CENTRAAL ADRESSENBESTAND In het Centraal Adressenbestand bevinden zich alle de gegevens van de geregistreerde golfers in Nederland, onder andere ten behoeve van de verzending van GOLFjournaal. Tevens dient het bestand voor aanmaak van de NGF-kaartjes, het voeden van noodzakelijke informatie op internet en ter bepaling van de afdrachten. De NGF heeft TDS aangesteld als beheerder van het bestand. Het bestand voldoet aan de eisen van de Wet Persoons Registratie (WPR). Het NGF-bestand valt onder artikel 2 van het Besluit Genormeerde Vrijstelling WPR. Dat betekent, dat de NGF niet is verplicht om personen, die zij opneemt in het bestand, daarvan schriftelijk in kennis te stellen. (Het opbouwen van zo’n bestand van personen ziet men als een logisch gevolg van de rechtsverhouding tussen een Lid of een Geassocieerde en door haar geregistreerde personen.) De NGF heeft contractueel vastgelegd, dat het bestand eigendom is en blijft van de NGF en dat TDS niets anders met het bestand kan en mag doen dan datgene waarom de NGF vraagt. GOLFADMINISTRATIEPAKKETTEN De ruim 140 verenigingen die met een softwarepakket werken, melden de mutaties in hun ledenbestanden via het web aan het Centraal Adressenbestand. CENTRAAL ADRESSENBESTAND A-, B-, C- en D-Leden die niet beschikken over een golfpakket brengen hun wijzigingen aan via het web, www.NGFclub.nl. Geassocieerden ontvangen een aantal blanco ledenformulieren voor nieuwe leden. Uitsluitend met de retour ontvangen ledenformulieren kunnen mutaties worden verwerkt. Alle mutaties opgegeven met de zogenaamde leden/mutatieformulieren dienen aan het volgende adres verzonden te worden: Afdeling Centrale Registratie Postbus 1083 1300 BB Almere HANDLEIDING LEDEN/MUTATIEFORMULIER (De records met een * móet men invullen!) NGF-nummer Elke geregistreerde golfer krijgt door de Centrale Administratie een of meerdere NGFnummers toegewezen. NGF Clubnummer* Dit is het nummer van het Lid waarvan de persoon lid is. De A- en B-Leden hebben nummers van 1 tot en met 499. C-Leden hebben een nummer tussen 500 en 698. D-Leden hebben een nummer tussen 699 en 899. Geassocieerden hebben nummers van 902 tot 994.
NGF 1 november 2011
1
Toevoeging clubnaam Er is een mogelijkheid gemaakt om op uw clubnaam (statuten), een aanvulling te doen. Deze aanvulling komt onder uw clubnaam op de NGF-kaart, bijvoorbeeld: Golfclubnaam Greenkeeper
Golfclubnaam Sponsor
Golfclubnaam Clubkampioen dames 2011
Maximaal 24 tekens. Deze aanvulling moet betrekking hebben op iets van uw golfclub. Home Club* Hier vult men in of de golfer uw vereniging als Home Club heeft: 0 = ja 1 = neen (dit golfclubnummer invullen bij: Ook lid van golfclub) Persoonscode Hier kan de vereniging een nummer of code voor intern gebruik aangeven. Titelcode (academisch) Maximaal vier academische titels. Titelcode (adellijk) Men kan hier adellijke titel(s) vermelden. Titelcode (ambtelijk) Men kan hier ambtelijke titels vermelden (bijvoorbeeld: tandarts). Geslachtscode* Man = 1 Vrouw = 2 Voorletters plus voorvoegsels* Hierbij zijn geen punten nodig. Voorbeeld: LTh van Achternaam* (bij ongehuwde vrouwen hier meisjes-achternaam zonder voorvoegsels) Zonder voorvoegsels, voorletters en meisjes-achternaam. Meisjes-achternaam Meisjes-achternaam inclusief voorvoegsels. Aanhefnaam Bijvoorbeeld: van Kampen Cardnaam 1 Bijvoorbeeld: L.Th. van Kampen De vereniging kan deze cardnaam zonodig wijzigen. Cardnaam 2 Te gebruiken indien de ruimte bij cardnaam 1 onvoldoende is.
NGF 1 november 2011
2
Adres/huisnummer/toevoeging* Toevoegingen zoals: a, bis en “. Locatie* Een extra mogelijkheid om de locatie van een adres te beschrijven. Voorbeelden: Woonwagen Saskia, Camping de Opstal, Appartement 443. Postcode en plaats* Speelsterkte en speelsoort* Bij speelsterkte een getal invullen. Dat kan zijn een EGA Handicap of NGF Handicap (+9.0, via 0.0 tot en met 36.0), NGF Club Handicap (37.0 t/m 55.0), GVB (55.0) of geen speelsterkte of 90.0. Bij speelsoort ook een getal invullen.
Speelsterkte 1
Speelsoort 1
A- en B-Leden (clubnrs. 1 – 499) 90.0 11 = geen HC/geen GVB 55.0 32 = geen HC/wel GVB 36.1 t/m 45.0 35 = geen HC/wel GVB
Opschrift
+9.0 t/m 36.0
43 = EGA Handicap
Bewijs van Lidmaatschap Golfvaardigheidsbewijs Golfvaardigheidsbewijs met opdruk ClubHC 45.0 EGA Handicapbewijs
Speelsterkte 1
Speelsoort 1
Opschrift
C-Leden (clubnrs. 500 – 698) 90.0 11 = geen HC/geen GVB 55.0 22 = geen HC/wel GVB 36.1 t/m 45.0 25 = geen HC/wel GVB +9.0 t/m 36.0
23 = NGF Handicap
Bewijs van Lidmaatschap Golfvaardigheidsbewijs Golfvaardigheidsbewijs met opdruk ClubHC 45.0 NGF Handicapbewijs
Speelsterkte 2
Speelsoort 2
Opschrift
C-Leden (clubnrs. 500 – 698) 90.0 10 = geen HC/geen GVB +9.0 t/m 36.0 24 = EGA Handicap
Bewijs van Lidmaatschap EGA Handicapbewijs
Speelsterkte 1
Opschrift
Speelsoort 1
D-Leden (clubnrs. 699 – 899) 90.0 11 = geen HC/geen GVB 55.0 32 = geen HC/wel GVB 36.1 t/m 45.0 35 = geen HC/wel GVB +9.0 t/m 36.0
NGF 1 november 2011
43 = EGA Handicap
Bewijs van Lidmaatschap Golfvaardigheidsbewijs Golfvaardigheidsbewijs met opdruk ClubHC 45.0 EGA Handicapbewijs
3
Speelsterkte 1
Speelsoort 1
Opschrift
Geassocieerden (clubnrs. 901 – 994) 90.0 11 = geen HC/geen GVB 55.0 32 = geen HC/wel GVB +9.0 via 0.0 t/m 36.0 43 = EGA Handicap
Bewijs van Lidmaatschap Golfvaardigheidsbewijs EGA Handicapbewijs
Handicapregistratie niet-clubleden 55.0 +9.0 via 0.0 t/m 36.0
Golfvaardigheidsbewijs EGA Handicapbewijs
32 = geen HC/wel GVB 43 = EGA Handicap
Geboortedatum* De geboortedatum altijd vermelden. Dit gegeven wordt gebruikt om te controleren of een golfer meerdere malen in het bestand voorkomt. Officieel orgaan, GOLFjournaal Elk lid van een A-, B-, C- of D- of Geassocieerde club heeft per 2011 recht op toezending van GOLFjournaal (één exemplaar per huisadres). 0 = niet-bladontvanger 1 = bladontvanger in Nederland 2 = bladontvanger niet in Nederland of België 3 = bladontvanger in België (vanwege speciale PTT-regeling met België) Indien een 2 is ingevuld, brengt de NGF een jaarlijks te bepalen extra bedrag aan de club in rekening ter dekking van extra portokosten voor elk adres buiten de EG. Reden wijziging in * Alleen in te vullen bij de eerste aanmelding Het eerste vakje is om de reden van wijziging bij instroom aan te geven. 1 nooit eerder golf gespeeld 2 van ander Lid 3 uit buitenland en daar al golf gespeeld 4 was tijdelijk gestopt met golfen 5 had GVB-kaart niet-clubgebonden 6 overig Reden wijziging uit* Bij uitstroom (tweede vakje) vermelden: 1 naar een andere (Home) Club 2 overleden 3 naar het buitenland 4 stopt tijdelijk met golfen 5 stopt definitief met golfen 6 administratief verwijderd 7 wordt GVB-kaarthouder niet-clubgebonden 8 overig
NGF 1 november 2011
4
EGA Handicap actief of inactief * 0 = EGA handicap inactief 1 = EGA handicap actief GVB’s en bewijzen van clublidmaatschappen hebben een inactieve handicap. NGF Handicap actief of inactief * 0 = NGF handicap inactief 1 = NGF handicap actief GVB’s en bewijzen van clublidmaatschappen hebben een inactieve handicap. Ook lid van golfclub* Hier vult men het Lidnummer van de vereniging in, waarvan de persoon ook lid is. Indien van toepassing meerdere nummers. Roepnaam Voornaam Telefoon Telefoonnummer inclusief kengetal en landennummer (buiten NL). Mobiele Telefoon (NL) Telefoonnummer begint met 06, daarna zonder streepjes de andere 8 nummers erachter. E-mailadres* Aanvang golf Datum waarop de persoon voor de eerste maal lid wordt van een NGF-Lid of een GVB-kaartje als niet-clubgebonden ontvangt. Lid sinds (Home Club)* Datum aanvang lidmaatschap bij uw vereniging. Examendatum GVB Datum waarop de persoon is geslaagd voor het GVB-examen. Nationaliteit Alleen invullen indien de persoon geen Nederlandse nationaliteit heeft. Land Alleen invullen indien de persoon niet in Nederland woonachtig is. Geldigheidsduur De NGF-kaartjes blijven geldig tot 1 maart na het verstrijken van het op de voorzijde vermelde kalenderjaar. Jaarlijkse vernieuwing De NGF-kaartjes voor het nieuwe jaar worden gemaakt op basis van de gegevens zoals deze na 31 december van het voorafgaande jaar in het bestand voorkomen en na goedkeuring golfclub. (Zie ook bij Speelsterkte en Speelsoort.)
NGF 1 november 2011
5
Oude kaartjes innemen en vernietigen Indien een lid van een Lid een nieuw kaartje ontvangt, dat geldig is in hetzelfde jaar als het kaartje dat het lid reeds in zijn bezit had, is de club verplicht het oude kaartje in te nemen en te vernietigen. Duplicaatkaartjes Kaarten waarvan de magneetstrip niet werkt, kunnen door de golfclub tot 1 april van het lopende jaar retour gezonden worden naar de Centrale Registratie te Almere. Er worden dan kosteloos nieuwe kaarten aangemaakt. Indien het kaartje verloren of gestolen is, of indien na 1 april van het lopende jaar de magneetstrip niet meer werkt, kan een duplicaatkaartje aangevraagd worden door ㈡ 12,50 (2012) over te maken op rekeningnummer 22.64.63.079 van de Nederlandse Golf Federatie onder vermelding van: duplicaatkaartje, het NGF-nummer en het huidige adres. Het duplicaatkaartje wordt naar de club gestuurd. GVB-examen (Procedure voor het verkrijgen van een kaartje voor een lid van een vereniging die geslaagd is voor het GVB-examen.) De vereniging stuurt de gegevens naar de Afdeling Centrale Registratie in Almere, waar de aanmaak en verzending geschiedt naar het clubadres. De orginele examengegevens dienen door de A-, B-, C- of D-vereniging zelf te worden bewaard. Contactadressen TDS Afdeling Centrale Registratie Postbus 1083 1300 BB Almere T 036 533 96 72 E
[email protected]
NGF 1 november 2011
Nederlandse Golf Federatie Federatiebureau Postbus 8585 3503 RN Utrecht T 030 242 6370 F 030 242 6380
6
