Checklist
Titel
2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1
Registraties positiebepaling Beoordeling positiebepaling Zelfevaluatie Sterkte - Zwakteanalyse Voorbereiding audit Auditplan Verbeterplan
Checklist 2.1
Registraties positiebepaling Voorschrift
1. Leiderschap
Organogram Verdeling taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Besluitvormingsproces Proces van sturing
2. Strategie en beleid
Doelstellingen in kader Wsnp Strategie Managementinformatie Bedrijfsplan Jaarrekening met accountantsverklaring Plan van aanpak in kader Wsnp Bedrijfsactiviteiten buiten bewindvoering Kwaliteitsbeleid Doel Recente verbeteringsactiviteiten Geplande activiteiten Relevante wet- en regelgeving
3. Medewerkers
Personeelsbeleid Werving en selectie Ontwikkelingen opleiding Uitstroom en ontslag Arbo-beleid Personeelsadministratie Functieomschrijvingen Taakomschrijvingen Arbeidsvoorwaarden Instroom: Aantal bewindvoerders, met datum indiensttreding Aantal administratief medewerkers, met datum indiensttreding Aantal zaken per bewindvoerder Bewindvoerderscapaciteit Klachten Opleidingsniveau Ziekteverzuim Uitstroom en ontslag Overlegstructuur Functionerings- en beoordelingscriteria
4. Middelen
Financiële middelen Bedrijfsplan Begroting
Beschreven
Niet beschreven
n.v.t.
Jaarrekening Eindbalans, met accountantsverklaring Verdeling kosten en opbrengsten Faciliteiten t.b.v. bewindvoering Programmatuur Apparatuur Informatiesysteem Beveiliging 5. Processen
Primaire processen Besturingsprocessen Ondersteunende processen
6. Waardering door Definitie van klanten en betrokkenen klanten Belangen van deze personen / instanties Klanttevredenheid Aantal klachten Redenen voor klachten Klachtenprotocol Tevredenheidsonderzoek Onderwerp Doelstellingen Onderwerp Plan van aanpak Maatstaven Frequentie van onderzoek 7. Waardering door Medewerkerstevredenheid medewerkers Aantal klachten Redenen voor klachten Klachtenprotocol Tevredenheidsonderzoek Onderwerp Doelstellingen Plan van aanpak Maatstaven Frequentie van onderzoek 8. Waardering door Actuele situatie binnen schuldhulpverlening en Wsnp maatschappij 9. Eindresultaten
Procesnormering Toezicht op naleving procesnormen Resultaten Aantal maal schone lei, met datum Aantal tussentijdse beëindigingen, met datum Reden beëindiging Aantal faillissementen Hoogte van uitdeling
Checklist 2.2
Beoordeling positiebepaling
Niveau 1 2 3 4 5
Uitvoering Wsnp Niets vastgelegd en niets bekend Niets vastgelegd maar wel bekend Vastgelegd en bekend Vastgelegd, bekend en nageleefd Vastgelegd, nageleefd en gecontroleerd
Niveau 1. Leiderschap Score:
1 2 3 4 5
2. Strategie en beleid Score:
Uitvoering Wsnp Er zijn geen besluitvormingsprocedures vastgelegd en er is geen organogram aanwezig. De leiding is niet betrokken bij de bewindvoerdersorganisatie. Leiding vindt informeel, veelal via overleg, plaats. Besluitvorming is procedureel vastgelegd en bekend bij de medewerkers. Besluitvormingsprocedures en verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is vastgelegd en bekend, beschrijvingen worden nageleefd. De leiding is toegankelijk en betrokken bij de organisatie. Samenwerking en verbetering worden gestimuleerd. Medewerkers zijn op de hoogte van de wijze waarop leiding wordt gegeven aan de organisatie.
1
Er is geen concreet beleid vastgelegd, iedere medewerkers voert zijn taken individueel uit.
2
Bewindvoerderstaken worden informeel uitgevoerd, er is geen beleid vastgelegd. Er is een algemeen doel en beleid in het kader van de Wsnp vastgelegd. Er vindt regelmatig informeel overleg plaats. Het beleid is vastgelegd en vertaald naar uitvoeringsplannen. De medewerkers zorgen voor uitvoering van deze plannen. Er vindt regelmatig formeel overleg plaats. De effectiviteit en efficiëntie van het beleid wordt regelmatig gecontroleerd en verbeterd. De medewerkers worden actief betrokken bij het opstellen en uitvoeren van het beleid.
3 4 5
3. Medewerkers Score:
Zwaarte + ++ +++ ++++ +++++
1
Er is geen concreet personeelsbeleid.
2 3
Personeel wordt informeel aangestuurd. Het personeelsbeleid is formeel vastgelegd en bij alle medewerkers bekend. Functie- en taakomschrijvingen zijn vastgelegd. Het formele personeelsbeleid is bekend en wordt nageleefd. De personeelsadministratie biedt inzicht in de beschikbare bewindvoerderscapaciteit, kennis wordt gewaarborgd. Het personeelsbeleid is bij alle medewerkers bekend, wordt regelmatig geëvalueerd en waar mogelijk verbeterd. Medewerkers worden regelmatig geïnformeerd over hun bijdrage aan het geheel en hun functioneren in de organisatie.
4 5
4. Middelen Score:
1 2 3 4 5
5. Processen Score:
1
Er zijn geen procedures vastgelegd.
2 3
Er zijn informele procedures. De primaire- en besturingsprocessen zijn in kaart gebracht en formeel vastgelegd. De primaire- en besturingsprocessen zijn procedureel vastgelegd en worden nageleefd. Daarnaast is een deel van secundaire processen beschreven. Er zijn duidelijke systeem- en procesnormen vastgesteld, onder andere op kwaliteitsgebeid. Alle procedures zijn beschreven en worden regelmatig geëvalueerd en verbeterd. Alle medewerkers zijn betrokken bij het continu verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering.
4
5
6. Waardering door klanten Score:
1
Er is geen inzicht in de samenstelling in de klantengroep en de tevredenheid van de klanten wordt niet gemeten.
2 3
De waardering door de klanten wordt alleen informeel gemeten. Er zijn formele procedures om de waardering door de klanten te meten en er is een klachtenregistratiesysteem. Er zijn formele procedures vastgelegd om de waardering door de klanten te meten en er is een klachtenprotocol. Er zijn formele procedures vastgelegd en er is een klachtenprotocol. De tevredenheid van de klanten en betrokkenen worden regelmatig gemeten. De resultaten uit deze onderzoeken worden meegenomen in het beleid.
4 5
7. Waardering door medewerkers Score:
Er is geen bedrijfsplan aanwezig en er is geen beleid voor toewijzing van (financiële) middelen. De leiding heeft globaal inzicht in de financiële situatie van de organisatie. Beschikbare faciliteiten zijn in kaart gebracht. Het beleid voor toewijzing van (financiële) middelen is globaal vastgelegd. Financiële resultaten worden jaarlijks beoordeeld. Er is een bedrijfsplan met begroting aanwezig, de organisatie heeft inzicht in de verdeling van kosten en opbrengsten. Financiële resultaten worden minimaal eens per kwartaal beoordeeld. De (financiële)continuïteit van de organisatie is gewaarborgd en wordt regelmatig beoordeeld. De leiding werkt aan het structureel verbeteren van de continuïteit. De faciliteiten per bewindvoerder zijn in kaart gebracht. De beschikbare informatie is toegankelijk en actueel. Resultaten worden teruggekoppeld naar de medewerkers.
1
Er zijn geen procedures vastgelegd en de medewerkerstevredenheid wordt niet gemeten
2
Er zijn informele procedures en de waardering door de medewerkers wordt alleen informeel gemeten. Er zijn formele procedures om de waardering door de medewerkers te meten en basiskengetallen worden geregistreerd. Er zijn formele procedures vastgelegd en de tevredenheid van de medewerkers wordt regelmatig gemeten.
3 4
8. Waardering door maatschappij Score:
5
Er zijn formele procedures vastgelegd. De tevredenheid van de medewerkers worden regelmatig gemeten. De medewerkers zijn gemotiveerd en voelen zich (actief) betrokken bij de organisatie. De resultaten uit het onderzoeken worden meegenomen in het beleid.
1
De leiding heeft geen inzicht in de maatschappelijke ontwikkelingen in het kader van de schuldhulpverlening.
2
De leiding is op de hoogte van recente ontwikkelingen binnen de branche. De organisatie houdt maatschappelijke- en brancheontwikkelingen structureel bij. Ontwikkelingen worden direct naar de medewerkers gecommuniceerd. De organisatie werkt structureel aan het verbeteren van haar uitstraling. De medewerkers zijn gemotiveerd en voelen zich (actief) betrokken bij maatschappelijke ontwikkelingen. De organisatie zoekt actief naar mogelijkheden om een bijdrage te leveren in het kader van de schuldsanering.
3 4 5
9. Eindresultaten Score:
1 2 3 4 5
Er zijn geen procedures en criteria vastgelegd en er is geen inzicht in de eindresultaten. De leiding is globaal op de hoogte van de resultaten van het schuldsaneringstraject. De eindresultaten, soort beëindiging, aantal maal schone lei, aantal tussentijdse beëindigingen en het aantal faillissementen, worden jaarlijks vastgelegd en beoordeeld. De eindresultaten worden regelmatig beoordeeld en teruggekoppeld naar de medewerkers. De eindresultaten worden volledig geregistreerd en beoordeeld op vastgelegde criteria, indien nodig wordt het beleid aangepast. De resultaten worden regelmatig geëvalueerd en teruggekoppeld naar medewerkers.
Eindbeoordeling Aandachtsgebied
Beoordeling
1 2 3 4 5 6 7 8
1 1 1 1 1 1 1 1
9
Leiderschap Strategie en beleid Medewerkers Middelen Processen Waardering door klanten Waardering door medewerkers Waardering door de maatschappij Eindresultaten
Checklist 2.3
2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3
Doel voor verbetering 4 4 4 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5 5 5 5
1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5 5 5 5
1 2 3 4 5
1
2
3
4
5
Procesbeschrijving Formulier Procesbeschrijving
Procedure:
Datum:
Wie Wat Waar Wanneer Hoe
Checklist 2.4
Te beschrijven processen Checklist beschrijving bedrijfsprocessen
Algemene bedrijfsprocessen 1. Besturingsprocessen:
Beschreven:
1.1 1.2 1.3
Ja Ja Ja
N.v.t. N.v.t. N.v.t.
Ja Ja
N.v.t. N.v.t.
1.4 1.5
Beleid, doel en taakopvatting bewindvoering Bijhouden en voldoen aan wet - en regelgeving Organisatiestructuur en verdeling taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Opleiding, inwerken en bewustzijn van medewerkers Interne en externe communicatie
1.6 1.7
Metingen en registraties Documenten en archivering
Ja Ja
N.v.t. N.v.t.
Ja Ja Ja
N.v.t. N.v.t. N.v.t.
Ja Ja Ja Ja
N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t.
Ja Ja Ja Ja
N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t.
2. Primaire processen: 2.1 2.2 2.3
Postblokkade Huisbezoek Halfjaarlijkse verslaglegging
3. Controle en verbetering 3.1 3.2 3.3 3.4
Corrigerende en preventieve maatregelen Klachtenbehandeling Meten klanttevredenheid Meten medewerkerstevredenheid
4. Bedrijfsspecifieke processen 4.1 4.2 4.3 4.4
Checklist 3.1
Zelfevaluatie
1. Leiderschap De volgende vragen hebben betrekking op de wijze waarop de leiding haar organisatie(onderdeel) door gedrag en acties stimuleert tot voortdurende verbetering. Deze vragen zijn afgeleid van het INK-model. 1 2 3
Is er een duidelijk organogram aanwezig? Heeft u inzicht in de wijze waarop de besluitvorming plaatsvindt? Heeft u zicht op de wijze waarop de leiding de organisatie stuurt?
ja nee ja nee ja nee
4
Is het management toegankelijk?
ja nee
5
Heeft de leiding voldoende kennis van wat er in de organisatie plaatsvindt? Is de leiding voldoende op de hoogte van de ontwikkelingen in de branche?
6 7 8
Stimuleert het management samenwerking binnen de organisatie? Stimuleert het management samenwerking binnen de branche?
Stelt de leiding voldoende middelen ter beschikking voor verbetering? 10 In het leiderschap gericht op voortdurende verbetering van de inrichting en uitvoering van de bedrijfsprocessen?
ja nee ja nee ja nee ja nee
9
ja nee ja nee
2. Strategie en beleid De volgende vragen hebben betrekking op de wijze waarop de organisatie haar strategische doelstellingen beoogt te realiseren. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Zijn de visie en missie van de organisatie vastgelegd? Is er een algemeen doel in het kader van de uitvoering van de Wsnp vastgelegd?
ja nee
Zijn de strategie en het beleid op deze doelstelling afgestemd? Heeft u inzicht op de wijze waarop de strategie en het beleid worden vastgesteld? Worden de medewerkers betrokken bij het opstellen van strategie en beleid? Is het beoogde resultaat vastgelegd? Is de organisatiestructuur geschikt om de strategie en het beleid te realiseren?
ja nee
Is er een concreet kwaliteitsbeleid? Is dit kwaliteitsbeleid vastgelegd?
ja nee ja nee
10 Welke informatie wordt gehanteerd bij het vaststellen van de strategie en het beleid? Van: - Klanten ja - Medewerkers ja - Management ja - Andere bewindvoerderorganisaties ja - Overig ja Over: - Interne processen ja - Brancheontwikkelingen ja - Resultaten van vergelijkend onderzoek ja - Maatschappelijke ontwikkelingen en wetgeving ja - Macro-economische ontwikkelingen ja - Technologische ontwikkelingen ja 11 Zijn de strategie en het beleid vertaald naar uitvoeringsplannen en doelstellingen voor alle organisatieniveaus? 12 Wordt de naleving van deze plannen en doelstellingen gemeten en bewaakt? 13 Zijn deze plannen en doelstellingen op elkaar afgestemd? 14 Wordt een samenhangend stelsel van prestatie-indicatoren gehanteerd? 15 Zijn er prioriteiten gesteld?
ja nee
ja nee ja nee ja nee ja nee
nee nee nee nee nee nee nee nee nee nee nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee
16 Vindt er regelmatig communicatie plaats over de strategie en het beleid? 17 Worden de plannen en de bereikte resultaten bekend gemaakt? 18 Worden strategie en beleid met klanten en andere belanghebbenden besproken? 19 Wordt de effectiviteit van de communicatie gemeten? 20 Is continue verbetering in het beleidsproces geïntegreerd? 21 Wordt de effectiviteit van het beleid regelmatig geëvalueerd en verbeterd? 22 Worden fouten en afwijkingen geregistreerd?
ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee
3. Personeelsmanagement De onderstaande vragen hebben betrekking op de wijze waarop de organisatie met haar medewerkers omgaat. 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
Is het personeelsbeleid afgestemd op het bedrijfsbeleid? Is het personeelsbeleid bij alle medewerkers bekend? Wordt de effectiviteit van het personeelsbeleid regelmatig gemeten en verbeterd? Is voor alle medewerkers duidelijk hoe de (afdelings) doelstellingen worden opgesteld Worden de medewerkers betrokken bij het opstellen van deze doelstellingen? Is er een duidelijk(e): - Wervingsbeleid - Algemeen selectieprocedure - Selectieprocedure voor potentiële bewindvoerders - Ontwikkelings- en opleidingsbeleid - Ontslagregeling - Arbo-beleid aanwezig? Zijn dit beleid en deze procedures duidelijk vastgelegd? Zijn deze bij alle medewerkers bekend?
ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja ja ja ja ja ja
nee nee nee nee nee nee ja nee ja nee
Is het aantal bewindvoerders, administratieve medewerkers en ondersteunende medewerkers in kaart gebracht? Is er inzicht in de bewindvoerderscapaciteit? Wordt de aanwezige kennis gewaarborgd bij eventueel vertrek van een bewindvoerder? Zijn de specifieke deskundigheden en vaardigheden per persoon vastgelegd? Voldoet de personeelsadministratie aan de reglementen inzake de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)?
14 Is de taakopvatting van de bewindvoerders (gedetailleerd) vastgelegd? Is die… - Strikt juridische sanering - Sanering met basisbegeleiding - Sanering met ruime (sociale)begeleiding 15 Is vastgelegd wat deze begeleiding inhoudt? 16 Zijn de functieomschrijvingen vastgelegd? 17 Zijn deze bij de betreffende medewerkers bekend?
ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee
ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee
18 Worden medewerkers geïnformeerd over hun eigen bijdrage aan het functioneren van de organisatie als geheel? 19 Worden geleverde prestaties gemeten en teruggekoppeld? 20 Is er een duidelijke beoordelingsystematiek vastgelegd? 21 Worden er regelmatig functioneringsgesprekken gehouden? 22 Worden er regelmatig beoordelingsgesprekken gehouden? 23 Is deze relatie duidelijk vastgelegd? 24 Worden medewerkers voldoende gestimuleerd om voortdurende verbetering te realiseren? 25 Krijgen de medewerkers voldoende ondersteuning bij het verbeteren van de processen en bedrijfsvoering? 26 Wordt de effectiviteit van de interne communicatie gemeten
en verbeterd? nee
ja ja ja ja ja ja
nee nee nee nee nee nee
ja nee ja nee
ja
4. Middelenmanagement Deze vragen hebben betrekking op de wijze waarop de organisatie de haar ter beschikking staande middelen effectief en efficiënt inzet om haar doelstellingen te realiseren. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Is er een bedrijfsplan met begroting aanwezig? Ziet u toe op de uitvoering van het bedrijfsplan? Heeft u inzicht in de inzet en besteding van kosten en opbrengsten van uw organisatie? Worden de resultaten gemeten? Is het financiële beleid gericht op het verbeteren van deze resultaten? Wordt het financiële beleid regelmatig geëvalueerd en verbeterd?
ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee
Is er een duidelijke procedure voor de kosten verdeling en -toewijzing? Is er een duidelijke procedure voor het toewijzen van (deel)budgetten? Wordt toegezien op de uitvoering van deze budgetten?
ja nee ja nee ja nee
10 Is er een duidelijke procedure voor het nemen van investeringsbeslissingen? 11 Worden de investeringsbeslissingen regelmatig geëvalueerd? 12 Worden er methoden gehanteerd voor financiële risicoanalyse?
ja nee ja nee ja nee
13 Is er een duidelijk beleid voor de toewijzing en het gebruik van de financiële middelen aanwezig? 14 Is de verantwoordelijkheid en verantwoording voor het gebruik van de financiële middelen geregeld? 15 Worden financiële kengetallen gehanteerd bij het beheer van de financiële middelen? 16 Is er een registratie van de gehanteerde hard- en software? 17 Zijn de faciliteiten per bewindvoerder in kaart gebracht? 18 Is de inrichting van het informatiesysteem duidelijk en voor alle medewerkers begrijpelijk? 19 Is de beschikbare informatie goed toegankelijk voor de medewerkers die met deze informatie moeten werken? 20 Is de opgeslagen informatie goed beveiligd? 21 Voorziet het informatiesysteem in de volgende maatregelen? - Meten van prestaties ja - Vergelijken met normen ja - Regelmatige feedback ja - Bijsturen bij afwijking ja - Bijstellen van de normen ja
ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee nee nee nee nee nee
22 Wordt het informatiesysteem regelmatig geëvalueerd en verbeterd? 23 Worden de getroffen maatregelen geregistreerd?
ja nee ja nee
24 Zijn alle normen en prestatie-indicatoren geregistreerd? 25 Zijn deze registraties vrij toegankelijk? 26 Zijn er duidelijke normen vastgesteld waaraan de geregistreerde informatie moet voldoen? 27 Voldoen de registraties aan de voorschriften inzake de Wet Bescherming Persoongegevens (WBP)? 28 Wordt de kwaliteit van de geregistreerde informatie regelmatig geëvalueerd?
ja nee ja nee
29 Is er een milieubeleid vastgelegd? 30 Is er een veiligheidsplan? 31 Worden er regelmatig oefeningen gehouden? - Brandoefeningen - EHBO - Ontruimingsoefeningen
ja nee ja nee ja nee
32 Is er een procedure vastgelegd voor het verspreiden en beheersen van bestaande kennis? 33 Is er een procedure vastgelegd voor het ontwikkelen en toegankelijk maken van nieuwe kennis?
ja nee ja nee ja nee
ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee
5. Management van processen De volgende vragen hebben betrekking op de wijze waarop de organisatie haar processen identificeert, inricht, beheerst en verbeterd. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Zijn alle relevante processen in kaart gebracht? Zijn de kritische processen geïdentificeerd? Is gekeken wat het effect van deze processen op de gehele bedrijfsvoering kan zijn? Zijn de belangrijkste (primaire) processen beschreven? Zijn daarnaast andere processen beschreven?
ja nee ja nee
Is er een procedurehandboek? Wordt dit handboek of deze beschrijvingen gehanteerd? Wordt toegezien op de naleving van de vastgestelde procedures? Wordt de uitvoering van de processen geëvalueerd? Worden alle resultaten van deze evaluatie geregistreerd? Worden de resultaten van de evaluatie teruggekoppeld naar de medewerkers? Is er een persoon aangesteld als ‘procesbewaker’? Is er een standaardwerkwijze om procedures op te stellen? Is er een standaardwerkwijze om procedures te bewaken? Zijn de punten vastgelegd waarop prestatiemetingen plaatsvinden? Worden deze prestatiemetingen gebruikt voor het verbeteren van de processen en procedures? Zijn er systeemnormen opgenomen met betrekking tot: - Kwaliteitszorg ja - Milieuzorg ja - Veiligheid ja - Arbeidsomstandigheden ja - Privacybescherming ja
ja ja ja ja ja
nee nee nee nee nee
ja ja ja ja ja
nee nee nee nee nee
18 Worden de beschreven procedures regelmatig geactualiseerd? 19 Wordt actief naar verbetermogelijkheden gezocht? 20 Zijn alle medewerkers betrokken bij het zoeken naar verbetermogelijkheden? 21 Worden er duidelijke prioriteiten gesteld?
ja nee ja nee ja nee
ja nee nee nee nee nee nee ja nee ja nee ja nee ja nee
22 Welke informatie wordt gehanteerd bij het vaststellen van de procesnormen? Van: - Klanten ja nee - Medewerkers ja nee - Management ja nee - Andere bewindvoerderorganisaties ja nee - Overig ja nee 23 Welke informatie wordt gehanteerd bij het vinden van verbetermogelijkheden en het vaststellen van verbeterdoelstellingen? Van: - Klanten ja nee - Medewerkers ja nee - Management ja nee - Andere bewindvoerderorganisaties ja nee - Overig ja nee 24 Is er een duidelijke relatie tussen in het verleden behaalde resultaten en de huidige prestatienormen en verbeterdoelstellingen? ja nee 25 Zijn de medewerkers bereid om mee te werken aan (proces)veranderingen? 26 Worden de medewerkers tijdig voorbereid op de veranderingen? 27 Is er een duidelijke werkwijze waarop veranderingen onder controle worden gehouden? 28 Worden de gewijzigde procedures geëvalueerd? 29 Worden er acties ondernomen bij negatief resultaat? 30 Worden procesveranderingen ook naar niet direct betrokkenen gecommuniceerd? 31 Worden uitgevoerde investeringen geëvalueerd? 32 Wordt het aantal malen dat de bewindvoerders contact hebben met de saniet met datum en de bijbehorende reden in kaart gebracht,? 33 Wordt het aantal huisbezoeken in kaart gebracht, met datum en bijbehorende reden? 34 Wordt de instroom van de Wsnp-zaken goed in kaart gebracht? 35 Voldoen alle zaken aan het criterium van de 285-verklaring? 36 Voldoen alle Wsnp-zaken aan de instroomcriteria?
ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee
ja nee ja ja ja ja
nee nee nee nee
6. Waardering door klanten Deze vragen hebben betrekking op de vraag in hoeverre de organisatie voldoet aan de wensen en verwachtingen van de klanten. 1 2 3
Zijn alle betrokkenen die als klant geclassificeerd kunnen worden in kaart gebracht?
ja nee ja nee
4 5
Wordt de tevredenheid van de sanieten gemeten? Is er een standaard methode om de tevredenheid van de sanieten te meten? Wordt de tevredenheid van de crediteuren gemeten Worden de klachten van de crediteuren geregistreerd?
6 7
Is er een klachtenprotocol? Is er een klachtenregistratiesysteem?
ja nee ja nee
8
Zijn uw bewindvoerders goed bereikbaar?
ja nee
9 Heeft u regelmatig contact met de rechter-commissaris? 10 Verloopt de samenwerking met de rechtbank(en) naar uw mening goed? 11 Verloopt de samenwerking de samenwerking met de rechter-commissaris(sen)goed?
ja nee ja nee ja nee
ja nee ja nee ja nee
7. Waardering door medewerkers Onderstaande vragen hebben betrekking op de wijze waarop de organisatie voldoet aan de wensen, behoeften en verwachtingen van haar medewerkers. 1 2 3 4 5
Wordt de medewerkerstevredenheid regelmatig gemeten, zowel van bewindvoerders, als van administratief en ondersteunend personeel? Worden de resultaten gebruikt om de tevredenheid te verbeteren? Zijn de medewerkers betrokken bij de organisatie? Ziet de medewerker verbetermogelijkheden in de bedrijfsprocessen?
ja nee ja nee ja nee ja nee
Worden er kengetallen gehanteerd inzake het personeelsbeleid? - Aantal indiensttredingen ja nee - Aantal uitdiensttredingen ja nee - Ziekteverzuim e.d. ja nee
Belangrijke vragen: Leiderschap a. Kan de medewerker het leiderschap waarderen?
ja nee
Strategie en beleid b. Is de medewerker in hoofdlijnen op de hoogte van de strategie en het beleid en ziet hij/zij het verband met de eigen taak?
ja nee
Personeelsmanagement c. Staat de medewerker positief tegenover de inrichting het personeelsbeleid? d. Krijgt met voldoende ondersteuning bij het realiseren van de vastgelegde doelstellingen? e. Worden de inspanningen van de medewerker voldoende gehonoreerd? Middelenmanagement f. Heeft de medewerker voldoende inzicht in de wijze waarop beschikbare middelen worden toegewezen? Management van processen g. Weet de medewerker welke de kritische processen zijn? h. Kent de medewerker de processen waarin hij/zij werkzaam is? i. Heeft de medewerker inzicht in zijn/haar bijdrage aan het gehele proces? Waardering door klanten en maatschappij j. Is de medewerker op de hoogte van de meningen van klanten en de algemene opinie in de maatschappij en omgeving van de organisatie?
ja nee ja nee ja nee
ja nee ja nee ja nee ja nee
ja nee
9. Eindresultaten De vragen bij dit laatste aandachtsgebied geven aan in welke mate de organisatie in staat is haar doelstellingen te realiseren. 1
2 3 4
5
Worden de eindresultaten van de Wsnp-zaken gemonitord? - Soort beëindiging - Hoogte van de uitdeling - Aantal maal behaalde schone lei, met datum - Aantal tussentijdse beëindigingen, met datum en reden - Aantal faillissementen - Duurzaamheid van de schone lei
ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee
Aantal zaken dat binnen de gestelde termijnen is afgerond Aantal zaken dat niet binnen de gestelde termijnen is afgerond Aantal zaken dat conform de vastgestelde procedure is afgerond en voldoet aan de volgende eisen: - Uniformiteit, ja - Consistentie en ja - Strak zaaksmanagement. ja Is de verslaggeving aan de Rechter Commissaris: - Volledig ja - Tijdig ja - Aansluitend bij de eisen van de rechtbank ja - Aantal zaken per bewindvoerder, dat gelijktijdig wordt uitgevoerd ja
ja nee ja nee ja nee nee nee nee nee nee nee nee
Checklist 3.2
Sterkte – Zwakteanalyse Sterke punten
1. Leiderschap
2. Strategie en beleid
3. Personeelsmanagement
4. Middelenmanagement
5. Management van processen
6. Waardering door klanten
7. Waardering door medewerkers
8. Waardering door maatschappij
9. Eindresultaten
Punten voor verbetering
Checklist 4.1
Voorbereiding audit CHECKLIST VOORBEREIDING AUDIT
Audit nr.:
Datum audit:
Naam van de instelling: Audit type:
Initiële audit Toezicht Verlenging
Coördinator:
Voorbereidingsactiviteiten: JA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Doel van de audit vastgesteld? Omvang van de audit vastgesteld? Audit-autorisatie verkregen? Prestatienorm vastgesteld? Auditteam vastgesteld? Contact met auditee geregeld? Auditvragenlijsten opgesteld? Benodigd bewijsmateriaal geïdentificeerd? Auditplan opgesteld? Audit aangekondigd?
Uitgevoerd? N.V.T.
Checklist 4.2
Auditplan Auditplan
Audit nr.:
Datum audit:
Naam van de instelling: Contactpersoon: Audit type:
Initiële audit Toezicht Herhalings -audit
Coördinator:
Voorbereidingsactiviteiten: Doel: Omvang audit:
Organisatie Afdeling Processen: Overig:
Relevante eisen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Opmerkingen:
Prestatienormen:
Vragenlijst:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Resultaat: Voldaan aan de eisen? Ja Nee
Geverifieerd? Ja
N.v.t
Checklist 5.1
Verbeterplan
Verbeterplan Coördinator:
Verbeterpunten:
Datum:
1. 2. 3. 4. 5.
Achtergrond: Actuele status: Redenen: Onderwerp en Toepassingsgebied:
Proces(sen): Afdeling: Overig:
Belang en urgentie:
Korte termijn: Lange termijn:
Opmerkingen:
