A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, ELLENJEGYZÉS (PÉNZÜGYI ÉS JOGI), TELJESÍTÉS IGAZOLÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS ÉS UTALVÁNYOZÁS SZABÁLYZATA

A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, ELLENJEGYZÉS (PÉNZÜGYI ÉS JOGI), TELJESÍTÉS IGAZOLÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS ÉS UTALVÁNYOZÁS SZABÁLYZATA

BUDAPEST 2015 (Hatályos: 2015. november 7. napjától)

Tartalomjegyzék PREAMBULUM ........................................................................................................................................ 3 I. RÉSZ ..................................................................................................................................................... 3 Általános rendelkezések.................................................................................................................... 3 A Szabályzat hatálya ...................................................................................................................... 3 Értelmező rendelkezések .............................................................................................................. 3 II. RÉSZ .................................................................................................................................................... 4 Általános szabályok............................................................................................................................ 4 A kötelezettségvállalás .................................................................................................................. 4 A pénzügyi ellenjegyzés ................................................................................................................ 8 A jogi ellenjegyzés ......................................................................................................................... 9 A teljesítés igazolása ..................................................................................................................... 9 A gazdasági vezetői rendelkezés ................................................................................................ 10 Az érvényesítés ............................................................................................................................ 10 Az utalványozás............................................................................................................................ 11 Összeférhetetlenség .................................................................................................................... 12 Jogosultságok nyilvántartása ...................................................................................................... 12 Intézményi kötelezettségvállalási folyamat ............................................................................... 12 Bér-, létszám kötelezettségvállalás rendje ................................................................................ 13 A kötelezettségvállalás nyilvántartása, adatszolgáltatás.......................................................... 16 III. RÉSZ ................................................................................................................................................. 17 Vegyes és záró rendelkezések ........................................................................................................ 17

PREAMBULUM Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és annak módosításai, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet és annak módosításai, valamint a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (a továbbiakban: Nftv.) alapján a Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban: Főiskola) Gazdálkodási Szabályzatában foglaltak figyelembevételével a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítés igazolás, érvényesítés, utalványozás rendjét az alábbiakban szabályozza.

I. RÉSZ Általános rendelkezések A Szabályzat hatálya 1. § (1) A szabályzat hatálya kiterjed a Főiskola valamennyi szervezeti egységére, szervezetére, a Főiskolával közalkalmazotti, hallgatói vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állókra. Értelmező rendelkezések 2. § Jelen szabályok alkalmazásában a) kötelezettségvállalás: minden olyan írásbeli jognyilatkozat, amelyből a Főiskola terhére fizetési vagy más gazdasági kihatású teljesítési kötelezettség keletkezik. Olyan szabályszerűen megtett írásbeli jognyilatkozat, amely a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, kinevezésre, szerződés (megállapodás), megrendelés megkötésére, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás, árubeszerzés vagy beruházás, felújítás igénybe vételére irányul. Kötelezettségvállalás kizárólag az ellenjegyzésére jogosult személy aláírásával történhet. előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzés/beszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, ajánlati, ajánlattételi felhívás megküldése. Ezen intézkedések kiadására - ideértve az annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is - a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják. b) pénzügyi ellenjegyzés: annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó, hatályos szabályokat. c) jogi ellenjegyzés: annak írásban történő igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumai a jogszabályoknak és az irányítás egyéb jogi eszközeinek megfelelnek. d) a teljesítés igazolása: az arra jogosultnak szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, a kötelezettségvállalás teljesítését. e) gazdasági vezetői rendelkezés: a gazdasági igazgató, a Gazdasági Főosztály vezetője, a Gazdasági Főosztály Pénzügyi Osztályának vezetője, a karok gazdasági és műszaki osztályvezetőinek és a Nyelvvizsga Központ gazdálkodásáért felelős munkatársának nyilatkozata1, rendelkezése arról, hogy a Főiskola gazdálkodási szabályzatában 1

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától.

3

meghatározott felelősséggel, a gazdálkodási keret terhére történt kötelezettségvállalások alapján elrendelik – a jogszabályban rögzített érvényesítéssel és utalványozással azonos felelősség mellett – a költségvetés végrehajtása során keletkezett kiadások teljesítését. f)

érvényesítés: a kiadás teljesítése előtt – a teljesítés igazolás és a gazdasági vezető rendelkezés alapján – azok jogosságának, összegszerűségének, a fedezet meglétének, a vonatkozó jogszabályokban és a Főiskola belső szabályzataiban előírtaknak való megfelelőség ellenőrzése, igazolása.

g) utalványozás: kiadás teljesítésének, bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése, kivéve a 10. § (6) bekezdésében felsoroltakat. h) ellenőr utalványrendeleten: magában foglalja a teljesítés igazolásának és az érvényesítés megtörténtének, a jogszabályi és belső előírások betartásának és szabályszerűségének ellenőrzését. Az utalványozással és az ellenőr aláírásával válik az utalvány kifizetést elrendelő okmánnyá.2 i)

cégszerű aláírás: A cégszerű aláírás akként történik, hogy a Főiskola képviseletére jogosultak az iratokat a Főiskola neve felett, önállóan – a hiteles aláírási címpéldánynak/aláírás mintának megfelelően – saját névaláírásukkal látják el. A kötelezettségvállalási, pénzügyi és jogi ellenjegyzési jogosultsággal rendelkező személyek aláírási mintáját közjegyző által kiállított aláírási címpéldány/aláírás minta is tartalmazza.

j) szervezeti egység: a Főiskola Szervezeti és Működési Rendjében és ügyrendjeiben feltüntetett igazgatóság, főosztály, osztály, központ, iroda, szervezet, intézet, tanszék, hivatal, kollégium, könyvtár stb.3 3. § A kötelezettségvállalás egyes területeiről, feladatairól további részletező utasítások, tájékoztatók, intézkedések készülhetnek. II. RÉSZ Általános szabályok A kötelezettségvállalás 4. § (1) A kötelezettségvállalás a Főiskola éves költségvetésében jóváhagyott előirányzatokon, létszámirányszámon belül a bevételi előirányzatok teljesítésének erejéig történő felhasználását foglalja magába. Kötelezettséget az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű, hatékony és gazdaságos ellátására, pénzügyi ellenjegyzés után és csak írásban lehet vállalni. (2) Kötelezettségvállalás minden olyan írásbeli jognyilatkozat, megállapodás, szerződés, amelyből – függetlenül az elnevezésétől és attól, hogy azt a Főiskola vagy külső fél kezdeményezi, illetve visszterhes vagy ingyenes - a Főiskola terhére fizetési, számlázási, szállítási, munkavégzési, vagy foglalkoztatási kötelezettség keletkezik, így különösen: a) a megrendelés; a megrendelés visszaigazolása; b) a szállítási, vállalkozási és adás-vételi szerződés; c) a megbízási, kutatási szerződés; d) a felhasználási szerződés; 2

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 3 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától.

4

e) a megállapodás, az együttműködési megállapodás; f) a bérleti és/vagy üzemeltetési szerződés; g) a közérdekű célú kötelezettségvállalás/adományozási szerződés h) a munkavállaló alkalmazásának dokumentumai; i) a kiküldetés elrendelése; j) a támogatási szerződés; k) melyben a Főiskola pénzbeli vagy nem pénzbeli szolgáltatás teljesítésére vállal kötelezettséget, vagy amelyben szolgáltatás követelésére válik jogosulttá; l) amely teljesítéséért a Főiskola anyagi felelősséget vállal; m) a felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelyből fizetési vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. (3) A kötelezettségvállalás dokumentumának kell tekinteni többek között: a) a kinevezési okiratot, b) a szerződést, c) a megállapodást, d) a megrendelést, e) a beruházási–finanszírozási alapokmányt, f) a pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentumát, g) a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményt, részvételi, ajánlattételi felhívást - a Kbt. 40. § (3) bekezdése alapján megindított közbeszerzési eljárás kivételével -, a pályázati kiírást. (4) A rektor a Főiskola alaptevékenységnek megfelelő működéséért felelős, ennek keretében gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, valamint az Nftv. 25. § (3) bekezdése szerinti megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. (5) A (4) bekezdésben foglaltak esetében a rektor jogosult kötelezettségvállalásra, azzal a kikötéssel, hogy az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak tekintetében illetmény, a megbízási jogviszonyban állók esetében megbízási díj4, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. (6) A rektor távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén az általános rektorhelyettes gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, valamint az Nftv. 25. § (3) bekezdése szerinti megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. Az átruházott hatáskör gyakorlója, az általános rektorhelyettes a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást bármikor visszavonhatja. Az általános rektorhelyettes azzal a kikötéssel jogosult a kötelezettségvállalásra, hogy az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak tekintetében illetmény, a megbízási jogviszonyban állók esetében megbízási díj, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására az általános rektorhelyettes a kancellár egyetértésével jogosult. A munkáltatói jogkör helyettesítésének tényéről az érintett munkavállalót tájékoztatni kell.5 )7) Az általános rektorhelyettesnek a (6) bekezdésben foglaltak gyakorlásához írásbeli felhatalmazással kell rendelkeznie a rektortól. Az átruházott hatáskör gyakorlója, az általános rektorhelyettes a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja.6

4

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 5 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 6 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától.

5

(8) A rektor a (4) bekezdésben meghatározott jogkörét esetenként vagy az ügyek meghatározott körében a karok dékánjaira - külön írásbeli felhatalmazás kiadásával - átruházhatja. A karok dékánjai azzal a kikötéssel jogosultak a kötelezettségvállalásra, hogy az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak tekintetében illetmény, a megbízási jogviszonyban állók esetében megbízási díj, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására a karok dékánjai a kancellár egyetértésével jogosultak. Az átruházott hatáskör gyakorlója a dékán, a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást bármikor visszavonhatja. (9) A rektor kötelezettségvállalásra jogosult az oktatási, kutatási tárgyú megbízási és felhasználási szerződések vonatkozásában, továbbá kötelezettségvállalásra jogosult a képzési szerződések, felnőttképzési szerződések azon körére vonatkozóan, amelyek a Főiskola alaptevékenységével kapcsolatosak. (10) A rektor a (9) bekezdésben meghatározott jogkörét esetenként vagy az ügyek meghatározott körében külön írásbeli felhatalmazás kiadásával átruházhatja. Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja.7 (11) A Főiskola működtetését a kancellár végzi. (12) A kancellár a (4) bekezdésben meghatározott kivétellel gyakorolja a Főiskolán foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat és a megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. 8 (13) A kancellár távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén a gazdasági igazgató gyakorolja - a (4) bekezdésben meghatározott kivétellel - a Főiskolán foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat és a megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. A kancellár a munkáltatói jogok átruházása során biztosítja a Főiskola gazdasági vezetője számára a vezetői feladatok ellátásához szükséges hatáskörök gyakorlását. Az átruházott hatáskör gyakírásban orlója, a gazdasági igazgató a hatáskört nem adhatja tovább. A kancellár a felhatalmazást bármikor visszavonhatja. A munkáltatói jogkör helyettesítésének tényéről az érintett munkavállalót tájékoztatni kell. (14) A Főiskola nevében kötelezettségvállalásra – a (4) bekezdésben foglalt kivétellel - a Főiskola kancellárja jogosult. Kötelezettségvállalásra jogosultak továbbá a kancellár által írásban kijelölt személy(ek). Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. A kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja. (15) Az együttműködési és támogatási szerződések vonatkozásában a rektor és a kancellár is külön-külön jogosult kötelezettségvállalásra. Az együttműködési és támogatási szerződések vonatkozásában kötelezettségvállalásra jogosultak továbbá a rektor és a kancellár által írásban kijelölt személyek. Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor és a kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja.9 (16) Gazdasági eseményenként a bruttó 500 ezer Ft-ot, azaz ötszázezer forintot meg nem haladó kötelezettségvállalások és megrendelések esetében – kivéve a munkáltatói jogok gyakorlását és a (4) bekezdésben foglaltakat - a gazdasági igazgató a kötelezettségvállaló. A gazdasági igazgató kötelezettségvállalási jogosultságát a kancellár által kiadott írásbeli felhatalmazás alapján gyakorolja. A rektor és a kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja. 7


6

(17) A kancellár távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén értékhatártól függetlenül a gazdasági igazgató jogosult a kötelezettségvállalási dokumentumok – kivéve a (4) bekezdésben foglaltakat - cégszerű aláírására. (18) A kancellár és a gazdasági igazgató távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén értékhatártól függetlenül a jogi igazgató jogosult a kötelezettségvállalási dokumentumok – kivéve a munkáltatói jogok gyakorlását a (4) bekezdésben foglaltakat - cégszerű aláírására. (19) A kancellár, a gazdasági igazgató és a jogi igazgató távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén értékhatártól függetlenül az oktatási igazgató jogosult a kötelezettségvállalási dokumentumok – kivéve a munkáltatói jogok gyakorlását a (4) bekezdésben foglaltakat - cégszerű aláírására. (20) A gazdasági igazgató, a jogi igazgató és az oktatási igazgató kötelezettségvállalási jogosultságát a kancellár által kiadott írásbeli felhatalmazás alapján gyakorolhatja. A kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást bármikor visszavonhatja. (21) A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni, hogy a) a teljesítéshez szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e, b) a tervezett kötelezettségvállalás nem ütközik-e jogszabályi előírásba, tilalomba vagy e szabályzat rendelkezéseibe. (22) Felhatalmazás nélkül vállalt, vagy a felhatalmazást meghaladóan vállalt kötelezettség nem teljesíthető, azt azonnal jelenteni kell a kancellárnak és a gazdasági igazgatónak, a vétkes személy felelősségre vonása céljából. A (4) és a (9) bekezdésekben foglaltak esetében a Főiskola rektorának is jelenteni kell a felhatalmazás nélkül vállalt, vagy a felhatalmazást meghaladóan vállalt kötelezettséget. (23) A kötelezettségvállalás a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt személy(ek) pénzügyi ellenjegyzése mellett érvényes. (24) A kötelezettségvállalás szabályszerűségéért a kötelezettségvállalót, és annak pénzügyi, illetve jogi ellenjegyzésére jogosult személyt együttesen terheli felelősség. (25) Kötelezettséget vállalni - a (26) bekezdésben foglaltak kivételével - csak írásban lehet. (26) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az alábbi kifizetések teljesítéséhez: a) melyek értéke gazdasági eseményenként a bruttó százezer forintot nem éri el, b) a fizetési számlákról a számlavezető által leemelt díj, juttatás, a külföldi pénzértékben vállalt kötelezettség árfolyamvesztesége, c) melynek összegét, vagy összegének megállapítási módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét jogszabály, nemzetközi tagsági viszony írja elő, d) egyéb fizetési kötelezettségnek minősül, azaz jogszabályon, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapul. A gazdasági eseményenként bruttó 100.000,- Ft alatti beszerzések esetében is be kell tartani e szabályzat, valamint a BGF Szerződéskötés rendjéről szóló szabályzatának vonatkozó előírásait.

7

(27) A kancellár egyetértési jogát a kancellár távolléte vagy akadályoztatása esetén a gazdasági igazgató gyakorolja. A kancellár egyetértési jogát a kancellár és a gazdasági igazgató távolléte esetén a jogi igazgató gyakorolja10. A pénzügyi ellenjegyzés 5. § (1) Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére a Főiskola gazdasági igazgatója, mint a gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv gazdasági vezetője jogosult. A gazdasági igazgató pénzügyi ellenjegyzésre a munkaköri leírásában erre a feladatra kijelölt és írásban külön felhatalmazott, a Főiskola állományába tartozó közalkalmazotta(ka)t kijelölheti. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyiszámviteli képesítéssel kell rendelkeznie. A gazdasági igazgató által kiadott felhatalmazás írásban bármikor visszavonható. (2) A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. (3) A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, b) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, c) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. (4) A pénzügyi ellenjegyző a (3) pontban foglalt feladatának ellátásához – ha jogszabály másként nem rendelkezik – szükség szerint szakértőt vehet igénybe. (5) A pénzügyi ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást jelentő okmányt aláírásával és az aláírás dátumával11 kell ellátnia, ha az tartalmilag és alakilag megfelel. (6) Amennyiben a kötelezettségvállalások nem felelnek meg a (3) bekezdésben foglaltaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, azaz a Főiskola rektorát, kancellárját és a gazdasági igazgatót. (7) Ha a kancellár a (6) bekezdésben foglalt tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni. (8) 12 (9) A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak a vonatkozó jogszabály szerinti nyilvántartásba vételéről.

10


8

A jogi ellenjegyzés 6. § (1) A kötelezettségvállalási dokumentumokat a kötelezettségvállaló vagy az általa kötelezettségvállalásra írásban kijelölt személy aláírásán kívül a jogi igazgató ellenjegyzésével is el kell látni. (2) A jogi igazgató távolléte és akadályoztatása esetén nevében és helyette a Jogi és Humánpolitikai Főosztály vezetője, az Igazgatási Főosztály vezetője, a Jogi Osztály vezetője és a Jogi Igazgatóság 2 felhatalmazott munkatársa külön-külön jogosult aláírni jogi ellenjegyzőként. (3) A jogi ellenjegyzésre jogosult jogi igazgatót és a felhatalmazottakat a kancellár írásban jelöli ki. A felhatalmazás írásban bármikor visszavonható. (4) A jogi ellenjegyzőnek a jogi ellenjegyzés előtt meg kell győződnie arról, hogy a kötelezettségvállalás nem sérti a vonatkozó jogszabályokat és a Főiskola belső szabályait.13 (5) Az (1) bekezdésben meghatározottakon túl jogi ellenjegyzéssel kell ellátni minden, kötelezettségvállalási dokumentumot. A dokumentum jellegéből adódóan a jogi ellenjegyzés szignóval is teljesíthető.14

A teljesítés igazolása 7. § (1) A teljesítés igazolására a Főiskola rektora és kancellárja vagy az általuk írásban felhatalmazott személyek jogosultak. A rektor vagy a kancellár a hozzájuk tartozó feladatkörök tekintetében írásban jelöli ki a teljesítés igazolásra jogosult személyeket az adott kötelezettségvállaláshoz vagy a kötelezettségvállalások előre meghatározott csoportjaihoz kapcsolódóan. (2) A teljesítés igazolása során a teljesítést igazolónak a rendelkezésére álló okmányok alapján ellenőriznie és igazolnia kell a kiadások teljesítésének összegszerűségét, jogosságát, az ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetén annak teljesítését. Amennyiben a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes, akkor annak munkateljesítését. A teljesítés igazolását annak a személynek kell elvégeznie, aki a teljesítés tényéről információval, munkaköri leírásában erre felhatalmazással és a Főiskola rektorától vagy kancellárjától írásbeli felhatalmazással rendelkezik. A felhatalmazás írásban bármikor visszavonható.15 (3) A teljesítést igazoló külön okiratban vagy az eredeti számlán nyilatkozik a teljesítés megtörténtéről. A teljesítést az igazolás dátumának és az igazolási kötelezettség végrehajtásának megjelölésével – „a teljesítést igazolom” nyilatkozat feltűntetésével – az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. (4) Pályázatok, támogatások esetében egyedi mérlegelés alapján a kötelezettségvállaló a pályázat, támogatás költségvetésében tervezett valamennyi kiadási jogcím teljesítés igazolására felhatalmazhatja a pályázat/támogatás felhasználásáért felelős szakmai vezetőt, a szerződés megvalósításának időtartamára.16 13

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 14 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 15 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 16 16 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától.

9

(5) Abban az esetben, ha az elszámolandó gazdasági esemény több kiadási rovatot is érint, úgy az esemény elsődleges jellege szerinti teljesítés igazoló köteles a szakmai teljesítést igazolni, függetlenül az adott kiadási okmányon feltűntetett egyéb jogcímektől, azok rovatrend szerinti elszámolásától.17 A gazdasági vezetői rendelkezés 8. § (1) A gazdasági igazgatónak, a Gazdasági Főosztály vezetőjének, a Gazdasági Főosztály Pénzügyi Osztálya vezetőjének, a karok gazdasági és műszaki osztályvezetőinek, a karok gazdasági és műszaki osztályai kijelölt munkatársainak és a Nyelvvizsga Központ gazdálkodásért felelős munkatársának nyilatkozata, 18rendelkezése arról, hogy a Főiskola gazdálkodási szabályzatában meghatározott felelősséggel, a gazdálkodási keret terhére történt kötelezettségvállalások alapján elrendelik – a jogszabályban rögzített érvényesítéssel és utalványozással azonos felelősség mellett – a költségvetés végrehajtása során keletkezett kiadások teljesítését. (2) A gazdasági vezetői rendelkezésnek tartalmaznia kell a rendelkezésre utaló megjegyzést, a rendelkező aláírását és a rendelkezés dátumát. (3) Gazdasági vezetői rendelkezésnek számít a bérkeret és a fedezet rendelkezésre állásának igazolása is.19 (4) Gazdasági vezetői rendelkezést csak a gazdasági igazgató által írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli szakképesítéssel rendelkező közalkalmazott munkavállaló végezhet. E feladatát a munkaköri leírásnak is tartalmaznia kell. A felhatalmazás írásban bármikor visszavonható.20 Az érvényesítés 9. § (1) A teljesítés igazolás és a gazdasági vezetői rendelkezés alapján a kiadás teljesítésének elrendelése előtt, az érvényesítőnek, a rendelkezésre álló okmányok alapján ellenőriznie kell a fedezet meglétét, a kiadás jogosságát, a vonatkozó jogszabályokban és a Főiskola belső szabályzataiban előírtaknak való megfelelőséget, különösen az államháztartási számviteli kormányrendeletben előírtak szerinti könyvviteli elszámolási helyét (főkönyvi számot/okat), a kiadás összegszerűségét, valamint az előírt alaki követelmények betartását. (2) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását. (3) Érvényesítést a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt, a Főiskola közalkalmazott munkavállalója végezhet. Az érvényesítésre feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyiszámviteli képesítéssel kell rendelkeznie. E feladatát a munkaköri leírásának is tartalmaznia kell. Az érvényesítésre adott felhatalmazás írásban bármikor visszavonható.

17 17

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 18 18 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 19 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 20 20 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától.

10

(4) Amennyiben az érvényesítő az (1) bekezdés szerinti vizsgálat során a vonatkozó jogszabályok, illetve a Főiskola belső szabályzatainak megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. (5) Az érvényesítő az utasítás tényéről köteles haladéktalanul tájékoztatni az irányító szerv vezetőjét. (6) Az irányító szerv vezetője a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. Az utalványozás 10. § (1) A Főiskola kancellárja jogosult a pénzforgalmi számlán/kon rendelkezésre álló pénzeszközök terhére írásbeli rendelkezés (utalvány) kiadására. Utalványozásra jogosultak továbbá a kancellár által írásban kijelölt, a Főiskola közalkalmazott munkavállaló(i). A kancellár az utalványozásra adott felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja. (2) Kiadásokat utalványozni az érvényesített okmányok alapján külön írásbeli rendelkezéssel (a továbbiakban utalványrendelet) lehet. (3) Utalványozni készpénzes fizetési mód esetén az érvényesített pénztárbizonylatra rávezetett, más esetben külön írásbeli rendelkezéssel lehet. (4) A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon (utalványrendeleten) - 1. számú melléklet - fel kell tüntetni: a) az „utalvány” szót; b) a költségvetési évet; c) a kedvezményezett megnevezését, címét; d) a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét; e) a bevétel, kiadás egységes rovatrend és kormányzati funkció szerinti számát, a terheléssel, jóváírással (kifizetéssel, bevételezéssel) érintett pénzeszköz államháztartási számviteli kormányrendelet szerinti könyvviteli számlájának számát, f) a megterhelendő pénzforgalmi számla számát és megnevezését; g) kötelezettségvállalás nyilvántartási számát. h) az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását i) az érvényesítésre utaló megjelölést és az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. (5) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban, kiadási és bevételi pénztárbizonylaton) az előzőekben meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. (6) Nem kell külön utalványozni: a) a közigazgatási hatósági határozaton alapuló költségvetési bevételek beszedését, b) a készletértékesítés, a szolgáltatások és a közvetített szolgáltatások ellenértékeként elszámolandó bevételeket, c) a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos költségvetési kiadásokat, d) a maradvány igénybevétele rovatain elszámolandó finanszírozási bevételek teljesítését, és e) a fedezetkezelői számláról, valamint - a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén - az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket.

11

Összeférhetetlenség 11. § Ki kell zárni az összeférhetetlenséget: a) A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. b) Az érvényesítő ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan nem lehet azonos a kötelezettségvállalást és az utalványozást végző személlyel. c) Az érvényesítést végző és a teljesítést igazoló - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - nem lehet azonos személy. d) Kötelezettségvállalási, pénzügyi és jogi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. Jogosultságok nyilvántartása 12. § (1) A Főiskola Gazdasági Igazgatósága a kötelezettségvállalásra, a pénzügyi és jogi ellenjegyzésre, a teljesítés igazolására, az érvényesítésre, az utalványozásra, valamint a gazdasági vezetői rendelkezésre jogosult személyekről és aláírás mintájukról naprakész nyilvántartást vezet. (A hatásköri jogosultságok alap hatásköri és felhatalmazottkénti aláíróinak aláírás-mintájáról a Főiskola nyilvántartást vezet.) A felhatalmazások folyamatosan, az igény felmerülésekor kerülnek kiadásra.21 (2) A jogosultságok megállapítására és a hozzájuk kapcsolódó felhatalmazások kiadására a jelen szabályzat 3. sz. mellékletét képező ú.n.’BGF - Hatásköri jogosultsági táblázat’ szolgál iránymutatásul. Egyedi, indokolt esetekben - külön mérlegelést követően - az alap hatásköri jogosultságok gyakorlói további felhatalmazások kiadására jogosultak.22

Intézményi kötelezettségvállalási folyamat 13. § (1) A szenátus által elfogadott gazdálkodási keretek alapján a rektor, a dékánok, együttműködve a tanszékek, a szervezeti egységek vezetőivel, a kancellár az alátartozó szervezeti egységek vezetőivel felméri a gazdálkodási év létszám, személyi juttatásainak (járulékainak), szakmai működési, fenntartási kiadásainak szükségleteit, amelyek az irányításukhoz tartozó terület működtetéséhez szükségesek. (2) A felmért igények várható költsége alapján a szervezeti egységek elkészítik gazdálkodási kerettervüket, melyet jóváhagyásra megküldenek a kancellár részére.

21

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 22 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától.

12

(3) A karok és a szervezeti egységek vezetői az engedélyezett tervek alapján nyújthatják be az azokban feltüntetett beszerzési igényeiket és javaslatot tehetnek a BGF Szerződéskötés rendje Szabályzata szerint kötelezettségvállalásokra.

Bér-, létszám kötelezettségvállalás rendje A Főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban álló munkavállalók esetében 15. § (1) A rektor gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, azzal a kikötéssel, hogy illetmény, illetve egyéb juttatás megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult.23 (2) Az (1) bekezdésében meghatározott kivétellel a kancellár gyakorolja a munkáltatói jogokat a felsőoktatási intézményben foglalkoztatott közalkalmazottak felett. (3) A szervezeti egységek vezetői a jóváhagyott gazdálkodási keretük alapján kezdeményezhetik közalkalmazottak alkalmazását. A szervezeti egységek vezetői javaslatára – a jogcím és pénzügyi keret felülvizsgálatát követően – a munkáltatói jogkört gyakorló vezető előzetes engedélyével a Jogi Igazgatóság Jogi és Humánpolitikai Főosztálya elkészíti a javaslatot és a Gazdasági Igazgatóság Bér-és Munkaügyi Osztálya z alkalmazási okiratot Megbízási és egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak esetében 16. § (1) A rektor gyakorolja az Nftv. 25. § (3) bekezdése szerinti oktatási, kutatási tárgyú megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. A megbízási jogviszonyban állók tekintetében megbízási díj megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott kivétellel a kancellár gyakorolja a megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat és a munkáltatói jogokat a felsőoktatási intézményben egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak fölött.24 (3) A szervezeti egységek vezetői a jóváhagyott gazdálkodási keretük alapján javaslatot tehetnek megbízási és egyéb jogviszony címén történő szerződések megkötésére. A megbízás rendje a 15. § (3) bekezdésében 25írtak szerint történik. (4) A szerződés teljesítésének igazolását követő számfejtés után kerülhet az ellenérték kiegyenlítésre. A kötelezettségvállalás és pénzügyi ellenjegyzés rendje 17. § A személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok tekintetében a kinevezések, egyéb jogviszonyhoz kapcsolódó szerződések aláírására jogosult kötelezettségvállalók: a) Az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak kinevezési okiratát, vezetői megbízását (amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik) a Főiskola rektora írhatja alá, vállalhat arra tartós kötelezettséget, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató. Az oktatói, 23


13

kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak esetében illetmény, az oktatói, kutatói megbízási jogviszonyban állók tekintetében megbízási díj, és az oktatási, kutatási felhasználási szerződésekben foglalt díjazás megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. b) A kancellár írhatja alá - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak kivételével – a foglalkoztatottak kinevezési okiratát, vezetői megbízását (amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik), vállalhat arra tartós kötelezettséget, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató. A nem oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak, a megbízási jogviszonyban állók tekintetében megbízási díj26, egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására a kancellár jogosult. c) Az a) és a b) pontban foglalt jogosultságokat a rektor, a kancellár és a gazdasági igazgató jelen szabályzat 4. §-a és 5. §-a értelmében átruházhatja. d) A nem rendszeres munkavégzés díjazására kötendő szerződések kötelezettségvállalója - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak esetében és az adott szervezeti egység, projekt közvetlen személyi juttatásainak, munkaadókat terhelő járulékainak kifizetésére szolgáló elkülönített keret összegéig - a rektor vagy a 4. § (8) bekezdésében foglaltak szerint az általános rektorhelyettes vagy a 4. § (7) bekezdésében foglaltak szerint a karok dékánjai, a kancellár egyetértésével. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. e) A nem rendszeres munkavégzés díjazására kötendő szerződések kötelezettségvállalója az adott szervezeti egység, projekt közvetlen személyi juttatásainak, munkaadókat terhelő járulékainak kifizetésére szolgáló elkülönített keret összegéig - kivéve az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottakat - a kancellár vagy a 4. § (13) bekezdésében foglaltak szerint a gazdasági igazgató. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. f) Az átmeneti illetmény megtakarításként jelentkező összegek felosztására a szervezeti egységvezetők javaslatot tehetnek, de kötelezettséget - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak esetében - csak a Főiskola rektora vagy a 4. § (8) bekezdésében foglaltak szerint az általános rektorhelyettes a 4. § (7) bekezdésében foglaltak szerint a karok dékánjai vállalhatnak a kancellár egyetértésével. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. g) Az átmeneti illetmény megtakarításként jelentkező összegek felosztására a szervezeti egységvezetők javaslatot tehetnek, de kötelezettséget - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak kivételével - csak a Főiskola kancellárja vagy a 4. § (13) bekezdésében foglaltak szerint a gazdasági igazgató vállalhat. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. h) Jutalmak (saját bevételből) kifizetésénél kötelezettséget - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak esetében - a Főiskola rektora és a rektor által átruházott hatáskörben az általános rektorhelyettes és a dékánok vállalhatnak. A jutalmak megállapítása a kancellár egyetértésével lehetséges. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. i) Jutalmak (saját bevételből) kifizetésénél kötelezettséget – kivéve az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak esetében - a Főiskola kancellárja és a kancellár által átruházott hatáskörben a gazdasági igazgató vállalhatnak. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak.

26

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától.

14

Ellátottak juttatásai, hallgatói és nyelvvizsgázói befizetések visszautalása 18. § (1) A Főiskola Hallgatói Térítések és Juttatások Szabályzata alapján a hallgatói juttatásokhoz rendelkezésre álló források elosztásáról szóló javaslat, a keretek megállapítása a kancellár elé beterjesztésre kerül, kötelezettségvállalója a kancellár vagy az általa írásban felhatalmazott oktatási igazgató. Pénzügyi ellenjegyző a gazdasági igazgató vagy az általa írásban felhatalmazottak. (2) 27 (3) A Főiskola Hallgatói Térítések és Juttatások Szabályzata alapján a hallgatók által teljesített befizetésekből az arra jogosultak részére történő visszautalások tekintetében a kancellár vagy - az általa írásban kijelölt - oktatási igazgató lehet a kötelezettségvállaló, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt személy. (4) A Nyelvvizsga Központ szabályzata alapján a nyelvvizsgázók által teljesített befizetésekből az arra jogosultak részére történő visszautalások tekintetében a Nyelvvizsga Központ vezetője a kötelezettségvállaló, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt személy.28 A dologi kiadások, beruházások, valamint a felhalmozási és felújítási előirányzatok terhére kibocsátandó kötelezettségvállalások 19. § (1) A gazdálkodási egységek (kar, Nyelvvizsga Központ, központ)29 vezetői a jóváhagyott gazdálkodási keretük terhére elkészítik éves beszerzési tervüket, amelyet jóváhagyásra a kancellár részére megküldenek. (2) A gazdálkodó egységek beszerzési terveinek összegzésével a Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya összeállítja az Intézmény éves beszerzési tervét. Az egyes beszerzésekre megállapítja a szükséges közbeszerzési eljárás típusát, és minden év március 31-ig elkészíti a BGF közbeszerzési tervét. Az így elkészített közbeszerzési tervet a jogszabály szerinti közzétételi kötelezettsége szerint teszi közzé, míg az összesített beszerzési tervet egy erre létrehozott felületen teszi elérhetővé az érintett szervezeti egységek vezetői számára. (3) A szervezeti egységeknek a beszerzési igény felmerülésekor vizsgálni kell, hogy a jóváhagyott beszerzési tervükben szerepelt-e az adott igény. Amennyiben korábban, valamely oknál fogva nem volt tervezhető, úgy a beszerzési terv módosítását kell kezdeményezni az arra szolgáló Beszerzési igénybejelentő nyomtatvány kitöltésével és indoklással, az arra jogosultak aláírásával – különös tekintettel a fedezet rendelkezésére állására – a Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya részére kell el juttatni. Amennyiben tervezett az adott tétel a jóváhagyott beszerzési tervben úgy az igényt akkor is írásban el kell juttatni a Beszerzési igénybejelentő kitöltésével, az arra jogosultak aláírásával a Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya részére30.

27

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 28 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától 29 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától 30 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától

15

(4) A Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya ezt követően az igénybejelentőt nyilvántartásba veszi, megvizsgálja a beszerzés lehetséges folyamatát, továbbá, hogy szükséges-e közbeszerzési eljárás lefolytatása. (5) A Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya 31a vizsgálatot követően három munkanapon belül az igénybejelentő visszaküldésével, jelzi a kötelezettségvállalás módját. (6) Amennyiben bruttó 100.000 Ft alatti a kötelezettségvállalás tervezett összege és a szervezeti egység korábban jóváhagyott kerete terhére történik a kötelezettségvállalás, azt a szervezeti egység külön megrendelő kibocsátása nélkül lebonyolíthatja. (7) Amennyiben bruttó 100.000 Ft feletti a kötelezettségvállalás tervezett összege, vagy közbeszerzési eljárás lefolytatására van szükség, úgy a kötelezettségvállalást a Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya készíti el, melyet az arra jogosult kötelezettségvállaló és pénzügyi ellenjegyző aláírásával – a kari keretek terhére – a külső partner felé továbbít. (8) A Főiskola, illetve gazdálkodási egységei nevében – bruttó 100.000 Ft tervezett összeg felett – kötelezettségvállalóként kizárólag a kancellár, a gazdasági igazgató pénzügyi ellenjegyzésével bocsáthat ki megrendelést és írhat alá pénzügyi kötelezettséggel járó szerződést, ill. egyéb dokumentumot. A kancellár és a gazdasági igazgató e jogukat felhatalmazással átruházhatják, figyelembe véve a jelen szabályzat 4. §-ban és 5. §-ban írtakat és a Főiskola egyéb szabályzatait. (9) Az engedélyezett beszerzés, a szervezeti egységek megbízottjain keresztül történhet. (10) A szabályzat vonatkozik azokra a keretszerződésekre is, melyeknek kiadásai, az Intézmény folyamatos működése érdekében állandó jelleggel terhelik a költségvetést. Ezek általában az energia, és közmű, a takarítási és portaszolgálat, a távközlési-, kommunikációs, valamint a gépjármű-üzemeltetési kiadások (stb.). (11) A keretszerződés kötelezettségvállalója a Főiskola kancellárja, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató. A kötelezettségvállalásra a dékán, illetve a gazdasági és műszaki osztályvezető tesz javaslatot, és biztosítja a fedezetet a kari gazdálkodási keretek terhére. (12) Nincs szükség Beszerzési igénybejelentő nyomtatvány kitöltésére a kiküldetésekhez kapcsolódó napidíjak, a kiküldetésekhez kapcsolódó helyi és helyközi közlekedési díjak, továbbá a tagsági, hatósági és igazgatási díjak esetében. (13) Az éves Beszerzési terv alapján a készlet-, tárgyi eszköz beszerzések, építési-, felújítási és egyéb szolgáltatás nyújtások igénybevételének lebonyolítását, mennyiségét, értékét éves viszonylatban, főiskolai szinten összesítve – a közbeszerzési törvény előírásai figyelembe véve – kell meghatározni.

A kötelezettségvállalás nyilvántartása, adatszolgáltatás 20. § (1) A kötelezettségvállalásokról – a kinevezés és a folyamatos teljesítést tartalmazó szerződések kivételével – a Gazdasági Igazgatóságnak a (EOS rendszerben) folyamatos, naprakész, tételes nyilvántartást kell vezetnie, amelyből az évenkénti kötelezettségvállalás összege megállapítható. (2) A nyilvántartásnak legalább a vonatkozó Kormányrendeletben előírt adatokat kell tartalmaznia.

31

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától

16

(3) Gondoskodni kell a kötelezettségvállalások olyan módon történő nyilvántartásba vételéről, hogy a költségvetési évben és a költségvetési évet követő években esedékes kötelezettségvállalások adott éveket terhelő összege az érintett előirányzat szabad keretének összegéből lekötésre kerüljön. (4) A kötelezettségvállalás értékének meghatározásához számba kell venni a vállalni tervezett kötelezettségből adódó valamennyi fizetési kötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan, vagy külön jövőbeli nyilatkozattól függ. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni mértéke nem határozható meg pontosan, a körülmények és az előző évek tapasztalatainak gondos mérlegelése alapján az adott piaci, gazdasági, társadalmi körülmények között - az ésszerű gazdálkodás elvének betartásával - reális legmagasabb összegű kötelezettséget kell feltételezni. Amennyiben a kötelezettség vállalásához közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, a kötelezettségvállalás dokumentuma a közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződés és a kötelezettségvállalás értéke megegyezik a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződésnek a Kbt. rendelkezései szerint számított értékével. A közbeszerzési kötelezettség alá nem eső, határozatlan időre vállalt kötelezettség értékét a tárgyévben és az azt követő három éven keresztül származó fizetési kötelezettségek összegeként kell meghatározni. (5) A kötelezettségvállalási nyilvántartást (EOS rendszerben) negyedévet követő hónap 10-ig le kell lezárni és egyeztetni a rendelkezésre álló dokumentumokkal. Az egyeztetés dokumentuma a kötelezettségvállalások főkönyvi számláit tartalmazó, aktuális időszakra vonatkozó főkönyvi kivonat. A főkönyvi nyilvántartást a költségvetési számvitel nullás számlaosztályában kell vezetni. 32Az egyeztetés elvégzéséért a kari keretgazdálkodással megbízott személy és a Gazdasági Igazgatóság számviteli ügyintézője együttesen felelős. III. RÉSZ Vegyes és záró rendelkezések 21. § (1) Az utalványozásra az 1. számú melléklet szerinti „utalványrendelet” című nyomtatványt kell alkalmazni. (2) A felhatalmazás minta a szabályzat 2. sz. melléklete.33 (3) 34 (4) Jelen szabályzat alkalmazásának napjával egyidejűleg hatályát veszti a Főiskola korábbi, 2011. június 24-től hatályos, a Főiskola Szenátusa által a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 115. számú határozattal elfogadott Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés Szabályzata és a Budapesti Gazdasági Főiskola aláírási rendjéről szóló 1/2014. (XII. 08.) rektori-kancellári közös utasítás.

32

A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától 33 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától 34 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától

17

Záradék: A Szabályzatot a Szenátus a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 172. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2015. június 27. napjától. A szabályzatot a Szenátus 2015. november 6-án a 2015/2016-es tanévi (XI. 6.) 11. sz. határozatával módosította. Hatályos: 2015. november 7. napjától.

18

1. számú melléklet Költségvetési szerv neve: BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA Költségvetési szerv címe: 1… Budapest,…………. Költségvetési szerv bankszámlaszáma: ………………… Költségvetési év: 20..

Utalványrendelet MINTA

Oldalszám: 1/… Kedvezményezett / befizető neve, kódja:

MÁK számlakivonat száma:

Kedvezményezett / befizető címe:

MÁK számlakivonat kelte:

Kedvezményezett / befizető bankszámlaszáma:

Számla EOS iktatószáma:

Folyószámlaszám:

Számlaszám: Számla kelte:

Partner jellege: Teljesítés időpontja: Kincstári kötváll kapcsolat:

Fizetési határidő: Fizetés módja:

Átláthatósági kezdete:

Számlát iktatta:

I. Gazdasági vezetői rendelkezés Megrendelő vagy Szerződés Gazdasági esemény száma

Gazdasági művelet

Összeg

Összeg: A csatolt bizonylatokon feltűntetett anyagok, eszközök számla szerinti mennyiségben és minőségben való átvételét, az igénybevett szolgáltatások kötelezettségvállalásnak megfelelő teljesülését, a teljesítés igazolás alapján igazolom és annak összeget elfogadom, a fedezet biztosítása mellett rendelkezem a fenti összeg kifizetéséről / bevétel elszámolásáról. Kelt: Budapest, 20.................. .......................................... gazdasági vezető aláírása II. A számla (bizonylat) érvényességének igazolása Számla érvényesítése Köt. váll. száma

Enged. (aktiválás) dátuma

Téma

Kerettípus

Kormányzati funkció

Számla kontírozása ERA kód (Rovat)

Főkönyvi számla száma Funkcionális számla ÁFA száma %

Összeg

Összesen Kelt: Budapest, 20.......................

...................................... kontírozó aláírása

A teljesítés igazolása alapján a 20... ...... keltű, ……. számú számlát (bizonylatot) megvizsgáltam, melynél a megelőző ügymenetben a hatályos jogszabályi előírásokat, valamint az intézményi belső szabályzatokban foglaltakat megtartották, a fenti gazdasági vezetői rendelkezés alapján a fedezet biztosított, ………. Ft, azaz ……………. Forint összegben. A bizonylatot érvényesítem: Kelt: Budapest, 20………….. .................................... érvényesítő aláírása .................................... ellenőr aláírása

Kelt: Budapest, 20………….. III. Utalvány A mellékelt, igazolt számlát az érvényesítés alapján a fenti fizetési móddal, ………… Forint összegben utalványozom. Kelt: Budapest, 20………….. .................................... utalványozó aláírása Kelt: Budapest, 20………….

................................... könyvelő aláírása

19

2. számú melléklet Budapesti Gazdasági Főiskola 1149 Budapest, Buzogány u. 11–13. Iktatószám: …../……………/20…. Tárgy: felhatalmazás (készült ….. eredeti példányban)

FELHATALMAZÁS MINTA Alulírott ………………………………………(név) a Budapesti Gazdasági Főiskola kancellárja/rektora/gazdasági igazgatója* megbízom ………………………………………–t (név) ………………………………………. (beosztás) ………………………………………………………(értékhatár között/korlátlanul*) - az Ávr. ….§ (…) bekezdése/ a BGF kötelezettségvállalás, ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítés igazolás, érvényesítés és utalványozás Szabályzata alapján - kötelezettségvállalási/ pénzügyi ellenjegyzési/ jogi ellenjegyzési/ teljesítés igazolási/ érvényesítési/ utalványozási/ gazdasági vezetői rendelkezési feladatok ellátásával.* A megbízás 20…… -tól 20…… -ig bezárólag / visszavonásig érvényes*. Budapest, 20..………………………………… ……………………………….. név ….……………………………. kancellár/rektor/gazdasági igazgató A megbízást elfogadom és egy eredeti példányát a mai napon átvettem. Budapest, 20..………………………………… ……………………………. név A dokumentumokon használni kívánt:

Aláírás minta

Szignó minta

Budapest, 20..…………………………. ……………………………….. név * a megfelelővel töltendő ki a felhatalmazás

20

3. számú melléklet

21

A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, ELLENJEGYZÉS (PÉNZÜGYI ÉS JOGI), TELJESÍTÉS IGAZOLÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS ÉS UTALVÁNYOZÁS SZABÁLYZATA

Recommend Documents