26

bestek concessie van diensten ART/DDW/2015-04/CONCESSIE CAFÉ MIRY

BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

1/26

CONCESSIE VAN DIENSTEN nr. ART/ddw/2015-04 Uitbating van Café MIRY op de campus Hoogpoort, Hogeschool Gent Plaats van uitvoering: Campus Hoogpoort, gebouw Conservatorium, Hoogpoort 64 te 9000 Gent


2/26

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ....................................................................................... 5 ARTIKEL 1 — IDENTITEIT VAN DE CONCESSIEGEVER .......................................................................... 5 ARTIKEL 2 — VOORWERP EN AARD VAN DE CONCESSIE ..................................................................... 5 ARTIKEL 3 — MANIER VAN TOEWIJZING .......................................................................................... 5 ARTIKEL 4 — TOEGANGSRECHT.................................................................................................... 6 ARTIKEL 5 — KWALITATIEVE SELECTIE ........................................................................................... 7 ARTIKEL 6 — TOEWIJZINGSCRITERIA ............................................................................................. 8 ARTIKEL 7 — VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ............................................................................. 9 ARTIKEL 8 — VERBINTENISTERMIJN ............................................................................................. 10 II. TECHNISCHE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN ........................................................... 11 ARTIKEL 9 — VOORWERP VAN DE CONCESSIE ............................................................................... 11 ARTIKEL 10 — CONCESSIEHOUDER ............................................................................................. 12 ARTIKEL 11 — RECHTEN EN PLICHTEN CONCESSIEHOUDER ............................................................. 12 ARTIKEL 12 — RECHTEN EN PLICHTEN CONCESSIEGEVER................................................................ 16 ARTIKEL 13 — PLAATSBESCHRIJVING .......................................................................................... 17 ARTIKEL 14 — DUUR VAN DE CONCESSIEOVEREENKOMST ............................................................... 18 ARTIKEL 15 — VERGOEDING VOOR DE ACCOMMODATIE EN DE NUTSVOORZIENINGEN ............................ 18 ARTIKEL 16 — VERZEKERING ..................................................................................................... 19 ARTIKEL 17 — PERSONEEL........................................................................................................ 20 ARTIKEL 18 — BORGTOCHT ....................................................................................................... 21 ARTIKEL 19 – LEIDING EN CONTROLE OP UITVOERING ..................................................................... 22 ARTIKEL 20 — KLACHTEN VAN DE CONCESSIEHOUDER .................................................................... 22 ARTIKEL 21 — INBREUKEN......................................................................................................... 22 ARTIKEL 22 — VERBREKING ...................................................................................................... 23 ARTIKEL 23 — EINDE VAN DE CONCESSIE ..................................................................................... 23 ARTIKEL 24 – GESCHILLEN ........................................................................................................ 24

3 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

3/26

Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Contactpersoon voor bijkomende informatie en voor afspraak voor een eventueel bezoek ter plaatse is: Laurent Derycke – beheerder zalen en evenementen Hoogpoort 64 9000 Gent [email protected] 0497 627 900

Contactpersoon voor administratieve informatie omtrent de procedure en het indienen van een offerte: Dries De Wit – coördinator financiën & infrastructuur [email protected] 09 267 01 90


4/26

I. Administratieve bepalingen Onder deze titel wordt de procedure beschreven volgens dewelke de concessie wordt toegewezen.

Artikel 1 — Identiteit van de concessiegever Hogeschool Gent , openbare instelling met rechtspersoonlijkheid ingevolge het bijzonder decreet van 13 juli 2012 houdende regeling van de bestuurlijke organisatie en werking van sommige publiekrechtelijke hogescholen, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Geraard De Duivelstraat 5, gekend onder ondernemingsnummer 0255.647.755 en hier rechtsgeldig vertegenwoordigd door Robert Hoogewijs, algemeen directeur, waarvan deel uitmaakt de school of arts KASK-Koninklijk Conservatorium, voor wie optreedt Wim De Temmerman, decaan, voor wat betreft de uitvoering van de concessie.

Artikel 2 — Voorwerp en aard van de concessie De concessie heeft tot doel de uitbating van Café MIRY in gebouw Conservatorium op de Campus Hoogpoort van de Hogeschool Gent, gelegen te 9000 Gent, Hoogpoort 64. Café MIRY is een zelfstandige horeca-zaak die zich richt op studenten, personeel en gasten van de School of Arts en op het publiek van de concertwerking in MIRY Concertzaal. De concessionaris is eraan gehouden de naam Café MIRY te gebruiken bij zijn exploitatie. Het gaat om een rustig doch karakteristieke en sfeervolle bar die zijn activiteiten kan ontplooien tijdens week- en weekenddagen, zowel overdag als ’s avonds. De uitbating is autonoom, maar speelt in op de activiteiten in het gebouw, in het bijzonder op de concertprogrammatie in de MIRY Concertzaal . In de prijszetting zal er rekening gehouden worden met de economische draagkracht van de studentendoelgroep. Het café zal in hoofdzaak dranken schenken en zich qua voeding beperken tot snacks die desgevallend opgewarmd kunnen worden in de cafetaria zelf. Er is geen keuken voorzien. De concessiehouder verwerft een exclusiviteit op het verzorgen van catering voor derden in het gebouw Conservatorium. De concessiegever behoudt het recht om in het kader van eigen academische activiteiten buiten de geconcedeerde ruimtes zelf catering te organiseren. De hierbij verleende exploitatie wordt geregeld door een concessieovereenkomst en is geen huurovereenkomst. De huidige en toekomstige bepalingen van de huurwetgeving, inzonderheid de handelshuur, zijn dus niet van toepassing, tenzij expliciet anders aangegeven in dit bestek. De concessiehouder kan in geen geval een handelsfonds opbouwen. Bij het einde van de concessieovereenkomst, om welke reden dan ook, kan geen vergoeding verschuldigd zijn voor drempel, cliënteel of andere, behoudens eventueel over te nemen stockgoederen en behoudens de voorziene vergoeding voor de overdracht van eigendom van de concessiehouder naar de concessiegever (zoals bepaald in Deel 2, artikel 11, 1. Locatie en inrichting, d).

Artikel 3 — Manier van toewijzing De toewijzingsprocedure valt NIET onder de wetgeving op de overheidsopdrachten. De concessie wordt toegewezen na het houden van een vraag tot het indienen van (prijs)offertes. In eerste instantie mag de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden zoals hierna beschreven. Daarna zal een selectie gehouden worden onder de inschrijvers aan de hand van de in dit bestek bepaalde selectiecriteria. Vervolgens wordt de regelmatigheid van de offertes van de geselecteerden gecontroleerd. De Hogeschool Gent behoudt zich het recht voor om een onregelmatige offerte van 5 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

5/26

een geselecteerde inschrijver te weren op basis van vastgestelde onregelmatigheden. Vervolgens zullen de niet geweerde offertes vergeleken worden aan de hand van de hierna vermelde toewijzingscriteria. De concessie zal – na eventuele onderhandeling – toegewezen worden aan de inschrijver die de voordeligste offerte heeft ingediend rekening houdend met de hierna vermelde gewogen toewijzingscriteria. De toewijzing gebeurt door de betekening van de toewijzingsbeslissing aan de gekozen inschrijver. De concessieovereenkomst bestaat in dat geval uit het samenlezen van het bestek en de offerte (voor zover die conform is met het bestek). De concessiegever behoudt zich echter het recht voor om de voorwaarden van de concessieovereenkomst aan de hand van het bestek, de offerte en de eventuele onderhandelingen nader te preciseren in een aparte concessieovereenkomst die door beide partijen wordt ondertekend. De Hogeschool Gent behoudt zich het recht voor om de concessie niet toe te wijzen en eventueel een nieuwe vraag tot het indienen van (prijs)offertes uit te schrijven of elke andere maatregel te treffen die zij in overeenstemming acht met de belangen van de concessiegever. De niet-toewijzing van de opdracht kan geen aanleiding geven tot het toekennen van schadevergoeding.

Artikel 4 — Toegangsrecht Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (uitsluitingscriteria) Wordt in elk stadium van de toewijzingsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die en/of waarvan de zaakvoerder of de effectieve uitbater bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan (waarvan de concessiegever kennis heeft) veroordeeld is voor: - deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; - omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; - fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; - witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Kan uitgesloten worden van deelneming aan de toewijzingsprocedure (in welk stadium van de procedure ook) de inschrijver: -

-

-

die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid; die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk; die niet beschikt over een ondernemingsnummer en/of bekwaamheidsbewijs.

Als er een beroep wordt gedaan op (een) onderaannemer(s) gelden bovendien voor hen dezelfde uitsluitingsgronden. Door indiening van de offerte verklaart de inschrijver impliciet dat hij en zijn onderaannemer(s) zich 6 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

6/26

niet in één van de voormelde uitsluitingsgronden bevind(t)(en). De Hogeschool Gent behoudt zich het recht voor om na indiening van de offertes tijdens het verdere verloop van de toewijzingsprocedure deze impliciete verklaring op erewoord te controleren en hiertoe de nodige bewijsdocumenten ervan ter staving op te vragen.

Artikel 5 — Kwalitatieve selectie Bij de offerte dient een lijst gevoegd te worden van de voornaamste door de inschrijver en/of zijn eventuele onderaannemer(s) uitgevoerde gelijkaardige uitbatingen verricht gedurende de afgelopen 10 jaar. Daarnaast dienen bij de offerte ook de CV’s/portfolio’s gevoegd te worden van de personen/personeelsleden van de inschrijver en/of eventuele onderaannemer(s) die effectief zullen instaan voor de uitbating van de concessie Café MIRY of hier een verantwoordelijkheid in zullen hebben. Voormelde documenten moeten minstens de volgende informatie bevatten: - het voorwerp van de uitbating - wat de referentielijst betreft: de persoon/personen die daarbij instond(en) voor de effectieve uitbating of hier een verantwoordelijkheid in hadden. - doelpubliek van de uitbating - de omschrijving van de context van de uitbating (vb. zuiver commercieel, artistiek, cultureel,…) - de daarbij gerealiseerde jaarlijkse omzet - de periode van uitbating (begin- en einddatum) - de naam van de eventuele opdracht gevende instantie(s) en van de contactgegevens van de contactpersoon bij deze instantie. Minimumeisen: Uit de voormelde documenten moet minstens 2 jaar relevante ervaring blijken met de uitbating van een gelijkaardige horecazaak binnen een artistiek-culturele context en dit zowel voor: - de inschrijver (die zich daarbij kan beroepen op de ervaring van (een) eventuele onderaannemer(s) die hij effectief zal inschakelen bij de uitbating) - alle personen/personeelsleden van de inschrijver en eventuele onderaannemer(s) die effectief zullen instaan voor/een verantwoordelijkheid hebben in de uitbating van de concessie Het moet gaan over recente ervaring opgedaan gedurende de afgelopen 10 jaar. De identiteit van eventuele onderaannemer(s) waarmee gewerkt zal worden, dient in de offerte te worden opgegeven met vermelding van welk onderdeel van de uitbating deze voor zijn rekening neemt. Indien de inschrijver voor de uitvoering van de concessie beroep doet op een onderaannemer (of een andere entiteit) dient bij de offerte tevens de verbintenis van de onderaannemer (of andere entiteit) gevoegd te worden waaruit blijkt dat deze de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking zal stellen aan de inschrijver (in geval van eventuele toewijzing van de opdracht aan de inschrijver). De concessiehouder is in dat geval tijdens de uitvoering gehouden een beroep te doen op deze onderaannemer. Wijziging van onderaannemer in de loop van de concessieovereenkomst is enkel mogelijk mits voorafgaande toestemming van de Hogeschool Gent. De personen/personeelsleden waarvan in het kader van de kwalitatieve selectie CV’s/portfolio’s werden gevoegd, moeten bij eventuele toewijzing van de opdracht ook effectief instaan voor de uitbating van de concessie Café MIRY. Wijziging van de betreffende personen/personeelsleden in de looptijd van de concessie is enkel mogelijk mits voorafgaande toestemming van de Hogeschool Gent.


7/26

Artikel 6 — Toewijzingscriteria De offertes zullen – na eventuele onderhandelingen – beoordeeld worden aan de hand van de hierna gewogen toewijzingscriteria: Nr. Beschrijving 1

Gewicht

Volledig businessplan incl. visie, plan van aanpak en financieel plan

70 punten

De inschrijver voegt bij zijn offerte een volledig businessplan, inclusief een financieel plan en een visie en plan van aanpak. De offerte dient duidelijk aan te geven op welke manier de intekenaar wilt inspelen op de specifieke dienstverlening, dit zowel v.w.b. de concertprogrammatie als v.w.b. de doelgroep van studenten, personeel, gasten. Daarom behandelt het plan van aanpak o.m. het doelpubliek, de openingsuren, het gamma van dranken, omgang met de klanten, omgang met dal- en piekmomenten, samenwerking met de concessiegever, wijze van organisatie tijdens de dag en tijdens (concert)activiteiten, het gamma van spijzen en dranken met richtprijzen (eventueel gedifferentieerd naar gelang het doelpubliek), het bijkomend gebruik van de inkomhal en het binnenplein (i.s.m. de concessiegever) en de billijke vergoeding voor dit gebruik, de beoogde sfeer en bijhorend concept van inrichting, enz.. Het financieel plan omvat minstens de korte termijn (opstart uitbating), een begroting voor een typische maand, de middellange termijn (het eerste jaar) en de lange termijn (op vijf jaar of langer). Indien de uitbating in onderaanneming overgedragen wordt aan een derde, dan wordt deze minstens even uitvoerig toegelicht als de inschrijver zelf. 2

30 punten

Vergoeding aan de concessiegever De inschrijver geeft aan welke vergoeding hij aan de concessiegever zal betalen op jaarbasis: - vaste vergoeding, uitgedrukt in euro - variabele vergoeding, uitgedrukt in een percentage van de netto jaaromzet; de netto jaaromzet wordt gedefinieerd als het totaalbedrag van verkopen exclusief BTW welke werden gerealiseerd in het kader van de uitbating tijdens het voorbije kalenderjaar. Deze vergoedingen mogen niet minder bedragen dan de bedragen vermeld in artikel 15 van dit bestek (= minimum vergoeding).

De offerte dient voldoende informatie en documentatie te bevatten om de offerte te kunnen beoordelen aan de hand van de voormelde toewijzingscriteria. Het geheel of gedeeltelijk ontbreken ervan kan aanleiding geven tot het weren van de offerte. De opdrachtgever behoudt zich het recht om de geselecteerde indieners uit te nodigen tot een individuele toelichting van de offerte, mocht dit nodig blijken in functie van de beoordeling.


8/26

Artikel 7 — Vorm en inhoud van de offerte Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands. De offerte wordt opgemaakt in tweevoud: één origineel ondertekende papieren versie en één niet-ondertekende digitale kopie per e-mail. In geval van tegenstrijdigheden tussen de originele versie en de kopie primeert de originele versie. De inschrijver vult het offerteformulier in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Hierbij voegt hij eveneens de volgende documenten: - de in het kader van de kwalitatieve selectie vereiste documenten (zie artikel 5) - een business plan met o.a.  een financieel plan  een visie en plan van aanpak  (een) indicatieve prijslijst(en) voor de specifieke dienstverlening - de voorgestelde vergoeding op jaarbasis (zie artikel 6 en 15) Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de concessiegever wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver voorbehoudloos akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de concessiegever zich het recht voor om hetzij de offerte als onregelmatig af te wijzen hetzij verduidelijking te vragen aan de inschrijver. Indienen van de offerte De offerte dient per post verzonden ofwel per bode bezorgd te worden op het volgende adres: Hogeschool Gent school of arts KASK-Conservatorium Jozef Kluyskensstraat 2 9000 Gent Iedere offerte moet bij de voorzitter van de openingszitting toekomen alvorens hij de zitting opent. Indien de offerte per bode bezorgd wordt, dient de offerte overhandigd te worden: -

Ofwel op de openingszitting zelf aan de voorzitter van de openingszitting, maar dan wel vóór het vastgestelde tijdstip van opening. Ofwel voordien: aan de receptie op het voormelde adres tijdens de werkdagen en binnen de normale werkuren: van 08.30 u tot 18.00 u.

Indien de offerte per post bezorgd wordt, dient voormelde omslag in een tweede omslag gestopt te worden waarop het volgende vermeld wordt: 9 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

9/26

 

de in dit bestekartikel vermelde adresgegevens van de school of arts in de linkerbovenhoek: “OFFERTE concessie uitbating Café MIRY Hogeschool Gent (Wim De Temmerman, decaan)”

De offerte wordt in een definitief gesloten omslag (= omslag die niet kan geopend worden zonder sporen na te laten) geschoven waarop het volgende vermeld wordt: -

“OFFERTE concessie uitbating Café MIRY campus Hoogpoort Hogeschool Gent (Wim De Temmerman, decaan)” dag en uur van de openingszitting

Het komt aan de inschrijver toe om het bewijs van tijdige indiening te leveren. Het verdient daarom aanbeveling om bij indiening van de offerte per bode een ontvangstbewijs te vragen en om bij inzending van de offerte per post dit aangetekend te doen. Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: school of arts KASK-Conservatorium Vlerick-zaal Jozef Kluyskensstraat 2 9000 Gent Datum: 8 juni 2015, 10u

Artikel 8 — Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 60 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.


10/26

II. Technische en contractuele bepalingen Dit tweede deel bevat de bepalingen die van toepassing zijn op de uitbating.

Artikel 9 — Voorwerp van de concessie De concessiehouder staat in voor de uitbating (zoals bedoeld in het hierna vermelde artikel 10) van Café MIRY in het Conservatorium-gebouw van de concessiegever op de campus Hoogpoort gelegen te 9000 Gent, Hoogpoort 64. Voor deze exploitatie worden hem een aantal lokalen ter beschikking gesteld. Ze worden opgesomd in het proces-verbaal van plaatsbeschrijving dat wordt opgemaakt vóór de inbezitneming van de goederen dat als bijlage bij de concessieovereenkomst zal toegevoegd worden. De exploitatie in het kader van deze concessieovereenkomst beperkt zich tot de lokalen vermeld in het proces-verbaal van plaatsbeschrijving. In Café MIRY kunnen zowel koude als warme dranken, alcoholische als non-alcoholische dranken geschonken worden. Er is geen keuken aanwezig, waardoor spijzen enkel kunnen voor zover ze ter plaatse onverwarmd of opgewarmd verkocht worden. De uitbater dient zich te conformeren aan alle relevante wetgeving. De concessiehouder houdt rekening met de economische draagkracht van de studentendoelgroep door laagdrempelige prijzen te hanteren voor studenten, en/of andere relevante maatregelen. Ter verduidelijking van volgende paragrafen wordt er verwezen naar bijlage 1 met de situatieschets in planvorm. De lokalen situeren zich op de gelijkvloers en omvatten:   

het te exploiteren Café MIRY ± 90 m² groot (dubbellokaal GHCON.0.005 - 006) de bijhorende ruimte met podium ± 65 m² groot (lokaal GHCON.0.007) een bergruimte in de kelder met onmiddellijke toegang tot het binnenplein ± 45 m² (lokaal GHCON.-1.011)

De inkomhal en het binnenplein aan de Achtersikkel maken geen deel uit van de concessie, maar kunnen door de concessionaris gebruikt worden. Hiertoe wordt er jaarlijks een wederzijdse afsprakennota met de concessiegever opgesteld waarin de periodes en/of het aantal gebruiksdagen voor de concessionaris worden bepaald, alsook de daar aan verbonden bijkomende billijke vergoeding voor de concessiegever De concessiegever kan gebruik maken van het podium om concertjes en soortgelijke activiteiten te organiseren. Indien de concessiehouder zelf activiteiten opzet, dan dient er rekening gehouden wordt met de artistieke visie en kwaliteitsnorm zoals die door de School of Arts worden gehanteerd. De planning en praktische regelingen gebeuren in onderling overleg tussen de concessiegever en de concessiehouder, rekening houdend met de pedagogische activiteiten van de School of Arts. Instrumenten en technisch materieel van de concessiegever die ingezet worden voor activiteiten in de geconcedeerde ruimtes maken geen deel uit van de concessie. De sanitaire ruimtes onder Café MIRY maken geen deel uit van de concessie maar kunnen door de concessiehouder en diens cliënteel gebruikt worden. Omgekeerd waarborgt de concessiehouder steeds de toegankelijkheid van de kelderverdieping voor studenten en personeelsleden via lokaal GHCON.0.006 tijdens de openingsuren van het gebouw. Afspraken rond het openen en afsluiten van dit lokaal worden in onderling overleg vastgelegd. De concessiehouder verklaart uitdrukkelijk de geconcedeerde infrastructuur te kennen en te aanvaarden in de staat waarin ze zich bevinden met alle voor- en nadelen, zichtbare en onzichtbare gebreken. De lokalen blijven eigendom van de concessiegever. 11 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

11/26

Artikel 10 — Concessiehouder De concessiehouder kan zelf voor de uitbating instaan, met personeel werken of een beroep doen op een onderaannemer. Gezien de directe impact op de uitbating dient de onderaanneming evenwel door de HoGent goedgekeurd te worden. De concessieovereenkomst kan noch geheel, noch gedeeltelijk aan derden worden overgedragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de concessiegever.

Artikel 11 — Rechten en plichten concessiehouder 1.

Locatie en inrichting

a) De concessiehouder krijgt de geconcedeerde lokalen ter beschikking tijdens de duur van de concessieovereenkomst. De concessiehouder kan tijdens de duur van de concessieovereenkomst over de bij de aanvang reeds aanwezige uitrusting en vaste meubilair van de concessiegever beschikken. De bestaande inrichting, het vaste meubilair en de technische uitrusting zal worden beschreven in het proces-verbaal van plaatsbeschrijving. De concessiehouder kan tijdens de duur van de concessieovereenkomst de geconcedeerde ruimte op eigen kosten voorzien van bijkomende inrichting, technische installaties, meubilair en uitrusting mits hij/zij hiertoe de voorafgaande schriftelijke toestemming van de concessiegever heeft gekregen. b) De concessiehouder mag aan de lokalen geen wijzigingen of veranderingen aanbrengen of de bestemming ervan wijzigen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de concessiegever. c) Elke door de concessiehouder uitgevoerde (en door de concessiegever voorafgaandelijke goedgekeurde) vaste (= niet demonteerbare) constructie of inrichting wordt, van rechtswege en zonder enige vergoeding van de Hogeschool Gent, bij het einde van de exploitatie eigendom van de Hogeschool Gent. De concessiehouder mag de bedoelde constructies op het einde van de concessie op eigen kosten wegnemen. Hij moet in dat geval het goed in zijn vroegere staat herstellen. d) Alle door de concessiehouder uitgevoerde demonteerbare constructies of aangebrachte installaties dienen bij het einde van de overeenkomst door de concessiehouder op zijn kosten weggenomen te worden. De lokalen dienen in de vroegere toestand hersteld te worden. Dit dient te gebeuren vóór het einde van de concessie. Beide partijen kunnen in onderling overleg er echter ook voor opteren de uitgevoerde demonteerbare constructies of aangebrachte installaties over te dragen aan de concessiegever tegen een te onderhandelen vergoeding gebaseerd op de dan geldende waarde. e) Bij het plaatsen van toestellen, technische installaties of bijkomend meubilair dient de concessiehouder vooraf de schriftelijke toestemming te vragen aan de concessiegever. Het moeten energiezuinige installaties of toestellen zijn. Toestellen met elektrisch vermogen moeten mogelijk zijn met de huidige elektrische laagspanningsinstallatie. f) De volledige inboedel moet afgestemd zijn op de normale behoeften, in functie van de volledige bezetting en brandveiligheid van het gebouw en moet voldoen aan alle geldende wettelijke bepalingen. g) De concessiehouder mag geen enkel verbouwings- of veranderingswerk uitvoeren zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de concessiegever. Plannen, tekeningen, beschrijvingen e.d. moeten vooraf voor goedkeuring aan de concessiegever worden voorgelegd. Als deze werken vergunningsplichtig blijken dan dient de concessiehouder naast de schriftelijke 12 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

12/26

toestemming van de concessiegever bovendien eerst de vereiste stedenbouwkundige vergunning en/of bestuurlijke vergunning te hebben verkregen alvorens tot uitvoering van de werken te kunnen (laten) overgaan. De concessiehouder en hij alleen staat in voor het bekomen van de vereiste vergunningen met betrekking tot de geconcedeerde lokalen. De concessiegever draagt ter zake geen enkele verantwoordelijkheid. De concessiehouder kan dan ook op geen enkele wijze aanspraak maken op enige vergoeding of wijziging aan de voorwaarden van de concessieovereenkomst omwille van het niet verkrijgen van de vereiste bestuurlijke toelatingen. De concessiegever kan in geen enkel geval verantwoordelijk worden gesteld voor schade die zou kunnen voortkomen uit de door de concessiehouder uitgevoerde werken, zelfs niet indien de concessiegever hiervoor de toelating of opdracht verleend zou hebben. De ondernomen werken door de concessiehouder gebeuren op risico van de concessiehouder. Voorts is de concessiehouder ertoe gehouden de concessiegever steeds de toegang te verlenen tot de werken. De werken dienen uitgevoerd te worden in een periode die het minst storend is voor de werking van de School of Arts. 2.

Onderhoud, schoonmaak en beheer

a) De concessiehouder moet de geconcedeerde ruimtes in alle opzichten in goede staat onderhouden (inclusief voorkomen en bestrijden van ongedierte) en gebruiken als een goede huisvader zonder de aard en de bestemming ervan te wijzigen. De bepalingen van het Burgerlijk Wetboek inzake de verantwoordelijkheid voor onderhouds- en herstellingswerken bij huur van onroerende goederen zijn van toepassing op de concessieovereenkomst. De concessiehouder staat enkel in voor de schoonmaak en het onderhoud van de toiletten buiten de reguliere openingsuren van het gebouw. De concessiehouder staat ook in voor de schoonmaak van het binnenplein, de inkomhal en desgevallend andere ruimtes die hij gebruikt. Bij het einde van de concessieovereenkomst dient de geconcedeerde infrastructuur in een perfecte staat van onderhoud te zijn. De concessiehouder is verplicht alle geconcedeerde ruimtes in een volledige staat van netheid te houden en ze bij het einde van de concessie in een perfecte staat van netheid over te dragen. De bepalingen van het Burgerlijk Wetboek inzake aansprakelijkheid van de huurder bij huur van een onroerend goed zijn van toepassing op de aansprakelijkheid van de concessiehouder. b) De concessiehouder staat tevens in voor het onderhoud en de netheid van alle eventueel door de concessiegever ter beschikking gestelde roerende goederen. Bij het einde van de concessie dienen deze goederen in een perfecte staat van onderhoud en netheid te worden teruggegeven of ter beschikking gesteld aan de concessiegever. Indien in de loop van de overeenkomst blijkt dat sommige van deze goederen aan vervanging toe zijn, dan zal de concessiegever in staan voor vervanging. De vervangende goederen zullen minimaal evenwaardig te zijn. Indien de vervanging van de goederen niet te wijten is aan normale veroudering of slijtage maar door een ondeskundig gebruik of door diefstal noodzakelijk geworden is, dan zal de schade in mindering gebracht worden van de waarborg. c) De concesssiehouder dient de technische installaties van de concessiegever te onderhouden en te controleren (o.a. ook via de wettelijk verplichte periodieke keuringen) zoals van een huurder verwacht wordt overeenkomstig de bepalingen van de huurwetgeving. De concessiehouder zal bij vaststelling van defecten aan technische installaties steeds de concessiegever verwittigen. d) De concessiehouder voert de herstellingen uit die nodig zijn voor het in goede staat onderhouden van de geconcedeerde ruimtes. e) De concessiehouder zal de concessiegever binnen de 24 u verwittigen van elk schadegeval, defect 13 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

13/26

of mankement die een herstelling noodzaken. De concessiehouder dient de concessiegever ten allen tijde vrije toegang te verschaffen tot de geconcedeerde ruimtes voor de uitvoering van de contractuele onderhoudsplicht van de concessiegever. 3.

Exploitatie

a) De concessiehouder staat in voor de uitbating van Café MIRY van de concessiegever. Hiertoe worden hem een aantal onroerende goederen (lokalen) ter beschikking gesteld (zie artikel 8). Hij kan in deze geconcedeerde infrastructuur alle handelsverrichtingen uitvoeren die binnen het normale kader van zijn exploitatie vallen en dit binnen de perken zoals hierna bepaald. b) De concessiehouder zal op eigen kosten en eigen risico zorgen voor de verkoop van dranken en spijzen door de wet toegelaten. - Het aanbod dranken en spijzen wordt kenbaar gemaakt door de concessiehouder aan de concessiegever. - In het aanbod van dranken en spijzen moeten er voldoende gezonde en evenwichtige producten aanwezig zijn. - Duurzame herkomstproducten genieten voorkeur. - De verkoop van alcoholische drank is enkel toegelaten mits naleving van de wet van 28 december 1983 en zijn uitvoeringsbesluiten en mits de concessiehouder in het bezit is van een geldige vergunning. Een afschrift van deze vergunning dient aan de concessiegever toegezonden te worden. De concessiehouder is verplicht zich in regel te stellen met de wetgeving betreffende de uitbating van drankslijterijen en dient zich te houden aan alle huidige en toekomstige politiereglementen. Bij overtreding hiervan dient hij de kosten zelf te dragen. - Bijkomend dient de concessionaris zich te houden aan het bestaande beleid van de HoGent inzake alcoholhoudende dranken. Dit houdt in dat er tijdens de normale werktijden geen alcoholhoudende dranken geschonken worden tenzij tijdens festiviteiten en sociale gelegenheden. - De concessiehouder dient in regel te zijn met alle wettelijke voorschriften voor het bereiden, serveren en stockeren van spijzen en dranken. Bij overtreding hiervan dient hij de kosten zelf te dragen. - De consumptietarieven, dienst en BTW inbegrepen, met vermelding van alles dat kan verbruikt worden, dienen op duidelijk zichtbare plaatsen uitgehangen te worden. Alle prijslijsten moeten minimaal in het Nederlands en in het Engels opgesteld zijn. - De concessiehouder heeft een vrije keuze van leveranciers. - In elk geval is het de concessiehouder verboden om automaten met alcoholhoudende dranken en/of automaten met rookwaren of kansspelautomaten met geldelijke inzet te plaatsen. - De concessiehouder dient in te staan voor de financiële en wettelijke verplichtingen aangaande vergoedingen voor auteurs, producenten en uitvoerders van muzikale, audiovisuele of andere artistieke werken, die zouden kunnen verbonden zijn aan de uitbating (behalve voor de door de School of Arts in de geconcedeerde lokalen georganiseerde activiteiten). - In het volledige gebouw van de concessiegever geldt een algemeen rookverbod. Het verkopen van rookartikelen door de concessiehouder is dan ook verboden. De concessiehouder dient er op toe te zien dat er in de geconcedeerde lokalen niet gerookt wordt en grijpt indien nodig in. c) De wet op de beteugeling van de openbare dronkenschap dient door de concessiehouder op een goed zichtbare plaats aangebracht. Dronken personen mogen niet toegelaten worden. Indien ze zich toegang weten te verschaffen, moet hun bestelling geweigerd worden. d) De concessiehouder mag geen ingangsgeld vragen voor het betreden van Café MIRY. 14 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

14/26

e) Café MIRY dient een open, neutrale sfeer uit te ademen. De concessiehouder zal geen ideologisch wervende en/of partijpolitiek geëngageerde affiches ophangen in Café MIRY. Commerciële merkreclame is verboden, behalve voor in Café MIRY verkochte producten. Deze reclame, zo aanwezig, zal zo discreet mogelijk worden gevoerd en tot een minimum worden beperkt. Bij de keuze van de achtergrondmuziek dient men de sfeer van een conservatorium te respecteren. f) Het geluid voortgebracht in de in concessie gegeven lokalen mag niet hoger liggen dan de door de Dienst Leefmilieu van de Stad Gent voorgeschreven normen, onverminderd de wettelijke voorschriften. g) De activiteiten van de concessiehouder mogen de normale werking van de School of Arts niet hinderen. 4.

Verwijderen van afval

Afval voorkomen is steeds beter dan het te moeten laten ophalen en verwerken. Dit principe indachtig wordt gevraagd om bewust met grond- en hulpstoffen om te springen en om zoveel mogelijk vorming van afval te voorkomen. Het gebruik van glazen flessen met statiegeld geniet de voorkeur. Ook het gebruik van andere, milieuvriendelijke verpakkingen wordt sterk aangeraden. De concessiehouder is verplicht dagelijks het afval dat voortvloeit uit de uitbating en het afval dat door het publiek in de door hem geëxploiteerde plaatsen wordt achtergelaten, op te ruimen en gescheiden aan te bieden. De concessiehouder staat er zelf in om dit afval naar de afvalcontainers van de Hogeschool Gent te brengen. In geval van tekortkoming zal de concessiegever hier zelf voor instaan, maar zullen de kosten ervoor, inclusief personeelskosten, doorgerekend worden aan de concessiehouder. 5.

Veiligheid en hygiëne

Het bewaren en opslaan van producten en materialen die de veiligheid in gevaar kunnen brengen is verboden, tenzij daarvoor toestemming werd bekomen en de nodige veiligheidsvoorschriften in acht werden genomen. De concessiehouder dient zich bij de uitbating te conformeren aan alle binnen de Hogeschool Gent geldende interne afspraken, regels, procedures en richtlijnen van de Hogeschool Gent op het vlak van veiligheid en milieu. 6.

Openingsdagen en openingsuren

De concessiehouder zorgt ervoor dat de Café MIRY voor het doelpubliek toegankelijk is minimaal op dagen waarop er een publieke activiteit gepland is de Miry-concertzaal en dit minstens één uur voor de activiteit en minstens tot anderhalf uur na de activiteit. De concessiehouder heeft continu toegang tot de activiteitenkalender van de concertzaal. Daarnaast dient de concessiehouder het Café MIRY overdag te openen op weekdagen (uitgezonderd de vakantieperiodes en de wettelijke feestdagen) voor minstens 20 uur op weekbasis i.f.v. het doelpubliek van studenten, personeelsleden en gasten van de HoGent. De vorm, de momenten en de duur van deze openingsuren overdag maken deel uit van het businessplan en worden aldus meegenomen in de beoordeling van dat gunningscriterium. Niettegenstaande zal de concessiehouder gedurende de proefperiode deze openingsuren overdag indien nodig bijsturen in nauw overleg met de concessiegever. De definitieve vorm van deze openingsuren zal bij wederzijds schriftelijk akkoord vastgelegd worden. Sluitingsperiodes worden in samenspraak met de concessiegever afgesproken.


15/26

7.

Openen en sluiten van het gebouw en de lokalen

De concessiehouder staat in voor het openen en afsluiten van de geconcedeerde ruimtes. Bijkomend staat de concessiehouder in voor het openen en afsluiten van de buitendeuren van het gebouw indien de activiteiten van de concessiehouder de reguliere openingsuren van het gebouw overschrijden (vb. op weekdagen voor 8u en na 22u, in weekends). Tijdens deze momenten gaat de concessiehouder ook als een goede huisvader om met de rest van het gebouw. De toegang tot Café MIRY gebeurt via de bestaande toegangsdeuren (onthaal Hoogpoort 64 en binnenplein Achtersikkel). De concessiehouder kan ook de toegangsdeur in de Hoogpoort via de kelder opnieuw in gebruik nemen. De wijze waarop de toegang georganiseerd wordt, wordt in onderling overleg met de concessiegever vastgelegd bij de start van de concessie. 8.

Kosten en lasten

Tenzij anders bepaald wordt in dit bestek zijn alle taksen, lasten of vergoedingen, van welke aard ook, die ontstaan uit de uitbating ten laste van de concessiehouder. Dit geldt o.a. voor de openingstaksen, vergoeding voor het publieke gebruik van het repertoire van auteurs, producers en uitvoerende kunstenaars. De concessiehouder verbindt zich ertoe in alles de bestaande en toekomende wetgeving en reglementen die aan de exploitatie van dergelijke inrichtingen verbonden zijn, te eerbiedigen. De concessiehouder draagt hiervoor alleen, ter volledige vrijwaring van de concessiegever, de gehele verantwoordelijkheid en de lasten. De registratierechten zijn ten laste van de concessiehouder. Bij eventuele laattijdige registratie zijn alle boetes en verhogingen eveneens ten laste van de concessiehouder.

Artikel 12 — Rechten en plichten concessiegever 1.

Vrijwaring rustig genot

Binnen de perken van wat in de concessieovereenkomst is bepaald, verbindt de concessiegever zich ertoe de concessiehouder het volledig en ongestoord genot van de exploitatie te verzekeren. 2.

Basisuitrusting

De concessiegever heeft de lokalen minimaal ingericht en voorziet een basisuitrusting aan vast meubilair en van een elementaire technische uitrusting zoals als volgt bepaald: - Vaste toog met daarin en erachter sluitbare kasten, 4 grote ingewerkte en sluitbare koelkasten met inox deur (Liebherr Gastroline), 5 kleinere ingewerkte koelkasten met inox deur (Liebherr Gastroline) en een kleine glazenwasser (Miele Professional G7855). - Audio-installatie (Monacor PA 4040 en Onkyo cd-speler DX7355) en 12 luidsprekers (verdeeld in twee zones, apart aanstuurbaar) - 6 op maat gemaakte banken in gebeitst massief hout - Vast podium in de bijruimte van ±15 m² met een massieve eiken planken vloer - Basisverlichting in de vorm van TL-armaturen 3.

Onderhoud en grove herstellingen

De concessiegever neemt de werken tot onderhoud en herstelling van de geconcedeerde lokalen die volgens het Burgerlijk Wetboek ten laste vallen van de verhuurder voor haar rekening, tenzij expliciet anders bepaald in de concessieovereenkomst.


16/26

De grove herstellingen blijven ten laste van de concessiegever behalve indien zij veroorzaakt zijn door het verzuimen van de herstellingen tot onderhoud door de concessiehouder of door diens verzuim om de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen, in welk geval de concessiehouder ook daartoe gehouden is. De grove herstellingen zijn deze van muren en gewelven, alsmede van de installaties dewelke gemeenschappelijk zijn voor het hele gebouw (zoals de sanitaire leidingen, de waterleiding, de leidingen voor de verwarming) waarin de infrastructuur zich bevindt. In de grove herstellingen zijn derhalve niet inbegrepen herstellingen van de individuele toestellen die deel uitmaken van de inrichting van infrastructuur of die uitsluitend ten dienste staan van de uitbating van de cafetaria (bv. waterkranen, lichtarmaturen en lampen, radiatoren,…) De concessiegever staat in voor het onderhoud van het deel van het gebouw dat niet tot de concessie behoort en de aanleg en het onderhoud van eventuele beplantingen rond de concessie. De concessiehouder is verplicht erop toe te zien dat zijn exploitatie niet leidt tot beschadiging en bevuiling. Hij mag geen chemische bestrijdingsmiddelen gebruiken, noch op groenvoorzieningen, noch op verhardingen. De concessiegever staat in voor de uitvoering en de betaling van de wettelijk verplichte periodieke technische keuringen, controles en/of onderhoud, van toepassing op de aanwezige technische installaties van de concessiegever met uitzondering van de apparaten nodig voor de exploitatie. 4.

Nuttig geachte werken

De concessiegever behoudt zich het recht voor te allen tijde de werken die door haar nodig geacht worden te laten uitvoeren in de lokalen die in concessie gegeven werden. De concessiegever zal evenwel haar voornemen minstens 15 kalenderdagen op voorhand aan de concessiehouder meedelen. De concessiehouder is gehouden om de concessiegever hiertoe toegang te verschaffen tot de in concessie gegeven lokalen. 5.

Diefstal

De concessiegever is niet verantwoordelijk voor diefstal in de in concessie gegeven ruimtes, onverschillig in welke omstandigheden of door welke personen de diefstal werd gepleegd, met inbegrip van de ter beschikking gestelde goederen uit de basisuitrusting. 6.

Kosten en lasten

De onroerende voorheffing is ten laste van de concessiegever. De concessiehouder verbindt zich ertoe in alles de bestaande en toekomende wetgeving en reglementen die aan de exploitatie van dergelijke inrichtingen verbonden zijn, te eerbiedigen. De concessiehouder draagt hiervoor alleen, ter volledige vrijwaring van de Hogeschool Gent, de gehele verantwoordelijkheid en de lasten. De registratierechten zijn ten laste van de concessiehouder. Bij eventuele laattijdige registratie zijn alle boetes en verhogingen eveneens ten laste van de concessiehouder.

Artikel 13 — Plaatsbeschrijving Bij het ingaan van de concessieovereenkomst (vóór de inbezitneming van de goederen door de concessiehouder) en bij het beëindigen ervan, wordt door de partijen gezamenlijk een plaatsbeschrijving opgemaakt. Het proces-verbaal van plaatsbeschrijving wordt een bijlage aan de concessieovereenkomst. 17 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

17/26

De concessiegever neemt hierbij het initiatief en laat zich hierbij adviseren door de directie Gebouwen en Facilitair Beheer.

Artikel 14 — Duur van de concessieovereenkomst a) De concessieovereenkomst wordt aangegaan voor proefperiode van 12 maanden. De overeenkomst vangt aan op het ogenblik van de betekening van de toewijzingsbeslissing aan de gekozen inschrijver of na ondertekening van de overeenkomst. Tijdens deze 12 maanden is de concessieovereenkomst ten allen tijde opzegbaar mits het respecteren van een opzegtermijn van 1 maand. Bij gebreke van tijdige opzegging wordt de overeenkomst bij het verstrijken van de contractuele periode van 12 maanden automatisch verlengd voor een periode van 9 jaar. Vanaf dat ogenblik is de concessieovereenkomst opzegbaar door beide partijen mits het respecteren van een opzegtermijn van 6 maanden. b) De concessieovereenkomst kan te allen tijde bij wederzijdse schriftelijke toestemming worden beëindigd. c) Indien de concessiegever van zijn recht gebruik maakt om de concessieovereenkomst te verbreken om reden van algemeen belang zoals bepaald in artikel 21, dan heeft de concessiehouder geen recht op enige schadevergoeding. d) Wanneer op één of andere manier een einde komt aan de bestemming van de gebouwen als kunstenfaculteit vervalt de concessie van rechtswege.

Artikel 15 — Vergoeding nutsvoorzieningen

voor

de

accommodatie

en

de

De concessiehouder vergoedt de concessiegever voor het energieverbruik (water, gas, elektriciteit, verwarming), de afvalverwerking en voor het gebruik van de accommodatie en de nutsvoorzieningen. De vergoeding is een toewijzingscriterium; bedragen die volgen zijn te beschouwen als minimaal. Bijkomend zal de concessiehouder de concessiegever een billijke vergoeding betalen voor het gebruik van het binnenplein. Deze vergoeding wordt vastgelegd bij het afsluiten van de concessieovereenkomst.

De vergoeding bestaat uit een vast en een variabel gedeelte en een gedeelte voor het gebruik van het binnenplein: - Het vaste gedeelte bedraagt 3.000 euro per kwartaal. - Het variabele gedeelte is een te bepalen percentage van de nettojaaromzet per kalenderjaar zoals aangegeven in de offerte. De netto jaaromzet wordt gedefinieerd als het totaalbedrag van verkopen exclusief BTW welke werden gerealiseerd in het kader van de uitbating tijdens het voorbije kalenderjaar. - De vergoeding voor het gebruik van het binnenplein in het afgelopen kalenderjaar. De vergoeding wordt bij het einde van iedere derde contractmaand betaald door storting op het bankrekeningnummer van de Hogeschool Gent, Geraard De Duivelstraat 5, 9000 Gent, met vermelding: “concessie Café MIRY”. Deze driemaandelijkse vergoeding omvat het vaste gedeelte, een variabel gedeelte gebaseerd op het voorgaande kalenderjaar en de vergoeding voor het gebruik van het binnenplein. In het eerste kalenderjaar van de concessie wordt het variabel gedeelte pas na afloop van het kalenderjaar betaald. Een definitieve afrekening van de te betalen variabele vergoeding voor het voorbije kalenderjaar vindt plaats: - ieder kalenderjaar van zodra de netto jaaromzet van het voorbije kalenderjaar gekend is 18 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

18/26

-

bij het beëindigen van de overeenkomst

De definitieve afrekening wordt ten laatste eind april van ieder jaar betaald door storting op het bankrekeningnummer van de Hogeschool Gent, Geraard De Duivelstraat 5, 9000 Gent, met vermelding: “Concessie Café MIRY – jaarlijkse afrekening”. Om het bedrag van de definitieve variabele vergoeding te kunnen berekenen, deelt de concessiehouder ieder kalenderjaar zijn netto jaaromzet van het voorgaande kalenderjaar zo snel mogelijk en schriftelijk mee aan de concessiegever. De concessiehouder bezorgt daarbij ter staving zijn jaarrekening aan de concessiegever: - ten laatste vóór 1 april van ieder kalenderjaar volgend op het jaar van uitbating waarvan de omzet berekend wordt. - ten laatste één maand na het einde van de overeenkomst in het geval de overeenkomst (voortijdig) beëindigd werd. Als de concessiehouder in gebreke blijft om binnen de vooropgestelde deadlines de gevraagde informatie en jaarrekening mee te delen dan heeft de concessiegever het recht zich te baseren op een eigen raming of de in deze overeenkomst voorziene sancties toe te passen. In ieder geval heeft de concessiegever het recht om alle boekhoudkundige en financiële stukken van de concessiehouder in te kijken en indien nodig hiervan afschrift te vragen. De driemaandelijkse variabele vergoeding kan jaarlijks in onderling overleg herbepaald worden rekening houdend met de definitieve afrekening van het voorgaande boekjaar. Eenmaal per jaar, op de verjaardagsdatum van de inwerkingtreding van het contract wordt de te betalen vergoeding (zowel de voorlopige als de definitieve) automatisch geïndexeerd (zonder dat een schriftelijke kennisgeving vereist is) als volgt: Om de geïndexeerde vergoeding te kennen, wordt (basisvergoeding x nieuw indexcijfer) / aanvangsindexcijfer.

de

volgende

formule

toegepast:

De basisvergoeding is de voorlopige en definitieve vergoeding zoals in deze overeenkomst wordt vermeld. Het nieuwe indexcijfer is de gezondheidsindex van de maand die aan de verjaardag van de concessieovereenkomst voorafgaat. De aanvangsindex is de gezondheidsindex van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de concessieovereenkomst wordt afgesloten. De aansluiting voor telefoon, fax, televisie e.d.m. zijn ten laste van de concessiehouder.

Artikel 16 — Verzekering a) De concessiehouder alleen, ter volledige ontlasting van de concessiegever, is verantwoordelijk voor elke schade veroorzaakt bij de uitvoering van de exploitatie van de concessie:  hetzij aan zijn persoon of aan zijn goederen  hetzij aan de persoon of aan de goederen van zijn aangestelden, in wier arbeidscontract hij moet bepalen dat zij geen verhaal kunnen nemen tegen de concessiegever  hetzij aan de concessiegever, aan haar studenten of aan haar personeelsleden of aan bezoekers of aan andere derden  hetzij aan de goederen die aan de concessiegever toebehoren of aan deze waarvan hij het genot of waarvan hij het toezicht heeft. De bewijslast van het tegendeel ligt bij de concessiehouder. b) De concessiegever zal het gebouw en de uitrusting voor hun volle heroprichtingswaarde 19 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

19/26

verzekeren tegen brand, ontploffing en andere schade. De concessiegever doet afstand van verhaal ten aanzien de concessiehouder voor wat betreft schade veroorzaakt aan het gebouw bij brand, ontploffing of andere. c) De concessiehouder zal een verzekering afsluiten tot dekking van de burgerlijke aansprakelijkheid waartoe de uitbating aanleiding kan geven. De concessiehouder zal ook de wettelijke verzekeringen afsluiten, onder meer in voorkomend geval de objectieve aansprakelijkheidsverzekering inzake brand en ontploffing. De concessiehouder moet voor het ingaan van de concessieovereenkomst een afschrift van de polissen aan de concessiegever meedelen. Op ieder verzoek van de concessiegever moet hij de polis en de kwijtschriften kunnen voorleggen. Er dient een beding in te worden opgenomen dat elke schorsing van de polis voorafgaandelijk aan de concessiegever moet worden meegedeeld. De concessiehouder is verplicht in de vergunde gebouwen alle maatregelen te treffen om brand te voorkomen en, ingeval van brand, deze met de eerste hulpmiddelen te bestrijden. De concessiehouder is verplicht eigen materiaal, goederen en koopwaar te laten verzekeren tegen brand en aanverwante risico’s. d) Het personeel van de concessiehouder zal op zijn kosten verzekerd worden tegen arbeidsongevallen, overeenkomstig de geldende wetgeving op de arbeidsongevallen. Er moet voldaan worden aan de sociale wetten.

Artikel 17 — Personeel a) Het personeel, noodzakelijk voor de exploitatie, wordt door de concessiehouder aangeworven op zijn kosten en onder zijn verantwoordelijkheid. De concessiegever kan te allen tijde de concessiehouder verzoeken de volledige personeelslijst voor te leggen, alsook haar elke wijziging in het personeelsbestand ter kennis te brengen. De concessiehouder blijft evenwel alleen verantwoordelijk tegenover de concessiegever voor het naleven van de bepalingen van de concessieovereenkomst. b) De concessiehouder en het door hem aangestelde personeel moeten van goed zedelijk gedrag zijn. Een uittreksel uit het strafregister moet op verzoek kunnen voorgelegd worden aan de concessiegever. De concessiegever kan de toegang weigeren aan alle personen die weigeren hierop in te gaan of die vallen onder de verbodsbepalingen van hoofdstuk 1 van de gecoördineerde wetten inzake het slijten van gegiste dranken. c) De concessiehouder moet over voldoende en bekwaam personeel beschikken zodat de exploitatie op vakkundige wijze en in een normaal tempo kan verzekerd worden. De concessiehouder en het personeel verbonden aan deze concessie, moet op de één of andere doch duidelijke wijze geïdentificeerd kunnen worden als verbonden met de concessie. d) De concessiehouder en zijn personeel moeten een verzorgd voorkomen hebben, zich steeds beleefd en dienstvaardig opstellen en de Nederlandse taal kunnen spreken. De concessiehouder moet zich ten opzichte van de gebruikers van de infrastructuur onthouden van enigerlei vorm van discriminatie, uitsluiting of beperking op basis van geslacht, herkomst, ideologie, filosofische overtuiging of seksuele oriëntering. 20 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

20/26

De concessiegever kan zich verzetten tegen het verder in dienst houden van personeelsleden die wegens vastgestelde onvoldoende bekwaamheid of hun houding jegens de bezoekers niet de waarborg bieden die vereist is. Dit zal schriftelijk door de concessiegever meegedeeld worden aan de concessiehouder. De concessiehouder zal onmiddellijk deze personeelsleden wegzenden. De concessiegever is niet gebonden tot enige schadevergoeding en kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor de schadevergoeding, opzegvergoeding of nog uit te betalen salaris of andere vergoedingen die een weggezonden personeelslid van zijn werkgever zou kunnen vorderen in geval van wegzenden op initiatief van de concessiegever. e) De concessiehouder en alle personen die hem bij zijn exploitatie helpen, evenals zijn cliënteel, zijn onderworpen aan de reglementen en/of aan de voorschriften van inwendige orde van de campus Hoogpoort en van de Hogeschool Gent. f) Het personeel van de concessiegever staat niet ter beschikking van de concessiehouder voor de uitbating, noch voor het onderhoud van de in concessie gegeven lokalen. Afwijkingen van deze bepaling kunnen alleen worden toegestaan mits goedkeuring door de concessiegever.

Artikel 18 — Borgtocht a) Vóór de ingebruikname en ten laatste 20 dagen na de betekening van de toewijzing van de concessie dient de concessiehouder ten gunste van de concessiegever een borgtocht te stellen van 3 000 euro. Deze som moet binnen de gestelde termijn gestort worden op het bankrekeningnummer van de concessiegever. De waarborgsom zal geen intrest opleveren in het voordeel van de waarborggever(s). De storting van de waarborgsom kan vervangen worden door het aanbieden van een onvoorwaardelijke bankwaarborg (= de formele en onvoorwaardelijke verbintenis van een erkende bankinstelling de gezegde som op eerste verzoek van de concessiegever te storten in handen van de concessiegever). Binnen de dertig kalenderdagen na de betekening van de toewijzing van deze concessie dient een attest van deze onvoorwaardelijke bankwaarborg te worden voorgelegd aan de concessiegever. Indien de concessiehouder de borgtocht niet gesteld heeft of het bewijs niet geleverd heeft binnen de vermelde termijnen kan de concessiegever de concessie eenzijdig verbreken onverminderd het recht van de concessiegever schadevergoeding te vorderen voor het verlies dat zij uit dien hoofde zou geleden hebben. b) De borgtocht wordt pas vrijgegeven na het verstrijken van de overeenkomst en nadat werd vastgesteld dat de concessiehouder alle verplichtingen is nagekomen. Zo niet zal de concessiegever haar rechten ten opzichte van de concessionaris op deze waarborg verhalen. c) De borgtocht mag maximaal drie maanden na het eind van de overeenkomst door de concessiegever ingehouden worden. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven. d) De concessiegever kan van de borgtocht alle sommen afnemen waarop hij recht heeft in toepassing van de clausules van deze concessieovereenkomst. Met het oog hierop zal door de concessiegever een proces-verbaal van ingebrekestelling verzonden worden aan de concessiehouder. Bij ontstentenis van enige betaling of schriftelijk verweer binnen de 10 kalenderdagen worden de inhoudingen ambtshalve toegepast, onverminderd het recht van de concessiegever om de wettelijke intrest te vorderen wegens niet-betaling binnen de gestelde termijn.


21/26

e) Bij gehele of gedeeltelijke inhouding op de gestelde borgtocht dient de concessiehouder de borgtocht binnen een termijn van één maand aan te vullen tot beloop van het origineel gestelde bedrag. f) In geval van voortijdige verlating of voortijdige beëindiging van de concessie door de concessiehouder (buiten de opzeggingsmogelijkheid die werd voorzien) kan de concessiegever de borgtocht volledig in beslag nemen bij wijze van schadevergoeding. g) De voorgelegde borg moet de onherroepelijke borg inhouden voor de duur van de concessie en voor alle verplichtingen van de concessiehouder.

Artikel 19 – Leiding en controle op uitvoering De persoon die voor de concessiegever de leiding en het toezicht zal uitoefenen op de uitvoering van de concessieovereenkomst is de decaan van de School of Arts. De concessiegever is steeds gerechtigd om zich in de geconcedeerde lokalen te begeven om er controle uit te oefenen op de stipte eerbiediging van de bepalingen van de afgesloten concessieovereenkomst. Aan de concessiegever wordt tevens volledig inzagerecht verleend in de exploitatierekening en in alle andere beheersdocumenten. De concessiehouder dient bovenvermelde personen te allen tijde inzage en toegang te verlenen en mee te werken aan de controle.

Artikel 20 — Klachten van de concessiehouder Het inroepen door de concessiehouder van feiten, die hij meent te kunnen ten laste leggen van de concessiegever of van haar aangestelden, hetzij om vergoeding of schadeloosstelling te vorderen, hetzij om het niet-nakomen van de ene of andere van zijn verplichtingen te rechtvaardigen, is slechts ontvankelijk voor zover de concessiehouder deze feiten binnen de 15 kalenderdagen na de datum waarop ze voorgevallen zijn, schriftelijk en aangetekend ter kennis gebracht heeft aan de concessiegever. Hij dient de invloed ervan op de uitoefening van de exploitatie van de concessie aan te tonen.

Artikel 21 — Inbreuken a) Overtredingen van de voorwaarden kunnen (ter plaatse) vastgesteld worden door de concessiegever. De gemotiveerde processen-verbaal die gelden als ingebrekestelling, worden aan de concessiehouder schriftelijk meegedeeld binnen de dertig kalenderdagen. Deze laatste beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf de betekening van het proces-verbaal (postdatum), om eventueel zijn bezwaren te doen gelden. De concessiegever oordeelt over de draagwijdte van de overtreding. b) Bij gehele of gedeeltelijke niet-nakoming door de concessiehouder van één of andere wettelijke of contractuele verplichting kan de concessiegever onder voorbehoud van al haar rechten op schadeloosstelling, de exploitatie ambtshalve verderzetten op kosten van de concessiehouder. Hij mag deze kosten op de borgtocht inhouden. De concessiehouder dient binnen een periode van één maand na de afhouding zijn borg weer aan te vullen tot het oorspronkelijk totaalbedrag. In geval de exploitatie, bij toepassing van vorige alinea ambtshalve wordt voortgezet, behoudt de concessiegever zich het recht voor al het materieel (ook het materieel dat de concessiehouder zich heeft aangeschaft met oog op de concessie) voor een periode van zes maanden te gebruiken 22 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

22/26

zonder vergoeding, in afwachting dat een nieuwe concessiehouder wordt aangesteld. Dit materieel wordt opgenomen in een lijst waarvan beide partijen een exemplaar bekomen.

Artikel 22 — Verbreking De concessiegever heeft steeds het recht eenzijdig deze concessie te verbreken indien het openbaar belang dit zou eisen of indien er een ernstig feit van de concessiehouder met betrekking tot de concessie vastgesteld wordt door bevoegde instanties zoals politie, gerecht, sociale inspectie, voedselveiligheidsinspectie e.d. . De verbreking door de concessiegever gebeurt per aangetekende brief waarin de concessiegever eenzijdig de termijn oplegt binnen dewelke de concessiehouder het gebouw moet ontruimen (minstens 14 dagen na het posten van de brief in geval van fout en minstens 60 dagen na het posten van de brief in geval van eenzijdige verbreking omwille van redenen van openbaar belang). Indien de overeenkomst wordt ontbonden door een zoals hierboven omschreven ernstig feit van de concessiehouder, dan is deze een schadeloosstelling verschuldigd, forfaitair vastgesteld op 4000 euro, vermeerderd met alle kosten, onkosten en uitgaven die voortvloeien uit de ontbinding. Geen enkele vergoeding zal door de concessiehouder of zijn rechthebbende kunnen worden geëist in geval de concessiegever aan deze concessie een einde zou stellen om reden van één van de hierboven vermelde inbreuken. De concessiehouder wordt verondersteld in gebreke gesteld te zijn zonder dat daarvoor een akte nodig is, zodra hij in gebreke blijft zijn verplichtingen na te komen of een der voorwaarden van het lastenkohier of de bevelen hem verstrekt overeenkomstig dit lastenkohier, niet naleeft. In geval van verbreking van de concessie kan de concessiegever, onder voorbehoud van al haar rechten op schadeloosstelling, de exploitatie ambtshalve verder zetten op kosten van de concessiehouder gedurende maximaal zes maand; zij mag alle schadevergoedingen van de borgtocht afhouden. In geval van verbreking van de concessie kan de concessiegever, onder voorbehoud van al haar rechten op schadeloosstelling, de exploitatie ambtshalve verder zetten zonder verhaal vanwege de concessiehouder. De concessiegever mag alle schadevergoedingen op de borgtocht inhouden. In geval bij verbreking de exploitatie ambtshalve voortgezet wordt door de concessiegever behoudt de concessiegever zich het recht voor al het materieel van de in gebreke zijnde concessiehouder voor een termijn van maximum zes maanden zonder vergoeding te gebruiken, in afwachting dat een nieuwe concessiehouder aangeduid wordt.

Artikel 23 — Einde van de concessie a) Bij het beëindigen van de concessie gaan beide partijen over tot een plaatsbezoek en maken een plaatsbeschrijving op die wordt vergeleken met de initiële plaatsbeschrijving. b) Bij schade aan de in concessie gegeven ruimtes, installaties, inrichting of vast meubilair vergoedt de concessiehouder deze aan de concessiegever. c) Gedurende een termijn van drie maanden, vóór het einde van de concessie, moeten zowel de lokalen als het materieel waarop de huidige concessie betrekking heeft te bezichtigen zijn. Eventuele bezoeken met derden worden vastgesteld in onderling overleg. Indien hierover geen akkoord bereikt wordt beslist de concessiegever autonoom. d) De concessiehouder verbindt er zich toe bij het beëindigen van de overeenkomst de hem in concessie gegeven lokalen en goederen ter beschikking te stellen van de concessiegever uiterlijk tegen de laatste dag van de concessieperiode. Voor elke dag vertraging zal de concessiehouder een boete betalen van 55 euro. De bedingen van onderhavig bestek zijn toepasselijk op alle latere 23 BC/B/2015/GEFB/17730 - bijlage 1

23/26

wijzigingen welke aan het gebouw worden aangebracht.

Artikel 24 – Geschillen In geval van geschil voortvloeiend uit de toepassing van interpretatie van onderhavige overeenkomst, zijn enkel de rechtbanken en gerechtshoven van het gerechtelijk arrondissement Gent bevoegd. Gent, 24 april 2015

Robert Hoogewijs algemeen directeur

Wim De Temmerman decaan en voorzitter Raad van de School of Arts


24/26

binnenplein met terras

inkomhal podiumruimte bij Café Miry, max. 49p

Café Miry, max. 49p


25/26

diensttoegang tot binnenplein

bergruimte voor concessiehouder

gedeelde wc's


26/26

26

Recommend Documents