7 Bepalingen volgens aard der uitgave

7

Bepalingen volgens aard der uitgave

Uitgavesoort 1. Voorbereidingskosten

2. Investeringen

Omschrijving en bepalingen

Bewijsstukken

Deze kosten hebben enkel betrekking op de identificatie van het volgende MJP (2013…). Deze uitgavesoort is dus slechts van toepassing in 2012.  Verplaatsingskosten, verblijfskosten en huisvestingskosten  Kosten voor samenstelling dossiers  Honoraria voor externe expertise.



Investeringen zijn de kosten voor aankoop van duurzame goederen, volledig bestemd voor de Zuidelijke partnergemeente, met een levensduur van meer dan 1 jaar en een eenheidswaarde van meer dan 250 € (excl. BTW).  Het JA bevat een lijst van de voorziene investeringsgoederen in dat jaar. In het JV wordt de voorziene aankopen vergeleken met de gerealiseerde.  Voor elke aankoop met een totaalbedrag hoger dan 5.500 euro (excl. BTW) moeten min. 3 prijsoffertes worden opgevraagd1 (met een analyse van het aanbod). Indien niet voor de goedkoopste optie wordt gekozen, moet dit gemotiveerd worden.  Beide partners bepalen gezamenlijk de verwervingsmodaliteiten.  Bij aankoop van goederen in België bestemd voor het zuiden, mag geen BTW betaald worden2. Verzendingskosten komen in dit geval ook terecht in de rubriek investeringen.  Investeringen in gebouwen zullen slechts uitzonderlijk aanvaard worden, en enkel op basis van een volledige rechtvaardiging in het JA.  Goederen aangekocht door de Belgische gemeente (bestemd voor de partner) moeten officieel (via contract) worden overgedragen (bij te voegen als bijlage bij het JV). CONCREET: Bv.: gebouwen (met inbegrip van aanpassingen en grote herstellingen of bouwwerken in eigen beheer (regie)), gemotoriseerde voertuigen, meubilair, zwaar

Het volledige (zogenaamde) aanbestedingsdossier (conform de wettelijke bepalingen op overheidsopdrachteni)  ‘Voor voldaan’ verklaarde originele factuur  > 5.500 €: 3 offertes, met beknopte analyse en motivatie van de keuze  > 1000 €: bestelbon en ontvangst- / leveringsbewijs

Richtlijnen MJP 2009-2012 – gesplitste kredieten >>> p. 11

 

Reis- en verplaatsingskosten: zie zendingskosten Voor voldaan verklaarde facturen voor samenstellen dossiers Externe expertise: honoraria via schuldvordering, contract en verslag expert

labo materiaal, hardware (PC, printer, scanner, netwerk, elektronische agenda, …) of kantoormaterieel- en meubilair (fotokopieermachine, projector, telefooncentrale…), bepaalde specifieke software… 3. Werkingskosten

Aankoop van consumptiegoederen, waarvan de levensduur minder is dan 1 jaar of de eenheidswaarde lager dan 250 euro excl. BTW (huur, zaal, drukwerk, vertaling, brandstof, …); en kosten voor de normale werking van de investeringen. Deze uitgaven zijn ten gunste van de partnergemeente, en worden voor zover mogelijk in het partnerland uitgegeven. Uitzonderingen moeten verduidelijkt worden in het JA en het JV. Concreet: Bv.: huur van een zaal, drukwerk, vertaling, verbruiksgoederen voor laboratorium, gangbare informaticaprogramma's, documentatie, abonnementen op tijdschriften, klein informatica- en kantoormaterieel, onderhoud, verzekering, bewaking, herstellingen, brandstof, wisselstukken …

Het volledige (zogenaamde) aanbestedingsdossier (conform de wettelijke bepalingen op overheidsopdrachten3)  ‘Voor voldaan’ verklaarde originele factuur of schuldvordering  > 5.500 €: 3 offertes, met beknopte analyse en motivatie van de keuze  > 1.000 €: bestelbon (of contract) en ontvangst/leveringslijst

4. Vormingskosten

Alle kosten m.b.t. een vorming dienen hieronder opgenomen te worden, met inbegrip van:  Prestatiekosten van de vormingverstrekkers (hotel, transport, maaltijden, honoraria, …)  Alle organisatie- en omkaderingskosten: transportkosten deelnemers, maaltijden, overnachtingen, didactisch materiaal, uitnodigingen, …



Verloning van personen die door een overeenkomst of contract gebonden zijn aan de partnergemeente in het Zuiden.

  

5. Personeelskosten





 


Inhoudelijk verslag, met inbegrip van deelnemerslijst, programma, evaluatie Financieel verslag: bundeling van alle: copies, hotel, catering, huur zaal, kosten vormingsverstrekker, transport…. Voor voldaan’ verklaarde originele facturen of schuldvorderingen Arbeidscontract Loonfiches Verklaringen op eer Iedere persoon onder contract ondertekent een verklaring op eer dat hij/zij voor de gepresteerde duur geen andere verloning ontvangt. Overeenkomst met partnergemeente Voor voldaan verklaarde, originele factuur van vervoersbewijzen

6. Zendingsopdrachten

Deze dekken internationale of lokale verplaatsingen, verblijfskosten (per diem) en overnachtingkosten, voor een maximaal verblijf van 4 weken. Met inbegrip van de kosten (verplaatsing, verblijf en overnachting) voor het afhalen van visum, paspoort, … Let op: onder zendingskosten worden geen kosten aanvaard i.v.m. vorming of evaluatie.  Deze kosten worden in het JA omschreven: programma, deelnemers (volgens functie of expertise)  Bepalingen m.b.t. per diem Deze mogen lager, maar nooit hoger zijn dan de geldende maxima4. Het per diem dekt alle kosten tijdens het verblijf, behalve de huisvesting. Het wordt toegekend voor elke volledige zendingsdag (inclusief de vertrekdag, exclusief de dag van aankomst in het eigen land).  Bepalingen m.b.t. de verplaatsingskosten o Vluchten: gunstigste tarieven in economische klasse o In België: 0.2771 €/km of treinkaartje 2e klasse. (van luchthaven naar huis/hotel/gemeente). Taxikosten worden enkel uitzonderlijk en op basis van een motivatie aanvaard. o In het partnerland worden de verplaatsingskosten van en naar de partnergemeente ondergebracht bij zendingen. De lokale verplaatsingskosten tijdens het verblijf kunnen ingebracht worden als werkingskosten, of zijn ten laste van de partnergemeente.  Bepaling m.b.t. huisvestingskosten o Op basis van een individuele, comfortabele kamer met gunstige ligging5. o Er wordt min. één marktbevraging (opvragen offertes) vereist, bij aanvang van het MJP o Enkel overnachtingen en taksen worden aanvaard (geen kosten voor telefoon, maaltijden, wasserij,…) o Het verblijf bij gastgezinnen is enkel toegestaan voor zover deze gedekt worden met de per diems (en niet als ‘huisvestingskost’), waarbij per dag en

   

 

Referentietermen van de zending Zendingsverslagen Schuldvorderingen voor per diems ‘Voor voldaan’ verklaarde, originele facturen van vliegreis , hotel en andere aanvaarde kosten Schuldvorderingen voor vervoer met eigen voertuig of treinkaartjes Indien externe experts: consultancycontract en schuldvorderingen voor honoraria

4 Jaarlijks wordt de geldende lijst i.v.m. dagvergoedingen en hotelmaxima opgenomen in de format voor het JV. Het is aangewezen om de dagvergoedingen verhoudingsgewijs te verlagen (b.v. de helft), indien maaltijden reeds aangeboden worden door de partnergemeente of derden. Het is toegestaan om geen vaste dagvergoedingen toe te kennen, maar te werken met terugbetalingen op basis van bewezen onkosten. In dit geval is het aangewezen om per persoon een overzicht te maken van de vergoede onkosten. De totale vergoeding kan nooit het maximale per diem overschrijden. 5 Zie zelfde lijst i.v.m. dagvergoedingen en hotelmaxima




 7. Evaluatiekosten

per persoon het geldende maximum niet overschreden wordt. Andere kosten die in aanmerking komen o Visa, medische kosten (inentingen, medisch attest…), repatriëringsverzekering o Honoraria voor experten worden hier ingebracht: max. 500 € / dag (excl. BTW). De kosten betreffen een verblijf van maximum 4 weken.

Alle kosten i.v.m. de evaluatie van acties of programma’s door vertegenwoordigers van de betrokken gemeente(n), of door derden. Met inbegrip van reiskosten, verblijfskosten en eventuele honoraria voor externe evaluatoren. In het MJP worden zowel 2 zelfevaluaties als 2 (daaropvolgende) externe evaluaties voorzien. Deze laatste worden gecoördineerd worden door de VVSG.6  Evaluaties dienen uitvoering beschreven te worden in het JA, en alle referentietermen (RT) moeten vooraf goedgekeurd worden door DGOS.  Kosten die in aanmerking komen zijn dezelfde als bij zendingen  Bijkomend kunnen honoraria met een maximum van 500 € per gepresteerde dag (excl. BTW) worden toegekend. Deze moeten in een contract bij de RT vermeld worden.  Syntheses (max. 5 bladzijden) van de verslagen van de zelfevaluaties worden aan de VVSG bezorgd binnen de maand volgend op het einde van de zendingsopdracht.


    



Zendingsopdrachten Gedateerde en ondertekende evaluatieverslagen Schuldvorderingen voor per diems ‘Voor voldaan’ verklaarde, originele facturen van vliegreis en hotel Schuldvorderingen voor vervoer in België met eigen voertuig en/of treinkaartje 2e klasse Indien beroep wordt gedaan op externe consultants: consultancycontract; 3 offertes en motivering van de keuze; onkostennota van de honoraria

BIJLAGE 1 – Geactualiseerd meerjarenprogramma VVSG 2009-2012 Overzicht directe en indirecte kosten 2009

2010

2011

2012

Totaal

54.026,15 €

63.886,45 €

63.151,81 €

52.697,15 €

233.761,55 €

126.028,63 €

167.759,49 €

125.880,78 €

206.410,35 €

626.079,25 €

Waarvan Beheer van het programma

123.278,63 €

123.759,49 €

122.880,78 €

130.410,35 €

500.329,25 €

Waarvan Monitoring en Evaluatie

2.750,00 €

44.000,00 €

3.000,00 €

76.000,00 €

125.750,00 €

Operationele kosten (OK)

741.164,75 €

857.705,18 €

887.791,88 €

639.450,80 €

3.126.112,60 €

Totale kosten (SK+BK+OK)

921.219,53 €

1.089.351,12 €

1.076.824,46 €

898.558,29 €

3.985.953,40 €

867.193,38 €

1.025.464,67 €

1.013.672,65 €

845.861,14 €

3.752.191,85 €

% SK / (BK+OK)

6,23%

6,23%

6,23%

6,23%

6,23%

% BK / (BK+OK)

14,53%

16,36%

12,42%

24,40%

16,69%

Som (%SK + %BK)

20,76%

22,59%

18,65%

30,63%

22,92%

Globaal Structuurkosten (SK) Beheerskosten totaal (BK)

Verhoudingen BK, SK Totaal directe kosten (BK+OK)


BIJLAGE 2 : Schematisch overzicht van uitbetaling van subsidies


BIJLAGE 3 : Verloop MJP 2009-2012



7 Bepalingen volgens aard der uitgave

Recommend Documents