A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA REPREZENTÁCIÓS SZABÁLYZATA
Budapest 2012. (2012. június 22-étől hatályos változat)
A Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban: Főiskola, BGF, Intézmény) Szenátusa az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet alapján a következők szerint határozza meg a reprezentációs jellegű kiadásokkal kapcsolatos Intézményen belüli szabályokat. I. RÉSZ Általános rendelkezések A szabályzat hatálya 1. § A szabályzat hatálya kiterjed a Főiskola érdekében felmerült és költségvetése terhére elszámolható reprezentációs kiadásokra, valamint üzleti ajándékozásra. Értelmező rendelkezések 2. § E szabályzat értelmében: a) reprezentáció: a Főiskola tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami ünnepek alkalmával ellenérték nélkül nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram), azzal, hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tényleges program stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. b) ajándék: az Intézmény tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint kizárólag erre szóló utalvány) II. RÉSZ Tételes rendelkezések A nem pénzben adott juttatások 3. § (1) A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (továbbiakban: Szja tv.) a nem pénzbeli juttatásokat alapvetően két csoportba sorolja: a) egyes meghatározott juttatások (Szja tv. 70.§), b) béren kívüli juttatások (Szja tv. 71.§). (2) Az Szja tv. 69. §-a alapján az (1) bekezdés szerinti juttatások után főszabályként a Főiskolát, mint kifizetőt terheli az adófizetési kötelezettség. Az adófizetési kötelezettség megállapításának módját, tételes szabályait a hatályos jogszabályok alapján gazdasági és műszaki főigazgatói utasítás tartalmazza. Amennyiben a Főiskola – nem pénzben adott juttatásként – olyan formában juttat bevételt a magánszemély részére, mely nem felel meg az Szja tv. 70-71. §-ában előírt feltételeknek, akkor az adófizetési kötelezettség a magánszemélyt terheli, az összevont adóalapja részeként adózik.
2
(3) Az Intézmény az alkalmazottak részére biztosítandó, tárgyévi béren kívüli és egyes meghatározott juttatások körét és összegét a Kollektív szerződésben és annak mellékletében szabályozza. (4) Az egyes meghatározott juttatások jogcímei továbbá: a) hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés, vagy más szolgáltatás, b) cégtelefon magáncélú használata, c) egyidejűleg több magánszemély (üzleti partnerek, hallgatók is) számára szervezett ingyenes reprezentációnak nem minősülő rendezvény, esemény (amely a juttatás körülményeiből megítélhetően döntő részben vendéglátásra, szabadidőprogramra irányul), ha a kifizető nem képes megállapítani az egyes magánszemélyek által megszerzett jövedelmet, d) olyan ingyenes vagy kedvezményes termék, szolgáltatás, amelynek igénybevételére egyidejűleg több magánszemély jogosult, és a kifizető – jóhiszemű eljárása ellenére – nem képes megállapítani az egyes magánszemély által megszerzett jövedelmet, f) az a juttatás, amely megfelel a béren kívüli juttatások feltételeinek, de az arra vonatkozóan meghatározott értékhatárt meghaladja, g) reprezentációnak nem minősülő, nem szakmai rendezvény, esemény keretében a résztvevőknek adott ajándéktárgyra fordított kiadás akkor, ha annak egyedi értéke nem haladja meg a minimálbér 25 % -át, h) munkakörhöz kapcsolódó továbbképzésen, konferencián való részvételhez során igénybe vett vendéglátás, i) a Főiskola által az oktatások, vizsgáztatások alkalmával biztosított vendéglátás, j) reprezentáció, k) üzleti ajándék. A reprezentáció elszámolásának részletes szabályai 4. § (1) Nem kell reprezentációs költségként kezelni a 2. § (1) bekezdésében meghatározott események lebonyolításának feltételeit képező költségeket (terembérleti díj, eszközök használati díja), a résztvevők közül azon személyek utazásának, szállásának költségét, akik a rendezvény programja szerint munkavégzés céljából utaztak a helyszínre (rendezők, szervezők, közreműködő vendégek, meghívott előadók, művészek, érintett dolgozók). (2) Reprezentációnak kell tekinteni a 2. § (1) bekezdésében meghatározott tárgyalások, megbeszélések, munkaértekezletek, rendezvények ellenérték nélküli vendéglátási költségeit, továbbá a társadalmi eseményekhez kapcsolódó munkahelyi megemlékezéseken, szakmai tanácskozáson, értekezleten, továbbá az állami ünnepekhez kapcsolódó rendezvények keretében biztosított ételt, italt és ezen felül nyújtott szolgáltatást. (3) Amennyiben az eseményeken jellege a rendelkezésre álló dokumentumok alapján nem sorolható a fenti kategóriákba, úgy a vendéglátási költségeit e rendezvények esetében béren kívülinek nem minősülő egyes meghatározott juttatásként kell kezelni.
3
(4) A Főiskola által rendezett konferencia keretében nyújtott vendéglátás költségei után a közterhek nem az Intézményt terhelik, amennyiben e költségeket is a konferencia részvételi díja mellett továbbszámlázza, olyan módon, hogy a számlából a vendéglátás értéke megállapítható legyen. Ellenkező esetben a vendéglátás költségeit reprezentációként kell elszámolni. (5) A reprezentációs keret igénybevételéről a gazdálkodási kerettel rendelkező szervezeti egység vezetője, vagy a gazdasági és műszaki főigazgató/osztályvezető dönt. (6) A reprezentációra kiadott kötelezettségvállalások esetében a kiadások után fizetendő közterheket is egyidejűleg számításba kell venni a mindenkor hatályos adójogszabályok szerint. (7) A reprezentáció fogalma alatt a nyújtott étel és ital és kizárólag az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás értendő. (8) A reprezentációnak nem része az ugyanilyen kapcsolatok keretében adott ajándék. Arra az üzleti ajándékra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni Az üzleti ajándékozás elszámolásának részletes szabályai 5. § (1) Üzleti ajándék a 2. § (2) bekezdésében felsorolt kapcsolatok keretében külső partner részére adható, mely lehet ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint kizárólag erre szóló utalvány. (2) Utalványként az fogadható el, amelyen feltüntetésre került, hogy mire váltható be. (3) Üzleti ajándékozásról a gazdálkodási kerettel rendelkező szervezeti egység vezetője, vagy a gazdasági és műszaki főigazgató/osztályvezető dönt. (4) Az üzleti ajándékozásra kiadott kötelezettségvállalások esetében a kiadások után fizetendő közterheket is egyidejűleg számításba kell venni, a mindenkor hatályos adójogszabályok szerint. A reprezentációs és üzleti ajándékozási keretek felhasználása, és az egyes juttatások nyilvántartása 6. § (1) A reprezentációs és üzleti ajándékozási keret felhasználásának, minden esetben előzetes igénybejelentésen kell alapulnia, a Főiskola által szabályozott beszerzési, szerződéskötési előírásoknak megfelelően. (2) A juttatásokról olyan nyilvántartást kell vezetni, a bizonylatokat oly módon kell kezelni (megőrizni), hogy azokból az elévülési időn belül utólag is megállapíthatók legyenek az adókötelezettségek, illetőleg a mentességek. (3) A kifizetési bizonylatokhoz, számlákhoz csatolt mellékletnek tartalmaznia kell: a) a reprezentációs esemény vagy az ajándékozási alkalom megnevezését valamint annak időpontját, b) reprezentáció esetén a résztvevők névsorát, megbontva intézményi dolgozókra és vendégekre, jelölve munkahelyüket is. (4) A kifizetőnek a béren kívüli juttatásokról, az adómentesen nyújtott juttatásokról, a csekély értékű ajándékokról nyilvántartást kell vezetnie oly módon, hogy a juttatásban részesülő személy hitelt érdemlő azonosítására alkalmas adatok bevezetésre kerüljenek. Ki kell derülnie a nyilvántartásból, hogy egy magánszemély a kifizetőtől hányszor és milyen értékben kapott az adóév folyamán csekély értékű ajándékot. A nyilvántartást gazdálkodó szervezeti egységek havi feladása alapján a Bér- és Munkaügyi Osztály vezeti.
4
(5) A szervezeti egységek határidőre történő adatközlései jelentik az adó és járulékfizetések alapját. III. RÉSZ Záró és hatályba léptető rendelkezések 7. § A szabályzat a Szenátus általi elfogadás napján lép hatályba, rendelkezéseit e naptól kell alkalmazni. Budapest, 2012. június 22.
Sándorné dr. Kriszt Éva s.k. rektor Záradék: A szabályzatot a Szenátus 2012. június 22-i ülésén, a 2011/2012. (VI. 22.) tanévi 100. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. június 22. napjától.
5
