2016

1

A. POLA PENERIMAAN MAHASISWA BARU Dalam rangka memberi kesempatan kepada lulusan SMU atau yang sederajat mengikuti pendidikan di lingkungan Universitas Janabadra, maka setiap tahun akademik Universitas Janabadra Yogyakarta menyelenggarakan kegiatan penerimaan mahasiswa baru. Kegiatan ini merupakan kegiatan untuk menjaring mahasiswa baru dalam kuantitas dan kualitas akademik sesuai visi dan misi Universitas Janabadra Yogyakarta. Tujuan kegiatan penerimaan mahasiswa baru ini adalah untuk meningkatkan kualitas mahasiswa di lingkungan Universitas Janabadra agar mampu menghasilkan lulusan yang bermutu dan berkualitas serta untuk mencapai efisiensi yang optimal sesuai dengan kapasitas yang ada. Sistem penerimaan mahasiswa baru yang dilaksanakan di Universitas Janabadra adalah sebagai berikut : 1. Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur Tes Tertulis Atau Online  Seleksi calon mahasiswa baru dilaksanakan berdasarkan hasil ujian tertulis/online dan keterampilan (jika ada).  Setiap calon mahasiswa baru memiliki kesempatan memilih 2 (dua) program studi.

 Setiap calon mahasiswa baru yang akan mendaftarkan diri harus mengikuti ketentuan, persyaratan dan prosedur penerimaan mahasiswa baru jalur Tertulis. 2. Sistem penerimaan mahasiswa baru jalur prestasi/bebas tes  Seleksi calon mahasiswa baru dilaksanakan berdasarkan nilai rapor kelas XII, prestasi kegiatan kurikuler dan extra kurikuler di sekolah.  Setiap calon mahasiswa baru hanya memiliki kesempatan memilih 1 (satu) program studi.  Setiap calon mahasiswa baru yang akan mendaftarkan diri harus mengikuti ketentuan, persyaratan dan prosedur penerimaan mahasiswa baru jalur prestasi. 3. Sistem penerimaan mahasiswa baru jalur transfer dan pindahan  Seleksi calon mahasiswa baru dilaksanakan berdasarkan hasil kelengkapan dan keabsahan dokumen administrasi.  Setiap calon mahasiswa baru harus melakukan penyetaraan kurikulum sesuai dengan ketentuan yang berlaku.  Setiap calon mahasiswa baru yang akan mendaftarkan diri harus mengikuti ketentuan, persyaratan dan prosedur penerimaan mahasiswa baru jalur transfer dan pindahan. Secara umum kriteria penentuan penerimaan mahasiswa baru di lingkungan Universitas Janabadra didasarkan pada penilaian terhadap berkas dokumen dan “passing grade” yang ditentukan oleh Universitas Janabadra.

PANDUAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU UNIVERSITAS JANABADRA TA 2015/2016

2

B. PILIHAN PROGRAM STUDI DAN PERSYARATAN IJAZAH Pilihan program studi dan persyaratan ijazah untuk program pendidikan Strata-1 (S1) di lingkungan Universitas diatur sebagai berikut : 1. Lulusan SMU atau yang sederajat dapat mendaftarkan diri di semua program studi yang ada di lingkungan Universitas Janabadra. 2. Lulusan SMK atau yang sederajat dapat mendaftarkan diri di beberapa program studi dengan ketentuan sebagai berikut :  Fakultas Ekonomi : Menerima semua lulusan SMK  Fakultas Hukum : Menerima semua lulusan SMK  Fakultas Pertanian : Menerima semua lulusan SMK  Fakultas Teknik : Menerima lulusan SMK bidang eksakta (teknik) seperti Teknik Mesin, Teknik Elektro, Teknik Bangunan (Sipil), Teknik Informatika dan lain-lain.


3

Sekolah yang sederajat yang masa kelulusannya tidak lebih dari 3 (tiga) tahun. 4.

Bersedia melengkapi semua berkas dokumen pendaftaran yang telah ditentukan.

D. PENDAFTARAN A. PENGERTIAN Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Ujian Tertulis atau Jalur Tes adalah sistem penerimaan mahasiswa baru yang menggunakan hasil ujian secara tertulis sebagai dasar untuk menentukan diterima atau tidaknya seorang calon mahasiswa baru menjadi mahasiswa Universitas Janabadra. B. Tujuan

Pendaftaran sistem penerimaan calon mahasiswa baru jalur tes atau jalur ujian dapat dilakukan dengan datang langsung ke Sekretariat Pendaftaran, melalui sekolah-sekolah atau lembaga yang mengadakan kerjasama dengan Universitas Janabadra, atau secara online. Adapun tata cara pendaftaran calon mahasiswa baru jalur tes atau jalur ujian adalah sebagai berikut : 1.

Pendaftaran secara langsung a.

Datang langsung ke Sekretariat Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru di Kampus Universitas Janabadra Jl. TR. Mataram No. 55 – 57 Pingit Yogyakarta dan Jl. Timoho II No. 40 Timoho Yogyakarta.

b.

Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp. 150,000 (Seratus Lima Puluh Ribu Rupiah) untuk maksimal 2 (dua) pilihan program studi.

Persyaratan bagi calon mahasiswa baru jalur tes atau jalur ujian adalah sebagai berikut :

c.

Mengisi dan menyerahkan formulir mahasiswa baru yang telah disediakan.

1.

Warga Negara Indonesia atau Warga Negara Asing bebas narkoba

d.

2.

Mempunyai minat, bakat dan motivasi yang tinggi untuk menyelesaikan studi di Universitas Janabadra.

3.

Duduk di kelas XII SMU atau Sekolah yang sederajat pada saat melakukan pendaftaran jalur tes/ujian atau alumni SMU atau

Mengisi dan menandatangani surat pernyataan kesanggupan membayar sumbangan Tri Dharma Perguruan Tinggi di atas materai Rp. 6000,- yang diketahui oleh orang tua/wali. Besarnya sumbangan Tri Dharma Perguruan Tinggi minimal dapat dilihat pada lampiran.

Sistem penerimaan mahasiswa baru jalur tes atau ujian bertujuan untuk memperoleh calon mahasiswa yang berkualitas dengan memberikan kesempatan lulusan siswa/siswi klas XII SMU atau yang sederajat dan alumni SMU atau yang sederajat yang masa kelulusannya tidak lebih dari 3 (tiga) tahun. C. PERSYARATAN

pendaftaran

calon


4

e.

Bagi alumni SMU atau yang sederajat : 

 f.

g.

h.

Menyerahkan fotocopy ijazah atau Surat Tanda Kelulusan yang ditandatangani oleh Kepala Sekolah sebanyak 1 (satu) lembar yang telah dilegalisir (Ijazah Sekolah Internasional/luar negeri harus disetarakan oleh Dikdasmen).

i.

2.

Pendaftaran melalui sekolah-sekolah atau lembaga mengadakan kerjasama dengan Universitas Janabadra



Fotocopy Kartu Tanda Peserta UAN atau Kartu Pelajar yang telah dilegalisir.



Nilai rapor kelas XI dan semester terakhir pada saat melakukan pendaftaran.

Bagi Warga Negara Asing harus melakukan pendaftaran secara langsung di sekretariat penerimaan mahasiswa baru dan juga harus menyerahkan berkas dokumen sebagai berikut : 

Surat Keterangan Kewarganegaraan dan fotocopy Surat Keterangan Kewarganegaraan 1 (satu) lembar yang telah dilegalisir.



Surat ijin dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Menyerahkan pasfoto berwarna ukuran 3 x 4 terbaru 2 (dua) lembar.

yang

a.

Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp. 150,000 (Seratus Lima Puluh Ribu Rupiah) untuk maksimal 2 (dua) pilihan program studi.

b.

Mengisi dan menyerahkan formulir pendaftaran calon mahasiswa baru yang disediakan di sekolah-sekolah atau lembaga yang mengadakan kerjasama dengan Universitas Janabadra

c.

Mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan kesanggupan membayar sumbangan Tri Dharma Perguruan Tinggi di atas materai Rp. 6000,-

d.

Bagi alumni SMU atau yang sederajat :

Menyerahkan fotocopy UAN/NEM sebanyak 1 (satu) lembar yang telah dilegalisir.

Bagi siswa/siswi SMU atau yang sederajat yang belum memiliki ijazah atau Surat Tanda Kelulusan dan belum memiliki UAN/NEM, maka dapat diganti dengan :

Menyerahkan fotocopy akte kelahiran yang telah dilegalisir 1 (satu) lembar (dapat disusulkan pada saat regristasi jika dinyatakan diterima).

e.



Menyerahkan fotocopy ijazah atau Surat Tanda Kelulusan yang ditandatangani oleh Kepala Sekolah sebanyak 1 (satu) lembar yang telah dilegalisir (Ijazah Sekolah Internasional/luar negeri harus disetarakan oleh Dikdasmen).



Menyerahkan fotocopy UAN/NEM sebanyak 1 (satu) lembar yang telah dilegalisir.

Bagi siswa/siswi SMU atau yang sederajat yang belum memiliki ijazah atau Surat Tanda Kelulusan dan belum memiliki UAN/NEM, maka dapat diganti dengan :


5

3.



Fotocopy Kartu Tanda Peserta UAN atau Kartu Pelajar yang telah dilegalisir.



Nilai rapor kelas XI dan semester terakhir pada saat melakukan pendaftaran.

f.

Menyerahkan pasfoto berwarna ukuran 3 x 4 terbaru 2 (dua) lembar (dapat disusulkan pada saat regristasi jika dinyatakan diterima).

g.

Menyerahkan fotocopy akta kelahiran yang telah dilegalisir 1 (satu) lembar (dapat disusulkan pada saat regristasi jika dinyatakan diterima).

h.

Semua berkas dimasukkan ke dalam map dan di bagian depan map dituliskan Nama, Asal Sekolah dan dituliskan kata-kata “Jalur Tes”.’

i.

Semua berkas pendaftaran discan dan dikirimkan melalui email dengan alamat : [email protected] oleh panitia yang ditunjuk.

melalui email berupa PASSWORD yang digunakan untuk mengisi Formulir Pendaftaran. 4. Jika sudah mendapat PASSWORD, membuka website http://pmb.janabadra.ac.id atau dari website http://www.janabadra.ac.id dan pilih menu Penerimaan Mahasiswa Baru, akan muncul tampilan seperti Gambar 1.

Pendaftaran online melalui internet 1. Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp. 150.000,- (seratus lima puluh ribu rupiah) melalui Bank BRI Cabang Cik Ditiro Yogyakarta dengan No. Rekening 0029-01-001243-30-8. (?) 2. Mengirimkan Bukti Pembayaran beserta Nama Lengkap, Nomor Handphone/Telpon, Alamat dan Email Anda melalui Fax. ke 0274 561039 atau 0274 517251 atau melalui email ke [email protected]. 3. Dalam waktu maksimal 2 x 24 jam hari kerja, Calon Mahasiswa Baru (Camaba) akan mendapat konfirmasi melalui SMS dan

Gambar 1. Halaman Awal Computer Base Test 5. Memilih menu Formulir Pendaftaran kemudian mengisikan PASSWORD dan menjawab Pertanyaan Penjumlahan (seperti ditunjukkan Gambar 2).


6

Gambar 2. Memasukkan Password Untuk Mengisi Formulir Pendaftaran 6. Mengisikan semua data-data yang diminta di Formulir Pendaftaran dan Formulir Kesanggupan Pembayaran Tridarma. Setelah selesai semua, klik Daftar di bagian paling bawah (seperti ditunjukkan Gambar 3). Catatlah Nomor Pendaftaran kemudian klik OK (seperti ditunjukkan Gambar 4). Catatan : Nomor Pendaftaran digunakan untuk mengerjakan Test Online. Pengisian Formulir pendaftaran hanya bisa dilakukan sekali, jika ada kesalahan pengisian pada Formulir Pendaftaran, silahkan hubungi Admin/Sekretariat PMB Universitas Janabadra untuk minta diperbaiki.

Gambar 3. Formulir Pendaftaran PANDUAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU UNIVERSITAS JANABADRA TA 2015/2016

7

Kemudian akan muncul pertanyaan Apakah Anda Akan Mengikuti Latihan Soal? Jika dijawab Ya, Camaba akan mengikuti latihan soal dengan mengerjakan 5 soal. Jika dijawab Tidak, Camaba dapat langsung mengerjakan Computer Based Test sebanyak 50 soal dalam waktu 100 menit (seperti ditunjukkan pada Gambar 6).

Gambar 4. Mencatat Nomor Pendaftaran dan Klik OK 7. Klik menu Computer Based Test, dan memasukkan Nomor Pendaftaran (seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5).

Gambar 6. Halaman Computer Based Test

Gambar 5. Memasukkan Nomor Pendaftaran untuk Mengerjakan Test Online

8. Jika sudah selesai mengerjakan Test Online, akan muncul tampilan seperti Gambar 7. Tunggu pemberitahuan selanjutnya dalam waktu maksimal 2 x 24 jam hari kerja berupa konfirmasi diterima atau tidak yang akan dikirim melalui Email atau melalui surat. Jika dinyatakan diterima, Camaba dapat segera melakukan


8

registrasi dengan melengkapi persyaratan administrasi dan melakukan pembayaran.

fotocopy rapor semester terakhir pada saat melakukan pendaftaran 

Gambar 7. Tampilan Setelah Berhasil Mengikuti CBT (Computer Based Test) 10. Jika online mengalami gangguan, maka pendaftaran dan tes dapat dilakukan secara offline (paper base) dengan menggunakan formulir dan paket soal yang telah disediakan, namun staf sekretariat harus tetap mengisikan secara online di lain waktu proses validasi. 11. Jika Test Online dilakukan di Kampus Universitas Janabadra, maka berkas dokumen yang harus dikumpulkan adalah : 

Bukti pembayaran biaya pendaftaran



Ijazah dan NEM/UAN atau Kartu identitas (KTP/SIM/Kartu Pelajar). Jika belum memiliki ijazah atau Surat Tanda Kelulusan dan belum memiliki UAN/NEM, maka dapat diganti dengan fotocopy Kartu Tanda Peserta UAN dan

Surat Pernyataan kesanggupan membayar sumbangan Tri Dharma Perguruan Tinggi di atas materai Rp. 6000,- (Form surat pernyataan dapat diunduh di laman www.janabadra.ac.id)

12. Jika pendaftaran dilakukan di luar Universitas Janabadra, yakni di tempat-tempat yang mengadakan kerjasama dengan Universitas Janabadra Yogyakarta, semua syarat dan berkas pendaftaran dapat discan dan dikirimkan melalui email dengan alamat : [email protected]. 13. Persyaratan lainnya yang belum ada dapat disusulkan pada saat regristasi jika dinyatakan diterima. Jika sampai batas waktu yang telah ditentukan, yakni 30 Agustus 2015, maka penerimaan calon mahasiswa baru yang bersangkutan dapat digagalkan. E. JADWAL DAN WAKTU PENDAFTARAN Jadwal dan waktu pendaftaran penerimaan mahasiswa baru jalur tes atau ujian tulis diatur sebagai berikut : Jawwal pendaftaran Waktu pelayanan

: :

2 Januari – 30 Agustus 2015 8.30 – 15.00 WIB

Ketentuan di atas berlaku untuk pendaftaran secara langsung, pendaftaran melalui tempat-tempat yang mengadakan kerjasama dengan Universitas Janabadra maupun untuk pendaftaran secara online.


9

F. PELAKSANAAN UJIAN TERTULIS

Ujian tertulis dapat dilaksanakan secara online di tempattempat yang ditunjuk oleh Universitas Janabadra sebagai mitra kerjasama sebagai sekretariat penerimaan mahasiswa baru. Jadwal dan tempat ujian ditentukan oleh masing-masing sekretariat pendaftaran. Ujian dapat dilakukan melalui alamat website : www.pmb.janabadra.ac.id dengan menggunakan user name dan password yang diperoleh pada saat melakukan pendaftaran.

Seleksi penerimaan mahasiswa baru jalur tes atau jalur ujian tertulis dilaksanakan dengan mengadakan ujian secara tertulis dengan ketentuan sebagai berikut : 1.

Ujian tertulis merupakan kegiatan seleksi berupa Tes Potensial Akademik (TPA) yang berlaku untuk semua program studi Strata 1 (S-1).

2.

Ujian disajikan dalam bentuk pilihan berganda dengan 5 (lima) pilihan jawaban untuk setiap soal (A, B, C, D, E) dan setiap soal memiliki bobot yang sama (tidak diberlakukan sistem pembobotan soal).

3.

Sstem penilaian yang dilakukan tidak menggunakan sistem minus (-)

4.

Waktu pelaksanaan ujian diatur sebagai berikut : 



Bagi yang melakukan pendaftaran secara langsung

Seleksi penerimaan calon mahasiswa baru jalur tes atau jalur ujian didasarkan pada hasil ujian tulis dengan mempertimbangkan nilai UAN/NEM. Penentuan penerimaan calon mahasiswa baru dilakukan dengan menggunakan “passing grade” dengan ketentuan sebagai berikut :

Ujian tertulis dilaksanakan setiap hari yang dibagi dalam tiga sesi ujian, yakni sesi pagi jam 09.00 – 11.00 WIB, sesi siang jam 11.00 – 13.00 WIB dan sesi sore jam 13.00 – 15.00 WIB. Lokasi ujian di ruang ujian yang telah disediakan di Kampus Universitas Janabadra Jl. TR. Mataram No. 55 – 57 Pingit Yogyakarta.

1.

Untuk Jurusan/PS Teknik Mesin, Teknik Informatika, Agrobisnis dan Ekonomi Pembangunan, SKOR yang diperoleh harus > 40

2.

Untuk Jurusan/PS Teknik Sipil, Hukum, Ekonomi Manajemen dan Ekonomi Akuntansi, SKOR yang diperoleh harus > 50

Bagi yang melakukan pendaftaran melalui Sekolah-Sekolah atau Lembaga yang mengadakan kerjasama dengan Universitas Janabadra

H. PENGUMUMAN HASIL SELEKSI

Ujian tertulis dilaksanakan setiap hari dengan jadwal dan tempat ujian ditentukan oleh masing-masing tempat pendaftaran. 

G. KRITERIA SELEKSI

Bagi yang melakukan secara online

Pengumuman hasil seleksi penerimaan mahasiswa baru jalur prestasi akan dilaksanakan sebagai berikut : 1.

Bagi yang mendaftar langsung, maka pengumuman hasil seleksi akan disampaikan melalui surat pemberitahuan yang dapat diambil sendiri di sekertariat pendaftaran mahasiswa baru (BAAK Universitas Janabadra) atau dikirimkan ke alamat calon mahasiswa baru jalur prestasi. PANDUAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU UNIVERSITAS JANABADRA TA 2015/2016

10

2.

3.

Bagi yang mendaftar melalui sekolah atau lembaga yang mengadakan kerjasama dengan Universitas Janabadra, maka pengumuman hasil seleksi akan disampaikan melalui surat pemberitahuan yang akan dikirimkan ke sekolah atau lembaga yang bersangkutan. Bagi yang mendaftar secara online melalui internet, maka pengumuman hasil seleksi akan disampaikan melalui email selambatlambatnya 2x24 jam setelah mengikuti ujian.

J. DIAGRAM ALIR SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU dua :

Diagram alir seleksi penerimaan mahasiswa baru terbagi menjadi

a. Pendaftaran Secara Langsung atau Melalui Sekolah/Lembaga yang bekerja sama dengan Universitas Janabadra (Gambar 8). b. Pendaftaran dan Tes melalui Online (Gambar 9).

I. KETENTUAN KHUSUS Bagi calon mahasiswa yang dinyatakan diterima oleh Tim Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru, maka berlaku ketentuan-ketentuan sebagai berikut : 1. 2. 3.

4.

Calon mahasiswa baru jalur tes atau jalur ujian yang dinyatakan diterima dapat melakukan regristasi setelah dinyatakan lulus dari bangku SMU atau sederajat. Calon mahasiswa baru jalur tes atau jalur ujian yang dinyatakan diterima namun tidak dapat melakukan regristasi pada jadwal yang telah ditentukan, maka dinyatakan mengundurkan diri atau gagal. Jika di kemudian hari ternyata terdapat kesalahan data, pemalsuan data dan ketidakcocokan data, maka calon mahasiswa yang telah dinyatakan diterima menjadi mahasiswa dapat dibatalkan penerimaannya oleh Universitas Janabadra. Jika calon mahasiswa baru jalur prestasi yang telah dinyatakan diterima namun tidak dapat melengkapi seluruh berkas dokumen pendaftaran yang telah dipersyaratkan, maka Universitas Janabadra dapat membatalkan penerimaan mahasiswa tersebut.


11 Calon Mahasiswa Baru (Camaba)

Sekretariat Pendataran Calon Mahasiswa Baru

Mulai

Datang ke Sekretariat Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru

Membayar biaya pendataran

Melakukan Verifikasi BerkMelas Dokumen Pendaftaran

Mengisi & menyerahkan formulir pendaftaran

Mengisi & menandatangani surat pernyataan kesanggupan membayar Tridarma PT Camaba melengkapi berkas dokumen

-

Fotokopi Ijazah Fotocopy NUAN/NEM Fotocopy Akte dll

Tidak Lengkap

-

Fotokopi Ijazah Fotocopy NUAN/NEM Fotocopy Akte dll Camaba melengkapi kekurangan berkas

Ya

Mengeluarkan Nomer Pendaftaran

Camaba menerima Nomor Pendaftaran

Camaba melakukan Ujian Tertulis

Tidak

Panitia mengoreksi hasil ujian

Hasil Ujian

Ya Selesai Gambar 8. Diagram Alir Pendaftaran Mahasiswa Baru Secara Langsung atau Melalui Sekolah/Lembaga yang Bekerjasasama dengan Universitas Janabadra


12

Calon Mahasiswa Baru (Camaba)

Sekretariat Pendataran Calon Mahasiswa Baru

Mulai Membayar biaya pendataran melaui Bank BRI

Mengirimkan Bukti Pembayaran & Identitas Diri (Nama Lengkap, No HP, Email) ke [email protected]

Panitia memberikan PASSWORD

Membuka website pmb.janabadra.ac.id

Memilih menu Formulir Pendaftaran & Memasukkan Password Mengisi Formulir Pendaftaran & Formulir Kesanggaupan membayar Tridarma PT Mendapatkan NOMOR PENDAFTARAN

Buka Menu Computer Based Test, Masukkan Nomor Pendafataran Mengerjakan Ujian

Tidak

Panitia mengoreksi hasil ujian Hasil Ujian

Ya Selesai Gambar 9. Diagram Alir Pendaftaran Mahasiswa Baru Secara Online PANDUAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU UNIVERSITAS JANABADRA TA 2015/2016

13

1.

Bagi calon mahasiswa baru yang dinyatakan diterima sebagai mahasiswa baru Universitas Janabadra, calon mahasiswa diwajibkan melakukan pendaftaran ulang (her-registrasi) sebagai mahasiswa baru Universitas Janabadra Yogyakarta, sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

2.

Apabila sampai batas waktu yang ditentukan calon mahasiswa baru tidak melakukan pendaftaran ulang (her-registrasi), maka yang bersangkutan dinyatakan gugur. Jika calon mahasiswa baru yang bersangkutan tetap menginginkan menjadi mahasiswa Universitas Janabadra, maka yang bersangkutan harus mengikuti prosedur pendaftaran calon mahasiswa baru dari awal.

3.

Biaya yang harus dibayarkan pada saat pendaftaran ulang (herregistrasi) dapat dilihat pada Surat Pemberitahuan yang diterima oleh calon mahasiswa baru. .

A. PENGERTIAN Merupakan urutan prosedur administrasi yang wajib dijalani oleh setiap Calon Mahasiswa Baru yang telah dinyatakan diterima sebagai mahasiswa Universitas Janabadra dan memutuskan untuk menjalani Pendidikan Tinggi di Universitas Janabadra, dengan melengkapi persyaratan administrasi akademik dan melunasi kewajiban keuangan sesuai jadwal yang tertera pada Surat Panggilan / Surat Pemberitahuan.

D. PERSYARATAN AKADEMIK DAN KEUANGAN 1.

B. TUJUAN Proses Her-Registrasi ini bertujuan untuk memenuhi dan melengkapi seluruh persyaratan akademik sebagai mahasiswa baru Universitas Janabadra, yang merupakan syarat mutlak guna diterbitkannya NIM (Nomor Induk Mahasiswa). C. KETENTUAN UMUM Ketentuan umum pendaftaran ulang (her-regristasi) bagi mahasiswa baru adalah sebagai berikut :

Persyaratan Akademik

Calon mahasiswa baru yang dinyatakan diterima wajib melengkapi dan menyerahkan persyaratan akademik di BAAK Universitas Janabadra dengan melengkapi berkas dokumen sebagai berikut : a.

2 (dua) lembar fotokopi ijazah yang dilegalisir -

Bagi calon mahasiswa yang berasal dari SLTA Negeri/Swasta, ijazah cukup dilegalisir oleh Kepala Sekolah yang bersangkutan.

-

Bagi calon mahasiswa yang berasal dari SLTA Luar Negeri, Ijazah harus disetarakan dan dilegalisir oleh Kemendikbud


14

Jakarta Pusat. Selanjutnya menunjukkan Ijazah asli kepada petugas registrasi. -

Khusus untuk jalur prestasi : di tambah 2 (dua) lembar fotokopi Rapor kelas X, XI, XII yang dilegalisir dan menunjukkan rapor asli kepada petugas registrasi.

b.

2 (dua) lembar fotokopi NUAN/NEM (Nilai Ujian Akhir Nasional) yang dilegalisir.

c.

2 (dua) lembar pasfoto berwarna terbaru ukuran 3 x 4 cm, latar belakang warna merah

d.

2 (dua) lembar fotokopi KTP/SIM/Kartu Identitas Lain.

e.

2 (dua) lembar fotokopi Akte Kelahiran / Surat Kenal Lahir

f.

2 (dua) lembar fotokopi Surat Ganti Nama bagi yang melakukan pergantian nama

g

Bagi Warga Negara Keturunan Asing harus dikukuhkan dengan surat bukti kewarganegaraan, dengan membawa 2 (dua) lembar fotokopi Surat Bukti atau surat permohonan Kewarganegaraan Republik Indonesia (SBKRI) diri/orang tua.

h.

Bagi Warga Negara Asing harus dengan izin Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemendikbud di Jakarta.

i.

Surat Keterangan BEBAS NARKOBA dari Dokter, asli dan fotokopinya sebanyak 1 (satu lembar).

b.

Apabila calon mahasiswa baru dari luar negeri tidak menyerahkan surat ijin dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemendikbud RI ke BAAK sampai akhir semester I (pertama), maka yang bersangkutan tidak diperbolehkan mengikuti kuliah pada semester berikutnya dan diharuskan mengundurkan diri.

c.

Ijazah dan bidang studi di SLTA (IPA atau IPS) harus sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh Universitas Janabadra.

d.

Ijazah program Paket C; 1) Harus dilampiri dengan rapor SLTA, bidang studi yang sama. 2) Tanda bukti lain sebagai pengganti ijazah tidak diterima.

e.

2. Persyaratan Keuangan Calon mahasiswa yang dinyatakan diterima juga wajib melengkapi dan menyerahkan persyaratan keuangan di BAAK Universitas Janabadra dengan tahapan sebagai berikut : a.

Melakukan pembayaran biaya studi semester 1 (satu) sesuai dengan yang tertera di dalam Surat Pemberitahuan. Pembayaran dapat dilakukan langsung di Biro Keuangan Universitas Janabadra atau dapat dibayarkan melalui Bank BRI dengan nomor rekening 0029-01001243-30-8 a/n Universitas Janabadra BRI Cab. Cik Ditiro. Jika pembayaran dilakukan melalui Bank lain (selain Bank BRI), maka harus ada bukti kliring.

b.

Rincian Pembayaran terdiri dari :

CATATAN : a.

Apabila calon mahasiswa baru tidak menyerahkan fotokopi ijazah dan memperlihatkan aslinya ke BAAK sampai akhir semester I (pertama), maka yang bersangkutan tidak diperbolehkan mengikuti kuliah pada semester berikutnya dan diharuskan mengundurkan diri.

Jika persyaratan Akademik ini tidak dapat dipenuhi, maka statusnya sebagai calon mahasiswa baru Universitas Janabadra dinyatakan GAGAL/BATAL.

- SPP tetap dan SPP Variabel semester I PANDUAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU UNIVERSITAS JANABADRA TA 2015/2016

15

- Kemahasiswaan (tiap semester) - Asuransi (tiap semester) - Sumbangan Tri Dharma Perguruan Tinggi minimal 50% dari sumbangan yang disepakati (dapat diangsur maksimal 2 kali, yakni dibayarkan di semester I dan II). - Perpustakaan (dibayarkan hanya sekali selama kuliah) - Layanan SIA (dibayarkan hanya sekali selama kuliah)

kepada mahasiswa yang dapat digunakan untuk bimbingan KRS dan kuliah sampai mahasiswa melakukan foto diri di BAAK. 5.

Mahasiswa baru melakukan foto diri di BAAK untuk mendapatkan kartu mahasiswa baru.

F.

DIAGRAM ALIR PROSEDUR PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA BARU

- Jas Almamater (dibayarkan hanya sekali selama kuliah) c.

Bukti pembayaran Bank dan fotokopinya diserahkan ke BAAK Universitas Janabadra untuk melengkapi persyaratan akademik.

Diagram alir prosedur pendaftaran ulang mahasiswa baru dapat dilihat pada Gambar 10.

E. PROSEDUR PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA BARU Prosedur pendaftaran ulang mahasiswa baru dilaksanakan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut : 1.

Mahasiswa baru melakukan pembayaran biaya pendidikan sesuai dengan yang tertera di dalam Surat Pemberitahuan secara langsung ke Biro Keuangan (BAKU) Uinversitas Janabadra atau melalui Bank.

2.

Mahasiswa baru menyerahkan bukti pembayaran biaya pendidikan dan semua persyaratan akademik ke BAAK Universitas Janabadra dan mengisi formulir daftar ulang yang telah disediakan.

3.

BAAK melakukan verifikasi kelengkapan berkas daftar ulang, jika semua persyaratan daftar ulang pendaftaran belum dipenuhi (tidak lengkap), maka berkas dokumen pendaftaran dikembalikan ke mahasiswa baru untuk dilengkapi.

4.

Jika semua persyaratan daftar ulang pendaftaran telah dipenuhi (lengkap), maka BAAK kemudian menyerahkan bukti her-regristasi PANDUAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU UNIVERSITAS JANABADRA TA 2015/2016

16

Mahasiswa Baru Mulai

BAAK Melakukan verifikasi berkas dokumen pendaftaran ulang

Melakukan Pembayaran di BAKU

Mahasiswa melengkapi berkas dokumen

-

Fotocopy Ijazah Fotocopy NUAN/NEM Fotocopy Akte dll Mahasiswa melengkapi kekurangan berkas

-

Fotocopy Ijazah Fotocopy NUAN/NEM Fotocopy Akte dll

Tidak Lengkap

Ya

Mengeluarkan bukti daftar ulang

Mahasiswa menerima bukti daftar ulang

Mahasiswa melakukan foto diri untuk KTM di BAAK

BAAK Memproses Kartu Mahasiswa (KTM)

BAAK Menngeluarkan Kartu Mahasiswa Menerima Kartu Mahasiswa (KTM)

Selesai

Gambar 10. Diagram Alir prosedur pendaftaran ulang mahasiswa baru


17

E. PENGUNDURAN DIRI

1.

Pengajuan Pengunduran Diri Secara Langsung

Mahasiswa baru yang telah melakukan pendaftaran ulang (herregistrasi), dapat mengundurkan diri sebagai mahasiswa Universitas Janabadra dengan ketentuan sebaga berikut :

a.

Datang langsung ke sekretariat pendaftaran calon mahasiswa baru di BAAK Kampus Universitas Janabadra Jl. TR. Mataram No. 55 – 57 Pingit Yogyakarta.

1.

b.

Mengisi Surat Pernyataan Pengunduran Diri yang telah disediakan dan menyerahkan ke BAAK dengan melampirkan persyaratan pengunduran diri sebagai berikut :

Mahasiswa baru yang mengundurkan diri karena diterima di Perguruan Tinggi Negeri Program Regular (bukan ekstensi), maka akan dikenakan potongan biaya sebesar Rp. 500,000,- (lima ratus ribu rupiah).

2.

Mahasiswa baru yang mengundurkan diri karena alasan selain diterima di Perguruan Tinggi Negeri Program Regular (bukan ekstensi), maka biaya yang dikembalikan adalah 50 % dari seluruh biaya yang telah dibayarkan.

3.

Batas akhir pengunduran diri mahasiswa baru adalah 28 Agustus 2015

4.

Pengunduran diri setelah batas waktu yang telah ditentukan karena alasan lain, maka biaya yang telah dibayarkan tidak dapat dikembalikan. 2.

F.

PENGAJUAN PENGUNDURAN DIRI

Pengajuan pengunduran diri sebagai mahasiswa baru Universtas Janabadra dapat dilakukan dengan datang langsung ke Sekretariat Penerimaan Mahasiswa Baru (BAAK) atau melalui email dengan alamat [email protected]. Adapun tata cara pengajuan oengunduran diri sebagai mahasiswa baru Universitas Janabadra adalah sebagai berikut :



Kartu Ujian / Bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa yang asli



Surat Panggilan/Pemberitahuan asli diterima sebagai Calon Mahasiswa dari Perguruan Tinggi Negeri (khusus bagi yang mengundurkan diri karena diterima di Perguruan Tinggi Negeri Program Regular/bukan ekstensi)



Slip asli tanda pembayaran dari BAKU Universitas Janabadra yang telah dilunasi atau bukti transfer (jika pembayaran dilakukan melalui bank).



Tanda Pengenal asli ( KTP / SIM ) serta fotokopinya.

Pengajuan Pengunduran Diri Secara Online (??? --) a.

Buat surat pengunduran diri disertai dengan alasannya kemudian kirimkan melalui email ke alamat [email protected].

b.

Berkas dokumen pengajuan pengunduran diri yang harus discan dan diemailkan bersama surat pengunduran diri adalah : 

Bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa yang asli



Surat Panggilan/Pemberitahuan asli diterima sebagai Calon Mahasiswa dari Perguruan Tinggi Negeri (khusus bagi yang


18

mengundurkan diri karena diterima di Perguruan Tinggi Negeri Program Regular/bukan ekstensi)

G.



Slip asli tanda pembayaran dari BAKU Universitas Janabadra yang telah dilunasi atau bukti transfer (jika pembayaran dilakukan melalui bank).



Tanda Pengenal asli ( KTP / SIM ) serta fotokopinya.

PROSEDUR PENGUNDURAN DIRI

Pengunduran diri dilakukan sendiri oleh calon mahasiswa baru yang bersangkutan atau oleh orangtuanya/walinya. Adapun prosedur pengunduran diri tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.

Calon mahasiswa baru yang bersangkutan atau orangtuanya/walinya melakukan pengisian Surat Pernyataan Pengunduran Diri dan menyerahkan ke BAAK dengan dilampiri persyaratan pengunduran diri yang telah ditetapkan.

2.

BAAK melakukan verifikasi berkas pengajuan pengunduran diri. Jika tidak lengkap, maka berkas akan dikembalikan ke calon mahasiswa baru yang bersangkutan untuk dilengkapi. Pemberitahuan dapat dilakukan secara langsung, melalui telepon maupun melalui e-mail.

3.

Jika berkas pengajuan pengunduran diri dinyatakan lengkap, sekretariat pendaftaran mahasiswa baru (BAAK) Universitas Janabadra kemudian menyerahkan berkas dokumen ke Wakil Rektor I Bidang Akademik untuk verivikasi lebih lanjut Jika Wakil Rektor I Bidang Akademik menyetujui, BAAK segera membuat surat pemberitahuan persetujuan pengunduran diri calon mahasiswa yang bersangkutan.

4.

BAAK menyampaikan surat pemberitahuan persetujuan pengunduran diri ke calon mahasiswa yang bersangkutan secara langsung, melalui telpon atau melalui e-mail.

5.

Calon mahasiswa yang telah mendapatkan surat pemberitahuan persetujuan pengunduran diri sebagai calon mahasiswa baru Universitas Janabadra dapat segera memproses pengambalian biaya yang telah dibayarkan di Biro Keuangan Universitas Janabadra (BAKU) sesuai dengan yang tertera di dalam surat pemberitahuan persetujuan pengunduran diri.

H. DIAGRAM ALIR PROSEDUR PENGUNDURAN DIRI Diagram alir prosedur penngundurun diri calon mahasiswa baru dapat dilihat pada Gambar 11 berikut ini.


19

Mahasiswa Baru Mulai

BAAK Melakukan verifikasi berkas dokumen pendaftaran ulang

mengajukan pengunduran diri

Melampirkan berkas dokumen pengunduran diri

-

Bukti Asli Pendaftaran Surat Panggilan Slip Pembayaran dll melengkapi kekurangan lampiran berkas dokumen

-

Bukti Asli Pendaftaran Surat Panggilan Slip Pembayaran dll

Tidak

Lengkap

Ya

Mengeluarkan Surat Persetujuan ditandatangani Warek I

Menerima Surat Persetujuan ditandatangani Warek I

Melakukan proses pengembalian uang di BAKU

Selesai

Gambar 11. Diagram alir prosedur penngundurun diri calon mahasiswa baru


20

I. PINDAH PROGRAM STUDI Pindah program studi adalah proses perpindahan calon mahasiswa baru dari satu program studi ke program studi lainnya dalam lingkup Universitas Janabadra. Ketentuan yang harus dipenuhi adalah : A. Calon mahasiswa 2015/2016 yang sudah definitif dan bermaksud pindah antara 2 Program Studi yang keduanya sudah dinyatakan diterima, maka syarat yang harus dipenuhi adalah:  Persyaratan ijazah harus memenuhi ketentuan yang berlaku pada program studi tujuan.  Membayar biaya administrasi sebesar Rp.1.000.000,- (satu juta rupiah)  Mengajukan permohonan pindah program studi (formulir disediakan oleh BAAK), dilampiri Bukti Pendaftaran Asli dan kuitansi pembayaran biaya pendidikan jika ada.  Bagi calon mahasiswa baru yang belum melakukan pembayaran biaya pendidikan, maka calon mahasiswa baru yang bersangkutan harus melakukan daftar ulang (her-regristasi) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.  Bagi calon mahasiswa baru yang sudah membayar biaya pendidikan, maka besarnya biaya yang telah dibayarkan akan diperhitungkan dalam pembayaran biaya pendidikan pada program studi tujuan. Kelebihan baya yang terjadi akan diperhitungkan sebagai cicilan Sumbangan Tri Dharma Perguruan Tinggi, dan kekurangan biaya yang terjadi harus dibayarkan oleh calon mahasiswa baru yang bersangkutan.  Pindah program studi hanya dapat dilakukan dengan datang langsung ke Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) Universitas Janabadra.

B. Calon mahasiswa 2015/2016 yang sudah definitif pada salah satu Program Studi dan bermaksud pindah Program Studi antara 2 Program Studi yang belum dinyatakan diterima, dengan syarat:  Persyaratan ijazah harus memenuhi ketentuan yang berlaku pada program studi tujuan.  Wajib mengikuti Ujian Seleksi 2014/2015 jalur penerimaan berikutnya dengan pilihan prodi/program yang dikehendaki dan dinyatakan diterima.  Membayar biaya administrasi sebesar Rp.1.000.000, Mengajukan permohonan pindah program studi (formulir disediakan oleh BAAK), dilampiri Kartu Ujian / Bukti Pendaftaran Asli dan kuitansi pembayaran biaya pendidikan jika ada.  Bagi calon mahasiswa baru yang belum melakukan membayar biaya pendidikan, maka calon mahasiswa baru yang bersangkutan harus melakukan daftar ulang (her-regristasi) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.  Bagi calon mahasiswa baru yang sudah membayar biaya pendidikan, maka besarnya biaya yang telah dibayarkan akan diperhitungkan dalam pembayaran biaya pendidikan pada program studi tujuan. Kelebihan baya yang terjadi akan diperhitungkan sebagai cicilan Sumbangan Tri Dharma Perguruan Tinggi, dan kekurangan biaya yang terjadi harus dibayarkan oleh calon mahasiswa baru yang bersangkutan.  Pindah program studi hanya dapat dilakukan dengan datang langsung ke Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) Universitas Janabadra.


21

J. PROSEDUR PINDAH PROGRAM STUDI Pindah program studi harus dilakukan sendiri oleh calon mahasiswa baru yang bersangkutan dengan datang langsung ke BAAK Universitas Janabadra. Adapun prosedur pindah program studi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.

Calon mahasiswa baru yang bersangkutan mengajukan permohonan pindah program studi (form pengajuan disediakan di BAAK) dan menyerahkan ke BAAK dengan dilampiri Kartu Ujian / Bukti Pendaftaran Asli dan kuitansi pembayaran biaya pendidikan jika ada.

2.

BAAK melakukan verifikasi berkas pengajuan pindah program studi dan melakukan verifikasi persyaratan pindah program studi yang harus dipenuhi oleh calon mahasiswa yang bersangkutan. Adapun yang perlu diverifikasi adalah ketentuan kesesuaian ijazah dan prestasi/skor dari calon mahasiswa yang bersangkutan.

3.

Jika tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, maka BAAK membuat surat pemberitahuan penolakan pindah program studi yang ditandatangani oleh Wakil Rektor I Bidang Akademik disertai dengan alasan penolakannya dan kemudian disampaikan ke calon mahasiswa yang bersangkutan

4.

Jika memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, maka BAAK membuat surat pemberitahuan persetujuan pindah program studi yang ditandatangani oleh Wakil Rektor I Bidang Akademik dan kemudian disampaikan ke calon mahasiswa yang bersangkutan

5.

Calon mahasiswa yang telah mendapatkan surat pemberitahuan persetujuan, maka dapat segera melakukan daftar ulang (herregristasi) jika calon mahasiswa yang bersangkutan belum membayar biaya pendidikan. Sedangkan untuk calon mahasiswa yang sudah membayar maka dapat segera membayar kekurangan biaya

pendidikan jika ada kekurangan biaya berikut biaya-biaya lainnya sesuai ketentuan yang berlaku. 6.

Calon Mahasiswa baru melakukan foto diri di BAAK untuk mendapatkan kartu mahasiswa.

7.

Pindah Program Studi/Program melewati batas waktu atau tidak sesuai prosedur aau dokumen tidak lengkap sesuai ketentuan, maka tidak akan dilayani.

K. Diagram Alir Prosedur Pindah Program Studi Diagram alir prosedur pindah program srudi bagi calon mahasiswa baru dapat dilihat pada Gambar 12 berikut ini.


22 Mahasiswa Baru

BAAK

Mulai

mengajukan permohonan

Melampirkan berkas dokumen permohonan

- Kartu Ujian/Bukti Pendft - Slip Pembayaran (jika ada

Melakukan verifikasi berkas dokumen dan persyaratan

-

Kartu Ujian/Bukti Pendft Slip Pembayaran Persyaratan ijazah Prestasi/skor ujian

Memenuhi

Ya

Tidak Menerima Surat Penolakan ditandatangani Warek I

Menerima Surat Persetujuan ditandatangani Warek I

Mengeluarkan Surat Penolakan ditandatangani Warek I

Mengeluarkan Surat Persetujuan ditandatangani Warek I

Menyelesaikan administrasi keuangan

Melakukan daftar ulang (herregristasi)

Mahasiswa melakukan foto diri untuk KTM di BAAK

BAAK Memproses Kartu Mahasiswa (KTM)

BAAK Menngeluarkan Kartu Mahasiswa

Menerima Kartu Mahasiswa (KTM)

Selesai Gambar 12. Diagram alir prosedur pindah program srudi bagi calon mahasiswa baru


23

K. PINDAH PROGRAM PERKULIAHAN Pindah Program Perkuliahan adalah perpindahan program perkuliahan dari Program Kelas A (diselenggarakan pagi hari) ke Program Kelas B (diselenggarakan sore hari) atau sebaliknya dalam lingkup Universitas Janabadra. Ketentuan yang harus dilakukan adalah : 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

Persyaratan ijazah harus memenuhi ketentuan yang berlaku pada program studi tujuan. Bagi calon mahasiswa baru yang diterima melalui jalur bebas tes, prestasi yang diraih di bangku SMU harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh program perkuliahan yang dituju. Bagi calon mahasiswa baru yang diterima melalui jalur tes (ujian tertulis), skor yang diperoleh harus memenuhi “passing grade” program studi tujuan. Membayar biaya administrasi sebesar Rp.1.000.000,- (satu juta rupiah) Bagi calon mahasiswa baru yang belum melakukan pembayaran biaya pendidikan, maka calon mahasiswa baru yang bersangkutan harus melakukan daftar ulang (her-regristasi) sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Mengajukan permohonan pindah program studi ditujukan kepada Rektor diketahui oleh orang tua / wali disertai dengan alasannya dan dilampiri dengan Kartu Mahasiswa. Bagi calon mahasiswa baru yang sudah membayar biaya pendidikan, maka besarnya biaya yang telah dibayarkan akan diperhitungkan dalam pembayaran biaya pendidikan pada program studi tujuan. Kelebihan baya yang terjadi akan diperhitungkan sebagai cicilan Sumbangan Tri Dharma Perguruan Tinggi, dan kekurangan biaya yang terjadi harus dibayarkan oleh calon mahasiswa baru yang bersangkutan.

8.

Pindah program perkuliahan HANYA DAPAT DILAKUKAN DENGAN DATANG LANGSUNG ke Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) Universitas Janabadra.

L. PROSEDUR PINDAH PROGRAM PERKULIAHAN Pindah program perkuliahan harus dilakukan sendiri oleh calon mahasiswa baru yang bersangkutan dengan datang langsung ke BAAK Universitas Janabadra. Adapun prosedur Pindah Program Perkuliahan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.

Calon mahasiswa baru yang bersangkutan mengajukan permohonan pindah program perkuliahan (form pengajuan disediakan di BAAK) dan menyerahkan ke BAAK dengan dilampiri Kartu Ujian / Bukti Pendaftaran Asli dan kuitansi pembayaran biaya pendidikan jika ada.

2.

BAAK melakukan verifikasi berkas pengajuan pindah program perkuliahan dan melakukan verifikasi persyaratan pindah program perkuliahan yang harus dipenuhi oleh calon mahasiswa yang bersangkutan. Adapun yang perlu diverifikasi adalah ketentuan kesesuaian ijazah dan prestasi/skor dari calon mahasiswa yang bersangkutan.

3.

Jika tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, maka BAAK membuat surat pemberitahuan penolakan pindah program perkuliahan yang ditandatangani oleh Wakil Rektor I Bidang Akademik disertai dengan alasan penolakannya dan kemudian disampaikan ke calon mahasiswa yang bersangkutan

4.

Jika memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, maka BAAK membuat surat pemberitahuan persetujuan pindah program perkuliahan yang ditandatangani oleh Wakil Rektor I Bidang


24

Akademik dan kemudian disampaikan ke calon mahasiswa yang bersangkutan 5.

Calon mahasiswa yang telah mendapatkan surat pemberitahuan persetujuan, maka dapat segera melakukan daftar ulang (herregristasi) jika calon mahasiswa yang bersangkutan belum membayar biaya pendidikan. Sedangkan untuk calon mahasiswa yang sudah membayar maka dapat segera membayar kekurangan biaya pendidikan berikut biaya-biaya lainnya sesuai ketentuan yang berlaku.

M. MAHASISWA TRANSFER/PINDAHAN


2016

Recommend Documents