Bestek S&L/AO/315/2012 1/35
Bestek: Algemene offerteaanvraag met als voorwerp de levering in « SaaS » mode van een software voor het beheer van de automobielvloot van de FOD Financiën. Bestek nr S&L/AO/315/2012 Opening van de offertes : 12 september 2013 om 14h30
Bestek S&L/AO/315/2012 2/35
INHOUDSTAFEL
A. ALGEMENE BEPALINGEN. ...................................................................................................... 3 1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT. ...................................................................................................... 3 2. DUUR VAN HET CONTRACT. ........................................................................................................................... 4 3. AANBESTEDENDE OVERHEID – AANVULLENDE INFORMATIE. ............................................................................ 5 4. INFORMATIESESSIE ....................................................................................................................................... 5 5. INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES...................................................................................................... 6 5.1. Offertes verzonden via elektronische middelen .................................................................................. 6 5.2. Niet via elektronische middelen ingediende offertes ........................................................................... 7 5.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte ..................................................................... 8 6. LEIDENDE DIENST- LEIDEND AMBTENAAR. ....................................................................................................... 9 7. BESCHRIJVING VAN DE TE PRESTEREN DIENSTEN............................................................................................ 9 7.1. Algemene omschrijving ....................................................................................................................... 9 7.2. Functionaliteiten en de organisatie van de operationele gegevens .................................................. 10 8. DOCUMENTEN DIE DE OPDRACHT REGELEN. ................................................................................................. 15 8.1. Wetgeving.......................................................................................................................................... 15 8.2. Documenten betreffende de opdracht. .............................................................................................. 15 9. OFFERTES.................................................................................................................................................. 15 9.1. Gegevens die moeten worden vermeld in de offerte. ....................................................................... 15 9.2. Structuur van de offerte ..................................................................................................................... 16 9.3. Geldigheidsduur van de offerte ......................................................................................................... 17 10. PRIJS. ...................................................................................................................................................... 17 10.1. Prijs. ................................................................................................................................................. 17 10.2. Prijsherziening. ................................................................................................................................ 18 11 KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA ................................. 19 11.1. Kwalitatieve selectie. ....................................................................................................................... 19 11.2. Regelmatigheid van de offertes. ..................................................................................................... 22 11.3. Gunningscriteria. ............................................................................................................................. 22 12. BORGTOCHT............................................................................................................................................. 26 13. OPLEVERING VAN DE GELEVERDE DIENSTEN............................................................................................... 27 14. UITVOERING VAN DIENSTEN. ...................................................................................................................... 27 14.1. Clausule betreffende de technologische evolutie............................................................................ 27 14.2. Plaats van uitvoering van de opdracht en bijzonderheden ............................................................. 28 14.3. Uitvoeringstermijn ............................................................................................................................ 28 14.4 Te respecteren normen en standaarden .......................................................................................... 28 14.5 Kwaliteit van de diensten.................................................................................................................. 29 15. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN. ............................................................................................. 30 16. BIJZONDERE VERPLICHTINGEN VOOR DE LEVERANCIER ............................................................................... 30 17. GESCHILLEN............................................................................................................................................. 31
B. ADMINISTRATIEVE BIJLAGEN .............................................................................................. 32 BIJLAGE 1 : OFFERTEFORMULIER .................................................................................................................... 32 BIJLAGE 2 : PRIJSINVENTARIS ........................................................................................................................... 34
Bestek S&L/AO/315/2012 3/35
Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen NORTH GALAXY – Toren B – 4e verd. Koning Albert II laan 33 – bus 961 1030 BRUSSEL
Bestek nr° S&L/AO/315/2012 Algemene offerteaanvraag met als voorwerp de levering in « SaaS » mode van een software voor het beheer van de automobielvloot van de FOD Financiën.
A. ALGEMENE BEPALINGEN. BELANGRIJK Overeenkomstig artikel 3, paragraaf 1, van het KB van 26 september 1996 wordt de aandacht van de inschrijvers erop gevestigd dat in dit bestek werd afgeweken van: - - artikel 5 van de bijlage aan het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de borgtocht en meer bepaald wat de aanpassing van het bedrag van de borgtocht betreft op basis van het jaarlijks bedrag wegens het meerjaarlijks karakter van de opdracht, wegens de mogelijkheid om ieder jaar de opdracht te beëindigen, wegens de recurrente aard van de prestaties en wegens de abnormale meerkosten die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het in aanmerking te nemen bedrag het globaal bedrag van de opdracht was berekend voor de oorspronkelijk voorziene duur van vier jaar. - - artikel 20 van de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 inzake de straffen omwille van het belang dat wordt gehecht aan de beschikbaarheid van de dienst en het nadelige karakter dat een gebrek in de uitvoering van onderhavige opdracht zou hebben.
1. Voorwerp en aard van de opdracht. Onderhavige opdracht heeft als voornaamste voorwerp de levering in « SaaS » mode van een software voor het beheer van de automobielvloot van de FOD Financiën, voor een periode van maximum 7 jaar. De dienstverlener van deze opdracht zal zich eveneens bezig houden met de onderhoudsdiensten van de software en zal ook opleidingen verschaffen voor het gebruik ervan. De dienst Fleet management van de FOD Financiën verstrekt binnen de Stafdienst Logistiek voertuigen en aanverwante facilitaire dienstverlening aan haar interne klanten. Met behulp van een adequate software applicatie willen wij een autonoom en kwaliteitsvolle dienstverlening kunnen voorzien. Hieronder wordt verstaan: -
een continu- en efficiënt beheer en dienstverlening kunnen verzekeren; een transparante rapportering kunnen aanreiken; een duurzaam en optimaal “Fleet” beleid kunnen voeren.
Bestek S&L/AO/315/2012 4/35
Er zal tevens gestreefd worden om een centraal overzicht van alle “Fleet” activiteiten in kaart te brengen om de beleidsbeslissingen te ondersteunen, of te vergemakkelijken gestoeld op vooraf gedefinieerde KPI’s, o.a.: gemiddelde verbruik per type voertuig; levensduur; euroscores … zodat een optimalisering van de kost kan worden nagestreefd. Door middel van geautomatiseerde en op elkaar afgestemde processen zou de applicatie de dienst Fleet management in staat moeten kunnen stellen haar werking en dienstverlening beter te organiseren. De aanbestedende overheid kan het invoeren van de inhoud van de databanken (afkomstig van dienstenleveranciers) opvragen tijdens de uitvoering van de opdracht. Hiervoor zal de Fleet management applicatie ook een module voorzien die toelaat om de aangeleverde data van deze dienstenleveranciers op te laden in de applicatie. Deze module zal onder meer de correctheid van zowel de structuur als de aangeleverde data nagaan en indien nodig hierover rapporteren. Deze module zal de meest courante uitwisselingsformaten kunnen verwerken die er op de markt zijn. De gekozen procedure is deze van de Algemene Offerteaanvraag. Het betreft een opdracht met gemengde prijzen (K.B. 8 januari 1996, art 86). De inschrijver stelt voor in haar offerte : Een jaarlijkse globale prijs voor de ter beschikkingstelling van de software in SaaS mode. De eenheidsprijzen voor de organisatie van een opleiding, in het Frans en het Nederlands, voor een groep van 10 gebruikers. De prijs voor een prestatie van ondersteuning ter plaatse, in een gebouw van de FOD Financiën, gelegen in België. De jaarlijkse eenheidsprijs voor het invoeren van gegevens door de leverancier. Het betreft een opdracht van diensten. Varianten zijn niet toegestaan. Deze opdracht bestaat uit een enkel perceel. 2. Duur van het contract. Het contract vangt aan vanaf de 1ste dag van de maand die volgt op de dag van kennisgeving van de gunning van de opdracht. Zij wordt afgesloten voor een periode van vier jaar. Elke partij kan echter een einde stellen aan het contract aan het einde van het eerste, tweede of derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt: - minstens drie (3) maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract opzegt, - minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt; Aan het einde van de periode van vier jaar, en op uitdrukkelijk verzoek van de aanbestedende overheid, kan het contract onder dezelfde voorwaarden en zonder onderhandelingen, per jaar verlengd worden en dit voor zover de totale duur van de opdracht de zeven jaar niet overschrijdt.
Bestek S&L/AO/315/2012 5/35
De aanbestedende overheid informeert de dienstverlener ten minste drie maanden voor de verjaardag van het contract over zijn intentie tot verlengen. 3. Aanbestedende overheid – Aanvullende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische Staat vertegenwoordigd door de minister van Financiën. Verduidelijkingen betreffende het voorwerp van de opdracht kan worden verkregen bij: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Mijnheer François HUSSON, Verantwoordelijke van de Dienst Fleet Management Koning Albert II laan, bus 979 – 1030 BRUSSEL Tel :
[email protected] Verduidelijkingen betreffende de procedure kunnen worden verkregen bij : Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen Koning Albert II laan, bus 979 – 1030 BRUSSEL e-mail:
[email protected] 4. Informatiesessie De aanbestedende overheid heeft besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers. Tijdens deze sessie, zal er alleen maar geantwoord worden op schriftelijke vragen. Deze vragen kunnen uitsluitend per e-mail worden ingediend op het adres
[email protected]. Alleen de vragen die 8 kalenderdagen vóór de informatiesessie, te weten 19 augustus 2013 om 16u00, ten laatste toegekomen zijn bij de aanbestedende overheid, zullen tijdens deze sessie worden behandeld. Alle vragen dienen verplicht duidelijk te verwijzen naar de bijhorende referenties van het bestek (bijvoorbeeld deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina1) met vermelding van de taal van het bestek (de paginanummers kunnen verschillen naar gelang de taal van het bestek). In het onderwerp van de e-mail, duidt de inschrijver « Software Fleet SPF Finances » aan. Deze informatiesessie zal plaatsvinden op 27 augustus 2013 om 10u00 in een van de vergaderzalen van het NORTH GALAXY gebouwencomplex, bereikbaar via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL. Er wordt aan de kandidaat-inschrijvers verzocht om zich kenbaar te maken via het volgende emailadres:
[email protected] en de naam en de functie van de perso(o)n(en) die hen zal vertegenwoordigen. Omwille van organisatieredenen zal een maximum van 2 personen per firma worden toegelaten. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om personen de deelname aan de informatiesessie te weigeren die zich niet binnen de 24 uur voor aanvang kenbaar hebben gemaakt.
Bestek S&L/AO/315/2012 6/35
Aan de ingang van de vergaderzaal zal op een formulier dat ter beschikking wordt gesteld aan de deelnemers worden gevraagd om de identiteit van het bedrijf dat ze vertegenwoordigen, hun naam en hun handtekeningen op te geven. De aanbestedende overheid zal het verslag van de informatiesessie publiceren op de website van de FOD FINANCIËN http://financien.belgium.be onder de rubriek “Overheidsopdrachten”. Als er geen vragen worden gesteld binnen de voorgeschreven termijn, dan zal er geen verslag gepubliceerd worden. BELANGRIJK Om deel te nemen moeten de bezoekers aan de hand van een door een verantwoordelijke van hun bedrijf ondertekend document kunnen bewijzen dat ze tot het genoemde bedrijf behoren. Als dit document niet wordt voorgelegd, kan de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid de bezoeker de toegang weigeren Indien de kandidaat-inschrijvers incoherenties, onnauwkeurigheden, enz. in het bestek opmerken, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk voor de informatiesessie, volgens dezelfde modaliteiten dan deze voor het zenden van de vragen, kenbaar te maken. De FOD Financiën hecht een groot belang aan de gelijkheid van de inschrijvers en stelt dienovereenkomstig zijn bestekken op. Indien een kandidaat-inschrijver desondanks meent dat zijn kansen verminderd of zelfs gereduceerd worden door sommige specificaties van het bestek, dan wordt zij uitgenodigd dit schriftelijk ten laatste tijdens de informatiesessie kenbaar te maken. Mocht dit het geval zijn, dan zal de FOD Financiën, indien zij het nodig acht, het in acht nemen en het bestek aanpassen. 5. Indiening en opening van de offertes De offertes worden, vóór de opening ervan, ofwel elektronisch ingediend via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel via de post (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) verzonden, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. 5.1. Offertes verzonden via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. Afgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in S&L/AO/315/2012 gescand om ze bij de offerte te voegen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996). De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met
Bestek S&L/AO/315/2012 7/35
elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. De veiligheidskopie is voor het overige onderworpen aan de op de offertes toepasselijke regels van dit bestek en het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website : http://www.publicprocurement.be of Via de e-procurement helpdesk (tel: +32 (0)2 790 52 00 of E-mail
[email protected]) BELANGRIJK 1. Het is de inschrijver aangewezen zich aan te melden de dag vóór de opening van de offertes ten einde contact te kunnen opnemen met de helpdesk van e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de site https://eten.publicprocurement.be/ op te lossen. 2. Men moet rekening houden dat de grootte van het bestand ingediend via elektronische weg de 350 Mo niet mag overschrijden. 5.2. Niet via elektronische middelen ingediende offertes De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend: - ofwel persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; - door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, ten laatste op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes; - per post. Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover: -
de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer, en dat de offerte per aangetekend schrijven neergelegd werd ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor ontvangst van de offertes.
De offerte dient te worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel en een exemplaar op elektronische drager (cd-rom) in pdf-formaat of equivalent. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie (cd-rom) zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te vermijden dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet zou worden. Hij zal in zijn offerte melding maken van: het gebruikte programma voor de ScanVirus (en de versie ervan) en de garantie dat het medium is gecontroleerd en geen virus bevat.
Bestek S&L/AO/315/2012 8/35
De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een gesloten omslag worden gestopt waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht: de referentie van het bijzonder bestek : S&L/AO/315/2012 de datum en het tijdstip van de opening van de offertes: 12 september 2013 om 14u30. Deze verzegelde omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen in de linkerbovenhoek: het woord: “OFFERTE” de referentie van het bijzonder bestek: S&L/AO/315/2012 indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes LACROIX Isabelle (FR) SPRUYT Raphaël (FR) WOUTERS Bart (NL) op de daartoe voorziene plaats: het adres van de geadresseerde.. De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat de NORTH GALAXY enkel toegankelijk is via de ingang “bezoekers”, gelegen op de benedenverdieping, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Er weze op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen. De offertes moeten worden verstuurd naar of worden ingediend op het volgende adres: FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIEN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen Ter attentie van Mevrouw Isabelle Lacroix North Galaxy - Toren B - 4e verdieping Koning Albert II-laan 33 - Bus 961 1030 BRUSSEL Op 12 september 2013 om 14.30 uur zal in een van de vergaderzalen van de NORTH GALAXY, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL, worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen). 5.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Als een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil intrekken of wijzigen, dient dit te gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 105 van het koninklijk besluit van 8
Bestek S&L/AO/315/2012 9/35
januari 1996. Het wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte is mogelijk via de elektronische middelen die voldoen aan de voorschriften van artikel 81 quater van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds verstuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een correct door de inschrijver of diens gemachtigde ondertekende verklaring vereist. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte, nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of fax worden meegedeeld, voor zover dat: 1° ze toekomt bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes voordat hij de zitting opent; 2° ze wordt bevestigd met een aangetekende brief, afgegeven bij de post, uiterlijk op de dag die voorafgaat aan de dag van de zitting voor de opening van de offertes. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien gebruik wordt gemaakt van elektronische middelen die voldoen aan de voorschriften van artikel 81 quater van het koninklijk besluit van 8 januari 1996.
6. Leidende dienst- leidend ambtenaar. De leidende dienst zoals bedoeld in de artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden vertegenwoordigt de aanbestedende overheid. Alleen de leidende dienst is bevoegd voor het toezicht op de opdracht alsook voor de controle ervan. De leidende dienst is de Dienst « Fleet management ». Voor deze opdracht werd een leidend ambtenaar aangewezen Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Dienst “Fleet Management” Mijnheer François HUSSON, North Galaxy- Toren B-3e verdiep Koning Albert II laan 33 – bus 979 1030 BRUSSEL De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren. 7. Beschrijving van de te presteren diensten. 7.1. Algemene omschrijving I. Deze overheidsopdracht betreft de levering van een Fleet Management Applicatie (FMA) op basis van Software as a Service ( SaaS). De applicatie en de stockage van de gegevens, worden geheel beheerd door de dienstverlener. De leverancier van de applicatie (van de software) is verantwoordelijk voor het onderhoud en voor de beschikbaarheid. De aannemer begeleidt de volledige implementatiefase en verzorgt de opleiding. Het volledige systeem moet gehost worden op de servers van de weerhouden dienstleverancier. De applicatie moet een op zichzelf staande ICT toepassing zijn, (anders dan een in Excel of Access ontwikkelde toepassing) dat het professioneel beheer van een wagenpark toelaat.
Bestek S&L/AO/315/2012 10/35
De gebruiker (user) benadert de software door middel van web browser of light-weight desktop of mobile applicaties. BELANGRIJK De inschrijver wordt geacht kennis te hebben genomen van de eisen betreffende de ICT standaarden van de FOD Financiën betreffende de nieuwe gecentraliseerde informatica structuur (beschikbaar op de portaalsite van de FOD Financiën op het volgend adres : http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/ ). Door het neerleggen van zijn offerte, engageert de inschrijver zich tijdens het uitvoeren van onderhavige opdracht tot het respecteren van deze actuele en toekomstige fundamenten. II. De aangeboden FMA moet een vlot beheer van minimum 700 en maximum 1000 voertuigen toestaan, en laat multi-vlootbeheer toe die behoren tot verschillende administraties van de FOD FINANCIËN (Douane & Accijnzen ; Patrimonium Documentatie; etc.). Momenteel worden er gemiddeld 750 voertuigen opgevolgd. Hiervan zijn er vrachtwagens (5), bestelwagens (195), personenwagens (520) en moto’s (30). Een tiental personenwagens worden gehuurd (leasing) voor onze Managers. Al de andere voertuigen werden aangekocht. Een aantal voertuigen wordt omgebouwd tot interventiewagens, douane combi’s of gebanaliseerde voertuigen. 7.2. Functionaliteiten en organisatie van de operationele gegevens
I. De applicatie moet in het Nederlands (Nl) en het Frans (Fr) bediend kunnen worden; het Duits (D) is een pluspunt. Het is een pluspunt als de aannemer kan aantonen dat vlot kan overgeschakeld worden tussen NL en FR of D. De opvolging van de van kracht zijnde wetgeving betreffende voertuigen en aanverwanten wordt door de aannemer op de voet gevolgd. De aanpassingen worden snel in de applicatie geïmplementeerd en aan de gebruikersgroepen meegedeeld. Het beheer van de operationele gegevens moet zowel op centraal (De dienst Fleet management) als op lokaal vlak (lokale wagenparkbeheerders) mogelijk zijn. Verschillende toegangsniveaus zullen voorzien zijn of worden, per functionaliteit van de gebruiker , en per toegangsniveau nl. lezen (read); schrijven (write); bijwerken (updaten) of verwijderen (deleten). Er wordt geschat dat toegang zal worden verleend aan 200 beheerders of verantwoordelijken van hun respectievelijk wagenpark. De verantwoordelijke van de Dienst Fleet management moet op een autonome wijze toegang verleend worden tot de toegangsniveaus. II. De software zal het beheer van alle taken voorzien die noodzakelijk zijn om de werking van het wagenpark professioneel te laten verlopen. De FMA moet daarbij het beheer toelaten van alle facilitaire - en administratieve kosten die betrekking hebben op fleet , zoals: ongevallen, onderhoud, herstellingen, technische controle, brandstofverbruik, bestuurders, … en vervreemding van de voertuigen. De FOD Financiën zou zelf op een flexibele manier financiële inzichten van de op te volgen budgetten kunnen creëren zodat directe- en indirecte- alsook variabele kosten overzichtelijk worden en eventueel geoptimaliseerd kunnen worden.
Bestek S&L/AO/315/2012 11/35
Indien mogelijk zou de applicatie een module voorzien die de discrepantie tussen de gebudgetteerde en de actuele kosten niet te ver laat oplopen, dat naast het TCO ook de berekening van de reële gebruikskost van het voertuig kan worden achterhaald. Overzichtelijke rapportering hiervan is een bijkomend pluspunt. De automatische kostenspreiding/calculatie over de diverse entiteiten/afdelingen - indien deze door de toepassing kan worden gedragen zou een sterk pluspunt zijn. A. Op dit moment, baseert de Dienst Fleet management zich hoofdzakelijk op de inhoud van een databank samengesteld uit 6 tabellen « MS Access (2003) » om de vloot van de FOD FINANCIËN te beheren : Naam
Beschrijving
Kolom
Lijn
Tabel 1
Lijst van de voertuigen
33
886
Tabel 2
Jaarlijks aantal kilometers
21
894
Tabel 3
Herstellingen (kosten)
10
12.390
Tabel 4
Afgevoerde voertuigen
26
971
Tabel 5
Ongevallen
26
1742
Tabel 6
Verzekeringsmaatschappijen
5
140
Het betreft maximaal 30 MB aan gegevens. De aanbestedende overheid voorziet, voor de goede werking van de applicatie, om zelf de nuttige gegevens in te voeren. De keuze van de in te voeren gegevens gebeurt in samenwerking met de dienstverlener die zijn aanbevelingen overmaakt. B. De aanbestedende overheid kan het invoeren van de inhoud van de databanken (afkomstig van dienstenleveranciers) opvragen tijdens de uitvoering van de opdracht. Hiervoor zal de (SAAS) Fleet management applicatie (FMA) ook een module voorzien die toelaat om de aangeleverde data van deze dienstenleveranciers op te laden in de applicatie. Deze module zal ondermeer de correctheid van zowel de structuur als de aangeleverde data nagaan en indien nodig hierover rapporteren. Deze module zal de meest courante uitwisselingsformaten kunnen verwerken die op de markt zijn. De aannemer zal in zijn offerte een eenmalige forfaitaire prijs opgeven die hij per dienstenleverancier zal aanrekenen om het inlezen in de FMA vlot en correct te laten verlopen . III. Beleidsondersteunende data Naast de input van de operationele gegevens is het noodzakelijk dat de FMA de verwerking van de operationele gegevens toelaat zodat beleidsondersteunende gegevens op een grafische, gebruiksvriendelijke en eenvoudige manier kunnen worden gegenereerd. Deze gegevens zullen voornamelijk het Fleet beleid ondersteunen op het vlak van efficiëntie, - veiligheid en duurzaamheid. Deze beleidsdoelstellingen zullen de basis vormen voor de standaardrapporten die in de FMA zullen zijn opgenomen. Daarnaast of hierop verder bouwend moet vlot toegang mogelijk zijn tot de gegevens om de standaardrapporten te verfijnen, interactieve analyses te maken of om zelf eigen rapporten en queries op te stellen om o.a. tegemoet te kunnen komen aan b.v. parlementaire vragen of specifieke vragen van onze interne klanten. De aanwezigheid, binnen de toepassing, van een open gedocumenteerde datastructuur, die gebruikt kan worden door een Business Intelligence Tools dat integraal deel uitmaakt van de FMA, is tevens een pluspunt.
Bestek S&L/AO/315/2012 12/35
IV. Beheer van de verzekeringen De FOD FINANCIËN is zijn eigen verzekeraar1. Op termijn kan deze situatie echter evolueren. De aanbestedende overheid geeft zijn voorkeur aan een applicatie die de volledige opvolging van ongevallendossiers toelaat. V. Communicatie d.m.v. de applicatie tussen de verschillende beheerders Communicatie is een cruciaal onderdeel van de dienstverlening en noodzakelijk in een grote organisatie als de FOD Financiën. De applicatie zal voorzien zijn van geïntegreerde communicatiemiddelen zodat de opvolging van de dossiers vlot kan verlopen. Het is dan ook wenselijk - om vanuit de fleet management tool - in de taal te kunnen communiceren van de te bereiken bestuurders of beheerders d.m.v. een geïntegreerde - of in samenwerking met de bestaande e-mail servers. VI. Veiligheid Om veiligheidsreden moet het mogelijk zijn om in te loggen via een HTTPS / SSL 2 . Een minimum aan toegangsbeveiliging ( paswoord per gebruiker,…) wordt voorzien. BELANGRIJK De inschrijver verbindt zich ertoe: - de gegevens enkel te gebruiken voor de in dit bestek voorgeschreven doeleinden; - het naleven en laten naleven van de geheimhouding van de informatie meegedeeld door al de personen die in aanmerking komen om met deze gegevens te werken; - het nemen van alle nuttige voorzorgsmaatregelen teneinde de veiligheid van de informatie te bewaren of door te sturen en in het bijzonder tot het verhinderen dat de informatie vervormd, beschadigd of gecommuniceerd wordt aan derden; - om de geleverde informatie onder welke vorm ook niet door te verkopen of te verspreiden aan derden; - om de doorgegeven informatie niet te misbruiken, in het bijzonder voor doeleinden inzake onderzoek of identificatie van personen.
VII. Flatfile Een maandelijks upgedate flatfile zal ter beschikking worden gesteld van de opdrachtgever. Het is de bedoeling om alle operationele gegevens ten minste maandelijks (of op bijzondere vraag) op te slaan in de vorm van ASCII-code, zodat bij ernstige problemen de continuïteit van de dienstverlening van het Fleet management van de FOD Financiën kan worden gehandhaafd. Een beschrijving van de structuur van de wijze waarop deze flatfile is samengesteld, zal in de te leveren flatfile worden geïncorporeerd.
1
2
21 November 1989, Wet betreffende de verplichte aansprakelijkheidsverzekering inzake motorrijtuigen. Meer bepaald Art. 10 § 1. SSL : secure sockets layers - zijn encryptie-protocollen die communicatie op het Internet beveiligen.
Bestek S&L/AO/315/2012 13/35
Een laatste versie van deze flatfile zal worden ter beschikking gesteld aan het einde van het contract. VIII. Handleiding Een gebruikers handleiding (user handleiding) in het Frans, Nederlands (Duits is een pluspunt) zal in digitale vorm ter beschikking worden gesteld van elke gebruiker. Een uitgeprinte versie zal in beide landstalen bij de offerte mee worden opgezonden. IX. Opleiding Opleidingen zullen worden voorzien voor ongeveer 20 sleutelgebruikers (key users). De lessen gegeven in groepen van ongeveer (10) tien - zullen aangeboden worden binnen de hiervoor voorziene vormingsinfrastructuur van de FOD Financiën. De prijs die hiervoor zal worden aangerekend wordt uitgedrukt in eenheidsprijzen: in EUR voor een groep van ongeveer 10 personen; in het Nederlands of in het Frans op verzoek van de aanbestedende overheid. De inschrijver beschrijft in zijn offerte het opleidingsprogramma en het aantal uren die hij noodzakelijk acht opdat de groep effectief bekwaam is om de toepassing te kunnen aanwenden. Het aantal deelnemers aan de opleiding, aangeduid in onderhavig bestek, moet worden beschouwd als het vermoedelijk aantal deelnemers. Doelstellingen van de opleiding : de FMA effectief kunnen aanwenden volgens hun respectievelijke toegangsniveau. BELANGRIJK De opleidingen zullen verstrekt worden in een lokaal die in het NORTH GALAXY gebouwencomplex ter beschikking wordt gesteld door de FOD FINANCIËN. X. Ondersteuning De dienstverlener biedt ondersteuning met haar eigen supportafdeling. De FOD financiën moet na de implementatiefase met al hun vragen terecht kunnen bij eenzelfde supportafdeling voor zowel technische als functionele vragen en dit zowel in het Nederlands als het Frans. Een uniek inbelnummer zal worden voorzien. De medewerkers van de supportafdeling zijn altijd op de hoogte van de eigen specificaties en implementatievereisten van de FOD Financiën. Op verzoek van de Fleet Manager moeten deze adviseurs ook ter plaatse komen om de medewerkers in het Nederlands of Frans te ondersteunen. XI. Onderhoud en technische documentatie A. Onderhoud Het onderhoud van de applicatie zal voorzien moeten worden. De dienstverlener neemt de correctieve en evolutieve onderhoud van de applicatie voor zich. De technische ondersteuning bevat ten minste de ondersteuning door specialisten van het product, die goed opgeleid en ervaren zijn en die in staat zijn om te kunnen antwoorden op technische
Bestek S&L/AO/315/2012 14/35
vragen alsook de technische problemen die verband houden met de goede werking van de software te kunnen oplossen. Betreffende het correctief onderhoud : Een prestatie van telefonische ondersteuning die toelaat de anomalieën te behandelen, is beschikbaar van maandag tot vrijdag van 9u tot 17u3. Het signaleren van de anomalieën kan, zonder termijn, bevestigd worden door een e-mail aan de dienstverlener. De dienstverlener voorziet in een diagnose van de anomalie en werkt zijn correctie vervolgens uit. Bij een blokkerende anomalie, rekening houdend met het signalement, gebeurt de interventie binnen de 24 werkuren. De dienstverlener spant zich in tot het corrigeren van de blokkerende anomalie in een zo goed mogelijke termijn, en biedt een tijdelijke oplossing aan. Bij een semi-blokkerende anomalie, wordt er rekening mee gehouden dat het signaleren uitgevoerd wordt binnen de 48 werkuren. De dienstverlener spant zich in om de anomalie te corrigeren en stelt een tijdelijke oplossing voor die het gebruik van de betrokken functionaliteiten toelaat binnen de 5 werkdagen. Bij een geringe anomalie wordt er rekening gehouden dat het signaleren gebeurt binnen de best mogelijke termijn, en stelt de dienstverlener een correctie van de geringe anomalie voor door middel van een nieuwe versie van de dienst die zal geleverd worden in het kader van het evolutief onderhoud. De inschrijver voegt bij zijn offerte een bijlage waarin een uitvoerige beschrijving wordt gegeven van de technische ondersteuning die in zijn offerte inbegrepen is. In deze bijlage moet een overzicht staan van de soorten vragen en technische problemen waarvoor een beroep kan worden gedaan op de technische ondersteuning en ook de vorm van de ondersteuning (bvb. helpdesk, forum, interventie ter plaatse, enz.) die voor elk van de soorten vragen en technische problemen wordt aangeboden. Ten slotte moet ook duidelijk worden aangegeven op welke manier de aanbestedende overheid een beroep kan doen op de beschreven technische ondersteuning en binnen welke termijn de vragen van de aanbestedende overheid worden behandeld. Betreffende het evolutief onderhoud : Het evolutief onderhoud van de software geeft de Dienst Fleet management het recht om, zonder extra kosten, te beschikken over alle nieuwe versies, voorlopige wijzigingen (service packs), correctieprogramma’s (patches) en andere updates van de software die door de fabrikant gedurende de duur van het contract worden uitgebracht. In het geval van wijziging binnen de applicatie, zal de nieuwe versie niet aan de FOD Financiën worden op gedrongen indien de nieuwe versie ervoor zorgt dat zij reeds beschikbare functies zal schrappen. Het feit dat de nieuwe applicatie extra functies bevat die niet interessant zijn voor de FOD Financiën, zal geen prijsverhoging kunnen rechtvaardigen. De FOD Financiën kan beslissen of hij een upgrade gedeeltelijk of volledig wil installeren. B. Technische documentatie en gebruikershandleiding De opdrachtnemer zal aan de aanbestedende overheid alle technische documentatie en gebruikershandleidingen bezorgen die nodig zijn voor het kunnen gebruiken en beheren van de applicatie en dit in het Nederlands en het Frans en, indien mogelijk, in het Duits. De documentatie zal meer specifiek bestaan uit de technische handleidingen die de kenmerken en de gebruiksregels van de software beschrijven. 3
Behalve de wettelijke feestdagen.
Bestek S&L/AO/315/2012 15/35
8. Documenten die de opdracht regelen. 8.1. Wetgeving - De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (BS van 22 januari 1994); - Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken (BS van 26 januari 1996); - Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage: algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (BS van 18 oktober 1996); - Alle wijzigingen aan de voornoemde wet en aan de voornoemde besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes; 8.2. Documenten betreffende de opdracht. - De in het Bulletin der Aanbestedingen en de in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal deel uit van het onderhavige bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden; - Dit bestek nr. S&L/AO/315/2012 de laatste versie ter beschikking gesteld van de indieners op de site van Financiën www.financien.belgium.be; - De offerte van de opdrachtnemer goedgekeurd door de aanbestedende overheid 9. Offertes. 9.1. Gegevens die moeten worden vermeld in de offerte. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en op artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de onverenigbaarheden. BELANGRIJK De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken alsook de samenvattende tabel van de leveringen en diensten. Indien echter andere documenten worden gebruikt, moet hij op elk van deze documenten verklaren dat het document conform de bij het bijzonder bestek behorende modellen is (art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en het offerteformulier inclusief de prijsinventaris worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver geeft aan welke taal hij kiest voor de interpretatie van het contract. Indien hij dit niet uitdrukkelijk aangeeft, wordt er van uitgegaan dat hij de taal kiest waarin zijn offerte is opgemaakt. De inschrijvers nummeren en paraferen elke pagina van hun offerte. Door zijn offerte in te dienen, ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze in de een of andere bijlage bij zijn offerte vermeld zijn. In de offerte moeten de volgende inlichtingen worden verstrekt: - Het totaal jaarlijks bedrag van het abonnement in letters en cijfers (exclusief BTW) ; - het btw-bedrag; - Het totaal jaarlijks bedrag van het abonnement in letters en cijfers (inclusief BTW); - de eenheidsprijzen (exclusief btw) ; - het btw-bedrag; - de eenheidsprijzen (inclusief btw); - de handtekening van de persoon die bevoegd is om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;
Bestek S&L/AO/315/2012 16/35
-
-
de datum waarop de voornoemde persoon de offerte heeft ondertekend; het complete inschrijvingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver bij de Bank van de Post of bij een andere financiële instelling; de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.
BELANGRIJK Voor elke offerte die wordt ingediend door een gemachtigde, voegt de lasthebber bij de offerte de rechtsgeldige of onderhandse akte (of een kopie van die akte) de bewijst dat hij ertoe gemachtigd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving is gepubliceerd .
9.2. Structuur van de offerte De offerte van de inschrijver moet uit de volgende 4 delen bestaan: Deel A « Administratief Deel » Dit deel bestaat uit de volgende onderdelen: I. Offerteformulier In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor: 1. het ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier; 2. voor elke offerte die wordt ingediend door een lasthebber: de rechtsgeldige of onderhandse akte (of een kopie van die akte) die door de lasthebber wordt bijgevoegd als bewijs dat hij ertoe gemachtigd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving is gepubliceerd. II. Documenten betreffende de selectiecriteria In dit hoofdstuk stelt de inschrijver de volgende stukken voor in de opgelegde volgorde: 1. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten de financiële en economische draagkracht van de inschrijver te evalueren. ∇ De verklaring omtrent de omzet betreffende de diensten waarnaar de opdracht verwijst, gerealiseerd in de loop van de drie laatste jaren. 2. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten de technische draagkracht van de inschrijver te evalueren. ∇
De referenties vereist onder punt 11.1 van het bestek.
Bestek S&L/AO/315/2012 17/35
Deel B « Financieel deel » Dit deel omvat: De ingevulde prijsinventaris (zie bijlage 2) ; Deel C « Technisch deel » In dit deel vermeldt de inschrijver alle informatie die de aanbestedende overheid toelaat om de offerte te evalueren op basis van de gunningscriteria opgenomen in punt 11.3.1 van onderhavig bestek. Dit omvat eveneens de bijlage die een gedetailleerde beschrijving van de technische ondersteuning die inbegrepen is in de offerte. Deel D « Bijlagen » In dit deel voegt de inschrijver alle bijlagen en nuttige documenten die niet worden geëist in de vorige delen. 9.3. Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag volgend op de datum van opening van de offertes. 10. Prijs. 10.1. Prijs. De onderhavige opdracht is een gemengde opdracht (K.B. 8 januari 1996, art. 86). De inschrijver voorziet in zijn offerte: Een jaarlijkse globale prijs voor de ter beschikkingstelling van de software in SaaS-mode. De eenheidsprijs voor de organisatie van een opleiding, in het Nederlands of in het Frans, voor een groep van 10 gebruikers. De eenheidsprijs voor een prestatie inzake bijstandsverlening ter plaatse, in een gebouw van de FOD Financiën gelegen in België. De jaarlijkse eenheidsprijs voor het invoeren van gegevens door de leverancier. De ontvangst van elke dienst kan het voorwerp uitmaken van een afzonderlijke factuur, of het nu gaat om het jaarlijkse abonnement, de opleidingen, de bijstandsdiensten of het importeren van de gegevens. De prijzen moeten in euro vermeld worden. De dienstverlener wordt geacht in zijn globale forfaitaire prijs alle mogelijke kosten die gelinkt zijn met de diensten te hebben inbegrepen (vergaderingen, documentatie, verplaatsingen, correspondentie, onderhoud, enzovoort). Alle prijzen moeten verplicht in euro worden vermeld.
Bestek S&L/AO/315/2012 18/35
10.2. Prijsherziening. Er wordt enkel een prijsherziening voorzien voor de prijs van het abonnement en voor de jaarlijkse eenheidsprijs. De regels voor herziening zijn als volgt: De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&B, Afdeling Wervingen, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel. De prijsherziening gaat in op: de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na vermelde datum eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd). De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule4:
S P = P 0 × 0,8 × + 0,2 S0
waarbij :
P
= herziene prijs
P0 = initiële prijs
S0
loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal = gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat
S
=
zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat.
Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be
4
Wet van 3 maart 1976 betreffende de economische herstelmaatregelen – Artikel 57
Bestek S&L/AO/315/2012 19/35
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid. BELANGRIJK De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging minstens 3% bedraagt ten opzichte van de prijs waarvan men de herziening vraagt.
11 Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria Enkel de regelmatige offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes volgens de gunningscriteria vermeld in punt 11.3.1 van dit bestek. 11.1. Kwalitatieve selectie. De persoonlijke situatie en de draagkracht van de inschrijvers worden onderzocht op basis van de onderstaande selectiecriteria. 11.1.1. Uitsluitingscriteria. BELANGRIJK Door zijn offerte in te dienen, verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de hierna vermelde uitsluitingsgevallen bevindt. De aanbestedende overheid zal de juistheid nagaan van deze impliciete verklaring op eer in hoofde van de inschrijver met de best geklasseerde offerte. Daartoe zal ze de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken om de inlichtingen of documenten te verstrekken die het mogelijk maken zijn persoonlijke situatie te controleren. De aanbestedende overheid zal zelf de inlichtingen of documenten aanvragen die zij met behulp van elektronische middelen gratis kan verkrijgen bij de diensten die er de beheerder van zijn.. Eerste uitsluitingscriterium. §.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2°
op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2500 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.
Evenwel, zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2500 euro, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, ten laatste daags voor de uiterste dag van de offertes, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en §2, 1° tot 8° en 10° van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag, op 2500 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen.
Bestek S&L/AO/315/2012 20/35
§ 2.
Ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver:
1°
voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;
2°
in orde zijn met de bepalingen van §1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
§.3.
De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure, met alle middelen die zij dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van eender welke inschrijver.
Tweede uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de gunningsprocedure: De leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een leverancier, de bevoegde Belgische of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die zij dienaangaande nodig acht. Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: 1°
in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
2°
aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen.
Vierde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dat afbreuk doet aan zijn professionele integriteit.
Bestek S&L/AO/315/2012 21/35
Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich door de ondertekening van zijn offerte tot het naleven van de normen bepaald in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: - het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); - het recht op de syndicale vrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948); - het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); - het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); - de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 betreffende de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Niet-naleving van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 69, 4° van het KB van 8 januari 1996. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in artikel 69 van het voornoemde besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw. Zevende uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die opeisbaar zijn in het kader van deze opdracht. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een leverancier, de bevoegde Belgische of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die zij dienaangaande nodig acht. BELANGRIJK Niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving, die het voorwerp is geweest van een definitief vonnis of een beslissing met een gelijkwaardig effect, kan beschouwd worden als een overtreding met betrekking tot het professionele gedrag van de betrokken economische operator, of een ernstig vergrijp dat het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten van de mededinging voor het contract..
11.1.2. Selectiecriteria betreffende de draagkracht van de inschrijver. Selectiecriteria betreffende de financiële en economische draagkracht van de inschrijver Criterium betreffende de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver geeft in zijn offerte de jaaromzet weer, gerealiseerd in de loop van de laatste drie boekjaren betreffende de activiteiten die onderdeel zijn van onderhavige opdracht.
Bestek S&L/AO/315/2012 22/35
Om een offerte te kunnen indienen, dient de inschrijver een jaaromzet, voor elk van de drie laatste boekjaren gerealiseerd hebben van ten minste 250.000 EUR (art. 70, 3° K.B. van 8 januari 1996). Selectiecriteria m.b.t. de technische draagkracht van de inschrijver Criterium betreffende de technische draagkracht van de inschrijver De inschrijver dient een lijst in van de belangrijkste projecten gerealiseerd gedurende de 3 laatste jaren. Hij duidt aan voor welke publieke en private instanties hij deze projecten heeft gerealiseerd. Als het gaat om overheidsdiensten, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn afgegeven of ondertekend door de bevoegde autoriteit. Als het gaat om diensten aan privé ondernemingen, wordt het bewijs geleverd door certificaten van deze mensen. Bij gebrek aan deze certificaten, kan de inschrijver zelf de realisatie van deze projecten certifiëren. De inschrijver zal de datum aanduiden, alsook de exacte aard van de gepresteerde diensten, het totale bedrag van de opdracht en de coördinaten van de contactpersoon die al zo de mogelijkheid aan de FOD Financiën laat om eventueel zonder tussen persoon, verdere informatie over de genoemde diensten te verkrijgen. Enkel de firma’s die rechtvaardigen dat zijn in de loop van drie jaren, een contract met een gelijkaardige omvang dan onderhavige opdracht hebben uitgevoerd, worden toegelaten tot deze opdracht. Onder een contract van vergelijkbare omvang, verstaat de aanbestedende overheid een contract betreffende een levering van een “SaaS” softwaremodule die toelaat een vloot tussen 500 en 1000 voertuigen te beheren door middel van de functionaliteiten, de beschikbaarheid van de diensten en de veiligheidsvoorwaarden zoals beschreven in punt 7.2 “Functionaliteiten en Organisatie van operationele gegevens” aan te bieden. 11.2. Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht vanuit het oogpunt van hun technische en administratieve regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden uitgesloten. Enkel de geldige offertes zullen in aanmerking worden genomen om te worden getoetst aan de gunningscriteria. 11.3. Gunningscriteria. Voor de keuze van de economisch meest voordelige offerte worden de geldige offertes van de geselecteerde inschrijvers getoetst aan een aantal gunningscriteria. De voor de verschillende criteria behaalde punten worden samengeteld om te komen tot een eindklassement.
BELANGRIJK De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën.
Bestek S&L/AO/315/2012 23/35
11.3.1. Lijst van de gunningscriteria. De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de meest interessante offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende gunningscriteria:
Gunningscriteria
Punten
1.
Gebruiksvriendelijkheid
/ 45
2.
De prijs
/ 30
3. 4. 5.
De kwaliteit van de technische ondersteuning De kwaliteit van de opleidingen en handleidingen De updates (regelgeving) Total
/ 15 /5 /5 /100
11.3.2. . Methode voor het bepalen van de meest interessante offerte. De gunningscriteria zullen als volgt worden geëvalueerd:: 1. De gebruiksvriendelijkheid van de software (/45) Onder "gebruiksvriendelijkheid" van de software, verstaat de aanbestedende overheid hier de mate waarin de software kan worden gebruikt door agenten van de dienst "Fleet Management" om met effectiviteit, efficiëntie en tevredenheid de doelen van de automobielvloot van de FOD Financiën gedefinieerd in punt 1 “Voorwerp en aard van de opdracht” en 7.2 Functionaliteiten en Organisatie van operationele gegevens van het bestek te bereiken en dit volgens de gebruikscontext die beschreven werd. Met andere woorden, de door de aanbestedende overheid geëvalueerde gebruiksvriendelijkheid is de capaciteit van de software om aan zijn gebruikers toe te laten om het effectief te gebruiken waarvoor ze het dienen te gebruiken. -
Voor de productie van rapporteringen, de aanpassingsmogelijkheden, de opvolging van ongevallen (de Staat optredend als zijn eigen verzekeraar), de codering van gegevens en de verwerking van de rapporteringen, zal “de gebruiksvriendelijkheid van de software” beoordeeld worden op basis van de schriftelijke offerte alsook een demonstratie uitgevoerd door de inschrijver.
Om de effectiviteit te beoordelen, neemt de aanbestedende overheid ook het aantal voorgestelde pertinente functionaliteiten in overweging: In het kader van het beheer van zijn voertuigenvloot staat de FOD Financiën momenteel met verschillende types leveranciers (brandstofleverancier, dienstverlener voor herstellingen en afslepen, enzovoort) in contact. De aanbestedende overheid zal dan ook de kwaliteit van de import/uitwisseling module van gegevens van deze leveranciers in de voorgestelde software (aantal voorgestelde import/uitwisselingsmodules, waaier aan bruikbare gegevensformaten inzake input in de voorgestelde import-/uitwisselingsmodule) in overweging nemen. Om de tevredenheid te evalueren, zal de aanbestedende overheid ook in overweging nemen:
Bestek S&L/AO/315/2012 24/35
-
Het gemak waarmee het mogelijk is om de applicatie om te wisselen van één taal naar een andere ; de open gedocumenteerde datastructuur en het gemak waarmee het mogelijk is om gegevens terug te vinden door een geïncorporeerde ‘Business Intelligence Tool’.
De ter beschikking stelling van de applicatie in het Duits is ook een pluspunt. BELANGRIJK De gebruiksvriendelijkheid van de voorgestelde software wordt geëvalueerd op basis van een geschreven offerte en een demonstratie georganiseerd in de lokalen van de aanbestedende overheid. FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN North Galaxy Koning Albert II laan, 33, 1030 Brussel De demonstratie omvat : • • • •
een uitleg door de inschrijver van de mogelijkheden van de voorgestelde oplossing het coderen of importeren van de gegevens uit een bestand dat vooraf is geïnstalleerd op de tekstconfiguratie de verbinding van de software met de server van de inschrijver het gebruik en de demonstratie van de softwarefuncties gebaseerd op een scenario die een uur voor de start van de demonstratie wordt gecommuniceerd
De voorziene datum voor de demonstratie zal minstens twee weken op voorhand aan de betrokken inschrijvers worden meegedeeld. De demonstratie zal niet langer dan een uur duren. De inschrijver kan het eerste kwartier van zijn voorziene tijd besteden voor de demonstratie van zijn software. Het coderen of het voorafgaand importeren van de gegevens wordt niet verrekend in het uur van de demonstratie. De demonstratie zal plaatsvinden gedurende de gewoonlijke diensturen (9u00 – 17u00). De FOD Financiën komt niet tussen in de kosten voor de voorbereiding, levering of presentatie van de demonstraties ter plaatse in het kader van dit bestek. De demonstratie kan door de aanbestedende overheid gefilmd of vastgelegd worden. Een standaardcomputer van de FOD Financiën zal ter beschikking worden gesteld van de inschrijvers om de demonstraties uit te voeren.
2. De totale prijs van de opdracht (/30) De toegekende punten voor het criterium “prijs” worden berekend op basis van de volgende formule:
P = 30 ×
Pm Po
Bestek S&L/AO/315/2012 25/35
Waarbij P het aantal punten is dat aan de inschrijver is toegekend voor het criterium "Prijs"; Pm de laagste totale globale prijs excl. btw vooresteld door een inschrijver in een regelmatige offerte; Po de totale globale prijs excl. btw die wordt voorgesteld door een inschrijver wiens offerte wordt geëvalueerd. Het aantal verkregen punten wordt afgerond tot op twee decimalen. BELANGRIJK De globale prijs die in aanmerking wordt genomen om de offertes met betrekking tot het criterium “Prijs” te evalueren is gelijk aan de som van de prijs gevraagd voor een abonnement van 4 jaar, twee opleidingssessies voor 10 personen, 4 ondersteuningsinterventies ter plaatse en 8 imports van leveranciersgegevens (imports voor twee leveranciers voor vier jaar). Po = 4 PA + 2 PF + 4 PM + 8PI Waarbij Po de globale prijs is die in overweging wordt gehouden om de offerte met betrekking tot het criterium te evalueren PA de prijs is van een abonnement van 1 jaar op de software PF de prijs is van een opleiding voor 10 gebruikers PM de prijs is gevraagd voor een ondersteuningsinterventies ter plaatse PI de prijs is de jaarlijkse prijs gevraagd voor het importeren van de gegevens per leverancier. 3. De kwaliteit van de technische ondersteuning (/ 15) De evaluatie zal gebeuren op basis van de in de offerte opgenomen bijlage die een beschrijving geeft van de technische ondersteuning. Er zal rekening worden gehouden met de vragen en technische problemen waarvoor het nodig is een beroep te doen op de technische ondersteuning, de vorm van ondersteuning en de reactietermijnen. De aanbestedende overheid beoordeelt een offerte inzake de technische ondersteuning gunstiger wanneer de inschrijver voorstelt : -
een breder gamma aan soorten technische vragen en problemen waarvoor het mogelijk is beroep te doen op de technische ondersteuning; de vorm van de ondersteuning (b.v. helpdesk, forum, interventie ter plaatse, enzovoort) die het best is aangepast aan elk type van behandelde technische vragen en problemen; een grotere beschikbaarheid (aantal dagen per week, aantal uren per dag); een kortere reactietermijn om de vragen van de aanbestedende overheid te behandelen.
Er zal rekening worden gehouden met de vragen en technische problemen waarvoor het nodig is een beroep te doen op de technische ondersteuning, de vorm van ondersteuning en de reactietermijnen. 4. De kwaliteit van de opleidingen en handleidingen (/ 5) Om de kwaliteit van de opleidingen te evalueren neemt de aanbestedende overheid in overweging : o
Het aantal aangehaalde onderwerpen en hun relevantie ;
Bestek S&L/AO/315/2012 26/35
o
De inhoud en de duidelijkheid van de documentatie en de gebruiksaanwijzing die online beschikbaar zijn.
De ter beschikking stelling van de documentatie en de handleiding in het Duits is een pluspunt. 5. De update van de software (wettelijke en reglementaire aspecten) (/ 5) De aanbestedende overheid geeft zijn voorkeur aan een applicatie die de regelgeving waaraan de beheerder van de voertuigenvloot van de federale overheidsdiensten dient te voldoen, in aanmerking neemt (zie met name de omzendbrief 307 quinquies van 13 juli 2009 betreffende het aanschaffen van personenvoertuigen die bestemd zijn voor de staatsdiensten en voor de instellingen van openbaar nut) en er snel de aanpassingen in integreert tijdens de uitvoering van de opdracht. 11.3.3. Eindcijfer De bekomen punten voor de verschillende criteria zullen worden opgeteld teneinde voor elke offerte een eindcijfer te bekomen. De meest interessante offerte krijgt het hoogste eindcijfer. 12. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5% van de jaarlijkse globale prijs van het abonnement excl. BTW. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental EURO. De borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). Binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop de opdracht werd afgesloten, moet de opdrachtnemer een bewijs leveren van de samenstelling van een borgtocht door zichzelf of door een derde, op een van de volgende manieren: 1° wanneer het om contanten gaat, door de storting van het bedrag op het Postchequerekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas (PCR nr. 679-200409979) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie als die van genoemde kas vervult, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer het openbare fondsen betreft, door het deponeren ervan in handen van de kassier van de staat op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in een van de agentschappen ervan op het platteland, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Bestek S&L/AO/315/2012 27/35
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij van een debetbericht dat is uitgereikt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de indiener, vermelden waarvoor de borgtocht is gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit een beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en de referentie van het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De hierboven genoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de inhaalrustdagen waarin reglementair of in een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst wordt voorzien. Het bewijs van het stellen van de borgtocht moeten worden verzonden naar: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Budget en Beheercontrole Afdeling Vastleggingen van de Stafdiensten Koning Albert II-laan 33 – Bus 785 1030 BRUSSEL De borgtocht zal in één keer worden vrijgegeven na de definitieve ontvangst van de laatste opdracht die is uitgevoerd op basis van het contract dat is afgesloten op basis van dit bijzonder bestek, op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de geleverde diensten opgeleverd zijn. 13. Oplevering van de geleverde diensten. De diensten zullen tijdens hun uitvoering aandachtig worden opgevolgd door een gevolmachtigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze gevolmachtigde zal worden meegedeeld aan de dienstverlener op het moment dat de uitvoering van de diensten zal aanvangen. 14. Uitvoering van diensten. 14.1. Clausule betreffende de technologische evolutie Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.
Bestek S&L/AO/315/2012 28/35
14.2. Plaats van uitvoering van de opdracht en bijzonderheden De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden in het NORTH GALAXY-gebouw, Koning Albert II-laan 33 te 1030 Brussel. 14.2.1. Respect voor de van kracht zijnde wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen In het kader van de uitvoering van onderhavig bestek, zal de dienstverlener zich conformeren aan de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake wegen, hygiëne, arbeidsbescherming alsook de bepalingen van collectieve nationale, regionale, lokale en bedrijfsovereenkomsten. 14.3. Uitvoeringstermijn De applicatie is beschikbaar voor de door de FOD FINANCIËN geïdentificeerde gebruikers binnen een termijn van maximum 20 kalenderdagen berekend vanaf het verzenden van de bestelbon. In het geval van signaleren van een anomalie aan de dienstverlener, zal deze onverwijld overgaan tot een diagnose van de anomalie en zijn correctie uitvoeren. De opleidingen worden georganiseerd binnen een maximum van 90 kalenderdagen gerekend vanaf het verzenden van de bestelbon. 14.4 Te respecteren normen en standaarden De realisatieteams die door de aannemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: • • • • • •
technische standaarden voor software; de methode van projectbeheer (PMF in, unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2); het verzorgen van de documentatie; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie.
Alle door de FOD Financiën gehanteerde standaarden zijn terug te vinden in een verklarend document, beschikbaar op http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/ (onder ”ICT Fundamenten (FOD Financiën)”) en http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/ (onder “Fundementen ICT (SPF Finances) ”). Elke verwijzing die wordt gemaakt naar om het even welke standaard of methodologie in dit bestek, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing.
Bestek S&L/AO/315/2012 29/35
14.5 Kwaliteit van de diensten Beschikbaarheid van de dienst: Uitgezonderd op wettelijke feestdagen, moet de applicatie continu zijn:: Van maandag tot vrijdag Van 7u tot 18u De toegang tot de server alsook de toegang tot de gehele applicatie, gedurende de periode hierboven gedefinieerd, moet ononderbroken zijn. De inschrijver engageert zich tot het uitvoeren van effectieve controles die een redelijke mate van zekerheid bieden dat de aanbestedende overheid de applicatie kan openen en gebruiken in de voorgestelde uren. Straffen : In geval van het niet naleven gedurende een maand van dit engagement van beschikbaarheid, zal de volgende sanctie door de aanbestedende overheid worden toegepast:
h P = 11 ×
A × j 12
waarbij P h j A
= = = =
Bedrag van de toegepaste straf (in euro) Aantal uren van onbeschikbaarheid tijdens één maand5 Aantal openingsuren in de maand Prijs van het jaarlijkse abonnement exclusief BTW
Dringend onderhoud : De applicatie kan echter occasioneel6 worden opgeschort als gevolg van onderhoudsinterventies die noodzakelijk zijn voor de goede werking ervan, echter. Vanaf dat ogenblik, met het oog op een onderbreking van de diensten als gevolg van het dringend onderhoud en om aan de aanbestedende overheid toe te laten de nodige maatregelen te nemen om elke verstoring in zijn activiteit te vermijden, verbindt de dienstverlener zich tot het naleven van de volgende procedure: Het verzenden van een mail t.a.v de dienst Fleet management:
[email protected] minstens 2 uur voor het afsluiten van het systeem. De aanbestedende overheid aanvaardt dus dat de diensten max. 2 dagen per maand onbeschikbaar zijn wegens uitzonderlijk en dringend onderhoud. Elke onderbreking van de diensten ten gevolge van onderhoudswerken die buiten de bovenstaande procedure wordt gedaan, wordt bestraft overeenkomstig een sanctie die wordt bepaald aan de hand van de beschreven formule in het punt in punt “Straffen”.
5
6
Elk gestart uur is een uur dat wordt opgenomen in de berekening.
De inschrijver zal dus voornamelijk de onderhoudsperiodes van zijn applicatie zo plannen dat ze buiten de uren gedefinieerd in het punt “Beschikbaarheid van de dienst” vallen.
Bestek S&L/AO/315/2012 30/35
Veiligheid : De inschrijver verbindt zich tot het uitvoeren van doeltreffende controles ter beveiliging tegen fysieke en elektronische toegangen tot vertrouwelijke informatie van de aanbestedende overheid. Bovendien verzekert de inschrijver zich ervan dat de toegang tot het systeem alsook tot de gegevens beperkt wordt tot gemachtigde personen en beveiligd wordt tegen elk gebruik dat niet conform is aan het gebruik waarvoor het is bedoeld. Om, in geval van grote problemen, elk gegevensverlies te beperken, heeft de inschrijver een backupsysteem voorzien voor de gegevens van de aanbestedende overheid, uitgevoerd door hemzelf en met een minimum van één back-up per week. 15. Facturatie en betaling van de diensten. De ontvangst van elke dienst kan het voorwerp uitmaken van een afzonderlijke factuur, of het nu gaat om het jaarlijkse abonnement, de opleidingen, de bijstandsdiensten of het importeren van de gegevens. De betalingen zullen na de uitvoering en oplevering van de diensten worden uitgevoerd voor zover dat de aanbestedende overheid in het bezit is van een factuur. Echter, conform de wetgeving7, verleent de aanbestedende overheid het akkoord aan de opdrachtnemer- bij het begin van de opdracht- een voorschot van 50 procent van het jaarlijks bedrag van het abonnement (daarbij inbegrepen de onderhoudsdiensten). Dit voorschot zal worden afgetrokken van de eerste factuur. De betalingstermijn bedraagt 50 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. De facturen dienen te worden ingediend in drie exemplaren bij de volgende dienst: FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIEN Dienst Budget en Beheerscontrole Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 bus 788 1030 Brussel De facturen moeten de volgende vermelding dragen: “De verschuldigde som dient gestort te worden op rekening nr. ................ op naam van ........ te …………”. De betalingen zullen worden uitgevoerd overeenkomstig de reglementering op de Rijkscomptabiliteit. De interest wegens vertraging zal worden bepaald krachtens artikel 15, § 4 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden. De factuur dient te worden opgesteld in EURO. 16. Bijzondere verplichtingen voor de leverancier De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Die informatie mag in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht echter wel vermelden als referentie.
7
Koniklijk Besluit van 26/09/1996- Artikel 5§1er
Bestek S&L/AO/315/2012 31/35
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle gegevens en inlichtingen, van welke aard ook, die hem zullen worden medegedeeld of waarvan hij bij de uitvoering van zijn opdracht kennis zal nemen, vertrouwelijk te blijven behandelen. De opdrachtnemer blijft borg staan voor de eerbiediging van de vertrouwelijkheid van de gegevens door zijn personeel en zijn onderaannemers. Hij zal slechts de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke gegevens verspreiden, en dit enkel aan de leden van zijn personeel en deze van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn. Alle inlichtingen die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt, alle documenten die hem worden toevertrouwd en alle gesprekken waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. 17. Geschillen. Alle geschillen betreffende de uitvoering van deze opdracht zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade die aan personen of aan goederen wordt berokkend en die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten van deze opdracht. De leverancier vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke schade-eis van derden dienaangaande.
BELANGRIJK Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt om de opdracht al dan niet toe te wijzen. 1030 BRUSSEL, De voorzitter van het Directiecomité,
Hans D’HONDT
Bestek S&L/AO/315/2012 32/35
B. ADMINISTRATIEVE BIJLAGEN BIJLAGE 1 : OFFERTEFORMULIER BESTEK : S&L/AO/315/2012
Algemene offerteaanvraag met als voorwerp de levering in « SaaS » mode van een software voor het beheer van de automobielvloot van de FOD Financiën.
OFFERTEFORMULIER Het formulier moet volledig ingevuld worden De firma (volledige benaming)
Met als adres : (straat) (postcode en gemeente) (land) Met registratienummer bij de Kruispuntbank van ondernemingen:
en waarvoor Mijnheer / Mevrouw:
(naam) (functie)
gedomicilieerd op het adres: (straat) (postcode en gemeente) (land als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek van de hiervoor omschreven dienst uit te voeren, tegen de prijzen vermeld in de bijlage gevoegde prijsinventaris. In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
Bestek S&L/AO/315/2012 33/35
het rekeningnummer IBAN BIC Er wordt gekozen voor de
Nederlandse/Franse (*)
taal voor de interpretatie van het contract.
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postnr. en gemeente) (
Gedaan:
Te
op
en F-nummer)
2013.
De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)
Bestek S&L/AO/315/2012 34/35
BIJLAGE 2 : PRIJSINVENTARIS BESTEK : S&L/AO/315/2012
Algemene offerteaanvraag met als voorwerp de levering in « SaaS » mode van een software voor het beheer van de automobielvloot van de FOD Financiën.
PRIJSINVENTARIS De prijzeninventaris moet volledig worden ingevuld. De prijzeninventaris moet worden ondertekend en gedateerd. Elk blad moet worden geparafeerd. De prijs exlusief wordt uitgedrukt in letters en cijfers.
Globale prijs en eenheidsprijzen (in EUR) : 1. Jaarlijkse globale prijs van een abonnement voor de toegang tot de software van SaaS __________________________
______
,____
€
BTW
__________________________
______
,____
€
Incl BTW
__________________________
______
,____
€
Excl BTW
2. Eenheidsprijs voor een opleiding van 10 personen (in Frans of Nederlands) __________________________
______
,____
€
BTW
__________________________
______
,____
€
Incl BTW
__________________________
______
,____
€
Excl BTW
3. Eenheidsprijs voor de technische ondersteuning ter plaatse __________________________
______
,____
€
BTW
__________________________
______
,____
€
Incl BTW
__________________________
______
,____
€
Excl BTW
4. Jaarlijkse eenheidsprijs voor het importeren van gegevens door de dienstverlener Excl BTW
__________________________
______
,____
€
BTW
__________________________
______
,____
€
Incl BTW
__________________________
______
,____
€
Bestek S&L/AO/315/2012 35/35
Gedaan:
Te
op
2013.
De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)
