Deloitte
MPGPD2011030211330112
QPD
02,03,2011
0112
Gemeente Papendrecht Managementletter 2010 / 5 j e o r u n r i „riUl
\
Deloitte
Deloitte Accountants B.V* Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Tel: 088 288 2888 Fax; 088 288 9830 www.deloittt.nl
Aan de gemeente Papendrecht t.a.v. het college van burgemeester en wethouders Postbus 11 3350 AA PAPENDRECHT
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
28 februari 2011
M, van der Hoeven
11R0101/5H/55Ö13112715920
Onderwerp
Uw kenmerk
Managementletter 2010
Geachte college, Wij hebben conform uw opdracht de interim-controle voor da gemeente Papendrecht uitgevoerd en afgerond. U treft in deze managementletter de belangrijkste bevindingen aan. Deze controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Wij vertrouwen erop met de managementletter bij te dragen aan het (verder) verbeteren van de Interne beheersing van de diverse processen binnen uw organisatie en het waarborgen van de kwaliteit van de jaarrekening 2010. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
W, Kalkman RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaardin Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010' gedeponeerd bij dé Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V, is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu
Deloitte Blad 3 van 16 28 februari 2011 11R0101
"■ houdsooeave
1. Managementsamenvatting
4
2. Aanpak interim controle
5
3. Bevindingen interim-controle
7
4. Jaar r ekening 2010
13
5. Tot slot
13
Bijlage 1: Follow-up adviezen uit voorgaande jaren
14
Deloitte Blad 4 van 16 28 februari 2011 11R0101
1 .Managementsamen vatting Wij hebben de interim-controle 2010 van de gemeente Papendrecht afgerond. In het auditplan 2010 hebben wij op basis van onze kennis en uw verwachtingen de speerpunten en aandachtspunten voor uw gemeente weergegeven, Met het oog op de jaarrekening 2010 hebben wij ten aanzien van de getrouwheid en de rechtmatigheid nog een aantal aandachtspunten gesignaleerd. Deze aandachtspunten hebben wïj hieronder kort uiteengezet, In hoofdstuk 3 van deze managementletter gaan wij uitgebreider in detail op de onderstaande onderwerpen in.
Grondexploitaties Voor de waardering zijn vooral bij de projecten Centrumplan en Land van Matena een goede analyse en onderbouwing van de haalbaarheid van de verwachte fasering van grondverkopen en de verwachte verkoopprijzen van groot belang. Bij het samenstellen van de jaarrekening actualiseert u jaarlijks de meest risicovolle kostprijsberekeningen van de grondexploitaties. Wij adviseren u hierbij met name de haalbaarheid van de grondverkopen hierin scherp te krijgen. Tevens adviseren wij u om nadere afspraken te maken met de raad over kaderstelling van de raad en de informatievoorziening aan de raad Inzake grondexploitaties. Dit traject is inmiddels in gang gezet. Beheer grote projecten De financiële administratie biedt onvoldoende inzicht op detailniveau in de begroting en de realisatie van de investeringen ten opzichte van het gevoteerde krediet: hiervoor wordt gewerkt met extracomptabele registraties. Voor goed financieel beheer en begrotjngsrechtmatigheid is het belangrijk dat K2F (het financiële pakket) goed inzicht geeft in het werkelijk gevoteerde krediet en de bestedingen. Ons advies is om de extracomptabele registratie periodiek aan te sluiten met de financiële administratie. Bij twee investeringsprojecten hebben wij geconstateerd dat het gevoteerde krediet In de financiële administratie niet aansluit op het krediet waar de projectleider in een extracomptabele projectregistratie vanuit gaat. Bij beide projecten is er sprake van een overschrijding uitgaande van de stand van zaken volgens de financiële administratie. Voor de jaarrekening dient uitgezocht te worden of er daadwerkelijk sprake is van een overschrijding op deze kredieten,
fiecfV* matigheid De interne controles met betrekking tot rechtmatigheid moeten nog plaatsvinden. We hebben daarom nog geen oordeel over de kwaliteit van de interne controles. Uw gemeente loopt het risico dat Interne controles niet tijdig gereed zijn en dat rechtmatigheidsfouten na afloop van het jaar worden gesignaleerd en niet meer kan worden bijgestuurd op gesignaleerde afwijkingen. Wij adviseren u prioriteit te geven aan de uitvoering van de interne controles. Overigens merken wij op dat in voorgaande jaren geen onoverkomelijke problemen zijn gesignaleerd op het gebied van rechtmatigheid.
Deloitte Blad 5 van 16 28 februari 2011 11R0101
2. Aanpak interim controle Deloitte heeft de opdracht gekregen de jaarrekening 2010 van uw organisatie te controleren. Als onderdeel van deze opdracht hebben wij de interim-controle uitgevoerd. Deze controle is met name gericht op het verkrijgen van inzicht in en het toetsen van de maatregelen van administratieve organisatie en Interne controle, voor zover deze relevant zijn voor de controle van de jaarrekening, Wij hanteren voor de controle van de jaarrrekening een risicogerichte benadering. Dit houdt In dat wij samen met u de risico's inventariseren die kunnen leiden tot materiële fouten in de jaarrekening, Daarbij houden wij niet alleen rekening met de omvang in euro's maar ook met kwalitatieve aspecten. Voor de start van de controle hebben wij in een zogenoemde pre-audit meeting de focus van de controle 2010 met de audit-commissie afgestemd. Dit betreffen de volgende onderwerpen; 1.
Grondexploitaties In het licht tot de huidige markt.
2,
Beheer grote projecten (kredietoverschrijdingen)
3.-
Waardering effecten en deelnemingen in het kader van de kredietcrisis
4.
Afgrenzing van overlopende passiva in het kader van de economische crisis
5.
Onderhoud kapitaalgoederen / voorzieningen onderhoud
6.
Niet uit balans blijkende verplichtingen
7,
Verbonden partijen / aan derden uitbestede activiteiten
8,
Interne controle functie rechtmatigheid
9,
Intern© frauderisicoanalyse
Voor de interimcontrole hebben wij specifiek aandacht besteed aan de grondexploitaties, het beheer van grote projecten en de interne controle functie rechtmatigheid. De overige speerpunten komen met name aan de orde bij de controle op de jaarrekening zelf. Leeswijzer De bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van onze Interlmwerkzaamheden zijn In deze managementletter opgenomen. De aangelegenheden waarover wordt gerapporteerd zijn beperkt tot die tekortkomingen die wij tijdens de controle hebben onderkend en waarvoor wij tot de conclusie komen dat deze voldoende belangrijk zijn om aan u te worden gerapporteerd.
Deloitte Blad 6 van 16 28 februari 2011 11R0101 Met het oog op de jaarrekening 2010 hebben wij ten aanzien van de getrouwheid en de rechtmatigheid een aantal aandachtspunten gesignaleerd. Deze aandachtspunten hebben wij hieronder kort uiteengezet, In hoofdsstuk 3 van deze managementletter gaan wij uitgebreider in detail op de onderstaande onderwerpen In, In bijlage 1 hebben wij de follow-up van onze adviespunten uit eerdere controles opgenomen.
Reikwijdte controle Het doel van deze controle is het geven van een oordeel over de jaarrekening. De controle omvat het In overweging nemen van de interne beheersing die relevant is voor het opstellen van de jaarrekening, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die in de omstandigheden passend zijn. Onze controle is niet gericht op het tot uitdrukking brengen van een integraal kwaliteitsoordeel over de werking van de interne beheersing.
Deloitte Blad 7 van 16 28 februari 2011 11R0101
3. B evindingen interim-controle 3.1
Inleidïnq
In hoofdstuk 1 van deze managementletter hebben wij een samenvatting van de bevindingen van onze Interimcontrole opgenomen, In dit hoofdstuk geven wij onze bevindingen in detail weer. Vanaf paragraaf 3,2, hebben wij per onderwerp de verrichte werkzaamheden en onze bevindingen opgenomen, 3.2
Grondexploitatie
Bij onze Interim controle zijn wij nagegaan in hoeverre sprake was van tussentijdse sturingsinformatie voor de grondexploitaties en hebben wij kennis genomen van de bij de begroting 2011 geactualiseerde exploitatleberekenlngen ten behoeve van de controle van ds jaarrekening,
Imlmmmtïmomzmmng aan de raad Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening maakt uw gemeente voor de grondexploitaties een actualisatie van de exploitatieberekenlngen. Deze actualisatie wordt vastgesteld door het college en besproken in de Begeleidingscommissie Accountants (BOA), Deze actualisatie is voor raadsleden voor inzage beschikbaar. Voor deze opzet is gekozen vanwege het vertrouwelijk karakter van de informatie. De vraag hierbij is in hoeverre de gemeenteraad kan (bij)sturen als het gaat om de grondexploitaties. Door de gevolgen van de economische crisis neemt de sturings- en informatiebehoefte van de gemeenteraad over de voortgang en ontwikkelingen van projecten toe, Uw gemeente is bezig met het opstellen van een Nota Grondbeleid en een Meerjaren Programma Grondexploitaties, Deze worden naar verwachting begin 2011 voorgelegd aan de gemeenteraad. Wij adviseren u de raad in deze documenten een meer concrete kaderstellende rol te geven. Het is naar onze mening raadzaam de gemeenteraad te betrekken bij de grondexploitaties door: •
• «
kaders (Inhoudelijk en financieel) vast te laten stellen en relevante wijzigingen in projecten eveneens vooraf door de gemeenteraad te laten vaststellen; dit gebeurt vooral bij het vaststellen van het bestemmingsplan en maak duidelijke afspraken wanneer wijzigingen in de planvorming vooraf moeten worden voorgelegd aan de gemeenteraad; bij omvangrijke projecten aan de voorkant bij de eerste opzet van de expioitatieberekeningen indien relevant meerdere varianten uit te werken en deze ter keuze voor te leggen aan de gemeenteraad; In de rapportages over de projecten een risicoanalyse met betrekking tot deze projecten op te nemen; mogelijke risico's bij een exploltatieberekening worden overigens afgedekt In uw gemeente door de risicoreserve;
Deloitte Blad 8 van 16 28 februari 2011 11R0101 •
bij wijzigingen in exploitaties een overzicht te verstrekken met de wijzigingen ten opzichte van het vorige plan ©n bij dit overzicht de aansluiting te maken met de reeds gemelde wijzigingen en de besluiten van de gemeenteraad.
Economische crisis De grondexploitaties nemen bij uw gemeente een belangrijke plaats in. Ook bij uw gemeente heeft de economische crisis een forse invloed gehad, onder meer door vertragingen als gevolg van stagnerende verkopen. In de huidige economische situatie zien wij landelijk nog steeds de tendens dat: •
de realisatie van grondexploitaties achterblijft op de prognoses;
•
de prijzen van woningen en uit te geven gronden dalen; en
•
private partijen zich terugtrekken uit projecten.
Ook in het onlangs verschenen rapport van de VNQ (11 november 2010) wordt een tegenvallend beeld over onder meer de grondprijzen geschetst. Uw gemeente volgt de actuele ontwikkelingen (inclusief de gevolgen van de huidige economische crisis) op de voet via de periodieke bestuurlijke voortgangsrapportages. Uw gemeente heeft er rekening mee gehouden dat de grondprijzen (tijdelijk) niet stijgen, maar is nog geen rekening gehouden met mogelijk dalende grondprijzen. Voor de jaarrekening zal uw gemeente de grondexploitaties, vooral voor de risicovolle projecten, actualiseren naar de situatie per ultimo 2010,
Waardering grendaipteitaties in de jaarrekening Voor onze accountantscontrole ligt de nadruk op de controle van de waardering van de grondexploitaties. Dit betreffen zowel de niet In exploitatie genomen gronden (NIEGQ) en bouwgronden in exploitatie (BIE). Wij toetsen de waardering van de grondexploitaties op grond van de geactualiseerde berekeningen bij de controle van de jaarrekening. Op grond van de geactualiseerde exploltatleberekeningen en gesprekken met uw medewerkers signaleren wij de volgende aandachtspunten over de waardering voor het samenstellen van de jaarrekening 2010: In onderstaande tabel hebben wij een overzicht opgenomen van de geplande grondtransacties van 2010 volgens het de actualisatie bij de begroting 2011 (samengevat). Bedragen In € 1,000
2010 verwacht
2010
2011
2012
2013
2014
werkelijk
verwacht
verwacht
verwacht
verwacht
€10.400
€ 5.400
€25.100
€ 8.400
t/m november 2010 Totaal gemeente
C 10,800
€ 5.400
Deloitte Blad 9 van 16 28 februari 2011 11R0101 Uit da tabel blijkt dat tot 2014 ongeveer € 60 miljoen aan inkomsten uit grondverkopen zijn geraamd (Inclusief Sportcentrum), In relatie tot de omvang van uw gemeente en de economische ontwikkelingen zijn dit enorme bedragen. De realisatie van de grondverkopen loopt achter op de verwachte planning, In 2010 verwachtte uw gemeente € 10,8 miljoen te realiseren aan grondverkopen, echter tot en met november is € 5,4 miljoen gerealiseerd. De nog niet gerealiseerde verkopen in 2010 hebben vooral betrekking op het project Centrumplan. Daarnaast wordt voor alle lopende projecten uitgegaan dat deze uiterlijk 2014 afgerond worden. Voor de waardering van de grondexploitaties is het noodzakelijk om vast te stellen of de geplande fasering van de verkopen en de verwachte verkoopprijs nog wel realistisch is, Wij merken daarbij wel op dat risico's gedeeltelijk; zijn afgedekt door de risicoreserve en dat over het algemeen door uw gemeente sprake is van conservatieve ramingen. Het risico zit vooral bij de projecten Centrumplan en Land van Matena. Indien de verwachte verkopen bij deze projecten niet conform planning gerealiseerd worden, heeft dit direct invloed op het verwachte eindresultaat en de waardering in de jaarrekening, Hieronder geven wij kort bijzonderheden per project aan, •
Land van Matena: De verwachte verkoopopbrengsten van het project Land van Matena zijn gebaseerd op haalbaarheidsberekeningen uit 2007, waarbij de fasering van de verkopen een inschatting is van de gemeente. Het woningprogramma is daarbij nog niet definitief vastgesteld. Inmiddels is in het kader van de actualisatie en de economische situatie een marktconsultatie uitgezet om voor de ontwikkeling van het wijk - en winkelcentrum in de huidige markt het optimale programma scherp te krijgen. Op basis hiervan zal het definitieve programma worden bepaald en aanbesteed. Daarnaast worden de budgetten voor bouw- en woonrijpmaken opnieuw beoordeeld,
•
Centrumplan: Voor het Centrumplan was de gemeente tijdens de interim controle nog bezig met het actualiseren van de exploitatieopzet Deze actualisatie zullen wij betrekken bij de jaarrekeningcontrole,
Voor de jaarrekening 2010 is een goede onderbouwing van de fasering, de omvang en verkoopprijzen van de grondverkopen en de haalbaarheid hiervan voor deze twee plannen van groot belang,
Ö¥@rige aandachtspunten ten behoeve wan de jaarrekening Naast de hierboven genoemde punten over de waardering signaleren wij het volgende aandachtspunt voor de jaarrekening 2010. Bij de projecten Merwehoofd en Kraaijhoek-Noord zijn de opbrengsten nagenoeg gerealiseerd en worden alleen nog kosten gemaakt. Actiepunt voor de jaarrekening is het beoordelen of in 2010 winst genomen dient te worden op deze projecten, In de laatste actualisatie van Kraaijhoek-Noord is vermeld dat dit complex in 2010 administratief zal worden afgesloten, 3.3
Beheer grote p r o j e c t e n (aan besteel ing e n krecjïetoverschrijciincjeii)
Voor de processen kosten en investeringen hebben wij specifiek aandacht besteed aan de naleving van interne en Europese aanbestedingsrichtlijnen en de beheersing van begrotingsrechtmatigheld met betrekking tot investeringskredieten.
Deloitte Blad 10 van 16 28 februari 2011 11R0101
Aanbestedingen Investeringen: Wij hebben voor de investeringsprojecten beoordeeld of de aanbestedingsrichtlijnen zoals vastgelegd in het Aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden, van toepassing voor uw gemeente, wordt nageleefd. Wij hebben bij géén de 3 door ons gecontroleerde aanbestedingen afwijkingen geconstateerd voor wat betreft de gekozen aanbestedingsvorm ten opzichte van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid en ËU-aanbestedingsregels.
Beïieersinq HivesierinqskrecHeten Wij hebben de financiële beheersing van de investeringsprojecten beoordeeld. Hierbij hebben wij expliciet aandacht besteed aan het financieel Inzicht in de stand van zaken van de investeringsprojecten en de beheersing van begrotingsrechtmatigheid met betrekking tot investeringskredieten. Hierbij hebben wij de volgende opmerkingen: •
In de financiële administratie (Key2Financlln (K2F)) worden investeringskredieten op totaalniveau vastgelegd. De besteding wordt vastgelegd op detailniveau van het project (naar afzonderlijke onderdelen). In K2F ontbreekt een goed inzicht van de realisatie ten opzichte van het krediet op detailniveau. Voor grote projecten worden de budgetten daarom voornamelijk bewaakt op grond van extracomptabele registraties/projectcalculaties van de projectleider of budgethouder, Het risico hierbij is dat de registraties, waar daadwerkelijk op gestuurd wordt, niet actueel zijn ten opzichte van de boekingen in K2F en dat afwijkingen niet tijdig worden gesignaleerd en geanalyseerd. Voor goed financieel beheer en begrotingsrechtmatigheid is het belangrijk dat K2F goed inzicht geeft in het werkelijk gevoteerde krediet en de bestedingen. Wij adviseren u om de extracomptabele registraties periodiek aan te sluiten met de financiële administratie.
•
Bij twee projecten (Theater de Willem en de verbouwing Anne Frankschool) hebben wij geconstateerd dat er in K2F een overschrijding blijkt van de werkelijke kosten ten opzichte van het gevoteerde krediet. Bij beide projecten wijkt het gevoteerde krediet in K2F af van het krediet waarmee de projectleider werkt In de extracomptabele registratie. Het is onduidelijk of er werkelijk sprake is van een overschrijding van het krediet. Voor de jaarrekening dient voor deze projecten geanalyseerd te worden of ©r werkelijk sprake is van een overschrijding. Wij adviseren u ook om dit voor andere grote projecten vast te laten stellen.
•
Door het ontbreken van een verplichtingenadministratie ontbreekt in K2F een goed Inzicht van de stand van zaken van de projecten,
•
Bij één project is er sprake van een negatief geboekt bedrag onder de kosten. Dit heeft te maken met het feit dat alle bij de jaarrekening 2009 opgenomen verplichtingen in 2010 direct zijn teruggeboekt in de exploitatie en investeringen. Hierdoor ontbreekt het Inzicht voor welke verplichtingen inmiddels een factuur is ontvangen en waar mogelijk nog een factuur ontvangen wordt. Het risico van deze methode is dat een budgethouder zou kunnen concluderen dat er meer ruimte beschikbaar is op het budget en binnen deze ruimte verplichtingen aangaat.
Een ander risico is dat als In 2010 er geen factuur ontvangen is voor de verplichting, de factuur mogelijk nog in 2011 komt. Voor de jaarrekening 2010 dient van de verplichtingen 2009 te worden nagegaan in hoeverre deze zijn afgewikkeld en of dit nog leidt tot een verplichting in de jaarrekening 2010.
Deloitte Blad 11 van 16 28 februari 2011 11R0101
3.4
Voortgang interne controles rechtmatigheid
In het kader van de rechtmatigheidsoontrole voert de gemeente interne controles per proces uit op basis van het intern controleplan, In het kader van onze Interim-controle hebben wij aandacht besteed aan de stand van zaken, de kwaliteit en de uitkomsten van de rechtmatigheidscontroles. Uw gemeente heeft het normenkader 'Controle 2010' opgesteld. Deze is op 16 december vastgesteld In de raad, In het normenkader zijn de uitgangspunten voor de accountantscontrole van uw jaarrekening en rechtmatigheid opgenomen. Tevens is een overzicht van relevante wet* en regelgeving opgenomen met de gevolgen voor de controle op financiële rechtmatigheid en wie (SCD, SDD, GBD, Drechtwerk of de gemeente zelf) deze controle uitvoert. Tijdens de interim controle waren er beperkt interne controlewerkzaamheden uitgevoerd door de gemeente, Deze zullen begin 2011 uitgevoerd worden. Wij stellen voor om, indien mogelijk» in februari 2011 de aanpak, uitvoering, uitkomsten en kwaliteit van deze interne controle te beoordelen. Voor 2011 adviseren wij de interne controlewerkzaamheden meer te spreiden over het jaar, De voordelen van deze spreiding zijn: •
U kunt nog tussentijds bijsturen, omdat de uitkomsten van de interne controle rechtmatigheid eerder bekend zijn. Hierdoor staat u niet voor voldongen feiten bij het afronden van de interne controles;
•
Door het spreiden van de werkzaamheden kunt u de piek qua werkdruk in het eerste kwartaal van de gemeente beperken.
Tegelijkertijd merken wij op dat in voorgaande jaren het achteraf laten controleren op rechtmatigheid niet tot relevante kwesties heeft geleid. 3.5 V e r b o n d e n p a r t i j e n De verbonden partijen van de gemeente Papendrecht zijn opgenomen in de paragraaf verbonden partijen. Bij verbonden partijen bestaan in opzet financiële risico's die van invloed zijn op de financiële resultaten van deze verbonden partijen, Toezicht op de ontwikkeling van de financiële resultaten van de verbonden partijen is voor uw gemeente van belang, omdat bij slechte financiële resultaten mogelijk aanvullende bijdragen van uw gemeente worden verlangd. Uw gemeente heeft geen procedures en richtlijnen ten aanzien van het (periodiek) toezicht en monitoring op de activiteiten van verbonden partijen. De planning- en controlcyclus van de verbonden partijen sluit niet aan op die van uw gemeente. Wij adviseren u de diverse planing- en controlcycll met elkaar te synchroniseren.
Deloitte Blad 12 van 16 28 februari 2011 11R0101 Regionale ontwikkelingen binnen de verbonden partijen verdienen belangrijke aandacht van de gemeente Papendrecht. De financiële resultaten van drie belangrijke verbonden partijen in regioverband (regio ZHZ, gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden en Drechtwerk) waren de laatste jaren niet stabiel. Achteraf is uw gemeente met enkele negatieve resultaten geconfronteerd. De vraag hierbij is deze verbonden partijen uw gemeente voor zover mogelijk hier tijdig over hebben geïnformeerd om u in staat te stellen hier meer vooraf op te kunnen sturen (kaderstellen). De ambtelijke en bestuurlijke goverance dient hiervoor te worden aangescherpt. Het opstellen van een nota verbonden partijen is hierbij een goede start. Op basis van risico-analyse (mate van invloed, financiële risico's en politieke risico's) kan uw gemeente per verbonden partij nadrukkelijk kaders stellen die vervolgens worden gevolgd. Deze kaders hebben betrekking op inhoudelijke prestaties, budget, informatievooziening en cultuur (vertrouwen). Ook is het belangrijk de bestuurlijke en het ambtelijk toezicht (bijvoorbeeld via het controllersoverleg) op beleids- en verantwoordingsdocumenten van verbonden partijen verder te formaliseren en uit te werken. Het is raadzaam dit in regio Drechtsteden-verband met de gemeenten en de vebonden partijen op te pakken, Ook hierbij is het aspect van cultuur (vertrouwen) belangrijk. Bij de bestuurlijke en ambtelijke monitoring staat centraal in hoeverre sprake is van een attitude bij de verbonden partij dat zij als verlengstuk van de gemeenten dicht bij de gemeenten moeten staan en transparant zijn in besluitvorming en verantwoording. De conclusie is dat vooor een goede informatiepositie procedures moeten worden afgestemd met de verbonden partijen en dat In gezamenlijkheid een set van afspraken tussen de gemeenten en de verbonden partijen moet ontstaan, die de onderlinge verbanden verder versterken. Uw gemeente heeft zicht op en besteed aandacht aan de verbonden partijen en probeert haar invloed uit te oefenen. Dit heeft echter nog niet tot een betere performance geleld bij de verbonden partijen,
3.6 Detairbevindmgen overige processen Beheer debiteuren en tussenrekeningen Het SCD verstrekt voor de tussenrekeningen periodiek een overzicht met onderliggende specificaties en analyses, Uw organisatie beoordeelt deze specificaties en tussenrekeningen. Hetzelfde geldt voor het beheer van de debiteuren. Uw gemeente ontvangt periodiek een overzicht met de stand van zaken naar ouderdom van de debiteuren en de ondernomen acties, Deze lijst wordt ook vanuit de gemeente actief bijgehouden. Dit is een verbetering ten opzichte van voorgaande jaren, 3.7 F o i l o w - u p b e v i n d i n g e n De managementletters van 2008 en 2009 bevatte diverse verbeteradviezen. In bijlage 1 bij deze managementletter is de stand van zaken voor alle openstaande aandachtspunten ten tijde van de interim-controle 2010 vermeld, Onze conclusie is dat met name in de samenwerking met het SCD en QBD stappen zijn gezet In de onderlinge informatievoorziening en de bewaking hiervan vanuit de gemeente. De uitvoering van de interne controles rechtmatigheid blijft een aandachtspunt,
Deloitte Blad 13 van 16 28 februari 2011 11R0101
4. Jaarrekening 2010 In deze managementletter hebben wij per proces aangegeven welke maatregelen wij adviseren ter verbetering van de interne beheersing. De aandachtspunten in het kader van de interne beheersing zijn belangrijk voor het verder op orde brengen van het financieel beheer, maar behoeven niet in alle gevallen afgerond te worden voor het samenstellen van de jaarrekening 2010. Daarnaast zijn er constateringen waarvan de werkzaamheden wel moeten plaatsvinden in het kader van de jaarrekening 2010, Voor de diverse onderdelen van de jaarrekening heeft overleg plaats gevonden tussen uw gemeente, het SCD en Deloitte omtrent het opsteltraject en waar uiteindelijk de accountantscontrole plaats vindt. Deze afspraken worden begin 2011 verder geformaliseerd. Wij gaan ervan uit dat het vroegtijdig maken van afspraken leidt tot een efficiënter en soepeler controleproces en zien dit als een goede ontwikkeling. Over de specifieke attentiepunten zoals deze in het kader van de begrotingsrechtmatigheid, niet uit de balans blijkende verplichtingen (claims en borgstellingen), aan derden uitbestede activiteiten, de interne frauderisicoanalyse en de overige met u gemaakte afspraken zullen wij u afzonderlijk informeren.
5.Tot slot Deze managementletter is op 25 januari 2011 besproken met de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller van uw organisatie. Wij gaan ervan uit met deze managementletter een bijdrage te hebben geleverd aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie. Wij zijn graag bereid onze bevindingen mondeling toe te lichten. Hoogachtend, Deloitte Accountants B. V.
W. Kalkman RA
Bljlage(n):
Follow-up adviezen uit voorgaande jaren.
Deloitte
03 N 03 "O C/3
CD
8
cd • 'I
>
O J3 O t_
j
k_ 03
03
03
c
cd
cd
>
.sCOe cd _Q Q. O
E o C/3
03
> <
"O
c
£0
03
+-»
e
^ 'o
03
^ ~* 3 i_
03
5
E P 03 "o c co
>
jD
"ca
"al Z
H-
cti
03 "O
CD *i
.n •
2;
c cd
'c ■ O) O.
>
C 3
■d e
.o! CD f
U3 j
?I
CO j
0
E:
3
"CED
ÊZ CD
O
"5
c
■
CD
Blad 1 28 feb 11R01
E £ "c.
CD Q)
I
• 1 ^ • r H ■
03
:Ë "0 c m .E *s
03 C
03
'R
'S
c
C 03
£m 2 CD Ö3
g 03
*N
03
c
.c 03
4) Ui
E
03 é
t_
cc
%
m ■o
E o
03 O
J2 ld
P
2
t
*5
P
E
03 03:
Ei 03
■a
<
ÜD
03 O
03 "O
e
JD
c0
£
c
B
;
-#-* .90 c O) 0 c .£ c/3,
.9a s
>
cö •f f 0) X
tö 1
CD O)
"5 ■**
"O O
s C/3 CD
>
0
03 *C CO £
03
*03 E
O) C 03 O
5
03
O 1—
P H
ca
I = c
03
03 C C '
E
cd
>
03
c ,
"E
P
03
"O,
> E cti ,_ ^f 0
Cd C
_03 ,
c
:Q3
cd"
03 ^3
C 03
CD
bo
>
03
03 ; J3 , JQ \ 03 , SZ C3) ' O O , CVJ !
0)
0) N
0)
c 03 D3
I
03
>
o O
cd cd
ü
c
s
£*
c o
cd cd bA u O O
10
o>:s C
03
■s
^£ ï 0
N ; C : 03 5 03 '
0
CD
">
T3 03
-•-» 03
-H-■
X
X
Q
£0 03
e O O
Jïï •03 Ö C
cd ,£
c
>
©
03
c
2 *3
CQ
ig 03
0 M=s
"ü
03
-o
cd
>
E o iS '3 03
Q
CD O O CM
*ZZ =3
TJ Cti
0 0
1
ö)
C/3 CD
03
'c
03 O
8>
CÖ
c cd 03
"O
03 T3
3 03 T3 :sr* 00
&
cd
D) C
CD
C/3
03 03 3 O
CU
■q
'm j-
tJ 03
"cd
E
Ë ie o
c:
03
DC
03 JLL
03
O) Cd
sz o 0) DC
Deloitte CD
E
c
CÖ E
E
ï O E 03 O) >
■>'•
,
,
CU
O)
~
ra E "ra
tf\..'
CD CD E
Ë c5
E 'S x:
ra "2 o o
'<," < ' $. "''
CL
w "E CD
Ë
8 o CD E
E
CD O)
ca "E CD,
o
1
§
E
CD
CD
— ra as *±
>
T5
E
ca E m "O
Ö
i
0) E
J5 (3)
"o E CD
CM
la c
I
CD
0)
E
x: ■t-j CD
J3 E
ü3 co
E
É
CL
13
CD
.52
T3 E cd
*Ë
ca
ra O
■a
ca
5
03 ■a
m B
CD
15
CD
c CD
ra
_E
•E, "fsi
;
*
CD ■o E
x! Ü
C
cd i—
a. ui
>
03 Ö
Cü
ra
1
m
ca
03
E cd
o
>
J= 03
Xï
"cd
cd
.E
Q.
CD 1E3
E
o
E Ê
E 0
M E
ra ra _CD Ü5 ca
03
>
ra
'N
.s
CD t3 C
ra
'13
CD O
ë
T3
JE
ü CD
ca ca E
i
E* 03
sz
E cd CD
03
ra
c
CD CL
>
*' J'if,' "55 ' *'"' ''^/* — >
ca CL E CD
CD CD
<
E
03 CD
£ o
3E
>
CD
ra CD
03
05 O
O
CVJ CD CD
^s E CD
E
CD
ra cd E
ca 5
c
ra E CD
x: c
CD E CD
ra .E to ca eb
m
CO T^ E 03 CO
co 3
"Ö3
g o "Ë S
5
E
ra
3 Q.
03
cd
CQ 03
E 03
E 03
ra cd c ca E
1
E CD CD
E
5c CD 03
E 03
N CD
Q Q CO
0 E
03
■a 03
x: o 03
Q
03 O "D O
>
c oE
03
c
ra ra
>
Q. O
; 't
03
ra
ë o EL CL cd
E
CD.
— ra
E 03 03
ra
o E
E^
ü
w
"N
'S
cl
w.
.5
ca
lil
8 03
Ü
B 3
Ë Q
> 03 c co
E
03 O O CL E 03
ca ca Q
a. _g o
c/3
e
a
C3
Q Ü c7) 03
X 03
E e
ra E
Ü cd 03
03
'S
E 03 O 'E
ra c ca
03
X)
o o "S ca
3
"g 03 O
> ra 03
'5 "CD E E
03
*ca
03 .« > tl
E 03
E 03
"co
ca
ca CL co
ca
03
e > 03
E
O co
ra
ca cd
c
5
03
I CO
E CD T3
ra
c
ca
CD
'E
t3
a
-o E 03 J£ CD
tl
CD T3 E O
CD
CD ra E
CD
c o
CD
T3 E
ca
>
1
E CD
E 03
E
CD O)
ca 2
ca
03
JD
E
03
E 03
> ra CD o ra M 03 ra
CO O O CM
O CM
ca
.92 c
>
c
JD 03
> ra o ra E03 CO
03
O
E
03
03
E
CD 3
CD
"al
03
cd
c
x:
E CD J£
O
| CD CL
"8
x:
■a E
o
CD
03 E 03
ca 5
"D
03
'S o
03
■o
ra xi
>
E CS
co e\j *-
!5
ra e
> CO CD CO
cd
CD CL "O
|cOr-
ca ca 'f/T
5
Q.
>O
"E"
e
2 o
CD
=
E CD CO
LO
CD T3
E
O
O
■>
ra
E 03
8 ra o
E
CO TT
03
_Q
E
03 "O E O
S
E
tfl ra
O
L_
CO 3
ra
B
03
N
O) E E J3
co E 03
Ê
ca 25
.£,
"d E 03
CD
O) Ö E
E CD
c
03
CD CD
CL O CD "O E
CD T3
m m
E 03 03
la r£ Q 03 CL cö
E
CL 3'
ra
1
03
Q
ü
ü)
s
ca "o 2 £
E 03 "O CD
x: "03 ■D
8 £ E CÜ
i
03 CD
to ca ra
>
N E 03 E ra
ca 03
>
■E,
cö
b >
03
Q c
J Ë i 03 •g CL CD w > *cl ei ca
ï
E
I 'M
3
E 03
x:
CM
C
E
E 03 T3 0)
o o E
CD
03
ta
J
>
O CO
B
cd
"> 1
E
E o E 03 03
ca ca
E CD
E
ra >
E ^O
>O
3 Ë Cl)
s
E 03
03
CD
E
E
%
!
E o M m
CD "O
co co
"èü x:
O
03
O CQ
c
S
ra E
>CD CM $ ra co CD o ra E ca g E ra
ca o o
co
\
5
;
O
CD Q
o
3 '
CQ
"CD
■ij
CD
tÖCS Q,
CÜ
ei
ö
co
v>
12 ca
ca
11 o E ra o E
Q
0) xi
\
E
CD
>
\
"E
0)
CD
?:f;
CD ■o
■o
o CL Ö
E CD
ca cd
"O E 03 CD ■c CD ■o E
O
e
^ 1 03 ! Oïi "co cd
>
co 03 T3
CD E
S
:
CD ■o C33i
•*— ■D
;
"E E
Deloitte O
CD
E
öï E
03
E CD
öï
03 T3 E
£
Cd
E
3 05
m OT
td
a3 03 CD "ö
CD
03
"O CD
E
03 +-;
._
03 D)
03 03
C 03 CO
Ifl
>
E
*=■ ,iï
G
5
S?
Q
e
Ü
J Q
03 .Q 03
03
Cd
£0
E
es E
03 öï E
E
S
c
03
03 Oï
13
E E o
O)
E 03 O Cd Cd
O?
öï C
e 03 J£
£ "N E 03 "ö E 03 O ■o
O
> E
03
Ë
E
0)
c
03 03 CO D E
ca
>
03 03 SZ 03 CD
T10
>
CD
CS Cd
O
E 03 E
Ü Cd öï
cd
03
c -Ë
k_
03 3 03
15 03 "O
E
>
g 03
>
Q3 O
E co
T5
E
s I
3
"E 15
E
E 03
k-
E
O O
c
03 03 ö)
o E
"5
C
1 i:
cd
TE 3
S
o
C/3
e
c
LU
CO E 03
öï
c
j *
§ E 03
E
Cd £0
> 03 03
.E
C 03
cd
3 03
o
1Q 03 "ö
Qu
E
CO
03 03
"> "O CÖ 03 CÖ
E
t/J O
o
;
03 "E 03
c
B
E 03
:
E 3 Q.
Q O
E 03 JQ
co
C/3
u
03 SZ
cd ■o E CÖ
E "5J E E 03
03
E
■*»
.50
1 * * cc
'E
.Ë
E
CÜ CM T -
13
iS
< O ü W
J032
>
E 03
>
x: 'SS
05
ets
to
E
E O
u
Ö!
03 SZ
fe o 03 ■D
E 03
E CO
>
E 03 C CD "d
e o
03 c 03 CL CL cd
O) E TJ E O
sz
03
>
■ö "03 SZ öï
"cd
E £ o 03
c 'ei 03
-o E CS
> i_
'-ö
03 T3 Cü
CL
O 03 O E
T3 *03 E öï
E 03
E
Q.
03
3
E 1 o u.
CS
sz
s
DC
E E
03 CL
03 CO E
cd
öï E E
2 03
CD
CD 12
2
N O
O CM
.^
£E E
O Öï
03 03
03 SZ.
T3
O Ü
OO O O CM
03 4U jD
3 2
03 "ö 03
03
C/3 CD CO
i_
CO E CO Dï
co E 03
n03
o o
c
E
.E ö)
"E
-S3 00 -r=
03 öï O
O
^
O)
c
03 N 03 T3 CL
,03
eg
T - J D ▼-
-n
CO O
00
td „_
E. 8
>
O
E o
en -I
E
c
4-»
E 03 CO
S o
E
E 03 03 C/ï D
O E
E
O
E 03 03 ■a
TD
03
03
.Q
I 5 >
03
öï
O
"o
LL
>-=*
03 T3
O) O O CM
c 03 C30 O O CM
O
CO E 03 03 E 03
'B 3
