2e Bestuurlijke rapportage 2015

2e Bestuurlijke rapportage 2015

Inhoudsopgave 1 Inleiding .................................................................................................................................................3 2 Begrotingswijziging 2015 .......................................................................................................................4 3 Programma's..........................................................................................................................................6 4 Financiën Omgevingsdienst ................................................................................................................ 15 5 Bedrijfsvoering.................................................................................................................................... 21 6 Risicoparagraaf ................................................................................................................................... 26 7 Voortgang rapport van bevindingen 2013 en 2014 ........................................................................... 28

Agendapunt 5 AB 2 november 2015: tweede bestuurlijke rapportage 2015

2/28

1 Inleiding Hierbij bied ik u de tweede bestuursrapportage aan. Deze rapportage heeft wederom een kwaliteitsslag ondergaan. Met deze rapportage gaan we diepgaander in op het werk dat de dienst uitvoert middels kritische prestatie-indicatoren. Daarmee beogen we dat deze rapportage op overzichtelijke wijze de stand van de dienst beschrijft. Net als in de eerste rapportage verwachten we een negatief exploitatieresultaat. Te weten, € 361.000, wat een afwijking van 2,6% ten opzichte van de begroting betekent. Het tekort valt uiteen in twee oorzaken. 1. €194.000 negatief als gevolg van hogere uitgaven voor de Veranderagenda 2. €167.000 negatief afkomstig uit het normale bedrijfsvoeringsresultaat Er wordt voorgesteld om het tekort ten laste van de algemene reserve te brengen. De algemene reserve is met name opgebouwd om de risico's voor wat betreft het veranderprogramma op te vangen. De omvang van de algemene reserve is afdoende om de voorgestelde onttrekkingen op te vangen. Naar verwachting is het resterende weerstandsvermogen voldoende om toekomstige tegenvallers op te vangen. Voor het eerst sinds jaren prognosticeren we een overschrĳding op de begrote uren. In totaal verwachten we 103% van het begrote aantal uren te realiseren. Dit valt uiteen in 101% bij Advies, 106% bij Reguleren en 105% bij Toezicht en Handhaving. Per deelnemer zijn er grote verschillen zichtbaar. Het gesprek met de deelnemers hierover vindt plaats tijdens de bespreking van de tweede Periodieke rapportage (ambtelijk), die nagenoeg gelijktijdig met deze rapportage wordt aangeboden. Uittreding Alphen aan den Rijn Op 3 november 2014 is besloten de milieutaken voor de gemeente Alphen aan den Rijn per 1 januari 2016 over te dragen aan de Omgevingsdienst Midden-Holland. Hiervoor zijn uittredingsvoorwaarden vastgesteld in het AB van de dienst. In goede samenwerking met de ODMH en de gemeente Alphen aan den Rijn is gestart met de voorbereidende werkzaamheden voor o.a. de overdracht van medewerkers en dossiers. Op 31 augustus is met de vakbonden overeenstemming bereikt over de inhoud van het Sociaal Plan dat door het GO-overleg is opgesteld. De consequenties van de uittreding voor de huidige organisatie van de dienst zijn ter advisering voorgelegd aan de Ondernemingsraad.

Derk Eskes Directeur


3/28

2 Begrotingswijziging 2015 2.1

Tweede begrotingswijziging aanpassen indexatie 2015

In de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 15 juni 2015 is ingestemd met het voorleggen van de 2e begrotingswijziging aan de deelnemers voor de mogelijkheid tot het indienen van zienswijzen. De besluitvorming vindt uiteindelijk plaats in het Algemeen Bestuur van 2 november 2015. Na vaststelling van de tariefindexatie van 1,44% door het Algemeen Bestuur op 24 februari 2014 is de indexatie niet juist verwerkt in de tabellen van de begroting 2015. Het gevolg is dat de begroting 2015 met een lagere bijdrage ad € 130.357 door het algemeen bestuur op 7 juli 2014 is vastgesteld. Overigens is dit effect in de begroting 2016 al wel gerepareerd. We stellen voor om het bedrag van € 130.357 alsnog toe te voegen aan de begroting 2015, zodat de totale bijdrage overeenkomt met de vastgestelde uitgangspunten van de begroting 2015. Onderstaande tabel vermeldt per gemeente met welk bedrag de bijdrage stijgt als deze indexatie volledig wordt verwerkt. De wijziging is niet van toepassing voor contractgemeenten en voor de provincie en Noordwijk die een lumpsum betalen. Voor Katwijk geldt dat de tariefindexatie is verwerkt in de eerste begrotingswijziging. Tabel 1 Kosten per deelnemer Kosten per deelnemer

Alphen aan den Rijn Hillegom Kaag & Braassem Leiden Leiderdorp Lisse Nieuwkoop Noordwijk Oegstgeest Teylingen Zoeterwoude Provincie Katwijk Noordwijkerhout Voorschoten Totaal

2e begrotingswijziging (correctie index) 2015 € 33.879 € 7.303 € 10.219 € 35.750 € 6.495 € 6.908 € 10.233 lumpsum € 4.934 € 9.690 € 4.947 lumpsum €0 contract contract € 130.357


4/28

Totaaloverzicht van de tweede begrotingswijziging In de tweede begrotingswijziging is een mutatie van € 130.357 verwerkt. De lasten en baten zijn in evenwicht en bedragen € 13.826.071. In onderstaande tabel is de tweede begrotingswijzing in detail opgenomen. Tabel 2 Tweede begrotingswijziging Lasten Functie

Omschrijving

Begroting 2015- voor wijziging

Wijziging ODWH PZH

N'wijk

Begroting 2015 - na wijziging

10/30 32 34 34 60 61

Personeelskosten Huren en Pachten Goederen/diensten primaire proces Overige goederen & diensten Storting in reserves Afschrijvingen Taakstelling Strijknorm

€ 10.604.271 € 634.150 € 675.550 € 2.000.343 € 23.000 € 431.000 - € 672.600

€ 101.814

€0

€0

€ 28.543

€0

€0

€ 10.706.085 € 634.150 € 675.550 € 2.028.886 € 23.000 € 431.000 -€ 672.600

723

Totaal uitgaven

€ 13.695.714

€ 130.357

€0

€0

€ 13.826.071

N'wijk

Begroting 2015 - na wijziging

Baten Functie

3.2 3.4 3.4 4.2 6.0 723

Omschrijving

Begroting 2015- voor wijziging

Huren en Pachten Bijdrage provincie & gemeenten Overige goederen & diensten Subsidies Onttrekking uit reserve

€ 31.900 € 13.577.114 € 55.100 €0 € 31.600

Totaal uitgaven

€ 13.695.714

Wijziging ODWH PZH

€ 31.900 € 13.707.471 € 55.100 €0 € 31.600

€ 130.357

€ 130.357


€0

€0

€ 13.826.071

5/28

3 Programma's De Omgevingsdienst zet zich in voor de regulering van en het toezicht op de naleving van milieuwetgeving, waaronder de Wet milieubeheer (Wm) en de Wet bodembescherming (Wbb). Daarnaast adviseert de Omgevingsdienst gemeenten bij ruimtelijke planvorming en is de dienst actief op het brede terrein van milieu, gezondheid en duurzaamheid. Hierbij gaat het om onderwerpen zoals bodem- en luchtverontreiniging, geluidhinder, gevaarlijke stoffen, archeologie, ecologie en energie- en waterbesparing. De begroting 2015 is opgesteld op programmaniveau, waarbij specifiek per programma de 3 Wvragen gesteld worden. Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag het kosten? In deze rapportage bekijken we per programma de stand van zaken tot en met augustus 2015, waarbij de vraag Wat mag het kosten? wordt beantwoord in het hoofdstuk Financiën Omgevingsdienst.

3.1

Advies

3.1.1 Wat willen we bereiken? Binnen het programma Advies adviseert de Omgevingsdienst haar opdrachtgevers over omgevingsvraagstukken op de aspecten bodem, archeologie, asbest, lucht, MER, ecologie, geur, geluid en externe veiligheid. In de advisering streeft de Omgevingsdienst naar een optimale milieukwaliteit en duurzaamheid van het beleid en de uitvoering daarvan. Ook ondersteunt ze opdrachtgevers bij het opstellen van milieubeleid. Tabel 3 Kritieke Prestatie Indicatoren Kritieke Prestatie Indicator

Realisatie

Norm

Adviezen worden verstrekt binnen de afgesproken leveringstermijn

80%

95%

Percentage klanten dat tevreden tot zeer tevreden is

94%

95%

3

3

Organiseren van themabijeenkomsten

Leveringstermijn Uit de systemen volgt een KPI van 67%. Hierin zitten echter onvolkomenheden. Zo is in het systeem een standaard leveringstermijn van vier weken aangehouden. In sommige gevallen worden afwijkende afspraken gemaakt, waardoor de producten wel tijdig geleverd zijn, maar niet als zodanig geregistreerd. Daarnaast komt het voor dat adviesaanvragen niet volledig zijn, waardoor de werkelijke startdatum verlaat is en de leveringstermijn niet wordt gehaald. In werkelijkheid is de KPI dus hoger. De KPI wordt geschat op 80%. Themabijeenkomsten Na de eerste bijeenkomst over het thema geluid is in juni een bijeenkomst georganiseerd over externe veiligheid. De bijeenkomsten zijn bedoeld voor de collega’s van de aangesloten gemeenten en de provincie Zuid-Holland en hebben als doel hen te informeren over actuele wijzigingen in de regelgeving, specialistische kennis te delen en te netwerken. Voor de bestuurders van de dienst is er dit jaar een bijeenkomst over de Omgevingswet georganiseerd. Agendapunt 5 AB 2 november 2015: tweede bestuurlijke rapportage 2015

6/28

3.1.2 Wat hebben we hiervoor gedaan? ROM-advies De Omgevingsdienst heeft geadviseerd over de ruimtelijke plannen van haar opdrachtgevers. Dit kan een schetsplan of een projectplan zijn, maar ook een bestemmingsplan of een omgevingsvergunning. De adviezen hebben betrekking op de aspecten asbest, bodem, archeologie, lucht, MER, ecologie, geur, geluid, externe veiligheid, ecologie en duurzaamheid. Hieronder treft u de meest voorkomende werkzaamheden aan.  §Toetsen milieuparagrafen  §Schrijven milieuparagrafen  §Beoordelen onderzoeksrapporten, zoals een bodemrapport of een berekening groepsrisico  §Opstellen rapportages/onderzoeksrapporten, zoals een akoestisch rapport  §Invoeren data in datasystemen (bijvoorbeeld Squit Bodem of RRGS) Beleidsadvies Naast advisering over ruimtelijke plannen is ook zelfstandig geadviseerd op verschillende andere gebieden. Zo ondersteunen we opdrachtgevers bij de uitvoering van lokaal ruimtelijk- en duurzaamheidsbeleid (bijvoorbeeld Duurzaamheidsagenda's, Structuurvisies en Bodembeheerplannen). Ook voert de Omgevingsdienst additionele opdrachten uit, zoals de projecten volgend uit het SER Energieakkoord (Bedrijven en Woningen) en het provinciaal programma Omgevingsveiligheid (zie Externe Veiligheid). Deze projecten worden gedekt uit subsidies. Overige projecten De Duurzaamheidsagenda's van onze gemeentelijk opdrachtgevers liepen in 2014 af. Voor diverse opdrachtgevers hebben we de Duurzaamheidsagenda's geëvalueerd. Dit leidt tot nieuw of aangepast beleid. Het werkprogramma ernst en spoed bodemsanering is uitgevoerd. Ook zijn werkzaamheden in het kader van het meerjarenprogramma Omgevingscommunicatie 2014-2017 uitgevoerd. Verder zijn werkzaamheden op het gebied van gevelsanering en Schiphol uitgevoerd.

3.1.3 Bijsturing Tabel 4 Bijsturing programma Advies Bijsturing programma Advies Programma

Advies

Begroting 2015

Offertes en subsidies

Totaal begroting en offertes

Jaarprognose 2015

Bijstelling +/-

Jaarprognose t.o.v. Totaal in %

42.198

2.855

45.053

45.318

265

101%

Het programma Advies wordt met 265 uren naar boven bijgesteld. Deze uren worden vooral ingezet voor extra werkzaamheden die volgen uit aanvullende offertes. Deze offertes hebben betrekking op de aspecten ruimtelijke advisering, bodem, groen en duurzaamheid.


7/28

3.2

Reguleren

3.2.1 Wat willen we bereiken? Het doel voor het programma Reguleren is dat alle activiteiten in het werkgebied van de Omgevingsdienst waar volgens de milieu wetgeving een vergunning of een melding voor is vereist, over een actuele vergunning beschikken of gemeld zijn. Initiatieven in de bodem zijn getoetst aan de Wet Bodembescherming en het Besluit Bodemkwaliteit. Tabel 5 Kritieke Prestatie Indicatoren Kritieke Prestatie Indicator

Realisatie

Norm

69%

100%

Meldingen worden binnen 28 dagen afgehandeld **

-

95%

Vergunningsaanvragen regulier worden afgehandeld binnen de wettelijke termijn (acht weken) **

-

95%

Vergunningsaanvragen uitgebreid worden afgehandeld binnen de wettelijke termijn (26 weken) **

-

95%

Inrichtingen beschikken over een actuele vergunning

*

Het uitgangspunt bij deze KPI is dat vergunningen ouder dan 10 jaar getoetst worden op actualiteit. Voor elke opdrachtgever leidt dit jaarlijks tot een overzicht van uit te voeren toetsen. Binnen de beschikbare uren wordt aan de hand van dit overzicht een actualiseringsprogramma opgesteld. De toetsen kunnen leiden tot het daadwerkelijk moeten actualiseren van de vergunning of geen aanpassingen nodig zijn. Het totaal van vergunningen jonger dan tien jaar en getoetste vergunningen waarbij geen actualisatie hoeft plaats te vinden ten opzichte van het totaal aantal vergunningen vormt het genoemde percentage. Dit betekent niet dat de niet-getoetste vergunningen niet actueel zijn. Wel zegt dat iets over de werkvoorraad. In het systeem zit opgesloten dat het percentage in de aankomende jaren zal stijgen. **

Vergunningsaanvragen en meldingen kunnen worden opgeschort en de wettelijke termijn kan eenmalig worden verlengd. De registratie via onze systemen is nog niet volledig ingericht, waardoor in dit soort gevallen niet automatisch de termijn wordt aangepast. De laatste vergunningen procedures zijn eind september 2015 geautomatiseerd dus vanaf 1 januari 2016 kunnen we op deze KPI’s rapporteren.

3.2.2 Wat hebben we hiervoor gedaan? Om de gezonde bodemkwaliteit te bereiken en behouden heeft de dienst de gehele bodem van het werkgebied in kaart gebracht en toetst ze alle bodemwerkzaamheden aan beleid en weten regelgeving. Het programma reguleren behandelt zo'n 40 bodemdeelzaken per maand. Binnen het milieudomein beoordeelt de Omgevingsdienst meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit. Daarnaast behandelen we meldingen inzake incidentele activiteiten en met betrekking tot vuurwerk. We geven omgevingsvergunningen af en stellen maatwerkvoorschriften op. Om onze dienstverlening naar opdrachtgevers en klanten te verbeteren delen wij pro actief onze kennis met andere partijen, zoals het waterschap en de veiligheidsregio. In het clusteroverleg BrzoRUD Zuid-Holland/Zeeland worden steekproefsgewijs vergunningsaanvragen die vallen onder de taakvelden chemie, natte bulkopslag en raffinaderijen voortaan binnen het cluster besproken. Voor de Omgevingsdienst West Holland is met name chemie van belang.


8/28

Via het zaakgericht werken, dat wil zeggen het vastleggen van processen in uniforme processen, blijven we werken aan de efficiency van onze dienstverlening. In de Wabo is een actualisatieplicht voor inrichtingen (milieu) opgenomen. Dit houdt in dat we regelmatig moeten beoordelen of de verleende vergunning nog aansluit bij de Best Beschikbare Techniek, ofwel het gebruik van de meest veilige, duurzame en milieuvriendelijke opslag- en productievoorzieningen. Is dit niet het geval, dan wordt in overleg met het bedrijf bekeken of er een nieuwe vergunning moet worden aangevraagd of dat de huidige kan worden geactualiseerd. Bij veel bedrijven met een vergunning wordt deze actualisatie al uitgevoerd omdat het bedrijf hier bij een controle op wordt gewezen of de bedrijfsvoering wijzigt en een nieuwe aanvraag wordt ingediend. Voor de bedrijven waar dit niet het geval is, hebben we een actualisatieplan opgesteld.

3.2.3 Bijsturing Tabel 6 Bijsturing programma Reguleren Bijsturing programma Reguleren Programma

Reguleren

Begroting 2015



Jaarprognose 2015

Bijstelling +/-


25.318

0

25.318

26.938

1.620

106%

Door een toename van het aantal meldingen en vergunningaanvragen is de productie van het programma Reguleren toegenomen. De vraag en complexiteit van veel dossiers is dermate groot, dat het programma Reguleren een overschrijding laat zien. De sturingsmogelijkheden bij de voornamelijk vraaggestuurde producten is beperkt. Het programma Reguleren komt uit op een jaarprognose van 106%. Veel bedrijven zijn onder de werkingssfeer gekomen van het Activiteitenbesluit, wat tot gevolg heeft dat de overgebleven bedrijven gemiddeld complexer zijn en de procedures daardoor meeromvattend. Hierdoor is meer maatschappelijke belangstelling voor bijvoorbeeld geur en geluid. De nieuwe bedrijven die nu onder de werkingssfeer vallen van het Activiteitenbesluit, zijn complexer dan de gemiddelde horecabedrijven van vroeger (die een melding moesten doen). Deze meldingen zijn complexer geworden en meer zaken moeten uitgebreid getoetst worden (denk ook hierbij aan geluid en geur).

3.3

Toezicht & Handhaving

3.3.1 Wat willen we bereiken? Het doel van het programma Toezicht & Handhaving is dat inrichtingen in het werkgebied van de Omgevingsdienst de geldende regels naleven. Ons uitgangspunt is uniform toezicht dat effectief en efficiënt is en oog heeft voor bestuurlijke handhavingsprioriteiten- en overwegingen en het belang van de vermindering van regeldruk.


9/28

Tabel 7 Kritieke Prestatie Indicatoren Kritieke Prestatie Indicator

*

Realisatie

Norm

Controlebrieven worden binnen elf werkdagen na de controle verstuurd

1.210/1.419

85%

80%

Hercontroles worden uitgevoerd binnen elf werkdagen na verlopen van hersteltermijn

158/213

74%

90%

Met melders van klachten en incidenten wordt binnen drie dagen contact opgenomen

240/348

69%

100%

Controles op complexe inrichtingen worden collegiaal getoetst*

33/120

58%

95%

Controles op inrichtingen met een overtreding worden collegiaal getoetst*

138/261

71%

95%

De realisatie betreft het 2e trimester en is niet cumulatief.

Bij de hercontroles blijft de realisatie achter op de norm. De afstemming in de interne bedrijfsprocessen geven nog niet voldoende inzichten om aan de norm te voldoen. De komende periode zal dit extra aandacht krijgen om het percentage te verhogen. Hierop zal de komende periode extra worden gestuurd. Over de KPI met betrekking tot het contact opnemen met melders van klachten, kunnen we sinds mei 2015 rapporteren. Het aantal melders van klachten komt daardoor niet overeen met het aantal ontvangen milieuklachten elders in deze rapportage. De collegiale toets wordt in de praktijk nog niet voldoende toegepast. In het tweede trimester is het uitvoeren van de collegiale toets verplicht in onze procedure opgenomen. Hierdoor is de KPI over het tweede trimester toegenomen tot 71% bij controles op overtredingen en in 58% van de controles op complexe inrichtingen. In het eerste trimester waren deze percentages 53% respectievelijk 28%). Ondanks deze stijging blijft het aanscherpen en naleven van deze procedure een prioriteit voor de komende periode. Inhoudelijk wordt het risico overigens in veel gevallen wel afgedekt omdat bij complexe bedrijven meerdere toezichthouders op hetzelfde bedrijf zijn ingezet, waardoor de collegiale toets feitelijk wel wordt uitgevoerd maar niet formeel vast wordt gelegd in het systeem waarmee de KPI wordt gemeten. Controle en naleving De Omgevingsdienst wil bijdragen aan de vergroting van de leefbaarheid en veiligheid door een hoog percentage naleving door de inrichtingen. De Omgevingsdienst streeft naar een naleving bij de eerste controles van 80%. Bij complexe inrichtingen streeft de Omgevingsdienst naar een naleving bij eerste controles specifiek op het aspect veiligheid van 100%. De Omgevingsdienst voert jaarlijks een integrale controle uit bij alle complexe inrichtingen bij onze opdrachtgevers. Inrichtingen in de categorie standaard controleren we eens per drie jaar. Dit alles is conform de Nota VTH. In totaal zijn in de afgelopen periode ruim 1.300 controles uitgevoerd. Dit zijn controles bij alle categorieën bedrijven en bevatten ook deelcontroles, administratieve controles en controles die naar aanleiding van de project gerichte aanpak zijn uitgevoerd. Daarnaast zijn er ook nog ruim 500 her/sanctiecontroles uitgevoerd. In de onderstaande tabellen worden de resultaten weergegeven van een groot gedeelte van de uitgevoerde controles.


10/28

Tabel 8 Realisatie en resultaat alle eerste controles op aspect veiligheid Categorie

Totaal aantal inrichtingen

Totaal aantal inrichtingen met controles

Aantal inrichtingen met overtreding op veiligheid

Percentage naleving (norm %)

332

154

21

86% (100%)

Complex

Tabel 9 Realisatie en resultaat integrale controles (T01.5) op alle aspecten Integrale controles T01.5

Inrichtingen Totaal aantal

Realisatie t/m aug

Werkplan 2015

Percentage realisatie

Aantal inrichtingen met overtreding

Percentage naleving (norm %)

332

120

332

36%

58

52% (80%)

Standaard

1.353

238

451

53%

113

53% (80%)

Totaal

1.685

358

783

46%

171

52% (80%)

Categorie

Complex

Het percentage naleving geeft aan bij hoeveel bedrijven bij de eerste controle een overtreding is geconstateerd, onafhankelijk de ernst van de overtreding. Veelal worden geconstateerde overtredingen daags na het bezoek, vaak administratief, verholpen. De naleving blijkt lager uit te vallen dan de gehanteerde norm. In de meeste gevallen betreft het een (relatief) kleine overtreding die snel ongedaan worden gemaakt door de bedrijven. Tabel 10 Realisatie en resultaat deelcontroles en administratieve controles Inrichtingen

Realisatie t/m augustus Deelcontroles

Administratieve controles

Aantal overtredingen

332

45

30

4

95% (80%)

Standaard

1.353

110

4

6

95% (80%)

Eenvoudig

4.163

173

11

11

94% (80%)

Minimum

4.491

55

5

2

97% (80%)

10.339

383

50

23

95% (80%)

Categorie

Complex

Totaal

Aantal

Percentage naleving (norm = 80%)

Bovenstaande aantallen deelcontroles worden voornamelijk gerealiseerd vanuit de lopende projecten die in uitvoering zijn zoals het project bovengrondse tankproject. Het percentage naleving geeft hierbij (nog) een vertekend beeld, omdat momenteel vooral de bedrijven die de zaken op orde hebben m.b.t. de bovengrondse tanks zijn afgehandeld. Administratieve controles zijn in het algemeen integrale controles die administratief worden uitgevoerd door op het opsturen van een Agendapunt 5 AB 2 november 2015: tweede bestuurlijke rapportage 2015

11/28

vragenlijst die vervolgens worden teruggestuurd. Deze manier van controleren wordt o.a. toegepast bij sportverenigingen.

3.3.2 Wat hebben we hiervoor gedaan? De Omgevingsdienst voert het toezicht uit op de naleving op de weten regelgeving en treedt indien nodig handhavend op. Op dit moment geldt voor het houden van toezicht het Handhavingsplan 2011-2014 zoals vastgesteld op 25 oktober 2010 en verlengd op 13 oktober 2014. In 2015 wordt door de Omgevingsdienst nieuw Handhavingsbeleid vastgesteld. Het nieuwe Handhavingsplan is vastgesteld door het management van de dienst. Met dit plan willen we enerzijds een uniforme werkwijze binnen ons werkgebied vaststellen en hanteren. Anderzijds willen we met dit plan ruimte houden om in onze uitvoering aan te sluiten op het VTH beleid van elke afzonderlijke deelnemer. Het beleid wordt in oktober/november aangeboden aan het DB/AB en wordt een bestuurlijk symposium georganiseerd in september. Projectgerichte aanpak Het verminderen van regeldruk bereiken we door het toezicht op bedrijven met een lagere impact op de leefomgeving gerichter uit te voeren. Dat betekent dat we het toezicht projectmatig uitvoeren. Op dit moment lopen diverse projecten waar onder bovengrondse tankopslag, natte koeltorens, LPG tankstations, energiebesparing bij kantoorgebouwen en grootverbruikers. Risico gestuurde aanpak Naast de projectgerichte aanpak kennen we de risico gestuurde aanpak. Voor een groot aantal complexe bedrijven zijn toezichtplannen opgesteld op basis van brancheprofielen (bijvoorbeeld gemeentewerven). Daarnaast is er in de afgelopen periode veel overleg geweest met de gemeenten omtrent de bedrijven die bestuurlijke aandacht vragen Gerealiseerde aantallen en uren De gerealiseerde producten voor het programma Toezicht & Handhaving geeft aanleiding tot interventie. De nadruk voor de komende periode zal liggen op controles bij de complexe en standaard inrichtingen. Het aantal ingediende klachten bedraagt 537. Dit is hoger dan is geprognosticeerd. Er zijn 19 verzoeken tot handhaving ingediend en 44 dwangsommen opgelegd. In het kader van bodembescherming zijn 101 gebiedscontroles Besluit bodemkwaliteit (grondverzet) uitgevoerd en 78 controles Wet bodembescherming. Tevens zijn er 16 vuurwerkevenementen gecontroleerd. Hierbij zijn geen bijzonderheden geconstateerd. In totaal zijn er meer uren gerealiseerd op de diverse producten. Dit varieert per deelnemer en wordt individueel met de deelnemer nader afgestemd.


12/28

3.3.3 Bijsturing Tabel 11 Bijsturing programma Toezicht & Handhaving Bijsturing programma Toezicht & Handhaving Programma

Begroting 2015



Jaarprognose 2015

Bijstelling +/-


Toezicht & Handhaving

56.802

0

56.802

59.607

2.805

105%

De realisatie geeft aanleiding om de jaarprognose naar boven bij te stellen. Aan deze toename liggen diverse redenen ten grondslag. Een aantal vraaggestuurde producten valt hoger uit dan geprognosticeerd in aantal uren. Daarnaast is voor de projecten Toezicht meer uren gerealiseerd. Dit komt o.a. door de coördinatie van diverse taken/projecten en het opstellen van het handhavingsbeleid.

3.4

Organisatie & Ontwikkeling

3.4.1 Wat willen we bereiken? Het programma Organisatie & Ontwikkeling heeft als doel bij te dragen aan de realisatie van kwalitatief goede producten, het gewenste dienstverleningsniveau en de positionering van de Omgevingsdienst in de externe omgeving.

3.4.2 Wat hebben we hiervoor gedaan? Relatiebeheer en bestuurlijke zaken Een gezamenlijk vastgestelde afstemmingsstructuur met de deelnemers vormt de basis voor het relatiebeheer van de Omgevingsdienst. Afstemming op alle niveaus (bestuurlijk, management en ambtelijk) staat daarbij centraal. Managers spelen een belangrijke rol als accounthouder in het persoonlijke overleg met de opdrachtgevers over de voortgang van werkzaamheden en eventuele politiek-bestuurlijke aandachtspunten. De Omgevingsdienst werkt aan heldere bestuurlijke besluitvorming door goede interne voorbereiding en ambtelijke afstemming met de deelnemers. Een duidelijke overlegstructuur is vastgesteld om de stukken in de aanloop naar elke bestuursvergadering te bespreken met de adviesgroepen Inhoud en Financiën en met de afdelingshoofden. Dit laatste overleg wordt tevens gebruikt als Ambtelijk Governance Team (AGT). Dit is een kleine groep waarin een mix van ambtenaren onder voorzitterschap van een gemeentesecretaris gezamenlijk werkt aan optimalisatie van het sturend vermogen van de gemeente ten aanzien van een regionaal samenwerkingsverband. Informatiebeheer en -ontsluiting en voorlichting De informatiestromen door de dienst zijn volledig ingericht conform de PDC en ZTC. Hierdoor wordt het mogelijk om snel en frequent te kunnen rapporteren aan de deelnemers. Hiervoor heeft de dienst vorig jaar een rapportagetool aangeschaft. De rapportagetool is nagenoeg volledig ingericht. De volgende stap is om te komen tot 'track and trace' functionaliteiten. De website van de dienst wordt grondig gerenoveerd. De nieuwe website moet aantrekkelijker en interactiever worden. Dit project is gestart in het eerste kwartaal van dit jaar en loopt op schema. Voor het eind van het jaar kunnen wij u de website presenteren. Daarnaast gaan we onverminderd


13/28

door met onze nieuwsbrief die frequent wordt opgesteld en verzonden aan de deelnemers. Op deze wijze houden we onze deelnemers beter op de hoogte wat er binnen de dienst speelt en wat er bijvoorbeeld aan nieuwe wetgeving aankomt. De reacties daarop zijn positief. Het programma op totaalniveau ligt mooi op schema. Op verschillende onderdelen zijn er afwijkingen te constateren. In het werkplan worden deze verschillende onderwerpen naar een realistischer niveau gebracht.

3.4.3 Bijsturing Tabel 12 Bijsturing programma Organisatie & Ontwikkeling Bijsturing programma Reguleren Programma

Organisatie & Ontwikkeling

Begroting 2015



Jaarprognose 2015

Bijstelling +/-


38.949

0

38.949

38.904

-45

100%

Bijsturing op het programma Organisatie & Ontwikkeling is niet noodzakelijk.


14/28

4 Financiën Omgevingsdienst 4.1

Totaaloverzicht uren tot en met augustus 2015

De volgende tabellen geven de begrote uren weer ten opzichte van de jaarprognose, rekening houdend met de bijsturingsvoorstellen opgenomen in hoofdstuk 3. In tabel 413 zijn de uren per deelnemer uitgesplitst, in tabel 14 worden de uren per programma uitgesplitst. Tabel 13 Realisatie uren deelnemers ten opzichte van prognose Uren inzet per gemeente

Alphen a/d Rijn Hillegom Kaag en Braassem Leiden Leiderdorp Lisse Nieuwkoop Noordwijk Oegstgeest Teylingen Zoeterwoude Provincie Katwijk Noordwijkerhout Voorschoten Totaal

Begroting na 1e en 2e wijziging


Totaal begroting + offertes

Jaarprognose 2015


29.350 6.350 8.885 31.085 5.645 6.005 8.895 12.280 4.290 8.425 4.300 30.941 3.821 495 2.500 163.267

291 101 124 584 129 108 130 278 110 171 39 380 243 46 121 2.855

29.641 6.451 9.009 31.669 5.774 6.113 9.025 12.558 4.400 8.596 4.339 31.321 4.064 541 2.621 166.122

30.531 6.776 9.279 33.174 5.849 6.588 9.295 12.708 4.435 8.916 4.859 31.321 3.669 556 2.811 170.767

103% 105% 103% 105% 101% 108% 103% 101% 101% 104% 112% 100% 90% 103% 107% 103%

Totaal begroting + offertes 45.053 25.318 56.802 38.949 166.122

Jaarprognose 2015

Jaarprognose t.o.v. Totaal in % 101% 106% 105% 100% 103%

Tabel 14 Realisatie uren programma's ten opzichte van prognose Uren inzet per gemeente

Advies Reguleren Toezicht & Handhaving Organisatie & Ontwikkeling Totaal

Begroting na 1e en 2e wijziging 42.198 25.318 56.802 38.949 163.276

Offertes en subsidies 2.855

2.855

45.318 26.938 59.607 38.904 170.767

De jaarprognose komt uit op 103% ten opzichte van de begroting inclusief offertes en subsidies. Dit komt voornamelijk door een hoger werkaanbod bij de programma's Reguleren en Toezicht & Handhaving. In hoofdstuk 3 is een nadere toelichting per programma opgenomen.


15/28

4.2

Resultaat per kostencategorie tot en met augustus 2015

De volgende tabel geeft de realisatie van de financiën weer ten opzichte van de begroting. Over 2015 wordt een tekort van € 361.000 verwacht. Dit is een tekort van 2,6% ten opzichte van de begroting. Hieronder is het resultaat geanalyseerd en is een korte toelichting gegeven op de verschillende uitgaven- en inkomstencategorieën. Tabel 15 Prognose 2e Burap Uitgaven Omschrijving

Begroting 2015 na 2e wijziging(*)

Prognose 2e Burap

Resultaat

Personeelskosten Huren en Pachten Goederen/diensten primair proces Overige goederen & diensten Storting in reserves Afschrijvingen Taakstelling Strijknorm

€ 10.706.085 € 634.150 € 675.550 € 2.028.886 € 23.000 € 431.000 - € 672.600

€ 11.784.552 € 644.567 € 785.697 € 1.486.424 € 23.000 € 414.676

-€ 1.078.467 -€ 10.417 -€ 110.147 € 542.462 €0 € 16.324 -€ 672.600

Totaal uitgaven

€ 13.826.071

€ 15.138.917

-€ 1.312.846

Begroting 2015 na 2e wijziging(*)

Prognose 2e Burap

Resultaat

Huren en Pachten Bijdrage provincie & gemeenten Overige goederen & diensten Subsidies Onttrekking uit reserve

€ 31.900 €13.707.471 € 55.100 €0 € 31.600

€ 30.444 € 14.328.264 € 81.781 € 305.646 € 31.600

-€ 1.456 €620.793 € 26.681 € 305.646 -€ 0

Totaal inkomsten

€ 13.826.071

€ 14.777.735

€ 951.664

€0

- € 361.182

-€ 361.182

Inkomsten Omschrijving

Resultaat

(*) onder voorbehoud goedkeuring 2e begrotingswijziging door het Algemeen Bestuur op 2 november 2015.

Personeelskosten Het verwachte tekort is grotendeels het gevolg van inhuur van personeel om de reguliere activiteiten voor de deelnemers te kunnen realiseren. Deze inhuur komt voort uit het feit dat bestaande vacatureruimte niet met vast personeel wordt ingevuld, vanwege de verschillende taakstellingen en het aanstaande vertrek van Alphen aan den Rijn (vacaturestop). Om de contractuele afspraken met de deelnemers te kunnen realiseren kopen we de benodigde uren in, waardoor de kosten voor extern personeel toenemen. In onderstaande tabel is een specificatie opgenomen van het tekort, onderverdeeld in formatie en inhuur.


16/28

Tabel 16 Specificatie personeelskosten Omschrijving

Bezetting Vacatureruimte Toegestane formatie

Begroting 2015 na wijziging Bedrag Fte's € 9.588.735 137,04 € 531.700 8,79 € 10.120.435 145,84

Prognose 2e Burap

Resultaat

Bedrag € 9.442.994 € 1.895.170 € 11.338.163

Fte's 129,08 20,269 149,34

Bedrag € 145.741 -€ 1.363.470 -€ 1.217.728

Fte's 7,96 -11,47 -3,51

Inhuur: ziektevervanging Inhuur: projecten Inhuurbudget

€ 510.650 € 75.000 € 585.650

-

€ 187.143 € 259.245 € 446.388

-

€ 323.507 -€ 184.245 € 139.262

-

Totaal personeelskosten

€ 10.706.085

145,84

€ 11.784.552

149,34

-€ 1.078.467

-3,51

Naast het tekort op inhuur uit vacatureruimte/flexibele schil is er ook een tekort op het inhuurbudget voor projecten (€ 184.000 nadelig). Dit is het gevolg van hogere, incidentele uitgaven voor de Veranderagenda, waar momenteel veel trajecten in de uitvoeringsfase terecht zijn gekomen. De Veranderagenda is ons programma om meer inzicht te geven aan onze deelnemers over onze werkzaamheden. In 2015 bouwt de organisatie aan een aantal systemen en de ontsluiting daarvan. In de afgelopen 2 jaar is met name de vraag bepaald en de selectie en aanbesteding uitgevoerd. Het gaat dan om systemen ten behoeve van een betere informatievoorziening via internet (Track and Trace via onze website), het ontsluiten van bestuursinformatie via software van Lias, het verder op orde brengen van koppelingen tussen systemen (waaronder Verseon en Squit) waardoor informatie betrouwbaarder wordt. Het bestuur heeft ingestemd om het resultaat van voorgaande jaren (veranderagenda) te bestemmen, ten gunste van de algemene reserve. Onder dit besluit ligt de gedachte dat de veranderingen met de bestaande capaciteit binnen de Omgevingsdienst worden uitgevoerd, zonder een extra bijdrage van deelnemers te vragen voor bijvoorbeeld projectkosten of inhuurbudget. In hoofdstuk 5 is een nadere toelichting op de Veranderagenda opgenomen. De extra lasten van inhuur zijn deels gedekt uit:  Het inhuurbudget voor ziektevervanging (€ 324.000 voordelig)  Het restant van het budget bezetting voor salarislasten van het eigen personeel bedraagt € 146.000 voordelig en is als volgt tot stand gekomen:  Voordeel van € 401.000 vanwege een lagere bezetting dan begroot  Nadeel van € 255.000 als gevolg van nog te verrekenen frictiekosten(*) (*)

Deze frictiekosten zijn het gevolg van het verwerken van de taakstellingen uit 2014 en 2015 (Strijknorm). Zie ook paragraaf 4.3 frictiekosten.



Hogere opbrengsten uit subsidies, extra bijdragen van deelnemers en voordelen in het budget "Overige goederen en diensten". Een nadere toelichting op deze voordelen staat hieronder per onderdeel.

Goederen en diensten primair proces De uitgaven voor goederen en diensten die in het werkplan met de deelnemers zijn afgesproken kent een nadeel van €110.000. Dit is het gevolg van extra uitgaven voor niet begrote subsidies, waaronder Energiesubsidies VNG en Externe Veiligheid. De extra uitgaven zijn volledig gedekt door de bijbehorende subsidieopbrengst (zie ook bij subsidies hieronder).


17/28

Overige goederen en diensten (uitgaven) Het budget voor goederen en diensten kent een voordeel van € 542.000. Dit voordeel bestaat voor een groot deel uit lagere ICT kosten, vanwege het uitstellen van investeringen in het ICT domein. De bijbehorende jaarlijkse lasten (licenties e.d.) zijn daardoor ook lager dan begroot (€256.000). Daarnaast versoberen we de overige materiële uitgaven, waaronder het budget voor personele uitgaven, werkkostenregeling/WKR (€226.000). Ook is er een eenmalig gereserveerde kostenpost uit voorgaande jaren vrijgevallen (€ 60.000). Taakstelling De taakstelling van € 672.600 euro is voor een groot deel ingevuld door de formatie met 8,52 fte te verlagen. Het resterende bedrag van €238.000 wordt gedekt uit de onderuitputting van het budget "Overige goederen en diensten". Bijdrage gemeenten / provincie De totale bijdrage van gemeenten en provincie stijgt met € 621.000. De bijdrage is hoger dan begroot vanwege:  extra bijdrage aanvullende opdrachten (€ 83.000)  de verwachte extra bijdragen gebaseerd op de prognose van uren (zie paragraaf 4.1). De Omgevingsdienst treedt nog in gesprek met de deelnemers over eventuele bijsturing van de activiteiten voor de periode september tot en met december, maar gelet op de huidige activiteiten en werkvoorraad is een extra bijdrage van €270.000 voorzien.  de bijdrage van de deelnemers aan de verwachte frictiekosten (€255.000)  de bijdrage van deelnemers aan geïnde dwangsommen (€13.000) Overige goederen en diensten (inkomsten) De overige inkomsten zijn € 27.000 hoger dan begroot, hoofdzakelijk vanwege de hogere inzet voor advieswerkzaamheden in opdracht van Stichting Wijk en Wouden. Subsidies Er is een bedrag van € 306.000 opgenomen ter dekking van de kosten die we in 2015 maken voor een aantal toegekende subsidies. Dit betreft grotendeels twee Energiesubsidies van de VNG voor woningen en bedrijven (€220.000) en de subsidie Externe Veiligheid van de provincie (€ 76.000 euro). Ontwikkelingen ten opzichte van de 1e Burap Het verwachte resultaat vóór bestemming bedraagt -€361.000 en wijkt daarmee -€63.000 af van de prognose uit de 1e burap. Ten opzichte van de 2e burap is de prognose aangepast op de volgende onderdelen:    

groter werkaanbod waardoor meer inhuur nodig is om de benodigde capaciteit te kunnen leveren extra bijdragen van deelnemers ter dekking van dit werkaanbod hogere uitgaven voor projecten uit de Veranderagenda, waar momenteel veel trajecten in de uitvoering terecht zijn gekomen versobering van de uitgaven van het budget goederen en diensten


18/28

Resultaatbestemming (voorstel) De prognose van het financiële resultaat bedraagt € 361.000 negatief. Dit bedrag valt uiteen in twee onderdelen, te weten: 1. €194.000 negatief als gevolg van extra uitgaven voor de Veranderagenda Bij de resultaatbestemming van voorgaande jaren is een reservering gemaakt voor toekomstige kosten van de Veranderagenda (dotatie aan algemene reserve). Doordat veel projecten binnen de Veranderagenda in de uitvoering terecht zijn gekomen is het jaarlijkse budget niet toereikend. Bij het aanbieden van de jaarrekening aan het bestuur nemen we een dekkingsvoorstel op om deze kosten ten laste van de algemene reserve te brengen. 2. €167.000 negatief afkomstig uit het normale bedrijfsvoeringsresultaat Voor het normale bedrijfsvoeringsresultaat nemen wij bij het aanbieden van de jaarrekening aan het bestuur ook een dekkingsvoorstel op ten laste van de algemene reserve. Het normale bedrijfsvoeringsresultaat bestaat uit het tekort op personeelskosten (met name uit inhuur uit vacatureruimte/flexibele schil) en diverse voor- en nadelen van overige goederen en diensten en opbrengsten. Maar exclusief de kosten van de Veranderagenda. De omvang van de algemene reserve is afdoende om de voorgestelde onttrekkingen op te vangen. Het resterende weerstandsvermogen is voldoende om toekomstige tegenvallers op te vangen. In onderstaande tabel is zowel de voorgestelde resultaatbestemming als de stand van de algemene reserve opgenomen. Tabel 17 Resultaatbestemming en stand algemene reserve Omschrijving

Prognose 1e Burap

Prognose 2e Burap

Mutatie 1e t.o.v. 2e burap

- € 298.555

- € 361.182

- € 62.627

91.475

193.554

102.079

- €207.080

- € 167.628

€ 39.452

Algemene reserve per 31.12.2014

€ 675.200

€ 675.200

€0

Prognose voorlopige onttrekkingen

- € 298.555

- € 361.182

- € 62.627

€ 376.645

€ 314.018

- € 62.627

Prognose resultaat vóór bestemming Onttrekking (voorstel): Projecten Veranderagenda Prognose resultaat na voorlopige bestemming

Prognose saldo algemene reserve per 31.12.2015

4.3

Verwachte frictiekosten

De volgende tabel geeft de verwachting weer van de frictiekosten 2015 ten opzichte van de openstaande verplichting van de deelnemers. De kosten zijn onderverdeeld naar het jaar waarin de verplichting is ontstaan en zijn daarmee per taakstelling weergegeven. Zowel de nog openstaande verplichting per 1 januari 2015 als de verwachte uitputting in 2015 staan in de tabel opgenomen. De frictiekosten bestaan uit salariskosten en voor € 18.000 uit outplacementkosten (studiekosten). De feitelijke verrekening van de frictiekosten met de deelnemers maakt onderdeel uit van de afrekening 2015. Deze afrekening is onderdeel van de jaarrekening 2015 en vindt medio 2016 plaats.


19/28

Tabel 18a Specificatie frictiekosten Omschrijving

Jaar

Taakstelling 10% Taakstelling 5,31% Taakstelling 0,34%

2014 2015 2016

Totaal frictiekosten

Totale verplichting

Uitputting t/m 31/12/4

Openstaande verplichting per 1/1/15

Frictie kosten 2015

Verwachte verplichting 31/12/15

€ 1.498.900 € 866.080 € 86.401

-€ 393.410 €0 €0

€ 1.105.490 € 866.080 € 86.401

-€ 119.488 -€ 135.257 €0

€ 986.002 € 730.823 € 86.401

€ 2.451.381

-€ 393.410

€ 2.057.971

-€ 254.745

€ 1.803.226

De verwachte frictiekosten per deelnemer staan in tabel 19 nader gespecificeerd. Tabel 18b Specificatie frictiekosten per deelnemer

Verdeling deelnemers Alphen ad Rijn

Verwachte frictiekosten 2015

Frictiekosten Frictiekosten 10% 5,31% 38.344

27.051

65.395

Hillegom

9.845

5.410

15.255

Kaag en Braassem

7.677

8.115

15.792

Leiden

30.755

27.728

58.483

Leiderdorp

6.170

5.410

11.580

Lisse

2.216

5.410

7.626

Nieuwkoop

7.725

8.115

15.840

Oegstgeest

5.221

4.058

9.279

Teylingen

7.669

8.115

15.784

Zoeterwoude

3.866

4.058

7.924

(*)

(*)

31.785

31.785

Katwijk Provincie

0

Totaal 119.488 135.257 254.745 (*) het aandeel in de frictiekosten voor Katwijk is nog niet meegenomen in deze specificatie en volgt in de eerstkomende rapportage.


20/28

5 Bedrijfsvoering De afdeling Bedrijfsbureau bestaat uit de clusters Serviceburo, ICT, Kwaliteitsmanagement, Personeel en Organisatie en Planning & Control. Het jaar 2015 heeft de volgende speerpunten. Verder verbeteren bedrijfsvoering (basis op orde uit de Strategienota) Voor 2015 ligt de focus op het verder vervolmaken en verbeteren van onze dienstverlening naar onze klanten. Bedrijfsvoering is daar een onderdeel van. U kunt daarbij denken aan een op maat gesneden en afgestemde Planning & Control cyclus, waarbij heldere omschreven producten het uitgangspunt zijn (input-throughput-output-outcome). In 2014 zijn daarmee grote stappen gezet. Als voorbeeld noemen we: de producten- en dienstencatalogus is vastgesteld door het bestuur, een rapportagetool is aangeschaft en volledig ingericht, de werkplannen hebben in overleg met de deelnemers een metamorfose ondergaan en de eerste status informatie over de voortgang van producten staat op de rails. Hier gaan we verder mee.

5.1

Veranderagenda

Dit jaar ronden we de Veranderagenda af. Op basis van de Strategienota en het Uitvoeringsplan, vastgesteld in het bestuur, heeft het management van de dienst verschillende projecten gedefinieerd en uitgevoerd. Dit hoofdstuk geeft de projecten en voortgang op hoofdlijnen weer. De conclusie: de dienst ligt op schema en rondt de Veranderagenda eind dit jaar af.

5.1.1 Herijking Planning & Control Om de rapportages uit de P&C cyclus verder te verbeteren is de Omgevingsdienst in 2013 gestart met het traject ‘Herijking Planning & Control cyclus’. Het traject is opgesplitst in verschillende deelprojecten. De volgende deeltrajecten zijn conform de doelstellingen van het project afgerond. Het doorontwikkeling van de P&C-producten is een continu proces. 

Alle opgenomen P&C-producten uit de nota planning & control zijn kritisch tegen het licht gehouden.



De herontwikkeling van de P&C-producten is in nauwe samenwerking met de Provincie ZuidHolland en gemeenten tot stand gekomen.



Een duidelijk onderscheid is aangebracht tussen de P&C-producten voor het bestuurlijke en ambtelijke niveau, zodat de producten beter aansluiten op de doelgroep.



Een rapportagetool is aangeschaft en ingericht. Vanaf januari van dit jaar is LIAS ingericht aan de hand van opnieuw vastgestelde rapporten uit de P&C cyclus zoals bijvoorbeeld de Perrap en de Burap die u nu onder ogen heeft.

5.1.2 Zaakgericht werken De Omgevingsdienst heeft zaakgericht werken ingevoerd. Het zaakgericht werken levert het volgende op en draagt bij aan het realiseren van de drie pijlers uit het Uitvoeringsplan en de Strategienota. De dienst wordt transparanter, gaat klantgerichter opereren en professioneler zijn diensten aanbieden. Om tot zaakgericht werken te komen zijn er vier projecten gedefinieerd. 1. Het maken en laten vaststellen van een producten- en dienstencatalogus (PDC) 2. Het maken en laten vaststellen van een zaaktypecatalogus (ZTC) 3. Het herinrichten van de systemen 4. Sturing, gedrag en leiderschap


21/28

Project 1: Producten- en dienstencatalogus (PDC) De producten- en dienstencatalogus is in nauwe samenwerking met de vier andere omgevingsdiensten in de provincie Zuid-Holland tot stand gekomen. Het doel van het project was om een producten- en dienstencatalogus (PDC) te ontwikkelen, waarmee een verdergaande harmonisatie tussen de diensten tot stand gebracht kon worden. Het uiteindelijke doel is om te komen tot een kostprijs per product. Voor de Omgevingsdienst is het ontwikkelen van de PDC de start geweest om te komen tot zaakgericht werken. Het zaakgericht werken begint met heldere definities van producten en diensten en dus een duidelijke start van het proces. Het project is afgerond en alle producten en diensten zijn beschreven. Het bestuur heeft de PDC vastgesteld. Project 2: Zaaktypecatalogus (ZTC) In de zaaktypecatalogus (ZTC) staan de processen beschreven. Bovendien wordt aangegeven hoe het product tot stand komt, waar de overdrachtsmomenten in het proces zitten en wat er wordt verwacht van de actoren voor, tijdens en na het productieproces. Het gaat verder dan enkel en alleen een beschrijving van de processen. Het document is ook bedoeld om heldere afspraken te maken met onze opdrachtgevers. Voor de uitvoering van taken is een uniform proces aan te raden. Om aan de doelstelling te voldoen is het noodzakelijk dat de dienst als een uitvoeringsorganisatie kan functioneren. Dit betekent uniforme procesafspraken die voor alle deelnemers gelden. Een voorbeeld daarbij is dat de aanlevering van aanvragen uniform en digitaal plaatsvindt en dat uitgaande brieven op eenzelfde wijze vormgegeven zijn voor alle deelnemers. Bovendien is de ZTC het document waarmee de herijking van de systemen vormgegeven kon worden. Project 3: Herijking systemen Met de PDC en ZTC kon worden gestart met de herinrichting van de systemen. De Omgevingsdienst kent hierin drie belangrijke systemen die van elementair belang zijn om de informatiestroom goed te registreren, waar nodig bij te sturen en erop te rapporteren. Het betreft de systemen Squit XO; het Workflowmanagement, Verseon; het digitale archief en TIM-Enterprise; het tijdsschrijfsysteem. Het doel van dit project was om deze systemen meer dan voorheen conform PDC en ZTC op elkaar te laten aansluiten en meer sturend te laten zijn voor medewerkers. Bovendien moet het systematischer werken het management in de gelegenheid stellen om beter te sturen. Dit project is afgerond. Project 4: Sturing, Gedrag en Leiderschap Zaakgericht werken is meer dan een technische exercitie. De dienst moet een professionele klantorganisatie zijn en hiervoor is het noodzakelijk dat er veel sturing aanwezig is. Binnen de dienst is hiervoor veel aandacht. Het ombuigen van cultuur is in volle gang. Daartoe heeft de dienst in het derde kwartaal van dit jaar een medewerkersdag georganiseerd om met het personeel in gesprek te gaan over mogelijkheden en onmogelijkheden die bijdragen aan professioneler ons werk uit te voeren. ISO certificering De PDC, ZTC en herijking van de systemen zijn samen de basis voor een hernieuwde ISO certificering die we in 2015 zijn gestart. Wij verwachten in 2016 opnieuw gecertificeerd te zijn conform de allernieuwste maatstaven. Dit project loopt op schema. Afstemmingsstructuur Een belangrijk onderdeel van de Veranderagenda is het herzien van de afstemmingsstructuur. De afstemmingsstructuur moet ervoor zorgen dat de verschillende doelgroepen (bestuurlijk en ambtelijk) goed op de hoogte zijn en er adequate besluitvorming kan plaatsvinden. De voorportalen 'inhoud' en 'financiën en juridisch' werpen hun vruchten af. De bestuursstukken worden volledig integraal afgestemd, voordat ze naar het bestuur gaan. Naast de hiervoor genoemde voorportalen hebben we ook een frequent overleg met de afdelingshoofden van de deelnemers. In dit overleg worden meer de strategische onderwerpen besproken. Het resultaat hiervan: samen ontwikkelen, Agendapunt 5 AB 2 november 2015: tweede bestuurlijke rapportage 2015

22/28

elkaar beter begrijpen en samen werken aan de dienst. In de nieuwe afstemmingsstructuur hebben we ook meer dan voorheen het accounthouderschap geborgd. Onze managers bezoeken regelmatig het management en de bestuurders van de deelnemers. Op deze wijze is de dienst beter in staat te reageren op signalen vanuit de deelnemers. Bovendien bespreken we de belangrijkste planning & control producten en lopende (risico's) dossiers. Samenwerking Om de veiligheid in de regio te borgen is samenwerking met andere partijen noodzakelijk. De dienst speelt hier een actieve rol in. Zo is er een convenant afgesloten met de veiligheidsregio en zijn we met de brandweer actief aan het onderzoeken hoe we digitaal gegevens kunnen uitwisselen. Een belangrijk onderdeel daarvoor is de ontwikkeling van de PDC en ZTC gebleken. Bovendien werkt de dienst intensief samen met de andere omgevingsdiensten binnen de provincie. In dit kader valt op te merken dat er frequent overleg is tussen de directeuren en hoofden bedrijfsvoering van de diensten.

5.2

Kwaliteitsmanagement

De Omgevingsdienst hecht waarde aan kwaliteit, efficiëntie, eenduidigheid en een klantgerichte werkwijze. Deze accenten zijn concreet vertaald in het kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001), gebaseerd op de zaaktypecatalogus (ZTC). Dit systeem beschrijft de werkprocessen en zorgt voor een doorlopend verbeterproces van de producten en diensten van de Omgevingsdienst. In 2014 hebben we besloten om ons als een van de eerste omgevingsdiensten in Nederland te laten certificeren door een geaccrediteerd certificeringsbedrijf. Hier gaan we in 2015 mee door. Op deze wijze wordt ons jaarlijks een professionele spiegel voorgehouden en gaan we concreet aan de slag met verbeteringen en worden onze dienstverlening en producten jaarlijks geoptimaliseerd. De procedures waarop ons huidige ISO-certificaat was gebaseerd zijn drie jaar geleden ontwikkeld. Deze zijn de afgelopen jaren stapsgewijs verbeterd en uitgebreid en hebben ons geholpen bij het ontwikkelen, verbeteren en stroomlijnen van de afhandeling van werkzaamheden. De bestaande procedures hebben gediend als input voor de ZTC. De ZTC biedt een aantal voordelen ten opzicht van de procedures, zoals een verdere verdiepingsslag van rollen / verantwoordelijkheden, de resultaten (documenten) en vervolgzaken. Aanvullend is het inzicht in samenwerkingspartners en (leverings)termijnen, inzicht in de benodigde systemen en invoer van systemen (informatievoorziening). De vertaalslag naar de informatievoorziening stelt ons in staat de in- en externe rapportages te verbeteren. Tot slot maakt de ZTC het mogelijk om afstemming met de opdrachtgevers te professionaliseren. Het is waardevol om een geaccrediteerde certificeringsinstantie de ZTC te laten auditen, waarbij zij met opbouwende kritiek de ZTC en de zaakgerichte werkwijze verder kunnen optimaliseren. Daarnaast is het ook een audit van de stand van zaken van ons verandertraject. Een positieve audit geeft ons de bevestiging en overtuigen naar het bestuur en onze deelnemers dat we de verandering op de juiste wijze hebben uitgevoerd. We zijn dan waarschijnlijk ook de eerste RUD die de nieuwe (geharmoniseerde) werkwijze heeft gecertificeerd. Het project loopt op schema en waarschijnlijk zijn we begin 2016 ISO gecertificeerd.

5.3

Klanttevredenheid

Klantgerichtheid programma Advies Ook in 2015 meten we de tevredenheid van onze klanten over de producten van het programma Advies. Tot en met het 2e trimester hebben we 820 keer een uitvraag gedaan over de door ons opgeleverde producten. Hiervan hebben we 256 enquêtes ingevuld retour gekregen (31%). Hieronder vindt u de tevredenheidsscore tot en met augustus. Naar aanleiding van de ontevreden meldingen is contact opgenomen met de betreffende medewerkers van de deelnemers.


23/28

Tabel 19 Tevredenheid programma Advies Respons Zeer tevreden Tevreden Ontevreden

Aantal

Percentage

72

28%

168

66%

16

6%

Klantgerichtheid programma Toezicht & Handhaving In 2015 zijn we begonnen bedrijven te bevragen over de aanpak van toezichthouders die bij hen milieucontroles hebben uitgevoerd. Een goede verstandhouding draagt bij aan verbetering van de informatieoverdracht en motivatie van bedrijven om ervoor te zorgen dat zij voldoen aan weten regelgeving. Tot en met augustus hebben we 651 enquêtes verstuurd en zijn er 189 ingevuld retour (29% respons) gekregen. Hieronder vindt u tevredenheidsscore tot en met augustus. In het geval van een ontevreden respons is er contact gezocht met het bedrijf en is dit besproken, in de meeste gevallen is dit terug te leiden tot misverstanden. Tabel 20 Tevredenheid programma Toezicht & Handhaving Respons Zeer tevreden Tevreden Ontevreden

5.4

Aantal

Percentage

36

19%

144

76%

9

5%

Klantcontact

In 2014 hebben we het Serviceburo ingericht. Doel hiervan was om onze dienstverlening te optimaliseren. Onze klanten hebben een eenduidige ingang bij de Omgevingsdienst waar eerstelijns vragen direct kunnen worden beantwoord en waar nodig snel contact wordt gelegd met de tweede lijn (specialisten). Daarnaast heeft deze manier van werken het voordeel dat alle vragen die binnenkomen eenduidig worden geregistreerd en opvolging (statusinformatie) snel en professioneel kan worden verstrekt aan de klant. Het verder professionaliseren van het Serviceburo gaat door in 2015.

5.5

ICT

Wij verwijzen u voor dit onderwerp naar hoofdstuk 7 (Voortgang rapport van bevindingen).

5.6

Informatiemanagement

Een ander belangrijk speerpunt is het verder ontwikkelen van onze digitale workflow. Daartoe heeft de dienst in 2014 de eerste stappen gezet. Intern hebben we wijzigingen doorgevoerd en is er een vorm van beheerorganisatie vormgegeven. Doel daarvan is de informatie die door onze organisatie stroomt te optimaliseren. Zo hebben we het functioneel beheer van onze bedrijfskritische applicaties bijeen gebracht en zijn er al een aantal koppelingen aangebracht tussen deze applicaties. Voordeel daarvan is eenduidigheid en het niet meer meerdere keren invoeren van dezelfde informatie in verschillende systemen. Hierdoor konden we ook de taakstelling van 5,31% (strijknorm) realiseren.


24/28

5.7

Inkoop

Wij verwijzen u voor dit onderwerp naar hoofdstuk 7 (Voortgang rapport van bevindingen).


25/28

6 Risicoparagraaf De Omgevingsdienst heeft een maatschappelijke doelstelling op het gebied van regulering en handhaving op basis van milieuwetgeving. Om deze doelstelling te realiseren treft de dienst waarborgen voor een goede reputatie en een duurzaam gezonde financiële situatie. Een onderdeel van deze waarborgen is het opzetten van en onderhouden van een systeem van risicomanagement. In 2015 is risicomanagement verder geïmplementeerd met het doel: identificatie van risico’s, kwantificering van deze risico’s, bepalen van bijpassende beheersingsmaatregelen, bepalen van het risico in euro's en het inbedden in de reguliere planning & controlcyclus. Uitgangspunten zijn vastgelegd in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement, die in november 2015 in het algemeen bestuur voor vaststelling geagendeerd staat. Deze nota vormt het kader voor het bepalen van de risico's in euro's en de hoogte van het weerstandsvermogen, die in de jaarrekening 2015 wordt opgenomen. Daarmee wordt voldaan aan de wens van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zoals vastgelegd in de brief voor het toezichtregime 2016. Uit het geheel van bedrijfs- en bestuursrisico’s is bij een eerste inventarisatie een aantal risico’s benoemd, die in de begroting 2016 zijn toegelicht. Voor 2015 vragen de volgende risico’s aandacht.


26/28

Tabel 21 Risico's 2015 Risico

Omschrijving

Beheersmaatregel

Soort Risico

Overwegingen bij weging risico

Weging risico

Financieel Kader gemeenschappelijke regeling Hollands Midden

Het Financieel Kader gemeenschappelijke Regelingen gemeenten Hollands Midden wijkt af van de spelregels voor indexering zoals vastgelegd in de Nota Planning en Control 2014-2017.

Indexering uit de brief van het bestuurlijk overleg leidt tot (aanvullende) bestuurlijke besluiten om te bezuinigen of taken te heroverwegen (inclusief daarmee samenhangende bezuinigings- en frictiekosten).

Inhoudelijk

Her risico is tot en met 2016 afgedekt in de begroting. Eind 2015 wordt het Financieel Kader gemeenschappelijke regeling Hollands Midden voor 2017 bepaald inclusief het effect op de indexering.

Groot

Frictiekosten

Risico voor de Omgevingsdienst dat er kosten gemaakt dienen te worden voor het laten afvloeien van personeel, zoals loopbaanbegeleiding en UWV-kosten.

Doorbelasten bezuinigings- en frictiekosten aan deelnemer conform de Nota Planning en Control 2014 - 2017.

Inhoudelijk

Het risico doet zich voor als gevolg van te realiseren bezuinigingstaakstellingen. Het is nog niet bekend of vanaf 2017 een taakstelling wordt opgelegd.

Gemiddeld

De gemeente Alphen aan den Rijn heeft besloten uit te treden en de taken per 1 januari 2016 onder te brengen bij de Omgevingsdienst MiddenHolland.

Met Alphen aan den Rijn en de Omgevingsdienst Midden-Holland zijn overdrachtsafspraken gemaakt en is de hoogte van de vergoeding van de frictiekosten bepaald.

Inhoudelijk

Het risico doet zich voor (de uittreding per 1 januari 2016 is een feit). Er zijn passende beheersmaatregelen getroffen waardoor de weging naar beneden wordt bijgesteld.

Klein

Uittreding Alphen aan den Rijn

Financieel

Financieel

Juridisch Personeel Financieel

7 Voortgang rapport van bevindingen 2013 en 2014 Databeveiliging is in 2015 een belangrijk onderwerp voor de dienst. In de managementletter van de accountant is hier ook aandacht voor gevraagd. Eind 2014 is een verkenning op dit punt uitgevoerd, waarover formeel beleid zal moeten worden vastgesteld. Een aantal zaken op het gebied van databeveiliging is natuurlijk al lang geregeld, maar nooit als beleid vastgelegd en ook niet als zodanig behandeld (beleidsvoorstellen, goedkeuring). Het formeel aanstellen van een Security Officer komt na de opstelling van het IT-beveiligingsplan aan de orde. Hoe de dienst hier verder invulling aan geeft volgt dan ook. Voor nu wordt er gewerkt aan het IT-beveiligingsplan. In 2015 hebben diverse meervoudig onderhandse aanbestedingen plaatsgevonden. Op het gebied van ICT waren dit Mobile Device Management, de inter- en intranetwebsite en de website van het Energieservicepunt. Ook het vormgevingscontract (drukwerk en DTP) en het wagenparkcontract zijn/worden in de markt gezet. In het najaar vindt er een Europese aanbesteding plaats voor de schoonmaak. Momenteel worden er voorbereidingen getroffen om het contract voor accountantsdiensten meervoudig in de markt te zetten. De planning is om in het voorjaar een nieuw contract met een accountant te hebben. Nu duidelijk is dat de fusie met de Omgevingsdienst Midden Holland geen doorgang vindt, dient het contract voor het zaaksysteem (SquitXO) en het contract van het documentmanagementsysteem (Verseon) aanbesteed te worden. Deze aanbestedingen zullen een plek krijgen op de aanbestedingskalender van 2016 welke op dit moment in voorbereiding is.

28/28

2e Bestuurlijke rapportage 2015

Recommend Documents