29 september 2011 Vlaamse Overheid
Facility plan aanpak Ing. Rudy Clonen MBA MRE Director MCS
Inhoud
Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Aanpak “Facility plan” Risico’s @ facilities Kwaliteitscontroles Cases “Do’s” en “dont’s” in facility management
Facility management anno 2011 Facility management (IFMA) = een verantwoordelijkheid dat meerdere disciplines omvat om de functionaliteit van de gebouwde omgeving te verzekeren door het integreren van mensen, plaatsen, processen en technologie Facility management (Leidraad) = het beheer van alle goederen en diensten, ondersteunende processen en activiteiten die moeten toelaten dat alle bedrijfsprocessen zich in ideale omstandigheden kunnen ontwikkelen.
Onderdelen Leidraad Facility beleid (5 succes pijlers en gap-analyse) Facility organisatie (communicatie en sourcing concept) Beheren van middelen (budget controle, efficiente processen, ...) Continuiteitsplanning (Risico’s @ facility) Evaluatie en bijsturing (kwaliteitscontrole)
Inhoud
Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Aanpak “Facility plan” Risico’s @ facilities Kwaliteitscontroles Cases “Do’s” en “dont’s” in facility management
De 5 succes pijlers
Het versterken van het imago, het creeren van een optimale en duurzame werkomgeving, het reduceren en managen van al de facilitaire risico’s en dit tegen een minimale “totaalhuisvestingskost”
IMAGO
NICE PLACE
DUURZAAMHEID
RISICO MGMT
MIN. TOTAALKOST
$
“Het creeren van meerwaarde voor al de balanghebbende”
Inhoud
Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Aanpak “Facility plan” Risico’s @ facilities Kwaliteitscontroles Cases “Do’s” en “dont’s” in facility management
Aanpak facility plan
STAP 1
STAP 2
STAP 3
STAP 4
Analyse huidige situatie
Analyse noden en verwachtingen
Strategy (missie, Visie en obj.)
Business plan (scope, SLA’s)
COMMUNICATIE EN CHANGE MANAGEMENT
Proces analyse
Andere mogelijke analyses
Analyse noden en verwachtingen
BRANDNAME +
•Entrance Halls •Meeting rooms •Customer exposure •Lead by example (sustainability, flex working,...) •Restaurant
NICE PLACE
GREEN PLACE
•Working environment •Facility processes •Office m2 rates •Informal areas •Light levels •Climate conditions •Cleaning/catering quality •Flexibility •Dynamic office concept
•Insulation levels •Low energy consumption lambs •Type climate control system •Sun protection •Water recycling •Waste reduction •Material usage
LOW RISK
•Security •Safety •Fire prevention •Evacuation •Vandalism •External threats
MIN. TCH
$
•Rent/buys •Maintenance •Facility processes •Procurement process •Utility costs •Service costs •Investments
Facility plan en ROI
Hoe ziet een facility plan eruit? Resultaten analyse huidige situatie Resultaten noden en verwachtingen “gap” analyse Missie en objectieven Opportuniteiten Organisatie struktuur In-outsourcing model Procesoptimalisatie strategy (helpdesk, onderhoud, ...) Kwaliteitscontrole, KPI’s/SLA’s,... Communicatielijnen/methodieken Trainingsprogramma Financieel bedrijfsplan en plan van aanpak Planning Rapportering Bijlagen: Risico analyse, resultaten, ...
Inhoud
Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Aanpak “Facility plan” Risico’s @ facilities Kwaliteitscontroles Cases “Do’s” en “dont’s” in facility management
Risk Management Proces RISICO ANALYSES VASTGOED
FACILITY MANAGEMENT
Locatie Gebouwden struktuur Omgeving Fysische weerstand Flexibiliteit...
Gebouwen opbouw Ruimte en zone concept Onderhoudsniveau diensten Procedures & Processen Projecten ...
Facility Management
SECURITY / SAFETY
IT/OPS/S&M/…
Diefstal en sabotage Bezetting Schade en vernieling Ongevallen Brand veiligheid, ...
Sleutel figuren Data beveiliging Supply risks & Customer base Kritische apparatuur stakingen ...
Vastgoed
integratie
Risico beheersing
BUSINESS CONTINUITY Crisis management Contingency planning Disaster response Crisis communicatie
VERZEKEREN Eigendom Transport Aansprakelijkheid ...
Aankoop
PROCUREMENT CREEREN WERKOMGEVING
PREVENTIE/ MINIALISEREN/ ...
CONTROLEREN
VERZEKEREN
Risico portefuille facilities Diefstal Brand Ongeval Climatisatie Installaties (hoofd activiteiten) Accoustiek Klachten opvolging (reactietijden en feedback) Hygiene Budget controle en inschatting toekomstige kosten Projectgoedkeuringen Acceptatie mgmt Leverancierskwaliteit – producten (model) Leverancierskwaliteit – diensten (KPI’s, …) Interne kennis - resources (mapping) Tijdsbesteding (processen – software, …) Change mgmt in “het nieuwe werken” Contractuele risico’s (verantwoordelijkheden, SLA’s, Boetes, …) Project risico’s (planning, budget, resources, scope,… …
Risico analyse vragen
“WAARDEN “INVENTARISATIE
WAT WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN? TEGEN WAT EN WIE WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN ? HOE WENST DE ORGANISATIE TE BESCHERMEN?
EVALUATIE EN OPLOSSINGEN
PRORISK CONSULTANCY
BEDREIGING SCENARIO’S
Risico analyse tool - leveranciers
Risico analyse tool - leveranciers
Risico’s in “het nieuwe werken”
Analyse noden en verwachtingen Samenstellen change= mgmt team VERANDERING “weerstand”
•Verandering van locatie •Verandering van processen van plan •Verandering Uitrollen van de manier van werken” •“Mentale” veranderingen Opzetten communicatie plan (intern en extern)
Meten van de resultaten
Continue opvolging
Inhoud
Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Risico’s @ facilities Aanpak “Facility plan” Kwaliteitscontroles Cases “Do’s” en “dont’s” in facility management
Kwaliteits controle
Opportuniteit
Verbetering
Uitvoering
Automatiseri
Controle
Scans Audits
Tendering
Projecten
Software
Kwaliteit
VSR –controles Conditie metingen KPI/SLA - Interventietijden - Aantal klachten - Oplostijden - Beoordelingen van klant - Rapportering/comm. - Turnover Bonus/malus systeem Skiboot model ...
Inhoud
Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Risico’s @ facilities Aanpak “Facility plan” Kwaliteitscontroles Cases “Do’s” en “dont’s” in facility management
Case Kraft Foods
MCS helpt mee om de afdeling facility onmisbaar te maken voor ons bedrijf “en” onze medewerkers Rianne Laseroms HR Business Partner Head Quarters Benelux
Case Euroclear
Bart de Sutter Euroclear Head Corporate Facilities and Central Services Corporate Spend Management Division
Inhoud
Facility management anno 2011 De 5 succes pijlers Risico’s @ facilities Aanpak “Facility plan” Kwaliteitscontroles Cases “Do’s” en “dont’s” in facility management
Do’s en dont’s in facility mgmt
Dont’s Onderschat het veranderingsproces bij het nieuwe werken niet Tracht niet gekende risico’s te vermijden Do’s Tracht de 5 pijlers steeds mee te nemen in iedere stap Denk in “totale huisvestingskost” Duidelijkheid rond noden en verwachtingen is “de sleutel” Kwaliteitsmeting geeft “controle” Maak KPI’s meetbaar en vooral “opvolgbaar” Risico analyse is noodzakelijk voor een degelijk projectbeheer Zoek ondersteuning van al de “belanghebbende” Aanzie het facility plan als een tool die je inzicht in“de opportuniteiten”
Rudy Clonen
[email protected] 0475 565251
Facility plan aanpak
