Agenda betreft
Vergadering Veiligheidsoverleg IJsselland
datum
25 juni 2014
tijd plaats
9.00-9.30 uur Mooirivier Hotel, Dalfsen
Algemeen Bestuur Veiligheidsregio
1. Opening 2. Verslag vergadering 16 april 2014 (bijlage) 3. Mededelingen/ingekomen stukken (bijlage) besluitvormend 4. Jaarverslag en Jaarrekening 2013 5. Programmabegroting 2015 6. Regionaal Crisisplan 2015-2018 7. Procedureregeling Functiebeschrijving en -waardering Informerend 8. Bestuursrapportage/Voorjaarsnota 2014 9. Huisvesting 10. Programma van Eisen Crisisruimten 11. Bestuurlijke uitgangspunten Veiligheidsregio inzake LMO 12. Systeemoefening 2015 13. Rapportage Mate van voorbereiding Zorginstellingen
14. Werkbezoeken Raadsleden 15. Rondvraag 16. Sluiting
notulen van datum aanwezig
afwezig
Veiligheidsbestuur IJsselland 16 april 2014 Namens de gemeenten: De heren M.J. Ahne (Ommen), J.D. Alssema (Staphorst), E.J. Bilder (Zwartewaterland), A.P. Heidema (Deventer, plaatsvervangend voorzitter), B. Koelewijn (Kampen), H.J. Meijer (Zwolle, voorzitter), H.C.P. Noten (Dalfsen), A.G.J. Strien (Olst-Wijhe), mevrouw M.A.J. van der Tas (Steenwijkerland) en P.A. Zoon (Raalte) Verder de heer J.J.A. Lucas (plv. Hoofdofficier van Justitie), de heer T. Maan (OM), de heer A. H. Schreuders (secretaris, Veiligheidsregio), de heer V. Smink (OM), mevrouw L.J. Sievers (commandant regionale brandweer) en de heer H. Zwart (coördinerend functionaris gemeenten) De heren S.C. Dekker (nationale politie), de heer H. Dijk (namens de Waterschappen), de heer A. Krakau de Jong (namens regionaal militair commando Noord), P.H. Snijders (Hardenberg) en mevrouw N.A.M. Rigter (directeur Publieke Gezondheid)
1. Opening De voorzitter opent de vergadering. Bericht van verhindering is ontvangen van de heer Dijk, de heer Krakau de Jong, de heer Dekker, mevrouw Rigter en de heer Snijders. 2. Verslag vergadering d.d. 26 maart 2014 Het bestuur stelt het verslag ongewijzigd vast. 3. Mededelingen / ingekomen stukken Ingekomen stukken - Brief Veiligheidsberaad (d.d. 27-03-2014): Standpuntbepaling Ambulancezorg Nederland. De voorzitter deelt mee dat er een antwoord uit is waarin staat dat er in deze regio geen sprake is van weerstand vanuit de RAV tegen de landelijke visie van de branche organisatie Ambulancezorg Nederland. Landelijk lijkt de eerdere commotie rond dit dossier geluwd te zijn Mededelingen / mondeling De voorzitter doet verslag van het jaarlijkse voortgangsgesprek met de vertegenwoordiger van het Ministerie van V&J de heer Gelton: een open gesprek met begrip voor de opvattingen van de regio IJssel Vecht over nut en status van systeemoefeningen en met name de oefening Conecto. Het Besluit Veiligheidsregio’s wordt in die zin aangepast dat het minder om normen en meer om het effect van de ondernomen acties gaat. Het algemeen bestuur neemt kennis van de ingekomen stukken en mededelingen. Besluitvormend 4. Slachtofferregistratiesystematiek
kenmerk vervolgblad
2 van 6
Te besluiten om 1. Kennis te nemen van het besluit van de Veiligheidsdirectie met betrekking tot: - het gebruik van SIS (Slachtofferinformatiesystematiek) in Veiligheidsrisico IJsselland voor het informeren van verwanten. - de overdracht van de onderbrenging van het proces verwanteninformatie naar het landelijke SIS. - De dekking van de eenmalige kosten ad. € 11.000 met de nog incidentele beschikbare BDUR middelen 2014. Het opvangen van de structurele kosten ad. € 18.000 binnen de bestaande budgetten van het programma gemeenten, zonder dat de gemeentelijke bijdragen worden verhoogd. Dit betekent voor de gemeenten dat de middelen ten behoeve van het Nederlands Rode Kruis vrijvallen - Het beleggen van het opdrachtgeverschap voor het SIS in de warme situatie bij de algemeen commandant-bevolkingszorg of de officier van dienst bevolkingszorg. - Het aanwijzen van de beleidsmedewerker bevolkingszorg als coördinator SIS voor de koude situatie. Bespreking De heer Zwart geeft aan dat de Kring van Gemeentesecretarissen instemt met het - ten opzichte van december 2013 gewijzigde - voorstel. De structurele kosten worden nu gedekt uit de begroting van de Veiligheidsregio. De heer Koelewijn vraagt aandacht en borging voor het, vanuit communicatie, managen van verwachtingen. Bij een crisis is, vanwege de dynamiek, geen volledige registratie van slachtoffers mogelijk. De heer Strien merkt op dat de Veiligheidsregio een gemeentelijke taak overneemt en vraagt waarom de ermee gemoeide middelen dan niet van de gemeenten naar de Veiligheidsregio toegaan. De heer Zwart antwoordt dat gemeenten gevraagd is de middelen die bij hen vrijvallen te gebruiken voor het thema zelfredzaamheid, bijvoorbeeld voor afspraken met partners als het Rode Kruis. Omgekeerd had ook gekund: de bij gemeenten vrijvallende middelen dienen ter dekking van de structurele kosten (€ 18.000) en het thema zelfredzaamheid wordt bekostigd door de Veiligheidsregio. Belangrijk is dat de middelen ingezet worden voor zelfredzaamheid: de komende jaren een dominant thema. De voorzitter merkt op dat elke variant voors en tegens kent. De Kring heeft gevraagd om snel met een plan te komen omdat het reserveren van middelen zonder onderliggend plan ongebruikelijk is. De heer Zwart deelt mee dat het regelen van de implementatie voor 1 juli krap is. De gesprekken met de teamleiders van CRIB en Opvang & Verzorging lopen en er is aandacht voor het communicatietraject over dit onderwerp. Op de vraag van de heer Koelewijn antwoordt de voorzitter dat gekozen wordt voor het in ieder geval registreren van hen die niet zelfredzaam zijn en niet zelf kunnen communiceren met verwanten of familie. Dit moet – als verwachtingenmanagement - aan de voorkant duidelijk zijn. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. 5. Zienswijzen Regionaal Risicoprofiel Te besluiten om 1. De binnen gekomen zienswijzen op het Regionaal Risicoprofiel te verwerken volgens de in de bijlage genoemde wijze. 2. Het aangepaste risicoprofiel ter consultatie aan de gemeenteraden toe te zenden. Bespreking De voorzitter merkt op dat het Risicoprofiel aan de partners is voorgelegd en dat hun reacties zijn verwerkt. Het profiel wordt nu voorgelegd aan de gemeenteraden. Het stuk is een van de onderleggers voor het Meerjarenbeleidsplan. Als de zienswijzen binnen zijn, komt een definitief
kenmerk vervolgblad
3 van 6
voorstel op 28 augustus in de vergadering van het dagelijks bestuur en op 24 september in het algemeen bestuur. De heer Alssema merkt op dat in de gemeente Staphorst 1.000 hectare bos ligt. Hij vraagt of dit nu ook valt onder de criteria voor extra aandacht. Mevrouw Sievers zegt in de ronde langs de gemeenteraden extra aandacht te besteden aan het onderwerp natuurbranden. De omvang van het bosareaal is voor opname in het regionaal risicoprofiel niet relevant: de Veiligheidsregio bereidt zich op regionale schaal voor op dit soort van incidenten. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. 6. Kadernota Meerjarenbeleidsplan 2015 – 2018 Te besluiten om 1. Kennis te nemen van de opbrengst van de strategische bespreking over het meerjarenbeleidsplan met het algemeen bestuur op 18 december 2013; 2. De kadernota voor het meerjarenbeleidsplan 2015 – 2018, met hierin opgenomen de missie, visie, ambitie, strategische doelen, verplichte wettelijke onderdelen en het vervolgproces ter consultatie aan de gemeenteraden voor te leggen. Bespreking De voorzitter geeft aan dat het hier een Kadernotitie betreft zodat het voorliggende document aan de raden kan worden voorgelegd vanuit hun kaderstellende rol. Belangrijke speerpunten zijn zelfredzaamheid, lokale binding van de brandweer en versterking van de relatie met gemeenten. De raden krijgen de gelegenheid met een reactie te komen en bij de geplande raadsbezoeken wordt op de notitie ingegaan. De heer Alssema stemt in met de uitgangspunten. Er is in vier jaar tijd een bezuinigingstaakstelling van € 750.000. Hij vraagt of er ook een plan is met daarin welke doelen elk jaar bereikt moeten worden. Hij verwacht dat de bezuiniging een belangrijk punt zal zijn bij de ronde langs de gemeenteraden. De heer Strien pleit voor duidelijkheid over de bedoeling van de ronde langs de gemeenteraden. Het betreft kennis maken (ondersteund met enkele documenten) maar tegelijk worden de raden officieel geconsulteerd over andere stukken. Hij verzoekt in de aanbiedingsbrief dit onderscheid helder aan te geven. De voorzitter noemt het goed om informeren en interactief communiceren te scheiden van formeel consulteren. Hierover wordt overlegd met de griffies. Er komt een datumlijst voor de ronde langs de raden zodra deze lijst volledig is. Mevrouw Sievers zegt dat er voor de financiële taakstelling een plan ligt over de procesaanpak waarbij een kleine interne commissie met voorstellen komt met als insteek slimmer organiseren. Aan medewerkers op de werkvloer wordt steeds gevraagd wat er weg kan: nieuw voor oud. De inhoud van de taakstelling kondigt mevrouw Sievers aan voor in het najaar. De heer Zoon zegt dat de provincie een opmerking heeft gemaakt over de begroting van de gemeente Raalte in die zin dat de opgenomen taakstelling in het meerjarenperspectief concreet moet worden ingevuld. Hij verzoekt snel tot invulling van het bedrag van € 750.000 te komen. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. 7. Hoofdlijnen Crisisplan 2015 – 2018 Te besluiten Het ‘Schema beslispunten Crisisplan 2015-2018’ vast te stellen als basis voor de verdere uitwerking van het Regionaal Crisisplan.
kenmerk vervolgblad
4 van 6
De meest belangrijke beslispunten uit het betreffende schema zijn: a. Normtijden (beslispunt 1): De wettelijke normtijd te hanteren voor de opkomst van de betreffende functies in de hoofdstructuur. Bij overschrijding van de normtijd voor opkomst de weloverwogen keuzes (risico versus kosten) die gemaakt zijn bij de personele invulling van (piket) functies mee te laten wegen bij de evaluatie van het incident. Voor de functies sectie ondersteuner in het ROT geen normtijd voor opkomst te hanteren. b.
Loco burgemeester in het RBT (beslispunt 4): * De mogelijkheid in het crisisplan vast te leggen dat een loco burgemeester als liaison in plaats van de burgemeester in het RBT kan plaatsnemen.
c.
Kern GBT bij GRIP 2 (beslispunt 9): * Het kern-GBT te verwijderen uit het GRIP schema. De burgemeester organiseert naar behoefte bestuurlijke/gemeentelijke ondersteuning
d.
Informeren bevoegd gezag bij GRIP 1 (beslispunt 12) * De informatielijn bij GRIP 1 over de multidisciplinaire voortgang van het incident verloopt primair via de leider CoPI
e.
Multidisciplinair knoppenmodel (beslispunt 13): * Bij opschaling multidisciplinaire hoofdstructuur alleen gebruik maken van GRIP als opschalingsmethodiek
f.
Uitwijklocaties RBT en ROT (beslispunten 17 & 18): * Het RBT en ROT uit te laten wijken naar de RCC-ruimte in VNOG (Apeldoorn)
Bespreking De voorzitter geeft aan in het dagelijks bestuur vooral over de wettelijke normtijden gesproken te hebben. In de tekst wordt beter tot uitdrukking gebracht dat als de pieper gaat betrokkene al aan het werk kan gaan. De nieuwe formulering bij beslispunt 1 doet daar recht aan. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. Informerend 8. Huisvesting Bespreking Mevrouw Sievers verzorgt een presentatie aan de hand van tijdens de vergadering uitgereikte sheets. Ze zegt in een toelichting dat er nog geen voorstel over de huisvesting voorligt omdat er nog geen besluit gevraagd wordt van het algemeen bestuur. Er is een aanvullende inventarisatie gemaakt van de herhuisvesting in de regio en er is gekeken – bij een vertrek uit de Zeven Alleetjes – wat er voor ruimte benodigd is aan de Marsweg.
kenmerk vervolgblad
5 van 6
De voorzitter meldt dat de gemeenteraad van Zwolle nog een besluit moet nemen over het al dan niet verhuizen van de bibliotheek Zwolle naar de Zeven Alleetjes en dat tijdens de Collegeonderhandelingen dit onderwerp waarschijnlijk aan de orde zal komen. De heer Bilder merkt op dat de Veiligheidsregio de verbouwingskosten voor eigen rekening neemt. Hij vraagt of de eigenaar van het gebouw dit niet wil doen om vervolgens de kosten in de huur te verwerken. De heer Strien vraagt of, bij het bepalen van het aantal werkplekken, Het Nieuwe Werken in de plannen is meegenomen. Mevrouw Sievers antwoordt dat de Veiligheidsregio momenteel de eigenaar is van het pand aan de Marsweg vanwege de BTW-situatie. De gemeente Zwolle ondersteunt bij de verbouwing om de kosten zo laag mogelijk te houden. Bij het aantal werkplekken is uitgegaan van een (krappe) factor 0.6 en deze is gerelateerd aan Het Nieuwe Werken. De heer Ahne merkt op dat de afschrijvingstermijn van de verbouwing langer is dan de termijn waarop teruglevering van het gebouw plaats gaat vinden. Hij vraagt of teruglevering op de oude of op de nieuwe boekwaarde plaatsvindt. Mevrouw Sievers zegt dat dit punt nog met de gemeente Zwolle besproken wordt. De voorzitter dankt voor alle werk dat verricht is. Er is nu inzicht in de kosten en wellicht wordt er van het algemeen bestuur een formeel besluit gevraagd. Het algemeen bestuur besluit het dagelijks bestuur mandaat te verlenen om, wanneer de besluitvorming over de huisvesting in een stroomversnelling komt, binnen de kaders van de uitgangspunten in de presentatie te acteren. 9. Programmabegroting 2015 en meerjarenramingen 2016 – 2018 Kennis te nemen van 1. de concept programmabegroting 2015 en meerjarenramingen 2016 – 2018 vooruitlopend op de consultatieronde met de gemeenteraden Bespreking De heer Zoon leest op pagina 42 dat het gehanteerde rentepercentage feitelijk te hoog is. Hij stelt voor een reëel percentage te gaan hanteren. De voorzitter zegt toe hiernaar te laten kijken. Het algemeen bestuur neemt kennis van het voorstel. 10. Brandweerkamer Kennis te nemen van Het besluit van het dagelijks bestuur om in te stemmen met het voorstel van het Veiligheidsberaad om - Akkoord te gaan met bijgevoegde concept dienstverleningsovereenkomst tussen de VNG en het Veiligheidsberaad, ter oprichting van een brandweerkamer. - De voorzitter en de secretaris van het Veiligheidsberaad te machtigen om namens het bestuur van de Veiligheidsregio de dienstverleningsovereenkomst met de VNG te ondertekenen. - Eén van de leden van het bestuur van de Veiligheidsregio af te vaardigen om zitting te nemen in de brandweerkamer.
kenmerk vervolgblad
6 van 6
De voorzitter zegt dat de heer Koelewijn benaderd is om vanuit de Veiligheidsregio IJsselland zitting te nemen in de Brandweerkamer. Deze staat hier positief tegenover onder het voorbehoud dat deze functie verenigbaar is met zijn rol in het College van Arbeidszaken (CVA). De heer Koelewijn legt dit voor aan het CVA. Het algemeen bestuur neemt kennis van het voorstel. 11. Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag. 12. Sluiting Om 09.40 uur sluit de voorzitter de vergadering.
Vastgesteld op 25 juni 2014
De heer drs. H.J. Meijer
Mevrouw L.J. Sievers, secretaris Namens deze, De heer drs. A.H. Schreuders
Voorzitter
Secretaris
Agendapunt - informatief
aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
Algemeen Bestuur 25 juni 2014 3 Ingekomen stukken/mededelingen L.J. Sievers H.J. Meijer 1. Lijst van ingekomen stukken De stukken zijn op te vragen bij het secretariaat * = aan de stukken toegevoegd. Nummer 20140625.01
Datum 3-5-2014
20140625.02 20140625.03 20140625.04 20140625.05 20140625.06
8-5-2014 12-5-2014 19-5-2014 26-5-2014 27-5-2014
Onderwerp Consultatienota, Programma Hoogfrequent Spoorvervoer Goederenroute Oost-Nederland (Min I&M) Afschrift brief derde frequentieomstemming C2000 Controlebericht NL-Alert 2 juni 2014 (NCTV) Afsluiten Samenwerkingsconvenanten (Min I&M) Benoeming Hoofd LOCC (LOCC) Samenwerking Reddingsbrigades en Veiligheidsregio’s (Veiligheidsberaad)
Afdoening DB t.k.n. t.k.n. DB DB DB
2. Mededelingen Voortgang bedrijfsvoering VR en GGD De nieuwe eenheid Bedrijfsvoering voor GGD en VR functioneert nu een half jaar. In dat half jaar is het plaatsingsproces voor het voormalig personeel van BenS afgerond en zijn alle sleutelfuncties ingevuld. De formele plaatsingen hiervan zijn vanaf 1 april een feit. Dit naast de plaatsing van een tiental medewerkers uit de voormalige (brandweer) organisaties binnen de VR IJsselland, vanaf 1 januari. Vanwege de extra hoge werkbelasting voor bedrijfsvoering, die samenhangt met het veranderingsproces van de regionalisering binnen de Veiligheidsregio en de uitbreiding van GGD met JGZ-onderdelen van Icare en Carinova, zijn er ook tijdelijke medewerkers ingehuurd bij met name de teams I&A en Financiën. Na de benoemingen en plaatsingen van de interne medewerkers en de plaatsing van tijdelijke medewerkers, resteert nog veel vrije vacatureruimte. Voor een deel hiervan vindt invulling, al dan niet tijdelijk, momenteel plaats. Na een periode van hard werken om met het hoofd boven water te komen, is de bedrijfsvoering in rustiger vaarwater terecht gekomen. Veel inspanningen zijn er in deze fase op gericht om de basis
Kenmerk vervolgblad
2 van 2
dienstverlening op orde te brengen. Bij Financiën is er aan het eind van het jaar bij zowel VR als GGD sprake van een gestructureerde werkbegroting, waardoor de financiële sturing vanaf 2015 goed mogelijk is. Bij HRM zijn de werkprocessen voor de instroom, doorstroom en uitstroom op orde binnen de geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden. Door I&A is voorzien in deugdelijke ICTwerkplekken en basispakketten. De bedrijfsvoeringsystemen zijn in samenhang ingericht en functioneel. Facilitair heeft het gebouwbeheer op orde en de facilitaire voorzieningen centraal ingekocht. De werkprocessen voor documentbeheer en de documentstromen zijn ingeregeld en de digitalisering van het archief krijgt vorm. Het inzicht in het werk wat gedaan moet worden en de organisatie/formatie die nodig is om dit werk in goed banen te leiden, wordt steeds beter. Het tweede deel van het jaar 2014 wordt gebruikt om verbeteringen door te voeren in het eerder vastgestelde organisatie- en formatieplan. Ook wordt in het tweede deel van 2014 de dienstverleningsovereenkomst met de GGD uitgewerkt en, zo nodig, de kostenverdeling binnen de Gemene Rekening tussen VR en GGD herzien. Kortom in het jaar 2014 ontstaat duidelijkheid over het werk wat gedaan moet worden, de organisatie en formatie die nodig is om dit werk goed uit te voeren en het niveau van dienstverlening die door de eenheid Bedrijfsvoering geleverd moet worden aan VR en GGD. Wat echter nog ontbreekt is een goed inzicht in de kostenstructuur. Dit wil overigens niet zeggen dat er zorg is of de kosten voor bedrijfsvoering in 2014 binnen het begrotingskader blijven. Die zorg is er namelijk niet. De voortgang van de bedrijfsvoering is in het DB van de VR besproken en daarbij is het volgende standpunt ingenomen. Vanwege het ontbreken van een goed inzicht in de kostenstructuur, wordt de doelstelling om delen van de bedrijfsvoeringstaken uit te besteden aan (gemeentelijke) alliantiepartners in 2014 nog niet gerealiseerd. Het principe van zoeken naar samenwerking met allianties en uitbesteding van bedrijfsvoeringstaken staat niet ter discussie. Gelet op de huidige ontwikkelingsfase, waarin de eenheid Bedrijfsvoering zich bevindt, geldt echter eerst uitlijnen en stabiliseren. De verdere verkenning van samenwerking en uitbesteding van taken vindt onverminderd plaats, door de opbouw van een goed inzicht in de behoefte en de financiële middelen.
Agendapunt - besluitvormend
aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
Algemeen Bestuur 25 juni 2014 4 Jaarverslag en jaarrekening 2013 L.J. Sievers Drs. H.J. Meijer Te besluiten om 1. Het Jaarverslag 2013 vast te stellen (bijlage 1). 2. De Jaarrekening 2013 vast te stellen (bijlage 2) en het saldo van € 54.363 toe te voegen aan de algemene reserve ter versterking van het weerstandsvermogen; 3. Het restantkrediet project vorming Brandweer IJsselland van € 443.000 opnieuw beschikbaar te stellen in 2014 (transformatiefase) voor de nakomende kosten zoals inrichting, afstemming en optimalisering van diverse geautomatiseerde systemen, huisvesting en garantieberekeningen; 4. Het restantkrediet van € 110.000 voor de overige projecten van Veiligheidsregio IJsselland voor 2014 als volgt te bestemmen: a. Brandonderzoek € 13.000; b. Aanpassing website € 38.000; c. Sharepoint € 14.000; d. Het restantkrediet van € 45.000 toe te voegen aan de algemene reserve ter versterking van het weerstandsvermogen. 5. De jaarrekening 2013 na vaststelling door het algemeen bestuur voor 1 juli 2014 toe te zenden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel. Inleiding Het dagelijks bestuur legt aan het algemeen bestuur over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Het overlegt daarbij ook de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) moet het algemeen bestuur een bestemming geven aan een voordelig resultaat van de jaarrekening. Beoogd effect Tijdige vaststelling van de jaarstukken 2013, toezending aan gedeputeerde staten en décharge van het dagelijks bestuur, behoudens later in rechte gebleken valsheid in geschrifte of andere onregelmatigheden.
Kenmerk vervolgblad
2 van 3
Argumenten 1. Het jaarverslag en de jaarrekening 2013 zijn opgesteld met inbreng van de leidinggevenden en de (financiële) medewerkers die in 2013 betrokken waren. 2. Het jaarverslag (en ook de jaarrekening) laten zien welke impact het Project Vorming Brandweer IJsselland in 2013 had. In de bestuurlijke agenda’s, in het beslag dat het project en de daarmee samenhangende organisatieverandering deden op leidinggevenden en medewerkers in de organisatie. Jaarverslag 3. Naast hun dagelijks werk leverden veel medewerkers een grote bijdrage aan het project. Bij een aantal projecten zien we als gevolg daarvan een doorloop naar 2014. Ook bij de primaire processen is het op enkele onderdelen nodig gebleken opnieuw te prioriteren. 4. Het beeld van de jaarverslag is niettemin, dat tijdens de grote verbouwing van de winkel de dienstverlening goed op peil bleef. In de woorden van het jaarverslag: het merendeel van de ambities verliep volgens plan. 5. Tussen al deze bedrijven door werkten we aan de tevredenheid van de werknemers, verkenden we al vast het Rijnlands Denken en Het Nieuwe Werken, was er ondanks de druk geen sprake van grote personeelsmutaties en blijven we binnen het budget. De staat van de rampenbestrijding bevestigt dat we met onze taken goed op schema liggen. Jaarrekening 6. De Jaarrekening 2013 van de Veiligheidsregio IJsselland sluit af met een positief saldo van € 54.363. Wij stellen voor dit saldo toe te voegen aan de algemene reserve ter versterking van het weerstandsvermogen. Dit conform de vastgestelde financiële kaders en uitgangspunten, waar we hebben afgesproken dat we geen extra middelen vragen van gemeenten op het weerstandvermogen op ‘peil’ te brengen, maar via mogelijke positieve resultaten van de jaarrekeningen. 7. Het restantkrediet voor het project vorming Brandweer IJsselland van € 443.000 opnieuw beschikbaar te stellen in 2014 (transformatiefase). Van het totaal beschikbaar gestelde budget van € 2,1 miljoen in 2013 voor het project vorming Brandweer IJsselland is op 31/12/2013 nog een bedrag van € 443.000 niet besteed en is dus niet onttrokken uit de bestemmingreserve ontwikkelingen Veiligheidsregio. Voor een deel omdat grote inspanning door eigen personeel is gedaan en voor een deel omdat een aantal met de vorming van de regionale brandweer samenhangende kosten nog in het jaar 2014 doorlopen. Te denken hierbij valt aan: kosten die worden gemaakt voor de inrichting, afstemming en optimalisering van diverse geautomatiseerde systemen en ook de daarbij horende opleidingen voor de nieuwe gebruikers. Verder ook nog kosten voor de digitalisering van het archief, organisatieontwikkelingen, huisvesting en de garantieberekeningen. Voorstel is dan om deze middelen voor in totaal € 443.000 opnieuw beschikbaar te stellen voor 2014. In de najaarsrapportage 2014 rapporteren we over de voortgang en bij de jaarrekening 2014 leggen we verantwoording af. 8. Voor de overige projecten van de Veiligheidsregio IJsselland in 2013 is in totaal een projectbudget beschikbaar gesteld van € 756.000. Van dit budget is in totaal € 646.000 besteed, resteert er dus nog een budget van € 110.000. Van het resterende bedrag van € 110.000 is nog € 65.000 nodig voor projecten die nog doorlopen in 2014, te weten: - Brandonderzoek € 13.000; - Aanpassing website € 38.000; - Sharepoint € 14.000. - Voorstel is om deze middelen voor in totaal € 65.000 in 2014 weer opnieuw beschikbaar te stellen. Het niet bestede deel van € 45.000 (€ 110.000 -/- € 65.000) toe te voegen aan de algemene reserve ter versterking van het weerstandsvermogen. Dit conform de vastgestelde
Kenmerk vervolgblad
3 van 3
financiële kaders en uitgangspunten, waar we hebben afgesproken dat we geen extra middelen vragen van gemeenten op het weerstandvermogen op ‘peil’ te brengen, maar via mogelijke positieve resultaten van de jaarrekeningen.
Vervolg - Veiligheidskring gemeentesecretarissen 19 juni 2014 - Algemeen Bestuur 25 juni 2014
Bijlagen 1. Jaarverslag 2013 2. Jaarrekening 2013 3. Accountantsverklaring en verslag van bevindingen (volgt)
Jaarverslag 2013
Documentgegevens Nr. 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8
Datum 07-03-2014 16-04-2014 27-05-2014 11-06-2014
Documentbeheer/ eigenaar
Verspreid aan MT-leden voor bijdrage MT Veiligheidsregio Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur
Johan Pieneman
Projectleider Vastgesteld door Datum vaststelling Geplande evaluatiedatum Digitale vindplaats
MyCorsaID:
2
Inhoud 1 2
Inleiding
4
1.1
4
Leeswijzer
Verantwoording over de taken
5
2.1 2.2
5 6
Algemeen Hoofdpunten per programma
Bijlage 1 Sociaal Jaarverslag Bijlage 2 Verplichte paragrafen
9 12
3
Deel A
Algemeen
1 Inleiding Het dagelijks bestuur legt met dit jaarverslag (inhoud) en de jaarrekening (financiën) verantwoording af over het gevoerde bestuur in 2013. Voorafgaand daaraan dienen deze documenten tevens als verantwoording van het management aan het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken vast voor 1 juli volgende op het jaar waarop ze betrekking hebben. De verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur betreft in grote lijnen het realiseren van de opgedragen taken en het bereiken van de resultaten, die het algemeen bestuur vastlegde in beleidsdocumenten en besluiten. De programmabegroting 2013 geldt in dit opzicht als belangrijk toetsingskader voor de verantwoording in het jaarverslag en de jaarrekening.
1.1
Leeswijzer
Het Jaarverslag 2013 bestaat uit -
Hoofdstuk 2 – verantwoording over de taken Bijlage 1 – sociaal jaarverslag Bijlage 2 – verplichte paragrafen
4
Deel B
Specifiek
2 Verantwoording over de taken 2.1
Algemeen
Overall beeld Het jaarverslag (en ook in de jaarrekening) laten zien welke impact het Project Vorming Brandweer IJsselland in 2013 had. In de bestuurlijke agenda’s, in het beslag dat het project en de daarmee samenhangende organisatieverandering deden op leidinggevenden en medewerkers in de organisatie, Naast hun dagelijks werk leverden veel medewerkers een grote bijdrage aan het project. Bij een aantal projecten zien we als gevolg daarvan een doorloop naar 2014. Ook bij de primaire processen is het op enkele onderdelen nodig gebleken opnieuw te prioriteren. Het beeld van het jaarverslag is niettemin, dat tijdens de grote verbouwing van de winkel de dienstverlening goed op peil bleef. In de woorden van het jaarverslag: het merendeel van de ambities verliep volgens plan. Tussen al deze bedrijven door werkten en werken we aan de tevredenheid van de werknemers, verkenden we al vast het IJssellands Denken en Het Nieuwe Werken, was er ondanks de druk geen sprake van grote personeelsmutaties en blijven we binnen het budget. De staat van de rampenbestrijding bevestigt dat we met onze taken goed op schema liggen. Project Organisatieontwikkeling Veiligheidsregio IJsselland Veiligheidsregio IJsselland en de gemeenten in IJsselland bereidden vanaf 1 januari 2012 samen de overgang van de gemeentelijke brandweerorganisaties en de vorming van Brandweer IJsselland op 1 januari 2014 voor. De finale en formele besluitvorming in de gemeenten en in Veiligheidsregio IJsselland vond plaats op 18 december 2013. Het Algemeen bestuur besloot toen de uitvoering van de brandweertaken met ingang van 1 januari 2014 onder te brengen in Brandweer IJsselland als onderdeel van de organisatie van Veiligheidsregio IJsselland. Met het oog daarop kwamen in 2013 tot stand: 1. Organisatieplan Veiligheidsregio IJsselland (AB 20 maart 2013) 2. Formatieplan Veiligheidsregio IJsselland (AB 20 maart 2013) 3. Functieboek I en Functieboek II (AB 20 maart 2013 en DB 6 juni 2013) 4. Sociaal Plan Veiligheidsregio IJsselland (AB 20 maart 2013) 5. Financiële uitgangspunten/kaders begroting 2014 en verdeelmethodiek (AB 19 juni 2013) 6. Begroting 2014 (AB 30 oktober 2013) 7. Organisatieplan/formatieplan Inrichting Bedrijfsvoering Veiligheidsregio en GGD (DB 7 november 2013) 8. Sociaal Plan Veiligheidsregio en GGD IJsselland (AB 20 november 2013) 9. Nieuwe en aangepaste rechtpositieregelingen (AB 18 december 2013) 10. Delegatie- en mandaatbesluiten (AB 18 december 2013) 11. Financiele verordeningen (AB 18 december 2013) 12. Regels over heffing van (brandweer) rechten (AB 18 december 2013) 13. Specifieke afspraken per gemeente in een beslisdocument en in een overdrachtsdocument (AB 18 december 2013) Bij het project waren veel medewerkers, leidinggevenden en bestuurders van gemeenten en Veiligheidsregio IJsselland actief betrokken. Dat merkten we onder andere tijdens de bijeenkomsten voor raads- en collegeleden in de gemeenten en tijdens de meet&greet bijeenkomsten voor medewerkers in de nieuwe clusters. Waardevol was eveneens de betrokkenheid van de medezeggenschap in de vorm van de Bijzondere Ondernemingsraad. De BOR vervulde een heldere en zichtbare eigen rol, die bijvoorbeeld dui-
5
delijk bleek uit het initiatief tot en de samenstelling van een visie op de cultuur van de nieuwe organisatie. We kunnen terug zien op een soepele start van de nieuwe organisatie. De inrichting daarvan, samen met Bedrijfsvoering, loopt nog door in 2014, dat we zien als een opbouwjaar. Ook vloeien uit het Project nog uitvoeringsvraagstukken voort die in 2014 tot uitwerking worden gebracht, waaronder de huisvesting en de afronding van het plaatsingsproces van de medewerkers.
2.2
Hoofdpunten per programma
Veiligheid De operationele voorbereiding loopt volgens planning. De informatiemanagers zijn operationeel en bewijzen hun nut, LCMS 1.4 wordt voorzichtig verder ontwikkeld. Om de crisiscommunicatie bij rampen en incidenten te blijven realiseren na terugtrekken van de politievoorlichting, zijn medewerkers opgeleid en georganiseerd in twee piketten. Het veiligheidspaspoort is in 2013 conform het bestuurlijk besluit gevuld en in gebruik genomen. De risicomonitor om inzicht te verschaffen in de risico’s is in 2013 nagenoeg afgerond en dient als basis voor het beleidsplan dat in 2014 ontwikkeld wordt. Het bestuur stelde in 2013 de rampenbestrijdingsplannen AKZO Deventer en RBP Kerncentrale Emsland vast. De directie stelde de Informatiekaart uitval NUTS vast. In 2013 is in het Programma Community Safety (zelfredzaamheid) een grote voortgang geboekt. Binnen onze regio heeft dit onderwerp in het afgelopen jaar meer aandacht gekregen. We organiseerden bijvoorbeeld een inspiratiedag, een veiligheidsdag en meerdere voorlichtingen, presenteerden ons zelfredzaamheidsonderzoek en oefenden zelfredzaamheid tijdens Conecto. Ook spraken we met onze hulpverleners over het onderwerp en gingen we verder aan de slag met het project Eerste Hulp. Landelijk hebben we samen meegewerkt aan de zelfredzaamheidskrant, ons netwerk verstevigd en samen met het IFV gestart met een online community. Een uitgebreide terugblik is te vinden in aparte voortgangsrapportage van het programma. Er zijn in 2013 acht grip 2 inzetten geëvalueerd. Daarnaast is een bestuurdersdag gehouden waar gesproken is over incidentbeheersing en rampenbestrijding en het leren van evalueren. In 2013 zijn voor alle onderdelen van de hoofdstructuur activiteiten uitgevoerd in het kader van multidisciplinair opleiden, trainen en oefenen. De activiteiten varieerden van themadagen tot praktijkoefeningen. Uit de rapportages is gebleken dat de deelnemers nieuwe inzichten en leerervaringen hebben opgedaan. Veel teams hebben een professionele ontwikkeling laten zien en er zijn ook verbeterpunten geconstateerd die de komende tijd aandacht vragen. In het najaar 2013 is de meerweekse hoogwater oefening Conecto georganiseerd. Samen met Waterschap Groot Salland en Defensie is gedurende drie weken intensief geoefend. Het scenario was een kritieke hoogwatersituatie op de IJssel. Het RBT is twee keer bij elkaar gekomen. Onderdeel van de oefening was het geven van een persconferentie. Het ROT is drie dagen actief geweest. Het team kreeg gedurende de oefening de mogelijkheid de casus uitgebreid te verkennen, scenario’s uit te werken en het Regionaal Beleidsteam te adviseren. Het reële verloop van het scenario en de deelname van Waterschap, Defensie en Rijkswaterstaat droeg bij aan een hoog realiteitsgehalte van deze oefening. GHOR De GHOR haalt alle normen van de GHOR-Aristoteles-prestatie-indicatoren. Door de uitbreiding van de e geneeskundige actoren met de ‘2 ring’ (instellingen met 24-uurszorg) heeft alleen nog niet 95% van de ketenpartners een actueel continuïteitsplan. Daarvoor is in 2013 een extra traject ingesteld dat doorloopt tot in 2014. Vrijwel alle geplande activiteiten zijn uitgevoerd en de GHOR blijft binnen het gestelde budget. In 2013 ging het project ‘eerste hulp’ goed van start. In 2013 maakten we vooral samen met de Veiligheidsregio’s NOG en Twente een start met de afstemming van operationele zaken (werkwijze, bijstand, rol Officier van Dienst Geneeskundig, Sigma-aanpak e.d.).
6
Brandweer Naast de reguliere activiteiten levert de brandweer een bijdrage aan het project vorming Brandweer IJsselland. De geplande activiteiten De Visie op vakbekwaamheid en de, de Leidraad Grootschalig Optreden, Visie Ovd-piketten zijn in 2013 vastgesteld. De Leidraad Grootschalig Optreden is aansluitend in 2013 geïmplementeerd, wat betekent dat alle functionarissen zijn bijgeschoold, de meldkamer-systemen zijn aangepast en de herverdeling van materieel heeft plaatsgevonden. Het project Specialistisch Optreden op Maat is in 2012 tot stand gekomen en gerealiseerd in 2013. Daarnaast zijn enkele incidenten in 2013 geëvalueerd met het instrument leerarena’s. De leerervaringen hebben gedeeltelijk geleid tot verbeteracties in 2013. Verbeteracties uit de evaluaties zijn bij deze projecten direct meegenomen. In 2013 is samen met de VNOG en de MON gestart met het ontwikkelen van een systematiek voor managementrapportages ten aanzien van de daadwerkelijk gerealiseerde opkomsttijden brandweer. Eind 2013 heeft dit nog geen definitief eindresultaat opgeleverd. In 2014 krijgt dit zijn vervolg. De mobiele dataterminal in combinatie met veiligheidspaspoort werden dit jaar operationeel. Dit project kreeg te maken met vertraging en hogere kosten door tegenslag en onderschatting van de complexiteit. De herbezinning op duiken en op natuurbrandbestrijding hebben wij in 2012 afgerond. Uitvoering van de besluiten zijn in 2013 gerealiseerd. Beleidsontwikkeling aansluitend op de landelijke afspraken voor Ongevalsbestrijding gevaarlijke stoffen hebben we doorgeschoven naar eind 2013 en loopt door in 2014. In 2013 zijn een groot aantal niet wettelijke verplichtte OMS aansluitingen beeindigd. Door het uitblijven van reacties lukte het niet om voor het einde van het jaar alle niet wettelijke OMS aansluitingen op te zeggen en af te sluiten. Onderdeel van het project regionalisering waren de nul en één meting op de kwaliteit. Naar aanleiding van de nul meting is een groot aantal verbeteracties ingezet die er toe geleid hebben dat het brandweer bureau van de regio voor twee van de drie onderdelen een ruime voldoende en planvorming bijna een voldoende scoorde. Meldkamer Het jaar 2013 kenmerkt zich voor de brandweerkolom binnen de Meldkamer Oost Nederland als een jaar van stabilisatie. De naweeën van de fusie van de meldkamers van VR IJsselland en VNOG zijn grotendeels overwonnen. De werksfeer in de meldkamer was goed, er is een nieuwe gezamenlijke cultuur ontstaan. De contacten met het werkveld zijn genormaliseerd. Het rooster draait naar tevredenheid. Het algemeen bestuur stemde op 25 september 2013 in met het concept transitieakkoord meldkamer van de toekomst. Met het transitieakkoord zetten de partijen een eerste stap naar een landelijke meldkamerorganisatie op maximaal tien locaties waar spoedmeldingen multidisciplinair en geprotocolleerd zoveel mogelijk in het eerste contact worden afgehandeld en waarbij het niet uitmaakt bij welke meldkamerlocatie de melding binnenkomt. Gemeenten In 2013 ontwikkelde de verschillende teams bevolkingszorg verder. Meer mensen zijn opgeleid en beoefend en de oproepbaarheid van operationele mensen is verbeterd. Het gebruik van de communicator is onderzocht en verbeterplannen voor alarmeren op maat worden opgesteld. Bestuur Het merendeel van de geplande activiteiten ligt op schema. We hebben informatiebijeenkomsten gehouden voor raadsleden en de veiligheidsdag werd eind augustus gehouden. Samen met de Inspectie Veiligheid en Justitie rondden wij de staat van de rampenbestrijding af. Deze laat zien dat Veiligheidsregio IJsselland goed vordert met haar taken en prestatieniveau. Wij nemen deel aan de landelijke werkgroep bovenregionale samenwerking. Bedrijfsvoering
7
Naast de reguliere taken doen Veiligheidsregio en GGD een beroep op de gezamenlijke bedrijfsvoering voor nieuwe ontwikkelingen. In 2013 hebben de besturen van GGD en VR besloten de uitvoering van bedrijfsvoering onder de verantwoordelijkheid van de directeur van de Veiligheidsregio te brengen met de opdracht de omvang en kwaliteit aan te laten sluiten bij de beide moeder-organisaties.
8
Deel C
Bijlagen
Bijlage 1 Sociaal Jaarverslag Arbeidsvoorwaarden VNG en vakbonden hebben een aantal malen overlegd over de cao 2012-2013. Echter dit heeft in 2013 niet geleid tot concrete afspraken over de arbeidsvoorwaarden. In 2014 wordt het cao overleg vervolgd. Personele cijfers Deze paragraaf geeft personele cijfers weer van het jaar 2013. Hieronder wordt getoond op basis van welke teams deze personele cijfers inzichtelijk worden gemaakt. Aantal medewerkers (aanstelling) Directie
2
Bestuursondersteuning
5
Commandanten
9
Risicobeheersing
7
Brandweerzorg
15
MON
9
Stafteam
8
Veiligheidsbureau
13
GHOR
10
Op 31 december 2013 bestond het totale personeelsbestand van Veiligheidsregio IJsselland uit 78 medewerkers met een aanstelling. Er werd gebruik gemaakt van inzet van tijdelijk personeel die op flexbasis werkten. Het flexpersoneel omvatte in 2013 4 uitzendkrachten, 13 gedetacheerden, 5 freelancers, 2 vrijwilligers en 5 stagiaires. Formatie en bezetting Evenals in voorgaande jaren wijkt ook in 2013 de feitelijke bezetting af van de toegestane formatie. Er is meer begroot dan daadwerkelijk is ingevuld.
9
Toegestane formatie en bezetting 2013 Formatie toegestaan
Gemiddelde bezetting
Verschil
GHOR
8,94
7,72
-1,22
Veiligheidsbureau
5,64
5,64
0
44,59
42,58
-2,01
7,60
7,60
0
66,77
63,54
-3,23
Brandweer MON Totaal
Opleiden en Ontwikkelen Gericht opleiden en ontwikkelen van medewerkers is voor de Veiligheidsregio IJsselland als professionele organisatie essentieel. In 2013 is hiervoor een budget beschikbaar gesteld van € 14.603. In de praktijk blijkt dat ruim € 13.105 is besteed aan opleidingen, trainingen en cursussen. In-, door- en uitstroom De cijfers laten zien dat in het jaar 2013 in totaal medewerkers bij Veiligheidsregio IJsselland in dienst zijn gekomen en medewerkers de organisatie verlaten hebben. Instroom
Uitstroom
Directie
0
0
Bestuursondersteuning
5
1
Commandanten
0
0
Risicobeheersing
0
0
Brandweerzorg
0
0
MON
0
0
Stafteam
0
0
Veiligheidsbureau
1
0
GHOR
0
0
10
Diensttijd Aantal jaar
Aantal medewerkers op 3112
< 3 jaar in dienst
13
3 t/m 5 jaar in dienst
65
Leeftijdsopbouw Leeftijd
Aantal
Percentage
0
0%
26 t/m 35 jaar
14
17%
36 t/m 45 jaar
22
28%
46 t/m 55 jaar
28
35%
56 t/m 64 jaar
16
20%
0
0%
78
100%
< 26 jaar
65 jaar en ouder Totaal
Het grootste deel van de medewerkers bevindt zich in de leeftijdscategorie 46 t/m 55 jaar. Ziekteverzuim Ziekteverzuimpercentage (excl. zwangerschap)
Frequentie
Directie
0
0
Bestuursondersteuning
1,27
0,57
Commandanten
0,21
0,33
Risicobeheersing
1,51
1,14
Brandweerzorg
10,38
1,47
MON
3,78
1,75
Stafteam
6,45
0,88
Veiligheidsbureau
5,77
0,96
11
Ziekteverzuimpercentage (excl. zwangerschap)
Frequentie
GHOR
3,35
1,91
Totaal
4,77
1,18
Arbeidsmarkt In 2013 zijn 4 vacatures ingevuld na een werving en selectie procedure. Stages Stagiaires leveren een meerwaarde en daarnaast is het een investering in mogelijk toekomstige medewerkers. Er zijn regelmatig stagiaires werkzaam van allerlei opleidingen op zowel MBO, HBO als WO niveau. In 2013 hebben in totaal 6 stagiaires gebruik gemaakt van een stageplaats. Daarvan waren er 2 werkzaam bij het Veiligheidsbureau en 4 bij Bestuursondersteuning. Verlof In 2013 is er 1 medewerker met zwangerschaps- en bevallingsverlof gegaan. Tevens hebben 4 medewerkers gebruik gemaakt van ouderschapsverlof. Gebruik cafetariamodel De CAR/UWO biedt de mogelijkheid voor het uitruilen van arbeidsvoorwaarden. Zo is het voor een fulltime medewerker mogelijk om één keer per jaar een verzoek in te dienen tot het kopen of verkopen van verlofuren. In 2013 hebben in 7 medewerkers een verzoek ingediend tot het verkopen van verlof en 6 medewerkers een verzoek tot het kopen van verlof. Arbeidsomstandigheden In deze paragraaf volgt een overzicht van de activiteiten die in 2013 voor Veiligheidsregio IJsselland op het gebied van arbeidsomstandigheden hebben plaatsgevonden. Arbodienst In het laatste kwartaal heeft een aanbestedingsprocedure plaatsgevonden voor een gecertificeerde arbodienst. De aanbesteding bestond uit 2 percelen, namelijk: Perceel 1 betrof de algemene bedrijfsgezondheidszorg; Perceel 2 betrof de aanstellingskeuringen en PPMO’s van de Veiligheidsregio IJsselland. Per 1 januari 2014 wordt een overeenkomst met Arbo Unie afgesloten voor een periode van 2 jaar, met daarbij de optie om de overeenkomst met 2x één jaar te verlengen voor de algemene bedrijfsgezondheidszorg. Perceel 2 is per 1 januari 2014 gegund aan Active Living, tevens voor een periode van 2 jaar, met daarbij de optie om de overeenkomst met 2x één jaar te verlengen. Risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E) Voor de brandweer en GHOR is een ‘warme’ risico-inventarisatie uitgevoerd. Aan de hand hiervan is een plan van aanpak opgesteld. Ongewenst gedrag In 2013 hebben medewerkers geen beroep gedaan op de Vertrouwenspersoon. Veilig Publieke Taak De werkgroep Veilig Publieke Taak heeft in 2013 de protocollen geactualiseerd
12
Agressie & geweld Er zijn geen meldingen gedaan via het formulier agressie & geweld. Bedrijfsongevallen Er zijn geen meldingen gedaan van een bedrijfsongeval. Bedrijfshulpverlening Het jaar 2013 was een rustig jaar op het gebied van ongevallen, de BHV-ers zijn slechts enkele malen in actie gekomen voor wat kleinere incidenten. Gelukkig zonder al te grote gevolgen voor de betrokkenen. Bijna alle BHV’ers hebben in november 2013 de herhalingslessen gevolgd. De training van november is afgesloten met een oefening in de vorm van een gedeeltelijke ontruiming. Deze ontruiming is vlot en goed verlopen en leverde slechts enkele aandachtspunten op, welke in het begin van 2014 worden aangepakt. Helaas is door het vertrek van een grote groep brandweermensen naar een werkplek aan de Marsweg het aantal BHV-ers behoorlijk uitgedund. Gelukkig waren er drie nieuwe mensen bereid om het team van de BHV te versterken. Deze zijn inmiddels opgeleid of zijn bezig met de opleiding. Daarmee komt de sterkte van het BHV-team weer op 15 personen. De verbandmaterialen voor de BHV zijn grotendeels vervangen. Een tweede AED is inmiddels geplaatst in het achterste trappenhuis van de C-vleugel. Eind 2013 is de derde AED aangeschaft en e naast de lift op de 2 verdieping van het B-gebouw opgehangen. Hierdoor is er een redelijke verspreiding van AED apparaten door het pand ontstaan. Deze apparaten worden regelmatig gecontroleerd door de collega’s van de receptie zodat deze paraat zijn bij een hartstilstand. Maar hopelijk hebben we de apparaten nooit nodig. Project Organisatieontwikkeling Veiligheidsregio IJsselland Vanuit de Bestuursopdracht heeft de deelprojectgroep Personeel binnen het project in 2013 een aantal belangrijke pijlers uitgewerkt. Het betreft de inrichting van het functiegebouw met het bijbehorend formatieplan, de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden voor zowel het beroepspersoneel als de vrijwilligers, een plaatsingsplan en de ontwikkeling van diverse HRM-instrumenten. Sollicitatieprocedures hebben geleid tot invulling van de sleutelfuncties, vervolgens zijn alle medewerkers geplaatst. Eind 2013 is een aanvang gemaakt met de administratieve inrichting van alle ondersteunende processen en de verwerking van de plaatsingsprocedure. Personnelities is het Employee Self Service en Management Self Service systeem waarmee diverse HRM modules benaderd kunnen worden. In 2013 is de implementatie gerealiseerd van een aantal modules: om verlof aan te vragen, overzicht te bieden van verloftegoed, declaraties in te dienen en de salarisstrook en jaaropgave te bekijken.
13
Bijlage 2 Verplichte paragrafen Op grond van artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten dient het jaarverslag een aantal verplichte paragrafen te bevatten. Voor Veiligheidsregio IJsselland zijn dit: 1. 2. 3. 4.
Weerstandsvermogen Bedrijfsvoering Verbonden partijen Financiering
De volgende paragrafen zijn niet verplicht, maar wel opgenomen: 5. 6. 7. 8.
Gerealiseerde baten en lasten per programma Programma Bestuur Algemene lasten en dekkingsmiddelen Onvoorzien
De paragrafen bevatten informatie over onderwerpen die raakvlakken hebben met alle programma’s. In de paragrafen formuleren we de uitgangspunten van beheersmatige zaken waarbij sprake kan zijn van grote financiële gevolgen of een aanzienlijk belang voor de realisatie van de programma’s. Het belang van de paragrafen is dat onderwerpen die verspreid in de begroting staan, worden gebundeld waardoor een overzichtelijk geheel ontstaat. 1
Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen van Veiligheidsregio IJsselland bestaat uit de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen maatregelen in de vorm van voorzieningen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Onder weerstandscapaciteit verstaan we de middelen en mogelijkheden waarover de veiligheidsregio beschikt om niet geraamde kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken zonder dat dit ten koste gaat van uitvoering van het takenpakket. In deze paragraaf brengen wij de risico’s en weerstandscapaciteit in beeld. a.
Risico’s
Landelijke convenanten GHOR De GHOR is verantwoordelijk voor een goede samenwerking en afstemming met enerzijds de politie, brandweer en gemeenten en anderzijds met de geneeskundige ketenpartners binnen de zogenaamde witte kolom. Voor wat betreft de afstemming binnen de ‘witte kolom’ gaat GHOR Nederland op landelijk niveau samenwerkingsovereenkomsten aan met de diverse ketenpartners. De landelijke overeenkomsten gelden als een zwaarwegend advies aan de ketenpartners. Uit de overeenkomsten kunnen financiële gevolgen voortvloeien. Besluiten van het Veiligheidsberaad De voorzitters van de veiligheidsregio’s vormen het Veiligheidsberaad. Landelijk worden gezamenlijke afspraken en convenanten gemaakt. De gevolgen van deze afspraken zijn dat Veiligheidsregio IJsselland deze afspraken in de regio moet uitvoeren. Hieruit kunnen financiële gevolgen voortvloeien. b.
Weerstandscapaciteit
De weerstandscapaciteit van Veiligheidsregio IJsselland bestaat uit de (bestemmings)reserves voor zover daar vrij over kan worden beschikt en de post onvoorzien. De algemene reserve behoort tot de weerstandscapaciteit van Veiligheidsregio IJsselland. De stand per 1 januari 2013 bedraagt in totaal € 2.132.590 In de begroting is een post voor onvoorziene uitgaven opgenomen. In de begroting wordt
14
hiervoor een vast bedrag van € 9.000 geraamd. In totaal bedraagt de weerstandscapaciteit € 2.141.590. Er is geen algemene norm te stellen voor een algemene eenduidige relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s. Aangezien de risico’s niet altijd kwantificeerbaar zijn, is het lastig een minimumnorm voor de noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit te bepalen. In het verleden is dit aspect onderzocht. De conclusie uit het onderzoek was dat geen oordeel kon worden gegeven over het weerstandsvermogen. Wel kan worden geconcludeerd dat de risico’s die zijn geschetst structurele financiele gevolgen kunnen hebben terwijl de weerstandscapaciteit uit overwegend incidentele middelen bestaat. Dit betekent dat bij een calamiteit de financiële gevolgen voor een beperkte periode kunnen worden gedekt. In die periode zal een structurele oplossing moeten worden gevonden. 2
Bedrijfsvoering
Voor dit onderdeel wordt verwezen naar de paragraaf 2.2 van het jaarverslag onderdeel bedrijfsvoering. 3
Verbonden partijen
In deze paragraaf geven wij inzicht in ‘derde rechtspersonen’ waarmee Veiligheidsregio IJsselland een bestuurlijke en financiële band heeft. Deze band is er door participatie in een vennootschap of deelneming in een stichting. Met een bestuurlijk belang bedoelen we een zetel in het bestuur van een deelneming of stemrecht. Met een financieel belang bedoelen we dat Veiligheidsregio IJsselland middelen ter beschikking heeft gesteld en die zal verliezen bij faillissement van de verbonden partij en/of als financiële problemen bij de verbonden partij op Veiligheidsregio IJsselland kunnen worden verhaald. Van een financieel belang is ook sprake als Veiligheidsregio IJsselland bij liquidatie van een derde rechtspersoon middelen uitgekeerd kan krijgen. Een inventarisatie van de verbonden partijen geeft het navolgende overzicht: 1. Stichting Brandweeropleidingen Gelderland Overijssel (Stichting BOGO) gevestigd te Zwolle, Postbus 1523. Doelstelling: Het bevorderen van de opleiding, oefening en training brandweer. Hieronder vallen geen commerciële en marktgerichte activiteiten. Bestuurlijk en financieel belang: Het Algemeen Bestuur van de stichting bestaat uit 16 leden. Het stichtingsbestuur benoemt de bestuursleden. Veiligheidsregio IJsselland heeft 2 leden in het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit 6 leden van het algemeen bestuur. Na liquidatie van de stichting komt het aanwezig batig saldo ter beschikking van de deelnemende samenwerkingsverbanden. Mate van beïnvloedbaarheid in bedrijfsvoering: Een beperkte mate van beïnvloedbaarheid in de bedrijfsvoering is mogelijk via de 2 leden in het algemeen bestuur en de bestuurlijke afvaardiging in het dagelijks bestuur. 2. Meldkamer Oost Nederland Doelstelling: Per 1 oktober 2010 is de gemeenschappelijke regeling meldkamer Oost Nederland van kracht. De meldkamer is gevestigd in Apeldoorn, het bestuur van de gemeenschappelijke regeling is gevestigd in Zwolle. De meldkamer is belast met het ontvangen, registreren en beoordelen van alle acute hulpvragen ten behoeve van de brandweer, de geneeskundige hulpverlening, het ambulancevervoer en de politie, het bieden van een adequaat hulpaanbod, en het begeleiden en coördineren van de hulpdiensten. Bestuurlijk en financieel belang: Het bestuur van Veiligheidsregio IJsselland is verantwoordelijk voor de multidisciplinaire meldkamer en de alarmcentrale van de brandweer. Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Meldkamer Oost Nederland voert het beheer van de meldkamerfaciliteiten.
15
De kosten voor de exploitatie worden op basis van een begroting (en nacalculatie) gedeclareerd bij Veiligheidsregio IJsselland. Mate van beïnvloedbaarheid in bedrijfsvoering: Het bestuur van Veiligheidsregio IJsselland heeft volgens artikel 35 van de Wet veiligheidsregio’s de beschikking over een gemeenschappelijke meldkamer die is ingesteld en in stand wordt gehouden door het bestuur ten behoeve van de brandweertaak, de geneeskundige hulpverlening, het ambulancevervoer en de politietaak, met dien verstande dat het regionale college, bedoeld in artikel 22 van de Politiewet 1993, zorg draagt voor het in standhouden van de meldkamer politie, als onderdeel van de meldkamer en de vergunninghouder van de ambulancezorg voor de ambulancezorg. 4
Financiering
Inleiding De Wet financiering decentrale overheden (FIDO) bepaalt dat een financieringsparagraaf in de begroting wordt opgenomen. In artikel 17 van de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet is vastgelegd welke informatie de financieringsparagraaf dient te bevatten, dit zijn: a. b. c. d. e.
de kasgeldlimiet; de renterisiconorm; de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende 3 jaar; de rentevisie; de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Algemene ontwikkelingen De renterisiconorm is gebaseerd op het begrotingstotaal, voorheen was dat het totaal van de vaste schuld. Daarnaast is het aantal financieringsvariabelen teruggebracht van vijf naar twee: de jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen. Het overzicht voor de berekeningen is overeenkomstig aangepast. De informatie over de kasgeldlimiet wordt opgenomen in de begroting en het jaarverslag. De verplichte kwartaalopgaven aan de provincie Overijssel komen daarmee te vervallen. Voor de interne bedrijfsvoering blijven de kwartaalrapportages van belang om overschrijdingen tijdig te signaleren. Als in drie achtereenvolgende kwartaalrapportages de kasgeldlimiet wordt overschreden, moet de toezichthouder (provincie) hiervan op de hoogte worden gesteld. Er wordt een plan opgesteld waarin uiteen wordt gezet hoe in de toekomst aan de kasgeldlimiet zal worden voldaan. Risicobeheer Bij risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: 1. Veiligheidsregio IJsselland verstrekt geen leningen aan derden uit hoofde van haar publieke taak; 2. Veiligheidsregio IJsselland kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van het treasurystatuut; 3. het gebruik van derivaten is toegestaan maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico’s. Renterisicobeheer Voor het renterisicobeheer gelden de volgende criteria: 1. volgens de Wet FIDO overschrijden wij de kasgeldlimiet niet; 2. volgens de Wet FIDO overschrijden wij de renterisiconorm niet; 3. nieuwe leningen/uitzettingen stemmen wij af de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;
16
4. de rentetypische looptijd (periode waarvoor de rente vaststaat) en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting stemmen wij zo veel mogelijk af op de actuele rentestand en de rentevisie. Berekening kasgeldlimiet en bepaling financieringspositie 2013 Omvang van de begroting 2013
€ 8.883.325,- (=1)
Het bij ministeriële regeling vastgestelde percentage 8,20% (=2) Bedrag van de kasgeldlimiet
€
728.433,- (1x2)
€
897.135,-
Bepaling financieringspositie 2013: Boekwaarde investeringen Vaste financieringsmiddelen: Reserves en voorzieningen Langlopende geldleningen Overschot aan financieringsmiddelen
-/- € 2.132.590,-/- € 0,€ 1.235.455,-
Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de kasgeldlimiet niet wordt overschreden. Renterisiconorm Door berekening van de renterisiconorm verkrijgen wij inzicht in de omvang van de schuld waarover in enig jaar renterisico’s worden gelopen. Omdat Veiligheidsregio IJsselland geen vaste geldleningen heeft, is dit onderdeel niet verder uitgewerkt. Liquiditeitsplanning en financieringsbehoefte Wij zullen nieuwe afspraken moeten vastleggen met betrekking tot de liquiditeitsplanning en financieringsbehoefte. Uit de bovenstaande financieringspositie blijkt dat voldoende vaste financieringsmiddelen beschikbaar zijn. Rentevisie Voor 2013 was niet voorzien dat langlopende geldleningen zouden worden afgesloten of dat overtollige financieringsmiddelen gedurende een langere periode dan een jaar zouden worden uitgezet. Het ontwikkelen van een rentevisie voor financiering wais daarom niet zinvol. In de begroting 2013 is uitgegaan van 5% rente voor nieuwe te activeren kapitaaluitgaven. Voor de rente over de reserves en voorzieningen is uitgegaan van 2%. Voor het meerjarenperspectief worden deze percentages ook gehanteerd. Voor het renteomslagpercentage voor 2013 is uitgegaan van 4%. Rentekosten en opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie De opbrengst uit de financieringsfunctie is de creditrente in rekeningcourant en de renteopbrengsten van deposito’s. In voorgaande jaren is gebleken dat de geraamde rente sterk afwijkt van de werkelijk ontvangen rente. Op begrotingsbasis beschouwen we de ontvangen rente altijd als incidentele inkomst.
17
5.
Gerealiseerde baten en lasten van de programma’s
Programma
Baten
Lasten
Saldo
Begroot saldo
Veiligheid
-44.106
1.243.460
1.199.354
1.226.384
- veiligheidsbureau
-44106
1.243.460
1.199.354
1.226.384
GHOR
-25.520
1.294.245
1.268.725
1.354.650
- GHOR-bureau
-25.520
1.294.245
1.268.725
1.354.650
Brandweer
-206.498
4.078.235
3.871.737
3.918.363
- opleiden en oefenen
-115.501
1.093.640
978.139
1.011.703
- informatievoorziening
-60.369
381.608
321.239
329.107
- materieel en logistiek
-26.524
877.172
850.648
846.254
- planvorming
0
521.972
521.972
531.322
- risicobeheersing
0
174.011
174.011
174.011
-4.104
639.858
635.754
644.160
0
389.974
389.974
381.806
Meldkamer
-163.137
1.275.446
1.112.309
1.153.968
- gemeenschappelijke meldkamer
-163.137
1.275.446
1.112.309
1.153.968
Gemeenten
-64.269
374.145
309.876
278.345
- gemeentelijke kolom
-64.269
374.145
309.876
278.345
- rampen en crisisbeheersing - bedrijfsvoering
18
Programma
Baten
Lasten
Saldo
Begroot saldo
Bestuur
-20.000
406.082
386.082
375.822
- bestuurszaken en communicatie
-20.000
406.082
386.082
375.822
-8.721.527
2.028.901
-6.692.626
-6.248.253
-20.342
1.753.658
1.733.316
2.286.468
- Gemeentelijke bijdragen
-4.105.694
0
-4.105.694
-4.105.694
- Rijksbijdrage rampenbestrijding
-4.552.840
0
-4.552.840
-4.553.500
0
275.243
275.243
127.604
-42.651
0
-42.651
-3.131
Resultaat voor bestemming
-9.245.057
10.700.514
1.455.457
2.059.279
Mutaties in de reserves
-1.733.320
223.500
-1.509.820
-2.138.968
-10.978.377
10.924.014
-54.363
-79.689
Algemene baten en lasten
- Kosten/baten projecten
- Saldo kostenplaatsen - Bespaarde rente
Resultaat ná bestemming
De verwachting op basis van de financiële bestuursrapportage 2013 was dat het exploitatiejaar 2013 zou worden afgesloten met een voordeling resultaat van € 280.000. Het algemeen bestuur stemde er op 30 oktober 2013 mee in om een bedrag van € 200.000 voor eenmalige aanloopkosten in 2013 voor aanleg en uitrol van ICT-voorzieningen te dekken uit het verwachte voordelig saldo 2013. De voorgestelde begrotingswijziging 2013 gaf de gemeenten geen aanleiding tot inhoudelijke zienswijzen. Het AB stelde de wijziging vast op 18 december 2013. Het positieve saldo van de jaarrekening 2013 van € 54.363 is voornamelijk ontstaan door incidentele baten en lasten. In de jaarrekening worden de baten en lasten verder toegelicht.
6.
Programma bestuur
Voor dit onderdeel wordt verwezen naar paragraaf 2.2 van het jaarverslag onderdeel bestuur.
19
7.
Algemene lasten en dekkingsmiddelen
Onder de Algemene lasten en dekkingsmiddelen worden de volgende onderdelen verantwoord:
Kosten/baten projecten Gemeentelijke bijdragen Rijksbijdrage rampenbestrijding Saldo kostenplaatsen Bespaarde rente Mutaties reserves
Kosten/baten projecten Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio IJsselland heeft in 2013 in totaal een projectbudget van € 2.286.00 beschikbaar gesteld voor diverse projecten, hiervan is in 2013 € 1.733.00 besteed. In totaal is er dus € 553.000 minder uitgegeven ten laste van de diverse projectbudgetten. De projecten van de Veiligheidsregio zijn in 2 categorieën onder te verdelen: a. Project vorming Brandweer b. Overige projecten Het saldo op de projecten wordt in de jaarrekening nader toegelicht op pagina 21 en in bijlage 11 “Projectresultaten”. Gemeentelijke bijdragen Omdat de gemeentelijke bijdragen moeilijk te verdelen zijn over de programma’s worden ze centraal verantwoord bij de algemene lasten en dekkingsmiddelen. Rijksbijdrage rampenbestrijding Omdat de Rijksbijdrage rampenbestrijding moeilijk te verdelen is over de programma’s worden ze centraal verantwoord bij de algemene lasten en dekkingsmiddelen. Saldo kostenplaatsen Het saldo van de kostenplaatsen bedraagt in 2013 € 276.000. Het saldo van de kostenplaatsen wordt in de jaarrekening nader toegelicht op pagina 22 en verder. Bespaarde rente In de begroting is het percentage over de reserves en voorzieningen waaraan geen rente wordt toegevoegd geraamd op 2%. Voor de jaarrekening 2013 hebben we ook gerekend met het geraamde percentage van 2%. De werkelijke bespaarde rente is € 40.000 hoger dan geraamd, dit komt doordat de raming van de bespaarde rente niet is aangepast aan de hogere stand van de reserves. Mutaties in de reserves In de begroting 2013 is per saldo een onttrekking geraamd van € 2.138.968 opgenomen ter dekking van de kosten van het Project Vorming Brandweer IJsselland en Overige projecten. Voor het Project Vorming Brandweer IJsselland is in 2013 € 1.530.000 begroot, waarvan € 1.087.000 is besteed. Voor restant van het budget ad € 443.000 wordt bij de bestemming van het jaarrekeningsaldo voorgesteld om dit restantbudget van € 443.000 weer opnieuw beschikbaar te stellen voor 2014. Voor de overige projecten is in 2013 € 756.000 begroot, waarvan € 646.000 is besteed. Van het restant van het budget van € 110.000 is € 65.000 nodig voor een drietal projecten die doorlopen in 2014. Het restantbudget ad € 45.000 kan bij de bestemming van het jaarrekeningsaldo 2013 vrij vallen ten gunste van het jaarrekeningresultaat. De mutaties in de reserves worden in de jaarrekening nader toegelicht op pagina 26 en in bijlage 11 “Projectresultaten”.
20
8.
Onvoorzien
In de begroting is voor onvoorziene uitgaven een bedragen opgenomen van € 9.000. Het bedrag is niet voor een specifiek doel ingezet, maar met de bestuursrapportage is dit bedrag meegenomen in de e algemene mee- en tegenvallers. Het bedrag is middels de 3 begrotingswijziging afgeraamd.
21
Jaarrekening 2013
Inhoudsopgave
Jaarrekening 2013 Balans
3
Toelichting op de balans
4
Programmarekening
11
Toelichting op de programmarekening
13
Programma Veiligheid
15
Programma GHOR
16
Programma Brandweer
17
Programma Meldkamer
19
Programma Gemeenten
20
Programma Bestuur
21
Algemene lasten en dekkingsmiddelen
22
Bijlagen 1. Overzicht personeelssterkte
31
2. Kostenverdeelstaat
32
3. Toelichting op de kostenverdeelstaat
33
4. Kapitaallasten
34
5. Staat van activa
35
6. Staat van reserves en voorzieningen
36
7. Toelichting reserves
37
8. Overzicht gemeentelijke bijdragen
38
9. Single Information Single Audit (SISA)
39
10. Overzicht overlopende activa en passiva
40
11. Projectresultaten
42
12. Incidentele baten en lasten
43
13. Publicatie bezoldiging topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen
44
14. Controleverklaring
45
1
2
3
671.372,29 259.545,64
3.367.222,59
Totaal generaal
L.J. Lievers
, Commandant regionale brandweer
Ingediend bij het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Ijsselland d.d. 28 mei 2014
1.729.928,74
14.875,00 106.578,44
136.770,14
2.647.020,03
43.847,08
202.871,25
1.122.148,00
66.101,11
1.122.148,00
Totaal vlottende activa
Overlopende activa - Vooruitbetaalde bedragen - Nog te ontvangen voorschotbedragen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel - Overige nog te ontvangen bedragen
Liquide middelen - Bank- en girosaldi
404.909,49
4.640.373,62
3.743.238,48
165.300,52
2.647.020,03
930.917,93
H. Schreuders
H.J. Meijer
Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Veilgheidsregio d.d. 25 juni 2014
Totaal generaal
Totaal vlottende passiva
, secretaris.
, voorzitter
Overlopende passiva - Vooruitontvangen bedragen - Van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel - Nog te betalen bedragen
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd k orter dan één jaar - Overige schulden
372.678,54 32.230,95
Totaal vaste passiva
Uitzettingen met een rentetypische looptijd k orter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Overige vorderingen
897.135,14 Vlottende passiva
1.637.293,85
Voorzieningen - Voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico's
Vlottende activa
Totaal vaste activa
897.135,14
Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserves - Resultaat nà bestemming
1.637.293,85
897.135,14
Omschrijving der passiva Vaste passiva
1.637.293,85
Ultimo 2012
Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut
Ultimo 2013
Vaste activa
Omschrijving der activa
BALANS PER 31 DECEMBER (voor resultaatbestemming)
7.333,91 329.683,22
19.283,20
1.314.830,30
156.565,00 1.469.663,48 54.363,48
Ultimo 2013
3.367.222,59
1.671.130,63
356.300,33
1.314.830,30
1.696.091,96
15.500,00
1.680.591,96
6.304,20 245.758,15
41.000,39
1.211.261,85
156.565,00 1.976.024,97 1.003.459,06
Ultimo 2012
4.640.373,62
1.504.324,59
293.062,74
1.211.261,85
3.136.049,03
3.136.049,03
Toelichting op de balans Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. De activa en passiva worden opgenomen tegen nominale waarden. Alle in deze jaarrekening verantwoorde bedragen zijn vermeld in hele euro’s. Balans 1.1
Materiële vaste activa met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming, onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar, lineair afgeschreven volgens een stelsel afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.
1.2
Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Op basis van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen.
1.3
Liquide middelen Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen.
1.4
Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting. Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen die oorzakelijk samenhangen met de periode voorafgaande aan de balansdatum, waarvan de omvang en/of het tijdstip op balansdatum onzeker zijn, doch redelijkerwijs en betrouwbaar zijn te schatten. Voor de afwikkeling van de verplichting is een uitstroom van middelen noodzakelijk.
1.5
Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Resultaatbepalingsgrondslagen De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Baten en lasten worden als incidenteel aangemerkt, indien zij zich maximaal 3 jaar achtereen voordoen. Personeelskosten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; bijvoorbeeld overlopende vakantiegeld aanspraken. Voor het bepalen van het ‘jaarlijks vergelijkbaar volume’ is een tijdsperiode van 4 jaar gehanteerd.
4
Vaste activa Materiële vaste activa De investeringen met economisch nut kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde ultimo Vervoersmiddelen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa
2013 351.349,75 327.542,32 958.401,78
2012 281.697,88 396.951,87 218.485,39
1.637.293,85
897.135,14
Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer:
Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal
Boekwaarde 01-01-2013 281.698
Investeringen 132.054
396.952 218.485 897.135
793.863 925.918
Desinvesteringen
-
Afschrijvingen 62.403 69.410 53.947 185.759
Bijdragen van derden
Afwaarderingen
-
-
Boekwaarde 31-12-2013 351.350 327.542 958.402 1.637.294
Onder bijdragen van derden zijn de bijdragen van derden opgenomen die direct gerelateerd zijn aan de investering. Onder de afwaarderingen staan de afwaarderingen vermeld wegens duurzame waardeverminderingen. Belangrijkste gebeurtenissen na balansdatum i.v.m. regionalisering Brandweer IJsselland Met ingang van 1-1-2014 heeft de Veiligheidsregio de boekwaarde van al het brandweermaterieel overgenomen van de gemeenten, deze boekwaarde per 01-01-2014 bedraagt € 48,7 miljoen. Circa 57% van de materiële vaste activa wordt gevormd door de huisvesting voor een totale boekwaarde per 01-01-2014 van € 28 miljoen. Het gaat hierbij om 9 brandweerpanden, die tijdelijk in eigendom worden genomen om de btw-herziening van enkele miljoenen euro’s te voorkomen. Daarnaast is brandweermaterieel overgenomen van de gemeenten voor de boekwaarde zoals deze per 31-12-2013 was opgenomen in de activa van de 11 gemeenten. Deze boekwaarde bedraagt per 01-012014 € 16,0 miljoen, inclusief het materieel van de bestaande Veiligheidsregio een boekwaarde van € 17,6 miljoen. De investeringen staan in onderstaand overzicht vermeld. Per investering staat het ter beschikking gestelde krediet aangegeven, het in 2013 daadwerkelijk besteed bedrag en het totaalbedrag, dat tot en met 2013 ten laste van het krediet is gebracht. Beschikbaar Werkelijk besteed gesteld krediet in 2013
Cumulatief besteed t/m 2013
VW Transporter VW Variant VW polo VW polo Apparatuur voicelogging Investeringen ICT *
0 0 0 0 18.000 0
48.657 32.093 26.449 24.856 0 793.863
48.657 32.093 26.449 24.856 0 793.863
Totaal
18.000
925.917
925.917
* Het Algemeen Bestuur heeft In de AB-vergadering van 30 oktober 2013 ingestemd met de aanschaf in 2013 van ICT-middelen (inclusief telefonie) voor de nieuwe organisatie van de Veiligheidsregio IJsselland waarvan de dekking is geraamd in de begroting 2014-2017.
5
Deze investeringen passen binnen het (meerjaren)beleid van de Veiligheidsregio en er is derhalve geen sprake van begrotingsonrechtmatigheid. Zie voor verdere toelichting bijlage 5 “Staat van activa”.
Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden:
Soort vordering Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Totaal
Boekwaarde
Voorziening
Balanswaarde
Balanswaarde
31-12-2013 372.678 32.231
oninbaarheid
31-12-2013 372.678 32.231
31-12-2012 671.372 259.546
404.909
-
404.909
930.918
Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: 2013 Banksaldi
2012
1.122.148
2.647.020
1.122.148
2.647.020
Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:
Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen voorschotbedragen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel Overige nog te ontvangen bedragen
2013
2012
66.101
43.847
136.770
14.875 106.578
202.871
165.300
Zie voor verdere toelichting bijlage 10 “Overzicht overlopende activa en passiva”.
Vaste passiva Eigen Vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten:
Algemene reserve Bestemmingsreserves: overige bestemmingsreserves Nog te bestemmen resultaat Totaal
6
2013
2012
156.565
156.565
1.469.663 1.626.228 110.023 1.736.252
1.976.025 2.132.590 1.003.459 3.136.049
Het verloop van het Eigen Vermogen is als volgt: Saldo per 1 januari 2013 Bij: storting batig saldo 2012 Bij: overige stortingen
2.132.590 1.003.459 223.500 _________ 3.359.549 1.733.321 _________ 1.626.228
Af: onttrekking aan reserves Saldo per 31 december 2013
Het verloop in 2013 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven.
Reserves
Algemene reserve Transitie Meldkamer Ontwikkeling Veiligheidsregio Totaal
Saldo 01-01-2013
Toevoeging Onttrekking uit Vermindering via hoofde van ter dekking van reserverings reserverings afschrij-vingen bestemming bestemming
156.565 1.976.025
400.000 826.959
1.733.321
2.132.590
1.226.959
1.733.321
Saldo 31-12-2013
156.565 400.000 1.069.663 -
1.626.228
Zie voor verdere toelichting bijlage 6 “Staat van reserves en voorzieningen” en bijlage 7 “Toelichting reserves”. Resultaat ná bestemming Onder “resultaat ná bestemming” is het resultaat ná mutaties in de reserves opgenomen. Hiervan wordt het volgende overzicht gegeven: Resultaat vóór bestemming Af: mutaties in de reserves (zie de toelichting op de rekening van baten en lasten) Resultaat ná bestemming
1.455.457 1.509.820 ___________ -54.363
Voor de bestemming van het voordelig resultaat van € 54.363 worden aan het Algemeen Bestuur nadere voorstellen voorgelegd. Voorzieningen Voorzieningen
Saldo 01-01-2013
Toevoeging
Voorzieningen voor verplichting-en, verliezen en risico's Voorziening ILB Totaal
Onttrekking
15.500 0
15.500
15.500 -
Zie voor verdere toelichting bijlage 6 “Staat van reserves en voorzieningen”.
7
Saldo 31-12-2013
15.500
Op basis van de ‘cao-Gemeenten 2011-2012’ hebben ambtenaren over de periode 2013-2015 recht op een Individueel Loopbaanbudget (ILB) van € 500 per jaar. Het ILB is een instrument dat gemeenten gebruiken om de inzetbaarheid en mobiliteit van hun medewerkers te vergroten. De bestedingsdoelen zijn verwerkt in hoofdstuk 17 van de Collectieve ArbeidsvoorwaardenRegeling (CAR). De opsomming in artikel 17:3 van de CAR is niet-limitatief. Per jaar bepaalt de ambtenaar, in overleg met zijn leidinggevende, de bestemming van zijn budget. Hij kan er ook voor kiezen het ILB op te sparen, zodat hij uiterlijk in 2015 een ruimer budget heeft voor het financieren van een duurdere activiteit. Indien in een jaar geen bestemming is gegeven aan het budget, komt het budget te vervallen, uiteraard voor zover er geen afspraken zijn gemaakt over het opsparen van (een deel van) het budget. Binnen de Veiligheidsregio zijn 31 medewerkers die hebben aangegeven dat zij hun budget willen reserveren om dit in een later jaar te besteden. Voor deze medewerkers dient de Veiligheidsregio op grond van artikel 44 van het BBV een voorziening te vormen voor het in een jaar niet-bestede deel van het ILB. Het gaat hier om een voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico’s volgens artikel 44 lid 1a en 1b van het BBV. Voor de Veiligheidsregio betekent dit een storting van € 15.500 in een nieuw gevormde voorziening ILB. Zie ook toelichting bijlage 12 “Incidentele baten en lasten”.
Vlottende passiva Vlottende schulden korter dan één jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden:
2013 Overige schulden
1.314.830 1.314.830
2012 1.211.262 1.211.262
Overlopende passiva De specificatie van de post overlopende passiva is als volgt: 2013 Vooruit ontvangen bedragen Vooruit ontvangen bedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel Nog te betalen bedragen
2012
19.283 7.334
41.000 6.304
329.683 356.300
245.758 293.062
Zie voor verdere toelichting bijlage 10 “Overzicht overlopende activa en passiva”. Financiële positie van de Veiligheidsregio IJsselland Gemeenten die aan de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio deelnemen, zijn wettelijk verplicht zodanig financieel bij te dragen aan de regeling dat de begroting daarvan altijd sluitend is. De Algemene reserve heeft het karakter van een weerstandsreserve. De reserve bedraagt per 31 december 2013 € 156.565. Niet in de balans opgenomen financiële verplichtingen - Vakantiegelden Dit betreft een kortlopende arbeidskostengerelateerde verplichting met een jaarlijks vergelijkbaar volume, die op basis van het BBV niet op de balans mag worden opgenomen.
8
ca.
165.000
Gebeurtenissen na balansdatum Alle ten tijde van het opmaken van de jaarrekening beschikbare informatie omtrent de feitelijke situatie per balansdatum is bij het opmaken van de jaarrekening in aanmerking genomen en verwerkt. Er hebben zich na het opmaken van de jaarrekening geen gebeurtenissen van betekenis voorgedaan die nadere informatie geven over de feitelijke situatie op balansdatum.
9
10
Programmarekening
11
Programmarekening Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
Lasten Programma Veiligheid Programma GHOR Programma Brandweer Programma Meldkamer Programma Gemeenten Programma Bestuur
1.164.884 1.311.150 3.583.233 1.538.468 203.345 398.322
1.253.884 1.368.650 4.006.663 1.301.468 278.345 395.822
1.243.460 1.294.245 4.078.235 1.275.446 374.145 406.082
-10.424 -74.405 71.572 -26.022 95.800 10.260
8.199.402
8.604.832
8.671.613
66.781
-17.000 0 0 -177.500 0 -20.000
-27.500 -14.000 -88.300 -147.500 0 -20.000
-44.106 -25.520 -206.498 -163.137 -64.269 -20.000
-16.606 -11.520 -118.198 -15.637 -64.269 0
-214.500
-297.300
-523.530
-226.230
Saldo programma's Programma Veiligheid Programma GHOR Programma Brandweer Programma Meldkamer Programma Gemeenten Programma Bestuur
1.147.884 1.311.150 3.583.233 1.360.968 203.345 378.322
1.226.384 1.354.650 3.918.363 1.153.968 278.345 375.822
1.199.354 1.268.725 3.871.737 1.112.309 309.876 386.082
-27.030 -85.925 -46.626 -41.659 31.531 10.260
Saldo programma's
7.984.902
8.307.532
8.148.083
-159.449
-7.984.902
-6.248.253
-6.692.626
-444.373
Resultaat vóór bestemming
0
2.059.279
1.455.457
-603.822
Bij: onttrekkingen aan reserves Algemene lasten en dekkingsmiddelen
0
-2.362.468
-1.733.320
629.148
0
-2.362.468
-1.733.320
629.148
0
223.500
223.500
0
0
223.500
223.500
0
Saldo reserve mutaties
0
-2.138.968
-1.509.820
629.148
Resultaat ná bestemming
0
-79.689
-54.363
25.326
Totaal lasten
Baten Programma Veiligheid Programma GHOR Programma Brandweer Programma Meldkamer Programma Gemeenten Programma Bestuur Totaal baten
Saldo algemene lasten en dekkingsmiddelen
Totaal onttrekkingen aan reserves Af: stortingen in reserves
Totaal stortingen in reserves
12
Toelichting op de programmarekening Bij de analyse van het resultaat is het onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming van groot belang. Ingevolge het BBV dient daarom een toelichting te worden gegeven op het resultaat vóór mutaties in de reserves, de mutaties in de reserves en het resultaat ná mutaties in de reserves. In de programmarekening dienen de bedragen vóór mutaties in de reserves te worden opgenomen. In het volgende overzicht wordt inzicht gegeven in de relatie tussen het resultaat vóór mutaties in de reserves en het in de programmarekening opgenomen resultaat ná de mutaties in de reserves. + = Negatief, - = Positief Resultaat vóór bestemming (vóór mutaties in de reserves):
Resultaatbestemming (mutaties in de reserves) Storting bestemmingsreserve Ontwikkeling Veiligheidsregio Onttrekking bestemmingsreserve Ontwikkeling Veiligheidsregio
1.455.457
223.500 -1.733.320
Per saldo onttrokken aan de reserves ten laste van de exploitatie
-1.509.820
Resultaat ná bestemming (ná mutaties in de reserves):
-54.363
De belangrijkste verschillen tussen de rekening 2013 en de begroting 2013 vóór mutaties in de reserves hebben zich voorgedaan op de volgende onderdelen: Programma: Veiligheid -27.000 GHOR -86.000 Brandweer -47.000 Meldkamer -42.000 Gemeenten 32.000 Bestuur 10.000 -160.000 Algemene lasten en dekkingsmiddelen: Kosten/baten projecten -553.000 Bespaarde rente -39.000 -592.000 Kostenplaatsen: Kapitaallasten 98.000 Hulpkostenplaats Salarissen -54.000 Hulpkostenplaats Overige personeelslasten 62.000 Hulpkostenplaats Huisvesting 20.000 Hulpkostenplaats Administratie en algemeen beheer -76.000 Hulpkostenplaats Automatisering 11.000 Hulpkostenplaats Ondersteuning 119.000 Kostenplaats GHOR-bureau -9.000 Kostenplaats Brandweer -55.000 Kostenplaats Gemeenschappelijke Meldkamer 7.000 Kostenplaats Veiligheidsbureau 25.000 148.000 _________ Totaal verschil vóór mutaties in de reserves -604.000 Afwijkingen mutaties reserves: Lagere onttrekking reserve Ontwikkeling Veiligheidsregio Totaal verschil nà mutaties in de reserves
13
629.000 _________ 25.000
De in de programmarekening voorkomende lastenoverschrijdingen op de programma’s Gemeenten en Bestuur passen binnen het door het Algemeen Bestuur vastgestelde beleid, waardoor geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheid. Voor een nadere toelichting op de verschillen tussen de werkelijke uitgaven 2013 en de begroting 2013 wordt verwezen naar de toelichting bij de programma’s en bij de Algemene lasten en dekkingsmiddelen.
14
Programma Veiligheid
Omschrijving
Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
Veiligheidsbureau
1.164.884
1.253.884
1.243.460
-10.424
Totaal lasten
1.164.884
1.253.884
1.243.460
-10.424
Veiligheidsbureau
-17.000
-27.500
-44.106
-16.606
Totaal baten
-17.000
-27.500
-44.106
-16.606
Resultaat vóór bestemming bij: onttrekkingen aan reserves af: stortingen in reserves
1.147.884
1.226.384
1.199.354
-27.030
Resultaat ná bestemming
1.147.884
1.226.384
1.199.354
-27.030
Per saldo sluit het Programma Veiligheid met een positief saldo van € 27.000, dit positieve resultaat wordt veroorzaakt door: + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Per saldo is er een overschrijding van € 40.000 (nadeel) op multidisciplinaire oefeningen. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat de oefening Conecto meer heeft gekost dan begroot. Zo zijn er veel mutaties geweest bij de functie van informatiemanager, waardoor er extra mensen zijn opgeleid en beoefend om de piketten op orde te houden. De overschrijding van € 40.000 wordt grotendeels gedekt door bijdrage aan de MOTO (Multidisciplinair Oefenen Trainen en Opleiden) activiteiten 2013 van de Politie IJsselland van € 26.000. Lagere Piketvergoeding van € 77.000 (voordeel), niet alle piketten zijn in het gehele jaar vervuld geweest (voorlichters). Een deel van de piket kosten worden gedragen door de politie. Bedrag in stand houden, omdat er verschuivingen zijn in het aantal politie piketdeelnemers en VR piketdeelnemers. Bijdrage Politie IJsselland aan de MOTO activiteiten 2013 ad € 26.000 (voordeel). Deze bijdrage dekt ook weer deels de overschrijding op multidisciplinaire oefeningen. Per saldo diverse overige nadelen ad € 36.000 (nadeel). Betreft voornamelijk hogere kosten BTW ad € 26.000 doordat bij raming voor multidisciplinaire oefeningen onvoldoende rekening is gehouden met de raming voor de BTW. Daarnaast diverse kleine overschrijdingen. Totaal resultaat Programma Veiligheid (voordeel)
15
40.000
-77.000
-26.000
36.000
-27.000
Programma GHOR
Omschrijving
Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
GHOR
1.311.150
1.368.650
1.294.245
-74.405
Totaal lasten
1.311.150
1.368.650
1.294.245
-74.405
GHOR
0
-14.000
-25.520
-11.520
Totaal baten
0
-14.000
-25.520
-11.520
Resultaat vóór bestemming bij: onttrekkingen aan reserves af: stortingen in reserves
1.311.150
1.354.650
1.268.725
-85.925
Resultaat ná bestemming
1.311.150
1.354.650
1.268.725
-85.925
Per saldo sluit het Programma GHOR met een positief saldo van € 86.000, dit positieve resultaat wordt veroorzaakt door: + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Lagere kosten project Eerste Hulp ad € 64.000 (voordeel). Het GHOR-bureau is, als onderdeel van het programma Community Safety, gestart met het project Eerste Hulp. Het doel van het project is de zelfredzaamheid van de burger te vergroten door de kennis van en vaardigheden met Eerste Hulp te vergroten. In 2013 is vooral geïnvesteerd in het leggen van contacten met verenigingen en afdelingen en aan naamsbekendheid van het project. Eind 2013 zijn de eerste aanvragen ontvangen en betaald. In verband met de verwachte toename van het aantal aanvragen, wordt conform het DB-besluit 5 februari 2014 voorgesteld om bij de bestemming van het rekeningsaldo het resterende budget van € 64.000 opnieuw beschikbaar te stellen voor 2014. Lagere kosten voor regie en netwerk ad € 7.000 (voordeel), voor het restant budget is in 2013 wel een verplichting aangegaan voor animatie (bedrijf Feaver) maar de werkzaamheden vinden grotendeels in 2014 plaats. Daarom is dit niet meegenomen als een nog te betalen post in 2013. Betreft afrekening van de activiteiten en inzet aan het Regionaal Steunpunt Opleiding Training Oefening 2012 (RS OTO) ad € 12.000 (voordeel). Deze opbrengst had in 2012 verantwoord moeten worden en niet in het boekjaar 2013. Het betreft hier een door het ‘Regionaal Overleg Acute Zorg’ verstrekte (niet structurele) subsidie voor werkzaamheden (door een medewerker van het GHORbureau) in het Regionaal Steunpunt OTO. Per saldo diverse kleine voordelen ad € 3.000.
Totaal resultaat Programma GHOR (voordeel)
-64.000
-7.000
-12.000
-3.000 -86.000
16
Programma Brandweer
Omschrijving
Opleiden en oefenen Informatievoorziening Materieel en logistiek Planvorming Rampen en crisisbeheersing Risicobeheersing Bedrijfsvoering
Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
819.573 264.107 759.754 536.322 174.011 647.660 381.806
1.044.703 375.407 855.254 531.322 174.011 644.160 381.806
1.093.640 381.608 877.172 521.972 174.011 639.858 389.974
3.583.233
4.006.663
4.078.235
Opleiden en oefenen Informatievoorziening Materieel en logistiek Planvorming Rampen en crisisbeheersing Risicobeheersing Bedrijfsvoering
0 0 0 0 0 0 0
-33.000 -46.300 -9.000 0 0 0 0
-115.501 -60.369 -26.524 0 0 -4.104 0
-82.501 -14.069 -17.524 0 0 -4.104 0
Totaal baten
0
-88.300
-206.498
-118.198
Resultaat vóór bestemming bij: onttrekkingen aan reserves af: stortingen in reserves
3.583.233
3.918.363
3.871.737
-46.626
Resultaat ná bestemming
3.583.233
3.918.363
3.871.737
-46.626
Totaal lasten
48.937 6.201 21.918 -9.350 0 -4.302 8.168 71.572
Per saldo sluit het Programma Brandweer met een positief saldo van € 47.000, dit positieve resultaat wordt veroorzaakt door: + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Hogere kosten voor beheer en materiaal Brandweer € 36.000 (nadeel), dit wordt door nagekomen facturen in verband met de afwikkeling van stallingskosten van regiomaterieel over de jaren 2012 en 2013 met de gemeente Deventer. Hogere kapitaallasten voor Informatievoorziening Brandweer van € 16.000 (nadeel) als gevolg van extra investeringen in mobiele datacommunicatie. Bijdrage slachtoffer informatiesysteem ad € 11.000 (nadeel) Hogere telefoonkosten ad € 7.000 (nadeel) bij bedrijfsvoering Brandweer doordat er meer is gebeld. Hogere kosten ad € 6.000 (nadeel) voor logistieke inzet bij grote incidenten. Lagere kapitaallasten voor Materieel en Logistiek Brandweer van € 72.000 (voordeel) door de uitstel van de investering in een Multidisciplinaire Copi Unit. Lagere kosten mobiele datacommunicatie ad € 32.000 (voordeel) als gevolg van lagere uitgaven. De door Veiligheidsregio IJsselland georganiseerde bevelvoerdersweek en de bijscholing aan de verschillende deelnemers heeft geresulteerd in extra inkomsten ad € 22.000 (voordeel). 17
36.000
16.000 11.000 7.000 6.000 -72.000 -32.000 -22.000
+ = Negatief, - = Positief Afwijking (vervolg Programma Brandweer)
Bedrag
Extra Inkomsten ad € 14.000 (voordeel) door de verkoop van diverse brandweerauto's en overig brandweermaterieel Lagere kosten voor beheer OGS voor Materieel en Logistiek Brandweer ad € 11.000 (voordeel) doordat een oefening niet is doorgegaan. Extra inkomsten bij Informatievoorziening Brandweer ad € 11.000 als gevolg van de doorberekening van extra kosten gemaakt inzake mobiele datacommunicatie aan de diverse partijen. Per saldo € 39.000 hogere BTW kosten, dit komt onder andere doordat er onvoldoende rekening is gehouden met de raming voor de BTW.
Totaal resultaat Programma Brandweer (voordeel)
18
-14.000 -11.000 -11.000
39.000
-47.000
Programma Meldkamer
Omschrijving
Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
Gemeenschappelijke meldkamer
1.538.468
1.301.468
1.275.446
-26.022
Totaal lasten
1.538.468
1.301.468
1.275.446
-26.022
Gemeenschappelijke meldkamer
-177.500
-147.500
-163.137
-15.637
Totaal baten
-177.500
-147.500
-163.137
-15.637
Resultaat vóór bestemming bij: onttrekkingen aan reserves af: stortingen in reserves
1.360.968
1.153.968
1.112.309
-41.659
Resultaat ná bestemming
1.360.968
1.153.968
1.112.309
-41.659
Per saldo sluit het Programma Meldkamer met een positief saldo van € 42.000, dit positieve resultaat wordt veroorzaakt door: + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Door een hoger aantal aansluitingen op het openbaar brandmeldsysteem zijn de inkomsten € 16.000 (voordeel) hoger dan begroot De exploitatiekosten van de "rode kolom" van de gezamenlijke meldkamer is € 15.000 (voordeel) lager dan geraamd. Het budget voor de kosten van de Communicator ad € 13.000 (voordeel) is grotendeels niet benut, kosten lopen door in 2014. Per saldo diverse kleine nadelen ad € 2.000.
Totaal resultaat Programma Meldkamer (voordeel)
19
-16.000 -15.000 -13.000 2.000 -42.000
Programma Gemeenten
Omschrijving
Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
Gemeentelijke kolom
203.345
278.345
374.145
95.800
Totaal lasten
203.345
278.345
374.145
95.800
Gemeentelijke kolom
0
0
-64.269
-64.269
Totaal baten
0
0
-64.269
-64.269
Resultaat vóór bestemming bij: onttrekkingen aan reserves af: stortingen in reserves
203.345
278.345
309.876
31.531
Resultaat ná bestemming
203.345
278.345
309.876
31.531
Per saldo sluit het Programma Gemeenten met een negatief saldo van € 32.000, dit negatieve resultaat wordt veroorzaakt door: + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Hogere kosten voor de werkzaamheden van de regionaal functionaris gemeenten Veiligheidsregio IJsselland. Per saldo € 24.000 hogere BTW kosten, dit komt onder andere doordat er onvoldoende rekening is gehouden met de raming voor de BTW. Diverse kleine voordelen € 4.000.
Totaal resultaat Programma Gemeenten (nadeel)
20
12.000 24.000 -4.000 32.000
Programma Bestuur
Omschrijving
Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
Bestuurszaken en communicatie
398.322
395.822
406.082
10.260
Totaal lasten
398.322
395.822
406.082
10.260
Bestuurszaken en communicatie
-20.000
-20.000
-20.000
0
Totaal baten
-20.000
-20.000
-20.000
0
Resultaat vóór bestemming bij: onttrekkingen aan reserves af: stortingen in reserves
378.322
375.822
386.082
10.260
Resultaat ná bestemming
378.322
375.822
386.082
10.260
Per saldo sluit het Programma Bestuur met een negatief saldo van € 10.000, dit negatieve resultaat wordt veroorzaakt door: + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Diverse kleine nadelen € 10.000.
10.000
Totaal resultaat Programma Bestuur (nadeel)
10.000
21
Programma Algemene lasten en dekkingsmiddelen
Omschrijving
Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
Overige algemene dekkingsmiddelen Kosten/baten projecten Onvoorziene uitgaven Gemeentelijke bijdragen Rijksbijdrage rampenbestrijding Saldo kostenplaatsen Bespaarde rente
0 683.923 -4.105.694 -4.560.000 0 -3.131
2.286.468 0 -4.105.694 -4.553.500 127.604 -3.131
1.733.316 0 -4.105.694 -4.552.840 275.243 -42.651
-553.152 0 0 660 147.639 -39.520
Totaal overige algemene dekkingsmiddelen
-7.984.902
-6.248.253
-6.692.626
-444.373
Resultaat vóór bestemming bij: onttrekkingen aan reserves af: stortingen in reserves
-7.984.902 0 0
-6.248.253 -2.362.468 223.500
-6.692.626 -1.733.321 223.500
-444.373 629.147 0
Resultaat ná bestemming
-7.984.902
-8.387.221
-8.202.447
184.774
Per saldo sluit het Programma Algemene lasten en dekkingsmiddelen met een negatief saldo van € 179.000, dit negatieve resultaat wordt veroorzaakt door: Kosten/baten projecten (€ 553.000 voordeel) Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio IJsselland heeft in 2013 in totaal een projectbudget van € 2.286.00 beschikbaar gesteld voor diverse projecten, hiervan is in 2013 € 1.733.00 besteed. In totaal is er dus € 553.000 minder uitgegeven ten laste van de diverse projectbudgetten. De projecten van de Veiligheidsregio zijn in 2 categorieën onder te verdelen: a. Project vorming Brandweer b. Overige projecten a. Project Vorming Brandweer Voor het Project Vorming Brandweer IJsselland is in totaal een budget beschikbaar gesteld van € 1.530.000, waarvan € 1.087.000 is besteed in 2013. In totaal resteert er nog een niet besteed bedrag van € 443.000 niet besteed. Voor een deel komt dit doordat er grote inspanning door eigen personeel zijn gedaan en voor een deel omdat een aantal met de vorming van de regionale brandweer samenhangende kosten doorlopen nog in 2014. Bij de bestemming van het jaarrekeningsaldo zal ook worden voorgesteld om dit restantbudget van € 443.000 weer opnieuw beschikbaar te stellen voor 2014. b. Overige projecten Voor de overige projecten van de Veiligheidsregio IJsselland is in totaal een projectbudget beschikbaar gesteld van € 756.000. Van dit budget is in totaal € 646.000 besteed, resteert er dus nog een budget van € 110.000. Van het resterende bedrag van € 110.000 is nog € 65.000 nodig voor projecten die nog doorlopen in 2014, te weten: - Brandonderzoek € 13.000; - Aanpassing website € 38.000; - Sharepoint € 14.000. Bij de bestemming van het jaarrekeningsaldo zal worden voorgesteld om de genoemde projectbudgetten van € 65.000 van de hiervoor genoemde projecten weer opnieuw beschikbaar te stellen voor 2014. Het niet te besteden deel van € 45.000 (€ 110.000 -/- € 65.000) kan bij de bestemming van het jaarrekeningsaldo 2013 vrij vallen ten gunste van het vrij te bestemmen jaarrekeningresultaat. 22
Saldo kostenplaatsen
Omschrijving
Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
1. Kapitaallasten 2. Salarissen 3. Overige personeelslasten 4. Huisvesting 5. Administratie en algemeen beheer 6. Automatisering 7. Ondersteuning en facilitair 8. GHOR-bureau 9. Brandweer 10. Gemeenschappelijke Meldkamer 11. Veiligheidsbureau
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
-122.000 125.000 0 0 0 0 54.000 -78.000 162.000 0 -13.000
-24.000 72.000 60.000 18.000 -76.000 11.000 177.000 -87.000 106.000 7.000 12.000
98.000 -53.000 60.000 18.000 -76.000 11.000 123.000 -9.000 -56.000 7.000 25.000
Totaal saldo kostenplaatsen
0
128.000
276.000
148.000
Resultaat vóór bestemming bij: onttrekkingen aan reserves af: stortingen in reserves
0 0 0
128.000 0 0
276.000 0 0
148.000 0 0
Resultaat ná bestemming
0
128.000
276.000
148.000
De verschillende teams van Bedrijfsvoering van de GGD IJsselland ondersteunen de taken ook voor de Veiligheidsregio IJsselland. Hiervoor is een overeenkomst voor “kosten voor gemene rekening” opgesteld, die ook akkoord is bevonden door de Belastingdienst. Dit voorkomt dat er BTW in rekening wordt gebracht bij de Veiligheidsregio IJsselland. De verrekening met de GGD vindt plaats op basis van werkelijk gemaakte kosten tegen de overeengekomen verdeelsleutels. Per saldo sluit Saldo kostenplaatsen met een negatief resultaat van € 148.000, de belangrijkste oorzaken zijn: 1. Kapitaallasten + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Lagere inkomsten ad € 62.000 (nadeel) uit doorberekende kapitaallasten aan de kostenplaatsen. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere kapitaallasten van € 72.000 (voordeel) door uitstel investering in een Multidisciplinaire Copi Unit, hogere kapitaallasten van € 16.000 (nadeel) als gevolg van extra investeringen in mobiele datacommunicatie (zie ook analyse Programma Brandweer) en overig € 6.000 (voordeel). Hogere kosten rente eigen financieringsmiddelen ad € 40.000 (nadeel), dit komt doordat de raming van de bespaarde rente niet is aangepast aan de hogere stand van de reserves. Lagere afschrijvingslasten ad € 4.000 (voordeel).
Totaal resultaat Kapitaallasten (nadeel)
62.000
40.000
-4.000 98.000
23
2. Salarissen + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Lagere salariskosten ad € 58.000 (voordeel), komt voornamelijk doordat de 1% geraamde CAO-stijging niet is gerealiseerd. Bijdrage personeelsvereniging ad € 4.000 (nadeel).
Totaal resultaat Salarissen (voordeel)
-57.000 4.000 -53.000
3. Overige personeelslasten + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Verkoop van verlofuren ad 46.000 (nadeel). Vorming voorziening Individueel Loopbaan Budget (ILB) ad € 16.000 (nadeel). Op basis van de ‘cao-Gemeenten 2011-2012’ hebben ambtenaren over de periode 2013-2015 recht op een Individueel Loopbaanbudget (ILB) van € 500 per jaar. Het ILB is een instrument dat gemeenten gebruiken om de inzetbaarheid en mobiliteit van hun medewerkers te vergroten. De bestedingsdoelen zijn verwerkt in hoofdstuk 17 van de Collectieve ArbeidsvoorwaardenRegeling (CAR). De opsomming in artikel 17:3 van de CAR is niet-limitatief. Per jaar bepaalt de ambtenaar, in overleg met zijn leidinggevende, de bestemming van zijn budget. Hij kan er ook voor kiezen het ILB op te sparen, zodat hij uiterlijk in 2015 een ruimer budget heeft voor het financieren van een duurdere activiteit. Indien in een jaar geen bestemming is gegeven aan het budget, komt het budget te vervallen, uiteraard voor zover er geen afspraken zijn gemaakt over het opsparen van (een deel van) het budget. Binnen de Veiligheidsregio zijn 31 medewerkers die hebben aangegeven dat zij hun budget willen reserveren om dit in een later jaar te besteden. Voor deze medewerkers dient de Veiligheidsregio op grond van artikel 44 van het BBV een voorziening te vormen voor het in een jaar niet-bestede deel van het ILB. Het gaat hier om een voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico’s volgens artikel 44 lid 1a en 1b van het BBV. Voor de Veiligheidsregio betekent dit een storting van € 15.500 in een nieuw gevormde voorziening ILB.
Totaal resultaat Overige personeelslasten (nadeel)
44.000 16.000
60.000
4. Huisvesting + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Hogere toerekening van de werkelijke kosten ad € 17.000 door de GGD, dit wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere uitgaven voor diensten van derden, schoonmaak en energiekosten. Diverse kleine overschrijdingen ad € 3.000 (nadeel).
Totaal resultaat Huisvesting (nadeel)
17.000
1.000 18.000
5. Administratie en algemeen beheer + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Hogere kosten diverse verzekeringen ad € 33.000 (nadeel).
24
33.000
+ = Negatief, - = Positief Afwijking (vervolg kostenplaats Administratie en algemeen beheer)
Bedrag
Lagere toerekening van de werkelijke kosten ad € 88.000 (voordeel) door de GGD. Dit wordt voornamelijk doordat bij de Veiligheidsregio rekening is gehouden met een stijging van de overheadkosten ad € 34.000 in verband met formatie-uitbreiding. Deze overheadkosten zijn echter binnen de bestaande budgetten opgevangen. Daarnaast is er op de kostenplaats administratie en algemeen beheer van de GGD extra inkomsten geweest en zijn er budgetten afgeraamd, hierbij is er onvoldoende rekening gehouden met de bijstelling van het aandeel in de kosten voor de Veiligheidsregio ad € 54.000 (voordeel). Tegenover deze onderschrijding staat een overschrijding in de toerekening van de werkelijke kosten ad € 81.000 (nadeel) door de GGD bij kostenplaats Ondersteuning en facilitair. Inkomsten ad € 16.000 (voordeel), dit betreft de uitkering uit het Eigen Vermogen a.g.v. de liquidatie van de Onderlinge Verzekering Overheid, deze is overgenomen door Centraal Beheer. Diverse kleine onderschrijdingen ad € 5.000 (voordeel)
Totaal resultaat Administratie en algemeen beheer (voordeel)
-88.000
-16.000
-5.000 -76.000
6. Automatisering + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Hogere toerekening van de werkelijke kosten ad € 14.000 (nadeel) door de GGD, dit wordt voornamelijk door hogere kapitaallasten en hogere uitgaven voor onderhoud software en licenties. Diverse kleine onderschrijdingen ad € 3.000 (voordeel)
Totaal resultaat Automatisering (nadeel)
14.000
-3.000 11.000
7. Ondersteuning en facilitair + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Hogere toerekening van de werkelijke kosten ad € 81.000 (nadeel) door de GGD, dit wordt enerzijds veroorzaakt door een stijging van de salariskosten als gevolg van een stijging van de sociale lasten. Anderzijds wordt de overschrijding veroorzaakt door de extra inhuur van derden bij de GGD waarbij geen rekening is gehouden met een aanpassing van het aandeel van de Veiligheidsregio in deze kosten. De kosten van deze extra inhuur van derden wordt weer gecompenseerd door de lagere toerekening van de werkelijk kosten van de GGD ad € 88.000 onder de kostenplaats Administratie en algemeen beheer (compenseert elkaar). Hogere kosten voor inhuur derden € 35.000 (nadeel), onder ander voor het bewerken van bestanden voor archief risicobeheersing. Diverse kleine overschrijdingen ad € 3.000 (nadeel).
Totaal resultaat Ondersteuning en facilitair (nadeel)
25
81.000
35.000 7.000 123.000
8. GHOR-bureau + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Budget voor opleidingen is niet aangewend ad € 11.000 (voordeel), het betreft hier budget voor opleidingen van de medewerkers met een operationele functie. Deze opleidingskosten zijn ten laste gekomen van het OTO-budget (Opleiden, Trainen en Oefenen) onder het product GHOR. Diverse kleine overschrijdingen ad € 2.000 (nadeel).
Totaal resultaat GHOR-bureau (voordeel)
-11.000
2.000 -9.000
9. Brandweer + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Hogere kosten ad € 40.000 (nadeel) voor de centrale inkoop van brandweerkleding door de Veiligheidsregio voor de gemeentelijke brandweerkorpsen. In totaal is er voor € 140.000 aan brandweerkleding ingekocht, waarvan € 100.000 weer is door gefactureerd aan de gemeenten binnen de Veiligheidsregio. Hogere reis- en verblijfkosten ad € 13.000 (nadeel), dit wordt veroorzaakt doordat er in de voorbereiding op de nieuwe Veiligheidsregio IJsselland veel extra werk is verzet. Hierdoor is er ook meer gereisd waardoor er extra auto's ingehuurd zijn in verband met het schaduwdraaien van mensen in opleiding voor een nieuwe operationele functie. Naast de reguliere dienstauto is er dan tijdelijk ook een extra auto nodig. Hogere kosten voor contributies en lidmaatschappen ad € 10.000 (nadeel) doordat in de loop van het jaar er landelijke afspraken zijn gemaakt en daardoor extra kosten zijn gemaakt. Hogere kosten overwerk ad € 7.000 (nadeel) door extra overwerk in verband met het Project Vorming Brandweer IJsselland. Hogere inkomsten ad € 103.000 (voordeel) wegens detachering van medewerkers. Extra inkomsten ad € 35.000 (voordeel) in verband met de afrekening AGS-piket (Adviseur Gevaarlijke Stoffen) 2013. Diverse kleine overschrijdingen ad € 11.000 (nadeel).
Totaal resultaat Brandweer (voordeel)
40.000
13.000
10.000
7.000 -98.000 -39.000 11.000 -56.000
10. Gemeenschappelijke Meldkamer + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Diverse kleine overschrijdingen ad € 7.000 (nadeel).
7.000
Totaal resultaat Gemeenschappelijke Meldkamer (nadeel)
7.000
11. Veiligheidsbureau + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Hogere kosten inhuur derden ad € 19.000 (nadeel) in verband met de tijdelijke vervanging van de secretaris van de Veiligheidsregio. Diverse kleine overschrijdingen ad € 6.000 (nadeel).
Totaal resultaat Veiligheidsbureau (nadeel)
19.000 6.000 25.000
26
Bespaarde rente De Veiligheidsregio rekent rentelasten toe aan de diverse programma’s, zodat die programma’s een integraal beeld geven van de kosten die met de uitvoering gemoeid zijn. Daarbij wordt ook rente gecalculeerd over het werkzame eigen vermogen. Aangezien de gecalculeerde rente over het eigen vermogen niet daadwerkelijk betaald hoeft te worden, vloeit deze terug in de baten van de Veiligheidsregio. De rente over de vrije componenten van het eigen vermogen wordt daarbij als algemeen dekkingsmiddel verantwoord. In de begroting is het percentage over de reserves en voorzieningen waaraan geen rente wordt toegevoegd geraamd op 2%. Voor de jaarrekening 2013 hebben we ook gerekend met het geraamde percentage van 2%. De werkelijke bespaarde rente is € 40.000 hoger dan geraamd, dit komt doordat de raming van de bespaarde rente niet is aangepast aan de hogere stand van de reserves. Mutaties reserves De exploitatie van de Veiligheidsregio IJsselland wordt beïnvloed door stortingen in reserves en door onttrekkingen uit reserves. Het BBV geeft aan dat het resultaat van de exploitatie onderverdeeld moet worden in een resultaat voor bestemming en in een resultaat na bestemming. Het verschil tussen beide is dat in het resultaat na bestemming de mutaties in de reserves zijn verwerkt.
Omschrijving
Primitieve begroting 2013
Begroting na wijziging 2013
+ = Negatief, - = Positief Realisatie Verschil t.o.v. 2013 begroting na wijziging
Resultaat vóór bestemming
0
2.059.279
1.410.296
-648.983
Mutaties reserves bij: onttrekkingen aan reserves af: stortingen in reserves
0 0
-2.362.468 223.500
-1.733.321 223.500
629.147 0
Resultaat ná bestemming
0
-79.689
-99.525
-19.836
Per saldo hebben de mutaties in de reserves een negatief effect op het resultaat in de exploitatie van € 629.000 (nadeel), dit wordt veroorzaakt door: + = Negatief, - = Positief Afwijking
Bedrag
Lagere onttrekking kosten Project Vorming Brandweer IJsselland ad € 443.000 (nadeel). Voor het Project Vorming Brandweer IJsselland is een onttrekking geraamd van € 1.530.000, waarvan slechts € 1.087.000 is besteed in 2013. Hierdoor is de feitelijke onttrekking aan de reserve € 443.000 lager dan geraamd. Zie voor een inhoudelijke toelichting kosten/baten projecten. Lagere onttrekking kosten overige projecten Veiligheidsregio IJsselland € 110.000 (nadeel). Voor de overige projecten is een onttrekking geraamd van € 756.000, waarvan slechts € 646.000 is besteed in 2013. Hierdoor is de feitelijke onttrekking aan de reserve € 110.000 lager dan geraamd. Zie voor een inhoudelijke toelichting kosten/baten projecten. Per saldo was er nog een onttrekking geraamd ad € 76.000 voor incidentele zaken die in de reguliere exploitatie waren geraamd op basis van de voorjaarsnota 2013. Deze onttrekking is niet gedaan omdat deze zaken incidenteel binnen de exploitatie zijn opgevangen.
Totaal mutaties reserves (nadeel)
443.000
110.000
76.000
629.000
27
28
Bijlagen
29
30
Bijlage 1: Overzicht personeelssterkte Rekening 2012
Rekening 2013
Organisatie-eenheid Gemiddelde bezetting *)
Aantal personen
Gemiddelde bezetting *)
Aantal personen
Formatieeenheden begroting 2013
GHOR-bureau Veiligheidsbureau Brandweer Gemeenschappelijke meldkamer
7,86 7,29 42,84 8,75
11,00 12,00 48,00 10,00
7,72 5,64 42,58 7,60
10,00 7,00 50,00 8,00
8,94 5,64 44,59 7,60
TOTAAL VEILIGHEIDSREGIO
66,74
81,00
63,54
75,00
66,77
*) Berekening gemiddelde bezetting: (aanstellingsomvang x tijdsduur van de aanstelling): 36 Doorkijk personeelssterkte nieuwe Veiligheidsregio IJsselland per 01-01-2014 Het vastgestelde formatieplan voor de nieuwe organisatie komt neer op 298,22 fte formatieplaatsen, waarvoor binnen de begroting 2014 € 19,4 miljoen beschikbaar is. Het onderstaande overzicht geeft een beeld van de hoofdindeling en omvang van de hoofdprocessen en ondersteunende diensten in de organisatie. De formatie is inclusief de gezamenlijke bedrijfsvoering Veiligheidsregio/GGD.
Voor wat betreft de inrichting van de bedrijfsvoering (overhead) met 65,5 fte is de omvang gerelateerd aan het in december 2013 vastgestelde organisatie- en formatieplan “eenheid bedrijfsvoering”. De brandweervrijwilligers in IJsselland (816) maken geen deel uit van het formatieplan, de formatie betreft uitsluitend de beroepsbrandweer. Voor de loonkosten van de vrijwilligers is er binnen de begroting 2014 € 3,7 miljoen beschikbaar, dit is gebaseerd op de resultaten uit de 0-meting.
31
Bijlage 2: Kostenverdeelstaat (Hulp)kostenplaatsen
Veiligheidsbureau
GHOR
Brandweer
Meldkamer
Kapitaallasten Afdelingsbudgetten
100.940
67.557
-455.542
7.302
Salarissen
352.968
517.264
3.226.258
4.665
8.553
48.376
Saldo
Totaal
Kostenplaats
overhead
-24.428
-24.428 -279.744
449.709
72.189
4.618.388
33.435
9.331
59.894
115.878
43.001
193.885
0
17.723
302.985
6.296
9.987
151.707
-21.432
-75.831
70.727
Automatisering
31.707
18.736
69.179
0
10.716
130.338
Ondersteuning
107.174
97.726
360.898
140.393
176.968
883.159
Overige personeelslasten Huisvesting Administratie en algemeen beheer
Bestuur
56.308
56.308
Doorberekend aan derden
0
Totaal kostenplaatsen Programma's
652.126 Veiligheidsbureau
Doorbelasting naar produkten
819.132 GHOR
3.579.820 Brandweer
585.303
237.230
Meldkamer
Saldo kostenplaats
5.873.610 Totaal overhead
640.283
906.337
3.473.745,87
578.001
Saldo van de rekening
11.843
-87.205
106.074
7.302
237.230
275.243
Totaal kostendragers
652.126
819.132
3.579.820
585.303
237.230
5.873.610
Totaal
GHORbureau
Veiligheidsbureau
5.598.367
Brandweer
GMZ
Verdeling van de hulpkostenplaatsen naar de kostenplaatsen Personeelslasten en personeelszaken op basis van aantal medewerkers
72
11
6
43
12
973
152
171
650
0
Algemeen beheer en interne zaken op basis van aantal formatie-eenheden
68
9
6
41
12
Informatisering en automatisering op basis van aantal beeldschermen
83
13
22
48
0
Huisvesting personeel en materieel op basis van aantal m²
32
Bijlage 3: Toelichting op de kostenverdeelstaat De toerekening van de kosten van de (hulp)kostenplaatsen vindt voorcalculatorisch plaats. Verdeelsleutels van de hulpkostenplaatsen naar de kostenplaatsen Salarissen en sociale lasten
- rechtstreeks naar de organisatieonderdelen
Personeelslasten en personeelszaken - aantal medewerkers per organisatieonderdeel 2
Huisvesting personeel en materieel
- aantal m per organisatieonderdeel
Algemeen beheer en interne zaken
- tijdregistratie per organisatieonderdeel
Bestuurlijke en juridische zaken
- tijdregistratie per organisatieonderdeel
Informatisering en automatisering
- aantal beeldschermen per organisatieonderdeel
Verdeelsleutels van de kostenplaatsen naar de kostendragers Doorberekening hulpkostenplaatsen (uitgezonderd huisvesting)
- aantal formatie-eenheden per subfunctie
Doorberekening huisvesting
- aantal m per subfunctie
Sectorbudgetten (uitgezonderd reis- en verblijfkosten)
- aantal formatie-eenheden per subfunctie
2
De doorberekening vanuit de hulpkostenplaatsen en sectorbudgetten wordt omgerekend naar een opslag per uur. Doorberekening naar kostendragers
- tijdregistratie per subfunctie inclusief opslag per uur
33
Bijlage 4: Kapitaallasten
Rente van aangegane kortlopende geldleningen
490,44
Toegerekende rente over eigen vermogen
42.651,80
Afschrijvingen
185.759,03 228.901,27
Af: rente wegens belegging van overtollige geldmiddelen
0,0
Door te berekenen kapitaallasten
228.901,27
Doorberekende kapitaallasten: aan programma's
253.329,72
Totaal doorberekende kapitaallasten
253.329,72
Batig saldo kapitaallasten
24.428,45
34
35
Investeringen 2011
48.657,12 32.092,72 26.448,66 24.855,97 511.277,02 282.586,25
925.917,74
TOTAAL
1.519.852,07
10.034,44 62.388,06 25.836,14 135.054,15 22.130,98
6
Vermeerderingen 2013
VW Transporter VW Golf Variant VW Polo Vw Polo ICT - hardware ICT - software
Investeringen 2013
portofoons/mobilofoon AGS voertuig Volkswagen Polo ROT Decontaminatiecontainer gasdetector
Investeringen 2012
mobiele datacommunicatie randapparatuur C2000 brw/ghor portofoons/mobilofoon
104.040,28 143.080,31 1.187,61
65.223,36 98.182,03
Investeringen 2010
gaspakken mobiele datacommunicatie
99.466,31 33.398,78
167.515,75 31.816,47 14.489,91
26.045,58
4.206,65
14.040,10
11.796,81
746,47
325.505,89
12.690,40 21.732,73 82.110,00 7.132,86
5
Aanschafwaarde per 01-01-2013
Informatiemanagement GIS Vrachtauto Aanhangwagens OGS
Investeringen 2009
3 VW GIS hardware
Verplaatsen RCC - bouwkundig Verplaatsen RCC - inrichting Diverse materialen
Investeringen 2005
Gaspakken
Investeringen 2004
Diverse Materialen
Investeringen 2003
Persluchttoestellen en -maskers
Investeringen 2002
Persluchttoestellen en -maskers
Investeringen 2000
Ontsmettingsapparaat
Investeringen 1999
Haakarmvoeruig met bakken
Investeringen 1998
1
Omschrijving van de kapitaaluitgaven
7
-
Verminderingen 2013 9
Maatstaf van afschrijving
48.657,12 32.092,72 26.448,66 24.855,97 511.277,02 282.586,25
10.034,44 62.388,06 25.836,14 135.054,15 22.130,98 5 jr. 5 jr. 5 jr. 5 jr.
-
lin. lin. lin. lin.
5 jr. lin. 5 jr. lin. 5 jr. lin. 20 jr. lin. 10 jr. lin.
622.716,93
553,27
1.505,17
32.261,70 28.616,06 237,52
15.312,87 62.467,57
65.223,36 10 jr. lin. 98.182,03 4 jr. lin. 104.040,28 4 jr. lin. 143.080,31 5 jr. lin. 1.187,61 5 jr. lin. -
9.517,80 13.039,65 13.342,88 1.545,44
64.753,61 28.388,98
38.919,01 14.801,11 10.142,93
22.138,76
3.785,98
9.360,09
10.280,11
646,97
241.099,45
Dienstjaar Totaal afschrijvingen / aflossingen per 01-01-2013 10
4 jr. lin. 5 jr. lin. 20 jr. lin. 15 jr. lin.
12.690,40 21.732,73 82.110,00 7.132,86 -
99.466,31 5 jr. lin. 33.398,78 5 jr. lin. -
167.515,75 30 jr. lin. 31.816,47 15 jr. lin. 14.489,91 10 jr. lin.
26.045,58 10 jr. lin.
4.206,65 10 jr. lin.
14.040,10 15 jr. lin.
11.796,81 15 jr. lin.
746,47 15 jr. lin.
325.505,89 20 jr. lin.
2.445.769,81
8
Aanschafwaarde per 31-12-2013
185.759,03
4.379,14 1.178,52 2.115,89 1.988,49
2.006,89 11.229,85 4.133,78 6.752,71 2.213,10
26.010,07 28.616,06 237,52
6.522,34 24.545,51
3.172,60 4.346,54 4.105,50 475,52
15.914,61 5.009,80
5.583,86 2.121,11 1.448,99
2.604,56
420,67
936,00
758,35
49,75
16.881,30
11
Afschrijving 2013
808.475,96
4.379,14 1.178,52 2.115,89 1.988,49
3.512,06 11.229,85 4.133,78 6.752,71 2.766,37
58.271,77 57.232,12 475,04
21.835,21 87.013,08
12.690,40 17.386,19 17.448,38 2.020,96
44.502,87 16.922,22 11.591,92 80.668,22 33.398,78
24.743,32
4.206,65
10.296,09
11.038,46
696,72
257.980,75
Totaal afschrijvingen/ aflossingen t/m 2013 12
897.135,14
8.529,27 62.388,06 25.836,14 135.054,15 21.577,71
71.778,58 114.464,25 950,09
49.910,49 35.714,46
3.172,60 8.693,08 68.767,12 5.587,42
128.596,74 17.015,36 4.346,98 34.712,70 5.009,80
3.906,82
420,67
4.680,01
1.516,70
99,50
84.406,44
13
Boekwaarde per 01-01-2013
44.277,98 30.914,20 24.332,77 22.867,48 511.277,02 282.586,25
6.522,38 51.158,21 21.702,36 128.301,44 19.364,61
45.768,51 85.848,19 712,57
43.388,15 11.168,95
4.346,54 64.661,62 5.111,90
18.798,09 -
123.012,88 14.894,25 2.897,99
1.302,26
-
3.744,01
758,35
49,75
67.525,14
1.637.293,85
14
Boekwaarde per 31-12-2013 0,05
67.570,69
1.216,43 368,29 661,22 621,40 12.781,93 7.064,66
426,46 3.119,40 1.291,81 6.752,71 1.078,89
3.588,93 5.723,21 47,50
2.495,52 1.785,72
158,63 434,65 3.438,36 279,37
1.735,64 250,49
6.429,84 850,77 217,35
195,34
21,03
234,00
75,84
4,98
4.220,32
Rentelasten
16
Bedrag
253.329,72
5.595,57 1.546,81 2.777,11 2.609,89 12.781,93 7.064,66
2.433,35 14.349,25 5.425,59 13.505,42 3.291,99
29.599,00 34.339,27 285,02
9.017,86 26.331,23
3.331,23 4.781,19 7.543,86 754,89
12.013,70 2.971,88 1.666,34 17.650,25 5.260,29
2.799,90
441,70
1.170,00
834,19
54,73
21.101,62
Totaal v.d. kapitaallasten
Bijlage 5: Staat van activa
156.565,00
Totaal Algemene reserve
1.976.024,97
2.132.589,97
Totaal bestemmingsreserves
Totaal reserves
15.500,00
223.500,00
223.500,00
Totaal voorzieningen
1.003.459,06
1.003.459,06
400.000,00 603.459,06
4
15.500,00
3
Voorziening individueel loopbaanbudget
Voorzieningen
1.976.024,97
Reserve Transitie meldkamer Ontwikkeling Veiligheidsregio
Bestemmingsreserves
156.565,00
2
Saldo Vermeerderingen per 1-1-2013 bestemming ten laste va resultaat 2012 de exploitatie of (hulp)kostenplaatsen
Algemene reserve
1 Algemene reserve
Omschrijving
5
ten laste van projecten buiten de exploitatie 6
ontvangen subsidies of gem. bijdragen 7
1.733.320,55
1.733.320,55
1.733.320,55
ten gunste van de exploitatie of (hukp)kostenplaatsen
Verminderingen
8
ten gunste van balansposten vaste activa 9
aanwending t.g.v. balans
10
ten gunste van projecten buiten de exploitatie
156.565,00
156.565,00
15.500,00
15.500,00
1.626.228,48
1.469.663,48
400.000,00 1.069.663,48
11
12
13
Saldo resultaatbestemming 2013 per 31-12-2013 vermeerdering vermindering
156.565,00
156.565,00
15.500,00
15.500,00
1.626.228,48
1.469.663,48
400.000,00 1.069.663,48
14
Saldo per 31-12-2013 ná resultaatbestemming 2013 15
Bespaarde rente ten laste van de exploitatie
Bijlage 6: Staat van reserves en voorzieningen
36
Bijlage 7: Toelichting reserves Eigen vermogen Reserves Algemene reserve Saldo per 1 januari 2013 Mutaties 2012
156.565,00 _________
Saldo per 31 december 2013
156.565,00
Bestemmingsreserves Ontwikkeling Veiligheidsregio Saldo per 1 januari 2013 Storting in reserve: - batig saldo 2012 - storting in reserve
1.976.024,97 603.459,06 __223.500,00 2.802.984,03
Beschikking over de reserve: - t.g.v. Algemene lasten en dekkingsmiddelen 1.733.320,55 ___________ 1.733.320,55 ____________ Saldo per 31 december 2013
1.069.663,48
De reserve is bestemd voor de uitvoering van de bestuursopdrachten in de periode tot 2014, onvoorziene verplichte uitgaven aan landelijke projecten en frictiekosten MON. In haar vergadering van 27 juni 2012 heeft het Algemeen Bestuur besloten om € 131.297 te onttrekken aan de reserve voor de organisatieveranderingen en maximaal € 2.575.750 voor een aantal projecten, waarvan € 1.900.000 voor het project Vorming Brandweer IJsselland. Voor dit project is in 2013 € 1.733.320,55 uitgegeven en onttrokken aan de reserve. In 2014 wordt er een aanvullend voorstel gedaan voor de besteding van het saldo van de bestemmingsreserve ad € 1.069.663,00. ___________ 1.226.228,48
Totaal reserves per 31 december 2013
37
Bijlage 8: Overzicht gemeentelijke bijdragen Overzicht gemeentelijke bijdrage Dalfsen
220.779
Deventer
790.553
Hardenberg
477.759
Kampen
406.955
Olst-Wijhe
141.773
Ommen
141.385
Raalte
294.264
Staphorst
130.632
Steenwijkerland
348.643
Zwartewaterland
176.977
Zwolle
975.974
Totaal gemeentelijke bijdrage
4.105.694
38
Bijlage 9: Single Information Single Audit (SISA)
39
Bijlage 10: Overzicht overlopende activa en passiva Overlopende activa: Vooruitbetaalde bedragen boekjaar 2014
66.101,11
Overige nog te ontvangen bedragen boekjaar 2013: Te verrekenen met GGD IJsselland Openbaar brandmeldsysteem Verrrekeningen met Belastingdienst
33.719,57 74.000,00 29.050,57 _________
Subtotaal
136.770,14 _________
Totaal overlopende activa
202.871,25 =========
Overlopende passiva: Overige vooruitontvangen bedragen boekjaar 2013: Oefeningenregistratie Subsidie Crisiscommunicatie
8.783,20 10.500,00 _________
Subtotaal
19.283,20
Vooruitontvangen van Europese en Nederlandse Overheidslichamen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel: Projectkosten Brandweer
7.333,91 __________
Subtotaal
7.333,91
Nog te betalen bedragen boekjaar 2014.: Aanschaf grijppakken Kosten meldkamer Oost-Nederland Stallings- en onderhoudskosten auto’s Kosten GGD IJsselland Salarisberekeningen Sharepoint Unit4 Meubilair Kosten detachering Diversen
69.811,20 34.335,00 55.737,70 120.607,00 6.488,63 15.851,00 13.040,17 6.451,72 5.476,59 1.884,21 _________
Subtotaal
329.683,22 __________ 356.300,33 ==========
Totaal overlopende passiva
40
Overlopende passiva Van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel
Omschrijving
Saldo per 1 januari 2013
Toevoegingen
Vrijgevallen bedragen
Saldo per 31 december 2013
Projectkosten Brandweer ESF-subsidie
6.304,20
7.009,21
5.979,50
7.333,91
Totaal projectkosten
6.304,20
7.009,21
5.979,50
7.333,91
41
Bijlage 11: Projectresultaten De onderstaand ter informatie vermelde uitgaven en inkomsten van incidentele projecten zijn in de programmarekening opgenomen. Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio IJsselland heeft in 2013 in totaal een projectbudget van € 2.286.00 beschikbaar gesteld voor diverse projecten, hiervan is in 2013 € 1.733.00 besteed. In totaal is er dus € 553.000 minder uitgegeven ten laste van de diverse projectbudgetten. De projecten van de Veiligheidsregio zijn in 2 categorieën onder te verdelen: a. Project vorming Brandweer b. Overige projecten a. Project Vorming Brandweer Voor het Project Vorming Brandweer IJsselland is in totaal een budget beschikbaar gesteld van € 1.530.000, waarvan € 1.087.000 is besteed in 2013. In totaal resteert er nog een niet besteed bedrag van € 443.000 niet besteed. Voor een deel komt dit doordat er grote inspanning door eigen personeel zijn gedaan en voor een deel omdat een aantal met de vorming van de regionale brandweer samenhangende kosten doorlopen nog in 2014. Bij de bestemming van het jaarrekeningsaldo zal ook worden voorgesteld om dit restantbudget van € 443.000 weer opnieuw beschikbaar te stellen voor 2014. b. Overige projecten Voor de overige projecten van de Veiligheidsregio IJsselland is in totaal een projectbudget beschikbaar gesteld van € 756.000. Van dit budget is in totaal € 646.000 besteed, resteert er dus nog een budget van € 110.000 (zie ook verantwoording kosten/baten projecten onder Programma Algemene lasten en dekkingsmiddelen). Onderstaand overzicht geeft de verdeling aan over de andere projecten: Project Aanpassing hoofdstructuur Operationele prestaties en kwaliteitseisen Investering in informatiemanagement Stimulering van de samenwerking Organisatie Projecten brandweer Project EHBO Veiligheidsdag Zelfredzaamheid Totaal overige projecten Veiligheidsregio IJsselland
Budget 262.500 32.000 40.000 12.500 0 265.000 0 44.000 100.000
Besteding 267.400
756.000
646.200
32.700 900 4.000 196.300 7.200 48.400 89.300
Binnen de projecten brandweer zijn er een drietal projecten voor in totaal € 65.000 die doorlopen in 2014, te weten: - Brandonderzoek € 13.000; - Aanpassing website € 38.000; - Sharepoint € 14.000. Bij de bestemming van het jaarrekeningsaldo zal worden voorgesteld om de genoemde projectbudgetten van € 65.000 van de hiervoor genoemde projecten weer opnieuw beschikbaar te stellen voor 2014. Het niet te besteden deel van € 45.000 (€ 110.000 -/- € 65.000) kan bij de bestemming van het jaarrekeningsaldo 2013 vrij vallen ten gunste van het vrij te bestemmen jaarrekeningresultaat.
42
Bijlage 12: Incidentele baten en lasten In 2013 hebben zich de volgende incidentele baten en lasten voorgedaan: Vorming voorziening Individueel Loopbaan Budget (ILB) ad € 16.000 (nadeel). Op basis van de ‘cao-Gemeenten 2011-2012’ hebben ambtenaren over de periode 2013-2015 recht op een Individueel Loopbaanbudget (ILB) van € 500 per jaar. Het ILB is een instrument dat gemeenten gebruiken om de inzetbaarheid en mobiliteit van hun medewerkers te vergroten. De bestedingsdoelen zijn verwerkt in hoofdstuk 17 van de Collectieve ArbeidsvoorwaardenRegeling (CAR). De opsomming in artikel 17:3 van de CAR is niet-limitatief. Per jaar bepaalt de ambtenaar, in overleg met zijn leidinggevende, de bestemming van zijn budget. Hij kan er ook voor kiezen het ILB op te sparen, zodat hij uiterlijk in 2015 een ruimer budget heeft voor het financieren van een duurdere activiteit. Indien in een jaar geen bestemming is gegeven aan het budget, komt het budget te vervallen, uiteraard voor zover er geen afspraken zijn gemaakt over het opsparen van (een deel van) het budget. Binnen de Veiligheidsregio zijn 31 medewerkers die hebben aangegeven dat zij hun budget willen reserveren om dit in een later jaar te besteden. Voor deze medewerkers dient de Veiligheidsregio op grond van artikel 44 van het BBV een voorziening te vormen voor het in een jaar niet-bestede deel van het ILB. Het gaat hier om een voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico’s volgens artikel 44 lid 1a en 1b van het BBV. Voor de Veiligheidsregio betekent dit een storting van € 15.500 in een nieuw gevormde voorziening ILB. Extra inkomsten ad € 35.000 (voordeel) in verband met de afrekening AGS-piket (Adviseur Gevaarlijke Stoffen) 2013. Extra Inkomsten ad € 14.000 (voordeel) door de verkoop van diverse brandweerauto's en overig brandweermaterieel.
43
Voorzitter dagelijks bestuur Vicevoorzitter dagelijks bestuur Lid dagelijks bestuur
Commandant regionale brandweer -
Dagelijk s bestuur: H.J. Meijer A.P. Heidema H.C.P. Noten
44
Overig: L.J. Sievers
Burgermeester gemeente Zwolle Burgermeester gemeente Deventer Burgemeester gemeente Dalfsen
Burgermeester gemeente Zwolle Burgermeester gemeente Deventer Burgemeester gemeente Steenwijkerland Burgemeester gemeente Staphorst Burgemeester gemeente Dalfsen Burgemeester gemeente Zwartewaterland Burgemeester gemeente Ommen Burgemeester gemeente Hardenberg Burgemeester gemeente Kampen Burgemeester gemeente Olst-Wijhe Burgemeester gemeente Raalte
Voorzitter Algemeen Bestuur Vicevoorzitter Algemeen Bestuur Lid algemeen bestuur Lid algemeen bestuur Lid algemeen bestuur Lid algemeen bestuur Lid algemeen bestuur Lid algemeen bestuur Lid algemeen bestuur Lid algemeen bestuur Lid algemeen bestuur
Algemeen bestuur: H.J. Meijer A.P. Heidema M.A.J. van der Tas J.D. Alssema H.C.P. Noten E.J. Bilder Marc-Jan Ahne P.H. Snijders B. Koelewijn A.G.J. Strien P.A. Zoon
Functie buiten Veiligheidsregio IJsselland
Functie bij Veiligheidsregio IJsselland
Naam
01-01 t/m 31-12
n.v.t. n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
Duur dienstverband in 2013
1,0
n.v.t. n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
Omvang dienstverband in fte
0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
102.094
Beloning
0
0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
17990
0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Belastbare Voorzieningen kostenbetaalbaar op vergoedingen termijn
0
0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Beëindigingsuitkeringen
n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
Jaar beëindiging
Motivering
Bij de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio IJsselland worden als topfunctionaris aangemerkt: de leden van de hoogste uitvoerende en toezichthoudende organen, alsmede de hoogste ondergeschikte of de leden van de groep hoogste ondergeschikten aan dat orgaan en degene of degenen belast met de dagelijkse leiding van de gehele organisatie. Indien die topfunctionarissen tevens ambtsdrager zijn in de zin van de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (omdat zij burgemeester of wethouder zijn van een aan de regeling deelnemende gemeente), vallen zij in hun hoedanigheid van topfunctionaris bij de gemeenschappelijke regeling toch onder de WNT. De vraag of de topfunctie wel of niet bezoldigd is, doet aan de toepasselijkheid van de WNT niets af.
-
-
-
Bijlage 13: Publicatie bezoldiging topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen
Bijlage 14: Controleverklaring Momenteel is Deloitte nog bezig met het afronden van de Jaarrekeningcontrole daarom is er in deze concept versie van de Jaarrekening 2013 nog geen controleverklaring opgenomen. In de definitieve versie van de Jaarrekening 2013 zal de controleverklaring worden opgenomen.
45
Agendapunt - besluitvormend betreft
Algemeen Bestuur
datum
25 juni 2014
agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
5 Vaststelling programmabegroting 2015-2018 L.J. Sievers Drs. H.J. Meijer
Te besluiten om 1. Kennis te nemen van de ingebrachte reacties en zienswijzen op de Programmabegroting 20152018, inclusief 2. De programmabegroting 2015-2018 vast te stellen. De ingebrachte reacties/zienswijzen leiden niet tot aanpassing van de programmabegroting die op 16 april jl. in het algemeen bestuur is besproken, maar worden intern als verbetersuggesties opgepakt in vervolgacties 3. De reacties, aandachtspunten en zienswijze schriftelijk terug te koppelen aan de gemeenteraden.
Inleiding Volgens de in het algemeen bestuur vastgestelde gemeenschappelijke regeling stelt het algemeen bestuur voor 1 juli de begroting en de meerjarenraming van de Veiligheidsregio vast. Argumenten 2. De zienswijze van de desbetreffende gemeenten heeft geen gevolgen voor de concept programmabegroting 2015-2018. 3. Hieronder een overzicht van het besluit (inclusief aandachtspunten) per gemeente: Gemeente
Besluit
Deventer
Instemming met begroting
Zwolle Raalte
Instemming met begroting Instemming met begroting
Staphorst
Zienswijze
Olst- Wijhe Hardenberg Ommen Dalfsen Steenwijkerland
Aandachtspunt/reactie Op korte termijn invulling van de bezuinigingstaakstelling Laag weerstandsvermogen is een risico Spoedige invoering risicomanagement Op korte termijn invulling van de bezuinigingstaakstelling Bezuinigingen niet t.l.v. uitvoerende taken Financiële problemen in principe opvangen binnen eigen begroting De ontwikkelingen in de samenwerking met de RUD Spoedig invoering risicomanagement
Instemming met begroting (Nog) geen reactie ontvangen Instemming met begroting Geen bijzonderheden Instemming met begroting De doelen smarter formuleren Instemming met begroting Geen bijzonderheden Tijdstip verzending stukken Zwartewaterland Zienswijze De gemeente betrekken bij evaluatie verdeelmethodiek Gemeentelijke bijdrage maandelijks i.p.v. per half jaar Kampen (Nog) geen reactie ontvangen
Hierbij een korte reactie op de aandachtspunten/zienswijze: Op korte termijn invulling van de bezuinigingstaakstelling Op dit moment zijn we bezig met de inventarisatie van de bezuinigingsvoorstellen. De oogst aan voorstellen wordt besproken in het MT van de Veiligheidsregio. Het overzicht inclusief de kwantificering e wordt besproken en getoetst. De voorstellen worden in de 2 helft van 2014 voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur, financieel adviseurs van de gemeenten en uiteindelijk vindt besluitvorming plaats in het Algemeen Bestuur. Laag weerstandsvermogen is een risico Er wordt geconcludeerd dat het weerstandsvermogen laag is. Wij delen deze mening op dit moment gelet op de norm die wij voor het weerstandsvermogen hebben ontwikkeld. We gaan proberen het weerstandsvermogen via een mogelijk positief resultaat in 2014 en 2015 op ‘peil’ te brengen en de gemeenten dus niet om een aanvullende bijdrage te vragen. Dit is ook conform de in het algemeen bestuur vastgestelde financiële kaders en uitgangspunten (hoofdstuk 6.4, blz. 22). Spoedige invoering risicomanagement Er wordt gevraagd om vanaf heden risicomanagement binnen de reguliere bedrijfsvoering op te nemen en dit onderdeel te laten zijn van de bestuursrapportages. Voor dit aandachtspunt verwijzen we ook naar de in het algemeen bestuur vastgestelde financiële kaders en uitgangspunten (hoofdstuk 6.4, blz. 22). Punt 42 staat: In 2016 wordt een systematische risicoanalyse uitgevoerd en op basis van de uitkomsten zullen voorstellen worden ontwikkeld voor de omvang van de algemene reserve (een belangrijk deel van het weerstandsvermogen) na 2015. In 2015 gaan we een verder gestructureerd risicomanagement oppakken. Op dit moment brengen wij de risico’s al in beeld in de een risicoparagraaf en volgen wij de risico’s in de tussentijdse rapportages. Op dit moment sturen wij al op de risico’s echter de huidige aanpak is nog niet gekoppeld aan de omvang van het weerstandsvermogen. Bezuinigingen niet t.l.v. uitvoerende taken (zienswijze) Op dit moment zijn we bezig met de inventarisatie van de bezuinigingsvoorstellen en nemen we deze zienswijze mee bij de inventarisatie van voorstellen. Het streven hierbij is om het niveau van dienstverlening zo veel mogelijk te ontzien. Financiële problemen in principe opvangen binnen eigen begroting (zienswijze) In het nog vast te stellen meerjarenbeleidsplan is een uitgangspunt dat nieuw beleid wordt opgevangen met oud beleid en dat we in principe de gemeentelijke bijdrage niet verhogen. Dit hebben we in de informatieronde langs alle gemeenteraden ook uitgedragen. De ontwikkelingen in de samenwerking met de RUD Hier blijven we aandacht voor houden. De doelen smarter formuleren Wij delen deze mening en hebben al enkele stappen gezet om in de begroting 2016 tot smarter geformuleerde doelstellingen te komen. Tijdstip verzending stukken (zienswijze) Er wordt een opmerking gemaakt over de late aanlevering in relatie met de besluitvormingscyclus van de gemeente en hier in de toekomst rekening mee te houden. De begroting is vrijdag 4 april per mail en post aangeboden aan de gemeenten. Vrijdag 28 maart (na de behandeling in het dagelijks bestuur op 27 maart) is de concept begroting aangeboden aan de financieel adviseurs van de gemeenten. We zullen in de toekomst conform de gemeenschappelijke regeling de begroting voor 1 april aanbieden aan de gemeenteraden. De gemeente betrekken bij evaluatie verdeelmethodiek (zienswijze) De evaluatie van de verdeelmethodiek in het najaar van 2015 wordt zoals afgesproken samen met de gemeenten opgepakt.
Gemeentelijke bijdrage maandelijks i.p.v. per half jaar (zienswijze) Er wordt verzocht om te onderzoeken of het mogelijk is om de gemeentelijke bijdrage in maandelijkse termijn te betalen. We willen adviseren geen maandelijkse betaling in te voeren, gezien de extra administratieve handelingen ( 12 x 11 = 132 facturen i.p.v. 2 x 11 = 22 facturen) bij de Veiligheidsregio en de gemeenten. We willen voorstellen om met ingang van 2015 per kwartaal ( 4 x 11 = 44 facturen) een gemeentelijke bijdrage te ontvangen, hiermee wordt ook aangesloten bij de Brede doeluitkering vanuit het rijk en worden de extra administratieve handelingen en kosten beperkt. Dit (tijdelijk) in afwijking van de gemeenschappelijke regeling. Bij de eerst volgende wijziging van de gemeenschappelijke gaan we dan artikel 34 bijdragen van de gemeenten aanpassen van een voorschot per half jaar in een voorschot per kwartaal. De voorschotten moeten dan voor 15 januari, 15 april, 15 juli en 15 oktober worden betaald. Risico’s Niet van toepassing Middelen Niet van toepassing Communicatie Na besluitvorming in het algemeen bestuur de gemeenteraden een schriftelijke terugkoppeling doen van de reacties en zienswijze op de programmabegroting 2015-2018. Vervolg Na vaststelling in het algemeen bestuur wordt de programmabegroting toegezonden aan gedeputeerde staten (voor 15 juli). Bijlagen 1. Programmabegroting 2015-2018
Programmabegroting 2015 (meerjarenramingen 2016-2018)
Concept Programmabegroting 2015 Versie: 18 maart 2014
Pagina 1
Inhoudsopgave
1. INLEIDING .......................................................................................................................................... 3 2. (MEERJAREN)BEGROTING 2015(-2018) VEILIGHEIDSREGIO IJSSELLAND .............................. 9 3. TOELICHTING EXPLOITATIEBEGROTING 2015-2018 ................................................................. 11 4. PROGRAMMA’S ............................................................................................................................... 17 5. FORMATIEPLAN 2015 ..................................................................................................................... 28 6. BALANS 2013 – 2018....................................................................................................................... 29
Bijlagen 1. TECHNISCHE UITGANGSPUNTEN BEGROTING 2. MATERIËLE VASTE ACTIVA 3. ONDERHOUD EN HUISVESTING MATERIEEL 4. TIJDELIJK OVER TE NEMEN BRANDWEERKAZERNES (I.V.M. BTW-HERZIENING) 5. OVERZICHT BIJDRAGE PER GEMEENTE
Pagina 2
1. Inleiding
1.1. Veiligheidsregio IJsselland Veiligheidsregio IJsselland is verantwoordelijk voor de brandweerzorg en de (voorbereiding op de) rampenbestrijding in het gebied van de elf, via een gemeenschappelijke regeling, aangesloten gemeenten. Deze gemeenten zijn Zwartewaterland, Steenwijkerland, Kampen, Zwolle, Dalfsen, Ommen, Hardenberg, Staphorst, Olst-Wijhe, Raalte en Deventer. Binnen de veiligheidsregio wordt nauw samengewerkt met politie, ambulancedienst, defensie, gemeenten en ketenpartners zoals de waterschappen en nutsbedrijven. 1.2. Missie en visie en ambities Mission statement: Veiligheid: voor elkaar Het mission statement blijft onveranderd. De komende beleidsperiode staat in het kader van doorontwikkeling van het eerder ingezette beleid. De regionale visie en de ambitie is hierop geactualiseerd waarbij deze ook geactualiseerd gegeven het feit dat Brandweer IJsselland vanaf 1 januari 2014 deel uitmaakt van de Veiligheidsregio. Met de ambitie en hieraan verbonden pijlers sluiten we aan op de landelijke doelstellingen, de strategische agenda van het Veiligheidsberaad en de strategische agenda van Brandweer Nederland. Het accent ligt daarbij op verdergaande landelijke en bovenregionale samenwerking. Op grond hiervan is de visie van de Veiligheidsregio voor 2015-2018 als volgt geformuleerd: Visie: Als Veiligheidsregio IJsselland werken we samen aan veiligheid, zijn we een betrouwbare partner en stimuleren we het risicobewustzijn en de zelfredzaamheid van onze inwoners, bedrijven en instellingen. 1.3. Ontwikkelingen Hieronder zijn de huidige beleidsontwikkelingen nader beschreven. Evaluatie Wet veiligheidsregio’s In de Kabinetsreactie op de evaluatie van de Wet veiligheidsregio’s (22-11-2013) kondigt de minister aan om in overleg met de sector het Besluit veiligheidsregio’s, het Besluit personeel veiligheidsregio’s en onderliggende regelgeving aan te passen teneinde onderstaande doelen te effectueren. Sturingsfilosofie Het kabinet en het Veiligheidsberaad omarmen de door de Evaluatiecommissie Wet veiligheidsregio geïntroduceerde sturingsfilosofie voor de veiligheidsregio’s, waarbij de sturing vanuit het centrale niveau primair gericht is op de resultaten die de veiligheidsregio’s dienen te leveren, namelijk een effectieve brandweerzorg, geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR), rampenbestrijding en crisisbeheersing. De Evaluatiecommissie geeft aan dat selectieve en weloverwogen landelijk sturing nodig is op de volgende onderdelen: samenwerking tussen veiligheidsregio’s; samenwerking tussen de veiligheidsregio’s en hun samenwerkingspartners; informatie- en communicatievoorzieningen en het hanteren van een kwaliteitszorgsysteem. Het kabinet hanteert daarbij als uitgangspunt dat in lagere regelgeving randvoorwaarden worden vastgelegd om uniformiteit ten behoeve van de samenwerking te bereiken en onderlinge prestaties/-
Pagina 3
kwaliteitsniveaus inzichtelijk te maken. Het is de verantwoordelijkheid van het veld (professionals en bestuur) om te bepalen hoe hier binnen de kaders (gezamenlijk) invulling aan gegeven wordt. Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Sinds 1 januari 2013 bestaat de RUD IJsselland. De RUD is verantwoordelijk voor de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving op grond van de Wet milieubeheer. Veiligheidsregio IJsselland geeft als externe partner invulling aan het kennispunt Brandveiligheid binnen de RUD. De medewerkers van het kennispunt gaan voldoen aan de Wabo-kwaliteitscriteria. Deze criteria krijgen in 2015 een wettelijke basis. Het is de bedoeling dat de RUD in 2015 ook verantwoordelijk is voor de uitvoering van taken op het gebied van bouwen en ruimtelijke ordening. Veiligheidsregio IJsselland neemt deel aan deze ontwikkeling. Veel aandacht is nodig voor een goede informatie-uitwisseling met de gemeenten en de RUD. De voorkeur gaat er naar uit dat de veiligheidsregio participeert in de keuze en de aanschaf van een gezamenlijk informatiesysteem. De financiële gevolgen van de mogelijke aanschaf van een gezamenlijk informatiesysteem zijn nog niet bekend. Huisvesting Bij de start van de nieuwe Veiligheidsregio IJsselland op 1 januari 2014, is een belangrijk deel van de primaire processen ondergebracht in de vier clusters, met de brandweerkazernes van Kampen, Zwolle, Hardenberg en Deventer als voornaamste kantoren. In het pand van de GGD aan de Zeven Alleetjes zijn nu nog ondergebracht de directie, de medewerkers van BBO, Veiligheidsbureau en GHOR en de gehele eenheid Bedrijfsvoering. In het jaar 2014 vindt besluitvorming plaats over de gewenste verkoop van het pand aan de Zeven Alleetjes aan de gemeente Zwolle. Daarnaast vindt een herbezinning plaats over de huisvesting van de GGD. In de lijn van de oorspronkelijke plannen om gefaseerd alle medewerkers van de Veiligheidsregio, inclusief die van bedrijfsvoering, te huisvesten in de brandweerkazernes vindt in 2014 besluitvorming plaats over deze verhuisbeweging. Dit tegen het licht van de kostengevolgen voor de VR, vanwege de noodzakelijke investeringen in de brandweerkazernes en voor de GGD, vanwege het vertrek van de VR als huurder uit de Zeven Alleetjes. In de loop van 2015 vindt de volledige verhuizing van de medewerkers van de VR naar de brandweerkazernes plaats. De brandweerkazerne van Zwolle aan de Marsweg vormt hierin de hoofdvestiging, van waaruit de directie, Bestuursondersteuning, Veiligheidsbureau, GHOR en bedrijfsvoering het werk doen. Vakbekwaamheid Belangrijk aandachtspunt bij de incidentbestrijding zijn goed opgeleide en getrainde functionarissen. We hebben een functionarisvolgsysteem waarin we ook de inzet gaan registreren. Daarnaast besteden we aandacht aan het trainen en oefenen van crisispartners. Voor een goede opleiding en oefening wordt een (meerjaren)opleidings- en oefenbeleidsplan uitgevoerd in alle kolommen. Zelfredzaamheid De laatste jaren hebben we succesvol gewerkt aan zelfredzaamheid vanuit het programma ‘community safety’. In dit programma werken we aan risicobewustzijn van onze inwoners, faciliteren we inwoners zelfredzaam te kunnen zijn, sluiten we aan bij lokale situaties en beleving, adresseren we de rolverdeling tussen burgers en overheid bij veiligheid en brengen we een cultuur en werkwijze tot stand waarin onze eigen hulpverleners deze ontwikkeling stimuleren. Het belang van burgers die zichzelf zo goed mogelijk voor, tijdens en na incidenten, rampen en crises kunnen redden wordt, gezien de landelijke beleidsontwikkeling, toonaangevende adviesraden en onze huidige ervaringen en visie, steeds belangrijker. We zetten daarom onze aanpak voort en bouwen deze uit. We maken daarbij de stap van een incidenteel programma naar een structurele aanpak.
Pagina 4
Risico- en crisiscommunicatie Risicocommunicatie heeft betrekking op het informeren van burgers over de risico’s die zich in hun leefomgeving kunnen voordoen en wat ze kunnen doen als zich een crisis voordoet. Crisiscommunicatie is aan de orde als zich daadwerkelijk een crisis voordoet. Deze twee begrippen liggen dus in elkaars verlengde. Een goede risicocommunicatie is de opmaat voor een goede crisiscommunicatie. De veiligheidsregio coördineert tijdens een incident de crisiscommunicatie. Naast informatie over de oorzaak en het verloop van het incident heeft crisiscommunicatie als doel om een handelingsperspectief te bieden aan de burger. De uitgangspunten van de communicatie zijn: eerlijk, open, transparant en snel. In 2015 wordt een optimale mix aan communicatiemiddelen ontwikkeld. Zowel de website als de sociale media nemen hierbij een belangrijke plaats in. Het tot stand brengen van interactie is hierbij de uitdaging. Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO) Momenteel is de Landelijke Meldkamer Organisatie bezig om de huidige vijfentwintig meldkamers te transformeren naar tien meldkamers. De vier meldkamers in Overijssel en Gelderland fuseren tot één meldkamer in Apeldoorn (de eenheid Oost). Voor deze eenheid Oost betekent dit een geweldig complexe reorganisatie. Want naast alle veranderingen in bijvoorbeeld het overdragen van verantwoordelijkheden, aansturing van de nieuwe organisatie, afstemming met de klanten, veranderende meldkamerprocessen, personele reorganisaties et cetera moeten er in fysieke, bouwtechnische zin grote veranderingen en verhuizingen plaatsvinden. Voor Veiligheidsregio IJsselland brengt dit in de komende jaren inhoudelijke, financiële en personele vraagstukken mee in verband met: de samenwerking met de landelijke projectorganisatie LMO; de samenstelling van een nulmeting, een financieel overdrachtsdocument, een businesscase per nieuwe meldkamerlocatie, een overeenkomst per nieuwe meldkamerlocatie; het oplossen van eventuele financiële consequenties voor de veiligheidsregio; de positie en rechtspositie van de medewerkers van de meldkamer brandweer; de vraag of een regionale opschalingsruimte in IJsselland nodig is. Het transitieakkoord bevat afspraken daarover voor regio’s zonder eigen meldkamer; de vraag welke voorzieningen nodig zijn voor de brandweer indien de LMO bepaalde diensten niet meer gaat leveren of in verband met landelijke standaardisering in de LMO. De positionering en inrichting van de witte meldkamer (de geneeskundige sector) in de landelijke politiemeldkamer is van invloed op de aansturing en opschaling van de witte kolom. Binnen OostNederland zullen de GHOR-regio’s en ambulancediensten gezamenlijk zorgdragen voor aansluiting van gezondheidszorgprocessen binnen deze meldkamer(s). De Meldkamer Oost Nederland (MON) blijft de burger en de collega op straat adequaat en op dezelfde wijze helpen en ondersteunen vanuit de huidige MON-organisatie en groeit de komende jaren, zonder aan die kwaliteit af te doen, langzaam richting de LMO.
Pagina 5
1.4. Financieel Algemeen In deze programmabegroting 2015 en meerjarenramingen 2016-2018 worden geen extra middelen gevraagd voor nieuw beleid. Voor de autonome ontwikkelingen in het jaar 2015 zijn we uitgegaan van de uitgangspunten van de gemeente Zwolle, dit volgens de door het Algemeen Bestuur, op 19 juni 2013, vastgestelde financiële uitgangspunten en kaders Veiligheidsregio IJsselland. De begroting 2015 is financieel gezien een kopie van vastgestelde programmabegroting 2014 voor de nieuwe organisatie door de regionalisering van de brandweer. In het voorjaar 2014 zijn bij de start van de nieuwe regionale brandweerorganisatie nog onvoldoende ervaringscijfers beschikbaar, ook zijn er geen signalen dat de geraamde kaders voor 2014 aanpassing behoeven. Taakstelling bezuiniging Bij de bestuurlijke afronding in 2013 van de voorstellen voor het financieel kader van de nieuwe Veiligheidsregio inclusief de regionale brandweer werd door Veiligheidsregio IJsselland voorgesteld om door de nieuwe organisatie niet alleen zelf de nadelige effecten van de btw-compensatie en de geraamde kosten van het sociaal plan op te vangen, maar daarnaast werd voorgesteld om vanaf 2015 aanvullend een taakstelling op te nemen. Deze aanvullende taakstelling met € 330.000 leidt tot een verlaging van de gemeentelijke bijdrage aan de veiligheidsregio c.q regionale brandweer. Omvang bezuinigingsopdracht a. nadelig BTW-effect (oplopend tot 800 in 2024) b. effecten (aflopend) sociaal plan c. extra bezuinigingsopdracht totaal
2015 123 90 330 543
2016 198 80 330 608
2017 273 70 330 673
2018 348 60 330 738
In het meerjarenbeeld loopt de in te vullen taakstelling nog met € 392.000 op van € 543.000 in 2015 naar een omvang met € 1.130.000 in 2024. (een nog oplopend btw-nadeel met 6 jaar x € 75.000 = € 450.000 met daartegenover een geraamde afloop van de extra kosten van het sociaal plan met 6 jaar x - € 10.000 = - € 60.000)
In dit kader van de bezuinigingen is het voor een volledig beeld goed om op deze plaats ook nog even terug te blikken naar een tweetal aspecten die bij de afronding van de financiële 0-meting en het financieel kader eveneens aandacht verdienen. Dit schept een totaal beeld van de efficiencyslagen die er al zijn gemaakt en de bezuinigingen die nog ingevuld worden. 1. Al verwerkte bezuinigingen bij de 11 brandweerkorpsen in de begrotingen 2012 en 2013. a. Bezuinigingen in brandw eerbegroting 2012 b. Geplande bezuinigingen brandw eer 2013 e.v. Totaal ingevulde/geplande bezuinigingen op brandw eertaak door gemeenten voor 1-1-2014 *) *) leidt tot een lager instapbudget voor gemeenten
€ € €
700.000 850.000 1.550.000
€ € €
775.000 85.000 860.000
2. Afspraken financiële 0-meting m.b.t. inrichting nieuwe organisatie a. Versobering inrichting overhead VRIJ t.o.v. toegerekende overhead gemeenten aan brandw eer b. Zichtbaar maken opbrengst restw aarde brandw eervoertuigen Totaal afspraken inrichtingskader (lastenverlaging t.o.v. situatie met 11 korpsen) *) *) verwerkt in meerjarenbegroting 2014-2017, leidt tot lagere bijdrage t.o.v situatie voor 1-1-2014
Samenvattend een totaalbeeld van gerealiseerde en geplande kostenverlaging op het brandweerbudget met ± € 3,5 miljoen. Dit bedrag komt neer op kostenreductie met 10%. Van dit totaal aan besparingen zal de komende jaren nog aan een omvang met € 1,1 miljoen invulling moeten worden gegeven.
Pagina 6
Ter voorbereiding op de invulling hiervan wordt een interne commissie samengesteld. Deze commissie gaat starten nadat de begroting 2015 en de jaarrekening 2013 zijn afgerond. De voorstellen van deze commissie zullen eerst in het regionaal managementteam worden gewogen en uiteindelijk worden vertaald in een bestuurlijke nota. In deze programmabegroting hebben we een paragraaf bezuinigingen opgenomen, deze paragraaf komt terug in de tussentijdse rapportages. Hiermee gaan we de invulling van de bezuinigingstaakstelling monitoren. Ambities, beleidsintensiveringen, innovaties en (door)ontwikkelingen In dezelfde periode als de samenstelling van deze (meerjaren)begroting 2015-2018 wordt hard gewerkt aan het nieuwe meerjarenbeleidsplan 2015-2018. In dit nieuwe plan zullen de strategische doelen en ambitie per programma worden benoemd. De ambities, beleidsintensiveringen, innovaties en (door)ontwikkelingen zullen hand in hand moeten gaan met efficiency – slimmer werken. Voor nieuw geld zullen we zelf oud geld moeten vinden. De ambitie elk jaar zal zijn om de gemeentelijke bijdrage niet te laten toenemen. Om dit te bereiken zal gebruik worden gemaakt van alle geledingen binnen de organisatie. De beste plannen voor innovatie / slimmer werken zijn daar te vinden. Dit wordt een belangrijk spoor bij de (door)ontwikkeling van de nieuwe organisatie. Verdeelmethodiek, herijking gemeentefonds en evaluatie verdeelmethodiek In het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio werd op 19 juni 2013 besloten tot een verdeelmethodiek. Deze methodiek zal drie jaar worden gehanteerd (2014, 2015 en 2016). Voorafgaand aan de begroting 2017 zal de financiële verdeelsystematiek opnieuw worden onderzocht, bij dit onderzoek dienen geactualiseerde Cebeon cijfers en verdeelmethoden van andere veiligheidsregio’s te worden betrokken. De BDUR-circulaire van afgelopen december maakt helder dat bij de evaluatie van de verdeelmethodiek tevens gebruik kan worden gemaakt van de uitkomsten van de landelijke herijking van het subcluster “Brandweer en Rampenbestrijding” in het gemeentefonds en de BDUR (Brede DoelUitkering Rampenbestrijding). Het subcluster “Brandweer en Rampenbestrijding” in het gemeentefonds en de BDUR zijn de twee geldstromen van het Rijk aan de medeoverheden voor de uitgaven op het terrein van Brandweer, GHOR, Rampenbestrijding en Crisisbeheersing. De ministeries van BZK en V&J laten de herijking van beide geldstromen in één onderzoek uitvoeren. De in de decembercirculaire 2013 gepresenteerde planning voor de herijking voorziet in de bekendmaking van de uitkomst van het onderzoek in de meicirculaire 2015 voor het gemeentefonds en de junicirculaire 2015 van de BDUR. Voor zowel het subcluster Brandweer en Rampenbestrijding in het gemeentefonds als voor de BDUR zal dan per 1 januari 2016 herverdeling worden doorgevoerd. De resultaten van de herijking worden volgens de door V&J aangegeven planning bekendgemaakt in juni 2015. Deze planning van V&J betekent dat voorafgaand aan het opstellen van de begroting 2017 bij de geplande evaluatie van de verdeelmethodiek in IJsselland gebruik kan worden gemaakt van de onderzoeksresultaten van de herijking van de subcluster “brandweer en rampenbestrijding” in het gemeentefonds en de BDUR. Het verdient aanbeveling om aan te sluiten op en gebruik te maken van deze nieuwe onderzoeksresultaten en herijking. In de planning zal rekening worden gehouden met een start van de geplande evaluatie van de verdeelmethodiek in het najaar van 2015. De effecten van de evaluatie kunnen hiermee worden meegenomen bij het opstellen van de begroting 2017. Vanzelfsprekend zullen de gemeenten deel uitmaken van deze evaluatie van de verdeelmethodiek.
Pagina 7
Wijziging gemeenschappelijke regeling Van belang voor de verdere planning is de wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen 2014. Wat betreft de financiële relatie tussen gemeenten en veiligheidsregio gaat deze wet bepalen dat: het bestuur uiterlijk op 15 april van het lopende jaar de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende begrotingsjaar aanbiedt aan de raden van de deelnemende gemeenten, zodat de raden deze informatie beschikbaar hebben ten behoeve van de zogeheten voorjaarsnota. de termijn voor het geven van zienswijzen op de ontwerpbegroting te verlengen van zes naar acht weken, zodat afzonderlijke raden beter in staat worden gesteld om hun zienswijze voor te bereiden en, zo nodig, onderling met elkaar af te stemmen. het voor het bestuur van het samenwerkingsorgaan van belang is om al in februari of maart met (nieuwe) financiële voorstellen te komen richting de deelnemende gemeenten, zodat die nog worden meegenomen bij de voorbereiding van de zogeheten kadernota. 1.5. Opbouw begroting Deze programmabegroting bestaat uit de programma’s: Veiligheid Brandweer Meldkamer Gemeenten GHOR Bestuur Elk programma beschrijft het beleidskader dat van toepassing is en de van belang zijnde ontwikkelingen en geeft antwoord op de vragen: Wat willen we bereiken? Wat doen we daarvoor? Wat gaat het kosten?
Pagina 8
2. (Meerjaren)begroting 2015(-2018) Veiligheidsregio IJsselland 2.1. Inleiding In dit deel van de begroting worden de financiële uitkomsten van de (meerjaren)begroting van Veiligheidsregio IJsselland gepresenteerd. De begroting bestaat uit de samenvoeging van de bestaande Veiligheidsregio en de cijfers uit de financiële 0-metingen welke in 2012 bij alle 11 gemeenten werden uitgevoerd. Voor de autonome ontwikkelingen in het jaar 2015 zijn we uitgegaan van de uitgangspunten van de gemeente Zwolle, dit volgens de door het Algemeen Bestuur, op 19 juni 2013, vastgestelde financiële uitgangspunten en kaders Veiligheidsregio IJsselland. Voor loon/sociale lasten stijging is 2% gehanteerd en een prijsstijging van 0,75%. De begroting 2015 is financieel gezien grotendeels een kopie van de vastgestelde programmabegroting 2014 voor de nieuwe organisatie door de regionalisering van de brandweer. In het voorjaar 2014 zijn bij de start van de nieuwe regionale brandweerorganisatie nog onvoldoende ervaringscijfers beschikbaar, ook zijn er geen signalen dat de geraamde kaders voor 2014 aanpassing behoeven. De verdeling van de kosten over de verschillende programmaonderdelen wordt afzonderlijk zichtbaar gemaakt in hoofdstuk 4. 2.2. Uitgangspunten voor de begroting Voor de opstelling van deze begroting zijn de financiële uitgangspunten en kaders gehanteerd, zoals deze zijn vastgelegd in de uitgebrachte nota Vorming Brandweer IJsselland van het deelproject Financiën. Eerst nog even de belangrijkste uitgangspunten op een rij die bij de samenstelling van deze begroting zijn gehanteerd en waarmee in de cijferopstellingen rekening is gehouden: a. Nota financiële uitgangspunten en kaders van het deelproject Financiën in het project Vorming Brandweer. b. Uitkomsten financiële 0-meting 2012 per gemeente(brandweer). c. De indexering voor loon en prijzen van de cijfers is verwerkt conform de technische uitgangspunten (zie bijlage 1 met technische uitgangspunten voor de begroting). d. Een meerjarig oplopende aanvullende bezuinigingstaakstelling waardoor de netto bijdrage van de gemeenten vanaf 2015 met € 330.000 afneemt. e. Het totaal aan bezuinigingen voor de nieuwe organisatie ligt fors hoger dan het netto effect voor de gemeenten. De belangrijkste reden is het vanaf 1-1-2014 optredende btw-nadeel door ontoereikende compensatie voor de btw via de BDUR. f. Het btw-nadeel gaat de komende jaren door de vervangingsinvesteringen jaarlijks met ± € 75.000 toenemen. Gelet op de financiële situatie bij de gemeenten is het uitgangspunt dat de Veiligheidsregio dit structureel toenemende nadeel zelf oplost. g. Alle lasten zijn geraamd inclusief 21% btw. h. De berekeningen voor de genormaliseerde kapitaallasten van alle brandweermaterieel afgelopen jaar zijn gebaseerd op actuele vervangingswaarden (inclusief btw). i. De personeelslasten zijn gebaseerd op de omvang (298,22 fte) en opbouw van het formatieplan, inclusief de nieuwe eenheid bedrijfsvoering voor de Veiligheidsregio en de GGD. j. De gezamenlijke eenheid bedrijfsvoering maakt deel uit van de Veiligheidsregio IJsselland. Deze begroting is gebaseerd van het financieel kader zoals deze werd uitgewerkt in het vastgestelde organisatie- en formatieplan van de “eenheid bedrijfsvoering”. k. De raming van de bijkomende personeelslasten (bijvoorbeeld toelagen onregelmatigheid, piket en garantiebedragen) zijn gebaseerd op de werkelijke kosten over de maanden januari en februari van 2014. l. De vergoedingen aan de brandweervrijwilligers zijn met indexering gebaseerd op de gehouden inventarisatie van de werkelijke uitgaven 2011 door het deelproject Personeel in het project Vorming Brandweer. Ervaringscijfers zijn in de regionale organisatie nog niet beschikbaar.
Pagina 9
m. De vervangingsinvesteringen van het brandweermaterieel zijn gebaseerd op de in het deelproject Materieel en Gebouwen gehouden inventarisatie in 2012. De afschrijving is geraamd conform de vastgestelde termijnen. De begrote vervangingsinvesteringen (> € 5.000) over de jaren 2015-2018 zijn intern afgestemd. 2.3. Begrotingsresultaten 2015-2018 Hieronder een overzicht begroting 2015 en meerjarenramingen 2016-2018 op hoofdlijnen en verdeeld in tien categorieën. Voor de vergelijking is de kolom begroting 2014 opgenomen. De bedragen per categorie wijken af met de oorspronkelijke begroting 2014. De totale omvang is het bedrag hetzelfde gebleven, maar er zijn wat verschuivingen geweest in de categorieën/programma’s. Voor een beter inzicht zijn er twee categorieën (rente en beheerskosten) toegevoegd in vergelijking met begroting 2014. Deze verschuivingen zijn ontstaan naar aanleiding van de eerste ervaringen en uitwerking van de interne beheersbegroting. In hoofdstuk 3 wordt een toelichting gegeven per categorie. Tabel 1: overzicht begroting en meerjarenramingen. EXPLOITATIE VEILIGHEIDSREGIO IJSSELLAND Begroting 2014
Begroting 2015
bedragen x € 1.000 Meerjarenram ing 2016
2017
2018
Exploitatiekosten 1. Personeel
-24.662
-25.100
-25.090
-25.080
-25.070
2. Huisvesting
-4.400
-4.419
-4.419
-4.419
-4.419
3. Brandw eermaterieel
-4.902
-4.879
-4.954
-5.029
-5.104
4. Opleiden & Oefenen
-2.655
-2.683
-2.683
-2.683
-2.683
5. Automatisering & verbindingen
-1.796
-1.813
-1.813
-1.813
-1.813
6. Rente
-1.980
-2.004
-2.004
-2.004
-2.004
7. Beheerskosten
-1.348
-1.358
-1.358
-1.358
-1.358
8. Overige kosten
-1.584
-1.455
-1.455
-1.455
-1.455
Exploitatiebaten 9a. Diverse opbrengsten
694
723
723
723
723
2.560
2.600
2.600
2.600
2.600
-40.073
-40.388
-40.453
-40.518
-40.583
V&J - BDUR structureel
4.420
3.979
3.979
3.979
3.979
V&J - BDUR btw -compensatie
1.280
1.726
1.726
1.726
1.726
50
-
-
-
-
10b. Gemeentelijke bijdragen
34.175
34.140
34.140
34.140
34.140
Totaal bijdragen
39.925
39.845
39.845
39.845
39.845
-148
-543
-608
-673
-738
148
213
278
343
408
330
330
330
330
148
543
608
673
738
-
-
-
-
-
9b. Bijdrage GGD Totaal exploitatiekosten
Algem ene dekkingsm iddelen
10a. Rijksbijdrage V en J:
V&J - BDUR incidenteel
Exploitatieresultaat zonder aanvullende bezuiniging 11a. Eerste bezuinigingsmaatregelen 11b. Aanvullende bezuinigingen Totaal bezuinigingsopdracht Exploitatieresultaat na bezuinigingen
Pagina 10
3. Toelichting exploitatiebegroting 2015-2018 In dit deel van de begroting wordt voor zover van informatieve waarde per categorie een korte toelichting op de begrotingscijfers 2015 en indien nodig op de meerjarenramingen gegeven. De begrotingscijfers zijn zoveel mogelijk gerubriceerd naar herkenbare categorieën. Ten opzichte van 2014 zijn er twee categorieën toegevoegd. Hier is de kolom begroting 2014 ook op aangepast, waarbij het totaal van de begroting ongewijzigd is gebleven. De toelichting op de exploitatie volgt de nummering van de categorieën uit de tabel 1. Hierna volgt eerst een toelichting op de gehanteerde werkwijze voor de toedeling van de indirecte kosten aan de beleidsprogramma’s. 3.1. Kosten programma’s In de onderliggende gedetailleerde ramingen in de begroting worden alle baten en lasten zoveel mogelijk rechtstreeks geraamd en verantwoord bij de zes programma’s: Veiligheid Brandweer Meldkamer Gemeenten GHOR Bestuur Het totaal van de exploitatiebegroting over 2015 bedraagt € 40 miljoen. Hiervan kan € 27,2 miljoen rechtstreeks worden toegerekend aan de programma’s. De ramingen van alle ondersteunende diensten: bedrijfsvoering (inclusief huisvesting), bestuursondersteuning en directie komen uit op € 12,8 miljoen. Voor de toedeling van deze indirecte kosten aan de programma’s wordt gebruik gemaakt van een stabiele en duidelijke verdeelsleutel. Namelijk het aandeel van de formatie van het organisatieonderdelen dat is belast met het programma in de totale formatie. Op deze wijze is sprake van een simpele en toegankelijke verdeling van de indirecte kosten. De formatie is een redelijk vaste factor waarmee een stabiel beeld wordt verkregen. Voor de toerekening van de indirecte kosten kunnen diverse toedelingsmethoden worden gebruikt. Belangrijker is de budgetbewaking van de kosten bij de ondersteunende diensten door verantwoordelijke budgethouders binnen de Veiligheidsregio. Bij de berekening van de verdeelsleutel worden zoals gebruikelijk de brandweervrijwilligers voor 25% meegewogen. Hieronder in tabelvorm de verdeelsleutel voor de verdeling van de indirecte kosten aan de programma’s. Tabel 2: Verdeling indirecte kosten. PROGRAMMA a. Brandw eer - beroepsbrandw eer
aandeel in fte
%
395,10
94,03%
191,10
- vrijw illigers (816 x 25%) 204,00 b. Meldkamer
7,60
1,81%
c. Veiligheid(sbureau)
8,11
1,93%
d. GHOR
8,94
2,13%
e. Gemeenten
0,44
0,10%
f. Bestuur
0,00
0,00%
420,19
100,00%
Totaal
Bij de toelichting op de beleidsprogramma’s wordt de exploitatie gepresenteerd in twee onderdelen, te weten de directe kosten bij de programma’s en de toegerekende indirecte kosten. Pagina 11
1. Personeel Het totaal aan geraamde personeelslasten bedraagt € 25,1 miljoen. De indexering is verwerkt conform de technische uitgangspunten (zie bijlage 1). Het uitgangspunt voor de raming van de personeelskosten over 2015 is de formatieomvang met 298,22 fte en de kwalitatieve schaalindeling hiervan. Voor de brutosalarissen inclusief vakantietoelage en eindejaarsuitkering een raming met € 14.007.000. De geraamde vergoedingen aan het personeel is gebaseerd op de in de maanden januari en februari 2014 betaalde garantietoelagen, toelagen voor onregelmatigheid, beschikbaarheid en levensloop. In totaal een geraamd bedrag van € 1.854.000. Voor sociale lasten en overige personeel gerelateerde kosten is € 5.419.000 geraamd. De raming van de vergoeding aan de brandweervrijwilligers (€ 3.820.000) is evenals over 2014 gebaseerd op de inventarisatie die over 2011 is gehouden door het deelproject Personeel. Op dit punt zijn nog geen ervaringscijfers beschikbaar. In de meerjarenramingen is het uitgangspunt dat de lasten per saldo elk jaar licht afnemen. Dit moet mogelijk zijn door het terugdringen van overwerk en het geleidelijk vervallen van garantietoelagen bij in- en uitstroom. Dit is conform de afspraken in het Sociaal Plan. 2. Huisvesting Voor de 35 brandweerkazernes en -posten in de regio is het uitgangspunt dat deze in eigendom van de gemeenten blijven. Er zijn in 2013 huurcontracten afgesloten met de gemeenten. De huurprijs is gebaseerd op de kosteninventarisatie van de huisvesting in de 0-meting. De huurprijs, die de Veiligheidsregio betaalt aan de gemeenten, bestaat uit het deel gemiddelde kapitaallasten van de brandweerpost, het deel van het gemiddelde bedrag voor het groot onderhoud (inclusief 21% btw) en het deel van de verzekeringskosten van de eigenaar. De huurprijs voor 2015 is gelijk aan die van 2014, conform artikel 9.2 van de algemene bepalingen bij de huurovereenkomsten. De lasten voor energie, schoonmaak, belastingen en dagelijks onderhoud worden rechtstreeks door de hurende partij (de Veiligheidsregio) voldaan aan externe leveranciers en maken geen deel uit van de huursom. De ramingen voor energie, schoonmaak, belastingen en dagelijks onderhoud zijn, afgezien van de prijsindexering met 0,75%, gelijk aan die van de begroting 2014. Voor negen brandweerkazernes is een uitzondering gemaakt. Deze kazernes zijn tijdelijk in eigendom genomen door de Veiligheidsregio. Met deze tijdelijke overdracht is vermeden dat de btwherzieningstermijn op gebouwen jonger dan 10 jaar wordt toegepast. Bij de overgang naar huur moest anders in de geldende fiscale regelgeving de gecompenseerde btw naar rato van het aantal verstreken jaren door de betreffende gemeenten worden terugbetaald aan de Belastingdienst. Regiobreed zou hier een bedrag van ± € 3 miljoen mee zijn gemoeid. Bij de start van de nieuwe Veiligheidsregio IJsselland op 1 januari 2014, is een belangrijk deel van de primaire processen ondergebracht in de vier clusters, met de brandweerkazernes van Kampen, Zwolle, Hardenberg en Deventer als voornaamste kantoren. In het pand van de GGD aan de Zeven Alleetjes zijn nu nog ondergebracht de directie, de medewerkers van BBO, Veiligheidsbureau en GHOR en de gehele eenheid Bedrijfsvoering. In het jaar 2014 vindt besluitvorming plaats over de gewenste verkoop van het pand aan de Zeven Alleetjes aan de gemeente Zwolle. Daarnaast vindt een herbezinning plaats over de huisvesting van de GGD. In de lijn van de oorspronkelijke plannen om gefaseerd alle medewerkers van de Veiligheidsregio, inclusief die van bedrijfsvoering, te huisvesten in de brandweerkazernes vindt in 2014 besluitvorming plaats over deze verhuisbeweging. Dit tegen het licht van de kostengevolgen voor de VR, vanwege de noodzakelijke investeringen in de brandweerkazernes en voor de GGD, vanwege het vertrek van de VR als huurder uit de Zeven Alleetjes. In de loop van 2015 vindt de volledige verhuizing van de medewerkers van de VR naar de brandweerkazernes plaats. De brandweerkazerne van Zwolle aan de Marsweg vormt hierin de hoofdvestiging, van waaruit de directie, Bestuursondersteuning, Veiligheidsbureau, GHOR en bedrijfsvoering het werk doen.
Pagina 12
In bijlage 4 staat de specificatie van de brandweerkazernes welke op 1-1-2014 zijn overgenomen en tegen welke boekwaarde. Na het verstrijken van de 10 jaarstermijn worden de kazernes weer tegen de boekwaarde terug geleverd aan de gemeenten. Op beide overdrachtsmomenten geen voor- of nadeel voor gemeente of Veiligheidsregio. In de begroting wordt uitgegaan van 3,5% aan rentelasten voor het aantrekken van vreemd vermogen voor de aankoop gedurende de periode van eigendom. 3. Brandweermaterieel Alle exploitatielasten van het brandweermaterieel zijn, afgezien van de prijsindexering met 0,75%, gelijk aan de programmabegroting 2014. Met ingang van 1-1-2014 heeft de Veiligheidsregio de boekwaarde van al het brandweermaterieel overgenomen van de gemeenten. De gemeentelijke bijdragen uit de 0-meting zijn gebaseerd op de gemiddelde kapitaallasten van alle aanwezige brandweermaterieel. Hierdoor heeft de organisatie structureel voldoende middelen om de noodzakelijke vervangingsinvesteringen te doen. Voor het verschil tussen de in een specifiek begrotingsjaar te ramen kapitaallasten en de gemiddelde kapitaallasten wordt een storting in c.q. onttrekking aan de hiervoor ingestelde egalisatiereserve gedaan. Per saldo wordt in 2015 een storting in de egalisatiereserve geraamd van € 242.000. De vervangingsinvesteringen van het brandweermaterieel zijn gebaseerd op de in het deelproject Materieel en Gebouwen gehouden inventarisatie in 2012. De geraamde vervangingsinvesteringen (aanschaffingen >€ 5.000) over de jaren 2015-2018 zijn afgestemd en gebaseerd op de in de financiële uitgangspunten vastgelegde afschrijvingstermijnen en vervangingswaarden. De vervangingswaarden zijn actueel en niet geïndexeerd met 0,75%. Op bijlage 2 het overzicht van de materiële activa. Door het vakteam Beheer & Techniek wordt kritisch beoordeeld of de vervanging wel noodzakelijk is. De bijlage 2 is gebaseerd op gedetailleerde specificaties die bij het vakteam Financiën ter beschikking zijn. De jaarlijkse toename van de kosten van het brandweermaterieel wordt veroorzaakt door het btweffect op de vervangingsinvesteringen, de kapitaallasten voor vervanging zijn nog zonder btw. 4. Opleiden & oefenen De raming van de lasten voor het opleiden en het oefenen, zijn de geïndexeerde tellingen van de 11 gemeentebegrotingen 2012 aangevuld met de raming over 2014 van de bestaande Veiligheidsregio. Dit voor 2015 geïndexeerd met 0,75%. Op dit moment wordt gewerkt aan een regionaal opleidingsplan. In het meerjarenbeeld zijn geen mutaties in de kosten voorzien. 5. Automatisering & verbindingen De feitelijke ontwikkeling van de kostenvraag voor de ICT in de nieuwe veiligheidsregio blijft nog lastig in te schatten, er zijn nog geen ervaringscijfers. De ramingen voor de nieuwe ICT-omgeving met regionale afstemming is mede tot stand gekomen door gebruikmaking van gegevens van een tweetal vergelijkbare veiligheidsregio’s. Afgezien van de prijsindex met 0,75% wordt door de vorming van de gezamenlijke eenheid bedrijfsvoering in deze kostencategorie ook rekening gehouden de inbrengbudgetten van de GGD aan deze eenheid. 6. Rente Ten opzichte van de vorige begroting 2014 is de categorie rente nu ook afzonderlijk zichtbaar gemaakt. Evenals vorig jaar hanteren we voor huisvesting 3,5% en voor het materieel 4,5%. In 2014 en 2015 zullen we ervaringscijfers moeten verkrijgen voor onze treasuryfunctie. Ook gaan we de gehanteerde percentages opnieuw beoordelen en mogelijke structurele voordelen meenemen bij de invulling van de bezuinigingsopdracht. De veiligheidsregio probeert binnen de geldende regelgeving op dit vlak zoveel mogelijk met kort geld te lenen. Hiermee maken we optimaal gebruik van de lage rentepercentages, hetgeen incidentele rentevoordelen oplevert. Deze incidentele rentevoordelen gaan deel uitmaken van de tussentijdse bestuursrapportage.
Pagina 13
7. Beheerskosten Ook de categorie beheerskosten is nieuw ten opzichte van de begroting 2014. Dit zijn voornamelijk kosten van de bedrijfsvoering. Afgezien van de prijsindex met 0,75% wordt door de vorming van de gezamenlijke eenheid bedrijfsvoering in deze kostencategorie ook rekening gehouden de inbrengbudgetten van de GGD aan deze eenheid. 8. Overige Alle niet onder de voorgaande categorieën onder te brengen posten zijn hier geraamd. Ook bij deze restcategorie wordt afgezien van de prijsindex met 0,75% door de vorming van de gezamenlijke eenheid bedrijfsvoering in deze kostencategorie ook rekening gehouden de inbrengbudgetten van de GGD aan deze eenheid. 9a. Opbrengsten De geraamde opbrengsten zijn gebaseerd op de begrotingen 2012 van de 0-meting en aangevuld met de geraamde opbrengsten bij de Veiligheidsregio. Voor 2015 zijn de opbrengsten ook met 0,75% geïndexeerd. Er is wel sprake van een omzetrisico, niet alle onderliggende afspraken zijn actueel in beeld. De basis zijn de opbrengsten uit de 0-meting over 2012 bij de gemeentelijke brandweerkorpsen. De Veiligheidsregio IJsselland heeft een verordening (inclusief tarieventabel) vastgesteld om inkomsten te kunnen heffen. 9b. Bijdrage GGD De gezamenlijke eenheid bedrijfsvoering maakt deel uit van de Veiligheidsregio IJsselland. De begroting is gebaseerd op het financieel kader zoals deze werd uitgewerkt in het vastgestelde organisatie- en formatieplan van de “eenheid bedrijfsvoering”. De bijdrage van de GGD in deze eenheid is gebaseerd op het door de GGD ingebrachte financieel kader. 10. Algemene dekkingsmiddelen De dekking voor de exploitatie van de Veiligheidsregio valt uiteen in twee posten. 10a. Rijksbijdragen van het ministerie van Veiligheid & Justitie (V&J); 10b. Bijdragen van de 11 gemeenten. 10a. Rijksbijdrage van het ministerie van Veiligheid en Justitie Van V&J wordt een “Brede Doel Uitkering Rampenbestrijding (BDUR) ontvangen. Jaarlijks worden in de maanden juni en december van het ministerie budgetcirculaires BDUR ontvangen. Hierin wordt de te ontvangen bijdrage voor de Veiligheidsregio bekend gemaakt. In de begroting 2015 zijn de voorlopig geldende bedragen uit de decembercirculaire 2013 van V&J opgenomen. Uit de begrotingsopstelling blijkt dat de rijksbijdrage bestaat uit twee delen. Een structureel deel van € 3.979.338 en het btw-compensatie deel met € 1.725.810. Opgemerkt wordt dat in de vergelijkende cijfers een bedrag van € 458.000 aan bestaande btwcompensatie in 2014 deel uitmaakt van de BDUR. Dit bedrag maakt vanaf 2015 deel uit van de btwcompensatie. Het totaal is nagenoeg ongewijzigd gebleven. Vanaf 1-1-2014 kan de btw op de brandweerzorg niet meer worden gecompenseerd. Als compensatie ontvangen de Veiligheidsregio’s een (ontoereikende) bijdrage voor dit nadeel. 10b. Bijdragen van de 11 gemeenten De basis voor de bijdragen van de gemeenten zijn de uitkomsten van de financiële 0-meting die werden vertaald in de eerdere begroting voor het jaar 2014. De cijfers van 2014 zijn geïndexeerd voor lonen en prijzen conform de technische uitgangspunten zoals in de bijlage 1 is toegelicht. Daarnaast wordt in de tabel de in te vullen aanvullende taakstelling zichtbaar gemaakt. De invulling hiervan leidt daadwerkelijk tot een vermindering van de gemeentelijke bijdrage.
Pagina 14
Tabel 3: Opbouw gemeentelijke bijdrage 2015. Bijdrage 2014 incl. m aatw erk
€
maatw erkafspraken 2014
€
-95.306
Bijdrage 2014 excl. m aatw erk
€
34.080.094
34.175.400
(na afronding 0-meting, zie bijlage 5b bijdrage 2014) bezuinigingen in 2015: €
-330.000
subtotaal €
33.750.094
aanvullende taakstelling vanaf 2015
BIJ: loonindex (2,00%) en prijsindex (0,75%) 2015 €
356.246
bijdrage 2015 excl. m aatw erk
€
34.106.340
maatw erkafspraken 2015
€
33.419
= Bijdrage 2015 gem eenten
€
34.139.759
(zie bijlage 5 voor specificatie bijdrage per gemeente)
De specifieke bijdrage per gemeente wordt berekend conform de besluitvorming in het Algemeen Bestuur over de keus ten aanzien van de verdeelmethode. Op deze bijlage 5 zijn nu voor een beter inzicht tevens de gemaakte maatwerkafspraken op het vlak van de continuering van de advisering van eenvoudige taken afzonderlijk zichtbaar gemaakt. In deze gemeenten worden de eenvoudige taken tijdelijk nog verricht door personeel in loondienst van de VRIJ. Bij de meeste gemeenten werden deze eenvoudige taken al in de afronding van de financiële 0-meting verrekend en door hen zelf uitgevoerd. De bijdrage per gemeente wordt in een afzonderlijke bijlage 5 gepresenteerd in een vast aandeel, tijdelijk maatwerkdeel en gewenningsbijdrage. 11. Omvang bezuinigingsopdracht Aan het begrotingsresultaat(tekort) voor aanvullende bezuinigingen liggen een aantal oorzaken ten grondslag. In de onderstaande tabel een weergave van de opbouw van de bezuinigingsopdracht. De aanvullende netto-besparing voor de gemeenten gaat in vanaf 2015. Tabel 4: Omvang bezuinigingsopdracht (bedragen x € 1.000) Omvang bezuinigingsopdracht a. nadelig BTW-effect (oplopend tot 800 in 2024) b. effecten (aflopend) sociaal plan c. extra bezuinigingsopdracht totaal
2015 123 90 330 543
2016 198 80 330 608
2017 273 70 330 673
2018 348 60 330 738
Naast het eerder belichte btw-nadeel moet in de beginjaren rekening worden gehouden met de extra (reis)kosten van het Sociaal Plan. In de meerjarenramingen is het uitgangspunt dat de lasten per saldo elk jaar met ongeveer € 10.000 af gaan nemen. Dit moet mogelijk zijn door het terugdringen van overwerk en het geleidelijk vervallen van garantietoelagen bij in- en uitstroom van personeel. Dit is conform de afspraken in het Sociaal Plan. Bij de bestuurlijke afronding in 2013 van de voorstellen voor het financieel kader van de nieuwe Veiligheidsregio inclusief de regionale brandweer werd door de Veiligheidsregio IJsselland voorgesteld om door de nieuwe organisatie niet alleen zelf de nadelige effecten van de btwcompensatie en de geraamde kosten van het sociaal plan op te vangen, maar daarnaast werd voorgesteld om vanaf 2015 aanvullend een taakstelling op te nemen. Deze aanvullende taakstelling met € 330.000 leidt tot een verlaging van de gemeentelijke bijdrage aan de veiligheidsregio c.q. regionale brandweer. Zoals verwoord bij de inleiding onder hoofdstuk 1.4 in totaliteit een kostenreductie met 10% op het brandweerbudget. Deze netto besparing is conform hoofdstuk 8 uit de Nota financiële uitgangspunten en kaders voor de begroting over de voorstellen van het financieel kader 2014-2017. Structureel Het becijferde btw-nadeel loopt tot 2024 nog jaarlijks met circa € 75.000 op naar een totale omvang met € 800.000. Dit betekent samen met de aanvullende netto besparing van € 330.000 een op termijn te realiseren omvang aan besparingen van € 1.130.000 voor de Veiligheidsregio IJsselland. Pagina 15
Invulling taakstellende bezuinigingsopdracht Zoals hiervoor aangegeven heeft de Veiligheidsregio IJsselland vanaf 2015 een aanvullende taakstelling van € 330.000 voorgesteld waardoor de gemeentelijke netto bijdrage met dit bedrag afneemt. Daarnaast speelt de jaarlijks oplopende taakstelling van € 75.000 door de ontoereikende btw-compensatie in de BDUR. Beide taakstellingen samen leiden tot een te realiseren bezuinigingstaakstelling voor de Veiligheidsregio IJsselland van € 543.000 in 2015. Meerjarig loopt deze nog in te vullen bezuinigingstaakstelling op van € 543.000 in 2015 naar een maximale omvang met € 1.130.000 in 2024. Ter voorbereiding op de invulling van de structurele bezuinigingen wordt een interne commissie samengesteld. Deze commissie gaat starten nadat de begroting 2015 en de jaarrekening 2013 zijn afgerond. De voorstellen van deze commissie zullen eerst in het regionaal managementteam worden gewogen en uiteindelijk worden vertaald in een bestuurlijke nota. In de tussentijdse rapportages zal een “paragraaf bezuinigingen” worden opgenomen. Op deze wijze kan de invulling van de bezuinigingstaakstelling continu worden gevolgd. Ambities, beleidsintensiveringen, innovaties en (door)ontwikkelingen In dezelfde periode als de samenstelling van deze (meerjaren)begroting 2015-2018 wordt hard gewerkt aan het nieuwe meerjarenbeleidsplan 2015-2018. In dit nieuwe plan zullen de strategische doelen en ambitie per programma worden benoemd. De ambities, beleidsintensiveringen, innovaties en (door)ontwikkelingen zullen hand in hand moeten gaan met efficiency – slimmer werken. Voor nieuw geld zullen we zelf oud geld moeten vinden. De ambitie elk jaar zal zijn om de gemeentelijke bijdrage niet te laten toenemen. Om dit te bereiken zal gebruik worden gemaakt van alle geledingen binnen de organisatie. De beste plannen voor innovatie / slimmer werken zijn daar te vinden. Dit wordt een belangrijk spoor bij de (door)ontwikkeling van de nieuwe organisatie.
Pagina 16
4. Programma’s 4.1. Programma Veiligheid Beleidskader Wij werken aan het voorkomen, beperken en bestrijden van rampen en crises. Onze strategische doelen hierbij zijn: 1. Wij blijven in samenwerking met de hulpdiensten en crisispartners zorgen voor een betrouwbare, op zijn taak toegeruste crisisorganisatie. Hiertoe bevorderen we dat crisisfunctionarissen: competent zijn; opgeleid, getraind en geoefend zijn conform het risicoprofiel; informatie gestuurd optreden; in crisisruimten werken die voldoen aan de eisen. 2. Wij leveren een bijdrage aan het risicogericht werken in onze regio, door: te participeren in samenwerkingsverbanden rondom de geprioriteerde risico’s. Doel van een samenwerkingsverband is, om in overeenstemming met de betrokken partners te werken aan een gezamenlijke aanpak die bijdraagt aan het voorkomen, beperken en bestrijden van het specifieke risico. 3. Wij dragen bij aan het risicobewustzijn en de zelfredzaamheid van burgers en bedrijven, door: het thema zelfredzaamheid een plek te geven in de operationele voorbereiding; crisisfunctionarissen aan te leren hoe om te gaan met de inzet van burgers en bedrijven tijdens crises; bij incidentevaluaties de inzet van burgers en bedrijven in beeld te brengen. Wat willen we bereiken? We willen bereiken dat: 1. De crisisorganisatie bestaat uit competente crisisfunctionarissen. 2. Alle sleutelfunctionarissen die deel uitmaken van de crisisteams, zijn opgeleid en geoefend volgens het MOTO plan. 3. Alle sleutelfunctionarissen die deel uitmaken van de crisisteams, de beschikking hebben over relevante informatie en zijn getraind in het gebruik. 4. De werkruimten van de crisisteams voldoen aan de eisen en wensen van de gebruikers, binnen redelijkheid van financiële consequenties en passend in de reguliere begroting. 5. We participeren in 2 samenwerkingsverbanden. Doel van een samenwerkingsverband is, om in overeenstemming met de betrokken partners te werken aan een gezamenlijke aanpak die bijdraagt aan het voorkomen, beperken en bestrijden van het specifieke risico. 6. Het thema zelfredzaamheid een substantieel onderdeel uit maakt van onze operationele voorbereiding. 7. We bij iedere incidentevaluatie ook de inzet van burgers en bedrijven in beeld brengen. 8. De crisisorganisatie blijft voldoen aan de operationele prestaties. Wat doen we daarvoor?
We stimuleren een zorgvuldige toepassing van de werving- en selectieprocedure voor sleutelfunctionarissen, zoals beschreven in de Personele Regeling Operationele Functies. We bieden de sleutelfunctionarissen opleidingen, trainingen en oefeningen aan conform ons risicoprofiel, die ertoe bijdragen dat zij toegerust zijn op hun taak in de crisisorganisatie. Opleidingen, trainingen en oefeningen bieden we aan in de vorm van een MOTO-cyclus van 18 maanden. De MOTO-cyclus beschrijven we in het MOTO-plan en sluiten we af met een oefening van de complete crisisorganisatie. De oefening gebruiken we eveneens als systeemtoets om de operationele prestaties van de crisisorganisatie in beeld te brengen.
Pagina 17
We stimuleren dat de sleutelfunctionarissen beschikken over relevante informatie en dat zij zijn getraind in het gebruik. Informatie splitsen we op in preparatieve informatie en repressieve informatie. Preparatieve informatie maken we beschikbaar en toegankelijk in de vorm van informatiekaarten (voor geprioriteerde risico’s en wettelijk verplichte planvormen), geografische data of administratieve data. Repressieve informatie maken we beschikbaar in het LCMS. We beheren de crisisruimten zodanig dat deze 24/7 operationeel beschikbaar zijn voor de crisisteams. Daarnaast beschikken we voor de teams ROT en RBT over een uitwijklocatie wanneer de crisisruimten niet toegankelijk zijn. We nemen deel aan twee samenwerkingsverbanden, 1 met betrekking tot ons geprioriteerde risico hoog water en een tweede nog vorm te geven samenwerkingsverband met betrekking tot 1 van de andere 4 geprioriteerde risico’s. Doel van een samenwerkingsverband is, om in overeenstemming met de betrokken partners te werken aan een gezamenlijke aanpak die bijdraagt aan het voorkomen, beperken en bestrijden van het specifieke risico. We verwerken het thema zelfredzaamheid in onze operationele voorbereiding. We evalueren conform ons evaluatiebeleid. Resultaat van iedere incident evaluatie is dat we een scherper beeld hebben van het voldoen aan de operationele prestaties, we de inzet van burgers en bedrijven rondom het incident in beeld hebben gebracht en we punten hebben geconstateerd waarop we de crisisorganisatie kunnen verbeteren.
Wat gaat het kosten? begroting 2014
Programma VEILIGHEID Exploitatielasten programma (directe kosten) Exploitatiebaten programma (directe baten) Kapitaallasten programma Kostenaandeel ondersteuning en directie (indirecte kosten) Totaal
€ € € € €
997.846 -18.079 13.925 243.240
begroting 2015 € € € €
1.236.932 €
981.437 -18.215 13.578 246.973
meerjarenramingen x € 1.000 2016 2017 2018 € 982 € 982 € 982 € -18 € -18 € -18 € 13 € 13 € 13 € 247 € 247 € 247
1.223.774 €
1.224 €
1.224 €
1.224
Pagina 18
4.2. Programma Brandweer Beleidskader De Wet veiligheidsregio’s omschrijft de taken van de brandweer en geeft in nadere regels vereisten voor de kwaliteit en kwantiteit van de organisatie en de uitvoering. Veiligheidsregio IJsselland legde structuren en kaders daarvoor vast in het Organisatieplan, in het Dekkingsplan en in het Eindrapport Werkgroep Continuïteit VTH-taken Brandveiligheid. Bij de samenstelling van deze plannen en rapporten maakten we mede gebruik van landelijke notities en rapportages op deze terreinen. In dit programma geven we eerst een overzicht van algemene doelen en aansluitend van specifieke doelen voor de taakgebieden Risicobeheersing, Repressie, Vakbekwaamheid, Beheer en Techniek. Wat willen we bereiken? 1. We willen zien of de processturing werkt zoals beoogd. We hebben in het Organisatieplan gekozen voor processturing w aarbij het voor de brandw eer draait om de vier hoofdprocessen: repressie, risicobeheersing, vakbekw aamheid en beheer & techniek. Processturing betekent: w e leggen w erkw ijzen en verantw oordelijkheden vast zodat het gew enste resultaat met grote zekerheid w ordt bereikt . 2. We willen sturen op prestaties. Volgens het Organisatieplan stuurt het management op prestaties, in het bijzonder op beheer van met name personeel en financiën, ofw el integraal management. 3. We optimaliseren de benutting van gebouwen. Dit betreft de herhuisvesting aan de Marsweg in samenhang met de werkplekken in de andere (cluster) kazernes, de verwachte organisatieontwikkeling, het Nieuwe Werken en plaats- en tijd onafhankelijk werken. 4. We ontwikkelen het leiderschap binnen de organisatie. De nieuwe organisatie en de inrichting daarvan overeenkomstig de omschreven doelen (procesgericht werken, het Nieuwe Werken en plaats- en tijd onafhankelijk werken) vereisen doorontwikkeling van de leidinggevenden. 5. We willen zicht hebben op de toekomstige beschikbaarheid en behoefte aan brandweervrijwilligers. Landelijke onderzoeken laten dalingen zien in de beschikbaarheid van vrijwilligers in de komende jaren. Dit geldt ook voor de brandweer. Wat doen we daarvoor?
We peilen de werking van de processturing en sturen zo nodig bij. We stellen prestatie- of effectindicatoren vast. We realiseren de herhuisvesting aan de Marsweg in samenhang met de werkplekken in de andere (cluster) kazernes, de verwachte organisatieontwikkeling, het Nieuwe Werken en plaats- en tijd onafhankelijk werken (onder voorbehoud van verkoop van de Zeven Alleetjes). De leidinggevenden volgen leiderschapstrainingen overeenkomstig het daarvoor opgestelde programma. We laten een verkenning uitvoeren naar de toekomstige beschikbaarheid en behoefte aan brandweervrijwilligers in onze regio.
Deze algemene doelen worden hieronder voor de verschillende taakgebieden verder uitgewerkt.
Pagina 19
Risicobeheersing Ontwikkelingen Het trachten te voorkomen dat brand ontstaat en het beperken van ongevallen en schade bij brand krijgt steeds meer aandacht. Dit betekent dat we inzetten op het geven van voorlichting over brandveiligheid. De regionalisering heeft grote gevolgen voor het vakgebied ‘Risicobeheersing’. Immers, waar vóór 2014 ieder brandweerkorps zijn eigen afspraken maakte met de gemeentelijke afdelingen die zich bezig hielden met vergunningen, toezicht en/ of ruimtelijke ordening, gebeurt dat nu vanuit één punt voor alle elf aangesloten gemeenten. We leveren wat dit betreft maatwerk. We accepteren verschillen tussen gemeenten en maken op basis daarvan keuzes volgens het principe: gelijke gevallen, gelijk behandelen. Wij hebben aandacht voor toezicht en handhaving en de samenwerking met partners op dat gebied, in het bijzonder in het kader van de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD). Wat willen we bereiken? 1. Het beperken en voorkomen van brand en van ongevallen bij brand bij burgers, bedrijven en instellingen. 2. Het terug dringen van het aantal onterechte en ongewenste meldingen. 3. Het bekend zijn van objectinformatie, de resultaten van brandonderzoek en het risicoprofiel bij de repressieve ploegen. 4. Het beschikbaar hebben van voldoende bluswater in de gehele regio. Wat doen we daarvoor? 1. a. We geven invulling aan de rol van bevoegd gezag ten aanzien van BRZO-bedrijven en vervullen de wettelijke taak van adviseur externe veiligheid; b. We verlenen ontheffingen van de routering gevaarlijke stoffen; c. We maken per aangesloten gemeente heldere afspraken over de te leveren inspanning op het gebied van advisering i.k.v. ruimtelijke ordening, Wabo, Brandbeveiligingsverordening, APV, bij evenementen en bij tijdelijke bouwwerken, en over het toezicht hierop en de handhaving hiervan; d. We zorgen voor de uitvoering van de afspraken bij het vorige punt op een regionaal geharmoniseerde wijze; e. We maken afspraken met de RUD over het kennispunt brandveiligheid; f. We maken burgers, bedrijven en instellingen bewust van veilige en onveilige situaties (project brandveilig leven) en proberen zodoende het aantal incidenten te beperken, door: Actieve deelname aan de landelijke brandpreventiecampagne Het geven van voorlichting aan burgers, bedrijven en instellingen Het digitaal beschikbaar stellen van informatie en voorlichtingsmateriaal 2. We zetten op papier hoe we het aantal onterechte en ongewenste meldingen terug willen dringen en voeren dit plan uit. 3. We geven de repressieve ploegen instructie over objectinformatie, de resultaten van brandonderzoek en het risicoprofiel. 4. We stellen bluswaterbeleid op en onderhouden het contact met Vitens voor het onderhoud van brandkranen.
Pagina 20
Repressie Ontwikkelingen
Opkomsttijden in relatie tot preventie; In verbinding met de (lokale) samenleving; Modernisering repressie; Landelijke samenwerking.
Wat willen we bereiken? Repressie richt zich op het optreden van de brandweer bij incidenten en calamiteiten. We baseren het optreden op een goede basisbrandweerzorg, uitgevoerd op lokaal niveau, volgens operationele grenzen en stevig bouwend op de vrijwilligheid nu en in de toekomst. Wat doen we daarvoor?
Uitvoering van de wettelijke taak: zorgdragen voor het optreden bij branden en ongevallen. Opstellen van een nieuw dekkingsplan in 2014. Dit dekkingsplan wordt onderdeel van het meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio IJsselland 2015 – 2018. Uitgangspunt hierbij is dat de opkomsttijden van de brandweer voldoen aan de wettelijke normen. Alleen daar waar de eisen niet haalbaar zijn, wordt bestuurlijk gemotiveerd afgeweken. Periodiek rapporteren over gehaalde opkomsttijden afgezet tegen het bestuurlijk vastgestelde dekkingsplan. Het implementeren en beheren van het grootschalig basis brandweeroptreden. Uitvoeren van de regionale specialistische taken natuurbrandbestrijding, beheersing waterongevallen, bestrijding ongevallen met gevaarlijke stoffen en technische hulpverlening. Implementeren en uitvoeren, als één van de vijf regio’s, van de landelijke specialistische taak Technische Hulpverlening. Implementeren van de leidraad Incidentbestrijding Gevaarlijke Stoffen waarbij IJsselland ambitie heeft om deze specialistische taak landelijk uit te voeren. Uitruk op maat leveren zodat de burger de snelst mogelijke brandweerzorg krijgt. De brandweer levert een kritische beschouwing op de alarmering, mede met het oog op de druk van de vrijwilliger. Het terugdringen van de nodeloze OMS-meldingen is daarbij één van de uitwerkingen. 100% van de daadwerkelijke incidenten worden nabesproken met de klant. Het brandweerpersoneel voldoet aan de wettelijk gestelde eisen (Besluit Veiligheidsregio’s). Het uitvoeren van samenwerkingsafspraken binnen de Veiligheidsregio in het kader van: het grootschalig optreden in multidisciplinair verband. We w erken in lijn met de landelijke ontw ikkelingen en daarmee v anzelfsprekend samen met omliggende regio' s, in het bijzonder de samenw erking met Oost 5.
Vakbekwaamheid Wat willen we bereiken? Vakbekwaamheid richt zich op het behalen en behouden van het wettelijk vastgestelde minimumniveau voor Vakbekwaam worden (opleiden) en Vakbekwaam blijven (oefenen). Concreet betekent dit dat de basisoefeningen en –opleidingen op orde zijn. Een leven lang leren is daarbij het leidend principe. Daarnaast zorgen wij voor borging van de leercurve door gebruik te maken van uitkomsten van oefeningen op diverse niveaus en de inzet van de regionaal leeragent. Hierbij kijken we naar de interne en externe ontwikkelingen en leerpunten uit andere regio’s.
Pagina 21
Wat doen we daarvoor?
Wij zorgen ervoor dat de opleidingen verzorgt worden op basis van vraag en aanbod op alle niveaus. We registreren op adequate wijze in Veiligheidspaspoort en zorgen dat de doorontwikkeling plaatsvindt van kwantitatieve meting naar kwalitatieve meting. Voor ieder niveau is in 2014 een oefenprofiel gemaakt en daarmee wordt het oefenprogramma afgestemd op de functie. We zetten in op het (extra) opleiden van oefenleiders en waarnemers op postniveau om de oefeningen nog beter te begeleiden en het kwaliteitsniveau van de deelnemers te borgen en te vergroten. We groeien toe naar de inzet van specialistische kennis bij oefeningen door de inzet van kerninstructeurs/ oefenleiders en expertgroepen. We implementeren een vakbekwaamheidstoets voor manschappen en ontwikkelen toetsen voor bevelvoerders en Officieren van Dienst. We maken een integraal oefenrooster voor alle posten en stemmen het rooster ook af met andere multidisciplinaire partners.
Beheer & Techniek Ontwikkelingen
De samenwerking binnen de overige veiligheidsregio’s in Gelderland en Overijssel (Oost 5) wordt geïntensiveerd. Innovatie wordt een separaat aandachtspunt.
Wat willen we bereiken? 1. Eén actueel meerjaren materieelplan voor de gehele brandweerorganisatie van Veiligheidsregio IJsselland. 2. Het materiaal en materieel is in goede staat en wordt beheerd conform de vastgelegde prestaties in het materieelplan. Wat doen we daarvoor? We zetten de juiste mensen in voor de juiste taken. Wat gaat het kosten? Programma BRANDWEER Exploitatielasten programma (directe kosten) Exploitatiebaten programma (directe baten) Kapitaallasten programma Kostenaandeel ondersteuning en directie (indirecte kosten) Bezuinigingsopdracht Totaal
begroting 2014
begroting 2015
€ 19.418.457 € 19.021.612 € -499.107 € -526.441 € 5.329.965 € 5.803.780 € 11.850.101 € 12.031.956 € -147.689 € -542.689 € 35.951.727 € 35.788.218
meerjarenramingen x € 1.000 2016 2017 2018 € 19.165 € 20.118 € 20.075 € -526 € -526 € -526 € 5.661 € 4.708 € 4.751 € 12.032 € 12.032 € 12.032 € -608 € -673 € -738 € 35.724 € 35.659 € 35.594
Pagina 22
4.3. Programma Meldkamer Beleidskader De Veiligheidsregio is verantwoordelijk voor het inrichten en in stand houden van een gemeenschappelijke meldkamer voor de brandweertaak, de geneeskundige hulpverlening en het ambulancevervoer. De politie draagt zorg voor de instandhouding van de meldkamer van de politie als onderdeel van de gemeenschappelijke meldkamer. Hetzelfde geldt voor de Regionale Ambulancevoorziening, die zorgt voor de meldkamer ambulancezorg als onderdeel van de gemeenschappelijke meldkamer. De Veiligheidsregio’s IJsselland en VNOG maken tot 2017 gebruik van één gezamenlijke meldkamer, gevestigd in Apeldoorn. Hiervoor is een gemeenschappelijke regeling Meldkamer Oost Nederland (MON) getroffen. Ontwikkelingen In 2017 gaan alle regionale meldkamers over naar de Landelijke Meldkamerorganisatie (LMO). Dit betekent dat de Veiligheidsregio zich samen met de MON de komende jaren gaat richten op het transitieproces naar die landelijke organisatie. Naast de bedrijfsmatige kant van dit proces is het van belang is dat de 5 oostelijke regio’s samen optrekken om de operationele processen goed op elkaar af te stemmen met het oog op de nieuwe meldkamer in 2017 waarin verdere standaardisatie van processen plaatsvindt. Wat willen we bereiken? 1. Meer zicht op de prestaties in relatie tot het repressief optreden om te komen tot een dynamisch dekkingsplan. In relatie tot de Landelijke Meldkamerorganisatie: 2. zicht op de bedrijfsmatige consequenties voor de Veiligheidsregio als gevolg van de ontwikkeling van de Landelijke Meldkamer Organisatie (personeel en financieel). 3. zicht op de voorzieningen die van operationeel belang zijn in de LMO. Wat doen we daarvoor?
De alarmering van de hoofdstructuur vindt plaats naar tevredenheid. Meldkamer Oost Nederland (MON) heeft een multidisciplinair front-office. De continuïteit van de meldkamer is gewaarborgd. We zijn operationeel en bestuurlijk vroegtijdig betrokken bij de transitie naar de Landelijke Meldkamer Organisatie. We hebben de bedrijfsmatige consequenties van de transitie voor IJsselland inzichtelijk. We hebben in beeld welke operationele voorzieningen noodzakelijk zijn in de LMO.
Wat gaat het kosten? begroting 2014
Programma MELDKAMER Exploitatielasten programma (directe kosten) Exploitatiebaten programma (directe baten) Kapitaallasten programma Kostenaandeel ondersteuning en directie (indirecte kosten) Totaal
€ € € € €
981.654 -148.561 227.944
begroting 2015 € € € €
1.061.037 €
1.043.232 -149.675 231.442
meerjarenramingen x € 1.000 2016 2017 2018 € 1.043 € 1.043 € 1.043 € -150 € -150 € -150 € - € - € € 231 € 231 € 231
1.124.999 €
1.124 €
1.124 €
1.124
Pagina 23
4.4. Programma Gemeenten Beleidskader Meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio IJsselland 2015-2018 Wat willen we bereiken? 1. Het team bevolkingszorg draagt bij aan het samen redzaam en zelfredzaam zijn van onze inwoners door: de bevolkingszorg af te stemmen op de zelfredzaamheid van de samenleving.
2. Het team bevolkingszorg is (en blijft) in zorgen voor een betrouwbaar, op zijn taak toegerust team. Hiertoe bevorderen we dat de mono functionarissen van het team bevolkingszorg: competent zijn; opgeleid, getraind en geoefend zijn; informatie gestuurd optreden; gefaciliteerd worden in de uitvoering van hun taken. Wat doen we daarvoor?
Nieuwe functionarissen binnen het team bevolkingszorg worden vanaf 2015 geworven via een competentieprofiel. Functionarissen bevolkingszorg zijn opgeleid en geoefend volgens het mono meerjaren OTO plan. Functionarissen worden getraind in LCMS. Twee processen bevolkingszorg zijn tegen het licht gehouden in het kader van bevolkingzorg op orde, voor elk proces is een plan van aanpak opgesteld om te komen tot een eigentijdse bevolkingszorg conform de prestatie-eisen in bevolkingszorg op orde. Voor twee teams is in beeld gebracht welke faciliteiten de medewerkers nodig hebben voor de uitvoering van de functie.
Wat gaat het kosten? begroting 2014
Programma GEMEENTEN Exploitatielasten programma (directe kosten) Exploitatiebaten programma (directe baten) Kapitaallasten programma Kostenaandeel ondersteuning en directie (indirecte kosten) Totaal
begroting 2015
€ € € €
136.335 -1.296 13.197
€ € € €
€
148.236 €
162.279 -1.306 13.399
meerjarenramingen x € 1.000 2016 2017 2018 € 162 € 162 € 162 € -1 € -1 € -1 € - € - € € 13 € 13 € 13
174.373 €
174 €
174 €
174
Pagina 24
4.5. Programma GHOR Beleidskader Wij beschrijven ons beoogd maatschappelijk effect in onze missie en visie. Deze liggen in het verlengde van die van de Veiligheidsregio IJsselland: ‘Wij zorgen in veiligheidsregio IJsselland voor een goede geneeskundige hulpverlening bij ongevallen, rampen en crises.‘ Wat willen we bereiken? We doen het bovenstaande door: 1. samenwerking tussen de zorgaanbieders te coördineren en te faciliteren; 2. zorgaanbieders te stimuleren hun eigen verantwoordelijkheid bij rampen en crises in te vullen; 3. samen te werken met de partners in veiligheid; 4. een proactieve en flexibele rol in te nemen. Wat doen we daarvoor? We passen alle dertien GHOR-indicatoren toe die genoemd staan in de landelijke rapportage Aristoteles. Het landelijk rapport Aristoteles benoemt één indicator die specifiek ook voor rapportage aan het bestuur bedoeld is. Dat betreft: 100% van de GHOR-functionarissen is opgeleid, getraind en geoefend overeenkomstig de gestelde eisen in het Jaarplan GHOR-OTO. Op basis van het Beleidsplan 2015-2018 van de Veiligheidsregio zijn voor de GHOR in 2015 binnen het bestaande budget de volgende extra activiteiten opgenomen: We doen een klantenonderzoek naar de behoeften in onze omgeving t.a.v. de netwerkfunctie van het GHOR-bureau om op die manier tot een sterk wit netwerk te komen en we rapporteren daarover in de jaar-managementrapportage. Dit jaar geldt als een proefjaar voor het LCMS witte keten waarover gerapporteerd wordt in de rapportage aan het Veiligheidsbestuur ex. art. 33 WVR. In de rapportage aan het bestuur ex. art. 33 WVR worden de ontwikkelingen inzake ‘de tweede ring’ aangegeven. Er is in 2015 een bovenregionale afstemmingsagenda voor de operationele organisatie. Er is in 2015 een start gemaakt met het ontwikkelen van een eenvoudige set met normen voor de operationele GHOR. Er zijn in de regio 1000 extra inwoners extra die een leermoment hebben gehad op het gebied van de eerste hulpverlening. Er is een start gemaakt met een maandelijks GHOR-bulletin. Wat gaat het kosten? begroting 2014
Programma GHOR Exploitatielasten programma (directe kosten) Exploitatiebaten programma (directe baten) Kapitaallasten programma Kostenaandeel ondersteuning en directie (indirecte kosten) Totaal
begroting 2015
€ € € €
1.224.729 -4.266 4.878 268.134
€ € € €
€
1.493.475 €
1.227.052 -4.298 4.684 272.249
meerjarenramingen x € 1.000 2016 2017 2018 € 1.228 € 1.232 € 1.232 € -4 € -4 € -4 € 4 € - € € 272 € 272 € 272
1.499.687 €
1.500 €
1.500 €
1.500
Pagina 25
4.6. Programma Bestuur Ontwikkelingen en visie Zoals in de inleiding al is aangegeven, betreft de Veiligheidsregio IJsselland een gemeenschappelijke regeling. Als gevolg daarvan wordt het algemeen bestuur van de veiligheidsregio gevormd door de burgemeesters van de elf aangesloten gemeenten. De burgemeester van Zwolle is voorzitter van het algemeen bestuur. De burgemeester van Deventer is vicevoorzitter. De hoofdofficier van Justitie en de voorzitter van Waterschap Salland nemen deel aan de vergadering van het algemeen bestuur. De provincie Overijssel is vertegenwoordigd met een liaison. Veiligheidsregio IJsselland en Defensie hebben een samenwerkingsconvenant. Een vertegenwoordiger van Defensie neemt deel aan de vergaderingen van het algemeen bestuur. Vijf keer per jaar vindt het Veiligheidsoverleg plaats. De Veiligheidsregio coördineert dit overleg. Hierin participeren de districtelijke politie IJsselland, het RCIV en het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio. Doel van deze overleggen is de samenwerking op het terrein van fysieke en sociale veiligheid te vergroten. Drie burgemeesters uit het algemeen bestuur vormen het dagelijks bestuur. De burgemeesters van Zwolle (voorzitter), Deventer (vicevoorzitter) en Dalfsen zitten in het dagelijks bestuur. De voorzitters van alle veiligheidsregio’s in Nederland zitten in het Veiligheidsberaad. De verantwoordelijkheid voor een goed verloop van de vergaderingen van het Veiligheidsberaad ligt bij het Instituut Fysieke Veiligheid. Er is een veiligheidsdirectie waarin de regionaal commandant/ voorzitter veiligheidsdirectie, een vertegenwoordiger van de politie, de directeur Publieke Gezondheidszorg en de coördinerend functionaris gemeenten vertegenwoordigd zijn. Het Openbaar Ministerie, Defensie en het Waterschap zijn agenda-lid. De veiligheidsdirectie vergadert minimaal 2 maal per jaar gezamenlijk met de veiligheidsdirectie van Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) om de samenwerking tussen de Veiligheidsregio’s te bevorderen. De veiligheidsdirectie IJsselland vergadert ook samen met de veiligheidsdirectie VNOG ter voorbereiding op de bestuursvergaderingen van de gemeenschappelijke regeling Meldkamer Oost Nederland. Veiligheidsregio IJsselland en de politie hebben een convenant voor samenwerking bij branden, rampen en crises. Het convenant heeft betrekking op de informatievoorziening en informatieuitwisseling, het multidisciplinair oefenen en de operationele prestaties van de politie bij rampen en crises. Het team Beleid en Bestuursondersteuning (BBO) bereidt de overleggen van algemeen bestuur, dagelijks bestuur en veiligheidsdirectie voor, zorgt voor verslaglegging en het uitzetten en monitoren van de afspraken. Daarnaast zorgt het team BBO voor de advisering van de bestuurders in voorbereiding op de overleggen van de bestuurlijke adviescommissies en het Veiligheidsberaad. Wat willen we bereiken? 1. Een gestroomlijnde besluitvorming door het bestuur. 2. Snelle communicatie over de bestuursbesluiten naar de medewerkers. 3. Bekendheid over wat de veiligheidsregio doet bij de gemeenteraadsleden, collegeleden, betrokken financiële ambtenaren en ambtenaren veiligheid van de aangesloten gemeenten. 4. Bekendheid over de veiligheidsregio bij, en betrokkenheid van crisispartners van het veiligheidsbestuur, waaronder de commissaris van de Koningin. 5. Een optimale samenwerking met de omliggende veiligheidsregio’s.
Pagina 26
Wat doen we daarvoor?
Zorg dragen voor een duidelijke planning van de vergaderingen van AB, DB en VD en tijdige verspreiding van de stukken. Duidelijkheid over welke stukken wel en welke stukken niet in de verschillende vergaderingen geagendeerd moeten worden. De beschikbaarheid van een format voor het aanleveren van stukken voor de vergaderingen. Het screenen van de vergaderstukken, zodat deze to-the-point en volkomen duidelijk zijn. Het tijdig doorzetten van bestuursbesluiten naar de medewerkers. We organiseren een bestuurdersdag. Op die dag worden de strategische keuzes voor de komende jaren besproken. We geven eenmaal per jaar een presentatie over de veiligheidsregio in de gemeenteraden. We zorgen voor informatievoorziening via de website en toezending van besluitenlijst en notulen. Daar waar dit efficiënt is, werken we samen met Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland en Veiligheidsregio Twente en ook in toenemende mate met de overige 2 regio’s (Gelderland-Midden en Gelderland-Zuid) in het gebied Oost 5. We voorzien de voorzitter van de veiligheidsregio voor de vergaderingen van het Veiligheidsberaad van een annotatie. We blijven landelijk aangehaakt, onder andere door zitting in het overleg adviseurs Veiligheidsberaad. We zorgen voor de doorontwikkeling van het veiligheidsoverleg wat gehouden wordt met politie en RCIV.
Wat gaat het kosten? begroting 2014
Programma BESTUUR Exploitatielasten programma (directe kosten) Exploitatiebaten programma (directe baten) Kapitaallasten programma Kostenaandeel ondersteuning en directie (indirecte kosten) Totaal
€ € € € €
53.605 -20.000 -
begroting 2015 € € € €
33.605 €
54.007 -20.150 -
meerjarenramingen x € 1.000 2016 2017 2018 € 54 € 54 € 54 € -20 € -20 € -20 € - € - € € - € - € -
33.857 €
34 €
34 €
34
Pagina 27
5. Formatieplan 2015
Het vastgestelde formatieplan voor de nieuwe organisatie komt neer op 298,22 fte formatieplaatsen. Het onderstaande overzicht geeft een beeld van de hoofdindeling en omvang van de hoofdprocessen en ondersteunende diensten in de organisatie. De formatie is inclusief de gezamenlijke bedrijfsvoering Veiligheidsregio/GGD. De brandweervrijwilligers in IJsselland (816) maken geen deel uit van het formatieplan, de formatie betreft uitsluitend de beroepsbrandweer.
Formatieplan 2015 (totaal 298,22 fte*) Directie 2,0 Brandweer (4 clusters / 4 w erkprocessen) Repressie 33,98 Risicobeheersing 32,45 Vakbekwaamheid 20,50 Techniek en Beheer 22,17 24-uursdienst 82,00 191,10 Meldkamer (centralisten)
7,60
Veiligheidsbureau
8,11
GHOR
8,94
Bureau Bestuursondersteuning
12,28
Gemeenten
0,44
Administratieve/secretariële onderst.
2,25
Bedrijfsvoering Leiding + staf HRM Financiën ICT Facilitaire zaken
3,00 15,00 16,00 15,50 16,00 65,50
*) - alle onderdelen incl. leiding en secretariële ondersteuning) - in fte's (1,0 fte = 36,00 uur perw eek)
In de begroting wordt volstaan met een weergave op hoofdlijnen van de formatie. Voor de toelichting bij het sturingsprincipe, de inrichtingskeus voor de brandweer met 4 clusters en 4 hoofdprocessen en de omvang per onderdeel wordt verwezen naar de afzonderlijke beleidsdocumenten “organisatieplan” en “formatieplan” zoals deze afgelopen jaar werden vastgesteld bij de inrichting van de organisatie. Voor wat betreft de inrichting van de bedrijfsvoering (overhead) met 65,5 fte is de omvang gerelateerd aan het in december 2013 vastgestelde organisatie- en formatieplan “eenheid bedrijfsvoering”.
Pagina 28
6. Balans 2013 – 2018
1. Algemeen In dit hoofdstuk is de geprognotiseerde balans tot en met 2018 opgenomen. De meerjarenbalans is een samenstelling van de balansgegevens van de Veiligheidsregio IJsselland. Vanaf 2014 wordt zichtbaar, dat de geregionaliseerde brandweer deel uitmaakt van de Veiligheidsregio. Het jaar 2014 heeft als basis gediend en is vervolgens met de beschikbare gegevens een raming gemaakt voor de jaren na 2015. Voor de vergelijkende cijfers was de rekening 2013 nog niet volledig beschikbaar, daarom is 2013 als prognose opgenomen. BALANS VEILIGHEIDSREGIO IJSSELLAND Activa
VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Huisvesting Materiële vaste activa Brandw eermaterieel Financiële vaste activa Totaal vaste activa
Prognose Prognose Begroting 2013 2014 2015
bedragen x € 1.000 Meerjarenram ing 2016 2017 2018
1.635
28.059 20.626
27.218 20.656
22.753 19.720
10.123 19.349
9.826 18.857
1.635
48.685
47.874
42.473
29.472
28.683
VLOTTENDE ACTIVA Vorderingen en overlopende activa Liquide middelen Totaal vlottende activa
915 137 1.052
930 125 1.055
930 125 1.055
930 125 1.055
930 125 1.055
930 125 1.055
TOTAAL ACTIVA
2.687
49.740
48.928
43.528
30.528
29.738
Passiva
EIGEN VERMOGEN Algemene reserve Bestemmingsreserve ontw ikkeling Veiligheidsregio Bestemmingsreserve transitie meldkamers Bestemmingsreserve egalisatie kapitaallasten Nog te bestemmen resultaat boekjaar Totaal eigen verm ogen
Prognose Prognose Begroting 2013 2014 2015
380 217 400
2016
Meerjarenram ing 2017 2018
380 117 400 136
380 117 400 378
380 117 400 603
380 117 400 1.071
380 117 400 1.812
0 997
1.033
1.275
1.500
1.968
2.709
0
42.942
41.888
36.263
22.795
21.264
0 1.690 1.690
3.280 2.485 5.765
3.280 2.485 5.765
3.280 2.485 5.765
3.280 2.485 5.765
3.280 2.485 5.765
2.687
49.740
48.928
43.528
30.528
29.738
VOORZIENINGEN LANGLOPENDE SCHULDEN KORTLOPENDE SCHULDEN Kasgeldlening financiering materiële activa Schulden en overlopende passiva Totaal kortlopende schulden TOTAAL PASSIVA
Pagina 29
2. Waarderingsgrondslagen Materiële vaste activa Bij de bepaling van de waarderingsgrondslagen van de huisvesting en het brandweermaterieel is uitgegaan van de historische verkrijgingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Afschrijving op de materiële vaste activa vindt plaats volgens de lineaire methode met inachtneming van de verwachte levensduur, zoals vastgelegd in een bijlage bij de financiële uitgangspunten. Het grensbedrag waarboven investeringen worden geactiveerd bedraagt € 5.000. Vlottende activa De vlottende activa bestaan uit vorderingen, transitoria en liquide middelen. Deze worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Eigen vermogen De algemene reserve en de bestemmingsreserves zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Langlopende schulden Ter financiering van de overname van de boekwaardes van 9 brandweerpanden en van het brandweermaterieel van de gemeentes moeten door de Veiligheidsregio IJsselland leningen worden aangetrokken. De waardering hiervan is tegen de nominale waarde minus aflossingen. Kortlopende schulden De waardering van de kortlopende schulden is tegen de nominale waarde. 3. Cijfermatige toelichting activa VASTE ACTIVA Materiële vaste activa huisvesting Circa 57% van de materiële vaste activa wordt gevormd door de huisvesting. Hierbij gaat het om 9 brandweerpanden, die tijdelijk in eigendom worden genomen om de btw-herziening van enkele miljoenen euro’s te voorkomen. Materiële vaste activa brandweermaterieel De materiële activa zijn overgenomen voor de boekwaarde zoals deze per 31-12-2013 was opgenomen in de activa van de 11 gemeenten (staat C). Deze boekwaarde bedraagt per 01-01-2014 € 16,0 miljoen, inclusief het materieel van de bestaande Veiligheidsregio een boekwaarde van € 17,6 miljoen. De totale omvang van de boekwaardes van al het brandweermaterieel bedraagt ultimo 2014 € 20,6 miljoen. In bijlage 2 bij deze begroting is in totaal het meerjarig verloop van de materiële vaste activa weergegeven. Voornoemde bijlage is gebaseerd op gedetailleerde specificaties, die bij team Financiën ter beschikking zijn. VLOTTENDE ACTIVA Vorderingen en overlopende activa Hierbij gaat het om vorderingen op publiek- en privaatrechtelijke lichamen, vooruitbetaalde bedragen en overige vorderingen. Het ultimo 2015 in de meerjarenbalans opgenomen bedrag van € 930.000 is gebaseerd op het gemiddelde van de historische gegevens van de laatste drie jaar. Voor de jaren na 2015 wordt ervan uitgegaan, dat de omvang hiervan ongewijzigd zal blijven. Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen vormt de sluitpost van de geprognotiseerde balans. Het betreft de optelsom van het ultimo 2015 verwachte tegoed op de bankrekening en het op dat tijdstip in de organisatie aanwezige kasgeld.
Pagina 30
4. Toelichting passiva EIGEN VERMOGEN Algemene reserve Voor de organisatie heeft het eigen vermogen enerzijds een “financieringsfunctie” van de materiële vaste activa en anderzijds een “bufferfunctie” voor incidentele tekorten en bedrijfsrisico’s. De algemene reserve is het deel van het vermogen, waarop geen specifiek door het Algemeen Bestuur aangegeven bestemming rust. In de jaarrekening 2012 van de Veiligheidsregio IJsselland was de omvang van de algemene reserve € 156.565, in 2013 werd conform de voorjaarsnota 2012 de incidenteel beschikbare BDUR-ruimte van € 223.500 aan de reserve toegevoegd. In deze meerjarenbalans wordt ervan uitgegaan, dat de algemene reserve in de jaren tot en met 2018 geen wijziging zal ondergaan. Voor een toelichting op uitgangspunten voor de bepaling van de omvang van de algemene reserve wordt verwezen naar hetgeen hierover elders in deze begroting is opgenomen in de paragraaf over “Weerstandsvermogen”. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves worden gevormd om aan reeds aangegane- en toekomstige verplichtingen te kunnen voldoen. Het totaal van de bestemmingsreserves per 31 december 2015 zal naar verwachting € 895.000 bedragen. Voor de bestemmingsreserve ontwikkeling Veiligheidsregio is uitgegaan van de verwachte stand van per 31 december 2014. Rekening houdende met alle toevoegingen en alle onttrekkingen, die zijn vermeld in de begroting of wijzigingen over 2013 en 2014 resulteert dit in een reserve van € 117.000 op 31 december 2014. Eind 2012 is van het Rijk een incidentele bijdrage ontvangen van € 400.000. De besteding hiervan is niet vrijblijvend. Het Rijk heeft aangegeven, dat dit geld dient te worden ingezet ter dekking van de kosten die de transitie van de meldkamers met zich meebrengt. In deze begroting is dit vertaald door hiervoor een afzonderlijke bestemmingsreserve transitie meldkamers te benoemen. Aangezien het tijdstip en de wijze waarop voornoemd bedrag zal worden besteed nog onbekend is, is dit bedrag meerjarig tot en met 2018 als reservering blijven staan. Met ingang van 2014 is een egalisatiereserve gevormd voor de kapitaallasten. In de begroting (en dus ook in de gemeentelijke bijdrage) wordt rekening gehouden met de gemiddelde kapitaallasten. De werkelijke kapitaallasten fluctueren echter jaarlijks. Deze jaarlijkse fluctuaties worden gedempt via deze egalisatiereserve. Het saldo van deze reserve loopt de komende jaren eerst op maar neemt op termijn weer af. Ultimo 2015 een geraamde bestemmingsreserve egalisatie kapitaallasten van € 378.000. Langlopende schulden De overname van 9 brandweerpanden (per 1-1-2014 € 28.900.705) en de overname van het brandweermaterieel (per 1-1-2014 € 15.956.634) maakt het voor de Veiligheidsregio IJsselland noodzakelijk leningen af te sluiten, teneinde deze overname te kunnen financieren. Een gedeelte (€ 3.280.000) kan volgens de geldende kasgeldlimiet worden gefinancierd met kortlopende leningen. Voor het resterende deel zullen langlopende leningen moeten worden afgesloten. Voor de tijdelijke overname van de brandweerkazernes is per 1 januari in totaal € 28,9 miljoen geleend van de betreffende gemeenten. Bij het aantrekken van deze leningen voor de huisvesting is de looptijden van de lening per kazerne aangesloten op de resterende herzieningstermijn (herzieningstermijn is maximaal 10 jaar). Voor o.a. de overname van het brandweermaterieel worden in de loop van 2014 langlopende leningen aangetrokken (totaal maximaal ± € 14 miljoen). Bij het aantrekken wordt met de kasgeldlimiet en de renterisiconorm rekening gehouden. Bij het aantrekken van leningen wordt gebruik gemaakt van de deskundigheid van de treasurer van de gemeente Zwolle.
Pagina 31
Kortlopende schulden Zoals hiervoor bij langlopende schulden is vermeld wordt, overeenkomstig de kasgeldlimiet, een deel van de materiële vaste activa gefinancierd met kortlopende leningen (€ 3.280.000). In deze meerjarenbalans is ervan uitgegaan, dat deze kortlopende financiering in de komende jaren tot en met 2018 ongewijzigd zal blijven. Daarnaast zijn er overige kortlopende schulden. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan verschuldigde bedragen aan crediteuren, transitoria en overige overlopende posten, die zich per balansdatum voordoen. Deze laatste categorie kortlopende schulden zijn bepaald op basis van het gemiddelde van historische gegevens.
Pagina 32
Paragraaf 1: Risico’s en weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van de Veiligheidsregio IJsselland bestaat uit de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen maatregelen in de vorm van voorzieningen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie van de Veiligheidsregio IJsselland. Onder weerstandscapaciteit verstaan we de middelen en mogelijkheden waarover de Veiligheidsregio IJsselland beschikt om niet geraamde kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van het takenpakket. In deze paragraaf gaan wij in op de risico’s en de beschikbare en gewenste weerstandscapaciteit. Risico’s en onzekerheden Nog geen systematische risicoanalyse uitgevoerd Van de 11 gemeenten en de voormalige Veiligheidsregio is maar door een beperkt aantal een financiële risicoanalyse uitgevoerd. In de beschikbare risicoanalyses zijn geen noemenswaardige risico’s beschreven voor de Brandweer. Daarom is het niet mogelijk om voor de begroting 2015 de risico’s te kwantificeren. Het voorstel is om, nadat de Veiligheidsregio IJsselland in nieuwe vorm enkele jaren heeft gefunctioneerd, een systematische risicoanalyse uit voeren. Samenvoeging meldkamers Voor Veiligheidsregio IJsselland brengt dit in de komende jaren inhoudelijke, financiële en personele vraagstukken mee in verband met: de samenwerking met de landelijke projectorganisatie LMO. de samenstelling van een nulmeting, een financieel overdrachtsdocument, een businesscase per nieuwe meldkamerlocatie, een overeenkomst per nieuwe meldkamerlocatie. het oplossen van eventuele financiële consequenties voor de veiligheidsregio de positie en rechtspositie van de medewerkers van de meldkamer brandweer. de vraag of een regionale opschalingsruimte in IJsselland nodig is. Het transitieakkoord bevat afspraken daarover voor regio’s zonder eigen meldkamer. de vraag welke voorzieningen nodig zijn voor de brandweer indien de LMO bepaalde diensten niet meer gaat leveren of in verband met landelijke standaardisering in de LMO. Witte meldkamer De positionering en inrichting van de witte meldkamer(s) in de LMO is van grote invloed op de aansturing en opschaling van de witte kolom. Binnen Oost Nederland zullen de GHOR-regio’s en ambulancediensten gezamenlijk moeten zorgdragen voor aansluiting en borging van gezondheidszorgprocessen binnen deze meldkamer. De personele capaciteit en financiële gevolgen zijn momenteel niet te overzien. Landelijke bezuinigingen / Gemeenteraadsverkiezingen De economische recessie heeft ook zijn weerslag op de gemeenten en dus op de Veiligheidsregio. In het afgelopen jaar heeft het kabinet al substantieel bezuinigd en de verwachting is dat het einde nog niet in zicht is. De herschikking van rijksbeleid gaat in de huidige situatie veelal gepaard met onvoldoende herschikking van middelen. De herijking van het gemeentefonds kan gevolgen hebben. Het is niet uit te sluiten dat de Veiligheidsregio de komende jaren weer met aanvullende bezuinigingen zal worden geconfronteerd. Naast het feit dat bezuinigingen gevolgen zullen hebben voor het veiligheidsniveau heeft dit ook gevolgen voor de personeelsformatie en de omvang van de boventalligheid. Immers het grootste deel van de uitgaven van de Veiligheidsregio bestaan uit personele lasten. Dit maakt de noodzaak voor deugdelijk flankerend beleid des te groter.
Pagina 33
Regionaal brandmeldsysteem Bij de samenvoeging van de meldkamers in 2017 zal ook nagedacht moeten worden over de samenwerking op het gebied van het openbaar meldsysteem met de vijf regio’s in Gelderland en Overijssel. Het is wenselijk hiervoor een gezamenlijk project op te starten in 2015. RUD’s Een belangrijke ontwikkeling is de vorming van de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s) en de manier waarop Veiligheidsregio IJsselland zal gaan samenwerken met het bevoegd gezag en RUD’s. De RUD’s zijn netwerkconstructies die de uitvoering van VROM-taken van provincie, waterschap en gemeenten gaan verzorgen. Er is er sprake van een goede samenwerking tussen de clusters BWIJ, BWAO en BAW met de RUD. De organisatorische en financiële gevolgen van deze ontwikkeling zijn nog niet te overzien. Financiële effecten besluiten Veiligheidsberaad Een algemeen voorbeeld van een financieel risico vormen de besluiten van het Veiligheidsberaad. De voorzitters van de Veiligheidsregio’s vormen het Veiligheidsberaad. Landelijk worden gezamenlijke kwaliteitsafspraken en convenanten gemaakt. De gevolgen van deze afspraken zijn dat Veiligheidsregio IJsselland deze afspraken in de regio moet uitvoeren. Hieruit kunnen niet geraamde financiële effecten voortvloeien. Invoering werkkostenregeling per 1-1-2015 Per 1-1-2015 wordt de werkkostenregeling uitgevoerd. De oorspronkelijke invoeringsdatum is met één jaar naar achteren verschoven. De mogelijke financiële effecten in relatie tot het vastgestelde Sociaal Plan moeten nog in beeld worden gebracht. Onzekerheden in de 0-metingen De begroting 2015 is voor een belangrijk deel gebaseerd op de financiële 0-metingen uitgevoerd bij de gemeenten en de Veiligheidsregio. Van een groot deel van de kosten is de onderbouwing inzichtelijk zoals de huisvestings-, materieel- en personeelskosten. Het is echter nog ondoenlijk om voor alle overige kostenposten inzicht te krijgen in de onderbouwing. Door vanaf 2014 alle kosten zuiver te gaan boeken zal er een reëel zicht op de kostenindeling gaan ontstaan. De nieuw organisatie zal haar historie in de kosten de eerstkomende jaren moeten opbouwen. Daarom is de begroting 2015 voor een groot deel hetzelfde als de begroting 2014, deze was voor een belangrijk deel gebaseerd op de financiële 0-metingen bij de gemeenten. Mochten zich nog onverwachte ontwikkelingen voordoen dan kan dit financiële consequenties hebben, positief maar ook negatief.
Pagina 34
Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit van Veiligheidsregio IJsselland bestaat uit de (bestemming)reserves voor zover daar vrij over kan worden beschikt en de post onvoorzien. De algemene reserve behoort tot de weerstandscapaciteit van Veiligheidsregio IJsselland. De stand van de algemene reserve per 1 januari 2014 bedraagt € 380.000. In de begroting is een post voor incidentele onvoorziene uitgaven opgenomen. In de begroting 2015 wordt hiervoor een bedrag van € 78.000 geraamd. In totaal bedraagt de beschikbare weerstandscapaciteit in 2014 € 458.000. Er is geen algemene norm te stellen voor een algemene eenduidige relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s. Aangezien de risico’s niet altijd kwantificeerbaar zijn, is het lastig een minimumnorm voor de noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit te bepalen. In het verleden is dit aspect door de Veiligheidsregio wel onderzocht. De conclusie uit het onderzoek was dat geen oordeel kon worden gegeven over de benodigde omvang van het weerstandsvermogen. Wel kan nu worden geconcludeerd dat de risico’s die destijds zijn geschetst structurele financiële gevolgen kunnen hebben terwijl de beschikbare weerstandscapaciteit alleen uit incidentele middelen bestaat. Dit betekent dat bij een calamiteit met een structureel financieel effect de financiële gevolgen slechts voor een beperkte periode kunnen worden gedekt. In die periode zal een structurele oplossing moeten worden gevonden. De weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen dienen idealiter zodanig van omvang te zijn dat de Veiligheidsregio IJsselland over voldoende middelen en mogelijkheden beschikt om niet begrote kosten, die onverwacht en substantieel zijn, te dekken zonder dat dit: ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken; dwingt tot compensatie door deelnemende gemeenten; en/of dwingt tot bezuinigingen die een negatieve invloed hebben op het dienstverleningsniveau van de Veiligheidsregio IJsselland. Als richtlijn voor de omvang van de algemene reserve wordt een percentage van 2,5% van de totale begrote lasten voor de Veiligheidsregio IJsselland inclusief de geregionaliseerde brandweer gehanteerd (€ 1.000.000) met een ondergrens van 1% (€ 400.000). Dit percentage is afgeleid van percentages gehanteerd door andere Veiligheidsregio’s en gemeenten in Nederland. Indien de algemene reserve onder de ondergrens zakt wordt dit door de deelnemende gemeenten aangevuld naar rato van de relatieve financiële bijdrage. Indien de grens van 2,5% (€ 1.000.000) wordt bereikt wordt het surplus verdeeld over de deelnemende gemeenten op basis van hun relatieve financiële bijdrage tenzij het Algemeen Bestuur op basis van een geactualiseerde risico-inschatting op dat moment anders besluit. Voor 2015 wordt vooralsnog geen aanvullende incidentele bijdrage van de gemeenten gevraagd om de algemene reserve op het minimumniveau te brengen. De Veiligheidsregio IJsselland inclusief de geregionaliseerde brandweer probeert via het resultaat de gewenste omvang van de algemene reserve te realiseren. Bij de jaarrekening 2014 en 2015 wordt gekeken of dit een realistisch uitgangspunt is. Dit uitgangspunt betekent wel dat het weerstandsvermogen bij de start van de nieuwe organisatie beperkt is met alle risico’s van dien.
Pagina 35
Paragraaf 2: Bedrijfsvoering Beleidskader De Dagelijkse Besturen van Veiligheidsregio IJsselland en GGD IJsselland hebben in juni 2013 besloten om de ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoering voor beide organisaties onder te brengen in één nieuwe organisatie-eenheid, die onderdeel wordt van Veiligheidsregio IJsselland. Met ingang van 1 januari 2014 heeft de opbouw plaatsgevonden van een (ver)nieuw(d)e eenheid Bedrijfsvoering voor Veiligheidsregio en GGD. Deze eenheid Bedrijfsvoering is gebaseerd op het door het bestuur van de VR vastgestelde organisatie- en formatieplan. Dit plan beschrijft de ambities, organisatieonderdelen, taken, formatie en het financiële kader. In het jaar 2014 was de bouwopgave groot, aangezien er met de bundeling van bedrijfsvoeringtaken voor de huidige GGD/VR, voor de elf brandweerkorpsen en voor Carinova en Icare een forse werkbelasting wordt samengebracht binnen de nieuwe eenheid Bedrijfsvoering. Dat jaar vormde mede daarom een overgangsjaar vooruitlopend op de definitieve inrichting van de bedrijfsvoeringorganisatie met ingang van 1 januari 2015. Het jaar 2014 stond dan ook vooral in het teken van het opbouwen van het fundament van de bedrijfsvoering, het beschrijven van werkprocessen, het slim organiseren, het stroomlijnen van de vragen en het gericht implementeren van verbetertrajecten. Dit betekende voor het overgangsjaar in organisatorische zin het volgende: 1. Het vooralsnog in eigen huis organiseren van de bedrijfsvoering, daar waar mogelijk door flexibele invulling en het gefaseerd uitbesteden van taken in samenwerking met (alliantie)partners. 2. Gefaseerde plaatsing van medewerkers. 3. Het op projectbasis invulling geven aan verbeter- en ontwikkelacties. Dit door tijdelijke invulling van de vacatureruimte die ontstond na de plaatsingsprocedure. 4. Prioriteitstelling van het op orde brengen van cruciale bedrijfsvoeringprocessen. Op deze wijze is er in 2014 vooral voor gezorgd dat de continuïteit van de dienstverlening vanuit de eenheid Bedrijfsvoering voor zowel de VR als de GGD werd gegarandeerd. Wat willen we bereiken? 1. In 2015 is het de ambitie om verder te groeien naar een stabiele organisatie. Dit betekent dat na het op orde brengen van het fundament, de basisrollen en systemen, de uitvoering van het werk, de doorontwikkeling gaat plaatsvinden naar meer planmatig werken door het eigen werk dusdanig te organiseren dat de resultaten worden gehaald binnen de gestelde tijd en met aanwezige middelen. Dit vereist ook dat werkwijzen regelmatig worden geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Blijvend ontwikkelen, ‘lerende organisatie’, en het ‘in control zijn’ vormen hierbij belangrijke kernbegrippen. 2. ‘Slim organiseren’ door gebruik te maken van c.q. aan te sluiten bij de reeds opgebouwde capaciteiten en ervaringen. Een compacte, flexibele en proces gestuurde eenheid die transparant is, gericht samenwerking zoekt binnen en buiten de organisatie en het management ontzorgt op de bekende PIOFAH-taken en ondersteunt bij de juiste informatievoorziening. Niet voorop loopt als het gaat om ontwikkeling en innovatie, maar deze wel op de voet volgt en waar nodig integreert in het werk. 3. Wisselwerking tussen management en bedrijfsvoering. Het succes van de eenheid staat of valt met deze wisselwerking De ontwikkeling van de eenheid vraagt inzet van beide partijen, waarbij heldere afspraken, het nakomen van deze afspraken, het managen van verwachtingen én het elkaar aanspreken op afspraken essentiële elementen vormen en bijzondere aandacht verdienen als het gaat om onze ‘cultuur’.
Pagina 36
4. Gezamenlijk gedeeld vertrouwen. Dit is een kernbegrip. Het opbouwen van een nieuwe eenheid gaat gepaard met opstartproblemen en eerste hobbels. Vanuit een gedeeld vertrouwen zal gezamenlijk verder moeten worden gewerkt aan de opbouw van de eenheid door regelmatig af te stemmen, vallen en opstaan en blijvend streven naar verbetering. Wat gaat het kosten? Het beschikbare financieel kader voor de eenheid Bedrijfsvoering is gebaseerd op de beschikbare middelen uit de begrotingen van 2014 voor VR en GGD. Voor de samenwerking met betrekking tot de bedrijfsvoering tussen GGD en VR is een overeenkomst “kosten voor gemene rekening” gesloten. Kern van de “gemene rekening” is dat geen BTW verrekend behoefte te worden en dat de financiële risico’s op basis van de gehanteerde verdeelsleutel gedeeld moeten worden over de deelnemende partijen. De verdeelsleutel tussen VR en GGD is voor 2014 vastgesteld op 56 om 44 procent. De Gemene Rekening wordt alleen gebruikt indien er sprake is van gezamenlijke kosten voor de bedrijfsvoering van VR en GGD. Zo veel mogelijk bedrijfsvoeringbudgetten worden specifiek toegewezen aan de GGD en de VR. De bedragen die via de gemene rekening lopen worden derhalve zoveel als mogelijk beperkt.
Pagina 37
Paragraaf 3: Verbonden partijen In deze paragraaf geven wij inzicht in ‘derde rechtspersonen’ waarmee Veiligheidsregio IJsselland een bestuurlijke en financiële band heeft. Deze band is er door participatie in een vennootschap of deelneming in een stichting. Met een bestuurlijk belang bedoelen we een zetel in het bestuur van een deelneming of stemrecht. Met een financieel belang bedoelen wij dat de Veiligheidsregio IJsselland middelen ter beschikking heeft gesteld en die zal verliezen bij faillissement van de verbonden partij en/of als financiële problemen bij de verbonden partij op de Veiligheidsregio IJsselland kunnen worden verhaald. Van een financieel belang is ook sprake als de Veiligheidsregio IJsselland bij liquidatie van een derde rechtspersoon middelen uitgekeerd kan krijgen. 1. Stichting Brandweeropleidingen Gelderland Overijssel (Stichting BOGO) gevestigd te Zwolle, Postbus 1523. Doelstelling: Het bevorderen van de opleiding, oefening en training brandweer. Hieronder vallen geen commerciële en marktgerichte activiteiten. Bestuurlijk en financieel belang: Het Algemeen Bestuur van de stichting bestaat uit 16 leden. Het stichtingsbestuur benoemt de bestuursleden. Veiligheidsregio IJsselland heeft 2 leden in het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit 6 leden van het algemeen bestuur. Na liquidatie van de stichting komt het aanwezig batig saldo ter beschikking van de deelnemende samenwerkingsverbanden. Mate van beïnvloedbaarheid in bedrijfsvoering: Een beperkte mate van beïnvloedbaarheid in de bedrijfsvoering is mogelijk via de 2 leden in het algemeen bestuur en de bestuurlijke afvaardiging in het dagelijks bestuur. 2. Meldkamer Oost Nederland Doelstelling: Per 1 oktober 2010 is de gemeenschappelijke regeling meldkamer Oost Nederland van kracht. De meldkamer is gevestigd in Apeldoorn en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling is gevestigd in Zwolle. De meldkamer is belast met het ontvangen, registreren en beoordelen van alle acute hulpvragen ten behoeve van de brandweer, de geneeskundige hulpverlening, het ambulancevervoer en de politie, het bieden van een adequaat hulpaanbod en het begeleiden en coördineren van de hulpdiensten. Bestuurlijk en financieel belang: Het bestuur van Veiligheidsregio IJsselland is verantwoordelijk voor de multidisciplinaire meldkamer en de alarmcentrale van de brandweer. Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Meldkamer Oost Nederland voert het beheer van de meldkamerfaciliteiten. De kosten voor de exploitatie worden op basis van een begroting (en nacalculatie) gedeclareerd bij de Veiligheidsregio IJsselland. Mate van beïnvloedbaarheid in bedrijfsvoering: Het bestuur van de Veiligheidsregio IJsselland heeft volgens artikel 35 van de Wet Veiligheidsregio’s de beschikking over een gemeenschappelijke meldkamer die is ingesteld en in stand wordt gehouden door het bestuur ten behoeve van de brandweertaak, de geneeskundige hulpverlening, het ambulancevervoer en de politietaak. Met dien verstande dat de Nationale Politie zorg draagt voor het in stand houden van de meldkamer politie, als onderdeel van de meldkamer en de vergunninghouder van de ambulancezorg voor de ambulancezorg.
Pagina 38
Paragraaf 4: Financiering Inleiding De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) bepaalt dat een financieringsparagraaf in de begroting wordt opgenomen. Ook is vastgelegd welke informatie de financieringsparagraaf dient te bevatten. Dit zijn de: kasgeldlimiet; renterisiconorm; liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte; rentevisie; rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie. Treasurystatuut De Veiligheidsregio heeft in december 2013 een treasurystatuut vastgelegd. In dit treasurystatuut is een aantal zaken gedetailleerd uitgewerkt voor (rente)risicobeheer, koersrisicobeheer en kredietrisicobeheer en hiervoor is een door gemeenten en andere Veiligheidsregio’s gehanteerd format gebruikt. Enkele belangrijke zaken die zijn vastgelegd betreffen: het gebruik van derivaten dat niet meer is toegestaan, de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van de verschillende functies. Het kabinet heeft besloten dat alle decentrale overheden vanaf 1 januari 2014 gaan schatkistbankieren, waaronder ook de gemeenschappelijke regelingen. Dit geldt ook voor de Veiligheidsregio. Berekening kasgeldlimiet en bepaling financieringspositie 2015 De kasgeldlimiet voor gemeenschappelijke regelingen bedraagt 8,2%. Het gaat bij de kasgeldlimiet om het beperken van renterisico's op de korte schuld (korter dan 1 jaar). Korte schuld is bedoeld voor het financieren van lopende uitgaven. Daarom wordt de kasgeldlimiet gekoppeld aan het begrotingstotaal, dat wil zeggen de totale lasten van de begroting inclusief tegelijkertijd met de begroting vastgestelde begrotingswijzigingen. In de praktijk is dat de begroting zoals die naar de toezichthouder wordt gezonden. Als, naar het oordeel van de toezichthouder, de begroting doelbewust is opgeblazen, dan kan de toezichthouder maatregelen nemen om het totaal corrigeren. De kasgeldlimiet voor de Veiligheidsregio IJsselland bedraagt 0,082 * € 40.000.000 = € 3.280.000. Tot aan deze limiet kan kort (looptijd < 1 jaar) worden geleend. De informatie over de kasgeldlimiet wordt opgenomen in de begroting en het jaarverslag. De verplichte kwartaalopgaven komen daarmee te vervallen. Voor de interne bedrijfsvoering blijven de kwartaalrapportages van belang om overschrijdingen tijdig te signaleren. Als in twee achtereenvolgende kwartalen de kasgeldlimiet wordt overschreden, moet de toezichthouder (provincie) hiervan op de hoogte worden gesteld. Er wordt dan een plan opgesteld waarin uiteen wordt gezet hoe in de toekomst aan de kasgeldlimiet zal worden voldaan. Renterisiconorm Door berekening van de renterisiconorm verkrijgen wij inzicht in de omvang van de schuld waarover in enig jaar renterisico’s worden gelopen. Omdat Veiligheidsregio IJsselland tot 2014 geen vaste geldleningen heeft, was dit onderdeel voorheen niet verder uitgewerkt. De renterisiconorm is gebaseerd op het begrotingstotaal. Het Rijk heeft regels gesteld aan hoe gemeenten en provincies hun geld en kapitaal beheren. Die regels staan in de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Hoeveel geld gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen mogen lenen (herfinancieren), is afhankelijk van de hoogte van de begroting. De kasgeldlimiet bepaalt hoeveel geld mag worden geleend voor een periode van maximaal 1 jaar. De renterisiconorm schrijft voor hoeveel maximaal geleend (herfinanciering) mag worden voor een periode langer dan één jaar.
Pagina 39
Door de samenhang tussen beide normen, zijn gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden gedwongen naar een evenwichtige opbouw van hun leningenportefeuille te zoeken. De doelstelling achter deze renterisiconorm is dat gemeenten hun leningenportefeuille zo moeten spreiden, dat de te lopen renterisico’s gelijkmatig over de jaren worden gespreid. Om dat te kunnen realiseren, zullen zij een goede meerjarige liquiditeitenprognose moeten opstellen en deze periodiek moeten actualiseren. De renterisiconorm bedraagt 20% van het begrotingstotaal. De jaarlijkse aflossing mag maximaal 20% van het begrotingstotaal zijn. Voor de Veiligheidsregio IJsselland gaat het om € 8 miljoen. Praktisch betekent dit dat de Veiligheidsregio veel vrijheid heeft in het aantrekken van leningen met een looptijd langer dan 1 jaar en dat we langlopende lening moet splitsen in verschillende looptijden. Liquiditeitsplanning en financieringsbehoefte Door de toename van materieel en kapitaalgoederen en de tijdelijke overname van een deel van de jonge brandweerkazernes en –posten heeft de nieuwe Veiligheidsregio IJsselland een financieringsbehoefte. Dit leidt tot omvangrijke uitgaande kasstromen waardoor het aantrekken van leningen noodzakelijk was/is. Voor de tijdelijke overname van de brandweerkazernes is per 1 januari in totaal € 28,9 miljoen geleend van verschillende gemeenten. Bij het aantrekken van deze leningen voor de huisvesting is de looptijden van de lening per gebouw aangesloten op de resterende herzieningstermijn (herzieningstermijn is maximaal 10 jaar). Voor o.a. de overname van het materieel wordt mogelijk na de zomer van 2014 twee langlopende lening aangetrokken (max ± € 14 miljoen). Bij het aantrekken wordt met de kasgeldlimiet en de renterisiconorm rekening gehouden. Bij het aantrekken van leningen wordt advies ingewonnen van de treasurer van de gemeente Zwolle. De organisatie probeert zoveel mogelijk met kort geld te financieren. Door adequaat de renteontwikkelingen te blijven volgen kan optimaal gebruik worden gemaakt van de huidige lage rentepercentages. Rentevisie Ook in de begroting 2015 gaan wij uit van 4,5% rente voor bestaand en nieuw aan te trekken materieel en 3,5% voor het tijdelijk overnemen van een aantal gebouwen. Wanneer tegen lagere percentages leningen aangetrokken kunnen worden dan begroot, zal dit tot lagere rente- en kapitaallasten leiden voor de Veiligheidsregio IJsselland. Dit zijn incidentele voordelen en via de tussentijdse bestuursrapportages zullen voorstellen volgen over de verwerking van deze voordelen. In 2014 en 2015 zullen we verdere ervaringscijfers moeten verkrijgen voor onze treasuryfunctie. Ook zullen we in deze periode de gehanteerde percentages opnieuw beoordelen en mogelijke structurele voordelen meenemen bij de invulling van de bezuinigingsopdracht. Over de reserves en voorzieningen wordt geen rente berekend. Voor het meerjarenperspectief hanteren we ook de rentepercentages van 3,5% en 4,5%. Rentekosten en opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie De opbrengst uit de financieringsfunctie is de creditrente in rekeningcourant (schatkistbankieren). Op begrotingsbasis beschouwen we de ontvangen rente (geringe) als incidentele inkomsten. Financieringsportefeuille Ten tijde van het opstellen van deze begroting is de gehele leningenportefeuille nog niet bekend. Voor het tijdelijk overnemen van gebouwen is € 28,9 miljoen aan financiering aangetrokken via de betreffende gemeenten. Voor de overname en financiering van het Brandweermaterieel wordt in de loop van 2014 voor een deel langlopende financiering (max. ± € 14 miljoen) aangetrokken.
Pagina 40
BIJLAGE 1: Technische uitgangspunten begroting Bij het opstellen van de begroting 2015 worden financieel technische uitgangspunten gehanteerd met betrekking tot het indexeren van prijzen en lonen en het te hanteren rentepercentage. Voor de Veiligheidsregio IJsselland worden de technische uitgangspunten voor de begroting afgeleid van de begrotingsuitgangspunten die door de gemeente Zwolle worden gehanteerd. Dit volgens de door het Algemeen Bestuur, op 19 juni 2013, vastgestelde financiële uitgangspunten en kaders Veiligheidsregio IJsselland (punt 45). Nieuw beleid Effecten van beleidsintensiveringen en/of nieuw beleid worden opgevangen binnen het bestaande financiële kader. De gemeentelijke bijdrage aan de Veiligheidsregio neemt hiervoor niet toe. Diensten van derden en materiële kosten (bestaand beleid) Voor het indexeren van de diensten van derden en materiële kosten wordt de prijsindex voor het Bruto Binnenlands Product (BBP) gehanteerd. De reden voor gemeente Zwolle om destijds in 2007 deze index te hanteren was omdat deze aansloot op de prijsmutatie in het gemeentefonds (inmiddels wordt voor het gemeentefonds de prijsindex voor de Nationale bestedingen gehanteerd). Deze index wordt nu nog gehanteerd, omdat het voorlopig de laagste (en daarmee soberste) index is die door overheidsinstellingen wordt gebruikt. Hieronder de gehanteerde percentages in de eerdere begroting en de werkelijke stijgingen. Begroting 2013 2014 Totaal
Begroot 1,5% 1,5% 3%
Werkelijk 1,75% * nnb nnb
Ruimte -0,25% nnb nnb
* Op basis van de decemberraming (2013) van het centraal planbureau wordt een prijsindex BBP 2013 berekend van 1,75%. Voorgesteld wordt de prijsstijging voor diensten en leveringen door derden vast te stellen op een maximum van 0,75%, indien indexering noodzakelijk is. Hetzelfde percentage wordt ook gehanteerd voor de inkomsten. Personeelslasten (bestaand beleid) Op dit moment is er geen geldige cao die houvast biedt voor de salarisontwikkelingen. De laatste cao gemeenten liep af op 1 januari 2013. Het cao overleg ligt stil. Met name op het gebied van (structurele) loonsverhoging liggen de standpunten van werkgevers en vakbonden uit elkaar. Afhankelijk van de uitkomsten van het cao overleg kunnen de werkelijke salarisontwikkelingen afwijken van de gehanteerde percentages in de begrotingen. Er kan ook nog een eenmalige nabetaling plaatsvinden over 2013. Hieronder de gehanteerde percentages in de eerdere begroting en de werkelijke stijgingen. Begroting 2013 2014 Totaal
Begroot (loon + sociale lasten stijging) 1% 1,75% 2,75%
Werkelijk (loon + sociale lasten stijging) 0,8% -0,1% 0,7%
Ruimte 0,2% 1,85% 2,05%
Verwacht wordt dat de structurele ruimte binnen de bestaande begroting voldoende is voor dekking van het financiële risico uit de cao onderhandelingen (loonstijging).
Pagina 41
Voor 2015 gaat de gemeente Zwolle uit van een loonsomontwikkeling van 2%, voorgesteld wordt dit ook te hanteren voor de Veiligheidsregio. De verwachting is dat er sprake zal zijn van een gematigde salarisontwikkeling gebaseerd op een verwachte inflatie van 1,5% en een voorzichtig optimisme over de economische ontwikkeling. Voor de ontwikkeling van de sociale lasten wordt een percentage van 0,5% voorgesteld. Mochten de werkelijke stijgingen van de personele lasten lager/hoger zijn dan begroot, wordt dit via een nacalculatie verrekend met de gemeenten. Meerjarig wordt in de begroting geen indexering toegepast. Rentepercentages (bestaand beleid) Voorgesteld wordt voor de huisvesting evenals over 2014 uit te gaan van een rentepercentage met 3,5%. Voor de overige activa wordt voorgesteld rekening te houden met een rentepercentage van 4,5%. Dit sluit aan bij het percentage dat de gemeenten gemiddeld hanteren in de begroting 2012 en is gelijk aan het percentage uit de financiële 0-meting en begroting 2014. De werkelijke rentepercentages waar tegen geleend wordt, zijn op dit moment lager. Dit levert een structureel en incidenteel voordeel op. Het structureel voordeel wordt betrokken bij de nog in te vullen bezuinigingstaakstelling (oplopend tot € 1,1 miljoen). Over de eventuele incidentele rentevoordelen wordt gerapporteerd in de tussentijdse rapportage of de jaarrekening.
Pagina 42
BIJLAGE 2: Materiële vaste activa
MATERIËLE VASTE ACTIVA VEILIGHEIDSREGIO IJSSELLAND bedragen x € 1.000
Onderdeel
Jaarrekening 2013
Prognose Begroting 2014
2015
Meerjarenraming 2016
2017
2018
Boekwaarde beginstand Veiligheidsregio HUISVESTING Regionaal brandweermaterieel Totaal boekwaarde beginstand
0
0
28.059
27.218
22.753
10.123
897 897
1.634 1.634
20.626 48.685
20.656 47.874
19.720 42.473
19.349 29.472
28.901
0
0
0
0
21.570 50.471
3.032 3.032
2.218 2.218
2.728 2.728
2.677 2.677
Investeringen Veiligheidsregio HUISVESTING Regionaal brandweermaterieel Totaal investeringen
923 923
Afschrijvingen Veiligheidsregio HUISVESTING Regionaal brandweermaterieel Totaal afschrijvingen
0
842
841
707
297
297
186 186
2.578 3.420
3.002 3.843
3.154 3.861
3.099 3.396
3.169 3.466
Desinvesteringen Veiligheidsregio HUISVESTING
0
0
0
3.758
12.333
0
Regionaal brandweermaterieel Totaal desinvestingen
0 0
0 0
0 0
0 3.758
0 12.333
0 0
Boekwaarde eindstand Veiligheidsregio HUISVESTING Regionaal brandweermaterieel Totaal boekwaarde eindstand
0
28.059
27.218
22.753
10.123
9.826
1.634 1.634
20.626 48.685
20.656 47.874
19.720 42.473
19.349 29.472
18.857 28.683
Pagina 43
BIJLAGE 3: Onderhoud en huisvesting materieel Met uitzondering van de gebouwen die jonger zijn dan 10 jaar wordt de huisvesting gehuurd van de 11 gemeenten. De huurprijs wordt gebaseerd op de kostprijs voor de gemeenten. Op basis van de begrotingen van de gemeenten zijn de volledige huisvestingkosten in beeld gebracht inclusief de kosten voor groot onderhoud. Het groot onderhoud voor alle brandweerkazernes wordt uitgevoerd door de gemeentelijke vastgoedonderdelen. De kosten van dit groot onderhoud zijn in de 0-meting in beeld gebracht en maken naast de gemiddelde kapitaallasten deel uit van de huurprijzen. Bij de 9 brandweerkazernes die vanaf 2014 in eigendom zijn van de Veiligheidsregio IJsselland wordt het gemiddelde bedrag van het meerjarig groot onderhoudsplan gehanteerd als vergoeding aan de gemeente. Het onderhoud van het materieel is steeds uitgevoerd door de gemeenten. In de nieuwe organisatie is de cluster Beheer & Techniek belast met het onderhoud aan het materieel. In de volgende begroting, zal meer aandacht worden besteed aan het beleid ten aanzien van het onderhoud van het materieel.
Pagina 44
BIJLAGE 4: Brandweerkazernes in eigendom (i.v.m. btw-herziening) Veiligheidsregio IJsselland Brandw eerhuisvesting (tijdelijke overnam e i.v.m . btw -herziening) nr.
om schrijving activa huisvesting
afschrijvingsinvesteringsterm ijn (in jaar jaren)
Aankoopbedrag (boekw aarde 1-1-2014)
1 Nieuw leusen, Westeinde 19B (50% Brw r / 50% Openb.w erken)
50% n.v.t
2005
€
26.414
Gemeentew erf: nieuw bouw w erf en brandw eer
40
2007
€
573.375
Gemeentew erf: gebouw
40
2008
€
109.316
€
709.105
Gemeentew erf: grond w erf en brandw eerkazerne
In eigendom tot
31-12-2018
2 Kam pen, Jan Ligthartstraat 9 Grondkosten Lighthartstraat 9 *) Bouw kosten Ligthartstraat 9
n.v.t.
2005
€
40
2005
€
4.025.792
€
4.025.792
*) grond niet afzonderlijk geactiveerd
-
31-12-2015
3 Wesepe, Eikenw eg 3 Grondkosten nieuw bouw kazerne Wesepe 2008
n.v.t.
2008
€
74.899
Bouw kosten nieuw bouw kazerne Wesepe 2008
40
2008
€
508.929
€
583.828
31-12-2019
4 Welsum , nieuw bouw 2013 Grondkosten nieuw bouw kazerne Welsum
n.v.t.
2013
€
50.000
Bouw kosten nieuw bouw kazerne Welsum
40
2013
€
530.000
€ 5 Om m en, Schurinkstraat 44a (DOEK) (45% Brandw eer) Grondkosten Rotbrinkw eg (€ 972.000 x 45%) Bouw kosten Rotbrinkw eg (incl.pol.deel)
31-12-2023
580.000 45%
n.v.t.
2012
€
437.400
40
2012
€
2.577.217
€
3.014.617 100.701
31-12-2022
6 Heeten, IJzerw eg 23 n.v.t.
2011
€
Aanpassing brandw eerkazerne Heeten
20
2011
€
5.088
Nieuw bouw brandw eerkazerne Heeten; gebouw
40
2011
€
422.952
Nieuw bouw brandw eerkazerne Heeten; inricht terrein
30
2011
€
47.342
Nieuw bouw brandw eerkazerne Heeten; interieur
10
2011
€
8.280
€
584.363
Grond brandw eerkazerne Heeten
7 Zw artsluis, Zom erdijk 41a Veiligheidshuis (63% Brandw eer) Grondkosten Zw artsluis Veiligheidshuis Zw artsluis( 717/1145=63% brandw eer)
31-12-2021
63% n.v.t.
2008
€
1.815
40
2008
€
1.242.388
€
1.244.203
31-12-2018
8 Zw olle, Marsw eg 39 n.v.t.
2005
€
1.686.246
Nieuw bouw brandw eerkazerne Marsw eg; gebouw
40
2008
€
9.163.057
Nieuw bouw brandw eerkazerne Marsw eg; techn.installaties
20
2008
€
2.091.993
Nieuw bouw brandw eerkazerne Marsw eg; install.oefengebouw
10
2008
€
86.686
Nieuw bouw brandw eerkazerne Marsw eg; interieur
25
2008
€
537.207
€
13.565.189
Grondkosten (incl sloop fietspad) Marsw eg
31-12-2016
9 Zw olle, Middelw eg 235 n.v.t.
2013
€
417.600
Nieuw bouw brandw eerkazerne Middelw eg (bouw kundig)
40
2013
€
2.858.400
Nieuw bouw brandw eerkazerne Middelw eg (technisch)
20
2013
€
1.027.608
Nieuw bouw brandw eerkazerne Middelw eg (inrichting)
25
2013
€
290.000
€
4.593.608
€
28.900.705
Grondkosten Middelw eg
totalen
31-12-2022
Pagina 45
BIJLAGE 5: Overzicht bijdrage per gemeente 2015
Gemeente
Structureel aandeel (in %) na afronding 0meting
Bijdrage gemeente (vast aandeel)
maatwerk afspraak 2015
*) Gewenningsbijdrage 2015
Bijdrage in begroting 2015
1
Dalfsen
5,06%
€
1.727.485 €
- €
- €
1.727.485
2
Deventer
19,59%
€
6.682.936 €
- €
- €
6.682.936
3
Hardenberg
10,78%
€
3.675.184 €
- €
-34.027 €
3.641.158
4
Kampen
7,94%
€
2.709.507 €
- €
- €
2.709.507
5
Olst-Wijhe
4,37%
€
1.490.708 €
33.419 €
561 €
1.524.687
6
Ommen
3,92%
€
1.338.408 €
- €
1.993 €
1.340.402
7
Raalte
6,50%
€
2.216.320 €
- €
- €
2.216.320
8
Staphorst
2,61%
€
891.620 €
- €
-12.813 €
878.807
9
Steenwijkerland
7,92%
€
2.702.400 €
- €
7.166 €
2.709.566
10 Zwartewaterland
4,80%
€
1.637.241 €
- €
2.250 €
1.639.491
11 Zwolle
26,49%
€
9.034.531 €
- €
34.870 €
9.069.401
100,00%
€
€
33.419 €
- €
34.139.759
Totaal
34.106.340
*) Bij de bestuurlijke besluitvorming in 2013 w erd tot een gew enningsbijdrage voor Hardenberg en Staphorst besloten. Besloten is de gew enningsbijdrage in 3 jaar af te bouw en (2014 100%, 2015 66,66% en 2016 nog 33,33%). De gew enningsbijdrage over 2015 is 2/3 van het bedrag over 2014.
Op de volgende bladzijde (bijlage 5b) wordt zichtbaar gemaakt op welke wijze de afspraken op het vlak van de continuering van de advisering van eenvoudige taken specifiek als maatwerk worden gepresenteerd. De aandelen van de gemeenten blijven gelijk, maar de specifiek maatwerkafspraken met Dalfsen en Olst-Wijhe die in 2014 onderdeel uitmaken van de gemeentelijke bijdrage blijven op deze wijze goed zichtbaar. Met Dalfsen is eind 2013 al overeengekomen dat deze maatwerkafspraak eindigt per 31-12-2014. Voor Olst-Wijhe vooralsnog het uitgangspunt dat deze maatwerkafspraak wordt voortgezet. Pagina 46
BIJLAGE 5b: Opzet met splitsing gemeentelijke bijdrage in structureel aandeel in % en maatwerkafspraken continuering van de advisering van eenvoudige taken. Twee maatwerkafspraken werden in 2014 nog niet in de fin. 0-meting met de gemeenten verrekend, in deze opzet nu zuiver in beeld. (bron: het overzicht bijdragen per gemeente na afronding 0-meting en 2e begrotingswijziging 2014) De totale gemeentelijke bijdrage blijft ongewijzigd, door deze indeling wordt het vaste aandeel (%) en maatwerkdeel per gemeente inzichtelijk.
Gemeente
Aandeel (in %) incl maatwerk
Bijdrage na afronding 0meting (incl.maatwerkafspraak)
Structureel Bijdrage 2014 na aandeel 2e wijziging excl maatwerk (in %) na maatwerkafspraak 2014 afronding 0afspraak meting
maatwerk afspraak 2014
Gewenningsbijdrage 2014 (ongewijzigd)
Bijdrage in begroting 2014 na 2e wijziging
1
Dalfsen
5,23%
€
1.788.043 €
61.887 €
1.726.156
5,06%
€
61.887 €
- €
1.788.043
2
Deventer
19,54%
€
6.677.793 €
- €
6.677.793
19,59%
€
- €
- €
6.677.793
3
Hardenberg
10,75%
€
3.672.356 €
- €
3.672.356
10,78%
€
- €
-51.040 €
3.621.316
4
Kampen
7,92%
€
2.707.422 €
- €
2.707.422
7,94%
€
- €
- €
2.707.422
5
Olst-Wijhe
4,46%
€
1.522.979 €
33.419 €
1.489.560
4,37%
€
33.419 €
841 €
1.523.820
6
Ommen
3,91%
€
1.337.378 €
- €
1.337.378
3,92%
€
- €
2.990 €
1.340.368
7
Raalte
6,48%
€
2.214.615 €
- €
2.214.615
6,50%
€
- €
- €
2.214.615
8
Staphorst
2,61%
€
890.934 €
- €
890.934
2,61%
€
- €
-19.220 €
871.714
9
Steenwijkerland
7,90%
€
2.700.320 €
- €
2.700.320
7,92%
€
- €
10.749 €
2.711.069
10 Zwartewaterland
4,79%
€
1.635.981 €
- €
1.635.981
4,80%
€
- €
3.375 €
1.639.356
11 Zwolle
26,42%
€
9.027.579 €
- €
9.027.579
26,49%
€
- €
52.305 €
9.079.884
100,00%
€
€
34.080.094
100,00%
€
95.306 €
€
34.175.400
Totaal
34.175.400
€
95.306
-
Pagina 47
Agendapunt - besluitvormend
aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
algemeen bestuur 25 juni 2014 6 Crisisplan 2015-2018 L.J. Sievers H.J. Meijer
Te besluiten om 1. Het Regionaal Crisisplan ‘2015-2018’ crisisplan vast te stellen Aanleiding Op 12 augustus 2013 heeft de Veiligheidsdirectie ingestemd met de opdracht voor herziening van het crisisplan. De volgende ontwikkelingen gaven aanleiding om het huidige crisisplan te herzien: - oplevering van het rapport ‘Eenheid in verscheidenheid’, uitwerking Advies Bestuurlijke Werkgroep Bovenregionale Samenwerking; - oplevering van het evaluatie van de Wet Veiligheidsregio door de commissie Hoekstra (medio 2013); - oplevering rapport Staat van de Rampenbestrijding 2013 door de Inspectie OOV; - actualisatie Regionaal Crisisplan (najaar 2013); - ontwikkeling van nieuw beleid en procedures zoals Team Bevolkingszorg en proces communicatie; - nieuwe mandaatregelingen, convenanten, plannen et cetera; - verbeterpunten uit evaluaties van inzetten en aanbevelingen uit oefeningen en trainingen. Aanpak Voor het uitvoeren van deze opdracht is een werkgroep samengesteld met vertegenwoordigers van de GHOR, Brandweer, Politie, Gemeenten, Defensie, Meldkamer, Veiligheidsbureau en Communicatie. Ook een vertegenwoordiger van de VNOG is aanwezig bij de werkgroepvergaderingen. Conform de opdracht heeft de werkgroep een analyse gemaakt van de mogelijke wijzigingen op het huidige crisisplan. De mogelijke wijzigingen zijn door de werkgroep als beslispunt uitgewerkt in een beslispuntenschema. Het AB heeft op 16 april 2014 ingestemd met de voorgestelde beslispunten. De meest belangrijke wijzigingen ten opzichte van het huidige crisisplan zijn: o Normtijden: De wettelijke normtijd te hanteren voor de opkomst van de betreffende functies in de hoofdstructuur.
kenmerk vervolgblad
2 van 3
o
o
o
o
o
Bij de reflectie op de gerealiseerde opkomsttijden worden de werkzaamheden die aanrijdend gedaan zijn en de weloverwogen keuzes (risico versus kosten) die gemaakt zijn bij de personele invulling van (piket-)functies, meegewogen. Voor de functies sectie ondersteuner in het ROT geen normtijd voor opkomst te hanteren. Wethouder in het RBT: De mogelijkheid in het crisisplan vast te leggen dat een wethouder als liaison in plaats van de burgemeester in het RBT kan plaatsnemen. Kern GBT bij GRIP 2: Het kern-GBT te verwijderen uit het GRIP schema. De burgemeester organiseert naar behoefte bestuurlijke/gemeentelijke ondersteuning Informeren bevoegd gezag bij GRIP 1: De informatielijn bij GRIP 1 over de multidisciplinaire voortgang van het incident verloopt primair via de leider CoPI. Multidisciplinair knoppenmodel: Bij opschaling multidisciplinaire hoofdstructuur alleen gebruik maken van GRIP als opschalingsmethodiek Uitwijklocaties RBT en ROT: Het RBT en ROT uit te laten wijken naar de RCC-ruimte in VNOG (Apeldoorn)
Bovenstaande besluiten zijn verwerkt in een concept crisisplan dat op 23 mei besproken is in de veiligheidsdirectie. De opmerkingen van de VD zijn verwerkt. Het concept crisisplan is op 5 juni in het DB besproken. Het DB had geen inhoudelijke opmerkingen en wilde een samenvatting toegevoegd hebben. Na besluitvorming in het AB volgt nog een redactieslag en vindt definitieve opmaak plaats van het document. De samenvatting wordt dan ook toegevoegd. Beoogd effect/relatie met het meerjarenbeleidsplan of bestuursopdrachten Artikel 16 van de Wet Veiligheidsregio bepaalt dat de Veiligheidsregio minimaal eens in de vier jaar een crisisplan vaststelt. Argumenten Uitvoeren van de opdracht ‘Herziening crisisplan’ en hierin de volgende besluiten mee te nemen: - op 20 maart 2013 heeft het AB ingestemd met het rapport ‘Eenheid in verscheidenheid’; op 31 mei 2013 heeft het AB ingestemd met het implementatierapport ‘Eenheid in verscheidenheid’; op 12 augustus 2013 heeft de VD ingestemd met de wettelijke en juridische kaders als uitgangspunt voor het Crisisplan 2015-2018; op 16 april heeft het AB ingestemd met het schema beslispunten crisisplan 2015-2018. Middelen Geen. Communicatie Het concept is opgesteld door een multidisciplinaire werkgroep met vertegenwoordigers van GHOR, Politie, Brandweer, gemeenten, meldkamer en VNOG. Het concept crisisplan 2015-2018 is besproken met het Hoofd VB en de proceseigenaar. Het concept is besproken in het Managementteam Veiligheidsregio IJsselland (13 mei 2014). Het concept is voor ambtelijke consultatie toegezonden aan de crisispartners. Het concept is voor afstemming conform artikel 16 Wet Veiligheidsregio’s aangeboden aan de aangrenzende veiligheidsregio’s en deelstaat in Duitsland.
kenmerk vervolgblad
3 van 3
Reacties van alle partijen zijn besproken met het hoofd VB en de proceseigenaar en verwerkt in het Crisisplan 2015-2018. Vervolg Besluitvorming: 25 juni 2014: Besluitvorming ‘Crisisplan 2015-2018’ in algemeen bestuur Verspreiding: Na redactieslag en document opmaak wordt het vastgestelde crisisplan intern verspreid en aangeboden aan de besturen van de crisispartners, buurregio’s (inclusief Duitsland) en de CdK. Implementatie: De werkgroep heeft een implementatieplan opgesteld met activiteiten die in het najaar van 2014 plaatsvinden. De start van het implementatietraject is op 1 oktober 2014 met een gezamenlijke bijeenkomst voor alle leden van de crisisorganisatie. Het Crisisplan 2015-2018 treedt in werking vanaf 1 januari 2015.
Crisisplan IJsselland 2015-2018
Documentgegevens Versie 0.1
Datum 14 april 2014
0.2
2 mei 2014
0.3
6 mei 2014
0.4
15 mei 2014
0.5
22 mei 2014
Werkgroep Herziening Crisisplan en Managementteam Veiligheidsregio IJsselland Werkgroep Herziening Crisisplan en managementteam Veiligheidsregio IJsselland veiligheidsdirectie
0.6
26 mei 2014
Dagelijks bestuur
0.7
10 juni 2014
Algemeen bestuur
Documenteigenaar Vastgesteld door
Verspreid aan Werkgroep Herziening Crisisplan Werkgroep Herziening Crisisplan en Lieke Sievers
Kenmerk en Verzameling aangeleverde teksten Nieuwe indeling, opmerkingen werkgroep verwerkt, verduidelijking op thema’s Opmerkingen werkgroep en Lieke Sievers verwerkt.
Opmerkingen managementteam verwerkt
Opmerkingen crisispartners en juridisch consult verwerkt Opmerkingen veiligheidsdirectie verwerkt Ter besluitvorming voor definitieve opmaak
Veiligheidsbureau algemeen bestuur Veiligheidsregio IJsselland (25 juni 2014)
2
Inhoud Samenvatting ................................................................................................................................. 5 1
2
3
Algemeen ................................................................................................................................ 6 1.1
Risicoprofiel ........................................................................................................................... 7
1.2
Doel en toepassing ................................................................................................................. 7
1.3
Uitgangspunten...................................................................................................................... 8
1.4
Besluitvorming en beheer....................................................................................................... 9
Bevoegdheden rampenbestrijding en crisisbeheersing............................................................ 10 2.1
Samenhang algemene en functionele keten ...........................................................................10
2.2
Burgemeester/ voorzitter veiligheidsregio .............................................................................11
2.3
Bestuurlijk toezicht................................................................................................................14
2.4
Driehoeksoverleg ..................................................................................................................15
Crisisorganisatie..................................................................................................................... 16 3.1
Teams in de crisisorganisatie .................................................................................................16
3.2
Functioneren crisisorganisatie ...............................................................................................19
3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4
3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3
4
Melden en alarmeren .................................................................................................................................19 Op- en afschalen .........................................................................................................................................20 Leiding en coördinatie ................................................................................................................................23 Informatiemanagement...........................................................................................................................25
Ondersteuning crisisorganisatie.............................................................................................27 Personele voorzieningen ............................................................................................................................27 Facilitaire voorzieningen.............................................................................................................................27 Aanvragen van bijstand en steun ...............................................................................................................27
3.4
Processen per discipline ........................................................................................................28
3.5
Landelijke crisisorganisatie ....................................................................................................29
Afspraken crisispartners......................................................................................................... 31
Bijlage 1 Locaties teams crisisorganisatie ...................................................................................... 32 Bijlage 2 Bevolkingszorg ............................................................................................................... 33 Bijlage 3 Brandweerzorg............................................................................................................... 39 Bijlage 4 Geneeskundige zorg ....................................................................................................... 43 Bijlage 5 Politiezorg ...................................................................................................................... 47 Bijlage 6 Overzicht regionale afspraken crisispartners................................................................... 51 Bijlage 7 Lijst met afkortingen ...................................................................................................... 55
Figuren Figuur 1 Veiligheidsregio IJsselland in beeld ................................................................................................................................ 6 Figuur 2 Planfiguren in Veiligheidsregio IJsselland .................................................................................................................... 9 Figuur 3 Teams in de crisisorganisatie...........................................................................................................................................18 Figuur 4 Bevoegdheden op- en afschalen per functionaris ..................................................................................................21 Figuur 5 GRIP-fasering .........................................................................................................................................................................22 Figuur 6 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden operationeel leidinggevenden en gezagsdragers............24 Figuur 7 Informatiemanagement crisisorganisatie ...................................................................................................................26 Figuur 8 Processen disicplines ..........................................................................................................................................................28 Figuur 9 Crisisbeheersingsstelsel op landelijk niveau..............................................................................................................30 Figuur 10 Organisatiemodel bevolkingszorg ..............................................................................................................................33 Figuur 11 Organisatiemodel brandweerzorg ..............................................................................................................................39 Figuur 12 Organisatiemodel geneeskundige zorg....................................................................................................................43 Figuur 13 Organisatiemodel politiezorg .......................................................................................................................................47
CONCEPT – 10 juni 2014
4
Burgemeester t/m GRIP 4
OL t/m GRIP 3
Samenvatting
-
CONCEPT – 10 juni 2014
5
1 Algemeen 1
Veiligheidsregio IJsselland is verplicht om een crisisplan te maken . Het crisisplan beschrijft hoe de crisisorganisatie bij een incident, ramp of crisis functioneert. Dit om zoveel mogelijk schade en slachtoffers te voorkomen en om de maatschappelijke ontwrichting zo veel mogelijk te beperken. De overheid speelt hierin een belangrijke rol, maar heeft geen monopolie. Ook crisispartners, inwoners, bedrijven en instellingen in de regio hebben een belangrijke rol in het beheersen van de crisis en het verminderen van schade en slachtoffers.
Figuur 1 Veiligheidsregio IJsselland in beeld
Het crisisplan omvat: een beschrijving van de crisisorganisatie; de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden; de maatregelen en voorzieningen die de gemeenten in de regio IJsselland treffen bij de bestrijding van rampen en crises; de afspraken met andere partijen die bij een incident, ramp of crisis betrokken zijn.
1
artikel 16 Wvr
CONCEPT – 10 juni 2014
6
1.1
Risicoprofiel De risico’s voor Veiligheidsregio IJsselland zijn beschreven in het Regionaal Risicoprofiel. Het profiel is gebaseerd op de lokale risico’s.
1.2
Doel en toepassing Het crisisplan beschrijft hoe de crisisorganisatie bij een incident, ramp of crisis functioneert. De crisisorganisatie is (op onderdelen) inzetbaar voor alle incidenten waarbij coördinatie tussen hulpdiensten en eenhoofdige leiding noodzakelijk is. Dit betekent niet per definitie dat er sprake is van een ramp of crisis zoals in de wet is gedefinieerd.
Ramp = zwaar ongeval of een andere gebeurtenis waarbij het leven en de gezondheid van veel personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate zijn geschaad of worden bedreigd en waarbij een gecoördineerde inzet van diensten of organisaties van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. (artikel 1 Wet Veiligheidsregio’s)
Crisis = een situatie waarin een vitaal belang van de samenleving is aangetast of dreigt te worden aangetas.t (artikel 1 Wet Veiligheidsregio’s)
CONCEPT – 10 juni 2014
7
1.3
Uitgangspunten Wet- en regelgeving Wet- en regelgeving is leidend. Enkele relevante wetten en regelingen zijn: Wet Veiligheidsregio’s (Wvr); Besluit Veiligheidsregio’s (Bvr); Besluit personeel Veiligheidsregio’s (Bpvr); Gemeentewet; Politiewet 2012; 2 Wet Publieke Gezondheid (Wpg) ; Waterwet. Generieke aanpak Het crisisplan beschrijft een generieke aanpak en is toepasbaar op voor alle risicotypen. Aanvullend op het crisisplan zijn er rampbestrijdingsplannen en informatiekaarten. We kennen rampbestrijdingsplannen voor de volgende risico-objecten: Gasunie, Ommen; Akzo Polymer & Functional Chemicals, Deventer; Argos, Zwolle; Hardix, Kampen; Salland Oil, Kampen; KernKraftwerk Emsland (Duitsland). Compacte beschrijving Het crisisplan focust niet op het uitvoeren van taken, maar op het sturen en faciliteren van de professionals. Taken, verantwoordelijkheden en werkwijzen zijn beschreven in onderliggende documenten zoals de Personenele Regeling Operationele Functies (PROF), handleidingen voor de teams, informatiekaarten en (deel)plannen per discipline. Professionele crisisorganisatie De crisisorganisatie bestaat uit professionals die hun taken uitvoeren op basis van vakmanschap, verbinding en vertrouwen. Leren van inzetten Incidenten, rampen of crises vanaf GRIP 2 worden geëvalueerd. Indien wenselijk worden ook inzetten waarbij is opgeschaald naar GRIP 1 geëvalueerd. De inhoud van dit crisisplan is mede gebaseerd op evaluaties van inzetten die in het recente verleden hebben plaatsgevonden. Burgers, bedrijven en instellingen in de crisisbeheersing We betrekken burgers, bedrijven en instellingen bij het formuleren van risico’s, de operationele voorbereiding, tijdens rampenbestrijding en crisisbeheersing en bij evaluaties. Op deze wijze worden eigen verantwoordelijkheid, (zelf)redzaamheid en participatie van burgers, bedrijven en instellingen benut. 2
Op basis van artikel 8, lid 2 Wpg: de multidisciplinaire afspraken, taken en verantwoordelijkheden bij infectieziektecrises zijn beschreven in de multidisicplinaire informatiekaart ‘Infectieziektecrisis’. Op basis van artikel 8 lid 3 is deze informatiekaart vastgesteld door het bestuur van de GGD.
CONCEPT – 10 juni 2014
8
1.4
Besluitvorming en beheer Het crisisplan is ter consultatie aangeboden aan onze crisispartners. Het crisisplan is afgestemd met de crisisplannen van de buurregio’s Noord- en Oost Gelderland, 3 Twente, Drenthe, Fryslân en Flevoland en met Niedersachsen in Duitsland . Het crisisplan is op 25 juni 2014 vastgesteld door het algemeen bestuur van Veiligheidsregio 4 IJsselland . Het vastgestelde crisisplan is ter informatie toegestuurd aan de regionale en interregionale 5 crisispartners en de Commissaris van de Koning (CdK) . Bij wijzigingen kan het crisisplan worden geactualiseerd. De aard van de wijzing bepaalt of het nodig is het herziene crisisplan tussentijds bestuurlijk vast te stellen.
Figuur 2 Planfiguren in Veiligheidsregio IJsselland
3 4 5
artikel 16, lid 3 Wvr artikel 16, lid 1 Wvr artikel 16, lid 4 Wvr
CONCEPT – 10 juni 2014
9
2 Bevoegdheden rampenbestrijding en crisisbeheersing
2.1
Samenhang algemene en functionele keten Op basis van wet- en regelgeving hebben verschillende bestuurlijke partijen specifieke bevoegdheden bij incidenten, rampen en crises. 6 In bestuurlijke netwerkkaarten staat per crisistype een overzicht van de betrokken partijen. Dit worden functionele ketens genoemd. Voorbeelden zijn ‘infectieziekten’, ‘elektriciteit en gas’, ‘nooddrinkwater en noodwater’, ‘oppervlaktewater en waterkeringen’ en ‘dierziekten’. Bij een incident, ramp of crisis vindt besluitvorming binnen de functionele keten plaats. De burgemeester of de voorzitter veiligheidsregio heeft geen directe invloed op de besluitvorming binnen een functionele keten, behalve wanneer hij zelf ook deel uitmaakt van een functionele keten. Dan maakt hij gebruik van zijn specifieke bevoegdheden, bijvoorbeeld artikel 172 Gemeentewet (handhaving openbare orde), artikel 31 Wpg (ter isolatie in een ziekenhuis doen opnemen) en artikel 4 Wvr (gezag bij brand en ongevallen anders dan bij brand waarbij de brandweer een taak heeft).
Crisistype dierziekte Bij een dierziekte neemt de minister van LNV maatregelen, niet de burgemeester. Burgemeesters kunnen echter wel geconfronteerd worden met openbare orde problemen door de door LNV opgelegde maatregelen (vervoersverboden, ruimingen, etc.). Bron: Rijksheren in het moderner crisismanagment, Provincie Noord-Holland
Naast de bestuurlijke netwerkkaarten voor de functionele ketens is er ook een bestuurlijke netwerkkaart voor de algemene keten. De algemene keten is van toepassing als er sprake is van oproerige beweging, andere ernstige 7 wanordelijkheden of rampen danwel van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan .
6
7
De structuur van de verschillende ketens is beschreven in de publicatie ‘Bestuurlijke netwerkkaarten crisisbeheersing’. De netwerkkaarten geven per keten aan welke gezagsdragers bij bepaalde crisistypen over bevoegdheden beschikken en welke maatregelen zij kunnen treffen. Ook wordt ingegaan op de relatie tussen de betreffende functionele keten en de algemene keten. Artikel 175, lid 1 Gemeentewet
CONCEPT – 10 juni 2014
10
Crissitype overstroming De voorzitter van het bestuur van een waterschap (de dijkgraaf) beschikt over een eigen noodbevoegdheid (artikel 96 Waterschapswet en artikel 5.30 Waterwet). Deze bevoegdheid kan echter alleen betrekking hebben op het waterstaatkundig belang. Een beheerder van oppervlaktewateren en waterkeringen kan dus geen evacuatie gelasten, want dat gaat zijn functioneel bestuur te buiten. Hij kan zelfs niet een opdracht geven een waterkering door te steken als dat waterstaatkundig nodig mocht zijn, want daarvoor moeten meer belangen worden afgewogen dan alleen waterstaatkundige belangen. Bron: Crisis: studies over crisis en crisisbeheersingbronvermelding, E.R. Muller e.a.
2.2
Burgemeester/ voorzitter veiligheidsregio Bij brand en ongevallen, niet zijnde brand waarbij de brandweer een taak heeft, heeft de burgemeester het gezag. In deze gevallen mag de burgemeester bevelen geven die met het oog 8 op het voorkomen, beperken en bestrijden van het gevaar nodig zijn . In geval er sprake is van een ramp of van ernstige vrees voor het ontstaan ervan heeft de burgemeester het opperbevel en staan 9 degenen die aan de bestrijding van de ramp deelnemen, onder zijn bevel . In zo’n geval heeft de 10 burgemeester algemene bevoegdheden , die hij kan inzetten ter handhaving van de openbare orde of ter beperking van gevaar. Bij een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis of van ernstige vrees daarvan gaat het gezag dan wel opperbevel en de daarbij behorende bevoegdheden over op de voorzitter 11 veiligheidsregio . Na afloop legt de voorzitter veiligheidsregio verantwoording af aan de 12 gemeenteraden van de betrokken gemeenten . De burgemeester heeft naast zijn rol als bevoegd gezag en opperbevelhebber een rol als burgervader en boegbeeld voor de gemeenschap/gemeente. De burgemeester draagt er zorg voor dat de bevolking informatie wordt verschaft over de oorsprong, de omvang en de gevolgen van een ramp of crisis die de gemeente bedreigt of treft en 13 over de daarbij te volgen gedragslijn . Ook draagt hij er zorg voor dat aan de personen die in zijn gemeente zijn betrokken bij de rampenbestrijding of de crisisbeheersing, informatie wordt verschaft over die ramp of crisis, de risico’s die hun inzet daarbij heeft voor hun gezondheid en de 14 voorzorgsmaatregelen die in verband daarmee zijn of zullen worden getroffen . Deze taken worden uitgevoerd binnen het deelproces Communicatie. 8 9
artikel 4 Wvr artikel 5 Wvr
10 11 12 13 14
artikel 175 en 176 Gemeentewet artikel 39 Wvr artikel 40 Wvr artikel 7 Wvr, lid 1 artikel 7 Wvr, lid 2
CONCEPT – 10 juni 2014
11
Doelen deelproces Communicatie: - informatievoorziening - schadebeperking - betekenisgeving Het deelproces Comunicatie wordt uitgevoerd door communicatieadviseurs in de multidisicplinaire teams en in een regionaal actiecentrum. Bijlage 2 geeft een beschrijving van de doelen en de organisatie van het deelproces.
Beslisser Bij de brand in een grondstoffenmagazijn in Enschede in 2003 stroomde verontreinigd bluswater het Twentekanaal in met grote vissterfte en verontreiniging van het water en de bodem tot gevolg. Afsluiting van het bewuste deel van het kanaal om verdere verspreiding te stoppen, leidde ook nog eens tot economische gevolgschade, omdat de scheepvaart daarop geen gebruik kon maken van het kanaal. De schoonmaakoperatie was kostbaar en tijdrovend. … Uit de evaluatie bleek dat de brandweer de effecten van het verontreinigde bluswater wel degelijk had afgewogen en de opslagloods daarom wilde laten uitbranden. De keerzijde daarvan was dat Enschede langdurig zou worden blootgesteld aan een overtrekkende rookpluim, die mogelijk ook geringe concentraties gevaarlijke stoffen bevatte. Voor de burgemeester van Enschede was dit een reden om opdracht te geven om de brand alsnog te blussen. Besluitvorming op het scheidingsvlak van veiligheid en milieu betekent dus soms kiezen tussen twee kwaden. Bron: “Milieubescherming bij incidenten krijgt nieuwe impuls”, Rob Jastrzebski, artikel in Alert
CONCEPT – 10 juni 2014
12
Burgervader Na een buitensporig geweldsincident waarbij een plaatselijke postbode om het leven is gekomen reageert burgemeester Lonink na de ongeregeldheden in de media niet alleen geschokt maar communiceert ook een oproep aan de bevolking. Lonink staat stil bij het incident alsof het gisteren is gebeurd. ‘In mijn persverklaring heb ik naast mijn verdriet en steunbetuiging ook aangegeven om elkaar niet te veroordelen in deze moeilijke tijden maar elkaar tot steun te zijn. Zaamslag is een klein dorp waar iedereen elkaar kent. Familie en vrienden van dader en slachtoffers komen elkaar dag in dag uit tegen. … Het incident maakt voor Lonink duidelijk dat de burgemeester in dit soort omstandigheden ook fysiek aanwezig moet zijn. ‘Ik hoef niet eens te spreken, maar alleen de aanwezigheid van de burgemeester heeft al een bepaald effect.’ “ Bron: interview met burgemeester Lonink, Buitensporig geweldsincident in Zaamslag
Boegbeeld Ten aanzien van de communicatie met de pers – bij de stroomuitval in de Bommelerwaard - is in het RBT bewust gekozen deze niet door de burgemeester van Nijmegen te laten verzorgen, vooral vanwege de grote afstand tussen Nijmegen en het getroffen gebied (pers en publiek zouden niet begrijpen waarom de burgemeester van Nijmegen het woord zou voeren over een incident dat tientallen kilometers verderop aan de gang was). Bij de keuze voor de burgemeester van Maasdriel (één van de vijf getroffen gemeenten) als woordvoerder op de eerste persconferentie had het RBT zich overigens niet gerealiseerd dat deze burgemeester vanaf dat moment ‘het gezicht’ voor de nationale pers zou worden. Daardoor kwam ook naderhand bijvoorbeeld de burgemeester van de grootste getroffen gemeente niet in beeld. Bron: “Stroomuitval in de Bommeler- en Tielerwaard in december 2007”, dr. A. Scholtens en prof.dr. I.Helsloot
CONCEPT – 10 juni 2014
13
2.3
Bestuurlijk toezicht De Commissaris van de Koning (CdK) fungeert als bestuurlijk toezichthouder op de 15 Veiligheidsregio’s . 16 Daarnaast ziet de CdK toe op de samenwerking in het RBT en kan daartoe aanwijzingen geven . Ook kan de CdK, in geval van een ramp of crisis van meer dan regionale betekenis, of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, de voorzitter van de veiligheidsregio, zo mogelijk na overleg met hem, aanwijzingen geven over het inzake de rampenbestrijding of crisisbeheersing te voeren 17 beleid . De evaluatie van het bestuurlijk optreden van de voorzitter van een Veiligheidsregio tijdens een 18 (dreigende) ramp of crisis valt onder het bestuurlijk toezicht van de CdK . Naast de formele rollen, zoals beschreven in de Wvr, Ambtsinstructie Commissaris van de Koning en het protocol toezicht tussen de CdK en de Inspectie Veiligheid en Justitie, hebben 19 Veiligheidsregio IJsselland en de CdK samenwerkingsafspraken gemaakt . In deze overeenkomst staan de volgende afspraken met betrekking tot de warme fase: Onverminderd de ambtelijke informatielijn in geval van GRIP 4 informeren de commissaris en de voorzitter van Veiligheidsregio IJsselland elkaar gevraagd en ongevraagd indien gemeente(n) worden getroffen door een (dreigende) crisis. De commissaris informeert zo nodig zijn betrokken ambtsgenoten en de minister van Veiligheid en Justitie. De informatie die Veiligheidsregio IJsselland in het kader van haar rol en taken tijdens de crisisbeheersing en rampenbestrijding naar de burgemeesters, en in de bestuurlijke lijn burgemeester - voorzitter van de veiligheidsregio - minister van Veiligheid en Justitie (viceversa) stuurt, zal in kopie aan de commissaris worden gezonden. Dat geldt ook voor de bijstandsverzoeken. Ingeval de voorzitter algemeen verbindende voorschriften geeft ter handhaving van de openbare orde of ter beperking van gevaar (‘noodverordening’) informeert hij de commissaris zo spoedig mogelijk hierover. De commissaris is 24 uur per dag bereikbaar via een piketmedewerker. De voorzitter van Veiligheidsregio IJsselland nodigt de commissaris tijdig uit in het RBT indien redelijkerwijze vanwege de aard van de ramp of crisis of de zich ontwikkelende omstandigheden verwacht kan worden dat een rol voor de commissaris kan ontstaan. De commissaris kan zich laten vertegenwoordigen door een liaison.
15 16 17 18 19
artikel 59 Wvr artikel 41 Wvr artikel 42 Wvr artikel 40 Wvr
Bron: ‘Bestuursovereenkomst rampenbestrijding en crisisbeheersing CdK en Veiligheidsregio IJsselland’, 8 februari 2013
CONCEPT – 10 juni 2014
14
2.4
Driehoeksoverleg Artikel 13 Politiewet 2012 voorziet in de mogelijkheid tot een driehoeksoverleg. Het driehoeksoverleg is een overleg tussen twee gezagsdragers de burgemeester en de (hoofd)officier van justitie en een politiechef. In geval van een incident, ramp of crisis kan een driehoeksoverleg wenselijk zijn wanneer afstemming nodig is tussen de burgemeester en de (hoofd)officier van justitie over de inzet van de politie ten behoeve van de handhaving van de openbare orde en de hulpverlening en de taken ten behoeve van de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde. Doel van het overleg is om de strafrechtelijke en bestuurlijke instrumenten zo goed mogelijk afgestemd toe te passen. De burgemeester en de (hoofd)officier van justitie staan niet in een hiërarchische verhouding tot elkaar. De eigen bevoegdheden van de burgemeester en de (hoofd)officier van justitie blijven bestaan.
CONCEPT – 10 juni 2014
15
3 Crisisorganisatie 3.1
Teams in de crisisorganisatie De crisisorganisatie in Veiligheidsregio IJsselland bestaat uit: de meldkamer, het commando plaats incident (CoPI) , het regionaal operationeel team (ROT), het gemeentelijk beleidsteam (GBT) en het regionaal beleidsteam (RBT). De locaties van de teams zijn opgenomen als bijlage 1. De Wvr noemt ook het Team Bevolkingszorg als onderdeel van de hoofdstructuur. Dit team is onderdeel van de disicpline Bevolkingszorg en is verder uitgewerkt in bijlage 2.
Team Meldkamer
Team CoPI
20
Samenstelling
20
Bijzonderheden
calamiteitencoördinator (CaCo) centralist(en) ambulancezorg centralist(en) brandweer centralist(en) politie
geen
Samenstelling
Bijzonderheden
Leider CoPI officier van dienst bevolkingszorg (OvD-Bz) officier van dienst brandweer (OvD-B) officier van dienst geneeskundig (OvD-G) officier van dienst politie (OvD-P) communicatieadviseur CoPI informatiemanager CoPI
De Leider CoPI kan aanvullende specialismen of extra capaciteit toevoegen aan het team.
Functiebenamingen zijn aangepast op de meest actuele landelijk gehanteerde benamingen en wijken daarmee in sommige gevallen af van wettelijke benamingen.
CONCEPT – 10 juni 2014
16
Team ROT
Samenstelling
Team GBT
Samenstelling
Team RBT
Bijzonderheden
operationeel leider (OL) sectie bevolkingszorg: algemeen commandant ondersteuner sectie brandweerzorg: algemeen commandant ondersteuner sectie GHOR: algemeen commandant ondersteuner sectie politiezorg: algemeen commandant ondersteuner sectie informatiemanagement: informatiemanager ondersteuner communicatieadviseur ROT ondersteuner communicatie ROT officier veiligheidsregio Defensie beleidsondersteuner ROT
21
adviseur bevolkingszorg adviseur brandweerzorg adviseur geneeskundige zorg adviseur politiezorg 22 gemeentesecretaris communicatieadviseur GBT informatiemanager GBT administratief ondersteuner GBT
burgemeesters van de getroffen gemeenten hoofdofficier van Justitie OL adviseur bevolkingszorg adviseur brandweerzorg adviseur geneeskundige zorg adviseur politiezorg communicatieadviseur RBT informatiemanager RBT beleidsondersteuner RBT administratief ondersteuner RBT
Samenstelling
De OL kan aanvullende specialismen of extra capaciteit toevoegen aan het team.
Bijzonderheden De burgemeester is voorzitter van het GBT. De burgemeester kan aanvullende specialismen of extra capaciteit toevoegen aan het team.
Bijzonderheden De voorzitter veiligheidsregio is voorzitter van het RBT. De voorzitter veiligheidsregio kan aanvullende specialismen of extra capaciteit aan het team toevoegen. Hij nodigt in elk geval de voorzitter van elk direct betrokken waterschap uit deel te nemen aan het 23 RBT . Een wethouder kan als liaison in plaats van de burgemeester in het RBT plaatsnemen.
21
adviseur bevolkingszorg wordt ingevuld door de adviseur crisisbeheersing, voor meer algemene advisering inclusief plannen en procedures 22 als bestuurlijk adviseur op lokaal bestuurlijke gevoelige zaken 23
artikel 39 Wvr
CONCEPT – 10 juni 2014
17
Figuur 3 Teams in de crisisorganisatie
CONCEPT – 10 juni 2014
18
3.2
Functioneren crisisorganisatie De crisisorganisatie kent vier kritische processen: melden en alarmeren; op- en afschalen; leiding en coördinatie; informatiemanagement. In het Bvr zijn voor deze processen basisvereisten vastgesteld.
3.2.1
Melden en alarmeren
Doel
Het verkrijgen, verifiëren en combineren van de essentiële gegevens van een incident. Het beoordelen van die gegevens en die vertalen naar de initiële hulp- en inzetbehoefte. Het zo snel en effectief mogelijk beschikbaar maken van deze hulp.
Prestatie-eisen
Binnen twee minuten nadat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering, begint de meldkamer met de alarmering van de onderdelen van de crisisorganisatie en wordt de burgemeester of worden de voorzitter van de veiligheidsregio en de betrokken burgemeesters geïnformeerd.
Werkwijze
De meldkamer ontvangt meldingen en stelt op basis daarvan vast welke 24 onderdelen van de crisisorganisatie gealarmeerd moeten worden . 25 De meldkamer gaat zelfstandig over tot grootschalige alarmering op basis van één of meerdere van de volgende criteria: het leven en de gezondheid van veel personen, het milieu of grote materiële belangen zijn geschaad of worden bedreigd en er is gecoördineerde inzet van hulpdiensten nodig; het incident is politiek-bestuurlijk, publicitair en/of publieksgevoelig. Afhankelijk van de aard en omstandigheden, alarmeert de meldkamer andere functionarissen en eenheden die nodig zijn voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing.
24
De crisisorganisatie, is (op onderdelen) inzetbaar voor alle incidenten waarbij coördinatie tussen hulpdiensten en eenhoofdige leiding noodzakelijk is. 25 Het Bvr definieert ‘grootschalige alarmering’ als “het bij een ramp of crisis onverwijld en volledig alarmeren van de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing … onderdelen b tot en met e.” Dit houdt in: van meldkamer tot en met Regionaal Operationeel Team. Dit komt overeen met opschaling naar GRIP 2.
CONCEPT – 10 juni 2014
19
3.2.2
Op- en afschalen
Doel
Het doel van het proces opschalen is om de juiste hoeveelheid mensen en middelen beschikbaar te hebben voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing in de acute fase. Het waarschuwen van de relevante crisispartners en het activeren van bijstandsafspraken met aangrenzende regio’s behoort ook tot dit proces. Het doel van het proces afschalen is te komen tot een zorgvuldig proces waarin overdracht plaatsvindt van de crisisorganisatie naar de organisaties die in de nafase verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van het incident, de ramp of crisis.
Prestatie-eisen
De betreffende functionarissen in de crisisorganisatie houdende wettelijke 26 normtijd voor opkomst aan: een eerste CoPI binnen dertig minuten; de leidinggevenden binnen een ROT binnen vijfenveertig minuten, met uitzondering van de leidinggevende van de sectie informatiemanagement die binnen dertig minuten begint; de communicatieadviseur ROT binnen dertig minuten; de sectie informatiemanagement van een regionaal operationeel team binnen veertig minuten; een GBT binnen zestig minuten vanaf het moment dat de burgemeester het beleidsteam bijeen heeft geroepen; De Directeur Publieke Gezondheid (DPG) heeft een normtijd voor opkomst 27 van negentig minuten . De functies (beleids)ondersteuner in het ROT hebben geen normtijd voor 27 opkomst .
Werkwijze
De crisisorganisatie, is (op onderdelen) inzetbaar voor alle incidenten waarbij coördinatie tussen hulpdiensten en eenhoofdige leiding noodzakelijk is. De crisisorganisatie schaalt op volgens de Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP). De GRIP beschrijft de structuur voor multidisciplinaire leiding en coördinatie en is onafhankelijk van de hoeveelheid ingezette eenheden en/of materieel. Figuur 4 geeft per functionaris de bevoegdheden tot op- en afschalen. Figuur 5 geeft per situatie aan welke onderdelen van de crisisorganisatie actief zijn, wie de operationele leiding heeft en wie bevoegd gezag is. Bij activeren van het Waarschuwings- en Alarmeringssysteem (WAS, ook wel ‘WAS-masten’ of sirenes genoemd) schaalt de crisisorganisatie ten minste op naar GRIP 3.
26 27
Bij de reflectie op de gerealiseerde opkomsttijden worden de werkzaamheden die aanrijdend gedaan zijn en de weloverwogen keuzes (risico versus kosten) die gemaakt zijn bij de personele invulling van (piket-)functies, meegewogen. In afwijking van de Wvr.
CONCEPT – 10 juni 2014
20
In sommige gevallen zijn (mogelijke) crisissituaties voorzienbaar, bijvoorbeeld bij dreigend hoogwater. In zo’n geval kan het meerwaarde hebben om ‘preventief’ op te schalen. Afstemming vindt plaats tussen de Leider CoPI en de OL over de meerwaarde om op te schalen in de GRIP-structuur. Geplande evenementen zijn hierop een uitzondering, hiervoor geldt een eigen voorbereidingstraject met coördinatieafspraken. Elke disicpline kan, naar eigen behoefte, één of meer actiecentra operationeel maken. De hoogste operationeel leidinggevende (Leider CoPI/OL) schaalt pas multidisicplinair af nadat afspraken zijn gemaakt over de wijze van overdracht en het nazorgtraject. 28
Functionaris
Schaalt op
Schaalt af
CaCo
t/m GRIP 2
-
Officieren van Dienst van politie, brandweer, GHOR en Bevolkingszorg
t/m GRIP 2
-
Leider CoPI
t/m GRIP 3
algemeen commandanten
t/m GRIP 2
van GRIP 1 naar einde GRIP -
operationeel leider
t/m GRIP 3
Burgemeester
t/m GRIP 4
Voorzitter veiligheidsregio
t/m GRIP 5
van GRIP 5 naar GRIP 3
Ministers
GRIP Rijk
van GRIP Rijk naar GRIP 4
van GRIP 2 naar GRIP 1 of einde GRIP van GRIP 3 naar GRIP 2
Opmerkingen
Wanneer een OVD-B een scenario uit een rampbestrijdingsplan van kracht verklaart, schaalt hij op naar het daarbij behorende GRIP-niveau. Opschalen naar GRIP 3 gebeurt in afstemming met de burgemeester.
Opschalen naar GRIP 3 gebeurt in afstemming met de betrokken burgemeester. Opschalen naar GRIP 4 gebeurt in afstemming met de voorzitter veiligheidsregio. Opschaling naar GRIP 5 gebeurt in afstemming met de betrokken voorzitters veiligheidsregio. De burgemeester schaalt verder af.
Figuur 4 Bevoegdheden op- en afschalen per functionaris
28
Opschaling gebeurt in principe door de hoogste leidinggevende
CONCEPT – 10 juni 2014
21
Situatie
Gripfase
Actieve onderdelen 29
Hoogste operationeel leidinggevende
Bevoegd gezag
Behoefte aan multidisciplinaire coördinatie ter plaatse van incident
GRIP 1
Meldkamer CoPI
Leider CoPI
Burgemeester
Behoefte aan multidisciplinaire coördinatie ruimer dan alleen op de plaats van het incident of ter voorbereiding op een mogelijk incident
GRIP 2
Meldkamer CoPI ROT
Operationeel leider
Burgemeester
Behoefte aan multidisciplinaire coördinatie in de omstandigheid dat bestuurlijke opgaven voor de burgemeester vragen om ondersteuning door een GBT
GRIP 3
Meldkamer CoPI ROT GBT
Operationeel leider
Burgemeester
Behoefte aan multidisciplinaire en bestuurlijke coördinatie en leiding bij een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis of ernstige vrees voor het ontstaan ervan
GRIP 4
Meldkamer CoPI ROT RBT
Operationeel leider
Voorzitter veiligheidsregio
Behoefte aan multidisciplinaire en bestuurlijke coördinatie bij een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis in meerdere regio’s of ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, waartoe de betrokken voorzitters VR in gezamenlijkheid besluiten omdat het bestuurlijk noodzakelijk wordt gevonden
GRIP 5
Meldkamers CoPI(’s) ROT(’s) RBT(’s) in elke betrokken regio
Operationeel leider(s)
Voorzitter(s) veiligheidsregio
Behoefte aan sturing door het Rijk in situaties waarbij de nationale veiligheid in het geding is of kan zijn
GRIP RIJK
Meldkamers CoPI(’s) ROT(’s) RBT(’s) in elke betrokken regio
Operationeel leider(s)
Voorzitter(s) veiligheidsregio
30
Figuur 5 GRIP-fasering
29 30
Het is mogelijk dat in bepaalde situaties er geen of meerdere CoPI(s) actief zijn. De voorzitters veiligheidsregio wijzen een coördinerend voorzitter en coördinerend ROT aan; in principe die van de bronregio
CONCEPT – 10 juni 2014
22
3.2.3
Leiding en coördinatie
Doel
Het aansturen van de crisisorganisatie. Het omvat de feitelijke inzet en aansturing van de hulpverleningseenheden en onderdelen van de crisisorganisatie.
Prestatie-eisen
Na opschaling in de GRIP-structuur vindt aansturing van de meldkamer plaats door de CaCo. Een CoPI is belast met de operationele leiding ter plaatse, de afstemming met andere betrokken partijen en het adviseren van het regionaal operationeel team. Het CoPI staat onder eenhoofdige leiding van de Leider CoPI. Als er meerdere CoPI’s actief zijn bij hetzelfde incident worden deze 31 gecoördineerd door het ROT . Een ROT is belast met de operationele leiding, de afstemming met andere bij de ramp of crisis betrokken partijen en het adviseren van het gemeentelijk of regionaal beleidsteam. Het ROT staat onder eenhoofdige leiding van de operationeel leider. 32 De burgemeester heeft het gezag bij brand en bij ongevallen voor zover de brandweer daarbij een taak heeft. In geval van een ramp of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan 33 heeft de burgemeester het opperbevel . De burgemeester is het bestuursorgaan dat de (beleids) beslissingen neemt bij een incident, ramp of crisis van plaatselijke betekenis, Het GBT ondersteunt hem daarbij, mits opgeschaald naar GRIP 3. De voorzitter veiligheidsregio is het bestuursorgaan dat de (beleids)beslissingen neemt bij een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis, mits opgeschaald naar GRIP 4. Het RBT adviseert hem daarbij. Voor de functies in de crisisorganisatie zijn kwalificatiedossiers vastgesteld in een Personele Regeling Operationele Functies (PROF). Hierin staan onder andere de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het proces leiding en coördinatie.
31 32 33
In een dergelijk geval is er dus sprake van GRIP 2. artikel 4, lid 1 en 2 Wvr artikel 5 Wvr
CONCEPT – 10 juni 2014
23
Werkwijze
Leidinggevende/ bevoegd gezag
De wijze waarop het proces leiding en coördinatie wordt uitgevoerd, staat beschreven in de handleiding per onderdeel van de crisisorganisatie. De informatielijn naar de burgemeester / voorzitter veiligheidsregio over de multidisciplinaire voortgang van het incident verloopt primair via de Leider CoPI (GRIP 1) of OL (GRIP 2 of hoger). Besluitvorming binnen de teams vindt plaats met behulp van het BeeldOordeel- en Besluitvormingsmodel (BOB-model). Binnen elk team in de crisisorganisatie is er sprake van eenhoofdige leiding. Operationele leiding betreft de bevoegdheid tot het in opdracht van de burgemeester of voorzitter veiligheidsregio geven van bindende aanwijzingen aan commandanten/hoofden van de bij de crisisbestrijding samenwerkende zelfstandige disciplines en diensten zonder daarbij te treden in de bevoegdheden van deze disciplines en diensten. Figuur 6 geeft een overzicht van verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van de operationeel leidinggevenden en gezagsdragers.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
CaCo (Meldkamer)
Leider CoPI
Operationeel leider
Burgemeester
Voorzitter Veiligheidsregio
De CaCo leidt het proces binnen de meldkamer en is bevoegd om aanwijzingen te geven, zonder daarbij monodisciplinaire taken en bevoegdheden van de andere disciplines over te nemen. De Leider CoPI leidt het besluitvormingsproces binnen het CoPI. Hij heeft de leiding over de bronbestrijding van het incident. De leider CoPI is bevoegd om aanwijzingen te geven, zonder daarbij monodisciplinaire taken en bevoegdheden van de andere CoPI-leden over te nemen. De Leider CoPI draagt de eindverantwoordelijkheid voor de bronbestrijding en besluiten die binnen het CoPI genomen worden (bij GRIP 1). De OL leidt het besluitvormingsproces binnen het ROT. Hij heeft de leiding over de aanpak van het incident en de effecten van het incident op de omgeving. De OL is bevoegd om aanwijzingen te geven, zonder daarbij monodisciplinaire taken en bevoegdheden van de andere ROT-leden over te nemen. De OL neemt deel aan de RBT-vergaderingen. De OL draagt (vanaf GRIP 2) de eindverantwoordelijkheid voor de totale aanpak van het incident en de besluiten die binnen de operationele teams genomen worden. De bestuurlijke leiding en de eindverantwoordelijkheid voor de afhandeling van incidenten, rampen en crises ligt bij de burgemeester. De bestuurlijke leiding en de eindverantwoordelijkheid voor de afhandeling van incidenten, rampen en crises ligt bij bij de voorzitter veiligheidsregio (in geval van art. 39 Wvr).
Figuur 6 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden operationeel leidinggevenden en gezagsdragers
CONCEPT – 10 juni 2014
24
3.2.4
Informatiemanagement
Doel
Het zo snel mogelijk verkrijgen van alle informatie die relevant is voor de rampenbestrijding en de crisisbeheersing, en de juiste informatie in de juiste vorm actief beschikbaar stellen aan de functionarissen in de crisisorganisatie die de informatie nodig hebben.
Prestatie-eisen
Binnen vijf minuten nadat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering geeft de meldkamer, op grond van de beschikbare gegevens, een zo volledig mogelijke beschrijving van het incident aan de onderdelen van de crisisorganisatie. Het multidisciplinair totaalbeeld is opgebouwd uit de beschikbare gegevens over het incident, de hulpverlening, de prognose en de aanpak, de getroffen maatregelen en de resultaten ervan. Alle onderdelen van de crisisorganisatie hebben langs geautomatiseerde weg toegang tot het multidisciplinaire totaalbeeld. Dit geldt ook voor andere bij de ramp of crisis betrokken partijen, voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en bevoegdheden. Elk onderdeel van de crisisorganisatie houdt een eigen beeld bij, dat complementair is aan het multidisciplinaire totaalbeeld. Nieuwe informatie wordt binnen 10 minuten verwerkt in het eigen beeld. Het eigen beeld bestaat uit de beschikbare gegevens over de ontwikkeling en effecten van een incident, de risico’s voor de veiligheid van de hulpverleners en de personen in het getroffen gebied, de aanpak van het incident en de daarvoor benodigde mensen en middelen.
Werkwijze
CONCEPT – 10 juni 2014
De crisisorganisatie maakt voor de uitvoering van het proces informatiemanagement gebruik van het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS). Informatie wordt door alle kolommen en door de informatiemanager geverifieerd. De meldkamer maakt het eerste totaalbeeld. De kolommen verrijken dit beeld met informatie uit hun eigen beeld. Er ontstaat een multidisciplinair totaalbeeld. De CaCo op de meldkamer is verantwoordelijk voor de informatievoorziening in eerste aanleg (eerste totaalbeeld binnen vijf minuten). De informatiecoördinatoren (hoofden informatie) zijn verantwoordelijk voor de operationele informatievoorziening vanuit en binnen de eigen kolom. De informatiemanagers binnen het CoPI, ROT, GBT en het RBT zijn verantwoordelijk voor het opstellen, aanvullen en wijzigen van het totaalbeeld.
25
Bij GRIP 1 heeft de informatiemanager CoPI de regie op het totaalbeeld. Vanaf GRIP 2 ligt de regie op het totaalbeeld bij de informatiemanager ROT. De hoogste leidinggevende bepaalt tijdens een incident wie de rol van vraagregisseur op zich neemt. De vraagregisseur coördineert de vragen van en voor de landelijke kennisinstituten ten behoeve van de crisisbestrijding. Bij een bovenregionale crisis is de bronregio verantwoordelijk voor coördinatie van de vragen uit de andere regio’s.
Figuur 7 Informatiemanagement crisisorganisatie
CONCEPT – 10 juni 2014
26
3.3
Ondersteuning crisisorganisatie Als de crisisorganisatie eenmaal is opgeschaald, moet zij zichzelf in stand kunnen houden zolang dit nodig is om de rampenbestrijding en de crisisbeheersing tot een einde te brengen, zowel voor wat betreft de personele bezetting als de fysieke instandhouding van de systemen en andere voorzieningen van de crisisorganisatie.
3.3.1
Personele voorzieningen De leidinggevenden van meldkamer (CaCo), CoPI (Leider CoPI) en ROT (OL) dragen zorg voor het tijdig, in de juiste hoeveelheid en kwaliteit beschikbaar stellen van functionarissen met een multidisciplinaire taak in hun eigen team. De leidinggevenden van meldkamer (CaCo), CoPI (Leider CoPI) en ROT (operatoneel leider) dragen eveneens zorg voor een nazorgtraject voor functionarissen met een multidisciplinaire taak in het team. Zij kunnen hierbij gebruik maken van de nazorgvoorzieningen die in de kolommen beschikbaar zijn. De disciplines dragen zorg voor het tijdig, in de juiste hoeveelheid en kwaliteit beschikbaar stellen van functionarissen voor het uitvoeren van haar eigen processen en de nazorg voor haar personeel. Iedere discipline zorgt zelf voor aflossing en een adequate overdracht binnen de eigen discipline. Als een kolomfunctionaris onderdeel uitmaakt van een multidisciplinair team vindt aflossing plaats in overleg of op aanwijzen van de hoogste leidinggevende of voorzitter van het team.
3.3.2
Facilitaire voorzieningen De leidinggevenden van meldkamer (CaCo), CoPI (leider CoPI) en ROT (OL) zorgen voor het tijdig, in de juiste hoeveelheid en kwaliteit beschikbaar stellen van facilitaire voorzieningen voor het uitvoeren van de multidisciplinaire taken. Voor het ROT en RBT is facilitaire ondersteuning geregeld; deze komt op bij alarmering van het ROT/RBT. Voor alle multidisciplinaire teams is een uitwijklocatie beschikbaar (zie bijlage 1). Het uitwijken naar een andere locatie gebeurt op aanwijzen van respectievelijk de CaCo, leider CoPI, operationeel leider, burgemeester of voorzitter veiligheidsregio. De disciplines dragen zorg voor het tijdig, in de juiste hoeveelheid en kwaliteit beschikbaar stellen van facilitaire voorzieningen voor het uitvoeren van hun eigen processen.
3.3.3
Aanvragen van bijstand en steun Voor aanvraag van bijstand op basis van de Wvr, niet zijnde onderlinge steunverlening, wordt verwezen naar het Handboek Bijstand van Ministerie Veiligheid en Justitie en naar de ‘Overeenkomst tussen het Koninkrijk der Nederlanden en de Bondsrepubliek Duitsland inzake wederzijdse bijstandsverlening bij het bestrijden van rampen, zware ongevallen daaronder 34 begrepen’ . De disciplines regelen zelf de onderlinge steunaanvragen binnen hun eigen disciplines op basis van samenwerkingsafspraken. Aanvragen van bijstand op basis van de Wvr via het Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum (LOCC) worden multidisciplinair gecoördineerd door de hoogste operationeel leidinggevende.
34
Bonn, 7e juni 1988 tussen Koninkrijk der Nederlanden en de Bondsrepubliek Duitsland (geldend op 10-3-2014)
CONCEPT – 10 juni 2014
27
3.4
Processen per discipline In figuur 8 zijn de processen voor de disciplines brandweerzorg, gezondheidszorg, politiezorg en bevolkingszorg opgenomen. Elke discipline kan naar behoefte zelfstandig opschalen. De beschrijving van de organisatie (knoppenmodel) en processen van bevolkingszorg, brandweerzorg, geneeskundige zorg en politiezorg zijn opgenomen in de bijlage 2 tot en met 5. Hóe de crisispartners die taken uitvoeren wordt beschreven in monodisciplinaire draaiboeken, plannen, handboeken en procedures. Brandweerzorg Bron- en emissiebestrijding Brandbestrijding Hulpverlening Ongevallenbestrijding gevaarlijke stoffen Waterongevallenbestrijding Grootschalige ontsmetting Ontsmetten mens en dier Ontsmetten voertuigen Grootschalige redding Ondersteunende processen Informatiemanagement Ondersteuningsmanagement
Gezondheidszorg Acute gezondheidszorg Triage Behandelen Vervoeren Publieke gezondheidszorg Psychosociale hulpverlening (PSH) Gezondheidsonderzoek bij rampen (GOR) Infectieziektebestrijding (IZB) Medische milieukunde Ondersteunende processen Informatiemanagement Ondersteuningsmanagement
Politiezorg Bevolkingszorg Communicatie Persvoorlichting Publieksvoorlichting Acute zorg Opvang en verzorging Registratie slachtoffers, incl. verwanteninformatie Herstelzorg Nazorg Collectieve rouwverwerking Registratie schade Omgevingszorg Ondersteunende processen Informatiemanagement Ondersteuningsmanagement
Figuur 8 Processen disicplines
Ordehandhaving Crowdmanagement Crowdcontrol Riotcontrol Ontruimen Handhaven van netwerken Mobiliteit Dynamische verkeersgeleiding Statische verkeersgeleiding Opsporing Tactische opsporing Technische forensische opsporing Intelligence Recherchemaatregelen Specialistische recherchetoepassingen Specialistische forensische opsporing Interventie Politioneel onderhandelen Specialistische observatie Specialistische operaties Explosievenverkenning Aanhouding en ondersteuning Bewaken en beveiligen Bewaken en beveiligen van personen Bewaken en beveiligen van objecten en diensten
CONCEPT – 10 juni 2014
Ondersteunende processen Informatiemanagement Ondersteuningsmangement
28
3.5
Landelijke crisisorganisatie
Het Nationaal Crisiscentrum is het rijksloket voor de veiligheidsregio bij rampenbestrijding en crisisbeheersing. Figuur 9 geeft een schematische weergave van het crisisbeheersingsstelsel op landelijk niveau. Elk ministerie neemt maatregelen op het eigen beleidsterrein om rampen en crises aan te pakken. Daarvoor heeft elk ministerie een departementaal coördinatiecentrum (DCC). Wanneer tijdens een crisis verschillende ministeries zijn betrokken bij de aanpak daarvan, treedt de nationale crisisstructuur in werking. Deze bestaat uit drie crisisteams: Het adviesteam. Dit team adviseert over maatregelen aan de Interdepartementale Commissie Crisisbeheersing en zorgt voor de uitvoering van besluiten. De Interdepartementale Commissie Crisisbeheersing (ICCb). Deze bestaat uit Directeuren Generaal van de verschillende ministeries. De ICCb adviseert de voorzitter van de Ministeriële Commissie Crisisbeheersing per situatie met betrekking tot het bijeenkomen van de Ministeriële Commissie Crisisbeheersing en adviseert vervolgens over de voorbereiding, respons en nafase bij crises en rampen. De ICCb nemen ook besluiten, bijvoorbeeld over het instellen van het Nationaal Voorlichtingscentrum. De Ministeriële Commissie Crisisbeheersing (MCCb). De commissie besluit (bij meerderheid van stemmen) over een samenhangende aanpak van het geheel van maatregelen en voorzieningen, dat het Rijk treft in samenwerking met andere organisaties ter voorbereiding op, ten tijde van en met betrekking tot de nafase van intersectorale crises waarbij de nationale veiligheid in het geding is. De minister van Veiligheid en Justitie (VenJ) is de coördinerende minister op het gebied van crisisbeheersing. Ook heeft hij, in nauwe samenwerking met de andere ministeries, de regie voor het versterken van de nationale veiligheid. De Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) geeft invulling aan deze coördinerende taak van de minister. Tijdens crises hebben twee onderdelen van de NCTV een belangrijke rol. Dit zijn het Nationaal Crisiscentrum (NCC) en het Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum (LOCC). Het NCC draagt zorg voor samenhang in besluitvorming bij een crisis of dreigende crisis. Het LOCC draagt zorg voor de landelijke coördinatie van de operationele inzet tijdens rampen, calamiteiten en grootschalige evenementen.
CONCEPT – 10 juni 2014
29
Figuur 9 Crisisbeheersingsstelsel op landelijk niveau
CONCEPT – 10 juni 2014
30
4 Afspraken crisispartners Tegen de achtergrond van de bestuurlijke netwerkkaarten crisisbeheersing hebben Veiligheidsregio IJsselland, de gemeenten in de regio en de politie Eenheid Oost afspraken gemaakt met crisispartners. In bijlage 6 zijn de convenanten en overeenkomsten opgenomen waarin deze afspraken zijn gemaakt.
CONCEPT – 10 juni 2014
31
Bijlage 1 Locaties teams crisisorganisatie Team
Locatie
Uitwijk
Meldkamer
Meldkamer Oost-Nederland, Apeldoorn
Meldkamer NoordNederland, Drachten
CoPI
Mobiele commando-unit bij het plaats incident
Niet van toepassing
ROT
ROT: regiogebouw Zwolle
Gebouw NOG, Apeldoorn
actiecentra bevolkingszorg: stads- of gemeentehuis brongemeente of nader te bepalen werklocatie
Ander stad- of gemeentehuis
actiecentrum brandweer: regiogebouw Zwolle
Geen uitwijk voorbereid
actiecentrum GHOR: regiogebouw Zwolle
Geen uitwijk voorbereid
actiecentrum Politie (SGBO): bureau Koggelaan
Actiecentrum Politie Apeldoorn
GBT
stad- of gemeentehuis brongemeente (zie hieronder)
Ander stad- of gemeentehuis
RBT
regiogebouw Zwolle
regiogebouw Apeldoorn (VNOG)
Team bevolkingszorg
stad- of gemeentehuis in de brongemeente (zie hieronder) regionaal AC Communicatie: regiogebouw Zwolle
Adres- en contactgegevens stad- en gemeentehuizen in de regio: Kampen Burgemeester Berghuisplein 1 8261 DD Kampen 14 038
Zwolle Grote Kerkplein 15 8011 PK Zwolle 14 038
Dalfsen Raadhuisstraat 1 7721 AX Dalfsen 0529 488222
Staphorst Binnenweg 26 7951 DE Staphorst 0522 467400
Hardenberg Stephanusplein 1 7772 BR Hardenberg 014 0523
Ommen Chevalleraustraat 2 7731 EE Ommen 0529 459100
Deventer Polstraat 14 (kamer 104) 7411K B Deventer 014 0570
CONCEPT – 10 juni 2014
Olst-Wijhe Raadhuisplein 1 8131 BN Wijhe 0570 568080
Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk 14 0521
Zwartewaterland Telvorenstraat 2 8061 CB Hasselt 038 3853000
Raalte Zwolsestraat 16 8101 AC Raalte 0572 347799
32
Bijlage 2 Bevolkingszorg Inleiding Het Besluit Veiligheidsregio’s verplicht het bestuur van de Veiligheidsregio onder andere om zorg te dragen voor de inrichting van een team Bevolkingszorg (artikel 2.1.1.). Het team Bevolkingszorg maakt deel uit van de hoofdstructuur en zorgt dat de gemeentelijke rampen- en crisistaken worden uitgevoerd op het gebied van communicatie, publieke zorg en omgevingszorg. Organisatie Het team Bevolkingszorg is opgebouwd vanuit vier clusters van gemeenten. Elke cluster beschikt over een volledig ingericht Team Bevolkingszorg. Alleen het actiecentrum communicatie wordt vanwege praktische- en kostenredenen centraal bij de Veiligheidsregio IJsselland ingericht. Het organisatiemodel voor bevolkingszorg ziet er als volgt uit:
Figuur 10 Organisatiemodel bevolkingszorg
CONCEPT – 10 juni 2014
33
Toelichting organisatiemodel De clusters zijn: Zwolle en Kampen; Zwartewaterland, Steenwijkerland, Staphorst en Dalfsen; Hardenberg en Ommen; Deventer, Raalte en Olst-Wijhe. Elke cluster beschikt over alle procesteams. Van alle procesteams zijn er dus 4 in de veiligheidsregio. In verband met het ontbreken van hard piket geldt een horizontale vervanging (vanuit andere clusters) op alle functieniveaus. Alleen de functies OvD-bz, ACB’er, Adviseur Communicatie en Hoofd actiecentrum communicatie kennen een hard piket. Tot en met GRIP 1 geeft de Officier van Dienst bevolkingszorg (OvD-bz) leiding aan relevante processen van bevolkingszorg. Bij GRIP 2 en hoger gaat dit over naar de algemeen commandant bevolkingszorg in het ROT. De algemeen commandant bz is verantwoordelijk is voor de overdracht naar de lokale gemeente. Aanspreekpunt zijn in het gemeentelijk beleidsteam: a. de adviseur bevolkingszorg (adviseur crisisbeheersing) i.v.m. inhoudelijk kennis van processen bevolkingszorg en procesbewaker b. de bestuurlijk adviseur (gemeentesecretaris) i.v.m. diens kennis van lokaal bestuurlijk gevoelige zaken. In alle gevallen kan de OvD- bz of de algemeen commandant bz bijgestaan worden door de Coördinator gemeentelijke Processen (CGP). De Coördinator Gemeentelijke Processen is specifiek voor IJsselland. Deze functie is gericht op de coördinatie en het soepel laten functioneren van processen binnen het Team Bevolkingszorg. Voor een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functionarissen wordt verwezen naar de (deel)draaiboeken van het team bevolkingszorg.
CONCEPT – 10 juni 2014
34
Processen
Hoofdproces
Omschrijving
Communicatie
Onder invloed van internet- en telecommunicatietechnologie en maatschappelijke veranderingen in de afgelopen decennia, is de rol van de overheid in crisiscommunicatie aanzienlijk veranderd. De burger is mondiger, gaat zelf op zoek naar informatie; de maatschappelijke informatiebehoefte van de burger is leidend. Crisiscommunicatie is daarom een cruciaal onderdeel van de crisisbeheersing. In elk team van de crisisorganisatie is een functionaris met als specialiteit crisiscommunicatie toegevoegd. Ongeacht het type crisis staan in essentie drie doelen centraal om te voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte. Deze drie doelen kennen andere uitgangspunten en andere voedingsbronnen. Het is belangrijk om ze goed op elkaar af te stemmen: Informatievoorziening Het verstrekken van informatie (aan derden) voor zover die betrekking heeft op feiten en omstandigheden, gerelateerd aan de crisissituatie. Informatie over verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden van de diverse actoren binnen de crisisorganisatie. Daarnaast ook het bieden van handelingsperspectieven voor zelfredzame burgers. Het streven naar maximale openheid. Schadebeperking Het geven van instructies (handelingsperspectief ) gericht op het beperken van (gezondheids- of materiële) schade voor (groepen in) de samenleving. Het stimuleren van de zelfredzaamheid en de onderlinge hulpverlening. Het helder communiceren van de mogelijke risico’s die aan het incident of de crisis verbonden zijn. Daarnaast het richting geven aan het gedrag van (groepen in) de samenleving. Dit om maatregelen van de overheid effectief te maken en/of om verstoring of hinder van maatregelen van de incidentbestrijding tegen te gaan. Betekenisgeving Het duiden van de crisissituatie en die in breder perspectief plaatsen. Daarbij wordt aangesloten op de gevoelens die onder (groepen in) de samenleving leven, waarbij empathie tonen een cruciale rol speelt. Het doel betekenisgeving ligt nadrukkelijk bij de burgemeester, in de rol van “burgervader”. Van belang is hierbij het evenwicht tussen ratio en emotie, het benoemen van dilemma’s, het erkennen van de gepercipieerde situatie en het kunnen relativeren.
CONCEPT – 10 juni 2014
35
Crisiscommunicatie in Veiligheidsregio IJsselland Uitgangspunt is regionale uniformiteit zodat communicatieprofessionals elkaar tijdens een crisis optimaal kunnen ondersteunen. Voor vier sleutelfuncties (strategisch adviseur crisiscommunicatie (R)BT, communicatieadviseur CoPI, communicatieadviseur ROT en hoofd taakorganisatie crisiscommunicatie) in het communicatieproces kan gebruik worden gemaakt van regionaal beschikbare experts (hard piket) en voor de overige functies van de regionale poollijst (zacht piket). De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de functies in de crisiscommunicatie moeten daarom regionaal op gelijke wijze worden uitgevoerd. Actiecentrum communicatie In het regionaal actiecentrum crisiscommunicatie vindt de uitvoering van de crisiscommunicatie plaats. Het actiecentrum crisiscommunicatie wordt aangestuurd door het hoofd taakorganisatie crisiscommunicatie. Het actiecentrum wordt regionaal ingericht. Afhankelijk van het incident kan onder verantwoordelijkheid van het hoofd taakorganisatie crisiscommunicatie een gemeentelijk steunpunt crisiscommunicatie ingericht worden. De burgemeester kan het regionale actiecentrum crisiscommunicatie ook activeren zonder de directe koppeling met GRIP; denk hierbij aan een relatief klein incident met een grote maatschappelijke impact. Het regionale actiecentrum crisiscommunicatie krijgt informatie (op het gebied van informatievoorziening en schadebeperking) van de communicatieadviseur CoPI (GRIP 1) en operationele aansturing van communicatieadviseur ROT. Bestuurlijke aansturing (op het gebied van betekenisgeving, bestuurlijk/politieke besluiten) krijgt het actiecentrum van de strategisch adviseur crisiscommunicatie van de burgemeester.
CONCEPT – 10 juni 2014
36
Acute zorg
Deelproces
Processen die zich – naast communicatie- richten op de eerste fase van het incident en de directe effecten daarvan voor niet- of minder zelfredzame burgers en hun dieren. Deelproces Opvang en verzorging
Registratie slachtoffers incl. verwanteninformatie
Herstelzorg
Processen die zich richten de gevolgen van een incident en zich bezighouden met de verwerking, schadebeperking en herstel. Deelproces Nazorg
Collectieve rouwverwerking
Registratie schade
Omgevingszorg
35
Omschrijving Verantwoordelijk voor veilige kortdurende onderdak en verzorging voor mens en dier. Indien noodzakelijk wordt geregistreerd. Hiervoor kan de 35 slachtofferincidentensystematiek (SIS) worden ingezet.
Omschrijving Proces dat na de acute, warme fase gericht is op a. een zorgvuldige afronding van andere opgestarte bevolkingszorgprocessen en b. verwerking en herstel op de langere termijn. Het op zorgvuldige wijze zorgdragen voor bijzondere uitvaartzorg en / of rouwverwerking die daarmee gepaard kan gaan. Nauwe samenwerking met Procesteam Nazorg. Proces dat is gericht op het verkrijgen van inzicht in de totale omvang van de schade en de registratie en coordinatie van de schademeldingen. Proces dat is gericht op de handhaving of het herstel van de kwaliteit van de leefomgeving en inzamelen van besmette waren.
SIS is een nieuwe systematiek voor slachtofferregistratie en verwanteninformatie. Deze systematiek gaat uit zoveel mogelijk uit van zelfredzaamheid.
CONCEPT – 10 juni 2014
37
Informatiemanagement
De Informatiecoordinator is verantwoordelijk voor de informatievoorziening van – en naar de procesteams. De Informatiecoördinator ondersteunt de CGP en maakt evenals de CGP geen dienst uit van zowel het ROT als de procesteams.
Ondersteuningsmanagement
CONCEPT – 10 juni 2014
Het team facilitaire ondersteuning levert faciliteiten en ondersteuning aan de andere procesteams. Ieder team en ieder kolom zorgt zelf voor de eigen aflossing en voor een adequatie overdracht. Dit wordt afgestemd met de coördinator gemeentelijke processen (CPG).
38
Bijlage 3 Brandweerzorg Inleiding De brandweer is verantwoordelijk voor drie processen: Bron- en Emissiebestrijding, Grootschalige ontsmetting en Grootschalige redding. Onder het proces Bron- en Emissiebestrijding vallen alle reguliere repressieve brandweertaken: brandbestrijding, hulpverlening, incidentbestrijding gevaarlijke stoffen en waterongevallenbestrijding. Pas als er sprake is van incidenten waarbij er noodzaak is voor grootschalige ontsmetting, wordt het proces Grootschalige ontsmetting opgestart. Datzelfde geldt voor het proces Grootschalige redding.
Organisatie Het organisatiemodel voor de brandweerzorg ziet er als volgt uit:
Figuur 11 Organisatiemodel brandweerzorg
CONCEPT – 10 juni 2014
39
Toelichting organisatiemodel Bij opschaling ligt de coördinatie van brandweerzorg tot en met GRIP 1 bij de OvD-Brandweerzorg (OvD-B) in het COPI. Met OvD-brandweerzorg wordt in dit verband de brandweerfunctionaris bedoeld die in het veld de leiding heeft over de brandweerinzet. Afhankelijk van het incident en de monodisciplinaire opschaling kan dit een OvD of een HOvD zijn, al dan niet onder verantwoordelijkheid van de Algemeen Commandant-Brandweerzorg (AC-B). Bij GRIP 2 of hoger ligt de coördinatie van de brandweerzorg sowieso bij de AC-B in het regionaal operationeel team (ROT). Voor een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functionarissen wordt verwezen naar de (deel)draaiboeken van de brandweer.
Processen Hoofdproces
Bron- en emissiebestrijding
Omschrijving
Bestrijding van brand, verlenen van hulp en bestrijding van emissie van gevaarlijke stoffen gaat over het voorkomen van uitbreiding en het terugdringen van de fysische oorzaak en de daarmee samenhangende fysische effecten van een ramp. Hiermee wordt de toename van het aantal slachtoffers en de toename van schade voorkomen of beperkt. Het verlenen van hulp anders dan brand kan ook bestaan uit hulpverleningen na instortingen et cetera. Ondanks dat hiervoor diverse gespecialiseerde teams in Nederland actief zijn (Reddingsteam hoogteverschillen en USAR) maken deze activiteiten onderdeel uit van het proces Bron- en emissiebestrijding. Het verkennen met behulp van verkenningseenheden levert feitelijke informatie op waarmee veronderstellingen over de situatie in zowel het bron- als het effectgebied geverifieerd kunnen worden en/of waarmee een beter beeld kan worden opgebouwd. Dit is van groot belang voor de directe bestrijding van het incident en de beleidsbepaling. Deelprocessen Brandbestrijding
Hulpverlening Ongevalsbestrijding gevaarlijke stoffen Waterongevallen-bestrijding
CONCEPT – 10 juni 2014
Omschrijving Bestrijden van brand en voorkomen van branduitbreiding. Redden van mens en dier. Voorkomen van schade. Beheersen van ongevallen. Bevrijden van slachtoffers. Stabiliseren van lekkages van gevaarlijke stoffen. Redden van slachtoffers. Redden van te water geraakte slachtoffers door middel van een grijpredding vanaf wal/vaartuig of duiken.
40
Grootschalige ontsmetting
Na emissie van chemische, biologische, radiologische en/of nucleaire stoffen kan het noodzakelijk zijn om grootschalig te ontsmetten. Het kan hierbij gaan om de ontsmetting van hulpverleners, burgers, dieren, infrastructuur, objecten, hulpverleningsmateriaal en voertuigen om de verdere verspreiding van besmetting te voorkomen of te beperken. De taakorganisatie Grootschalige Ontsmetting is primair toegerust op het grootschalige ontsmetten van burgers en hulpverleners. Voor het ontsmetten van infra, voertuigen en hulpverleningsmateriaal kan in het kader van Civiel Militaire Samenwerking ondersteuning aangevraagd worden bij het Ministerie van Defensie. De brandweer blijft hier wel procesverantwoordelijk. Aangezien dit een specialistische taak betreft die ook niet altijd gericht hoeft te zijn op de bron is het een separaat brandweerproces. In dat geval is er behoefte aan ondersteuning door het landelijk georganiseerde specialisme CBRN (grootschalige ontsmettingseenheden) via de steunpunten. Deelprocessen Ontsmetten mens en dier Ontsmetten voertuigen
Omschrijving Ontsmetten van (mogelijk) met gevaarlijke stoffen besmette personen en dieren. Ontsmetten van (mogelijk) met gevaarlijke stoffen besmette voertuigen.
Grootschalige redding
Grootschalige of specialistisch zoeken naar en redden van ingesloten of bedolven slachtoffers bij rampen. De taakorganisatie bestaat uit eenheden vanuit de steunpunten met het specialisme techische hulpverlening eventueel aangevuld met het Urban Search en Rescue team (USAR) wat op verzoek ter plaatse kan komen. Dit team is samengesteld uit meerdere disicplines dan alleen brandweer en is gespecialiseerd om slachtoffers te redden.
Informatiemanagement
Het Hoofd Informatie Brandweerzorg (HIN-B) maakt deel uit van de sectie brandweerzorg, welke opkomt in het ROT. Het Hoofd Informatie geeft sturing aan het informatieproces binnen de sectie brandweerzorg en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de Algemeen commandant Brandweerzorg. Het Hoofd Informatie heeft de volgende kerntaken: inrichten van het informatieproces binnen de sectie brandweerzorg; zorg dragen voor het informatieproces in de sectie brandweerzorg; afstemmen met andere HIN’s en de informatiemanager ROT. Het Hoofd Informatie: monitort het totaalbeeld; vult het aan vanuit het beeld van de eigen discipline; ziet toe op onvolledigheden/onjuistheden/tegenstrijdigheden in het totaalbeeld waar het de eigen discipline betreft of raakt.
CONCEPT – 10 juni 2014
41
Ondersteuningsmanagement
CONCEPT – 10 juni 2014
Het beschikbaar stellen, beheren, verzorgen en op peil houden van persoonlijke en materiële middelen die noodzakelijk zijn voor het bestrijden van het incidenten. Het waarborgen van optimale verbindingen voor de communicatie. Het inschakelen van OTB (Ondersteuningsteam Brandweer) of BBT (Begrafenis Bijstandsteam) behoort tot de mogelijkheden.
42
Bijlage 4 Geneeskundige zorg Inleiding De GHOR is - als organisatieonderdeel van de Veiligheidsregio - belast met de coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverlening en met de advisering van andere overheden en organisaties op dat gebied. De GHOR is verantwoordelijk voor processen in de witte kolom en voor de afstemming met de multidisciplinaire partners. Organisatie Niet de GHOR, maar de zorginstellingen en individuele beroepsbeoefenaren in de zorg leveren de geneeskundige zorg tijdens crisissituaties. Voorbeelden van zorginstellingen zijn: de regionale ambulancevoorziening (RAV), de gemeenschappelijke gezondheidsdienst (GGD), het Nederlandse Rode Kruis, traumacentra en ziekenhuizen. De GHOR vormt het loket van, naar en tussen die organisaties. De GHOR stimuleert de zorgaanbieders hun eigen verantwoordelijkheid in te vullen. Het organisatiemodel voor de geneeskundige zorg ziet er als volgt uit:
Figuur 12 Organisatiemodel geneeskundige zorg
CONCEPT – 10 juni 2014
43
Toelichting organisatiemodel De directeur publieke gezondheid (DPG) geeft leiding aan de GHOR en aan de GGD en functioneert als adviseur van de voorzitter van de Veiligheidsregio. De DPG neemt deel aan het GBT of RBT. Tijdens rampen en crises, of bij dreiging daarvan, is de algemeen commandant geneeskundige zorg (AC GZ) namens de directeur publieke gezondheid (DPG) operationeel eindverantwoordelijk voor de processen acute gezondheidszorg en publieke gezondheidszorg. Hij wordt daarbij ondersteund door een hoofd informatie geneeskundige zorg. De officier van dienst geneeskundig (OvD-G) neemt deel aan het CoPI en stuurt op de plaats incident de eenheden aan, die de geneeskundige zorg uitvoeren. De sectie GHOR is onderdeel van het ROT en bestaat minimaal uit: algemeen commandant geneeskundige zorg (AC GZ); hoofd informatie geneeskundige zorg (HIN GZ). zo nodig aangevuld met: hoofd ondersteuning geneeskundige zorg (HON GZ); gezondheidskundig adviseur gevaarlijke stoffen (GAGS); overige ondersteuners. De crisis coördinator van de betrokken zorginstelling heeft contact met de sectie GHOR en geeft leiding of coördineert op de manier zoals binnen de betreffende zorginstelling is afgesproken. Voor een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functionarissen wordt verwezen naar de (deel)draaiboeken van de GHOR.
CONCEPT – 10 juni 2014
44
Processen
Hoofdproces
Omschrijving
Acute gezondheidszorg
Het doel van dit proces is het coördineren en organiseren van geneeskundige hulp voor gewonden als gevolg van rampen en crises. Dit proces heeft drie deeltaken: triage, behandelen en vervoeren. De regionale ambulancevoorziening (RAV), het Nederlandse Rode Kruis (NRK) verzorgen de drie deeltaken. Deelprocessen Triage
Behandelen Vervoeren Publieke gezondheidszorg
CONCEPT – 10 juni 2014
Omschrijving Het beoordelen van slachtoffers in verschillende categorieën, verdeeld naar de ernst van de verwondingen of ziektebeeld. Het behandelen van slachtoffers. Het vervoeren van slachtoffers.
Het doel van dit proces is het coördineren en organiseren van psychosociale hulpverlening, infectieziektebestrijding, medische milieukunde en / of gezondheidsonderzoek; allen als gevolg van rampen en crises. Deelprocessen Psychosociale hulpverlening (PSH) Bevorderen natuurlijk herstel Signaleren, doorverwijzen en zo nodig behandelen van getroffenen
Omschrijving De GGD is primair verantwoordelijk voor deze taak en vormt als dat nodig is de schakel van en naar instellingen voor geestelijke gezondheidszorg, algemeen maatschappelijk werk en slachtofferhulp.
Gezondheidsonderzoek bij rampen (GOR) Individueel onderzoek Onderzoek bij groepen Gezondheidsmonitoring
De GGD is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van deze deeltaak.
Infectieziektebestrijding (IZB) Isolatie en quarantaine Bron- en contactopsporing Beschermende maatregelen Hygiëne maatregelen
Infectieziektebestrijding richt zich op het voorkomen of beperken van besmetting met virussen en bacteriën via lucht, voedsel en lichamelijk contact. De GGD is primair verantwoordelijk. Daarnaast hebben huisartsen en ziekenhuizen ook een rol.
Medische milieukunde (MMK)
Deze deeltaak richt zich op de invloed van milieu op de gezondheid. Ook voor deze deeltaak is de GGD primair verantwoordelijk.
45
Informatiemanagement
Het hoofd informatiemanagement geneeskundige zorg is verantwoordelijk voor dit ondersteunende proces. Hier gaat het om: Het verzamelen, vastleggen en doorgeven van operationele informatie uit de witte keten en samenstellen van het monodisciplinaire beeld Het valideren en analyseren van informatie voor besluitvorming en aansturing Beschikbaar stellen van informatie voor CoPI, ROT, relevante keten- en/of kolompartners.
Ondersteuningsmanagement
Deze deeltaak gaat over het leveren van logistieke ondersteuning (materiaal en middelen), het organiseren van aflossing personeel en het in kaart brengen van beschikbare capaciteit binnen de witte kolom. Dit is de verantwoordelijkheid van het hoofd ondersteuning geneeskundige zorg. Deze rol is in de huidige situatie in eerste instantie belegd bij de AC GZ.
CONCEPT – 10 juni 2014
46
Bijlage 5 Politiezorg Inleiding De politie maakt wettelijk gezien geen deel uit van de Veiligheidsregio. Als hulpdienst is zij sterk verbonden met de veiligheidsregio en werken zij nauw samen op het terrein van rampenbestrijding en crisisbeheersing. Met vertrouwen en vakmensen bouwen zij samen een professionele crisisorganisatie. Organisatie Het organisatiemodel voor de politiezorg ziet er als volgt uit:
Figuur 13 Organisatiemodel politiezorg
Toelichting organisatiemode De sectie Politiezorg in het ROT bestaat uit de algemeen commandant Politiezorg en een ondersteuner Politiezorg. De algemeen commandant Politiezorg is verantwoordelijk voor en bevoegd tot het inrichten van de 36 politiezorg. Hij bepaalt zo nodig de samenstelling van het Politieactiecentrum die zorg draagt voor de operationele aanpak van het incident, ramp of crisis. 36
veelal in de politieorganisatie het SGBO genoemd
CONCEPT – 10 juni 2014
47
Onder leiding van de algemeen commandant politiezorg worden politiezorgtaken uitgevoerd door operationele eenheden. Ze worden ter plaatse aangestuurd door de officier van dienst politie of door het hoofd orde handhaving in het politieactiecentrum. Voor een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functionarissen wordt verwezen naar de (deel)draaiboeken van de politie. Processen
Hoofdproces
Omschrijving
Ordehandhaving
De instandhouding van de openbare orde. Deelprocessen Crowdmanagement Crowdcontrol Riotcontrol Ontruimen Handhaven van netwerken
Mobiliteit
Omschrijving Scheppen van gewenste orde. Handhaven van bestaande orde. Herstel van niet bestaande orde. Burgers zelf laten verplaatsen naar een verzamelplek. Procesmanagement.
Het ten tijde van een incident of een dreiging daarvan, zorg dragen voor de begeleiding van de bij de hulpverlening betrokken organisaties en personen, ter voorkoming van stagnatie in de hulpverlening. Verder het voorkomen en/of oplossen van verkeersopstoppingen verkeersonveilige situaties. Daarnaast het zoveel mogelijk beperken van de economische schade. Deelprocessen Dynamische verkeersgeleiding Statische verkeersgeleiding
Omschrijving Begeleiding en begidsen. Afzetten van wegen en gebieden.
Strafrechtelijk onderzoek. Opsporing Deelprocessen Tactische opsporing Technische forensische opsporing Intelligence Recherchemaatregelen
CONCEPT – 10 juni 2014
Omschrijving Het inzetten van rechercheurs. Het inzetten van technische recherche. Het inzetten van analisten. Het inzetten van BOB-middelen.
48
Specialistische recherchetoepassingen Specialistische forensische opsporing
Interventie
CONCEPT – 10 juni 2014
Omschrijving Het inzetten van onderhandelaars. Het inzetten van het observatieteam. Het inzetten van specialisten. Het inzetten van het team Explosievenverkenning. Inzetten van DSI.
Observeren, signaleren en afslaan van een (dreigende) aantasting van de integriteit van personen, objecten en diensten. Deelprocessen Bewaken en beveiligen van personen Bewaken en beveiligen van objecten en diensten
Informatiemanagement
Het inzetten van specialisten op een specifiek gebied; bijvoorbeeld (verkeers)ongeval, brand, explosieven, slachtofferidentificatie, LFTO, digitaal.
Het proces Interventie heeft als doel het voorkomen van een (dreigende) aantasting van de integriteit van subjecten (personen), objecten en/of diensten, door handelend optreden, in een situatie met meer dan normaal afbreukrisico. Deelprocessen Politioneel onderhandelen Specialistische observatie Specialistische operaties Explosievenverkenning Aanhouding en ondersteuning
Bewaken & Beveiligen
Het inzetten van specialistische technieken.
Omschrijving Het in opdracht van de hoofdofficier van justitie uitvoeren van beveiligingsmaatregelen. Het in opdracht van de burgemeester uitvoeren van beveiligingsmaatregelen.
De taakorganisatie informatie staat onder leiding van het hoofd informatie en is belast met het tijdig en in de juiste kwaliteit en kwantiteit verwerven, verwerken, veredelen en verstrekken van informatieproducten. Onder deze organisatie vallen ook de waarnemers en verkenners.
49
Ondersteuningsmanagement
CONCEPT – 10 juni 2014
De taakorganisatie ondersteuning staat onder leiding van het hoofd ondersteuning en is belast met het tijdig en in de juiste kwaliteit en kwantiteit ter beschikking stellen van facilitaire en personele voorzieningen.
50
Bijlage 6 Overzicht regionale afspraken crisispartners Deze bijlage geeft per 1 mei 2014 een overzicht van de overeenkomsten en convenanten die Veiligheidsregio IJsselland, gemeenten in de regio en Politie Eenheid Oost hebben gesloten met crisispartner in het kader van de ramenbestrijding en crisisbeheersing. Dienstverleningsovereenkomsten zijn hierbij niet meegenomen.
Naam overeenkomsten/ convenant Multidisciplinair Bestuursovereenkomst – Rampenbestrijding en crisisbeheersing Commissaris van de Koning in Overijssel en de Veiligheidsregio IJsselland Protocol inzet RTV-Oost bij waarschuwing van de bevolking Convenant voor samenwerkingsafspraken tussen Veiligheidsregio IJsselland, Eenheid Oost van de nationale politie en Defensie Convenant voor Regionale samenwerkingsafspraken tussen drinkwaterbedrijf Vitens, Veiligheidsregio IJsselland en Politie IJsselland Convenant voor regionale samenwerkingsafspraken tussen Veiligheidsregio IJsselland, Politie IJsselland en Netbeheerders van gas en elektriciteit Convenant voor samenwerkingsafspraken tussen de Veiligheidsregio IJsselland, Rijkswaterstaat en de waterschappen Groot Salland, Reest en Wieden, Regge en Dinkel, Rijn en IJssel, Vallei en Veluwe, Velt en Vecht en Zuiderzeeland Convenant voor regionale samenwerkingsafspraken tussen Veiligheidsregio IJsselland, Veiligheidsregio Twente en Provincie Overijssel als weg- en waterbeheerder
CONCEPT – 10 juni 2014
Partijen
Datum besluit
Veiligheidsregio IJsselland CdK Overijssel
DB 17-01-2013
Veiligheidsregio IJsselland RTV Oost Veiligheidsregio Twente Veiligheidsregio IJsselland Politie Defensie Veiligheidsregio IJsselland Politie Drinkwaterbedrijf in de regio
VD 19-03-2014
AB 28-08-2013
DB 20-05-2010
Veiligheidsregio IJsselland Politie Netbeheerders van gas en elektriciteit in de regio Veiligheidsregio IJsselland Politie Rijkswaterstaat Waterschappen in de regio
DB 13-10-2011
Veiligheidsregio IJsselland Veiligheidsregio Twente Provincie Overijssel
AB 18-12-2013
DB 22-11-2012
51
Internationaal Overeenkomst tot grensoverschrijdende samenwerking bij zware ongevallen en rampen
Grensoverschrijdend bijstandsplan van de Technisches Hilfswerk, Landesverband Bremen/ Niedersachsen voor de inzet in Nederland bij de dagelijks hulpverlening in de brandweerregio’s Groningen, Drenthe, IJsselland en Twente Meldkamer Gemeenschappelijke regeling Meldkamer Oost Nederland
Convenant samenwerking uitwijk en fallback Meldkamer OostNederland en Meldkamer Noord-Nederland Gemeenten Overeenkomsten op het gebied van slachtofferinformatie Overeenkomsten op het gebied van opschalen van de opvang Overeenkomsten op het gebied van uitvaartverzorging Overeenkomsten op het gebied van schaderegistratie Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio IJsselland
CONCEPT – 10 juni 2014
Veiligheidsregio IJsselland Veiligheidsregio Drenthe Gemeente Hardenberg Gemeente Coevorden Landkreis Grafschaft Bentheim Veiligheidsregio’s Groningen, Drenthe, IJsselland en Twente Bundesanstalt Technisches Hilfswerk Landesverband Niedersachsen (Bremen)
AB 24-06-2009
Veiligheidsregio IJsselland Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland Regionaal College IJsselland Regionaal College Noord- en OostGelderland Vergunninghouder ambulancezorg IJsselland Vergunninghouder ambulancezorg Noord- en oost- Gelderland Meldkamer Oost-Nederland Meldkamer Noord Nederland
AB 16-12-2009
Gemeenten in de regio diverse partners
Divers
Gemeenten in de regio diverse partners Gemeenten in de regio diverse partners Gemeenten in de regio diverse partners Gemeenten in de regio
Divers
19-11-2008
AB 20-04-2011
Divers Divers AB 30-10-2013
52
GHOR Overeenkomst tussen Veiligheidsregio IJsselland en het Deventer Ziekenhuis, over de geneeskundige hulpverlening bij ongevallen, rampen en crises Overeenkomst tussen Veiligheidsregio IJsselland en Isala, over de geneeskundige hulpverlening bij ongevallen, rampen en crises Overeenkomst tussen Veiligheidsregio IJsselland en de Saxenburgh Groep, RöpkeZweers Ziekenhuis, over de geneeskundige hulpverlening bij ongevallen, rampen en crises Overeenkomst interregionale bijstand GHOR
Overeenkomst tussen GGD IJsselland en Veiligheidsregio IJsselland over publieke gezondheid bij rampen en crises Overeenkomst tussen Veiligheidsregio IJsselland en RAV IJsselland met betrekking tot de geneeskundige hulpverlening in de zin van de Wet veiligheidsregio’s Convenant Huisartsenzorg GHOR GGD IJsselland
Regionale Overeenkomst SIGMA Veiligheidsregio IJsselland en Het Nederlandse Rode Kruis, Noodhulpregio IJsselland Intentieverklaring Samenwerking ketenpartners bij rampen en crises
CONCEPT – 10 juni 2014
Veiligheidsregio IJsselland Deventer Ziekenhuis
AB 29-10-2013
Veiligheidsregio IJsselland Isala
AB 29-10-2013
Veiligheidsregio IJsselland Röpke- Zweers Ziekenhuis
AB 29-10-2013
GHOR IJsselland GHOR VNOG GHOR Twente Veiligheidsregio IJsselland GGD IJsselland
01-06- 2011
DB 13-12-2012
Veiligheidsregio IJsselland RAV IJsselland
DB 07-04- 2011
Veiligheidsregio IJsselland GGD IJsselland Huisartsenpost Salland Medrie LHV Huisartsenkring Zwolle/Flevoland Huisartsenvereniging Deventer e.o. Veiligheidsregio IJsselland Het Nederlandse Rode Kruis Noodhulpregio IJsselland
DB 13-12-2012
GHOR Veiligheidsregio IJsselland GGD IJsselland, Netwerk Acute Zorg Zwolle Isala Klinieken Medrie Röpke-Zweers Ziekenhuis RAV IJsselland LHV Huisartsenkring Zwolle/Flevoland Centrale Huisartsenpost Salland Dimence Het Nederlandse Rode Kruis
01-2013
DB 13-10-2011
53
Politie Samenwerkingsconvenant VR en RC Brandweer Convenant bos- en heidebrand Operationele samenwerkings- en bijstandsafspraken inzet NBC-peloton Convenant meetplanleider Veiligheidsregio Noord- Oost Gelderland Operationeel optreden AGS in Dronten, Noordoostpolder en Urk Bijstand AGS IJsselland in Drenthe Regionaal Dekkingsplan Brandweer Samenwerkingsprotocol beleidsondersteunend team milieuincidenten (BOT-mi) en de Regio IJsselVecht/Veiligheidsregio IJsselland Multidisciplinaire procedure asbestbranden
CONCEPT – 10 juni 2014
Veiligheidsregio IJsselland Politie
Veiligheidsregio IJsselland Veiligheidsregio Twente Veiligheidsregio IJsselland Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland Veiligheidsregio IJsselland Veiligheidsregio Noord- Oost Gelderland Veiligheidsregio IJsselland Hulpverleningsdienst Flevoland Veiligheidsregio IJsselland Hulpverleningsdienst Drenthe Veiligheidsregio IJsselland
AB 05-10-2011
AB 05-01-2009 AB 05-01-2009
AB 05-01-2009 11- 2011 07- 2011 AB 29-06-2011
Veiligheidsregio IJsselland BOT-mi
AB 05-01-2009
Veiligheidsregio IJsselland Politie
VD 16-12-2011
54
Bijlage 7 Lijst met afkortingen AB
algemeen bestuur
AC
algemeen commandant of actiecentrum
AGS
adviseur Gevaarlijkse Stoffen
BBT
begrafenis bijstandsteam
BOB
beeld-oordeel-besluitvorming of bijzondere opsporingsbevoegdheden
BOT-mi
beleidsondersteunend team milieu-incidenten
CdK
Commissaris van de Koning
CoPI
commando plaats incident
CPG
coördinator gemeentelijke processen
DB
dagelijks bestuur
DCC
departementaal coördinatiecentrum
DPG
directeur publieke gezondheidszorg
DSI
dienst speciale interventies
GAGS
gezondheidskundig adviseur gevaarlijke stoffen
GBT
gemeentelijk beleidsteam
GGD
Ggemeenschappelijke Gezondheidsdienst
GHOR
Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio
GRIP
gecoördinerende regionale incidentsbestrijdingsprocedure
GZ
geneeskundige zorg
HIN
hoofd Informatie
HON
hoofd ondersteuning
HOvD
Hoofdofficier van Dienst
ICCb
Interdepartementale Commissie Crisisbeheersing
LCMS
Landelijk Crisis Management Systeem
LHV
landelijke huisartsenvereniging
LFTO
Landelijk team forensische opsporing
OL
Operationeel leider
CONCEPT – 10 juni 2014
55
OTB
Ondersteuningsteam Brandweer
OvD
Officier van Dienst
OvD-B
Officier van Dienst brandweer
OvD-Bz
Officier van Dienst bevolkingszorg
OvD-G
Officier van Dienst geneeskundig
OvD-P
Officier van Dienst politie
RAV
Regionale Ambulancevoorziening
RBT
regionaal beleidsteam
ROT
regionaal operationeel team
SGBO
Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden
SIGMA
Snel Inzetbare Groep ter Medische Assistentie
SIS
Slachtofferinformatiesystematiek
USAR
Urban Search en Rescue Team
VD
veiligheidsdirectie
CONCEPT – 10 juni 2014
56
Agendapunt - besluitvormend
aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
Algemeen Bestuur 25 juni 2014 7 Procedureregeling H. Noten L.J. Sievers
Te besluiten om - De procedureregeling Functiebeschrijving en –waardering HR21 vast te stellen. Inleiding In de nieuwe organisatie werken we met het functiewaarderingssysteem HR21. In aanloop naar 1-12014 is er gewerkt aan de hand van een stappenplan om te komen tot functiebeschrijvingen en functiewaardering. Voor de periode na 1-1-2014 moet er een procedureregeling zijn, waarmee het onderhoud daarvan geborgd is. Het BGO heeft op 14 maart 2014 ingestemd met de procedureregeling. Beoogd effect/relatie met het meerjarenbeleidsplan of met bestuursopdrachten (wat is het doel van het voorstel, liefst in meetbare termen) Argumenten De procedureregeling voorziet in het onderhoud van het functiegebouw na 1-1-2014. Een deel van de zaken die genoemd zijn in de procedureregeling zijn in de aanloop naar 1-1-2014 nu al vastgesteld. Het gaat dan om het huidige functieboek 1 en 2, de vastgestelde normbeschrijvingen daarin en de vastgestelde inpassingen op basis van de conversietabel. De procedureregeling is dus vooral bedoeld voor het onderhoud en het actueel houden na 1-1-2014. Daarom is dat ook als ingangsdatum opgenomen. Risico’s Geen Middelen Geen Afstemming
kenmerk vervolgblad
2 van 2
NVT Communicatie Na vaststelling wordt de procedureregeling gepubliceerd op intranet Vervolg NVT
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio IJsselland; overwegende dat is vastgelegd dat de Veiligheidsregio IJsselland voor het beschrijven en waarderen van functies aansluiting zoekt bij het sectorale functiewaarderingssysteem HR21 en ter zake een licentieovereenkomst heeft gesloten; mede overwegende dat het noodzakelijk is dat in lijn met de uitgangspunten van HR21 een procedureregeling, afgestemd op een generieke wijze van beschrijven en waarderen, wordt vastgesteld; mede gelet op de verkregen instemming van de Bijzondere Ondernemingsraad voor wat betreft de aansluiting bij HR21; mede gelet op de verkregen overeenstemming in de Commissie voor het Bijzondere Georganiseerd Overleg d.d. 10 maart 2014 voor wat betreft de inhoud van deze regeling; BESLUIT: vast te stellen de navolgende regeling:
PROCEDUREREGELING FUNCTIEBESCHRIJVING EN FUNCTIEWAARDERING VEILIGHEIDSREGIO IJSSELLAND Artikel 1
Algemene bepalingen.
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: 1. functie: het samenstel van feitelijke taken en/of werkzaamheden dat de functiehouder op basis van een vastgestelde (generieke) functiebeschrijving dient uit te voeren; 2. functiebeschrijving: de generieke beschrijving die krachtens een algemeen verbindend voorschrift door het Algemeen Bestuur als zodanig is vastgesteld voor één of meerdere gelijkwaardige functies; de generieke beschrijving vloeit logisch voort uit de organisatiestructuur en verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de Veiligheidsregio IJsselland; de generieke functiebeschrijving is een resultaatgerichte weergave van aard, overwegend karakter, niveau en complexiteit van taken; 3. normbeschrijving: De generieke functiebeschrijving zoals opgenomen in het normbestand van HR21. De normbeschrijving is voorzien van een vaste waardering (puntenreeks); 4. lokale functiebeschrijving: De volgens het format van HR21 lokaal gewijzigde normbeschrijving of toegevoegde (nieuwe) functiebeschrijving;
Regeling functiebeschrijving en functiewaardering VRIJ -def-
1
5. functiehouder: - de ambtenaar in de zin van de CAR/UWO of - de werknemer met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, als bedoeld in artikel 2:5 van de CAR/UWO, is aangegaan; 6. functiewaardering: het bepalen van de relatieve functiewaarde van een functiebeschrijving aan de hand van de in HR21 vastgelegde waarderingsmethode; 7. bevoegd gezag: het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio IJsselland; 8. bestuurder: de bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR); 9. Managementteam: de regionaal commandant, de clustercommandanten, het hoofd BBO, het hoofd Veiligheidsbureau, het hoofd GHOR en het hoofd Bedrijfsvoering; 11. externe deskundige: een door de systeemhouder (VNG) erkend deskundige inzake de ontwikkeling, toepassing en werking van HR21; 12. gecertificeerde gebruiker: de volgens de normering van de extern deskundige opgeleide lokale gebruiker die geautoriseerd is om te werken met HR21.
Artikel 2 1.
2.
3.
4.
De bestuurder, of in opdracht het managementteam, selecteert (in samenspraak met de externe deskundige en/of een gecertificeerde gebruiker) per functie een normbeschrijving uit HR21. Indien de normbeschrijving voor de functie onvolledig is, dan wel een voor de functie dekkende norm beschrijving niet beschikbaar is, wordt een lokale functiebeschrijving opgesteld. De geselecteerde normbeschrijving(en) en/of lokale functiebeschrijving(en), wordt/worden besproken binnen het managementteam en door of namens de bestuurder voorlopig vastgesteld. De voorlopig vastgestelde functiebeschrijving (en) wordt/worden door de bestuurder ter informatie aangeboden aan de ondernemingsraad (OR). Indien sprake is van een organisatiebrede functiebeschrijvingsronde, of indien sprake is van een organisatorische verandering zoals bedoeld in artikel 25 lid 1 van de WOR, dan stelt de bestuurder de OR in de gelegenheid advies uit te brengen over de voorgenomen vaststelling van de functiebeschrijvingen. Artikel 25 lid 2 tot en met 6 en artikel 26 WOR zijn in dat geval van overeenkomstige toepassing. Met inachtneming van het bepaalde in lid 2 of 3, legt de bestuurder de functiebeschrijvingen ter vaststelling voor aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag stelt de aldus voor de regionale functies tot stand gekomen (norm- en lokale) functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschrift vast.
Artikel 3 1,
Vaststelling functiebeschrijvingen
Wijziging functiebeschrijvingen.
Bij wijziging van de structuur, taken of doelstellingen van de organisatie wordt, onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag, door of namens de bestuurder bezien of de vastgestelde functiebeschrijvingen volledig en/of toereikend zijn, Het selecteren, wijzigen of opstellen van nieuwe functiebeschrijvingen verloopt volgens de procedure als beschreven in artikel 2. 2. Een verzoek tot heroverweging van de bestaande functiebeschrijvingen kan ook worden ingediend door de OR.
Regeling functiebeschrijving en functiewaardering VRIJ -def-
2
Artikel 4 1.
2. 3.
In opdracht van het bevoegd gezag worden door de gecertificeerde gebruiker, aan de hand van de in HR21 vastgelegde functiewaarderingsmethode, alle lokale functiebeschrijvingen gewaardeerd. De waarderingsresultaten van de lokale functiebeschrijvingen worden ter toetsing aangeboden aan het managementteam. De waarderingsresultaten worden opgenomen in een eindadvies functiewaardering aan het bevoegd gezag. Het waarderingsadvies bevat in ieder geval: a. een motivering, gerubriceerd per invalshoek en dimensie, van de subscores en de totaalscore per lokale functiebeschrijving; b. een overzicht van de functiewaarderingsresultaten van alle lokale functiebeschrijvingen; c. een gecombineerd overzicht van de functiewaarderingsresultaten van alle geselecteerde normbeschrijvingen en lokale functiebeschrijvingen; d. een verslag van de toetsing als bedoeld in lid 2 van dit artikel.
Artikel 5 1.
2.
3.
2.
3.
4.
5.
Vaststelling functiewaardering en conversietabel;
Het bevoegd gezag stelt de waarderingen vast met inachtneming van het eindadvies functiewaardering. Afwijking van het advies kan slechts plaatsvinden op basis van zwaarwegende argumenten. Het bevoegd gezag stelt de waarderingen van de lokale functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschrift vast. Het bevoegd gezag stelt op basis van de vastgestelde salarisstructuur, na verkregen overeenstemming binnen de commissie voor Georganiseerd Overleg, een conversietabel vast. Wijziging van de salarisstructuur vindt niet plaats zonder overeenstemming binnen de commissie voor Georganiseerd Overleg. Door middel van toepassing van de vastgestelde conversietabel worden de waarderingen van alle geselecteerde normbeschrijvingen en lokale functiebeschrijvingen omgezet naar functionele schalen.
Artikel 6 1.
Functiewaardering lokale functiebeschrijvingen.
Voorbereiding indelingsadvies, indelingsbesluit,- bezwaar en beroep.
Het managementteam adviseert het bevoegd gezag over de indeling van de functies in norm- en/of lokale functiebeschrijvingen. In geval van een organisatiebrede functiebeschrijvingsronde, of indien sprake is van een ingrijpende organisatorische verandering, wordt het indelingsadvies ter toetsing voorgelegd aan de externe deskundige. Na deze externe toetsing voor de Ondernemingsraad in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen. Het bevoegd gezag maakt aan de functiehouder schriftelijk bekend welke (norm- of lokale) functiebeschrijving zij voornemens is op de functie van toepassing te verklaren (indelingsbesluit). In het voorgenomen indelingsbesluit zijn tevens de gevolgen opgenomen voor de inschaling, het salaris en/of de bezoldiging. De functiehouder wordt in de gelegenheid gesteld zijn/haar zienswijze over de indeling aan de norm- of lokale functiebeschrijving kenbaar te maken. De termijn voor het kenbaar maken van de zienswijze bedraagt vier weken. De zienswijze wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag legt de zienswijze ter advisering voor aan het managementteam. Na het verstrijken van de termijn als bedoeld in lid 4, maakt het bevoegd gezag, indien van toepassing na kennisneming van de ingediende zienswijze(n) van de functiehouder(s) en het advies van directie, schriftelijk en gemotiveerd aan de functiehouder bekend in welke functiebeschrijving de functie van de functiehouder is ingedeeld en welke de gevolgen zijn voor de inschaling, het salaris en/of bezoldiging. Deze mededeling is een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb. Tegen dit besluit kan de functiehouder schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken bij het bevoegd gezag.
Regeling functiebeschrijving en functiewaardering VRIJ -def-
3
Artikel 7 1.
2,
Indien aan een functiehouder, door of namens directie, nieuwe of gewijzigde taken worden opgedragen, dan heroverweegt het bevoegd gezag, na en met inachtneming van het advies van directie, de indeling in de functiebeschrijving. Indien de heroverweging leidt tot een nieuw indelingsbesluit, dan is het bepaalde in artikel 6 (met uitzondering van lid 2) van overeenkomstige toepassing. In het geval dat de heroverweging niet leidt tot een nieuw indelingsbesluit, dan wordt de functiehouder hiervan onverwijld in kennis gesteld.
Artikel 8 1.
2. 3. 4.
Nieuwe en gewijzigde taken.
Overgangs- en slotbepalingen.
Het bevoegd gezag kan nadere regels stellen omtrent hetgeen in deze procedureregeling is neergelegd voor zover aard en strekking van deze regeling zich daartegen niet verzet. Indien en voor zover bij nadere regels van deze regeling wordt afgeweken, dient hierover voorafgaand instemming te worden gevraagd aan de ondernemingsraad. Het bepaalde in artikel 27 lid 2 t/m 7 WOR is van overeenkomstige toepassing. In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet beslist het bevoegd gezag. Deze regeling kan worden aangehaald als 'Procedureregeling functiebeschrijving en functiewaardering VRIJ'. Deze regeling treedt in werking per 1 januari 2014 of de dag na bekendmaking van deze regeling, voor zover die na 1 januari 2014 ligt.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van …. 2014.
de secretaris,
de voorzitter,
Regeling functiebeschrijving en functiewaardering VRIJ -def-
4
Agendapunt - informatie
aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
Algemeen Bestuur 25 juni 2014 8 Bestuursrapportage/Voorjaarsnota 2014 L.J. Sievers H.J. Meijer
Kennis te nemen van - De Bestuursrapportage/Voorjaarsnota 2014. Inleiding De door het Algemeen Bestuur vastgestelde financiële verordening schrijft voor dat we voor 15 juni een tussentijdse rapportage aan het Dagelijks Bestuur voorleggen met eventueel een begrotingswijziging. De onderhavige Voorjaarsnota 2014 betreft deze tussentijdse rapportage. Er zijn geen begrotingswijzigingen aan gekoppeld. Het Dagelijks Bestuur heeft deze Voorjaarsnota daarom op 5 juni vastgesteld. Beoogd resultaat De Voorjaarsnota is gerelateerd aan de begroting van het lopende jaar. Weergegeven is hoe financieel en beleidsmatig gezien de uitvoering van deze begroting verloopt en waar zich knelpunten voordoen. Relatie met beleidsplan of bestuursopdrachten De prestaties die genoemd zijn in de begroting komen voort uit het beleidsplan 2012-2014. Argumenten Zowel financieel, als beleidsmatig gezien loopt de veiligheidsregio in de pas met de begroting. De risico’s betreffen de geraamde inkomsten van € 500.000,- en de uitwerking van de (landelijke) werkkostenregeling. De geraamde inkomsten (van in totaal ruim € 500.000,-) in de begroting 2014 zijn voor een belangrijk deel gebaseerd op de financiële 0-metingen, uitgevoerd bij de gemeenten. Het is in de eerste maanden van 2014 nog niet gelukt om voor al deze inkomsten een onderbouwing te maken en we zijn nog uitgegaan van de cijfers en budgetten zoals opgenomen in de begroting van de gemeenten. Hier kunnen zich nog financiële voor- of nadelen voordoen.
kenmerk vervolgblad
Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. 2 van 2 1
Een andere belangrijk financieel risico is de werkkostenregeling , die per 1 januari 2015 moet worden uitgevoerd en die in de tweede helft van 2014 geïmplementeerd gaat worden. Binnen de werkkostenregeling is een vrije ruimte, wat een percentage is van de totale brutoloonkosten van de veiligheidsregio. Bij de veiligheidsregio zijn veel brandweervrijwilligers werkzaam, van wie de totale brutoloonkosten in verhouding lager zijn dan van de beroepskrachten. Ook ontvangen vrijwilligers onbelaste vergoedingen die onder de vrije ruimte vallen. Het risico is dat we als organisatie de vrije ruimte overschrijden, met als gevolg dat we 80% belasting moeten betalen over de overschrijding op de vrije ruimte. De start van de veiligheidsregio gaat gepaard met een jaar waarin de ontwikkeling van de organisatie veel aandacht vraagt. Dit leidt ertoe dat de uitgaven dit jaar mogelijk achterblijven bij de prognoses. Op dit moment is nog niet te bepalen of deze tendens van structurele aard is. De ontwikkelingen van de uitgaven worden daarom gemonitord. In de Najaarsrapportage wordt meer inzicht gegeven in de actuele stand van zaken. Risico’s Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Vervolg In de Najaarsrapportage wordt opnieuw inzicht gegeven in de financiële en beleidsmatige stand van zaken van de uitvoering van de begroting 2014.
1
Dit is een landelijke regeling die bepaald hoeveel vergoedingen naast het salaris zonder fiscale gevolgen aan medewerkers verstrekt kunnen worden.
Voorjaarsnota 2014
Documentgegevens Nr. 0.1 0.2 0.3
Datum 22 mei 2014 26 mei 2014 10 juni 2014 (definitief)
Verspreid aan Management Team Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur
Documentbeheer/ eigenaar
Marc Kool en Marjolein Fransen
Projectleider
Peter Seinen
Vastgesteld door
Dagelijks Bestuur
Datum vaststelling
5 juni 2014
Digitale vindplaats
MyCorsaID
2
Inhoud 1
Inleiding
4
2
Financiële stand van zaken
4
3
4
2.1
Personele lasten
4
2.2
Afschrijvingslasten
4
2.3
Vervangingsinvestering
4
2.4
Rentekosten
5
2.5
Bezuinigingstaakstelling 2014
5
2.6
Risico
5
2.7
Najaarsrapportage 2014
5
Beleidsmatige stand van zaken programma’s
6
3.1
Inleiding
6
3.2
Programma Bestuur
6
3.3
Programma Veiligheid
7
3.4
Programma Brandweer
8
3.5
Programma Meldkamer
9
3.6
Programma Gemeenten
9
3.7
Programma GHOR
Bedrijfsvoering
10
10
1 Inleiding We zijn ruim vier maanden onderweg als geregionaliseerde Veiligheidsregio IJsselland. Veel mensen hebben een nieuwe functie of zitten op een nieuwe werkplek. Ook financieel gezien maken we een nieuwe start, van de elf gemeentelijke brandweerbegrotingen en de begroting van de ‘oude’ veiligheidsregio is één nieuwe regionale begroting gemaakt. De vastgestelde financiële verordening schrijft voor dat we in het voorjaar een tussentijdse rapportage aan het bestuur voorleggen met eventueel een begrotingswijziging. Het is lastig om op dit moment een gedetailleerde doorkijk te maken voor de rest van het jaar, aangezien we nog geen financiële historie hebben opgebouwd. We beperken het financiële deel van de rapportage om die reden tot een korte toelichting op de financieel belangrijkste zaken. Deze worden in het volgende hoofdstuk behandeld. In hoofdstuk 3 volgt een beleidsmatige toelichting op de stand van zaken van de programma’s in de begroting. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de bedrijfsvoering.
2 Financiële stand van zaken 2.1
Personele lasten
De veiligheidsregio heeft een totale formatieomvang van 298,22 fte, inclusief 65,50 fte bedrijfsvoering (deze bedient ook de GGD). Op de beschikbare formatieplaatsen is nog niet overal een vaste bezetting. We zijn kritisch met het invullen van de formatieplaatsen, ook met het oog op de structurele bezuinigingstaakstelling. Waar een vacature is, wordt deze zoveel mogelijk via een tijdelijke aanstelling of via inhuur ingevuld. Voor zover we nu vooruit kunnen kijken, voorzien we geen problemen met het beschikbare loonkostenbudget. In de najaarsrapportage (over de eerste acht maanden van 2014) geven wij een exacte prognose.
2.2
Afschrijvingslasten
In de begroting 2014 zijn we uitgegaan van de investeringen die in 2013 door de gemeenten zouden worden gedaan, welke ook zijn afgestemd met de gemeenten. Enkele van deze investeringen vielen lager uit dan begroot en enkele zijn doorgeschoven naar 2014. Dit geeft een eenmalig voordeel op de afschrijvingslasten van ongeveer € 250.000,- in 2014.
2.3
Vervangingsinvestering
Voor het jaar 2014 staan er voor ongeveer € 4,3 miljoen aan vervangingsinvesteringen gepland. Dit zijn onder andere voertuigen, kleding, mobiele data-terminals en overig materiaal wat is afgeschreven. We kijken kritisch of de vervanging noodzakelijk is. Ook is bij sommige vervangingen een Europese aanbesteding nodig wat de doorlooptijd vertraagd. Dit betekent dat bepaalde investeringen mogelijk niet meer in 2014 gaan plaatsvinden. Het voordeel hiervan treedt pas op in 2015, vanwege onze afschrijvingssystematiek. Wel levert dit een rentevoordeel op waarover hieronder meer.
4
2.4
Rentekosten
Bij het opstellen van de begroting 2014 zijn we er vanuit gegaan dat we voor de overname van al het brandweermaterieel (ongeveer € 17 miljoen) een langlopende lening moesten aantrekken. Door goed inzicht in de kasstromen hoeven we hiervoor het eerste half jaar geen langlopende lening aan te trekken, maar kunnen we via de ontvangen gemeentelijke bijdrage en kortlopende leningen aan onze verplichtingen voldoen. Kortlopende leningen kennen op dit moment een erg laag rentepercentage en zijn dus financieel erg gunstig. Verder blijven een aantal geplande en verwachte investeringen uit, zoals we hiervoor hebben vermeld. De verwachting is dat we het tweede half jaar een langlopende lening moeten afsluiten. Een eerste inschatting is dat we de helft van de geraamde rentekosten (€ 1 miljoen) als eenmalig voordeel kunnen inboeken bij de najaarsrapportage 2014.
2.5
Bezuinigingstaakstelling 2014
Voor het jaar 2014 staat er een in te vullen taakstelling van € 148.000,-. Voor de invulling voorzien we geen problemen. In de najaarsrapportage komen we met een voorstel. Voor de oplopende structurele taakstelling komen we vóór de vaststelling van de najaarsrapportage met voorstellen.
2.6
Risico
De geraamde inkomsten (van in totaal ruim € 500.000,-) in de begroting 2014 zijn voor een belangrijk deel gebaseerd op de financiële 0-metingen, uitgevoerd bij de gemeenten. Het is in de eerste maanden van 2014 nog niet gelukt om voor al deze inkomsten een onderbouwing te maken en we zijn nog uitgegaan van de cijfers en budgetten zoals opgenomen in de begroting van de gemeenten. Hier kunnen zich nog financiële voor- of nadelen voordoen. 1
Een andere belangrijk financieel risico is de werkkostenregeling , die per 1 januari 2015 moet worden uitgevoerd en die in de tweede helft van 2014 geïmplementeerd gaat worden. Binnen de werkkostenregeling is een vrije ruimte, wat een percentage is van de totale brutoloonkosten van de veiligheidsregio. Bij de veiligheidsregio zijn veel brandweervrijwilligers werkzaam, van wie de totale brutoloonkosten in verhouding lager zijn dan van de beroepskrachten. Ook ontvangen vrijwilligers onbelaste vergoedingen die onder de vrije ruimte vallen. Het risico is dat we als organisatie de vrije ruimte overschrijden, met als gevolg dat we 80% belasting moeten betalen over de overschrijding op de vrije ruimte.
2.7
Najaarsrapportage 2014
In de najaarsrapportage 2014 gaan we per programma aangeven hoe de beschikbare budgetten zich verhouden met de werkelijkheid. Ook komen we dan met een voorstel hoe we het saldo (voordelen en eventuele nadelen) gaan bestemmen.
1
Dit is een landelijke regeling die bepaald hoeveel vergoedingen naast het salaris zonder fiscale gevolgen aan medewerkers verstrekt kunnen worden.
5
3 Beleidsmatige stand van zaken programma’s 3.1
Inleiding
We willen in de nieuwe Veiligheidsregio IJsselland toewerken naar een planning- en controlcyclus, waarin het beleidsmatige deel van de bestuursrapportages één-op-één afgestemd is op de prestaties in de begroting. Op dit moment is dat echter nog niet mogelijk. Dit heeft ermee te maken dat er in de begroting 2014 erg veel prestaties staan, die niet allemaal even SMART zijn geformuleerd en ook niet allemaal even relevant voor het bestuur. We hebben ervoor gekozen om een korte toelichting te geven op de stand van zaken per programma en tegenvallers die voor het bestuur relevant zijn. Het jaar 2014 wordt gebruikt om de planning- en controlcyclus zodanig te verfijnen dat we vanaf 2015 kunnen werken vanuit een systematiek waarin de bestuursrapportages afgestemd zijn op de begroting.
3.2
Programma Bestuur
Beleidsplan Mede op grond van het risicoprofiel hebben wij een Kadernota voor het beleidsplan 2015-2018 opgesteld. In de kadernota beschrijft Veiligheidsregio IJsselland zijn missie, visie, ambitie en strategische doelen. Tevens gaan wij in op de verplichte wettelijke onderdelen en het vervolgproces. Deze kadernota is tot stand gekomen na uitgebreide verkennende strategische gesprekken met het Dagelijks en Algemeen Bestuur van onze veiligheidsregio, het ambtelijk overleg van de gemeentelijke adviseurs crisisbeheersing, de beleidsadviseurs integrale veiligheid van de elf aangesloten gemeenten en de Veiligheidskring gemeentesecretarissen. Het uiteindelijke beleidsplan wordt naar verwachting in december door het bestuur vastgesteld.
Raadsbijeenkomsten In mei en juni bezoekt de veiligheidsregio alle gemeenteraden. Tijdens dit bezoek introduceren wij de Veiligheidsregio IJsselland en wordt een mondelinge toelichting gegeven op het risicoprofiel, de Kadernota beleidsplan 2015-2018, het crisisplan en de begroting. De gemeenten hebben de mogelijkheid om zienswijzen op deze stukken in te dienen.
Bestuurdersdag Op 25 juni organiseren we een bestuurdersdag. Op deze dag worden de strategische keuzes voor de komende jaren besproken.
Zelfredzaamheid De uitvoering van het Activiteitenplan zelfredzaamheid 2014 ligt op schema.
6
Communicatie De communicatiemedewerkers werken momenteel aan een plan voor communicatiebeleid. De kadernotitie Risicocommunicatie wordt binnenkort vastgesteld. Qua crisiscommunicatie wordt de 2 werkwijze CoPI-woordvoering geëvalueerd en zo nodig aangepast.
3.3
Programma Veiligheid
Crisisplan Op 16 april heeft het Algemeen Bestuur de hoofdlijnen van het nieuwe crisisplan vastgesteld. De ‘werkgroep crisisplan’ heeft het plan inmiddels gereed. Het nieuwe regionale crisisplan ligt op 25 juni ter besluitvorming voor aan het Algemeen Bestuur.
Project Alarmering op orde We draaien elke maand in een gemeente proefalarm GRIP-3 (deelnemers Gemeentelijk Beleidsteam). Dit gaat goed. Uit de rapporten blijkt dat een aantal ontvangers de oproep niet afhandelt conform de werkafspraken. We bespreken de rapporten met de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACB-er) en de ACB-er gaat na waarom de persoon niet correct heeft gehandeld en wijst hem/haar op de juiste werkwijze. We werken nu aan fase twee van het project Alarmering op orde (procesalarmering bevolkingszorg). De belscenario’s en alarmeringsoverzichten zijn gemaakt en op dit moment worden de overzichten gevuld met data, zodat de meldkamer de scenario’s kan programmeren. Het is de bedoeling dat dit voor de zomer gereed is, zodat we in de zomermaanden proefalarmen kunnen draaien. Multidisciplinair evalueren van incidenten Dit voorjaar zijn en worden multidisciplinaire evaluaties opgesteld van de volgende incidenten: -
Onverwachte vondst bom WOII in Deventer (GRIP-1, op verzoek) Datastoring Deventer (GRIP-2) Explosie en brand Vismarkt Zwolle (GRIP-1, op verzoek)
De ontwikkelpunten die hieruit komen, worden uitgezet en gemonitord door de medewerker multidisciplinaire kwaliteitszorg. Het Veiligheidsbureau zorgt ervoor dat de externe partijen op de hoogte gebracht worden van de rapportages en de ontwikkelpunten. Uit onder andere de incidentevaluaties 2012 en 2013 viel op dat er zeer verschillend gedacht wordt over werken met de GRIP-structuur en het Knoppenmodel. Dit hebben we beschreven in het rapport GRIP-knoppenmodel, wat momenteel in de besluitvormingsfase zit.
Kwaliteitszorg Momenteel wordt gewerkt aan een Visie op kwaliteitszorg. Er is een werkgroep actief, die onderzoekt op welke manier we de kwaliteit van het werken binnen de veiligheidsregio op een (nog) hoger niveau kunnen brengen. Aan de hand van dit onderzoek wordt een concept projectplan voor de visie opgesteld.
2
CoPI = Commando Plaats Incident
7
Programma IJsselVechtDelta - waterveiligheid Binnen de IJssel-Vechtdelta werken zes overheidspartners samen aan een waterveilige en klimaatbestendige toekomst. De provincie Overijssel, Waterschap Groot Salland, Veiligheidsregio IJsselland en de gemeenten Zwolle, Kampen en Zwartewaterland zien dit als een gezamenlijke opgave. De investeringen in waterveiligheid bieden kansen om de regio nog aantrekkelijker te maken voor wonen, werken, natuur en recreatie. Onze rol richt zich op het ontwikkelen van een evacuatiestrategie voor het gebied, met een daarbij passende strategie voor risico- en crisiscommunicatie. De evacuatiestrategie wordt begin juli behandeld in de stuurgroep van het programma, waar onze voorzitter aan deelneemt.
3.4
Programma Brandweer
Risicoprofiel Het concept risicoprofiel 2015-2018 is gereed. In het voorjaar hebben de samenwerkingspartners de mogelijkheid gekregen om zienswijzen in te dienen. Hier is door vier organisaties gebruik van gemaakt: provincie Overijssel, Waterschap Groot Salland, Veiligheidsregio Drenthe en Veiligheidsregio Twente. Een deel van de reacties is inmiddels verwerkt. Het scenario ‘natuurbrandbestrijding’ wordt uitgewerkt voor de omgeving Ommen/ Hardenberg. Momenteel hebben de gemeenten de mogelijkheid om hun zienswijzen op het risicoprofiel in te brengen. In het najaar ligt het risicoprofiel ter vaststelling voor aan het bestuur.
Dekkingsplan De Wet en het Besluit veiligheidsregio’s stellen eisen aan de operationele prestaties van de hulpdiensten. Om te bepalen in hoeverre we daaraan binnen de Veiligheidsregio IJsselland voldoen, wordt eenmaal in de vier jaar een zogenaamd dekkingsplan opgesteld. Door een rekenkundige exercitie wordt bepaald of in de hele veiligheidsregio voldoende dekking is, dus of op alle plaatsen voldaan wordt aan de wettelijke normen. Als dat niet het geval is, bepalen we het risico en worden er maatregelen getroffen. Dit jaar stellen we een nieuw dekkingsplan op. De criteria hiervoor zijn opgenomen in het Beleidsplan 2015-2018. Tevens is aan de hand daarvan een projectplan opgesteld, wat interregionaal afgestemd is. Met de uitvoering is inmiddels een start gemaakt. Het nieuwe dekkingsplan wordt jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld.
Leeragentschap/ monodisciplinaire evaluaties Er zijn twee monodisciplinaire evaluaties uitgevoerd: - zeer grote brand Coevorderweg, Gramsbergen - zeer grote brand Grote Overstraat, Deventer De rapportages zijn besproken in het MT en zijn aangrijppunt om het leeragentschap verder uit te bouwen. Naar aanleiding van de rapportages worden procesafspraken gemaakt met de andere vakteams.
8
3.5
Programma Meldkamer
De komende jaren gaat er veel veranderen voor de meldkamers in Nederland. Er komt één landelijke meldkamerorganisatie (LMO) met tien locaties. De start van het proces is geweest het Landelijk Transitieakkoord tussen de minister van Veiligheid & Justitie en de veiligheidsregio’s. Deze landelijke meldkamer gaat werken met een nationaal meldkamersysteem. Als gevolg daarvan moeten de inzetvoorstellen gestandaardiseerd worden. Dat heeft effect op de huidige meldkamers, maar ook op het operationele werk van de eenheden op straat. Eind 2014 wil het ministerie en het landelijk projectteam inzicht hebben in de financiële kaders. Daarom wordt binnenkort bij alle meldkamers een nulmeting gehouden. De Meldkamer Oost Nederland (MON) wordt begin juni door het bedrijf PwC (Pricewaterhouse Coopers) bezocht voor deze nulmeting. Die nulmeting richt zich op governance, het operationeel proces, personeel, ICT, huisvesting en financiën. De meting speelt straks een belangrijke rol in de financiële overdracht van de MON naar de LMO. Bij de nulmeting is het voor de MON ook belangrijk om in beeld te hebben wat de MON nu zelf doet aan diensten, producten en organisatie en wat de kolommen hieraan doen. Een financiële vergelijking tussen meldkamers is een complex proces omdat diensten, producten en organisatie op verschillende wijzen worden ingevuld. Kortom de financiële optiek bij dit proces dient nauwkeurig door de regio’s gevolgd te worden. De vraag is ook wat de nieuwe LMO straks gaat doen en wat nog steeds voor rekening van de regio’s blijft. Wat daarnaast opvalt is dat de nulmeting een zeer korte doorlooptijd kent waarin veel informatie wordt gevraagd, terwijl we nog niet weten welk kaders voor deze nulmeting van toepassing zijn. Start van de nulmeting is eind mei-begin juni en oplevering eindrapportage per meldkamer begin juli. Men gaat ervan uit dat bij de presentatie van de eindrapportage ook meteen een bestuurlijke handtekening wordt gezet. Onze indruk is dat er weinig gevoel is bij de bestuurlijke context die achter de meldkamers schuilgaat, ook in relatie tot de betrokken veiligheidsregio’s. Hierover vindt nog overleg plaats.
3.6
Programma Gemeenten
Per 1 januari is de gemeentesecretaris van Dalfsen voor twee dagen in de week in dienst bij de veiligheidsregio als coördinerend functionaris gemeenten. Er is een nieuwe functie van ondersteunend medewerker gecreëerd en de beleidscapaciteit is tijdelijk versterkt met een adviseur crisisbeheersing (ACB-er) van de gemeente Olst-Wijhe. Er is één regionaal team bevolkingszorg ingevoerd, ingericht in vier clusters. De evenredige personele bezetting van deze teams wordt momenteel in beeld gebracht. De algemeen commandanten bevolkingszorg en de officieren van dienst bevolkingszorg zijn opgeleid. Voor het nieuwe ‘Meerjarenprogramma opleiden, trainen en oefenen’ loopt een offertetraject. Het Algemeen Bestuur heeft besloten over de financiering en het gebruik van het Slachtoffer Informatie Systeem. Dit wordt momenteel geïmplementeerd. Daarnaast is het handboek bevolkingszorg geactualiseerd. In alle vier clusters is een periodiek overleg bevolkingszorg ingevoerd onder voorzitterschap van de coördinator gemeentelijke processen. Aan dit overleg nemen de teamleiders van de expertteams, de ACB-ers en coördinerend functionaris gemeenten deel.
9
3.7
Programma GHOR
Project ‘tweede ring’ De ‘tweede ring’ bestaat uit de zorginstellingen die 24-uurszorg leveren en die geen directe rol in de GHOR-processen vervullen. Bijvoorbeeld verpleeg- en verzorgingshuizen. Met dit project wil de GHOR dat deze instellingen eind 2014 informatie delen via de webapplicatie GHOR4all, een actueel continuïteitsplan hebben en een oefenings- of trainingsactiviteit hebben uitgevoerd op het gebied van calamiteiten. Het project ligt op schema.
Project eerste hulp In het project Eerste Hulp werken we aan het verhogen van de kennis en vaardigheden van burgers op het gebied van eerste hulp. We stimuleren EHBO-verenigingen en Rode Kruis-afdelingen om structureel extra activiteiten te ondernemen, om zo de kennis van eerste hulp onder de inwoners van IJsselland te verhogen. Inmiddels ontplooien de Rode Kruis-afdelingen en EHBO-verenigingen allerlei nieuwe initiatieven. Wij verwachten niet dat dit aan het eind van het jaar afgelopen is. In de begroting van 2015 hebben wij geen geld gereserveerd voor deze activiteiten. In 2014 moet er duidelijkheid komen over onze mogelijkheden. Bijvoorbeeld een extra financieringsbron, gedeeltelijk aanwenden overschot jaarrekening 2013 of her-allocatie binnen de programmabegroting.
Spoedeisende zorg De zorgverzekeraars zijn begin 2014 gestart met de implementatie van de ‘Kwaliteitsvisie spoedeisende zorg’. Het traject is erop gericht om de kwaliteit te garanderen en de kosten terug te dringen. Insteek daarbij is dat ziekenhuizen/ specialisten bepaalde verrichtingen tenminste een bepaald aantal maal per jaar moeten verrichten om op het gewenste kwaliteitsniveau te kunnen blijven presteren. Waar het er in eerste instantie op leek dat in bijna alle ziekenhuizen in onze regio onderdelen zouden moeten sluiten, ligt dat inmiddels anders. De verwachting is dat er marginale wijzigingen komen. De discussie over spoedeisende hulp-capaciteiten en de Intensive Care-capaciteit start in juni. Deze kan leiden tot gevolgen voor de opgeschaalde zorg. Het Netwerk Acute Zorg Zwolle werkt aan een regionale visie acute zorg. De GHOR wordt hierbij betrokken.
4 Bedrijfsvoering De nieuwe eenheid Bedrijfsvoering voor GGD en Veiligheidsregio functioneert nu ruim vier maanden. Dit met een organisatiestructuur, waarin vier teams zijn ondergebracht. Het betreft de teams Financiën, HRM, Informatisering & Automatisering (I&A) en Facilitair. In de eerste maanden van 2014 is het plaatsingsproces voor het voormalig personeel van B en S afgerond en zijn bijna alle sleutelfuncties ingevuld. Het veranderingsproces van de regionalisering binnen de veiligheidsregio en de uitbreiding van GGD met JGZ-onderdelen van Icare en Carinova bracht en brengt een grote extra werkbelasting met zich mee. Daarom zijn er vooruitlopend op de plaatsingen, ook tijdelijke medewerkers ingehuurd bij met name de teams I&A en Facilitair. Voor zover we nu vooruit kunnen kijken, voorzien we geen problemen met het beschikbare loonkostenbudget.
10
Het jaar 2014 geldt voor bedrijfsvoering als bouw- en ontwikkeljaar. Aan het eind van het jaar moet de basis bij bedrijfsvoering op orde zijn. Hiervoor zijn aan het eind van het jaar de interne werkprocessen uitgewerkt en de verschillende systemen in samenhang ingericht. Het streven is om in operationele zin in control te zijn. Voor de verschillende vakteams betekent dit op hoofdlijn het volgende: •
Bij Financiën is er aan het eind van het jaar bij zowel Veiligheidsregio IJsselland als GGD sprake van een gestructureerde werkbegroting, waardoor de financiële sturing vanaf 2015 goed mogelijk is. Ruim 70% van het totaalbudget van de bedrijfsvoeringbegroting bestaat uit loonkosten, hier verwachten we voor 2014 geen financiële problemen. Op de overige 30% proberen we in 2014 grip te krijgen door maandelijks de stand van zaken door te nemen met de teammanagers, zodat we de kosten zuiver in beeld krijgen. Voor zover we nu vooruit kunnen kijken, voorzien we ook hier geen problemen. De verwachting is dat we bij de najaarsrapportage 2014 een concretere prognose kunnen maken.
•
Bij HRM zijn de werkprocessen voor de instroom, doorstroom en uitstroom op orde binnen de geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden.
•
Door I&A is voorzien in deugdelijke werkplekken en basispakketten. De bedrijfsvoeringsystemen zijn in samenhang ingericht en functioneel.
•
Facilitair is het gebouwbeheer op orde en zijn de facilitaire voorzieningen centraal ingekocht. De werkprocessen voor documentbeheer en de documentstromen zijn ingeregeld en er is gestart met de digitalisering van het archief.
•
Binnen bedrijfsvoering zelf is de sturing op orde. De teamplannen zijn geschikt als sturing- en verantwoordingsinstrument. Sturing vindt plaats aan de hand van de managementrapportages en aan de hand van de gesprekscyclus met de individuele medewerkers. De werkoverleggen van bedrijfsvoering als geheel en de verschillende teams afzonderlijk zijn gestructureerd en vinden plaats aan de hand van actieverslagen. De begroting van Bedrijfsvoering is inzichtelijk, met de Gemene Rekening als verbindend onderdeel voor Veiligheidsregio en GGD. Heroverweging van de verdeelsleutel heeft plaatsgevonden.
•
Tenslotte is aan het eind van het jaar verder invulling gegeven aan het vastgestelde organisatieplan. Het formatieplan wordt definitief gemaakt en er is een aanzet gemaakt voor de uitbesteding van bedrijfsvoeringtaken aan alliantiepartners.
11
Agendapunt - informatie
aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
Algemeen Bestuur 25 juni 2014 10 Programma van Eisen Crisisruimten L.J. Sievers H.J. Meijer
Kennis te nemen van - het bijgevoegde Programma van eisen voor het Regionaal Coördinatie Centrum (RCC); een nader uitgewerkt voorstel inclusief functioneel ontwerp, voor verhuizing van de betreffende crisisruimtes volgt na de zomer. Inleiding De veiligheidsregio is verantwoordelijk voor het organiseren van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Daartoe worden, in geval van een ramp of crisis, teams geformeerd die gebruik maken van meerdere operationele werkruimtes. Aan deze ruimtes zijn eisen verbonden, die omschreven zijn in programma’s van eisen. Het document wat nu voor besluitvorming voorligt, beschrijft de inrichtingseisen die gesteld worden aan het Regionaal Coördinatie Centrum (RCC). Met RCC worden de werkruimtes bedoeld voor: - het Regionaal Beleidsteam (RBT); - het Regionaal Operationeel Team (ROT); - de actiecentra van GHOR, Brandweer en Crisiscommunicatie. De aanleiding om nu dit Programma van Eisen op te stellen is de mogelijke verhuizing van de medewerkers die nu nog werkzaam zijn aan de Zeven Alleetjes naar de Marsweg. Parallel aan de voorbereiding daarvan moet worden bekeken op welke wijze het RCC mee kan verhuizen. Het opstellen van een Programma van Eisen voor de ruimtes van het RCC, is daarin de eerste stap. Wanneer het RCC wordt opgenomen in de kazerne aan de Marsweg moet het pand hiervoor worden aangepast. Deze aanpassing vormt dan het kritieke pad in het project van de verhuizing, met andere woorden: de verhuizing kan dan pas worden afgerond (en de revenuen van het opzeggen van de huur van de Zeven Alleetjes kunnen pas geïnd worden) als het nieuwe RCC is opgeleverd. Om deze reden is het gewenst vaart te maken met het verhuizen van het RCC. Beoogd effect/ relatie met het meerjarenbeleidsplan of bestuursopdrachten
kenmerk vervolgblad
Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. 2 van 2
Het beoogd effect is eenheid van opvatting over de eisen waaraan het RCC moet voldoen. Op basis van de eisen kan een integraal ontwerp van een RCC aan de Marsweg gemaakt worden. Integraal in de zin van het complete huisvestingsplan. Een RCC als onderdeel van de reguliere werken vergaderplekken. Argumenten Het PvE is tot stand gekomen na consultatie en inbreng van diverse functionarissen. Er zijn, zover bekend, op dit moment geen onderdelen waarover de meningen verdeeld zijn. In de eerste weken van mei zijn alle betrokkenen, inclusief de VD-leden en de voorzitter van het RBT, nogmaals benaderd met de vraag of dit PvE voldoet aan de behoeften. Alle suggesties zijn verwerkt in dit stuk. Inhuizing in de kazerne Marsweg lijkt in alle omstandigheden te verkiezen omdat: - geen extra huur hoeft te worden betaald, enkel verbouw & inrichtingskosten, - de ruimtes en apparatuur ook gebruikt kunnen worden als vergader- c.q.werkplek, - bij een calamiteit alle reguliere werkplekken ontruimd kunnen worden voor de crisisorganisatie - het eigen beleid t.a.v. ICT-standaarden zoals wifi, telefonie, servers maar ook t.a.v. meubilair het beheer van het RCC sterk vereenvoudigt - onderhoud van ICT-middelen efficiënt in eigen beheer uitgevoerd kan worden, - de ruimte 24 x 7 beschikbaar is, inclusief catering, slaapfaciliteiten en parkeerruimten. - crisisbeheersing de kerntaak van de VR is, en een RCC in het eigen pand deze taak benadrukt. - het toegangsbeheer (tot het pand en de individuele ruimten) in eigen hand is Risico’s De Veiligheidsregio beschikt over een ingericht RCC. Van de nieuwe onderdelen die in dit PvE staan, zijn (vanwege de veelheid en complexiteit van die aspecten) de kosten nu niet inzichtelijk gemaakt. Bij de toepassing van het PvE zal dan ook met wijsheid en flexibiliteit gewerkt moeten worden. De structurele lasten van het “RCC Marsweg” zullen gedekt worden uit de huidige structurele lasten. Middelen Uit het PvE komen geen kosten voort. In een vervolgstap wordt voorgelegd óf en hoe verhuizing en aanpassing gerealiseerd kunnen worden, en welke kosten c.q. opbrengsten daar bij ontstaan. Dit in relatie tot de vrijval van middelen na opzegging van de huur van het pand aan de Zeven Alleetjes. 1 Met het maken van het functioneel ontwerp gaan mogelijk wel kosten gepaard. Deze kosten zijn gedekt uit het huidige budget exploitatie RCC van het programma Veiligheid. Communicatie De betrokkenen ontvangen het PvE, waaronder het Algemeen Bestuur. Daarnaast zal het PvE na positieve besluitvorming op SharePoint geplaatst worden(gedeelte Veiligheidsbureau). Het Programma van Eisen hoeft niet ter advisering of instemming naar de OR. Vervolg Het hoofd veiligheidsbureau werkt een voorstel uit, inclusief functioneel ontwerp voor verhuizing van het RCC naar de kazerne aan de Marsweg Het PvE, en vooral het deel met betrekking tot het RBT is vastgesteld door het DB op 5 juni jl.
1
Een vertaling van het programma van eisen naar een ontwerp van de voorziening RCC als geheel
Programma van Eisen RCC
Documentgegevens Versie 1.0
Datum 15 mei 2014
Verspreid aan Veiligheidsdirectie
1.0
27 mei 2014
Dagelijks bestuur
Documenteigenaar Vastgesteld door Geplande evaluatie Digitale vindplaats
Kenmerk Behandeld op 23 mei 2014 en ter vaststelling aangeboden aan het DB van juni 2014 Ter vaststelling in het DB van juni
Veiligheidsbureau Dagelijks bestuur Veiligheidsregio IJsselland Mei 2016 Teams.vrijsselland.nl/veiligheidsbureau
2
Inhoud 1
2
Inleiding ............................................................................................................................ 6 1.1
Algemeen........................................................................................................................ 6
1.2
Operationele ruimtes hoofdstructuur .............................................................................. 6
1.3
Wat is dit voor een document? ........................................................................................ 6
1.4
Positionering................................................................................................................... 6
Algemene eisen aan de huisvesting.................................................................................... 7 2.1
Beschikbaarheid en toegankelijkheid ............................................................................... 7
2.2
Fysieke beveiliging .......................................................................................................... 7
2.3
ICT .................................................................................................................................. 7
2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4
3
2.4
Verlichting / verduistering ............................................................................................... 8
2.5
Beheer ............................................................................................................................ 8
2.6
Energievoorziening:......................................................................................................... 8
2.7
Catering / langdurige inzet .............................................................................................. 9
2.8
Wat zijn de juridische voorwaarden, aan welke wettelijke eisen moeten we voldoen ....... 9
Regionaal Operationeel Team.......................................................................................... 10 3.1
Afmetingen van de ruimten ............................................................................................10
3.2
Hoe wordt de ruimte ingedeeld ......................................................................................10
3.2.1 3.2.2
4
De algemene ruimte...........................................................................................................................10 De vergaderruimte .............................................................................................................................10
3.3
Waaruit bestaat de inventaris.........................................................................................11
3.4
Welke elektronische middelen ondersteunen de werkzaamheden...................................11
Regionaal Beleidsteam .................................................................................................... 12 4.1 4.1.1
5
Telefonie...............................................................................................................................................7 Audio / Video........................................................................................................................................8 Computers............................................................................................................................................8 Portofoons............................................................................................................................................8
Afmetingen van de ruimte..............................................................................................12 Vloeroppervlak: ..................................................................................................................................12
4.2
Waaruit bestaat de inventaris.........................................................................................12
4.3
Welke elektronische middelen ondersteunen de werkzaamheden...................................12
4.4
Overig ............................................................................................................................12
De actiecentra ................................................................................................................. 14 5.1
Actiecentrum GHOR .......................................................................................................14
5.2
Actiecentrum Brandweer................................................................................................14
5.3
6
Actiecentrum Crisiscommunicatie...................................................................................14
Totaal.............................................................................................................................. 16 6.1
Hoe zou dit er uit kunnen zien in de Marsweg? ...............................................................16
CONCEPT - 7 mei 2014
4
Figuren Figuur 1 Veiligheidsregio IJsselland in beeld ..............................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 2. Planfiguren in Veiligheidsregio IJsselland..................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 3 Teams in de crisisorganisatie ...........................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 4 Bevoegdheden op- en afschalen per functionaris ..................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 5 GRIP-fasering..........................................................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 6 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden operationeel leidinggevenden en gezagsdragers ................................................................................................................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 7 Informatiemanagement crisisorganisatie ...................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 8 Rampbestrijdingsprocessen disicplines .................................................................................................................. Figuur 9 Crisisbeheersingsstelsel op hoofdlijnen ................................................................................................................. Figuur 10 Organisatiemodel bevolkingszorg ..............................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 11 Organisatiemodel brandweerzorg ..............................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 12 Organisatiemodel Geneeskundige zorg ...................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 13 Organisatiemodel politiezorg .......................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
CONCEPT - 7 mei 2014
5
1 Inleiding 1.1
Algemeen
De veiligheidsregio is verantwoordelijk voor het in stand houden van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. De teams binnen de hoofdstructuur maken gebruik van meerdere operationele werkruimtes. Aan deze operationele ruimtes zijn eisen verbonden die zijn vastgelegd in dit programma van eisen (PVE).
1.2
Operationele ruimtes hoofdstructuur
De inrichtingseisen voor de werkruimten van teams zijn door verschillende organisaties beschreven: Meldkamer: bestuur van de Meldkamer Oost Nederland, later de Landelijke Meldkamerorganisatie. Mobiele Commando Unit voor Commando Plaats Incident: Landelijk project met een PVE Regionaal Operationeel Team (ROT): veiligheidsbureau Veiligheidsregio IJsselland Gemeentelijk Beleidsteam (GBT): werkgroep uit de gemeentelijke kolom Regionaal Beleidsteam (RBT): veiligheidsbureau Veiligheidsregio IJsselland In dit PvE wordt met Regionaal Coördinatie Centrum (RCC) het geheel van de werkruimten van het Regionaal Beleidsteam (RBT), het Regionaal Operationeel Team (ROT) en de Actiecentra van GHOR, Brandweer en Crisiscommunicatie (Team Bevolkingszorg) verstaan.
1.3
Wat is dit voor een document?
Dit PvE bevat de inrichtingseisen van het Regionaal Coördinatie Centrum van veiligheidsregio IJsselland. Dit PvE helpt bij: Beeldvorming. Het opstellen van dit PvE leidt tot eenheid van opvatting bij de partijen. Financieel beheer, het geeft de basisinformatie voor het maken van een begroting voor de instandhouding en eventueel nieuw in te richten ruimtes. Logistiek beheer, het PVE geeft duidelijkheid over het noodzakelijke functioneel beheer. Toetsing, het PVE maakt het mogelijk om de geschiktheid van potentiële locaties te beoordelen. Het PvE noemt zo min mogelijk voorzieningen die ook al voortkomen uit bijvoorbeeld een bouwbesluit of algemeen gebruikelijke voorzieningen zoals “vrij van drempels en toegankelijk voor rolstoelen”.
1.4
Positionering
Het PVE is geen zelfstandig document, het document is gebaseerd op het Regionaal Beleidsplan en het Regionaal Crisisplan. Naast deze plannen moet het PVE in overeenstemming zijn met de handleidingen en het continuïteitsplan. Bij het schrijven van dit PVE is ook gekeken naar de bestaande operationele ruimtes van het RBT en ROT binnen zeven andere veiligheidsregio’s : Groningen, Friesland, Twente, Drenthe, Noord Oost Gelderland, Midden Gelderland en Zuid Gelderland.
CONCEPT - 7 mei 2014
6
2 Algemene eisen aan de huisvesting 2.1
Beschikbaarheid en toegankelijkheid
De werkruimten van het RCC zullen 24x7 beschikbaar zijn om te gebruiken tijdens een incident. Buiten incidenten om moeten de ruimten geschikt zijn voor algemeen gebruik. Bijvoorbeeld als reguliere werkplek, als vergaderzaal of als instructieruimte. Na alarmering dient de werk- en vergaderruimte van het ROT binnen 30 minuten operationeel te zijn. De overige ruimten binnen drie kwartier. In beginsel is er echter géén personeel beschikbaar om de ruimten gereed te maken. Daarom moeten de ruimten ook in de dagelijkse gang van zaken zo veel mogelijk gebruik gereed blijven. Dit stelt eisen aan de inrichting. Als het RCC door overmacht niet beschikbaar is, wordt als uitwijklocatie het RCC van de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland (te Apeldoorn) betrokken. Meer informatie over de uitwijklocatie staat in de Handleiding uitval stroom en/of ICT in operationele ruimten. Voor oefeningen en bij calamiteiten kunnen (flex) werkplekken van medewerkers gereserveerd worden voor een functie binnen het RCC. De reguliere gebruikers plannen die dag hun werk op een andere locatie. Hiervoor is het noodzakelijk dat het oefen –en instructierooster tijdig bekendgemaakt wordt.
2.2
Fysieke beveiliging
De beveiliging moet enerzijds zodanig zijn dat er geen apparatuur kan worden ontvreemd en dat de ruimten (en dan vooral het ROT) geschikt blijven voor onmiddellijke inzet. De toegang tot de ruimte moet daarom kunnen worden beveiligd zodat alleen geautoriseerd personeel (zijnde alle medewerkers van VR IJsselland en crisisfunctionarissen) de ruimte kunnen betreden. Anderzijds moeten de ruimten ook voor andere doelen gebruikt kunnen worden en moet onderhoud mogelijk zijn zonder complex toegangsbeheer. Deze eisen staan op gespannen voet met elkaar en vereisen nauwkeurige beheersmaatregelen. Tenslotte dienen de locaties zodanig ingericht te zijn, dat van buitenaf geen zicht is op de informatie in het RCC en de (data)communicatie niet is af te luisteren, zonder daarbij het comfort van een reguliere werk, vergader of instructieruimte te verliezen. Bij een calamiteit moet de toegang tot het complex afgesloten kunnen worden voor externen maar tegelijk moet het beleid van de gebouw-eigenaar een vlotte toegang voor personeel faciliteren.
2.3 2.3.1
ICT Telefonie De nummers van de functionarissen in het RCC worden ook gebruikt tijdens oefeningen. De telefoongids is vastgesteld en breed verspreid. We oefenen zoals we werken. Er kan via de Nood Communicatie Voorziening (hierna NCV) worden getelefoneerd en gefaxt . Telefoon- en faxverkeer kunnen onafhankelijk van het GSM-netwerk functioneren. Daarom (1) staat in het pand van het RCC een gateway en (2) verloopt telefoonverkeer binnen het RCC via vaste lijnen of via een DECT-systeem. DECT heeft de voorkeur omdat gebruikers het toestel mee kunnen nemen, in het pand bereikbaar blijven en een flex werkplek kunnen uitzoeken.
CONCEPT - 7 mei 2014
7
2.3.2
2.3.3
2.3.4
2.4
Alle apparatuur (in het bijzonder de telefoons) is eenvoudig te bedienen. Audio / Video op termijn wordt het mogelijk om via video te vergaderen met locaties in de regio. Hiervoor moeten dan de (dan) noodzakelijke apparatuur worden aangelegd. Nu wordt voorzien in de loze leidingen. audio en videoverbindingen zijn geschikt voor digitale beeldverwerking voor bijvoorbeeld beelden uit een politie helikopter (zie ook werkplek politie, h3.2). Beamers hebben een hoge resolutie en zijn geluidsarm. Computers De (Thin-cliënt) computers zijn in staat om alle gangbare software te kunnen verwerken. Het lokale netwerk waarlangs alle cliënts van het RCC (samen)werken, is ongevoelig voor verstoring omdat er (1) een noodstroomvoorziening is en (2) van alle relevante documenten automatisch een kopie op een server in het pand is opgeslagen (documenten worden gerepliceerd). Internetaansluiting zijn beveiligd en zowel bedraad als draadloos beschikbaar. Naast de reguliere internetverbindingen is er (voor het AC-GHOR) een open internetverbinding (buiten Citrix om), om in te loggen op de landelijke server ambulancezorg. Eenmaal ingelogd in het netwerk kan men gebruik maken van gemeenschappelijke kleuren printers en kopieerapparaten (dus niet via BYOD apparatuur en WiFi). Op de werkplek van de politie is specifiek voorzien in een verbinding naar de politiesystemen (via VTSPN). Daarnaast dient er een aansluiting met Live View te zijn om helibeelden te ontvangen. Portofoons in het pand is C2000 dekking.
Verlichting / verduistering
Bij het bepalen van de mogelijkheid tot verduisteren moet rekening gehouden worden met het gebruik van (grootbeeld) beeldschermen en beamers, en spiegeling c.q. contrast in het beeld de invloed van fel licht op besluitvorming. Onderzoek toont aan dat fel licht emoties versterkt en besluiten minder rationeel zijn dan in een omgeving met gedimd licht. (www.redorbit.com “Bright Lights Can Influence Rational Decision Making” Teams zijn niet van buiten het gebouw te zien en de weergave op schermen is niet van buiten het gebouw te lezen.
2.5
Beheer
Systeembeheer gaat over het beheer van werkstations, centrale computers, netwerkvoorzieningen en randapparatuur. De belangrijkste taak van technisch beheer is het beheren van de applicaties en de techniek zodat deze beschikbaar zijn en blijven voor de gebruikers op het moment dat dit nodig is. Technisch beheer is niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke werking van de applicaties of voor het gebruik ervan.
2.6
Energievoorziening: Er is een UPS voorziening gecombineerd met een noodstroomaggregaat voor aanvankelijk minimaal vier uur.
CONCEPT - 7 mei 2014
8
2.7
2.8
Werk- en vergaderplekken zijn voorzien van stopcontacten (USB en 230 volt) er zijn vijftien opladers (voor de twee gangbare modellen Samsung Galaxy S4 en Iphone 4s) van telefoon en iPad te leen.
Catering / langdurige inzet Er moet een kleine voorraad catering artikelen zijn om bij een calamiteit te kunnen doorwerken. Het moet verder mogelijk zijn om op eenvoudige wijze 24-uursbezetting te realiseren. het is gewenst dat bij een langdurige inzet (hoog water) een kernbezetting kan overnachten in/bij het RCC en dat er een ontspanningsruimte beschikbaar is.
Wat zijn de juridische voorwaarden, aan welke wettelijke eisen moeten we voldoen
De Arbeidsomstandighedenwet, het Arbobesluit en de Arboregeling bepalen voor zowel werkgevers als werknemers wat de rechten en plichten zijn op het terrein van veilig en gezond werken. Werkgevers zijn er primair voor verantwoordelijk dat hun werknemers veilig en gezond hun werk kunnen doen. Voor de inrichting van kantoorwerkplekken geldt de norm NEN 1824, waarbij de versie uit 1995 de wettelijke basis vormt. Hier wordt uitgegaan van een beschikbaar basisoppervlak van 7 m2 per werkplek. In de herziene versie uit 2001 wordt rekening gehouden met een meer flexibele indeling van werkruimtes, en uitgegaan van een minimale ruimte en circulatiebehoefte per medewerker, aangevuld met benodigde ruimte voor overige voorzieningen.
CONCEPT - 7 mei 2014
9
3 Regionaal Operationeel Team 3.1
Afmetingen van de ruimten
Het ROT beschikt over twee ruimtes: een algemene ruimte waarin de stafsecties van het ROT werken en een vergaderruimte waarin de OL met de algemeen commandanten en liaisons overleggen. In de twee ruimtes werken de volgende personen: Functionaliteit Algemene ruimte Vergaderruimte voor de stafsecties ROT Regionaal operationeel leider 1 1 Beleidsondersteuner ROT 1 1 Bevolkingszorg 2 1 Brandweer 2 1 GHOR 2 1 Politie 2 1 Informatiemanagement 2 1 Crisiscommunicatie 2 1 Defensie 2 1 Crisispartner 1 2 1 Crisispartner 2 2 1 Administratieve ondersteuning 1 Trainers, bezoekers, waarnemers 2 Totaal aantal personen 21 13 2 2 Oppervlakte ruimtes nu 9 x 9 = 81 m 7 x 6 = 42 m 1 2 2 2 2 Totaal oppervlak gewenst 21 x 6 m ≥ 126 m 13 x 5 m ≥ 65 m Bij de wisseling van dienstploegen kan tijdelijk een dubbele bezetting aanwezig zijn. Ook moet gerekend worden op bezoekers die een deel van de inzet aanwezig zijn
3.2 3.2.1
Hoe wordt de ruimte ingedeeld De algemene ruimte
Bij het indelen moet rekening gehouden worden met: Zelfstandig kunnen werken van de secties. voldoende ruime looppaden van en naar de werkplekken. Vanaf de werkplekken een goed zicht op de schermen van het informatiemanagement Opstelling zodanig dat centrale (grote) beeldschermen goed te zien zijn. Er is géén voorzitter, dus verder is de indeling vrij. De werkplekken zijn twee aan twee gegroepeerd. Thin clients hangen achter het beeldscherm zodat het werkblad vrij is. Tapijt(tegels) op de vloer om geluid te dempen De werkplekken voldoen aan de standaard voor reguliere werkplek 3.2.2
De vergaderruimte
1
De vernieuwde NEN-norm 1824 geeft normen voor het vloeroppervlak van kantoorwerkplekken. Voor een basiswerkplek moet per persoon 4 m2, en voor een beeldscherm en een schrijfvlak per persoon nog eens 2 m 2.
CONCEPT - 7 mei 2014 10
3.3
3.4
De Operationeel Leider (OL) leidt de vergaderingen en heeft in de ruimte een centrale positie. Vanaf de vergaderplekken een goed zicht op de OT-leden. Beeldschermen hinderen niet. Opstelling in hoefijzervorm, die ondanks de vaste opstelling wel flexibel te veranderen is. Zo wel in hoogte als in de ruimte om bijvoorbeeld het staand vergaderen te ondersteunen. Tapijt(tegels) op de vloer om geluid te dempen in de vergaderruimte drie PC’s, voor de beleidsondersteuner, de informatiemanager en één reserve. De beide ruimten moeten dicht bij elkaar gelegen zijn: maximaal 25 meter en op dezelfde bouwlaag.
Waaruit bestaat de inventaris Voor ieder persoon (m.u.v. de OL) binnen het ROT een werkplek met telefoon en PC . Afsluitbare opbergmogelijkheid voor kwetsbare en losse ICT middelen Opbergmogelijkheid voor fysieke documenten per stafsectie Flipover / whiteboard
Welke elektronische middelen ondersteunen de werkzaamheden
Artikel aantal Fat client inclusief 2x 25inch voor de sectie IM 2 Thin Cliënt inclusief flatscreen 23 inch in de stafsecties 18 Waarvan aangesloten op het VTSPN-netwerk 2 Grootbeeld tv 1 2 plasma touchscreen schermen 84 inch (één in de vergaderruimte en één in de werkruimte) 5 flatscreens op centrale console in de vergaderzaal 32 inch TV’s 2 Duidelijk bedieningsapparaat voor beamers en audio. 1 (ELO) Fax op NCV 2 Telefoonaansluitingen op NCV 5 Schrijfborden 4 DVD-speler 1 Voice logging / videoregistratie 1 Portofoons voor GHOR en OL 4 Om alle elektronische voorzieningen te kunnen ondersteunen, dienen er voldoende wall outlets en voldoende vierkante meters voor de ICT-infrastructuur te zijn. Onder andere in de vorm van een technische/ serverruimte.
CONCEPT - 7 mei 2014 11
4 Regionaal Beleidsteam 4.1
Afmetingen van de ruimte
In een RBT kunnen aanwezig zijn: Voorzitter van de veiligheidsregio maximaal tien burgemeesters van de betrokken gemeenten (Hoofd) Officier van justitie Dijkgraaf Regionaal militair commandant Bestuurder van nutsbedrijven Informatiemanager Operationeel leider Commandant brandweer Vertegenwoordiger eenheidsleiding politie of Districtschef politie Directeur GHOR Coördinerend functionaris Gemeenten Communicatieadviseur Beleidsondersteuner Administratief ondersteuner Trainer(s) 4.1.1
Vloeroppervlak:
Er wordt uitgegaan van een RBT van maximaal 25 personen. In de praktijk zal de bezetting lager zijn. De NEN-norm schrijft voor (1) voor vergadervoorzieningen 2 m2 per persoon en (2) voor werkplekken die minimaal twee uur per dag worden gebruikt 4 m2 per persoon . Dit betekent dat tussen de 50 en 100 m2 beschikbaar moet zijn. We rekenen verder met 80 m2 . Aandachtspunten: 1. Voldoende (loop) ruimte achter de vergadertafels langs 2. Geluidskwaliteit (akoestiek) moet goed zijn om verstaanbaar te kunnen praten 3. Vergadersetting moet qua opstelling zodanig zijn dat de deelnemers in de vergadering niet te ver van elkaar af komen te zitten 4. Er moet in het gebouw ruimte zijn om buiten de vergaderingen even ongestoord te kunnen bellen.
4.2
Waaruit bestaat de inventaris
Zitplaatsen voor 25 personen. De opstelling van het meubilair is in hoefijzervorm.
4.3
Welke elektronische middelen ondersteunen de werkzaamheden
Artikel Computerwerkplek met eigen beeldscherm aangevuld met een grootbeeld TV die is aangesloten op de CAI De voorzieningen voor video conferencing zijn voorbereid. Console met vier platte beeldschermen aangesloten op de computer Voice logging / videoregistratie
4.4
Overig
CONCEPT - 7 mei 2014 12
aantal 1 1 1 1
De operationeel leider heeft naast zijn verantwoordelijkheden binnen het ROT ook zijn verantwoordelijkheden als informant van het RBT. Doordat hij fysiek in staat moet zijn in beide teams te acteren moet de ruimte van het RBT in de nabijheid liggen van het ROT. Er moet voor bestuurders de gelegenheid zijn om tussen de vergaderingen bilateraal te overleggen, of om afgeschermd te kunnen telefoneren. Verder zijn een goede bereikbaarheid en parkeervoorziening van belang.
CONCEPT - 7 mei 2014 13
5 De actiecentra 5.1
Actiecentrum GHOR
Het actiecentrum GHOR wil zo veel mogelijk geïntegreerd werken met haar collega’s in het ROT. Samen zullen dat er maximaal vier zijn. Er zijn dus twee aanvullende werkplekken nodig. Daarnaast een eigen flipover of whiteboard.
5.2
Actiecentrum Brandweer.
De standaard bezetting van het Actiecentrum Brandweer en de Meetplanorganisatie samen bedraagt zeven personen. Aan de inrichting worden de volgende eisen gesteld: Faciliteit Actiecentrum Brandweer Fax (gemeenschappelijk gebruik van een…) PC met groot beeldscherm voor LCMS Vaste telefoons Smartboard + beamer Whiteboard Portofoons inclusief oortjes Headset op de vaste telefoon Atoomklok Kast Geografische kaarten van de regio, inclusief alle brandweerposten + materieel GMS-aansluiting door middel van citrix token (OVI-tool) TV Faciliteit Meetplan organisatie Kluis voor het opbergen van de citrixtoken e.d. PC met twee grote beeldschermen voor LCMS Smartboard en beamer, samen met het AC-Brandweer Kast Extra tafels om topografisch kaarten op uit te leggen Portofoons
5.3
aantal 1 4 4 2 1 2 4 1 1 1 1 1 aantal 1 2 2 2 2
Actiecentrum Crisiscommunicatie
Het Team Bevolkingszorg omvat vier taakorganisaties waarvan er één (Crisiscommunicatie) gevestigd is in het RCC. De anderen zijn geplaatst bij de gemeente. De taakorganisatie crisiscommunicatie omvat 24 personen. Er zijn minimaal negentien volledige werkplekken. De overige (voor liaisons, ondersteuners, coördinatoren ) hebben alleen een telefoon. Er moeten vier aparte ruimten / werkvlekken zijn voor: het Hoofd Taakorganisatie Communicatie, een ondersteuner en liaisons, met een volledige werkplek, een televisie en een vergadertafel met acht zitplaatsen, het team Omgevingsanalisten, met vier werkplekken en drie tv’s,
CONCEPT - 7 mei 2014 14
het team Analyse en Advies en (strategisch)communicatieadviseurs met vier werkplekken, het team Pers- en Publieksvoorlichting, met acht werkplekken en een televisie. Alle ruimten dicht bij elkaar voor snel overleg.
CONCEPT - 7 mei 2014 15
6 Totaal Team
Overlegfunctie
RBT ROT vergaderzaal ROT algemene werkplekken Actiecentrum GHOR Actiecentrum Brandweer Taakorganisatie Communicatie . Hoofd Taakorganisatie Communicatie . Team Omgevingsanalisten, . Team Analyse en Advies . Team Pers- en Publieksvoorlichting Totaal
6.1
25 13 -
Werkplek (met PC en telefoon) 21 2 6
5 43
3 4 4 8 48
Hoe zou dit er uit kunnen zien in de Marsweg?
RBT ROT vergaderzaal ROT stafsecties Actiecentrum GHOR Actiecentrum Brandweer Taakorganisatie Communicatie
Leslokaal Dakterras links Dakterras rechts Werkvlek GHOR bureau Werkvlek Repressie Werkvlek Risicobeheersing
De elementaire eisen aan de overkapping van de binnentuin: Een overkapping die enerzijds in het hart van het pand geen licht weg neemt en tóch bij gebruik (in de zomer) niet te warm wordt en voldoende verduisterd kan worden, zodat beeldschermen, beamers en TV’s goed leesbaar zijn. Met instemming / medewerking van de oorspronkelijke archiect Verdeeld in twee delen, met een (gedeeltelijk) glazen scheidingswand Met aansluitingen voor 21 PC’s in de ene ruimte, CAI, Voicelogging Met 13 vergaderplaatsen in de andere ruimte Systeem vloer voor gemakkelijk aanleggen van aanvullende bekabeling Met een slimme kast / wandje om daar in/achter de faxen, een kluisje, dossierkast, papier, et cetera, op te bergen De reguliere eisen voor klimaatbeheersing en ventilatie
CONCEPT - 7 mei 2014 16
Agendapunt - Informatie
aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
Algemeen Bestuur 25 juni 2014 11 Bestuurlijke uitgangspunten Veiligheidsregio inzake Landelijke Meldkamer Organisatie L.J. Sievers A.P. Heidema
Kennis te nemen van 1. de huidige stand van zaken van het Transitieproces naar de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO) 2. de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde bestuurlijke uitgangspunten in het kader van het transitieproces. Deze uitgangspunten worden vanuit de Veiligheidsregio IJsselland en NoordOost Gelderland ingebracht wat de betreft de specifieke situatie van de MON: - In het transitieproces moet voldoende ruimte zijn ingebouwd om uitkomsten van onderzoeken en andere voorstellen bestuurlijk te bespreken en zorgvuldig te besluiten - Voorafgaand aan de bestuurlijke accordering van de nulmeting zijn de financiële en bestuurlijke kaders waarbinnen de aangeleverde gegevens worden toegepast inzichtelijk - De transitie niet mag leiden tot meerkosten ten opzichte van de huidige situatie van de MON.
Inleiding Op 25 september 2013 heeft het Algemeen Bestuur in IJsselland ingestemd met het Transitieakkoord (TA) voor ‘de Meldkamer van de Toekomst'. Landelijk is dit akkoord op 16 oktober 2013 in het Veiligheidsberaad door alle Voorzitters van de 25 Veiligheidsregio’s ondertekend. Het transitieakkoord bevat bestuurlijke afspraken op hoofdlijnen over het proces en de bijdrage die elke partij vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid levert aan de samenvoeging van de meldkamers. Het Veiligheidsberaad (VB) stemde op 13 december 2013 in met een aanpak van de landelijke activiteiten onder haar verantwoordelijkheid (separate bijlage 1). Het transitieakkoord en de landelijke aanpak van het VB bevatten, expliciet en impliciet, onderwerpen en actiepunten, die tot de verantwoordelijkheid van de veiligheidsregio’s behoren. In de vorm van: levering van informatie en menskracht aan het transitietraject, keuzes die gemaakt moeten worden, consequenties (financieel, personeel, materieel) die verwerkt moeten worden. Bijlage 2 geeft daarvan een overzicht. Ondertussen is voor de LMO een kwartiermaker aangesteld (Jill Wilkinson) en zijn per discipline (Politie, Brandweer/Multi, Ambulancezorg en KMAR) ook kwartiermakers aangesteld.
kenmerk vervolgblad
AB 25 juni 2014 2 van 5
In afwachting van de uitwerking van het definitieve plan van aanpak (volgens planning gereed in juni 2014) door de aangestelde Kwartiermaker LMO, met daarin nadere uitgewerkte kaders in vervolg op het transitieakkoord, zijn we op 2 mei 2014 geïnformeerd over de start van het traject van de zogenoemde nulmeting. Doel van die nulmeting is de bestuurlijk-juridische, de financiële en de operationele situatie van de afzonderlijke meldkamers in kaart te brengen. De opdracht voor de uitvoering van de nulmeting is door de kwartiermaker LMO verstrekt aan PricewaterhouseCoopers (PWC). PWC gaat in de maand juni alle meldkamers langs om gegevens van de meldkamers op te vragen om een beeld te kunnen krijgen van de huidige situatie per meldkamer. Eind juni is naar verwachting de eindrapportage hiervan gereed en is het de bedoeling aansluitend ook bestuurlijk de uitkomsten te accorderen. Echter, door het ontbreken van landelijke kaders die worden toegepast op de gegevens die in de nulmeting zijn aangereikt, is er op dit moment onvoldoende ruimte in het proces om vooraf een inschatting te maken wat de nulmeting voor ons als Veiligheidsregio’s gaat betekenen in bedrijfsmatige en operationele zin. Bovendien is de onderzoeksvraag specifiek gesteld aan de MON, zonder daarbij ook rekening te houden met de betrokkenheid van de Veiligheidsregio’s hierin. In afwachting van de landelijke kaders is het daarom van belang vanuit het perspectief van de MON, in relatie tot de betrokken Veiligheidsregio’s IJsselland en Noord-Oost Gelderland, vooraf uitgangspunten te bepalen die we richting de LMO kunnen inbrengen. Dit moet ertoe leiden dat gelet op de zeer korte doorlooptijd van de nulmeting en rekening houdend met de bestaande verantwoordelijkheden en bevoegdheden, er voldoende ruimte wordt ingebouwd om in overleg met de LMO tot overeenstemming te komen over de uitkomsten van de nulmeting en het vervolgproces, alvorens over te gaan tot accordering. Dit met inachtneming van de bestuurlijke context van de Meldkamer Oost Nederland. Immers, wij kennen sinds 2010 de situatie van een samengevoegde meldkamer in Apeldoorn ten behoeve van de Veiligheidsregio’s IJsselland en Noord-Oost Gelderland.
Beoogd resultaat 1) een bestuurlijk kader betreffende de condities waarbinnen wij vanuit IJsselland en VNOG akkoord kunnen gaan met de uitkomsten van de nulmeting met betrekking tot de MON. Dit met als doel inbreng te leveren in het transitieproces die bij de betrokken besturen draagvlak genieten. 2) een uitgelijnd bestuurlijk proces waarin voldoende ruimte aanwezig om de besturen van de Veiligheidsregio’s IJsselland en Noord-Oost Gelderland en het Bestuur MON te betrekken vanuit de bestaande verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit met als doel gezamenlijk de vinger aan de pols te kunnen houden in het transitieproces als het gaat om de openstaande punten in het transitieakkoord. (bijlage 2). Argumenten 1. De nulmeting start op 3 juni 2014 met een kick-off. De betrokken medewerkers van de MON, VNOG en Veiligheidsregio IJsselland hebben behoefte aan bestuurlijk draagvlak in dit proces voor de inbreng die gevraagd wordt. Van belang is dat er voldoende ruimte is om in het speelveld van de MON en de betrokken Veiligheidsregio’s VNOG en IJsselland ambtelijk en bestuurlijk afstemming te hebben en tijdig op de hoogte te zijn van de landelijke ontwikkelingen op het LMO-dossier voor een zorgvuldige duiding van de consequenties. Dit voorstel is daarom gezamenlijk voorbereid, zodat ook het Bestuur van de MON van beide Veiligheidsregio’s een eenduidige lijn kan uitdragen. 2. de transitie mag niet leiden tot meerkosten ten opzichte van de huidige situatie. Dit heeft te maken met de bijdrage aan de LMO, inclusief de netto kosten voor de formatieve inbreng, de kosten van voorzieningen die nodig zijn voor de brandweer indien de LMO bepaalde diensten niet meer gaat leveren of in verband met landelijke standaardisering in de LMO. Als bestuurlijke
kenmerk vervolgblad
AB 25 juni 2014 3 van 5
achtergrond geldt dat VNOG en VR IJsselland bij de instemming met het transitieakkoord één en andermaal hebben laten weten dat: a. zij hebben geïnvesteerd in de MON en daardoor een schaalvoordeel genieten. Bij de investering moet worden gedacht aan de kosten voor huisvesting en techniek, maar ook de frictiekosten personeel. Met die laatste component moet rekening worden gehouden in de beschouwing van de MON-situatie. De kosten van de MON zijn relatief laag ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Indien de gemeenten gekort gaan worden op de algemene uitkering zou dit voor de VNOG en IJsselland deelnemers ongunstig kunnen uitpakken. b. in het nog op te stellen financieel overdrachtsdocument nadrukkelijk rekening wordt gehouden met het feit dat in VNOG en VR IJsselland al project- en frictiekosten zijn betaald en dat deze kosten moeten worden gecompenseerd. c. in het op te stellen financieel overdrachtsdocument nadrukkelijk rekening wordt gehouden met de inmiddels bereikte, verrekende en verwerkte efficiencyvoordelen in de exploitatie van de MON. d. er binnen het landelijk project voldoende aandacht is voor een blijvende en goede verbinding tussen de MON en de Veiligheidsregio’s en de kolommen. 3. Het transitieakkoord zegt alleen dat er een nulmeting wordt gehouden om de bestuurlijk-juridische, de financiële en de operationele situatie van de afzonderlijke meldkamers in kaart te brengen. De ontvangen documenten geven niet aan hoe de kaders en uitgangspunten voor de nulmeting vooraf zijn besproken met de betrokken partijen. In verband hiermee is bespreking en bestuurlijke instemming nodig van een aantal voorwaarden om te bepalen of kan worden ingestemd met de nulmeting: a. De aanpak, breedte en diepte van de nulmeting is vooraf (of wordt alsnog) besproken met de betrokken partijen en komt overeen met de afspraken. Dit kan zijn in het landelijk kader met bestuurlijke en financiële uitgangspunten voor het samenvoegen van de meldkamers (TA 3739) of op andere manier. De landelijke aanpak van het VB bevat als actiepunt: eisen aan de nulmeting, oordeel over het voorstel, oordeel over de uitkomsten. b. De kaders voor de nulmeting dienen af te bakenen waarvoor de gegevens wel en niet worden gebruikt, al dan niet in samenhang met de onderzoeken die de Politie en de Inspectie instellen naar de meldkamers. Bijvoorbeeld niet voor een maatlat voor de meldkamers om te beoordelen welke wel en welke niet daaraan voldoen. c. In de nulmeting worden afzonderlijk zichtbaar gemaakt: de bestuurlijke standpunten zoals hierboven beschreven; de investeringen voor huisvesting en techniek en de frictiekosten die de MON partijen hebben gedaan; de bereikte, verrekende en verwerkte efficiencyvoordelen in de exploitatie van de MON; de kosten van werkzaamheden van de veiligheidsregio’s voor de MON. d. De eventueel te ondertekenen akkoordverklaring is wederzijds en bestuurlijk geformuleerd. Dat wil zeggen: de verklaring gaat niet uit van de eigendom van de gegevens maar van wat het bestuur eerder zelf heeft kunnen vaststellen over de gegevens (vastgelegd in bestuurlijke besluiten, jaarverslagen e.d.); de verklaring bevat afspraken over waarvoor de gegevens wel en niet worden gebruikt en wie de gegevens gaan ontvangen en ermee mogen werken. 4. De VNOG, de VR IJsselland en de MON maken afspraken over samenwerking bij de voorbereiding van en besluitvorming over de onderwerpen genoemd in bijlage 2.
kenmerk vervolgblad
AB 25 juni 2014 4 van 5
Risico’s - de nulmeting is mede bedoeld om de situatie per meldkamer op enig moment vergelijkbaar met het oog op de uiteindelijke verrekening van de transitiekosten. Indien onvoldoende rekening wordt gehouden met de situatie van de MON waarbij reeds (schaal)voordelen zijn gerealiseerd, kan dit leiden tot een onevenredige verdeling van de transitiekosten - Keuzes over onder andere de eventuele overdracht van (brandweer)personeel aan de LMO en inhoudelijke keuzes over eventuele achterblijvende taken (bijvoorbeeld opschaling) zijn pas te maken als er inzicht bestaat in een afwegingskader alvorens hiertoe te besluiten Middelen Niet van toepassing op dit voorstel Afstemming Dit voorstel is ambtelijk en bestuurlijk afgestemd met betrokken partijen binnen de MON, Veiligheidsregio IJsselland en Veiligheidsregio Noord & Oost Gelderland. Dit met het oog op eenduidige informatievoorziening vanuit het Bestuur MON richting de LMO voor wat betreft de situatie MON en met inachtneming van de bestuurlijke context. Communicatie De DB-besluiten van de beide Veiligheidsregio’s worden ingebracht in de gesprekken met de Projectorganisatie LMO/Kwartiermaker en PWC in het kader van de nulmeting en het proces voor vervolg. Vervolg De veiligheidsregio’s zijn verantwoordelijk voor het instellen en instandhouden van de gemeenschappelijke meldkamer en van de meldkamer brandweer. De MON is mede opgericht door de veiligheidsregio’s NOG en IJsselland en omvat een gemeenschappelijke organisatie met een eigen bestuur voor de uitvoering van het beheer van de meldkamervoorzieningen en de ondersteunende processen. De deelnemers voeren in de MON met eigen medewerkers hun eigen meldkamertaken uit. Na het transitieakkoord is de nulmeting een feitelijke eerste stap naar de omvorming en het opgaan van de MON in de LMO. De uitkomsten van de nulmeting kunnen leiden tot financiële consequenties voor de veiligheidsregio’s. In verband hiermee wordt dit voorstel afgestemd met het bestuur van de MON (artikel 7 GR MON). De uitkomsten van de nulmeting worden ter vaststelling aan de orde gesteld in de beide AB-en en in het bestuur van de MON (met het oog op toekomstige liquidatie van de GR MON). In tijd ziet het proces rondom de nulmeting meldkamers en de bestuurlijke besluitvorming er als volgt uit: IJsselland Vaststellen Uitgangspunten DB 5-6-2014 Bespreken Uitkomsten VD/DB 2-7nulmeting 2014 Besluit Uitkomsten nulmeting DB 28-8-2014 Besluit Uitkomsten nulmeting AB 24-9-2014
VNOG
Bestuur MON 12-6-2014 10-7-2014 28-8-2014 18-9-2014
26-6-2014 25-9-2014
kenmerk vervolgblad
AB 25 juni 2014 5 van 5
Bijlage 2: Onderwerpen en actiepunten veiligheidsregio’s transitieakkoord LMO Transitiefase Onderwerp
Aandachtspunt
Plannin g
VB acties
VR acties Eventueel aanvullende voorzieningen Verwerking in crisisplan
Uitvoering mono brandweer meldkamertaken (TA 4, 5, 20 )
Omvang en kwaliteit taken
Afbakening taken
Borging gezag burg. en voorz. VR (TA 9)
Wijze van borging
Benoeming kwartiermaker per locatie (TA 40) Nulmeting (TA 41)
Overleg besturen VR’s Omvang nulmeting Betrokkenheid VR
Proces om gezag te realiseren Overlegtraject
Businesscase per locatie (TA 42) Overdracht brandweermedewerkers (TA 51, 52, 59) Eventuele herplaatsingen (TA 58) Bijdrage kosten mk brandweer (TA 72-74) Financieel overdrachtsdocument per locatie (TA 80) Finale overdrachtsovereenkomst per locatie (TA 81) Opschalingsruimte VR (TA 101105)
2014 2014 2015
Keuze VR, consequenties
2016
Risico’s VR
2016
Accordering VR? Accordering VR? Besluitvorming
2017
Alternatieve functies vinden Verwerking consequenties Accordering VR
2017
Accordering VR
Verdeling landelijk bijdrage (42 mln)
Behoefte, kosten
Kaders voor nulmeting Voorbereiding format Inzicht in consequenties keuzes
Overleg
Overleg VenJ en VNG
Keuze VR
OPLEGNOTITIE
Aan
portefeuillehouder
agendapunt
Veiligheidsberaad
H.J.J. Lenferink
13
Van
adviseur
Datum vergadering
DB Veiligheidsberaad
H. Lanser
13 december 2013
Onderwerp: Transitie meldkamers Voorstel: Het Veiligheidsberaad wordt gevraagd: 1. in te stemmen met bijgaand voorstel voor de inrichting van de regiegroep meldkamer brandweer en multi-opschaling en om haar de opdracht te geven om de landelijke activiteiten die vanuit de veiligheidsregio’s noodzakelijk zijn in het kader van de transitie naar de landelijke meldkamerorganisatie (LMO) uit te voeren 2. de portefeuillehouder Informatievoorziening te mandateren eventueel noodzakelijke wijziging in de opzet en aanpak te accorderen, waarover hij dan het dagelijks bestuur rapporteert 3. de portefeuillehouder Informatievoorziening te mandateren in te stemmen met de aanwijzing van de voorzitter van de regiegroep en van de door de disciplines (brandweer en crisisbeheersing) aan te wijzen vertegenwoordigers in de operationele stuurgroep LMO. 4. het voorstel voor de inrichting van de regiegroep aan het ministerie van VenJ/LMO aan te bieden in verband met afstemming en financiering.
Context en aanleiding Op 16 oktober jl. is het transitieakkoord meldkamer van de toekomst getekend. Dit betekent dat de komende jaren gewerkt gaat worden aan de transitie van de huidige meldkamers naar een nieuwe landelijke meldkamerorganisatie. Het zwaartepunt van de activiteiten ligt bij de landelijke kwartiermakerorganisatie. Daarnaast hebben de veiligheidsregio’s ook zelfstandig een aantal activiteiten uit te voeren. Het Dagelijks Bestuur van het Veiligheidsberaad heeft op 4 september jl. de directeuren veiligheidsregio’s verzocht om samen met de regionale brandweercommandanten en met betrokkenheid van GHOR en LOCGS die activiteiten programmatisch uit te voeren en daartoe een voorstel te doen. De directeuren hebben op 31 oktober jl. dit voorstel besproken. Het voorstel is schriftelijk voorgelegd aan de RBC. De uitkomsten daarvan kunnen in de vergadering van het DB mondeling worden toegelicht. Het thans voorliggende voorstel is overigens op het punt van de personele capaciteit en financiën na overleg tussen de portefeuillehouder Informatievoorziening en de voorzitter al enigszins aangepast. Toelichting Bijgaand treft u een voorstel voor de inrichting van de regiegroep meldkamer brandweer en multiopschaling aan, die zorg draagt voor activiteiten die de veiligheidsregio’s gezamenlijk onder eigen verantwoordelijkheid moeten uitvoeren voor de transitie van de huidige meldkamers naar de LMO. De uitvoering is belegd bij het IFV. Een vertegenwoordiger van het directeurenoverleg is voorzitter van de regiegroep. De RBC, de GHOR en LOCGS zijn ieder uitgenodigd deel te nemen aan de regiegroep. Eén van de taken van de disciplines is mede sturing te geven aan de landelijke kwartiermaker LMO.
Pagina 1 van 3
De minister van VenJ stelt een operationele stuurgroep in, onder voorzitterschap van een vertegenwoordiger van het ministerie van VenJ. Deze operationele stuurgroep stuurt de kwartiermaker LMO aan. Zij bestaat uit door het bestuur gemandateerde vertegenwoordigers van de disciplines. Het gaat naast de ambulancezorg, politie en de Koninklijke Marechaussee om de brandweer en de operationele afvaardiging van de veiligheidsregio’s, hier aangeduid als multi-opschaling en vertegenwoordigd door de directeuren veiligheidsregio’s geoperationaliseerd als de directeuren veiligheidsregio’s. Het voorstel is dat de vertegenwoordigers van het directeurenoverleg en de RBC in de regiegroep tevens lid zijn van de operationele stuurgroep. Zij dienen hiertoe door het bestuur gemandateerd te worden. Het voorstel is om deze bevoegdheid te mandateren aan de portefeuillehouder Informatievoorziening. Daarnaast worden na overleg met de kwartiermaker LMO monodisciplinaire kwartiermakers benoemd die de transitie binnen de eigen discipline begeleiden. De kwartiermaker LMO voert overleg met de monodisciplinaire kwartiermakers over de samenwerking in de transitiefase. Het voorstel is om uit te gaan van één kwartiermaker voor zowel de brandweer als de multi-opschaling. De brandweer is in een ver gevorderd stadium met de selectie van de kwartiermaker. Deze zou ook de gecombineerde functie kunnen vervullen. De selectie gebeurt daarom in overleg met de voorzitter van de regiegroep. Het voorstel dient wellicht – mede naar aanleiding van besluitvorming in de RBC – te worden aangepast. Het voorstel is om de portefeuillehouder Informatievoorziening te mandateren in te stemmen met eventuele aanpassingen.
Financiële consequenties Het is op dit moment lastig een exacte inschatting van de te verwachten kosten te maken. Dit kan pas als de landelijke kwartiermaker LMO meer duidelijkheid heeft gegeven over de vormgeving van het transitietraject. De totale kosten voor het programma worden voor een periode van drie jaar – indien contant gemaakt – voorlopig globaal geschat op € 1,5 miljoen. Er dient afstemming plaats te vinden met de kwartiermaker LMO om een nadere schatting te kunnen maken. Tevens biedt die afstemming de gelegenheid om te kijken naar de financiering. De activiteiten liggen deels binnen het het domein van de kwartiermakerorganisatie LMO en zijn deels eigenstandige activiteiten van de veiligheidsregio’s. De activiteiten die per direct moeten worden ondernomen vinden plaats vanuit de huidige capaciteit.
Pagina 2 van 3
Stakeholders Veiligheidsregio’s, Veiligheidsberaad, managementraden, ministerie VenJ en LMO Historie van besluitvorming / vervolg proces Historie besluitvorming Gremium
Datum
Inhoud besluit
DOVR
31-10-2013
Akkoord
RBC
Ntb
BACIV
06-11-2013
Geïnformeerd
Vervolg proces Gremium
Datum / Termijn
Te nemen besluit / Processtap
DB
29-11-2013
Besluit
VB
13-12-2013
Communicatie Bijlagen: Aanpak landelijke activiteiten veiligheidsregio’s in kader meldkamer van de toekomst, 30 oktober 2013
Pagina 3 van 3
CONCEPT Aanpak landelijke activiteiten veiligheidsregio’s in kader meldkamer van de toekomst Versie 30 oktober 2013 (aangepast op 21 november 2013)
1. Inleiding Uit het transitieakkoord meldkamer van de toekomst vloeien activiteiten voort die gezamenlijk door de veiligheidsregio’s moeten worden opgepakt. Het dagelijks bestuur van het Veiligheidsberaad heeft het directeurenoverleg veiligheidsregio’s (DOVR) gevraagd die activiteiten programmatisch op te pakken 1
en daartoe een voorstel te doen. Dit zou moeten gebeuren samen met de Raad van brandweercommandanten (RBC) en met betrokkenheid van de directeuren Publieke gezondheidszorg en het Landelijk overleg coördinerend gemeentesecretarissen (LOCGS). Conform het verzoek heeft het DOVR samen met de RBC (stuurgroep Vlam-B) dit voorstel opgesteld. Het bevat de hooflijnen van de aanpak. De uitwerking vindt plaats door de in dit voorstel genoemde regiegroep.
2. Transitieakkoord 2
De huidige 22 regionale meldkamers van politie, brandweer en ambulancezorg gaan binnen enkele jaren op in één nieuwe, landelijke meldkamerorganisatie (LMO). Deze organisatie zal meldingen van burgers aannemen en afhandelen vanuit maximaal 10 locaties. De minister van Veiligheid en Justitie wordt verantwoordelijk voor de LMO. Er zijn afspraken gemaakt over de aansturing en de positionering van de LMO, alsmede over de wijze waarop de overgang van de huidige naar de nieuwe situatie plaatsvindt. Deze afspraken zijn vastgelegd in het “Transitieakkoord meldkamer van de toekomst” dat op 16 oktober 2013 door betrokken besturen is getekend.
3. Bestuur en disciplines De veiligheidsregio’s zijn partijen in het akkoord. Zij zijn bestuurlijk betrokken bij de transitie, maar ook via de onder hen vallende disciplines: de brandweer en een operationele afvaardiging van de veiligheidsregio’s (OAV). De laatste staat voor het belang van multidisciplinaire opschaling en samenwerking t.b.v. crisisbeheersing en welk belang primair wordt behartigd door de directeuren veiligheidsregio’s. Het akkoord kent verantwoordelijkheden voor de veiligheidsregio’s, zowel afzonderlijk als gezamenlijk.
4. Kwartiermaker LMO Tijdens de transitieperiode is er een kwartiermakerorganisatie LMO die beheermatig is ondergebracht bij de politie. De kwartiermaker wordt aangewezen door de minister van VenJ in overeenstemming 1
Besluit van 4 september 2013 Daarnaast gaan ook de meldkamer van de landelijke eenheid politie en de meldkamers van de Koninklijke Marechaussee in de LMO op. 2
1
3
met de ministers van VWS en Defensie en met het Veiligheidsberaad. Dit gebeurt naar verwachting in november 2013. Twee opdrachten De kwartiermaker heeft twee primaire opdrachten:
De minister is verantwoordelijk voor de transitie en draagt de uitvoering daarvan op aan de korpschef die deze taak mandateert aan de kwartiermaker LMO.
De besturen van de veiligheidsregio’s dragen het beheer en going concern van de huidige meldkamers op aan de korpschef die deze taak mandateert aan de kwartiermaker LMO.
De nadere uitwerking van de opdracht en het mandaat worden vastgesteld door de minister van VenJ in overeenstemming met de ministers van VWS en Defensie en met het Veiligheidsberaad. De disciplines benoemen na overleg met de kwartiermaker LMO monodisciplinaire kwartiermakers die de transitie binnen de eigen discipline begeleiden. Onder de veiligheidsregio’s vallen twee monodisciplinaire kwartiermakers, één voor de brandweer en één voor de multidisciplinaire opschaling. De kwartiermaker LMO voert overleg met de monodisciplinaire kwartiermakers over de samenwerking in de transitiefase. De kwartiermaker LMO benoemt per toekomstige meldkamerlocatie een kwartiermaker, dit gebeurt na overleg met de besturen van de betrokken veiligheidsregio’s en de betrokken disciplines. Projectstructuur Veiligheidsberaad
Kwartiermakerorganisatie LMO Minister VenJ
Veiligheidsberaad
Dagelijks bestuur Veiligheidsberaad
Bestuurlijke regiegroep
Regiegroep transitie meldkamers
Operationele stuurgroep
Vertegenwoordigers ministers
Ministers VenJ VWS Defensie
Stuurgroepen/ portefeuillehouders
Nationale Politie Ambulancezorg Kmar
Bestuurlijke adviescommissie’s
DOVR RBC
Hoofden veiligheids bureau’s
Netwerk MKD
Kwartiermaker LMO Kwartiermaker
Kwartiermaker
Brandweer/ Multiopschaling
Politie
Kwartiermaker
Ambulance zorg
Kwartiermaker
KMar
Veiligheidsregio’s
Besturen
Kwartiermaker meldkamerlocatie Kwartiermaker meldkamerlocatie Kwartiermaker meldkamerlocatie (10x)
Directeuren
Hoofden kolommen Hoofden GMK
Figuur: Regiegroep transitiemeldkamers en programma in relatie tot LMO
3
Het transitieakkoord spreekt meer precies van “een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het Veiligheidsberaad (VB).”
2
5. Inspanning Veiligheidsberaad en managementraden Een groot deel van de activiteiten zal door de kwartiermaker(organisatie) LMO worden verricht. Daarnaast is er de komende jaren ook veel werk te verzetten door de disciplines, alsmede door het Veiligheidsberaad. Het is in hun belang mee te sturen, de overgang goed te laten verlopen en een optimale aansluiting te maken tussen de veiligheidsregio’s en de LMO. In de bijlage staan alle in het transitieakkoord genoemde activiteiten die een inspanning van Veiligheidsberaad en managementraden vergen vermeld. Die inspanningen zijn vertaald in producten/resultaten. Het doel van de landelijke activiteiten is de collectieve inbreng van de veiligheidsregio’s in de kwartiermakerorganisatie LMO te borgen en de veiligheidsregio’s en disciplines te begeleiden in het realiseren van een goede aansluiting op de LMO. Wat dat precies impliceert hangt mede af van de invulling die de kwartiermakerorganisatie LMO krijgt. Daartoe dient de kwartiermaker LMO eerst een plan te maken, waarover vervolgens met de disciplines wordt afgestemd. a. Aansturing kwartiermaker(organisatie) LMO De minister van VenJ stelt een operationele stuurgroep in onder voorzitterschap van een vertegenwoordiger van het ministerie van VenJ. Deze operationele stuurgroep stuurt de kwartiermaker LMO aan. Deze stuurgroep bestaat uit door het bestuur gemandateerde vertegenwoordigers van de disciplines. Dit betekent dat voor zowel de brandweer als voor de multidisciplinaire opschaling een vertegenwoordiger moet worden aangewezen. De verschillende invalshoeken en het feit dat de brandweermeldkamer opgaat in de LMO rechtvaardigt dat vanuit de veiligheidsregio’s twee vertegenwoordigers deelnemen. Deze vertegenwoordigers maken deel uit van de hieronder beschreven regiegroep. De kwartiermaker LMO bespreekt periodiek de voortgang van de transitie en het beheer en going concern met een afvaardiging van de ministers van VenJ, van VWS en van Defensie en van het Veiligheidsberaad. De portefeuillehouder IV van het Veiligheidsberaad vertegenwoordigd het Veiligheidsberaad. De kwartiermaker LMO opereert binnen de eerder genoemde opdracht en mandaat. Er wordt een landelijk kader vastgesteld waarin afspraken zijn opgenomen over de wijze waarop de LMO het gezag en de disciplines tijdens de transitie en in het eindmodel ondersteunt bij het uitvoeren van haar wettelijke taak. Dit kader wordt opgesteld na overleg met de operationele stuurgroep en vastgesteld in overeenstemming met de ministers van VWS en van Defensie en het Veiligheidsberaad. Ook al zal de kwartiermaker voorstellen doen, het is van belang dat het bestuur en de disciplines de eigen eisen formuleren en bewaken dat die vertaald worden. b. kwartiermakers disciplines; begeleiden van de transitie De disciplines benoemen na overleg met de kwartiermaker LMO monodisciplinaire kwartiermakers die de transitie binnen de eigen discipline begeleiden. De kwartiermaker LMO voert overleg met de
3
monodisciplinaire kwartiermakers over de samenwerking in de transitiefase. In verband met overwegingen van efficiency, het feit dat het om uitvoerende werkzaamheden gaat en dat in de ondergenoemde regiegroep gewaakt wordt dat de belangen van de brandweer en de multi-opschaling voldoende tot hun recht komen is gekozen voor één gecombineerde, fulltime kwartiermaker. Deze kwartiermaker wordt gepositioneerd in de kwartiermakerorganisatie LMO, omdat overeenkomstig het transitieakkoord de brandweertaak en de multi-opschaling in de LMO worden ondergebracht. De wijze van aansturing zal nog een onderwerp van overleg zijn. De kwartiermaker is met de uitvoering van werkzaamheden belast en is , in tegenstelling van wat soms wordt gedacht, niet de vertegenwoordigers van de disciplines in de operationele stuurgroep. c. Standaardisatie werkprocessen gegevensuitwisseling De komst van een landelijke organisatie betekent dat er een zekere standaardisatie van werkprocessen noodzakelijk is, wil de LMO een effectieve en doelmatige rol kunnen spelen.
6. Regiegroep meldkamer brandweer en multi-opschaling Het (DB) Veiligheidsberaad is de bestuurlijke opdrachtgever voor de landelijke activiteiten die aan de kant van de veiligheidsregio’s moeten worden uitgevoerd. De portefeuillehouder informatievoorziening en meldkamer is verantwoordelijk voor de uitvoering. De bestuurlijke adviescommissie Informatievoorziening en Meldkamer adviseert het (DB) Veiligheidsberaad met betrekking tot te nemen beslissingen. De uitvoering wordt door het overleg directeuren veiligheidsregio’s en de RBC opgedragen aan de Regiegroep brandweer en multi-opschaling . Zij bestaat uit: Voorzitter
directeur veiligheidsregio
Plv. voorzitter
vertegenwoordiger Raad van Brandweer Commandanten
Lid
vertegenwoordiger bedrijfsvoering/informatiemanagement
Lid
vertegenwoordiger hoofden GMK en netwerk MKD
Lid
vertegenwoordiger hoofden veiligheidsbureaus
Lid
vertegenwoordiger Publieke gezondheidszorg, lid GHOR
Lid
vertegenwoordiger Bevolkingszorg, lid LOCGS
Agendalid
bestuursadviseur portefeuillehouder IV DB VB
secretaris De taken van de regiegroep zijn:
adviseren van de portefeuillehouder informatievoorziening en meldkamer van het Veiligheidsberaad over de transitie van de meldkamers
informeren van de portefeuillehouder informatievoorziening en meldkamers van het Veiligheidsberaad over de voortgang van de landelijke activiteiten
afstemmen over inbreng van de disciplines in de operationele stuurgroep KLMO
aansturen van de kwartiermaker brandweer en multi-opschaling
volgen en leveren van een inbreng in de LMO en begeleiden van disciplines bij transitie
4
initiëren en organiseren van de besluitvorming binnen managementraden inzake belangrijke thema’s van de LMO
regie op noodzakelijke standaardisatie van operationele werkprocessen en organisatie gegevensuitwisseling
bevorderen van de landelijke voorbereiding van de veiligheidsregio’s op de komst van de LMO; o
bevorderen van kennis- en informatie-uitwisseling (door de LMO) tussen veiligheidsregio’s en disciplines;
o
gecoördineerde aanpak en voorbereiding op de samenvoeging van meldkamers vanuit perspectief brandweer en multi-opschaling.
De leden van de regiegroep hebben mandaat van degenen die zij vertegenwoordigen. Er zal regelmatig overleg plaatsvinden met de veiligheidsregio’s. Dit geldt in ieder geval voor zover activiteiten financiële dan wel personele consequenties hebben. De regiegroep dient een nader voorstel te doen voor de onderwerpen waarover zij afstemming zoekt met de achterban. Het overleg vindt plaats via het directeurenoverleg en de RBC en voor wat betreft de bestuurlijke aangelegenheden via het Veiligheidsberaad en zijn bestuurlijke adviescommissie (met name informatievoorziening en brandweer).
7. Communicatie De kwartiermaker LMO is verantwoordelijk voor de communicatie rond de transitie. Het Veiligheidsberaad en de managementraden zullen in afstemming daarop communiceren over hun eigen inbreng en over hun activiteiten die naar aanleiding van de transitie door henzelf en de veiligheidsregio’s moeten worden uitgevoerd. Hiertoe wordt een communicatieplan opgesteld. Het plan dat reeds voor de brandweer is opgesteld kan als basis dienen.
8. Programma Transitie Meldkamers De verwachting is dat in 2017 de LMO formeel van start kan. Dit betekent dat de transitiefase, rekening houdend met enige uitloop en afronding van activiteiten, naar verwachting drie jaar in beslag neemt. De activiteiten van het Veiligheidsberaad worden ondergebracht in een (deel-) programma. Dit programma maakt onderdeel uit van het grotere programma Informatievoorziening en Meldkamer dat door het IFV in opdracht van het Veiligheidsberaad wordt uitgevoerd. De regiegroep werkt daartoe dit plan verder uit en legt dat ter vaststelling voor aan het DB Veiligheidsberaad. Het programma bevat alleen die activiteiten die in aansluiting op de activiteiten van de LMO minimaal noodzakelijk zijn om de belangen van de veiligheidsregio’s en disciplines te behartigen. Het is pas mogelijk een goede inschatting van de inhoud en omvang te maken als de kwartiermaker LMO een plan van aanpak voor het transitietraject heeft opgesteld. En helderheid is over de positionering van de kwartiermakers (al dan niet in de LMO). Een eerste indicatie voor de inhoud en omvang van het programma is:
5
Ondersteuning bij bestuurlijke en operationele vraagstukken (kaders, financiën, toezicht, operationele eisen)
Ondersteuning en begeleiding bijeenkomsten
Begeleiden transitie (1) en beheer en going concern (2);
Zorgdragen dat alle operationele processen voor zover noodzakelijk zijn gestandaardiseerd;
Ondersteuning bij het opstellen van formats, procedures en organisatie voor gegevensuitwisseling gereedmaken;
Communicatie
De kwartiermaker treedt als programmamanager op. Post
Beschrijving
Personeel
Kwartiermakers (1,0) secretaris regiegroep (0,5) inhoudelijke ondersteuner (1,0),ondersteuning en communicatie (2)
Vergaderkosten
€ 10.000 per jaar
Communicatie
€ 50.000 per jaar
Onvoorzien
€ 15.000 per jaar
De formatie wordt voorlopig en globaal indicatief geschat op 4,5 fte op jaarbasis . Het is afhankelijk van de aanpak van het transitietraject en omstandigheden wat exact nodig is. Daartoe vindt afstemming plaats met de kwartiermaker LMO. In eerste instantie wordt op zeer beperkte schaal gestart. Er wordt vanuit gegaan dat het veld intensief participeert om tot een gezamenlijk inbreng en tot een effectieve informatie-uitwisseling te komen. Zoveel mogelijk werkzaamheden worden in LMO gedaan, zodat de eigen werkzaamheden beperkt kunnen blijven. Financiën Indien contant gemaakt komen de totale kosten voorlopig en indicatief op € 1.500.000 (drie jaar). Wat er werkelijk nodig is en op welk moment kan pas beter worden ingeschat als er meer duidelijkheid bestaat over het transitietraject LMO. Een deel van de werkzaamheden van de disciplines vindt plaats binnen het domein van de LMO en een deel binnen het eigen domein van de veiligheidsregio’s. In afstemming met de kwartiermaker moet gekeken worden naar de inrichting van werkzaamheden en de verdeling van kosten tussen LMO en veiligheidsregio’s.
6
In overeenstemming VB
Standpunt m.b.t. voorstel minister voor hoofdlijnen beleid en meerjarig beleidsplan. Voorstel tot instemming aan Veiligheidsberaad. Instemmingsbesluit. Oordeel over voordracht door minister VenJ voor benoeming directeur LMO.
Annotaties/standpunten t.b.v. periodiekoverleg directeur voortgang jaarplan Annotaties/standpunten t.b.v. periodiekoverleg directeur over taakuitvoering Annottaties/standpunten t.b.v. peridodiekoverleg directeur taakuitvoering gezag Oordeel over inrichting I-functie binnen LMO; voorstel over wijze waarop Ifunctie wordt ingericht met het oog op behartiging belangen binnen het meldkamerdomein Standpunt en inbreng t.b.v. samnewerking meldkamerdomein
14 Bespreking voortgang jaarplan door directeur
15 Taakuitvoering LMO bespreken met disciplines
16 Periodieke bespreking taakuitvoering door directeur
Eisen mandaat (1) en instemmingsbesluit (2) met mandaat kwartiermaker kwartiermakers brandweer/OAVR benoemd Standpunt en inbreng t.b.v. samenwerking disciplines en LMO
31 Mandaat kwartiermaker LMO
32 monodisciplinaire kwartiermakers benoemen na overleg KLMO
32 Overleg tussen kwartiermakers
LMO LMO
Annotatie(s) voor bespreking beheer en going concern Eisen aan landelijk kader (1) en oordeel over voorstel landelijk kader (2) Eisen aan landelijk kader (1) en oordeel over voorstel landelijk kader (2) Overzicht (van de opbouw) van de organisatie van meldkamers incl contactgegevens
36 Bespreking beheer en going concern
37 Opstellen landelijk kader samenvoeging meldkamers
38 Vaststelling landelijk kader met bestuurlijke en financiële uitgangspunten samenvoeging meldkamers 40 Benoemen 10 kwartiermakers per locatie
Na overleg besturen betrokken Vr's en disciplines
Na overleg Brandweer/OAVR
VB
LMO
LMO
eenmalig
doorlopend Met advies van Brandweer/OAVR. Prestatie-eisen opstellen en borgen dat ze nageleefd worden eenmalig
doorlopend
Annotatie(s) voor bespreking voortgang transitie
35 Bespreking voortgang transitie
LMO
Brandweer/ OAVR
Annotatie(s) vertegenwoordigers Brandweer/OAV in operarionele stuurgroep
34 Aansturing landelijke kwartiermaker
VB
Brandweer/OAV eenmalig Twee vertegenwoordigers namens VR's R VenJ doorlopend
eenmalig
VB
Eén kwartiermaker voor beide taken of twee kwartiermakers?
Met advies van Brandweer/OAVR
Met advies van Brandweer/OAVR
Inclusief prestatie-eisen die aan beheer en going concern worden gesteld
Brandweer/ OAVR
doorlopend
eenmalig
eenmalig
eenmalig
eenmalig
doorlopend
doorlopend Met advies van Brandweer/OAVR
doorlopend
doorlopend
doorlopend Inrichten CIO overleg met alle disciplines. CIO OAVR aanstellen?
doorlopend Met advies van Brandweer/OAVR
doorlopend Prestatie-eisen helder hebben en op kunnen sturen
Door VB
LMO
Disciplines
VenJ
VenJ
VenJ
Met advies van Brandweer/OAVR, inbrengen operationele kaders brandweer en opschaling
Met advies van Brandweer/OAVR
Beschrijven wat onze monosystemen zijn en welke eisen wij stellen aan de koppelvlakken. Uitwerken a.d.h.v. VeRA (met die werkgroep) Voor zover nog relevant, door NMS uitgewerkt, LMO geeft er zelf invulling aan.
Belangen borgen, evt lobby TK
Bijzonderheden/opmerkingen
doorlopend Met advies van Brandweer/OAVR
doorlopend
ntb
ntb
sep-13
Timing
34 Mandatering leden operationele stuurgroep (brandweer en operationele Voorstel mandaat en mandaatbesluit (vertegenwoordigers Brandweer/OAV) afvaardiging veiligheidsregio's) 34 Vertegenwoordiging operationele stuurgroep Aanwijzingsbesluit vertegenwoordigers Brandweer/AOV
Brandweer/ OAVR
In overeenstemming VB In overeenstemming VB Brandweer/ OAVR
Instemmingsbesluit met aanwijzing kwartiermaker door minister
29 Opdragen beheer en going concern aan Korpschef politie
30 Aanwijzen kwartiermaker LMO
LMO
VB
LMO
LMO
Check of wettelijk taken van burgemeesters en voorzitters Vr's voldoende zijn VB geborgd Ondertekend transitieakkoord Besturen VR's
LMO
Brandweer/ OAVR
LMO
LMO
LMO
LMO
LMO
LMO
VenJ
NP
LMO
LMO
LMO
LMO
Brandweer/ OAVR
Brandweer/ OAVR
VB
Brandweer/ OAVR
26 Gezagsverantwoordelijkheid burgemeesters en voorzitters VR's
Afspraken transitie
19 Directeur LMO overlegt met disciplines over de samenwerking binnen meldkamerdomein 21 Vertegenwoordigers van de disciplines in de dagelijkse leiding op de 10 taken op meldkamerlocaties uitgevoerd; voorstellen en besluiten landelijke locaties standaarden en beheer 23 Indien geschilpunt voorleggen aan disciplines en bestuurlijke partijen Standpunt m.b.t. eventule geschilpunten; advies daarover van Br/OAV
17 Verantwoordelijkheid Multi CIO bij directeur LMO
Na overleg VB
Oordeel over jaarstukken VB
Na overleg Br/OAVR
Voorstel/standpunt met betrekking tot begroting/jaarplan/verantwoording
13 Opstellen begroting, jaarplan, en jaarlijkse verantwoording door directeur 13 Vaststelling begroting, jaarplan en jaarlijkse verantwoording
Na overleg VB
Standpunt m.b.t. voorstel van minister van VenJ over mandaag
12 Vaststelling mandaat
Na overleg VB
Na overleg VB
Standpunt m.b.t. voorstel minister voor hoofdlijnen beheer
Brandweer/ OAVR
Brandweer/ OAVR
8 Hoofdlijnen beheer (voor zover multidisciplinaire opschaling en brandweer) 9 Hoofdlijnen van beleid en meerjarig beleidsplan (voor zover gezagsgerelateerde taken) * DVO per meldkamerlocatie
11 Benoeming directeur LMO
LMO
LMO
VB/Brandweer/ OAVR VenJ
Besturen VR's
Wijze betrokkenheid Initiatief
SLA brandweertaak door LMO uitgevoerd.
Overzicht monosystemen en eisen m.b.t. koppelvlakken
reactie VB op wetswijziging, standpunt voor lobby TK
Product/resultaat
3 Uniformering eigen monodisciplinaire werkprocessen binnen LMO
2A Beheer over de koppelvlakken met de monosystemen
Eindbeeld
Wetswijziging
Financieel overdrachtsdocument per regio
Ondertekening akkoord
Preambule
artikel Onderwerp/actie
Bijlage: Acties voortvloeiend uit transitieakkoord Meldkamer van de toekomst
7
8
Overzicht standpunten Vr's en (voorstel) standpunt Vb Oordeel over landelijk format (door brandweer/OAV en eventueel Vb) Overzicht standpunten RAV's en (voorstel) standpunt Vb Oordeel over voorstellen formatieplan en functieprofielen
51 Overdracht brandweerpersoneel door VR’s
53 Overdrachtsdocument
54 Overdracht ambulancepersoneel door RAV’’s
56 Overgang op basis formatieplan en vastgestelde functieprofielen
Informatie en verzoek(en) tot inbreng aan kwartiermaker (voorstel) standpunt met betrekking voorstel afspraken en besluit Vb
116 Maken financiële afspraken voor NMS
Informatie t.b.v. media; adviezen bestuurder bij woorvoering namens Vb Oordelen over voorstellen LMO
Standaarden operationele werkprocessen; beheer van standaarden; en voortgangsrapportage(s) en adviezen implementatie
adviezen; agenda's; notities; opdrachten
Communiceren over de bestuurlijke besluiten en de impact van deze besluiten. Woordvoering
Afstemming met de kwartiermakersorganisatie over de communicatie
Uniformering operationele werkrpocessen voorzover noodzakelijk
Ondersteuning regiegroep
Communiceren over de eigen inbreng vanuit veiligheidsregio's en informatie in nieuwsbrieven en andere media leidend tot bekendheid in veld relevantie besluiten LMO met betrekking tot stand van zaken en verdere proces en eigen inrbeng. Communiceren over standpunten en besluiten van de veiligheidsregio's over eigen activiteiten en operationele werkprocessen
Communicatie
Set documenten t.b.v. aanbesteding
115 Betrekken kwartiermaker bij NMS
Annoatie m.b.t evaluatie
114 Voorbereiding aanbesteding NMS
Afspraken NMS
110 Jaarlijkse evaluatie (in eerste vijf jaar)
Brandweer/OAVR
VB
VB
Brandweer/OA VR
Brandweer/OAV R
LMO
VB
VB
VB
VB
VB
VB
LMO
VB
VB
VenJ
VenJ
LMO
LMO
LMO
LMO
LMO
VB
VB
VB
VB
In overeenstemming VB VB
82 Instellen due dilligence commissie
(voorstel) instemmingsbesluit met opdracht en samenstelling commissie
Besturen Vr's
81 Finale overeenkomst per samengevoegde meldkamer
Zie 74.
78 Wijze overdracht middelen inclusief taakstelling
Vb (onhelder hoe)
VNG/BZK
Besturen Vr's
Oordeel over uitwerkin overdracht
74 Uitwerking overdracht
LMO
LMO
LMO
LMO
LMO
LMO
LMO
Besturen Vr's/(evt.) Vb LMO
Brandweer/ OAVR
Besturen RAV's
Besturen Vr's
Besturen Vr's
Werkgevers
Brandweer/ OAVR
80 Regionaal financieel overdrachtsdocument
Standpunt Vb over overdracht van middelen t.b.v. VNG
73 Wijze overdracht middelen veiligheidsregio’s
Geformuleerde eisen en oordeel over voorstel tot (landelijke afspraken)
Standpunt Vb m.b.t. voorstel medezeggenschap.
44 voorstel inrichting medezeggenschap transitie en eindmodel LMO
59 (landelijke) afspraken op basis overdrachtsdocumenten monodisicplinair personeel Financiele afspraken
Eisen aan onafhankelijke date en pilots (1) en oordeel over voorstel LMO (2); voorstel voor invulling intake, eventueel verlengde intake en uitgifte (3)
43 Voorstel intake door disciplines
(Vb/Brandweer/AOV)
Eisen aan (1) en oordeel over (voorstel) format (2)
42 Business case per meldkamer
LMO
Wijze betrokkenheid Initiatief
Eisen aan nulmeting (1); oordeel over voorstel (2); oordeel over uitkomsten (3) (Vb/Brandweer/AOV)
Product/resultaat
41 Nulmeting
artikel Onderwerp/actie
doorlopend
doorlopend
doorlopend
doorlopend
doorlopend
eenmalig
doorlopend
eenmalig
eenmalig
eenmalig
eenmalig
eenmalig
eenmalig
eenmalig
eenmalig
eenmalig
Eenmalig binnen 18 mnd
eenmalig
Timing
Dit is een majeure operatie noodzakelijk om een optimale aansluiting in werkrpocessen tussen LMO en operatieën te hebben.
Communicatie van Veiligheidsberaad, brandweer, GHOR en andere managementraden in afstemming met de veiligheidsregio's
Project Voorbereidingsfase wordt begin 2014 afgerond.
Hiermee vind de feitelijke overdracht naar LMO plaats
Model/aanbeveling + volgen voortgang
Ook al moeten er afspraken gemaakt worden tussen VenJ en VNG, de veiligheidsregio's moeten zich daar wel in kunnen vinden gezien de consequentie voor hun begrotingen en taakuitvoering. Er staat niet wie wat doet. Het ligt voor de hand dat een majeur thema als dit in ieder geval bestuurlijk wordt besproken.
Gelet op de discussies in het Vb over dit onderwerp past het om te komen tot een aanbeveling vanuit het Vb. Er is nite geformuleerd wie vaststelt. Het is gelet op de aansturing van de kwartiermaker logsich dat het onderwerp in de operationele stuurgroep aan de orde komt. En mogelijk ook in het bestuurlijk overleg. Als er landelijke afspraken gemaakt moeten worden, dan ligt er een rol voor het Vb weggelegd.
Het is een keuze om een format te hanteren
Er wordt gesproken van werkgevers. Een zekere betrokkenheid van Vb en CvA lijkt inverband met landelijk afspraak gewenst. Model/aanbeveling + boventalligheidsproblematiek of tekort
Bepalen wat de belangrijke onderwerpen van de nulmeting voor ons zijn. Er staat niet wie de nulmeting vaststelt. Er staat in het akkoord alleen dat er een business case per locatie komt. Vaststelling is aan LMO en besturen betrokken Vr's. Het is wel gewenst dat er een landelijk format is. Dit is ook bestuurlijk relevant.
Bijzonderheden/opmerkingen
Agendapunt - Informatie
aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
Algemeen Bestuur 25 juni 2014 12 Systeemoefening 2015 L.J. Sievers H.J. Meijer
Kennis te nemen van: 1. Het besluit van het Dagelijks Bestuur de systeemoefening van het najaar 2014 te verplaatsen naar juni 2015
Inleiding In het meerjarenbeleidsplan 2012 – 1014 is vastgelegd dat Veiligheidsregio IJsselland tweejaarlijks een systeemoefening organiseert in plaats van de wettelijke verplichting om jaarlijks een systeemoefening te organiseren. Belangrijkste argument hiervoor was dat een jaarcyclus te kort is om de organisatie, uitvoering, evaluatie en implementatie van verbeterpunten af te ronden. In december 2012 is de laatste systeemoefening in IJsselland gehouden. Conform de planning moeten we in het najaar 2014 weer een oefening organiseren. Om hieronder genoemde redenen stellen we voor de oefening te verplaatsen naar juni 2015. Argumenten 1. Onlangs heeft het jaarlijkse voortgangsgesprek plaatsgevonden met het Ministerie V & J. Hierin is aangegeven dat we eind vorig jaar een grootschalige multidisciplinaire oefening Conecto hebben gehouden die veel leerpunten heeft opgeleverd. Daarbij hebben we fase 1 (GRIP alarmering hoofdstructuur) van het project Alarmering op Orde afgerond. De uitkomsten van zowel de oefening als het project hebben ons veel opgeleverd en geven antwoord op diverse toets criteria uit het toetsingskader van Inspectie V&J. Het Ministerie was tijdens het gesprek ook van mening dat het goed mogelijk is oefening Conecto (met aanvullende informatie uit projecten en incidentevaluaties) aan te bieden als systeemoefening voor najaar 2013. Hiermee valt een volgende oefening in juni 2015 binnen het regionale beleid. 2.
Het MOTO-programma sluit aan bij de 18 maanden oefencyclus van de brandweer. Dit zorgt voor regionale eenheid in planning, uitvoering, registratie en evaluatie. Het is logisch de systeemoefening te positioneren als een ‘eindmeting’ aan het slot van een oefencyclus. De huidige oefencyclus loopt van 1 januari 2014 – 1 juli 2015.
kenmerk vervolgblad
AB 25 juni 2014 2 van 2
3.
De organisatie ruimte geven om lopende trajecten zorgvuldig af te ronden, zoals: o Herziening crisisplan. Dit najaar zijn veel activiteiten gepland voor de implementatie van het herziene crisisplan. Het is van belang het implementatietraject niet te ‘verstoren’ met een toetsing op basis van afspraken in het huidige crisisplan. o Alarmering op Orde. Dit jaar wordt fase 2 (procesalarmering bevolkingszorg) afgerond en draaien we nog diverse proefalarmen vanuit het project. Voor een volgende systeemoefening is het van belang dit traject af te ronden, zodat iedereen in de crisisorganisatie ervaring heeft opgedaan met de nieuwe wijze van alarmeren.
4.
In het evaluatietraject van de Wet Veiligheidsregio’s worden momenteel voorstellen gedaan om de termijn waarop een veiligheidsregio een systeemoefening moet organiseren aan te passen. In afwachting hiervan kiest Veiligheidsregio IJsselland op dit moment voor een termijn van 18-maanden.
Middelen Geen. Communicatie Het voorstel is besproken met het Hoofd VB, de secretaris, de proceseigenaar en de portefeuillehouder. De Veiligheidsdirectie heeft het voorstel op 23 mei 2014 besproken. Het DB heeft het voorstel op 5 juni 2014 vastgesteld Vervolg De organisatie van de systeemoefening in juni 2015 is onderdeel van het MOTO uitvoeringsplan 2014 – 2015.
Agendapunt - informatie betreft
Algemeen Bestuur
datum
25 juni 2014
agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
13 Rapportage zorgaanbieders opgeschaalde zorg (ex art. 33 Wvr) N. Rigter B. Koelewijn
Kennis te nemen van - de rapportage inzake preparatie zorgaanbieders op opgeschaalde zorg (ex art. 33 Wvr) 2013 en - de mededeling dat geen actie nodig is op basis van artikel 34 Wvr.
Samenvatting / Toelichting Deze rapportage is geschreven vanwege artikel 33, lid 3 van de Wet veiligheidsregio’s. Hierin staat dat zorginstellingen en zorgaanbieders alle informatie verstrekken aan het bestuur van de veiligheidsregio over hun inzet in het kader van de opgeschaalde zorg en hun voorbereiding daarop. In overleg met de geneeskundige actoren gebeurt dat via het GHOR-bureau. De rapportage gaat over twee groepen zorgaanbieders. - De zorgaanbieders die een rol hebben in één van de GHOR-processen of direct in het verlengde daarvan, ook wel GHOR-ketenpartners geheten en - de zorginstellingen die 24-uurszorg leveren aan hun cliënten uit de sectoren verpleging en verzorging, gehandicaptenzorg, gezinsvervangende zorg & categorale woonvormen, revalidatiecentra en geestelijke gezondheidszorg. Deze noemen wij zorginstellingen ‘tweede ring’. Conclusie voorbereiding GHOR-ketenpartners: De GHOR-ketenpartners hebben zich voorbereid op een grootschalige inzet conform de gemaakte afspraken (wetgeving, overeenkomsten tussen Veiligheidsregio IJsselland en GHOR-ketenpartner en overeengekomen indicatoren). Zij gaan in 2014 hun plannen verder verbeteren en deze beoefenen. Er zijn geen aandachtspunten geconstateerd. Dat betekent dat de GHOR het bestuur van Veiligheidsregio IJsselland adviseert om geen actie te ondernemen ex artikel 34 van de Wvr. Hierin staat dat als de voorbereiding naar oordeel van het bestuur van de veiligheidsregio tekortschiet, het bestuur in overleg treedt met een instelling of zorgaanbieder. Conclusie voorbereiding zorgaanbieders ‘tweede ring’ De zorginstellingen ‘tweede ring’ (in onze regio 25, met in totaal 165 locaties) bereiden zich voor om ook in bijzondere omstandigheden hun zorg te blijven continueren. De meeste zorginstellingen delen gegevens, twee gaan dit nog doen. Verder hebben tien zorginstellingen inmiddels een zorgcontinuïteitsplan geschreven. Drie zorginstellingen hebben deze al eens beoefend. Eind 2013 is een project gestart om de zorginstellingen beter te ondersteunen bij hun voorbereiding. De definitieve resultaten van het project worden vermeld in de rapportage over 2014. Op grond hiervan is ook voor de zorginstellingen ‘tweede ring’ geen actie nodig.
Bestuurlijke rapportage 2013 ex art. 33 Wvr over mate van voorbereiding van de zorgaanbieders op geneeskundige hulpverlening Deze rapportage gaat over de mate waarin zorgaanbieders in veiligheidsregio IJsselland voldoen aan de schriftelijke afspraken over de geneeskundige hulpverlening. De GHOR informeert hiermee het 1 bestuur van Veiligheidsregio IJsselland ex art. 33 van de Wet veiligheidsregio’s. De rapportage gaat over twee groepen zorgaanbieders. - De zorgaanbieders die een rol hebben in één van de GHOR-processen of direct in het verlengde daarvan, ook wel GHOR-ketenpartners geheten (zie paragraaf 1.1) en - de zorginstellingen die 24-uurszorg leveren aan hun cliënten uit de sectoren verpleging en verzorging, gehandicaptenzorg, gezinsvervangende zorg & categorale woonvormen, revalidatiecentra en geestelijke gezondheidszorg. Deze noemen wij zorginstellingen tweede ring. De zorginstellingen hebben de gegevens gecontroleerd op eventuele feitelijke onjuistheden. 1. GHOR-ketenpartners 1.1. Voorbereiding GHOR-ketenpartners Veiligheidsregio IJsselland heeft met de volgende organisaties een overeenkomst over de geneeskundige hulpverlening: - RAV IJsselland - GGD IJsselland - Nederlandse Rode Kruis district IJsselland (NRK) - Deventer ziekenhuis - Isala klinieken - Röpcke-Zweers Ziekenhuis (Saxenburgh groep) - Huisartsenorganisaties: LHV huisartsenkring Zwolle/Flevoland/Vecht, Huisartsenvereniging Deventer e.o., Medrie en Huisartsenpost Salland. Een aantal organisaties levert functionarissen om de GHOR-functies uit te oefenen, die het Besluit personeel veiligheidsregio’s benoemt. Daarnaast zorgen deze organisaties voor hun eigen opschaling. 1.2. Conclusie Uit de inventarisatie (zie bijlage 1) blijkt dat de GHOR-ketenpartners zich hebben voorbereid op een grootschalige inzet conform de gemaakte afspraken. Deze afspraken staan in wetgeving, overeenkomsten en overeengekomen indicatoren. De zorginstellingen gaan in 2014 hun plannen verder verbeteren en deze beoefenen. Dat betekent dat de GHOR het bestuur van Veiligheidsregio IJsselland adviseert om geen actie te ondernemen ex 2 artikel 34 van de Wet veiligheidsregio’s .
1
Artikel 33.1 Wet Veiligheidsregio’s: 1. Instellingen als bedoeld in de Wtzi, zorgaanbieders als bedoeld in de Wet BIG, ambulancevervoerders en gezondheidsdiensten in die regio, die een taak hebben binnen de geneeskundige hulpverlening, treffen de nodige maatregelen met het oog op hun taak en de voorbereiding daarop. 2 Artikel 34 Wet veiligheidsregio’s: 1. Indien de uitvoering van de geneeskundige hulpverlening of de voorbereiding daarop naar het oordeel van het bestuur van de veiligheidsregio tekort schiet, treedt het bestuur in overleg met een instelling of zorgaanbieder als bedoeld in artikel 33, eerste lid. 2. De voorzitter van de veiligheidsregio kan, indien hij geen verbetering constateert, de desbetreffende instelling en zorgaanbieder een schriftelijke aanwijzing geven. 3. Blijft de instelling of zorgaanbieder in gebreke, dan verzoekt de voorzitter Onze Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport tegen de desbetreffende instelling of zorgaanbieder de nodige maatregelen te treffen.
e
2. Zorginstellingen 2 ring e
2.1. Voorbereiding zorginstellingen 2 ring In veiligheidsregio IJsselland verlenen 25 zorginstellingen 24-uurszorg aan cliënten die in een 3 zorginstelling verblijven. In totaal zijn dit 165 locaties . Deze zorginstellingen bereiden zich voor om ook in bijzondere omstandigheden hun zorg te blijven continueren. De basis ligt daarvoor in de Kwaliteitswet zorginstellingen. Daarnaast hebben koepels van zorginstellingen richtlijnen en er is een landelijke visie op zorgcontinuïteit (bijlage 3, punt 4). In 2013 heeft de GHOR haar netwerktaak richting de ‘tweede ring’ uitgebreid. De ondersteuning was met name er op gericht dat zorginstellingen informatie met de GHOR zouden gaan delen via de applicatie GHOR4all. December 2013 is gestart met het project ‘Captain Crisis’ om de zorginstellingen nog beter te ondersteunen bij hun voorbereiding. De GHOR stimuleert hen om eind 2014: 1. relevante gegevens te delen via GHOR4all; 2. een zorgcontinuïteitsplan te hebben en 3. dit plan te beoefenen. Er is een gespreksronde geweest langs de zorginstellingen om nader kennis te maken en om afspraken te maken over de voorbereiding op rampen, crises en calamiteiten die van invloed zijn op de continuïteit van zorg. 2.2. Conclusie In de inventarisatie (in bijlage 2) staat de mate van voorbereiding van deze groep zorginstellingen grafisch weergegeven. Hieruit blijkt dat twee zorginstellingen nog geen gegevens delen. Zij gaan dat nog doen. Tien zorginstellingen hebben inmiddels een zorgcontinuïteitsplan geschreven. Drie zorginstellingen hebben deze al eens beoefend. De definitieve resultaten van het project worden vermeld in de rapportage over 2014. Op grond van dit gegeven is het advies aan het bestuur van Veiligheidsregio IJsselland om geen actie hoeft te ondernemen ex artikel 34 van de Wvr.
3
Zoals in april 2014 bekend bij de GHOR.
Bijlage 1. GHOR-ketenpartners
GGD IJsselland Eis afkomstig van ja/nee GHOR-Functies ingevuld: Overeenkomst GGD ja - Leiders Kernteam (LKT PSH) - Leiders psychosociaal opvangteam (LPO PSH) Functies opschalingsplan GGD ingevuld. Overeenkomst GGD ja LKT PSH en LPO PSH is bereikbaar bij grootschalige inzet of Indicator GHOR ja oefenalarmering. Plannen: ja - Actueel rampenopvangplan (GROP) Indicator GHOR - Actueel continuïteitsplan. Leiders Kernteam PSH en Leiders psychosociaal opvangteam Indicator GHOR nee* twee keer geoefend. OTO-programma t.b.v. opschaling GGD is uitgevoerd Indicator GHOR ja overeenkomstig de gemaakte afspraken of er zijn vervangende activiteiten uitgevoerd. Overleg en informatievoorziening: Overeenkomst GGD ja - Actuele overeenkomst tussen GHOR en GGD - Heeft contactpersoon voor GHOR - Deelname aan evaluaties, overleggen en bijdrage aan en uitvoering van beleids- en jaarplannen - Inzage in gegevens. Toelichting: * De Leiders Kernteam (LKT) en Leiders Psychosociaal Opvangteam (LPO) zijn nieuw in deze rol en zijn net opgeleid en getraind. Wel zijn een LKT en een LPO in december 2013 een keer – naar tevredenheid – ingezet bij een incident. Huisartsenzorg (Medrie, LHV huisartsenkring en centrale huisartsenpost Salland) Functies huisartsenzorg bij rampen en crises ingevuld
Eis afkomstig van
ja/nee
Convenant huisartsenzorg GHOR en GGD Convenant huisartsenzorg GHOR en GGD / Indicator GHOR Indicator GHOR
ja
Plannen: ja - Actueel rampenopvangplan - Continuïteitsplan OTO-programma t.b.v. opschaling huisartsenzorg is uitgevoerd ja* overeenkomstig de gemaakte afspraken of er zijn vervangende activiteiten uitgevoerd. Overleg en informatievoorziening Convenant huisartsenja - Actuele overeenkomst tussen GHOR en huisartsenzorg zorg GHOR en GGD - Contactpersoon voor overleg - Deelname aan evaluaties, overleggen en bijdrage aan en uitvoering van beleids- en jaarplannen - Inzage in gegevens Toelichting: Medrie (huisartsenzorg Zwolle en Hardenberg): Twee crisisbesluitvormingstrainingen uitgevoerd en voor drie Medrie regio’s zijn HAGRO contactpersonen getraind.
Nederlandse Rode Kruis, district IJsselland Eis afkomstig van ja/nee SIGMA is maximaal binnen een half uur compleet (bij grootschalige Overeenkomst nee* inzet of oefenalarmering). NRK De aangestelde SIGMA-medewerkers hebben de tweejaarlijkse Indicator GHOR ja bekwaamheidstest (profcheck) met positief gevolg afgelegd. Overleg en informatievoorziening Overeenkomst ja - Actuele overeenkomst tussen GHOR en NRK NRK - Contactpersoon voor overleg - Deelname aan evaluaties, overleggen en bijdrage aan en uitvoering van beleids- en jaarplannen - Inzage in gegevens Toelichting: *De GNK-c in de huidige opzet blijft nog tot 1-1-2016 bestaan. In overleg tussen NRK en GHOR (12-12’12) is afgesproken dat het NRK geen extra activiteiten meer onderneemt om nieuwe SIGMA-vrijwilligers te werven. Wel wordt getracht de bestaande groep te blijven motiveren door hen praktische activiteiten aan te bieden (bv. rol bij project eerste hulp).
RAV IJsselland GHOR Functies ingevuld: - Officieren van Dienst Geneeskundig (OvDG) - Coördinator Gewondenvervoer (CGV) - Hoofd Gewondennest (HGN) Bereikbaarheid GHOR-functionarissen: - Opkomsttijd OvDG conform eisen - CGV - HGN - Bemensing bij inzet GNK: twee ambuteams en ambulancechauffeur voor het SIGMA-voertuig - Onderhoud en beheer GNK-C o.a. materiaal voor de SIGMA De meldkamer ambulancezorg (MKA) voert taken uit ten behoeve van de geneeskundige hulpverlening. Zo actueel mogelijk gewondenspreidingsplan en ambulancebijstandsplan. Actueel continuïteitsplan.
Eis afkomstig van Overeenkomst RAV
ja/nee ja
Overeenkomst RAV / indicator GHOR
ja
Overeenkomst RAV
ja
Overeenkomst RAV en Besluit Wvr Overeenkomst RAV
ja
Overeenkomst RAV / indicator GHOR Indicator GHOR
ja**
ja*
GHOR-functionarissen hebben twee keer geoefend en getraind: OvDG, ja CGV en HGN. OTO-programma t.b.v. opschaling ambulancezorg is uitgevoerd Indicator GHOR ja*** overeenkomstig de gemaakte afspraken of er zijn vervangende activiteiten uitgevoerd. Overleg en informatievoorziening: Overeenkomst RAV ja - Actuele overeenkomst tussen GHOR en RAV Indicator GHOR - Deelname aan evaluaties, overleggen en bijdrage aan en uitvoering van beleids- en jaarplannen - Inzage in gegevens - Overdracht gegevens t.b.v. slachtofferbeeld en verwanteninformatie bij rampen en crises - Advies aan GHOR over risicobeheersing en evenementen Toelichting: * Het actualiseren gebeurt niet in afwachting van de landelijke digitale omgeving (Pariter). ** Er is een landelijk format crisisplan (incl. continuïteitsplan) voor de RAV’en in ontwikkeling. *** RAV IJsselland en Ambulance Oost vullen dit gezamenlijk in. De OTO-coördinatoren van de Netwerken Acute Zorg Zwolle en Euregio hebben hierover afspraken gemaakt. Er hebben scholingen plaatsgevonden in het kader van netcentrisch werken (informatie- / crisiscoördinator).
Ziekenhuizen Deventer ziekenhuis (DZ) Saxenburggroep Röpcke Zweers ziekenhuis (RZZ) Isala Functies opschaling ziekenhuis ingevuld
Eis afkomstig van
ja/nee
Overeenkomst Isala, RZZ en DZ Indicator GHOR Indicator GHOR Indicator GHOR
ja
Actueel rampenopvangplan ja Actueel continuïteitsplan ja* OTO-programma t.b.v. opschaling ziekenhuiszorg is uitgevoerd nee** overeenkomstig de gemaakte afspraken of heeft vervangende activiteiten uitgevoerd. Overleg en informatievoorziening Overeenkomst ja - Actuele overeenkomst tussen GHOR en ziekenhuizen ziekenhuizen - Contactpersoon voor overleg - Deelname aan evaluaties, overleggen en bijdrage en uitvoering van beleids- en jaarplannen - Inzage in gegevens - Overdracht gegevens t.b.v. slachtofferbeeld en verwanteninformatie bij rampen en crises Toelichting: * Er zijn plannen/procedures om de continuïteit van de ziekenhuiszorg ook bij rampen en crises te borgen. In 2014 vindt een actualiseringsslag plaats. Isala gaat in 2014 hun continuïteitsplan updaten. (bron: GHOR4all). . **Deel van de OTO-activiteiten ziekenhuizen (o.a. opleidingsmodule RII) is niet doorgegaan of uitgesteld tot 2014 (bron: samenvatting periodieke rapportage OTO-stimuleringsgelden 2013, NAZZ).
Bijlage 2. Zorginstellingen ‘ tweede ring’ met 24-uurszorglocaties in veiligheidsregio IJsselland 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.
Baalderborggroep Carinova De Vogellanden* Driezorg* Eleos, De Koriander Frion InteractContour Philadelphia Zorg Noord en Groot Veluwe RIBW Groep Overijssel Saxenburgh Groep* Stichting Solace Zorg, ECH SEIN* Stichting Rosengaerde* Woon en zorgcentrum Humanitas* Woon- zorg- en dienstencentrum ‘t Dijkhuis Woonzorgcentrum IJsselheem Zorgcombinatie Noorderboog Zonnehuisgroep IJssel-Vecht* Zorggroep Raalte Zorggroep Solis Stichting Sprank Zorgspectrum Het Zand* Zozijn* Zorggroep Oude en Nieuwe Land* Dimence
* Van deze organisaties is bij de GHOR bekend dat zij een zorgcontinuïteitsplan hebben.
e
Inventarisatie stand van zaken voorbereiding zorginstellingen 2 ring (april 2014)
Zorgcontinuiteitsplan aanwezig? 12 10 8 6 4 2 0 ja
nee
van plan in 2014
onbekend
GHOR4all gevuld? 14 12 10 8 6 4 2 0 ja
nee
onvolledig
Onvolledig: de locaties zijn bekend, maar nog niet alle relevante gegevens.
Plan beoefend? 14 12 10 8 6 4 2 0 ja
Nee
Van plan in 2014
Onbekend
Het gaat om het beoefenen van (delen van) het zorg continuïteitsplan (in veiligheidsregio IJsselland).
Bijlage 3. Bronnen 1. Overeenkomsten/convenanten tussen Veiligheidsregio IJsselland en GHOR-ketenpartners over geneeskundige hulpverlening bij ongevallen, rampen en crises 1. Deventer Ziekenhuis (12 november 2013) 2. GGD IJsselland (20 december 2012) 3. Isala Klinieken (12 november 2013) 4. Röpcke-Zweers Ziekenhuis (12 november 2013) 5. RAV IJsselland (9 juni 2011) 6. NRK Noodhulpregio IJsselland (21 oktober 2011) 7. Convenant huisartsenzorg, GHOR en GGD IJsselland (18 december 2012). Ondertekenaars huisartsenzorg: Medrie en Huisartsenpost Salland (beiden huisartsenposten), LHV huisartsenkring Zwolle/Flevoland en Huisartsenvereniging Deventer e.o. 8. Intentieverklaring GHOR-ketenpartners (18 december 2012): Hierin spreken zij uit dat zij zich gezamenlijk verantwoordelijk achten om de keten van geneeskundige hulpverlening goed te laten functioneren. Zowel in de dagelijkse zorg, als tijdens rampen en crises. 2. GHOR-indicatoren uit ‘Eindrapportage Aristoteles’ Deze landelijke indicatoren zijn afkomstig uit de ‘Eindrapportage Aristoteles’. Deze rapportage heeft het Veiligheidsberaad vastgesteld. Eind 2010 is de eindrapportage aangeboden aan alle veiligheidsregio’s met het verzoek de indicatoren in te voeren in de eigen regio. GHOR IJsselland past deze indicatoren toe. In overleg met de GHOR-ketenpartners (werkgroep kwaliteit, regionaal geneeskundig platform, 17 mei 2011) is dit zo afgesproken. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
9. 10. 11. 12. 13.
Met 70% van de GHOR-ketenpartners zijn actuele schriftelijke afspraken (= overeenkomsten) gemaakt (dat wil zeggen < een jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld). De GHOR adviseert in 90% van de C-evenementen (waarbij de GHOR moet adviseren). Alle ziekenhuizen in de regio beschikken over een actueel Ziekenhuisrampenopvangplan (dat wil zeggen < twee jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld). 95% van zorgaanbieders heeft een actueel continuïteitsplan (dat wil zeggen < twee jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld). De GHOR-ketenpartners hebben 90% van de trainingen en oefeningen uitgevoerd conform de afspraken of heeft vervangende activiteiten uitgevoerd. Alle GHOR-functionarissen zijn opgeleid, getraind en geoefend conform de hiervoor gestelde eisen in het jaarplan GHOR OTO 2013. 100% van de aangestelde SIGMA-medewerkers heeft de tweejaarlijkse bekwaamheidstest (profcheck) met positief gevolg afgelegd. Bij 90% van de GRIP-incidenten waren de gealarmeerde GHOR-functionarissen met opkomstverplichting binnen de daarvoor vastgestelde c.q. wettelijke verplichte tijden aan de uitvoering van zijn taken begonnen. Bij 90% van de inzetten en oefeningen was het benodigde rampenbestrijdingsmateriaal en materieel na het verstrekken van een opdracht tijdig ter plaatse. 100% van de inzetten vanaf GRIP 2 is (monodisciplinair) geëvalueerd. 90% van de opleidingen, trainingen en oefeningen is (monodisciplinair) geëvalueerd. 90% van de monodisciplinaire verbeteracties uit opleidingen, trainingen en oefeningen is binnen de looptijd gerealiseerd. 90% van de monodisciplinaire verbeteracties uit inzetten vanaf GRIP 2 is binnen de looptijd gerealiseerd.
e
3. Bronnen zorgcontinuïteit zorginstellingen 2 ring - Herijking van de visie op zorgcontinuïteit (GHOR Nederland, maart 2014, versie 2.0). e - Continuïteit van zorg in organisaties voor verpleging en verzorging (Cobra) (GHOR Groningen, 2 druk, oktober 2012) - Landelijke applicatie GHOR4all Zeven vormen van disbalans In de genoemde bronnen staan de zeven disbalansen van zorg die bij elke crisissituatie (ongeacht het type of de omvang ervan) in een zorginstelling optreden. Vaak komen ze zelfs in combinatie met elkaar voor. Deze zeven disbalansen dienen daarom terug te komen in het zorgcontinuïteitsplan. 1. Sluiting van (delen van) de locatie 2. Groot aanbod van cliënten 3. Verplaatsen van cliënten 4. Tekort aan personeel 5. Uitval nutsvoorzieningen, apparatuur en ICT-middelen 6. Logistieke stagnatie (bv. geen bevoorrading mogelijk, geen levering medicatie) 7. Uitbraak infectieziekten 4. Registraties over mate voorbereiding zorginstellingen - Verslagen van overleggen met GHOR-ketenpartners en zorginstellingen - GHOR4all: applicatie met gegevens per locatie waaronder de bereikbaarheid 24/7, de capaciteiten en de mate van voorbereiding op zorg continuïteitsproblemen (o.a. aanwezigheid van zorgcontinuïteitsplan). - Veiligheidspaspoort: applicatie dat zicht geeft op de mate waarin de GHOR-functionarissen opgeleid en geoefend zijn
Bijlage 4. Verklaring afkortingen CGV: DZ: GHOR: GNK-c: GRIP: HGN: LHV: MKA: NRK: OTO: O&V: OvDG: PSHOR: RAV: RZZ: SIGMA: Wvr: Wtzi:
coördinator gewondenvervoer Deventer ziekenhuis de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio Geneeskundige Combinatie Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure Hoofd Gewondennest Landelijke huisartsenvereniging meldkamer ambulancezorg Nederlandse Rode Kruis opleiden, trainen en oefenen opvang en verzorging Officier van Dienst Geneeskundig Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Regionale Ambulancevoorziening Röpcke-Zweers Ziekenhuis (Saxenburgh groep) Snel Inzetbare Groep ter Medische Assistentie Wet veiligheidsregio’s Wet toegang zorginstellingen
Agendapunt - informatie
aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder
Algemeen Bestuur 25 juni 2014 14 Werkbezoeken voor leden van de gemeenteraden L.J. Sievers H.J. Meijer
Kennis te nemen van 1. Het programma voor werkbezoeken voor raadsleden in vervolg op de raadsbijeenkomsten 2014 binnen het werkgebied van de Veiligheidsregio IJsselland: - De werkbezoeken worden gehouden in Zwolle aan de Zeven Alleetjes 1 in Zwolle, (gebouw Veiligheidsregio IJsselland) om de raadsleden kennis te laten maken met de regionale crisisruimten - Leden van de gemeenteraden worden per cluster uitgenodigd - Leden van de gemeenteraden worden vooraf gevraagd thema’s bekend te maken waarover zij geïnformeerd willen worden - Er wordt een fictief scenario in het ROT wordt gepeeld zodat raadsleden een beeld kunnen krijgen over wat er binnen de crisisorganisatie afspeelt Samenvatting / Toelichting In maart waren de verkiezingen voor de leden van de respectievelijke gemeenteraden. Voor de ene gemeente zijn er binnen de gemeenteraden weinig nieuwe leden bijgekomen, terwijl er voor een andere gemeente relatief veel nieuwe raadsleden zitting nemen. In de maanden mei en juni zijn de alle gemeenteraden geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom het regionaal risicoprofiel, meerjarenbeleidsplan en de crisisbeheersing. Tijdens de informatieronde is echter maar beperkte tijd geweest om nader kennis te maken met de raadsleden en om dieper in te gaan op bepaalde thema’s. De werkbezoeken / werksessies eind van het jaar vormen daarmee een goed moment om de leden van de gemeenteraden te informeren over de crisisorganisatie. De Veiligheidsdirectie heeft besloten is om deze werkbezoeken bij de Veiligheidsregio te organiseren zodat leden van de gemeenteraden op deze wijze achter de schermen kunnen kijken bij de Veiligheidsregio. Vervolg Juli / augustus: griffies informeren over de data en het verzoek doen om thema’s te inventariseren Augustus / september: uitwerken programma
September: raadsleden via griffies (persoonlijk) uitnodigen Uitvoering werkbezoeken: 7, 13, 21 en 28 oktober 2014 (per cluster)
