ÜGYIRATKEZELŐI KÉZIKÖNYV A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK RÉSZÉRE
Az Ügyiratkezelői kézikönyv az iktatással, iratkezeléssel kapcsolatos szakkönyvek piacán hiánypótoló kiadvány. Segítséget jelent minden olyan munkatárs számára, akik aktívan részt vesznek az adminisztrációban, dokumentumkezelésben, de számos hasznos információval (jogszabályok, formanyomtatványok, előírások, stb.) szolgál a vezetők számára is.
2007 www.dmsone.hu 2
"A jobb, hozzáértőbb emberek utáni kereslet, a nagy részvénytársaságok elnökeitől le a háziszolgáig sohasem volt nagyobb, mint mostanában. És soha eddig a kereslet hozzáértő emberek után nem haladta meg ennyire a kínálatot. Akit azonban keresünk, az a kész, kiképzett ember; az ember, akit más valaki képezett ki. Csak ha teljes tudatában vagyunk annak, hogy a mienk az a kötelesség, amint az a lehetőség is, hogy rendszeresen neveljük és fejlesszük ezt az embert a helyett, hogy vadásszunk arra, akit más képezett ki, csak akkor fogunk a nemzeti eredményesség útjára találni."
3
SZERZŐK:
BALLA KATALIN VACHA FERENC
Lektorálta:
A KORMÁNYZATI IRATKEZELÉSI FELÜGYELET
4
TARTALOM
BEVEZETŐ ................................................................................................................................................................................. 12 I. FEJEZET A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY ÉS A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK IRATKEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI .......................................................................................................................................... 13 1.
A levéltári törvény 2005. évi módosítása ....................................................................................................... 13
2.
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményei (KEIR) .............................................. 15
3.
A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) .................................................................................................... 17
4.
Az iratkezelési szoftverek ............................................................................................................................... 18
5.
A személyes adatok védelme és a közérdekű adatok nyilvánossága .............................................................. 21
6.
Az elektronikus információ szabadság ............................................................................................................ 22
II. FEJEZET KÖZIGAZGATÁSI ISMERETEK ....................................................................................................................... 24 A közigazgatási hatósági eljárás alapvető szabályai................................................................................................. 24 1.1.
Alapfogalmak ............................................................................................................................................... 24
1.2.
A közigazgatási eljárás szakaszai .................................................................................................................. 27
III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS KÖZPONTI SZABÁLYOZÁSA, AZ ADMINISZTRÁCIÓ FOGALMA ........................ 34 1.
Az iratkezelés központi szabályozása ............................................................................................................. 34
2.
Az adminisztráció ........................................................................................................................................... 39
3.
Az ügyiratkezelés célja ................................................................................................................................... 43
4.
Az ügyiratkezelés felügyelete ......................................................................................................................... 45
5.
Az ügyviteli munka és részei ........................................................................................................................... 47
6.
Az ügyviteli és a maradandó értékű iratok ..................................................................................................... 49
IV. FEJEZET AZ ÜGYIRATKEZELÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI, AZ ÜGYIRATKEZELÉS FOLYAMATA ................ 50 1.
Az irat fogalma ............................................................................................................................................... 50 1.1.
A küldemények átvétele .............................................................................................................................. 52 5
2.
3.
1.2.
A küldemények felbontása és ellenőrzése ................................................................................................... 57
1.3.
Pénz vagy egyéb érték kezelése ................................................................................................................... 58
1.4.
A borítékok kezelése .................................................................................................................................... 58
1.5.
A küldemények érkeztetése ......................................................................................................................... 59
1.6.
Előzményezés ‐ előirat – utóirat. Szerelés, iratcsatolás. ............................................................................. 60
1.7.
Az iktatás ...................................................................................................................................................... 61
1.7.1.
Iktatószám ‐ alszámokra tagolódó sorszámos iktatás ............................................................................ 64
1.7.2.
A bejövő és kimenő iratok iktatása ......................................................................................................... 66
1.7.3.
Átfutó iratok nyilvántartása .................................................................................................................... 68
1.8.
Az iktatókönyv és hitelesítése ...................................................................................................................... 68
1.9.
Téves bejegyzések javítása ........................................................................................................................... 70
1.10.
Az iktatóbélyegző ......................................................................................................................................... 70
A mutatókönyvekről ...................................................................................................................................... 71 2.1.
A névmutató ................................................................................................................................................ 72
2.2.
A tárgymutató .............................................................................................................................................. 73
2.3.
A helynévmutató .......................................................................................................................................... 73
Az iratok továbbítása az ügyintézőkhöz ‐ szignálás ......................................................................................... 73 3.1.
Az ügyintéző feladatai .................................................................................................................................. 75
3.2.
Az iratkezelő feladata ................................................................................................................................... 75
4.
A kézbesítőkönyv ........................................................................................................................................... 76
5.
Előadói munkafüzet (munkanapló) ................................................................................................................ 76
6.
Az elintézés‐tervezet formái........................................................................................................................... 77
7.
6.1.
Elkészítési utasítás ....................................................................................................................................... 78
6.2.
Kezelési utasítás ........................................................................................................................................... 78
6.3.
Láttamozás ................................................................................................................................................... 78
Határidő‐nyilvántartás ................................................................................................................................... 79 6
8.
Az irattári tételszám felírása .......................................................................................................................... 80
9.
Kiadmányozás ‐ az iratok aláírása................................................................................................................... 80
10. A bélyegzők nyilvántartása ............................................................................................................................ 81 11. Az ügyiratok tisztázása ‐ sokszorosítás, másolás, hiteles másolat készítése ................................................... 83 12. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme .................................................................................................... 84 13. Az ügyiratok továbbítása ................................................................................................................................ 84 13.1.
A visszaérkezett küldemények kezelése ...................................................................................................... 85
14. Az irattári kivezetés, irattárba helyezés ......................................................................................................... 86 15. Az iratselejtezés szabályai .............................................................................................................................. 86 16. Az iratkezelési szabályzat készítése, rendeltetése .......................................................................................... 88 17. Az irattári terv ................................................................................................................................................ 90 15.1.
Az irattári terv szerkezete és rendszere ....................................................................................................... 91
18. Iratkezelési rendszerek .................................................................................................................................. 92 V. FEJEZET A LEVÉLTÁR ÉS AZ IRATTÁR FOGALMA .................................................................................................... 94 1.
A magyarországi levéltárak és irattárak kialakulása ....................................................................................... 94
2.
Az irattár és rendeltetése, az irattárolás rendje ............................................................................................ 102 2.1.
A kézi és központi irattár fogalma .............................................................................................................. 102
2.2.
Iratok tárolása a kézi irattárban ................................................................................................................. 105
2.3.
Iratátadás a központi irattárnak ................................................................................................................. 106
2.4.
Irattárolás ‐ iratkezelés a központi irattárban ............................................................................................ 106
2.5.
Az irattár berendezése ............................................................................................................................... 109
2.6.
Az irattárak fűtése, hőmérséklete .............................................................................................................. 112
2.7.
Szellőztetés és takarítás az irattárban........................................................................................................ 113
2.8.
Az irattárak világítása ................................................................................................................................. 113
2.9.
Tűz‐ és biztonságvédelem az irattárban .................................................................................................... 114 7
2.10.
Az iratbetekintés, kutatás és az adatvédelem szabályai ............................................................................ 114
2.11.
Gazdasági – üzleti titok .............................................................................................................................. 117
2.12.
Minősített adatot tartalmazó iratok .......................................................................................................... 118
2.13.
Az iratkölcsönzés szabályai ........................................................................................................................ 118
VI. FEJEZET ............................................................................................................................................................................. 120 MINTASZABÁLYZAT ............................................................................................................................................................ 120 IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT ............................................................................................................................................ 120 1.
Az Iratkezelési Szabályzat hatálya ................................................................................................................. 120
2.
Az iratkezelés szabályozása ........................................................................................................................... 120
3.
Az iratkezelés szervezete és felügyelete ........................................................................................................ 121
4.
A jogosultságok kezelésének szabályai .......................................................................................................... 122 4.1.
A Hivatal jegyzője ....................................................................................................................................... 122
4.2. Rendszergazda: A számítógépes iktatórendszer működtetése a szervezet informatikai egységének vagy az önállóan működő rendszergazda feladata, ennek keretében: ................................................................................. 124 4.3.
Az ügyintéző feladata: ................................................................................................................................ 125
4.4.
Az iratkezelő feladata: ................................................................................................................................ 125
I. AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI ...................................................................................... 126 1.
Az iratok rendszerezése .................................................................................................................................. 126
2.
Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása ........................................................................... 126
3.
Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme .................................................................................................... 127
III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA ............................................................................................................................ 131 1.
A küldemények átvétele ................................................................................................................................. 131
2.
A küldemények felbontása ............................................................................................................................. 133
3.
A küldemények érkeztetése............................................................................................................................ 135
4.
Az ügyintéző kijelölése (szignálás) .................................................................................................................. 136
8
5.
Az iktatás ......................................................................................................................................................... 136
6.
Az iktatószám .................................................................................................................................................. 138
7.
Iktatókönyv ..................................................................................................................................................... 138
8.
Az iktatóbélyegző, név‐ és tárgymutató könyv, az ügyirat ügyintézőhöz történő továbbítása ...................... 141
9.
Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) ................................................................................................................. 142
10. Expediálás és az iratok továbbítása ................................................................................................................ 143 IV. IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS ................................................................................................................ 145 1.
Elhelyezés a központi irattárban ..................................................................................................................... 145
2.
Irattározás ....................................................................................................................................................... 145
3.
Selejtezés, megsemmisítés ............................................................................................................................. 148
4.
Levéltárba adás ............................................................................................................................................... 149
VII.
FEJEZET ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS A GYAKORLATBAN ‐ BEVEZETŐ ......................................... 151
1.
Tanúsítási kategóriák összehasonlítása ......................................................................................................... 152
2.
Mielőtt rosszul döntenénk – a megfelelő szoftver kiválasztásának szempontai ............................................ 154
3.
Iratkezelő szoftverhez kapcsolódó szolgáltatások és definíciók ..................................................................... 156
4.
Tíz fontos lépés. Iktató, iratkezelő rendszer bevezetés ................................................................................. 161
Tanúsított iratkezelési megoldás bemutatása ........................................................................................................ 164 5.1.
Küldemények érkeztetése: ......................................................................................................................... 164
5.2.
Érkeztetett küldemény iktatása ................................................................................................................. 167
5.3.
Iktatókönyvek kezelése .............................................................................................................................. 168
5.4.
Iratári terv .................................................................................................................................................. 168
5.5.
Iktatás tanúsított rendszerrel..................................................................................................................... 169
5.5.1.
Főszámos iktatás ................................................................................................................................... 169
5.5.2.
Alszámos iktatás .................................................................................................................................... 172
5.6.
Egyéb iktatáshoz kapcsolódó ügyiratkezelő funkciók ................................................................................ 172
9
6.
5.6.1.
Bejegyzések csatolása ........................................................................................................................... 172
5.6.2.
Aláírt mappa létrehozása ...................................................................................................................... 174
5.6.3.
Funkció hozzáadása a jogosultságokhoz ............................................................................................... 175
5.7.
Kiadmányozás, Expediálás ......................................................................................................................... 175
5.8.
Irattárazás .................................................................................................................................................. 178
5.9.
Selejtezés, levéltárazás .............................................................................................................................. 179
5.10.
Kölcsönzés .................................................................................................................................................. 180
5.11.
Ügyirat hely ................................................................................................................................................ 181
5.12.
Ügyirat állapot ............................................................................................................................................ 181
5.13.
Irat exportálása .......................................................................................................................................... 181
5.14.
Visszakereshetőség .................................................................................................................................... 182
5.14.1.
Részletes keresés .............................................................................................................................. 182
5.14.2.
Határidőkre keresés ......................................................................................................................... 183
5.14.3.
Tárgymutató / Névmutató ............................................................................................................... 183
5.14.4.
Elszámoltatási jegyzőkönyv .............................................................................................................. 183
5.14.5.
Érkeztetés ......................................................................................................................................... 183
5.14.6.
Irattározás ........................................................................................................................................ 184
5.14.7.
Kölcsönzés ........................................................................................................................................ 186
5.14.8.
Selejtezés, levéltári átadás ............................................................................................................... 187
5.14.9.
Kiadmányozás, expediálás ................................................................................................................ 188
5.14.10.
Eseménynapló .................................................................................................................................. 188
5.15.
Nyomtatványok .......................................................................................................................................... 188
5.16.
Felhasználók kezelése, jogosultságok ........................................................................................................ 189
Esettanulmány .............................................................................................................................................. 191 Bevezető ................................................................................................................................................................... 191 6.1.
A projekt előzménye .................................................................................................................................. 191 10
6.2.
A Projekt munkaszakaszai .......................................................................................................................... 194
6.2.1.
A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése ...................................................................... 194
6.2.2.
A rendszer bevezetésének főbb fázisai: ................................................................................................ 201
VI. INTÉZKEDÉSEK A HIVATAL FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN ...................... 204 VII. FEJEZET ........................................................................................................................................................................... 247 VIII. IRODALOMJEGYZÉK ................................................................................................................................................... 250
11
BEVEZETŐ Az ügyviteli munka minden gazdálkodó szervezet – beleértve a közfeladatokat ellátó szerveket is - belső működésének része, önálló funkciója. Az ügyviteli feladatok ellátása az ügyintézés mozzanatainak egymásutánját jelenti, magában foglalva mindazon formai és technikai feltételek és szolgáltatások teljesítését, amelyek az érdemi ügyintézéshez szükségesek. Az ügyvitel ma már olyan önálló tevékenységi kört képez, amely professzionális belső szolgáltatássá fejlődve segíti a szervezetek alaptevékenységét. E kézikönyvben, mely reméljük, hogy a személyi számítógépek világában méltó rangjára emeli az oly gyakran lebecsült, időt rabló ügyiratkezelői tevékenységet, az
általános igazgatási, ügyirat-kezelési,
irodaszervezési ismereteinket foglaltuk össze. A korszerű és színvonalas adatfeldolgozás alapja az iratok megfelelő rendszerezése, tárolása, az azt segítő dokumentumkezelői rendszerek, a célszerű irodai eszközök alkalmazása és a munkatársak közötti korrekt kommunikáció. Emellett azonban nem lehet elhanyagolni a munkahelyeken az iratok fizikai védelmét, a tűzbiztonságot, a munkavédelmi előírások betartását, az ergonómiai szempontok figyelembe vételét sem. Az igényes ügyiratkezelőnek - a szakmai elvárások mellett - ma már nemcsak az ún. „sablonos” szövegszerkesztői feladatokat kell elvégeznie, hanem a napi feladatok ellátásához nélkülözhetetlen „programokat” jól kezelve értenie kell mindazokhoz a tevékenységekhez is, amelyek a korszerű ügyfélforgalom lebonyolításához ill. iratkezelői munkához szükségesek. Ismerni kell a gazdasági tevékenységek és a jogi előírások legfőbb összefüggéseit, az alapvető ügyvitel-szervezési, ügyirat-kezelési eljárásokat, az ügyviteli tevékenységet segítő irodai eszközök használatát is. Az
iratkezelői
alapismereteken
túl
meg
kell
tanulniuk
az
e
területeken
dolgozóknak
a
kapcsolatteremtést, a konfliktus- helyzetkezelést, a köznapi kommunikációs helyzetekben való biztonságos eligazodást. El kell sajátítani az irattározási, az iratselejtezési és a levéltári megőrzésre kerülő, maradandó értékű iratok levéltári átadásra előkészítő tevékenységének ismereteit, valamint az államtitok, a szolgálati titok és nem utolsó sorban a munkahelyi „üzleti” titok védelmére vonatkozó rendeletek és belső szabályozások gyakorlati alkalmazását a napi feladatok elvégzéséhez. Az „ügyiratkezelői kézikönyv” tartalmazza mindazokat - a jogi, illetőleg általános ügyvitel-szervezési és ügyirat-kezelési - ismereteket, melyeket e szakma - véleményünk szerint - nem nélkülözhet. Budapest, 2007. július
A szerzők 12
I. FEJEZET A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY ÉS A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK IRATKEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
1. A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY 2005. ÉVI MÓDOSÍTÁSA A jelenleg hatályos, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény egyes részleteit az 1997-ben, 2001-ben és a 2003-ban kiadott, valamint a 2005. december 13-án elfogadott CXLIX. számú tv. módosították. A módosított jogszabály az irat fogalmát a korábbiakhoz képest kibővítette az elektronikus, mágneses adathordozókon tárolt információkkal, adat-együttesekkel. Az irattári anyag fogalmát a törvény a korábbinál általánosabban határozza meg, az irattárak esetében pedig az elektronikus tároló helyekről is intézkedik. a) Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adat- együttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja. b) Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége. c) Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely.
Az új rendelkezés megváltoztatta az iratkezelési szabályzatok kiadásának rendjét, és intézkedett az elektronikus iratkezelés egyes kérdéseivel kapcsolatban is. Az utóbbi vonatkozásában a törvény előírja, hogy a szervek kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhatnak, amely a külön jogszabályban meghatározott
követelményeknek
megfelel,
tanúsítvánnyal
rendelkezik.
(Tudjon
meg
többet
a
dokumentumkezelést támogató tanúsított szoftverekről!) Az iratkezelési szabályzatoknak két nagy csoportját különbözteti meg a vonatkozó jogszabály, az egyedi és az egységes szabályzatokat. 13
Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki:
a közfeladatot ellátó szerv – e törvényben foglalt kivételekkel - az illetékes közlevéltárral egyetértésben,
a központi államigazgatási szerv a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben,
az önkormányzati hivatal számára a jegyző (főjegyző) az illetékes közlevéltárral és a területileg illetékes közigazgatási hivatallal egyetértésben.
A jogi személyiséggel rendelkező önkormányzati társulás, az önkormányzatok többcélú kistérségi társulása (a továbbiakban együtt: önkormányzati társulások) a társulási megállapodásban rendelkezhet az iratkezelés szabályozásáról. Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki:
a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral egyetértésben
a szakmai irányítást ellátó miniszter, vagy a központi államigazgatási szerv vezetője a területi és helyi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek (kivéve a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok) részére,
az igazságügyért felelős miniszter a közjegyzők és a bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái tekintetében,
az Országos Igazságszolgáltatási Tanács a bíróságok, a legfőbb ügyész az ügyészségek részére a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben.
Az előzőkben felsoroltak szerinti iratkezelési szabályzatokat a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője egységes iratkezelési szabályzatban összefoglalva is kiadhatja. Indokolt esetben a szakmai irányítást ellátó miniszter az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben egységes iratkezelési szabályzatot, vagy egyedi iratkezelési szabályzatuk mellékletét képező egységes irattári tervet adhat ki. Az önkormányzati hivatalok számára az önkormányzatokért felelős miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben
egységes
irattári tervet ad ki.
14
A Magyar Országos Levéltár, illetőleg az illetékes közlevéltár egyetértési joga az irattári tételek kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki. A Magyar Országos Levéltár az önkormányzati levéltárak véleményének előzetes kikérésével gyakorolja a bíróságok, ügyészségek, a központi államigazgatási szervek területi szervei és a rendvédelmi szervek szervezeti egységei, a helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja és az önkormányzati hivatalok minta irattári terve kiadásával kapcsolatos egyetértési jogát. Az irattári terv az iratkezelési szabályzat szerves részét képezi, annak kötelező mellékleteként. Elfogadási rendje – kivéve az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére kiadott egységes irattári terveket - nem válik el az iratkezelési szabályzattól. A központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét a Kormány külön rendeletben állapítja meg. A törvény felhatalmazza a kormányt, hogy rendeletben állapítsa meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit (ld. 335/2005. /XII. 29./ Korm. r.), a belügyminisztert - 2006. júniusától az Önkormányzati és területfejlesztési minisztert - , az informatikai minisztert, a nemzeti kulturális örökség miniszterét - 2006. júniusától az Oktatási és kulturális minisztert - arra, hogy meghatározzák az iratkezelési szoftverekkel kapcsolatos előírásokat (ld. 24/2006. /IV. 29./ BM-IHM-NKÖM r.), valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályait (ld.16/2006. /IV. 6./ BM r.). az elektronikus iratok levéltárba adásával, tárolásával kapcsolatos rendelkezés még nem került kiadásra. A bíróságok esetében az Országos Igazságszolgáltatási Tanáccsal, az ügyészségeknél a legfőbb ügyésszel kell a felsorolt jogszabályokat egyeztetni
2. A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK IRATKEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI (KEIR) A levéltári törvényben kapott felhatalmazás alapján a Kormány a 335/2005. (XII. 29.) Korm. számú rendeletben határozta meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit (rövidítése: KEIR). A rendelkezés a papír alapú és az elektronikus iratkezelést egyaránt szabályozza. A jogszabály első része értelmező rendelkezéseket tartalmaz, majd foglalkozik az iratkezelés szerven belüli felügyeletével, az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek kiadásának menetével (Ld. 1./a – 1./b ábra). 15
A rendelet szerint az irattári terveket általános és különös részre kell osztani. Az általános részbe a szerv működésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. A tételeket tartalmi összefüggések alapján főcsoportokba, csoportokba, alcsoportokba kell osztani, amelyek a különös részen szervezeti egységenként is kialakíthatók. A jogszabály az iratkezelés központosított, osztott és vegyes rendszerének létrehozására egyaránt lehetőséget ad, és nem írja elő az iktatás módját sem. Az iratok átvétele hagyományos formákban (pl. postai úton, személyesen) papíron és informatikai-telekommunikációs eszközön is történhet. Utóbbi esetben az átvevő a feladónak automatikusan köteles elküldeni a küldemény átvételét igazoló, az érkeztetés sorszámát és – folyamatosan működő rendszerek esetében - az érkezés időpontját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. Iktatás előtt az elektronikusan érkezett iratot megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, a küldőt három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, illetve a fogadás szabályairól. Az iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, és ennek tényét az iraton rögzíteni szükséges. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben nem lehet az iratot az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, és az iktatás is ennek megfelelően módosítandó. Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez stb.) átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet, amely az azonosításhoz szükséges adatokat is tartalmazza. Az elektronikus iktatókönyv kötelezően előírt adatai megegyeznek a papír alapú iktatókönyvével. Az iktatást követően az ügyirat tárgya, illetve az ügyfél neve és azonosítója alapján név- és tárgymutatót kell készíteni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján le kell zárni és az előírások szerint hitelesíteni. Elektronikus iktatáskor is ügyelni kell arra, hogy zárás után az adott évre, adott iktatókönyvbe több iratot ne lehessen beiktatni. El kell készíteni az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát. Ha a beküldő kéri, három napon belül értesíteni kell őt az elektronikus úton érkezett irat iktatószámáról, az eljárás megindításáról, a határidőről stb. Az elektronikus úton érkezett iratok közül bizonyos ügytípusok automatikusan is iktathatók. A kézi iktatásban az iktatókönyv vezetésének, az ott végrehajtott javítások elvégzésének módját érvényben hagyja a rendelkezés, de az elektronikus iktatókönyv használata esetén előírja, hogy a módosításokat az eredeti tartalom megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A naplóban rögzítendő a módosítási jogosultsággal rendelkező ügyiratkezelő azonosítója is. 16
A papír alapú iratokhoz hasonlóan az elektronikus iratokat is „irattározni” kell, azaz az azonos iktatóhelyhez és évkörhöz tartozó iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használatát a selejtezési idő lejártáig vagy levéltárba adásig kell biztosítani. Betekintés, kutatás az elektronikus irattárban is lehetséges, a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratokat. A rendelet végül előírja, hogy az iratokkal és azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is.
E rendelet hatálybalépésével egyidejűleg a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet, valamint a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet; a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet módosításáról rendelkező 45/2003. (XII. 2.) BM rendelet; a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet módosításáról rendelkező 22/1999. (VII. 16.) BM rendelet; az egészségügyi intézmények iratkezelési mintaszabályzatáról szóló a 9/1999. (IV. 14.) EüM rendelet hatályát veszti.
3. A KORMÁNYZATI IRATKEZELÉSI FELÜGYELET (KIF)
2006. január 1-től a központi közigazgatási szervek iratkezelésének szakmai ellenőrzésére a Belügyminisztériumon belül (2006. júniusától: Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium) létrejött a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (a továbbiakban: KIF).
A
KIF
feladatköre
széleskörű.
Az
önkormányzati
és
területfejlesztési
miniszter
e
feladatkörében a közfeladatokat ellátó szervek egészére kiterjedően összehangolja az elektronikus iratkezelés és ügyintézés folyamatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását. A miniszter a minősített iratok kivételével a köziratok kezelésének szakmai irányításáért való felelőssége körében ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtását a központi államigazgatási szerveknél. Feladatai részletesen: 17
Folyamatosan gyűjteni, rendszerezni és elemezni a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének informatikai feltételrendszerére, infrastruktúrájára vonatkozó adatokat.
Koordinálni a központi, területi és helyi államigazgatási szervek, a helyi önkormányzati hivatalok és a közlevéltárak informatikai feltételrendszerével kapcsolatos fejlesztési tervek elkészítését.
Előkészíteni a köziratok kezelésével összefüggő jogszabályok tervezetét, amely magában foglalja a korábbi jogszabályok folyamatos felülvizsgálatát is.
Hatásköre:
Jóváhagyni a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben a központi közigazgatási szervek egyedi iratkezelési szabályzatait, és
Egyetértési jogot gyakorolni az egységes iratkezelési szabályzatok, és minta irattári tervek esetében.
Ellenőrizni az iratkezelési szabályzatokban foglaltak végrehajtását a központi kormányszerveknél, és – felhasználva a közlevéltárak ilyen irányú tapasztalatait –
Értékelni a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének helyzetét, az elektronikus iratkezelésre történő áttérés tapasztalatait, Ezen túlmenően feladata részt venni az iratkezelésért felelős és az iratkezelést végző személyek
szakmai képzésével, továbbképzésével kapcsolatos koncepciók kidolgozásában. A KIF 2006-ban „Segédanyag” -ot állított össze a községi, városi, megyei jogú városi, fővárosi kerületi, valamint a fővárosi és a megyei önkormányzat képviselő-testülete hivatala által elkészítendő (elektronikus/papír) Egyedi Iratkezelési Szabályzatok megalkotásához.
4. AZ IRATKEZELÉSI SZOFTVEREK
Az ügyviteli szoftverek elsődleges feladata, hogy a rendszer megfeleljen az iratkezelés általános követelményeinek. A követelmények teljesítését a program úgy vezérli, hogy az egyes műveleteknél a számítógép adta lehetőségeket teljes egészében kihasználja a gyors, hatékony ügyintézés érdekében.
18
Az ún. iktató programok szolgáltatásainak körét vizsgálva megállapítható, hogy a számítástechnika magyarországi elterjedésének sajátosságai miatt napjainkban igen sok a szakmailag alkalmatlan iktatóprogram, olyanok, amelyek az iktatás alapvető feladatát sem látják el. A használat során kiderült hibákból tanulva azonban egyre inkább terjednek a szakmailag is elfogadható, jól és gyorsan működő programok. Az alkalmatlan programok kiszűrése érdekében a tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő programok alkalmazását jogszabály írja elő. A tanúsítvány kiállítása, a program minősítése, a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendeletben megfogalmazott követelmények alapján történik. Alapvető, hogy a szoftver kezelése ne kívánjon különleges informatikai ismereteket. Legyen elég hozzá az általános számítógép felhasználói jártasság. Követelmény az iktatás folyamatosságának biztosítása. Rögzítés során legyen az irat az iktatókönyvbe írható, az előírt „metaadatok”* köre automatikusan vagy manuális módon társítható a rögzített iraton. Téves iktatás esetén lehetővé kell tenni az iratok stornózását, vagy újbóli iktatását, az eredeti információk megmaradása mellett. A szoftver rendelkezzen az iratok nyomon követéséhez szükséges funkcióval, biztosítsa a keresési funkciók széles választékát, amely az irattári rendszer minden szintjéhez (iktatókönyv, irattári tétel, ügyirat, irat) tartozó metaadatok* alapján lehetővé teszi az ügyiratok, iratok vagy metaadataik keresését és elérését. Legyen lehetőség az irattári terv létrehozására, és arra is, hogy a felhasználók az ügyiratokat az irattári terv tételeihez be tudják sorolni. A szoftvernek lehetővé kell tenni a jogosultságok tartalmának differenciált meghatározását. Gondoskodni kell az adatok manuális vagy automatikus mentését és helyreállítását szolgáló eljárásokról is. A szoftveren belül egy meg nem változtatható eseménynaplót kell vezetni, amely képes rögzíteni és tárolni az elektronikus iratokkal, ügyiratokkal, iktatókönyvekkel kapcsolatos változtatásokat a műveletet végző (elrendelő) nevének és az időpontnak a feltüntetésével. Tudjon meg többet a tanúsított dokumentumkezelésről!
*
Metaadat: (az iratkezelés összefüggéseiben értelmezve:) Strukturált, vagy félig-strukturált
információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át, valamint azon tartományokon (domain-eken) belül és szerte, amelyekben létrehozására sor került. Forrás: Metaadat Archiválási Fórum munka-célú fogalmi meghatározás (http://www.archiefschool.nl/amf). 19
A hagyományos iratkezelés, valamint az elektronikus dokumentumkezelés összehasonlítása Hagyományos iratkezelés
Elektronikus dokumentumkezelés
A dokumentumokat emberek (kézbesítő, titkárnő, stb.) A dokumentumok elektronikus adatbázisban, továbbítják számítógépen tárolódnak, hozzáférés csak jogosultság és szigorú ellenőrzés alapján lehetséges. A dokumentumok tárolása hosszú ideig irodai körülmények között történik, ami az iroda helykihasználtsági fokát jelentős mértékben rontja, és jelentős tárolási költségeket is jelent.
Az elektronikus dokumentumok egy központi szerveren tárolódnak - csökkentve ezzel az irattárolási költségeket - amelyhez megfelelő jogosultság alapján a szervezet alkalmazottjai hozzáférhetnek.
A dokumentumokról általában minden helyen készül egy másolat, ami bekerül az adott szervezet helyi irattárába, így jelentős költségek jelennek meg a felesleges fénymásolás és a másolatok eredetiként való tárolása miatt.
A dokumentumok képét a hálózatban bárki lehívhatja – egyidejűleg akár több helyről is történhet lekérdezés -, ha feltétlenül szükséges ki is lehet azokat nyomtatni, de a kinyomtatott másolatot nem kell (sőt tilos!) irattározni. Így a másolási vagy nyomtatási költségek lecsökkenthetők, és az iratmásolatok tárolása is feleslegessé válik.
Amennyiben egy adott dokumentum kikeresése Egy dokumentum kikeresése néhány másodpercig tart szükséges, akkor az a legtöbb esetben egy-két ember csupán. néhány órai, esetenként néhány napi munkáját jelenti. Katasztrófahelyzet esetén (tűz, víz, betörés, stb.) ha Ha a fizikai iratállomány megsemmisül, akkor is megsemmisül az iratanyag, akkor azokat nagyon bármelyik dokumentum igen gyorsan előállítható az nehéz és költséges reprodukálni. elektronikus archívumból. Az elektronikus adatállományból back-up másolatot kell tárolni egy, a szervertől fizikailag elkülönülő helyen, így a back-up másolatokból a rendszer azonnal újraindítható. Az iratok fizikailag vándorolnak az egyes szervezeti Az iratok kizárólag elektronikus formában mozognak, egységek és az irattárak között. így a fizikai irat az irattárban biztonságos körülmények között őrizhető, az elektronikus archívum pedig kizárja az iratmanipuláció lehetőségét. Az irattárak kezelésére személyzetet kell fenntartani.
külön
szakképzett Az elektronikus archívum fenntartása nem igényel külön szakképzett személyzetet, mivel az elektronikus dokumentumok egy központi szerveren tárolódnak. A dokumentumok képe a hálózatban– jogosultság szerint – lehívható.
20
Az iratok hitelessége érdekében nem szabad megengedni, hogy a felhasználók az érkeztetett, kiadmányozott, vagy már más számára ügyintézés céljából átadott elektronikus irat tartalmát megváltoztassák. A szoftver segítse az iratok selejtezését. Tudja tájékoztatni a felhasználót az összes olyan őrzési/selejtezési határidőről, amelyik egy meghatározott időn belül lejár. Végül legyen képes a maradandó értékű iratok levéltárba juttatására, és a már értéktelenek törlésére is. A tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő szoftvernek képesnek kell lenni arra, hogy segítségével az összes iratkezelési feladat elvégezhető legyen.
5. A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME ÉS A KÖZÉRDEKŰ ADATOK NYILVÁNOSSÁGA
Az Országgyűlés a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényt az EU jogharmonizáció jegyében a 2003. évi LVIII. törvénnyel módosította. Újabb módosítás 2005-ben történt (XIX. tv.), amely a következő főbb területekre vonatkozott: a közérdekű adat és a közérdekből nyilvános adat fogalmának meghatározása, és ezek megismerésével kapcsolatos normatívák az információ szabadság jegyében, az adattovábbítás, az adatkezelés összekapcsolására, és ennek alkalmazására az állami és az önkormányzati szervek által kezelt adatok estében, az adatvédelmi biztos eljárásának szabályozása jogellenes adatkezelés esetén (Ld. 1993. évi LlX. törvény – Obtv.) Az adatkezelő vagy adatfeldolgozó részére a személyes adat (beleértve a különleges adatot is) továbbításának feltételeire vonatkozóan az EU -n kívüli országokba. Közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől. Közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó, minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli. Ha törvény másként nem rendelkezik, közérdekből nyilvános adat a közfeladatot ellátó szervek feladat- és hatáskörében eljáró személy feladatkörével összefüggő személyes adata, továbbá a közfeladatot ellátó
21
személy e feladatkörével összefüggő személyes adata. Ezen adatok megismerésére a közérdekű adatok megismerésére vonatkozó rendelkezéseket kell alkalmazni. Kivételt képeznek a közfeladatot ellátó szervek feladatkörébe tartozó döntések előkészítésével kapcsolatos adatok, amelyek 10 évig nem nyilvánosak. Az ezek megismerésére irányuló kérelmet el lehet utasítani, ha az adat megismerésére a szerv törvényes működési rendjét, feladatainak külső befolyástól mentes ellátását veszélyezteti. A kérelem megtagadásáról nyolc napon belül értesíteni kell a kérelmezőt. A közérdekű adat megismerésére az igényeket írásban, szóban vagy elektronikus úton lehet benyújtani. Az adatokat tartalmazó dokumentumról másolat készíthető. Ha a kérelmező azt egyéb, közérthető formában, más technikai eszközzel kéri, amennyiben nem jár aránytalan költséggel, ez is teljesíthető. Ha az irat olyan adatokat is tartalmaz, amelyeket a kérelmező nem ismerhet meg, azt olvashatatlanná kell tenni. A közérdekű adatok megismerését a szervek nem köthetik személy-azonosító adatok közléséhez. Ha erre mégis szükség van, az igény teljesítését követően ezeket az adatokat haladéktalanul meg kell semmisíteni.
6. AZ ELEKTRONIKUS INFORMÁCIÓ SZABADSÁG A közérdekű adatok hozzáférésének megkönnyítését segíti elő a 2005. évi XC. tv., amely az elektronikus információ szabadságról szól. A törvényhozás célja annak biztosítása volt, hogy a közvélemény elektronikus úton, külön személyazonosítás és adatigénylés nélkül gyorsan és pontosan tájékozódjék a közérdekű adatok és a közérdekből nyilvános adatok bizonyos köréről. A törvény szerint a közzététel történhet az adatfelelős (az adatokat létrehozó, közfeladatot ellátó szerv) honlapján, vagy adatközlő (pl. felügyeleti vagy szakmai irányítást ellátó szervezet) útján. A törvény mellékletében általános közzétételi lista található, amely meghatározza a nyilvánosságra kerülő adatok körét. Ezek a következők:
szervezeti, személyzeti adatok (a szerv neve, címe, felépítése, felügyeleti szerve stb.),
tevékenységre,
működésre
vonatkozó
adatok
(jogszabályok,
tevékenységről
szóló
tájékoztatók, hatósági ügyek intézéséhez szükséges adatok, közszolgálatok megnevezése, kiadványok felsorolása stb.) 22
gazdálkodásra vonatkozó adatok (éves költségvetés, beszámoló, létszámmal, személyi juttatásokkal kapcsolatos összesített adatok, állami pénzből megvalósított beszerzések és beruházások stb.)
Az általános közzétételi listán kívül a közfeladatot ellátó szerv vezetője – az adat- védelmi biztos véleményének kikérésével – egyedi közzétételi listát is készíthet. Ezt évente felül kell vizsgálni, és módosítani, ha a közzétett adatokon kívül más adatok iránt is volt számottevő adatigénylés. A törvény az alábbi adatcsoportok közzétételéről intézkedik:
jogszabály előkészítés (pl. jogszabálytervezetek, miniszteri rendeletek tervezetei, de nem kell nyilvánossá tenni pl. a fizetési kötelezettségekről, az ármegállapításokról, az állami támogatásról, a szervalapításról szóló jogszabályok tervezetét),
a törvényalkotás menete (pl. törvényjavaslatok, bizottsági ajánlások, jegyzőkönyvek a törvényjavaslat plenáris ülésen folytatott általános, részletes és záró vitájáról stb.)
elfogadott jogszabályok (a Magyar Közlönyben közzétett hivatalos formában),
bírósági határozatok (Ezeket az Országos Igazságszolgáltatási Tanács teszi közzé. Ha a fél tiltakozik, nem tehetők közzé a házassági, apasági, gondnokság alá helyezési perekben kelt határozatok.)
A törvény 2006. január 1-től lépett hatályba.
23
II. FEJEZET KÖZIGAZGATÁSI ISMERETEK
A KÖZIGAZGATÁSI HATÓSÁGI ELJÁRÁS ALAPVETŐ SZABÁLYAI
A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló többször módosított 1957. évi IV. törvényt hatályon kívül helyezte. A 2004. évi CXL. törvény kiadásának célja volt, hogy erőteljesebben juttassa kifejezésre a közhatalom szolgáltató funkcióját és jelentősen csökkentse
az ügyfelekre háruló eljárási terheket,
megteremtse az összhangot az Európai Unió tagállamaként való működés követelményeivel,
az ügyfeleknek és az eljárás más résztvevőinek a hatóságokkal létrejövő kapcsolatát átlátható jogi szabályozás útján rendezze,
egyes esetekben az elektronikus ügyintézés lehetőségeinek megteremtése,
a demokratikus jogállamtól elvárható módon és mértékben juttassa érvényre az ügyfelek jogait,
a kötelességek teljesítése pedig túlnyomórészt önkéntes jogkövetés útján történjék, valamint
az általános szabályok elsődlegességének érvényesítésével garanciális keretbe foglalja a különös eljárási szabályokat.
1.1.
ALAPFOGALMAK
(A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL törvény alapján) Az eljárás alanyai: az ügyfél és
24
a közigazgatási hatóság. Az ügyfeleket a hatósági eljárásban megilleti a törvény előtti egyenlőség, ügyeiket indokolatlan megkülönböztetés és részrehajlás nélkül kell elintézni. Az ügyfeleket megilleti a tisztességes ügyintézéshez, a jogszabályokban meghatározott határidőben hozott döntéshez való jog és az eljárás során az anyanyelv használatának joga. A törvényben meghatározott kivétellel az ügyfél fellebbezést, újrafelvételi kérelmet, méltányossági kérelmet, jogszabálysértés esetén a bírósághoz keresetet nyújthat be. 15. § (1) Ügyfél az a természetes vagy jogi személy, továbbá jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, akinek (amelynek) jogát, jogos érdekét vagy jogi helyzetét az ügy érinti, akit (amelyet) hatósági ellenőrzés alá vontak, illetve akire (amelyre) nézve – tulajdonát, jogait és vagyontárgyait is ideértve – a hatósági nyilvántartás adatot tartalmaz. A törvény alkalmazása szempontjából közigazgatási hatóság (a továbbiakban: hatóság) a hatósági ügy intézésére hatáskörrel rendelkező a) államigazgatási szerv, b) helyi önkormányzat képviselő-testülete, és a vonatkozó törvény szerint átruházott hatáskörben annak szervei, c) főjegyző, jegyző (körjegyző), a képviselő-testület hivatalának ügyintézője, a megyei jogú város kerületi hivatalának vezetője, a hatósági igazgatási társulás, d) nem közigazgatási feladat ellátására létrehozott egyéb szervezet, köztestület vagy személy, amelyet (akit) törvény vagy törvény felhatalmazása alapján kormányrendelet jogosít fel közigazgatási hatósági jogkör gyakorlására.
A közigazgatási hatósági eljárásban a törvény keretei között a hivatalból való eljárás elve érvényesül. A törvény az eljárási szabályokat illetően meghatározza, hogy a hatóság az eljárás során köteles a jogszabályok rendelkezéseit megtartani és másokkal is megtartatni. A kizárólag kérelemre indulók kivételével a közigazgatási eljárásban a hivatalból való eljárás elve érvényesül annak megindítását, a tényállás megállapítását, a határozatok végrehajtását illetően.
25
A közigazgatási hatóság: a) a kizárólag kérelemre indítható eljárások kivételével hivatalból eljárást indíthat, illetve a kérelemre indult eljárást jogszabályban meghatározott feltételek esetén folytathatja, és ilyen esetben a végrehajtást is hivatalból rendeli el, b) hivatalból állapítja meg a tényállást, határozza meg a bizonyítás módját és terjedelmét, ennek során nincs kötve az ügyfelek bizonyítási indítványaihoz, ugyanakkor a tényállás tisztázása során minden, az ügy szempontjából fontos körülményt figyelembe kell vennie, c) e törvény keretei között felülvizsgálhatja mind a saját, mind a felügyeleti jogkörébe tartozó hatóság határozatát, d) hivatalból intézkedhet a döntésének kijavításáról, kiegészítéséről, módosításáról és visszavonásáról. A közigazgatási hatóság az ügyfél és az eljárás más résztvevője számára biztosítja, hogy jogaikról és kötelezettségeikről tudomást szerezzenek, és előmozdítja az ügyféli jogok gyakorlását. Közigazgatási hatósági ügy (a továbbiakban: hatósági ügy): a) minden olyan ügy, amelyben a közigazgatási hatóság az ügyfelet érintő jogot vagy kötelességet állapít meg, adatot, tényt vagy jogosultságot igazol, hatósági nyilvántartást vezet vagy hatósági ellenőrzést végez, b) a tevékenység gyakorlásához szükséges nyilvántartásba vétel és a nyilvántartásból való törlés – a fegyelmi és etikai ügyek kivételével – ha törvény valamely tevékenység végzését vagy valamely foglalkozás gyakorlását köztestületi vagy más szervezeti tagsághoz köti. A közigazgatási hatósági ügyekben a törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.
A tárgyi hatály tartalmazza azt, hogy mely ügyekre vonatkoznak a törvény rendelkezései. A törvény rendelkezései azon ügyekre vonatkoznak, amelyekben a közigazgatási szerv az ügyfél jogát, vagy jogos érdekét érintő döntést hoz (jogot vagy kötelezettséget állapít meg), adatot igazol, nyilvántartást vezet, illetve hatósági ellenőrzést végez. Ezeket közigazgatási vagy hatósági ügyeknek nevezzük. Hatósági nyilvántartásnak csak azok minősülnek, amelyek vezetésére jogszabály kötelezi a közigazgatási szervet, ebből eredően közhitelűen tartalmazza az ügyfelek adatait: pl. anyakönyvi nyilvántartás, ingatlan nyilvántartás.
26
Az állampolgárok személyes adatainak nyilvántartását törvényi előírások szabályozzák (Ld. a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló, többször módosított 1992. évi LXIII. törvényt.). A törvény hatálya nem terjed ki a szabálysértési eljárásra, a választási eljárásra, a népszavazás előkészítésére, lebonyolítására, a területszervezési eljárásra, és rendelkezéseit iparjogvédelmi, piac felügyeleti, pénz- és tőkepiaci stb. ügyekben csak akkor kell alkalmazni, ha a törvény az ügyfajtára vonatkozó eltérő szabályokat nem állapít meg.
Hatáskör: hogy mely szervek foglalkoznak közigazgatási hatósági ügyekkel, illetve a közigazgatási szervek között milyen munkamegosztás van. A törvény az eljárási szabályokat illetően meghatározza, hogy a hatóság az eljárás során köteles a jogszabályok rendelkezéseit megtartani és másokkal is megtartatni. A kizárólag kérelemre indulók kivételével a közigazgatási eljárásban a hivatalból való eljárás elve érvényesül annak megindítását, a tényállás megállapítását, a határozatok végrehajtását illetően.
Adatvédelem: a törvény meghatározza, hogy a hatóság köteles gondoskodni az eljárás során megismert, törvény által védett titok (a továbbiakban: védett adat) és a hivatás gyakorlásához kötött titok (a továbbiakban: hivatásbeli titok) megőrzéséről és a személyes adatok védelméről, valamint a hatósági eljárás tartama alatt a hatóság gondoskodik arról, hogy a védett adat és a hivatali titok ne kerüljön nyilvánosságra, ne juthasson illetéktelen személy tudomására, és a személyes adatok védelme biztosított legyen. A hatóság az eljárás során a birtokába került védett adatot, hivatali titkot, továbbá személyes adatot – az ugyanazon ügyben folyó, e törvényben szabályozott eljárások kivételével – csak akkor továbbíthat más szervhez, ha ezt törvény megengedi, vagy ha az érintett ehhez hozzájárult.
1.2.
A KÖZIGAZGATÁSI ELJÁRÁS SZAKASZAI
A közigazgatási eljárásnak a közigazgatási szervek, az ügyfél és más közreműködő személyeknek (szerveknek) a hatósági jogalkalmazás során végzett cselekvései értendők. Ebben az eljárásban a résztvevők egymással nem mellérendeltségi, hanem alá-fölérendeltségi - ún. függőségi - viszonyban 27
vannak. A felek közül az eljáró közigazgatási szerv pozíciója a meghatározó (döntést hozhat, döntései kikényszeríthetőek), éppen ezért igen nagy jelentőségű az eljárás másik alanyának - vagyis az ügyfél jogainak védelme, garantálása. A közigazgatási eljárásban a jogszabály három szakaszt különböztet meg. Az utóbbi két eljárási szakaszra nem minden ügyben kerül sor, az eljárások többsége első fokon lezárul. a) Az alapeljárás a szükséges eljárás, minden államigazgatási hatósági ügynek legalább egyfokúnak kell lenni: a kérelem benyújtásától el kell jutni az államigazgatási (érdemi) döntésig. b) A jogorvoslati eljárásra jog- vagy érdeksérelem esetén kerül sor, és vagy a közigazgatáson belüli (megyei közigazgatási hivatal) vagy a közigazgatáson kívüli (bíróságok) eljárást takar. c) A közigazgatási végrehajtási eljárásnak csak kötelezettséget (tűrést, kitoloncolást, tiltást, befizetést stb.) megállapító döntés esetén van helye, amely során kényszerítő eszközökkel szerez érvényt a hatóság döntésének.
a) Az első fokú (alap)eljárás Az alapeljárás eljárás az a szakasz, amelyet az első fokon eljárni jogosult a közigazgatási szerv folytat le az ügy érdemi eldöntése céljából. Ez is további három szakaszra bontható: 1. Az eljárás megindítása, 2. Az eljárás lefolytatása , 3. Döntés: érdemi határozathozatal
b) Jogorvoslati eljárás A jogorvoslati eljárás célja az első fokú eljárásban hozott döntéssel okozott esetleges
jog- és
érdeksérelem orvoslása. A jogorvoslati eljárás lefolytatására hivatalból, vagy pedig az ügyfél kérésére, bejelentésére kerül sor. c) A végrehajtási eljárás Az eljárás harmadik szakaszának célja: a jogi aktus realizálása. Az ügyben érintett állampolgárok önkéntes jogkövetése esetén az eljárásnak erre a szakaszára már nem kerül sor. A törvény szerint alapvetően két feltétele van annak, hogy a határozat végrehajtható legyen:
28
a határozat jogerőre emelkedett,
a teljesítési határidő vagy határnap letelt.
A törvény (rövidítéssel: KET.) megfelelő jogi kereteket, garanciákat ad az eljárás szabályos lefolytatásához, az ügyfelek jogainak érvényre juttatásához Az ügyiratkezelés behálózza az egész államigazgatási eljárást, az ügy keletkezésétől annak befejezéséig. Az ügyfél beadványa lényegében akkor válik elintéznivaló ügyirattá, amikor átveszik és érkeztetik, majd azt követően beiktatják. Ekkor már kitörölhetetlen nyoma van létezésének: meglétéért, törvényes és határidőn belüli elintézéséért, valamint megőrzéséért felelősséggel tartozik vezető, ügyintéző és ügyiratkezelő egyaránt. A fellebbezést, az esetleges bírósági ügyet csak akkor lehet jól elintézni, ha az alapeljárás iratai megtalálhatók. Az elintézett ügy az ügyfél számára csak akkor fejeződik be, ha időben tudomást szerez a hatóság döntéséről. A z összefüggések hosszan sorolhatóak, amelyek mind azt bizonyítják, hogy az ügyintézést az ügyiratkezelés teszi „láthatóvá".
A vezetőnek és az ügyintézőnek ismernie kell az ügyirat-kezelési
szabályokat, ugyanakkor az ügyiratkezelőnek sem elégséges csupán a konkrét iratkezelési feladatokkal „tisztában lennie". Az összefüggés - azaz az közigazgatási eljárás főbb mozzanatainak - ismerete nélkül ugyanis munkája a „levegőben lóg", az számára idegen marad, s színvonalasan nem is végezhető. A továbbiakban a közigazgatási eljárás általános szabályai közül a legalapvetőbb fogalmak, mozzanatok kerülnek ismertetésre, s azok a cselekmények, melyek a legszorosabb összefüggésben vannak az ügyirat-kezelési tevékenységgel (pl. jegyzőkönyv felvétele, határidő számítás, idézés kibocsátása). A közigazgatási eljárás az ügyfél kérelmére (bejelentésére, nyilatkozatára) vagy hivatalból indul meg. (A felettes szerv a közigazgatási szervet az eljárás megindítására vagy folytatására is utasíthatja.) Az ügyfél a közigazgatási szervhez a kérelmét szóban vagy írásban nyújthatja be. Jogszabály előírhatja, hogy az ügyfél a kérelmét az erre a célra rendszeresített nyomtatványon nyújtsa be. A kérelemhez csatolni kell a jogszabályban előírt mellékleteket is. Az ügyféltől azonban nem lehet olyan igazolást kérni, amelyet a közigazgatási szerv saját nyilvántartásának tartalmaznia kell. A magánszemély az első fokú eljárás megindítására irányuló kérelmét az eljárásra hatáskörrel rendelkező, illetékes közigazgatási szerven kívül a lakóhelye vagy a munkahelye szerint illetékes jegyzőnél is előterjesztheti. A szóban előterjesztett kérelemről jegyzőkönyvet vagy hangfelvételt kell készíteni. A közigazgatási szerv a hatáskörét és illetékességét az eljárás minden szakaszában hivatalból köteles vizsgálni. Amennyiben azt állapítja meg, hogy az ügyben nincs hatásköre vagy nem illetékes, az ügyet haladéktalanul át kell tenni a hatáskörrel rendelkező illetékes közigazgatási szervhez, és erről az ügyfelet egyidejűleg - öt napon belül – értesíteni kell. 29
A közigazgatási szerv a kérelem benyújtását követően köteles a tényállást tisztázni. A tényállás azoknak a jogi jelentőségű tényeknek az összessége, amelyhez a jogszabály valamilyen rendelkezést fűz. E tények fennállásáról vagy fenn nem állásáról a hatóságnak meg kell győződnie. Erre szolgál a bizonyítási eljárás lefolytatása, ami nem más, mint a döntés szempontjából jelentős tények valódiságának a vizsgálata. A hivatalból indult eljárásnál a bizonyítás terhe a hatóságé, míg a kérelemre indult esetekben általában az ügyfélnek kell bizonyítania a hivatkozott feltételek fennállását. A KET szabályozása szerint a legfontosabb bizonyítási eszközök, illetve b i z o n y í t é k o k : az ügyfél nyilatkozata, az irat, a tanú vallomása és a szakértő véleménye, valamint a szemle tapasztalatai. Az eljáró közigazgatási szerv mind az ügy érdemében, mind az eljárás során eldöntendő kérdésekben határozatokat köteles hozni (érdemi, illetőleg közbeeső határozat). E tartalmi különbség mellett a határozatokat formailag is lehet csoportosítani: alakszerű, egyszerűsített és nem alakszerű határozat. Az alakszerű határozat négy részből áll: a bevezető vagy fejrész, a rendelkező rész, az indokolás és a záró rész. A határozatot az érdekeltekkel közölni kell; innen kezdődik a határozat hatálya, ettől az időponttól kell számolni a határidőket (fellebbezési, végrehajtási) is. A határozatot főszabályként írásban, kézbesítés útján kell közölni. A törvény jogorvoslati rendszere biztosítja a törvényesség érvényesülését az egész eljárás során. A jogorvoslat alanya az ügyfél és a sérelmezett döntést hozó hatóság, tárgya az a határozat, amely ellen jogorvoslattal éltek, a célja pedig a jog- vagy érdeksérelem orvoslása. A megtámadott egyedi államigazgatási határozatokat a határozat kijavításával (kicserélésével), kiegészítésével, módosításával, visszavonásával, megsemmisítésével (semmissége megállapításával), megváltoztatásával és hatályon kívül helyezésével lehet orvosolni. Rendes jogorvoslat a fellebbezés, rendkívüli jogorvoslat a bírói felülvizsgálat, a felügyeleti intézkedés és az ügyészi intézkedések (pl. felszólalás, figyelmeztetés). A végrehajtás a hatósági eljárásban a közigazgatási szerv határozatba foglalt döntésének a megvalósulását jelenti. Ez történhet önkéntes jogköveteléssel vagy hatósági kényszer hatására. Amennyiben a határozatban előírt kötelezettségének az ügyfél nem tesz eleget, döntésének a hatóság maga szerez érvényt, hatósági eszközök alkalmazásával. Az önként nem teljesítő ügyfelet többnyire vagyoni hátránnyal sújtják (pl. bírság), kivételesen azonban arra is lehetőség van, hogy a hatósági kényszer közvetlenül a kötelezett személye ellen irányuljon. A végrehajtási eljárás első szakasza a végrehajtás elrendelése, a második a végrehajtás foganatosítása: pl. pénzösszeg behajtása, meghatározott cselekmény végrehajtása, ingóság kiadása. Eljárási cselekmények, melyekkel a közigazgatási hivatal ügyiratkezelője munkája során a leggyakrabban találkozhat:
30
Kérelem (34 – 38.§): A közigazgatási szervhez a kérelem szóban vagy írásban nyújtható be. Az írásbeli kérelem benyújtásához több igazgatási ágazatban nyomtatványok állnak rendelkezésre, melyek mind az ügyfél, mind a hivatal munkáját megkönnyítik. A kérelemhez csatolni kell a jogszabályban előírt mellékleteket; amennyiben az ügyfél ezt elmulasztja, hiánypótlásra kell felhívni. Mellékletként az ügyféltől nem
lehet olyan
igazolást
kérni,
amelyet
a
közigazgatási
szerv
jogszabállyal
rendszeresített
nyilvántartásának tartalmaznia kell. Jegyzőkönyv és hivatalos feljegyzés (39. §). A szóbeli kérelemről, az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról és a szemle lefolytatásáról - ha az ügyfél kéri vagy az eljárás érdekében egyébként szükséges -, továbbá a tárgyalásról egyidejűleg jegyzőkönyvet vagy hangfelvételt kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az eljáró szerv megnevezését, a jegyzőkönyv készítésének helyét és idejét, a meghallgatott személy nevét, személyi igazolványa számát, a lakcímét, a jogokra és a kötelezettségekre való figyelmeztetést, továbbá az ügyre vonatkozó lényeges nyilatkozatokat és megállapításokat.
A
jegyzőkönyv
tartalmazza
a
meghallgatott
személy,
az
ügyintéző
és
a
jegyzőkönyvvezető aláírását is. Ha a meghallgatott - az aláírás előtt - kifogásolja a jegyzőkönyv helyességét, és a kifogása alapos, a jegyzőkönyvet megfelelő záradékkal kell ellátni. Ugyancsak záradékban kell feltüntetni azt a tényt (és annak okát), ha a meghallgatott a jegyzőkönyvet nem hajlandó aláírni. A jegyzőkönyv helyett felvett hangfelvétel is iratnak minősül. Hitelességét a közigazgatási szerv nyilatkozata (a felvétel helyéről, idejéről, az ügy számára, eljáró személyekről stb.) bizonyítja. A hangfelvétel kezelésére az ügyirat-kezelési szabályzat ad útmutatást. A jegyzőkönyvről, ha az ügyfél kéri, másolat adható (a hiteles másolatért illetéket kell fizetni). A hangfelvételről az ügyfél kérelmére nem kell írásba foglalt másolatot kiadni; ha a másolat kiadása indokolt a közigazgatási szerv szerint, akkor hangfelvétel helyett jegyzőkönyvet kell készíteni. Ügyintézési határidő (33. §). Az érdemi határozatot a kérelem előterjesztéséről, illetőleg hivatali megindításától számított harminc napon belül kell meghozni. A hatóság testületi szerve, a hatáskörébe tartozó ügyben harminc napon belül, vagy ha ez nem lehetséges, a határidő letelte utáni első testületi ülésen, legkésőbb azonban hatvan napon belül köteles határozni. Az ügyintézési határidő kezdő napja a kérelemnek a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező közigazgatási szervnél történő iktatás napja, illetőleg a hivatalból indított vagy folytatott eljárás esetében az eljárás hivatalból történő megindításának napján kezdődik. Hiányos kérelem esetén is az iktatás napján kezdődik a határidő, azonban a hiánypótlás ebbe nem számít be.
31
A felügyeleti szerv eljárása esetén az ügyintézési határidő az iratoknak a felügyeleti szervhez érkezésekor kezdődik. A hatóság a felügyeleti szervnek erre irányuló felhívásától számított öt napon belül köteles az iratokat felterjeszteni. Az eljáró hatóság vezetője – ha azt törvény nem zárja ki – az ügyintézési határidőt indokolt esetben egy alkalommal, legfeljebb harminc – kiskorú ügyében legfeljebb tizenöt – nappal meghosszabbíthatja. Erről értesíteni kell az ügyfelet és mindazokat, akiket az eljárás megindításáról értesítettek. A szakhatóság eljárására irányadó ügyintézési határidő – ha jogszabály másként nem rendelkezik – tizenöt nap. Indokolt esetben a szakhatóság vezetője e határidőt egy alkalommal tizenöt nappal meghosszabbíthatja, és erről az ügyfelet és a megkereső hatóságot értesíti. Az előzőkben meghatározott határidőnél rövidebb határidőt bármely jogszabály, hosszabbat pedig törvény vagy kormányrendelet állapíthat meg. Az eljárás irataiba való betekintés (68-69. §). Az ügyfél és képviselője az eljárás során keletkezett iratokba betekinthet, azokról másolatot készíthet. Ez olyan alanyi jog, amely külön engedélyhez nincs kötve, s az ellenérdekű ügyfeleket kölcsönösen, illetve egyaránt megilleti. Az iratokról másolatokat az ügyfél vagy képviselője saját kezűleg készíthet; ha azonban hivatalos másolatra van szükség, akkor - illeték megfizetése ellenében - azt a közigazgatási szerv állítja ki. Korszerű műszaki-technikai eszközök használata esetén is igényelheti az ügyfél a felvilágosítást. Ilyenkor őt olyan helyzetbe kell hozni, mintha az iratba tekintene be: ezért pl. a videofilmet, a mikrofilmet le kell vetíteni, a hangfelvételt le kell játszani, a számítógépbe táplált adatoknak az ügyfelet érintő tartalmáról ismertetést kell adni. Határozat és végzés (71-74. §). A hatóság az ügy érdemében határozatot hoz, az eljárás során eldöntendő egyéb kérdésekben pedig végzést bocsát ki (a továbbiakban együtt: döntés). Ha az ügyfél kérelme (bejelentése) jog megszerzésére irányul, és a hatóság az előírt határidőn belül nem hoz határozatot – feltéve, hogy az ügyben nincs ellenérdekű ügyfél –, az ügyfelet megilleti a kérelmezett jog gyakorlása. A jogszabály által meghatározott esetben egyszerűsített határozat hozható, ha a hatóság a kérelemnek helyt ad, és az ügyben nincs ellenérdekű ügyfél. A megszerzett jogot rá kell vezetni a kérelemre, továbbá – kérelemre – annak az ügyfél birtokában levő másolati példányára, vagy a hatóságnál levő példányról az ügyfél részére másolatot kell kiadni. Jogszabály lehetővé teheti, hogy a hatóság mellőzze a határozathozatalt, ha az eljárás pénzbeli ellátás jogszabályban meghatározott mértékre történő emelésére irányul. Ez a szabály egyedi hatósági ügyben indult eljárásra nem alkalmazható. A végzésnek tartalmaznia kell valamennyi - a jogszabályban 32
meghatározott - tartalmi elemet, valamint a döntés részletes indokolását is. Ha a végzés
fizetési
kötelezettséget állapít meg, tartalmaznia kell a kötelezettség elektronikus úton való teljesíthetőségéről szóló tájékoztatást is. A határozatot általában kézbesítés útján kell közölni. A jelenlévő ügyféllel kihirdetés útján is közölhető a határozat, ennek tényét azonban jegyzőkönyvbe kell foglalni, vagy az ügyiratra kell feljegyezni, és az ügyféllel alá kell íratni. Ha a jogszabály elrendeli, a közlés közszemlére (közhírré) tétele útján is lehetséges. Közveszély, életveszély, jelentős vagy helyrehozhatatlan kár esetén a határozatot távközlési eszközök (telefon, telefax, telex, távirat stb.) útján is közölni lehet. A közlés módját és időpontját azonban ekkor is fel kell jegyezni az iratra. A döntés közlése és nyilvános közzététele (78-81. §) A határozatot közölni kell az ügyféllel és azzal, akire nézve az jogot vagy kötelezettséget állapít meg, az ügyben eljárt szakhatósággal és a jogszabályban meghatározott más hatósággal vagy állami szervvel. A végzést az ügyféllel, illetve az eljárás olyan egyéb résztvevőjével kell közölni, akire nézve az jogot vagy kötelezettséget állapít meg, illetve akinek a jogi helyzetét közvetlenül érinti. Az eljárási képességgel rendelkező ügyfél kérheti, hogy a hatóság akkor is számára kézbesítse a döntést, ha az ügyben képviselője van. A döntés közlésének napja az a nap, amelyen azt kézbesítették, szóban vagy távközlési eszköz útján, illetve elektronikus úton közölték. A hirdetmény útján közölt döntést a hirdetmény kifüggesztését követő tizenötödik napon kell közöltnek tekinteni. Postai úton történő kézbesítés esetén a döntést hivatalos iratként kell feladni és kézbesíteni. Ha a postai úton történő kézbesítés azért hiúsul meg, mert a címzett vagy meghatalmazottja úgy nyilatkozik, hogy a küldeményt nem veszi át, az iratot a kézbesítés megkísérlésének napján kézbesítettnek kell tekinteni.
33
III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS KÖZPONTI SZABÁLYOZÁSA, AZ ADMINISZTRÁCIÓ FOGALMA
1. AZ IRATKEZELÉS KÖZPONTI SZABÁLYOZÁSA
Hazánkban III. Béla (1172 - 1196) 1181. évi oklevelében rendelte el az ügyek írásba foglalásának szükségességét. Így születtek meg az első írások, melyek adásvételi szerződések voltak, illetve az egyházi hiteles -helyek kaptak szerepet. A megmaradt okmányok - kiváltságlevelek, illetve birtokadományozó levelek - a különböző családi levéltárakban maradtak fent E korból származó mondás: „Amiképpen meghalnak az emberek, megy feledésbe tetteik emléke. Ezért szükséges, hogy ami az utódok feledékenysége következtében kitörlődnék, az az írás segítségével éledjen fel.” Az iratok szisztematikus megőrzésével azonban először az 1528-tól működő magyar királyi kamaránál találkozunk, ahol a kiküldött levelek, rendelkezések stb. fogalmazványait időrendi sorozatban őrizték meg. Az iratkezelés központi szabályozására először a 18. század második felében került sor, amikor a központi kormányhivatalokban, a kamarán és a kancellárián kívül az 1724-től működő helytartótanácsnál is bevezették az egyes ügyek jegyzőkönyvi adatainak nyilvántartását, az iktatást. A kötelezővé tett sorszámos iktatás az iratváltás egységének elve alapján történt, és meghatározta az iratok lerakásának rendjét is. Ezeknek, a rendelkezéseknek megfelelően például a magyar királyi kancellárián minden beérkező iratot sorszámmal láttak el, és a levélre adott válasz is ezt a sorszámot (iktatószámot) viselte. Az ügyirat két része: a beérkező levél eredetije és a kimenő fogalmazványa így el nem választható egységet alkotott. Az iraton vagy borítólapján olvasható volt az ügy előző és következő fázisának iktatószáma is. Az irattárban az iratokat évfolyamonként, ezen belül iktatószámaik rendjében helyezték el. A sorszámos iktatást és ennek megfelelő irattározást a későbbiek során általában a kis ügyiratforgalmú hivatalokban, főleg az államigazgatás területi szerveinél alkalmazták, ez terjedt el a községi igazgatásban is. Az ismertetett iratkezelési és irattározási rendszerekben tulajdonképpen felismerhetők a későbbi korok államigazgatásában alkalmazott különböző megoldások alapjai. Az idők folyamán az iratok tárgyi csoportosítása és számrendszerben történő lerakása váltakozva és kombináltan is történt. 34
Ugyancsak több évszázados - még a feudalizmusba visszanyúló - előzményekkel rendelkezik az ügyiratkezelésnek helyenként ma is élő több formája is. Az előadó - a fogalmazó - tervezetet készített, amelynek elején hosszabban-rövidebben összefoglalta az ügy előzményeit, és rögzítette azokat a körülményeket, amiket szükségesnek látott. Ezt követően elintézés tervezetet készített, rendszerint a papírnak nem teljes szélességét, csupán egyik oldalát használva, hogy a javításoknak is maradjon helye. Tervezetét keltezéssel és aláírással látta el, majd beadta felettesének, aki azt szükség szerint javította, láttamozta (l = látta, fv = felülvizsgálta rövidítéssel), keltezéssel és szignójával látta el, s az ügyirat az elé került, akit a „kiadmányozási jog", vagyis az írandó levél aláírásának joga illetett. Az illetékes - ha szükségét látta - ugyancsak javította, majd „K” betűt (kiadható) írt a dátum elé, és aláírta vagy szignójával látta el. (Amikor még - egészen 1843-ig - a latin volt a hivatalos nyelv, a K betű elődje az Exp. Expediatur - Kiadassék volt.) Az így kiadmányozott szöveget le kellett tisztázni, össze kellett olvasni, majd a tisztázatot aláírás után el kellett küldeni. A Bach-korszak kezdetén - 1850-ben - életbe lépett az a hivatalos ügykezelési utasítás, amely a magyarországi közigazgatási hatóságok számára kötelezővé tette, hogy saját használatukra irattári tervet állítsanak össze, és irataikat ennek megfelelően irattározzák. Az utasítás mellékletét képező irattári terv-minta azt a cél szolgálta, hogy segítségével a szervek iratait szigorúan egységes séma alapján kezeljék. A mintaterv szerint az iratokat 21 tárgyosztályba lehetett besorolni, az egyes tárgyosztályokban előbb az általános, majd a speciális ügyek következtek. A hivatalos ügykezelési utasítás másik lényeges intézkedése volt, hogy az egy ügyben keletkezett iratok összetartására bevezette az ún. alapszámos rendszert. Ennek lényege, hogy az egy ügyre vonatkozó, más-más szám alatt iktatott iratokat az egyik iktatószám alatt vonják össze, ahhoz szerelik. Ez az iktatószám lesz az ügyirat alapszáma, amelyet az ügyirathoz tartozó minden iktatott iraton fel kell tüntetni. Változatlan vagy változó alapszámrendszer alakult ki. A változatlan alapszámrendszernél az ügyirat újabb és újabb darabjait mindig az első iktatószámhoz szerelték. Változó alapszámrendszer esetén az alapszám az ügynek az utolsó évében keletkezett első, olykor az utolsó iktatószáma (végleges alapszám). Ahhoz azonban, hogy az iratok szerelését, illetve az alapszámok változását nyomon lehessen követni, az iktató- és mutatókönyv mellett új irattári segédletre, az ún. sorkönyvre is szükség volt. Az alapszámrendszerben az ügyiratok egy-egy év anyagában az alapszámok sorrendjében helyezkednek el. Az alapszámok sorrendje azonban - mivel nem minden iktatószám alapszám is egyben - nem folyamatos. Már a 18. század folyamán volt olyan igény, hogy a sorszámos rendszerben iktatott iratokat ne az iktatószám rendjében, hanem tárgyi csoportokba osztva irattározzák. Ezt a rendszert először a helytartótanácsnál alkalmazták. Az ügyeket intéző részlegek az iktatókat ún. kútfőkbe osztották, amelyeket az ügyintéző tárgyai szerint alakítottak ki. A kútfőket folyamatosan számozták, s a kútfőszámok jelölésére az iktatókönyvben külön rovatot tartottak fenn.
35
Kezdetben minden egyes ügy más-más kútfőszámot kapott, később azonban az ismétlődő ügytípusok miatt rátértek az állandó kútfők rendszerére. Ha a kútfők száma a nagy iratforgalom ellenére sem volt túl magas, akkor az elintézett, irattárba került iratokat kútfők szerint csoportosítva újra lajstromozták, és évenként 1-gyel kezdődő irattári számmal látták el. Ebben az esetben az iratok megtalálásához külön lajstromkönyvet, más néven irattári sorkönyvet kellett vezetni, amely arra utalt, hogy egy-egy iktatószámon nyilvántartásba vett irat milyen irattári tételszámon található. Ezt a megoldást nevezzük kútfőtételes rendszernek. Az alapszámok használata a kiegyezés (1867) utáni évtizedek iratkezelésének is alapját képezte. Az egyes minisztériumokban általában ezen, túlmenően alkalmazták az iratok nagyobb szervezeti egységek (kútfők), ezeken belül tárgyi egységek (tételek) szerinti csoportosítását is. Az 1903. január 1-jei hatállyal életbe léptetett vármegyei ügyviteli szabályzat az alapszámok használatát a megyék számára kötelezővé, a kútfőtétel szerinti irattári egységek kialakítását pedig lehetővé tette. A rendelet az alapszámos iratkezeléshez már nemcsak a sorkönyv, hanem az irattári iratjegyzék használatát is előírta. Ez utóbbi nem más, mint az ügyiratokat összefoglaló borítólap, amely az irat tárgya és alapszáma mellett az ügyiratba tartozó iratok iktatószámainak jegyzékét is tartalmazza. Az alapszámos iktatási mód azt jelenti, hogy az ügyben keletkező valamennyi irat ugyanazon a számon fut. Három változata volt ismeretes: változatlan alapszámos iktatás, évenként megújuló alapszámos iktatás, előrehaladó alapszámos iktatás. Változatlan alapszámos iktatási mód alkalmazása esetén a kezdő irat iktatószámát (az alapszámot) kapta az azonos ügyben keletkező valamennyi irat, akárhány éven keresztül húzódott az ügy. E módszer előnye volt az állandóság, hátránya viszont, hogy az iktatókönyvet minden évben eggyel kezdve kellett vezetni, így az alapszámok visszakeresése - az előző évfolyamokban - a munkát megnehezítette. Az évenként megújuló alapszámos iktatás abban különbözött az előbbitől, hogy az azonos ügyre vonatkozó iratok közül csak az egy évben keletkezettek futottak közös számon. Az ügyben keletkezett első irat száma volt az alapszám, az összes többit ahhoz kellett csatolni. Az előrehaladó alapszámos iktatás azt jelentette, hogy az azonos ügyre vonatkozó irat száma lett az alapszám. Bár e módszer az alapszám módosulását okozta, gyakorlati szempontból hasznos volt, hogy az irat mindig a legutolsó iktatószámra került. 1945 után az iratkezelésben az alapszámos rendszer vesztett jelentőségéből, néhány területen azonban ma is használják. Alkalmazásával elsősorban az államigazgatásban a nagy ügyforgalmú szerveknél lehet találkozni, ahol több lépcsős ügyintézés folyik. Ebben a rendszerben egy-egy éven belül korlátlan számú irat csatolható össze, s ennél a rendszernél az is lehetséges, hogy - a legelső
36
iktatószámot változatlan alapszámnak tekintve - a tárgyban több éven át keletkezett iratok együtt maradjanak. A 20. század első évtizedeiben még két új iktatási rendszert vezettek be: az alapszámos, valamint a főlajstromszámos iktatást. Ezekre azért került sor, hogy az ügyek együtt tartása mellett a csatolásokat mindinkább kiküszöböljék, s így ne legyen szükség az irattári sorkönyvek nehézkes vezetésére. Az alapszámos iktatásnál az első irat önálló iktatószámot kap, s a kimenő válasz is ugyanezen a számon szerepel. A következő iratváltások azonban már az iktatószámok alszámaira kerülnek, így az ügy egy-egy fázisában keletkezett iratok az iktatószámnál egybegyűjtve automatikusan együtt maradnak. Ha az alszámok részére fenntartott rovatok elfogytak, akkor természetesen új iktatószámot kellett kezdeni. Ezt a módszert először a gyámügyi nyilvántartásban alkalmazták, mivel itt a levélváltások száma általában előre meghatározható volt. Az alszámos iktatási rendszerben egy-egy irat iktatószáma a sorszámból, a felhasznált alszámok egyikéből és az évszámból állt, az első alszámot azonban külön nem lehetett jelölni. Az alszámon iktatott iratokat kezdetben sorszámaik növekvő rendjében irattározták. Ha egy ügyre több, önálló iktatószámmal rendelkező irat vonatkozott, ezeket csatolni kellett, ami általában előrehaladó rendszerben történt, de erre természetesen sokkal ritkábban került sor, mint az alapszámos iktatás esetén. Ma a közigazgatásban az alszámos iktatás a legelterjedtebb forma. A főlajstromszámos iktatás az egy ügyben keletkezett valamennyi irat együtt maradását biztosítja. Ennél a szisztémánál az ügy kapott nyilvántartási számot (főlajstromszámot), és a naptári évre való tekintet nélkül valamennyi, az ügyben keletkezett iratot alszámon vették nyilvántartásba. Ez az iktatás abban különbözik az alszámos rendszertől, hogy az alszámok mennyisége nincs meghatározva, azok sorát több éven keresztül is folytatni lehet. Az első beérkező iratot azonnal alszámon vették nyilvántartásba, így valamennyi alszám a főlajstromszámból, az alszámból és az évszámból álló iktatószám volt. Ezt az iktatási rendszert 1914-től alkalmazták, elsősorban a bírósági iratkezelésben, s ma is főként a peres eljárásoknál használják. A társadalom fejlődésének, szervezete és működése differenciálódásának velejárója az írásbeli ügyintézés bonyolultabbá válása. Ez a folyamat hazánkban különösen a II. világháború befejezése után gyorsult fel. 1948-ban hozzákezdtek a valamennyi szerv számára használható és használandó egységes iratkezelési és irattározási rendszer kialakításához. Ez a rendszer közigazgatási számrendszer néven ismert és 1949-1951 között volt érvényben. A közigazgatási számrendszerben az iratkezelés alapja az egységes iktatási és irattári rend, általában négytagú jelzőszámok alkalmazásával. Ez a módszer 3-4 ezer olyan ügyfajtát kísérelt meg rendszerbe foglalni, amelyekben részben az állampolgárok fordulnak a hatósághoz, részben a hatóságok 37
keresik meg az állampolgárokat. A rendszerezés alapját az akkori államigazgatás képezte, tehát strukturális felépítésű volt. A 12 minisztériumot a decimális rendszernek megfelelően 10 osztályba sorolták, négyjegyű számmal jelölték az osztályokat, alosztályokat és az ügycsoportot (ez utóbbit a két utolsó szám jelölte). A rendszer megalkotásakor tervezett négyjegyű számokról rövidesen kiderült, hogy valamennyi ügyfajta elkülönítéséhez nem elegendőek. A rendszer javítását - az egyes minisztériumok intézkedései alapján - alszámok és betűjelek beiktatásával próbálták megoldani, nem sok sikerrel. A közigazgatási számrendszerben a naplószerű iktatás, vagyis az iktatókönyv vezetése megszűnt, helyette bevezették a tárgy szerinti iktatást, ami az alszámok alapján elvben igen könnyen megoldható volt. Minden, az adott szervnél előforduló ügycsoport számára külön ügynyilvántartó lapot fektettek fel, amelyen alszámok alkalmazásával – minden egyes ügy iratát nyilvántartották. A fenntartott helyek száma négy volt. Ha valamely ügyben ennél több iratot váltottak, az iratjegyzéken folytatták az iktatást. Az iratok lerakása az iktatásnak megfelelően történt, az iktatólapokat pedig közvetlenül az iratok mellett vagy az egyes évfolyamok végén, összesítve őrizték. Mind az ügynyilvántartó kartonokat, mind az egyes ügyiratokat a jelzőszámok növekvő rendjében helyezték el. Az egyes ügycsoportok iratainak megkeresése a logikus felépítésű rendszerben nem okozott különösebb nehézséget, így külön mutatókönyveket nem is igényelt. A közigazgatási számrendszeres iratkezelési és irattározási rendszer nem volt hosszú életű. Ennek legfőbb oka, hogy éppen bevezetését követő években került sor a magyar államigazgatás szerveinek és intézményrendszerének gyökeres átalakítására, amit az addigi struktúrára épült rendszer nem tudott nyomon követni, így alkalmazását 1951 végén megszüntették. Az 1952-ben bevezetett ún. csoportszámos iratkezelési rendszer már nem strukturális, hanem a tárgyi, funkcionális elvet vette alapul, ezért a szervek számára sajátosságaiknak, fontosságuknak megfelelően rugalmasabb kezelésre adott lehetőséget. Előnye volt még a következetesen alkalmazott decimális csoportosítási rendszer
a 10 főcsoport mindegyikét 10 csoportra, s ezek mindegyikét 10
alcsoportra bontották még akkor is, ha az esetek jelentős részében még le nem kötött üres számok is maradtak. Az iratok nyilvántartása a közigazgatási számrendszerhez hasonló nyilvántartó kartonon történt. A lényeges különbség az volt, hogy a közigazgatási számrendszerben egy ügy első négy iratváltását egy nyilvántartási számon iktatták, azon belül az irat dátuma szerint következtek az egyes iratváltások, és csak az ötödik iratváltás után, amikor az iktatás már az iratjegyzéken történt, használták az iktatószám 38
mellett az alszámot is. A csoportszámos iratkezelési rendszerben az ügyintézők már a nyilvántartó kartonon is alkalmazták az alszámokat. A nyilvántartó lapok és az iratok elhelyezése általánosságban a csoportszámok növekvő rendjében valósult meg. A tömegesen beérkező iratokat betűk szerint széttagolva lehetett iktatni. Az egy körrendeletre beérkező válaszokat, adatgyűjtéseket, időszaki jelentéseket nem kellett külön-külön iktatni, hanem ezek számára egy-egy gyűjtőívet nyitottak. A csoportszámos iratkezelési rendszer a gyakorlatban nem váltotta be a hozzá fűzött reményeket. A legtöbb problémát az ügyek nem eléggé körültekintő besorolása okozta, ami a visszakeresésnél komoly nehézségek forrása lett, munkatöbbletet igényelt. Ennek fő oka az volt, hogy az iratkezelők többsége - akiknek az iratok besorolását kellett volna megoldani - nem rendelkezett a megfelelő szakismeretekkel, és az iratok áttekintő nyilvántartása - vagyis az egységes iktatás és mutatózás - most sem történt meg. Ezért 1957. január 1-jével megszüntették az országosan egységes nyilvántartási rendszert, és az iratkezelés szabályozását az ágazati főhatóságokra bízták. A tárgy szerinti iktatás a legtöbb szervnél megszűnt. A levéltári anyagok védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. törvényerejű rendelet szinte egészen napjainkig meghatározta a felsorolt problémák megoldását, mert a védelem a levéltári anyagra annak keletkezési idejétől, őrzési helyétől és tulajdonosától függetlenül kiterjedt. A jogszabály minden szerv számára kötelezővé tette az irattári anyag célszerű rendjének kialakítását. Kötelezte a szerveket irattár fenntartására, irattári anyaguk megőrzésére, az ügyvitelben már nem szükséges iratok szabályszerű selejtezésére, valamint a történeti értékű iratok levéltári átadására. Az 1995. évi LXVI. törvény már nem ad ilyen részletes útmutatást, segítséget az iratkezelés szabályozásához, ugyanakkor törvényi kötelezettséggé teszi a szervesen összetartozó iratok egységének, illetve eredeti rendjének megőrzését, valamint a szervek tulajdonában lévő levéltári anyag megóvását.
2. AZ ADMINISZTRÁCIÓ
Az adminisztráció ügyintézést, ügykezelést, a dolgok elintézését, kérdések megoldását, célszerű cselekvést jelent. De mindezt még nem nevezzük adminisztrációnak, ha nem lép túl az egyén, illetve a család, tehát a vérségi kötelék érdekkörén. Az adminisztráció fogalma több emberből álló szervezett 39
egységet tételez fel. Ilyen egységek sokfélék lehetnek: mezőgazdasági, kereskedelmi cégek, ipari, közlekedési vállalatok, pénzintézetek (mindezek akár egyéni cég, akár kereskedelmi társaság alakjában jönnek létre), egyesületek, társadalmi alakulatok, községek, városok, megyék, egyházak, a hadsereg stb. Mindezek
szervezett
egységek
és
ezért
van
adminisztrációjuk.
Az
adminisztráció
az
ember
társadalomszervező mivoltából származó adottság. Az adminisztráció idegen szó. Találó magyar kifejezése nincs. Magyarul csak igazgatást mondhatunk, amint a közigazgatás kifejezést általánosan használjuk is. Az igazgatás szó azonban így a magyar nyelvben kettőt jelent: egyrészt azt, ami az adminisztráció fenti értelme, másrészt azt, ami a főnöki, irányító funkció, a latin directio fogalmának felel meg. Az adminisztráció fenti értelmében a directio is benne van. Az adminisztráció tehát tágabb, a directio a szűkebb fogalom. A hétköznapi életben a fogalmak közül a tágabb értelemben használjuk az idegen kifejezést. Az adminisztráció kiépítésének módja szorosan összefügg alanyának viszonyaival. Más ez egy közfeladatot ellátó szervnél, vagy egy gazdasági társaságnál, más egy egyéni vállalkozónál, vagy valamely egyesületnél, közületnél, vagy éppen az államnál stb. Ezért megkülönböztetünk magánigazgatást és közigazgatást, de tudnunk kell, hogy mind a kettő igazgatás, adminisztráció. Az adminisztráció funkciója és alapelvei közösek, mert az emberi cselekvés és a szükséglet kielégítés módjai is azok. Ezért a magánigazgatás és a közigazgatás között sok az azonos vonás, köztük szoros a kapcsolat is. Az adminisztráció fogalmából következik, hogy abban két elemet kell megkülönböztetnünk: jelenti egyrészt a szervezetet, másrészt annak működését. Abból, hogy az adminisztrációról csak ott lehet szó, ahol több emberből álló szervezett egységet találunk, következik a szervezet szükségessége. Több ember együttes cselekvése célszerű szervezet nélkül nem lehetséges. Az adminisztráció a cselekvést is jelenti, mert feladata kérdések megoldása, eredmények elérése, ügyek végzése - azaz a cselekvés. Mivel szakadatlan cselekvésről van szó, ezért működésnek is nevezzük. A szervezet tehát nem öncélú, nem önmagáért van, hanem eszköz egy cél megvalósítására. Aszerint, hogy mi a cél, a szervezet is más és más. Amikor a cél megszűnik, rendszerint a szervezet is feloszlik. A szervezetnek és a működésnek ez a szétválasztása azonban csak elméletben lehetséges. A valóságban összefolynak, és a kettő egységet alkot. Azért is helyesebb ezt a kérdést úgy felfognunk, hogy amikor szervezetről van szó, akkor az adminisztrációra nyugalmi állapotban, amikor a működésről van szó akkor az adminisztrációra mozgó, dinamikus állapotban gondolunk. A működés a szervezet funkciója.
40
Az élet nagyon sok olyan feladatot vet fel, amelyet egy ember nem tud megoldani. Minden nagyobb vállalkozás több, sőt sok ember együttes munkáját kívánja meg. Az eredmény sokkal jobb ott, ahol az együttműködő emberek között munkamegosztás van, mint ahol nincs, mert a munkamegosztás mindig magával hozza az összhangbiztosítás szükségét is. A munkamegosztás és az összhangbiztosítás a munkaszervezés két fő eleme. A szervezés az emberi természetnek, a térnek és az időnek az alábbi korlátjait a munkamegosztás segítségével tudja legyőzni. És ha azt kérdezzük, hogy miért kell a munkát megosztani, a válasz nagyon is kézenfekvő. Azért, mert
az emberek nem egyformák. Különböző a képességük, a tudásuk, a tapasztalatuk, a gyakorlatuk. A specializálódás azért is előnyös, mert így az emberek szakmájukban egyre tökéletesebbek lehetnek,
egy ember egy időben nem lehet két helyen,
egy ember nem tud egyszerre több dolgot csinálni,
az emberi tudás és ügyesség köre olyan széles, hogy senki sem tud abból egy töredéknél többet elsajátítani.
A munkamegosztás és az összhangbiztosítás egymást feltételező fogalmak. A kettő együtt a szervezés, s akinek a feladata ennek biztosítása - az ember. A munkamegosztás és az összhangbiztosítás közti fő különbség az, hogy a munkamegosztás többnyire megelőzi a munkafolyamat tényleges elvégzését, tehát annak előfeltétele. Az összhangbiztosítás pedig mindig a munkafolyamat elvégzése alatt szükséges, tehát annak folyamatos feltétele. A szervezés folyamatának legfontosabb mozzanatai a következők:
az elvégzendő munka meghatározása,
a vezető kijelölése azzal a megbízással, hogy a feladat megoldásáról gondoskodjék,
a beosztottak, illetve a munkaegységek számának és különböző specialistáknak megállapítása,
a kapcsolat kiépítése és fejlesztése a vezető és a beosztottak, valamint a munkamegosztás esetleges további részesei között.
Minden szervezet, élő és dinamikus egység. Egy szervezési elv, amely alkalmas lehet az egyik esetben, nem biztos, hogy megfelelő a következőben. A tagolási szempontok kiválasztására és
41
megváltoztatására az idő, az alkalmazottak létszáma, a méret és a technika fejlettsége volt és lehet a legnagyobb hatással. Ahogy a gazdasági - társadalmi változások átalakították szűkebb és tágabb környezetünket, az állami-vállalatokat felváltották a kisebb-nagyobb létszámú gazdasági társaságok, az egyéni vállalkozások, úgy érződik a hatása az adminisztrációt szolgáló technika haladásának is az adminisztratív funkció minden mozzanatának elvégzésében. A szervezet az adminisztráció számára sem öncél, hanem, eszköz a cél eléréséhez. Ezért kell beszélnünk a cél kitűzéséről, a feladat meghatározásának fontosságáról, a parancsadásról és a végrehajtás ellenőrzéséről is, azaz az eredményeknek a kitűzött céllal és az adott paranccsal való összehasonlításáról. A munkának csak akkor van értelme, ha az embertől „követelnek”, az elvégzett feladatokat, a végzett munka eredményét számszerűen értékelik és rangsorolják. A szervezés jelentősége és az eredményességnek, mint az adminisztráció céljának felismerése csak a huszadik század második felében bontakozott ki és nyert általános elismerést. E tudományág jeles kutatói és ismerői voltak az amerikai Frederick Winslow Taylor (1856 -1915), aki többek között a termelés emberi tényezőivel, a gazdaságosságon belül az eredményesség vizsgálatával foglalkozott; az amerikai Herbert Hoover (1874 -1964) az Egyesült Államok későbbi elnöke, aki 1920-ban a tudományos
üzemvezetés
gondolatirányítását
határozta
meg
a
termelés
veszteségforrásainak
kimutatásával és az azok kiküszöbölésére racionalizálási javaslatot dolgozott ki. Az adminisztráció problémájának kutatójaként ismert a francia Henri Fayol (1841-1925), aki azt vallotta, hogy az adminisztratív funkció szerve és tárgya a személyzet. Míg a többi funkciók anyagokkal és gépekkel foglalkoznak, az adminisztráció az emberek vezetését jelenti. A személyzet jó szelleme és működése egyes elvek figyelembevételétől függ, amelyekkel Fayol részletesen foglalkozott, de egyúttal hangsúlyozta azt is, hogy az adminisztráció tekintetében nincs helye merevségnek, vagy abszolútnak, ott minden a mértékben fordul meg. A mérték, ami tapintatnak és tapasztalatnak eredménye, az adminisztrációnak egyik legfontosabb tulajdonsága. Az
adminisztráció
tudománya
Fayolnak
és
követőinek
tudományos
munkáin
keresztül
bebizonyította, hogy az adminisztrációra is vonatkozik az eredményesség követelménye, a mindenkori legjobb megoldásért való felelősség, ami a szakadatlan javításra és haladásra kötelez.
42
3. AZ ÜGYIRATKEZELÉS CÉLJA
Az ügyviteli tevékenység, az ügyiratkezelés a hagyományos feladatok közé tartozik. A jól szervezett ügyvitel mind az államigazgatásban, mind a gazdálkodó szerveknél nélkülözhetetlen, mivel ez az alapja a hatékony, eredményes munkának. Még ma is sok helyen nem ismerik fel a iktatás, az iktatószám használatának jelentőségét, nincsenek dokumentálva az iratkezelés-ügyintézés mozzanatai, nincs irattár és az egész ügyviteli munkáról, úgy ahogy van, mint valami fölösleges tevékenységről beszélnek. Az ügyiratok hitelességét biztosító ügyirat-kezelési szabályok egy idősek a hivatali írásbeliséggel. Kezdetben e szabályok nem különültek el az okiratkezeléstől. A magyar királyi kancelláriában 1690-től az iratokat két nagy csoportba osztották: az egyikben voltak a kiment levelek fogalmazványai, a másikban a bejött eredeti levelek. A fejlődés következő szakaszát az iktatás bevezetése jelentette. 1770-től II. József rendeletére a kancellárián minden érkező levelet sorszámmal láttak el, és a levélre adott válasz ezt a sorszámot, az iktatószámot viselte. Azóta is az ügyiratkezelés lényeges része az iktatási rendszer meghatározása. A gyakorlatban többféle iktatási rendszer ismert. Napjainkban a sorszámos iktatás vált általánossá, de az alszámos gyűjtőszámos iktatást is több helyen alkalmazzák. A közigazgatási szerveknél általában egyfajta iktatási rendszer használata célszerű, de a gazdasági társaságok - indokolt esetben - ettől eltérő iktatási rendszert is alkalmazhatnak. A sorszámos iktatási rendszer lényege az, hogy az iratokat a beérkezés sorrendjében az egymást követő sorszámokkal kell iktatni. A sorszámok minden évben újra kezdődnek. Ugyanabban az ügyben keletkezett újabb iratot a sorszám alszámára kell beiktatni mindaddig, amíg a sorszámnak felhasználható alszámai vannak. Az iktatás rendszerének megválasztásánál maga az ügyiratkezelés szervezete is automatikusan meghatározásra kerül. Az ügyiratkezelés szervezetét központilag (centralizáltan), osztott módon (decentralizáltan) és vegyes rendszerben lehet megszervezni. A jogszabály egyes ügyfajtákra (pl. titkos ügyiratkezelés) külön ügyirat-nyilvántartást is elrendel, melynek ismertetését külön fejezet tartalmazza. A központi ügyiratkezelés azt jelenti, hogy az adott szervezet valamennyi belső egységének az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktatóban kezelik. Az osztott ügyiratkezelés alkalmazásakor 43
valamennyi belső szervezeti egység maga végzi saját iratainak kezelését.
Vegyes
rendszerről
beszélünk akkor, ha a két megoldást kombináljuk. Erre rendszerint akkor kerül sor, amikor valamilyen oknál fogva egyes szervezeti egységeket nem lehet bevonni a központi iktatásba (pl. valamelyik szervezeti egység a központi épülettől távol, másik épületben, vagy másik helységben működik). Összefoglalva: az iktatási rendszerek kialakításának meghatározó tényezői lehetnek:
a munkamegosztás módja,
az alkalmazott technológia minősége,
a szervezet nagysága,
a szervezet horizontális és vertikális tagoltsága és
egyéb környezeti hatások.
A fentieknek megfelelően alakult ki az alapvető munkamegosztás a közigazgatási szervekben. Az érdemi cselekményeket az ügyintézők, a technikai segédmozzanatokat, az ügyvitelt ellátók végzik. Ezekben a szervezetekben vagy a szakmai, vagy a tevékenységfajták szerinti munkamegosztás érvényesül. A technológia fejlődése időről időre kikényszeríti a struktúra változását. Jól példázza ezt a számítástechnika rohamos fejlődése. A hatvanas években a nagy számítóközpontok az információ feldolgozásában centralizált szervezeti megoldást indokoltak. A személyi számítógépek térhódításával az információt feldolgozó eszköz az irodai munkaasztalra került, tehát a technikai fejlődés tette lehetővé a decentralizált szervezetek létrehozását. Ha a munkaasztalon lévő személyi számítógépeket összekötjük egy nagyteljesítményű központi géppel, mind a centralizáló, mind a decentralizáló előnye érvényesíthető az ügyviteli szervezet kiépítésénél. A fenti példák alapján általános érvényű tanácsot adni arra nézve, hogy a centralizált vagy a decentralizált ügyviteli szervezetet célszerűbb-e létrehozni, nem lehet. Minden esetben a helyi sajátosságokat
elemezve
lehet
eldönteni,
hogy
a
hatékony
munkavégzést,
a
tökéletesebb
munkamegosztást melyik kialakítás biztosítaná.
44
4. AZ ÜGYIRATKEZELÉS FELÜGYELETE
A vonatkozó kormányrendelet meghatározza, hogy az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat:
azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen;
tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető;
kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen;
szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek;
a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen;
a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen;
az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson.
Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető köteles gondoskodni:
az
iratkezelési
szabályzat
végrehajtásának
rendszeres
ellenőrzéséről,
intézkedni
a
szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezni a szabályzat módosítását;
az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;
45
az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról;
az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról;
a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről;
egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.
A közfeladatot ellátó szerv vezetője, illetőleg tevékenységi körében iratkezelési feladatokat ellátó vezető, ügyintéző, ügykezelő köteles gondoskodni
az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról, s megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.
Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen. A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozására, amely alapján a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók. A felügyeletet ellátó vezető köteles hitelesíteni az iktatókönyvet és év végén az utolsó bejegyzés után az iktatókönyvet lezárni. Ezzel valósítható meg az iktatókönyvben szereplő adatok sérthetetlensége, az utólagos bejegyzés kizárása. A felügyelet keretében a vezető legalább negyedévenként köteles ellenőrizni az iratvédelemre vonatkozó szabályokat. Az ügyiratkezelés, mint speciális nyilvántartás alkalmas arra, hogy minden vezető figyelemmel kísérhesse a felügyeletére bízott ügyintézést, és annak színvonalát. Tudjon meg többet az iratkezelő szoftverekről!
46
5. AZ ÜGYVITELI MUNKA ÉS RÉSZEI
Az ügyiratkezelés, az ügyvitel szerves része. Ahhoz, hogy az ügykezelés gördülékenyen és jól működhessen egy közigazgatási szervnél vagy egy intézménynél, külön anyagi feltételek és a munka jó megszervezése is szükséges. Rendkívül fontos még az ügykezelés helyes rendszerének kidolgozása, helyi szabályainak meghatározása és nem utolsó sorban az ügyiratkezelők szakmai felkészítése. E cél megvalósításához
elengedhetetlenül
szükséges
az
iratkezelési
szabályzat
és
irattári
terv
kidolgozása. A gyakorlati tapasztalat az, hogy az anyagi feltételek megteremtése ütközik a legnagyobb nehézségbe mindenhol, de a helyhiány is szinte általánosnak mondható. Még azokon a helyeken is, ahol az anyagi fedezet biztosított és az ügyiratkezelés körülményei elfogadhatók, gyakran előfordul, hogy a rendelkezésre álló helyet nem célszerűen, nem a célnak megfelelően használják ki. Az adminisztrációs munkák többségét hasonló módon lehet elvégezni, függetlenül attól, hogy ezek a tevékenységek egy kisebb szervezetnél, vagy egy nagy létszámú hivatal központjában működnek. Ez az oka és magyarázata is annak, hogy az iroda – illetve az ügyvitelszervezés mind önállóbb szakterületté vált korunkban a munkaszervezésen belül. Egyre jobban megfigyelhető, hogy a különböző cégek, intézmények funkciórendszerében is fokozatosan önállósult ez a tevékenységi kör, és már-már nélkülözhetetlen belső szolgáltatássá fejlődve segíti az adott szervezet alaptevékenységét. Az ügyviteli munkának két fő része
az iratkezelés és
az ügyintézés.
A két munkafolyamat között szoros kapcsolat van. Kiegészítik és feltételezik egymást. Az iratkezelést nagyon nehéz korszerűsíteni az ügyintézés egyszerűsítése, ésszerűsítése nélkül és ez fordítva is igaz. Ha nem jól szervezett az iratkezelés, akkor az ügyintézői munkát sem lehet javítani. Az iratkezelés rendeltetése, hogy gyorsan és pontosan juttassa el az iratokat az ügyintézőkhöz és biztosítsa az iratok megőrzését, tárolását, gyors és pontos visszakeresését. Az ügyintézés jelenti mindazt a szellemi és fizikai tevékenységet, amelyet a kijelölt intézkedő személy vagy szerv a kívánt cél elérése érdekében érdemben tesz. Az ügyintézés során elvégzett munkamozzanatok sorozata pedig maga az ügyvitel. 47
Az iratkezelési munkát – annak szerteágazó volta miatt – körültekintően kell megszervezni. Minden szerv, szervezet működésének alapfeltétele, hogy kialakítsa szervezeti struktúráját, rögzítse működésének alapelveit. A szervezet tevékenységét szabályozó dokumentumok között kiemelt jelentőségű a Szervezeti és Működési Szabályzat és az arra épülő ügyrend, valamint az Iratkezelési Szabályzat és az Irattári terv. Az iratkezelés szabályozásának alapvető célja, hogy a törvény által előírt iratvédelemre, az iratanyag kezelésére olyan rendszert dolgozzon ki, amely egyfelől a közigazgatási szervhez beérkező vagy a működése során keletkezett iratok átvételét, bontását, rendszerezését, nyilvántartását, iktatását, az irattározás módját, a kimenő iratok kezelését, a selejtezhetőség szempontjait szabályozza, másfelől pedig a maradandó értékű iratok illetékes közlevéltárba adásának rendjét rögzíti. Az előzőkben leírtakból következik, hogy az iratkezelési munka a hivatali munka egyik legátfogóbb tevékenysége, hiszen átszövi az iratképző szerv egész tevékenységét, az irat teljes életciklusát. Maga az iratkezelés - az átvétel, a postabontás, az érkeztetés, az iktatás - kronológiailag meg is előzi az ügy elintézését, majd végigkíséri az egész eljárást, sőt annak az utolsó mozzanata az irattározás is részét képezi az iratkezelés összetett feladatainak. Összefoglalva: az iratkezelés az ügyintézés során az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatást, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. A felsorolás is mutatja, hogy az ügyvitelt nem lehet leszűkíteni csupán az ügyiratkezelésre, mert ez az ügyviteli funkciónak mindössze egyetlen eleme. A korábbi szűkebb felfogás szerint csak postázót, az iktatót, az irattárost tekintették ügyviteli dolgozónak. Mára az ügyvitel új területekkel bővült
az irat előállítással,
az adatkezeléssel,
a nyilvántartással,
az irodai kommunikációval,
és ezek olyan arányban fejlődtek, hogy az egységes ügyvitelnek szinte legjelentősebb részévé váltak. E tevékenységek munkatechnológiáinak egymástól való függősége eredményezte, hogy az ügyvitel egységes feladatrendszerré fejlődött.
48
Az ügyintézés korszerű technológiájában az ügyviteli tevékenységek integrálódnak, ezért az ügykezelést a kor követelményeinek megfelelően valamennyi ügyviteli tevékenységre kiterjedően kell megszervezni és végezni. Amikor tehát az ügyvitelről, az ügykezelésről beszélünk a célunk az egész szervezet, valamennyi alaptevékenység hatékony adminisztrációjának megoldása. A különböző közigazgatási szerveknél keletkezett iratokat kötelező nyilvántartásba venni azért, hogy az ügyintézés gyors, biztonságos és bizonyítható legyen. Az ügyiratkezelő szervek feladata gondoskodni arról, hogy a beérkezett iratok az illetékes ügyintézőhöz kerüljenek, illetve az ügyintézés során készített ügyiratokat az ügyfelek mielőbb megkapják.
6. AZ ÜGYVITELI ÉS A MARADANDÓ ÉRTÉKŰ IRATOK
Az iratoknak tartalmuktól függően „ügyviteli” és „maradandó” értékük van. Minden iratnak van ügyviteli értéke, de nem minden irat rendelkezik maradandó (korábbi jogszabályi megfogalmazás szerint történeti) értékkel. Egy irat ügyviteli értékét az ügyvitelben betöltött szerepe határozza meg. Egy elintézett ügy iratanyagának ügyviteli értéke van egy meghatározott ideig, de ezen túl is pl. jogvitás esetben, bizonyító erejű lehet. Ügyviteli értékük van pl. az adóbevallásoknak, a pénztárbizonylatoknak vagy a különféle évközi jelentéseknek is, csak azt kell tudni vagy elbírálni saját hatáskörben, hogy meddig. Az ügyviteli iratok jelentős részének azonban törvény írja elő a megőrzési idejét. A maradandó értékű iratok fogalmát és jelentőségét a közlevéltárakról szóló törvény határozza meg.
maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
49
IV. FEJEZET AZ ÜGYIRATKEZELÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI, AZ ÜGYIRATKEZELÉS FOLYAMATA
1. AZ IRAT FOGALMA
A levéltári törvény az iratok fogalmát értelmezve megkülönbözteti:
az iratot,
a köziratot és
a magániratot.
Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja; Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott; Magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat. Az iraton belül megkülönböztetjük az okiratokat. Az okirat hatóság vagy magánszemély által valaminek a bizonyítására kiállított olyan irat, amely általában meghatározott alakisággal készült és többnyire pecséttel ellátott. Ez lehet közokirat vagy magánokirat. A közokiratot hivatalos személy vagy hatóság állítja ki megszabott alakisággal. A magánokiratot természetes vagy jogi személy állítja ki kötetlen alakisággal /pl. végrendelet, kötelezvény/. A magánokiratokat bizonyos esetekben hitelesíteni kell vagy lehet, tanúkkal vagy közjegyzővel. Az iratok nagy csoportját képezik a bizonylatok.
50
Az ügyiratkezelés folyamatábrája
Küldemények átvétele. Érkeztetés
Postabontás nem
igen Előzményt kell keresni
Van előzmény? nem Szignálás
Külön szabályozás szerint
bontás
Kell iktatni?
Iktatás
Tárgymutató készítés nem Továbbítás ügyintézőhöz/címzetthez
Kézi irattár 2- 5 évig
igen Kiadmányozás
Az ügy elintéződött? nem
Archív irattár
Expediálás Határidő nyilvántartás Ügyfél
51
Az iratok helyes kezelése és áttekinthető nyilvántartása valamennyi szerv tevékenységének egyik fontos feltétele. Az iratkezelés magába foglalja:
a beérkező iratok átvételét, bontását, érkeztetését,
az iratok iktatását, nyilvántartását, továbbá
szignálását és elosztását az ügyintézőhöz,
a belső és kimenő iratok elkészítését,
a kimenő iratok előkészítését a postázáshoz,
az iratok elküldését,
az irattározást,
a selejtezést, a maradandó értékű iratok időszakonkénti átadását az illetékes levéltárnak és a fentiekkel kapcsolatos technikai eszközök alkalmazását.
Csak a jól kialakított iratkezelési rend teszi lehetővé az egyszerű, de pontos nyilvántartást, a könnyű tájékozódást, az elintézési határidők betartását, az iratok megbízható őrzését és a szükségtelenné vált iratanyag selejtezését. Az iratkezelés szervezetét, a helyi sajátosságok figyelembevételével - az alapelvek szem előtt tartásával - az illetékes vezető feladata kialakítani. Az iratkezelés szervezetét úgy kell megválasztani, hogy az egyszerre tegyen eleget az iratok biztonságos megőrzése levéltári szempontú követelményének, ugyanakkor eredményesen szolgálja a közigazgatási szerv rendeltetésszerű működését. Ezért a rendszernek segítenie kell a szerv feladatainak gyors és eredményes megoldását, az iratokban való pontos tájékozódást, ami egyúttal a tevékenység hatékony ellenőrizhetőségét is jelenti.
1.1.
A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE
A küldeményeket az ezzel megbízott dolgozó általában munkaidőben veszi át.
Központi
ügyiratkezelés esetén a központi iratkezelő, vegyes vagy decentralizált ügyiratkezelés esetén a posta 52
átvételére jogosult szervezet bízza meg a küldemények
átvevőjét. Általános gyakorlat, hogy az átvétel a
legtöbb esetben központilag történik, többnyire csak a több, egymástól távoli épületben elhelyezett szerveknél térnek el ettől. Gyakran az átvétel után egy központi postabontó-érkeztető egység kapja meg az iratokat. A küldemények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket, a küldemény érkezésének módja szerint az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni:
a Magyar Posta Rt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 79/2004. (IV. 19.) Kormányrendeletben meghatározottak szerint történik,
külön kézbesítés, futárszolgálat, útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,
a személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,
a munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére – állandó portaszolgálat esetén – a portásnak megbízást célszerű adni,
elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,
az ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli. Amennyiben az irat a hivatali időn túl érkezik, az átvevő köteles azt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni. A küldemény átvételére vonatkozó jogosultságokat az önkormányzatoknál jegyző feladata meghatározni, és gondoskodni a naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról. Ennek megfelelően a küldemények átvételére jogosultak lehetnek:
a címzett, vagy az általa megbízott személy,
a vezető, vagy az általa megbízott személy,
az ügykezelő,
hivatali időn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy (ha erre megbízást kap),
53
félfogadási időben magánszemélyektől és más külső szervektől kézbesítő útján érkező levelek esetében az ügyfélszolgálati iroda munkatársa.
Az átvevővel -
papíralapú iratok esetében -
az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített
kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével kell az átvételt elismertetni. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, vagy a küldemény kézbesítővel érkezett, kérésére az átvételt – az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon való rögzítésével, átvételi elismervénnyel, a kézbesítőkönyvben való aláírással – igazolni kell. Ugyanez vonatkozik a futárszolgálat útján érkezett küldeményekre is. Az elektronikus küldemények esetében az átvevő köteles automatikusan elküldeni a feladónak a küldemény átvételét igazoló és az érkezés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Az Iratkezelési Szabályzatban rendelkezni kell azokról a technikai követelményekről is, amelyek a küldemény érkezése időpontjának megállapíthatóságát biztosítják.
Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Ha a szerv postafiókot bérel, gondoskodni kell arról, hogy a központi iratkezelő megbízottja minden munkanapon akár több alkalommal is biztonságos körülmények között zárt táskában elhozza a postán érkezett küldeményeket. Külön szerződés alapján Budapesten és a megyeszékhelyeken vagy nagyobb városokban a Posta többszöri kézbesítést is szolgáltat a fiókbérlők megrendelésére. Természetesen küldemények nemcsak postán, kézbesítő vagy futárszolgálat útján és közvetlenül az ügyféltől vehetők át, érkezhetnek faxon, e-mailban is Az átvétel időpontját rögzíteni kell a küldeményen. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. A küldeményt azonnal az érintettnek, vagy a postabontásért felelős szervezeti egységnek kell továbbítani. Az átvétel során ellenőrizni kell:
a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
54
a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosító jel megegyezőségét,
az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.
Ha a küldemény burkolata sérült vagy esetleg felbontották, ezt a tényt azonnal rögzíteni kell. A borítékra rá kell vezetni, hogy „ sérülten érkezett”, illetve „felbontva érkezett”. A postabontó ezt a tényt aláírásával köteles igazolni. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az intézmény számítástechnikai rendszerére. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. (Az átirányított iratokról jegyzéket kell felvenni.) Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
55
A küldemények átvételének részletes folyamata Postafiók
Kézbesítő A postai meghatalmazással ellátott kézbesítő a postafiókból a küldeményeket a központi iratkezelőnek adja át
Személyes
Porta v. szerv. egység
Portás és/vagy az iratkezelésért felelős ügyintéző a napközben beérkező küldeményeket haladéktalanul átadja a központi iratkezelőnek érkeztetésre, postabontásra és szignálásra
kézbesítés
Érkeztetés Ha az iratkezelés decentralizált vagy vegyes:
küldemények átvétele érkeztetés, postabontás szignálás iktatás
Centralizált
küldemények átvétele érkeztetés postabontás szignálás iktatás
A központi iratkezelő a szerv Központi postabontó valamennyi beérkező iratanyagát érkeztető bélyegzővel ellátja, bontja, ha jogosultsága van, szignálja és nyilvántartásba veszi, iktatja. Iktatás lehet: - hagyományos és - számítógéppel.
Iktatás a kijelölt szervezeti egységnél!
Kijelölt szerv. egység
Az átvett iratot /iktatja!/ ügyintézi vagy továbbszignálja Az irat /számla/ elkészítése és/vagy költséghelyi igazolása után gondoskodik a továbbításról vagy kiküldésről
Nem kell iktatni: a kereskedelmi jellegű felhívásokat nyomtatványokat, tájékoztatókat, közlönyöket, szaklapokat, napilapokat, meghívókat stb.
ha decentralizált Ügyintéző Az átvett iratot felelősséggel elkészíti, az egy ügyben keletkezett iratot a kézi irattárban együttkezeli, archiválja. Az ügy lezárása után /2- 5 év/ a teljes iratanyagot a központi irattárnak adja át megőrzésre a tételszám
Központi irattár
A központi irattáros az irattári terv alapján gondoskodik az iratok tárolásáról, megőrzéséről és selejtezéséről. Nyilvántartja az iratkivételeket és visszaadásokat.
56
1.2.
A KÜLDEMÉNYEK FELBONTÁSA ÉS ELLENŐRZÉSE
A küldemények felbontásának és ellenőrzésének rendjét, a felbontás nélkül továbbítandó küldemények körét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. Az iratkezelés rendjéért felelős dolgozó vagy az általa megbízott személy bontja fel és látja el érkeztető bélyegzővel és érkeztető számmal központi ügyiratkezelés esetén a központi postabontó dolgozója – a beérkezett küldeményeket Decentralizált ügyiratkezelésnél az egyes részlegek ügyintézője (iratkezelő) jogosult a postabontásra. Több helyen - a decentralizált vagy a vegyes ügyiratkezelést alkalmazó szerveknél is - külön postabontó és/vagy iktató működik, ahová az átvett iratokat továbbítják. Máshol - főként kisebb iratforgalmú és kisebb létszámú helyeken - a szerv vezetője magának tarthatja fenn a postabontás jogát. Tilos felbontani és dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:
azokat a küldeményeket, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartja magának. Általános gyakorlat, hogy a vezetőnek címzett hivatalos küldeményeket annak távollétében – írásban meghatalmazott - helyettese vagy megbízottja bontja fel, mivel minden küldeményt az érkezés napján, vagy az azt követő munkanapon nyilvántartásba kell venni,
a minősített iratokat,
az „s.k.” felbontásra, és névre szóló küldeményeket,
a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket,
az Okmányiroda címére érkezett, valamint
a jegyző által megjelölt tisztségviselők nevére címzett küldeményeket.
A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét jegyzőkönyvben, az iraton vagy az előadói íven – a keltezés pontos megjelölésével – rögzíteni kell.
57
Ha csak az irat felbontásakor derül ki, hogy a küldemény külön eljárás alá esik a borítékot ismét le kell zárni. A felbontás tényét az irat borítékán „tévesen felbontva” felirattal, aláírással és dátummal ellátva rögzíteni kell, majd a címzetthez így kell továbbítani. Ha a küldeményben minősített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel együtt sürgősen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat az illetékes iratkezelőhöz, és a minősítőt – mivel az iratot az annak megismerésére nem jogosult látta – értesíteni kell a betekintésről. (A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével.) Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről.
1.3.
PÉNZ VAGY EGYÉB ÉRTÉK KEZELÉSE
Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.
1.4.
A BORÍTÉKOK KEZELÉSE
Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha
az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,
a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg,
bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” posta jelzettel ellátott boríték.
Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó.
58
1.5.
A KÜLDEMÉNYEK ÉRKEZTETÉSE
A papíralapú és elektronikus küldemények átvételét érkeztető nyilvántartás segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányomása, az érkeztető szám adása, a nyilvántartás sorszámának rögzítése az iraton, az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele. Az érkeztetés nem azonos az iktatással ! Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától, az iktatókönyvben vagy az érkeztető könyvben – a központi adatbázisban történik. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdődően folyamatos. A küldemények érkeztetése a küldemény fajtája, formátuma szerint:
Papíralapú küldemények, illetve postafiókba érkező intelligens űrlap, sablon file segítségével történő offline beadvány érkeztetését a központi iktatóiroda, vagy az erre kijelölt ügykezelő végzi az átvétel igazolásával.
Az elektronikus postafiókra érkező –
elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),
–
online kitöltésű beadvány
–
ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszer automatikusan végzi a visszaigazolással egyidejűleg.
A javasolt érkeztető könyv a következő rovatokat tartalmazza: dátum, beérkezett irat száma, a küldő szerv által feltüntetett iktatószám, ha van, a küldő neve, az irat tárgya, az iktatási egység neve, ahová az iratot továbbítják és az átvétel igazolása (átvevő).
59
Az érkeztető könyv javasolt rovatai: Sorszám
Dátum
Iratot küldő szerv Iktató‐ száma
Irat tárgya
Szervezeti egység neve, száma
Melléklet
Megnevezése
Átvevő
Az érkeztető könyvet kötelező alkalmazni, hogy a küldemény beérkezése, illetve továbbítása az illetékes szervezeti egység részére könnyen ellenőrizhető legyen. Számítógépes dokumentumkezelésnél a két mozzanat - az érkeztetés és az iktatás - egybeeshet.
1.6.
ELŐZMÉNYEZÉS ‐ ELŐIRAT – UTÓIRAT. SZERELÉS, IRATCSATOLÁS.
Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát. Az előirat – utóirat fogalmát azért kell tisztázni, hogy egyértelmű legyen a „folyamatban levő ügy” fogalma. Ehhez szükséges azt is meghatározni, hogy mindig az ügy tárgya, és nem az ügyben szereplő ügyfél azonossága dönti el a kérdést. Folyamatban levő az az ügy, amelyben már valamilyen eljárási cselekmény történt, vagyis amely ügyben a szervnél már vettek nyilvántartásba iratot. Ha az ügy esetleg már nincs „folyamatban”, mert jogerősen lezárult, de abban az ügyben bármilyen újabb beadvány érkezik, eljárásjogilag azonnal „feléled”, ezért ezeket az ügyiratokat egymáshoz kell véglegesen szerelni. (Például: az előirat - ha az előző évben – 2006-ban keletkezett, az utóirat pedig a tárgyévben – 2007-ben – az újabb iratot csak a 2007-es iktatókönyvbe lehet bejegyezni.) Az előző évi iktatókönyvbe újabb iratot még alszámra sem szabad bejegyezni, csak különböző kezelési intézkedéseket, mint pl. csatolás, irattári kivezetés stb.
60
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet értelmező rendelkezései szerint a csatolás és a szerelés meghatározása:
csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;
szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;
1.7.
AZ IKTATÁS
Az iktatás célja az irattal kapcsolatos valamennyi lényeges adat és intézkedés írásos rögzítése, az iratok helyének megállapíthatósága, a munkajogi felelősség megállapíthatósága, a törvényesség érvényesülésének és a határidők megtartásának ellenőrzése. Célja továbbá az ügyintézés folyamatának dokumentálása és segítése, a szervezeti egységek iratforgalmának dokumentálása (bizonyíthatóság). A beérkező, illetve a belső keletkezésű iratokat –– ha jogszabály másként nem rendelkezik iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen:
az irat beérkezésének pontos ideje,
az intézkedésre jogosult ügyintéző neve,
az irat tárgya,
az elintézés módja,
a kezelési feljegyzések,
az irat holléte. Az iktatás az iktatóbélyegző ügyiraton való elhelyezéséből, a lenyomat rovatának kitöltéséből és az
ügyirat lényeges adatainak az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. Az iktatás az ügyirat kezelésének legfontosabb része. A helyes, pontos iktatás biztosítja a pontos, határidők figyelembevételével való ügyintézést. Valamennyi, a szervhez beérkező, érdemi ügyintézést igénylő iratot iktatni kell. Iktatni kell a kimenő, a hivatalból keletkezett, sőt az egyes szervezeti egységek között, a szerven belüli iratforgalomban szereplő „belső” iratokat is. Utóbbiakat a keletkeztető szervezeti egység iktatja, az iratnak más szervezeti egységnél új iktatószámot adni nem szabad.
61
Általános szabály, hogy az iratnak csak egy iktatószáma lehet, a kettős vagy többszörös iktatás zavart okozhat a visszakeresésnél, ezért nem megengedett. Az iktatandó iratok körét az iratkezelési szabályzatban kell rögzíteni. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:
a pénzügyi bizonylatokat, számlákat,
a munkaügyi nyilvántartásokat,
a bérszámfejtési iratokat,
az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.
Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:
a meghívókat,
a tananyagokat, tájékoztatókat,
az üdvözlő lapokat,
az előfizetési felhívásokat, reklám anyagokat, árajánlatokat, árjegyzékeket,
a visszaérkezett tértivevényeket,
a közlönyöket, sajtótermékeket. Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell
iktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.
62
Ügyirat
nem Kell iktatni?
Külön szabályok szerint kell eljárni
igen
Kiemelt főszámra kell iktatni?*
Igen
Az előre meghatározott kiemelt főszámra iktatjuk
nem
Kezdő irat?
nem
igen
A következő szabad sorszámra iktatjuk
Az előzmény számának következő alszámára
Előadói ív megnyitása
Továbbítás az ügyintézőhöz
* Kiemelt főszám (gyűjtőszám): az iktatásban soron következő főszám.
63
Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot a megjegyzés rovatban minden esetben jelezni kell. Amennyiben olyan jellegű iratról van szó, pl. idézés, ahol a tényleges beérkezés napja jogi jelentőséggel bír, ettől a gyakorlattól el lehet térni. Minden esetben iktatni kell a hivatalból keletkezett iratokat. Tilos a telefonon való iktatószám kérése. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos – megszakítatlan – sorrendben kell végezni. Célszerű az iktatókönyv sorszámait előre beírni, így elkerülhetjük a kihagyást, esetleg számtévesztést vagy ismétlést. Rendkívül fontos előírás, hogy egy sorszámon csak egy ügyet szabad iktatni. A vonatkozó Kormányrendelet az alszámokra tagolódó sorszámos iktatási módot engedélyezi.
1.7.1. IKTATÓSZÁM ‐ ALSZÁMOKRA TAGOLÓDÓ SORSZÁMOS IKTATÁS
Az iratokat, az ügyiratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, egyedi azonosító számon, iktatószámon kell iktatni. Az iktatást minden évben 1-gyes sorszámmal kell kezdeni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az alszámos iktatást sorszámos-alszámos iktatásnak is nevezik. Lényege: minden kezdő irat külön főszámot kap, az iktatásban a soron következő főszámot. A további iratváltás ugyanezen a főszámon történik, de külön alszámon. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatási főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét.
64
Osztott iktatás esetén az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatóhely azonosítóját (szervkód, vezérszám, tárgy szerinti azonosító, iktatókönyv azonosító), az iktatási főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. Az iktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Ha az ügyintézés szakmai követelménye ezt szükségessé teszi további szám, illetve betűjel alkalmazható, amelyek jegyzékét a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni. A különböző szervezeti egységek iktatószámait például római számok, illetőleg betűjelek különböztethetik meg egymástól. Nyilvántartás nélküli iratot sem a szervezeten belül, sem külső szervekhez nem szabad továbbítani. Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot, főszámot kap. Az ügyben keletkező további iratváltás a főszám alszámain kerül nyilvántartásba. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Új alszámra kell iktatni minden beérkező és hivatalból kezdeményezett iratot. Új alszámra kell iktatni – mint hivatalból keletkezett iratot – a határozatokat is. A határozatra érkező fellebbezés – mint beérkező irat – új alszámra kerül. Általában 4, 6, 8 alszám nyilvántartására alkalmas könyveket célszerű használni. Ha több iratváltás történne az ügyben, mint amennyi a könyvben az adott sorszámnál befejezhető, akkor iktató lapon kell folytatni az iktatást. (Az iktató lapnak u.az az adattartalma, mint az iktatókönyvnek és az iktatókönyvvel azonos módon, ahhoz csatolva kell kezelni.) A közfeladatot ellátó szervnél a
feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének
áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.
65
A s ze r ve ze t i / ik t atá s i egységek megkülönböztetésének módszerei:
betűjel,
jelzőszám,
számkeret.
Az iktatást minden esetben a számkeret első számával kell kezdeni. Ha az egység számára biztosított keret év vége előtt elfogy, akkor azt más szervezeti egységeknek ki nem osztott számokból lehet pótolni.
1.7.2. A BEJÖVŐ ÉS KIMENŐ IRATOK IKTATÁSA Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival. Fontos szabály, hogy a beérkező és kimenő iratokat egy könyvben kell iktatni, bár sok helyen elterjedt a külön kimenő és külön bejövő iktatókönyv használata is. Ez a rendszer egy régebbi iratkezelési gyakorlaton alapszik. A kimenő és bejövő, sőt a belső iratok egy könyvben való nyilvántartása ügyviteli szempontból is előnyösebb mivel az ügyek elintézésének ténye és menete így ellenőrizhető, de levéltári szempontból is fontos. Ez a rendszer jobban biztosítja az iratok szabályos megőrzését, megőrzésénél az ellenőrizhetőséget, valamint valószínűbbé teszi az egy ügyre vonatkozó iratok együttmaradását. A 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet által előírt iktatókönyvben az iratcsatolás, illetve szerelés tényét kell feltüntetni. Itt meg kell jelölni az azonos ügyben keletkezett irat előző vagy következő iktatószámát Fel kell tüntetni - alapszámos iktatási rendszer alkalmazása esetén - az alapszámot is. Az ügyirat tárgyát – illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az – az irat tartalmát nem érintően – lényegesen megváltozott. Ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét (név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.
66
Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követőmunkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, az elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. Az elektronikus úton érkezett irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről – az érkeztetési számra hivatkozással – a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell. Az értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni. Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatását az iratkezelési szabályzat lehetővé teheti. Az automatikus iktatás akkor alkalmazható, ha
az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási címre érkeznek;
a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el a közfeladatot ellátó szerv és/vagy a központi rendszer honlapján; a közfeladatot ellátó szerv által előzetesen közzétett formátumban és alakban történik a dokumentum benyújtása; az iratkezelési szabályzat rendelkezik a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került iratok kezeléséről. Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról, valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja. Téves iktatás esetén a kézi iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen. Elektronikus iktatókönyv használata esetén a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.
67
1.7.3. ÁTFUTÓ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA
Osztott iratkezelésnél nem kell külön nyilvántartást vezetni, mert az iratok iktatása helyben történik. A közigazgatási szervekhez, intézményekhez érkező iratot csak egyetlen, az ügyben érdemben intézkedő szervezeti egység iktathatja, a kimenő válaszlevélnek a következő alszám lesz az iktatószáma. Ha menet közben az iratot más egység is megkapja, újra nem iktathatja be sem láttamozás, sem véleményezés vagy más intézkedés esetén. Ha egy-egy részlegnél az ilyen, átfutó iratok száma magas, érdemes azokról külön naplót vezetni, a megküldési dátum, az eredeti ügyiratszám és az intézkedések rögzítésével. Belső kezelésű iratoknál az önálló egységek általában úgy levelezhetnek egymással, mintha külső szervek lennének. Ha azonban ilyen belső irathoz kimenő levél is kapcsolódik, azon a kezdeményező iktatószámnak kell szerepelnie. A kettős iktatás tilalmát, az iktatás és nyilvántartás ilyen megkülönböztetését az iratok biztonságos őrzése, visszakereshetősége teszi szükségessé. Az iktatáshoz ugyanis minden esetben lerakott, irattárba kerülő iratoknak kell kapcsolódni, a nyilvántartáshoz viszont irat nem tartozik.
1.8.
AZ IKTATÓKÖNYV ÉS HITELESÍTÉSE
Az ügyiratok iktatására minden év elején újonnan megnyitott, bekötött, előszámozott és hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyv jogbiztosító okirat. Ezt a funkcióját csak akkor tudja betölteni, ha a fenti szempontok figyelembevételével történik a kiállítása és a kezelése. Az iktatókönyv fedőlapján fel kell tüntetni az évszámot és az „iktatókönyv” feliratot is. A hitelesítés az iktatókönyv fedőlapján történik. A hitelesítésnél fel kell tüntetni a számozott lapok számát, a megnyitás és a lezárás dátumát, a kezdő – az első – és az utolsó iktatószámot, az iktatóhely szerinti vezető és az ügykezelő aláírását, valamint el kell helyezni a szerv hivatali bélyegzőlenyomatát. Az azonos évre vonatkozó iktatólapok együtt maradásáról gondoskodni kell. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni.
68
Az iktatókönyv rovatai: .Az
iktatókönyvnek
kötelezően
kell
tartalmaznia az
iratok
azonosításához,
hollétük
megállapításához, az irattal kapcsolatos ügyben történő intézkedések követéséhez, ellenőrzéséhez szükséges adatokat. Ezek a következők:
az iktatószám;
az iktatás időpontja;
a küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma;
a küldemény elküldésének időpontja, módja;
a küldemény adathordozójának típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozója;
a küldő megnevezése, azonosító adatai;
a címzett megnevezése, azonosító adatai;
az érkezett irat iktatószáma (idegen szám);
a mellékletek száma;
az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése;
az irat tárgya;
az elő- és utóiratok iktatószáma;
a kezelési feljegyzések;
az ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja;
az irattári tételszám (az irat tételszámát csak az elintézés után az átmeneti irattárba való elhelyezés előtt lehet az iktatókönyvbe bejegyezni);
az irattárba helyezés időpontja.
A kézi iktatókönyv esetében az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a körbélyegző lenyomatával hitelesíteni kell.
69
Elektronikus iktatókönyv használata esetén a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.
1.9.
TÉVES BEJEGYZÉSEK JAVÍTÁSA
Az iktatókönyv okiratjellegéből következik, hogy annak meghamisíthatatlanságáról gondoskodni kell. Az iktatókönyv felhasznált lapjait összeragasztani, az iktatókönyvben vagy az iktatóbélyegzőn feljegyzett adatokat kiradírozni, leragasztani, tussal, tintával vagy bármilyen más módon olvashatatlanná tenni tilos. Ha mégis szükség van a javításra, akkor a tévesen bejegyzett szöveget vagy számot egyetlen vonallal oly módon kell áthúzni, hogy az eredeti szöveg olvasható maradjon, ugyanakkor a javítás ténye nyilvánvaló legyen. Mivel az iktatókönyv jogbiztosító okirat, a benne található bejegyzések bármely jogkövetkezménnyel járó ügyben bizonyítékként felhasználhatók. Ennek következtében a javítás tényének hiteles igazolását is el kell végezni, éppúgy, mint a megnyitás és lezárás esetén. A javítást tehát nem egyszerű áthúzással kell csak végrehajtani, hanem a javítást végző kézjegyével és a javítás időpontjának feltüntetésével is igazolni kell.
1.10. AZ IKTATÓBÉLYEGZŐ Az iktatás egyik része az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomása és a lenyomaton az adatok feltüntetése. Iktatóbélyegző használata kötelező. Az iktatóbélyegzőt az irat „üres” részére kell nyomni, mert ellenkező esetben a rovatok adatai összeolvadnak az írott szöveggel. Ajánlott iktatóbélyegző: Szerv neve, székhelye Érkeztetés száma /dátuma Iktatás időpontja: Iktatószám: Kapja
Ügyintéző
Melléklet:
Irattári tételszám
db 70
Ha az irat mindkét oldala tartalmaz írott szöveget, és a bélyegzőt nem lehet az iraton elhelyezni, célszerú ilyen esetekben az iktatószámot az iratra tollal feljegyezni. Rátűzött, vagy ráragasztott külön lapot alkalmazni nem megengedett!. Az iratok későbbi mikrofilmre vétele vagy szkennelése esetén az iktatóbélyegzőnek az üres oldalon való elhelyezése nem célszerű, mivel ez esetben sok üres oldalt kell lefényképezni, digitalizálni. Ilyenkor az iktatóbélyegzőt a belső, szöveges oldalra kell nyomni. Ésszerű az érkeztető és iktatóbélyegző ún. összevonása.
Az iktatóbélyegző lenyomatának javasolt adatai:
a szerv nevét, székhelyét
az iktatás sorszámát, alszámának helyét,
az iktatás időpontját (év, hó, nap),
a mellékletek számát,
az ügyintéző nevét,
az irattári terv szerinti tételszámot.
Az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezését követően a rovatokat tollal kell kitölteni. A dátum rovatánál a hónap nevét betűkkel, a mellékletek számát számmal kell feltüntetni. Ha egy irat több mellékletet tartalmaz, használatos az „iratcsomó” megjelölés is.
2. A MUTATÓKÖNYVEKRŐL
A nagy iratforgalmú szerveknél vagy szervezeti egységeknél a sorszámos alszámos iktatásnál függetlenül az iratforgalomtól - mutatókönyveket is javasolt vezetni, amelyek lehetnek név-, hely- vagy tárgymutatókönyvek. A mutatózásnak az a lényege, hogy az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének megfelelően az irat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. 71
Ha a tárgyrovatban több név, hely vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi betűnél mutatózni kell. Mutatózni kell akkor is az összes ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgyrovatába az egyik ügyfél neve után a további ügyfelet „és társai” bejegyzéssel jelölték. Több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben több olyan szó (vezérszó) van, amely az ügy lényegét meghatározza. Nagy iratforgalmú szerveknél hasznos az idegen szám- mutatókönyv vezetése. Célja, hogy a küldő szerv iktatószámának ismeretében azonnal rá lehessen találni a helyi elintézésre. Ilyen módon az idegen számmutató a név- és tárgymutató kiegészítője. Az idegen számmutatóban 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0 számokkal végződő külön lapot kell nyitni és az ügyiratot - a küldő szerv iktatószámát - a sorszám utolsó számjegyének megfelelő hasábba kell bejegyezni, feltüntetve a saját iktatószámot. Számítógépes iktatása esetén a mutatókönyvek párhuzamos vezetésére nincs szükség, de az iratok évekkel későbbi visszakereshetőségének biztosítására célszerű a szükséges mutatókat a tárgyév végén kinyomtatni és így megőrizni.
2.1.
A NÉVMUTATÓ
Az iktatott ügyiratokat az év elején megnyitott, regiszteres névmutatókönyvekbe kell bevezetni az ábécé betűinek sorrendjében, a küldő szerv vagy személy nevének kezdőbetűjénél. Meg kell jelölni az iktatókönyvben szereplő tárgyat és az iktatószámot. Nagy iratforgalmú szerveknél a névmutatóban az ábécé betűit tovább is lehet tagolni az azokat követő első magánhangzó hozzáadásával (pl. ka, ká, ke, ki, ko, kő stb.), a leggyakoribb nevek számára (pl. Kiss, Nagy, Molnár, Tóth stb.) pedig külön oldalakat kell nyitni. Ha a tárgysorozatban több név is szerepel, azokat valamennyi betűnél mutatózni kell. Nem kell mutatókönyvet vezetni azoknál a szerveknél, vagy szervezeti egységeknél osztott iratkezelés esetén, ahol az évi ügyforgalom nem haladja meg a 2000 ügydarabot. Csak névmutatót kell vezetni, ha a kisebb ügyiratforgalmú szervek az iratokat elintézés után rögtön irattári tételek szerint kezelik. Célszerű azonban mind a név-, mind a tárgymutató vezetése azoknál a nagy iratforgalmú szerveknél, ahol központosított ügyiratkezelés van, és a nyilvántartást több dolgozó végzi.
72
2.2.
A TÁRGYMUTATÓ
A tárgymutatókönyvek vezetése elvben megegyezik a névmutatóval: az iktatott ügyiratok legfontosabb és legtalálóbb tárgymeghatározása után az ábécé betűinek sorrendjében kell bevezetni a tárgyszót, majd fel kell jegyezni az iktatószámot. A tárgymutatókönyvbe bejegyzett rövid meghatározásnak minden esetben azonosnak kell lennie az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveggel. Ha több kiemelt címszó is lehetséges, akkor valamennyit kell mutatózni. Több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben lévő vezérszó az ügy tartalmát csak általánosságban jelöli meg (pl. mezőgazdaság, ipar, erdőgazdálkodás stb.).
2.3.
A HELYNÉVMUTATÓ
E segédkönyvet olyan szervek vagy intézmények esetében javasolt vezetni, melyek nagyszámú helység közigazgatási szerveivel, intézményeivel bonyolítanak le rendszeres levelezést. A mutatózás a helységek nevének ábécé rendjében történik. A kisebb szerveknél használnak összevont mutatót is, mely név-, tárgyés helynévmutatóként is szolgál.
3. AZ IRATOK TOVÁBBÍTÁSA AZ ÜGYINTÉZŐKHÖZ ‐ SZIGNÁLÁS
Minden iratkezelési rendszernél az intézkedésre kijelölt szervezeti egységek iratkezelői gondoskodnak a központi iratkezelőtől kapott küldemények átadásáról a szervezeti egység vezetőjének és az ügyintéző kijelölése után az iratok átadásáról az illetékes ügyintézőnek. Ahol nincs iratkezelő, ott ezzel a feladattal például az előadó is megbízható. Ez a tevékenység a szignálás. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani. Nagyobb iratforgalmú szervezeti egységnél az átadás kézbesítőkönyvvel vagy előadói munkafüzettel történik. Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, átadókönyvben történik. 73
Elektronikus úton az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.
Osztott iratkezelési szervezetnél, ha a postabontás központilag történik, meg kell határozni az ügyet intéző szervezeti egységet. Az ügykezelő az érkezett iratot haladéktalanul köteles a vezetőnek, vagy az általa írásban meghatalmazott munkatársnak bemutatni. Nem kell bemutatni az iratot, ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintézőt már korábban kijelölték, azonban a vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja. A vezetőnek a szignáláskor mérlegelnie kell:
mely szervezeti egység,
vagy ügyintéző az illetékes az ügy elintézésére, az ügy
hatáskörébe tartozik-e?
nincs-e összeférhetetlenség az ügy természete és az ügyintéző személye között,
az elő-iratnál ki volt az ügyintéző, vagy
ki legyen az ügyintéző, ha az ügyben az illetékes személy távol van.
A vezetőnek módja van arra, hogy az ügy elintézésénél követendő különleges eljárásra (sürgősség, határidő stb.) utasítást adjon. Az iratkezelés során az utasítást tartalmazó öntapadós jegyzettömb-lap elhelyezése a küldeményre és az előadói ívre nem megengedett. Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, stb., az átadás-átvételt az átadókönyvben aláírással kell igazoltatni. Szignálás után a szervezeti egységeknek az iratokat kézbesítőkönyvvel kell átadni. Továbbszignálás esetén az iratanyagért mindig az utoljára megjelölt szervezeti egység a felelős.
74
3.1.
AZ ÜGYINTÉZŐ FELADATAI
Az ügyintéző feladata az ügy érdemi elintézése. Az ügyintézőnek mindenekelőtt szám szerint, majd lapszámonként feladata ellenőrizni az általa átvett ügyiratokat. Meg kell győződnie arról, hogy az előiratokat csatolták-e, a korábbi utasításokat betartották-e és van-e szükség valamilyen különleges eljárásra. Feladatai részletesen:
döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről,
az ügyirat tisztázása,
az irattári tételszám meghatározása,
egyéb ügykezelői utasítások megadása.
3.2.
AZ IRATKEZELŐ FELADATA
Az iratkezelő - iktatást végző – feladata az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal való ellátása azokban az iktatókönyvekben, melyek használatára a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, valamint a jogosultsági szintje feljogosítja. Az iratot továbbíthatja, határidőbe teheti (és visszaveheti), (számára látható) ügyiratot szerelhet, csatolhat, feljegyzést rögzíthet, a vezető utasítására ügyiratot lezárhat, irattárba tehet, az ügyiratot/iratot expediálhatja, továbbíthatja. Feladatai részletesen:
a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, valamint ezek ellenőrzése,
az irat kiadása és visszavétele,
75
a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzők selejtezése (a címert és a bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzők kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője,
a szabályzatban meghatározeott időn túl az ügyintézőnél lévő irat nyilvántartása, és erről a közvetlen vezető tájékoztatása.
4. A KÉZBESÍTŐKÖNYV
A kézbesítőkönyv egy szervezetnél vagy intézménynél az ügyiratforgalom segédeszköze. Használata leginkább akkor indokolt, ha a szerv különböző egységei egy-egy város különböző pontjain találhatók, de a postabontás központilag történik. Ilyenkor leghelyesebb, ha az illető szervezeti egység két kézbesítőkönyvet rendszeresít, amelyeket felváltva használnak az elintézetlen iratok kiküldéséhez és az elintézettel központba juttatására. Elintézetlen iratok átadása alkalmával a könyvbe csak az iratok számát, az átvétel időpontját és elismerését kell rögzíteni. Befejezett, a vezetők által aláírt (kiadmányozott) ügyiratoknál szerepeltetni kell a címzettet is. Az ily módon kitöltött kézbesítőkönyvet a különféle szervek közti forgalomban is használják.
5. ELŐADÓI MUNKAFÜZET (MUNKANAPLÓ)
Az ügyintézők a nevükre szignált iratokat a központi postabontótól vagy az osztály ügyiratkezelőjétől előadói munkafüzettel (munkanaplóval) vehetik át. A munkanapló nemcsak az ügyintéző munkáját teszi áttekinthetővé, hanem a központi iratkezelő számára is igazolás, dokumentum az irat átvételéről. A naplóban csak az irat számát, a dátumot és az átadás-átvétel elismerését kell rögzíteni, az iratok tárgyának megjelölése szükségtelen. Munkanaplót elsősorban osztott iratkezelésnél és nagyobb ügyforgalom esetén javasolt rendszeresíteni.
76
6. AZ ELINTÉZÉS‐TERVEZET FORMÁI
Az elintézés-tervezet készítése előtt, ha az már csak a legkisebb mértékben is eltér a szokásostól, tájékoztató feljegyzést kell készíteni. Szükség van ilyen feljegyzésre, ahol közbeesően szóbeli tárgyalások voltak, vagy az ügyiratban határidős kezelésre kap utasítást az ügyintéző. A feljegyzést úgy kell megszerkeszteni, hogy annak alapján a teljes ügymenetről bárki tájékozódhasson. Az elintézés-tervezet készülhet előadói íven, a beérkezett levél hátlapján (az iratmányon), sokszorosított, előnyomott nyomtatványon (pl. igazolások), az iratmányhoz mellékelve, a tisztázati és másolati példányok egyidejű elkészítésével. A legcélszerűbb, ha a bonyolult ügyek esetén az elintézés-tervezet előadói íven készül. A tisztázásra kerülő elintézés-tervezet alaki és tartalmi követelményeit belső szabályzatban kell előírni. Javasolt adatok: az ügyirat iktatószáma, az ügyintéző neve (ha nem azonos az aláíróval), telefonszáma, az ügyirat tárgya (magánszemélyekkel folytatott levelezés kivételével), a mellékletek száma, a hivatkozási szám vagy jelzés, a határidő (megjelölése nem kötelező), a szöveg után a kiadmányozás kelte, a kiadmányozó neve és beosztása, a címzett neve.
77
6.1.
ELKÉSZÍTÉSI UTASÍTÁS
Az elkészítési utasítás készítése nem kötelező. Az elintézés-tervezetnek része, a leírónak és a postázónak szóló utasítás. Általában akkor van rá szükség, ha az intézkedés eltér a szokásostól, és a tisztázás az ügyintéző munkahelyétől távol (pl. központi leíróban) történik. A leírónak utasítást kell adni arra vonatkozóan, hogy mely részeket másolja le az elintézés-tervezetről, a tájékoztató feljegyzésből, a mellékletekből, milyen papírra, hány példányban készítse el a tisztázatot. Utasítást lehet adni a sokszorosításra vagy másolásra is, az irat elosztására stb.
6.2.
KEZELÉSI UTASÍTÁS
Az ügyintéző kezelési utasítása kiterjedhet a mellékletekre, az irat aláírására, láttamozására, bélyegzőlenyomattal való ellátására, a záradékok elkészítésére, valamint az eljárás rendjére. Az ügyintézőnek kell gondoskodnia az értékes, pótolhatatlan mellékletek kísérőjegyzékének elkészítéséről, meg kell jelölnie, ki írja alá a levéltervezetet. Általában a kezelői utasításban kell rendelkezni a láttamozásról, a határidőről, vagy - indokolt esetben - az elintézés nélküli irattárba helyezésről.
6.3.
LÁTTAMOZÁS
Az ügyintézés egyik módja a láttamoztatás valamely szervezeti egységgel vagy hivatalos személlyel. Erre akkor is szükség van, ha az ügy tárgya a szerven belül másik szervezeti egység vagy valamely vele azonos jogállású társszerv ügykörét érinti, és ezek állásfoglalása befolyással lehet az érdemi ügyintézésre. A láttamozás történhet az aláírás (kiadmányozás) előtt, a továbbítás előtt, és
78
az irattárba vagy határidőbe helyezés előtt.
7. HATÁRIDŐ‐NYILVÁNTARTÁS
Az ügyintézés során az előadó vagy felettese határidőt jelölhet ki az ügymenet és egyes részei lebonyolítására. Határidőt kell megjelölni, ha a küldemény „sürgős” jelzéssel érkezett, az ügyintéző vagy a szerv vezetője a szokásostól eltérő idő alatt kívánja az ügyintézés befejezését, az intézkedésre bizonyos időn belül más szervektől vagy szervezeti egységektől szükséges a válaszokat megkapni, a további intézkedéseket csak később lehet megtenni. Az ügyintézés határidejét az ügyintéző és vezetője - a szervezet ügyrendjének vagy iratkezelési szabályzatának előírásai szerint - jogosult megállapítani. A határnappal kapcsolatban a vonatkozó jogszabályra hivatkozni. (Általában a szokásos ügyintézéshez két hét határidőt célszerű adni.) Bár a határidő az ügykezelés érdemi részéhez tartozik, a nyilvántartás vezetése a központi iratkezelő vagy a szervezeti egység iratkezelőjének feladata. A határidőt az iktatókönyv megfelelő rovatában hónap és nap megjelölésével kell feljegyezni. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, az iktatószámok növekvő rendjében kell elhelyezni. Azoknál a szerveknél, ahol a tapasztalat szerint kevés a határidős irat, ezek tárolására megfelelő egy-két irattartó is, amelyet minden nap
át kell nézni, ahol az ügyiratforgalom nagyobb, az irattartók kevésbé áttekinthetők, célszerűbb
rekeszes határidős szekrényt használni. Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy a határidő lejárta előtt megérkezik, az ügyiratot a nyilvántartásból ki kell emelni, az iktatókönyvbe írt bejegyzést ceruzával át kell húzni.e Ha a kitűzött határidőn belül nem érkezik válasz, az ügyiratot az ügyintézőhöz kell továbbítani további intézkedésre. Irattárba helyezés előtt a határidőre vonatkozó valamennyi ceruzás bejegyzést ki kell az iktatókönyvből radírozni. A határidő-nyilvántartás ismertetett hagyományos módszerét a számítógép használata - mint oly sok helyen az ügyvitelben - megkönnyíti. 79
8. AZ IRATTÁRI TÉTELSZÁM FELÍRÁSA
Az ügy elintézése után az ügyintézőnek az ügyiratokra fel kell írnia az irattári terv szerinti tételszámokat, amelyek egyúttal az ügyiratok megőrzési idejét is meghatározzák.
9. KIADMÁNYOZÁS ‐ AZ IRATOK ALÁÍRÁSA A kiadmányozásra jogosult vezetők személyét a Szervezeti és Működési Szabályzatban, vagy az ügyrendben kell meghatározni. Ennek során a feljogosított vezető az intézkedés tervezetét saját kezűleg írja alá, és keltezéssel látja el. Kiadmányozásra „K” jelzéssel lehet ellátni az iratot, a kiadmányra pedig a név után „s.k.” jel kerül. Ha a kiadmányozó a kiadmányt saját kezűleg írja alá, ezt a tényt a tervezet aláírásakor „k.h” (kiadmányt hozzám) betűkkel kell jelezni. Az ügyintéző „s.k” jelzés esetén „a kiadmány hiteléül” záradékot köteles rávezetni az ügyiratra, majd lebélyegezni és aláírni. Az ügyintéző felelős az általa készített tervezetért, amelyet szignójával köteles ellátni. Ha a szervnél kiadmányozásra nem jogosult középvezetők is vannak, az ügyrend előírása szerint kiadmányozás előtt nekik is be kell mutatni az iratot. A kiadmányozónak úgy kell aláírnia a tervezetet, hogy kiadmányozási szándéka, esetleges megjegyzése, javítása egyértelmű legyen, ugyanis a szövegen aláírása után nem lehet változtatni. Külső szervhez vagy személyhez csak hiteles kiadmányt lehet továbbítani. Nem minősül kiadmánynak: az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. A
kiadmányokat
(válaszleveleket
és
a
saját
kezdeményezésű
iratokat
egyaránt)
hivatalos
nyomtatványon (levélpapíron) kell elkészíteni. A kiadmány hitelesítésére hivatalos bélyegzőt kell használni. 80
Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. A papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha:
azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, valamint
a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.
Az eredeti aláírásra kerülő ügyiratok minden egyes példányát alá kell írni és lebélyegezni a szerv bélyegzőjével. Az „s.k.” jelzésű tisztázatra a központi iratkezelő vezetője vagy az ezzel megbízott dolgozó „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, lebélyegzi és saját kezűleg aláírja. Hitelesíteni a kiadmányozó nevével egy sorban, az irat baloldalán kell, eredeti aláírás szükséges minden egyes példányra sokszorosítás esetén is. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és
a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.
Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni. Az önkormányzatnál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus másolatot is kiadhat. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az érvényességi idő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni.
10. A BÉLYEGZŐK NYILVÁNTARTÁSA
Az ügykezelő (iratkezelő) feladata a bélyegzők, valamint a minősített adathordozók tárolására szolgáló
lemezszekrényekhez
használatos
személyi
(negatív)
pecsétnyomók
(a
továbbíakban:
81
pecsétnyomó) nyilvántartása. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője. A nyilvántartásnak a következőket kell tartalmaznia:
a bélyegző sorszámot,
a bélyegző lenyomatát,
a kiadás napját,
a használó szervezeti egység megnevezését,
a bélyegzőt átvevő, használó és őrző dolgozó nevét és aláírását.
Hivatalos bélyegző csak a legszükségesebb számban tartható forgalomban. A bélyegzők használatára jogosultak kijelölése a szervezeti egység vezetőjének feladata. A
bélyegző,
pecsétnyomó
használója
felelős
annak
rendeltetésszerű
használatáért,
biztonságos őrzéséért– használat után – biztonságos elzáreásáért. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor – az épületen kívüli munkavégzést kivéve – el kell zárni. Pecsétnyomó más munkatársnak csak az ügykezelőnél történő előzetes átírás után adható át. A pecsétnyomót munkaviszony megszűnése esetén az ügykezelőnek kell visszaadni. Szerven belüli áthelyezés esetén ugyancsak le kell adni a pecsétnyomót. Másik pecsétnyomót az új szervezeti egység kezelőjénél kell szükség szerint igényelni, illetve a vezető jóváhagyása után aláírással átvenni. A pecsétnyomó elvesztéséről az ügykezelőt, valamint az illetékes vezetőt soron kívül írásban kell tájékoztatni.
Az erről készült jegyzőkönyvet az iratkezelés felügyeletét ellátó személynek és a szerv
vezetőjének meg kell küldeni. Az elhasználódott bélyegzőket, illetve a már használaton kívül helyezett bélyegzőket meg kell semmisíteni. A megsemmisítés tényéről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek – többek között – tartalmaznia kell a megsemmisített bélyegző lenyomatát is. A felvett jegyzőkönyvet iktatni és irattározni kell.
82
11. AZ ÜGYIRATOK TISZTÁZÁSA ‐ SOKSZOROSÍTÁS, MÁSOLÁS, HITELES MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE
Az ügyirat formája tükörképe az ügyintézés minőségének. A tisztázat elkészítésénél a legfontosabb a tervezet szövegének szó szerinti, hiteles és hibamentes átmásolása. Kimenő levélként az eredeti példány kell elküldeni. A szabályos, jól szerkesztett forma a célszerűséget szolgálja (pl. az ügyintézőt, a tárgyat, a hivatkozási számot stb. a papírlapnak mindig ugyanazon részére kell írni). Ha a tisztázat nem együtt készült a tervezettel, a kettőt egymással egyeztetni kell. Az egyeztetés megtörténtét és keltét az összeolvasók az előadói ív megfelelő rovatában kötelesek feljegyezni és kézjegyükkel ellátni. Rövidebb szöveget egy személy is összehasonlíthat. Mind a közigazgatási eljárás során történő iratbetekintés, mind a személyes adatok esetében történő iratbetekintés után a betekintő részéről igény merülhet fel hiteles másolat készíttetésére. Minden szerv csak a saját irattárában tárolt iratairól adhat tartalmilag is hiteles másolatot, beleértve a jogelőd szerv iratait is. A hitelességet csak saját keletkeztetésű irat esetében lehet kizárólagosan bizonyítani, a szervhez érkezett irat esetében csak az irat őrizetben való megléte igazolható, a tartalmi hitelességet az irat kiállítójának kell igazolni. A kiadmányozás megtörténte után az ügy iratainak sokszorosítását, vagy azokról hiteles másolat készítését és kiadását csak a vezető vagy az ügyintéző engedélyezheti, amit az irattári példányra rá kell vezetni. A hiteles másolatot „A másolat hiteles” szavakkal, keltezéssel és aláírással kell ellátni. Értelmező rendelkezés a 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet szerint: másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat.
83
12. HOZZÁFÉRÉS AZ IRATOKHOZ, AZ IRATOK VÉDELME Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. A közfeladatot ellátó szervek alkalmazottai csak azokhoz az – akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt – iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) „Saját kezű felbontásra!”, b) „Más szervnek nem adható át!”, c) „Nem másolható!”, d) „Kivonat nem készíthető!”, e) „Elolvasás után visszaküldendő!”, f) „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével.), g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
13. AZ ÜGYIRATOK TOVÁBBÍTÁSA
A kimenő ügyiratokat a tisztázatokkal együtt a központi iratkezelő (postázó, expedíció) ügyiratkezelőjének kell átadni, aki az átvételt a munkanapló megfelelő rovatában kézjeggyel igazolja. Az
84
iratkezelő csak teljes ügyiratokat vehet át. Ez vonatkozik arra az esetre is, ha az ügyiratokat az egyes szervezeti egységek továbbításra készen összeállítják, és megcímzett, lezárt borítékba helyezik. Az irat elküldése előtt az ügyintézőnek, vagy az iratkezelőnek - ha nem zárt borítékban kapta a leveleket - ellenőriznie kell a címzés, iktatószám, dátum helyességét. Az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányhoz csatolni kell az előírt mellékleteket. Ha a jogszabály másként nem rendelkezik, az ügyfél által becsatolt eredeti okiratokat - kérelem esetén hitelesített másolatukat - az eljárás befejezése után vissza kell küldeni. Az ellenőrzések után az iratkezelőnek fel kell jegyezni az iratra az elküldés keltét. Ez akkor is az iratkezelő feladata, ha az iratot zárt borítékban kapta meg az illetékes osztálytól. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő). Postai kézbesítés esetén a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. A küldemények nemcsak postán továbbíthatók, hanem személyes kézbesítéssel is. Ilyenkor a korábban említett kézbesítőkönyvet kell használni, amelyben a címzett, vagy az átvételre feljogosított személy igazolja az átvételt. Ha magánszemélynek továbbítanak ily módon iratot, az átvételt a kézbesítőkönyv aláírásával, vagy postai úton küldött tértivevénnyel is igazoltatni szükséges. Előfordulhat, hogy a levelet, igazolást, engedélyt stb. az ügyfélnek - a hivatali helyiségben - személyesen adják át. Ilyenkor elegendő, ha az átvételt a kiadmány irattári példányán igazolják.
13.1. A VISSZAÉRKEZETT KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSE
Előfordulhat, hogy a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek a feladóhoz, adott esetben a központi iratkezelőhöz vagy a szervezeti egység iratkezelőjéhez. Mivel ezzel az ügy nem tekinthető befejezettnek, a visszaérkezett küldeményt az irattal együtt át kell adni az ügyintézőnek azzal, hogy ellenőrizze a címzést, illetve tegyen meg mindent a helyes cím felkutatására. Ha a címzett elhunyt, tartósan távol van lakhelyétől vagy a küldemény egyéb ok miatt (pl. a címzett vállalkozás időközben megszűnt) kézbesíthetetlen, azt a borítékkal együtt - az ügyintéző értesítését követően – az irattárba kell helyezni.
85
14. AZ IRATTÁRI KIVEZETÉS, IRATTÁRBA HELYEZÉS
Az elintézett ügyiratokat, amelyeket már továbbították, vagy amelyeknek - intézkedés nélkül irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni és ezt a tényt az iktatókönyv megfelelő rovatában hónap és nap bejegyzéssel feltüntetni. Az irattári kivezetésnél mindig a postázás napját, illetőleg az irattárba helyezés keltét kell feltüntetni. A kivezetéssel egyidejűleg az iktatókönyvbe be kell jegyezni az irattári jelet. Az ügyiratok irattárba helyezésének jelzése az iktatókönyvben a nyilvántartási munka befejező fázisa, de egyúttal az ügyintézés befejező szakasza is. Irattárba helyezés előtt az iktató köteles az ügyiratot átvizsgálni, hogy az ügyintézés során a kezelési utasításokat, illetőleg a kezelés szabályainak eleget tettek-e. Az ügyirat irattárba helyezésről az ügyintéző javaslata alapján a vezető dönt. Ha a postázás megtörtént, újabb intézkedésre nincs szükség, különleges kezelésre (pl. határidők kijelölése) nem adtak utasítást, akkor az irattározás megengedhető. Ha intézkedés nélkül kell irattárba helyezni az iratot, ezt az ügyintézőnek kell az eredeti iktatott példányra ráírni, ugyanis csak így egyértelmű, hogy semmiféle intézkedésre nem került sor.
15. AZ IRATSELEJTEZÉS SZABÁLYAI Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban. A selejtezési jegyzőkönyvet záradékolni kell, amely tartalmazza a selejtezésben résztvevők aláírását. Két aláírt és lebélyegzett példányt iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. Az illetékes levéltár - az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után - rendeletben előírt szövegű bélyegző lenyomattal aláírással és pecséttel hitelesíti, és a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi a megsemmisítési engedélyt, vagy elrendelheti egyes iratok további megőrzését a levéltári átadásig.
86
A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni többek között:
Az irat- együttest keletkeztető szerv megnevezését,
a dátumot és a szervezeti egység és helyiség megnevezését
a selejtezés megkezdésének, befejezésének idejét,
az alapul vett jogszabályokat,
a selejtezés alá vont iratok évkörét,
az iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti mennyiségét (ifm-ben),
a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását
az ellenőr nevét és beosztását, aláírását,
a hivatali bélyegző lenyomatát.
A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat. Az
irat
megsemmisítéséről
a
szerv
vezetője
az
adatvédelmi
és
biztonsági
előírások
figyelembevételével köteles gondoskodni. A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előírt megőrzési időig – csak az ügyet intéző szervezeti egység példánya kerüljön megőrzésre. Az iratanyag megsemmisítésére engedéllyel rendelkező vállalatokat (papírgyár) vagy vállalkozókat célszerű igénybe venni, ezek zárt rendszerben semmisítik meg a selejtezésre kijelölt iratokat. Ez a rendszer biztosítja az adatok védelmét. A zárt rendszerű megsemmisítésről javasolt igazolást kérni, s ezt a selejtezési ügyirathoz csatolni. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése a selejtezésre utaló bejegyzéssel történik, a rendszerből fizikailag nem törlődnek ki az adatok, csak a felhasználó számára ad információt az irat selejtezésére.
87
16. AZ IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT KÉSZÍTÉSE, RENDELTETÉSE
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. (a továbbiakban Ltv.)
törvény a gazdasági-társadalmi átalakulásoknak megfelelően az előző évtizedek
gyakorlatához képest nagyban megváltoztatta az addig fennálló helyzetet. A törvény alapvetően megkülönböztet köziratot és magániratot, és egy szintre hozza az iratkezelés központi szabályozását. A törvény szerint köziratot az ún. közfeladatot ellátó szervek keletkeztetnek, és ezek kezeléséről, védelméről a 9. § rendelkezik. Általánosságban megjegyezhető, hogy az iratkezelés szabályozásának alapvető célja, hogy a törvény által előírt iratvédelemre, az iratanyag kezelésére olyan rendszert dolgozzon ki, amely egyfelől szabályozza a szervhez beérkező vagy a szerv működése során keletkeztetett iratok átvételét, a postabontást, az iratok rendszerezését, nyilvántartását, iktatását, az irattározás módját, a kimenő iratok kezelését, a selejtezhetőség szempontjait, valamint a maradandó (történeti) értékű iratok esetében az illetékes közlevéltárba adását. Az iratkezelés szabályozása az érdemi ügyintézést szolgálja, ennek megfelelően az ügyintézés hatékony működése nagy mértékben függ az iratkezelés szervezettségétől. Az iratkezelést tehát úgy kell megválasztani és megalkotni, hogy az jól szolgálja az adott szervezeti forma rendeltetésszerű, jó működését. Ez természetesen több tényező együttes függvényeként gondolható el: így például függ a szerv nagyságától, jellegétől, feladataitól, szervezeti felépítésétől stb. A Ltv. az irattári és levéltári anyag védelmének általános szabályaiban kötelezően írja elő az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek részére azt a felelősséget, hogy a szervesen összetartozó iratok egységét, illetve eredeti rendjét megőrizzék, valamint a tulajdonukban lévő levéltári anyag megóvását biztosítsák. Az iratkezelési szabályzat elkészítésének célja kettős: rendeltetése, hogy
a törvényben előírt iratvédelemre, az iratanyag kezelésére olyan rendszert dolgozzon ki, amely egyrészt szabályozza a szervhez beérkező vagy a szerv működése során keletkezett iratok átvételét, a posta felbontását, az iratok rendezését, nyilvántartását, iktatását, segédletekkel történő ellátását, a kimenő iratok kezelését, másrészt
az iratok ügykörönkénti csoportosításával megkönnyítse az iratok fellelhetőségét, valamint biztosítsa az iratokban történő gyors és egyszerű eligazodást, a visszakereshetőséget.
88
Az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni az irattárolás módját, az iratok biztonságos őrzését, selejtezését és levéltárba történő átadását. E követelményeknek megfelelően az iratkezelési szabályzat két részből áll: a) a szabályzatból, a szervezési részből, amely
tartalmazza az iratkezelés rendjét és
szabályozását és b) az irattári tervből. A szabályzatot javasolt kiegészíteni iratmintákkal, mellékletekkel, mint például a selejtezési jegyzőkönyv készítésének szempontjai, vagy az iratátadási-átvételi jegyzőkönyv stb. A szabályzat megalkotásakor az első feladat az adott rendszer felmérése: számba kell venni a szerv munkatársainak létszámát, ebből az ügyiratkezeléssel foglalkozó személyek számát; a várható iratforgalmat, valamint az irat- és ügytípusok szerkezetét (egyszerű vagy összetett ügyekről van-e szó?), a megfelelő iktatási rendszer szempontjából a szerv térben való elhelyezkedését, (egy helyen van, vagy esetleg több telephellyel is rendelkezik?), majd ezek függvényében kell megválasztani az ügyiratkezelés optimális formáját. A szabályzatnak tartalmaznia kell:
a szervezés formáját: azaz az adott szerv számára legmegfelelőbb iratkezelés módját,
az iratkezelés megszervezéséhez szükséges feladatokat, pl. az irat útjának követhetőségét, vagy az iratnak a lehetőség szerinti leggyorsabb eljuttatását az ügyintézőhöz.
Pontos meghatározást és megfelelő szabályozást igényel:
a beérkező küldemények átvétele, annak módja illetve helye,
a postabontás helye, az erre jogosult személyek beosztása,
a fel nem bontható küldemények meghatározása,
az érkeztetés módszere,
az iktatás módja (iktatás helye, az iktatókönyv és az iktatóbélyegző rovatai)
az ügyintézők adminisztratív feladatainak szabályozása.
89
A szabályzatban - a fentieken kívül - rendelkezni kell a sürgős vagy a soron kívül intézendő ügyek lebonyolításáról, a több szervezeti egységet is érintő, illetőleg az írásos elintézést nem igénylő ügyek elintézéséről. A szabályzatban fel kell tüntetni az iratkezelésért felelős személy(ek) beosztását, feladatait, hatáskörét és felelősségét is. Az iratkezelési szabályzat a vonatkozó jogszabályban előírt elfogadási rend eredményeként kerül kiadásra.
17. AZ IRATTÁRI TERV
Az irattári terv az iratkezelési szabályzat szerves részét képezi, annak kötelező mellékleteként, a szerv működése során keletkezett iratok tárgyi csoportosítású rendszerét határozza meg. Elfogadási rendje – kivéve az önkormányzati hivatalok és az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére kiadott egységes irattári terveket - nem válik el az iratkezelési szabályzattól. Feladata elsősorban, hogy a megfelelően csoportosított iratok biztosítsák és segítsék az ügyvitel hatékonyságát, továbbá azok
levéltári átadására a törvényben előírt módon - az ügyviteli érték megszűntével, és a selejtezési eljárás lefolytatása után - megfelelő fizikai rendezettségi szinten kerüljön sor
Az irattári terv összeállításakor a legfontosabb szempont annak pontos meghatározása, hogy az adott szervnél melyek a legfontosabb ügykörök, irattípusok és ezek közül melyek képviselnek maradandó értéket. Az ügykörök alapján meg kell határozni az iratok megfelelő tárgyi csoportba sorolását. E tárgyi csoportokat az irattári tervben irattári tételeknek nevezzük. Egy irattári tételt képeznek az azonos tárgykörű ügyviteli és/vagy maradandó értékű irategyüttesek. Az irattári terv a következő rovatokra tagolódik:
irattári tételszám (az iraton feltüntetett - az iratcsoport azonosításához szükséges - jelzőszám),
az ügykörök megnevezése,
90
az irattári jel (tételszám), azon belül: ügykörszám, ágazati betűjel, selejtezési idő jele,az őrzési idő pontos megjelölése,
a nem selejtezhető dokumentumok levéltárba adásának ideje.
15.1. AZ IRATTÁRI TERV SZERKEZETE ÉS RENDSZERE
Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani. Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. A szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül pedig csoportokba és alcsoportokba kell besorolni. Az irattári terv különös részén belül a főcsoportok szervezeti egységenként is kialakíthatók. A fenti szempontok szerint csoportosított, címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni. Mindkét típusnak megvan az előnye és hátránya is. A szervezetfüggő, azaz a szerv felépítését követő irattári terv előnye a könnyű kezelhetőség, mert egy-egy szervezeti egység az egész terv viszonylag kevés ügykörében érdekelt csak. Nagy hátránya viszont, hogy óhatatlanul is több ismétlődő ügykör másmás tételszám alá is
kerülhet. Ennek következtében felduzzad a tételek száma, s a központi irattár
áttekinthetőségét csökkenti. A funkcionális terv, bár a szervezeti egységektől nagyobb odafigyelést igényel, praktikusabb megoldásnak mondható, hiszen ugyanazon ügykör - függetlenül attól, hogy melyik osztályon keletkezett mindig azonos tételszámot és őrzési időt kap. Problémákat okozhatnak még a több példányban (körlevelek, utasítások, tájékoztatók stb.) előállított iratok, vagy az eredeti iratokról másolt és több szervezeti egységnél is őrzött iratok. Az ilyenkor felmerülő kérdésre, hogy azokat ki őrizze a válasz az, hogy javasolt ún. őrzési helyeket és selejtezési osztályokat (a., b.)kijelölni. Így a több példányban készülő iratnál az az egység köteles megőrizni az iratot, 91
amely azt keletkeztette, míg a többi szervezeti egység az irat ügyviteli értékének megszűntével kiselejtezheti a nála lévő példányokat. Az irattári terv elkészítésénél elsősorban figyelembe kell venni az iratok hatályának elvesztésére vonatkozó jogszabályokat. A pénzügyi – számviteli bizonylatok, a személyzeti, a munkaügyi jellegű iratok őrzési idejére a szaktárcák, vagy a levéltárak is rendszeresen adnak utasításokat, ajánlásokat, míg egyéb iratok esetében - a szerv tevékenységéhez és szükségleteihez alkalmazkodva - a szerv illetékeseinek feladata meghatározni azt, hogy az adott irat mikor veszti el ügyviteli értékét, vagy esetleg tartós őrzést igényel, határidő nélkül. Fontos, hogy a szerv működése során - az esetleges szervezeti, stb. változásoknak megfelelve változtassák, korszerűsítsék az adott szituációnak megfelelően az irattári tervet. Például egy-egy megszűnt ügykör tételszámát nem szabad egy új ügykörre felhasználni, mivel ebből a későbbiekben komoly zavar keletkezhet. E probléma kiküszöbölésére célszerű egy-egy szabad tételszámot hagyni. Javasolt még az irattári terv végén, függelékben közölni a rövidítések jegyzékét is. Decentralizált iktatás esetében szintén közölni kell az iktatásra kötelezett szervezeti egységek jegyzékét, azok jelzőszámát, illetőleg betűjelét. Az irattári terv folyamatos módosítása állandó feladat, hisz akár év közben is kiderülhet, hogy egyegy ügykörnek nincs megfelelő tételszáma. Ebben az esetben a szervezeti egység vezetőjének már a tárgyév során ezeket az észrevételeket meg kell tennie, majd a felelős vezetőnek be kell jelenteni, és kérni az ügykörjegyzék kiegészítését.
18. IRATKEZELÉSI RENDSZEREK
Az iratkezelés - illetőleg annak egyes munkamozzanatai - történhetnek:
centralizált (központosított),
decentralizált (osztott),
vegyes rendszerben.
A központosított iratkezelés azt jelenti, hogy az adott szervnek egyetlen központi irodája van, itt történik az ügyiratkezelés valamennyi lényeges mozzanata: a beérkező és kimenő iratok átvétele, az érkeztetés, az iktatás, a mutatózás, a postázás, az átmeneti és a központi irattár működtetése. Ezt a módszert elsősorban az egy telephellyel rendelkező, relatíve kis iratforgalmú szerveknél célszerű használni, ahol a decentralizált rendszer működtetése bonyodalmakat okozna. 92
Decentralizált iratkezelés esetén a fentebb felsorolt ügyiratkezelői munkamozzanatok az egyes szervezeti egységeknél külön-külön történnek. Nagy iratforgalmat lebonyolító, sok szervezeti egységgel rendelkező szerveknél javasolt alkalmazni, ahol az egyes egységek közötti rendszeres összeköttetés, kommunikáció bonyodalmakkal jár. A vegyes rendszerű iratkezelés, a két fentebb jellemzett rendszer kombinációja. Az ügyiratkezelés egyes részeit - az iratkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelően - a központi iroda és az egyes szervezeti egységek együttesen, egymás mellett, de egymást kiegészítve végzik. E rendszert is nagy iratforgalmat lebonyolító, több telephellyel rendelkező szervek használják, ám szemben az előző két rendszerrel, ez jóval nagyobb elővigyázatosságot, és munkafegyelmet kíván, azért, hogy az irat útja ne váljon követhetetlenné, ellenőrizhetetlenné (Ld.: 1.7 Az iktatás).
93
V. FEJEZET A LEVÉLTÁR ÉS AZ IRATTÁR FOGALMA
1. A MAGYARORSZÁGI LEVÉLTÁRAK ÉS IRATTÁRAK KIALAKULÁSA
Az évszázadokkal ezelőtti időkre visszatekintve még nem beszélhetünk külön irattárakról és külön levéltárakról. A középkor iratőrző intézményei mai értelemben vett irattárak voltak, amelyek szoros kapcsolatban álltak az iratokat kiállító szervekkel. Debrecenben például az 1700-as években vált külön az irattár (conservatorium) és a levéltár (archívum). A kettő szoros kapcsolata azonban továbbra is megmaradt, aminek jellemző megnyilvánulása volt, hogy míg a két világháború közötti időszakban is a megyék és a városok főlevéltárnokai igen gyakran ezek irattárainak felügyeletét is ellátták. Nem véletlen, hogy az iratkezeléssel és az irattárakkal a levéltári törvény foglalkozik ma is, hiszen a levéltáraknak az iratok sorsát keletkezésüktől kezdve figyelemmel kell kísérni. A levéltár és irattár elnevezés a magyar nyelvben élesen elkülönül. Sok más nyelvben mindkettőt az archív szóval jelölik, legfeljebb jelzőkkel különböztették meg a két fogalmat egymástól. Így olykor az irattárat hivatali „archív”-nak, a levéltárat történeti „archív”-nak nevezik. A hazai levéltári szóhasználatban az irattár, mint intézmény olyan szerv vagy valamely szervnek olyan részlege, melynek az a rendeltetése, hogy valamely iratképző szervnek iratait gondozza, őrizze, kezelje és szükség esetén rendelkezésére bocsássa. Az irattári szervezet az egymással szervezeti kapcsolatban álló irattárak együttese. Az irattár és a levéltár között az azonosságok mellett lényeges különbségek is vannak. Az irattár általában egy szerv (esetleg még jogelődje) iratait ügyviteli célból, meghatározott ideig őrzi, a levéltár viszont több szerv működése során létrejött iratanyagnak azt a részét őrzi meg tartósan vagy véglegesen, amelyeknek maradandó értéke van, és amelyre a létrehozó szervnek ügyviteli érdekből már nincs szüksége. A kettő szoros kapcsolatából következik, hogy színvonalas irattári munka nélkül korszerű levéltárügyet kiépíteni nem lehet. A levéltáraknak és az irattáraknak egyaránt az a feladatuk, hogy a maguk területén fenntartsák mindazt az emlékezetet, amire az országnak, az emberiségnek a jövőben szüksége lehet. A levéltárak a könyvtárakkal és a múzeumokkal együtt a közgyűjtemények intézményhálózatába tartoznak. A három intézménytípus közül a levéltárak iratokat, ide értve a kép- és hangdokumentumokat, a gépi adatfeldolgozás termékeit is, a könyvtárak könyveket és írói kéziratokat, a múzeumok tárgyi, régészeti, néprajzi stb. emlékeket gyűjtenek. 94
A magyarországi levéltárak - mint intézmények - több mint két évszázados múltra tekinthetnek vissza. A magyar országgyűlés 1723-ban hozott határozata alapján hosszas előkészítő munka után 1756ban a nádori, az országbírói és az országgyűlési levéltárakból hozták létre az ország levéltárát, az Archivum Regni-t. A XVIII. század végén, illetve a XIX. század elején kezdték meg intézményszerű működésüket a megyék és a nagyobb ún. szabad királyi városok levéltárai. A hazai levéltártörténet kiemelkedő fontosságú dátuma 1874, amikor az ország levéltárából, az akkor már megszűnt feudális kori központi kormányszervek, a kancellária, a helytartótanács, a kamara, az erdélyi kormányszervek, az erdélyi kancellária, a gubernium stb. levéltárakból létrejött a Magyar Királyi Országos Levéltár, amely a későbbiek folyamán az 1867-1944 közötti országgyűlési, minisztertanácsi, minisztériumi, legfelsőbb jogszolgáltatási irat együtteseket is átvette. Az államosítások, a központosított gazdasági-társadalmi rendszer kialakítása során kerültek be a levéltárba a volt hitbizományi és más nagy családi levéltárak, továbbá az országos jelentőségű gazdasági szervek iratai államosításuk időpontjáig. A levéltár több kiemelkedő jelentőségű gyűjteménnyel is rendelkezik: Mohács előtti oklevélgyűjtemény, térképtár, tervtár, pecséttár, mikrofilmtár. Ez utóbbi mintegy 40 millió mikrofilmfelvételt őriz, és saját anyagának mikrofilm másolatain kívül más hazai és számos külföldi közgyűjtemény iratairól is találhatók itt reprodukciók. A restauráló osztály nemcsak a Magyar Országos Levéltár, hanem más levéltárak állagvédelméről is gondoskodik, illetve segítséget nyújt azok munkájához. A Magyar Országos Levéltár több mint 65 ezer polcfolyóméter iratával Kelet-Közép Európa egyik legjelentősebb történeti forrásbázisa, amely 1918 előttről nemcsak a mai Magyarország, hanem a szomszédos államok múltjára vonatkozóan is szinte kimeríthetetlen kincsesbánya. A magyar levéltárügy átalakulásának alapjait korunkban az 1950. évi 29. törvényerejű rendelet vetette meg, amely a Magyar Országos Levéltárat és a volt megyei és az ún. törvényhatósági jogú városi levéltárat egységes szervezetbe vonta, s ezzel azonos jogállású állami levéltárakká tette. Ez utóbbi levéltárak ennek alapján küzdhették le korábbi hátrányos helyzetüket. Ugyanez a törvényerejű rendelet a levéltárügy irányítására létrehozta a Levéltárak Országos Központját, és minden iratképző szerv történeti értékű irataira (visszamenőleges hatállyal) kimondta az archiválási (levéltárba adási) kötelezettséget. Az 1995. július 01-ig érvényben lévő legfőbb levéltári jogszabály az 1969. évi 27. törvényerejű rendelet és a végrehajtásról intézkedő 30/1969. kormányrendelet volt. Ezek rendelkezései szerint a levéltárak tudományos intézmények, amelyek - jogszabályilag meghatározott keretek között - igazgatási feladatokat is ellátnak (ilyen igazgatási feladat volt például az általuk őrzött iratokról hiteles másolatok kiadása, a szervek iratkezelésének ellenőrzése). Feladatkörükben a levéltári anyagot átvették, szakszerűen kezelték és biztonságosan megőrizték. Az őrizetükben lévő levéltári anyagot - annak tudományos igényű rendszerezése, nyilvántartása és segédletek készítése útján - kutatásra alkalmassá tették és a kutatás egyéb feltételeit is biztosították. A levéltárak kutatásokat végeztek és végeznek ma is a tudományoknak,
95
elsősorban a történettudománynak kutatásaik eredményeit napjainkban is rendszeresen közzéteszik. A szervek iratkezelési rendjét és irattári selejtezését - a levéltári anyag védelme érdekében - a levéltárak ellenőrizték szakmailag. E törvényerejű rendelet intézkedett az Új Magyar Központi Levéltár önálló intézményként történő létrehozásáról is, amire 1970-ben került sor. 1991 decemberében a magyar országgyűlés a LXXXIII. törvénnyel összevonta az Új Magyar Központi Levéltárat és a Magyar Országos Levéltárat
Magyar
Országos Levéltár néven. Az 1970-ben létrejött Új Magyar Központi Levéltár feladata volt a II. világháború befejezése utáni központi kormányszervek, országos jellegű intézmények és vállalatok iratkezelésének ellenőrzése, iratanyaguk átvétele. Ez az intézmény összlevéltári feladatként közreműködött az iratkezelés helyes elveinek és gyakorlati módszereinek kidolgozásában, valamint mindazoknak az iratkezelési szabályzatoknak elkészítésében, amelyeket a művelődési miniszter adott ki, illetve amelyek a művelődési miniszterrel egyetértésben kerültek kiadásra. Ez a levéltár már mintegy 15 ezer polcfolyóméter iratot őrzött és évente mintegy másfélezer folyóméterrel gyarapodott. Az 1969. évi 27. törvényerejű rendelet alakította ki a levéltári szervezetet is. Eszerint a levéltári feladatokat illetékességi területükön az általános és a szaklevéltárak látták el. Az általános levéltár feladata a gyűjtőterületére vonatkozó mindenféle levéltári anyag őrzése - kivéve a szaklevéltár gyűjtőkörébe utalt iratokat. Az általános levéltárak közé a már ismertetett Magyar Országos Levéltár és az új Magyar Központi Levéltár, továbbá a megyék (és a főváros) levéltárai tartoztak. Minden megyében működött tanácsi levéltár, Győr-Sopron megyének 2 levéltára van jelenleg is (Győrött és Sopronban). A megyei (fővárosi) tanácsi levéltár a fenntartó megyei (fővárosi) tanács illetékességi területén működött és a működő megyei (fővárosi) szintű és jellegű, valamint az ezeknek alárendelt államigazgatási, bírósági, ügyészi, gazdasági szervek, intézetek és intézmények, egyesületek levéltári anyagának átvételére volt jogosult a törvény értelmében. Ezek a tanácsi (1950-1969 között állami) levéltárak vették át még az 1950. évi 29. törvényerejű rendelet alapján a káptalanoktól és a kolostoroktól azok hiteles helyi működése kapcsán keletkezett irat együtteseket. A szaklevéltár - a művelődési miniszter külön engedélye alapján - meghatározott szakterület, állami szerv, szövetkezet, társadalmi szervezet vagy jogi személy levéltári anyagának átvételére volt illetékes. Állami szervek szaklevéltáraként az akadémiai, hadtörténelmi, statisztikai, vízügyi, orvostörténeti és három felsőoktatási intézményi, társadalmi szerv szaklevéltáraként a SZOT levéltára működött. Ezek iratanyagának mennyisége megközelítette a 15 ezer polcfolyómétert. Egyházi szaklevéltárként működtek a katolikus érsekségek (Esztergom, Kalocsa és Eger) és püspökségek (Győr, Pécs, Szeged, Székesfehérvár, Szombathely, Vác, Veszprém és Nyíregyháza), a káptalanok (Esztergom, Kalocsa, Győr,
96
Sopron, Pécs, Székesfehérvár, Szombathely, Vác és Veszprém), a szerzetesrendek (bencések, ferencesek, piaristák) levéltárai. A magyarországi református egyház zsinatai (Budapest), egyházkerületei (Budapest, Debrecen, Pápa, Sárospatak) szintén szaklevéltárakkal rendelkeztek. Az evangélikus egyház Budapest mellett a békéscsabai, nyíregyházi, soproni, és szarvasi gyülekezetnél is szaklevéltárat tartott fenn. Szaklevéltárrá nyilvánította a miniszter az unitárius, a babtista és a görögkeleti szerb egyház, valamint az izraeliták országos képviseletének történeti értékű iratait is. Az egyházi szaklevéltárak iratanyagának mennyisége meghaladta a 10 ezer polcfolyómétert. Mind az általános, mind a szaklevéltári hálózatban fióklevéltárakat is lehetett létesíteni. A Művelődési Minisztérium Levéltári Osztálya a két országos levéltár felett közvetlen, a tanácsi és szaklevéltárak felett ágazati felügyeletet gyakorolt. Saját levéltári hálózata volt a Magyar Szocialista Munkáspártnak, amelyre a Művelődési Minisztérium ágazati felügyelete nem terjedt ki. Az 1991. évi LXXXIII. törvény a párt anyagait a magyar állam tulajdonába vonta, és kezelését, kutatását a művelődési és közoktatási miniszter hatáskörébe utalta. Az 1995. évi LXVI. törvény fontos szervezeti változásokat is hozott. Meghatározta a közlevéltárak és magánlevéltárak feladatait, illetékességi körét. A Magyar Országos Levéltár központi általános levéltár lett, míg a megye (főváros) által fenntartott közlevéltár általános levéltár. A Hadtörténelmi Levéltár, a Központi Statisztikai Hivatal Levéltára, a Vízügyi Levéltár, valamint az állam által fenntartott felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltára állami szaklevéltárként nyert besorolást. A törvény szabályozta a települési önkormányzat, köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv közlevéltár alapítási jogát. Lényeges
újdonság
a
nyilvános
magánlevéltár
alapítási
lehetősége,
a
törvényben
meghatározott feltételek megléte alapján. A törvény alapján magánlevéltár besorolást kaptak pl. az egyházi levéltárak, vagy a szakszervezetek levéltárai. Az 1995. évi LXVI. tv. szerint a közlevéltárak feladatai:
kizárólagos joggal átveszik és megőrzik az illetékességi körükbe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait,
gyűjtik, megvásárolják, ajándékként ingyenes letétként átveszik a maradandó értékű magániratot,
az átvett, nyilvántartott anyagot feldolgozzák – selejtezik, rendezik, segédletekkel
látják el
stb., az anyag használatát lehetővé teszik,
az őrizetükben levő levéltári anyagról hiteles másolatokat, tartalmi kivonatokat adnak ki, 97
ellenőrzik az illetékességi körükbe tartozó szervek (közfeladatot ellátó szervek, illetve a tartós állami tulajdonú társasági
részesedéssel
rendelkező gazdasági társaságok)
iratkezelésének rendjét, selejtezését,
gondoskodnak a levéltári anyag védelméről – konzerválás, restaurálás, biztonsági másolat, mikrofilm készítése útján,
levéltár- és történettudományi kutatásokat végeznek,
segítik a levéltári anyag oktatási és közművelődési célú felhasználását,
tanácsot adnak a maradandó értékű iratok szakszerű kezelésére, s közreműködnek a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában.
A közlevéltár fenntartója köteles gondoskodni arról, hogy levéltára rendelkezzen a fenti feladatai ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételekkel – nevezetesen szakképzett levéltárosokkal, iratkezelőkkel, megfelelő irattároló eszközökkel, az anyag védelmét biztosító irattárral és kutatóteremmel. Közlevéltárat fenntartani és működtetni csak a fenti feltételek megléte esetén lehet. A közlevéltárak további csoportokra bonthatók:
általános levéltárak,
állami szaklevéltárak,
települési önkormányzatok levéltárai,
köztestület, közalapítvány levéltára, illetve egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára.
a) Általános levéltárak A közfeladatot ellátó szervek egy részének levéltári anyaga az általános levéltárak illetékességi körébe tartozik. Általános levéltárat csak törvény létesíthet, illetve szüntethet meg. Az általános levéltárak csoportjába sorolhatók:
a Magyar Országos Levéltár (MOL)
a fővárosi (Budapest Főváros Levéltára), illetve a megyei önkormányzatok által fenntartott ún. megyei levéltárak.
A Magyar Országos Levéltár, mint központi általános levéltár illetékességi körébe tartozik:
a köztársasági elnök és hivatala, 98
az Országgyűlés és hivatala,
az országgyűlési biztosok hivatala,
az Alkotmánybíróság,
a miniszterelnök és hivatala,
a Legfelsőbb Bíróság,
a Magyar Nemzeti Bank,
az Állami Számvevőszék,
a Központi Statisztikai Hivatal,
a minisztériumok és az országos hatáskörrel rendelkező főhatóságok, illetve a közvetlen alárendeltségükben működő intézetek, intézmények, kivéve a Honvédelmi Minisztérium, a Magyar Honvédség Parancsnoksága, illetve a vízügyi szervek iratai, melyek az állami szaklevéltárak illetékességi körébe tartoznak,
a külön jogszabályban meghatározott szakmai követelmények érvényesítése érdekében módszertani ajánlásokat és egyéb segédanyagokat dolgoz ki, és azokat közzéteszi,
ellátja a levéltári szakfelügyelet működtetésével kapcsolatos teendőket,
védett levéltári anyag elidegenítése esetén gyakorolja elővásárlási jogát,
a kulturális tárca által meghatározott szempontok szerint gyűjti és feldolgozza a levéltárak működésével kapcsolatos adatokat.
A fővárosi, megyei közlevéltár területi általános levéltár, amely közvetlenül a főváros, illetve a megye önkormányzatának felügyelete alatt működik. Illetékességi körébe tartozik: a fenntartó önkormányzat testületének, hivatalainak, intézményeinek, valamint ezek jogelődeinek levéltári anyaga. b) Az állami szaklevéltárak Ebbe a kategóriába tartozik a Hadtörténelmi Levéltár, melynek illetékességi körébe tartoznak: a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Országos Parancsnoksága, valamint az ezek irányítása alá tartozó katonai szervezetek. A Vízügyi Levéltár illetékességi körébe a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium felügyelete alatt álló vízügyi szervek tartoznak.
2003-ban jött létre az Állambiztonsági
Szolgálatok Történeti Levéltára (2003. III. tv.) A megszűnő szaklevéltár anyagának elhelyezéséről a kulturális tárca gondoskodik. 99
c) Települési önkormányzat levéltára A művelődési miniszter előzetes hozzájárulása alapján, amennyiben a korábban már említett tárgyi és személyi feltételek biztosítottak, úgy a települési önkormányzat is létesíthet közvetlen felügyelete és irányítása alatt működő települési önkormányzati levéltárat. Illetékességi köre a fenntartó önkormányzat testülete, hivatalai, intézményei, és azok jogelődeinek anyagára terjed ki. Amennyiben a települési önkormányzat levéltára megszűnik – úgy iratait a területileg illetékes megyei – fővárosi levéltárban kell elhelyezni. A megszüntetett települési önkormányzat levéltárának vagyonát használatra köteles átengedni a területileg illetékes megyei, fővárosi levéltárnak. d) Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára Köztestület például a Magyar Tudományos Akadémia, közalapítvány pl. a Nemzeti Kulturális Alapprogram, Mozgókép Alapítvány stb. saját anyagának őrzésére közlevéltárat létesíthet. Köztük a Magyar Tudományos Akadémia már évtizedek óta levéltárat működtet. A
köztestület,
közalapítvány
és
egyéb
közfeladatot
ellátó
szerv
levéltárának
létesítését,
megszűntetését a MOL által vezetett közlevéltárakról és magánlevéltárakról készített nyilvántartásba be kell vezetni. A megszüntetett levéltár anyagának elhelyezéséről az oktatási és kulturális miniszter intézkedik.
e) Magánlevéltárak A levéltárak másik csoportját a magánlevéltárak alkotják. Ebbe a csoportba tartoznak például az egyházi levéltárak, a különböző pártok levéltárai. Nyilvános magánlevéltárat létesíthet természetes személy, illetve olyan nem közfeladatot ellátó szerv, amely maradandó értékű iratokkal rendelkezik, s vállalja a Ltv-ben előírt feltételek teljesítését. A nyilvános levéltár létesítését 2001-ig a MOL, majd a levéltári szakfelügyelet javaslatár a kulturális tárca engedélyezi. Ezt követően a magánlevéltárat a MOL nyilvántartásba veszi. A nyilvános magánlevéltár működésének feltételei:
levéltári anyagának jegyzékét átadni a MOL-nak,
levéltári anyagának kezelésénél köteles 2001-től a nyilvános magánlevéltárakra vonatkozó szabályokat alkalmazni,
anyagáról tájékoztatást nyújtani, iratokat kölcsönözni, anyagában saját kutatási szabályzata szerint ingyenes kutatást biztosítani.
100
A fentiek betartása esetén a nyilvános magánlevéltár külön jogszabályban meghatározott költségvetési támogatásban részesül. A szabályok be nem tartása esetén azonban a miniszter elrendelheti a magánlevéltár engedélyének visszavonását, törlését és egyidejűleg a levéltári anyag védetté nyilvánítását. A nyilvános magánlevéltárak zömét az egyházak tartják fenn. Jelenleg ezeken kívül mindössze három egyéb ilyen intézmény működött: a Mindszenthy Alapítvány Levéltára, a Tudománypolitikai Intézet Kisgazda Levéltára, valamint a Politikatörténeti Intézetben őrzött gyűjtemény, melyet a Szakszervezeti Levéltár 1999-ben történt beolvasztása után Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltárnak neveznek. A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak szakmai munkáját részleteiben a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumának 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelete szabályozta. A levéltárakban őrzött iratok mennyisége közel 170 ezer polcfolyóméter, ami évente 3-4 ezer folyóméterrel gyarapodik. A legtöbb irat a rendeltetésszerű átvétel (ez a szervek részéről az archiválási kötelezettség) keretében kerül a levéltárba. Ezen túlmenően a levéltárak vásárlás, ajándékozás és letét útján is gyarapíthatják iratállományukat. A vállalatok, gazdálkodó szervek által létrehozott iratanyag a levéltárba adás után is együtt marad, azokat ott szétszedni, más szervek irataival keverni nem szabad. A levéltárak az őrizetükben lévő iratokat rendszerezik, nyilvántartják és a tudományos felhasználást megkönnyítő segédletekkel is ellátják. Egy-egy levéltár anyagáról az irat együtteseket létrehozó szervek, illetve szervezeti egységek szintjéig lemenően adnak áttekintést az ún. fond- és állagjegyzékek, amelyek egységes szervezetük révén lehetővé teszik bármely szerv levéltárban lévő iratanyagának gyors megkeresését. Az ún. „Levéltári leltárak” elsősorban a Magyar Országos Levéltár számos irat együtteséről adnak raktári egységig (csomó, doboz, kötet) tájékoztatást, a tematikus levéltári segédletek pedig az őrzési helytől függetlenül egy-egy témakör teljes levéltári forrásanyagára terjednek ki. Ilyen tematikus segédletek készültek és jelentek meg például a levéltárak Rákóczi kori, az 1919-es tanácsköztársasági, valamint az 1945 utáni politikai, gazdasági és társadalmi átalakulással kapcsolatos irat együttesekről, de ide sorolhatók az önkormányzati (a volt tanácsi) levéltárakban található kéziratos térképekről, valamint a feudális kori összeírásokról összeállított segédletek is. A levéltárak jelentős publikációs tevékenységet is folytatnak. Forráskiadványaik pl. a Mohács előtti oklevélszövegek, az 1848-as parasztmozgalmak iratai, közös és magyar minisztertanácsi jegyzőkönyvek, urbáriumok, úriszéki perek, az önkormányzati levéltáraknál a helytörténeti szöveggyűjtemények stb., a régi összeírásokon alapuló történeti statisztikai feldolgozások, az általuk kiadott, illetve közreműködésükkel készült közigazgatás-történeti és üzemtörténeti feldolgozások, a helytörténeti monográfiák, a levéltári évkönyvek stb. mind fontos láncszemei az őrizetükben lévő dokumentumok tudományos és közművelődési hasznosításának. 101
A levéltárak az emberiség emlékezetének szerepét töltik be, közművelődési tevékenységük keretében pedig anyagukkal részt vesznek történeti kiállítások rendezésében és időnként maguk is rendeznek ilyeneket. Néhány levéltárnak, mint a Magyar Országos Levéltárnak, vagy Kaposváron, Sopronban, Szekszárdon állandó jellegű kiállítása is van. Az érdeklődők a múlt írásos emlékeivel közvetlenül elsősorban a levéltár-látogatások alkalmával ismerkedhetnek meg. Az
iratanyag
tudományos
célú
felhasználása
terén
fontos
szerepet
tölt
be
a
levéltárak
kutatószolgálata. Valamennyi általános levéltárban a kutatási lehetőség általában a hivatalos munkaidő egész tartama alatt biztosított. A levéltári ügyfélszolgálat keretében lehetősége van a szerveknek a levéltárba adott iratanyagaikba az általuk megbízottak útján betekinteni, és arról egyszerű vagy hiteles másolatot kérhetnek, sőt meghatározott időre - indokolt esetben - a fontosabb iratokat ki is kölcsönözhetik. Magyar állampolgár a rá vonatkozó levéltári iratokba (tulajdonjog, iskolai végzettség, munkaviszony stb.) betekinthet, azokról hiteles másolatot vagy igazolást kérhet.
2. AZ IRATTÁR ÉS RENDELTETÉSE, AZ IRATTÁROLÁS RENDJE
2.1.
A KÉZI ÉS KÖZPONTI IRATTÁR FOGALMA
Az iratok tárolására a biztonságos őrzés és a gyors visszakereshetőség érdekében irattárakat kell kialakítani. A szervek iratkezelési folyamatában kétféle, egymás mellett, de egymásra épülve működő irattárnak van létjogosultsága: ezek egyike a kézi (átmeneti, operatív) irattár, míg az iratkezelés folyamatába beépülve, a másik a központi irattár, amely a szervek iratkezelési folyamatának „végén” található. Irattár a Ltv. értelmezése szerint: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely. Az irattár elnevezés ennek megfelelőenIrattárnak, latin szóval regisztraturának valamely szerv vagy személy működése során létrejött és rendeltetésszerűen nála maradó iratok összességét nevezzük. Az irattár elnevezés azonban nem csak valamely szerv vagy személy iratainak összességét jelenti, hanem azt a
102
megfelelően kialakított és felszerelt helyiséget is, amely ezeknek az iratoknak a szakszerű és biztonságos elhelyezésére, őrzésére szolgál. Kézi (átmeneti, operatív) irattárnak az egy-egy szervezeti egység 2-5 éves, ügyvitelben még gyakorta szükséges iratainak őrzőhelyét nevezzük. Létjogosultsága elsősorban a decentralizált és vegyes iratkezelési rendszerek esetén van. központi iktatásos rendszerben, Ha a kezelő iroda és a központi irattár azonos vagy egymáshoz közeli helyiségben helyezkedik el, nem szükségszerű az elkülönülés.
103
Az archivált iratkezelés folyamatábrája
Archivált irat
2 - 5 évnél régebbi?
igen Központi irattárba
nem
Kézi irattárba
Őrzés
Selejtezhető?
Ügyfél
Irattári betekintés igen
Előadó Iratkölcsönzés
Selejtezés
Központi irattáron az iratképző szerv általában 5 évnél régebbi, az ügyvitelben már nem, ill. csak ritkán használatos iratainak őrzésére, tárolására megfelelően kialakított helyiség értendő, melyben az iratokat rendezetten, jegyzékelten, egymástól különféle csoportosítások szerint elkülönítetten kell tárolni. A központi irattárból kerülnek az iratok levéltári átadásra, illetve selejtezésre.
104
2.2.
IRATOK TÁROLÁSA A KÉZI IRATTÁRBAN
A kézi irattárban az iratok tárolási módjának kialakítását, az irattárba adást és az irattári anyag kezelését - a vonatkozó Kormányrendeletben előírtak szerint -
dokumentáltan, visszakereshetően kell
végezni. Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, további az érdemi intézkedést nem igénylő, a kiadmányozott, az irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. A tárolási mód szempontjai lehetnek: egyrészt az iratok gyakori használatát elősegítő tárolási mód, másrészt az iratok központi irattárba adását megkönnyítő és biztonságos tárolási mód kialakítása. Az iratok tárolási módját mindig a helyi lehetőségek szabják meg, célszerű azonban a kereskedelemben kapható különféle iratgyűjtők használata. A kézi irattárban az ott elhelyezett iratok tételszáma alapján történik az iratok tárolása. Irattári tételszámos iratkezelési - irattározási rendszer használata esetében az iratokat az évek, tételszámok, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjében kell tárolni. a kézi irattárban kiemelt feladatként kell kezelni az iratok állagának megóvását. Ennek keretében kell a beérkező faxokról azonnal fénymásolatot készíteni, mivel a fax néhány éven belül elhalványul, olvashatatlanná válik és így elvész az információ (amennyiben hőpapíros faxkészüléken történt az adatvétel). A szöveget halványító hatása van annak is, ha az iratot tartósan napsugárzás hatásának teszik ki. Napjainkban elterjedt a különféle műanyag tasakok (genotherm tasak, lefűzhető tasak) használata, melyek praktikusak ugyan, de hosszabb távon nem alkalmasak irattárolásra, mivel a műanyag tasakban az irat nem kap levegőt, nem szellőzik, gyorsabban pusztulásnak indul. A központi irattárba adás előtt a műanyag iratvédőket el kell távolítani, legalább is a később levéltári átadásra kerülő iratanyagról, mivel több, mint egy évtized elteltével a károsodási folyamat esetenként visszafordíthatatlanná válik. Külön gondoskodni kell a számítástechnikai adathordozók megfelelő tárolásáról, u.is mind a floppy lemezek, mind az optikai lemezek - nem egyforma mértékben - kényesek a váltakozó hőhatásokra, a nedvességre és a mágneses térre. A kézi irattárban az iratok őrzési rendjét mindenekelőtt a célszerűségnek kell áthatnia. A különböző tárolási módszerek nem zárják ki egymást, szabadon változtathatóak, akár év közben is. Tekintettel kell azonban lenni az ügyiratok központi irattári átadási követelményeire. A kézi és központi irattár közötti iratmozgás fontos mozzanata a szervek iratkezelésének. Az iratátadás-átvétel formai elemeit a szerv iratkezelési szabályzatában pontosan rögzíteni kell. Nem engedhető meg, hogy a kézi irattárból alkalmanként, a helyhiány sürgős enyhítésére ömlesztve kerüljenek be a központi 105
irattárba az iratok, különben a központi iratkezelésben dolgozók lehetetlen helyzetbe kerülnének és a központi irattár feladatait aligha tudná teljesíteni.
2.3.
IRATÁTADÁS A KÖZPONTI IRATTÁRNAK
A szerv iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni azt is, hány évig tarthatók kézi irattárban az iratok és hány év után kerülhetnek a központi irattárba. A szervezeti egységek (központi iktatás esetén a kezelő iroda) csak lezárt évfolyamokat adhatnak át a központi irattárnak. Amennyiben ügyviteli okból egyes iratok visszatartása indokolt, azokat az átadás-átvételi jegyzék mellékleteként, ún. hiányjegyzékben fel kell tüntetni, az ügyirat keletkezési évének, irattári tételszámának, iktatószámának megjelölésével. A visszatartott ügyiratokat tárgyév végén le kell adni, vagy ha ez még mindig nem lehetséges, meg kell sürgetni az iratátadást, ennek hiábavalósága esetén tájékoztatni kell az iratkezelésért felelős vezetőt. A több példányban készítendő átadás-átvételi jegyzőkönyvnek mindig magába kell foglalnia az átadó és átvevő szervezeti egység megnevezését, az átadás időpontját, az átadásért, átvételért felelős és az azt lebonyolító személy nevét, beosztását. Iktatott iratoknál tartalmaznia kell az átadásra kerülő raktári egység megnevezését (csomó, köteg, doboz), az iratok keletkezési évét, mennyiségeét, az irattári tételszámot és az iktatószámkeretet. Iktatott iratanyag átadásakor természetesen a szervesen hozzá tartozó iktató-, mutató-, és sorkönyveket is át kell adni a központi irattárnak. Nem iktatott iratoknál a jegyzék adatai kiegészülnek az iratok tárgyának megnevezésével és az iktatószám természetesen nem szerepel. Az iratátadási jegyzőkönyv tartalmazhatja még az átadott iratok selejtezhetőségének, illetve levéltári átadásának évét, de ez nem kötelező, mivel az irattári tételszámok az irattári terv segítségével önmagukban meghatározzák azt. A tárgymeghatározás ugyanakkor kizárja az esetlegesen előforduló hibás tételezést, mivel a tárgymeghatározások a szakképzett irattáros számára már nyújtanak bizonyos támpontot.
2.4.
IRATTÁROLÁS ‐ IRATKEZELÉS A KÖZPONTI IRATTÁRBAN
Az irattárolási rendszerek közül korszerűnek mondható
a mozgatható, a tömörített,
106
a páternoszteres,
a mikrofilmes rendszer, illetve a legkorszerűbb
a számítógépes archiválás. A központi irattárban tárolt iratok tárolásának minden esetben meg kell felelnie a biztonságos
megőrzés, a gyors visszakereshetőség alapelveinek. Az iratok fizikai épségének megóvására célszerű legalább is a hosszabb ideig őrzendő és a nem selejtezhető iratokat - a portól és a fénytől egyaránt védő hullámpapírból készült szabványdobozokban elhelyezni.
A maradandó értékű iratoknál ez azért is
célszerű, mivel az iratátadás egyik feltétele a megfelelő tárolóeszközökkel való ellátottság, és a saválló doboz alkalmazása kizárólag ezen iratok átadásakor kötelező. Dobozokban történő tárolásnál az iratok összmennyisége is könnyen kiszámítható és a dobozokra felírhatóak a tartalmára vonatkozó fontosabb adatok. Tárolhatóak az iratok még kemény fedőlemez közt, ún. szalagos irományfedélben, de ennél a tárolási módnál az iratok szétcsúszásának megakadályozása érdekében ügyelni kell az iratok pontos összekötözésére. A fedőlemezek közé sem célszerű 15 cm-nél több iratot elhelyezni, mivel ennél több irat már nehézkessé teszi annak kezelését. Nem tárolhatóak a központi irattárban iratok zsákban, különféle méretű innen-onnan összeszedett papírdobozokban, mivel ekkor az irattár alapfeladatait sem képes ellátni. Állományvédelmi szempontból, a nem selejtezhető iratok esetében, célszerű azok bedobozolása előtt a műanyagtasakokból az iratokat kivenni - ha ez a kézi irattárból történő iratátvétel előtt elmaradt - és valamilyen segédeszközzel (pl. az Előadói ívvel, vagyA/3-as méretű papírlappal) összefogatni. Lehetőség szerint el kell távolítani a fém gemkapcsokat és tűzőket is, mert ezek igen hamar rozsdásodni kezdenek és kikezdik a papírt is. Természetesen a 2-5 év eltelte után selejtezhető iratok - és ezek teszik ki a regisztratúra döntő hányadát - nem igényelnek ilyen gondoskodást, de selejtezésükig a könnyű és gyors visszakereshetőséget biztosítani kell. Bármely irattárolási mód választásnál az iratok tárolóeszközein fel kell tüntetni az iratot keletkeztető szervezeti egység nevét, az irattári tételszámot, az iktatott iratok esetében az iktatószám keretet, az iratok tárgyát, évkörét, a selejtezhetőség illetve a levéltári átadás évét. Amennyiben az iratokhoz tartozik valamilyen segédkönyv, azokat közvetlenül a bennük regisztrált iratok mellé (sorrendben mögé) kell elhelyezni. A központi irattárban dolgozó irattáros egyik legfontosabb feladata a könnyű, gyors és biztonságos visszakeresés biztosítása, az irattári rend kialakítása, az irattári nyilvántartások és segédletek naprakészen tartása. A hatékony irattári rendnek egyértelműnek, áttekinthetőnek kell lennie és az irattárban őrzött iratoknak tükrözniük kell a szerv szervezeti felépítését is, hogy a gyarapodásoknál a beérkező iratokat a már irattározott előzmény ügy- és évkörű iratokhoz lehessen elhelyezni. A selejtezéseknél keletkező üres 107
helyeket fel lehet tölteni, így elérhető, hogy egy-egy szervezeti egység iratai egy-egy blokkot képezzenek. Ezt a módszert javasolt alkalmazni az osztott (decentralizált) vagy vegyes iratkezelési rendszer használata esetén. Ekkor a szervezeti egységeken belüli csoportosítás alapja az évek, majd az iratok irattári tételszámának emelkedő sorrendje, ezen belül - ha van - az iktatószámok emelkedő sorrendje lesz. Központosított (centralizált) iratkezelési rendszerben célszerű csoportosítás az iratok év, azon belül növekvő irattári tételszám, azon belül - ha van - az iktatószámok növekvő rendje szerinti csoportosítás, ez megkönnyíti a selejtezést és a levéltári átadást is. Osztott vagy vegyes iratkezelési rendszernél is használható ez utóbbi módszer, de nem célszerű, mivel nehezebb lesz az ügyviteli célú, szerven belüli adatszolgáltatás, ugyanis
így az egyes leadó
szervezeti egységek iratai az irattáron belül több részletben helyezkednek el. Az önkormányzati irattárakban az iratok csoportosításának alapját az év, az ágazati betűjel, az ügykörszámok és a selejtezési jel adja, melyen belül az iktatószámok emelkedő sorrendje a meghatározó. Az irattári rend egyik legfőbb alapfeltétele a célszerű helykihasználás. Nem engedhető meg, hogy az irattárban lejárt őrzési idejű iratok halmozódjanak fel vagy regisztratúrába nem tartozó iratok (közlönyök, folyóiratok, prospektusok stb.), de legfőképpen az, hogy az irattárat egyéb, oda nem tartozó tárgyak (tisztítóeszközök, selejtezésre váró bútorok, vagy egyéb eszközök stb.) tárolására használják. Ez utóbbi már csak azért is elkerülendő, mivel az üzleti titok és az adatvédelem szabályainak sem képes az olyan irattár és irattáros megfelelni, ahol az irattár ilyen vegyes képet mutat. Fontos személyi feltétele a jól működő irattárnak a képzett irattáros, aki kiválóan ismeri az irattár elrendezését, az ott tárolt iratokat, de ezen túl tisztában van az iratok őrzésére, kezelésére, selejtezésére vonatkozó jogszabályokkal és az ezekre épülő szerven belüli szabályozásokkal is. A jól képzett irattárosnak az alapvető iratértékelési, iratrendezési ismereteket is el kell sajátítania és ismernie kell a szerven belüli iktatási, irat-nyilvántartási rendszereket is, legyenek azok hagyományosak vagy elektronikusak. Hasznossá és pótolhatatlanná teszi magát az irattáros, aki nem csak az iratok tárgyát és raktári elhelyezését ismeri, hanem az egyes irattári tárgykörön belül is ismeri az iratokat. Sok esetben keresnek az irattárban rég elfelejtett ügyeket, és ilyenkor van igazán jelentősége annak, ha az irattáros azonnal vagy rövid idő alatt megtalálja a keresett ügyiratot, melynek irattári tétel szerinti keresése esetleg több napot venne igénybe. Az üzleti élet mai rohanó világában, de az államigazgatásban is a pontos, időben beszerzett információ az egyik legnagyobb érték. Az irattárosnak fel kell készülni az elektronikus dokumentumkezelésnél az újkori adathordozók tárolására is, illetve mindazon technikai eszközök kezelésére, melyeken az adathordozó olvashatóvá, 108
láthatóvá tehető. Tisztában kell lennie az adathordozók fizikai tárolásának speciális igényeivel, hiszen felelősséggel tartozik az adathordozón tárolt információ megőrzéséért is. Az adathordozók (mágnesszalag, floppy lemez, CD, stb.) különböző mértékben ugyan, de igen érzékenyek a nedvességre és a hőhatásokra, valamint a mágneses térre. Éppen azért, mivel egy-egy adathordozón rendkívül nagy mennyiségű adat tárolható, a technikailag megfelelő tárolási feltételeket az irattárban biztosítani kell. A már irattározott adathordozóknál az adatvesztés, esetleg adat megsemmisülés megakadályozására az adathordozók rendszeres, az iratkezelési (vagy más) szabályzatban meghatározott időnkénti másolására van szükség. Ugyanígy rögzíteni kell a speciális adat- és rendszervédelmi intézkedéseket, a jogosulatlan hozzáférés, az adathamísítás, esetleg adatmegsemmisítés megakadályozására. Különös gondot kell fordítani a hálózat védelmére, a vírusvédelemre. Érdemes az adathordozókon tárolt adatokról biztonsági másolatot készíteni, és azt egy térben elkülönített helyen, külön tárolni. A központi irattárban dolgozóknak az iratok átvételén, selejtezésén, állagmegóvásán, levéltári átadásra történő előkészítésén túl is vannak felelősségteljes iratkezelési feladatai, így többek közt az iratokba történő betekintés biztosítása, a már irattárba helyezett iratok újbóli kiadása, kikölcsönzése és alkalmanként hiteles másolat készítése.
2.5.
AZ IRATTÁR BERENDEZÉSE
Az irattári helyiségek berendezésénél, az iratanyag elhelyezési módjának megválasztásánál a rendelkezésre álló tér minél teljesebb kihasználására, továbbá az iratanyag egészségi feltételeinek és a legkorszerűbb technikai kezelés lehetőségeinek biztosítására kell törekedni. Jó a terhelhetősége a tároló állványzatnak, ha az anyaga fém, vagy műanyag és fontos, hogy a polcok könnyen cserélhetők legyenek. Ilyen, pl.: a Salgó típusú vasállvány. A Salgó polcrendszerek több változata is ismert, gyakoribb a könnyű kapcsolható polcos állványrendszer, de a jobb helykihasználás érdekében a gördíthető állványsort is (kompakt rendszer) javasolt telepíteni, mellyel a raktározási tér kihasználtsága jelentősen javítható. Ez több keréken gördülő polcos szekrény, amelynek mindkét oldalán (a szélső tagoknál csak 1 oldalon) a gördülés irányából hozzáférhető irattartó polcai vannak. A szekrénysort vagy egy fal mentén gördíthetően, vagy a helyiség közepén helyezik el, úgy, hogy az egyes szekrények egymásnak ütközzenek egyetlen egy hely kivételével. Itt bejáró folyosónyi hézag marad, ahol a kezelőszemélyzet a hézag menti két szekrényoldalt megközelítheti, és az iratokat kezelheti. A szekrényelemek elgördítésével bármelyik helyen 109
hézag nyitható, és így időben egymás után minden irathoz hozzá lehet férni. Az irattár biztonságos lezárása az összes szekrény egymásra gördítésével és a zárak rögzítésével lehetséges. A szekrények könnyebb mozgatására
autókormányhoz
hasonló
kerekek
szolgálnak.
A
gördülő
szekrénysor
jelentős
helymegtakarítást eredményez, kezeléséhez kevesebb járkálás szükséges. Használata kisebb forgalmú irattár esetén célszerű egy-két kezelőszeméllyel.
Mind a helyigény, mind a kezelés szempontjából
korszerűbb a páternoszter rendszerű irattárolás kialakítása. A páternoszteres irattároló berendezés működési elve azonos a nagy forgalmú épületekben használatos örökmozgó felvonóéval, azzal a különbséggel, hogy a tároló polcok a kezelőszemély irányításának megfelelően mindig ott állnak meg, ahol a kívánt anyag található. A vegyes polcokat emeleteknek szokták nevezni, az emeletek száma az igények alapján változtatható. Ezzel a rendszerrel igen nagy mennyiségű iratanyag tárolását lehet megoldani, és a keresett irathoz is könnyen lehet hozzáférni.
gördíthető állvány 32 állványsor 110
Az állványokat az irattárban folyosószerűen kell elhelyezni. Célszerű, hogy a polcok mélysége ne haladja meg a fél métert, az állványsorok között legalább 80 cm-nyi térköz legyen. Az állványzat legalsó polca és a padló között legalább 10 cm-es hézagot kell hagyni, mely a takarítási munkát nagyban megkönnyíti. A modern raktárakban az állványokat 2,10 – 250 m magasra építik, hogy a felső polcok létra nélkül is elérhetők legyenek. Ahol az irattár egyben munkahely is, szükség van kezelőasztalra is. A kezelőasztalok legyenek kisméretűek, könnyen mozgathatók. Az iratok rendezését megkönnyíti az állványsorok között, vagy az állványok vége és a fal közé felszerelt úgynevezett lecsapóasztal is.
A korszerű irattárolás módszerei állandóan fejlődnek, egyik modern változatuk a magas-raktár elvét alkalmazza. Ez kiküszöböli a gördülő szekrények és a páternoszter-szekrények hátrányát, nevezetesen azt, hogy kereséskor a berendezés az iratok nagy részét vagy mindegyikét mozgatja, és az irattároló keretről vagy polcról az iratot kézzel kell kiválasztani. A magas raktárrendszerű tároló a helyiség teljes magasságát kitöltő polcsorokból áll, amelyeken az iratokat különleges iratgyűjtőkben, és raklapokon helyezték el. Az iratok kezelését nem ember végzi, hanem egy, a szekrénysorok bármelyike közé bejárni, vízszintes és függőleges irányban egyaránt mozogni tudó liftszerkezet. Ha a kezelő valamilyen irathoz kíván jutni, bebillentyűzi a pozíciókódját a vezérlőtasztatúrába, ami a liftet a pozíciókódnak megfelelő szekrénysor kijelölt helyére viszi, ott elektromosan vezérelt emelőszerkezettel az irattartót vagy raklapot kiemeli, és a kezelőasztalhoz viszi. Az iratok visszahelyezése automatizált és tévedésmentes, mert minden irattartón optikailag fel van tűntetve a pozíciókódja, így a liftszerkezet azt kezelői beavatkozás nélkül a jelölt helyre visszaviszi, és ott helyre teszi. Ez a raktár egyaránt alkalmazható iratok, illetve a számítástechnikában használt adathordozók vagy a mikrofilmek tárolására is. A szerkezet működése rendkívül gyors, egy irat átlagos hozzáférési ideje megközelíti a 20 másodpercet. Ilyen és hasonló korszerű elven működő tárolók használata egyre inkább előtérbe kerül. (Ezen az elven működik több un. bértárolással foglalkozó irattár!) Az irattárak, dokumentumtárak berendezésénél további fontos szempont a biztonság kérdése. Ez részben illetéktelen személyektől való védelmét, részben a tárolt anyag elemi csapások, tűzesetek elleni megóvását jelenti. Illetéktelen személyek ellen védelmet nyújt az irattár ajtóinak, ablakainak rácsozása, esetleg a behatolást jelző riasztóberendezések (elektromos vagy optikai) felszerelése. Az irattár tűzvédelme legalább 111
a tűzvédelmi előírásoknak megfelelő számú és minőségű oltókészülék (száraz, főleg szénsavas oltókészülék), továbbá lángbiztos tárolók alkalmazását kívánja meg. A legnagyobb biztonságot a füst- és lángérzékelővel ellátott automata oltókészülékek nyújtják. Számolni kell esetleg a bel- és árvízveszéllyel, illetve a helyiség nedvességével, gombásodásával stb. Ezek részben a megfelelő tároló hely kiválasztásával, részben a megfelelő fűtés és karbantartás biztosításával kiküszöbölhetők. Az irattárban csak jól rögzített, biztonságos
létrát lehet használni, az egyágú létra használata
balesetvédelmi okok miatt tilos.
2.6.
AZ IRATTÁRAK FŰTÉSE, HŐMÉRSÉKLETE
Az irattárak helyi fűtésére legalkalmasabb a központi rendszerű lég- vagy vízfűtő berendezés, vagy a távfűtés, mivel e rendszerek a fűtési időszakban állandó hőmérsékletet biztosítanak. Amennyiben nincs lehetőség központi fűtésre, bármilyen kályha csak úgy állítható be az irattárba, ha annak a tűztere az irattáron kívül van elhelyezve. Hordozható gáz, vagy villanyfűtésű kályhát az irattárba bevinni tilos. Az irattárak hőmérsékletét és a légnedvességét olyan szinten kell tartani, amely az iratok anyaga számára ártalmatlan, a biológiai kórokozók szaporodása számára viszont kedvezőtlen. A papíralapú iratok tárolására általában a 18-20 oC és az 50-55 % relatív légnedvesség a legmegfelelőbb. Olyan helyiséget, amelynek relatív páratartalma a 70 %-ot meghaladja, nem szabad irattári célokra igénybe venni. Filmeket, mágneses szalagokat alacsonyabb hőmérsékleten kell tárolni. A mágneses szalagok konzerválása szempontjából a 4-13 oC az optimális. Az irattárban ezért állandóan és rendszeresen ellenőrizni kell a hőmérsékletet és a relatív páratartalmat, hogy a helyiség megfelel-e a kívánt követelményeknek. Mivel a modernkori iratanyag hordozója rendszerint különböző töltőanyagokat tartalmazó papiros, melynek kémiai öregedését a napfény ultraibolya sugárzása nagymértékben meggyorsítja, az irattárak – lehetőleg – vakraktárak legyenek, vagyis ablak ne legyen rajtuk. Ezt a követelményt azonban csak a célirányosan, most épülő irattári raktárakban lehet megvalósítani. A ma üzemelő irattárak rendszerint ablakkal ellátott helyiségek. E helyiségeknél az a követelmény, hogy közvetlen napsugárzás a legrövidebb ideig érje az iratanyagot és ezen idő alatt is el kell függönyözni az ablakokat. Lehet úgy is védekezni a napfény ellen, hogy olyan speciális, sollár üveget alkalmaznak az ablakokon, amelyek az ultraibolya
112
sugárzás legnagyobb részét kiszűrik. Ugyancsak jó erre a célra az üvegtégla, illetve az üvegfal. Az előző megoldásokat helyettesítheti az át nem látszó festés is.
2.7.
SZELLŐZTETÉS ÉS TAKARÍTÁS AZ IRATTÁRBAN
Az irattárakban észlelhető, nedves, dohos levegőt nagyon sok esetben a szellőztetés hiánya okozza. Az oxigénhiány az iratanyagra is káros. Ez abban nyilvánul meg, hogy a papír málékonnyá válik. Ezért az irattárakat, mint minden olyan raktárt, ahol nagyobb mennyiségű anyagot hosszabb időn keresztül tárolnak, rendszeresen szellőztetni kell. A szellőztetés legtökéletesebb megoldása a klímatizálás. Erre azonban csak kivételesen nyílik lehetőség. A rendszeres szellőztetés megoldására gépi szellőztetés, ventilátor alkalmas. Olyan méretű ventilátor alkalmazása ajánlatos, mely a helyiség légterét óránként maximum háromszor cseréli ki. Nedves időben a szellőztetés nem ajánlatos. Télen a szellőztetést ritkítani lehet. Ahol nem tudnak ventilátort felszerelni, ott az ablakok, ajtók kinyitásával léghuzatot kell teremteni. Az irattárak rendszeres takarítása is alapvető követelmény. Bő vizet nem ajánlatos a felmosáshoz használni, mivel a nedvesség csak a levegő páratartalmát növeli. A tárolt iratanyagot legalább két-háromévenként egyszer portalanítani kell, és a tároló szerkezeteket fertőtlenítő mosással lemosni. A takarítás olyan anyagokkal és eszközökkel történjék, amely a tárolt iratanyagban kárt nem okoz.
2.8.
AZ IRATTÁRAK VILÁGÍTÁSA
Az irattárakban nagyon fontos a megfelelő világítás. A mesterséges világító forrásnak a legmegfelelőbb a villanyvilágítás. A villanyvezetékeket azonban védőcsőben, esetleg falba süllyesztve kell beszerelni, az állványoktól távol, sűrűn alkalmazott szakaszbiztosításokkal. Az irattári helyiség villanyvezetékeit munkaidő után áramtalanítani kell, nehogy az esetleges rövidzárlatból raktártűz keletkezzék. Amennyiben az irattár állandó munkahely is, akkor a világítás erőssége minimum 250 lux. Ha csak raktári célokat szolgál, akkor elegendő a 100-150 lux is. Előnyös a hagyományos burával fedett világítótestek használata. Tisztán fénycsővilágítás a viszonylag magas ultraibolya fénykibocsátás miatt – ha
113
a fény közelebbről és közvetlenül éri az iratanyagot – nem ajánlatos. Nyílt lángú gyertyát, petróleumot, gáz-, vagy egyéb lámpát irattárban használni tilos.
2.9.
TŰZ‐ ÉS BIZTONSÁGVÉDELEM AZ IRATTÁRBAN
Biztonsági és tűzvédelmi okokból az irattárakat fémből készült ajtóval kell ellátni, amelyen biztonsági zár van és alul szellőző furatok. Abban az esetben, ha az irattár ablakai a földszintről elérhetők, akkor az illetéktelen behatolások megakadályozása érdekében vasráccsal kell ellátni azokat. Az irattár elektromos berendezéseit központi áramtalanító-kapcsolóval kell megszakíthatóvá tenni. A biztosítókat és a főkapcsolót az irattári helyiségen kívül, a bejárati ajtóhoz közel kell elhelyezni. A tűzvédelmi előírásoknak megfelelően a szükséges számú tűzoltó berendezést könnyen hozzáférhető helyeken kell elhelyezni. Lehetőleg gázzal oltó berendezésekről kell gondoskodni, mert a por és haboltó esetleges használata kárt okoz az iratanyagban. A gázzal oltó berendezés használata esetére előírt biztonsági eljárásokat szigorúan be kell tartani (szellőztetés stb.).
Az irattárak padozata lehetőleg hézagmentes legyen. Hajópadló,
illetve egyéb padlók csak abban az esetben fogadhatók el, ha a köztük lévő hézag minimális. Még ilyen esetben is gyakran kell fertőtlenítő felmosást alkalmazni, és 3 évente rovarölő szerrel történő kezelés ajánlatos akkor is, ha rovart egyébként nem észlelnek a helyiségben. A raktárakban dohányozni tilos, mert az irattárak tűzvédelmi szempontból a „C” kategóriába tartoznak.
2.10. AZ IRATBETEKINTÉS, KUTATÁS ÉS AZ ADATVÉDELEM SZABÁLYAI A központi irattárban dolgozóknak az iratok átvételén, selejtezésén, állagmegóvásán, levéltári átadásra történő előkészítésén túl is vannak felelősségteljes iratkezelési feladatai, így többek közt az iratokba történő betekintés biztosítása, a már irattárba helyezett iratok újbóli kiadása, kikölcsönzése és alkalmanként hiteles másolat készítése. A közigazgatási eljárás menetén belül az iratokba való betekintési jogosultságot a 2004. évi CXL. tv. 68. §-a határozza meg, mely szerint az ügyfél ill. a törvényes vagy írásban meghatalmazott képviselője az eljárás során keletkezett iratokba – a jogszabályban rögzített kivételekkel – betekinthet és azokról másolatokat készíthet. A közigazgatási szerv az ügyfélen és képviselőjén kívül más személynek (szervnek ill. képviselőjének) is megengedheti az iratokba történő betekintést, ha igazolni tudja, hogy az iratok
114
tartalmának ismerete jogának érvényesítése vagy jogszabályon ill. hatósági határozaton alapuló kötelezettségének érvényesítése céljából szükséges. A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezései szerint az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott közfeladatot ellátó szerv és személy a feladatkörébe tartozó ügyekben - melybe a gazdálkodásával kapcsolatos ügyek is beletartoznak - köteles a közvélemény pontos és gyors tájékoztatását elősegíteni. A közfeladatot ellátó szerveknek és személyeknek lehetővé kell tenniük, hogy a kezelésükben lévő közérdekű adatot, melynek hordozója valamilyen típusú közirat, bárki megismerhesse, kivéve az állam- vagy szolgálati titok, illetve egyéb törvényben meghatározott korlátozás megléte esetén. A
törvény
ugyanakkor
megállapítja
-
a
közfeladatot
ellátó
szerveknél
folyó
munka
zavartalanságának biztosítása érdekében -, hogy a belső használatra készült, valamint a döntés előkészítéssel összefüggő adat a keletkezését követő tíz éven belül nem nyilvános. A korlátozás időtartama személyes adatok esetében öt évnél, különleges adatok esetében pedig húsz évnél rövidebb nem lehet. Kérelemre azonban a szerv vezetője saját hatáskörében e határidőn belül is engedélyezheti az adat megismerését. A személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutathatóságát a Ltv. szabályozza. A védelmi idő lejárta előtt is kutatható a fentiekben meghatározott levéltári anyag, ha
a kutatás — a kérelmező költségére — anonimizált másolattal is megvalósítható, vagy
a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, vagy
a kutatásra tudományos célból van szükség — feltéve, ha a jogszabályban
meghatározott
harminc, illetőleg tizenöt év már eltelt — és a kutató az előírt követelményeknek eleget tesz. A közlevéltár a tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek — a kutató részletes kutatási terve alapján megadott — támogató állásfoglalását. A kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az Avtv. 32. §-ában meghatározott módon kezeli és használja fel, továbbá az írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét.
115
A jogszabályban meghatározott hozzájárulás megadásakor írásban nyilatkozni kell a kutató által megismert személyes adat – kutatás célja szerinti – felhasználásának elfogadásáról, valamint a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról. A kutató a tudományos célú kutatás során feltárt személyes adatot tartalmazó iratról a meghatározott védelmi idő lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot. A személyes adatok azonos védelmét biztosító ország kutatója számára tudományos célból, a meghatározott védelmi idő lejárta előtt is engedélyezhető a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutatása, feltéve, hogy a meghatározott 30, illetőleg 15 év már eltelt. A kutatás akkor engedélyezhető, ha a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását és írásos nyilatkozatban vállalja, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat országa adatvédelmi szabályai szerint kezeli és használja fel. Az engedélyezett kutatás során feltárt iratok másolhatóságát illetően a vonatkozó jogszabályban foglaltakat kell alkalmazni. Az adatot kezelő szervnek a közérdekű adat megismerésére irányuló kérelemnél az Avtv.-ben meghatározottak szerint kell eljárnia. Az adatot tartalmazó iratokról költségtérítés ellenében másolat készíthető. Ugyanakkor a kérelem megtagadásáról 8 napon belül a kérelmezőt értesíteni kell, aki bírósághoz fordulhat vélt vagy valós jogainak érvényesítésére. A bíróság határozatban kötelezheti az adatot kezelő szervet az adat közlésére. Az elutasított kérelmekről az adatkezelő az adatvédelmi biztost évente köteles értesíteni. Minden irattárban dolgozó nagy valószínűséggel kapcsolatba kerül személyes, esetleg különleges adatokat tartalmazó iratokkal is. A személyes adatok kezelésére vonatkozó előírásokat a törvény pontosan rögzíti, megsértésüket súlyosan szankcionálja is. A törvény rendelkezése szerint személyes adat a meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, a személyre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés, így az irattározás során mindaddig megőrzi e minőségét, míg kapcsolata az érintett személlyel helyreállítható. Különleges adatnak minősül a faji eredetre, a nemzeti, nemzetiségi és etnikai hovatartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más meggyőződésre, az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat. Az irattárban dolgozók számára lényeges, hogy a személyes adat fokozott védelmet élvezzen, mind az adatkezelés, mind az adatbiztonság terén. Az adatkezelőnek, tehát mindenkinek, aki az adattal, adathordozóval hivatalosan kapcsolatba kerül, védenie kell az adatokat jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, nyilvánosságra hozás vagy törlés, illetve sérülés, megsemmisülés ellen. 116
Fontos rendelkezése a törvénynek, hogy az érintett személy kérésére az adatkezelőnek tájékoztatást kell adnia az általa kezelt adatokról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá arról is, hogy kik és milyen célból kapták vagy kaphatják meg az adatokat. Az érintett személy kérheti adatainak helyesbítését, illetve törlését, a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével. Az érintett saját adatainak megismeréséhez fűződő jogait törvény korlátozhatja, de ebben az esetben is fennáll a bírósági jogérvényesítés lehetősége. A személyes adatok védelmének és a közérdekű adatok nyilvánosságának biztosítására, a törvényesség betartásának felügyeletére az adatvédelmi biztos jogosult, akit az Országgyűlés választ meg, jogait és kötelezettségeit e törvény rögzíti. Magániratokat keletkeztető szerveknél is be kell tartani az 1992. évi LXIII. törvény vonatkozó rendelkezéseit, mely ebben az esetben a törvény személyes adatok védelmére vonatkozó része (amennyiben a szerv semmilyen, jogszabályban megállapított közfeladatot nem lát el).
2.11. GAZDASÁGI – ÜZLETI TITOK
Az iratokba történő betekintést korlátozhatják még az üzleti titokra, pénzintézetek esetében az üzleti titokra és a banktitokra vonatkozó szabályok. Az üzleti titok körét mindig az adott gazdálkodó szerv szabályozza, külön utasításban, vagy az iratkezelési szabályzatban. A kezelésére vonatkozó szabályok is belső szabályozást képeznek, minden szerv maga alakítja ki. Gazdálkodó szervenként változik az üzleti titok köre is, van ahol a cégbíróságnak kötelezően leadandó mérlegadatokon kívül szinte mindent üzleti titokként
kezelnek.
Bizonyos,
hogy
mindenhol
féltett
üzleti
titkot
képeznek
a
receptúrák,
a
gyártmányfejlesztések, a kutatás-fejlesztés iratai, az alvállalkozói szerződések stb., bár ezek egy része idővel elveszíti üzleti titok jellegét, de egyes receptúrák örökké élő üzleti titkot képeznek. Az üzleti titok fogalmát a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. tv. határozza meg:
Ptk.81. § (1) Személyhez fűződő jogokat sért, aki a levéltitkot megsérti, továbbá aki a magántitok vagy üzleti titok birtokába jut, és azt jogosulatlanul nyilvánosságra hozza vagy azzal egyéb módon visszaél. (2) Üzleti titok a gazdasági tevékenységhez kapcsolódó minden olyan tény, információ, megoldás vagy adat, amelynek nyilvánosságra hozatala, illetéktelenek által történő megszerzése vagy felhasználása a jogosult jogszerű pénzügyi, gazdasági vagy piaci érdekeit sértené vagy veszélyeztetné, és amelynek titokban tartása érdekében a jogosult a szükséges intézkedéseket megtette.
117
(3) Nem minősül üzleti titoknak az állami és a helyi önkormányzati költségvetés, illetve az európai közösségi támogatás felhasználásával, költségvetést érintő juttatással, kedvezménnyel, az állami és önkormányzati vagyon kezelésével, birtoklásával, használatával, hasznosításával, az azzal való rendelkezéssel, annak megterhelésével, az ilyen vagyont érintő bármilyen jog megszerzésével kapcsolatos adat, valamint az az adat, amelynek megismerését vagy nyilvánosságra hozatalát külön törvény közérdekből elrendeli. A nyilvánosságra hozatal azonban nem eredményezheti az olyan adatokhoz - így különösen a technológiai eljárásokra, a műszaki megoldásokra, a gyártási folyamatokra, a munkaszervezési és logisztikai módszerekre, továbbá a know-how-ra vonatkozó adatokhoz - való hozzáférést, amelyek megismerése az üzleti tevékenység végzése szempontjából aránytalan sérelmet okozna, feltéve, hogy ez nem akadályozza meg a közérdekből nyilvános adat megismerésének lehetőségét.
2.12. MINŐSÍTETT ADATOT TARTALMAZÓ IRATOK Lényeges tudnivaló az iratkezeléssel foglalkozóknak a minősített adat, ill. a minősített adatot tartalmazó irat kezelésére vonatkozó szabályok bizonyos szintű ismerete. Titkos ügyiratkezelő azonban csak az lehet, aki szervezett oktatás keretében ismereteiről vizsgát tesz és erről bizonyítványt szerez. Nyílt iratkezelésben dolgozó, titokvédelmi jogszabályok ismeretéből vizsgát nem tett iratkezelő minősített adatot nem kezelhet.
2.13. AZ IRATKÖLCSÖNZÉS SZABÁLYAI
Az iratkölcsönzés szabályait a szerv saját maga alakíthatja ki és részletesen az iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni. Ügyiratot a központi irattárból csak hivatalos használatra és meghatározott ideig szabad kikölcsönözni. A központi irattár munkatársának feladata az iratkölcsönzések kölcsönzési naplóban történő nyilvántartása, az irat helyére ún. ügyiratpótló lap elhelyezése és a kölcsönzési határidő figyelemmel tartása, lejárta után az irat visszahozatalának sürgetése. Az ügyiratpótló lapnak tartalmaznia kell az ügyirat számát és tételszámát (irattári jelét), az ügyirat tárgyát, az ügyintéző (a kölcsönző) nevét és beosztását, a visszatartás dátumát és a visszaadásra megjelölt határidő feltűntetésére alkalmas rovatokat. Az ügyiratpótló lapot a kiemelt irat iktatószáma szerinti helyre
118
kell tenni és előtte az irat kölcsönzőjével alá kell íratni. Ha nem iktatott iratokból kerül sor a kiemelésre, akkor az irat tételszámát és a pontos tárgymeghatározást kell feltüntetni az ügyiratpótló lapon. A kiadott ügyirat iktatószámát (annak hiánya esetén a tételszámot és a tárgymeghatározást), az irat kölcsönzőjének nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt a kölcsönzési naplóba be kell jegyezni. Az iratok központi irattárból az ügyintézésbe történő visszakerülésének másik módja, amikor a már irattárba helyezett ügyiratra újból szükség lesz egy folyamatban lévő ügy elintézéséhez. Ebben az esetben a korábban keletkezett ügyiratot a helyéről véglegesen kiemelik, csatolják az új iktatószám alatt később irattározandó ügy irataihoz, emiatt ügyiratpótló lap használata szükségtelen.
A csatolás tényét az
iktatókönyvben a „kezelési feljegyzések” rovatban feltétlenül jelezni kell, mégpedig mindkét irat esetében. Az előiratnál fel kell tüntetni az utóirat számát, iktatási évét „csatolva” megjegyzéssel, az utóiratnál pedig „előirat” bejegyzéssel az előirat számát és iktatási évét.
119
VI. FEJEZET MINTASZABÁLYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
1. AZ IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT HATÁLYA
Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed ……………. város Polgármesteri Hivatalánál (továbbiakban: Hivatal) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, az önkormányzati képviselőkre, a Hivatal vezetőire, a köztisztviselőkre, a közalkalmazottakra és a munkavállalókra. Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére az államtitokról és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (IV. 30.) Korm. rendelet, a nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
2. AZ IRATKEZELÉS SZABÁLYOZÁSA
………………….Önkormányzat
Polgármesteri
Hivatalának
ügyiratkezelését
a
közokiratokról,
a
közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló többször módosított 1995. évi LXVI.tv. 9. § /2/ és /3/ bekezdésében foglaltak alapján az alábbiak szerint szabályozom. Az
Iratkezelési
Szabályzat
az
iratok
biztonságos
őrzésének
módját,
rendszerezését,
nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza.
120
3. AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE ÉS FELÜGYELETE
Az Önkormányzatnál az iratkezelés vegyes szervezetben valósul megA Központi Iktatóban számítógépes hálózat segítségével történik – a képviselő testülettel, a pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek, a személyi ügyek, a peres ügyek, valamint a szabálysértési ügyek kivételével – valamennyi irat iktatása. Az előzőkben felsorolt ügykörökhöz tartozó iratok iktatása a kijelölt szervezeti egységeknél történik. Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén az illetékes levéltár és a közigazgatási hivatal egyetértésével lehet. Az iratkezelés felügyeletét a Hivatal jegyzője látja el. A jegyzőt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén az aljegyző helyettesíti.
A jegyző felelős: az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerűségéért és a feladatoknak megfelelő célszerűségéért, az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért, az
Iratkezelési
Szabályzatban
foglaltak
végrehajtásának
rendszeres
ellenőrzéséért,
a
szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításáért, az iratkezelést végző személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért, az elektronikus iktatási rendszer kialakításáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért, az iratkezelési segédeszközök (iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért, az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működtetéséért, az iratkezelés minőségbiztosítási rendszerének folyamatos működéséért, 121
egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokért.
A jegyző a Hivatal által önállóan üzemeltetett informatikai rendszer vonatkozásában meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt, és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint kijelöli azt a szervezeti egységet (vagy dolgozók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és felügyeletéről. Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a jegyző feladata. A
jogosultságok
beállítása,
illetve
módosítása
a
jegyzői
engedélyezést
követően
a
rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását a szervezeti egység vezetőjének kell írásban kezdeményeznie a jegyzőnél. Ennek kezdeményezésére, a névre szóló hozzáférési jogosultság dokumentáció szolgál (1. számú melléklet). A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését az időpont feljegyzésével, a beállítás megtörténtét a dokumentumon igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt a jegyző megbízásából az aljegyző őrzi.
4. A JOGOSULTSÁGOK KEZELÉSÉNEK SZABÁLYAI
4.1.
A HIVATAL JEGYZŐJE
Felelős
az
elektronikus
iratkezelés
jogosultsági
rendszerének
(az
egyes
iratkezelők
jogosultságának) kialakításáért és működtetéséért a rendszergazdán keresztül. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe a funkcionális és a hozzáférési jogosultság:
a)Funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel rendelkezhet. Funkciók: 122
érkeztető: a küldemény küldőjét, érkeztetőjét, belső címzettjét, az érkeztetés dátumát, az
elektronikus úton érkezett küldemény sorszámát, a küldemény adathordozóját, fajtáját és érkezési módját rögzíti az iktatókönyvben, vagy külön érkeztető könyvben. Az érkeztetési adatok rögzítése, megtekintése, módosítása, lezárása, a küldemény bontása.
szignáló: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy
kijelölése, az ügyintézési határidő és a feladat meghatározása az érkeztetési vagy iktatási képernyőn személyesen vagy a szignáló írásbeli utasítása alapján.
iktatást végző: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal való ellátása azokban az
iktatókönyvekben, melyek használatára a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, valamint a jogosultsági szintje feljogosítja. Az iratot továbbíthatja, határidőbe teheti (és visszaveheti), (számára látható) ügyiratot szerelhet, csatolhat, az ügyiratot módosíthatja, feljegyzést rögzíthet, ügyiratot lezárhat, irattárba tehet, az ügyiratot/iratot expediálhatja, továbbíthatja.
ügyintéző: a funkciók bármelyike ügyintézőre telepíthető.
ügyiratkezelői utasítások
megadása.
irattáros: lezárt ügyiratot átvehet irattárba, módosíthatja az irattárban lévő irat fizikai
helyének adatait, irattárban lévő ügyiratot kezelhet, kölcsönözhet, kölcsönzésből visszavehet, irattári jegyzékeket, selejtezési jegyzéket, megsemmisítési jegyzéket, levéltári átadási jegyzéket készít, rögzítheti az ügyiratok selejtezését, megsemmisítésének tényét, levéltári átadását.
lekérdező: kizárólag keresési és megtekintési joga van a jogosultsági szintjének megfelelő
iktatókönyvekben. Erre a célra az …………segédprogram szolgál. Sem a küldemények, sem az ügyiratok, sem az iratpéldányok csatolmányainak megtekintésére nincs joga.
123
4.2.
RENDSZERGAZDA:
A
SZÁMÍTÓGÉPES
IKTATÓRENDSZER
MŰKÖDTETÉSE
A
SZERVEZET INFORMATIKAI EGYSÉGÉNEK VAGY AZ ÖNÁLLÓAN MŰKÖDŐ RENDSZERGAZDA FELADATA, ENNEK KERETÉBEN: 1. biztosítja a technikai infrastruktúra folyamatos működőképességét, 2. elhárítja a program üzemeltetésével kapcsolatos hibá(ka)t, 3. karbantartja a felhasználókat és azok jogosultsági adatait, 4. betölti a rendszerbe az aktuális kódtárakat és rendszerparamétereket, 5. közreműködik az összes iratkezelési funkció (iktatókönyvek nyitása, lezárása, szervezeti egységhez rendelése, irattári tételszámok) karbantartásában, 6. elvégzi az időszaki mentéseket (heti és havi), archiválásokat (éves), 7. tárolja a mentések adathordozóit. Ha a mentés CD-ROM-ra történik, úgy célszerű arról másolatot is készíteni és évente minimum egy alkalommal - az adatbiztonság érdekében ellenőrizni az olvashatóságot, 8. közreműködik
az
ügyintézőkkel
a
belépési
jelszavak
meghatározott
időközönkénti
(háromhavonta) automatikus megújíttatásában, megváltoztatásában.
b)Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. (A meghatározott funkciókat mely szervezeti egység/egységek tekintetében gyakorolhatja.) Jogosultsági szintek:
teljes szerv: a szerven belül minden iktatókönyv és ügyirat (a továbbiakban: elem)
tekintetében használhatja az adott funkcionális jogot, függetlenül annak felelősétől.
helyettesítés: a Hivatalon belül a dolgozók munkaköri leírása szerint történik. A
helyettesítés során azzal a bejelentkezéssel kell a helyettesnek a helyettesítést elvégezni, amit személyre szabottan a rendszergazdától kapott. Egy személy egyszerre csak egyvalakit helyettesíthet.
124
4.3.
AZ ÜGYINTÉZŐ FELADATA: döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről, az ügyirat tisztázása, az irattári tételszám meghatározása, egyéb ügyiratkezelői utasítások megadása.
4.4.
AZ IRATKEZELŐ FELADATA:
a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, valamint ezek ellenőrzése, az irat kiadása és visszavétele, bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzők selejtezése (a címert és a bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzők kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője, a 3 hónapon túl ügyintézőnél lévő irat nyilvántartása, és erről a közvetlen vezető tájékoztatása.
125
I. AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
1. AZ IRATOK RENDSZEREZÉSE
A Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.
A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány-tervezet a legfelső.
Az ügyiratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irat együtteseket, valamint a Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – még irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszámmal ellátni. Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni.
2. AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA ÉS AZ IRATFORGALOM DOKUMENTÁLÁSA
A Hivatalhoz beérkező, az ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus programmal vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az érdemi ügyintézést igénylő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktató adatbázist az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. 126
Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja. Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
3. HOZZÁFÉRÉS AZ IRATOKHOZ, AZ IRATOK VÉDELME
Az iktatás a Hivatal e célra kialakított külön helyiségében történik, ahol az iratok tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten biztosított. A helyiséget külső behatolás ellen elektronikus mozgás, tűz ellen pedig elektronikus fűst érzékelő riasztó rendszerrel kell védetté tenni. Az irattári helyiség kulcsát munkaidőn kívül, a portán lévő kulcstároló szekrényben kell elhelyezni. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról a Hivatal vezetőjét értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügyiratkezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. Az önkormányzat irattári anyaga használható belső ügyviteli célból és külső szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése. A Hivatal dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartást kell vezetni. Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozását a helyszíni szemlét, tárgyalást, ellenőrzést igénylő ügy iratait kivéve, esetenként a jegyző engedélyezi.
Az engedélyben - figyelemmel az irat védelmének követelményeire – meg kell meghatározni: a munkahelyről kivitt irat iktatószámát, tárgyát, lapszámát. a tanulmányozás célját, az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának időtartamát, 127
az irat vissza-hozatalának időpontját.
Az ügyintézők és ügyiratkezelők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. Az egyes iratkezelők minden esetben – más iratkezelő helyettesítésekor is – saját nevükben azonosítottként járnak el, és nem férhetnek hozzá más ügyintéző azonosításához vagy elektronikus aláírásához használt adathoz vagy eszközhöz. Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a jegyző az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozza meg. A kölcsönzés – az adatvédelemre vonatkozó előírásokra figyelemmel – másolattal is teljesíthető. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen. A másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd a meghatározott metaadatok elhelyezését követően az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal – az eredeti papíralapú dokumentummal egyező – elektronikus aláírással látja el. Az elektronikus másolatnak az eredeti dokumentummal történő egyezése biztosítható: olyan másolatkészítő szoftverrel, amely rendelkezik a külön jogszabály szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezet által kiadott igazolással, vagy két független ellenőrzési algoritmust alkalmazó szoftverrel lefolytatott ellenőrzéssel, ha az ellenőrzés eredménye igazolja az elektronikus dokumentumok teljes egyezőségét. Az elektronikus másolatot a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletben meghatározottak szerint kell a következő metaadatok elhelyezésével létrehozni és azt egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendelni: a papíralapú dokumentum megnevezése, a papíralapú dokumentum fizikai méretei,
128
a másolatkészítő szervezet megnevezése és a másolatkészítő személy neve, a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma, a másolatkészítés ideje, érvényességi idő, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nem meghatározott. A másolaton olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a hitelesítés-szolgáltató kizárja az álnév használatát, és az álnév használatának kizárása céljából biztosítja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név. Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás, illetőleg egy időbélyegző. Ez esetben a dokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetők. A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését utólagosan is ellenőrizhető módon, papíralapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22.§ (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a Hivatal őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.
Az
iratokhoz
a
kiadmányozó
döntése
alapján
az
alábbi
kezelési
utasítások
alkalmazhatók: „Saját kezű felbontásra!”, „Más szervnek nem adható át!”, „Nem másolható!”, „Kivonat nem készíthető!”, „Elolvasás után visszaküldendő!”, „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. 129
Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről. Biztosítani kell az elektronikus iktatórendszer védelmét a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen. Az elektronikus adatbázist védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés, vagy megsemmisítés ellen. Gondoskodni kell arról, hogy az adatokat az arra jogosult személyen (adatkezelőn és adatfeldolgozón) kívül más ne ismerhesse meg, valamint biztosítani kell az adatok jogosulatlan személy általi megsemmisítése, megváltoztatása vagy hozzáférhetetlenné tétele elleni védelmét mind a szervezeten belülről, mind a szervezeten kívülről jövő informatikai támadások esetén. Az iratkezelési szoftver elemeiről (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását. A mentési rendet a rendszergazda köteles elkészíteni. Ebben meg kell határozni: a mentések típusát, módját, a visszatöltési és helyreállítási teszteket, valamint eljárásokat, a mentések - tartalmától és biztonsági osztályba sorolástól függő - tárolási módját. A nyilvántartásokról a biztonsági másolatot a Hivatal ……………helyiségében kell elhelyezni. A biztonsági őrzés során az adatok elhelyezését és tárolását olyan rendszerességgel, módon és dokumentáltsággal kell végezni, amely az iratkezelési rendszer teljes megsemmisülése esetén is lehetővé teszi a nyilvántartás azonos funkcionalitású, és lehetőség szerinti legteljesebb adattartalmú újbóli kialakítását.
130
III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA
1. A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE
A Hivatal címére érkezett postai küldeményeket minden munkanap 8.30 óráig kell a Postáról ( a postafiókból) a Hivatalhoz eljuttatni. A küldemények postáról történő elhozása a postai meghatalmazással rendelkező munkatárs (továbbiakban: postaátvevő) illetőleg az azt helyettesítő személy feladata. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű hatósági küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. A küldeményt azonnal az érintettnek, vagy a postabontásért felelősnek kell továbbítani. Az átvétel során ellenőrizni kell: a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosító jel megegyezőségét, az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. Sérült küldemény esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell. A postaátvevő, papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. A táviratokat, elsőbbségi küldeményeket „azonnal”, vagy „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül kell továbbítani a postabontónak. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. (Az átirányított iratokról jegyzéket kell felvenni.) Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni, és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. Az ügyfél vagy képviselője által személyesen hozott küldeményeket, a postabontást végző központi iktató (továbbiakban: postabontó) veszi át. A szóban előterjesztett beadványok esetén a beadvány átvevője a jegyzőkönyvet felvevő ügyintéző. A beadvány átvételéről – az ügyfél kérésére- átvételi elismervényt kell 131
adni. A szóban előterjesztett beadványról készült jegyzőkönyvet haladéktalanul a postabontóhoz kell továbbítani. Az elektronikus küldemények esetében az átvevő automatikusan köteles elküldeni a feladónak a küldemény átvételét igazoló és az érkezés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Elektronikus ügyintézés esetén az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy a dokumentum beérkezését azonnal, emberi közreműködés és a dokumentum megnyitása nélkül, automatikusan visszaigazolja. A visszaigazolásnak tartalmaznia kell a beérkezés hiteles időpontját, valamint az automatikusan generált érkeztető-számot. Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyamatos működésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplő időpont. Nem folyamatos működésű rendszerek esetében a határidőt megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet időszakára esik, ennél fogva az elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki. Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében külön jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a helyi önkormányzat számítástechnikai rendszerére. A küldemény a számítástechnikai rendszerre biztonsági kockázatot jelent, ha
a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy
az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének akadályozására, valamint
az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.
132
A Hivatal a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől (ismétlődés). Az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak alkalmazásában ismétlődésnek tekinthető ugyanazon feladó, ugyanazon tartalmú, terjedelmű beadványa.
2. A KÜLDEMÉNYEK FELBONTÁSA
A Hivatalhoz érkezett küldeményeket a központi iktató munkatársa (továbbiakban: postabontó) bontja fel, és látja el KÍSÉRŐLAP-pal , valamint érkeztető bélyegzővel.
A KISÉRŐLAP az alábbi rovatokat tartalmazza: ügyintéző neve, ügyirat ágazati betűjele, elintézési időket az alábbiak szerint: - azonnal - 3 napon belül - 8 napon belül - 15 napon belül - 30 napon belül - 60 napon belül - egyéb speciális eset
Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani: a minősített iratokat,
133
a névre szóló küldeményeket, a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket, az Okmányiroda címére érkezett, valamint a jegyző által megjelölt tisztségviselők nevére címzett küldeményeket.
A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét jegyzőkönyvben, az iraton vagy az előadói íven – a keltezés pontos megjelölésével – rögzíteni kell. Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy
a
küldőt
az
érkezéstől
számított
három
napon
belül
értesíteni
kell
a
küldemény
értelmezhetetlenségéről, és a Hivatal által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ilyen esetben az érkezés időpontjának az önkormányzat által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket –elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett 134
jegyzőkönyvvel együtt sürgősen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat az illetékes iratkezelőhöz, és a minősítőt – mivel az iratot az annak megismerésére nem jogosult látta – értesíteni kell a betekintésről. (A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével.)
A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” posta jelzettel ellátott boríték.
3. A KÜLDEMÉNYEK ÉRKEZTETÉSE
A papíralapú és elektronikus küldemények átvételét érkeztető nyilvántartás segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányomása, az érkeztető szám adása, a nyilvántartás sorszámának rögzítése az iraton, az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – központi adatbázisban történik. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdődően folyamatos. A személyes postafiókokra érkező hivatalos küldeményeket azonnal a központi postafiókokba kell továbbítani. A személyes postafiókok érkeztetést nem végezhetnek.
135
A küldemények érkeztetése a küldemény fajtája, formátuma szerint: Papíralapú küldemények, illetve postafiókba érkező intelligens űrlap, sablon file segítségével történő offline beadvány érkeztetését a központi iktatóiroda, vagy az erre kijelölt ügyiratkezelő végzi az átvétel igazolásával. Az elektronikus postafiókra érkező – elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum), – online kitöltésű beadvány – ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az
ügyviteli
rendszer automatikusan végzi a visszaigazolással egyidejűleg.
4. AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSE (SZIGNÁLÁS)
Az intézkedést igénylő beadványokat a postabontó szignálásra előkészíti, és szignálásra a jegyzőhöz, távolléte esetén az aljegyzőhöz továbbítja, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). Ennek során figyelembe kell venni, hogy az előiratnál ki volt az ügyintéző, nincs-e összeférhetetlenség az ügy természete és az ügyintéző személye között, ki legyen az ügyintézésre jogosult, ha az illető személy esetleg távol van. Szignálás alkalmával a jegyző az ügy elintézésénél követendő különleges eljárásra (sürgősség, határidő stb.) utasítást adhat. Az iratkezelés során az öntapadós jegyzettömb-lap elhelyezése a küldeményre és az előadói ívre nem megengedett. Erre a célra az előadói ív belső felületét kell használni.
5. AZ IKTATÁS
A Hivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat, ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen: az irat beérkezésének pontos ideje, 136
az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, az irat holléte. Az iktatás célja az irattal kapcsolatos valamennyi lényeges adat és intézkedés írásos rögzítése, az iratok helyének megállapíthatósága, a munkajogi felelősség megállapíthatósága, a törvényesség érvényesülésének és a határidők megtartásának ellenőrzése, az ügyintézés folyamatának dokumentálása és segítése, a szervezeti egység iratforgalmának dokumentálása (bizonyíthatóság).
Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni: a pénzügyi bizonylatokat, számlákat, a munkaügyi nyilvántartásokat, a bérszámfejtési iratokat, az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.
Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni: a meghívókat, a tananyagokat, tájékoztatókat, az üdvözlő lapokat, az előfizetési felhívásokat, reklám anyagokat, prospektusokat, árajánlatokat, árjegyzékeket, a visszaérkezett tértivevényeket, a közlönyöket, sajtótermékeket.
137
Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot a megjegyzés rovatban minden esetben jelezni kell.
6. AZ IKTATÓSZÁM
Az iratokat, az ügyiratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, egyedi azonosító számon, iktatószámon kell iktatni. Az iktatást minden évben 1-gyes sorszámmal kell kezdeni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatási főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. Nyilvántartás nélküli iratot sem a hivatalon belül, sem külső szervekhez nem szabad továbbítani. Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot, főszámot kap. Az ügyben keletkező további iratváltás a főszám alszámain kerül nyilvántartásba. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Új alszámra kell iktatni minden beérkező és hivatalból kezdeményezett iratot. A beérkező iratra adott válasz a beérkező irat alszámát kapja. Új alszámra kell iktatni – mint hivatalból keletkezett iratot – a határozatokat. A határozatra érkező fellebbezés – mint beérkező irat – új alszámra kerül.
7. IKTATÓKÖNYV
Az önkormányzat az iktatás céljára ……………………..ügyviteli programmal vezérelt elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) használ.
138
Az iktató program tartalmazza az alábbi adatokat: az iktatószám, az iktatás időpontja, a küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma, a küldemény elküldésének időpontja, módja, a küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója, a küldő megnevezése, azonosító adatai, a címzett megnevezése, azonosító adatai, az érkezett irat iktatószáma (idegen szám), a mellékletek száma, az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése, az irat tárgya, az elő- és utóiratok iktatószáma, kezelési feljegyzések, az ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja, az irattári tételszám, az irattárba helyezés időpontja. Az iktatást elektronikus formában olyan módon kell elvégezni, hogy azt az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalmat minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat. Az iktatás során szükséges módosításokat, tartalmuk megőrzésével, a jogosultsággal rendelkező ügyiratkezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével, dokumentálni kell. A téves iktatás, illetőleg az automatikus iktatásnál hibásan a rendszerbe került iktatás iktatószáma nem használható fel újra, azt az utólagos módosítás szabályainak megfelelően használaton kívül kell helyezni.
139
Az elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után hitelesen le kell zárni. A programnak automatikusan biztosítania kell, hogy a zárás után a rendszerbe ne lehessen több iratot iktatni. A lezárást követően az elektronikus iktatókönyv (adatbázis) állományát papírra ki kell nyomtatni, és azt kell hitelesíteni. Iktatás előtt az ügyiratkezelőnek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e előirata. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát. Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez szükséges, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás megszüntetését az előadói íven jelölni kell. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben jelölni kell. Azokban az esetekben, amikor az előiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügyiratkezelő, ha pedig az előzmény az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni.
Az elektronikus úton érkezett iratok automatikusan iktathatók, ha: az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási címre érkeznek; a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el az önkormányzat honlapján; Az önkormányzat által előzetesen közzétett formátumban és alakban történik a dokumentum benyújtása; az Iratkezelési Szabályzat rendelkezik a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került iratok kezeléséről. Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról, valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja. Ügyvitel segédeszközeként
140
az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére; az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére; az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni. Az előadói ívet az iktató program az iratkezelés és ügyintézés rögzített adatainak felhasználásával elektronikus úton automatikusan készíti.
8. AZ IKTATÓBÉLYEGZŐ, NÉV‐ ÉS TÁRGYMUTATÓ KÖNYV, AZ ÜGYIRAT ÜGYINTÉZŐHÖZ TÖRTÉNŐ TOVÁBBÍTÁSA
A papíralapú iratok iktatásához iktatóbélyegzőt kell használni, ennek lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: a szerv nevét, székhelyét, az iktatás évét, hónapját, napját, az iktatás sorszámát, alszámának helyét, mellékletek számát, az érkezett irat és mellékleteinek lapszámát. az ügyintéző nevét. Az iktató program az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosító adatai, az ügyintézési folyamat történései, az irat útjának nyomon követése alapján visszakeresési és listázási lehetőségeket biztosít (mutatókönyv). Szignált és nyilvántartásba vett iratokat, az átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani. Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az előadói munkanaplóban, az egyedi irat azonosítójának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében történik. Elektronikus úton az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét. 141
Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, stb., az átadás-átvételt az átadókönyvben aláírással kell igazolni.
9. KIADMÁNYOZÁS (ALÁÍRÁS, HITELESÍTÉS)
Külső szervhez vagy személyhez csak hiteles kiadmányt lehet továbbítani. Nem minősül kiadmánynak: az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás. A kiadmányokat (válaszleveleket és saját kezdeményezésű iratokat egyaránt) a hatáskör jogosultjának fejlécével ellátott levélpapírján kell elkészíteni. A kiadmány hitelesítésére a hatáskör jogosultjának hivatalos körbélyegzőjét kell használni. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányozóként csak az Ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. A papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha: azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, és azt a hitelesítéssel felhatalmazott személy aláírta, valamint a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.
Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni. A Hivatalnál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője - figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra –, a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus másolatot is kiadhat. 142
A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az érvényességi idő feltüntetésével a Hivatal önkormányzati irodáján nyilvántartást kell vezetni. A kiadmányozásra jogosult vezetők, és ügyintézők személyét az Ügyrend határozza meg. Az ügyintéző – amennyiben nem rendelkezik kiadmányozási jogosultsággal -, az általa készített tervezetet szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával, és keltezéssel látja el. Ha az irat, „s.k” jelzéssel kerül kiadásra, azt az ügyintéző „a kiadmány hiteléül” záradékkal látja el, lebélyegzi és aláírja.
10. EXPEDIÁLÁS ÉS AZ IRATOK TOVÁBBÍTÁSA
A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell. Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra történő előkészítéséről az ügyintéző gondoskodik. A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az iratkezelőnek kell átadni. Az iratkezelő csak teljes ügyiratokat vehet át. A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani. A kimenő iratnak minden esetben tartalmaznia kell: a hatáskör jogosultjának nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax, e-mail), az irat hivatali iktatószámát, az irat tárgyát, az ügyintéző nevét, a mellékletek számát, a kiadmányozó nevét, beosztását, a címzett nevét, azonosító adatait, az ügyet indító beadvány hivatkozási számát.
143
Az ügyintézőnek, iratkezelőnek irat elküldése előtt – ha nem zárt borítékban kapta a küldeményeket – ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. Az iratkezelőnek fel kell jegyeznie az iratra, vagy az elektronikus iktatókönyvbe az elküldés keltét.
A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni: személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben leírtaknak megfelelően, külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően, elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával, elektronikus ügyintézés esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést. Elektronikus levélben iratot közigazgatási hatósági ügyben csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.
144
IV. IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS
1. ELHELYEZÉS A KÖZPONTI IRATTÁRBAN
A szervezeti egységek az átmeneti irattárban lévő nem selejtezhető iratokat keletkezésük után 2 év elteltével a központi irattárnak kötelesek átadni. A központi irattárban a lezárt évfolyamú ügyiratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva lehet elhelyezni. Az azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.
Az elektronikusan tárolt adatok, iratok
utólagos olvashatóságát, használatát a selejtezési idő lejáratáig vagy levéltárba adásáig biztosítani kell.
2. IRATTÁROZÁS
Az elintézett ügyek iratait, amelyeknek kiadmányait, egyéb kimenő iratait továbbították, vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni. A Hivatalnál átmeneti és központi irattár működik. Átmeneti irattárba helyezhetők az elintézett, de az ügyvitelben még gyakorta használatos ügyiratok, a határidőbe helyezett ügyiratok, a 2 éven belül selejtezhető irattári tételszámmal ellátott ügyiratok.
Az irattárba helyezést az irodavezető engedélyezi. Irattárba helyezés előtt az ügyintéző: megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, a statisztikai adatszolgáltatásra vonatkozó rész kitöltésre került-e,
145
az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszámot, illetőleg a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja, vagy felülbírálja, és azt saját nyilvántartó könyvében (munkakönyv, átadókönyv stb.) rögzíti (papíralapú irat esetén rávezeti az iratra is), a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti. Az irattárba helyezés alkalmával az iratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az iratkezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Az érdemi ügyintéző a helyi önkormányzatokra vonatkozó érvényes irattári terv alapján az ügy tárgyának ismeretében meghatározza az irattári tételszámot és azt az előadói ív megfelelő rovatában rögzíti. Az iratkezelő az iktatókönyv vonatkozó rovatába feljegyzi az irattári tételszámot, majd az iratot – az arra jogosult személy rendelkezése alapján – elhelyezi az átmeneti irattárban. Ezt követően az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni az irattárba helyezés időpontját, és az iratot el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe. Az átmeneti irattárban az iratokat a használathoz leginkább megfelelő rendben lehet kezelni úgy, hogy az iratok dokumentáltak és visszakereshetőek legyenek. Az átmeneti irattárból az iratokat 2-5 évi őrzési idő után központi irattári kell áthelyezni.
A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg: a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni, az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően, az archivált, két éven túl selejtezhető, elektronikus iratokról a 2. év végén gépi adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni, vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,
146
a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig). Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését – papíralapú, más adathordozón tárolt és elektronikus iratok esetében egyaránt – dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. A Hivatalban a papíralapú iratokat őrzésére füst és mozgásérzékelővel ellátott helyiségek szolgálnak, amelyben az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott vasból készített – állványok szolgálnak. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. A nem papíralapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról. Az irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartása raktári egységek szintjén készül, tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jel szerinti azonosítását, valamint a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat. A köztisztviselők az Ügyrendben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra iratkikérővel kérhetnek ki iratokat. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell elvégezni. Az iratkölcsönzések dokumentálására nyilvántartást kell vezetni (kölcsönzési napló). Az átvételt igazoló iratkikérőket az irattárban kell tárolni. Ügyiratot a központi irattárból csak hivatalos használatra és meghatározott ideig lehet kikölcsönözni. Az ügyiratkezelő feladata az iratkölcsönzések kölcsönzési naplóban történő nyilvántartása, az irat helyére ún. „ügyiratpótló lap” elhelyezése és a kölcsönzési határidő figyelemmel tartása, lejárta után az irat visszahelyezésének sürgetése.
Az „ügyiratpótló lap”-nak tartalmaznia kell: az ügyirat számát és tételszámát, az ügyirat tárgyát, az ügyintéző (a kölcsönző) nevét és beosztását, 147
a visszaadásra megjelölt határidőt, és a visszaadás dátumát. Az ügyiratpótló lapot a kiemelt irat iktatószáma szerinti helyre kell tenni, és előtte az irat kölcsönzőjével alá kell íratni. A kiadott ügyirat iktatószámát, az irat kölcsönzőjének nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt a kölcsönzési naplóba be kell jegyezni. Az iratok központi irattárból az ügyintézésbe történő visszakerülésének másik módja, amikor a már irattárba helyezett ügyiratra újból szükség lesz egy folyamatban lévő ügy elintézéséhez. Ebben az esetben a korábban keletkezett ügyiratot a helyéről véglegesen kiemelik, szerelik az új iktatószám alatt később irattározandó ügy irataihoz. A szerelés tényét az iktatókönyvben a „kezelési feljegyzések” rovatban feltétlenül jelezni kell mindkét irat esetében. Az előiratnál fel kell tüntetni az utóirat számát, iktatási évét „szerelve” megjegyzéssel, az utóiratnál pedig „előirat” bejegyzéssel az előirat számát és iktatási évét.
3. SELEJTEZÉS, MEGSEMMISÍTÉS
Az irattárban - az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével -, szabályszerű eljárás keretében, iratselejtezést kell végezni (a selejtezést célszerű minden év március 31.-ig elvégezni). Az irat selejtezését az irattári terv szerint (figyelemmel a vonatkozó jogszabályra is) kell végrehajtani az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak szerint. Az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletével megbízott hatósági irodavezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 2 példányban, amelyeket iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A levéltár az iratok megsemmisítését, a szükséges ellenőrzés után, a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat. Az irat megsemmisítéséről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. Amennyiben az irattározás során nem történt volna meg, a selejtezés során kell gondoskodni arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előírt megőrzési időig – csak az ügyet intéző
148
szervezeti egység példánya kerüljön megőrzésre. A kiemelt felesleges példányokat a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell megsemmisíti. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése a selejtezésre utaló bejegyzéssel történik, a rendszerből fizikailag nem törlődnek ki az adatok, csak a felhasználó számára ad információt az irat selejtezésére.
4. LEVÉLTÁRBA ADÁS
A helyi önkormányzat a nem selejtezhető iratait általában 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel – az illetékes levéltárnak adja át. A levéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamok iratai adhatók át. A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási és az irattári segédleteken is át kell vezetni. Ha olyan iratanyag kerül átadásra, amely még nem, vagy nem rendszeresen volt selejtezve, először a selejtezést kell elvégezni annak szabályai szerint. Ha ügyviteli okokból szükséges a levéltári átadásra kötelezett iratok közül bizonyos anyagok további őrzésre történő visszatartása, ezeket az iratokat az irattárban elkülönítetten kell kezelni, és róluk jegyzéket kell készíteni. A jegyzék tartalmazza: az irat(ok) iktatószámát, az irattári tételszámot, az iratok tárgyát, a keletkezés évét.
149
A jegyzéket három példányban kell elkészíteni, amelyből két példányt kell a levéltárnak átadni. Ha a levéltár a korábban végrehajtott selejtezések során további megőrzésre visszatartott bizonyos iratokat, azokat az átadásra előkészített iratanyaghoz kell besorolni. Az átadásra szánt és elkülönített iratokat rendezni kell. Az iratanyaggal együtt kell átadni a levéltárnak a segédleteket is. A rendezett és bedobozolt, valamint sorszámozott iratanyagról és a segédkönyvekről három példányban jegyzéket kell készíteni, amely raktári egységenként az egyes egységeknek adott sorszámoknak megfelelően sorolja fel az átadandó anyagokat. Az iratátadásról a levéltárban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek az átadás-átvételi jegyzék a mellékletét képezni
150
VII.
FEJEZET ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS A GYAKORLATBAN ‐ BEVEZETŐ
Kézikönyvünk célja, hogy az iratkezelési szakemberek, az dokumentumkezeléssel naponta foglalkozó tisztviselők valamint a téma iránt érdeklődők részére elméleti és gyakorlati útmutatóval egyaránt szolgáljunk. A XXI század küszöbén már nem kérdéses, hogy az elektronikus dokumentukezelés bevezetése, nem csak számos előnnyel jár, hanem egyenesen elkerülhetetlen. A közfeladatot ellátó szervek működésének talán legfontosabb támogató funkciója a dokumentumkezelés. A bejövő, belső és kimenő iratok gyors és hatékony rendszerezése, a visszakereshetőség biztosítása elengedhetetlen ahhoz, ha az ügyintézési folyamatainkat gyorsabbá, hatékonyabbá kívánjuk tenni. Mára mind a jogszabályi háttér, mind az informatikai adott ahhoz, hogy a közfeladatot ellátó szervek mérettől függetlenül elektronikus alapokra helyezzék iratkezelésüket. Egy sikeres elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése nagy körültekintést igénylő interdiszciplináris projekt mely a közfeladatot ellátó szerv szinte valamennyi részlegére hatással van. Az iratkezelés, mint szakma ismerete mellett rendelkeznünk kell némi piaci kitekintéssel, informatikai valamint szervezési alapismerettel egyaránt. Könyvünk előző fejezeteiben áttekintettünk az iratkezelés elméleti, szakmai hátterét, valamint a vonatkozó jogszabályokat. Továbbiakban célunk, hogy megválaszoljuk a mindennapi szakmai munka során leggyakrabban felmerülő kérdéseket, támpontot adjunk ahhoz, hogy milyen kulcstényezőkre kell figyelnünk egy elektronikus iratkezelő rendszer bevezetése során; valamint gyakorlati példán keresztül mutassuk be, hogy egy széles körben elterjedt tanúsított iratkezelő rendszer milyen hasznos funkciókkal rendelkezik. Több száz sikeres bevezetés gyakorlati tapasztalatai alapján kívánunk a Tisztelt Olvasó részére tanáccsal, útmutatóval szolgálni. Ennek szellemében először az iratkezelő rendszerek tanúsítási kategóriáit ismertetjük, majd a megfelelő dokumentumkezelő szoftver kiválasztásában szeretnénk támpontot adni. Ismertetjük az iratkezelő rendszerekhez kapcsolódó fontosabb fogalmak, terminus technikusok jelentését majd bemutatjuk azt a 10 fontos lépést mely teljes mértékben lefedi a tanúsított iratkezelő rendszer bevezetésének folyamatát. Mindezt az elektronikus iratkezelés részletes gyakorlati bemutatása a gyakran feltett kérdések és a vonatkozó válaszokat ismertetése követi. Végül pedig egy sikeres bevezetés példáját mutatjuk be egy rövid esettanulmány formájában.
151
1. TANÚSÍTÁSI KATEGÓRIÁK ÖSSZEHASONLÍTÁSA
„2006. április 9-én hatályba lépett a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet. A tanúsító szervezetek listája, továbbá a tanúsítási eljárás menete az ÖTM honlapján, a kijelölést követően folyamatosan közzétételre kerül. Az Ltv. 9.§-ának (2) bekezdése alapján elektronikus dokumentumkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeknek megfelel, és fenti szerv által kiállított tanúsítvánnyal rendelkezik.”* 2008. január 1-től a felügyeleti szervek (KIF, Regionális Közigazgatási Hivatalok, Levéltárak) által végzett
ellenőrzések
során
mulasztásos
jogszabálysértést
állapíthatnak
meg.
A
mulasztásos
jogszabálysértést nem a szoftverszállító követi el, hanem az alkalmazó szervezet, és felelős vezetője. Egy tanúsított rendszer bevezetése kiküszöböli a közfeladatot ellátó szerveknél előforduló legsúlyosabb problémákat. Számos olyan tanúsítvánnyal nem rendelkező szoftver van, mely amellett, hogy nem felel meg a fenti jogszabályban megfogalmazott követelményeknek, további problémák forrásai lehetnek mint:
Nem garantált az informatikai biztonság, nincs informatikai biztonsági koncepció. A mentési folyamatok nem szabályozottak, ezért előfordulhat (hardverhiba, környezeti behatás pl.: villámcsapás, külső beavatkozás pl.: véletlen törlés), hogy adatok vesznek el vagy a teljes adatvagyon megsemmisül.
A felhasználói jogosultságok nincsenek összhangban a jogszabályi előírásokkal, ezért a nagyon szigorú titokvédelmi irányelvek sérülnek.
A szoftverek fejlesztőinek több mint egy éve van lehetősége a rendszerek tanúsítására, amely cég nem tanúsított valószínűleg nem fejleszti a rendszerét, vagy nem képes a szigorú
*
Forrás: KIF. 152
tanúsítási elvárásoknak megfelelővé tenni. Nincs garancia a későbbiekben sem a továbbfejlesztésre.
Nehézkes használat és lassú működés. Jellemzően elavult (DOS alapon, nem szabványos adatbázis kezelővel) szigetszerű alkalmazások, amelyek nem integrálhatók más szoftverekkel. (Pl.: szakágazati alkalmazásokkal). Nem képes a hálózatos működésre.
Legtöbb esetben funkcionálisan sem alkalmas pl.: hiányos visszakeresési lehetőségek, statisztika készítés hiánya, csak a papír alapú dokumentumokat képes kezelni - miközben a szervezetek jelentős részének már van elektronikus iratforgalma (pl.: e-mail).
Szupport, ügyfélszolgálat nem létezik vagy nem elérhető.
A 24/2006 (IV. 26.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet jól átgondolt szakmai szempontrendszer alapján részletesen meghatározza azokat a funkcionális követelményeket, amelyet egy korszerű iratkezelő rendszernek tudnia kell.
A tanúsított szoftver bevezetésével a közfeladatot ellátó szervezetek egy olyan iratkezelési megoldáshoz jutnak, melyhez független tanúsító szerv által kiállított tanúsítvány garantálja, hogy a szoftver tökéletes a felhasználó számára mind funkcionalitásában, mind minőségében. A tanúsított iratkezelési rendszer bevezetésének előnyei:
Garantált a jogszabálykövetés, az informatikai biztonság;
Hálózatos környezetben is alkalmazható megoldás, többszintű jogosultságkezeléssel, amely korszerű technológiára épül;
A felelősséget minden területen a (informatikai, jogszabályi) a Tanúsító szervezet garantálja;
A
törvényi
feltételek
mellett
az
iratkezeléssel
szemben
általánosan
támasztott
követelményeknek is megfelel;
Teljes körű dokumentációval rendelkezik, amely lapját képezheti az iratkezelési szabályzat elkészítésének.
Független tanúsító által kiállított tanúsítvány garantálja, hogy a szoftver tökéletes a felhasználó számára mind funkcionalitásában, mind minőségében
Háromféle tanúsítási kategóriát különböztethetünk meg: szűkített, teljeskörű és kibővített tanúsítvány. A szűkített tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek nem rendelkeznek elektronikus aláírás kezeléssel, nem képesek megteremteni az elektonikus ügyintézés alapait. A szűkített tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek 2009. január 1-től nem felelnek meg a jogszabályi előírásoknak, valamint bevezetésük további kockázattal jár. Egyrészről nincs garancia arra, hogy a fejlesztő cég a fenti határidőig megszerzi a teljeskörű tanúsítványt, másrészről a tanúsítás többletköltségeit is várhatóan az ügyfeleknek kell majd viselniük, mely 153
nehezen kalkulálható finanszírozási kockázatot jelent. (Minél kevesebb ügyfele van a fejlesztő cégnek, az egy ügyfélre jutó fajlagos költség annál magasabb lesz.) A teljes körű tanúsítvánnyal rendelkező szoftver a jogszabályi előírásokat teljes körűen kielégíti. Képes az elektronikus aláírásra valamint elektronikus beadványok kezelésére. Költsége jól kalkulálható, mivel nincsenek rejtett, neheze megbecsülhető tanúsítási költségek 2009-re, mint a szűkített tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek esetében – valószínűleg ár/érték arányában a legjobb választás. A kibővített tanúsítvánnyal rendelkező rendszerek által biztosított plusz funkció csak az ügyfélkapuhoz való csatlakozást jelenti. Funkcionalitásában nem jelent többletet a dokumentumkezelésben.
2. MIELŐTT ROSSZUL DÖNTENÉNK – A MEGFELELŐ SZOFTVER KIVÁLASZTÁSÁNAK SZEMPONTAI A legfontosabb az alapvető funkcionális és jogszabályi követelmények ellenőrzése, amennyiben a vizsgált rendszer nem teljesíti az alapvető funkcionális és jogszabályi követelményeket, a bevezetésével nem leszünk képesek ellátni még a minimális (eddig papír alapon/régi szoftverrel végzett) iratkezelési feladatokat sem. Amennyiben a rendszer megfelel az alapkövetelményeknek, további (funkcionális, technikai, referencia szerinti) összehasonlítási szempontok szerint kell vizsgálni, hogy a legmegfelelőbb rendszert válasszuk. A funkcionális összehasonlítás során kideríthetjük, hogy milyen további lehetőségeink (elektronikus aláírás, iratarchiválás) vannak az adott rendszerben, a technikai összehasonlítással az alapvető hardveres és szoftveres követelmények meghatározásával tudjuk meg, hogy a jelenlegi eszközállományunk megfelel-e a rendszernek vagy további beruházásokra van szükség az alkalmazás bevezetéséhez. A referenciák az egyik legfontosabb összehasonlítás, hiszen szoftver esetén, annak elterjedtsége garancia a rendszer továbbfejlesztésére, jogszabályi megfelelőségére, minőségére is. A rendszer beszerzése során az alábbi szempontokat célszerű mérlegelnünk: Alapvető jogszabályi követelmények: Rendszer megfelel-e a hatályos jogszabályi környezetnek? Közfeladatot ellátó szervezet esetén. Rendelkezik-e a 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendeletnek megfelelő tanúsítvánnyal? Ha igen, milyen típusú tanúsítvánnyal?
154
Alapvető funkcionális követelmények:
Érkeztetés
Többszintű szignálás, átszignálás
Iktatás
Határidőbe tétel
Keresés
Listázás, statisztikák készítése
Irattárazás, levéltári átadás
Ügyintézés támogatása
Funkcionális összehasonlítási szempontok:
Milyen moduljai, funkciói vannak a rendszernek?
Támogatja-e a rendszer a beérkező iratok elektronikus archiválását (szkennelés)?
Rendelkezik-e a rendszer munkafolyamat támogatással?
Támogatja-e a rendszer a szervezetnél keletkező dokumentumok tárolását? Ha igen, hogyan? Adatbázisban vagy fájlrendszerben, vagy opcionálisan mindkettőben?
Támogatja-e a rendszer az elektronikus aláírás használatát? Ha igen, hogyan?
Referencia összehasonlítási szempontok:
Hány telepített, működő referenciája van rendszernek?
Mekkora a részesedése a fejlesztő cégnek a piacon?
Rendelkezik-e azonos ágazati területen referenciával?
Rendelkezik-e fejlesztő rendszeres ügyfélelégedettség méréssel? Ha igen, kiadja-e annak eredményét?
Technikai összehasonlítási szempontok:
Mi az ajánlott szerveroldali hardverigény?
Milyen szerveroldali szoftverkörnyezetet igényel a megoldás?
Mi az ajánlott kliensoldali hardverigény?
Milyen kliensoldali szoftverkörnyezetet (operációs rendszer, irodai programcsomag) igényel a megoldás?
155
Elérhető-e a rendszer teljes funkcionalitása böngészős felületen (Internet Explorer, Firefox, Opera)?
Milyen szabványos technológiával lehetséges kapcsolódni a rendszerhez?
További összehasonlítási szempontok:
Szoftverszállító biztosít-e telefonos, helyszíni supportot? Ha igen, rendelkezik-e külön erre kiképzett szakemberekkel?
Milyen határidővel vállalja a hiba helyszíni elhárítását?
Milyen licenszelési feltételeket biztosít a szállító? Illeszkednek-e a licenszelési feltételek a szervezet iratkezelési igényeihez, forgalmához (pl.: sok felhasználó-kevés irat, kevés felhasználó-sok irat? Felhasználás-arányosak-e a licenszelési feltételek?
Milyen további szolgáltatásokat biztosít a szállító a rendszerhez? (jogszabálykövetés, karbantartás, ismételt oktatás, 7*24 órás rendelkezésre állás)
3. IRATKEZELŐ SZOFTVERHEZ KAPCSOLÓDÓ SZOLGÁLTATÁSOK ÉS DEFINÍCIÓK *
Iratkezelési igényfelmérés Szállító megismerkedik a szervezet által rendelkezésére bocsátott szabályzásokkal, írott és íratlan szabályzókkal (külső és belső jogszabályok, belső normák, SZMSZ, iratkezelési szabályzat, adatkezelési és információvédelmi szabályzat, mentési- és archiválási, elektronikus aláírási szabályzat, stb.), valamint tipikusan interjúzási formában – az iratkezelési rendszerrel szemben támasztott, felmerült igényekkel. A szabályozás megismerését követően – szintén interjúzással – a szervezet működésének, hierarchikus és mellérendelt kapcsolatainak és amennyiben van: telephelyek (több épület, vagy/és több kapcsolódó intézmény) speciális jellemzőinek megismerése. Iratkezelési tanácsadás, konzultáció
*
Forrás: IVSZ. 156
Szállító és a szervezet közösen átgondolják az iratkezelési folyamatot. Szállító a szervezet igényeinek megfelelően konzultációs formában szakértői javaslatot, tanácsot ad. Például meghatározza az új vagy módosítandó szabályzó dokumentumok körét. Dokumentumkezelési folyamatszervezés Szállító
a
szervezet
igényeinek
megfelelően
javaslatot
ad
–
a
vezetői
célok
és
a
szervezői/iratkezelési felmérés eredményének alapján – a szervezet folyamatainak ésszerűsítésére, módosítására, ahol az szükséges. Vagy/és a szervezet igényeinek megfelelően saját rendszerét illeszti a helyi elvárásokhoz és gyakorlathoz (adaptáció, testreszabás). (Természetesen mindez csak a jogszabályi kereteken belül és – ha van a szállítónak – a tanúsítási kritériumokon belül valósulhat meg.) Telepítés, installálás A
telepítés
a
rendszerállományoknak
a
kijelölt
hardverre,
a
megfelelően
beállított
szoftverkörnyezetre történő másolását jelentik. A telepítés során a gépek megfelelő beállításai felülvizsgálatra kerülhetnek. (Nem megfelelő beállítások esetén azokat be kell állítani.) Rendszerkonfigurálás A telepítést követően elvégzett tevékenység, melynek során az iratkezelő rendszert a felhasználó szervezet számára megfelelő paraméterekkel látjuk el, állítjuk be. Ez alatt tipikusan, de nem kizárólagosan a következőket értjük:
Definiáljuk a konkrét szervezeti hierarchiát, a felhasználókat, felhasználói csoportokat a hozzájuk tartozó iratkezelési szerepeket, hozzáférési jogosultságokkal együtt.
A felhasználókat a meglévő felhasználókkal és jogosultságokkal is összekapcsoljuk.
A szervezeti dokumentumok alapján az iratkezelő alkalmazás egyes dokumentum-típusait, sablonait megváltoztatjuk, legyártjuk, speciális nyomtatvány beépítésének igénye esetén azokat kiegészítjük!
A konfigurálás, paraméterekkel történő „testreszabás” terjedelme addig tart, amíg a szoftverrendszerbeli
folyamatokon
nem
szükséges
változtatni,
azaz
nincs
szükség
szoftver-fejlesztési
tevékenységre, az iratkezelési rendszer modulok módosítására. Adaptáció, testreszabási fejlesztés Abban az esetben, ha a felhasználó szervezet egyedi igényekkel lép fel a rendszer megismerése és kezdeti használata folyamán, szállító a termék módosítását, kiegészítését a speciális követelmények szerint elvégzi. Ezt az alkalmazás-fejlesztési szolgáltatást adaptációnak nevezzük. Az adaptációs tevékenység 157
során végezzük el az iratkezelő szoftverermék módosítását érintő, alkalmazás-fejlesztéssel járó változtatását, hogy – a jogszabályokban meghatározott feltételeken túl - a felhasználó szervezet-specifikus igényeknek is maximálisan meg tudjon felelni. Adatmigráció A szervezet által – korábban alkalmazott informatikai rendszerben – adatbázisban, vagy másként, de strukturált elektronikus rendszerben tárolt adatok, információk, és azok összefüggéseinek az újonnan alkalmazott rendszerbe történő adatszempontok szerinti, logikailag leírható megfeleltetést követő átvétele (konvertálása). Felhasználói képzés Iratkezelő rendszer használatának elsajátításához szükséges felhasználói alapismeretek elméleti és/vagy gyakorlati oktatása. Üzemeltetői képzés Iratkezelő rendszer üzemeltetéséhez, üzemszerű működéséhez szükséges alapismeretek elméleti és/vagy gyakorlati oktatása. Oktatók oktatása Elsősorban a nagyobb felhasználószámmal rendelkező szervezetek esetén a felhasználói kompetenciák megszerzésére alkalmazott konstrukció, ahol kiképzésre kerül a felhasználó néhány kulcs képviselője, akik ezt követően „házon belüli” felhasználói képzéseket tudnak tartani. Szállító biztosítja a tematikát és a megfelelő minőségű oktató anyagot. Bevezetési támogatás A bevezetési támogatásra, vagy másképp a bevezetés alatti felhasználói support-ra a rendszer üzembe helyezését és a felhasználói képzéseket követően kerülhet sor. Amikor a felhasználók először találkoznak éles helyzetben a rendszerrel, szállító szakembere közvetlen személyes és/vagy telefonos támogatást nyújt. Tapasztalatok azt mutatják, hogy az éles indulást követően legfeljebb 3 hónap után már nincs szükség a személyes jelenlétre, és a segítség ezt követően rendszerint telefonos támogatásra korlátozódik.
158
Iratkezelési Szabályzat elkészítése Szállító javaslatot adhat a belső Iratkezelési Szabályzat elkészítésére/kiegészítésére. Az általa elkészítendő szabályzat egy olyan tervezet, amely egyfelől megfelel az iratkezelési jogszabályokban előírtaknak, másfelől illeszkedik a szállított rendszer funkcionalitásához és annak kezeléséhez. A tervezetet a szervezet munkatársaival egyeztetett módon készíti el, és azt az illetékesek jóváhagyásával véglegesítik. Egyéb
szabályzatok
elkészítése
Igény
esetén
szállító
vállalja
egyéb
szabályzatok
elkészítését/kiegészítését. Ilyenek tipikusan, de nem kizárólagosan: • Elektronikus Aláírási Szabályzat tervezet • Mentési- és Archiválási Szabályzat tervezet • Biztonsági, Adatvédelmi Szabályzat tervezet Felhasználói support, támogatás Szállító vállalja, hogy ameddig az iratkezelési rendszer Megrendelő környezetében üzemel, addig biztosítja az igényelt vagy szükséges felhasználó és üzemeltető személyek támogatásának biztosítását, illetve termékre vonatkozó követési és/vagy support funkciók (pl. verzióváltások, adatbázis javítások, recovery, oktatás stb.) ellátását külön szerződés szerint. Üzemeltetői support Az iratkezelő rendszer zökkenőmentes üzemeltetése céljából szállító vállalja a kulcsfelhasználók, adatgazdák, alkalmazásgazdák és rendszergazdák támogatását, átalánydíjas support szerződéses formában. A havidíjas konstrukcióban egy alapdíj van, amely a rendelkezésre állás biztosítéka, továbbá a várható igénybevétel függvényében valamekkora munkamennyiséget is tartalmazhat. Jogszavatosság Szállító kijelenti, hogy az iratkezelő rendszer szállítására vonatkozó szerződések tárgyát képező termékeken nem áll fenn harmadik személynek olyan joga, amely Megrendelő e szerződésből eredő jogait korlátozná, vagy csorbítaná. A szállító a szoftver-szerzők díjazását biztosítja és garantálja, hogy a szerzők a Megrendelővel szemben ilyen díjigénnyel nem lépnek fel. Garancia Szállító a szállított termékeire a licenc-árban 1 év garanciát vállal, mely magában foglalja a termék dokumentációban foglalt működésének biztosítását. Az iratkezelő rendszer esetleges hibáinak javításával kapcsolatban felmerülő költségek teljes egészében szállítót terhelik, kivéve, ha azt az alapinfrastruktúra olyan hibája okozza, amelyért szállító nem vállal felelősséget.
159
Forráskód, továbbfejlesztés Megrendelő az iratkezelő szoftvertermék forráskódját erre vonatkozó, külön megállapodás esetén használhatja csak fel, amennyiben a rendszer továbbfejlesztésére szolgáló komponens használatára szolgláló jogot is megvásárolja. Ez esetben a forráskód Megrendelő részéről történő, a szállító előzetes írásbeli hozzájárulása nélküli megváltoztatása, a garancia elvesztését jelenti, illetve szállító csak az általa átadott, vagy írásos engedélyével megváltoztatott szoftverre vállalja a garanciát. Szoftverkövetés Tartalmát tekintve a licenchez (szoftver-használati engedélyhez) kötődő addicionális jog, amely a vevőt felhatalmazza - a megfizetett időszak alatt - a szoftverből megjelenő valamennyi újabb verzió használatba vételére. Az új verziók telepítésének, betanításának, üzemeltetésének költségei a vevőt terhelik. Jogszabálykövetés Tartalmát tekintve a licenchez (szoftver-használati engedélyhez) kötődő addicionális jog, amely a vevőt felhatalmazza arra, hogy a megfizetett időszak alatt, a releváns jogszabályokban történt változás esetén a szoftvert, annak paramétereit, választható listáit, stb. az új jogszabályokhoz igazíttassa szállítóval. A jogszabálykövetés címén keletkezett újabb változatok telepítésének, betanításának, üzemeltetésének költségei a vevőt terhelik.
Terméktámogatás (szoftverkarbantartás) Tartalmát tekintve a licenchez (szoftver-használati engedélyhez) kötődő addicionális jog, amely a vevő számára lehetőséget biztosít arra, hogy a felhasználással, üzemeltetéssel kapcsolatosan felmerült problémák esetén a gyártó (szállító) segítségét, támogatását (supportját) kérje a megfizetett időszak alatt. Olyan support kérdés vagy kérés esetén, amely garanciális hibajelenséghez nem kötődik, valamint a felhasználói
vagy
üzemeltetési
dokumentációban,
képzéseken
szerepel,
gyártó
vagy
szállító
segítségnyújtásának költségei a vevőt terhelik.
Integráció más szakterület informatikai alkalmazás-moduljával. A szervezeten belül működő más szakterület informatikai alkalmazás-modulja felé történő csatoló felületek kialakításán keresztüli integráció megvalósítása. Ezáltal az egyes alkalmazás-szigetek egymással 160
a szükséges mértékben adat, információ átadás-átvétel és felhasználás lehetőségével egy rendszerbe foghatók össze.
4. TÍZ FONTOS LÉPÉS. IKTATÓ, DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER BEVEZETÉSE ELŐTT * 1. Tájékozódás a piacon, kiválasztási szempontok, lehetőségek felmérése
alapvető jogszabályi követelmények figyelembe vétele
alapvető funkcionális szempontok vizsgálása
funkcionális összehasonlítási szempontok
referencia összehasonlítási szempontok
technikai
összehasonlítási
szempontok
(hardverigény,
operációs
rendszer,
irodai
rendelkezésre
állás,
programcsomag szükséglet)
egyéb
összehasonlítási
szempontok
(licenszelés,
support,
továbbfejleszthetőség, startégiai szempontok...) 2. Az dokumentumkezelési folyamatok áttekintése, igények felmérése
iratkezelési tanácsadó bevonása
kiegészítő, kapcsolódó szolgáltatások és igények meghatározása pl: ősfeldolgozás, bértárolás, bérfeldolgozás
adatmigrációs igény megfogalmazása (régi iratkezelő szoftverből átkonvertálandó adatok körének meghatározása)
iratkezelési folyamat ügyintézés-támogató funkcióinak meghatározása
3. A megfelelő dokumentumkezelő rendszer kiválasztása
az első pont alapján a funkcionális és egyéb szempontok szerint a szállító kiválasztása
szerződéskötés a szállítóval az iratkezelési rendszerre vonatkozóan mely magában foglalja: o licenszdíjat o telepítés és testreszabás/paraméterezés költségét o oktatás díját o esetlegesen szükséges egyedi fejlesztések díját o adatmigráció költségét
*
Forrás: www.ugyiratkezeles.hu 161
4. Az új iratkezelés szabályozás megszervezése
együttműködésben az iratkezelési tanácsdóval, az informatikával és a szoftverszállítóval
jogszabályi ajánlások figyelembe vétele
iratkezelési szabályzat igényekkel való szinkronizálássa
az iratkezelési rendszer testreszabása
5. Az iratkezelési rendszer informatikai bevezetése
a hardveres és szoftveres környezet felmérése
amennyiben szükséges a hiányzó eszközök beszerzése
rendszer telepítése a kiszolgálóra és a kliens számítógépekre
szerepkörök létrehozása, jogosultsági szintek beállítása az iratkezelési szabályzatnak megfelelően
felhasználók létrehozása
rendszer parametrizálása, testreszabása
6. Oktatás
iratkezelési kulcsfelhasználók oktatása
rendszer adminisztrátorok oktatása
felhasználók oktatáa
7. Pilot időszak, párhuzamos használat
adatmigráció esetén feltétlenül szükséges
időtartama a szervezet méretétől, a migrált adatok mennyiségétől és az ügyiratforgalomtól függően 1-3 hét
ideje alatt az iratkezelés a régi szoftverben folyik
az új rendszer használata párhuzamosan folyik, lehetőség szerint minden ügyirat iktatásával, de legalább minden harmadik, negyedik irat rögzítésével
az új rendszer funkcióit valós adatokkal, már migrált adatbázison, de még nem élesüzemben próbálhatják ki a szervezet munkatársai
az esetlegesen felmerülő adateltérések, hibák javítása, egyedi igények kielégítése nem akadályozza a folyamatos, zökkenőmentes ügymenetet
a felhasználóknak elég idejük van, hogy az új rendszer használatát készségszinten elsajátítsák, így minimalizálható a szervezeti ellenállás, valamint az éles üzem közben elkövetett felhasználói hibák (pl. rossz funkció választása, téves iktatás stb.) 162
8. Részletes és pontos testreszabás
a pilot során kiderített hiányosságok kiküszöbölése
az iratkezelési folyamat finomítása és a szoftver végleges parametrizálása, a szervezet egyedi igényei szerint
9. Éles átállás – fokozott rendelkezésre állás
a régi rendszerből az adatok végleges átkonvertálása
a régi rendszer leállítása, adatfelvitel beszüntetése mellett, hogy elkerüljük a rendundáns adatkezelést
a szállító fokozott rendelkezésre állása valamint a kulcsfelhasználók felügyelete, és teljes vezetői elkötelezettség mellett a rendszer éles inulása
10. SIKER, egy stabil és jól működő rendszer segítségével végzi a szervezet az iratkezelési feladatokat
163
TANÚSÍTOTT DOKUMENTUMKEZELÉSI MEGOLDÁS BEMUTATÁSA A könyv ezen fejezete egy tanúsított dokumentumkezelési megoldás a Kontroller Iktató – Ügyiratkezelő rendszer segítségével megoldható iratkezelési folyamatok fontosabb állomásait mutatja be, amelyek elsősorban a közfeladatot ellátó szervekre jellemzőek.
5.1.
KÜLDEMÉNYEK ÉRKEZTETÉSE:
Rendszerben az Érkeztetés menüpontot választva a szervezethez beérkezett küldeményeket érkeztethetjük a jogszabályoknak megfelelő metaadatok, melyek lehetnek papíralapú vagy elektronikus küldemények egyaránt.
Papír alapú küldemény érkeztetése: A szervezethez hagyományos - papír alapon - beérkezett küldemények (posta, fax stb.) érkeztetéséhez és bontásához ki kell tölteni a megfelelő adatokat. Az adatok rögzítésekor megjelenik egy ablak:
164
Ha az Ok gombot válasszuk, ismét megjelenik az Érkeztetés adatlap, ahol megadhatjuk a következő küldemény adatait. Ha a Mégse gombot válasszuk, megjelenik az aktuális iktatókönyv legutolsó rekordja. Ha még nincs megnyitott iktatókönyvünk, akkor az Iktatókönyv megnyitása ablak jelenik meg. E-mailben küldött beadvány érkeztetése: Ha a közfeladatot ellátó szervhez e-mailben küldött elektronikus beadvány érkezik, akkor azt letöltés és ellenőrzés után ellenőrizni kell, ezt segíti az Email fogadás, amely egy kattintással elérhető. A levelek letöltése egy gombnyomásra megtörténik, ekkor a közfeladatot ellátó szer elektronikus beadványok fogadására fenntartott e-mail fiókjából letöltődnek az e- mailek. A letöltést állapotjelző ablak jelzi, amely tájékoztat minket a letöltés folyamatáról, illetve a letöltött levelek számáról. Ekkor megjelenik egy státuszjelző ablak, melyben nyomon követhető hogy hány levél töltődött le a közfeladatot ellátó szerv email fiókjából.
A levelek letöltése után azok egy listában jelennek meg, melyből a következő fontos információkat tudhatjuk meg:
Tárgy
Beküldő
Postafiókba érkezés dátuma
Csatolmányok nevei, típusa.
Elektronikus aláírás van e? (ellenjegyzéssel, minősített elektronikus aláírással és az ellenjegyzéssel és tértivevénnyel egyaránt ellátott levelek minősített elektronikus aláírással egyaránt ellátott beadványok megkülönböztetése.)
165
Ezen kívül természetesen a levelek ellenőrzése is megtörténhet illetve azok érkeztetése is egy gombnyomással, melyet a rendszer naplóz. Az e-mail érkeztetése során ha elektronikus aláírással ellátott a beadvány, akkor megtörténik annak ellenőrzése hogy tartalmaz e időbélyegzőt, a rendszer. Az eredménytől függetlenül a rendszer minden esetben ellátja a bejegyzést elektronikus aláírással és időbélyegzővel, ezzel a rendszert használó közfeladatot ellátó szervnek nagyobb biztonságot nyújtva.
Ez alatt az idő alatt a program ellenőrzi az email mellékleteit, és szervezeti elektronikus aláírással látja el azt, valamint automatikus válasz e-malit küld a feladó e-mail címére, amely tartalmazza:
Költségvetési szervnek a Magyar Államkincstár által közzétett azonosítóját
Az érkezés dátumát
Az érkezés időpontját (óó:pp)
A hatóság által meghatározott, az érkeztetett beadványt azonosító sorszámát
Az érkeztetés után megjelenik egy ablak:
Ha az Ok gombot választjuk, ismét megjelenik az Érkeztetés adatlap, ahol megadhatjuk a következő küldemény adatait. Ha a Mégse gombot válasszuk, megjelenik az aktuális iktatókönyv legutolsó rekordja. Ha még nincs megnyitott iktatókönyvünk, akkor az Iktatókönyv megnyitása ablak jelenik meg. Elektronikus adathordozón benyújtott beadvány érkeztetése Ha a közfeladatot ellátó szervezethez elektronikus adathordozón nyújtanak be beadványt, akkor azt szintén érkeztetni kell. Az Érkeztetés adatlapon ki kell tölteni a megfelelő adatokat. A beadványról hitelesített másolatot az Aláírt mappa létrehozása funkcióval készíthetünk, ahol elektronikus aláírás 166
ellenőrzése mellett hozzácsatolhatjuk a fájlokat a rendszerhez, valamint az adathordozót kísérőlappal láthatjuk el.
5.2.
ÉRKEZTETETT KÜLDEMÉNY IKTATÁSA
Az érkeztetett küldemények bekerülnek a megfelelő szervezeti egység iktatásra váró küldeményei közé, ahol elvégezhetjük azok iktatását.
A megjelenő listában az eddig érkeztetett küldemények adatai láthatóak. A lista alapértelmezett rendezettségét a beérkezés dátuma értékek határozzák meg, a rendezettség csökkenő sorrendben történik. Ha az elektronikus dokumentumot ellenjegyzéssel is ellátták, akkor megjelenik az ellenjegyzést jelző ikon a küldemény sorának végén. Ha az elektronikus dokumentumot minősített elektronikus aláírással látták el, megjelenik a minősített aláírást jelző ikon a küldemény sorának végén. Ha az elektronikus dokumentum tartalmaz ellenjegyzést és minősített aláírást is, akkor azt ismét ikonnal különbözteti meg a rendszer. Ha a küldemények közül iktatni kívánunk egyet, válasszuk annak sorának végén az iktatás gombot. Ekkor megjelenik egy párbeszédablak, melyben megadhatjuk a főszámot, amelyre, vagy amelyik alá a következő szabad alszámra kívánjuk iktatni a küldeményt, illetve választhatjuk még az előzménykeresést is. A főszám megadása után válasszuk a Rendben gombot. Abban az esetben, ha egy új főszámot szeretnénk kezdeni, hagyjuk üresen a mezőt és válasszuk a Rendben gombot. Ha iktatásra kerül a küldemény, akkor az eltűnik a listából, ha az iktatást mégsem hagyjuk jóvá, akkor a funkcióba visszatérve az ikon rózsaszín árnyalatot kap.
167
5.3.
IKTATÓKÖNYVEK KEZELÉSE
A tanúsított dokumentumkezelő rendszer a jogszabályoknak megfelelően nem szab semmilyen korlátot az iktatókönyvek számát tekintendően és biztosítja az iktatókönyv hiteles zárását és nyitását egyaránt. A tanúsított iratkezelő rendszerben lehetőség van olyan iktatókönyvrendszer létrehozására, mely igazodik a szerv meglévő iratkezelési szabályzatához. Az iktatókönyvek céljaira legalább kétféle elnevezési mechanizmust biztosít:
olyan mechanizmust, amellyel strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot (azaz a szervezeten belül az iktatókönyvek között egyedinek számító azonosító jelet) lehet rendelni minden iktató könyvhöz,
olyan mechanizmust, amely minden iktatókönyvhöz egy egyedi szöveges címet rendel.
A tanúsított iratkezelő rendszer lehetővé teszi az iktatókönyvek lezárását és új iktatókönyvek létrehozását, és nem szab semmilyen gyakorlati korlátot a definiálható iktatókönyvek számát illetően. Az iktató könyv folyamatos számozással működik, korlátlan fő- és alszám áll rendelkezésre az iktatáshoz.
5.4.
IRATÁRI TERV
A funkció segítségével a szervezet irattári terve hozható létre és tartható karban, azaz ezzel a funkcióval a tanúsított iratkezelési megoldást igazítani lehet a közfeladatot ellátó szervek irattári tervéhez. Az irattári tervet év közben is módosíthatjuk új tétel hozzáadásával. Az irattári tervet az adott év iktatókönyvéhez tartozóan automatikusan elmenti a rendszer. Irattári tételek karbantartása A funkció segítségével az irattári terv listából kiválasztott irattári tételek adatait tarthatjuk karban, illetve új iratári tételt adhatunk meg. Új irattári tétel felvitele Lehetőségünk van korlátlan számú irattári tétel rögzítésére. Erre a rendszer kétféle elnevezési mechanizmust is biztosít:
168
olyan mechanizmust, amellyel az irattári terven belül egyedinek számító azonosító jelet lehet rendelni minden tételhez,
olyan mechanizmust, amely min den tételhez egy egyedi szöveges címet rendel.
Létező irattári tétel módosítása Kiválasztva a megfelelő irattári tételt, módosíthatjuk és menthetjük a változásokat az irattári tervünkbe. Irattári terv csoportok Az irattári terv főcsoportjainak, csoportjainak és alcsoportjainak irattári tételeihez illeszkedő elsődleges besorolási sémát hozhatunk létre.
5.5.
IKTATÁS TANÚSÍTOTT RENDSZERREL
Az iktatás funkció segítségével könnyedén megoldhatjuk alszámos vagy főszámos kimenő vagy bejövő irányú iratok iktatását. A könnyebb átláthatóság érdekében az iktatáson belül két lehetőséggel találkozhatunk a főszámos iktatással és az alszámos iktatással.
5.5.1. FŐSZÁMOS IKTATÁS Az aktuális iktatókönyvünkben kérhetünk egy új főszámmal rendelkező adatlapot, főszámos iktatás adatainak beviteléhez. A rendszerben korlátlan számú főszám és alszám kérhető. A funkció kiválasztásakor az Iktatás adatlap jelenik meg, melyet két csoportra oszthatunk: Iktatás és Bejegyzések. Az iktatás adatlapon az ide vonatkozó rendeleteknek megfelelő adattartalmat láthatjuk. Az iktatás adatait mehet gomb választásával rögzíthetjük. Az adatok rögzítése után ismét megjelenik az iktatás adatlap, a következő szabad főszám értékkel, és iktathatjuk a következő iratot. Az előző iratra visszaalhatunk egy gombnyomással. Az iktatások közti navigációt az eszköztárban található navigációs gombokkal oldhatjuk meg.
169
A fő iktatás adatlapon a következő adatok vihetőek fel:
tárgy
beküldő/feladó
tárgyszavak
érkezett dátuma
határidő dátuma
elintézés dátuma
irattárazás dátuma (automatikusan töltődik ki irattárazáskor)
ügyintéző
státusz legördülő mezőből
hivatkozási szám
irattári tétel
előirat
utóirat
hatósági (amennyiben az irat jelentéskötelezett)
mellékletszám
iratfajta
irány
iktató neve (automatikus)
állapot 170
megjegyzés
A metaadatok kitöltésénél olyan segédfunkciók állnak rendelkezésünkre, mint az automatikus kiegészítés, a tallózás, a naptár, ezzel is gyorsítva az iktatás rögzítését. Iktatás sztornózása az eszköztárban található sztornó gomb választásával lehetséges, ekkor a program megerősítést kér, ha a jóváhagyást válaszuk, akkor az iktatás sztornózásra kerül, ez annyit jelent, hogy adatai csak olvashatóak lesznek. Az iktatás átiktatható az átiktatás gombbal, ekkor meg kell adnunk a főszámot, mely alá át akarjuk iktatni az iratot (a megadott főszám alatti következő szabad alszámot kapja), illetve ha az iratot új főszámra kívánjuk iktatni, akkor üresen kell hagynunk a mezőt. Az átiktatás után az eredeti iktatás sztornózásra kerül. Papír alapú érkeztetett küldemény iktatása: A papír alapú érkeztetett küldemény iktatásakor nincs más teendő, mint megadni a megfelelő adatokat az iktatás adatlapon és a mehet gombbal rögzíteni azokat. Ha főszámos iktatás történik, előadói ívet nyomtathatunk. Az előre beállított típusú előadói ívet a rendszer főszámos iktatás után képes automatikusan is nyomtatni, ha élünk ezzel a beállítással. E-mailből érkeztetett beadvány iktatása: Az e-mailben küldött beadvány iktatásakor az iktatás adatlapon automatikusan megjelenik az email és az email összes melléklete, külön feltüntetve a bejegyzések részen. Iktatás után- amennyiben van elektronikus aláírás a beadványon – az elektronikus aláírást ellenőrizni kell. Az ellenőrzés legkorábbi időpontja az első automatikus ellenőrzés után egy nappal lehetséges. Az ellenőrizendő iratokat bármikor kikereshetjük a rendszer segítségével. Elektronikus adathordozón benyújtott beadvány iktatása Az iktatás adatlapon meg kell adni a megfelelő adatokat, majd az elektronikus dokumentumok (tartalmi és alaki) ellenőrzése után a dokumentumokat hozzá kell csatolni a bejegyzésekhez, és minősített aláírással kell ellátni.
171
5.5.2. ALSZÁMOS IKTATÁS A kívánt főszámra állva kiválasszuk az Iktatás menü Új alszám menüpontját, vagy az Új alszám gombot. Ezzel máris megadhatjuk az új alszámot az aktuális főszám alá. Az ablak szerkezete és használata nagyban hasonlít az új főszám létrehozása ablakhoz, a különbség mindössza annyi, hogy itt a tárgy, az érkezett, az irattári tétel és az ügyintéző mezők már tartalmaznak értékeket. Ezeket az értékeket természetesen módosíthatjuk.
5.6.
EGYÉB IKTATÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ ÜGYIRATKEZELŐ FUNKCIÓK
Ez a fejezet a már iktatott iratok kezelésére kialakított ügyiratkezelő funkciókat ismerteti, ezen funkciók az iktatás adatlapon találhatóak.
5.6.1. BEJEGYZÉSEK CSATOLÁSA A bejegyzések csoportban egyéb, az irathoz tartozó elektronikus dokumentumokat csatolhatunk az iktatáshoz, melyeket később megtekinthetünk. A csatolt fájlok méretére, kiterjesztésére nincs korlátozás (a szerver gép beállításától függ). Új bejegyzés hozzáadásához válasszuk az új bejegyzés gombot. A megjelenő ablakban tallózzuk ki a fájlt. A Kísérőlap jelölőnégyzet használatával csatolás után nyomtatásra kerül a kísérőlap.
A bejegyzés hozzáadása után a bejegyzés megjelenik a listában. Ha új bejegyzést kívánunk hozzáadni az iktatáshoz, válasszuk ismét az új bejegyzés gombot. 172
Utólagosan a bejegyzések nem módosíthatóak. A fájlok és a hozzájuk fűzött megjegyzések (ha van ilyen), bármikor megnyithatóak megtekintésre, ha van arra jogosultsága a felhasználónak. Ha egy bejegyzést törlünk a törlés gomb segítségével, a listában akkor is ott marad, de megkülönböztetést kap, hogy téves bejegyzés lett csatolva. Bármikor megtekinthetjük, hogy mely felhasználó milyen műveletet végzett a bejegyzéssel (megtekintések, törlések). Az Információs ikonra kattintva megtekinthetjük a bejegyzés hozzáadásakor beírt információkat, illetve ki is nyomtathatjuk őket. Ha egy elektronikus aláírással ellátott fájlt kívánunk hozzáadni a bejegyzésekhez, akkor a program automatikusan ellenőrzi azt (ilyenkor ki kell tölteni a hitelesítési záradék adatokat is). Ezen esetekben a program automatikusan ellátja minősített elektronikus aláírással is a csatolt mappát. Egyéb esetekben az összes fájl hozzáadása után kell egy aláírt mappát készíteni. A bejegyzések mellett különböző ikonok találhatóak, melyekre ráállítva az egérkurzort, megjelenik egy szöveges segítség, melyben a bejegyzés hitelességével kapcsolatos információkat láthatjuk. Az ikonok jelentése a következő: Elektronikus aláírással nem rendelkező bejegyzés. Még nem ellenőrzött aláírás, vagy érvénytelen aláírás. Az ellenőrzés a bejegyzés csatolása után legkorábban egy nappal lehetséges. Ha letelt az egy nap, akkor erre az ikonra kattintva megtörténik az ellenőrzés. Aláírt tértivevény. Ellenjegyzést jelző ikon. Minősített aláírást jelző ikon. Ellenjegyzést és minősített aláírást jelző ikon. A bejegyzések funkció az elektronikus adathordozón benyújtott beadványról készített elektronikus másolat elkészítését is segíti. Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet V. fejezetébe részletesen szabályozza az elektronikus adathordozón benyújtott beadványról készített elektronikus másolat elkészítését.
173
A tanúsított dokumentumkezelési megoldás segítségével a dokumentumról készített másolatot hozzá kell csatolni az ügyirathoz, bejegyzések hozzáadása segítségével. A csatoláskor a rendszer automatikusan ellenőrzi a beadványon található elektronikus aláírást és tájékoztat minket az ellenőrzés eredményéről. Az összes dokumentum hozzáadása után az aláírt mappa funkció használatával előállítható az a hitelesített mappa, melyben az összes elektronikus másolat megtalálható a hitelesítési információkkal együtt és tartalmazza a felhasználó minősített elektronikus aláírását.
5.6.2. ALÁÍRT MAPPA LÉTREHOZÁSA A funkció a Bejegyzések csoportban található. Használatával az irathoz addig csatolt dokumentumok beilleszthetők egy minősített aláírással ellátott mappába, a mappa neve a főszám – alszám – év adatokból tevődik össze. A hitelesített másolatok előállítását segíti elsősorban a funkció. Nagy előnye hogy képes több fájlt egyszerre aláírni, nem kell minden fájlt külön- külön aláírni. Az elektronikus dokumentumról készített papíralapú másolat Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet V. fejezete részletesen szabályozza a másolatok előállításának menetét, mind a papíralapú, mind az elektronikus dokumentumokra. Az elektronikus dokumentum nyomtatása után fel kell tüntetni a nyomtatványon a kiadmányozó személy, valamint a hatóság nevének és az aláírás időpontjának szöveges megjelenítését, szervezeti aláírással ellátott elektronikus dokumentum esetén a szervezeti aláíráshoz tartozó tanúsítvány szerint az aláírót meghatározó adatokat. A záradékban az elektronikus dokumentum azonosítására vagy a másolat készítésére vonatkozó azon adatokat, amelyek az elektronikus dokumentum tartalmából egyébként nem állapíthatóak meg, de a másolatot kérő szempontjából jelentőséggel bírnak, és azoknak a másolatot kérő tudomására jutása az eljárás eredményességét nem veszélyezteti; -„az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” záradék szöveget. Papíralapú dokumentumról elektronikus másolat készítése A 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló törvény szabályozza a papír alapú dokumentumokról elektronikus másolatok készítését. Rendszer segítségével a papíralapú dokumentumról készített elektronikus másolatot hozzá kell csatolni az ügyirathoz, a bejegyzések hozzáadása segítségével. Az összes dokumentum hozzáadása után az Aláírt mappa létrehozása funkció használatával előállítható az a hitelesített mappa, melyben az összes elektronikus másolat megtalálható a hitelesítési információkkal együttesen. 174
5.6.3. FUNKCIÓ HOZZÁADÁSA A JOGOSULTSÁGOKHOZ A funkció használatával egy ügyirat megtekintésére, módosítására adható jogosultság. Abban az esetben használható, amikor egy korlátozott jogosultsággal rendelkező felhasználónak engedélyezni kívánjuk, hogy betekintést nyerjen egy általa nem használható iktatókönyvbe. A megfelelő jogosultságú felhasználó a megfelelő ügyiraton állva, a jogosultság hozzáadása ikonra kattintva jóváhagyhatja a jogosultságadást.
Adott ügyirat megjelenik, mint jogosultsági funkció a Felhasználói jogosultság adatlapon. Innentől fogva a rendszergazdai jogokkal rendelkező felhasználó a megfelelő felhasználóknak vagy felhasználó csoportoknak adhat olvasási, módosítási, vagy törlési jogot az adott ügyiratra, ha arra felhatalmazást kap.
5.7.
KIADMÁNYOZÁS, EXPEDIÁLÁS
Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányozni kell. A kiadmányozás funkció az iktatott iratok kiadmányozására, valamint az expediálásra szolgál. A funkció az iktatott ügyiratok mindegyikének adatlapján érhető el a bejegyzések csoport fölötti ikonsoron. A kiadmányozás ikont választva megjelenik a kiadmányozás, expediálás adatlap, amelyen rögzíthetjük az adatokat.
175
Papír alapú dokumentumok kiadmányozása: A rendszerben a papír alapú ügyirat, vagy irat kiadmányozása a megfelelő adatok megadásával történhet. Papír alapú dokumentumok expediálása: A rendszerben a papír alapú ügyirat, vagy irat az expediálás adatainak megadásával történhet. Csak kiadmányozott iratot tudunk expediálni. Vegyes dokumentumok kiadmányozása: A vegyes dokumentumok tartalmaznak papír és elektronikus dokumentumokat is egyaránt. A tanúsított iratkezelő rendszer automatikusan hitelesíti a kiadmányozott elektronikus iratot (minősített elektronikus aláírással látja el) az adatok megadása után. Ha egy ügyiratnak, iratnak van bejegyzése, akkor a kiadmányozás adatlapon ki kell tölteni a hitelesítési záradékot. Jóváhagyáskor a program automatikusan létrehoz egy elektronikus mappát. A mappa neve a főszám – alszám - év adatokból tevődik össze. A mappát el kell látni a kiadmányozó személy minősített elektronikus aláírásával is. A mappa tartalmazza a bejegyzéseket és a kiadmányozáskor megadott záradék tartalmát. Az előállított mappát a kiadmányozás elvégzése után a bejegyzések közül lehet letölteni, és elküldeni levelezőprogramunk segítségével. Vegyes dokumentumok expediálása:
176
Vegyes dokumentumok expediálása szintén csak akkor lehetséges, ha már megtörtént a kiadmányozás. Ekkor az adatok kitöltése után, ha a mehet gombot választjuk, el kell látnunk az expediálandó mappát az expediáló személy minősített elektronikus aláírásával. Elektronikus dokumentumok kiadmányozása: Az elektronikus dokumentumok kiadmányozása a vegyes dokumentumokkal megegyező módon történhet. Az elektronikus dokumentumok a bejegyzések között rendelkeznek hitelesített mappával. A dokumentumok kiadmányozásához válasszuk a kiadmányozás ikont, adjuk meg a szükséges adatokat, a hitelesítési záradék adatait is ki kell tölteni. A mehet gomb választására megjelenik egy folyamat ablak, amely tájékoztat minket a folyamat állapotáról, majd el kell készítenünk a minősített aláírást. A művelet végén megjelenik a Kiadmányozás, Expediálás sikeres feliratú ablak, ahol az Ok gombot kell választani. Elektronikus dokumentumok expediálása: Az elektronikus dokumentumok expediálása csak akkor lehetséges, ha már megtörtént a kiadmányozás. Az expediáláshoz szükséges adatok megadása után az es3 mappát el kell látni az expediáló személy minősített elektronikus aláírásával.
177
5.8.
IRATTÁRAZÁS
Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni, az Irattárazás funkció, ezt segíti elő. Egy irat csak akkor irattárazható, ha le van zárva. Az irat pedig nem zárható le, amíg nincs ellátva irattári tétellel.
Az irattárazás funkció használatában nincs eltérés papíralapú, vegyes és elektronikus dokumentumok esetében. A folyamat során a következő metaadatokat kell megadnunk:
irattárba vétel időpontja
irattári átvevő
irattári tétel (automatikus)
irattárba helyezés időpontja
selejtezhetőség időpontja (automatikus)
levéltárba adhatás időpontja
Amennyiben az irattárazás már el lett végezve adott iraton, és annak adatait ismételten megtekintjük, a rendszer tájékoztat minket hogy már selejtezve van-e az irat vagy levéltárban, illetve e kettő közül melyik műveletre vár az irat. Az irattárazás funkció használatában nincs eltérés papíralapú, vegyes és elektronikus dokumentumok esetében.
178
5.9.
SELEJTEZÉS, LEVÉLTÁRAZÁS
A Selejtezés, levéltárazás funkció az iratok selejtezését, levéltárba adását, illetve az iratnak ezen események valamelyikére történő kijelölését valósítja meg.
Az irattárazott iratok az irattári tétel alapján meghatározott ideig megőrzésre kerülnek. A megőrzési idő lejártával az irat a hozzá tartozó irattári tétel alapján selejtezhető vagy levéltárba adható, ennek megfelelően az iratokat leválogathatjuk, és elvégezhetjük rajtuk a megfelelő műveletet. A Selejtezéshez szükséges metaadatok:
selejtezhető (automatikus)
selejtezés időpontja
selejtező
ellenőr
selejtezésre kijelöl (kitöltésével az irat kijelölhető selejtezésre)
selejtezési megjegyzés
179
Levéltárba adáshoz szükséges adatok:
levéltárba adható (automatikus)
levéltárba adás időpontja
átadó
átvevő
átadásra kijelöl ( kitöltésével az irat kijelölhető levéltári átadásra)
átadási megjegyzés
A megfelelő művelet elvégzése után az iratok állapota selejtezett vagy levéltárazott állapotot vesz fel, metaadataik még hozzáférhetőek a felhasználók számára, de nem végezhető rajtuk semmilyen művelet.
5.10. KÖLCSÖNZÉS A kölcsönzés funkció segítségével rögzíthetjük, hogy ki kölcsönözte az iratot a szervezeten belül. A Kölcsönzések ikonra kattintva megjelenik a Kölcsönzés ablak, ahol az iratok kölcsönzését és visszavételezését végezhetjük el. Kölcsönzött irat csak visszavételezés után kölcsönözhető újból, illetve csak visszavételezés után selejtezhető, adható levéltárba.
Ha egy irat kölcsönzött (az ablak alján is látható a listában), akkor a kölcsönzéshez szükséges mezők inaktívak, egészen addig, míg vissza nem lett vételezve az irat. A rendszer nyilvántartja a kölcsönzésekkel kapcsolatban a következő adatokat: 180
kölcsönzés időpontja
kölcsönző
kölcsönző felhasználó
kölcsönzést engedélyező
határidő
visszavétel dátuma
visszavevő
Ha egy irat kölcsönzött (az ablak alján is látható a listában), akkor a kölcsönzéshez szükséges mezők inaktívak, egészen addig, míg vissza nem lesz vételezve az irat.
5.11. ÜGYIRAT HELY
Az Ügyirat hely funkció segítségével nyomonkövethetővé vállnak számunkra az iratok, azaz bármikor lekérdezhetjük, adott irat mikor, melyik ügyintézőnél volt illetve kinél található adott pillanatban.
5.12. ÜGYIRAT ÁLLAPOT
Ha egy bejelentkezett felhasználó módosítja az ügyirat állapotát, akkor az nyomon követhető az Ügyirat állapot funkcióval. Ha kattintunk a gombon, előugrik egy ablak, ahol végigkísérhetjük az adott ügyirat állapotának változásait.
5.13. IRAT EXPORTÁLÁSA
A funkció segítségével bármelyik iratot exportálhatjuk egy tömörített fájlba. Az exportálás során az ügyirat összes metaadata exportálásra kerül szabványos formátumban.
181
5.14. VISSZAKERESHETŐSÉG A keresés menü használatával rendkívül gyorsan megtaláljuk a keresett ügyiratot, illetve ha a kívánt ügyirat sorában duplán kattintunk, akkor rögtön módosíthatjuk az adatait is, ha van hozzá megfelelő jogosultságunk. Ha a keresések bármelyikének találati listáján kiválasztjuk a szükséges iratot, a program ablak megjeleníti annak adatait, és kezdeményezhető a kívánt művelet (pl.: kölcsönzött irat visszavétele, vagy egy selejtezésre kijelölt irat selejtezése).
5.14.1. RÉSZLETES KERESÉS A program részletes keresést is biztosít számára. A keresési feltételek megadásánál igen sok adat közül választhatunk, és egyszerre több adatra is kereshetünk. A funkció meghívásakor az alábbi Részletes Keresés nevű párbeszédablak jelenik meg. Az adatlapon egyik adat megadása sem kötelező.
A következő ügyirat metaadatokra kereshetünk a funkció segítségével:
érkezés dátumára
ügyirat érkeztetőszámára
iktatószámra
tárgyra
beküldőre
irattári tételre
ügyintézőre
határidőre 182
megjegyzésre
hivatkozási számra
iratállapotra
tárgyszavakra
Továbbá kikötésként megadható hogy csak a főszámok között keresünk, illetve hogy az irattári tétellel még nem rendelkező iratok jelenjenek meg. A keresés egy gombnyomásra indul, a találatokat nyomtathatjuk vagy exportálhatjuk csv kiterjesztésű fájlba. 52
5.14.2. HATÁRIDŐKRE KERESÉS A menüpont segítségével meg tudjuk keresni, hogy mely ügyirat, irat határideje járt le, illetve hány nap van még vissza a határidő leteltéig. A keresést elvégezhetjük akár ügyintézőkre is. A listázás után a program kiírja a találatokat. A lejárt határidőket a program piros színben írja ki a könnyebb megkülönböztetés érdekében.
5.14.3. TÁRGYMUTATÓ / NÉVMUTATÓ Ha az ügyiratok között tárgy vagy név szerint kívánunk keresni, akkor válasszuk ezt a menüpontot. Ez a két funkció azon felhasználóknak fontos, akik papíralapú iktatásról térnek át tanúsított ügyiratkezelő rendszerre.
5.14.4. ELSZÁMOLTATÁSI JEGYZŐKÖNYV Az ügyintéző nevén lévő le nem zárt iratok lekérdezhetőek. A találati lista rögtön nyomtatható és akár felhasználható elszámoltatási jegyzőkönyvként is.
5.14.5. ÉRKEZTETÉS A menüpont segítségével kereshetünk az érkeztetett iratok között. A keresést szűkíthetjük akár a küldemény érkezésének dátumára, érkeztetőszámára, beküldőjére illetve a küldemény érkeztetőjére.
183
A listázás gomb választása után a program kiírja a találatokat, melyeket nyomtathatunk vagy csv fájlba menthetünk. A találatok listáján bármelyik elemre is kattintunk, megjelenik az adott elem érkeztetés adatlapja ahol további információk tekinthetőek meg. A funkció segítségével az érkeztetőkönyv is nyomtatható adott időszakonként. 55
5.14.6. IRATTÁROZÁS A funkció segítségével az irattárba adott, selejtezett, vagy ezen műveletek valamelyikére kijelölt iratokat kereshetjük ki.
184
A listázás gomb választása után a program kiírja a találatokat, melyeket nyomtathatunk, vagy CSV fájlba menthetünk. 56
185
5.14.7. KÖLCSÖNZÉS A funkció segítségével a kölcsönzött iratokat kereshetjük ki. A keresés t a következő adatok alapján végezhetjük el:
kölcsönzés időpontja
iktatószám
kölcsönző
kölcsönzési határidő
Az összes kiadott irat megjelenítésére is lehetőség van. A listázás után a megtalált iraton elvégezhetjük a visszavételezést is.
186
5.14.8. SELEJTEZÉS, LEVÉLTÁRI ÁTADÁS A funkció segítségével a selejtezett, selejtezésre kijelölt vagy a levéltárnak átadott vagy átadásra kijelölt iratokat kereshetjük ki. A selejtezés vagy a levéltárazás művelete a listaablakból kezdeményezhető.
A lista ablakban egy nyomógomb gomb használatával a találati listában szereplő iratokat adhatjuk át a levéltárnak, az iktatókönyvek levéltári átadásának megfelelő XML formátumban szervezeti elektronikus aláírással ellátva. 58
187
5.14.9. KIADMÁNYOZÁS, EXPEDIÁLÁS A funkció segítségével a kiadmányozott, expediált iratokat kereshetjük ki a következő szempontok alapján:
iktatószám
irattári tétel
tárgy
címzett
kiadmányozás és/vagy expediálás dátuma
kiadmányozó és/vagy expediáló személye
A kívánt irat megtekintését a listaablakból kezdeményezhetjük. 59
5.14.10.
ESEMÉNYNAPLÓ
A funkció segítségével az összes felhasználónk által végzett összes műveleteket lekérdezhetjük időszak és művelet szerinti lebontásban. A rendszer tárolja az elektronikus aláírásokra vonatkozó adatokat is. A megjelenő listában láthatóak az adott időszaknak és műveleteknek megfelelő adatok Időpont, Felhasználó, Munkaállomás, Művelet szerint. Ezen adatokkal minden felhasználó minden mozzanatára kereshetünk, amelyet a rendszerben végzett.
5.15. NYOMTATVÁNYOK
Egy tanúsított iratkezelő rendszernek természetesen támogatnia kell a mindennapi ügykezeléshez szükséges
nyomtatványok
előállítását
is.
Ebben
a
fejezetben
az
összes
nyomtatvánnyal
megismerkedhetünk, amelyeket a rendszer képes előállítani.
Iktatás adatai Ha az iktatókönyvben az aktuális iktatás adatait szeretnénk kinyomtatni, válasszuk ezt a menüpontot. A program a nyomtatás előtt egy új, nyomtatás ablakban megmutatja a nyomtatandó dokumentum képét Előadói ív
188
Az aktuális iktatáshoz nyomtathatunk előadói ívet. Ha kiválasztjuk a funkciót, az előző funkcióban leírtakhoz hasonlóan járhatunk el. A rendszer minden szükséges adatot kitölt az előadói ív nyomtatványon. A funkció segítségével bármikor nyomtatható előadói ív, akár pótlólagosan is, valamint elkerülhetőek az előadói ív nyomdától való megrendelésének problémái is. Hatósági statisztika A hagyományos, papíron történő statisztika készítése kézzel, sok ráfordítással történik. A tanúsított iratkezelő rendszer elvégzi a munkát helyettünk. A program a rögzített adatok alapján kitölti a hatósági statisztikát, melyet rögtön ki is nyomtathatunk. Iktatókönyv Lehetőségünk van az aktuális iktatókönyvet kinyomtatni, ehhez válasszuk ezt a menüpontot. A kinyomtatott iktatókönyvben minden ügyirat minden adata megjelenik a levéltárak által elfogadott módon. Tárgymutató / Névmutató A tárgymutató és a névmutató, szintén előállítható a rendszer segítségével, ezzel kiváltható a Tárgymutató és Névmutató nehézkes, papíralapú nyilvántartásának vezetése.
Irattári terv A közfeladatot ellátó szer irattári tervét nyomtathatjuk ki csoportosítva a hivatalos felhasználásra is alkalmas formátumban. A segítségével az iratkezelési szabályzat irattári terv melléklete is előállítható.
5.16. FELHASZNÁLÓK KEZELÉSE, JOGOSULTSÁGOK
A tanúsított iratkezelési megoldás lehetővé teszi korlátlan számú felhasználó felvitelét a rendszerbe. A felhasználókat csoportokba rendezhetjük. Egy felhasználót bármelyik csoportba, vagy több csoportba is besorolhatunk egy egyszerü „drag and drop” módszerrel.
Felhasználói csoportok létrehozása Az ügyiratkezelő rendszerben tetszőleges számú felhasználói csoport létrehozható és a csoporton belül tetszőleges számú felhasználó besorolható. A csoportokhoz jogosultságok is társíthatóak.
189
A felhasználói jogosultságok A funkció célja hogy a szervezet IBK-hoz és a Helyi Iratkezelési Szabályzathoz illeszthető jogosultsági szintek legyenek kialakíthatóak. A funkciót csak a rendszeradminisztrátor érheti el. A funkció lehetővé teszi a jogosultságok tartalmának differenciált meghatározását, felhasználói csoportok és jogosultságaik létrehozását. Egy felhasználó szerepelhet külön egyedi jogosultságokkal, de tagja lehet egy vagy több csoportnak is és csoporton belül rendelkezhet kevesebb vagy többlet jogosultságokkal.
Bármelyik felhasználó, vagy felhasználó csoport nevét is válasszuk a Jogosultságok listában, megjelenik az összes kiosztható jogosultság. A jogosultságtesztelés használatával ellenőrizhető hogy a választott felhasználónak milyen funkciókhoz van olvasási, módosítási vagy törlési joga. Egy funkcióhoz való jogosultságot annak neve mellett található ikonokra kattintva adhatunk meg. Az ikonok sorrendje: olvasás, módosítás törlés. Ha a három érték közül valamelyik engedélyezve van, akkor az ikon zöld színű. Ha le van tiltva, akkor piros. Ha az ikon kék, akkor vagy nincs megadva jogosultság, vagy öröklött.
190
6. ESETTANULMÁNY BEVEZETŐ
A XXI. század elején egyre több fórumon hallhatunk a közigazgatás szolgáltató szerpéről. Az üzleti szférához hasonlóan a központi és a helyi közigazgatási intézményeknek is egyre nagyobb gondot kell fordítaniuk ügyintézési folyamataik hatékonyságának növelésére. Mindez nem csak az ügyintézéshez szükséges idő jelentős csökkentését jelenti, hanem a folyamat teljes kontrollját valamint az állampolgárok (ügyfelek) részére számos kényelmi szolgáltatás bevezetését. Ilyen szolgáltatások lehetnek például az elektronikus beadványok fogadása, telefonos vagy internetes tájékoztatás az egyes ügyek állásáról, esetleg teljeskörű elektronikus ügyintézés lehetősége. A
jól
szervezett
dokumentumkezelés
minden
közfeladatot
ellátó
intézménynél
alapvető
fontossággal bír. Egy hivatal életében mindez nem csak a bejövő és kimenő dokumentumok szigorú számadású nyilvántartását, az ügyintézési folyamatok dokumentálását, hanem az ügyiratok szakszerű rendezését, gyors visszakereshetőségét is magában foglalja. Mindemellett biztosítani kell, hogy a fehalmozódott iratvagyon tárolását, megőrzését, jogszabályoknak megfelelő módon történő levéltári átadását, valamint selejtezését. További feladatként merül fel, hogy az egyes iratokba, csak az arra jogosultak tekintsenek be, a módosítások, változások pedig nyomon követhetőek és visszakereshetőek legyenek. Elmondható tehát, hogy jó iratkezelés nélkül nincs hatékony ügyintézés.
6.1.
A PROJEKT ELŐZMÉNYE
Salgótarján Megyei Jogú Város jelentős ügyiratforgalmat kezel, főszámra iktatott iratai éves szinten elérik az ötvenezret. Nógrád megye székhelye célul tűzte ki, hogy az infokommunikációs eszközöket és szolgáltatásokat széles körben hatékonyan használó önkormányzattá váljon, amely különösen az eközigazgatás, az e-gazdaság és az e-demokrácia, valamint az innováció erősítése segítségével felgyorsítja a – fenntartható és versenyképes – tudásalapú gazdaság és társadalom fejlődését. Mindezen célok megvalósításának első fontos lépése, a back office folyamatok hatékonyságát ugrásszerűen megnövelő, hatékony, elektronikus ügyiratkezelő rendszer bevezetése. Fő mérlegelési szempontokként az önkormányzat következőket határozta meg: A rendszer megfelel-e a hatályos jogszabályi környezetnek?
191
Rendelkezik-e a 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendeletnek megfelelő teljeskörű tanúsítvánnyal? Milyen moduljai, funkciói vannak a rendszernek? Támogatja-e a rendszer a beérkező iratok elektronikus archiválását (szkennelés)? Támogatja-e a rendszer a szervezetnél keletkező dokumentumok tárolását? Támogatja-e a rendszer az elektronikus aláírás használatát? Hány telepített, működő referenciája van rendszernek? Mekkora a részesedése a fejlesztő cégnek a piacon? Rendelkezik-e azonos ágazati területen referenciával? Rendelkezik-e fejlesztő rendszeres ügyfélelégedettség méréssel? Ha igen, kiadja-e annak eredményét? Mi az ajánlott szerveroldali hardverigény? Milyen szerveroldali szoftverkörnyezetet igényel a megoldás?
Mi az ajánlott kliensoldali hardverigény?
Milyen kliensoldali szoftverkörnyezetet (operációs rendszer, irodai programcsomag) igényel a megoldás?
Elérhető-e a rendszer teljes funkcionalitása böngészős felületen (Internet Explorer, Firefox, Opera)?
Milyen szabványos technológiával lehetséges kapcsolódni a rendszerhez?
Lehetőség van-e a régi rendszerből az adatok átemelésére (adatmigráció)?
A szállító biztosít-e telefonos supportot, 7x24 órás rendelkezésre állást?
Milyen gyorsan képes a szállító az esetlegesen felmerülő hibák elhárítására?
Milyen licenszelési feltételeket és szolgáltatási díjakat kínál – Ár/Érték arány?
Az adatmigrálás igénye kiemelkedő fontosságú, hiszen az iktató iroda munkáját nagyban megnehezítené, ha az új rendszer mellett párhuzamosan a régi használatával lehetne csak egyes keresési feladatokat megvalósítani, valamint ismételten rögzíteni kellene az átiktatásra kerülő dokumentumokat. Eme szempontok figyelembe vételével az önkormányzat informatikai szakemberei a Kontroller Iktató, Ügyiratkezleő rendszer bevezetése mellett döntöttek, mert a fenti szempontok alapján, a piacon elérhető szoftverek közül a legjobbnak bizonyult. A legelterjedtebb piacvezető szoftver több mint 600
192
településen működik, mely garanciát jelent a minőségre, a megfelelő supportra, és a fejlesztő cég bevezetések terén szerzett tapasztalata minimalizálja jelen projekt kockázatát.
193
6.2.
A PROJEKT MUNKASZAKASZAI
A projekt két fő munkaszakaszra osztható. 1.
Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése
2.
Elektronikus dokumentumkezlés és digitalizált iroda megvalósítása
Az első szakasz a Kontroller Iktató Ügyiratkezelő Rendszer bevezetését, testreszabását jelenti. Eme fázis célja, hogy az önkormányzat sikeresen alkalmazzon egy korszerű, teljeskörű tanúsítvánnyal rendelkező rendszert, mely az iktatáshoz szorosan kapcsolódó feladatok mellett képes az ügyiratok teljes életútjának nyomon követésére. Lekérdező funkciói révén a napi- és időszakos, gyakorlati munkához, statisztikai célokra alkalmas információk előállítására alkalmas.
6.2.1. A KONTROLLER IKTATÓ, ÜGYIRATKEZELŐ RENDSZER BEVEZETÉSE A rendszer bevezetésének előnyei: hatályos jogszabályoknak megfelelő rendszer: a 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendeletnek teljes mértékben megfelelő, teljeskörű tanúsítvánnyal rendelkező rendszer elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelést támogatja, digitális aláírással és hitelesítéssel gyors, mert akár 1-2 hónapos használat után az iratkezelésre fordított idő az 1/4-re, 1/5-re csökkenthető hatékony, mert minden adatot csak egyszer, és egy helyre kell felvinni, az előadói ív, előadói munkanapló, tárgymutató, névmutató nyomtatható. naprakész, mert az információk azonnal lekérhetők felhasználóbarát, mert könnyű kezelhetősége miatt nem szükségesek informatikai ismeretek a használatához egyszerű, mert egy központi szerverről fut, nem kell telepíteni az intézmény összes számítógépére
194
rugalmas, mert saját felhasználó-kezeléséből következően, akár egy munkaállomásról több felhasználó is csatlakozhat biztonságos, mert az adatok csak a kiszolgáló számítógépen tárolódnak adott szervezet igényinek megfelelő szerepkörök könnyedén kialakíthatóak a kétdimenziós felhasználó és jogosultságkezeléssel A bevezetett rendszer főbb funkciói Érkeztetés A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer egyaránt képes a hagyományos papíralapú küldemények érkeztetésére, az e-mailben küldött elektronikus dokumentumok érkeztetésére is, valamint a dokumentum faxszerverről való fogadására. Elektronikus dokumentumok esetében az elektronikus aláírás ellenőrzése és a válaszüzenet küldése automatikusan megtörténik. Az automatikus válaszüzentben az érkeztetőszám is megjelenik. Az érkeztetés során az esetleges bontással kapcsolatos információk is kezelhetőek. Gyors keresési lehetőség a nyomtatható érkeztetőkönyvben.
Elektronikus dokumentumkezelő rendszer Korlátlan számú iktatókönyv kezelésével a Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer támogatja a szervezeti egységenkénti iktatást. Az egyes iktatókönyveket csak a megfelelő jogosultságú felhasználók érhetik el. Egy iktatókönyvön belül egy főszámhoz korlátlan számú alszám rendelhető. Könnyen kezelhető iktatási felület, a rögzített adatok kiválasztását segítő segédikonokkal (felvitt adatok kiválasztása, keresése). Fájl csatolási lehetőség minden irathoz, hitelesítési lehetőséggel (digitális irattár). Csatolt elektronikus dokumentumok hitelességének ellenőrzése. Irattározás támogatása, segítése az irattári tétel alapján a megfelelő dátum felajánlásával, átadókönyv készítéssel és nyomtatással. Selejtezés, levéltárazás elvégzésének támogatása, ellenőrzött eljárásokkal, visszakereshető módon, átadókönyv készítéssel és nyomtatással. Megváltozhatatlan eseménynapló kezelése, minden műveletről, változtatásról. Szükséges nyomtatványok előállítása, egy gombnyomásra: előadói ív, hatósági statisztika, név- és tárgymutató, iktatókönyv, irattári terv.
195
Hatósági statisztika elkészítése a rögzített adatok alapján. Irattári terv kialakításának támogatása a tételek és csoportok kezelésével.
Ügyintézés Hiteles másolatok készítésének támogatása, az ide vonatkozó jogszabályoknak megfelelően. Papíralapú, vegyes és elektronikus dokumentumok expediálása, kiadmányozása. Postakönyv készítése, és nyomtatása. Ügyiratok, iratok kölcsönzésének kezelése, a kölcsönzési határidők nyilvántartásával. Az ügyiratok, iratok kikérésének kezelése, jegyzék készítésével, szervezeti egységenként, dokumentáltan. Ügyiratok, iratok nyomonkövetése, állapot figyeléssel. Visszakereshetőség biztosítása általános és célirányos kereső funkciók biztosításával, a csatolt állományokban is, könnyen kezelhető, nyomtatható találati listákkal.
Elektronikus aláírás A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláírás készítéshez, vagy ellenőrzéshez a Microsec cég által fejlesztett e-Szignó 3.1 programot használja. A MICROSEC e-Szignó 3.1 elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az e-Szignó 3.1 segítségével Windows XP és Windows 2000/2003 rendszeren az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni.
A rendszer működési környezete A rendszer kiválasztásánál fontos szempont, hogy szabványos technológiákra épülő, bővíthető alkalmazás
legyen,
mely
később
sikeresen
integrálható
az
önkormányzat
által
használt
szakalkalmazásokkal. A Kontroller rugalmassága, valamint fejlesztői környezetében is előremutató megoldásai révén tökéletesen alkalmas arra, hogy hosszú távon elégítse ki a szervezet igényeit. A rendszer teljes mértékben webes felületet használ, egy szerver gépen kerül elhelyezésre, és az szolgálja ki a klienseket, tehát, nincs szükség telepítésre a kliens gépeken, ezzel érhető el a magas szintű adatbiztonság. A szerverhez csak a rendszeradminisztrátor férhet hozzá, így a programfájlok, és az 196
adatbázis fájlok védve vannak. A szervert védelmét egy megfelelően szigorú jogosultsági rendszer látja el, valamint külső támadások elleni védekezésül az önkormányzat tűzfala mögé került elhelyezésre. A rendszer által támogatott több kiszolgáló szoftver közül a netTeam és az önkormányzat szakemberei az APACHE-ot választották, ami napjaink vezető szoftvere, mind a gyorsaság, mind a megbízhatóság terén. A kapcsolatot az adatbázis és a felhasználók között, PHP programnyelv teszi lehetővé. A böngészőből nem nézhető vissza a program forrása és a szerverhez való hozzáférés tiltása miatt ez magas fokú védelmet nyújt. A programba csak felhasználónév és jelszó ismeretében lehet belépni.
Az önkormányzat ügyiratkezelési gyakorlata A Polgármesteri Hivatal iratkezelését a Jegyzői Iroda szervezetében működő Iktató Iroda központi iktatás keretében látja el, mely azt jelenti, hogy az egész hivatal szervezetére minden évben 1. sorszámmal kezdve egy helyen és folyamatosan történik az iktatás. Az iktató iroda létszáma: 8 fő, az főszámra iktatott ügyiratok mennyisége eléri az 50 ezret. Az önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kezeli. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az iktatás az irodáktól elkülönített helyiségben történik. A kézi irattár külön helyiségben, a központi irattár az épületen kívül található. Az Önkormányzat a jogszabályi követelményeknek mindenben megfelelő, egyedileg tervezett előadóívet használ, melyet nyomdában gyártatnak, így az iktató kollégáknak az előadóív nyomtatása során csak az adatokat kell kimonytatniuk, a kereteket nem. Ez a megoldás nem csak időt, hanem nyomtatási költséget is megtakarít a hivatalnak. A folyamat során a papír alapú dokumentum vándorol az érkeztetőből, az iktatóba, majd ügyintézőhöz és végül az irattárba. A Kontroller a teljes folyamatot végigkíséri, így segítségével nem csak a dokumentumokról rögzített adatokat lehet megtekinteni, hanem az ügyirat helye (ügyintézőnél, irattárban..) valamint az ügyirat története is megtekinthető. A folyamatot a következő ábra személteti
197
1. ábra: Az ügyiratkezelés folyamata
Szignálás
Fizikai irattár
Iktatás
Tanúsított iktató, ügyiratkezelő rendszer
Érkeztetés Bontás
Ügyintézés
Vezetői Információ
Elektronikus dokumentumkezelés – úton a digitális iroda felé A teljes elektronikus iroda megvalósításának lényege kulcseleme, hogy a papír alapú dokumentumok szkennelése. A bejövő dokumentumokra szkennelés előtt vonalkód kerül, melyet az érkeztetéskor egy vonalkódolvasó segítségével rögzítenek a rendszerbe. A vonalkód segítségével kapcsolja össze a rendszer a szkennelt képet a dokumentum adatlapjával. Az iktatáshoz, az ügyintézéshez már nincs szükség a papír közlekedésére az egyes osztályok, ügyintézők között, hiszen a Kontroller felülete segítségével az arra jogosult felhasználók már az ügyiratok tartalmát is megtekinthetik. A projekt előnye, hogy az ügyintézés jelentősen felgyorsul, hiszen nincs szükség a papír alapú dokumentumok továbbítására. Az ügyintézők az elektronikus dokumentumokat egy kattintással megnyithatják, és dolgozhatnak velük. A folyamatot a következő ábra szemlélteti:
198
Az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítása alapját képezi az elektronikus ügyintézés, valamint az e-önkormányzat megvalósításának. A Kontrollerhez kapcsolt tartalomkezelő rendszer segítségével lehetővé válik az önkormányzatoknál jelentkező digitális tartalom hatékony kezelése. Tartalomkezelés A teljes elektronikus dokumentumkezelés bevezetése nem csak a szó szoros értelmében vett dokumentumok fogadását, mozgatását és tárolását jelenti. Egy hivatal életében az elektronikus adathordozón rögzített információnak számos típusa van, melyet összességében inkább a tartalom elnevezéssel illethetünk. Ilyen elem lehet pl. egy ügyfél adatainak halmaza, egy meghozott határozat, vagy megkötött szerződés. Az un. strukturált tartalmak kezelése – melyek szemantikailag értelmezhető részekre bonthatóak, mint például az ügyféladatok – adatbázisok alkalmazásával könnyen kezelhetők. Az önkormányzatok által kezelt tartalmak egy jelentős része viszont jóval nehezebben strukturálható (e-mailek, faxok, szkennelt bejövő dokumentumok, az ügyintézők által készített elektronikus dokumentumok stb.) Erre a célra önmagukban – részben a tartalmak viszonylagos nagy mérete és tömege, részben a struktúra hiánya miatt – nem használhatóak a bevált (pl. adatbázisos) technológiák, így dedikált tartalomkezelő rendszer alkalmazása indokolt. Egy közfeladatot ellátó szervnél jellemzően a következő tartalomtípusok fordulnak elő: Papír alapú dokumentumok Webes tartalom E-mail Fax Szkennelt dokumentumok Számítógéppel előállított dokumentumok Rich média Elektronikus űrlapok Az iratkezelő rendszerhez kapcsolt tartalomkezelő (Content Manager) segítségével megvalósítható a teljesen digitális dokumentumkezelés. A tartalomkezelő a dokumentumkezelési és általános háttérrendszer funkciókat szolgáltatja; tetszőleges típusú elektronikus állományok, valamint digitalizált papír alapú dokumentumok feldolgozására is alkalmas. A tartalomkezelő minden állományt hierarchikus tárolókezeléssel tárol, és ennek megfelelően az „üzleti értékének” megfelelő tárolási szinten helyez el. A tartalmaknak – minden más adathoz hasonlóan – van egy jellegzetes hasznossági karakterisztikája, mely az adott tartalom életkorához az elérésének egységnyi késleltetése által okozott anyagi kárt rendeli. Ezen 199
karakterisztika és a rendelkezésre álló tárolók tárolási költség és sebesség mutatói alapján meghatározható egy összerendelés, mely egy adott dokumentumhoz életciklusának különböző szakaszaiban optimális tárolót rendel. A beszkennelt iratok a központi tárolórendszerbe kerülve a Kontroller felhasználói felületéről megtekinthetők. Így az iktatókönyvből közvetlenül az elektronikusan tárolt dokumentumok tartalma is elérhető az arra jogosult felhasználók részére.
A tartalomkezelő lehetőséget biztosít arra, hogy minden felhasználói eseményhez (pl. tartalom létrejötte,
törlése,
megjelenítés
keresési
listában)
eseménykezelőt
rendeljünk.
A Java
nyelven
implementálható eseménykezelő függvények segítségével lehetőség nyílik egyes események tetszőleges lereagálására. Ilyen reakció lehet pl. egy értesítés küldése, folyamat indítása vagy egy Web Service hívása. Előnyök: Skálázható, robusztus architektúra, az egyes tartalomelemek mérete több GB, száma akár több százmillió is lehet; Magas rendelkezésre állás; A rendelkezésre álló üzletmenetbe történő teljes körű, transzparens beilleszthetőség; különböző típusú dokumentumok, tartalmak egységes hozzáférése; egységes megjelenítés; keresési idők csökkenése; munkafolyamatok felgyorsulása; dokumentum életciklus felgyorsulása; törvényi megfelelőség biztosítása; adatintegritás, megőrzés garantálása.
Szabványos technológia A szabványos technológiából, valamint a meglévő illesztőfelületekből adódóan biztosítható, hogy hosszú távon az önkormányzat által használt alkalmazások egy szabványos központi tartalomtárhoz illeszkedjenek, így az egyes szakterületek között magas szintű integráció valósítható meg.
200
A támogatott technológiák:
Egyszerű fejleszthetőség: Java, C++, COM API
Többnyelvűség támogatása, magyar nyelv teljes támogatása
Nyílt szabványokon alapul: SQL, XML, HTTP, J2EE
Elosztott tárolási architektúra
Hierarchikus Archiválás lehetősége
Széleskörű integráció egyéb üzleti rendszerekkel (Lotus, Exchange, SAP, PeopleSoft, Siebel, TSM, MQ, MQ Workflow)
6.2.2. A RENDSZER BEVEZETÉSÉNEK FŐBB FÁZISAI: Tervezés, előkészítés A rendszer bevezetését gondos előkészítő munka előzte meg, mely magában foglalta az önkormányzat informatikai rendszerének vizsgálatát, a meglévő iratkezelési gyakorlat valamint iratkezlési szabályzat elemzését, és természetesen a kialakítandó új iratkezlési rend megtervezését egyaránt. Az önkormányzat célul tűzte ki, hogy rendszer bevezetésével kialakuló új gyakorlat, már a 2007-es iratkezelési szabályzatban is rögzítésre kerüljön. Migráció Ahhoz, hogy az önkormányzat kizárólag az új rendszert használja, a netTeam szakembereinek meg kellett valósítaniuk az előző iktatóprogramból az elmúlt 10 év adatainak átemelését az új rendszerbe. Ennek köszönhetően a felhasználóknak nem szükséges a régi rendszert használniuk, hogy az előirat csatolást, a kereséseket, a szükséges átiktatásokat egyaránt el tudják végezni a Kontroller segítségével. Oktatás Az oktatást a netTeam részéről Vacha Ferenc tartotta az önkormányzat munkatársainak. Az oktatás tematikailag két részre oszlott: felhasználói és adminisztrátori oktatásra. Felhasználói oktatásban az ügyiratkezeléssel foglalkozó munkatársak, adminisztrátori oktatásban az informatikusok részesültek. Az átadott ismeretanyag tematikája:
1. A program általános ismertetése. 201
2. A program felhasználói felülete, és kezelése. 3. A program funkciói. 4. A program funkciói közötti összefüggések. 5. Gyakorlati tapasztalatok megosztása. 6. Gyakorlati kérdések megválaszolása. Szakmai ismeretanyag tematikája: 1. A program technikai ismertetése 2. Távoli elérés használata 3. A program testreszabása, beállítások Pilot A két hétig tartó pilot üzem során a felhasználók a régi iktatóprogram mellett már a Kontroller használatát is elkezdték. A pilot üzem lényege volt, hogy az éles iktatás ugyan még a régi szoftverben történt, de az iratok egy részét már a Kontrollerben is iktatták. Természetesen a pilot üzem indulása előtt a netTeam szakemberei már befejezték az adatmigrációt, így az önkormányzat munkatársai valós adatokkal, de tesztkörnyezetben szerezhették meg a megfelelő jártasságot a szoftver kezelésében. A pilot időszak alatt mind az önkormányzat mind a netTeam megbizonyosodhatott arról, hogy az régi iktatóprogramból az adatok tökéletesen átkerültek a Kontrollerbe, valamint a felhasználók kockázatmentesen, készségszinten sajátították el az új rendszer kezelését. A pilot időszak egy egésznapos oktatással és megbeszéléssel zárult, melyen a netTeam szakemberei válaszoltak a használat során felmerült kérdésekre, valamint elvégezték azokat a testreszabási műveleteket, melyekre az önkormányzat igényt támasztott. A pilot pénteki napon zárult. A hétvége során a régi szoftverből véglegesen átkonvertálásra kerültek az adatok a Kontrollerbe, így a következő hétfőn elindulhatott az élesüzem. Testreszabás A rendszer végleges testreszabása során a következő főbb feladatokat kellett megvalósítani: jogosultsági rendszer beállítása, tesztelés; egyes adatmezők alapértelmezett értékeinek beállítása; lekérdezések, listák testreszabása; egyedi előadóívre nyomtatandó adatok körének, és nyomtatási képének beállítása.
202
Élesüzem A Pilot időszak sikeres zárásával adott volt a lehetőség, hogy az élesüzemet mind informatikai, mind humán téren maximális biztonsággal indítsa el az önkormányzat. Salgótraján MJV Polgármesteri Hivatala 2007 februárjában sikeresen bevezette a Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszert. A projekt vezetői az önkormányzat részéről: Göröcsné Godó Orsolya – tanácsos Feladata az iratkezelés szakmai felügyelete és koordinálása. A szakmai igények megfogalmazása, találkozók szervezése mellett az önkormányzat részéről a projektben részt vevők munkájának irányítása. Kiss Csitári Iván – informatikus Feladata a projektvezetővel való együttműködés informatikai területen. Az önkormányzat részéről a szükséges infrastruktúra biztosítása, valamint az adminisztrátori feladatok ellátása
A projekt résztvevői a netTeam-DMSone Zrt. részéről: Varga László – projektvezető Feladata a projekt koordinálása, az önkormányzattal való kapcsolattartás, koordinációs feladatok. Vacha Ferenc – fejlesztési koordinátor, iratkezelési szakértő Feladata a bevezetés szakmai irányítása, a bevezetendő rendszer és az iratkezelési szabályzat szinkronjának biztosítása, valamint az adminisztrátori és felhasználói oktatás lebonyolítása. Négyes János – szoftverfejlesztő Feladata a rendszer testreszabása, valamint a felmerülő egyedi igények kielégítése.
www.dmsone.hu
203
VI. INTÉZKEDÉSEK A HIVATAL FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN
A Hivatal feladatkörének megváltozása esetén a feladatot átvevő Hivatalnak kell intézkednie az érintett önkormányzat(ok) hivatala irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
A jóváhagyott iratkezelési szabályzatot a munkatársak előtt ismertetni kell. A szervezeti egységek vezetői az iratkezelési szabályok betartását kötelesek ellenőrizni az irányításuk alá tartozó területen. A szabályzat végrehajtásáért felel a Polgármesteri Hivatal valamennyi dolgozója. Jelen
Iratkezelési
Szabályzat
2007.
………..napján
lép
hatályba.
Ezzel
egyidejűleg
a
………….számú Jegyzői utasítás hatályát veszti.
Dátum……………
…………………………….
(aláírás)
204
205
1. számú melléklet FOGALOMTÁR Megnevezés:
Magyarázat:
Adat
I
a számítástechnikában adatnak minősül minden olyan információhalmaz, amely egy meghatározott formátumban egyszerűen és kényelmesen továbbítható illetve alkalmazható;
Adatbázis
I
az adatok rendszerezett gyűjteményét jelöli, amely ezáltal könnyen értékelhetővé, használhatóvá és frissíthetővé válik;
Adatbiztonság
I
az informatikai (adattároló és feldolgozó) rendszer állapota, amelyben az adatok elvesztésének illetve megsemmisülésének kockázata különböző intézkedésekkel elviselhető mértékűre csökkenthető. Ez az állapot olyan nemzetközi szabványokon alapuló előírások és megelőző biztonsági intézkedések betartásának eredménye, amelyek az információk elérhetőségét, sérthetetlenségét és megbízhatóságát érintik. Az adatok technikai védelmét jelenti;
Adatvédelem
I
az adatok jogi értelemben vett (tőrvényekkel, szabályzatokkal való) védelemét jelenti;
Aláírás-ellenőrző adat:
A
olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot megismerő személy az elektronikus aláírás ellenőrzésére használ;
Aláírás-létrehozó adat:
A
olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ;
Aláírás-létrehozó eszköz:
A
olyan hardver, illetve szoftver eszköz, melynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza;
Aláíró:
A
az a természetes személy, aki az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult;
206
Alszámos iktatás:
E
az ügyben elsőként keletkezett, vagy érkezett irat iktatószámának alszámain kerülnek iktatásra, az ügyre vonatkozó további iratváltások;
Archiválási szolgáltató:
A
az e törvényben meghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató;
Átadás:
K
irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;
Átadás-átvételi jegyzék:
E
az iratátadás dokumentum;
Átadó ív:
E
az iratok átadását-átvételét igazoló ív. Az átadó ívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni;
Átmeneti irattár:
K
a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik;
Beadvány:
K
valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat;
Besorolás:
J
az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és eljárási szabályoknak megfelelően;
Besorolási séma:
J
az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra;
A
az e törvény 1. számú mellékletében foglalt követelményeknek eleget tevő aláírás-létrehozó eszköz;
K
iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;
Biztonságos eszköz: Csatolás:
aláírás
létrehozó
átvétel
tételes
rögzítésére
szolgáló
207
Digitális aláírás:
I
digitális adatok hitelesítésére szolgáló kódsorozat, amely matematikai algoritmussal készített, és a titkos üzenetek végéhez csatolt. Lehetővé teszi, hogy minden digitálisan aláírt üzenet olvasója ellenőrizni tudja az üzenetet küldő személyazonosságát, és az üzenet sértetlenségét. A küldő privát kulcsával készül és annak publikus kulcsával lehet ellenőrizni eredetiségét. Dokumentumfüggő, azaz, ha bármilyen változtatás történik az aláírt üzenetben, akkor a digitális aláírás nem fejthető vissza;
Dokumentum:
J
egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum;
Elektronikus aláírás ellenőrzése:
A
az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírásellenőrző adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával;
Elektronikus érvényesítése:
aláírás
A
annak tanúsítása minősített elektronikus aláírás vagy e szolgáltatás tekintetében minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy időbélyegző, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt;
Elektronikus felhasználása:
aláírás
A
elektronikus adat elektronikus aláírással történő ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenőrzése;
Elektronikus aláírás:
A
elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;
Elektronikus aláírási termék:
A
olyan szoftver vagy hardver, illetve más elektronikus aláírás alkalmazáshoz kapcsolódó összetevő, amely elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások nyújtásához, valamint elektronikus aláírások, illetőleg időbélyegző készítéséhez vagy ellenőrzéséhez használható;
Elektronikus formátuma:
D
elektronikus dokumentum formátumának tekintendő az a műszaki előírás, amely az elektronikus dokumentum értelmezhetőségének biztosítása céljából összefüggő módon rögzíti
dokumentum
a)
meghatározott
felhasználási
célú
elektronikus
208
dokumentumfajta egyes műszaki jellemzőit, felépítését vagy adatszerkezetét, ideértve az elektronikus dokumentum informatikai rendszerek közötti kicserélésének feltételeit és eljárását is, vagy b) az elektronikus dokumentumot tároló elektronikus adathordozóval szemben támasztott követelményeket; Elektronikus dokumentum:
A
elektronikus eszköz útján értelmezhető adat-együttes;
Elektronikus hitelesítés:
I
az elektronikus aláírás hitelesítés szolgáltatás keretében a hitelesítés szolgáltató azonosítja az igénylő személyét, tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változtatások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információt;
Elektronikus irat:
B
számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak;
Elektronikus másolat:
H
valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adat együttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adat együttest;
Elektronikus okirat:
I
olyan elektronikus irat, amely nyilatkozattételt, illetőleg nyilatkozat elfogadását vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magába;
Elektronikus tájékoztatás:
K
olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet;
Elektronikus út:
C
az eljárási cselekmények elektronikus adatfeldolgozást, tárolást, illetőleg továbbítást végző vezetékes, rádiótechnikai, optikai vagy más elektromágneses eszközök útján történő végzése;
Elektronikus ügyintézés:
C
a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési
209
munkamozzanatok összessége; Elektronikus visszaigazolás:
K
olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét;
Elektronikusan aláírt irat:
K
az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat;
Elektronikusan történő aláírás:
A
elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;
Előadói ív:
K
az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;
Előirat:
E
az érkezett előzménye;
Előírt formátum:
J
az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló 12/2005. (X. 27.) IHM rendeletben előírtak szerinti formátum, amelyet a közigazgatásban, az elektronikus kapcsolattartásban el kell fogadni;
Előzményezés:
J
az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni;
Elsődleges besorolási séma:
J
a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésében az elsődleges besorolási séma mindig az irattári terv;
Érkeztetés:
K
az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben;
küldeménynek
korábban
már
regisztrált
210
Érvényességi lánc:
A
az elektronikus dokumentum vagy annak lenyomata, és azon egymáshoz rendelhető információk sorozata, (így különösen azon tanúsítványok, a tanúsítványokkal kapcsolatos információk, az aláírás-ellenőrző adatok, a tanúsítvány aktuális állapotára, visszavonására vonatkozó információk, valamint a tanúsítványt kibocsátó szolgáltató elektronikus aláírás ellenőrző adatára és annak visszavonására vonatkozó információk), amelyek segítségével megállapítható, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírás, illetve időbélyegző, valamint az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt;
Expediálás:
K
az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;
Feladatkör:
B
azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;
Fokozott biztonságú elektronikus aláírás:
A
elektronikus aláírás, amely a) alkalmas az aláíró azonosítására, b) egyedülállóan az aláíróhoz köthető, c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és d) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető;
Gépi adathordozó:
K
külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;
Hatáskör:
B
az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni;
Hitelesítési rend:
A
olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely tanúsítvány felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja,
211
illetőleg meghatározott alkalmazások számára; Hivatkozási szám:
E
a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;
Hozzáférési jogosultság:
E
meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;
Időbélyegzési rend:
A
olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely időbélyegző felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára;
Időbélyegzés:
A
a szolgáltató az elektronikusan dokumentumhoz időbélyegzőt kapcsol;
Időbélyegző:
A
elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;
Iktatás:
K
az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;
Iktatókönyv:
K
olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;
Iktatószám:
K
olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;
Informatikai célrendszer:
F
a hatóság által elektronikus ügyintézés nyújtása céljából igénybe vett informatikai eszközök (szoftver és hardver eszközök) összessége, amelyek a közigazgatási hatósági eljárásban az ügyféllel vagy más hatósággal kapcsolatot tartanak, vagy amelyek a közigazgatási hatósági üggyel kapcsolatos adatot kezelnek;
Interaktív szolgáltatások:
C
az egyszerű tájékoztatáson túlmenő olyan szolgáltatások, letölthető űrlapok, keresőrendszerek, tematikus tájékoztatók,
aláírt
elektronikus
212
amelyek csak az ügyfél aktivitását igénylik, a szolgáltatást nyújtó szerv által előkészített dokumentumok alapján; Internetes ügyfélszolgálat:
C
az elektronikus közigazgatási ügyfél tájékoztatás és szolgáltatások igénybevételét lehetővé tevő, az ügyintézési lehetőségekről tájékoztatást nyújtó nyilvános internetes felület;
Irat:
T
valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adat együttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;
Iratkezelés:
T
az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;
Iratkezelési Szabályzat:
B
a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv;
Iratkezelési szoftver:
J
az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere;
Iratkezelő:
E
az ügyiratok kezelésével megbízott személy;
Iratkölcsönzés:
K
az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;
Irattá nyilvánítás:
J
az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el; az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett
213
fizikai, illetve elektronikus tárolóhely;
Irattár:
T
Irattárba helyezés:
K
az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre;
Irattári anyag:
T
rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;
Irattári terv:
T
a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;
Irattári tétel:
K
az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;
Irattári tételszám:
K
az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód;
Irattári tételszámmal való ellátás:
J
az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;
Irattározás:
B
az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;
Kapcsolatos szám:
B
ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez;
214
Képi megfelelés:
H
az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum - joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;
Kézbesítés:
K
a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;
Kezelési feljegyzések:
K
az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;
Kiadmány:
B
a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat;
Kiadmányozás (kiadványozás):
B
a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről („K” betűjellel);
Kiadmányozó:
B
a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;
Kijelölt tanúsító szervezet:
G
olyan szervezet, amely megfelelőség értékelési eljárásban tanúsító tevékenység végzésére jogosult a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek tekintetében a - közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet - 2. melléklet szerinti kijelölési okiratban foglaltak szerint;
Közfeladatot ellátó szerv:
T
az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;
Közirat:
T
a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;
T
a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír
Közlevéltár
illetékessége
215
(illetékességi köre):
elő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni;
Közlevéltár:
T
a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;
Központi irattár:
K
a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár;
Küldemény bontása:
K
az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;
Küldemény:
K
az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;
Láttamozás:
B
az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;
Lenyomat:
A
olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amelynek képzése során a használt eljárás (lenyomatképző eljárás) a képzés időpontjában teljesíti a következő feltételeket: a) a képzett lenyomat egyértelműen származtatható az adott elektronikus dokumentumból; b) a képzett lenyomatból az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történő következtetés; c) a képzett lenyomat alapján az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges olyan elektronikus dokumentum utólagos létrehozatala, amelyre alkalmazva a lenyomatképző eljárás eredményeképp az adott lenyomat keletkezik;
Levéltár:
T
a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;
Levéltárba adás:
K
a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;
216
Levéltári anyag:
T
az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;
Levéltári gyűjtőkör:
T
a maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény közlevéltárba adási, illetve a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem ír elő, továbbá a természetes személyek maradandó értékű iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad, vagy megvásárol); a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében;
Levéltári kutatás:
T
Magánirat:
T
a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat;
Maradandó értékű irat:
T
a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;
Másodlat:
K
az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;
Másolat:
K
az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;
Másolatkészítő rendszer:
H
a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese;
Megsemmisítés:
K
a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése;
Mellékelt irat:
K
az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő
217
irattól - elválasztható; Melléklet:
K
valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;
Metaadat:
J
strukturált vagy félig strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át azon tartományokon belül, amelyekben létrehozására sor került;
Minősített elektronikus aláírás:
A
olyan - fokozott biztonságú - elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki;
Minősített hitelesítés szolgáltató:
A
az e törvény szabályai szerint nyilvántartásba vett, minősített tanúsítványt a nyilvánosság számára kibocsátó hitelesítésszolgáltató;
Minősített tanúsítvány:
A
a törvény 2. számú mellékletében foglalt követelményeknek megfelelő olyan tanúsítvány, melyet minősített szolgáltató bocsátott ki;
Mutatózás:
B
a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél;
Naplózás:
K
az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása;
Nyilvános magánlevéltár:
T
a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek;
Papíralapú dokumentum:
H
a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;
Papíralapú közokirat:
H
papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 195. § (1) bekezdése szerinti közokirat; a levéltári anyagnak a raktári rendszerezés, illetve rendezés vagy tagolás során kialakított része, a raktári épületnek és
218
Raktári egység:
E
helyiségnek, valamint a tárolás eszközeinek megfelelően;
Selejtezés:
K
a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;
Személyes adat:
T
a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) rendelkezései az irányadóak;
Szerelés:
K
ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;
Szerv:
T
jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet;
B
a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket;
Szignálás:
K
az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;
Szolgáltató:
A
elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást nyújtó természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet;
Tanúsítás:
G
olyan eljárás, amely alapján egy független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező, e rendelet alapján kijelölt szervezet tanúsítványban igazolja, hogy egy iratkezelési szoftver megfelel a külön jogszabályban előírt követelményeknek;
Tanúsítvány:
A
a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenőrző adatot a 9. § (3), illetőleg (4) bekezdése szerint egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatali) jelleget;
Tartalmi megfelelés:
H
az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az - a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen - biztosítja a
Szervezeti Szabályzat:
és
Működési
219
papíralapú dokumentum - a joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést; Továbbítás:
K
az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;
Ügyfélkapu:
C
az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus szolgáltatást nyújtó szervekkel;
Ügyintézés:
B
valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;
Ügyintéző:
K
az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;
Ügyirat:
K
egy ügyben keletkezett valamennyi irat;
Ügyiratdarab:
B
az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza;
Ügykör:
K
a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;
Ügyvitel:
B
a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;
Vegyes ügyirat:
J
papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
220
221
JELZÉSEK
T a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, K a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, B a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet (hatályon kívül lett helyezve), E Jogi normában nem szereplő, kizárólag e szabályzatban megjelenő fogalom, A az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény, C a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, D az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet, H a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X.27.) IHM rendelet, F az elektronikus ügyintézést együttműködési képességéről
lehetővé
tevő
informatikai
rendszerek
biztonságáról,
és egységes használatáról szóló 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet, G közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet, J a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet, I E-kormányzati értelmező kisszótár. 222
2. számú melléklet HOZZÁFÉRÉSI JOGOSULTSÁG KÉRŐ/MÓDOSÍTÓ/VISSZAVONÓ ADATLAP
Igénylést kitöltő személy neve:
Tel.sz.:
Foglalkoztatott: Neve:
Tel.sz.:
Beosztása: Jogviszony típusa: (köztisztviselő, közalkalmazott, szerződéses, stb.) Hivatal neve: Szervezeti egysége: Szervezeti egység vezetője: Közvetlen vezető: Jogviszony kezdete/vége: Munkavégzés helye (cím, emelet, ajtó) :
Alkalmazás igénylés Irodai programcsomag (MS intranet): Postafiók: Internet: Webes levelezőrendszer: Egyéb alkalmazás:
alapjog
módosított jog
Office,
223
Iratkezelő rendszer jogosultsága: (X-el jelölje a megfelelőt) Érkeztető teljes szervnek: Iktató, iratkezelő saját magának: Saját szervnek iktató, iratkezelő szignáló Saját és alárendelt szervezetnek: iktató, iratkezelő szignáló Teljes szervnek: iktató, iratkezelő szignáló Irattáros Ügyintéző Lekérdező Helyettesítő
Dátum:
20… év … hó … naptól - 20… év … hó … napig
Kit (kinek a szerepköre):
Visszavonási záradék: Visszavonást kérő vezető: Helységnév és dátum:
Engedélyező (jegyző):
Készült: 2 pld.-ban Kapja: 1. pld.: jegyző 2. pld.: rendszergazda
224
3. számú melléklet
IRATMINTATÁR
1. GYŰJTŐÍV 2. ELŐADÓI MUNKANAPLÓ 3. IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV 4. IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV 5. TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK 6. RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK 7. DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK 8. IRATPÓTLÓ LAP (ŐRJEGY) 9. IRATKÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ
225
1. számú iratminta
GYŰJTŐÍV
Iktatószám
Érkezett
Beküldő neve
Címe
Beküldő ikt.száma:
226
2. számú iratminta
ELŐADÓI MUNKANAPLÓ
20…. évre
Előadó neve:.…………………………………………….. beosztása:…………………………………………
Sorszám
Kelt
Ügyirat/iktató szám
Átvevő ügyintéző aláírása
Kelt
Elintézés kódja
Határidő
Átvevő iratkezelő aláírása
A munkanaplók és átadókönyvek elsődleges célja az irat útjának dokumentált nyomon követés, utólagos visszakereshetősége, úgy a papíralapú, mint az elektronikus ügyvitelben. Ennek következtében legfontosabb rovat az átadás-átvétel aláírással, vagy egyébszemélyi azonosító módszerrel történő igazolása.
Előadói munkanapló hagyományos rovatokkal kapható papíralapú nyomtatványon. Az önkormányzatoknál, ennek ellenére, célszerű az ügyrendhez kapcsolódó saját formátumú munkanaplók, átadókönyvek kialakítása tekintettel, arra, hogy ezek statisztika készítés céljára is alkalmasak.
Elektronikus iratkezelés és elektronikus ügyintézés esetén az átadás-átvétel dokumentálása is elektronikus úton történik.
227
3. számú iratminta ………………………………………… szerv megnevezése Ikt. szám: IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV Készült: ...................................................................................................................................... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) A selejtezési bizottság tagjai: ...................................................................................(név, beosztás) ....................................................................................(név, beosztás) ................................................................................... (név, beosztás) A selejtezést ellenőrizte:............................................................................................(név, beosztás) A munka megkezdésének időpontja: .................................................................................(dátum) A munka befejezésének időpontja: ...................................................................................(dátum) Az alapul vett jogszabályok1: ...................................................................................................... ....................................................................................................... Selejtezés alá vont iratok: ............................................................................................................ (szervezeti egység megnevezése, az irat évköre) Eredeti terjedelem: .............................................................................................................. (ifm) A kiselejtezett iratok mennyisége: ...................................................................................... (ifm) A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt … lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratok kiselejtezését javasolják. A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül. k.m.f.
……………………………………..
…………………………………….. P.H.
……………………………………..
……………………………………..
ellenőrző vezető aláírása 1
az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolása
228
A selejtezési jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni. Két aláírt és lebélyegzett példányt az illetékes levéltárnak kell megküldeni. Az illetékes levéltár rendeletben előírt szövegű bélyegző lenyomattal aláírással és pecséttel hitelesíti a megsemmisítési engedélyt.
Az iratanyag megsemmisítésére engedéllyel rendelkező vállalatokat (papírgyár) vagy vállalkozókat célszerű igénybe venni, ezek zárt rendszerben semmisítik meg a selejtezésre kijelölt iratokat. Ez a rendszer biztosítja az adatok védelmét. A zárt rendszerű megsemmisítésről javasolt igazolást kérni, s ezt a selejtezési ügyirathoz csatolni.
229
4. számú iratminta
szerv megnevezése Ikt. szám:
IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV
Készült: ....................................................................................................................................... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) Átadó: ......................................................................................................................................... (átadó szerv megnevezése) ....................................................................................................................................... (átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése) Átvevő: ....................................................................................................................................... (átvevő szerv megnevezése) ....................................................................................................................................... (átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése) Átvétel tárgyát képező iratanyag: ................................................................................................ (iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése) Az átadás-átvétel indoklása: ........................................................................................................ ....................................................................................................... ....................................................................................................... k.m.f. ……………………………………..
……………………………………..
átadó
átvevő
P.H.
P.H.
Melléklet: ………… lap IRATJEGYZÉK Készült 3 példányban 1 pld. Átvevő 1 pld. Átadó 1 pld. Irattár
230
Az átadás-átvétel iratjegyzék melléklete az átadási egységek szintjén készül: lehet tételszintű, raktári egységszintű, és darabszintű. Az átadási szint meghatározásánál fontos szempont, hogy az átadó és átvevő felelőssége az átadási egységek szintjéig terjed. Pl. Levéltári átadás esetén raktári egységekben történik az átadás: doboz, kötet, csomó stb.; az átmeneti irattárból a központi irattárba tételszinten történik az átadás; az ügyintézők hivatal átadása esetén darabszinten szükséges az átadás.
231
5. számú iratminta
TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK
IRATTÁRI JEL IRATTÁRI TÉTEL MEGNEVEZÉSE ügykör
ágazat
kódjel
SELEJTEZETT ÉVEK TÓL-IG
A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a kiselejtezésre javasolt iratok TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉKE. Egyszerűbb selejtezési eljárás esetén célszerű az iratjegyzéket a jegyzőkönyv szövegébe belefoglalni.
232
6. számú iratminta
RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK
Az iratlétrehozó/tulajdonos/őrző megnevezése………………………………………………… Az irat-együttes címe: évköre: mennyisége (raktári egységben és folyóméterben):
Raktári egység Irattári jel sorszám
megnevezés
Tétel megnevezése
Keletkezés évszáma
Egyéb azonosító
Az iratjegyzéken szereplő irat-együttes raktári egységeinek számozását mindig 1-gyel kell kezdeni és folyamatosan sorszámozni. A raktári egység megnevezése rovatba a tároló egység megnevezését kell írni: doboz, kötet, csomó, téka, lemez, tekercs stb. Az egyéb azonosító rovatba kerül az ügyiratok egyedi azonosítója, iktatószáma stb.,a raktári egységben elhelyezett mennyiség kezdő és végső száma, azonosítója tól-ig formában.
A raktári-egység szintű iratjegyzék használható a levéltárba adásról készült jegyzőkönyvhöz, egyéb átadásátvételi jegyzőkönyvhöz és a raktári egységek irattári helyének (topográfiájának) adataival kiegészítve az irattári anyag nyilvántartására is.
233
7. számú iratminta
DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK
Az iratlétrehozó neve:…………………………………………………… Az irat-együttes megnevezése:……………………………………………… évköre:……………………………………………………. mennyisége ……………………………………………… (összesen oldal, lap, stb és iratfolyóméter)
Sorszám
Irattári jel
Iktatószám/ évszám
Tárgy
Mennyiség (oldal,lap,leütés, karakter stb.)
A darabszintű iratjegyzék készülhet az ügyiratszintjén, és készülhet az ügyiratot alkotó iratdarabok szintjén is. Használjuk átadás-átvételi jegyzőkönyvek mellékleteként pl. a levéltárba adáskor visszatartott iratokról, vagy hivatal átadás-átvételi, illetőleg előadói munkakör átadási jegyzőkönyvek mellékleteként. Az iratdarabok szintjén készülő iratjegyzékeket célszerű használni a másolatok készítésekor, beleértve bármilyen adathordozóra készülő másolatokat és az elektronikus másolatok is.
234
8. számú iratminta
IRATPÓTLÓ LAP (Őrjegy)
A KIEMELT IRAT irattári helye (irattár neve, polc sorszáma, doboz/csomó stb. sorszáma) ….............................. azonosító száma (iktató/vagy tételszám, /év) ………………………………………………… tárgya/megnevezése ………………………………….............................................................. kiemelés ideje (év, hó, nap) …………………………………………………………………… kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés) ……………………………… kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma …………………………………………… kiemelést kérő neve …………………………………………… kiemelést végző neve, aláírása …………………………………………… kölcsönzési határidő (év, hó, nap) ) …………………………………………… visszahelyezés ideje (év, hó, nap) …………………………………………… visszahelyezést végző neve, aláírása ……………………………………………
Készülhet 3 példányban, évente eggyel kezdődően sorszámozva (hármasával sorszámozva!). Az első példány az irat helyére kerül, a kölcsönzés idejére. A második a kölcsönzési idő szerinti sorrendben lefűzve, a kölcsönzés határidő-nyilvántartása. A harmadik sorszám szerint lefűzve kölcsönzési naplóként funkcionál.
235
9. számú iratminta KÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ
A kölcsönzött irat
iktatószáma és/vagy tételszáma
A kölcsönző
A kölcsönzés célja
neve
betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés*
irattár neve/állv./polc/ doboz/csomó stb. sorszáma
Visszavétel
Visszavevő aláírása
Megjegyzés
ideje
irattári helye tárgya
Kölcsönzési határidő
aláírása
év, hó, nap
év, hó, nap
236
4. számú melléklet
Kivonat a Büntető Törvénykönyvből (1978. évi IV. törvény) II. Fejezet A bűncselekmény és az elkövető I. Cím A bűncselekmény 10. § (1) Bűncselekmény az a szándékosan vagy – ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti – gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. (2) Társadalomra veszélyes cselekmény az a tevékenység vagy mulasztás, amely a Magyar Köztársaság állami, társadalmi vagy gazdasági rendjét, az állampolgárok személyét vagy jogait sérti vagy veszélyezteti.
Bűntett és vétség 11. § (1) A bűncselekmény bűntett vagy vétség. (2) Bűntett az a szándékosan elkövetett bűncselekmény, amelyre a törvény kétévi szabadságvesztésnél súlyosabb büntetés kiszabását rendeli el. Minden más bűncselekmény vétség.
Halmazat 12. § (1) Bűnhalmazat az, ha az elkövető egy vagy több cselekménye több bűncselekményt valósít meg, és azokat egy eljárásban bírálják el. (2) Nem bűnhalmazat, hanem folytatólagosan elkövetett bűncselekmény az, ha az elkövető ugyanolyan bűncselekményt, egységes elhatározással, azonos sértett sérelmére, rövid időközökben többször követ el.
Szándékosság és gondatlanság 13. § Szándékosan követi el a bűncselekményt, aki magatartásának következményeit kívánja, vagy e következményekbe belenyugszik.
237
14. § Gondatlanságból követi el a bűncselekményt, aki előre látja magatartásának lehetséges következményeit, de könnyelműen bízik azok elmaradásában; úgyszintén az is, aki e következmények lehetőségét azért nem látja előre, mert a tőle elvárható figyelmet vagy körültekintést elmulasztja.
15. § Az eredményhez mint a bűncselekmény minősítő körülményéhez fűzött súlyosabb jogkövetkezmények akkor alkalmazhatók, ha az elkövetőt az eredmény tekintetében legalább gondatlanság terheli. Magántitok megsértése
177. § (1) Aki a foglalkozásánál vagy közmegbízatásánál fogva tudomására jutott magántitkot alapos ok nélkül felfedi, vétséget követ el, és pénzbüntetéssel büntetendő. (2) A büntetés egy évig terjedő szabadságvesztés, közérdekű munka vagy pénzbüntetés, ha a bűncselekmény jelentős érdeksérelmet okoz.
Visszaélés személyes adattal
177/A. § (1) Aki a személyes adatok védelméről vagy kezeléséről szóló törvényi rendelkezések megszegésével a) jogosulatlanul vagy a céltól eltérően személyes adatot kezel, b) az érintett tájékoztatására vonatkozó kötelezettségének nem tesz eleget, c) az adatok biztonságát szolgáló intézkedést elmulasztja, és ezzel más vagy mások érdekeit jelentősen sérti, vétséget követ el, és egy évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő. (2) A büntetés bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztés, ha az (1) bekezdésben meghatározott cselekményt hivatalos személyként, közmegbízatás felhasználásával, vagy jogtalan haszonszerzés végett követik el. (3) A büntetés bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztés, ha a személyes adattal visszaélést különleges személyes adatra követik el.
238
Visszaélés közérdekű adattal
177/B. § (1) Aki a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvényi rendelkezések megszegésével a) tájékoztatási kötelezettségének nem tesz eleget, b) közérdekű adatot hozzáférhetetlenné tesz vagy meghamisít, c) hamis vagy hamisított közérdekű adatot hozzáférhetővé vagy közzé tesz, vétséget követ el, és két évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával, vagy pénzbüntetéssel büntetendő. (2) A büntetés bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztés, ha az (1) bekezdésben meghatározott bűncselekményt jogtalan haszonszerzés végett követik el.
Levéltitok megsértése 178. § (1) Aki másnak közlést tartalmazó zárt küldeményét, a tartalmának megismerése végett felbontja, megszerzi, vagy ilyen célból illetéktelen személynek átadja, úgyszintén aki távközlési berendezés útján továbbított közleményt kifürkész, ha súlyosabb bűncselekmény nem valósul meg, vétséget követ el, és pénzbüntetéssel büntetendő. (2) A büntetés egy évig terjedő szabadságvesztés, közérdekű munka vagy pénzbüntetés, ha az (1) bekezdésben meghatározott bűncselekményt foglalkozás vagy közmegbízatás felhasználásával követik el. (3) A büntetés a) két évig terjedő szabadságvesztés, ha az (1) bekezdésben meghatározott bűncselekmény; b) bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztés, ha a (2) bekezdésben meghatározott bűncselekmény jelentős érdeksérelmet okoz.
Magántitok jogosulatlan megismerése
178/A. § (1) Aki magántitok jogosulatlan megismerése céljából a) másnak a lakását, egyéb helyiségét vagy az ezekhez tartozó bekerített helyet titokban átkutatja, b) másnak a lakásában, egyéb helyiségében vagy az ezekhez tartozó bekerített helyen történteket technikai eszköz alkalmazásával megfigyeli, illetőleg rögzíti,
239
c) másnak közlést tartalmazó zárt küldeményét felbontja vagy megszerzi, és annak tartalmát technikai eszközzel rögzíti, d) hírközlő berendezés útján, illetőleg számítástechnikai rendszeren másnak továbbított közleményt, adatot kifürkész, és az észlelteket technikai eszközzel rögzíti, bűntettet követ el, és öt évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) Az (1) bekezdés szerint büntetendő, aki az (1) bekezdésben meghatározott módon megismert magántitkot továbbít vagy felhasznál. (3) A büntetés két évtől nyolc évig terjedő szabadságvesztés, ha a bűncselekményt a) hivatalos eljárás színlelésével, b) üzletszerűen, c) bűnszövetségben, d) jelentős érdeksérelmet okozva követik el.
III. Cím Az államtitok és a szolgálati titok megsértése Államtitoksértés 221. § (1) Aki a) az államtitkot jogosulatlanul megszerzi, b) a tudomására, illetőleg a birtokába jutott államtitkot jogosulatlanul felhasználja, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé vagy illetékes személy részére hozzáférhetetlenné teszi, bűntettet követ el, és egy évtől öt évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) A büntetés a) két évtől nyolc évig terjedő szabadságvesztés, ha az államtitoksértést különösen fontos államtitokra, vagy súlyos hátrányt okozva követik el, b) öt évtől tizenöt évig terjedő szabadságvesztés, ha az államtitok illetéktelen külföldi személy részére válik hozzáférhetővé. (3) Aki az államtitoksértést gondatlanságból követi el, vétség miatt egy évig, a (2) bekezdés eseteiben, az ott írt megkülönböztetés szerint két évig, illetőleg öt évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (4) Aki a (2) bekezdésben meghatározott, államtitoksértésre irányuló előkészületet követ el, az ott írt megkülönböztetés szerint bűntett miatt három évig, illetőleg öt évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. 240
Szolgálati titoksértés 222. § (1) Aki a) a szolgálati titkot jogosulatlanul megszerzi, b) a tudomására, illetőleg a birtokába jutott szolgálati titkot jogosulatlanul felhasználja, vagy illetéktelen személy részére hozzáférhetővé teszi, vétséget követ el, és egy évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő. (2) A büntetés bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztés, ha a bűncselekmény súlyos hátrányt okoz. (3) A büntetés a) egy évtől öt évig terjedő szabadságvesztés, ha a bűncselekmény következtében a szolgálati titok, b) két évtől nyolc évig terjedő szabadságvesztés, ha a bűncselekmény következtében a katonai szolgálati titok illetéktelen külföldi személy részére hozzáférhetővé válik. Államtitoksértés feljelentésének elmulasztása 223. § (1) Aki hitelt érdemlő tudomást szerez arról, hogy a) államtitoksértés elkövetése készül, b) még le nem leplezett szándékos államtitoksértést követtek el, és erről a hatóságnak – mihelyt teheti – nem tesz jelentést, vétséget követ el, és egy évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő. (2) Az (1) bekezdés alapján az elkövető hozzátartozója nem büntethető.
IV. Cím A hivatali bűncselekmények Hivatali visszaélés 225. § Az a hivatalos személy, aki azért, hogy jogtalan hátrányt okozzon vagy jogtalan előnyt szerezzen, hivatali kötelességét megszegi, hatáskörét túllépi, vagy hivatali helyzetével egyébként visszaél, bűntettet követ el, és három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő.
241
A közbizalom elleni bűncselekmények
Közokirat-hamisítás 274. § (1) Aki a) hamis közokiratot készít vagy közokirat tartalmát meghamisítja, b) hamis vagy hamisított, illetőleg más nevére szóló valódi közokiratot felhasznál, c) közreműködik abban, hogy jog vagy kötelezettség létezésére, megváltozására vagy megszűnésére vonatkozó valótlan adatot, tényt vagy nyilatkozatot foglaljanak közokiratba, bűntettet követ el, és három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) Aki az (1) bekezdés a) vagy b) pontjában meghatározott közokirat-hamisításra irányuló előkészületet követ el, vétség miatt egy évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő. (3) Aki az (1) bekezdés c) pontjában meghatározott közokirat-hamisítást gondatlanságból követi el, vétség miatt pénzbüntetéssel büntetendő.
275. § (1) Az a hivatalos személy, aki hivatali hatáskörével visszaélve a) hamis közokiratot készít vagy közokirat tartalmát meghamisítja, b) lényeges tényt hamisan foglal közokiratba, bűntettet követ el és öt évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) E § rendelkezéseit a külföldi állam igazságszolgáltatási vagy bűnüldözési feladatot ellátó hatóságának a külön törvény alapján a Magyar Köztársaság területén eljáró tagjára is megfelelően kell alkalmazni.
Magánokirat-hamisítás 276. § Aki jog vagy kötelezettség létezésének, megváltozásának vagy megszűnésének bizonyítására hamis, hamisított vagy valótlan tartalmú magánokiratot használ, vétséget követ el és egy évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő.
Visszaélés okirattal 277. § (1) Aki olyan közokiratot, amely nem vagy nem kizárólag a sajátja, mástól, ennek beleegyezése nélkül, jogtalanul megszerez, vagy azt megsemmisíti, megrongálja vagy eltitkolja, vétséget követ el és két évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő.
242
(2) Aki az (1) bekezdésben meghatározott cselekményt magánokiratra azért követi el, hogy jogtalan előnyt szerezzen vagy jogtalan hátrányt okozzon, vétség miatt egy évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő.
Egyedi azonosító jel meghamisítása 277/A. § (1) Aki a) egyedi azonosító jelet eltávolít, vagy egyéb módon meghamisít, b) olyan dolgot szerez meg, vagy használ fel, amelynek egyedi azonosító jele hamis, hamisított, illetőleg amelynek egyedi azonosító jelét eltávolították, bűntettet követ el, és három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) A büntetés öt évig terjedő szabadságvesztés, ha az (1) bekezdésben meghatározott bűncselekményt a) üzletszerűen, b) bűnszövetségben követik el. (3) Hamis statisztikai adatszolgáltatás 278. § Aki a valóságnak meg nem felelő statisztikai adatot szolgáltat, avagy az adatszolgáltatással kapcsolatban a valóságnak meg nem felelő felvilágosítást ad, vétséget követ el és egy évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő.
A számvitel rendjének megsértése 289. § (1) Aki a számvitelről szóló törvényben vagy a felhatalmazásán alapuló jogszabályokban előírt a) beszámoló-készítési, könyvvezetési, könyvvizsgálati kötelezettségét megszegi, b) bizonylati rendet megsérti, és ezzel a vagyoni helyzetének áttekintését, illetőleg ellenőrzését megnehezíti, vétséget követ el, és két évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő. (2) Az (1) bekezdés szerint büntetendő az egyéni vállalkozó, valamint a számvitelről szóló törvény hatálya alá nem tartozó más gazdálkodó is, aki jogszabályban meghatározott nyilvántartási, bizonylatolási kötelezettségét megszegi, és ezzel vagyoni helyzetének áttekintését, illetve ellenőrzését megnehezíti. (3) A büntetés bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztés, ha az (1) bekezdésben meghatározott cselekmény 243
a) az adott üzleti évet érintően a megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hibát idéz elő az eredmény vagy a saját tőke értékének, illetőleg a mérleg-főösszegnek a megállapítása szempontjából, vagy b) az adott üzleti évet érintően a vagyoni helyzet áttekintését, illetőleg ellenőrzését meghiúsítja. (4) A büntetés bűntett miatt az (1) bekezdés esetén három évig, a (3) bekezdés esetén öt évig terjedő szabadságvesztés, ha a cselekményt pénzügyi intézmény, biztosító, befektetési szolgáltató, önkéntes kölcsönös biztosító pénztár vagy magánnyugdíjpénztár körében követik el. (5) A büntetés vétség miatt egy évig terjedő szabadságvesztés, közérdekű munka vagy pénzbüntetés, ha a (3) bekezdés b) pontjában meghatározott cselekményt gondatlanságból követik el.
Gazdasági adatszolgáltatás elmulasztása 299. § Aki közhitelű nyilvántartásba bejegyzendő, gazdasági tevékenységhez kapcsolódó adat, jog vagy tény bejelentését, illetve ilyen adat, jog vagy tény változásának bejelentését elmulasztja, ha a bejelentési kötelezettségét jogszabály írja elő, vétséget követ el, és két évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő.
Gazdasági titok megsértése
300. § (1) Az a bank-, értékpapír-, biztosítási vagy pénztártitok megtartására köteles személy, aki bank-, értékpapír-, biztosítási vagy pénztártitoknak minősülő adatot jogtalan előnyszerzés végett, vagy másnak vagyoni hátrányt okozva illetéktelen személy részére hozzáférhetővé tesz, úgyszintén aki jogtalan előnyszerzés végett, vagy másnak vagyoni hátrányt okozva üzleti titkot jogosulatlanul megszerez, felhasznál, mással közöl vagy nyilvánosságra hoz, bűntettet követ el, és három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) Nem büntethető gazdasági titok megsértése miatt, aki a) a közérdekű adatok nyilvánosságára és a közérdekből nyilvános adatra vonatkozó, külön törvényben meghatározott kötelezettségének tesz eleget, vagy b) a pénzmosás megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvényben előírt bejelentési kötelezettségének tesz eleget, vagy ilyet kezdeményez, akkor sem, ha az általa jóhiszeműen tett bejelentés megalapozatlan volt, c) bennfentes kereskedelemmel, piacbefolyásolással vagy a terrorizmus elleni küzdelemmel kapcsolatos, törvényben előírt bejelentési kötelezettségének tesz eleget, vagy ilyet kezdeményez, akkor sem, ha az általa jóhiszeműen tett bejelentés megalapozatlan volt.
244
Számítástechnikai rendszer és adatok elleni bűncselekmény
300/C. § (1) Aki számítástechnikai rendszerbe a számítástechnikai rendszer védelmét szolgáló intézkedés megsértésével vagy kijátszásával jogosulatlanul belép, vagy a belépési jogosultsága kereteit túllépve, illetőleg azt megsértve bent marad, vétséget követ el, és egy évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő. (2) Aki a) számítástechnikai rendszerben tárolt, feldolgozott, kezelt vagy továbbított adatot jogosulatlanul megváltoztat, töröl vagy hozzáférhetetlenné tesz, b) adat bevitelével, továbbításával, megváltoztatásával, törlésével, illetőleg egyéb művelet végzésével a számítástechnikai rendszer működését jogosulatlanul akadályozza, vétséget követ el, és két évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő. (3) Aki jogtalan haszonszerzés végett a) a számítástechnikai rendszerbe adatot bevisz, az abban tárolt, feldolgozott, kezelt vagy továbbított adatot megváltoztat, töröl vagy hozzáférhetetlenné tesz, vagy b) adat bevitelével, továbbításával, megváltoztatásával, törlésével, illetőleg egyéb művelet végzésével a számítástechnikai rendszer működését akadályozza, és ezzel kárt okoz, bűntettet követ el, és három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (4) A (3) bekezdésben meghatározott bűncselekmény büntetése a) egy évtől öt évig terjedő szabadságvesztés, ha a bűncselekmény jelentős kárt okoz, b) két évtől nyolc évig terjedő szabadságvesztés, ha a bűncselekmény különösen nagy kárt okoz, c) öt évtől tíz évig terjedő szabadságvesztés, ha a bűncselekmény különösen jelentős kárt okoz. Számítástechnikai rendszer védelmét biztosító technikai intézkedés kijátszása
300/E. § (1) Aki a 300/C. §-ban meghatározott bűncselekmény elkövetése céljából, az ehhez szükséges vagy ezt könnyítő számítástechnikai programot, jelszót, belépési kódot, vagy számítástechnikai rendszerbe való belépést lehetővé tevő adatot a) készít, b) megszerez,
245
c) forgalomba hoz, azzal kereskedik, vagy más módon hozzáférhetővé tesz, vétséget követ el, és két évig terjedő szabadságvesztéssel, közérdekű munkával vagy pénzbüntetéssel büntetendő. (2) Az (1) bekezdés szerint büntetendő, aki a 300/C. §-ban meghatározott bűncselekmény elkövetése céljából az ehhez szükséges vagy ezt könnyítő, számítástechnikai program, jelszó, belépési kód, vagy valamely számítástechnikai rendszerbe való belépést lehetővé tevő adat készítésére vonatkozó gazdasági, műszaki, szervezési ismereteit másnak a rendelkezésére bocsátja. (3) Nem büntethető az (1) bekezdés a) pontja esetén, aki – mielőtt a bűncselekmény elkövetéséhez szükséges vagy ezt megkönnyítő számítástechnikai program, jelszó, belépési kód, vagy valamely számítástechnikai rendszer egészébe vagy egy részébe való belépést lehetővé tevő adat készítése a hatóság tudomására jutott volna – tevékenységét a hatóság előtt felfedi, és az elkészített dolgot a hatóságnak átadja, valamint lehetővé teszi a készítésben részt vevő más személy kilétének megállapítását.
246
VII. FEJEZET
Száma 1959. évi IV. tv. 1978. évi IV. tv. 1992: LXIII. tv. 1992: LXVI. tv. 1995: LXV. tv. 1995: LXVI. tv. 79/1995. (VI.30.) Korm. rendelet 1997. évi XLVII. tv. 1997. évi CXLV. tv. , módosítja a 2006. évi V. tv 1998. évi IV. tv., kiegészíti a 2005. évi LIII. tv. 1998: LXXX. tv. 1999: CXIII. tv. 2000. évi IV. tv.
2000. évi C.. tv. 2001: XXXV. tv. 2001: LXIV. tv. 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet 2003: LIII. tv.
2003: LVIII. tv.
JOGSZABÁLYOK Tárgya A Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről A Büntető Törvénykönyvről A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról Az államtitokról és a szolgálati titokról A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről A minősített adatok kezelésének rendjéről
Megjegyzés Avt.
Ltv.
Az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről A cégnyilvántartásról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról
Az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során
Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. tv. módosításáról. Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. tv. módosításáról Az információ biztonságáról szóló, Brüsszelben, 1997. március 6-án kelt NATO Megállapodás megerősítéséről és kihirdetéséről A számvitelről Az elektronikus aláírásról A kulturális örökség védelméről A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, valamint azzal összefüggésben más törvények módosításáról A személyes adatok védelméről és a közérdekű
Avt. 247
adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény módosításáról 2004: CXL. tv. 2005: XIX. tv.
2005: LXXXIII. tv.
2005: XC. tv. 2005: CXLIX.
7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet
14/2005. (X. 31.) IHM rendelet
193/2005. (IX.22.) Korm. rendelet 194/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet
195/2005. (IX.22.) Korm. rendelet 1101/2005. (X. 25.) Korm. határozat
12/2005. (X. 27.) IHM rendelet
A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény módosításáról A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény hatálybalépésével összefüggő egyes törvények módosításáról Az elektronikus információ szabadságról A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény módosításáról A digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól Az egyes hírközlési és informatikai termékek megfelelőségét vizsgáló vagy ellenőrző, illetőleg tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 13/2003. (X. 3.) IHM rendelet és a rádió berendezésekről és az elektronikus hírközlő végberendezésekről, valamint megfelelőségük kölcsönös elismeréséről szóló 5/2004. (IV. 13.) IHM rendelet módosításáról Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól A közigazgatási hatósági eljárásokban felhasznált elektronikus aláírásokra és az azokhoz tartozó tanúsítványokra, valamint a tanúsítványokat kibocsátó hitelesítés szolgáltatókra vonatkozó követelményekről Az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény hatálybalépésével kapcsolatos, a közigazgatási tevékenység színvonalának javításához, a közigazgatási szervek szolgáltatásainak egységesítéséhez, együttműködésének javításához szükséges feladatokról Az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól
KET
248
13/2005. (X. 27.) IHM rendelet 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 7002/2006. (BK 6.) BM irányelv
16/2006. (IV. 6.) BM rendelet
24/2006. (IV. 29.) BMIHM-NKÖM együttes rendelet Kormányzati Iratkezelési Felügyelet 12/2006. (XII. 18.) ÖTM rendelet
1044/2005. (V. 11.) Korm. hat.
A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény alkalmazása során lehetséges költségcsökkentő megoldásokról A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól
KEIR
A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről Segédanyag - az egyedi iratkezelési szabályzatok megalkotásához A helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról A közigazgatás korszerűsítését szolgáló aktuális
e-kormányzati feladatokról
249
VIII. IRODALOMJEGYZÉK
Magyary Zoltán: Magyar közigazgatás, Királyi Magyar Egyetemi Nyomda, Budapest, 1942. Levéltári ismeretek kézikönyve
–
Szerkesztette: Endrényi Ferenc, Tankönyvkiadó,
Budapest, 1980. Balla Katalin – Dr. Seereiner Imre – Dr. Sulyán Jánosné Dr. Kovács Margit: Ügyiratkezelői kézikönyv a közigazgatásban, UNIÓ Kiadó, 1996. Balla Katalin – Dr. Sulyán Jánosné Dr. Kovács Margit: Ügyiratkezelői kézikönyv a gazdálkodó szerveknél, UNIÓ Kiadó, 1996. Levéltári ismeretek, Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére – Szerkesztette: Dr. Dóka Klára, Magyar Országos Levéltár, Budapest 2006. Levéltárkezelői ismeretek, Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére – Szerkesztette: Dr. Dóka Klára, Magyar Országos Levéltár, Budapest 2006. Iratkezelő és irattáros ismeretek (Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára) Szerkesztette: Dr. Dóka Klára, Magyar Országos Levéltár, Budapest 2006. Balla Katalin – Dr. Haraszti Viktor: Az ügyiratkezelés folyamata és az iratok tárolásának általános szabályai, TRAINEX, Budapest 2006 Dr. Vágó László:
Tanácsi ügyiratkezelők kézikönyve, Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó,
Budapest, 1986. Kormányzati Iratkezelési Felügyelet: Segédanyag a községi, városi, megyei jogú városi, fővárosi kerületi, valamint a fővárosi és a megyei önkormányzatképviselő-testülete hivatala által elkészítendő (elektronikus/papír) Egyedi Iratkezelési Szabályzatok megalkotásához - 2006 Kossáné Prókay Katalin: Amit a korszerű irodai munkához ismerni érdemes, Stil Stúdió 2007.
250
251
