16
7. Het Klussen logboek
Deze component is uitsluitend toegankelijk voor leden van het bestuur, en is dan ook te vinden in het menu bestuur op het besloten deel van de website.
De component is bedoeld voor interne communicatie. Iedereen met voldoende rechten om de component heeft de rechten op alle handelingen die in de component mogelijk zijn. De component is een logboek van alle mogelijke klussen rond en aan de website. De volgende handelingen zijn standaard in de component: 1. het toevoegen van een klus (naam, beschrijving, verdere details); 2. het aanmaken van berichten over de klus (onder de naam van de klus korte berichten zetten over de voortgang, opmerkingen. discussies etc.). Een en ander is vooral makkelijk als logboek van een klus: wat is gedaan,
17
wanneer, door wie, etc. Een handig onderdeel van het logboek is de mogelijkheid om documenten naar de klus te uploaden.
7.1 Het toevoegen van een nieuwe klus Stappen: 1. inloggen, het menu Bestuur aanklikken, en klikken op het kopje Klussen logboek: zie afbeelding pagina hiervoor. 2. klik op de tekst [voeg klus toe]
Nadat je de knop [Voeg klus toe] hebt aangeklikt, kom je op een nieuwe pagina, met daarin een (nog) leeg invulformulier. Hier geef je de klus een naam, geeft aan wie de klus mogen zien en bewerken, en geeft een korte beschrijving van wat de klus inhoudt. Naam en beschrijving moeten voldoende houvast bieden voor jezelf en voor alle andere bestuursleden.
Vervolgens vul je een aantal velden in met detail-informatie. Sommige velden zijn verplicht die kun je dan ook niet overslaan.
18
We bespreken hier eerst de velden aan de linker kant.
19 veld-naam
functie - beoogde inhoud
titel*
een verplicht veld, vul hier de naam van de klus in
Groep met toegang
klik op het knopje en selecteer bestuur
Opleveringsdatum*
een verplicht veld, klik op het blauwe vierkantje, en selecteer de datum waarop de klus afgerond is.
Looptijd van/tot
twee kalender-velden: klik op het eerste om de startdatum van de klus aan te geven, en op het tweede voor de eind-datum.
Beschrijving*
Geef hier een korte beschrijving: voldoende details om nu voor anderen en over een tijdje ook voor jezelgf in één oogopslag te kunnen lezen wat de klus inhoudt. (Details kun je later kwijt in de klus-berichten!)
Opslaan
Als je op deze knop klik dan wordt je nieuwe klus opgeslagen, en verlaat je het invulformulier.
Annuleren
Als je op deze knop klikt, dan wordt alle tekst die je nu hebt ingevoerd weggegooid, en verlaat jeyt het invulformulier.
Groep met toegang: selecteer hier bestuur.
Opleveringsdatum: klik op het kalender-knopje bij de rode pijl.
Hierna krijg je een kleine kalender in beeld, waar je de datum in aanklikt waarop de klus naar verwachting klaar is:
20
Sta kalender op VANDAAG. De kalender geeft de huidige maand weer.
ndaard staat de
Om een maand verder te gaan klik je op het > knopje achter vandaag. (Voor een jaar klik je op het >> knopje.) Herhaal dat voor elke maand die je verder wilt gaan. Klik vervolgens op de juiste datum binnen die maand: de cursor op de datum en 1 keer klikken met de linker-muisknop. Bij de invulvelden onder Looptijd Van/Tot kun je met dezelfde type kalenders de start en eind-datum van je klus invullen. Je hoeft deze data niet in te vullen: het kan handig zijn bij een klus die voor langere tijd doorloopt.
21
In de rechterkolom van het invul-formulier kun je een aantal relevante details invoeren:
Vul hier in of de uitvoering van de klus bij iemand van binnen de verenging berust (intern) of dat er iemand van buiten is die de klus doet (extern) Geef hier aan wat voor soort activiteit binnen de verenging het betreft (voor website klussen vul je ‘website’in bij.) Als een klus onderdeel is van een groter project geef dan hier de naam van het project. (Handig bij het terugzoeken van alle klussen in het kader van eenzelfde project.)
Waar bestaat het werk uit dat voor de klus nodig is. Bijv. voor het maken van een artikel: tekstschrijven. Geef hier aan hoe het staat met een klus. Dit is een verplicht veld. (zie hierna) Geef aan wie de klus doet (c.q. wie de klus coördineert). Dit is een verplicht veld. Geef aan wie met het resultaat van de klus verder gaat. De laatste drie velden zijn selecteer-velden. Je selecteert het juiste antwoord uit een voorgegeven lijst van mogelijke antwoorden. Bij elk veld klik je op het vlakje achteraan.
22
Bij het veld Status kun je liezen uit drie mogelijkheden: Een klus is: - in uitvoering, - in de wacht gezet, - afgerond.
Bij het veld Door wie, krijg je een afrollijst van geregistreerde gebruikers: Klik de juiste naam aan. Door wie is een verplicht veld.
Bij het veld Voor wie krijg je eenzelfde afrol-lijst met namen. Klik ook hier de juiste naam aan. Opslaan van de nieuwe klus gaat door het klikken op de knop opslaan:
23
7.2 Het toevoegen van nieuws over een klus De startpagina van het Klussen logboek geeft een overzicht van alle klussen:
Door op de naam van een klus te klikken kom je op de detail-pagina van die klus. De klus-pagina ziet er zo uit:
24
Alle eerst in het invoerformulier ingevulde informatie komt hier bij elkaar. Rechtsboven inbeeld bij de twee rode pijlen staan twee knoppen: [Voeg Klus-nieuws toe] en [Voeg een document toe]. Om terug te gaan naar de startpagina van het Klussen logboek, kun je op de knop klikken: [Starpagina Klussen]. In de afbeelding hierboven is nog geen Klus nieuws toegevoegd. Daarom staat er “no project logs”. Laten we daar een nieuws-bericht aan gaan toevoegen! Daartoe klik ik op de [Voeg Klus-nieuws toe] knop. Dan kom ik bij het volgende invulformulier. Je hoeft geen opmaak mee te geven aan je tekst. De kop krijgt automatisch
de ingestelde opmaak mee. Hetzelfde geldt voor je eigenlijke mededeling.
25
Wanneer je klaar bent, dan klik je linksonder op de knop Opslaan. Ben je niet tevreden en wil je bij nader inzien geen bericht maken, klik dan op de knop Annuleer.
Nadat je op Opslaan hebt geklikt, ga je weer terug naar de Klus-pagina, en daar staat nu je neiuwe bericht. Nieuwe berichten komen automatisch bovenaan de rij te staan. Oudere berichten schuiven dan een plaats naar beneden. Het neiuwe bericht staat ook standaard ge-opend. Je kunt het meteen lezen als je op de Klus-pagina komt. Oudere berichten staan ‘ingeklapt’, dwz je kunt alleen de titel zien. Door op die titel te klikken schuift het hele bericht open. Maak dus een begrijpelijk kopje/titel, dat is makkelijk wanneer je in een lange stapel berichten moet zoeken. Zo ziet ons nieuwe bericht er uit:
26
De oranje boodschap-balk maakt duidelijk dat het opslaan van je bericht gelukt is. Het kopje is de bericht-titel De twee blauwe knoppen bewerk en Verwijder kun je aanklikken. Bij het aanklikken van bewerk ga je teruig naar het invoerformulier voor berichten. De tekst van dit bericht staat dan al ingevuld. Je kunt de tekst aanvullen of wijzigen, en dan weer opnieuw opslaan. Het bericht heeft dan in een extra regel informatie over wie het bericht wanneer gewijzigd heeft. Bovenaan het bericht staat een ‘boekhoud’-mededeling over wanneer en door wie het bericht gemaakt is. Dit wordt door de software automatisch gedaan.
27
7.3 Het toevoegen van een document aan een klus
In de klus-pagina staat rechtsboven de knop [Voeg een document toe]. Wanneer je daar op klikt, dan krijg je een upload-formulier:
28
Er zijn op dit moment drie file types toegestaan: Dat zijn files met als uitgang: .doc, .pdf of .ppt. Een .doc file is een Word-file. NB: met de uitgang .doc is het een file dat ook door oudere Word versies gelezen kan worden; de nieuwste versie van Word heeft als uitgang .docx. Dit ‘modernere’file type is voor alle oudere versies onleesbaar, en is hier daarom niet toegestaan! Eem .pdf file is een file dat je kunt lezen en printen m.b.v. het gratis programma PDF-Reader. Het is vooral populair omdat de layout van teksten in PDF vrijwel altijd intact blijft. Een .ppt file is een file dat is aangemaakt met het programma Powerpoint, het bekende dia-programma van Microsoft. Het lege veld moet je invullen met de naam van het document dat je upload. NB: die naam kan dus afwijken van de file-naam! De knop Bladeren klik je aan om op je eigen computer in een bestandelijst te bladeren. Hieruit selecteer je het bestand (cq het file) dat je wilt uploaden. Je selecteert het bestand door het aan te klikken. Let op de uitgang van het file! Wanneer je dat gedaan hebt, heb je het juiste bestand uitgezocht en een naam gegeven. Vervolgens klik je op de knop Opslaan.
Nadat je op Opslaan klikt, wordt het geselecteerde file naar de website verzonden. Dat duurt even, afhankelijk van de grootte van het file en de snelheid van je verbinding. Daarna kom je terug in de Klus-pagina. Die ziet er dan zo uit:
29
Er is een nieuw kopje Gerelateerde documenten verschenen, rechtonder in beeld. Onder dat kopje staat de naam van het bestand dat je hebt toegevoegd. Als je met je muiscursor over de naam schuift dan krijg je een bericht met extra informatie over dat bestand:
Wanneer je de bestandsnaam aanklikt, dan kun je het bestand
30
naar iemand anders e-mailen, zelf naar je eigen computer downmoaden, zelf op je eigen printer uitprinten:
31
