FÖLDES NAGYKÖZSÉG POLGÁRMESTERE 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) 531 – 000 ; 531 – 001 E-mail:
[email protected]
Iktatószám:2311-2/2012.
6. ELŐTERJESZTÉS – a Képviselő-testülethez– Földes Nagyközség Önkormányzata 2011. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadására
Készítette: Dr. Vinczéné Kiss Mariann jegyző Diószeginé Kovács Éva pü. irodavezető Matkó Mária belső ellenőr
KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, 2012. ÁPRILIS 26.
Tisztelt Képviselő-testület!
Önkormányzatunk a kötelező ellenőrzési teendőket az önkormányzattal szerződéses jogviszonyban álló szervezettel láttatja el, függetlenített belső ellenőrt nem alkalmaz. A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92.§ (10) bekezdése alapján a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést – a tárgyévet követően, a zárszámadással egyidejűleg – a képviselő-testület elé terjeszti. A jogszabályi előírásnak megfelelően mellékelten a képviselő-testület elé terjesztjük a 2011. évre vonatkozó éves ellenőri jelentést.
Földes, 2012. április 19.
Dr. Vinczéné Kiss Mariann s.k. jegyző
Diószeginé Kovács Éva s.k. pénzügyi irodavezető
2
FÖLDES NAGYKÖZSÉGI POLGÁRMESTERI HIVATAL
Iktató szám:2311/2012.
ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉVES ELLENŐRI JELENTÉS 2011. ÉV
Az ellenőrzési jelentés kelte: 2012. január hó 18. nap
3
1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA • A tervadatok teljesítésének értékelése A Polgármester által jóváhagyott belső ellenőrzési ütemtervnek megfelelően végezte munkáját a belső ellenőrzés. MEGNEVEZÉS
TERV
TÉNY
I. Témavizsgálatok: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
A vagyongazdálkodás vizsgálata 1 A Civil szervezeteknek nyújtott támogatások vizsgálata 1 Ingatlanok nyilvántartásának vizsgálata 1 Gépjárművek használatának vizsgálata 1 1 Kötelezettségvállalás ellenőrzése Leltározás és selejtezés szabályozása és végrehajtása 1 Mérlegvalódiság ellenőrzése 1 Pénzgazdálkodás vizsgálata 1 Szabályzatok vizsgálata 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1
II. Utóvizsgálatok: 0 2. A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok. Kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásainak ellenőrzése
0
A tervezett és elvégzett vizsgálatok az ellenőrzés jellege szerint: MEGNEVEZÉS
Ütemterv szerinti Ellenőrzések
Végrehajtott ellenőrzések
Ütemterven Felüli Ellenőrzések
Témavizsgálat
9
9
0
Célvizsgálat
0
0
0
Utóvizsgálat
0
0
0
Összesen
9
9
0
4
• Ellenőrzések személyi feltételeinek megléte Az önkormányzatnál a belső ellenőrzést külső vállalkozói szerződéssel végeztetjük. Szakképzettség: Matkó Mária
Közgazdász Pénzügyi számviteli szakellenőr Adószakértő
• Ellenőrzések tárgyi feltételeinek megléte Az ellenőrzések megfelelő tárgyi feltételei biztosítottak, rendelkezésünkre áll a hivatalban a pénzügyi irodavezető irodájában egy asztal és szükség esetén számítógép. • Ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők A külső szolgáltató belső ellenőrnek a hivatalon belül, biztosított helyiségben, az ellenőrzéshez szükséges összes dokumentumba, bizonylatba, teljes körű betekintést nyerünk. A vizsgálat során felmerülő kérdésekre a munkahelyükön jelenlévő alkalmazottak azonnal kielégítő választ tudnak adni. • Ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők A hivatal dolgozói a belső ellenőrzés vizsgálatához szükséges bizonylatokat, dokumentumokat az ellenőrök rendelkezésére tudják bocsátani. • Ellenőrzések fontosabb megállapításai I. Témavizsgálatok: 1. számú vizsgálati program:
5
A vagyongazdálkodás vizsgálata Az Önkormányzat Vagyonrendeletében meghatározottaknak megfelelően tartja nyílván a vagyonát. A vagyongazdálkodás eredményét, alakulását a jelentésben tárgyalt grafikonok, százalékok mutatják. A meglévő ingatlan tulajdonainak állapotáról és állagáról gondos gazda módjára gondoskodik. 2. számú vizsgálati program: A Civilszervezeteknek nyújtott támogatások vizsgálata Az ellenőrzésünk során a következőket állapítottuk meg: • A Nonprofit szervezetek pályázatot nyújtanak be a támogatások elnyerése érdekében. • A pályázatok elnyerése után megállapodást kötnek az Önkormányzattal és utólagos finanszírozásra kapják meg az összeget. • Minden nonprofit szervezet az elszámolása mellé csatolta a számlák hiteles másolatát • Kizárólagosan üzemelési költségek finanszírozására használtak fel a támogatásokat. • Az elszámolások rendezettek, áttekinthetőek. 3. számú vizsgálati program: Az ingatlanok nyilvántartásának ellenőrzése A jelentésben említettek alapján, az Önkormányzat tulajdonában levő ingatlanvagyon számviteli nyilvántartása megfelel a jogszabályi előírásoknak. A főkönyvi nyilvántartásban szereplő ingatlanok az analitikus nyilvántartásban is megtalálhatók. Az ingatlankataszterben nyilvántartott, valamint az analitikus nyilvántartásban szereplő vagyontárgyak mennyiségi és értékbeli egyezősége biztosított. Az éves leltár teljes körűsége, valamint a mérlegtételek leltárral történő alátámasztása biztosított. Megvalósul a mérleg valódiságának elve. Az önkormányzati vagyon alátámasztása biztosított.
valós
értékének
vagyonkataszterrel
történő
4. számú vizsgálati program: Gépjárművek használatának vizsgálata A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy az Önkormányzatnál a Gépjármű üzemeltetési szabályzat naprakész, aktualizálása megtörtént. A benne szabályozott feladatokat betartják. 6
A tulajdon védelme, valamint a géppark üzemanyag elszámolásának szabályossága és helyessége az Önkormányzatnál teljes mértékben biztosított. A gépjárművek igénybevételekor minden esetben használnak menetlevelet. A kézi kisgépek működéséhez vezetnek pontos kimutatást, mely alapján meghatározható azok üzemanyag felhasználása. 5. sorszámú vizsgálati program Kötelezettségvállalás ellenőrzése A hivatalban a szállítói-, illetve vállalkozói szerződéseket iktatóban érkeztetik, az eredeti példány az iktatóban marad, egy másolati példánynak minden esetben a pénzügyi csoport rendelkezésére bocsátani, hogy az kötelezettségvállalás nyilvántartásban felvezetésre kerülhessen. A készpénzfizetési számlák mellé csatolt, a mintavétellel vizsgált utalványrendeleten, minden esetben szerepel, az utalványozó, ellenjegyző aláírása. A készpénzfizetési számlákon a szakmai teljesítés igazolása, a felhasználás igazolása minden helyen fel van tüntetve. A törvényi előírások betartása és betartatása érdekében javasoljuk, hogy az utalványozást végző polgármester vagy az ellenjegyzést végző jegyző, addig kézjegyével ne lássa el a bizonylatot (szerződés, megállapodás, megrendelő, szállítólevél, számla, bérszámfejtés, szociális segélyek, stb.) amíg a kötelezettségvállalás száma nincs feltüntetve rajta. Minden egyes kötelezettségvállalást, igazoló dokumentumot el kell juttatni a kötelezettségvállalást vezető személyhez. 6. sorszámú vizsgálati program Leltározás és selejtezés szabályozása és végrehajtása Az ellenőrzés során rendelkezésünkre átadott dokumentumok, bizonylatok alapján a leltározás rendezett, áttekinthető. A vizsgálat megállapította, hogy az önkormányzatnak és intézményeinek a leltározással és selejtezéssel kapcsolatos szabályai megfelelőek. Az analitikus nyilvántartások vezetésének ellenőrzése során bebizonyosodott, a leltározás és a selejtezés végrehajtása során az előírásokat betartották. A rendezett leltározásból következően esetleges eltérés esetén a személyi felelősség megállapítása megtörténhet. 7. sorszámú vizsgálati program Mérlegvalódiság ellenőrzése
7
Az ellenőrzés megállapításainak összefoglalása: • a leltárral alátámasztott mérleg a főkönyvi kivonattal megegyező • a főkönyv és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat biztosított • a számviteli alapelvek érvényesültek • a beszámoló megfelel a valódiság elvének A kiszámolt mutatószámok jellemzik az Önkormányzat helyzetét. A mutatók magyarázata segítséget nyújt a mutatók értelmezéséhez. A likviditási mutató kivételével minden mutató kedvezőnek mondható. A vizsgálat során rendelkezésünkre átadott iratok, dokumentumok, beszámoló mellékletét képező analitikus nyilvántartások rendezettek, áttekinthetőek. 8. sorszámú vizsgálati program Pénzgazdálkodás vizsgálata A pénztár kiadási és bevételi bizonylatoknál betartották az előírásokat. Utalványrendelettel ellátták a bevételt és a kifizetéseket, igazoló számlákat, dokumentumokat. Ezek az utalványrendeletek minden esetben aláírásra kerültek az ellenjegyző, utalványozó, érvényesítő és a könyvelő részéről. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolták. 9. sorszámú vizsgálati program Szabályzatok ellenőrzése Vizsgálatunk során a szabályozottság aktualizálás alatt. Soron kívüli ellenőrzések A 2011. évre vonatkozó működés és gazdálkodással kapcsolatban nem történt soron kívüli ellenőrzés. Utóvizsgálatok: 1. A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásai. Minden belső ellenőri vizsgálathoz részletes vizsgálati program fog készülni a feladatokról, a határidők megjelölésével, valamint a vizsgálat körébe bevonandó okiratok és bizonylatok meghatározásával. 8
9
FÖLDES NAGYKÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK …../2012. (IV……) számú HATÁROZAT-TERVEZETE Földes Nagyközség Önkormányzata 2011. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadásáról
A Képviselő-testület Földes Nagyközség Önkormányzata 2011. évi belső ellenőrzési tevékenységéről készült éves ellenőrzési jelentést a határozat mellékletében foglaltak szerint jóváhagyólag tudomásul veszi.
Földes, 2012. április 26.
Jeneiné dr. Egri Izabella sk. polgármester
Dr. Vinczéné Kiss Mariann sk. jegyző
A kiadmány hiteléül:
10
