8(b)
LAPORAN DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI
MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016 28 SEPTEMBER 2016
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI LAPORAN DOKUMENTASI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
1.0
PENGENALAN Laporan ini membentangkan urusan dokumen bagi tempoh 30 Jun 2015 hingga 30 Jun 2016. Urusan dokumentasi merangkumi segala pindaan pembatalan dokumen dan penggubalan serta dokumen kualiti baharu.
2.0
PERMOHONAN URUSAN DOKUMEN KUALITI UNIVERSITI MALAYA Lima puluh lapan (58) permohonan urusan dokumen telah diproses dalam tempoh 30 Jun 2015 hingga 30 Jun 2016.
Pengagihan bilangan permohonan mengikut kategori permohonan dipaparkan dalam Jadual 1 dan Rajah 1. Sebahagian besar urusan dokumen adalah berkaitan permohonan untuk pindaan dokumen.
Dari jumlah ini, 29 dokumen dipohon untuk pindaan, 25 dokumen dipohon untuk pembatalan dan 4 dokumen baharu dipohon untuk dimasukkan dalam Sistem Dokumentasi SPK UM.
Jadual 1 : Pecahan Kategori Permohonan
KATEGORI PERMOHONAN
BILANGAN
PERATUSAN (%)
PENULISAN Dokumen BAHARU
4
7
PINDAAN Dokumen
29
50
PEMBATALAN Dokumen
25
43
58
100%
JUMLAH
1
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI LAPORAN DOKUMENTASI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
Rajah 1 : Pecahan Kategori Permohonan
.
Proses Teras berikut adalah di antara yang aktif memohon pindaan dokumen:
Proses Teras
Bilangan dokumen
Manual Kualiti (Induk) (PT00)
Tiada
Pengajaran dan Pembelajaran (PT01)
17
Pengurusan Penyelidikan (PT02)
1
Pengurusan Sumber Manusia (PT03)
2
Pengurusan Infrastruktur dan Harta (PT04)
12
Pengurusan Kewangan (PT05)
16
Pengurusan Komersialisasi (PT06)
1
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar (PT07)
3
Pengurusan Perpustakaan (PT08)
6
Pengurusan Kolej Kediaman (PT09)
Tiada
Pengurusan Perkhidmatan Sukan/Kebudayaan (PT10)
Tiada
2
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI LAPORAN DOKUMENTASI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
Rajah 2 menunjukkan bilangan dokumen yang dipinda mengikut Proses Teras.
Rajah 2: Bilangan dokumen yang dipinda mengikut Proses Teras (30 Jun 2015 hingga 30 Jun 2016)
3
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI LAPORAN DOKUMENTASI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
Jadual 2 dan Rajah 3 adalah trend urusan dokumen sejak tahun 2002 hingga 30 Jun 2016.
Jadual 2: Trend urusan dokumen sejak tahun 2002 hingga 30 Jun 2016
TEMPOH
BILANGAN PERMOHONAN DOKUMEN
MKSP 1 & 2 (KHAS)
239
MKSP 3
220
MKSP 4
236
MKSP 5
124
MKSP 6
104
MKSP 7
117
MKSP 8
106
MKSP 9
112
MKSP 10
217
MKSP 11
376
MKSP 12
232
MKSP 13
233
MKSP 14
387
MKSP 15
206
MKSP 16
111
MKSP 17
160
MKSP 18
58
JUMLAH
3,238
4
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI LAPORAN DOKUMENTASI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
Rajah 3: Trend urusan dokumen sejak tahun 2002 hingga 30 Jun 2016
5
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI LAPORAN DOKUMENTASI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016 Bermula tahun 2010, QMEC juga menyelaraskan dokumen dasar berkaitan proses teras. Setakat ini enam (6) dari tujuh (7) dasar telah di terbitkan dan diedarkan ke PTj yang berkenaan. Hanya dasar bagi Pengurusan Sumber Manusia yang belum selesai.
6
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI LAPORAN DOKUMENTASI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
3.0
SEMAKAN OBJEKTIF KUALITI PROSES TERAS
Keperluan semakan Objektif Kualiti Proses Teras sedia ada seringkali dibangkitkan pada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Objektif kualiti adalah keperluan kepada Standard MS ISO 9001. Tahun 2016, QMEC telah mengambil langkah awal dengan mengadakan Bengkel Penyelarasan Objektif Kualiti Proses Teras Dan Dokumentasi UM Bagi Pelaksanaan MS ISO 9001:2015 pada 15 Mac 2016 selaras dengan KPI strategik UM (2016-2020). Susulan daripada bengkel beberapa siri perbincangan dengan Pemilik Proses Teras diadakan. Jadual 3 menyatakan tarikh perbincangan tersebut. Jadual 3: Perbincangan dengan Pemilik Proses Teras PT01 – PT10
Proses Teras
Pemilik Proses
Tarikh Perjumpaan
PT01 – Pengajaran dan Pembelajaran
TNC (A&A)
31 Mac 2016
PT02 - Pengurusan Penyelidikan
TNC (P&I)
5 Ogos 2016
PT03 – Pengurusan Sumber Manusia
Pendaftar
28 Mac 2016
PT04 - Pengurusan Infrastruktur & Harta
TNC (Pembangunan)
5 April 2016
PT05 - Pengurusan Kewangan
Pengawal Kewangan
20 April 2016
PT06 - Pengurusan Komersialisasi
TNC (P&I)
5 Ogos 2016
PT07 - Pengurusan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni
TNC (HEPA)
12 April 2016
PT08 - Pengurusan Perpustakaan
Ketua Pustakawan
5 April 2016
PT09 - Pengurusan Kolej Kediaman
TNC (HEPA)
12 April 2016
PT10 - Pengurusan Perkhidmatan Sukan / Kebudayaan
TNC (A&A)
12 April 2016
7
