JABATAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
" MEMORANDUM " Tarikh Kepada Daripada
: : :
17 Februari 2016 Kelab/Persatuan Pelajar Sesi 2015/2016 Dekan, Jabatan Hal Ehwal Pelajar & Alumni
MAKLUMAN PEMBUBARAN JAWATANKUASA KELAB/PERSATUAN SESI 2015/2016 Merujuk kepada perkara di atas adalah berkaitan. 2. Adalah dimaklumkan bahawa tarikh pembubaran Jawatankuasa setiap Kelab/Persatuan Pelajar Sesi 2015/2016 adalah mulai 17 Februari 2016 3. Sehubungan dengan itu, setiap kelab/persatuan hendaklah mengambil tindakan berikut:
Mengisi borang permohonan mengadakan Mesyuarat Agong Tahunan (AGM 88/6- PERMOHONAN) dan menyerahkan kepada Unit Aktiviti, JHEPA pada atau sebelum 26 Februari 2016 (Jumaat) sebelum jam 4.00 petang di Jabatan Hal Ehwal Pelajar & Alumni.
Kelulusan mengadakan Mengadakan dimaklumkan melalui emel.
Tempoh untuk mengadakan Mesyuarat Agong Tahunan adalah sehingga 17 Mac 2016.
Setiap Kelab/Persatuan perlu mengisi Borang Pembaharuan Kelab (Pembaharuan 87/2 : 2 - 2016) – boleh didapati di laman web HEPA http://hepa.unimap.edu.my/ mulai 22 Februari 2016 (Isnin)
Setiap Kelab/Persatuan perlu menyerahkan Laporan Mesyuarat Agong dan Laporan Tahunan Kelab/Persatuan, Minit mesyuarat dan senarai Majlis Tertinggi Kelab/Persatuan Sesi 2015/2016 mestilah diserahkan kepada pihak Jabatan HEPA serta perlembagaan Kelab/Persatuan yang baru sebelum atau pada 17 Mac 2016 sebelum jam 4.00 petang.
Kegagalan pihak Kelab/Persatuan berbuat demikian kelab tidak akan diaktifkan.( Sila rujuk tatacara/ panduan penubuhan Kelab /Persatuan serta panduan mengadakan AGM yang disertakan).
Mesyuarat
Agong
akan
DIWAJIBKAN SETIAP MESYUARAT AGONG KELAB/PERSATUAN DIHADIRI OLEH PENASIHAT
TAHUN
4. Bersama-sama dengan Memo ini disertakan sekali senarai nama Penasihat Kelab /Persatuan Pelajar bagi tempoh 2 tahun mulai sidang akademik 2016/2017 sehingga 2017/2018 serta Borang AGM 88/6- PERMOHONAN . Sebarang pertanyaan / maklumat lanjut boleh menghubungi Unit Aktiviti Pelajar & Kemahiran Insaniahdi talian 04-9871319 Sekian, terima kasih. “HARAP MAKLUM”
SENARAI NAMA PENASIHAT PERSATUAN/KELAB PELAJAR BAGI SESI 20162017 BIL
NAMA KELAB
PENASIHAT
JAWATAN
1
INTERNATIONAL STUDENTS CLUB
EN.KHAIRUL ANWAR YAACOB
PEGAWAI TADBIR
2
KELAB PPK MEKATRONIK
DR.NASHRUL FAZLI BIN MOHD NASIR
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR
3
BUSINESS SCHOOL ASSOCIATION (BESCA)
PUAN SAYANG NURSHAHRIZLEEN BINTI RAMLAN
PENSYARAH
4
KELAB C2BITE
DR. MUZAMMIL BIN JUSUH
5
KELAB KELESTARIAN BUMI (GET)
DR.TENGKU NURAITI BT TENGKU IZHAR
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR
6
KELAB DEBAT
ENCIK HAFIZ BIN ZAINOL
PENSYARAH
7
KELAB KEMBARA MAHASISWA UNIMAP
EN.AZRALMUKMIN BIN AZMI
PENSYARAH
8
KELAB PEMADAM (PERSATUAN MENCEGAH DADAH MALAYSIA)
PUAN AIMI BINTI MUSLIM
KAUNSELOR, IKOM
9
KELAB PENYAYANG UNIMAP
PN NOORA BINTI MD YUSUF
PEGAWAI TADBIR
10
KELAB PENYIARAN UNIMAP
ENCIK MUHAMMAD SYAUQI AMAR BIN MUHAMMAD
PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL(PLV)
11
PERMUAFAKATAN SISWA-SISWA FELDA (PERSADA)
ENCIK HAIRI BIN OSMAN
PEGAWAI TADBIR
12
KELAB SENI LAKON DAN KREATIF
CIK NURUL ASHIKIN BINTI ABDUL HALIM
PENSYARAH
13
KELAB SUKARELAWAN UNIMAP (MASKUM UNIMAP)
EN.AHMAD MU’ADZ BIN NAZARI
PEGAWAI TADBIR
14
KELAB SUKSIS
CIK ROHAZITA BAHARI
PENSYARAH
15
KELAB WOODBALL UNIMAP
EN.HAZRIL BIN HASSAN
PEGAWAI BELIA DAN SUKAN
EN. JAMALI MD SAH
PENSYARAH KANAN
16 17
SCOOL OF MANUFACTURE RACING TEAM (SMART) PERSATUAN PELAJAR PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN ALAM SEKITAR
DR.TENGKU NURAITI TENGKU IZHAR
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR
18
PERSATUAN PELAJAR PPK BAHAN
DR.LUQMAN BIN MUSA
19
PERSATUAN PELAJAR PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN BIOPROSES
DR.FARIZUL HAFIZ KASIM
20
PERSATUAN PELAJAR IKOM
CIK NUR SALIMAH ALIAS
21
KELAB PPK MEKATRONIK
DR.NASHRUL FAZLI BIN MOHD NASIR
PERSATUAN PELAJAR KEJURUTERAAN MIKROELEKTRONIK PERSATUAN PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN SISTEM ELEKTRIK
EN. WAN MOKHZANI BIN WAN NORHAIMI DR MUHAMMAD MOKHZAINI AZIZAN.
24
PRODUCT DESIGN CLUB (PRODEC)
DR.ZAKIMI BIN ZAKARIA
25
PERSATUAN SENI SILAT CEKAK MALAYSIA (PSSCM)UNIMAP
PN. AZNOR HANAH BT ABDUL HALIM
26
ROTU CLUB
EN. LOKMAN HAKIM BIN IBRAHIM
27
SMEC
DR.MOHD ZAKIMI ZAKARIA
28
SEKRETARIAT PENCEGAHAN RASUAH UNIMAP(SPRM UNIMAP)
PUAN AIZATUL AKMA WANI BIN ARIFFIN
PEGAWAI TADBIR
29
SAHABAT YADIM UNIMAP
EN.HELMI BIN HALIM
PENOLONG PEGAWAI
30
PERSATUAN PELAJAR KEJURUTERAAN PEMBUATAN
DR MOHD ZAKIMI BIN ZAKARIA
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR
31
KELAB KEBUDAYAAN
EN. AZFARDON ZULKAMAL BIN AZMI
PEGAWAI TADBIR
32
PERSATUAN PELAJAR KEJURUTERAAN KOMPUTER & PERHUBUNGAN
DR MUZAMMIL JUSOH
33
KELAB NASYID
MUHAMAD QAUYUM ZAWAWI BIN AHAMAD SUFFIN
34
KELAB ROBOTIK
PUAN ALIDA BINTI ABDULLAH
35
KELAB KARATE- DO
EN. AHMAD NASIR CHE ROSLI
PENSYARAH
36
PRIM STUDENT CHAPTER
DR LUQMAN BIN MUSA
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR
22 23
PENSYARAH PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL(PLV) TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL(PLV) TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR
37
KELAB KARISMA UNIMAP
NURAKMAL BIN RAMLI
PEGAWAI TADBIR
38
GERAKAN PENGGUNA SISWA
PUAN SITI KASMAH ABDUL LATIF
PENOLONG PEGAWAI
39
PERSATUAN PELAJAR FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN
PUAN ALIDA BINTI ABDULLAH
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR
40
KELAB PENULISAN KREATIF
CIK AIDA FAKHRUL BINTI LAMAKASAUK
PEGAWAI TADBIR
41
KELAB KERETA SOLAR PEMBUATAN
DR MOHD ZAKIMI BIN ZAKARIA
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR
TATACARA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PERSATUAN/KELAB PELAJAR 2016-2017 UNIT AKTIVITI, JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI 17 Februari 2016 - 17 MAC 2016 1.
2.
Mesyuarat Agung Tahunan perlu diadakan pada setiap sesi/ tahun dan Jabatan Hal Ehwal Pelajar (BHEP) akan menyelaras tarikh untuk mengadakan mesyuarat agung kepada semua persatuan/kelab. Persatuan/Kelab perlu mengemukakan permohonan kepada Unit Aktiviti dalam Tempoh yang ditetapkan untuk mengadakan mesyuarat agung tahunan tersebut berdasarkan kaedah yang ditetapkan. Tempoh permohonan sebelum 26 Februari 2016.
3.
Agenda mesyuarat agung tahunan hendaklah pada dasarnya mengandungi; 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
Ucapan Pengerusi/Presiden Pengesahan Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas Perbentangan & Pengesahan Laporan Aktiviti Tahunan Persatuan Pembentangan & Pengesahan Laporan Kewangan Persatuan Pemilihan Ahli Jawatankuasa Pengurusan/ EXCO seperti dinyatakan dibawah Seksyen 6.0 Perlembagaan Persatuan/ Kelab Pelajar Pindaan Perlembagaan(jika ada)
4.
Setiausaha Agung persatuan/kelab hendaklah mengedarkan notis kepada setiap ahli persatuan/kelab tidak kurang daripada sepuluh (10) hari mengenai mesyuarat agung tersebut.
5.
Mesyuarat agung hendaklah dihadiri oleh sekurang-kurang 2/3 (dua pertiga) daripada ahli persatuan/kelab sebagai syarat memenuhi korum.
6.
Mesyuarat agung hendaklah dihadiri oleh Penasihat atau Pegawai Penyelaras Unit Aktiviti sebagai syarat menjalankan mesyuarat agung. Sila keluarkan surat jemputan rasmi kepad apenasihat masing-masing.
7.
Keputusan mesyuarat agung hendaklah dibuat secara undi terbanyak dengan tidak kurang daripada 2/3 jumlah ahli hadir dan mengundi serta merupakan ahli berdaftar.
8.
Pegawai/ Kakitangan JHEPA atau Pegawai Universiti yang dilantik dibenarkan menghadiri mesyuarat tersebut bagi tujuan pemantauan dan pengawasan ataupun menangguhkan/ membatalkan mesyuarat agung tersebut jika didapati mesyuarat agung berkenaan tidak cukup korum,melanggar peraturan yang berkuatkuasa di universiti, mempunyai unsur-unsur ugutan, rasuah, kekerasan dan pergaduhan semasa mesyuarat dilangsungkan.
9.
Laporan Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dihantar dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat diadakan kepada Bahagian Hal Ehwal Pelajar berdasarkan kaedah yang ditetapkan.
10. Permohonan mengadakan Mesyuarat Agung haruslah dibuat dengan mengisi Borang Permohonan : AGM 88/6- PERMOHONAN 11.
Laporan Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah mengandungi; 9.1 9.2 9.3 9.4
9.5 9.6 9.7 9.8
Minit Mesyuarat Agung Tahunan Senarai Kehadiran Ahli Ke Mesyuarat Agung Tahunan Senarai Ahli Terkini (Mengandungi nama, no. matrik, program, alamat semasa terkini dan no. telefon bimbit yang boleh dihubungi) - Borang 2 Senarai dan Maklumat Ahli Jawatankuasa Pengurusan/ EXCO 2014/2015 (Mengandungi nama, no. matrik, jawatan, program, alamat semasa terkini, dan no. telefon bimbit yang boleh dihubungi). Cadangan Aktiviti Yang Akan Diadakan Borang Cadangan Penasihat (jika berkaitan) - Borang 5 Borang Maklumat Jurulatih (jika berkaitan) Perlembagaan Persatuan/ Kelab (sila hantar bertaip)
-borang boleh dimuat turun di laman http://hepa.unimap.edu.my/ mulai 22 Februari 2016 (Isnin)
sesawang
12. Persatuan/ kelab yang gagal mengadakan mesyuarat agung dalam tempoh yang ditetapkan, melantik EXCO baru dan tidak mematuhi arahan yang dinyatakan di atas boleh menyebabkan pendaftaran persatuan/kelab dibatalkan atau digantung. Lantikan terus ahli EXCO boleh dibuat oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar & Alumni.
AGM 88/6- PERMOHONAN UNIT AKTIVITI PELAJAR & KEMAHIRAN INSANIAH JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI BORANG PERMOHONAN MESYUARAT AGONG TAHUNAN MAKLUMAT PEMOHON : PERSATUAN NAMA PEMOHON ALAMAT NO. TELEFON EMEL
: : : :
MAKLUMAT MESYUARAT AGONG TAHUNAN : TARIKH CADANGAN TEMPAT JUMLAH AHLI YANG DI JEMPUT
: :
PERAKUAN :
SOKONGAN PENASIHAT
TANDATANGAN PEMOHON :
KOMEN DAN CADANGAN :
NAMA : NO. MATRIK: TARIKH
………………………………………. TANDATANGAN DAN COP RASMI
UNTUK KEGUNAAN UNIT AKTIVITI PELAJAR Permohonan ini diterima pada Tarikh :
……………………………….. TANDATANGAN PENERIMA
Cop rasmi :
KELULUSAN DEKAN JABATAN HAL EHWAL PELAJAR DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN CATATAN :
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------TANDATANGAN:
-----------------------------------------------------------------------------Cop Rasmi : Tarikh
-
