koersvast en wendbaar

2012-2013 koersvast en wendbaar

2012-2013 koersvast en wendbaar

5 STRATEGIE

Een jaar van verandering SD Worx zette in 2012 sterke prestaties neer. Ondanks de moeilijke economische omstandigheden steeg de omzet van het bedrijf met 5%, van 234 miljoen euro naar 246 miljoen euro: een puik resultaat. Ook de divisies die zeer marktgevoelig zijn, zoals SD Worx Consulting, hielden goed stand en konden hun omzetcijfer vrijwaren. Internationaal wist de onderneming haar rendement aanzienlijk te verbeteren. Toch gaat 2012 voor SD Worx vooral de geschiedenis in als een jaar van vernieuwing. Na 28 jaar gaf gedelegeerd bestuurder Jan van den Nieuwenhuijzen op 31 december de fakkel door aan Steven Van Hoorebeke, de nieuwe ceo. Tegelijk werden de uitdagingen scherp gesteld, de structuren onder de loep genomen en de ambities kracht bijgezet.

Erkend als kwaliteitsspeler

Steven Van Hoorebeke Gedelegeerd Bestuurder SD Worx

Filip Dierckx: “In elk van onze basisactiviteiten – Payroll, HR en Tax & Legal – realiseerden we in 2012 een mooie groei. Bovendien worden we niet alleen erkend voor onze sterke positie, maar ook als kwaliteitsleverancier. We sleepten de HR Excellence Award voor Beste Sociale Secretariaat in België in de wacht, en werden erkend als HR Excellence Top Supplier in maar liefst drie domeinen: HR Technology & BPO, Learning & Development en Compensation & Benefits. In België brachten we met onze campagne ‘Win een ceo’ grote en kleine ondernemingen samen. Een succes: meer dan 7.000 kmo’s bezochten de actiesite. Twintig ceo’s van grote bedrijven selecteerden uiteindelijk 30 kmo-collega’s en adviseerden hen bij de realisatie van hun ambities.” Steven Van Hoorebeke: “Onze geïntegreerde oplossingen voor kmo’s, grotere organisaties en internationale ondernemingen – respectievelijk SD Worx Proxy,

SD Worx Insync en SD Worx Connect – slaan aan. Meer dan 60% van onze grote klanten doen niet enkel een beroep op onze services voor Payroll, maar ook voor HR en/of voor Tax & Legal. Bovendien zit Full Business Process Outsourcing in de lift, met Albert Heijn België en Action als nieuwe klanten.”

Times are a-changing Steven Van Hoorebeke: “SD Worx kan terugkijken op jaren van onafgebroken groei. Maar vandaag wijzigt het landschap. Ons businessmodel – gedeeltelijk gebouwd op de rente op het geld dat we doorstorten aan de overheid – staat onder druk. Ten eerste ligt die rente zeer laag. Bovendien worden de termijnen waarop wij geld mogen bewaren aanzienlijk ingekort. We gaan ervan uit dat in die externe factoren niet snel verandering zal komen.” Filip Dierckx: “Bovendien zijn we in België actief in een consoliderende markt. Bijna alle bedrijven zijn al ergens klant.” Steven Van Hoorebeke: “We zijn dan ook gedwongen om werk te maken van andere, duurzame businessmodellen. Daarmee bedoel ik niet dat we agressief de markt op moeten, dat past niet in onze cultuur. Wel zullen we meer moeten focussen. En we zullen het pad moeten volgen van vele bedrijven in andere sectoren, op zoek naar efficiëntiewinst. Die moeten we realiseren zonder in te boeten op de kwaliteit van de services die we aan onze klanten leveren.”

6 STRATEGIE

Structuren herzien Een goed evenwicht tussen rendabiliteit en ruimte om te investeren, blijft de focus. Steven Van Hoorebeke: “Tegelijk zullen we onze structuur onder de loep nemen. Dankzij het grote entrepreneurship binnen SD Worx, in combinatie met een verregaande decentralisatie, konden vele van onze divisies groeien en bloeien. Vandaag – in een consoliderende markt – zullen we wat meer centraliseren en de interne synergie benutten. Zo zetten we een wendbare organisatie neer, die vlot kan inspelen op wat de markt vereist.”

Ook voor staffing definieerde SD Worx een vernieuwende, duurzame aanpak onder de noemer Shape,Match,BlendTM. Vertrekpunt daarbij zijn de toekomstige behoeften van een onderneming, die worden gekoppeld aan sterktes en potentieel van werknemers. “Het groeiend belang van hr vertaalt zich ook in een sterkere focus op HR Software”, aldus Steven Van Hoorebeke. “Door de partnerships met PeopleXS en Cornerstone OnDemand hebben we onze waaier van HR Software uitgebreid. Zo bieden we de volledige range aan van e-Recruitment, Talent Management en Self Service. Dit laatste vindt trouwens meer en meer ingang bij kmo’s.

Steven Van Hoorebeke vervolgt: “Deze beweging heeft een aanzienlijke impact op onze beleidsorganen. We gaan van drie committees (het Executive Committee, het Management Committee International, het Management Committee Belgium) naar één Executive Committee dat alle activiteiten van de groep beheert. Ook fuseerden we in België twee divisies die nu samen alle grote organisaties (meer dan 100 werknemers) bedienen.”

“De omzet van SD Worx Consulting stijgt met 4,7%. Voor het kmo-segment bedraagt de omzetgroei zelfs 9,5%. De grootste groeipool daar betreft hr-advies. SD Worx Learning realiseert een omzetgroei van 8%. Zij lanceerden afgelopen jaar verschillende nieuwe formats, zoals een hybride leervorm die bestaat uit een training bij bestaande klanten, waaraan verschillende bedrijven deelnemen en waarbij zij leren van elkaar (‘peer learning’).”

Innovatie als motor

Sectorspecifieke ondersteuning

Naast een aangepaste operationele structuur blijft SD Worx onverminderd inzetten op innovatie, cruciaal om organisaties de juiste tools aan te reiken om de hr-uitdagingen van morgen het hoofd te bieden. Onder de koepel Future of Work wordt een visie uitgetekend die de nadruk legt op autonomie, samenwerken en werken vanuit eigen sterktes. Het FlexincomePLanTM biedt ondernemingen de mogelijkheid om hun werknemers flexibel te verlonen. Daarnaast is er in opdracht van de kabinetten van Mobiliteit en Financiën baanbrekend werk verricht om de creatie van een mobiliteitsbudget mogelijk te maken.

Steven Van Hoorebeke: “We zullen verder inzetten op oplossingen op maat van bepaalde sectoren. Social profit, bijvoorbeeld, of retail: voor klanten in deze sectoren bieden wij oplossingen aan, specifiek gericht op de uitdagingen waarmee zij geconfronteerd worden. Die inspanningen worden enorm geapprecieerd.” Filip Dierckx: “Zo hebben we met de overname van Socrefos onze marktpositie in de social profit vorig jaar verstevigd. Maandelijks verzorgen we voor deze sector 160.000 loonberekeningen. Samen met de actoren en de bevoegde overheid organiseerden we een onderzoek naar loopbaanbewegingen in de zorgsector.”

Filip Dierckx Voorzitter SD Worx

8

Jan van den Nieuwenhuijzen geeft de fakkel door

STRATEGIE

De grote respons resulteerde in een inspirerende whitepaper voor beleidmakers en medewerkers. In de retailsector kan SD Worx mooie cijfers voorleggen dankzij gerichte investeringen in innovatieve oplossingen voor specifieke retailissues, zoals verzuim, verloop, coaching en loopbaanbegeleiding. Ook kennisdeling via netwerking, publicaties als Retail Detail en eigen rondetafelgesprekken dragen daaraan bij. “We verwelkomen nieuwe klanten als Mc Gregor, Gaastra Fashion, Scapino, Buurtslagers en Ava Papierwaren. We traden het afgelopen jaar toe tot de National Retail Federation,” aldus Steven Van Hoorebeke. “Ook in het topsegment van de publieke sector groeien we verder met onze payrollservices, waarmee we voortaan ook NMBS en nieuwe klant bpost ondersteunen.”

Ambities kracht bijzetten De ambities zijn duidelijk: in België wil SD Worx zijn marktleiderschap handhaven en versterken. De concurrentie groeit immers, en op de Belgische markt doen ook internationale spelers hun intrede. Intussen slaagde de onderneming erin vestigingen op te starten in Nederland, Duitsland, Luxemburg en Frankrijk. Steven Van Hoorebeke: “Die vestigingen doen het over het algemeen goed en ook onze multicountry-aanpak werpt vruchten af. Onze klantenportefeuille is uitgebreid met onder meer Millicom in Luxemburg, Pandora en Sixt in Duitsland en

Delek in Nederland. Met de Europese rapporteringstool Cubes bieden we bestaande klanten een ongeziene grensoverschrijdende synergie.” Filip Dierckx: “De tijd is dan ook rijp om de internationale business de plaats te geven die haar toekomt binnen de organisatie.” Niet langer bestaat het bedrijf uit twee poten – België en Internationaal –, er is nu nog slechts één ceo voor de gehele organisatie. Die verandering geeft ook het groeiende belang weer van het internationale toneel voor SD Worx.

België als vlaggenschip Steven Van Hoorebeke: “Enerzijds willen we voldoende omzet genereren uit de Payroll Services Alliance, het Europees netwerk waarvan we deel uitmaken en waarmee we klanten in 27 Europese landen kunnen bedienen. Anderzijds ambiëren we fundamenteler aanwezig te zijn buiten België, in die landen waar we zelf vestigingen hebben. Een positie in de top-3 is ons streefdoel.” Dat die ambities realistisch zijn, blijkt uit een studie van het onafhankelijk onderzoeksbureau Gartner (juni 2012). In een wereldwijde studie van de markt van Payroll BPO Services, schuift het SD Worx nu reeds naar voor als de voornaamste challenger van de drie grootste wereldspelers. “Ons marktleiderschap in België – gebaseerd op ons uitgebreid aanbod in Payroll, Tax & Legal en HR – zal als vlaggenschip fungeren in de uitbouw van een sterkere marktpositie in Europa,” besluit Steven Van Hoorebeke.

Ik ben bijzonder trots op wat ik achterlaat als voormalig ceo van dit bedrijf. SD Worx reed tot op vandaag een mooi parcours. Het bedrijf kende 28 jaar van onafgebroken groei. Niet veel collega’s-ceo’s kunnen daarop terugkijken. We evolueerden van 300 medewerkers in 1985 naar 2.050 in 2012. Tot pakweg 2007 was SD Worx actief in een groeisector, in een groeiende economie. Dat dubbele groeipotentieel hebben we – vanaf begin van de jaren 90 – ten volle benut. In de eerste plaats breidden we onze doelgroepen uit: van de kleine ondernemingen naar de grote ondernemingen, de multinationals en de overheden. Daarnaast wisten we onze diensten te verruimen: van sociaal secretariaat tot hr-diensten en Tax & Legal. En ten slotte staken we ook de grenzen over. Vanaf 2003 trokken we de internationale kaart. Vernieuwing, verandering en vooruitgang zijn constanten bij SD Worx. We hebben er altijd voor gekozen om het voortouw te nemen. Niet alleen met een voortdurend vernieuwend aanbod, maar ook met investeringen in informatica, met het aanboren van de Waalse markt, met

stappen naar onze buurlanden en de rest van Europa. De internationale ambities worden vandaag kracht bijgezet. De voorbije jaren zijn alvast een goede basis. We kozen er in 2007 voor om onze prille internationale business onder te brengen in een aparte divisie, die eigen beslissingen kon nemen en eigen investeringen kon doen. Vanaf het begin was duidelijk dat deze oplossing tijdelijk zou zijn. De sterke resultaten die SD Worx neerzet in Europa zijn vandaag goed voor meer dan 1.220.000 loonberekeningen per maand en 5,7 miljoen loonberekeningen in samenwerking met de Payroll Services Alliance. We staan voor een nieuwe fase. Maar de soepelheid waarmee dit bedrijf proactief inspeelt op kansen en uitdagingen is groot. Vooruitkijken – en anticiperen op wat komt – is deel geworden van het dna van SD Worx. Trouwens, in vele veranderingen is de competitie ons gevolgd. Niet onlogisch, omdat we elke dag opnieuw merken dat onze klanten onze proactieve ingesteldheid enorm appreciëren.

11

HR Alles halen uit medewerkers

Elke hr-strategie vertrekt vanuit de doelstellingen van een bedrijf. Die vormen voor SD Worx de startbaan voor het hele hr-traject: van aanwerving tot uitdiensttreding. Samen met onze klanten boeken we zo duurzame resultaten. Daarvoor hebben we alles in huis: van geautomatiseerde processen, over praktische tools tot gespecialiseerde adviezen, tijdelijke medewerkers en praktijkgerichte opleidingen. De recente ervaringen van enkele klanten leest u hier.

SD Worx ondersteunt talent bij Deloitte Luxemburg

HR

Voor directors binnen Deloitte Luxemburg startte SD Worx een development center op, dat een overzicht geeft van de individuele sterke punten en leerpunten en de brug maakt naar een ontwikkelingsplan. Medewerkers die bij Deloitte het niveau van director bereiken, worden uitgenodigd om een opleidingstraject te volgen. “Via een onafhankelijke partner brengen we de persoonlijke competenties genuanceerd in beeld. Het Staffing-team van SD Worx ontwikkelde daarvoor een development center”, vertelt Deloitte Luxembourg Talent Leader Raymond Krawczykowski.

SD Worx helpt hr-strategie Re-Vive in duurzame richting

Stimulus voor groei Na overleg met Deloitte entte het Staffing-team van SD Worx het development center volledig op het competentiemodel van de Luxemburgse tax-, audit- en consultingspecialist. “Het development center is een motor die een leertraject voor persoonlijke ontwikkeling stimuleert. Het programma, geleid door ervaren assessors, laat toe om elke competentie vanuit verschillende perspectieven te wegen.”

Als projectontwikkelaar transformeert Re-Vive stadskankers in duurzame en frisse leefomgevingen. De onderneming groeit snel en voelde de nood om een transparante en toekomstgerichte hr-strategie op de sporen te zetten.

Zowel voor het bedrijf – hoe kan de director in kwestie evolueren in de toekomst – als voor de kandidaat – hoe kan hij een sleutelpersoon worden binnen het bedrijf – biedt dat toegevoegde waarde.

Vier jaar geleden startte Re-Vive uit Gentbrugge met twee mensen. Intussen telt het bedrijf twaalf medewerkers. “Duurzaamheid is de rode draad in onze aanpak”, verduidelijkt Mieke Vanhuyse, HR & Communication. “En dat wilden we ook verankeren in ons hr-beleid. Met het oog op verdere groei hebben we SD Worx gevraagd om een volledige hr-strategie uit te zetten.”

Proactief bijsturen De 27 directors doorlopen een programma dat onder meer een in-basketoefening, een rollenspel, de presentatie van een strategische case, een interview en enkele vragenlijsten omvat. Rebecca Lehmann, Senior HR Manager bij Deloitte Luxembourg: “SD Worx bezorgt de doorgelichte director en onze directie een individueel rapport. Elk rapport gaat dieper in op ambities en motivatie, sterktes, leeropportuniteiten en het huidige niveau voor elke competentie. Ook de gemeenschappelijke verbeterpunten komen in een overkoepelend rapport aan bod.”

SD Worx betrok het volledige team via workshops bij het vertalen van de missie en visie naar een hr-beleid en het uittekenen van de bedrijfsstructuur met daaraan gekoppeld de competentieprofielen, de rollen en het loonbeleid. Ook bedrijfswaarden zoals groen denken en handelen, initiatief nemen, resultaatgericht werken, teamwerk en kennis delen, zijn verankerd in de competenties. Mieke Vanhuyse HR & Communication bij Re-Vive

Ondertussen overweegt Re-Vive inhouse opleidingen rond leiding geven te organiseren. Mieke Vanhuyse: “We spreken verschillende partijen aan, maar met de kennis die SD Worx van ons bedrijf heeft opgedaan en de heel efficiënte manier waarop ze samenwerken, hebben ze alvast een voetje voor.”

Hr is constant in evolutie en daar speelt SD Worx mooi op in, vindt Rebecca Lehmann. “SD Worx luistert en denkt met ons mee; Deloitte anticipeert op de markttendensen en als een echte partner deelt SD Worx die attitude.

Rebecca Lehmann Senior HR Manager bij Deloitte Luxemburg

13

Naar een modern loon- en loopbaanbeleid voor DDS/Verko

HR Webworx stuwt A.S.Adventure HR naar hoger hr-niveau

DDS en Verko zijn twee intergemeentelijke samenwerkingsverbanden voor respectievelijk streekontwikkeling en afvalverwerking. Om tot een modern loon- en loopbaanbeleid te komen, hadden zij nood aan functiebeschrijvingen en een functieclassificatie.

Om de hr-afdeling meer ruimte te geven voor taken met toegevoegde waarde zocht A.S.Adventure een hr-softwarepakket voor administratieve ondersteuning. HR Webworx biedt de outdoor winkelketen op maat geknipte mogelijkheden.

DDS/Verko stelt ongeveer 150 werknemers tewerk, waarvan 130 arbeiders. Voor de kleine veertig functies in de organisatie waren geen of sterk verouderde functiebeschrijvingen voorhanden. “Ons loonbeleid was gebaseerd op oude gemeentebarema’s”, legt Sien Vermander, afdelingshoofd Financiën en Personeel, uit. “Om een consistente en marktconforme verloning mogelijk te maken, zochten we een externe partij om functiebeschrijvingen en een bijbehorende functieclassificatie op te stellen. Ook vacatures uitschrijven zou zo efficiënter verlopen.”

A.S.Adventure richt zich tot de actieve vrijetijdsgenieter. In 40 vestigingen, waarvan twee in Luxemburg en twee in Frankrijk, werken er ongeveer 750 medewerkers.

Duurzame functiebeschrijvingen Voor de uitwerking van de functieclassificatie stelde SD Worx Consulting een projectmatige aanpak voor. Een eerste stap bestond uit het opstellen van duurzame functiebeschrijvingen met een maximale betrokkenheid van alle personeelsleden. Na goedkeuring van de functiebeschrijvingen door de vakbond, werden de functies door SD Worx gewogen. Via een analytisch waarderingssysteem werden de verschillen in verantwoordelijkheid en bijdrage zo correct mogelijk geobjectiveerd. Dit vormde op zijn beurt de basis voor een functieclassificatie, waarbij de verschillende klassen als input dienden bij de uitwerking van een nieuw loonbeleid. Ervaring met publieke sector De onderhandelingsprocedure om een transparant loonbeleid voor een volledige carrière uit te zetten bestond uit de ontwikkeling en implementatie van een vernieuwd strategisch loonbeleid, met inbegrip van het juridische luik. “Een interne workshop met hr en directie werkte de principes uit voor een verloningspolitiek, die werd vertaald in nieuwe barema’s en een volledig onderbouwd loonmodel. “ Sien Vermander Afdelingshoofd Financiën en Personeel bij DDS/Verko

Het hele traject verliep zeer vlot, vindt Sien Vermander. “De complementariteit en het empathisch vermogen van de consultants droegen daar in grote mate toe bij. Ze begrepen zeer snel onze problematiek, doorgrondden de gevoeligheden en hebben ervaring met de publieke sector. Volgend jaar beginnen we met de evaluatiegesprekken in het nieuwe systeem.”

HR

“Na drie jaar van sterke groei was een softwaretool die onze hr-cyclus administratief ondersteunt een must”, legt HR Manager Freddy Carrette uit. “We wilden bovendien ons pakket voor afwezigheidsregistratie integreren voor ons service center. De automatische export van deze gegevens en de koppeling aan de loonsoftware was een quick win die we graag verzilverden.” Ondersteuning groei Na een screening van verschillende softwaretools koos A.S.Adventure voor HR Webworx. “Het papieren proces is grotendeels gedigitaliseerd. Medewerkers krijgen online toegang tot een waaier van hr-faciliteiten en elektronische loonbrieven. Leidinggevenden kunnen op hun beurt de gegevens van hun medewerkers raadplegen, wat een belangrijke factor is met het oog op groei en dynamiek.” Meer kwaliteit Voor afwezigheidsbeheer is er een onmiddellijke koppeling met de loonsoftware eBlox. “Per afdeling of team is er een duidelijk overzicht. Daarnaast beschikken we nu over een bedrijfseigen competentiewoordenboek en een evaluatiesysteem op basis van die competenties.” HR Webworx bewijst ook bij functioneringsgesprekken zijn nut en voorziet in een kalender en mogelijkheid tot inschrijving voor trainingen. Freddy Carrette: “Automatisch werk je ook aan verbetering. Soms dienden we even een stap terug te zetten om kwalitatief vooruit te gaan.”

Freddy Carrette HR Manager bij A.S.Adventure

15

Payroll Efficiënte loonberekening en -administratie

Maandelijks verzorgt SD Worx de loonberekening voor meer dan 1.200.000 werknemers. Een veeleisend proces: er is de complexiteit van de materie, de voortdurende veranderingen in wet- en regelgeving en de noodzaak om tijdig, correct en efficiënt werk te leveren. Via gepaste softwareoplossingen en sociaaljuridisch advies bieden we onze klanten hierbij de nodige ondersteuning. In 27 Europese landen stellen we een ruime waaier services ter beschikking van klanten in alle beroepscategorieën en sectoren. Enkelen onder hen getuigen.

SD Worx zet internationale loonberekening Action op de rails Action, een Nederlandse retailer van non-foodartikelen, timmert ook internationaal aan de weg. SD Worx verzorgt de loonberekening van de Belgische werknemers.

La Lorraine via gedeeltelijke payrolloutsourcing naar hr-optimalisatie La Lorraine Bakery Group maakt deel uit van de Belgische familiale holding Vanobake, actief in de maalderij- en bakkerijsector. De internationaal opererende bakkerijgroep werkt met unieke payrollpartners voor de verschillende Europese regio’s waarin ze actief is. In West-Europa is dat SD Worx. La Lorraine Bakery Group is actief in zowat alle Europese landen en telt zo’n 2.500 medewerkers, waarvan ongeveer 1.500 in België. Het bedrijf mocht zich in 2012 verheugen op de titel ‘Onderneming van het Jaar’.

Met vestigingen in Nederland, België, Frankrijk en Duitsland heeft Action in totaal 12.000 medewerkers op de payroll, verspreid over zo’n 350 winkels. “In Nederland vullen we het hr-plaatje helemaal zelf in”, licht HR Director Marcel Voets toe. “Omdat we geen ervaring hebben met het uitbetalen van salarissen in het buitenland, schakelen we een hr-partner in.”

Philip Depondt, Group HR Manager: “Mijn collega Dirk Deconninck, HR Operations Manager, en ik bekeken hoe we onze hr-werking konden optimaliseren met het oog op verdere groei. Centralisering drong zich op.”

Bewezen ervaring SD Worx kreeg de vraag om de loonberekening van zo’n 1.000 Belgische werknemers te verzorgen. “De professionaliteit en de klantgerichtheid gaven de doorslag. Met voorlopig niet meer dan 50 buitenlandse winkels met een Nederlandse manier van doen was er op hr-vlak nog pionierswerk te verrichten. Professionele ondersteuning was dus welkom.”

Toegevoegde waarde “Alle zaken waar onze hr-afdeling onvoldoende toegevoegde waarde kan bieden en niet-competitief blijkt met externe spelers, besteden we uit. Zo vertrouwen we de bruto-nettoberekening en de payrolloutput voor al onze vestigingen in België en Nederland toe aan SD Worx”, aldus Dirk Deconninck.

Die ondersteuning kwam er onder de vorm van een stappenplan om het hr-beleid naar een hoger niveau te tillen. “Samen met een accountteam dat ervaring heeft met Nederlandse multinationals voerden we een analyse uit. Voor elke expertise die we zelf niet in huis hadden, kregen we een specialist toegewezen.” Softwarematig schakelde Action over naar het SD Worx-systeem eBlox.

“In 2010 zijn we gestart met het outsourcen van de Belgische payroll. Intussen hebben we dit proces ook opgestart in Nederland, Zweden, Polen en Tsjechië. Andere vestigingen die SD Worx via zijn partnernetwerk bedient, volgen. Het uitbesteden van de payroll en efficiënter maken van de administratieve processen creëren extra capaciteit binnen het hr-departement voor opdrachten met meer toegevoegde waarde.”

Specifieke retailkennis Marcel Voets evalueert de samenwerking als zeer positief. “SD Worx reed een quasi foutloos parcours. De specifieke retailkennis voor de Belgische markt was daarbij een grote troef. De Nederlandse contactpersoon van SD Worx bleef bovendien in contact met ons, ook al was het project niet langer in zijn handen. Die nazorg is typerend voor de grondige aanpak.”

PAYROLL

“De software van SD Worx biedt een hoge mate van autonomie”, zegt Philip Depondt. “Je krijgt een kader waarbinnen je kunt werken. Wordt er een nieuwe cao ondertekend, dan kunnen we die een dag later op onze payroll toepassen. Deze wendbaarheid zorgt ervoor dat we vanuit hr een hoge servicegraad kunnen bieden.”

Dirk Deconninck HR Operations Manager bij La Lorraine

Philip Depondt Group HR Manager bij La Lorraine

16 Payroll

Jennifer Cunningham Department Head of Human Resources & General Administration bij Mizuho Bank

17

Mizuho Bank accelereert dankzij efficiëntere payrolladministratie

Damco gaat de weg van doorgedreven outsourcing van hr-administratie

Het Luxemburgse filiaal van Mizuho Bank wou tijdsregistratie en payroll combineren in één systeem voor een efficiënter en beter hr-proces. SD Worx Luxemburg tekende een oplossing uit, met mogelijkheid tot toekomstige uitbreiding.

In april vorig jaar besloot logistieke dienstverlener Damco om de personeelsdienst te clusteren op Beneluxniveau. Het succes van de outsourcing van de Belgische payroll en administratieve support naar SD Worx inspireerde Damco tot uitbreiding van de samenwerking.

Mizuho Bank is een financiële groep uit Japan, die wereldwijd zo’n 55.000 medewerkers in dienst heeft. De Luxemburgse entiteit telt 116 personeelsleden en bedient voornamelijk Japanse klanten.

Damco, wereldwijd actief in meer dan 90 landen, is gespecialiseerd in vrachtvervoer en logistieke dienstverlening. Sinds 2012 zijn supportfuncties zoals HR, Finance en IT geclusterd op Beneluxniveau.

Efficiëntere payroll Jennifer Cunningham, Department Head of Human Resources & General Administration: “We gingen op zoek naar manieren om onze tijdsintensieve hr-administratie te beperken en te focussen op human capital. Ik zocht een systeem met één database voor administratie en accuraat databeheer.”.

“Een eerste stap was de integrale payrolloutsourcing naar SD Worx in augustus vorig jaar. Dat proces verliep zo vlot dat we al snel besloten het takenpakket uit te breiden”, licht HR Officer Pieter-Anthony De Haes toe. “Bovendien bracht de datacleaning van de payroll enkele manco’s aan het licht, die nu van de baan zijn.”

Rapportering op maat De positieve ervaring met SD Worx als payrollpartner deed ons al vlug besluiten deze samenwerking uit te breiden. “We deelden dezelfde visie op een efficiënte aanpak”, zegt Jennifer Cunningham. “SD Worx stelde Protime voor als oplossing, in combinatie met Alicia voor payroll. “Door één systeem te gebruiken, beschikken we bovendien over een opensourcesysteem, waarmee we in de toekomst ook training en evaluatie kunnen aansturen. Bovendien heeft elke manager toegang tot rapportering op maat van zijn behoeften, en dat is een enorme stap vooruit.”

Minder administratie Na de payrollimplementatie volgde een boekhoudkundige finetuning. “Op korte tijd wist SD Worx aan al onze wensen te voldoen en ons ook daar administratief het leven een stuk eenvoudiger te maken. Met hetzelfde doel voor ogen verzorgt SD Worx ook de volledige administratieve support van onze expats op vlak van Tax & Legal, zoals de aanvraag van arbeidskaarten, de bni-aangiftes enzovoort.”

Na een reeks van grondige tests verliep de omschakeling volgens schema. “De collega’s van SD Worx Luxemburg zijn perfect vertrouwd met de banksector in Luxemburg en waren ideale facilitators voor de consultants uit Antwerpen.”

Focus op corebusiness Door de ondersteuning van SD Worx is er een hele last van mijn schouders gevallen”, zegt Pieter-Anthony De Haes. “De opvolging door experts betekent dat ons payrollproces foutloos verloopt. Minder kopzorgen dus en een mooie tijdswinst, die we investeren in de corebusiness en meerwaarde van onze hr. Door de goede samenwerking in België hebben we zelfs beslist om ook voor onze Nederlandse vestiging de samenwerking met SD Worx aan te gaan.”

PAYROLL

Pieter-Anthony De Haes HR Officer bij Damco

18 PAYROLL

19

eBlox zet IN-Z comfortabel op weg

Payroll Media Markt in goede richting geloodst met SAP

Als vzw uit de socialprofitsector was IN-Z aangesloten bij Sociaal Secretariaat Caritas (SSC). Bij de overname van SSC door SD Worx stond het Limburgse IN-Z voor de keuze om al dan niet te volgen en over te stappen op eBlox, het loonadministratiepakket van SD Worx.

Media Markt is een winkelketen van consumentenelektronica met 925 winkels in vijftien Europese landen. De payrollaanpak voor België voldeed niet langer, waarop Media Markt aanklopte bij SD Worx voor advies en support.

Met zes regionale kantoren in Limburg en Vlaams-Brabant en een hoofdzetel in Genk stelt IN-Z meer dan duizend werknemers tewerk, voornamelijk mensen uit de zogenaamde kansengroepen. Zij voorzien in aanvullende thuiszorg op maat en treden op als flexibele poetshulp, huishoudhulp, seniorenoppas of persoonlijke assistent.

Als Chief Financial Officer is Rob Janssen verantwoordelijk voor Finance, IT Controlling en Payroll in de Benelux. “Er waren moeilijkheden met de integratie van de payrollcijfers en het proces was bijzonder belastend. De tools die we gebruikten, waren niet langer geschikt om een effectief proces te runnen. Kwalitatief en kwantitatief was vooruitgang een must.”

Keuze voor de beste partij Na de fusie van Sociaal Secretariaat Caritas (SSC) met SD Worx koos IN-Z om mee te stappen in het nieuwe verhaal. “Marktonderzoek toonde aan dat SD Worx de beste partij was om voor ons op te treden als sociaal secretariaat”, legt Ilka Massonnet, Verantwoordelijke Personeelsadministratie, uit. Altijd up-to-date De omschakeling naar het gebruiksvriendelijke loonpakket eBlox van SD Worx zorgt ervoor dat IN-Z altijd over een up-to-date systeem beschikt. “We kunnen ook autonomer en sneller werken en we beschikken over meer rapporteringsmogelijkheden. Bovendien hebben onze medewerkers toegang tot e-documenten.” Naast een vlotte implementatie zorgde SD Worx voor opleidingen. Aan de hand van try-outs zijn de opleidingen inhoudelijk getest en daarna verfijnd. “Op drie weken tijd was de conversie een feit”, besluit Ilka Massonnet. “Dankzij goed overleg verliep de overgang erg vlot, van a tot z.”

Ilka Massonnet Verantwoordelijke Personeelsadministratie bij IN-Z

Betere rapportering Media Markt overwoog daarom aan payrolloutsourcing te doen. “SD Worx wist ons te overtuigen van een oplossing die beter aan onze noden beantwoordt. Het is prettig samenwerken met een partner die het hele traject meedenkt, helpt en adviseert.” SD Worx stelde voor zijn SAP-oplossing op de eigen systemen van Media Markt te draaien. “Zo krijgen we een naadloze aansluiting met andere hr-pakketten, waardoor onze rapportagemogelijkheden veel ruimer zijn dan wanneer we gebruikmaken van een vreemde loonmotor van een sociaal secretariaat.” Volste vertrouwen Aanpassingen in de payroll gebeuren voortaan tijdiger en adequater. “Het proces verloopt efficiënter en effectiever, zonder dat we onze manier van werken hoefden te veranderen: er waren enkel aanpassingen in de bestaande SAP HR-software. Bovendien plaatste SD Worx een medewerker bij ons om de payroll te draaien. Met dezelfde hr-bezetting verzetten we nu op kortere tijd meer en kwalitatief sterker werk. We zijn dus op goede weg.”

PAYROLL

Rob Janssen Chief Financial Officer bij Media Markt

Tax & Legal Fiscaal en sociaaljuridisch volgens het boekje

Hr omvat veel meer dan louter loon- en personeelsadministratie. De hr-professional moet ook thuis zijn in juridische kwesties, op sociaal en fiscaal vlak. De specifieke regelgeving per land maakt het geheel nog complexer. SD Worx voorziet in onmiddellijk bruikbare oplossingen bij vragen rond binnen- en buitenlandse tewerkstelling en implementeert ze meteen in uw organisatie. Enkele van onze klanten vertellen erover.

SD Worx maakt PUMA wegwijs in juridische jungle PUMA, een populair sport- en lifestylemerk, kende sinds 2004 een aanzienlijke groei van outletstores in de Benelux. Een vlot lopende samenwerking met SD Worx – voor juridisch hr-advies en voor een efficiëntere aanpak van de administratie – loodst alles in goede banen. De snelle aanwas en de diversiteit van het personeelsbestand plaatste PUMA voor een uitdagend hr-scenario. Simon Bijker, Assistant Controller: “De grote verschillen in wet- en regelgeving tussen Nederland en België maken het er niet eenvoudiger op. Dan kan je maar beter een specialist onder de arm nemen.” Juridisch wegwijs Al geruime tijd werkte PUMA samen met SD Worx voor Payroll, HR en Tax & Legal. “Het Nederlandse personeelsbeleid verschilt grondig van het Belgische. Voor we de eerste winkels openden, adviseerde SD Worx ons over de op te stellen contracten en de juridische verschillen. Zo is het bijvoorbeeld handig dat je advies kan krijgen over een afgestemd beleid voor leaseauto’s.” Groei ondersteunen Naast een consultancyrol schakelt PUMA SD Worx in om de personeelsadministratie efficiënter in te richten. “Met Heli P, het flexibel salaris- en hr-systeem van SD Worx, kunnen we vlot en overzichtelijk payroll- en personeelsgegevens beheren. Een handig alles-in-eenpakket voor administratie en planning op maat van onze organisatie.” De flexibiliteit, het inzicht in de personeelsgegevens en de ondersteuning bij het uitstippelen van het hr-beleid maken dat Simon Bijker erg te spreken is over de samenwerking tussen SD Worx en PUMA. “Dankzij de wisselwerking tussen SD Worx en PUMA zijn we in staat de groei van het bedrijf prima bij te benen.”

Internationaal Tax & Legal-kompas voor Electrawinds Om een vlekkeloze payroll te garanderen voor zijn werknemers die buitenlandse opportuniteiten onderzoeken, schakelt energieproducent Electrawinds het SD Worx-netwerk in. Het fiscaal en juridisch advies van SD Worx Consulting speelt daarbij een belangrijke rol. Electrawinds, producent van elektriciteit op basis van hoofdzakelijk windenergie, opereert in verschillende Europese landen en twee Afrikaanse landen. “We hebben geen operationele activiteiten in al die landen, maar onderzoeken er opportuniteiten in kleine teams, door het wettelijke en economische kader en de klimatologische omstandigheden te evalueren,” legt Director HRM Patrick Meersseman uit. Na de sterke expansie van 2007 tot 2010 was Electrawinds in een gefragmenteerde payrollsituatie beland. “We wilden overgaan tot centrale aansturing en rapportering vanuit België, en vonden in SD Worx de geknipte hr-partner voor internationale payrollsupport.” Detachering expert Die support omvat niet alleen de financiële berekeningen voor de betaling van de lonen, maar ook ondersteuning bij het tot stand komen van contracten, sociaaljuridische verplichtingen, cao’s, fiscaliteit, arbeidsreglementen … “We kunnen bogen op alle nodige Tax & Legal-ondersteuning voor de landen waar we actief zijn. Tijdens de bevallingsrust van onze payrollverantwoordelijke detacheerde SD Worx een Tax & Legal-consultant.” Internationale focus “We wenden ons vanuit de hoofdzetel tot een Belgische gesprekspartner, die onze noden kent”, aldus Patrick Meersseman. “Onze buitenlandse medewerkers richten zich lokaal tot een filiaal of een partner van SD Worx, die vertrouwd is met hun cultuur en verwachtingen. Hun internationale focus en nauwgezette opvolging geeft onze buitenlandse teams de gewenste professionele ondersteuning.”

Patrick Meersseman Director HRM bij Electrawinds

22 Tax & LEGAL

Vanuit de visie van gepersonaliseerde geneeskunde, legt het biotechbedrijf Biocartis zich toe op moleculaire diagnostiek. De explosieve groei en de verhuizing van de medewerkers van een Nederlands naar een Belgisch filiaal plaatsten het bedrijf voor aanzienlijke Tax & Legaluitdagingen.

23

SD Worx leidt Nederlandse werknemers Biocartis richting België Biocartis, met vestigingen in Mechelen en in Lausanne, kende een forse groei. Het aantal medewerkers steeg van 60 naar 160 op 1,5 jaar tijd. “In Eindhoven werkten we samen met Philips aan een nieuw platform. Uiteindelijk hebben we die activiteiten overgenomen en stelden we ons de vraag: is een derde vestiging nog zinvol?”, legt HR Director Greet Verhaest uit. De keuze viel op het behoud van twee vestigingen. “Maar de talentvolle medewerkers uit Eindhoven wilden we behouden. We vroegen SD Worx een aantrekkelijk pakket uit te werken in het kader van de sluiting van deze vestiging.” Flexibiliteit en comfort Een grondige kennis van de Nederlandse én Belgische wetgeving waren onontbeerlijk, net als een goede dosis creativiteit. “Alles moest uiteraard wettelijk in orde zijn. Tegelijk was het de bedoeling om voldoende flexibiliteit en comfort te bieden aan de werknemers. Ook voor Biocartis zelf diende de regeling optimaal te zijn.” Permanente opvolging SD Worx bood de nodige informatie en zorgde voor goede begeleiding van de mensen uit Eindhoven via infosessies ter plaatse over sociale zekerheid, aanvullende pensioenen en fiscaliteit. Ook voor het beantwoorden van individuele vragen stonden ze paraat. Greet Verhaest: “Een driekoppig team zorgde voor permanente opvolging en hielp ons ook met de payrollovergang en de administratie. Zeer positief waren hun kennis van zaken en betrouwbaarheid in deze complexe materie, net als hun snelle reactie en het actief meedenken. Ik heb zelf een Comp & Benachtergrond, maar op al mijn kritische vragen volgde een gefundeerd en up-to-date antwoord. Met zo’n partij kom je vooruit.”

Greet Verhaest Human Resources Director bij Biocartis

SD Worx trekt pensioenregeling AWW vlot Het waterbedrijf Antwerpse Waterwerken (AWW) beheert een eigen pensioenfonds. SD Worx kreeg de vraag de pensioenregeling in lijn te brengen met de wettelijke hervormingen. AWW produceert drinkwater uit oppervlaktewater. Met hoofdkantoor in Antwerpen biedt de maatschappij werk aan zo’n 470 medewerkers. Voor juridisch advies rond arbeidsrecht en sociaal recht doet AWW een beroep op vaste partner SD Worx. Vanaf 2012 onderging de pensioenregeling een aantal grondige wijzigingen, vooral op het vlak van loopbaan- en leeftijdsvoorwaarden. SD Worx kreeg de vraag om het interne pensioenreglement van AWW te toetsen aan de nieuwe situatie. Transparant Ann Van Houcke, Directeur Human Resources: “De consultant toetste alle bepalingen van ons eigen pensioenreglement aan de wetgeving en formuleerde aanbevelingen. Het resultaat was heel verhelderend: de zeer complexe materie kreeg een transparant karakter.” Een positief neveneffect was dat een aantal zaken die voor verbetering vatbaar waren aan het licht kwamen. “Na het analytische werk zijn we met de vakbondsafvaardiging en de directie rond de tafel gaan zitten. Bij de aanvang van de onderhandelingen gaf de SD Worx-consultant een duidelijke toelichting.” Diepgaande samenwerking “Naast de inhoudelijke expertise en de transparantie van het juridische advies was het een grote meerwaarde dat SD Worx ook zelf de tekstuele aanpassingen kon doen. Ze kunnen ons met andere woorden begeleiden tot het einde van de rit. Een service waarmee SD Worx zich onderscheidt in de markt.”

TAX & LEGAL

Ann Van Houcke Directeur Human Resources bij Antwerpse Waterwerken

25

MVO

MVO

Met twee voeten in de maatschappij

Maatschappelijke betrokkenheid, deugdelijk bestuur en maatschappelijk verantwoord ondernemen: eigenschappen die tot uiting komen in alle activiteiten van SD Worx. De onderneming gaat ervan uit dat een deel van de welvaart die ze schept, te danken is aan de omgeving waarin ze actief is. SD Worx ondersteunt daarom structureel uiteenlopende maatschappelijke projecten, zowel op nationaal, Europees als internationaal vlak. Met het SD Worx Fonds heeft het bedrijf specifiek aandacht voor projecten die kanszoekende jongeren direct of indirect voorbereiden op tewerkstelling.

Business & Society voor kanszoekende jongeren In samenwerking met Business & Society lanceerde SD Worx in 2012 ‘Engage’. Dit project laat kanszoekende jongeren kennismaken met het bedrijfsleven. Jongeren uit tal van Antwerpse sociale organisaties konden in het voorbije jaar kennismaken met ‘de bedrijfsvloer’.

Close the Gap met afgeschreven pc’s Afgeschreven IT-materiaal stelt SD Worx ter beschikking aan Close the Gap, een vzw die didactisch materiaal levert aan scholen, universiteiten en instellingen in de derde wereld. In 2012 startte Close the Gap ook met het recupereren van afgedankt IT-materiaal, dat het na grondige revisie verdeelt onder organisaties die onvoldoende middelen hebben om nieuw IT-materiaal aan te kopen.

Global Compact, initiatief van de VN Eind 2012 sloot SD Worx zich aan bij Global Compact. Global Compact heeft tot doel bedrijven, vakbonden, academici en het maatschappelijk middenveld te verbinden. Dit initiatief van de Verenigde Naties is een groot mondiaal forum ter bevordering van tien beginselen op het vlak van mensenrechten, arbeidsomstandigheden, milieubescherming en corruptiebestrijding.

Special Olympics: sport voor mensen met een verstandelijke handicap Special Olympics wil sport binnen het bereik brengen van iedereen met een verstandelijke handicap. Sinds 2011 stelt SD Worx een medewerker ter beschikking van Special Olympics, die er de taak van ceo waarneemt. SD Worx draagt ook bij tot een ruimere bekendheid van de organisatie, door ze te promoten in de interne communicatie en op de website. Tegelijk stimuleren we ook andere bedrijven om hun schouders onder dit schitterende initiatief te zetten.

Antwerp Management School, brug tussen maatschappij en bedrijfswereld SD Worx is een van de Prime Foundation Partners van de Antwerp Management School (AMS), die ernaar streeft bedrijven te helpen met het duurzaam creëren van waarde. De autonome managementschool wil een actieve bijdrage leveren aan het sociaaleconomische weefsel. Zij biedt een traject waarin zelfbewustzijn, samenwerking, begrip van globale business context en maatschappelijk bewustzijn centraal staan. Via zijn steun biedt SD Worx AMS de ruimte om innovatief en grensverleggend te werken.

SD Worx zorgt voor de medewerkers én voor het milieu Als hr-dienstverlener zette SD Worx een klare visie uit over de toekomst van werk. ‘Future of Work’ steunt op drie basisprincipes: autonomie, samenwerken en werken vanuit eigen sterktes. In deze visie vervult het plaats- en tijdonafhankelijk werken een belangrijke rol. De digitalisering laat mensen toe om vanop afstand met elkaar samen te werken en kennis te delen, met een betere klantenservice tot gevolg. En als de jobinhoud wordt afgestemd op de individuele sterktes en kwaliteiten van medewerkers, dan kunnen zij optimaal renderen. Future of Work – we walk the talk Met deze visie trachten we niet alleen andere bedrijven te inspireren voor een duurzaam hr-beleid, we brengen het ook in onze eigen organisatie in de praktijk. Sinds 1 september 2012 kunnen nagenoeg al onze medewerkers zich inschrijven voor ‘plaatsonafhankelijk werken’. 1.310 medewerkers schreven zich in. Voor nieuwe medewerkers is de mogelijkheid tot plaatsonafhankelijk werken opgenomen in de standaard arbeidsovereenkomst. Uit de cijfers blijkt dat het aantal medewerkers dat daadwerkelijk van de optie gebruik maakt, snel stijgt: van zowat 200 in de eerste maanden tot 500 na vier maanden. De ervaringen zijn unaniem positief, op vijf verschillende vlakken: de medewerkers voelen zich meer ‘regisseur’, er is een grotere betrokkenheid over de klantenrelatie, er is tijdswinst, er ontstaat een beter evenwicht tussen het werk en het privéleven, en er is meer focus. Deze verandering is meteen ook een stap naar een milieuvriendelijker bedrijf. Met het thuiswerk van vele collega’s realiseren we een vermindering van onze CO2-uitstoot door woon-werkverkeer.

Villa Rozerood, vakantiehuis voor gezinnen met een ziek kind Het grootste verschil Daarnaast werken we verder op de thema’s waar SD Worx het grootste verschil kan maken. We verkleinen de papierberg door het promoten van de overstap van papieren naar digitale loonbrieven. We sensibiliseren de medewerkers om minder energie te verbruiken, en bouwen (of verbouwen) kantoren met een laag energiepeil.

Een van de initiatieven die de SD Worx-medewerkers in 2012 ondersteunden is Villa Rozerood, een vakantiehuis voor gezinnen met een zwaar ziek of ernstig gehandicapt kind. Zij kunnen er terecht in een passende infrastructuur, waar professionele en gedreven zorgverleners de ouders, broers en zussen tijdelijk bijstaan. Danielle Huse, directeur van Villa Rozerood: “De samenwerking met SD Worx was schitterend en kwam totaal onverwacht. De medewerkers konden elk 250 euro schenken aan een goed doel. Twee van hen leerden Villa Rozerood kennen als ouders en zamelden een mooi bedrag in. Nadien konden we meewerken aan het interne schaaktoernooi, dat de gemoederen nogal deed oplaaien. Ook die opbrengst schonk SD Worx aan Villa Rozerood. Voor ons zijn deze extra’s noodzakelijk. Als enige respijthuis in België voor de opvang van zieke kinderen in gezinsverband, krijgen we net niet voldoende budget van de federale overheid om ons ervaren paramedisch personeel te betalen. We zijn dus afhankelijk van giften en acties. Terwijl onze groeicijfers getuigen van de grote nood die er is: waar we in 2010 opvang boden aan 32 zorgkinderen, waren dat er in 2011 al 120, en in 2012 ruim 200.

Een bedrijf van betrokken medewerkers Tegelijk spoort SD Worx ook de eigen medewerkers aan om oog te hebben voor de maatschappelijke behoeftes en een steentje bij te dragen waar nodig. Zo kregen alle Belgische medewerkers van SD Worx in 2012 een cheque van 250 euro om aan een sociale organisatie te schenken. Er was slechts één voorwaarde: de ‘promotor’ van een sociaal initiatief moest op zoek naar minimaal 3 en maximaal 19 collega’s die er mee de schouders onder wilden zetten. Zo werd de communicatie tussen collega’s onderling gestimuleerd en kregen zo veel mogelijk sociale organisaties kans op een mooie bijdrage. In totaal werden 1.540 cheques verzilverd – voor maar liefst 165 sociale organisaties.

Danielle Huse Directeur van Villa Rozerood

Bovendien zouden we graag een nieuwe keuken installeren in ons prachtige pand: een oud klooster niet ver van zee, ideaal voor onze gezinnen. We zijn dus druk op zoek naar 50.000 euro extra budget. SD Worx kwam ons alvast een heel eind tegemoet.” www.villarozerood.be

29

Corporate governance

Deugdelijk bestuur is één van de kernwaarden in de missie van SD Worx. Hier wordt gewerkt volgens de principes van de Belgische corporategovernancecode. Die code omvat duidelijke richtlijnen voor de samenstelling en structuur van de beleidsorganen van het bedrijf, de stijl van vergaderen en de manier van omgaan met elkaar. Ook typisch voor SD Worx zijn de openheid en de ruimte voor dialoog, de evenwichtige mix van vertrouwen, een kritische maar positieve ingesteldheid, het voortdurend streven naar ethisch verantwoord ondernemen en de wil om constructief samen te werken. En dat op alle niveaus.

CORPORATE GOVERNANCE

Algemene vergadering Bevoegdheden De belangrijkste opdrachten van de algemene vergadering zijn: de wijziging van de statuten; de benoeming en de afzetting van de bestuurders en de commissarissen en hen kwijting verlenen; de goedkeuring van de begroting (vzw) en van de jaarrekening en de bestemming van de winst (nv).

Raad van bestuur Opdracht De raad van bestuur heeft een strategische en sturende verantwoordelijkheid en waakt erover dat de onderneming optimaal functioneert. Concreet is het de raad van bestuur die de missie, de strategie en de algemene beleidslijnen uitstippelt en beslissingen neemt inzake organisatiestructuur, reorganisatie, samenwerkingsakkoorden, fusies en overnames. Financiën De raad van bestuur houdt toezicht over financiën en investeringen, controleert de integriteit van de financiële verslaggeving en stuurt de interne auditfunctie aan. Ook de budgetten, het bestedingspatroon en de uitvoering van concrete projecten afhankelijk van de bepaalde strategische doelstellingen worden door de raad van bestuur bewaakt, net als de performantie, de vergoeding en de evaluatie van de leden van het executive committee. Communicatie De raad van bestuur stelt elk jaar een gedetailleerd jaarverslag op. Dit geeft de actuele stand van zaken, brengt mogelijke risico’s in kaart en schetst de toekomstperspectieven. Het belicht concrete toepassingen van deugdelijk bestuur, biedt een overzicht van de financiële toestand en weerspiegelt de werking van de raad van bestuur en de organisatie. Samenstelling van de raad van bestuur De raad van bestuur is klein genoeg om tot een efficiënte

besluitvorming te komen en groot genoeg opdat de nodige ervaring en kennis uit de diverse, voor de onderneming relevante, domeinen in hoofde van zijn leden aanwezig is en tevens de continuïteit verzekerd is bij wijzigingen in de samenstelling. Daarom streeft SD Worx naar de benoeming van minimum acht en maximum twaalf bestuurders. De samenstelling van de raad van bestuur wordt bepaald op basis van de vereiste diversiteit en complementariteit. De raad van bestuur is samengesteld uit onafhankelijke bestuurders, met uitzondering van de gedelegeerd bestuurder. Bestuurders: Filip Dierckx Jan van den Nieuwenhuijzen Steven Van Hoorebeke Marc Binnemans Dirk Collier Patrick De Vos Riet Docx Luc Luyten Jef Roos Frederik Van Bladel

Voorzitter Gedelegeerd Bestuurder t/m 31 december 2012 Gedelegeerd Bestuurder vanaf 1 januari 2013

30

31

CORPORATE GOVERNANCE

CORPORATE GOVERNANCE

Monitoring en evaluatie

Comités van de raad van bestuur De raad van bestuur wordt bijgestaan door drie comités: het auditcomité, het remuneratie- en benoemingscomité en het strategisch comité. Zij adviseren de raad van bestuur zodat deze gefundeerde beslissingen kan nemen en zijn taak als controlerende en sturende instantie zo goed mogelijk kan vervullen.

Het auditcomité van SD Worx controleert of de organisatie correct en efficiënt werkt. Het bewaakt de interne en externe controle, de efficiëntie van de auditafdeling, de aanstelling, het ontslag en de vergoeding van het hoofd interne audit. Dit comité waakt over de verslaggeving, beantwoordt de vragen die gesteld worden en fungeert als communicatieplatform of doorgeefluik tussen audit en de raad van bestuur. Het auditcomité werkt een langetermijnprogramma uit en heeft daarbij toegang tot informatiebronnen die onder zijn specifieke bevoegdheid vallen. Het auditcomité bestaat uit: Frederik Van Bladel voorzitter Patrick De Vos, Filip Dierckx effectieve leden en Riet Docx

Het strategisch comité van SD Worx helpt de raad van bestuur bij zijn strategische en sturende verantwoordelijkheid en spitst zich toe op de missie, de beleidslijnen en de langetermijndoelstellingen. Waar nodig wordt daarbij intern of extern advies ingewonnen of worden experts uitgenodigd. Het strategisch comité bestaat uit: Jef Roos voorzitter Dirk Collier, Filip Dierckx effectieve leden en Luc Luyten

Het remuneratie- en benoemingscomité van SD Worx formuleert voorstellen rond de benoeming, vergoeding en evaluatie van de bestuurders, de afgevaardigd bestuurder en het executive management, en waakt over een marktconforme manier van verlonen. Het behandelt alle rechtstreekse vragen met betrekking tot remuneratie en benoemingen, en stippelt de krijtlijnen uit van het overkoepelend remuneratiebeleid. Het remuneratie- en benoemingscomité bestaat uit: Luc Luyten voorzitter Filip Dierckx en Jef Roos effectieve leden

Chief Executive Officer Director International Director Division SME Director Consulting (ad interim) Director Large Enterprises

Externe audit De externe controle wordt toevertrouwd aan Deloitte, bedrijfsrevisoren. Op basis van hun controleactiviteiten vormen zij een oordeel over het getrouwe beeld van het vermogen, de financiële toestand en de resultaten van SD Worx. Het auditverslag van de commissaris over het voorbije boekjaar wordt opgenomen in de jaarrekening. Auditcertificaat Na de bedrijfscontrole met het oog op de goedkeuring van de jaarrekening, levert het bureau Deloitte een certificaat af met de objectieve beoordeling van de werking van SD Worx.

Executive Committee Steven Van Hoorebeke Thierry Vanbever Eric Janssens Harold Ryckaert

Interne audit Interne controle is de taak van iedereen. De finale verantwoordelijkheid berust bij het management van de onderneming. De afdeling auditservices van SD Worx evalueert zowel de opzet van de interne controle als de eigenlijke werking. Ze vertrekt hierbij van een auditplan gebaseerd op een risicomatrix, volgens een driejaarlijkse cyclus. Grotere risico’s komen jaarlijks aan bod, kleinere risico’s éénmaal per drie jaar. Daarnaast wordt in het plan ruimte gelaten voor ad hoc thema’s of activiteiten waarvan het risicokarakter gedurende het jaar wijzigt. Interne audit is een onafhankelijke, onpartijdige en permanente opdracht. Om deze onafhankelijkheid te waarborgen, rapporteert de afdeling auditservices rechtstreeks aan het auditcomité.

Annette Böhm Anne-Marie Cootjans Hector Vermeersch Tom Wouters

Chief HR Officer Chief Corporate Services Officer Chief Financial Officer Chief Information Officer

Dit document wordt jaarlijks opgesteld. Het bevestigt dat SD Worx borg staat voor een correcte berekening en tijdige betaling van de lonen, over het respecteren van de privacy en de databeveiliging waakt en voor een aangepaste informaticaondersteuning en continuïteit bij elke vorm van dienstverlening zorgt. In dit document wordt ook verwezen naar het ISAE 3402-rapport. ISAE 3402 Type 2 Klanten verwachten van dienstverlenende organisaties dat zij kunnen aantonen dat ze de gepaste controles en voorzorgsmaatregelen inbouwen met betrekking tot de activiteiten die de klant uitbesteedt aan een serviceorganisatie. Een dergelijke garantie kan geboden worden door een externe onafhankelijke auditor het bestaan, de opzet en de effectieve werking van de controlemaatregelen in een organisatie te laten evalueren. Met dit als doel werd de ISAE 3402 standaard ontwikkeld door de International Auditing & Assurance Standards Board (IAASB). Deze standaard kent 2 types van rapportages. In een type 1-rapport doet de externe auditor een uitspraak over de opzet en het bestaan van de controlemaatregelen. In een type 2-rapport wordt naast de opzet en het bestaan ook uitspraak gedaan over de effectieve werking van de controlemaatregelen voor een bepaalde periode. Eind 2012 heeft SD Worx een ISAE 3402 type 2 rapport behaald voor de Belgische, Duitse en Nederlandse entiteiten.

33

Cijfers 2012

Samenstelling groep SD Worx op 31.12.2012

De geconsolideerde rekeningen van de groep SD Worx vormen een beknopte samenvatting van de jaarrekeningen van de verschillende entiteiten van de groep. Deze rekeningen geven een correct beeld van het vermogen, de financiële positie en de resultaten van de groep SD Worx. De commissarissen hebben bij al de verschillende jaarrekeningen zonder enig voorbehoud een goedkeurende verklaring afgeleverd.

SD Worx vzw SD Worx for Society cvba-vso SD Diensten nv ZENO nv IVD nv LWB nv Sodeco nv

Geconsolideerde balans groep SD Worx (in 1.000 euro) volgens Belgian Generally Accepted Accounting Principles. ACTIEF JAAR 2012 IMMATERIËLE VASTE ACTIVA & CONSOLIDATIEVERSCHILLEN MATERIËLE VASTE ACTIVA FINANCIËLE VASTE ACTIVA VASTE ACTIVA

16.375 87.128 1.022 104.525

VORDERINGEN OP +1 JAAR 2.691 VORDERINGEN OP -1 JAAR 36.431 GELDBELEGGINGEN 1.455.067 LIQUIDE MIDDELEN 127.832 OVERLOPENDE REKENINGEN 18.012 VLOTTENDE ACTIVA 1.640.034

SAK nv Protime nv Hazel Heartwood cvba SD Worx sa (Luxemburg) SD Worx Nederland bv SD Worx sas (Frankrijk) SD Worx GmbH (Duitsland)



JAAR 2011 20.730 91.055 1.144 112.929

5.055 42.810 1.447.742 32.725 13.255 1.541.587

TOTAAL ACTIEF 1.744.559

1.654.515

PASSIEF JAAR 2012

JAAR 2011

Geconsolideerde resultatenrekening groep SD Worx (in 1.000 euro) volgens Belgian Generally Accepted Accounting Principles. RESULTAAT JAAR 2012 TOTAAL OMZET

246.163

FINANCIËLE OPBRENGSTEN UIT EXPLOITATIE 22.119 FINANCIËLE OPBRENGSTEN UIT VERMOGEN 14.257 OPBRENGSTEN 282.539

PERSONEEL EN HONORARIA 202.676 ICT KOSTEN 16.804 KANTOOR EN ADMINISTRATIEVE KOSTEN 17.421 PROMOTIEKOSTEN 6.340 AFSCHRIJVINGEN 17.474 DIVERSE KOSTEN 4.972 BELASTINGEN 4.623 belangen van derden 1.527 KOSTEN 271.837

WINST 10.702

JAAR 2011 233.786 28.856 -917 261.725

193.445 15.842 17.476 6.074 16.426 3.844 4.254 1.183 258.544 3.181

EIGEN VERMOGEN ( excl. resultaat ) BELANGEN VAN DERDEN RESULTAAT BOEKJAAR TOTAAL EIGEN VERMOGEN

317.615 2.058 10.702 330.375

314.434 3.214 3.181 320.829

VOORZIENING RISICO’S & LASTEN TOTAAL VOORZIENINGEN

5.089 5.089

4.365 4.365

SCHULDEN OP +1 JAAR 385 KLANTENGELDEN 1.346.835 HANDELSSCHULDEN 13.968 SCHULDEN MBT BELASTINGEN & BEZOLDIGINGEN 36.464 OVERIGE SCHULDEN 6.730 OVERLOPENDE REKENINGEN 4.713 TOTALE SCHULDEN 1.409.095

658 1.258.461 17.848 38.733 8.781 4.840 1.329.321



1.654.515

TOTAAL PASSIEF

1.744.559

SD Worx

Een ruim aanbod van payroll- en hr-services, juridische ondersteuning, opleidingen, automatisering, adviesverlening en outsourcing – voor zowel kmo’s, grote en zeer grote ondernemingen, publieke sector en internationale ondernemingen. Meer weten? www.sdworx.com/jaarverslag2012

2050

#1

DIENSTVERLENER In BelgiË

#3 In EuropA

HR-professionALS

Payroll

HR Tax &Legal

26

regionale kantoren IN BELGIË

67 JAAR

KLANTENBASIS

50.500 GEÏNTEGREERDE OPLOSSINGEN

EXPERTISE

Consulting

Learning

1.220.000 LOONBEREKENINGEN pEr mAAND

TECHNOLOGY SERVICES Outsourcing

TotalE Omzet 2012:

246 milj. euro

27 LANDEN

V.U. Steven Van Hoorebeke. Gedrukt op milieuvriendelijk FSC-papier.