26

Inkoopprotocol

11-09-2012

Inkoopprotocol 2012

Vastgesteld door …….. in haar vergadering van ……..

1/26

Inkoopprotocol

11-09-2012

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Uitgangspunten 1.1 Waarom een inkoopprotocol? 1.2 Wat is inkoop? 1.3 Wat zijn de inkoopdoelstellingen van de gemeente? 1.4 Spelers, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1.5 Het inkoopproces Hoofdstuk 2: Fase inventariseren 2.1 Algemeen 2.2 Bepaal behoefte 2.3 Bepaal opdrachtwaarde 2.4 Bepaal type opdracht 2.5 Bepaal te volgen procedure 2.6 Bepaal inkoopstrategie Hoofdstuk 3: Fase specificeren 3.1 Bepaal uitgangspunten van de specificatie 3.2 Beschrijf de opdracht 3.3 Beschrijf contractuele voorwaarden 3.4 Beschrijf uitsluitingsgronden en selectiecriteria 3.5 Beschrijf gunningscriteria en beoordelingssystematiek 3.6 Beschrijf inkoopprocedure Hoofdstuk 4: Fase selecteren 4.1 Algemeen 4.2 Bepaal definitieve kandidatenlijst 4.3 Verzend de uitnodigingen / plaats aankondiging 4.4 Organiseer een schouwing (optioneel) 4.5 Verzamel de vragen 4.6 Verzend de antwoorden Hoofdstuk 5: Fase beoordelen 5.1 Algemeen 5.2 Ontvang de offertes 5.3 Toets compleetheid en geldigheid offertes 5.4 Beoordeel offertes Hoofdstuk 6: Fase contracteren 6.1 Algemeen 6.2 Verzend gunning 6.3 Stel overeenkomst op 6.5 Gun de opdracht Hoofdstuk 7: Fase administreren 7.1 Algemeen 7.2 Bepaal resultaat 7.3 Stel dossier samen 7.4 Plaats afkondiging (optioneel) 7.5 Vervolg: bestellen, bewaken, nazorg Hoofdstuk 8: Afwijken van het protocol

2/26

Inkoopprotocol

11-09-2012

Bijlagen: 1 Begrippenlijst 2 Stappenplan inkoopproces 3 Inkoopkaart 4 Inkoopformulier 5 Inkoopvoorwaarden

Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke ander wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande toestemming van de gemeente.

3/26

Inkoopprotocol

11-09-2012

Hoofdstuk 1: Uitgangspunten 1.1

Waarom een inkoopprotocol?

De gemeente koopt voor een groot deel van de begroting in bij externe partijen. Het is daarom begrijpelijk dat de gemeente aan haar burgers, maar ook aan haarzelf, verplicht is deze gelden zo efficiënt en zo effectief mogelijk in te zetten. De inkoop- en aanbestedingsprocessen dienen daarom professioneel uitgevoerd te worden. De belangrijkste op inkopen en aanbestedingen van toepassing zijnde wet- en regelgeving zijn: • • • • • •

EG verdrag; Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB); Wet Openbaar Bestuur (WOB); Gemeentewet; Overeenkomstenrecht, Burgerlijk Wetboek; Algemene wet bestuursrecht;

De belangrijkste op inkopen en aanbestedingen van toepassing zijnde gemeentelijke kaders zijn: • • • • • • •

Coalitieakkoord 2010-2014; Financiële verordening; Integriteitsbeleid / gedragscode voor ambtenaren; Budgethoudersregeling; Mandaatregeling; Inkoop- en aanbestedingsbeleid; Aanbevelingen rekenkameronderzoek 2011

De drie grondbeginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijn zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze beginselen dient een gemeente op al haar inkopen en aanbestedingen toe te passen. Om te borgen dat alle van toepassing zijnde regelgeving op de juiste wijze wordt toegepast en om professioneel in te kunnen kopen is dit inkoopprotocol opgesteld.

1.2

Wat is inkoop?

Tot inkoop behoren in principe alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij een prestatie heeft verricht. Zo’n prestatie kan betrekking hebben op levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. Een factuur kan ook een creditfactuur zijn, als er bij het verrichten van de prestatie tevens inkomsten gegenereerd worden. Zelfs indien gewerkt wordt met gesloten beurzen kan er sprake zijn van inkoop. De woorden ‘inkoop’ en ‘aanbesteding’ kunnen door elkaar gebruikt worden. Het woord ‘inkoop’ wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het woord ‘aanbesteding’ wordt vaker gebruikt bij werken met een civieltechnisch karakter en bij inkopen boven de EU-drempel. Inhuur van externen valt onder de definitie van inkoop en dus de werking van het inkoopbeleid en protocol. De uitvoering van inhuur van externen ligt bij het Regionaal loopbaancentrum. Indien bij de besteding van gemeenschapsgeld dan wel de realisatie van publieke functies de verantwoording voor de aanbesteding doorgelegd wordt aan een derde partij dan is het inkoopbeleid van toepassing. De derde partij dient de Europese en nationale wetgeving onverkort toe te passen. Dit houdt in dat indien een opdrachtwaarde boven de drempel van Europees aanbesteden komt, een derde partij verplicht een is Europese aanbesteding te volgen.

4/26

Inkoopprotocol

1.3

11-09-2012

Wat zijn de inkoopdoelstellingen van de gemeente?

De belangrijkste doelstellingen van het inkoopbeleid zijn het komen tot een juridisch, maatschappelijk en inkooptechnisch verantwoord verwerven van benodigde producten, diensten en werken in de benodigde kwaliteit tegen de meest optimale prijs/kwaliteitverhouding. De hiervan afgeleide subdoelstellingen van dit inkoopbeleid zijn: - Het doelmatig en doeltreffend inkopen, waarbij een efficiënte en effectieve inzet van financiële middelen en capaciteit bereikt wordt; - Het voldoen aan de relevante regelgeving, zowel nationaal als Europees, met betrekking tot overheidsinkopen; - Het bewaken van integriteit; - Een maatschappelijk verantwoorde uitvoering van de inkoopfunctie, waarbij waar mogelijk in de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten rekening gehouden wordt met duurzame, sociale en economische aspecten; - Het hanteren van een eenduidige, transparante werkwijze binnen de gemeente.

1.4

Spelers, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Er is een drietal belangrijke spelers te onderscheiden, namelijk: De budgetbeheerder: De budgetbeheerder is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van de inkooptrajecten conform het inkoopprotocol en het invulling geven aan de beleidsdoelstellingen voor inkoop. Zie ook de budgethoudersregeling / mandaatregeling. De budgethouder (Unit Manager) is integraal eindverantwoordelijk voor de inkoop binnen zijn unit. De materiedeskundige: De materiedeskundige adviseert over het wat en het hoe en het waar in te kopen. De materiedeskundige heeft als taak het opstellen van het vakinhoudelijke deel van de opdrachtspecificatie, de selectiecriteria en gunningscriteria en de selectie van uit te nodigen marktpartijen. Het is mogelijk dat de budgetbeheerder en materiedeskundige dezelfde persoon zijn, maar het kan ook zijn dat de materiedeskundige bijvoorbeeld een externe technisch adviseur is. De inkoopadviseur: De inkoopadviseur adviseert (eveneens) over het hoe en het waar in te kopen. In de praktijk heeft de inkoopadviseur als taak het opstellen van het inkooptechnische deel van de opdrachtspecificatie. Dit betreft over het algemeen de aanbestedingsprocedure en de contractuele voorwaarden. Daarnaast denkt hij of zij kritisch mee met de materiedeskundige over het vakinhoudelijke deel van de opdrachtspecificatie en de te maken keuzes. De inkoopadviseur is niet bij alle inkooptrajecten betrokken (zie paragraaf 2.6). Bij de inkooptrajecten waar hij wel betrokken is, is dit niet altijd in dezelfde mate. Sommige inkooptrajecten kunnen in zijn geheel begeleid worden door de inkoopadviseur, bij andere trajecten kan het alleen een beperkte rol betreffen, bijvoorbeeld vanuit de helpdeskfunctie. Voor de bovenstaande beschrijving is uitgegaan van een situatie waarbij de inkoopadviseur de procedure volledig begeleidt.

5/26

Inkoopprotocol

1.5

11-09-2012

Het inkoopproces

Het inkoopproces is onder te verdelen in de volgende fasen: inventariseren, specificeren, selecteren, beoordelen, contracteren en administreren. Daarna start de fase van uitvoering & beheer. In hoofdstuk 2 van dit protocol worden de te nemen stappen en (waar mogelijk) de aandachtspunten per fase van het inkoopproces beschreven. FASE

1 - INVENTARISEREN (hoofdstuk 2)

2 - SPECIFICEREN (hoofdstuk 3)

3 - SELECTEREN (hoofdstuk 4)

4 - BEOORDELEN (hoofdstuk 5)

5 - CONTRACTEREN (hoofdstuk 6)

6 - ADMINISTREREN (hoofdstuk 7)

6/26

Inkoopprotocol

Hoofdstuk 2: 2.1

11-09-2012

Fase inventariseren

Algemeen

In deze fase worden de behoefte in de eigen organisatie en de inkoopstrategie bepaald.

2.2

Bepaal de behoefte

2.2.1 Bepaal functionele behoefte • Bepaal de functionele behoefte voor het onderwerp van de inkoopprocedure. Met functionele behoefte wordt bedoeld de functie die het product, de dienst of het werk dat ingekocht zal worden moet hebben. De functionele behoefte betreft dus nog niet de gewenste oplossing zelf, ofwel het product, de dienst of het werk zelf. • In de behoeftebepaling wordt niet de oplossing beschreven maar de voorwaarden waaraan deze oplossing moet voldoen. Dit vormt een kwalitatief juiste basis voor de start van een effectief inkooptraject. • Streef ernaar de functionele behoefte zo objectief mogelijk te bepalen waardoor er geen willekeur of voortrekking kan ontstaan. 2.2.2 Bepaal meest doelmatige oplossingsrichting • Voer marktonderzoek of marktconsultaties uit om mogelijke oplossingsrichtingen voor de functionele behoefte in beeld te krijgen. • Door marktonderzoek op basis van de functionele behoefte uit te voeren, en (nog) niet op basis van een specifieke (technische) eisen voor het product, de dienst of het werk, benut je innovatiekracht uit de markt. De markt krijgt dan de meeste vrijheid om de beste oplossing van het moment aan te bieden. • Beoordeel of het mogelijk is om (delen van) de opdracht binnen de gemeente zelf uit te voeren (Make or buy decision).

2.3

Bepaal de opdrachtwaarde

2.3.1 Bepaal de opdrachtwaarde • Om te kunnen bepalen welke aanpak vereist is voor de uitvoering van het inkooptraject, dient allereerst de opdrachtwaarde(ex. BTW), al dan niet aan de hand van de begroting, bepaald te worden. • De opdrachtwaarde bestaat uit een optelsom van de eenmalige (investerings)kosten en de jaarlijkse kosten maal het aantal contractjaren (inclusief opties en opties tot verlenging). De jaarlijkse kosten kunnen ook bestaan uit, licentiekosten, onderhoudskosten kosten updates e.d. • Er dient geen onderscheid gemaakt te worden tussen koop, huur en/of lease. Ook mogelijke naleveringen of meerwerk dienen in tot de totale opdrachtwaarde te worden meegerekend. • In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om de toepassing van de Europese richtlijn te ontzeilen. Eveneens in het kader van kader van inkoopsynergie. Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van alle gemeentelijke organisatieonderdelen over de gehele contractperiode op te tellen. De gemeente Werkendam wordt dus gezien als één opdrachtgever. Ook kan de samenwerking worden gezocht met buurgemeenten of gemeenten uit het samenwerkingsverband van het Inkoopbureau West-Brabant. • Voor diensten geldt dat indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, de behoeften over 48 maanden moeten worden opgeteld. Met onbekend of onbepaald wordt hier bedoeld dat de contractperiode vooraf niet bepaald kan worden. • Een raamovereenkomst mag niet voor langer dan 48 maanden worden gesloten tenzij hiervoor zwaarwegende redenen zijn (bijvoorbeeld mogelijkheid tot terugverdienen van investeringen door opdrachtnemer). • Bij de bepaling van de opdrachtwaarde mogen eventuele opbrengsten niet verrekend worden met de kosten. • Streef naar Total Cost of Ownership (TCO). Bij een Total Cost of Ownership (TCO) benadering wordt nagestreefd dat men zoveel mogelijk rekening houdt met de totale financiële lasten van een

7/26

Inkoopprotocol

11-09-2012

inkoopopdracht gedurende de gehele looptijd of uitvoeringsperiode, zowel met de investeringslasten als de exploitatielasten.

2.4

Bepaal het type opdracht

2.4.1 Bepaal type opdracht • Bepaal of de opdracht een werk, levering of dienst is. Zie 2.4.2. • Indien de opdracht uit zowel een werk als dienst of levering bestaat dan is het onderdeel met de hoogste geraamde waarde bepalend voor de aard van de opdracht 2.4.2 Definities type opdracht • Definitie werken Onder ‘werken’ wordt verstaan het uitvoeren van opdrachten van civieltechnische, bouwkundige of installatietechnische aard aan objecten die ertoe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen onder bezwarende titel. Onderhoud en reparaties aan deze objecten vallen niet altijd onder de definitie van ‘werken’, maar soms juist onder de definitie van ‘diensten’. •

Definitie levering Onder ‘leveringen’ wordt verstaan opdrachten voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een of meerdere producten onder bezwarende titel. De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren ( respectievelijk de levering en de betaling). Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom (of in het geval van huur of lease het gebruiksrecht over een bepaalde periode)van verwerft. Bijkomende werkzaamheden voor het leveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd.

•

Definitie diensten Onder ‘diensten’ wordt verstaan opdrachten voor het verrichten van diensten onder bezwarende titel. De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling). Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen.

2.4.3 Onduidelijk opdrachttype • Soms is het niet duidelijk wat het opdrachttype is. Een mogelijkheid is dan om in de CPV code lijst een passende code bij de opdracht te zoeken om zo het type te bepalen. Zie http://www.pianoo.nl/sites/default/files/documents/documents/eg-verordeningnr2132008.pdf • Ook kan de inkoopadviseur geraadpleegd worden voor ondersteuning.

8/26

Inkoopprotocol

2.5

11-09-2012

Bepaal de te volgen procedure

2.5.1 Bepaal de te volgen procedure • Bepaal op basis van de opdrachtwaarde en de onderstaande tabellen welke procedure gevolgd moet worden. • Stem aan de hand van de aanpak een ruime planning voor de procedure af. Bij leveringen & diensten dienen de volgende procedures toegepast te worden:

Cat.

Geraamde opdrachtwaarde (excl. BTW)

Minimaal te hanteren procedure

1

vanaf de Europese drempel

Europees

2

van € 25.000,- tot Europese drempel

Meervoudig onderhands

3

van € 10.000,- tot € 25.000,-

4

van € 1.000,- tot € 10.000,-

5

van € 0,- tot € 1.000,-

Minimaal aantal uit te nodigen partijen n.v.t. 4

Meervoudig onderhands Enkelvoudig onderhands Betalingsbewijs volstaat

Rol inkoopadviseur Verplichte begeleiding traject Raadplegen inkoopstrategie vanaf € 75.000,-

3

-

1

-

n.v.t.

-

Bij werken dienen de volgende procedures toegepast te worden:

Cat.

Geraamde opdrachtwaarde (excl. BTW)

Minimaal te hanteren procedure

1

vanaf de Europese drempel

Europees

n.v.t.

Verplichte begeleiding traject

2

van € 500.000,- tot Europese drempel

Nationaal openbaar

n.v.t.

Raadplegen inkoopstrategie

3

van € 75.000,- tot € 500.000,-

4

van € 2.500,- tot € 75.000,-

5

van € 0,- tot € 2.500,-

Meervoudig onderhands Enkelvoudig onderhands Betalingsbewijs volstaat

Minimaal aantal uit te nodigen partijen

Rol inkoopadviseur

4 (max. 6)

-

1

-

n.v.t.

-

In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een lichtere aanbestedingsprocedure te kunnen doorlopen. Een voorbeeld hiervan is het splitsen van een opdracht in soortgelijke deelopdrachten. Bij twijfel kiest de materiedeskundige ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en voldoende concurrentie te waarborgen. De drempelbedragen voor werken komen voort uit een aantal basisprincipes. Zie hiervoor paragraaf 4.2.1. 2.5.2 Afwijken van de te volgen procedure Afwijken van de voorgeschreven inkoopprocedure is alleen mogelijk via een besluit van het college. Zie hoofdstuk 8.

9/26

Inkoopprotocol

2.6

11-09-2012

Bepaal de inkoopstrategie

De inkoopstrategie stelt de kaders voor het inkooptraject. Kaders zijn onder andere sociaal, duurzaam en/of lokaal inkopen en de keuze van de gunningsvorm (laagste prijs of emvi). 2.6.1 Bepaal de inkoopstrategie • De inkoopstrategie dient voorafgaand aan elk inkooptraject vastgelegd te worden in het inkoopformulier. Het inkoopformulier is opgedeeld in 2 delen. In deel 1 dient de strategie ingevuld te worden. 2.6.2 Inkoopformulier • Bij elk inkooptraject in de categorieën 1 t/m 3 en voor werken ook voor categorie 4 is het invullen van een ‘inkoopformulier’ vereist. Het invullen van een ‘inkoopformulier’ is altijd de verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder. • In het inkoopformulier (deel 1, de strategie) worden de keuzes die relevant zijn voor de aanbesteding vastgelegd. Tijdens het invullen van het inkoopformulier wordt bewust stilgestaan bij de inkoopdoelstellingen (zie 2.6.4 t/m 2.6.6). • Het inkoopformulier maakt onderdeel uit van het inkoopdossier. • Het inkoopformulier is te vinden in bijlage 4. 2.6.3 Inschakelen inkoopadviseur • Bij elk inkooptraject in de categorieën 1 en 2 (bij leveringen en diensten in categorie 2 vanaf een opdrachtwaarde van € 75.000 is de budgetbeheerder verplicht om de inkoopadviseur te raadplegen om de inkoopstrategie vast te stellen. • Bij elk inkooptraject in de categorie 1 is de budgetbeheerder verplicht om de inkoopadviseur het inkooptraject te laten begeleiden. Voor andere categorieën kan de inkoopadviseur naar keuze ingezet worden. 2.6.4 Duurzaam inkopen • Een onderdeel van de inkoopstrategie is het bepalen of duurzaam kan worden ingekocht. • Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) waarbij het welbevinden van de mens, de zorg voor het milieu en de economische vooruitgang in balans zijn (People, Planet, Profit). Bij de mens gaat het om sociaalethische zaken zoals mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie, arbeidsomstandigheden et cetera. Bij milieu gaat het om de beperking van belasting van milieu en natuur. Duurzaamheid beperkt zich niet tot het hier en nu, maar denkt ook aan elders en later. • De ambitie van de gemeente ligt vast in het klimaatplan 2010-2015. Duurzaam inkopen maakt hier onderdeel van uit. De gemeente past daar waar mogelijk duurzaamheidaspecten toe. • Stel vast of er voor het onderwerp van de inkoopprocedure duurzaamheidscriteria door AgentschapNL zijn vastgesteld. Zie hiervoor http://www.pianoo.nl/dossiers/duurzaaminkopen/criteria • De gemeente staat per te gunnen opdracht stil bij de mogelijkheden om duurzaamheidcriteria toe te passen waarbij niet alleen de duurzaamheidcriteria van AgentschapNL worden toegepast maar indien mogelijk meer. Denk bij duurzaamheidscriteria bijvoorbeeld aan beperking milieu door transport, recycling of energiebesparing. Een levering, dienst of werk is volledig duurzaam ingekocht als alle minimumeisen van een criteriadocument worden toegepast in een bestek of programma van eisen. • Daarnaast kan de gemeente zelf duurzaamheidcriteria toepassen welke (nog) niet door AgentschapNL worden voorgeschreven. Voor bijvoorbeeld de GWW sector zijn deze vastgelegd in de WARIOR (de Werkendamse Algemene randvoorwaarden voor de Inrichting van de Openbare Ruimte). 2.6.5 Sociaal inkopen • Een onderdeel van de inkoopstrategie is het bepalen of sociaal kan worden ingekocht. • Onder sociaal inkopen wordt verstaan: het zorgen dat doelgroepen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht. Dit geldt met name voor inwoners in onze gemeente/regio die zijn aangewezen op de Wet Sociale Werkvoorziening maar ook andere doelgroepen zoals bijvoorbeeld inwoners die zijn aangewezen op de Wet werk en bijstand (Wwb), allochtonen en jongeren.

10/26

Inkoopprotocol

•

11-09-2012

De ambitie van de gemeente ten aanzien van sociaal inkopen is: de gemeente past waar mogelijk bij daarvoor geschikte inkoopprocedures sociaal inkopen toe.

De gemeente kan sociaal inkopen op de volgende manieren in inkoopprocedures meenemen bij: 1. Door een opdracht voor te behouden aan sociale werkvoorzieningen (o.b.v. artikel 19 BAO bij overschrijding van Europese drempelbedrag of middels een door het college goedgekeurde afwijking op het inkoopbeleid bij onderhandse aanbesteding). De gemeente kiest hierbij dus binnen de doelgroep specifiek voor de inzet van SW-geïndiceerden; 2. In een reguliere inkoopprocedure als (bijzondere) uitvoeringsvoorwaarde (verplichte eis) of gunningscriterium (wens), in de vorm van de '5%-regeling'. De 5%-regeling houdt in dat 5% van de loonsom binnen de opdrachtwaarde ingezet wordt voor het creëren van werk(ervarings)plaatsen. Bij de toepassing van de 5% regeling is er geen voorkeur voor specifieke groepen binnen de gehele doelgroep. De praktische uitvoering is een verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. De brede doelgroepomschrijving biedt de nodige flexibiliteit en ruimte voor handelen en invulling. Bijzondere vormen van opdrachten aan een SW-bedrijf zijn: 1. quasi-inbesteden 2. 2B-diensten Indien de wens bestaat om één van bovenstaande vormen toe te passen dient de inkoopadviseur geraadpleegd te worden. Indien een opdracht onder het Europese drempelbedrag blijft, is er ook de mogelijkheid om conform het inkoopbeleid de opdracht óf meervoudige onderhands óf enkelvoudig onderhands op de markt te zetten. •

• • •

In de hiervoor vermelde situaties zal er sprake zijn van een marktconforme prijsstelling waarbij naast prijs ook andere – indirecte – economische criteria worden gehanteerd zoals besparing op (uitkerings) kosten e.d. Over het algemeen is Sociaal inkopen normaal uitvoerbaar bij opdrachten voor diensten en werken waarbij de waarde van de loonsom tenminste € 75.000,- bedraagt. Als de mogelijkheid bestaat om Sociaal inkopen toe te passen is het verstandig dit door middel van marktonderzoek vooraf te onderzoeken, en de afdeling Samenleving hierbij te betrekken. De keuze voor het toepassen van sociaal inkopen mogen geen negatieve arbeidsmarkteffecten hebben voor de opdrachtnemer, bijvoorbeeld doordat door sociaal inkopen eigen personeel niet meer te plaatsen is en ontslagen moet worden. In geval van het streven om sociaal inkopen toe te passen moeten dergelijke aspecten vooraf goed afgewogen worden.

2.6.6 Lokaal inkopen • Een onderdeel van de inkoopstrategie is het besteden van aandacht aan lokaal inkopen. • Lokaal inkopen houdt in dat lokale ondernemers bij een meervoudig onderhandse inkoopprocedure mee kunnen dingen naar de gunning van opdrachten voor leveringen, diensten en werken of dat ze een opdracht direct gegund krijgen (bij enkelvoudige procedures). Het doel hiervan is om in mindere economische tijden bij te dragen aan het beperken van de inkrimping van werkgelegenheid of uitstroom van ondernemers uit de gemeente c.q. regio. • Uitgangspunt is dat lokaal binnen de gemeentegrenzen van Werkendam is. • De ambitie van de gemeente ten aanzien van lokaal inkopen is:
de gemeente nodigt voor leveringen en diensten waar mogelijk, bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures, tenminste één lokale ondernemer mits beschikbaar en gekwalificeerd.
De gemeente nodigt voor werken waar mogelijk, bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures, vier tot zes ondernemers uit, waarvan 50% lokale ondernemers, mits beschikbaar en gekwalificeerd. • De gemeente spant zich in om bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures (een) lokale ondernemer(s) uit te nodigen om in te schrijven. Hierbij houdt de gemeente in het oog dat de inkoopprocedure wel passend is hiervoor. • De inspanning om lokale ondernemers in kaart te brengen en op geschiktheid te beoordelen moet in verhouding blijven staan tot de verwachte bijdrage aan de lokale economie / werkgelegenheid. • De gemeente is (juridisch) verplicht om te zorgen voor objectieve, transparante en niet discriminerende inkoopprocedures. Als in een inkoopprocedure zowel lokale als niet-lokale

11/26

Inkoopprotocol

•

11-09-2012

ondernemers deelnemen moeten al deze ondernemers dezelfde kans worden geboden op gunning van de opdracht. Bevoordeling van lokale ondernemers is wettelijk gezien niet toegestaan. Lokale ondernemers zullen op eigen kracht en kwaliteit de opdracht moeten zien te verwerven.

12/26

Inkoopprotocol

Hoofdstuk 3: 3.1

11-09-2012

Fase specificeren

Bepalen van de uitgangspunten van de specificatie

In deze fase wordt de in te kopen dienst of levering zo functioneel mogelijk beschreven. Voor het in te kopen werk wordt de keuze gemaakt om dit functioneel of gedetailleerd te specificeren. Daarnaast worden randvoorwaarden met betrekking tot de overeenkomst en de inkoopprocedure bepaald. 3.1.1 Definitie en vorm specificeren • Specificeren is het omschrijven van de eigenschappen waar de in te kopen producten, diensten of werken aan moeten voldoen ten einde te kunnen beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel. • Een complete specificatie geeft de kandidaat-leveranciers alle informatie die nodig is voor het maken van een goede offerte. • Bepaal in welke vorm je de specificatie opstelt. De volgende vormen zijn mogelijk: o Programma van eisen (PvE): deze vorm wordt in de regel toegepast bij zowel functionele als gedetailleerde specificaties voor met name leveringen en diensten waar eveneens een uitgebreide beschrijving van de randvoorwaarden noodzakelijk is. Bij het functioneel specificeren van een werk kan deze vorm ook worden toegepast; o RAW- of STABU bestek; Deze vormen worden hoofdzakelijk toegepast bij werken in de utiliteitsbouw (STABU) en werken van grond-, water- en wegenbouw (RAW) waarbij een nauwkeurige zeer gedetailleerde specificatie wordt toegepast. RAW en STABU zijn gestandaardiseerde bestekssystematieken. 3.1.2 Opdracht verdelen in percelen • Onder een perceel wordt verstaan een afzonderlijk op te dragen gedeelte van de opdracht, dat gelijktijdig met andere percelen in één inkoopprocedure wordt ingekocht. In beginsel kan op elk van de percelen afzonderlijk worden ingeschreven en hebben de inschrijvers daarnaast meestal de mogelijkheid om ook op een combinatie van percelen in te schrijven. Splitsing in percelen kan er toe leiden dat op basis van één inkoopprocedure meerdere overeenkomsten worden gesloten. • Overweeg of de toepassing van percelen een meerwaarde kan zijn voor de inkoopprocedure. • Meerwaarde kan liggen in de mogelijkheid dat inschrijvers op basis van hun eigen specifieke kennis, expertise en (concurrentie-)voordelen scherp op een perceel kunnen of willen inschrijven. • Meerwaarde kan eveneens liggen in de toegankelijkheid van een specifiek onderdeel van een opdracht voor MKB en/of lokale ondernemers.

3.2

Beschrijf de opdracht

3.2.1 Algemene informatie • Het aangeven van de reden voor de opdracht geeft een kandidaat-leverancier inzicht in de achtergrond en de motieven om de opdracht op de markt te brengen. • In de offerteaanvraag / PvE / bestek dient duidelijk omschreven te worden wat de leveringstermijn of uitvoeringstermijn van de opdracht is. Betreft het een opdracht met een uiterste opleverdatum dan dient dit expliciet aangegeven te worden. • Er dient in de offerteaanvraag / PvE / bestek de gewenste hoeveelheden of afnameaantallen vermeld te worden. De kandidaat-leveranciers kunnen aan de hand hiervan een goede prijs calculeren en het kan tevens achteraf problemen voorkomen. • Indien het niet mogelijk is om hoeveelheden aan te geven (bijvoorbeeld bij een raamovereenkomst), verdient het de aanbeveling om toch indicatieve hoeveelheden aan te geven (bijvoorbeeld op basis van enkele voorgaande kalenderjaren). Belangrijk is wel om in een dergelijk geval aan te geven dat er geen rechten te ontlenen zijn aan dergelijke hoeveelheden. 3.2.2 Specificeren • De opdracht dient objectief en in ieder geval functioneel te worden beschreven. Functioneel wil zeggen dat de functies beschreven worden, die het aan te kopen product voor de gebruiker moet vervullen. • Voor werken met een standaard karakter wordt over het algemeen gekozen voor detailspecificatie middels een RAW bestek.

13/26

Inkoopprotocol

•

•

11-09-2012

Functioneel specificeren is eenvoudig, doelgericht en voorkomt onvolledigheden. Een specificatie bevat in principe geen merknamen, sluit op voorhand geen mogelijke leveranciers uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Wel kan de opdracht aanvullend op de functionele specificatie ook (deels) technisch uitgewerkt worden. Het BAO (Besluit aanbestedingsregels voor Overheidopdrachten, artikel 23.11 en 23.12), schrijft het volgende: De aanbestedende dienst schrijft geen fabrikaat, merk of type voor, tenzij sprake is van overmacht. En zelfs dan dienen de woorden ‘of gelijkwaardig toegevoegd te worden.

3.2.3 Eisen en wensen • De te stellen eisen en/of wensen aan een product, werk of dienst vormen één van de belangrijkste onderdelen van de aanbesteding. Een eis is een voorwaarde waaraan het product, werk of de dienst moet voldoen. Wordt hieraan niet voldaan, dan valt de betreffende aanbieding/offerte af (een eis is een ‘knock-out’-criterium). • Het is belangrijk dat er eisen worden gesteld die iedereen hetzelfde interpreteert en waaraan de markt kan voldoen. • In het inkoopbeleid (paragraaf 2.4 en 2.6) staat beschreven dat er bij ieder traject onderzocht zal worden of het opnemen van duurzaamheidseisen of sociale eisen mogelijk is. Zie hiervoor paragraaf 2.6 van het protocol. • Naast het stellen van eisen kan het wenselijk zijn om ook wensen op te nemen. Op deze manier krijgen marktpartijen de gelegenheid om zich te onderscheiden. • Daarnaast is het hierdoor voor de aanbestedende dienst mogelijk om vernieuwende aspecten uit de markt te halen (innovatie). • Het moet voor inschrijvers wel duidelijk zijn hoe de eventuele invulling van de wensen wordt gewaardeerd in de beoordeling.

3.3

Beschrijf de contractuele voorwaarden

3.3.1 Contractuele voorwaarden Het is verstandig om een aantal contractuele voorwaarden op te nemen in het PvE / offerteaanvraag. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: Commerciële aspecten: o definiëring van de prijzen, eenheden en kortingen; o prijsindexeringen; o facturatiewijze en betalingstermijn; o bankgarantie. Logistieke aspecten: o bestelprocedure; o leveringsvoorwaarden (Incoterms 2010); o verpakkingswijze. Juridische aspecten: o contractduur; o onderscheid basistermijn met opties en opties tot verlenging; o aansprakelijkheid; o auteursrechten; o garantie; o in- en verkoopvoorwaarden; o geschillen; o verzuim en sancties (boetes); o ontbinding. 3.3.2 Inkoopvoorwaarden • Producten, diensten en werken worden meestal aangeboden tegen bepaalde condities die zijn vastgelegd in de verkoopvoorwaarden van de (externe) marktpartij. Deze condities zijn over het algemeen niet gunstig voor de gemeente. In veel gevallen echter ligt de inkoopmacht juist bij de inkopende gemeente. De gemeente bepaalt derhalve wat zij inkoopt en ook tegen welke condities.

14/26

Inkoopprotocol

• •

3.4

11-09-2012

Hiervoor zijn speciaal voor de gemeente ‘Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Werkendam’ ontwikkeld. Zie bijlage 5. Bij iedere inkoop worden in beginsel de inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing verklaard. In sommige gevallen, bij sommige productgroepen, is dit lastiger. Voor werken en diensten in de harde sector is het toegestaan om de UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (een juridisch fundament voor de hele bouwsector) toe te passen. Indien bij het opstellen van de specificatie van werken de UAV van toepassing wordt verklaard, worden de algemene inkoopvoorwaarden niet toegepast. Omdat de onderwerpen in de UAV en de inkoopvoorwaarden veel op elkaar lijken, zou het toepassen van beide voorwaarden tot onnodige problemen leiden.

Beschrijf de uitsluitingsgronden en selectiecriteria

3.4.1 Uitsluitingsgronden • Uitsluitingsgronden zijn gronden waarop een inschrijver uitgesloten moet of kan worden. • De uitsluitinggronden die kunnen worden gehanteerd zijn voorgeschreven in het BAO artikel 45. • Voor de verklaring van een inschrijver dat deze niet voldoet aan één van de toegepaste uitsluitingsgronden wordt over het algemeen gebruik gemaakt van een eigen verklaring. Dit formulier kan door de gemeente bij de offerteaanvraag, het programma van eisen of het bestek worden bijgevoegd. • De gemeente kan ter controle van de eigen verklaring verzoeken om bewijslast voor de facultatieve uitsluitingsgronden in de vorm van de volgende documenten: o Onderdelen a en b: bewijsstuk van de griffier van de rechtbank; o Onderdeel c: een verklaring omtrent gedrag van de Minister van Justitie; o Onderdeel e en f: een verklaring van de ontvanger onder wie de inschrijver ressorteert voor de inning van belastingen; o Onderdeel d en g: door de aanbestedende dienst vastgesteld op een grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken. 3.4.2 Selectiecriteria • Selectiecriteria zijn criteria die gebruikt kunnen worden om grenzen te stellen aan de marktpartijen om in te schrijven. Bij het voldoen aan de selectiecriteria kunnen zij een inschrijving doen. • De selectiecriteria die mogen worden gehanteerd zijn voorgeschreven in het BAO artikel 46 tot en met 51. • Er mogen alleen criteria als selectiecriterium worden gebruikt die betrekking hebben op de inschrijvende organisatie. Criteria die betrekking hebben op de uitvoering van de opdracht mogen niet als selectiecriterium worden gebruikt. • Selectiecriteria hebben alleen betrekking op vakbekwaamheid, financieel-economische draagkracht en/of beroepsbekwaamheid van een organisatie. Een voorbeeld hiervan is dat kandidaat opdrachtnemers in het bezit moeten zijn van passende referenties en/of in het bezit van een specifiek certificaat. • Bij (meervoudig) onderhandse inkooptrajecten worden meestal geen selectiecriteria gehanteerd, aangezien de gemeente zelf de uit te nodigen kandidaten heeft bepaald..

3.5

Beschrijf de gunningcriteria en de beoordelingssystematiek

3.5.1 Gunningcriteria • Aan de hand van gunningcriteria moet de gemeente bepalen welke aanbieding in aanmerking komt voor gunning. De gunning moet geschieden op basis van objectieve criteria waarbij de beginselen van transparantie, gelijke behandeling en objectiviteit in acht worden genomen. • Er zijn slechts twee gunningcriteria waarop de gunning van een opdracht bepaald kan worden: o ‘Laagste prijs’: prijs is het enige criterium waarop beoordeeld wordt; o ‘EMVI (Economische Meest Voordelige Inschrijving)’: naast prijs worden ook één of meerdere andere criteria toegepast waarop beoordeeld wordt. • Er mogen alleen criteria als beoordelingscriterium worden gebruikt die betrekking hebben op de uitvoering van de opdracht. Een voorbeeld is een plan van aanpak voor de werkwijze. • Criteria die betrekking hebben op de organisatie mogen niet als beoordelingcriterium worden gebruikt, deze vallen namelijk onder de selectiecriteria

15/26

Inkoopprotocol

•

11-09-2012

Wijziging van gunningcriteria na ontvangst van aanbiedingen is niet mogelijk. Wijziging van gunningcriteria gedurende de inkoopprocedure is slechts mogelijk als partijen voldoende tijd behouden om in te schrijven, en in geval van een openbare of Europese inkoopprocedure, een rectificatie van de aankondiging plaatsvindt.

3.5.2 Beoordelingssystematiek • De beoordelingssystematiek en (sub)gunningcriteria moeten zo helder zijn omschreven dat inschrijvers via de gunningcriteria voldoende richting meekrijgen waarop en hoe inschrijvingen beoordeeld worden. • De beoordelingsprocedure en gunningcriteria moeten zo objectief zijn omschrijven dat objectief bepaalbaar is hoe een inschrijving beoordeeld wordt. In geval van criteria die subjectief van aard zijn, moet de beoordeling door minimaal twee personen plaatsvinden.

3.6

Beschrijf de inkoopprocedure

3.6.1 Beschrijf de inkoopprocedure Om het proces voor alle betrokkenen overzichtelijk te houden is het verstandig om in een offerteaanvraag de volgende onderwerpen op enigerlei wijze aan bod te laten komen: 1

Contactgegevens

Hierin geef je aan wie tijdens de inkoopprocedure als contactpersoon optreedt (met contactgegevens) namens de gemeente Werkendam. 2

Nota van Inlichtingen (NvI)

Hierin geef je aan op welke wijze de gegadigden schriftelijk vragen kunnen stellen. Het is aan te bevelen een digitaal formulier hiervoor te laten gebruiken Neem hierin een harde datum / tijd op dat vragen uiterlijk binnen moeten zijn en houd rekening met de tijd die je denkt nodig te hebben om alle vragen te kunnen beantwoorden. Neem hiervoor zeker een week. De Nota van Inlichtingen moet zeven kalenderdagen voor de aanbestedingsdatum beschikbaar zijn gesteld aan de gegadigden. De NvI bevat alle gestelde vragen en de beantwoording daarvan waarbij de vragen anoniem zijn gemaakt. 3

Details indienen inschrijving/aanbieding

Neem hierin de datum, tijd en plaats op waarop je de inschrijving uiterlijk wenst te ontvangen. Neem zowel een postadres op als een adres waar de inschrijving persoonlijk kan worden afgegeven. Meld hierbij dat de inschrijver in alle gevallen zelf verantwoordelijk is voor de tijdige binnenkomst van de inschrijving. Vermeld of inschrijvers wel of niet aanwezig mogen zijn bij de opening van de inschrijvingen, doe dit echter nooit als het gunningcriterium EMVI is. 4

Eisen aan de inschrijving

Hierin staat vermeld welke eisen je stelt aan de inschrijving. Denk hierbij aan: • • • • • • • •

hoeveel exemplaren (eventueel ook in digitale vorm); gesteld in de Nederlandse taal; rechtsgeldige ondertekening door daartoe bevoegd persoon; ingevulde bijlagen; eigen verklaring met betrekking tot uitsluitingsgronden; bewijsstukken ten behoeve van de geschiktheidseisen; eventueel: Plan van Aanpak / Tijdsplanning; eventuele documentatie.

Schrijf voor dat de inschrijver deze documenten in een bepaalde volgorde indient. Dit scheelt veel zoekwerk bij de beoordeling.

16/26

Inkoopprotocol

5

11-09-2012

Bezwaartermijn

Een bezwaartermijn telt 15 kalenderdagen waarbinnen afgewezen inschrijvers bezwaar kunnen maken bij de rechtbank tegen de uitslag van een aanbesteding. Indien er binnen de termijn geen bezwaren worden ingediend is de gemeente vrij om definitief te gunnen. Bij Europese en openbare aanbestedingen is het hanteren van een bezwaartermijn verplicht. Het formuleren van een bezwaarof Alcateltermijn moet zeer precies gebeuren in de specificatie. De bepalingen omtrent de Alcateltermijn worden eveneens opgenomen in de brief met het gunningsvoornemen. Voor een precieze bepaling raadpleeg de inkoopadviseur. 6.

Algemeen

In alle offerteaanvragen / bestekken dient een paragraaf opgenomen te zijn waar aangegeven is dat de gemeente de mogelijkheid heeft om de aanbestedingsprocedure gedeeltelijk of in haar geheel te staken. Er moet dus duidelijk beschreven staan dat de gemeente geen plicht tot gunnen heeft.

17/26

Inkoopprotocol

Hoofdstuk 4: 4.1

11-09-2012

Fase selecteren

Algemeen

Als de behoefte en specificatie vastgelegd zijn kan het Programma van Eisen of bestek de markt op. Kandidaat-leveranciers kunnen een offerte indienen, mits deze voldoet aan de gestelde specificaties.

4.2

Bepaal de definitieve kandidatenlijst

4.2.1 Bepaal de kandidatenlijst • Bepaal het aantal uit te nodigen leveranciers zoals aangegeven in paragraaf 2.5. • Het selectieproces start met een marktonderzoek naar potentiële leveranciers. Bij niet complexe inkooptrajecten vormt enkel deskresearch via internet een goede basis. • Zowel de budgetbeheerder als de inkoopadviseur hebben bij het invullen van het inkoopformulier al enkele suggesties voor kandidaten gedaan. • Uiteindelijk bepaalt de budgetbeheerder bij onderhandse inkooptrajecten welke kandidaatinschrijvers worden uitgenodigd. • Een shortlist voor leveringen en diensten is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat leveranciers, waarvan te verwachten is dat zij een geschikte inschrijving kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (wisselende leveranciers), uitdagend (nieuwe en huidige of bij de gemeente bekende leveranciers) en kwalitatief voldoende (leverancier moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagd product binnen de gestelde planning te kunnen leveren). • Let hierbij op om ook lokale ondernemers uit te nodigen zoals aangegeven in paragraaf 2.6. • De selectie van aannemers voor werken in de Grond Weg en Waterbouw komt tot stand op basis van een shortlist systematiek. Deze systematiek is nader uitgewerkt door en beschikbaar bij de unit Ruimte. • Bij twijfel over geschiktheid en het kunnen voldoen aan de gestelde criteria: controleer bij een onderhandse inkoopprocedure of de uit te nodigen leveranciers kunnen voldoen aan de gestelde selectiecriteria om een zinvolle offerteaanvraag te bewerkstellen. • Bij twijfel over interesse om in te schrijven: controleer bij een onderhandse inkoopprocedure de uit te nodigen leveranciers of ze voornemens zijn om in te schrijven. Laat de leverancier dit vooraf aan de gemeente (middels bijvoorbeeld een mail) bevestigen om voldoende inschrijvingen te krijgen. • Overweeg of een hoger aantal uit te nodigen leveranciers meerwaarde kan leveren. We creëren meer concurrentie en wellicht daardoor een beter resultaat. Tevens wordt het risico beperkt dat er geen of maar één leverancier inschrijft (de marktsituatie tussen opdrachtgever en -nemer is hierbij een belangrijke factor). • Geadviseerd wordt, om in het kader van zuiverheid, partijen die in het voortraject een rol gespeeld hebben niet mee te laten dingen naar de gunning van de opdracht. Indien de adviserende partij wel als inschrijver betrokken wordt in het offertetraject dan is het van belang de specificatie objectief te beoordelen.

4.3

Verzend de uitnodigingen / plaats de aankondiging

4.3.1 Verzend de uitnodigingen (bij meervoudig onderhandse aanbestedingen) • In geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding worden de uitnodigingen en begeleidende stukken (zoals PvE) samen en tegelijkertijd naar alle uit te nodigen partijen verstuurd. Op deze manier worden partijen op gelijke manier behandeld. • Het is toegestaan om uitnodigingen en aanbestedingsstukken digitaal te verstrekken. Dit werkt tijdsbesparend en is dan ook aan te raden. 4.3.2 Plaats de aankondiging (bij Europese en nationaal openbare aanbestedingen) • In het geval van een Europese of nationaal openbare aanbesteding is een publicatie (van een aankondiging van opdracht) vereist op bijvoorbeeld de www.aanbestedingskalender.nl. Alle kandidaat-inschrijvers die voldoen aan de door de gemeente gestelde minimumeisen mogen dan deelnemen. Bepaalde basisinformatie zoals omschrijving van de opdracht en selectie- en gunningscriteria dienen hierin opgenomen te worden.

18/26

Inkoopprotocol

• •

4.4

11-09-2012

Uiterlijk binnen 6 kalenderdagen na het verzoek daartoe dient het bestek toegezonden te worden. Bij de digitale aankondiging van de opdracht kunnen gelijktijdig de aanbestedingsstukken digitaal beschikbaar gesteld worden. Dit is niet alleen tijdsbesparend maar geeft ook de mogelijkheid om daarmee de totale doorlooptijd van de aanbestedingsprocedure te verkorten en is dus aan te raden.

Organiseer een schouwing (optioneel)

Het is mogelijk om, daar waar het een toegevoegde waarde kan bieden, een schouwing te laten plaatsvinden in de inkoopprocedure. Dit houdt in dat op een vooraf vastgesteld moment potentiële kandidaat-inschrijvers een bezoek kunnen brengen aan de locatie om zodoende een beter beeld te krijgen van de opdracht. Tevens kunnen er bij een schouwing vragen bij de kandidaat-inschrijvers opkomen welke tijdens de Nota van Inlichtingen beantwoord worden. Tijdens een schouwing mogen geen vragen worden beantwoord. Iedere kandidaat-inschrijver ontvangt de Nota van inlichtingen. Indien mogelijk wordt de schouwing verspreid over meerdere momenten..

4.5 • • •

4.6

Verzamel de vragen Bij voorkeur krijgen de kandidaat-inschrijvers gelegenheid tot het stellen van aanvullende vragen. Het strekt tot aanbeveling om de vragen digitaal te ontvangen, volgens een bepaalde format. Hierdoor verzekeren zowel de kandidaat-inschrijvers als de gemeente zich er van dat de kandidaat-inschrijvers de opdracht goed begrepen hebben. Daarmee wordt de kans op passende offertes vergroot.

Verzend de nota van inlichtingen (NvI)

Alle gestelde vragen met de juiste antwoorden worden geanonimiseerd in een op schrift gestelde “Nota van inlichtingen” gelijktijdig opgestuurd aan alle kandidaat-inschrijvers of op de aanbestedingskalender geplaatst, op een dusdanige wijze dat iedere kandidaat-inschrijver over dezelfde informatie beschikt. De NvI kan eveneens door de aanbestedende dienst gebruikt worden om aanvullingen te geven op het PvE / bestek.

19/26

Inkoopprotocol

Hoofdstuk 5: 5.1

11-09-2012

Fase beoordelen

Algemeen

Nadat alle offertes tijdig ontvangen zijn begint het proces van beoordeling. Beoordeling vindt plaats conform de gestelde gunningscriteria in het Programma van Eisen, offerteaanvraag of bestek.

5.2

Ontvang de offertes

5.2.1 Ontvang de offertes • De offertes worden ontvangen op een vooraf aangegeven tijd en plaats en op een voorgeschreven wijze. Belangrijk hierbij is dat de sluitingstermijn (deadline) voor het indienen van offertes strikt nageleefd wordt (11:00 uur is 11:00 uur). • Inschrijvingen die na de uiterste datum/tijdstip ontvangen worden mogen niet worden geaccepteerd, vanwege het gelijkheidsbeginsel (gelijke behandeling van alle inschrijvers) • Het is voor werken mogelijk om een aanbestedingsbijeenkomst te organiseren waarbij de inschrijvende aannemers uitgenodigd worden en waarbij de enveloppen worden opengemaakt en prijzen worden voorgelezen. Dit moet vooraf in de aanbestedingsstukken en (indien van toepassing) de aankondiging wel beschreven worden en kan in beginsel alleen bij gunningscriterium laagste prijs. • Bij een openbare indiening dient een proces verbaal opgesteld te worden. Het proces verbaal bestaat uit: de namen van de inschrijvers, de percelen waarvoor wordt ingeschreven (indien van toepassing) en eventueel ter plekke geconstateerde onregelmatigheden.

5.3

Toets compleetheid en geldigheid offertes

5.3.1 Toets de compleetheid van de offertes • Als de offertes zijn ontvangen, worden deze eerst getoetst op compleetheid. • Indien een offerte niet compleet is dient de afweging te worden gemaakt of een ontbrekend stuk opgevraagd mag worden. In hoofdlijn geldt hierbij dat er geen aanvullingen mogen plaatsvinden die “het hart van de inschrijving raken” en strijdig zijn met het gelijkheidsbeginsel. Raadpleeg voordat er aanvullingen gevraagd worden altijd eerst de inkoopadviseur voor een juridisch oordeel. 5.3.2 Toets de geldigheid van de offertes • Alle offertes worden ook op geldigheid getoetst. • Dit betekent een toetsing op de acceptatie van alle voorwaarden, voldoen aan de uitsluitingsgronden en de selectiecriteria. • Daarnaast dient getoetst te worden of de offerte rechtsgeldig ondertekend is. Wie namens een onderneming rechtsgeldig tekeningsbevoegd is, kan afgeleid worden uit het uittreksel KvK.

5.4

Beoordeel de offertes

5.4.1 Beoordeel de offertes • Leg de beoordeling (=evaluatie) van de inschrijvingen helder en duidelijk vast in het inkoopdossier. Hieruit moet minimaal blijken of de inschrijvingen voldoen aan de gestelde criteria en minimumeisen. • De evaluatie van de ingediende inschrijvingen mag uitsluitend uitgevoerd worden conform de beoordelingssystematiek en gunningscriteria uit de offerteaanvraag of het programma van eisen. • De gegeven scores dienen inhoudelijk onderbouwd te worden. • Het kan voorkomen dat er behoefte bestaat aan een verduidelijking op de offerte van een inschrijver. Het betreffen veelal verduidelijkingen van inhoudelijke technische aard, maar ook tegenstrijdigheden in de offerte kunnen voorkomen. Het is toegestaan om per inschrijver een verduidelijking te vragen. Stelregel hierbij is dat er geen wijziging wordt aangebracht in de offertes die de concurrentie raakt, als niet iedere inschrijver die kans krijgt. • De beoordeling op het ‘kwaliteitsaspect’ wordt uitgevoerd door de budgetbeheerder of materiedeskundige omdat deze over de materiekennis beschikt. Het betreft een beoordeling op de technische, vakinhoudelijke aspecten (wensen) en een toetsing op de eisen.

20/26

Inkoopprotocol

• • •

11-09-2012

Indien een presentatie of test onderdeel is van de beoordeling, wordt deze beoordeeld door de budgethouder /materiedeskundige. Als de inkoopadviseur het traject begeleidt zal deze de kwalitatieve aspecten niet beoordelen. Indien er meerdere gunningscriteria zijn worden de scores in tabelvorm weergegeven, met daarbij voor de kwalitatieve criteria de argumenten voor de behaalde score.

21/26

Inkoopprotocol

Hoofdstuk 6: 6.1

11-09-2012

Fase contracteren

Algemeen

6.1.1 Onderhandelen • Voordat de overeenkomst definitief wordt gemaakt, is het bij sommige inkooptrajecten mogelijk om te onderhandelen. Onder onderhandelen wordt zowel onderhandelen over voorwaarden als onderhandelen over prijs verstaan. • Indien het inkooptraject een aanbod heeft opgeleverd dat voldoet aan de voorwaarden en past binnen het budget, mag alleen met de winnende inschrijver worden onderhandeld. Onderhandelen is alleen toegestaan als dit niet leidt tot een wezenlijke wijziging van de opdracht en is ook niet toegestaan om te doen met meerdere partijen. De inkoopadviseur kan geraadpleegd worden als er een intentie is om te gaan onderhandelen. • Onderhandelen met meerdere inschrijvers is alleen mogelijk wanneer geen van de inschrijvers binnen het budget heeft ingeschreven, dan moeten juist alle inschrijvers die een geldige inschrijving hebben gedaan in de onderhandelingen worden betrokken. Hierbij dient altijd de inkoopadviseur betrokken te worden. • Bij inkooptrajecten waarbij het ARW 2005 (Aanbestedingsreglement Werken 2005) van toepassing is verklaard en bij Europese aanbestedingen is onderhandelen uitdrukkelijk niet toegestaan.

6.2

Verzend de gunning

6.2.1 Voorlopige gunning & afwijzingen • Voordat een opdracht definitief gegund wordt, is het aan te raden om de opdracht eerst voorlopig te gunnen (voornemen tot gunning). • Tegelijkertijd met de brief van voorlopige gunning wordt een afwijzingsbrief naar alle overige inschrijvers gezonden. Daarmee krijgen zij de kans om toelichting te vragen op de uitslag en kunnen ze eventueel bezwaar aantekenen. • Een bezwaartermijn dient in ieder geval bij nationaal openbare aanbestedingen en Europese aanbestedingen gehanteerd te worden. De bezwaartermijn die gehanteerd dient te worden is 15 kalenderdagen. • Gedurende deze bezwaartermijn mag er geen overeenkomst worden afgesloten. • Zowel bij de voorlopige gunning als bij de definitieve gunning mag geen informatie verstrekt worden over de offertes van andere aanbieders. • Alleen het relatieve verschil tussen de winnende aanbieder en de aanbieder aan wie deze informatie toegestuurd wordt mag vermeld worden. Wel moeten de argumenten worden aangegeven waarom een aanbieder niet heeft gewonnen. Dit geldt alleen voor aanbestedingen op emvi en niet op laagste prijs. 6.2.2 Definitieve gunning & afwijzingen • Indien geen van de afgewezen inschrijvers bezwaar maakt tegen de voorgenomen gunning, kan de opdracht definitief gegund worden aan de winnende inschrijver. • Indien er binnen de gestelde termijn wel bezwaar wordt gemaakt, wordt de opdracht nog niet gegund en dient de uitspraak van de rechter afgewacht te worden.

6.3

Stel de overeenkomst op

6.3.1 Stel de overeenkomst op • Een overeenkomst is niets meer en niets minder dan een schriftelijke vastlegging van een contractuele afspraak, waarin geregeld wordt wat de partijen zijn overeengekomen. • Het grootste en verreweg het belangrijkste gedeelte van de overeenkomst staat al op schrift in de vorm van de specificatie of het bestek, de nota van inlichtingen, de uitgebrachte offerte (met eventuele aanvullingen hierop) en de algemene inkoopvoorwaarden. In de overeenkomst moeten daarom deze zaken van toepassing worden verklaard. • Voor kleine, eenvoudige en/of overzichtelijke inkooptrajecten (bijvoorbeeld enkelvoudig / meervoudig onderhandse inkooptrajecten en alle trajecten op basis van een RAW-bestek) kan

22/26

Inkoopprotocol

• •

6.4

11-09-2012

worden volstaan met een opdrachtbrief. Voor de overige inkooptrajecten dient een overeenkomst te worden opgesteld. Voor opdrachten tot categorie 5 volstaat een betalingsbewijs en is dus geen overeenkomst nodig. Tenzij het niet te vermijden is, worden geen modelovereenkomsten van inschrijvers gebruikt.

Gun de opdracht

Zodra gegund kan worden gebeurt dit middels de ondertekening van de overeenkomst door de daarvoor binnen de gemeente gemandateerd persoon. Volgens de mandaatregeling is het aangaan van financiële verplichtingen binnen de begroting tot een bepaald bedrag gemandateerd aan de unit manager (=budgethouder). Deze kunnen het doormandateren aan de budgetbeheerder. De budgetbeheerder is bevoegd tot het voorbereiden en uitvoeren.

23/26

Inkoopprotocol

Hoofdstuk 7: 7.1

11-09-2012

Fase administreren

Algemeen

Nadat de opdracht definitief is gegund en de overeenkomst door beide partijen is ondertekend wordt het resultaat berekend en het aanbestedingsdossier opgemaakt.

7.2

Bepaal het resultaat

7.2.1 Inkoopformulier deel 2 evaluatie • Door het invullen van deel 2 van het inkoopformulier worden de resultaten van een inkooptraject vastgelegd. • Daarbij is niet alleen de prijs van belang, aangezien de offerte met de laagste prijs niet altijd de winnende offerte is. Ook is van belang wie de opdracht heeft gewonnen (is dat bijvoorbeeld een regionale partij).

7.3

Stel het dossier samen

7.3.1 Verantwoordelijkheden • De budgethouder en/of budgetbeheerder is in alle gevallen verantwoordelijk voor een compleet en rechtmatig dossier. Voor ondersteuning bij dossiervorming (aanmaken van dossiers of feitelijke dossiervorming) kan gebruik gemaakt worden van de dienstverlening vanuit DIV en het secretariaat. • Vanuit organisatorisch belang heeft het de voorkeur om dossiers bij lopende inkooptrajecten boven de Europese drempel bij de inkoopadviseurs te laten staan. 7.3.2 Dossiers voor enkelvoudig onderhandse inkooptrajecten (categorie 4) • Documenten van enkelvoudig onderhandse inkooptrajecten maken onderdeel uit van het desbetreffende “zaak/projectdossier”. In het dossier dienen de volgende zaken opgenomen te worden: o Correspondentie offerte aanvraag / uitnodigingsbrief / bestek / opdrachtspecificatie / gespreksverslag; o Offerte; o Beoordeling; o Overeenkomst (ondertekend door beide partijen) / opdrachtbrief; o (B&W) besluitvormingsdocumenten (indien van toepassing). o Relevante aantekeningen / notities / gespreksverslagen etc 7.3.3 Dossiers voor meervoudig onderhandse trajecten of hoger (categorie 1 t/m 3) • Documenten van alle inkooptrajecten boven het drempelbedrag voor meervoudig onderhands maken onderdeel uit van het desbetreffende “zaak/projectdossier”. In het dossier dienen de volgende zaken opgenomen te worden: o Correspondentie uitnodiging tot inschrijving of offerte; o Offerteaanvraag / Bestek / Programma van eisen / opdrachtspecificatie; o Nota van inlichtingen + correspondentie (ontvangen vragen en verzending); o Correspondentie uitslag aan gegunde en afgewezen leveranciers; o Proces verbaal van opening; (indien van toepassing); o Ontvangen offertes / inschrijvingen van zowel gegunde als afgewezen leveranciers; o Offerte-evaluatie (beoordelingsmatrix/ proces verbaal van aanbesteding); o Overeenkomst (ondertekend door beide partijen) / opdrachtbrief; o (B&W) besluitvormingsdocumenten (indien van toepassing); o Evaluatie formulier (indien van toepassing). o Relevante aantekeningen / notities / gespreksverslagen etc o Inkoopformulier; 7.3.4 Dossiers voor enkelvoudig onderhandse trajecten/bestellingen (categorie 5) Bij inkopen in categorie 5 hoeft geen dossier te worden gevormd en geen inkooptraject te worden gevolgd. Het nadien aantonen van een betalingsbewijs / bon is voldoende. Hiervoor hoeft geen dossier te worden aangemaakt.

24/26

Inkoopprotocol

7.4

11-09-2012

Plaats de afkondiging (optioneel)

Bij een Europese aanbesteding dient na de definitieve gunning, via www.aanbestedingskalender.nl, het Bureau voor Officiële Publicaties der Europese Gemeenschappen binnen 48 dagen op de hoogte te worden gesteld van de uitkomst van de aanbestedingsprocedure door middel van aankondiging van een gegunde/geplaatste opdracht.

7.5

Vervolg: bestellen, bewaken, nazorg

Nadat het dossier is afgerond is de inkoop- of aanbestedingprocedure afgerond. De uitvoering van de overeenkomst begint. Tijdens de uitvoering dient gemanaged te worden of de uitvoering voldoet aan de gestelde eisen uit de overeenkomst, bestek en/of PvE. 7.5.1 Bestellen: • Draag er zorg voor dat alle bestellingen schriftelijk vastgelegd worden en door vermelding van het kenmerk en de datum van de overeenkomst naar het betreffende inkoopdossier te herleiden zijn. Mondelinge bestellingen worden voorzien van een schriftelijke bevestiging van de leverancier. • Draag er zorg voor dat er centraal inzicht is in het bestelde afgenomen volume en dat budgetbewaking adequaat geregeld is. • In geval er sprake is van een dienstverlening waarbij de dienst de aard heeft van een arbeidsrelatie, vraag dan altijd voorafgaand aan de uitvoering van de opdracht een VAR-verklaring van de opdrachtnemer. • Neem contact op met de afdeling Financiën om de betalingen naar de g-rekening (in verband met onderaannemers) af te stemmen. Raadpleeg hiertoe ook de voorschriften van deze afdeling. 7.5.2 Bewaken: • Draag er zorg voor dat de levering, uitvoering en facturatie op een adequate wijze wordt bewaakt en conform de overeenkomst plaats vindt. • Draag er zorg voor dat alle correspondentie inzake de bewaking van het contract, waaronder bijvoorbeeld ingebrekestellingen, schriftelijk vastgelegd wordt, en door vermelding van het kenmerk en de datum van de overeenkomst naar het betreffende inkoopdossier te herleiden zijn. • Draag er zorg voor dat, in geval van een bonus/malus regeling of boeteregeling, de prestatie van de leverancier zodanig gemeten en geregistreerd wordt, zodat deze regelingen (periodiek) conform de overeenkomst uitgeoefend kunnen worden. • Draag er zorg voor dat alle correspondentie ten aanzien van deze regelingen schriftelijk vastgelegd wordt. • Draag er zorg voor dat opzegging, verlenging en beëindiging van de overeenkomst schriftelijk vastgelegd wordt. Houd hierbij rekening met de wijze waarop verlenging en beëindiging in de overeenkomst zijn geregeld. 7.5.1 Nazorg: • Streef ernaar alle mogelijke verplichtingen en vorderingen voor de afronding van de overeenkomst af te wikkelen. Hierbij kan gedacht worden aan garantieclaims, retour huur/leaseproducten etc. • Draag er zorg voor dat bankgaranties na het beëindigen van de verplichtingen waar deze betrekking op heeft, aangetekend teruggezonden wordt naar de betreffende opdrachtnemer. • Streef ernaar om voor alle voor de gemeente belangrijke contracten een contractevaluatie uit te voeren. Bij deze evaluatie worden de ervaringen van de gemeente enerzijds en de leverancier anderzijds ten aanzien van het uitvoering van de inkoopprocedure en het contract vastgelegd. Deze ervaringen kunnen bijdragen aan een continue kwaliteitsbeoordeling en –verbetering, en kan input leveren voor een leverancierslijst waarop (on)gewenste leveranciers geregistreerd worden. Daarvan kan dan weer gebruik gemaakt worden bij later volgende inkoopprocedures • Indien het organisatie onderdeel gebruik maakt van een leverancierslijst, registreer de resultaten van de leveranciersevaluatie op de leverancierslijst.

25/26

Inkoopprotocol

Hoofdstuk 8:

11-09-2012

Afwijken van het protocol

Het is te allen tijde toegestaan een meer uitgebreide inkoopprocedure (hogere categorie) dan beschreven in paragraaf 2.5.1 van het inkoopprotocol toe te passen. Het toepassen van een minder uitgebreide inkoopprocedure (lagere categorie) dan beschreven in paragraaf 2.5.1 van het inkoopprotocol is alleen mogelijk door middel van een collegebesluit. Het collegeadvies dient de redenen van afwijken van het inkoopbeleid te bevatten en dient altijd ondertekend te zijn door de unitmanager en de inkoopadviseur. Afwijken van het inkoopbeleid door toepassing van een minder uitgebreide inkoopprocedure is alleen mogelijk voor opdrachten waarvan de totale opdrachtwaarde lager is dan de op dat moment geldende Europese drempelbedragen. Indien de totale opdrachtwaarde gelijk is aan of groter is dan de door de Europese Commissie vastgestelde Europese drempelbedragen dient er altijd Europees te worden aanbesteed. Als bij samenwerkingsverbanden een andere inkoopprocedure zal worden toegepast bij een inkooptraject, dan volgens het beleid wordt voorgeschreven, dient het college een besluit tot afwijking hiervoor te nemen.

26/26