5. szám Rail Cargo Hungaria Értesítő

5. szám Rail Cargo Hungaria Értesítő 11/2010. (VII. 19.) VIG. sz. elnök-vezérigazgatói utasítás a Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs szabályzatáról ................................................................................................................................................................. 2 12/2010. (VII. 19.) VIG. sz. elnök-vezérigazgatói utasítás az Árképzés megvalósításának rendjére vonatkozó 14/2009. (XII.23.) VIG vezérigazgatói utasítás 1. sz. módosítása .................................................................. 7 14/2010. (VII. 19.) PVH. sz. pénzügy és gazdálkodási vezérigazgató-helyettesi utasítás a Rail Cargo Hungaria Zrt.-nél a START Klub Prémium kártya juttatásának és használatának szabályairól .................................... 7

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19. 3.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA

11/2010. (VII. 19.) VIG. sz. elnök-vezérigazgatói utasítás a Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs szabályzatáról

3.1 Az ÖBB Konszern kommunikációs tevékenységének céljai

Az utasítás célja, hogy teljes körűen és részletesen meghatározza a Rail Cargo Hungaria Zrt. valamennyi szervezeti egysége számára a belső és a külső kommunikáció menetét és szabályozza annak rendjét.

Az ÖBB-konszern stratégiai kommunikációs tevékenységének célja egy egységes, másoktól megkülönböztető, továbbá stratégiailag és tartalmilag összehangolt megjelenés az „ÖBB márka” és további konszern márkanevek alatt mind a konszernen belül, mind a nyilvánosság minden területén.

2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA

3.2 A Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs tevékenységènek céljai

Az ÖBB-konszern irányelvei, így a „Kommunikáció és Corporate Identity” 12. számú kommunikációs irányelv is vonatkozik minden, az ÖBB Holding közvetlen vagy közvetett 50%-os tulajdonában lévő társaságra, így a Rail Cargo Hungaria Zrt.-re is. A részkonszernek és azok leányvállalatai jogosultak arra, hogy külföldön a kommunikációs szabályzatot a helyi gyakorlathoz, szabályozási környezethez igazítsák, illetve saját rendelkezésekkel egészítsék ki. Ezeket a rendelkezéseket egyeztetni kell az ÖBB Holding és a Rail Cargo Austria AG vezetőségével, valamint a leányvállalatok döntéshozó szervével. A Rail Cargo Hungaria Zrt. esetében az ÖBB Holdinggal való egyeztetés a Rail Cargo Austria AG-n keresztül történik.

A Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs tevékenységének célja, hogy a társaság tevékenységéről, működéséről, átalakításáról, továbbá az elért eredményekről és megfogalmazott célkitűzésekről folyamatosan, rendszeresen és objektíven tájékoztassa az érintett hatóságokat, partnereket, ügyfeleket, a vállalat munkatársait, valamint informálja a közvéleményt az írott, az elektronikus és az online médiacsatornákon keresztül. A kommunikációs tevékenység irányát, menetét és főbb mechanizmusát a kommunikációs stratégia, gyakorlati megvalósítását pedig a Rail Cargo Hungaria Zrt. által évente jóváhagyott kommunikációs terv irányozza elő. A kommunikáció minden szegmensének összhangban kell állni a tulajdonosi kommunikáció alapelveivel és gyakorlatával. Az éves kommunikációs- és marketing tervet – mint ahogyan a kommunikációs és marketing folyamatokat – egyeztetni kell a Rail Cargo Austria AG marketingkommunikációs stábjával. A sajtóval kapcsolatos tevékenységek a Rail Cargo Austria AG sajtószóvivőjével kerülnek egyeztetésre.

1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA

2.1 Az utasítás hatálya: Az utasítás hatálya kiterjed a Rail Cargo Hungaria Zrt. szervezetének egészére, valamennyi szervezeti egységére és minden munkavállalójára. 2.2 Felelősség

3.3 Kommunikációs feladatok Az utasítás kidolgozásáért, tartalmáért és ennek érvényesítéséért, a Rail Cargo Austria AG marketingkommunikációs stábjával való egyeztetés után, a Rail Cargo Hungaria Zrt. marketing- és kommunikáció vezetője felel. A vállalat stratégiailag és tartalmilag összehangolt piacon való megjelenéséért, az ÖBB konszern kommunikációval való egyeztetés után a Rail Cargo Austria AG marketing-kommunikációs stábja felel. A vállalati arculat és vizuális megjelenésének kialakítása és ezek betartásának ellenőrzése az ÖBB CI&M reklámügynökség feladata. Az ÖBB CI&M reklámügynökség egyúttal a formális megjelenésért is felelős. A Rail Cargo Austria AG marketing-kommunikációs stábja ez esetben összekötő szerepet tölt be.

3.3.1 Az ÖBB-részkonszern-anyavállalatainak, az egyes konszern csoportok meglévő kommunikációs osztályainak, és a részkonszernek leányvállalatainak, így a Rail Cargo Hungaria Zrt.-nek is legfontosabb kommunikációs feladatai: ƒ Külső operatív kommunikáció a részkonszern, továbbá a mindenkori érintett vezetői szervek pozícionálásához kapcsolódóan, amennyiben ezek kizárólag mindenkori részkonszernekre vonatkoznak. ƒ Belső kommunikáció a részkonszernek, továbbá a mindenkori konszern irányába. 3.3.2 A feladatok teljesítésének alapelvei A feladatok teljesítése során a kommunikációban a következő alapelveket kell betartani:

2

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19. javaslattétel, a megvalósítást szolgáló, kialakított eszközrendszer rendelkezésre állásának biztosítása és zavartalan működtetése.

ƒ El kell kerülni az ellentmondásos és félreérthető kijelentéseket mind a külső, mind a vállalatcsoporton belüli kommunikáció során. ƒ A külső kommunikációs tevékenység során – az optimálisan összehangolt külső megjelenés biztosítása érdekében – a Rail Cargo Hungaria Zrt. Marketing és kommunikációs szervezetének minden média megjelenés (sajtókonferencia, háttérbeszélgetés, interjú, szakmai kiállítások, rendezvények, szakmai rendezvények a sajtó jelenlétével, stb.) előtt egyeztetnie kell a Rail Cargo Austria AG sajtószóvivőjével. Az egyeztetést a határidők betartásával, és a tartalmi ellenőrzés végrehajtása érdekében már a koncepciós fázisban, az esetleges külső partnerrel való kapcsolatfelvétel előtt le kell folytatni. Az egyeztetés éppúgy vonatkozik számok, adatok, tények, továbbá reklámcikkek nyilvánosságra hozatalára, amelyek a Rail Cargo Austria AG illetve az ÖBB-konszern számára relevánsak. ƒ Egységes vállalati vizuális megjelenés a külső kommunikációs tevékenység során.

3.5 A Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs tevékenységének szabályozása 3.5.1 A Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs tevékenységét a marketing- és kommunikáció vezető koordinálja. Feladata és hatásköre a belső és külső, valamint az arculati kommunikációhoz tartozó tevékenység koordinálása, szervezése és felügyelete oly módon, hogy az a társaság céljait, a vállalati imázs építését, a cégpolitika megvalósítását, és valamennyi szervezeti egység tevékenységét támogassa. A kommunikációs tevékenységnek igazodnia kell az aktuális politika helyzethez, a gazdasági és társadalmi környezet érzékenységéhez. A Rail Cargo Hungaria Zrt. Marketing és kommunikációs szervezete a Rail Cargo Austria AG marketingkommunikációs stábjával havonta tartandó meeting keretében beszámol a kommunikációs tevékenységéről, amely során a kommunikációs tevékenység minden szegmense egyeztetésre kerül.

3.4 A Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs tevékenységének elemei – a kommunikációs stratégia kialakítása, – kommunikációs stratégia által kitűzött célok folyamatos monitoringja, – éves kommunikációs terv kidolgozása, megvalósítása, – a vállalat belső kommunikációs eszközeinek felelős működtetése, – a médiával való folyamatos és rendszeres kapcsolattartás, – strukturált és tematikus sajtófigyelés, sajtóelemzés készítése, – hírgenerálás, – sajtótájékoztatók, sajtó-háttérbeszélgetések szervezése, – sajtó utak, sajtóesemények megszervezése, lebonyolítása, – interjúadás megszervezése, javaslattétel a nyilatkozó személyére, az illető felkészítése, – forgatási engedélyek elbírálása és kiadása, – a vállalati szintű eseményekről szóló üzenetek megfogalmazása, közlemények kiadása, – vállalati kiadványok szövegének kidolgozása, vizuális megjelenésének megterveztetése, legyártatása, – a sajtónyilatkozati rend aktualizálása, és betartásának ellenőrzése, – a nyilatkozási engedély megadása, – a nyilatkozattételre jogosult felkészítése a médianyilatkozatra, – a Marketing és kommunikációs szervezet kezelésében lévő internetes portál, és az intranet folyamatos feltöltése és frissítése. – válságkezelés esetén a válságkezelési kézikönyv alapján kidolgozott kommunikációs stratégiára irányuló

3.5.1.1 A vállalat belső kiadványainak formai megjelenéséért, a tartalom kommunikációs stratégiában foglaltakhoz igazításáért a Rail Cargo Hungaria Zrt. Marketing és kommunikációs szervezete tartozik felelősséggel. A kommunikációs anyag szakmai tartalmáért az a szervezeti egység felelős, amely az adott anyagot feldolgozásra átadta. 3.5.1.1.1 A Rail Cargo Hungaria Zrt. belső kommunikációs eszközei – Rail Cargo Hungaria Hírmondó (heti, maximum kétheti rendszerességgel) – Rail Cargo Hungaria Rendkívüli Hírmondó (eseti jelleggel) – Rail Cargo Hungaria Értesítő (eseti jelleggel, amelynek elkészítéséért a Jogi szervezet, a kiadásért a Marketing és kommunikációs szervezet felelős) – Rail Cargo Hungaria Magazin (negyedévente) – Intranet (folyamatosan frissítve a Rail Cargo Hungaria szervezeteinek bevonásával) – Fórumok, belső rendezvények (eseti jelleggel, a HR szervezet bevonásával) 3.5.1.2 A vállalat külső kiadványainak formai megjelenéséért, a tartalom kommunikációs stratégiában foglaltakhoz igazításáért a Rail Cargo Hungaria Zrt. Marketing és kommunikációs szervezete tartozik felelősséggel. A kommunikációs anyag szakmai tartalmáért az a szervezeti egység felelős, amely az adott anyagot feldolgozásra átadta. 3

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19.

3.5.1.2.1 A Rail Cargo Hungaria Zrt. külső kommunikációs eszközei

ƒ a társaság üzletpolitikájával, ágazati és gazdasági stratégiájával, az érintett hatóságokkal való kapcsolatrendszerrel összefüggő témákban, illetve a vállalatot érintő jelentős külső hatások, belső folyamatok (például átszervezés, racionalizálás) esetében ƒ a privatizációs szerződés végrehajtásával összefüggő kérdésekben – A Rail Cargo Hungaria Zrt. marketing- és kommunikáció vezető és/vagy szóvivője ƒ bármely, a társaság és leányvállalatai napi működésével, tevékenységével, eredményeivel kapcsolatos témában ƒ kivételt képez a stratégiai kérdések köre, melyekben csak az elnök-vezérigazgatóval történt egyeztetés után jogosult nyilatkozatot tenni – A Rail Cargo Hungaria Zrt. vezérigazgató-helyettesei ƒ a felügyeletük alá tartozó területüket érintő szakmai kérdésekben, a marketing- és kommunikáció vezetővel történt egyeztetést követően, szükség esetén médiatréning igénybevételével – A Rail Cargo Hungaria Zrt. területi üzemeltetési központvezetői ƒ a marketing-kommunikációs vezető engedélye alapján kizárólag a felügyeletük alá tartozó területet érintő lokális kérdésekben. Nyilatkozatukban nem érinthetnek országos jellegű, vállalati stratégiai témákat. A területi üzemeltetési központvezető nyilatkozatának igazodnia kell az írásban megkapott tájékoztató tartalmához. ƒ az engedélyeztetési kötelezettség alól nem képez kivételt az adott helyi vezetőkről készülő portré, valamint a helyi közigazgatási, lakossági, civil szervezeti stb. körökben, vagy általuk szervezett eseményeken, illetve az azokat követő kommunikációs célú rendezvényeken való jelenlét és nyilatkozattétel. ƒ szükség esetén médiatréning igénybevételével – Rail Cargo Hungaria Zrt. más munkatársai ƒ nem jogosultak nyilatkozatot adni a média egyik képviselője számára sem. A nyilatkozattétel tilalma alól kivételt képez a marketing- és kommunikáció vezető által kivételes esetben kiadott, egy alkalomra szóló engedély, illetve a belső kommunikációs csatornák számára a marketing- és kommunikáció vezető által kért nyilatkozat. ƒ az engedélyezett nyilatkozat időtartama alatt az előzetesen egyeztetett témaköröktől való eltérés esetén a nyilatkozatra kijelölt munkatárs arról azonnal köteles tájékoztatni a marketing- és kommunikáció vezetőt, aki dönt a további teendőkről. Amennyiben erre nincs lehetőség, a nyilatkozattételt meg kell szakítani. ƒ engedély hiányában a munkatársnak a média képviselőjét a marketing- és kommunikáció vezetőhöz, illetve az általa meghatározott személyhez kell irányítania.

– Rail Cargo Hungaria Sajtóközlemény (eseti jelleggel) – Rail Cargo Hungaria honlap (folyamatosan frissítve az egyéb szervezetek bevonásával) – Rail Cargo Hungaria Hírlevél (eseti jelleggel) – Rail Cargo Hungaria rendezvények (eseti jelleggel az érintett szervezet bevonásával) – Prospektusok (eseti jelleggel) – Éves jelentés (évente egy alkalommal) – CSR jelentés (aktualitástól függően évente egy alkalommal) – PR interjúk – A kommunikációs tervben meghatározott média csatornák 3.5.1.2.2 Sajtómunka A rendezvényekről és a vállalat működéséről, tevékenységéről megjelenő sajtóközleményeket, híreket továbbítani kell a Rail Cargo Austria AG marketingkommunikációs stábjának. A lefordított szövegeket legkésőbb a médiumokhoz való kiküldés előtt el kell küldeni a Rail Cargo Austria AG sajtószóvivőjének. A Rail Cargo Hungaria Zrt. ezen sajtóközleményeit a Rail Cargo Austria AG saját sajtóközleményként adhatja át az osztrák médiumok részére. 3.5.2 Az érintett szervezeti egység köteles tájékoztatni a Marketing és kommunikációs szervezetet minden olyan eseményről, fejleményről, amely a Marketing és kommunikációs szervezet döntése alapján szélesebb nyilvánosságot kaphat az egyes kommunikációs csatornákon keresztül. A szervezeti egységek kezdeményezik a rájuk, illetve tevékenységükhöz kapcsolódó adatok és tények frissítését. 3.5.3 A média részéről érkező megkeresések esetén a marketing- és kommunikáció vezető bekéri az aktuális szakmai válaszokat az adott témában érintett szervezeti egységektől, akik kötelesek az egyeztetett határidőre hiteles, naprakész tájékoztatást és háttéranyagot biztosítani. 3.5.3.1 Külső kommunikációt érintő sajtónyilatkozat tételére jogosult: – A Rail Cargo Austria AG vezetősége illetve a Rail Cargo Austria AG szóvivője minden, a társaságot érintő, különösen stratégiai kérdésekben, továbbá olyan témákban, melyek a Rail Cargo Austria konszernt érintik. – A Rail Cargo Hungaria Zrt. elnök-vezérigazgatója, minden a társaságot (beleértve a leányvállalatokat) érintő átfogó kérdésben, különösen pedig 4

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19. zás). A társaság felkészült, offenzív (kezdeményező) kommunikációját kizárólag az információk időben történő átadása és az azokra való felkészülés biztosíthatja. A Rail Cargo Hungaria Zrt. marketing- és kommunikáció vezetője indokolt esetben köteles ezekről a fejleményekről, eseményekről a Rail Cargo Austria AG sajtószóvivőjét értesíteni.

3.5.3.2 Helyesbítés és helyreigazítás Helyesbítést és helyreigazítást – az érintett terület szakembereinek közreműködésével – a marketing- és kommunikáció vezető kérhet a médiától. Indokolt és szükséges esetben, mérlegelése szerint, a jogi szervezettel egyeztetve sajtóhelyreigazítási eljárást kezdeményez. Amennyiben a sajtónyilatkozatot adó úgy ítéli meg, hogy a megjelent információ érdemben nem egyezik az általa elmondottakkal, úgy a nyilatkozat megjelenését követően haladéktalanul, de legkésőbb 2 munkanapon belül, valamennyi dokumentum csatolásával kezdeményezi a marketing- és kommunikáció vezetőnél a helyesbítési eljárás megindítását.

3.9 Az internetes portál és az intranet tartalomfrissítési kötelezettsége 3.9.1 Internetes portál A Rail Cargo Hungaria Zrt. internetes portáljának karbantartásáért a Marketing és kommunikációs szervezet felelős. Az egyes szervezeti egységek kötelesek kezdeményezni a honlapon szereplő adatainak, információinak frissítését. (Az internetes portál működtetését külön utasítás szabályozza)

3.5.3.3 Kiadványok A Rail Cargo Hungaria Zrt.-t bemutató kiadványok, filmek, fotósorozatok, hanganyagok, és egyéb kiadványok csak a marketing- és kommunikáció vezető jóváhagyásával és lektorálásával készíthetők.

3.9.2 Intranet

3.6 Negatív nyilatkozat tilalma

Az Intranet karbantartásáért a Marketing és kommunikációs szervezet felelős. A szervezeti egységek kötelesek a Marketing és kommunikációs szervezet kérésének megfelelően közreműködni az Intranet tartalmi és formai elemeinek frissítésében és kiegészítésében.

A vállalatot és tevékenységét érintő bármely kérdésben a nyilatkozatot tevő személy semmilyen negatív véleményt, kritikát nem fogalmazhat meg a Rail Cargo Hungaria Zrt. illetve a Rail Cargo Austria AG tevékenységével kapcsolatban.

3.10 Kivételes helyzetek 3.10.1 Válságkommunikáció

3.7 Üzleti titkot tartalmazó információk közlésének tilalma

A krízis helyzetekben folytatott kommunikációs tevékenység során a jelen utasítás 2. számú mellékletét képező utasításban foglaltakat kell alkalmazni.

Üzleti titkot tartalmazó információk közvetve vagy közvetlenül sem kerülhetnek a sajtó birtokába. Üzleti titoknak minősül minden olyan adat és tény, melyet a Rail Cargo Hungaria Zrt. illetve a Rail Cargo Austria AG üzleti titok védelmi szabályzata annak minősít. Aki megsérti az üzleti titkok kezelésére vonatkozó szabályokat és üzleti titoknak minősülő, minősített információt a média részére kiad, átad, vagy arra utal, illetve hozzáférhetővé tesz, a munkajogi és polgárjogi rendelkezéseknek megfelelően felelősségre vonható, továbbá a Rail Cargo Hungaria Zrt. illetve a Rail Cargo Austria AG a kárigényét is érvényesítheti.

3.11 Egyéb szabályok 3.11.1 Engedélyek kiadása A Rail Cargo Hungaria Zrt. területére (és eszközeire) igényelt belépési, forgatási, fotózási stb. engedélyeket a szakmai vezető javaslatára a marketing- és kommunikáció vezető bírálja el. A Rail Cargo Hungaria Zrt. területére (és a Rail Cargo Hungaria eszközeire) kizárólag írásos engedéllyel rendelkező forgatócsoportok, fotósok, reklámfilmesek stb. léphetnek be. Az engedély nélküli fotózásokért, forgatásokért – részben a biztonsági szempontok betartása, másrészt a kieső bevételek miatt – felelősséggel tartoznak a helyi szintű vezetők. Az engedéllyel rendelkezők esetében a felvételkészítés helyszínén az érintett szolgálati hely (telephely) vezetőjének gondoskodnia kell kísérőről, illetve az adott területen érvényes balesetvédelmi előírások betartásáról.

3.8 Tájékoztatási kötelezettség A Rail Cargo Hungaria Zrt. minden szervezeti egységének azonnali tájékoztatási kötelezettsége van a marketing- és kommunikáció vezető (és az érintett szakmai vezetők) felé a társaság működésével, tevékenységével kapcsolatban várható, a társaság életében jelentősnek, vagy kommunikációs értelemben jelentősnek mondható pozitív vagy negatív fejleményekről, eseményekről (pl. baleset, káresemény, jutalma5

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19.

3.11.2 Médiaesemények, kiállítások, rendezvények bejelentési kötelezettsége

1. számú melléklet Kommunikációs iránymutatás a Rail Cargo Hungaria Zrt. leányvállalatai részére

A Rail Cargo Hungaria Zrt. éves rendezvény-naptárának elkészítése, naprakészségének biztosítása érdekében a Rail Cargo Hungaria Zrt. szervezeti egységei kötelesek a médiaérdeklődésére számot tartó tervezett rendezvényeikről a tárgyévet megelőző év december 1-jéig, illetve havonta az aktuális változásokról a Marketing és kommunikációs szervezetet tájékoztatni. Ezekről az eseményekről, kiállításokról, rendezvényekről a Rail Cargo Hungaria Marketing és kommunikációs szervezete tájékoztatja a Rail Cargo Austria AG marketing-kommunikációs stábját.

Az iránymutatás hatálya kiterjed a Rail Cargo Hungaria Zrt. közvetlen többségi, illetve közvetett 100%-os tulajdonában lévő gazdasági társaságokra (továbbiakban: leányvállalatok). 1. A Rail Cargo Hungaria Zrt. tulajdonában lévő leányvállalatok vezetőinek, vagy az általuk kinevezett szóvivőnek kizárólag az irányítása alatt álló vállalatot érintő kérdésekben van nyilatkozattételi jogosultsága. 2. A leányvállalatok vezetői, illetve nyilatkozattételre feljogosított felelősei a Rail Cargo Hungaria Zrt.-re vonatkozóan semmilyen véleményt, megjegyzést, utalást, stb. nem fogalmazhatnak meg. 3. A leányvállalatok által adott nyilatkozatnak összhangban kell állnia a Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs koncepciójával és a Rail Cargo Austria AG kommunikációs alapelveivel. 4. A nyilatkozat tartalmi elemeit előzetesen javasolt egyeztetni a Rail Cargo Hungaria Zrt. marketing- és kommunikáció vezetőjével, hogy a nyilatkozat ne kerüljön ellentmondásba a Rail Cargo Hungaria Zrt. üzletpolitikájával. 5. A leányvállalatok a külső és belső kommunikációjukban arculatukat a Rail Cargo Hungaria Zrt. marketing- és kommunikáció vezetőjével egyeztetve, önállóan alakítják ki, de ajánlott a „Rail Cargo Hungaria Zrt. leányvállalata” megkülönböztetés feltüntetése. 6. A leányvállalatok vezetői nem nyilatkozhatnak a Rail Cargo Hungaria Zrt.-t érintő témakörökben, az ilyen irányú kérdéseket a Rail Cargo Zrt. marketing- és kommunikáció vezetőjéhez kell irányítani. 7. A cégcsoport egészét érintő kérdésekről csak a Rail Cargo Hungaria Zrt. elnök-vezérigazgatója és a Rail Cargo Austria AG elnök-vezérigazgatója, vagy az általuk delegált személy nyilatkozhat.

4.0 Hivatkozások, módosítások, hatályon kívül helyezések 4.1 Hivatkozások − 28/2008. (MÁV Ért. 20.) VIG sz. utasítás az idegen személyek MÁV Zrt. területén történő tartózkodásának és a külső vállalkozók MÁV Zrt. területén történő munkavégzésének munkavédelmi feltételeiről − 3/2010. (II.26.) VIG sz. elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Cargo Zrt. munkavállalói és más személyek részére rendszeresített belépési engedélyek, megbízólevelek és mozdonyon történő utazásra jogosító engedélyek használatáról és kiadásának rendjéről − 2/2007. (I.17.) VIG sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV Cargo Zrt. üzleti titkainak védelméről 4.2 Hatályon kívül helyezések Jelen kommunikációs szabályzat életbelépésével érvényét veszti a 34/2006. (VIII.15.) VIG. sz. elnök-vezérigazgatói utasítás a Rail Cargo Hungaria Zrt. Sajtókommunikációs Szabályzatáról és az azt módosító 6/2007. (I.17.) VIG sz. utasítás a Rail Cargo Hungaria Zrt. sajtókommunikációs szabályzatának 1. sz. módosításáról. 5.0 Hatálybaléptetés Jelen utasítás a közzététel napján lép hatályba. 6.0 Mellékletek 1. számú melléklet: Kommunikációs iránymutatás a Rail Cargo Hungaria Zrt. leányvállalatai részére 2. számú melléklet: A Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs utasítása válsághelyzetekre Kovács Imre sk.

elnök-vezérigazgató

6

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19. 2. számú melléklet

12/2010. (VII. 19.) VIG. sz. elnök-vezérigazgatói utasítás az Árképzés megvalósításának rendjére vonatkozó 14/2009. (XII.23.) VIG vezérigazgatói utasítás 1. sz. módosítása

A Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs utasítása válsághelyzetekre 1. Válsághelyzetekben a Rail Cargo Hungaria Zrt. kommunikációs szabályzata mellett/helyett a válságtervben foglalt utasítások (is) életbe lépnek. 2. A válsághelyzetről a Válságkezelő Team döntése alapján a marketing- és kommunikáció vezető haladéktalanul értesíti a vezetői kört, akik a válságtervben foglaltak szerint értesítik saját érintett munkatársaikat, továbbá a Rail Cargo Austria AG marketing-kommunikációs stábját és a Rail Cargo Austria AG sajtószóvivőjét. 3. Válsághelyzetben a Válságkezelő Team vezetője (a Rail Cargo Hungaria Zrt. elnök-vezérigazgatója) kizárólagos hatásköre a sajtótevékenységről és a nyilatkozó (k) személyéről dönteni. 4. Minden korábbi központi és regionális jogosítvány (interjúadás a helyi médiának, személyi portrék, részvétel médiaérdeklődéstől kísért rendezvényeken stb.) érvényét veszti. Ezeket a kéréseket minden esetben a marketing- és kommunikáció vezetővel kell előzetesen egyeztetni. 5. A válsághelyzetben történő nyilatkozás a kijelölt és kompetens szóvivő feladata. Az elnök-vezérigazgató által meghatározott esetekben az elnök-vezérigazgató mellett az érintett szakterület felelőse is nyilatkozhat. 6. A már korábban kiadott, de még hatályos nyilatkozattételi, forgatási, és egyéb engedélyek automatikusan érvényüket vesztik. 7. A válsághelyzet megszűnéséről és a továbbiakban követendő magatartásról a Válságkezelő Team döntése alapján a marketing- és kommunikáció vezető értesíti a vezetői kört, akik a döntésnek megfelelő formában és tartalommal tájékoztatják munkatársaikat.

A Rail Cargo Hungaria Zrt. árképzése megvalósításának rendjére vonatkozó 14/2009.(XII.23.) VIG sz. utasítás a közzététel napjától módosult, a módosítással érintett rendelkezéseket az érintettek közvetlenül kapják meg a Kereskedelemtől. Kovács Imre sk. elnök-vezérigazgató

14/2010. (VII. 19.) PVH. sz. pénzügy és gazdálkodási vezérigazgató-helyettesi utasítás a Rail Cargo Hungaria Zrt.-nél a START Klub Prémium kártya juttatásának és használatának szabályairól 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Meghatározni a Rail Cargo Hungaria Zrt.-nél a START Klub Prémium kártya juttatásával és használatával kapcsolatos eljárási szabályoknak a rendjét. 2.0 HATÁLY- ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a Rail Cargo Hungaria Zrt. Vontatásmenedzsment szervezetére, a vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalókra, és a vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalók ellenőrzésére jogosult munkakört betöltő munkavállalókra.

A válsághelyzetekről részleteiben külön szabályozás rendelkezik.

2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Rail Cargo Hungaria Zrt. Humánerőforrás igazgató, a működtetéséért a Vontatásmenedzsment szervezet vezető, a munkáltatói jogkörgyakorlók, a Kompenzáció vezető és a Humánpartner szervezet vezető felelős. 2.3 Az utasítás időbeli hatálya Jelen utasítás a kiadásának napján lép hatályba és visszavonásig érvényes.

7

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19. nélkül az év bármely napján 00.00 órától 24.00 óra között bármely időpontban (éjjel, nappal, munkaszüneti napon stb.) előírható, – a munkaidő tartama az egyes munkanapokra a napi munkaidő és 12 órán belül egyenlőtlenül is beosztható, – figyelemmel a napi munkaidő, pihenőidő mértékére, a rendkívüli és éjszakai munkavégzésre vonatkozó törvényi rendelkezésekre. Vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalók: Mozdonyvezető, Mozdonyvezető gyakornok.

3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Jogtalan használat: Amennyiben a START Klub Prémium kártya használatára jogosult, engedély nélkül átadja a kártyát arra nem jogosultnak, valamint ha a kártyahasználatra jogosult nem a munkavégzéssel, illetőleg nem a munkába járással összefüggésben használja a kártyát. Munkába járás: ¾ a közigazgatási határon kívülről a lakóhely vagy tartózkodási hely, valamint a munkavégzés helye között munkavégzési célból történő helyközi (távolsági) utazással, illetve átutazás céljából helyi közösségi közlekedéssel megvalósuló napi munkába járás és hazautazás, továbbá ¾ a közigazgatási határon belül, a lakóhely vagy tartózkodási hely, valamint a munkavégzés helye között munkavégzési célból történő napi munkába járás és hazautazás is, amennyiben a munkavállaló a munkavégzés helyét – annak földrajzi elhelyezkedése miatt – sem helyi, sem helyközi közösségi közlekedéssel nem tudja elérni.

Vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalók ellenőrzésére jogosultak: – azon munkavállalói kör, akiknek a munkaköri leírásában ez a feladat szerepel, – illetve a mindenkor hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatban, valamint a mindenkor hatályos Munkáltatói jogkörgyakorlás rendjéről szóló utasítás alapján a mozdonyvezetők, illetve a mozdonyvezető gyakornokok felett teljes-, illetve részleges munkáltatói jogkört gyakorolnak.

Munkáltatói jogkörgyakorló: A mindenkor hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatban, és a Munkáltatói jogkörgyakorlás rendjéről szóló utasításban meghatározott – nevesített – szervezetek vezetői, akik a munkáltatás elsődleges jogköreit (munkaviszony létesítése, módosítása, és megszüntetése) gyakorolják.

4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 Jogosultsági kör meghatározása START Klub Prémium kártyára jogosultak: – A vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalók; – A vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalók ellenőrzésére jogosult munkavállalók.

START Klub Prémium kártya: A kártya felmutatója egy éven keresztül díjmenetesen belföldi vasúti utazásra jogosult a MÁV-START Zrt. szolgáltatási területén és a GYSEV Zrt. Magyarországi vonalain 1. és 2. osztályon egyaránt, minden vonattípuson. A kártya felmutatójának utazása során menetjegyet nem kell váltania, a kötelező helybiztosítással közlekedő vonatokra (InterCity) díjmentes IC pót- és/vagy helyjegy kérhető a pénztárban, vagy rendelhető telefonon. A kártya felmutatója előzetes helyfoglalás nélkül csak a szabadon maradt ülőhelyeket veheti igénybe. Amennyiben az elfoglalt ülőhelyre érvényes helyjeggyel rendelkező utas érkezik, a kártyabirtokos az ülőhelyet köteles átadni. Egy kártyával egyszerre csak egy személy utazhat.

4.2 A kártya igénylése, használata START Klub Prémium kártya igényt a Vontatásmenedzsment szervezet eljuttatja a Kompenzáció szervezet részére. A beérkezett jogos igényeknek megfelelően a Kompenzációvezető megrendeli a START Klub Prémium kártyát a MÁV-START Zrt-től. Azok a Rail Cargo Hungaria Zrt. munkavállalók, akik START Klub Prémium kártyával rendelkeznek, a kártya használatára kizárólag munkába járással (2. kocsiosztályon), és a munkavégzéssel összefüggésben jogosultak (1. és 2. kocsiosztályon).

Szervezeti egység: A mindenkor hatályos Szervezeti és Működi Szabályzatban meghatározott – nevesített – szervezetek.

Nem használható a START Klub Prémium kártya – Munkaidőn kívüli (szabadidős) tevékenységre, – Munkába járás esetén 1 kocsiosztályon.

Vezényelt utazói munkarend: A megszakítás nélküli munkarend a munkáltatónál alkalmazott olyan sajátságos módozata, amely munkarend főbb jellemzői alapján: – a munkavállaló munkavégzési kötelezettsége a munkáltató utasításának megfelelően megszakítás

START Klub Prémium kártyát kizárólag a Rail Cargo Hungaria Zrt. kártyahasználatra feljogosított munkavállalói jogosultak használni. A START Klub Prémium kártya másra át nem ruházható. 8

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19.

4.3 Az átadás menete

A munkáltató kizárólag az alábbi feltételek együttes teljesülése esetén köteles pótolni a munkavállaló részére a birtokából kikerült kártyát: – A kártyahasználatra jogosult bűncselekmény sértettje lesz, mellyel összefüggésben a kártya kikerül a birtokából, és – Erről a rendőrségnél feljelentést tesz a kártyahasználtra jogosult, és – A bűncselekmény elkövetésétől számított 48 órán belül – a feljelentésről készült jegyzőkönyv bemutatásával egyidejűleg – bejelenti a munkáltatói jogkörgyakorló részére, hogy a birtokából kikerült a START Klub Prémium kártya.

A Vontatásmenedzsment szervezet vezető által meghatározott START Klub Prémium kártyára jogosult munkakört betöltő munkavállalók a START Klub Prémium kártyát személyesen vehetik át a Humánpartner szervezettől. A Humánpartner szervezet gondoskodik a még át nem vett START Klub Prémium kártya felelős őrzéséről. 4.4 A kártya juttatás nyilvántartása A START Klub Prémium kártya átvételét a jogosultaknak személyesen kell megtenniük, aláírásukkal igazolni kell, hogy a START Klub Prémium kártyát átvették a Humánpartner szervezettől.

A munkáltató a 4.6.2.1 pont szerinti feltételek együttes fennállása esetén is csak naptári évente mindöszsze egyszer pótolja a START Klub Prémium kártyát.

A Humánpartner szervezet az átadott START Klub Prémium kártyákról nyilvántartást vezet, amely a következő adatokat tartalmazza: – A kártya átvevőjének a neve, törzsszáma, – A kártya átvevőjének a munkaköre, – A kártya átvevőjének a Szervezeti egységének a megnevezése, – A kártya sorszáma, – Az átvétel időpontja, – A kártya visszaadásának időpontja.

A START Klub Prémium kártyára jogosult munkavállaló minden esetben köteles bejelenteni 48 órán belül a munkáltatói jogkörgyakorlója részére, ha a kártya kikerül a birtokából. Amennyiben a munkavállaló önhibájából veszíti el, a START Klub Prémium kártyát illetve több alkalommal is bűncselekmény áldozata lesz, akkor a kártya pótlására nincs lehetőség. Amennyiben a START Klub Prémium kártyát használó munkavállaló a lakóhelye és a munkavégzési helye közötti utakra 1. kocsiosztályt vesz igénybe, ezt köteles 8 naptári napon belül bejelenteni a munkáltatói jogkörgyakorlónak. (Munkavállaló neve, törzsszáma, Viszonylat: honnan-hová utazott?, Mikor történt az utazás?) A munkavállaló a bejelentést követően kézhez kapott felszólításban megjelölt határnapig köteles megtéríteni a társaság részére az 1. kocsiosztályra szóló menetjegy és a 2. kocsiosztályra szóló menetjegy mindenkori piaci ára közötti különbözetet.

Az át nem adott, illetve a visszaadott START Klub Prémium kártyákat a Humánpartner szervezet őrzi, az erre rendszeresített biztonsági széfben. 4.5 Jogosultság megszűnése Megszűnik a START Klub Prémium kártyára való jogosultság: − A munkaviszony megszüntetése esetén az utolsó munkában töltött napon, – A munkaviszony megszűnése esetén, a munkaviszony utolsó napján, – Bizonyított jogtalan használat esetén, a jogtalan használatot követően a „felszólításban” megjelölt határnapon, – A 4.1 pontban meghatározott feltétel megszűnésekor.

Amennyiben a kártyát a munkavállaló magáncélú használatra veszi igénybe, köteles ezt a tényt a munkáltatói jogkörgyakorlónak bejelenteni, (Munkavállaló neve, törzsszáma, Viszonylat: honnan-hová utazott?, Mikor történt az utazás?), valamint ezzel egyidejűleg a magáncélú használat szokásos piaci értékét – az adott szakaszra szóló vonatjegy mindenkori árának megfelelő összeget – megfizetni a Rail Cargo Hungaria Zrt. részére

4.6 Egyebek

Eljárás: Azokban az esetekben, amikor a START Klub Prémium kártya jogosultja nem az előírásnak megfelelően használja a START Klub Prémium kártyát, a munkáltatói jogkörgyakorló a bejelentéstől számított 5 naptári napon belül – levél/e-mail) táblázat útján – értesíti a Treasuryt a várható befizetésekről. A Treasury a megadott számlaszámra beérkezett adatokról adatot szolgáltat a Vontatásmenedzsment szervezet részére.

4.6.1 A START Klub Prémium kártya funkciójáról, szükségességéről, és a munkavállalók részére történő átadásról az 1. számú mellékletben foglaltak az irányadók. 4.6.2 Eljárás, ha a munkavállaló birtokából kikerül a részére dokumentáltan átadott START Klub Prémium kártya. 9

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19.

A különbözet visszafizetése a UniCredit Bank Zrt.: 10918001-00000024-91140005 számú bankszámlaszámra történik. A munkavállaló az átutalásnál fel kell, hogy tüntesse nevét, törzsszámát, a befizetés jogcímét (pl. „Start Klub Prémium kártya magáncélú használata, díjkülönbözet” vagy „Start Klub Prémium kártya használata 1. kocsiosztályon, díjkülönbözet”).

1. számú melléklet A START Klub Prémium Kártya funkciója, szükségessége START Klub Prémium kártya funkciója: Előzmény: Azoknak a munkavállalóknak, akik nem a társaság megalapításakor (2006. január 1.) kerültek jogutódlással a Rail Cargo Hungaria Zrt-hez, hanem ezt követő időszakban, a vasúti közlekedésről szóló 2005. évi CLXXXIII. törvény már nem biztosítja a menetkedvezményt. – A vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalók, olyan speciális munkarendben, és munkakörben dolgoznak, hogy a nap 24 órájában bármikor – az eredeti vezénylésnek megfelelően, illetve a Kollektív Szerződés alapján rendkívüli munkavégzésre – vezényelhetőek, amikor az esetek többségében vonattal kell eljutniuk a vezényelt munkakezdési helyre. Mivel a jegypénztárak – még a nagyobb állomásokon is – meghatározott nyitvatartási idővel rendelkeznek, vannak olyan időszakok, hogy a vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalók nem tudnának menetjegyet venni, és erről Áfás számlát kérni a Rail Cargo Hungaria Zrt. nevére. – A vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalóknak meg kellene előlegezni egy-egy hónapban minden utazásuknak – a munkába járási költségeken felül – a költségeit, és ez sok munkavállaló részére jelentős anyagi terhet jelentene. – Azokban az időszakokban, amikor többen veszik igénybe a MÁV-START Zrt. személyszállítási szolgáltatásait esetlegesen a jegyért való sorban állás miatt elkéshetne az eredetileg tervezett munkakezdésről, vagy lekéshetné azt a vonatot, amellyel a munkavégzés helyére kellene mennie. – A vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatottak ellenőrzésére hivatott munkakört betöltő munkavállalóknak hasonló indokok alapján van szükségük a START Klub Prémium kártyára.

5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Az utasítás végrehajtása – a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.) – a Személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja) – a Vasúti közlekedésről szóló 2005. évi CLXXXIII. törvény (Vtv.) – a 39/2010. (II. 26.) Kormány rendelet a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről – valamint a Rail Cargo Hungaria Zrt. Kollektív Szerződése figyelembe vételével történik. 6.0 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: A START Klub Prémium Kártya funkciója, szükségessége 2. számú melléklet: A kártya nyilvántartására rendszeresített táblázat 3. számú melléklet: Nyilatkozat Nagy László sk.

pénzügy és gazdálkodás vezérigazgató-helyettes

Kiosztás szükségessége: Azért van a vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalóknál, és az ezen munkarendben foglalkoztatott munkavállalók ellenőrzésére jogosult munkavállalóknál a START Klub Prémium kártya, – mert jelenleg a vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalók az ország hat különböző helyszínén (Budapest Ferencváros, Nyíregyháza, Békéscsaba, Miskolc, Szeged, Hegyeshalom) és azok vonzáskörzetében dolgoznak. (Ez a foglalkoztatási kör tovább bővül [Veszprém, Füzesabony, Celldömölk]). – Ezeken a helyszíneken nem oldható meg, hogy 24 órás szolgálatban ott legyen egy Rail Cargo Hungaria Zrt. munkavállaló, akinek az a feladata, hogy azon ve10

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19.

zényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalónak, akinek aktuálisan szüksége van a START Klub Prémium kártyára, dokumentáltan átadja, majd a használat után dokumentáltan átvegye. – Valamint az sem megoldható, hogy a köztes időben, amíg éppen nincs szüksége a kártyára a vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalónak – mivel nagy értéknek számít – erre rendszeresített páncélszekrényben őrizze. Ha nem biztosítja a munkáltató a START Klub Prémium kártyát, az a rugalmasság, és hatékonyság, amelyet elvárunk a vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalóktól nem valósulna meg, és jelentős költségnövekedést is okozna.

A Személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény szerint: Adóalapba nem tartozó, illetőleg költségnek nem számító tételek 7. § (1) q) a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékét, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is, továbbá a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértékét, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is; r) a vezénylés alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket;

A START Klub Prémium kártyával kapcsolatos adózás: Mivel a Rail Cargo Hungaria Zrt. kimondottan, csak a munkaviszonnyal kapcsolatos feladatok ellátására, illetve munkába járáshoz biztosítja a START Klub Prémium kártyát, ezért a kártya használata úgy minősül, mint a belföldi kiküldetésnél felmerülő – jogos, és a munkáltató által elismert – kiadás, illetve, mint a munkába járás költségtérítése. Ez esetben a munkáltató és a munkavállaló részére egyaránt adómentes a START Klub Prémium kártya biztosítása.

A vezényelt utazói munkarendben foglalkoztatott munkavállalóknak a kiküldetés, és a hivatali utazás elrendelése a tárgyhavai vezénylés alapján történik, külön nem kell elrendelni. A kiküldetés, hivatali utazás ténye a vezénylő lapon jelenik meg, amelynek elszámolása az időadatközlő lap alapján történik.

11

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19.

2. számú melléklet … … évben START Klub Prémium/Bónusz kártyával rendelkezők NÉV

T.sz

Munkakör

Szervezeti egység

12

Kártya sorszáma

Átvétel dátuma

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19.

3. számú melléklet

Nyilatkozat Alulírott és itt megnevezett ………………………... törzsszám ……………….., a Rail Cargo Hungaria Zrt. Vontatásmenedzsment szervezetének munkavállalója kijelentem, hogy x az ………………… sorszámú START Klub Prémium kártyát …………………….. – án átvettem, x a kártya használatával kapcsolatos tudnivalókról tájékoztatást kaptam, az ezzel kapcsolatos utasítást megismertem, x a kártya önhibából történĘ elvesztésével (különösen annak pótlásával) kapcsolatos költségek engem terhelnek, x a kártyát jogszerĦen használom, azzal vissza nem élek, x amennyiben a lakóhelyem és a munkavégzési helyem közötti utakra 1. kocsiosztályt veszek igénybe, ezt köteles vagyok 8 naptári napon belül bejelenteni a társaságnak. Ebben az esetben a bejelentésemet követĘen kapott felszólításban megjelölt határnapig köteles vagyok megtéríteni a társaság részére az 1. kocsiosztályra szóló menetjegy és a 2. kocsiosztályra szóló menetjegy mindenkori piaci ára közötti különbözetet. x amennyiben a kártyát magáncélú használatra veszem igénybe, köteles vagyok ezt a tényt a társaságnak bejelenteni, valamint ezzel egyidejĦleg a magáncélú használat szokásos piaci értékét – az adott szakaszra szóló vonatjegy mindenkori árának megfelelĘ összeget – megfizetni a Rail Cargo Hungaria Zrt. részére. x munkaviszonyom megszüntetése/megszĦnése esetén az utolsó munkában töltött napon a kártyát a Rail Cargo Hungaria Zrt.-nek, mint a kártya tulajdonosának visszaszolgáltatom. Budapest, 20... ……………………….. …………………………………. Munkavállaló

……………………………. Munkáltató

ElĘttünk, mint tanúk elĘtt: Tanú 1.

Tanú 2.

……………………………..

…………………………………..

……………………………..

…………………………………..

13

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19. JEGYZETEK

14

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19. JEGYZETEK

15

Értesítő

5. szám, Budapest, 2010. július 19. JEGYZETEK

16