2.4 Bedrijfsvoering Uitvoering van de begrotingsprogramma’s is Open en wendbaar. Wij moderniseren onze processen en richten deze vraaggericht en zaakgericht in. We moderniseren onze informatievoorzieningen. Wij introduceren strategische personeelsplanning en dringen externe inhuur verder terug. Wij verbeteren de transparantie van de begroting. Uitvoering van de begrotingsprogramma’s is Scherp en betrouwbaar. Wij laten de personeelsbezetting op een zorgvuldige wijze afnemen. Wij investeren in management en daarmee in medewerkers. Wij professionaliseren onze inkooporganisatie. Wij moderniseren de ICT infrastructuur.
Algemeen De gemeente Utrecht speelt dagelijks in op de vraagstukken en ontwikkelingen in de stad. De bedrijfsvoeringfuncties dragen hier aan bij door het primaire proces zo optimaal en efficiënt mogelijk te ondersteunen. Momenteel zijn wij volop bezig met het vernieuwen van de organisatie. De gemeente Utrecht wil als organisatie open, wendbaar, scherp en betrouwbaar zijn. We vormen de organisatie om tot een slanke gemeentelijke organisatie, die tegelijkertijd slagvaardig en kostenbewust werkt. Daarnaast bewerkstelligen wij een kwaliteitsverbetering in het wijkgericht werken (Uit: organisatiestrategie ‘Via B’). In 1 januari 2013 starten we in een organisatiestructuur die deze organisatiestrategie ondersteunt. In de voortgangsrapportage van het programma organisatievernieuwing geven wij u de gedetailleerde stand van zaken van de organisatievernieuwing. In de vernieuwing van de gemeentelijke organisatie van Utrecht is het op orde brengen en innoveren van de bedrijfsvoering een belangrijk thema. In 2013 zorgen twee belangrijke programma's er voor dat wij deze vernieuwing op het gebied van de bedrijfsvoering kunnen realiseren. Voor de sturing op deze programma's is een belangrijk rol weggelegd voor de nieuwe directie bedrijfsvoering. Programma Bedrijfsvoering Het programma Bedrijfsvoering bewaakt de realisatie van de afspraken uit de bedrijfsplannen Financiën en Control, HRM, IPM, JZ, Communicatie, Facilitaire Zaken en inkoop. Het programma Bedrijfsvoering omvat alle projecten en activiteiten die gericht zijn op het uitvoeren en verbeteren van de processen in de vernieuwde organisatie van de bedrijfsvoeringfuncties en de (geautomatiseerde) ondersteuning daarvan. Investeringsprogramma Modernisering Processen en Informatievoorzieningen Het Investeringsprogramma heeft als doel om samenhang aan te brengen tussen de gemeentelijke ambities en opgaven en de daarbij behorende informatievoorziening. Daarbij staat centraal dat de Informatievoorzieningen 1/5
bijdragen aan de inrichting en implementatie van moderne en doelmatige processen. Vanuit het investeringsprogramma vindt de coördinatie en aansturing plaats op het herontwerp van alle gemeentelijke processen als ook alle te realiseren informatievoorzieningen. Naast de bovenstaande programma's wordt in 2013 volop gewerkt aan de voorbereiding op het stadskantoor. De bouw van het stadskantoor is zichtbaar op koers en alle voorbereidingen worden getroffen voor een inbouwpakket dat de ambities van de organisatie versterkt. In deze paragraaf Bedrijfsvoering noemen wij onze belangrijkste voornemens uit de hierboven genoemde programma's voor het komende jaar. In 2013 voeren wij de ‘going concern’ taken op het gebied van de bedrijfsvoering zorgvuldig en doelmatig uit. Hiertoe maakt de algemeen directeur in managementcontracten scherpe afspraken met de resultaatverantwoordelijke managers van de organisatieonderdelen. In de afsluiting van deze paragraaf zijn de acht belangrijkste doelstellingen voor de uitvoering opgenomen.
Uitvoering van de begrotingsprogramma’s is Open en Wendbaar We investeren in 2013 in de volgende zaken die zorgen voor een open organisatie en wendbare organisatie. Deze activiteiten zorgen ervoor dat we vraaggericht- en wijkgericht werken en participatie bevorderen. Tevens richten we onze organisatie eenvoudig in, gericht op processen in plaats van op structuren. Wij moderniseren onze processen en richten deze vraaggericht en zaakgericht in Om alle gemeentelijke doelstellingen te realiseren is het nodig onze werkprocessen opnieuw in te richten en daarbij maximaal mogelijk gebruik te maken van digitale mogelijkheden (Uit: Organisatiestrategie ‘Via B’). In 2013 gaan we dan ook verder met het herinrichten van onze werkprocessen. Door processen in te richten op de vraag van de klant en te sturen op de resultaten van die processen, draagt het herinrichten bij aan de ontwikkeling naar een klantgerichte en efficiënte organisatie zoals in Via B beschreven wordt. We gaan van buiten naar binnen onze organisatie verbeteren door procesmanagement vorm te geven volgens de 'LEAN'-principes: elimineren van verspilling, sturen op resultaat en een cultuur ontwikkelen van continu verbeteren. We richten daarbij zowel onze primaire als secundaire processen digitaal en zaakgericht in zodat informatie toegankelijk en transparant wordt. Tot slot streven wij naar eenmalige opslag van gegevens en meervoudig gebruik. Door het eenmalig verzamelen van gegevens worden kwaliteitsverbeteringen en kostenbesparingen voor de gemeentelijke bedrijfsvoering gerealiseerd en zal ook de administratieve lasten voor burgers en bedrijven worden beperkt. Bovenstaande vertaalt zich in het investeringsprogramma modernisering processen 2012-2014. We moderniseren onze informatievoorzieningen Ter ondersteuning van het moderniseren van onze processen ontwikkelen of moderniseren we onze informatievoorzieningen. Binnen het investeringsprogramma bouwen we in 2013 verder aan voorzieningen voor onze publieksdienstverlening en participatie maar ook ten behoeve van de Utrechtse manier van Werken (U-factor). De Ufactor, is een ontwikkeling om het werken effectiever, efficiënter maar zeker ook plezieriger te maken voor zowel de medewerkers als voor onze klanten. Dit betekent dat wij als organisatie op een andere manier het werk gaan organiseren, namelijk plaats- en tijdsonafhankelijk, meer geïntegreerd en samenwerkend. In dit kader realiseren wij een postlogistiek centrum voor het digitaal verspreiden van de post, een nieuw digitaal archief en een samenwerkingsomgeving. Wij introduceren strategische personeelsplanning en dringen externe inhuur verder terug Wij werken aan een organisatie die sneller kan reageren op veranderingen in de omgeving en op interne mogelijkheden voor innovatie en besparingen. Met de introductie van strategische personeelsplanning willen wij het fundament leggen voor activiteiten gericht op de vergroting van de duurzame inzetbaarheid en de mobiliteit van onze medewerkers die daarvoor nodig is. Daardoor kan het beroep op externen nog verder afnemen. Wanneer het beroep op externen verder afneemt, nemen de kansen voor medewerkers om hun inzetbaarheid te vergroten toe en wordt 2/5
onze organisatie flexibeler. Wij streven daarom in 2013 om de uitgaven voor inhuur met nog eens 10% te verminderen. De inhuur bij incidentele en piekbelasting gebeurt in 2013 zoveel mogelijk via goedgekeurde flexibele schillen op basis van businesscases en alleen wanneer dat de interne mobiliteit en het werken aan de vergroting van de duurzame inzetbaarheid niet belemmert. Wij verbeteren de transparantie van de begroting Een open en wendbare organisatie kan niet zonder managementinformatie. Die informatie moet goed zijn, net zoals de analyses en de adviezen. We moeten de bal één keer raken en niet langer controle op controle stapelen. Wij gaan dit bereiken door in 2013 de volgende projecten uit te voeren: financiële bedrijfsvoering op orde, versterken concerncontrol en regie en herontwerp processen Financiën en Control. In de techniek van de begroting en administratie kunnen wij verbeteringen realiseren. Om een transparantere begroting te krijgen starten we het project financiële bedrijfsvoering op orde. Dat moet onder andere leiden tot een eenduidiger begrotingssystematiek, uniforme personeelsramingen en een eenduidige administratievoering. Daarnaast gaan wij aan de slag om de Planning en Control cyclus slimmer en eenvoudiger (LEAN) te organiseren. Dit levert een grotere transparantie en stuurbaarheid op en het werk wordt efficiënter uitgevoerd.
Uitvoering van de begrotingsprogramma’s is Scherp en Betrouwbaar Als scherpe organisatie willen wij professioneel en kostenbewust opereren. Daarnaast zijn wij een betrouwbare organisatie die een constante kwaliteit levert. De onderstaande projecten in 2013 helpen bij aan deze ambitie. Wij laten de personeelsbezetting op een zorgvuldige wijze afnemen De personeelsreductie is een impuls voor en een gevolg van de modernisering van de werkprocessen. Op dit moment is niet met zekerheid te zeggen hoeveel overplaatsbare en pré-overplaatsbare personeelsleden onze organisatie eind 2012 telt (raming totaal: circa 600). Zodra dat duidelijk is (nadat de plaatsingscommissies hun werk hebben afgerond), zullen we de Commissie Mens en Samenleving daarover informeren en de begeleiding van betrokkenen laten starten. Die begeleiding is gericht op een plaatsing op vacatures die in 2013 en 2014 binnen de gemeentelijke formatie ontstaan als gevolg van verloop. De (pré-)overplaatsbaren worden ook voorbereid op een loopbaan binnen of buiten de gemeente. Gelet op de krimp van onze organisatie en de situatie op de arbeidsmarkt zal het niet voor alle overplaatsbaren mogelijk zijn om in 2013 een nieuwe baan binnen of buiten de gemeente te vinden. De afname van de gemeentelijke organisatie anders dan door verzelfstandigingoperaties zal daardoor beperkt zijn. Wij investeren in management en daarmee in medewerkers Met een managementprogramma zullen managers ondersteund worden om zich de nieuwe stijl van leidinggeven die aansluit op het gedachtegoed als beschreven in Via B, eigen te maken. Begin 2013 zullen leidinggevenden moeten investeren in de vorming van hun team, de veranderende relaties van dat team met de omgeving en in de afzonderlijke medewerkers. De beoordelingsgesprekken die leidinggevenden voeren met hun medewerkers op basis van eerder gemaakte resultaatafspraken zijn daarvoor erg belangrijk. De leidinggevenden hebben ter voorvoorbereiding op de organisatieverandering in 2012 met vrijwel alle medewerkers deze zogenoemde Resultaat Gericht Werken (RGW)gesprekken gevoerd. Wij verwachten dat ze deze lijn in 2013 zullen doortrekken. Ze zullen daarnaast POP-gesprekken met hun medewerkers voeren om mobiliteit en werken aan duurzame inzetbaarheid te bevorderen. Waar nodig zullen wij de aanpak van het ziekteverzuim intensiveren. Wij professionaliseren onze inkooporganisatie In de organisatiestrategie Via B hebben wij afspraken gemaakt over een doelmatige organisatie. Als organisatie kopen wij veel in. Door efficiënter om te gaan met de inkoop zijn er daardoor snel grote voordelen te behalen. Bij de Voorjaarsnota 2011 hebben wij besloten om met ingang van 2014 een bedrag van 15 miljoen euro structureel te besparen op inkoop. Die bedragen zijn inclusief de besparingen op de kosten van het inhuren van externen. Om dit te bereiken professionaliseren wij onze inkooporganisatie. In 2013 gebruiken wij daarvoor instrumenten als de inkoopkalender, een marktplaatssysteem voor de inhuur van externen, tenderboards en het meervoudig onderhands 3/5
inkopen. Dankzij deze instrumenten krijgen we steeds meer zicht op de inkoopbehoeften van de gemeente Utrecht en op mogelijkheden tot bundeling. In de directieraad worden maandelijks besluiten over de inkoop genomen, zodat we dit proces adequaat kunnen sturen. Deze instrumenten zijn voorloper op de aanbesteding en invoering van een inkoopsysteem (operationeel per 1 januari 2014). Ook bij de inkooporganisatie gaan we de processen slim organiseren, in 2013 zorgen we voor de implementatie van deze herontworpen processen. Wij moderniseren de ICT infrastructuur Het moderniseren van onze processen en informatievoorzieningen vraagt aan de technische kant ook vernieuwing. De gebruiker vraagt via zijn PC meer en meer op internet gebaseerde functionaliteit, waarvoor een vernieuwing van de werkplekken plaatsvindt. Daarnaast worden meer en meer documenten en beelden alleen nog digitaal opgeslagen wat veel vraagt van de technische archiveringscapaciteit. Daarnaast werken we niet alleen meer via onze PC, ook laptops, tablets en mobiele toepassingen nemen in gebruik toe. Dit vraagt om een veilig en beheersbaar ICT platform met andere manieren van ontsluiten van informatie. Tot slot raken beeld, geluid en tekst steeds meer geïntegreerd. Door de integratie van spraak en data in het platform is het mogelijk dat alle kanalen (telefoon, mail, brief, balie en digitaal loket) dezelfde informatie hebben. Al deze ontwikkelingen vertalen zich in een nieuwe ICT-infrastructuur. In 2013 lopen de aanbestedingen voor dit nieuwe ICT platform, dat in 2014 in het nieuwe stadkantoor zal worden gepresenteerd. Naast de bovengenoemde verbeteringen en vernieuwingsprojecten op het gebied van de bedrijfsvoering in 2013 willen wij ook duidelijke afspraken maken over de uitvoering van de bedrijfsvoering. In het onderstaande schema nemen wij daarom acht belangrijke doelstellingen voor 2013 op. Indicator
Toelichting
Doelstelling 2013
Via het loopbaancentrum begeleiden wij medewerkers die
De interne doorstroom wordt
overplaatsbaar worden in het vinden van een andere baan
verhoogd naar 7%.
Personeel Mobiliteit
binnen of buiten de gemeente. We werken ook aan een grotere vrijwillige mobiliteit van de medewerkers om hun kwaliteit te behouden en te bevorderen en daar in te zetten waar die het meest nodig is. Stages
Stageplaatsen passen binnen de visie van de organisatie.
Minimaal 250 stageplaatsen
Utrecht wil sociaal verantwoord ondernemen en het aanbieden van stageplaatsen voor de diverse
(Realisatie in 2011 was 271
opleidingsniveaus hoort daarbij. Daarnaast past het
plaatsen)
aanbieden van stageplaatsen in ons strategisch personeelsbeleid. Door stageplaatsen aan te bieden beïnvloeden we bovendien ons imago als werkgever onder jongeren in positieve zin. Resultaatgericht
Resultaatafspraken zijn belangrijk om bestuurlijke doelen en
Met alle personeelsleden
werken
wettelijke taken om te zetten in concrete resultaten. Met
worden jaarlijks
behulp van deze afspraken sturen we onder andere op de
resultaatgesprekken en
organisatievernieuwing ‘Via B’. De resultaatafspraken leiden
beoordelingsgesprekken
ook tot de noodzakelijke basis voor de
gevoerd.
beoordelingsgesprekken en het beoordelen van geschiktheid.
(resultaat 2011: 51,7%,
Het afgelopen jaar liet een toename zien (6,0% realisatie
6,0% inclusief langdurig
2011) van het (langdurige) ziekteverzuim. Wij willen het
verzuim.
beoordelingsgesprekken) Ziekteverzuim
verzuim, ondanks de reorganisatie niet verder laten stijgen. In verband met deze gemeentelijke reorganisatie zal vanuit
(realisatie in 2011 was 6,0%)
het management hiervoor veel aandacht nodig zijn.
4/5
Indicator
Toelichting
Doelstelling 2013
Organisatie Inhuur externen
De afgelopen jaren hebben we acties uitgevoerd om het
De uitgaven van inhuur
aantal externen te verminderen. De inhuur bij incidentele en
externen worden ten
piekbelasting gebeurt in 2013 zoveel mogelijk via
opzichte van 2012 met 10%
goedgekeurde flexibele schillen op basis van businesscases
verminderd.
en alleen wanneer dat de interne mobiliteit en het werken aan de vergroting van de duurzame inzetbaarheid niet belemmert. Financiën Verplichtingen
Wij leggen verplichtingen die we voor de uitvoering van het
Voor 80% van de facturen
werk aangaan met ondernemingen vast in de administratie.
leggen we verplichtingen
Daarmee verbeteren we de rechtmatigheid van de uitgaven en
vast in de administratie.
krijgen we een actueler financieel beeld. Tijdige
De betalingen die we op grond van verplichtingen en facturen
De betalingen zijn voor 95%
betaalbaarstellingen
verrichten, handelen we tijdig en correct af. We blijven
tijdig en correct.
daardoor als organisatie scherp en betrouwbaar.
(realisatie 2011 93,7%).
Continuïteit en
We optimaliseren onze processen en de
Beschikbaarheid: de
beschikbaarheid van
informatiehuishouding op basis van de ambities rondom
systemen zijn beschikbaar in
ICT-systemen
dienstverlening, participatie, bedrijfsvoering en het nieuwe
overeenstemming met de
werken. Tijdens deze innovatie zorgen we er voor dat de
met de organisatie
bedrijfskritische systemen beschikbaar zijn en de continuïteit
overeengekomen niveaus.
ICT
gewaarborgd blijft. Continuïteit: de gegevensverwerkingen zijn, voor de door de organisatie benoemde bedrijfskritische systemen, robuust tegen calamiteiten. Sinds 2012 worden alle concernoverheadkosten niet meer toegerekend aan de programma's. Deze kosten zijn opgenomen in het programma Algemene Ondersteuning. Voor een toelichting op de kosten van de concernoverhead verwijzen wij u naar het programma Algemene Ondersteuning.
5/5
