2016

8(a)

LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

28 SEPTEMBER 2016

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.18/2016

1.0

LATAR BELAKANG

Penambahbaikan berterusan adalah penting dalam usaha penjaminan kualiti sesebuah organisasi. Bagi organisasi yang melaksanakan

Sistem Pengurusan Kualiti yang

berlandaskan piawai MS ISO 9001:2008, penambahbaikan berterusan adalah keperluan yang dinyatakan dalam Fasal 8.5.1- Penambahbaikan Berterusan.

Salah satu langkah yang telah diambil oleh Universiti Malaya bagi memastikan proses penambahbaikan berterusan dalam Sistem Pengurusan Kualitinya adalah melalui projek penambahbaikan berterusan yang dilaksanakan pada peringkat Pusat Tanggungjawab (PTj). Perkara yang dipilih untuk Projek Penambahbaikan Berterusan telah dikenal pasti oleh PTj melalui maklum balas pelanggan atau ketakakuran yang diterima atau masalah berulang yang dihadapi dalam menjalankan sesuatu aktiviti di PTj masing-masing.

PTj

diminta

menggunakan

untuk

mengemukakan

Borang

Cadangan

cadangan yang

telah

projek

penambahbaikan

disediakan.

dengan

Cadangan

Projek

Penambahbaikan Berterusan yang diterima dari PTj akan dinilai oleh Panel Penilai yang dilantik oleh Pengurusan Tertinggi. Panel akan membuat keputusan sama ada projek yang dikemukakan lulus, lulus bersyarat (perlu membuat pembetulan) atau ditolak.

Bagi tujuan pemantauan, PTj diminta mengemukakan laporan kemajuan dan laporan akhir projek. Borang Cadangan, Laporan Kemajuan dan Laporan Akhir Projek Penambahbaikan Berterusan dipaparkan di laman web QMEC untuk rujukan dan kegunaan PTj. Sebagai langkah tambahan terhadap pemantauan projek, setiap PTj akan melaporkan status pelaksanaan projek di PTj masing-masing pada Mesyuarat Pengurusan Kualiti bersama Wakil Pengurusan. Projek yang telah tamat tempoh akan disenaraikan dan dinilai oleh panel bagi memilih projek terbaik. Anugerah akan diberikan kepada tiga projek Penambahbaikan Berterusan yang terbaik. Pemenang akan ditentukan berdasarkan pada kriteria ketelitian perancangan projek, perlaksanaan, pemantauan, pencapaian objektif projek, impak projek dan kebolehgunaan projek untuk diadaptasikan di PTj lain.

1


2.0 STATUS DAN KATEGORI PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN Jadual 1 menunjukkan senarai projek yang aktif di antara 17 September 2015 hingga 7 September 2016 mengikut PTj. Sejumlah 34 projek direkodkan dari 30 PTj. Jadual 1 Status Projek Penambahbaikan Berterusan sehingga 7 September 2016.

i)

Projek Telah Tamat

Bil

PTj 1.

2. 3. 4.

5.

6.

7.

8.

9.

10. 11.

12.

13.

Institut Pengajian Cina

Bendahari Institut Pengajian Siswazah Jab. Pembangunan dan Peny. Harta Benda Fak. Perniagaan dan Perakaunan Kolej Kediaman Ke 3

Fakulti Perubatan

Perpustakaan Fak. Sastera dan Sains Sosial Fak. Sains Keselamatan

Perubatan Kolej Kediaman Pertama

Tajuk

Kategori

Penglibatan Luar Yang Boleh Menyumbangkan Kepada Profil IPC Sebagai Pakar Rujuk Yang Lebih Berprestij E-Pay (Portal Pembayaran Menggunakan Ked Kredit) E- Supervision Pemantauan Bacaan Meter Elektrik Dan Air Secara Berkomputer Projek Pemindahan Sekolah Perniagaan Pascasiswazah (GSB) Ke Fak. Perniagaan Dan Perakaunan (FPP) Dan Menaiktaraf Kemudahan Dan Peralatan Mengatasi Masalah Kelewatan Penghantaran Laporan Projek Pelajar Memprofilkan Kemajuan Kursus Bagi Pelajar Ijazah Sarjana Muda Perubatan Dan Pembedahan (MBBS) Universiti Malaya Pemantapan Koleksi Nadir Cina Sebagai Sumber Warisan Peningkatan Kemudahan Pengajaran Dan Pembelajaran Bagi Pelajar Ijazah Pertama Dan Calon Pascasiswazah Fak. Sastera Dan Sains Sosial. Pemantauan Kerja Pembangunan Pds Menggunakan Google Drive Projek Penambahbaikan Sistem Keselamatan Di Rumah Kediaman Universiti (RKU) Seksyen 16 Penubuhan Makmal Kalibrasi Alatan Makmal Bertauliahkan ISO 17025 Fasa Pertama Di Fak. Perubatan, Universiti Malaya Penambahbaikan Sistem Parkir Kenderaan Kenderaan Kolej Kediaman

2

Sistem/Proses

Sistem/Proses Sistem/Proses Sistem/Proses

Infrastuktur

Sistem/Proses

Sistem/Proses

Sistem/Proses

Infrastuktur

Sistem/Proses Infrastuktur

Infrastuktur

Sistem/Proses


Bil

PTj

Tajuk

Kategori

Pertama 14. 15. 16. 17.

ii)

Kolej Kediaman Ke 2 Kolej Kediaman Ke7 Fak. Perubatan Kolej Kediaman Ke11

Penilaian Kualitatif Dan Kuantitatif Terhadap Keberkesanan Kawasan Kemudahan Aktiviti Pelajar Penambahbaikan Urusan Katering Kolej Kediaman Ke-7 Program Sesi Tutor Rakan Sebaya (Peer Tutoring Session) Manual Pengurusan Projek Pelajar Kolej Kediaman Ungku Aziz (Mappua)

Infrastuktur Sistem/Proses Manusia Sistem/Proses

Projek Melebihi Tarikh Tamat

Bil 1.

2. 3.

iii)

PTj Fak. Sains Komputer dan Teknologi Maklumat Kolej Kediaman Ke 12 Fak. Bahasa Linguistik

Tajuk

Kategori

Sistem Maklumat Bersepadu bagi Executive Information System (EIS) dan Key In Indicator (KPI) Cadangan Menambahbaiki Ruang Rekriasi & Ruang Belajar Di Kolej Kediaman Raja Dr Nazrin Shah Keberkesanan Kursus Universiti Komunikasi Bahasa Inggeris

Sistem/Proses

Infrastuktur Manusia

Projek Sedang Berjalan

Bil 1.

2.

3.

4. 5. 6.

PTj

Tajuk

Kategori

Institut Pengurusan Pemantauan dan Penyelidikan

Pemantauan Prestasi Pusat Penyelidikan: Teras Penyelidikan & Teras Perkhidmatan

Sistem/Proses

Institut Asia Eropah

Projek Membina Kemahiran Mengurus Dan Mengendalikan Seminar Bertaraf Sederhana

Pergigian Bahagian Perkhidmatan Pendaftar

Penambahbaikan Penyelenggaraan LifLif Di Menara Pascaijazah Dan Penyelidikan, Fak. Pergigian Penambahbaikan Sistem Pengambilan & Pemulangan Pakaian Akedemik Istiadat Konvekesyen

Sistem/Proses

Infrastuktur

Sistem/Proses

Kolej Kediaman Ke 4

Sop Kewangan Kolej

Sistem/Proses

Kolej Kediaman Ke 9

Penambahbaikan Kemudahan Ruang Belajar & Interaksi Berkonsep Santai

Infrastuktur

3


7.

Fak. Perubatan

8.

Kolej Kediaman Ke 10

iii)

Penubuhan Makmal Kalibrasi Alatan Makmal Bertaulian ISO 17025 Di Fakulti Perubatan, Universiti MalayanFasa Ke 2 Penyelarasan Sistem Dokumentasi Aktiviti Pelajar Pelajar Kolej Kediaman Tun Ahmad Zaidi

Infrastuktur

Sistem/Proses

Projek yang Batal

Bil

PTj 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Pusat Kebudayaan Pusat Teknologi Maklumat Pusat Teknologi Maklumat Pusat Teknologi Maklumat Kolej Kediaman Ke 8 Sek. Audit Dalam dan Integriti

Tajuk Pengurusan Peralatan Dan Inventori University Malaya Graduand Verification Centre (Umgvc Univerisity Malaya E-Student Convo (UMESCO) E-Voting Hybrid : Mobile And Web Based Voting Projek Penambahbaikan Sistem Maklumat Pelajar Pembangunan Kertas Kerja Audit Secara Berkomputer

4

Kategori -


Jadual 2 menunjukkan status projek Penambahbaikan Berterusan di antara 17 September 2015 hingga 7 September 2016. Rumusan status bagi projek ditunjukkan dalam Rajah 1.

Jadual 2 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori. STATUS Sedang berjalan Melebihi tarikh tamat Tamat Batal Jumlah

BILANGAN 8 3 17 6 34

PERATUS 23 9 50 18 100

Sedang berjalan, 8, 23% Batal, 6, 18%

Melebihi tarikh tamat, 3, 9% Tamat, 17, 50% Rajah 1 Status Projek Penambahbaikan Berterusan pada 7 September 2016

5


Jadual 3 dan Rajah 2 merumuskan bilangan Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori.

Secara

amnya,

sebahagian

besar

Projek

Penambahbaikan

Berterusan adalah berkaitan dengan Proses/Sistem (62%), manakala yang lainnya berkaitan Infrastruktur (31%) dan Manusia (7%). Jadual 3 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori. KATEGORI

BILANGAN

PERATUS

Infrastruktur

9

31

Sistem/Proses

18

62

Manusia

2

7

Jumlah

29

100

Manusia; 2; 7%

Infrastruktur; 9; 31%

Sistem/Proses ; 18; 62%

Rajah 2 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori. (Status pada 7 September 2016)

6


3.0

PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN TAMAT BAGI TAHUN 2015-2016 Sebanyak 17 projek telah tamat dari tempoh 16 April 2016 hingga 17 Ogos 2016 dan layak untuk dinilai oleh Panel Penilai. Berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, 3 PTj telah berjaya menerima anugerah iaitu: i. ii. iii.

Anugerah Emas (Pertama) – Fakulti Perubatan Anugerah Perak (Kedua ) – Fakulti Sains Anugerah Gangsa (Ketiga) – Perpustakaan

Jadual 4 Projek Penambahbaikan Berterusan yang berstatus tamat sehingga 17 Ogos 2016.

Bil

PTj

Tajuk

Tarikh tamat

1.

Kolej Kediaman Kesepuluh

Keceriaan Bilik Belajar

13/5/2015

2.

Bendahari

e-Pay (Portal Pembayaran menggunakan Ked Kredit)

10/9/2015

3.

Institut Pengajian China

Penglibatan Luar Yang Boleh Menyumbangkan Kepada Profil IPC sebagai pakar rujuk yang lebih berprestij

28/4/2016

4.

Institut Pengajian Siswazah

E- Supervision

10/9/2015

5.

Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan Harta Benda

Pemantauan Bacaan Meter Elektrik dan Air Secara Berkomputer

2/10/2015

6.

Kolej Kediaman Kesembilan

7.

Fak. Perniagaan dan Perakaunan

8.

Kolej Kediaman Ketiga

Penambahbaikan Kemudahankemudahan Sukan bagi Kegunaan Pelajar di Kolej Projek Pemindahan Sekolah Perniagaan Pascasiswazah (GSB) ke Fak. Perniagaan dan Perakaunan (FPP) dan Menaiktaraf Kemudahan dan Peralatan Mengatasi Masalah Kelewatan Penghantaran Laporan Projek Pelajar

7

26/5/2015

20/10/2015

27/8/2015


9.

Fak. Perubatan

10.

Akademi Pengajian Melayu

11.

Perpustakaan

12.

Kolej Kediaman Kedua

13.

Fak. Sastera dan Sains Sosial

14.

Fak. Sains

15.

Keselamatan

16.

Kolej Kediaman Pertama

17.

Fak. Perubatan

Memprofilkan Kemajuan Kursus Bagi Pelajar Ijazah Sarjana Muda Perubatan Dan Pembedahan (MBBS) Universiti Malaya Kajian Penambahbaikan Kemudahan ICT Di Akademi Pengajian Melayu, Universiti Malaya. Pemantapan Koleksi Nadir Cina Sebagai Sumber Warisan Penilaian Kualitatif Dan Kuantitatif Terhadap Keberkesanan Kawasan Kemudahan Aktiviti Pelajar Peningkatan Kemudahan Pengajaran Dan Pembelajaran Bagi Pelajar Ijazah Pertama Dan Calon Pascasiswazah Fak. Sastera Dan Sains Sosial. Pemantauan Kerja Pembangunan Pds Menggunakan Google Drive Projek Penambahbaikan Sistem Keselamatan Di Rumah Kediaman Universiti (RKU) Seksyen 16 Penambahbaikan Sistem Parkir Kenderaan Kenderaan Kolej Kediaman Pertama Program Sesi Tutor Rakan Sebaya Untuk Membantu Pelajar-Pelajar Lemah Akademik Dalam Ijazah Sarjana Muda Perubatan (MBBS)

8

2/9/2015

18/8/2015

15/4/2016

19/7/2016

28/4/2016

29/4/2016

17/6/2016

19/7/2016

17/8/2016


4.0

RUMUSAN

Secara amnya, PTj telah merancang dan melaksanakan Projek Penambahbaikan Berterusan. Namun begitu, PTj haruslah memastikan usaha berterusan dilakukan untuk mengenalpasti dan menjalankan projek penambahbaikan berterusan yang mempunyai impak

besar terhadap

proses kerja utama di PTj masing-masing.

Berdasarkan analisa terhadap skop dan perlaksanaan projek penambahbaikan yang dilaksanakan oleh PTj, didapati kebanyakan skop projek adalah amat kecil dan mempunyai implikasi yang terhad. Oleh itu, dicadangkan agar setiap PTj tidak lagi perlu untuk mempunyai satu projek penambahbaikan. Walau bagaimanapun Projek Penambahbaikan Berterusan ini akan dikenalpasti oleh pihak QMEC berdasarkan proses teras. Langkah ini bertujuan untuk memastikan

projek

yang

dikemukakan mempunyai impak

yang lebih

besar

dalam

menambahbaik proses teras masing-masing dan meringankan beban kepada setiap PTj untuk mengemukakan projek secara individu, terutamanya PTj yang mempunyai bilangan staf yang kecil.

9

2016

Recommend Documents