoc System egy igazi, szívet melengető innováció.

Piaci áttekintés A Bellresearch által végzett piackutatás eredménye szerint is, Magyarországon a Montana, illetve a MonDoc System ismertsége a 100-nál több PC-t működtető cég körében az első helyen áll, 44%-kal, ezzel megelőzve világpiacot vezető multinacionális cégeket is. A megfogalmazott célok szigorú betartásával, hét év alatt sikerült olyan terméket kifejleszteni, mely mára hazánkban piacvezető megoldássá vált.


256


Zalaszám/Irka 100+PC ügyfelek

Grepton/Archiware Archi-Téka PCDocs

50-99 PC ügyfelek

ADM/Orchi Freesoft/KIR Micropro/ Irat Minor/ Multiworx

átlag

Montana/MonDoc System IBM/Lotus Domino. Doc

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 % % % % % % % %

19. ábra – A piaci részesedés A MonDoc System 2006-ban elnyerte az év legjobb nagyvállalati Microsoft alkalmazása díjat. 2007-ben a XV. Magyar Innovációs Nagydíj Pályázaton a számítástechnika területén egyetlen díjazottként kiemelt elismerésben részesült. 2007. április 15-ig 14 764 elégedett felhasználó tette le voksát a MonDoc System mellett. Piaci részesedése a közép és nagyvállalati szegmensben 30-33%. Mindez egy dinamikus növekedési pálya eredménye. A termék mind az államigazgatásban, mind a versenyszférában erős pozícióval rendelkezik. A bevezetések piac szerinti felosztását az alábbi ábrák mutatják be:



257

Szegmenesek megoszlása

Piac elosztása

Államigazgatás

11%

4%

Közüzemi szolgáltatók

14%

Oktatás 14%

Államigazgatás 50%

50%

Versenyszféra

21%

Ipar Telekommunikáció

11% 11%

Minősített dokumentumkezelés Pénzintézet

14%

Egyéb

20. ábra – A MonDoc System minden piaci szegmens számára biztosítja az adott üzleti területre jellemző egyéni igények megoldását. A keretrendszer kialakításnak köszönhetően a piacon felmerülő igények bármelyikét képes kiszolgálni. Ez az univerzalitás és a 30-35%-os piaci részesedés együtt olyan kiemelkedő eredmény, mely a MonDoc System-et a hazai piac többi szereplőjéhez képest kiemeli. A MonDoc System-nek fontos jellemzője, hogy szabványos interfészekkel rendelkezik. A zárt keretrendszer lehetővé teszi a MonDoc System értékesítését partneri hálózaton keresztül is. 2006-ban elindult e partneri hálózat kiépítése, melynek révén minősített partnereink képesek lesznek mind dobozos megoldásként (Standard verzió), mind egyedi fejlesztéssel a termék bevezetésére saját ügyfeleiknél. Ilyen megoldással jelenleg a hazai piacon senki más nem rendelkezik. 2006 során elkészítettük a termék többnyelvű verzióját is, így megnyílt a terjeszkedési lehetőség a külföldi piacok felé is. A termék felkészítése tetszőleges nyelvi környezetre az új verzióban már csak egyszerű fordítói munka és a szükséges nyelvi fájlok bővítése, programozó feladat nélkül. Így 2006 végétől elkezdődött a hazai partneri kör kiépítésével párhuzamosan a külföldi partnerek keresése is.


258


Megtérülés A MonDoc System funkcióinak köszönhetően, bevezetése után olyan hatékonyságnövekedést és költségcsökkenést képes elérni, hogy a szervezet nagyságától függetlenül a beruházás 1, maximum másfél év alatt megtérül. A rendszer bevezetése az alábbi pontokon hoz költségmegtakarítást: Fénymásolás, nyomtatás: az iratok elektronikus verziójának tárolása és továbbítása miatt jelentősen, akár 35%-kal is csökkenhet a sokszorosítás, papír és kellékanyagok költsége. Tárolás: az irattári modul pontosan nyilvántartja a tárolt dokumentumokat és típusukat, automatikus irattári terv, levéltárba adási és selejtezési funkciója segítségével biztosítja a dokumentumok elévülési idejekor azok selejtezését, jelentősen csökkentve ezzel a feleslegesen tárolt iratok számát. Bérek: a munkafolyamatok hatékonyabbá tételével akár 30%-kal is csökkenhet az azok elvégzésére fordított munkaidő.

Hogyan válasszunk magunknak iratés dokumentumkezelő rendszert? Minden szervezet számára az optimális irat- és dokumentumkezelő rendszer megtalálására a legcélszerűbb megoldás a pályáztatás, melynek ajánlott része kell legyen egy a pályázó rend-szer élő bemutatása is. Azok számára, akik e döntés előtt állnak, javasoljuk a pályázati kiírásukban az alábbi szempontrendszer figyelembe vételét:



Jogszabályi megfelelőség Teljes körű audit Microsoft Office használata esetén teljes Office integrálás Összetartozó feladatok kezelése egy képernyőn belül

259

Konfigurálható érkeztető és iktatószám struktúra Küldeménykezelés (érkeztetés) Ügyiratkezelés (iktatás) Kézbesítés (kézbesítőkönyv)

Multitask üzemmód (több folyamat egyidejű indítási lehetősége)

Rendelkezik szkenner modullal, mely a központi és decentralizált szkennelést is támogatja

Gyors működés (rövid válaszidők)

Ügyintézés

Magyar jogszabályoknak megfelelő elektronikus aláírás kezelés

Rendelkezik konfigurálható folyamatkezelő modullal

Teljes körű dokumentáció

Irattározás

Felhasználói támogatás (magyar súgó)

Automatikus irattári, selejtezési, és levéltárba adási terv készítése

Archiválás

Kölcsönzési funkció

Tevékenységek naplózása

Űrlapok felépítése (adattartalom) konfigurálható

ISO-27001 megfelelő információvédelemi minősítés Kifinomult hozzáférési jogosultság kezelés Helyettesítések megvalósítása Funkcionális külső elérés, hozzáférés, más rendszerekből Az iratkezelés minden funkcióját támogassa Papír és elektronikus alapú dokumentumokat egyidejű kezelése, támogatása

Adminisztrálja az irat mozgását, az irat állapotváltozását, irattörténet Többféle érkeztetési megoldás támogatása (központi, osztott, vegyes) Többféle iktatási megoldás támogatása (központi, osztott, vegyes; főszám/alszám folyószám) Különféle iktatókönyv-kezelés támogatása egy, vagy több iktatókönyv, tematikus iktatókönyvek


260


Elektronikus iratok kezelésének biztosítása

Teljes körű nyilvántartásba vételi lehetőség (beérkező, keletkező és kimenő iratok) Lehetőség iratok további logikai összerendezésére, az alszámosításon kívül Nyomon követhetőség Iratborító, előadói ív

Teljes körű visszakeresési lehetőség a rendszerben rögzített bármely adatra Bejövő E-mail-ek érkeztetése, iktatása, Bármilyen elektronikus állomány (Word, Excel stb.) csatolása, megtekintése Direkt iktatási lehetőség Word-ből és Excel-ből Irat szkennelése, a szkennelt kép csatolása az irathoz

Elektronikus faxok kezelése

Korlátlan adatmező (adat, dátum, értékkészletből) irathoz rendelése, visszakeresés

Levéltári átadás-átvételi jegyzék

Iratpéldány követés

Név és tárgymutató

Kliens hardver igény az általános irodai használatnak megfelelő

Selejtezési jegyzék

Teljes kölcsönzési funkció Irattári terv nyilvántartás. Egyszerre több verziót is kezeljen érvényességi idővel. Dokumentum fizikai helyének nyilván tartása. Határidő figyelés, figyelmeztetéssel (elintézési idő, visszavárási határidő) Előzménykezelés, szerelés, kapcsolatos iratok Minősített iratok kezelése Statisztikai listák (lekérdezések, riportok)

Egyéb kliens szoftver követelmény nem szükséges a program futtatásához Címtárillesztés (MS AD) PDF nyomtatások előállítása A3 nyomtató igény a nyomtatáshoz (iratborító, listák) Rendszeradminisztráció egy helyről központilag végrehajtható adminisztrációs felületen keresztül Rendszergazdai adathozzáférés nem igényli az adattartalomhoz való teljes körű hozzáférést


Kun Éva: A „Rendszerető rendszerező” az államigazgatástól… A rendszer üzemeltetése nem igényli professzionális fejlesztők közreműködését Hozzáférési jogok karbantarthatók Naplózás ki/bekapcsolható Rendszerparaméterek beállíthatók Évváltás manuális kezelhetősége Központilag karbantartható felhasználói adatok

261

Központilag karbantartható partneradatok Szabványos interfész (szabványos adatcserére képes, ezen keresztül az adatokat küldeni és fogadni tudja) Bármilyen levelező rendszerrel való szabványos együttműködés Országos hálózatban, központi, vagy osztott adatbázis

Bármilyen informatikai megoldás sikeres bevezetésének egyik legfontosabb feltétele a felsővezetői akarat. Elengedhetetlen, hogy a felső vezetés támogassa a projektet, és ennek megfelelően kommunikálja is ezt a szervezet számára. Másik fontos feltétele a sikeres bevezetésnek a megfelelő projektstruktúra felállítása. Ennek elengedhetetlen része az ügyfél oldali projektvezető megnevezése és a Projekt Felügyelő Bizottság felállítása. Fontos a megfelelő kulcsfelhasználói kör meghatározása is. A projekt megvalósításának fontos, kiemelkedő része a követelmények alapos felmérése. Ez az a fázis, mellyel sem, időben sem ráfordításban nem szabad spórolni, hiszen minél részletesebben sikerül az igényeket felmérni, annál pontosabb lehet az alkalmazás testre szabása és megvalósítása. Általánosan elmondható, hogy a követelmény-felmérés a projekt időtartamának közel egyharmadát veszi igénybe.


262


Király Zoltán A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazandó iratkezelési szoftverek tanúsítása, tapasztalatai, lehetőségei Bevezetés Az elmúlt néhány évben kiemelt hangsúlyt helyeztek a közigazgatást támogató szoftverek követelményeire, így az iratkezelési szoftverekre (továbbiakban: ISZ) is. Meghatározásra kerültek a beépítendő funkciók, valamint az elvárt biztonsági szintek, amelyek kötelező érvényűek a szoftverekkel kapcsolatosan. 2006. április 9-én hatályba lépett a 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet, mely a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szól. A rendelet részletesen meghatározza a tanúsító szervezetekkel kapcsolatos kötelező érvényű elvárásokat, néhány fontosabb elvárás a teljesség igénye nélkül: Függetlenség biztosítása, amely megvalósíthatja a tanúsító szervezetek és a szakterületen tevékenykedő fejlesztők közötti függetlenséget, pártatlanságot. A tanúsító szervezetek vezetői, érintett szakemberei nem vehetnek részt a szakterületeken tevékenykedő szervezetek fejlesztéseiben, a fejlesztett termékek értékesítésében, üzemeltetésében, karbantartásában, üzemeltetésében, a fejlesztő szervezetek képviseletét nem láthatják el ezen a szakterületen.


Király Zoltán: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazandó …

263

Akkreditálási okirat, amelyet az akkreditálással összefüggő jogszabályoknak, előírásoknak megfelelő informatikai terméktanúsítási eljárásokat működtető szervezetek kérelmezhetik. Az akkreditálási eljárás során bizonyítania kell a kérelmezőnek, hogy a kialakított és működtetett eljárásai megfelelnek a mindenkor érvényes jogszabályoknak, normatíváknak, szabványoknak. Az akkreditáló testületek az akkreditálandó eljárásokon kívül, a kérelmező teljes szervezetét, működését, a tanácsadói, szoftverfejlesztői tevékenységektől való függetlenségét, az érintett szakemberek kompetenciáit, szakmai felkészültségét, a tanúsítási tevékenységek közbeni munkavégzését is vizsgálja. A kérelmező szervezet a teljes megfelelés esetén kaphatja meg az akkreditálási okiratot. A rendelet alapján 2006. május 17-től – a belügyminiszter kijelölési okirata alapján – elsőként a CERTOP Termék- és Rendszertanúsító Ház Kft. kezdhette meg ezen tevékenységek ellátását. Az egységes követelmények teljesítését csak egy egységes elvek alapján végrehajtott informatikai terméktanúsítás biztosíthatja, amelyet mind a leendő alkalmazók (vevők), mind a hatóságok elvárnak.

Az iratkezelési szoftverek tanúsítása A független fél által történő tanúsítási eljárás biztosítja, hogy az ISZ megfelel a működési területéhez kapcsolódó összes kötelező érvényű jogszabálynak, rendeletnek, előírásnak, az elektronikus közigazgatás eljárásainak és követelményeinek. A tanúsítási eljárás magába foglalja az igények előzetes felmérését, az esetleges konzultációkat, valamint az ISZ és a termékre vonatkozó dokumentáció előírásoknak való megfelelőség vizsgálatát. Az iratkezelési szoftverek – felügyeleti szervek által jóváhagyott – minősítési eljárása két fő lépésben valósul meg. Az első lépés az előaudit, ahol az auditorok, szakértők megismerik, feltérképezik a minősítésre előkészített rendszert, valamint teljes köA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

264


rűen áttekintik a kapcsolódó dokumentációkat, hogy megfelelnek-e a vonatkozó jogszabályoknak, azaz a kötelező érvényű normatíváknak. A szoftverek átvizsgálása során bemutatásra kerülnek mind a rendszeradminisztrátori, mind a felhasználói funkciókkal kapcsolatos követelmények. Eredményeképpen egy úgynevezett „Vizsgálati jelentés” készül, amely tartalmazza a vizsgált szoftverrel és a dokumentációkkal kapcsolatos megállapításokat, tapasztalatokat, erősségeket, gyengeségeket, észrevételeket, hiányosságokat. A második lépésben, a minősítő auditon már ténylegesen tesztelésre kerül a rendszer valamennyi – a rendeletekben előírt – funkciója, biztonsági követelménye, a kapcsolódó dokumentációk teljes körű átvizsgálása az eljárás során folyamatosan megtörténik. A funkciók teljes körű, sikeres tesztelését követően kerül sor egy átfogó tesztelésre, amely kiterjed a teljes folyamatra. Ha sikeresen megtörtént a rendszer teljes körű tesztelése, sor kerülhet a záró tesztelésre, ahol a kialakított szoftvert, működési környezetében vizsgálják át a tanúsító szervezet auditorai, szakértői. Az eljárás segítséget nyújt a szervezeteknek a rejtett hibák, eltérések kiküszöbölésére. A sikeres minősítő eljárás után kerül kiállításra a tanúsítvány. A fejlesztő szervezeteknek az iratkezelési szoftvereikkel kapcsolatosan lehetőségük van 3 fajta tanúsítvány megszerzésére: 1. Szűkített: az ISZ nem rendelkezik elektronikus aláírással, valamint a szorosan összefüggő elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos követelményekkel, 2. Teljes körű: az együttes rendelet valamennyi követelményét maradéktalanul kielégíti az ISZ, 3. Kibővített: az ISZ teljes körűen kielégíti az együttes rendelet követelményeit, emellett további, speciális szolgáltatásokkal kerül kibővítésre és vizsgálatra, ilyen például az ügyfélkapuval való kapcsolattartás. A 21. számú ábra tartalmazza a tanúsított iratkezelési szoftverek különböző tanúsítványainak megoszlását státuszok szerint. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


265

A 22. számú ábra a tanúsított iratkezelési szoftverek arányát mutatja tanúsítványok fajtái szerint.

Darabszám

20

Tanúsított Folyamatban lévő Visszavont

0 Szűkített

Teljes körű

Kibővített

Tanúsítvány típus

21. ábra. – Iratkezelési szoftverek tanúsítványonkénti megoszlása


266


Szűkített Teljes körű Kibővített

22. ábra. – Tanúsított iratkezelési szoftverek aránya

A tanúsítvány fenntarthatósága A tanúsítvány 3 évig érvényes, ez alatt az időszak alatt éves felülvizsgálatokra kerül sor, ezeken való megfelelés követelménye a tanúsítvány fenntarthatóságának. A 3 év elteltével a tanúsítványt meg kell újítani. A tanúsítvány érvényességi ideje alatt a szervezeteknek lehetősége van a tanúsítási szintek között feljebb lépni, úgynevezett rendkívüli audit keretében, azaz magasabb szintű tanúsítvány követelményeit teljesíteni. A tanúsítvány érvényességi ideje alatt bekövetkezett változásokat, módosításokat a tanúsított iratkezelési szoftverrel rendelkező szervezetek folyamatosan jelzik a tanúsító szervezet felé. Ez a változás-bejelentési, követési eljárás biztosítja a tanúsított termékek naprakész nyomon követését, a jogszabályi követelmények változásának folyamatos beépítését. Az elmúlt időszak tapasztalatait figyelembe véve a tanúsított szoftverekkel rendelkező fejlesztő szervezetek folyamatosan, szakmailag megalapozottan, átgondoltan lépnek feljebb a különböző tanúsítvány szintek között. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


267

A kijelölésünk óta eltelt időszak alatt folyamatosan bővült a tanúsított termékek száma. Egy esetben kellett a legszigorúbb lépést megtennünk, amikor visszavonásra került a fejlesztő szervezet tanúsított termékéhez kapcsolódó tanúsítvány. Szerencsére más hasonló jellegű probléma nem merült fel további fejlesztő szervezeteknél.

Az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelmények rendszere A kijelölési okirat alapján három kötelező érvényű normatíva határozza meg a követelmény-rendszert: 1. A 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet: amely egyértelműen definiálja az ISZ-szel szemben támasztott alapvető követelményeket. Összefoglalja az elvárt biztonsági, funkcionális, valamint az elektronikus megoldásokkal kapcsolatos feltételeket. 2. A 335/2005. (XII.29.) Kormányrendelet: amely a közfeladatot ellátó szervekhez beérkező, valamint az ott keletkezett papíralapú és elektronikus iratok kezelésének, és az iratkezelési szabályzatok rendjéhez kapcsolódó követelményeit írja le, amelyet a 239/2007. (IX.12.) kormányrendelettel módosítottak. 3. Az 1995. évi LXVI. törvény: amely a köziratok, a közlevéltárak, és a magánlevéltári anyag védelmének előírásait mutatja be, módosításaival együtt.


268


23. ábra. – Az iratkezelési szoftverekhez kapcsolódó jogszabályok gyűjteményét mutatja be (teljesség igénye nélkül) Az együttes rendelet kitér az ISZ általános előírásaira, amely általános informatikai felhasználói ismereteket követel meg, és figyelembe kell vennie a mindenkori informatikai lehetőségeket. Megfogalmazza az iktatókönyvekkel, irattári tervekkel, iratok iktatásával, ügyiratok, iratok kezelésével kapcsolatos követelményeket, amely tartalmazza az azonosítási, elnevezési módszerekre, létrehozásra, megnyitásra, kezelésre, mentésre, lezárásra, valamint a metaadatok körére vonatkozó alapvető kritériumokat. A tanúsított iratkezelési szoftvernek biztosítania kell: A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


269

Bármilyen egyedi iratkezelési szabályzat előírásainak kielégítését; Iktatókönyvrendszer létrehozásának lehetőségét, a szervezet bármilyen szintjére – akár személyekhez rendelve – lebontva; Ügyiratdarabok egyszerű kezelését, valamint átlátható megjelenítését; Az iratok ügyiratok teljes életciklusát lefedő, rögzített metaadatok alapján az iratkezelés teljes folyamatának áttekintését, a keletkező információk nyilvántartását; Tárolt (rendszeresen használt, ismétlődő) adatok alapján a könynyebb kereshetőséget; Statisztikák, kimutatások egyszerű, gyors és naprakész előállítását; A felhasználó szerveknél keletkező iratok hatékony és naprakész nyilvántartását; A határidők figyelésének megkönnyítését, ügyiratok és iratok fellelési helyének pontos követését. A rendelet néhány kiemelt követelménye, példákkal szemléltetve a gyakorlati tapasztalatok alapján: A jogosultságok, adatbiztonság, adatvédelemmel kapcsolatos feltételek rendszere: Például: o az iratok megismerése, tartalmához történő hozzáférés csak a megfelelő szerepkörű és jogosultságú személyeknek lehetséges; o a helyettesítések bonyolult útvesztője leegyszerűsödik a tanúsított ISZ-ben; o a rendszerbe kívülről érkező elektronikus iratok esetében is (dokumentumkezelés) biztonságos működést tud biztosítani a különböző ellenőrzési megoldások segítségével. Az átadás, exportálás, selejtezés, iratátvétel, importálás eljárásaival kapcsolatos előírások, ezek felülvizsgálata: Például: o a munkafolyamat támogató funkciók (workflow) beépítésével támogatja a dokumentumok, iratok, ügyiratok teljes életciklusára vonatkozóan a teljes körű ellenőrzést, nyilvántartást; A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

270


o különböző tanúsított ISZ-ek között egyszerű átadást/átvételt biztosítanak; o felülvizsgálatok teljes körű megoldását biztosítják, valamenynyi végkimenetelével együtt. Az ISZ megjelenítési (nyomtatási, keresési) és eseménynaplózás követelményei: Például: o eseménynapló segítségével a szoftverben elvégzett tevékenységeket rögzíti (akár illetéktelen hozzáférést kezdeményeztek, akár lekérdezés történt), minden egyes tevékenység nyomon követhető, az összegyűjtött információkat a naplóban nem lehet megváltoztatni, de független ellenőrzést végző személynek átlátható és egyértelmű adatokat szolgáltat; o minden fontos rögzített adatra keresési lehetőséget biztosít a felhasználók számára; o statisztikák, kimutatások egyszerű, gyors és naprakész előállítását teszi lehetővé; o megkönnyíti a határidők figyelését, ügyiratok és irat fellelési helyének pontos követését; o leegyszerűsödik a tanúsított rendszerekben az előzménykezelés. A műszaki és teljesítmény követelmények, a hálózati üzemeltethetőség feltételei, a műszaki szabványoknak való megfelelés, valamint az elektronikus aláírás lehetősége: Például: o a teljesítményi követelmények gyors iratmegnyitási és keresési időket eredményeznek; o teljes körű tanúsítás esetében az elektronikus aláírás alkalmazáshoz kapcsolódó megoldások beépülnek az ISZ-be, minden esetben az egyszerű és gyors ügyintézést támogatva. Az előbbiekben felsorolt néhány példa alapján látható, hogy az iratkezelési szoftverek összetett működéséből adódóan lefedi a közfeladatot ellátó szervek teljes iratkezelési folyamatát, valamennyi követelményét.



271

Általában a tanúsítási eljárásokat a szoftverfejlesztők kezdeményezték, azonban vannak olyan eddig használt szoftverek, amelyek tanúsítását maguk a közfeladatot ellátó szervek kérelmezték és kezdték meg.

A tanúsítás tapasztalatai, a terméktanúsításhoz kapcsolódó egyéb tanúsítási lehetőségek előnyei A tanúsított ISZ biztosítja, hogy az informatikai termék megfelel a működési területéhez kapcsolódó összes vonatkozó jogszabálynak, rendeleteknek, előírásoknak, az elektronikus közigazgatás eljárásainak és követelményeinek, emellett elismertséget jelent a fejlesztő cégeknek, az együttműködők bizalma megerősödhet, a piaci kapcsolataik javulhatnak és csökkenthetik az érdekelt felek kockázatát. A végfelhasználók, döntéshozók számára lehetőség nyílik az egyszerű, érzékelhető és öszszehasonlítható választásokra. Természetesen a tanúsító szervezetnél is lehet információt szerezni a tanúsított termékekről, viszont nem adható ki olyan információ, amely a döntéshozókat bármilyen módon is befolyásolhatja, egyik vagy másik szoftverfejlesztő céget előtérbe helyezhetné. A tanúsítási eljárások során számtalan probléma adódhat abból, ha egy szoftver fejlesztő szervezet nem dolgozott ki megfelelő eljárásokat a szervezete működésére, tervezési, fejlesztési, tesztelési, működtetési, üzemeltetési folyamatainak átlátható, követhető, dokumentálható tevékenységeihez kapcsolódóan. Fontos szempont lehet a bevezetés, az üzemeltetés, a továbbfejlesztés szempontjából az ügyfelek megfelelő kezelése, figyelemmel kísérése, igényeik felmérése, egyeztetése, beépítése a szoftverekbe. Kiemelt hangsúlyt fektetnek a fejlesztő szervezetek a bevezetési projektekre, mivel elég hosszú ideig tarthat, elengedhetetlen a megfelelő, testre szabott paraméterezés a rendszerek bevezetése előtt, nélkülözhetetlen az átfogó oktatások megtartása. Az ilyen esetekből fakadó hátrányok, üzleti veszteségek, partner elvesztések könnyen elkerülhetők például egy – mai gazdasági életben alapvető követelménynek számító – ISO 9001:2000 szabvány alkalmazásával, A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

272


bevezetésével. A független fél általi rendszeres vizsgálat lehetőséget nyújt a működtetett rendszer tökéletesítésére, fejlesztésére. A tanúsított termékek esetében elkészülnek a szoftverekhez kapcsolódó biztonsági vizsgálatok, amelyek a termék működési környezetében előfordulhatnak. A biztonsági dokumentációk tartalmazzák a lehetséges veszélyforrásokat, várható kritikus tényezőket. A dokumentációkból egyértelműen megállapítható, hogy tanúsított termékek esetében mind a két felet (felhasználó, fejlesztő) érinti. A felhasználót, mivel az alkalmazás során gondoskodnia kell a veszélyforrások megelőzéséről, megszüntetéséről. A fejlesztőt, mivel a hosszú bevezetési és a későbbi üzemeltetési feladatok során számos információhoz, bizalmas adathoz hozzá tud jutni. A fent említett problémák kiküszöbölésére biztosít lehetőséget az információ biztonsági irányítási rendszer. A szervezetek információikat, adataikat sokféle információhordozón (írott, multimédiás stb.) állíthatják elő, tárolhatják, kezelhetik, továbbíthatják. Ennek során számos informatikai eszközt, rendszert használnak, melyek adatbázisainak sérülése, illetéktelen kezekbe kerülése jelentős károkat okozhat a szervezet egészére nézve. Ugyanakkor a vezetők már el se tudják képzelni, hogy a partneri-, banki kapcsolataikhoz, döntéshozatalaikhoz ne álljanak azonnal rendelkezésre az információk, az üzleti céljaik hatékony, gyors megvalósításához nem nélkülözhetik az informatikai rendszerek támogatását, melyek adatainak, adatbázisainak védelméről is gondoskodni kell. A szervezetek folyamatosan tapasztalják működésük során az információbiztonság hiányából eredő hátrányokat, egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek az információbiztonsággal kapcsolatos feladatok megoldására. Azok a szervezetek, amelyek üzleti titkai jutottak illetéktelen kezekbe, belső- vagy külső támadásokat éltek át, nehezen – hosszú idő elteltével –, vagy egyáltalán nem tudtak kilábalni az Őket ért veszteségből. Az üzleti sikeresség és a gazdasági növekedés alapja nem csak az információk rendelkezésre állása, hanem megfelelő biztonságos körülmények közötti tárolása, kezelése. Egyre jobban felismerik a szervezetek vezeA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


273

tői, hogy nagyobb hangsúlyt kell fektetni a kockázatok folyamatos felismerésére, a védelmi megoldások megfelelő szintű biztosítására. A szervezetekkel szemben támasztott bizalom alapja, hogy igazolni tudják a szervezet által megtett biztonsági intézkedések megfelelőségét. Számos támadási lehetőség (pl.: vírustámadás, ipari kémkedés, katasztrófák stb.) ismert mindannyiunk előtt, amelyek bizonyítják, hogy szükséges a szervezetek részére a kialakítandó és tanúsítandó Információ Biztonsági Irányítási Rendszer.

Információ Biztonsági Irányítási Rendszer tanúsítása A jelenleg érvényes nemzetközi szabványok a Brit Szabványügyi Hivatal által kiadott BS 7799 szabványokon alapulnak. 2005-ben adta ki a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) az ISO/IEC 27001 szabványt, amely az információ biztonsági irányítási rendszerek követelményeit tartalmazza, valamint az ISO/IEC 17799 szabvány új verzióját, amely az információ biztonsági irányítási rendszer bevezetésével kapcsolatos gyakorlati útmutatót tartalmazza. Ezek segítséget nyújtanak, hogy a szervezetek megismerhessék – az eddig még ismeretlen – kockázataikat, hiányosságaikat, hibáikat, nyílt támadási felületeiket. A feltárt kockázatokat elemezhessék, a kapott eredmények alapján a megfelelő intézkedéseket bevezethessék, megelőzve a lehetséges veszteségek forrásainak kialakulását. Az alkalmazott eszközöket, a kidolgozott szabályozásokat, valamint az időközben bekövetkezett változásokat úgy kell módosítani, hogy alkalmazása egyszerűbb és hatékonyabb legyen. Gondoskodni kell az alkalmazottak megfelelő felkészüléséről, hogy megértsék a rendszer előnyeit, lehetőségeit, valamint a korlátozó tényezőit, amelyek eredményeit, eltéréseit dokumentálni és értékelni kell, ez feltételezi a folyamatos ellenőrzési tevékenységeket. Az információ biztonsági irányítási rendszer magában foglalja a szervezet erőforrásainak átfogó védelmét (az eszközöktől, az igénybevett szolgáltatásokon keresztül egészen az alkalmazottakig), az információk A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

274


biztonságát (az adatok bizalmas kezelése, a megfelelő rendelkezésre állás). Az ellenőrzések és az üzemeltetés során összegyűjtött tapasztalatok, eredmények felhasználásával biztosítható a folyamatos fejlődés és az újonnan megjelenő kockázatok elemzése és a védelmi lehetőségeinek alkalmazása. Lehetőséget nyújt a kockázatok, veszélyek, veszteségek, kapcsolódó költségek folyamatos csökkenthetőségére. A független fél általi tanúsítási eljárás biztosítja a szabványnak való megfelelés igazolását. A tanúsított rendszer biztosítja, hogy a szervezet megfelel a működési területéhez kapcsolódó összes vonatkozó jogszabálynak, előírásnak, emellett nemzetközi elismertséget jelent, ezzel az iránta mutatott bizalom megerősödhet, piaci kapcsolatai javulhatnak és csökkentheti az érdekelt felek kockázatát. Biztosítják a szervezetet arról, hogy megfelelő információbiztonsági megoldásokat alkalmaz, gondoskodik ezek folyamatos fejlesztéséről. A biztonsági értékelések alapján lehetőség nyílik a fejlesztők számára, hogy a termékeiket további biztonsági vizsgálatnak vessék alá. Jelenleg a tanúsított iratkezelési szoftverek vonatkozásában még nem történt ilyen jellegű biztonsági vizsgálat. Nemzetközi viszonylatban már elterjedt és bevált követelmény szabvány a szoftverekkel kapcsolatosan. Az informatikai termékek biztonsági követelményeinek tapasztalatait felhasználva az Európai Unió – az Egyesült Államok és Kanada támogatásával – kidolgozta a Common Criteria-t (továbbiakban: CC), azaz a Közös Követelményrendszer dokumentumtervezetét. Az egységes nemzetközi szabványosítás irányába tett erőfeszítések felhasználásával, megpróbálta a korábbi ajánlások különbözőségeit összhangba hozni, amely 1996-ban megtörtént. A megjelent egységes követelményrendszer képezte az alapját az Európai Unió további munkájának, valamint ezt követően az ISO (International Organization for Standardization – Nemzetközi Szabványügyi Szervezet) és az IEC (International Electrotechnical Commission – Nemzetközi Elektrotechnikai BizottA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


275

ság) további szabványosítási tevékenységének. 1998-ban jelent meg a Common Criteria 2.0., amely az informatikai biztonsági követelményeket meghatározó nemzetközi szabvány lett, ISO/IEC 15408 megnevezéssel. Hazánkban való alkalmazására irányuló munka 1997-ben kezdődött meg, majd az Informatikai Tárcaközi Bizottság (ITB) 16. számú ajánlásaként kiadásra került.

Az ISO/IEC 15408 szabvány felépítése 1. rész: Bevezetés és általános modell: ismerteti az informatikai termékek és rendszerek biztonsági értékelésénél használt általános fogalmakat, elveket és az ehhez kapcsolódó értékelés általános modelljét. Bemutatja az informatikai biztonsági célok meghatározását, az informatikai biztonsági követelmények kiválasztását és meghatározását, valamint a specifikációk megírásának irányvonalait. 2. rész: A biztonság funkcionális követelményei: A funkcionális komponensek halmazát határozza meg, a vizsgált termékkel szemben támasztott funkcionális követelmények szabványos kifejezésére. Ismerteti a funkcionális komponensek, családok és osztályok csoportjait. 3. rész: A biztonság garanciális követelményei: Az értékeléshez kapcsolódó garanciaszinteket mutatja be, amelyek a vizsgált rendszerek garanciamértéknek az alapját jelentik. Meghatározza a védelmi profilokra és a biztonsági rendszertervekre vonatkozóan az értékelés alapvető kritériumait.

A szabvány követelményei: Az alapvető funkcionális biztonsági követelményosztályok a következők: Biztonsági átvilágítás; Kommunikáció; A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

276


Kriptográfiai támogatás; Felhasználói adatvédelem; Azonosítás, hitelesítés; Biztonságirányítás; Titoktartás; Az értékelés tárgyának biztonsági funkcióihoz (TSF) kapcsolódó védelem; Erőforrás-felhasználás; Az értékelés tárgyához (TOE) való hozzáférés; Bizalmi útvonal/csatornák. A fenti funkcionális biztonsági követelményekhez megfelelő garanciaosztályok kerülnek meghatározásra.

Az értékelés feladata A szabvány meghatároz egy olyan közös kritériumrendszert, amely alapján különböző informatikai termékek vagy rendszerek biztonsági szintje összemérhető, egységes mérési elvek és összehasonlítható mérési eredmények alapján. A független biztonságértékelések eredményeit teszi összehasonlíthatóvá, az informatikai termékek és rendszerek biztonsági funkcióira, valamint a javasolt (végrehajtott) intézkedéseket, követelményeket ismerteti.

Összefoglaló Az iratkezelési szoftverekkel kapcsolatos kötelezettségek, mint a továbbfejlesztés, az újabb jogszabályi követelmények teljesítése, a biztonsági rések kiküszöbölése a tanúsítvány megszerzésével nem ér véget. Kötelessége a fejlesztőknek a mindenkori informatikai követelményeket, a jogszabályi változásokat szem előtt tartani, és tovább tökéletesíteni a saját informatikai terméküket. A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


277

A jogszabályi háttér szabad kezet ad a biztonsági követelmények teljesítésére, a potenciális vevők teljes körű megnyerése érdekében, célszerű a különböző szabványok alkalmazása. A szabványok alapján elkészült dokumentációk megkönnyítik a végfelhasználók döntését, választását.


278


Ziaja Zsolt BM rendelet és ISO15408 A közfeladatokat ellátó szervezeteknél az iratok kezelésének jogi szabályozása rendeleti szinten megalapozott. A rendelet egyértelműen meghatározza az iratkezeléssel kapcsolatos munkafolyamatokat, azok végrehajtásának részleteit. A számítógépes rendszerek terjedésével természetesen a közfeladatokat ellátó szervezetek iratkezelési folyamatait támogató informatikai alkalmazások is létrejöttek, és a munkavégzés támogatásának céljából igen nagy számban bevezetésre is kerültek. A rendeleti szabályozás azonban sokáig csak az iratkezelésre terjedt ki, és nem volt egyértelmű követelmény az iratkezelést támogató szoftverekre vonatkozóan. Ez számos kérdést vetett fel, amelyek közül a személyes adatok kezelése miatti biztonsági problémák vezettek oda, hogy a jogalkotók tisztázni kívánták a helyzetet. 2006-ban hatályba lépett a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet, amely a közfeladatot ellátó szervezeteknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztandó minimális követelményeket határozza meg. Jelen cikkben nem kívánjuk a jogi hátteret teljes mértékben feltárni, de megjegyezzük, hogy a 24/2006. számú rendeletnek való megfelelést egy másik rendelet alapján kizárólag arra felhatalmazott és kijelölt vizsgáló szervezet (ún. auditor) végezheti. Ez tehát azt jelenti, hogy a 24/2006. számú rendelet rendelkezéseinek betartásáról nem elégséges a végfelhasználó, avagy a szoftver fejlesztőjének egyoldalú jognyilatkozata. A rendelet által meghatározott követelmények döntő többsége az informatikai rendszer által kötelezően elvégzendő iratkezelési tevékenységeket határozza meg, tehát vizsgálati szempontból újdonságot nem A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

Ziaja Zsolt: BM rendelet és ISO15408

279

hordoz. A rendszert használó szervezet egyes munkafolyamatainak vonatkozásában megadja, hogy az egyes iratkezelési tevékenységeket minimálisan milyen mértékben, és hogyan kell az iratkezelési szoftvernek támogatnia. A rendelet 7. fejezete azonban az adatbiztonság kezelését is szabályozza, amely az elektronikus iratkezelési tevékenységben mindenképpen újdonság. Egyértelmű, hogy a hozzáférés védelem megoldása mellett az adatok rendelkezésre állásáról, tehát az elektronikus mentések, azok tárolásának és őrzésének kérdéseit is szabályozni kellett. Ezek a tevékenységek és az ilyen funkciók mindenképpen újdonságnak számítanak számos közfeladatot ellátó szervezet életében. Jelen cikkben megpróbáljuk feltárni annak lehetőségét, hogy a rendeletnek való megfelelés biztosítására, milyen szabványos háttéren alapuló felkészülési lehetőség kínálkozik.

Az ISO 15408 szabvány Áttekintés Az ISO/IEC 15408 szabvány három részből áll. Meghatározza az informatikai termékek és rendszerek biztonsági tulajdonságainak értékeléséhez alapul szolgáló fogalmakat. Közös szempontok kialakításával az informatikai biztonságértékelések eredményei szélesebb közönség számára válnak értelmezhetővé. Az ISO szabványok közé való beépítés előtt a szabvány elődjének tekinthetjük a „Közös Szempontokat” – CC : Common Criteria. Ebből az ajánlásból alakították ki az ISO 15408 szabványt, amely gyakorlatilag megegyezik a CC kettes változatával. Megjegyezzük, hogy a CC továbbra is fejlődik, és várható az újabb verziók ISO szabványok közé való beemelése. Jelen dokumentum további részeiben a CC rövidítés tehát a ISO 15408 szabvány alapjául szolgáló Közös Szempontokra utal. A CC független termékbiztonság értékelések eredményeit teszi összehasonlíthatóvá. Mindezt egy sor általános, az informatikai termékek és rendszerek biztonsági funkcióira és a biztonságértékelés közben végreA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

280


hajtott elővigyázatossági intézkedésekre vonatkozó követelmény meghatározásával éri el. Az ISO 15408 tanúsított termékeknél, a tanúsítás eredménye segíthet a vásárlóknak eldönteni, hogy az informatikai termék vagy rendszer elég biztonságos-e a tervezett alkalmazásához, és hogy a használatában rejlő biztonsági kockázat elfogadható mértékű-e. A CC hasznos útmutató az informatikai biztonsági funkciókkal rendelkező termék vagy rendszer fejlesztése során. A vizsgálni kívánt rendszerek (a szabvány elnevezésével: TOE – Target of Evaluation) operációs rendszereket, számítógép hálózatokat, osztott rendszereket és alkalmazásokat foglalhatnak magukban. Így a rendszer megfogalmazás nem egyetlen terméket, hanem akár a teljes rendszert lefedi. A CC tárgyalja az információ védelmét a bizalmasság elvesztésének, a sértetlenség elvesztésének vagy a rendelkezésre állás elvesztésének eseteiben. A CC e három informatikai biztonsági területen kívül más szempontokra is alkalmazható. A CC az emberi használatból származó, az információt érintő fenyegetésekre összpontosít, függetlenül attól, hogy azok szándékosak-e, vagy sem. Emellett alkalmazható egyes nem emberi fenyegetések esetén is.

Általános modell A biztonság a vagyontárgyak védelmével foglalkozik. Vagyontárgyaknak tekintjük a számító-gépes alkalmazásokat, az adatokat, és információkat is, amelyek értéket képviselnek a szervezet számára. A vagyontárgyak fenyegetéseknek vannak kitéve, azok felhasználásával visszaéléseket lehet elkövetni. A fenyegetések minden kategóriáját figyelembe kell venni a biztonság értékelése során, de azokra a fenyegetésekre, amelyek rossz szándékú visszaélést tesznek lehetővé nagyobb figyelmet kell fordítani. A 24. ábra illusztrálja e felsőbb szintű fogalmakat és kapcsolataikat.



281

24. ábra – Biztonsági fogalmak és kapcsolataik (forrás: ISO/IEC 15408) A vagyontárgyak védelme azoknak a tulajdonosoknak a felelőssége, akik értéket látnak bennük. A vagyon tulajdonosa az iratkezelésben az iratokat kezelő szervezet. A szervezet felelőssége, hogy az iratkezelés adatelemeit, az iratkezelő rendszer funkcióit kockázatelemzésen alapulva óvja a fenyegetések okozta károktól. A valós vagy feltételezett veszélyforrások (24. ábra) szintén értéket látnak a vagyontárgyakban, és – a tulajdonosok érdekeivel ellentétes módon – törekednek visszaélni azokkal. A szervezet az ilyen fenyegetéseket úgy fogják érzékelni, hogy azok bekövetkezésének következménye a vagyontárgyak értékének csökkenése, tehát kár. A biztonsággal kapcsolatos károsodások – jóllehet nem korlátozódnak rájuk – általában magukban foglalják a következőket: a vagyontárgyak károsító A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

282


hatású kiadása jogosulatlan feleknek (a bizalmasság elvesztése), kár okozása a vagyontárgyakban jogosulatlan módosítás útján (a sértetlenség elvesztése) vagy jogosulatlan megfosztás a vagyontárgyhoz való hozzáféréstől (a rendelkezésre állás elvesztése). A vagyontárgyak tulajdonosainak elemezni kell a lehetséges fenyegetéseket, hogy meghatározzák, melyik érvényes az ő környezetükben. Ennek eredményeit kockázatoknak nevezik. Az elemzés segíthet olyan ellenintézkedések kiválasztásában, amelyek csökkentik a kockázatokat, és elfogadható szintre csökkentik azokat. Az ellenintézkedések célja, hogy lecsökkentsék a sebezhetőséget és, hogy a vagyontárgyak tulajdonosai által meghatározott biztonsági szabályoknak érvényt szerezzenek. Az ellenintézkedések foganatosítása után még fennmaradhat bizonyos mértékű sebezhetőség, hiszen nem lehet „tökéletes biztonságot” megvalósítani. Az ilyen sebezhetőség, ha kihasználható, akkor a kockázat csökkentését követően is marad egy ún. maradvány-kockázat. A tulajdonosoknak törekedniük kell az ilyen kockázat minimalizálására egyéb korlátozások segítségével. A kockázat csökkentő intézkedések kiválasztására jó módszert láthatunk a CC megfelelő fejezetében, de ismertek más nemzetközileg elfogadott módszerek is. A tulajdonosoknak biztosnak kell lenniük abban, hogy az ellenintézkedések megfelelőek a fenyegetések elhárítására. Erről még akkor kell megbizonyosodni, mielőtt a vagyontárgyat kitennék a tényleges fenyegetésnek. A tulajdonosok számos esetben nem rendelkeznek olyan képességgel, hogy az ellenintézkedéseket minden szempontból megítélhessék, és ezért szükségük lehet az ellenintézkedések értékelésére. Az értékelés végeredménye egy nyilatkozat arról, hogy milyen mértékben sikerült garanciát kapni arra, hogy mennyire lehet megbízni a védett vagyontárgyak kockázatainak csökkentésére tett ellenintézkedésekben. Az ISO 15408 szerinti értékelés garanciaosztályzatot ad az ellenintézkedésekre, ahol a garancia olyan tulajdonsága az ellenintézkedéseknek, amely alapot szolgáltat megfelelő működésüket illető bizalomra. A nyilatkozatot a vagyontárgyak tulajdonosa (a rendelet hatálya alá tartozó szervezet) felhasználhatja annak eldöntésében, vajon elfoA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


283

gadja-e annak kockázatát, hogy kiteszi-e vagyonát a szóban forgó fenyegetéseknek.

25. ábra: A biztonság értékelésének fogalmai (forrás: ISO/IEC 15408) Az értékelés egyes fogalmainak kapcsolatát szemlélteti a fenti ábra. A tulajdonosok felelősek vagyontárgyaikért, és képeseknek kell lenniük megvédeni azt a döntést, miszerint elfogadják annak kockázatát, hogy kiteszik vagyonukat a fenyegetéseknek.


284


A rendeletnek való megfelelés és az ISO 15408 szabvány kapcsolata Az ISO 15408 szabvány alapvető felépítésének és szemléletének ismeretében lehetőségünk van arra, hogy megvizsgáljuk a szabvány szerinti megközelítés alkalmazhatóságát a 24/2006. BM-IHM-NKÖM rendeletnek való megfelelés bizonyítási folyamatában. A szabvány röviden összefoglalva a következőket írja elő: Készüljön az informatikai rendszerre vonatkozó biztonsági célokat megfogalmazó önálló dokumentum (a szabvány megnevezésében ST – Security Target); Az ST dokumentum bizonyítsa be a célok megvalósítását úgy, hogy a célokat megvalósító feltevéseket, informatikai rendszerrel szemben támasztott követelményeket fogalmaz meg; A szoftver fejlesztői a tervezési és implementációs dokumentációval bizonyítsák be, hogy az ST követelményeit tervezett módon beépítették a rendszerbe; A szoftver fejlesztői adjanak garanciát (1-5 skála szerinti szintek megadásával) arra, hogy a termék biztonsági funkciói a mindenkori ST dokumentum követelményeinek a későbbiekben is megfelelnek. Amennyiben összevetjük a fenti négy alapvető lépést a rendelet szövegezésével, valamint a termék megfelelőség vizsgálatának logikus folyamatával, akkor látható a kettő közötti párhuzam. A BM rendelet 7. fejezete általánosan írja le a rendszerrel szemben támasztandó biztonsági követelményeket, amelyeket inkább céloknak kell tekintenünk. A konkrét rendszerek esetében a követelmények ennél specifikusabbak! A további rendeletben meghatározott célok a biztonsági célokkal azonos módon építhetők be a követelményjegyzékbe. A rendelet jogosultsági rendszer létét és differenciálhatóságát követeli meg, konkrét rendszer esetében ez a követelmény nem elégséges a kivitelezéshez. A fejlesztőknek meg kell határoznia azt, hogy a jogosultA közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése


285

sági rendszer differenciálása mit takar pontosan a rendszerben, továbbá figyelembe kell venniük a rendelet további céljait is. A jogosultsági rendszer beállításainak naplózási célokat is ki kell elégítenie, tehát a jogosultsági rendszer beállításánál megfogalmazott követelményeknek tartalmazniuk kell azt is, hogy a beállítások megváltoztatása milyen naplózási eseményeket hoznak létre. Már egyetlen apró példából is látható, hogy a rendeletnek való megfelelést bizonyító követelmények összeállítása összetett és bonyolult feladat. Az ISO 15408 szabvány ebben az esetben útmutató kézikönyvként alkalmazható, hiszen formálisan megadott követelményeket tartalmaz, amelyeket konkrét esetekre vonatkozóan kell csak kiegészíteni. Maradva a jogosultsági rendszer példájánál, az ISO 15408 szabvány teljes fejezete (ún. szabvány osztálya) foglalkozik az felhasználók azonosítási és hitelesítési feladataival. Ezen követelmények közül egyszerűen és hatékonyan lehet kiválasztani azon elemeket, amelyek a rendeletnek való megfelelés bizonyítása során felhasználhatók. A szabvány nem tesz kötelezővé semmiféle fejlesztési módszertant, vagy életciklus modellt. Kötelezővé teszi azonban azt, hogy a fejlesztők kockázatelemzésen alapuló biztonsági követelményeket állítsanak fel a termékkel szemben. Megköveteli azt, hogy a biztonsági követelményeket a szabvány által megadott formában, tartalommal dokumentálják. Megköveteli azt, hogy a termékkel szemben támasztott funkcionális biztonsági követelmények az ISO 15408 szabvány 2. részében megadott követelmények alapján készüljenek. Megköveteli végül azt is, hogy a követelmények implementációját olyan módon dokumentálják, hogy a vizsgálatot végző auditor bizonyosságot szerezzen arról, hogy a követelmények beépültek a termékbe és működésüket különféle szempontok szerint, tesztelték is. A termék vizsgálata (amely a termék tényleges tesztelését is tartalmazza) mellett a szabvány vizsgálja és követelményeket támaszt a termék életciklus folyamataival szemben is. Ezeket egy 7 szintű skálán jeleníti meg, amelyet a biztonság garanciális követelményeinek nevez, a szabvány megnevezésében ez az EAL (Evaluation Assurance Level – A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

286


Az értékelés garanciaszintje) szint. A legkisebb EAL szint az 1-es (funkcionálisan vizsgálva), míg a legmagasabb az EAL 7 (formálisan igazolt módon tervezve, és vizsgálva). Tapasztalatok alapján (a tanúsított termékek listájának áttekintésével) határvédelmi eszközök, adatbázis-kezelők esetén az EAL 4 (módszeresen tervezve, vizsgálva és átnézve) szint a domináns, de EAL 2, sőt EAL 1 termékeket is lehet találni. A növekvő EAL szintekhez egyre erősebb követelmények tartoznak dokumentációs, és fejlesztési, szállítási és telepítési folyamatok szintjén. Az EAL szint tehát a fejlesztés, telepítés, üzemeltetésben való bizalmi szintet jellemző érték. Az ISO/IEC 15408 szabvány tehát alkalmas arra, hogy a szolgáltatásokban biztosított rendszerek, részrendszerek, termékek biztonsági követelményei ismertek legyenek. Így eldönthető a szervezet számára, hogy a termék biztonsági színvonala pontosan mit is jelent és milyen környezetben kell működtetni a rendszert, hogy az biztonságos és a rendeletnek mindenben megfelelő legyen. Arról is meg tud győződni, hogy a biztonsági színvonal fenntartására mekkora garanciát (EAL) nyújt a termék előállítója, gyártója.



287

Összefoglalás A 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet általánosan fogalmaz meg követelményeket az iratkezelési folyamatokban alkalmazható rendszerekkel szemben. Az általános követelményeket azonban konkrét és igen specifikus követelményeknek megfelelő informatikai rendszerek teljesítik. Szükséges tehát a rendelet általános követelményeinek (nevezzük céloknak) lefedettségét igazoló konkrét rendszerrel szemben támasztott követelményjegyzék elkészítése. A követelményjegyzék elkészítésében, különösen annak biztonsági elemeinek vonatkozásában létezik átfogó, teljes és hatékonyan alkalmazható szabvány (ISO 15408). A szabvány megközelítési módjának alkalmazásával a rendeletnek való teljes körű megfelelést igazoló dokumentáció hatékonyabban készíthető el. A dokumentáció egyben meghatározza a szervezetek számára a működtetéshez szükséges informatikai környezetet is, amelyből a szükséges beszerzési igények határozhatók meg.


288

Minősített iratkezelési szoftverek


Szervezet AC SOFT Szoftverfejlesztő Kft. Albacomp Számítástechnikai Zrt. Albacomp Számítástechnikai Zrt. AQUIS Informatika Zrt. Axis Consulting Kft. Breona Informatikai Tanácsadó és Szolgáltató Kft. CNW Rendszerintegrációs Zrt. CNW Rendszerintegrációs Zrt. CNW Rendszerintegrációs Zrt.

Iratkezelési szoftver

Tanúsítvány típusa

IRMA ügyiratkezelő rendszer Verzió: 1.9

Kibővített

AC-TA Verzió: 4.0

Kibővített

AC_OpAL Verzió: 3.1.5

Kibővített

MultiWorX-e4 keretrendszer alapú DOQUIS iratkezelő ügyviteli rendszer Verzió: 1.3 Contentum.Net Verzió: 1.1 I-DOk iktató-, ügykövető- és dokumentumkezelő rendszer Verzió: 3.3 NetRegister Modulok: NetContact, NetPost Verzió: 4.0 NetRegister Modulok: NetContact, NetPost Verzió: 4.1 NetRegister Modulok: NetContact, NetPost Verzió: 4.2


Kibővített Kibővített Kibővített Szűkített Teljes körű Kibővített

Minősített iratkezelési szoftverek Coriolis CORIR, Közigazgatási Intézmények Számítástechnikai és Ügyiratkezelő Rendszere Szolgáltató Kft. Verzió: 10.0.2480 Daten Kontor Kft

LOGO iratkezelő rendszer Verzió: 3.1

Papirusz – Ügyiratkezelő Rendszer Verzió: 2.1.0 E-Group ICT eDOX.GOV.portal2007 csomag Software Kft. Verzió: v2007.05.15 E-Szoftverfejlesztő e-iktat Kft. Verzió: 2.0 Contentum (KIR3) Szervezeti Tartalomkezelő Rendszer FreeSoft Nyrt. Modulok: eRecord, eGovPortal Verzió: 3.1 Green-Hope CRMOffice Consulting Kft. Verzió: 7.0 H.SZ.SZ. Humán és IMAP iratkezelő, munkanyilvántartó Számítástechnikai és archiváló rendszer Szolgáltató Bt. Verzió: 2.0 Integrált Önkormányzati Ügyviteli HumanSoft Kft. Rendszer Verzió: IÖÜR/DoQ 2.7 Integrált Önkormányzati Ügyviteli HumanSoft Kft. Rendszer Verzió: IÖÜR/DoQ 3.2 Kolibri® e-FORTE® Ügyiratkezelő InterMap Kft. Rendszer Verzió: 4.0 KIMÉRA PLUSZ KIMERA Iktató- és Iratkezelő SZERVEZŐ ÉS Rendszer SZOLGÁLTATÓ Verzió: 4.01 Kft. MAGÓ Informatikai WIKT Iratkezelő Rendszer Kft. Verzió: 6.0 Debreceni Egyetem


289 Teljes körű Kibővített Szűkített Kibővített Teljes körű Kibővített Teljes körű Szűkített Szűkített Kibővített Szűkített

Teljes körű Szűkített

290


MONTANA Információtechnológ iai és Kommunikációs Zrt.

MONTANA Információtechnológ iai és Kommunikációs Zrt.

NetTeam Magyarország Kft. Professzionál Informatikai Zrt. Professzionál Informatikai Zrt. Quattrosoft Kft. TECHNOTRADE Informatikai Zrt. TIGRA Kft. TIGRA Kft. ULYSSYS Kft. Zalaszám Informatika Kft.

MonDoc System Modulok: Iktató modul, Iratkezelő modul, Folyamatkezelő modul, Dokumentumtár almodul, Kliens szkennelő almodul, Hitelesítő almodul Verzió: 4.0 MonDoc System Modulok: Iktató modul, Iratkezelő modul, Folyamatkezelő modul, Dokumentumtár almodul, Kliens szkennelő almodul, Hitelesítő almodul, Portál modul Verzió: 4.1 Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer Verzió: 1.0.4 Visszavonva! GovSys Verzió: 2.0 GovSys Verzió: 3.0 BürOffice Iratkezelő- és Ügymenet Támogató Rendszer Verzió: v2.1.0.0 GSL REGBOOK EASY Elektronikus Dokumentum- és Iratkezelő Rendszer Verzió: 3.5. Tigra ORP Scriptor Verzió: 2.5 Tigra ORP Scriptor Verzió: 2.7 FIKSZ Folyamatirányítási és Iratkezelési Szoftver Verzió: 2.0 IRKA Ügyiratkezelő Rendszer Verzió: 1.15


Teljes körű

Kibővített

Teljes körű Teljes körű Kibővített Szűkített

Kibővített Szűkített Teljes körű Kibővített Szűkített

A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

Recommend Documents